curs microsoft excel 2003 basic

Computer Skills

Microsoft Excell 2003 - Basic

Microsoft Excel 2003 Basic

2012 of 31

Cuprins:

1. Notiuni introductive Microsoft Excel ................................................................................................ 3

1.1. Bara de unelte ............................................................................................................................. 3

1.2. Miscarea in foaia de lucru ........................................................................................................... 5

2. Introducerea de date si aranjarea informatiilor in pagina .............................................................. 7

2.1. Introducerea numerelor ca Text si ca Valori ............................................................................... 7

2.2. Completarea automata a celulelor ............................................................................................. 8

2.3. Formatarea numerelor................................................................................................................ 9

2.4. Stergerea si introducerea coloanelor si a randurilor ................................................................ 11

2.5. Wrapping text ........................................................................................................................... 12

2.6. Merge si Center ......................................................................................................................... 13

2.7. Schimbarea tipului, marimii si culorii font-ului ......................................................................... 14

2.8. Aranjarea in pagina si tiparirea informatiilor ............................................................................ 15

3. Formule si functii pentru calculele matematice simple ................................................................. 17

3.1. Efectuarea calculelor matematice simple ................................................................................. 17

3.2. Functii ........................................................................................................................................ 18

3.3. Calcularea unei sume - Functia Sum ......................................................................................... 18

3.4. Calcularea mediei - Functia Average ......................................................................................... 20

3.5. Calcularea minimului si a maximului – Functia Min si Max ...................................................... 21

3.6. Numararea celulelor – Functia Count ....................................................................................... 22

3.7. Calcularea automata ................................................................................................................. 22

4. Creare si modificarea graficelor (Charts) ........................................................................................ 23

4.1. Crearea unui grafic tip coloana (Column Chart) ....................................................................... 23

4.2. Schimbarea marimii si pozitiei graficului .................................................................................. 25

4.3. Modificarea graficului ............................................................................................................... 25

5. Sortari simple si filtre automate ..................................................................................................... 28

5.1. Sortari simple ............................................................................................................................ 28

5.2. Filtrarea automata a datelor ..................................................................................................... 30


2012 of 31

1. Notiuni introductive Microsoft Excel Acest curs este pentru invatarea notiunilor de baza a Microsoft Excel. Desi stiind sa lucrezi in Windows este un avantaj, acest curs a fost facut pentru incepatori in lucrul cu computerele.

1.1. Bara de unelte

Bara de meniu – aflata sub bara de titlu si cuprinde meniurile File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Windows si Help.

Tu folosesti meniurile pentru a da comenzi programului. Faci clic pe meniul respectiv si se va deschide o lista cu optiuni. Pentru a alege o optiune din lista faci clic pe acea optiune sau apesi tasta Enter pentru a alege optiunea selectata. Daca exista trei puncte (...) dupa o optiune inseamna ca daca alegi acea optiune se va deschide o fereastra de dialog in care ti se cere sa dai mai multe detalii pentru comanda (optiunea) respectiva.

Exemplu pentru folosirea barei de meniu.

1. Pune cursorul deasupra meniului File din bara de meniu. 2. Faci clic (buton stanga mouse). 3. Apasa tasta sageata dreapta pana ce meniul Help (=ajutor) este selectat. 4. Apasa tasta sageata stanga pana ce meniul Format (=formatare) este selectat. 5. Apasa tasta sageata jos pana ce optiunea Style (=stil) este selectata. Apasa tasta sageata sus

pana ce optiunea Cells (=celule) este selectata. 6. Apasa tasta Enter sa alegi optiunea Cells. Se va deschide fereastra de dialog. 7. Faci clic pe butonul Cancel pentru a inchide fereastra de dialog.

Bara de meniu

Bara de unelte Standard

Bara de unelte Formating

Bara de stare

Foile de lucru

Bara de formule


2012 of 31

Microsoft Excel poate afisa lista completa de optiuni la deschiderea meniurilor sau poate afisa doar cele mai folosite optiuni din ultima perioada. In acest curs vei folosi Always Show Full Menus (=intotdeauna afiseaza lista completa de optiuni a meniurilor), iar pentru setarea aceasta, urmeaza urmatorii pasi:

1. Clic pe meniul Tools din bara de meniu. 2. Clic pe optiunea Customize. 3. Clic pe fila Options. 4. Daca optiunea Always Show Full Menus nu este bifata, faci clic in patratelul din fata optiunii

si va apare semnul bifat (un v). 5. Clic butonul Close (=inchide) pentru a inchide fereastra de dialog.

Bara de unelte Standard

Bara de unelte Formating

Bara de unelte – contine icon-uri ce reprezinta modalitati mai rapide de a da comenzi programului. Bara de unelte se afla in general sub bara de meniu.

Inainte de a continua verifica ca bara de unelte Standard si Formating sa fie afisate:

1. Clic meniul View (=vedere) din bara de meniu. 2. Pune cursorul deasupra optiunii Toolbars. Vor fi afisate mai multe optiuni. Optiunile

Standard si Formating ar trebui sa fie bifate. Daca este asa apasa tasta Esc de doua ori pentru a inchide acest meniu. Daca una sau ambele optiuni nu sunt bifate, clic pe optiunea Customize din partea de jos a listei.

3. Se va deschide fereastra de dialog Customize. 4. Clic pe fila Toolbars. 5. Clic in patratelul din fata optiunii Standard sau/si Formating. Va apare semnul bifat in

patratel. Nota: Pentru a anula bifarea faci clic din nou in patratelul cu semnul bifat.

Bara de formule

In bara de formule, in partea stanga este casuta de nume, unde este afisata adresa celulei active, iar in partea dreapta este afisat continutul celulei. Activarea barei de formule:

1. Clic meniul View din bara de meniu 2. Daca in lista de optiuni deschisa, optiunea Formula Bar (=bara de formule) este bifata,

inseamna ca bara de formule este activata. In acest caz apasa tasta Esc pentru a inchide meniul.

3. Daca optiunea Formula Bar nu este bifata, faci clic pe aceasta optiune si bara de formule va fi activata si va apare sub bara de unelte.

4. Observi ca adresa celulei active apare in partea stanga a barei de formule.


2012 of 31

Bara de stare

Daca bara de stare este activata, aceasta va apare in partea de jos a ferestrei. Activarea ferestrei de stare:

1. Clic meniul View din bara de meniu 2. Daca in lista de optiuni deschisa, optiunea Status Bar (=bara de stare) este bifata , inseamna

ca bara de stare este activata. In acest caz apasa tasta Esc pentru a inchide meniul. 3. Daca optiunea Status Bar nu este bifata, faci clic pe aceasta optiune si bara de stare va fi

activata si va apare in partea de jos a ferestrei.

Observi cuvantul Ready (=gata, pregatit) in partea stanga a barei de stare. Acest cuvant arata ca Excel este in modul Ready (=gata, pregatit) si asteapta urmatoarea ta comanda. In bara de stare in partea dreapta pot apare si alte indicatoare, de exemplu:

Literele NUM, arata ca padul numeric este activ (tastele pot fi folosite). Nota: Tasta Num Lock, aflata pe tastatura in partea dreapta (in zona numerelor) este folosita pentru a bloca sau a debloca padul numeric (tastele cu cifre din dreapta tastaturii).

Literele CAPS, arata ca este activata scrierea textului cu litere mari, deoarece a fost apasata tasta Caps Lock. Pentru a reveni si scrie cu litere mici se apasa din nou tasta Caps Lock.

Literele SCRL si END pentru functiile date de tastele Scroll Lock si End. Nota: Asigura-te ca SCRL si END nu apar in bara de stare (daca apar, apasa tasta Scroll Lock si/sau tasta End).

Foile de lucru (worksheet)

In Microsoft Excel, fiecare workbook (=caiet de lucru, fisierul tip Excel) este format din mai multe worksheets (=foi de lucru).

1.2. Miscarea in foaia de lucru

Tasta Tab - apasand aceasta tasta cursorul se va muta in celula de la dreapta.

Tastele Shift+Tab – tinand apasata tasta Shift, apasa tasta Tab si cursorul se va muta in celula de la stanga.

Tasta Enter - apasand aceasta tasta cursorul se va muta in celula de sub celula curenta.

Tasta Page Up (=pagina sus) – apasand aceasta tasta cursorul se va muta o pagina mai sus (un ecran mai sus).

Tasta Page Down (=pagina jos) – apasand aceasta tasta cursorul se va muta o pagina mai jos (un ecran mai jos).


2012 of 31

Mutarea la o anumita celula se face prin una din metodele:

Apasa tasta F5. Se deschide fereastra de dialog Go To, unde tiparesti J3 (se poate si j3) in casuta Reference. Clic OK. Vei fi in celula J3.

Ctrl+G– tinand apasata tasta Ctrl, apasa tasta G. Se deschide fereastra de dialog Go To, unde tiparesti C4 (se poate si c4) in casuta Reference. Clic OK. Vei fi in celula C4.

Poti folosi si casuta de nume din bara de formule: tiparesti D10 in casuta de nume, apasa tasta Enter si te vei muta in celula D10.

Selectarea celulelor

Daca vrei sa folosesti o functie pentru un grup de celule, trebuie mai intai sa selectezi aceste celule. O poti face astfel:

1. Faci clic in celula A1 2. Apasa tasta F8 pentru a

ancora cursorul. 3. Observi ca in bara de stare

apare scris EXT, insemnand ca esti in modul Extend

4. Faci clic in celula E7. Vei vedea ca celulele de la A1 la E7 vor fi selectate.

5. Apasa tasta Esc si clic oriunde in foaia de lucru pentru a anula selectarea celulelor.

O alta metoda de selectare este tinand apasat butonul stanga mouse se misca in directia dorita. In plus se poate face selectarea celulelor care nu sunt unele langa altele, astfel:

1. Pui cursorul in celula A1. Tine apasata tasta Ctrl pentru a putea selecta celule neinvecinate. 2. Apasa buton stanga mouse. Tinand apasat butonul stanga, misca mouse-ul de la celula A1 la

celula E7. 3. Continua sa tii apasata tasta Ctrl, dar eliberezi butonul stanga mouse. 4. Clic in celula G8. Apasa buton stanga mouse. Tinand apasat butonul stanga, misca mouse-ul

de la celula G8 la celula I17. Elibereaza butonul stanga mouse. 5. Elibereaza tasta Ctrl. Celulele de la A1 la E7 si de la G8 la I17 vor fi selectate. 6. Clic oriunde pe foaia de lucru pentru a anula selectia.


2012 of 31

2. Introducerea de date si aranjarea informatiilor in pagina 2.1. Introducerea numerelor ca Text si ca Valori

In Microsoft Excel, poti introduce numere ca Text si ca Valori. Numarul ca Text, reprezinta text numeric si deci nu se pot face operatii matematice asupra acestuia. Numere ca Valori, reprezinta numere cu care se pot face operatii matematice. Daca tu ai o celula ce contine un numar (de exemplu numarul de angajati) cu care nu faci operatii matematice, poti sa-l tiparesti ca Text, tiparind mai intai caracterul “ ‘ “.

Introducerea unui numar ca valoare:

1. Te muti in celula B1. 2. Tipareste 100 3. Apasa tasta Enter.

Numarul 100 apare in celula B1 ca valoare numerica. Tu poti face operatii matematice folosind acest numar. Se observa ca numerele sunt implicit, aliniate la dreapta.

Introducerea unui numar ca text:

1. Te muti la celula C1 2. Tipareste ‘100 3. Apasa tasta Enter.

Numarul 100 apare in celula C1 ca text. Implicit textul este aliniat la stanga si apare un triunghi verde in coltul stanga-sus al celulei.


2012 of 31

2.2. Completarea automata a celulelor

Poti folosi Excel sa completeze automat celulele. De exemplu se poate completa automat celulele cu zilele saptamanii, lunile anului, anii sau alte tipuri de serii (numere care respecta o anumita regula).

Urmatorul exemplu este pentru completarea automata a celulelor cu zilele saptamanii (in limba engleza):

1. Te muti la foaia de lucru nr. 2 (clic pe Sheet2 in partea stanga-jos a ferestrei). 2. Te muti in celula A1. 3. Tiparesti Sun 4. Te muti in celula B1. 5. Tiparesti Sunday (=duminica). 6. Selecteaza celulele A1 si B1. 7. Clic icon-ul Bold din bara de unelte (faci

Bold celulele A1 si B1). 8. Gaseste patratelul mic negru din coltul dreapta-jos al selectiei tale de celule (in cazul nostru

A1 si B1). Acest patratel este numit Fill Handle (=maner pentru umplere (completare)). 9. Clic pe acest patratel (Fill Handle) (poti face clic atunci cand cursorul devine o cruce neagra)

si tinand apasat in jos butonul, misti mouse-ul pentru a completa celulele de la A1 la B24. Observi cum zilele saptamanii apar automat in celule. Apare si icon-ul Auto Fill Options (=optiuni pentru completare)

10. Clic icon-ul Auto Fill Options. 11. Alege optiunea Copy Cells (=copie celule) facand clic in interiorul cerculetului din fata

optiunii, astfel incat sa apara un punct in cerculet. Continutul celulelor A1 si B1 este copiat si pus in celelalte celule selectate.

12. Clic icon-ul Auto Fill Options inca o data. 13. Clic in cerculetul din fata optiunii Fill Series (=completeaza serie). Celulele selectate vor fi

completate in serie de la Sunday (=duminica) la Saturday (=sambata). 14. Clic icon-ul Auto Fill Options inca o data 15. Clic in cerculetul din fata optiunii Fill Without Formating (=completeaza fara formatare).

Celulele selectate sunt completate in serie de la Sunday (=duminica) la Saturday (=sambata), dar fara a fi bold (scrise ingrosat).

16. Clic icon-ul Auto Fill Options inca o data. 17. Clic in cerculetul din fata optiunii Fill Weekdays (=completeaza zilele lucratoare). Celulele

selectate sunt completate cu zilele de la Monday (=luni) la Friday (=vineri).

Nota: Anumite intrari in coloana B depasesc latimea coloanei. Tu poti rapid mari latimea coloanei astfel incat sa aiba suficient spatiu cel mai lung cuvant:

1. Misti cursorul deasupra liniei ce separa capetele coloanelor B si C. Va apare Indicatorul de Latime (vezi imaginea de mai jos).

2. Faci dublu clic. Coloana se ajusteaza astfel incat sa cuprinda cel mai lung cuvant (cea mai lunga intrare de date).


2012 of 31

Exemplu pentru completarea automata a timpului:

1. Tipareste 1:00 in celula C1. 2. Clic pe manerul de umplere (Fill Handle) si tinanad apasat butonul in jos, misti mouse-ul sa

selectezi celulele pana la A24. Observi ca celulele se completeaza automat cu orele fixe de la 1:00 la 0:00.

3. Apasa tasta Esc si faci clic oriunde in pagina pentru a anula selectia de celule.

Schimbarea formatului timpului (folosirea AM = ante meridian si PM = post meridian)

1. Selecteaza celulele de la C1 la C24. 2. Alege Format > Cells din bara de meniu. 3. Alege fila Number (=numar). 4. In casuta Category (=categorie), alege optiunea Time (=timp). 5. In casuta Type (=tip), alege 1:30 PM. 6. Clic OK.

Completarea celulelor cu numere:

1. Tipareste 1 in celula D1. 2. Clic pe manerul de completare (Fill Handle) (patratelul mic negru din partea dreapta-jos a

celulei selectate) si tinand apasat butonul in jos, misti mouse-ul pana la celula D24. Numarul 1 va fi completat in celulele de la D1 la D24.

3. Apare icon-ul Auto Fill Options (=optiuni pentru completarea automata). Clic pe acest icon si se va deschide lista de optiuni.

4. Clic in cerculetul din fata optiunii Fill Series (=completare serie). Completarea celulelor se face in serie: 1, 2, 3, etc.

Iata un alt exemplu de completare automata:

1. Te muti in celula E1. 2. Tipareste Lectia 1. 3. Clic pe manerul de umplere (patratelul mic negru din partea dreapta-jos a celulei selectate)

si tinand apasat butonul in jos, misti mouse-ul pana la celula E24. 4. Celulele vor fi completate in serie: Lectia 1, Lectia 2, Lectia 3, etc.

2.3. Formatarea numerelor

Tu poti formata numerele in Excel. Astfel tu poti adauga virgula pantru a separa miile, specifica numarul de zecimale afisate, afisarea semnului “$” in fata numerelor (cand e vorba de dolari americani) sau orice alta valuta (inclusiv RON pentru moneda noastra), poti afisa un numar sub forma de procente si inca alte optiuni. Nota: Scrierea numerelor in Excel foloseste sistemul de la americani (sistemul englezesc), adica despartirea miilor se faci cu virgula si despartirea zecimalelor se face cu punct (vezi imaginea de mai jos 1,234,567.00), adica este invers ca la noi (1.234.567,00). Daca folosesti sistemul nostru Exel va intelege numarul respectiv ca pe un text, nu ca pe o valoare numerica. Deci ai grija!


2012 of 31

Inaintea formatarii

Dupa formatare

Formatarea numerelor folosind bara de meniu:

1. Te muti la celula A5. 2. Tipareste 1234567. 3. Apasa tasta Enter. 4. Te muti din nou la celula A5 (Clic in celula A5). 5. Alege Format > Cells din bara de meniu. Se va deschide fereastra de dialog Format Cells. 6. Alege fila Number. 7. Clic Number (=numar) in lista din casuta Category (=categorie). 8. Tipareste 2 in casuta Decimal places (=locuri pentru zecimale). 9. Clic (pentru a bifa) in patratelul din fata optiunii Use 1000 Separator (,) (=foloseste virgula

pentru separarea miilor). 10. Clic OK. Numarul va fi afisat cu doua zecimale, iar miile vor fi despartite printr-o virgula.

Adaugarea semnului monedei dorite (RON in cazul nostru)

1. Te muti la celula A5. 2. Alege Format > Cells din bara de meniu. Se deschide fereastra de dialog Format Cells. 3. Alege fila Number (=numar). 4. Clic Currency (=tip moneda) in lista din casuta Category. 5. In casuta Symbol (=simbol) faci clic pe butonul sageata jos de deschidere a listei de optiuni si

alegi optiunea RON. Nota: Aici vei gasi si casuta Negative numbers (=numere negative) unde poti face clic pe unul din modelele date pentru afisarea numerelor negative, (asta in cazul in care folosesti Excel in contabilitate si valorile negative apar in paranteze, etc).

6. Clic OK. Numarul este afisat cu simbolul RON.

Formatarea numerelor folosind bara de unelte:

1. Te muti la celula A6 / Tipareste 1234567. 2. Te muti din nou la celula A6. 3. Apasa de doua ori pe icon-ul Increase Decimal

(=creste nr. de zecimale) pentru ca numarul sa fie afisat cu doua zecimale.

4. Clic o data pe icon-ul Comma Style (=tip virgula) pentru separarea miilor co o virgula.

5. Pentru a pune simbolul dolarului, faci clic pe icon-ul Currency Style (=tip moneda). 6. Te muti la celula A7. 7. Tipareste .35 (punctul arata ca urmeaza scrise

decimalele). 8. Te muti din nou la celula A7. 9. Clic icon-ul Percent Style (=tip procente)


2012 of 31

2.4. Stergerea si introducerea coloanelor si a randurilor Stergerea coloanelor Se pot sterge coloane intregi din foaia ta de lucru. Pentru stergerea coloanei C si D:

1. Clic pe capul coloanei C si tinand apasat butonul mouse-ului misti deasupra capului coloanei D.

2. Alege Edit > Delete (=sterge) din bara de meniu. Coloanele C si D sunt sterse.

3. Clic oriunde in foaia de lucru pentru a anula selectia.

Stergerea randurilor Se pot sterge randuri intregi din foaia ta de lucru. Pentru stergerea randurilor de la 1 la 4:

1. Clic pe capul randului 1 si tinand apasat butonul mouse-ului misti pana deasupra capului randului 4.

2. Alege Edit > Delete (=sterge) din bara de meniu. Randurile de la 1 la 4 sunt sterse.

3. Clic oriunde in foaia de lucru pentru a anula selectia.

Introducerea coloanelor Cateodata este nevoie sa introduci (sa adaugi) noi coloane la foaia ta de lucru. Iata cum faci:

1. Clic pe capul coloanei A sa salectezi coloana A.

2. Alege Insert > Columns (=introduce > coloane) din bara de meniu. O coloana va fi introdusa la stanga coloanei A.

3. Clic oriunde pe foaia de lucru pentru a anula selectia.


2012 of 31

Introducerea randurilor

Cateodata este nevoie sa introduci (sa adaugi) noi randuri la foaia ta de lucru. Iata cum faci:

1. Clic pe capul randului 2 sa salectezi randul 2. 2. Alege Insert > Rows (=introduce > randuri) din bara de meniu. Un rand va fi introdus

inaintea randului 2. 3. Clic oriunde pe foaia de lucru pentru a anula selectia.

2.5. Wrapping text Intotdeauna cand introduci un text prea lung, pentru a incapea intr-o celula, Microsoft Excel incearca sa afiseze textul in intregime. Indiferent de alegere alinierii, textul prea lung va fi aliniat la stanga si va “imprumuta“ spatiul necesar din celulele goale din partea dreapta.

Daca doresti sa nu se intample aceasta, faci astfel:

1. Te muti in celula A2. 2. Tiparesti Acest text este prea lung. 3. Apasa tasta Enter. 4. Te muti din nou in celula A2. 5. Clic meniul Format din bara de meniu. Clic pe

optiunea Cells (=celule). Se deschide fereastra de dialog Format Cells.

6. Clic pe fila Alignment (=aliniere) 7. In aria Text control clic in patratelul din fata

optiunii Wrap Text, pentru a bifa si activa aceasta functie.

8. Clic OK. Vezi rezultatul.


2012 of 31

2.6. Merge si Center

Cateodata vei dori sa scrii un text care sa acopere mai multe coloane si sa faci alinierea la centru. Vei folosi functia Merge and Center (=uneste celulele si face alinierea la centru a continutului lor).

1. Selecteaza celulele pe care doresti sa le unesti

2. Clic icon-ul Merge and Center aflat in bara de unelte. Celulele selectate se vor uni intr-o singura celula, iar continutul acesteia va fi aliniat la centru.


2012 of 31

2.7. Schimbarea tipului, marimii si culorii font-ului Schimbarea tipului, marimii si culorii font-ului folosind “Format cells…”

1. Te muti in celula asupra careia vrei sa faci modificarile / selectezi celulele asupra carora vrei sa faci modificarile

2. Clic dreapta pe celula / selectie 3. Format > Cells din bara de meniu. Se va deschide fereastra de dialog Format Cells. 4. Alege (clic) fila Font.

Schimbarea tipului, marimii si culorii font-ului folosind bara de unelte:


2. Din bara de unelte selectezi modificarile pe care doresti sa le faci

Folosirea AutoFormat

Tu poti da aspectul dorit datelor introduse in foaia de lucru in mod manual sau folosind unul din modelele AutoFormat ale Excel.


2. Din bara de meniu de la Format alegi AutoFormat din bara de meniu. Sunt listate cateva modele din care poti alege.

3. Clic pe optiunea Accounting 2. 4. Clic OK. Datele tale vor avea aspectul dat de modelul Accounting 2.


2012 of 31

2.8. Aranjarea in pagina si tiparirea informatiilor

Cea mai simpla cale pentru tiparirea la imprimanta (tiparirea pe foaia de hartie) este sa faci clic pe icon-ul Print din bara de unelte. Dupa ce faci clic pe acest icon iti vor apare pe ecran niste linii punctate care iti indica marginile de tiparire de sus, de jos, la stanga si la dreapta (aceasta varianta nu este prea convenabila pentru ca nu ai contol asupra ceea ce tiparesti, deci foloseste varianta aratata mai jos).

Sunt multe optiuni pentru tiparire. Poti alege optiunile in Page Setup (=setare pagina) din meniul File sau in Print Preview (tot in meniul File). Folosind Print Preview tu poti vedea pe ecran cam cum va arata pagina de hartie tiparita si deci poti face ajustarile necesare si abia apoi sa faci tiparirea pe hartie. Dupa ce faci clic pe optiunea File > Print Preview, va apare afisata pagina asa cum va apare dupa tiparire. Poti folosi optiunile de tiparire pe hartie, astfel:

Clic butonul Setup (=setare) aflat in partea de sus si se va deschide fereastra Page Setup (=setare pagina).

o Clic pe fila Page (=pagina): Orientation (=orientarea paginii), alegi optiunea de tiparire: Portrait sau Landscape

(imaginile din stanga fiecarei optiuni iti sunt suficiente pentru a intelege diferenta). Scaling (=scara de tiparire), poti alege o scara la care sa tiparesti. In casuta Adjust to

poti pune scara dorita (din oficiu este scara 100%). Poti specifica cate pagini sa fie pe orizontala si cate pe verticala pentru a tipari intreaga ta foaie de lucru (In casuta Fit to (=cuprinsa pe) ... pages wide by (pagini pe latime si) ... tall (pe inaltime).)

Paper size (=marime foaie hartie), alegi marimea foii de tiparire


2012 of 31

o Alegi fila Margins (=marginile paginii) Alegi marginile paginii (spatiile de la margine care nu vor fi tiparite). Poti alege valori

pentru: Top / Bottom / Left / Right / Header head = cap) un text dorit sa apara in partea superioara a fiecarei pagini, ex. numele si adresa companiei, etc. / Footer (foot = picoir) un text dorit sa apara in partea inferioara a fiecarei pagini.

Center on page (=centrarea in pagina), aici poti alege ca datele tale sa fie tiparite la centrul paginii pe orizontala, pe verticala sau si pe orizontala si pa verticala. Clic in patratelul din fata optiunii (sau optiunilor) dorite.

o Clic pe fila Sheet Zona Print titles, aici ai optiuni ce-ti permit sa alegi care rand (in casuta Rows to

repeat at top (=randuri de repetat la partea de sus)) si care coloana (in casuta Columns to repeat at left (=coloane de repetat la partea stanga) sa apara in partea de sus si la stanga pe fiecare pagina de hartie.

Zona Print, poti alege una sau mai multe optiuni de tiparire: Gridlines – selectezi daca vrei sa fie tiparite acestea Black and White – daca vrei ca tiparirea sa fie doar in alb si negru Draft quality – optiune de tiparire pentru a economisi cerneala Row and column headings – optiunea de a tipari bold primul rand si

prima coloana (pentru o mai buna evidentiere) Zona Page order (=ordinea paginilor) (vezi imaginea din dreapta optiunilor pentru

exemplificare).


2012 of 31

3. Formule si functii pentru calculele matematice simple

Excel are multe functii pe care tu le poti folosi. Functiile iti permit sa gasesti usor si rapid o medie, cel mai mare numar, cel mai mic numar, totalul numarului de valori dintr-o lista si multe alte calcule.

3.1. Efectuarea calculelor matematice simple

In Excel poti introduce in celule valori numerice si formule matematice. Cand este introdus un numar (valoare numerica doar, si nu valoare text) intr-o celula, tu poti face calcule matematice precum adunare, scadere, inmultire si impartire. Cand introduci o formula matematica, va trebui sa pui mai intai semnul egal (=) si apoi introduci formula. Pentru a indica diferite operatii matematice folosesti urmatoarele caractere:

+ pentru adunare, - pentru scadere, * pentru inmultire, / pentru impartire, ^ pentru exponential (la putere).

Urmatorul exemplu arata cum se fac calcule matematice simple

1. Clic in celula A1. 2. Tipareste 1. 3. Apasa tasta Enter. 4. Tipareste 1 in celula A2. 5. Apasa tasta Enter. 6. Tipareste =A1+A2 in celula A3. 7. Apasa tasta Enter. Celula A1 a fost adunata

cu celula A2 si rezultatul este afisat in celula A3.

Clic pe celula A3 si te uiti in bara de formule.

In acelasi mod se realizeaza toate operatiile matematice simple: adunare, scadere, inmultire, impartire, exponential

Cand faci calcule in Excel trebuie sa fii atent la aranjare. Calculele sunt facute de la stanga la dreapta, iar inmultirea si impartirea sunt facute inaintea adunarii sau a scaderii.

1. Mergi la fereastra A1. 2. Tiparesti =3+3+12/2*4. 3. Apasa tasta Enter. In celula A1 va apare rezultatul 30.

Pentru a schimba ordinea calcularii trebuie sa folosesti parantezele. Excel face mai intai calculele dintre paranteze.

1. Dublu clic in celula A1. 2. Tipareste =(3+3+12)/2*4. 3. Apasa tasta Enter. Rezultatul afisat va fi 36.


2012 of 31

3.2. Functii

Microsoft Excel are un set de formule pregatite pentru a putea fi folosite de tine, numite functii. Functiile difera de formulele obisnuite, deoarece tu folosesti valori, dar nu folosesti operatori, precum +, -, * sau /. De exemplu folosesti functia SUM pentru operatia de adunare a mai multor valori. Cand folosesti functiile, de retinut urmatoarele:

Folosesti semnul egal (=) pentru a incepe o functie. Specifici numele functiei. Argumentii functiei ii pui intre paranteze. Argumentii se despart intre ei folosind o virgule sau doua puncte

Iata un exemplu de functie: =SUM(2,13,A1,B27) Asta inseamna:

Semnul egal (=) pentru inceperea functiei. SUM este numele functiei. 2,13,A1 si B27 sunt argumentii functiei. Parantezele care inchid argumentii functiei. Argumentii sunt separati cu o virgula.

Un alt exemplu de functie este: =SUM(A1:A5) In acest exemplu argumentii sunt separate prin doua puncte – ceea ce inseamna ca se functia actioneaza adunanad numerele din celulele de la A1 pana la A5 (A1,A2,A3,A4,A5)

3.3. Calcularea unei sume - Functia Sum

Functia SUM aduna argumentii impreuna (argumentii pot fi valori numerice, dar si celule).

1. Deschide Microsoft Excel. 2. Tipareste 12 in celula B1. 3. Apasa tasta Enter. 4. Tipareste 27 in celula B2. 5. Apasa tasta Enter. 6. Tipareste 24 in celula B3. 7. Apasa tasta Enter. 8. Tipareste =SUM(B1:B3) in celula A4. 9. Apasa tasta Enter. Excel insumeaza

(aduna) valorile din celulele de la B1 la B3.


2012 of 31

Folosirea functiilor folosind bara de meniu:

1. Tipareste 150 in celula A1. 2. Apasa tasta Enter. 3. Tipareste 85 in celula A2. 4. Apasa tasta Enter. 5. Tipareste 65 in celula A3. 6. Apasa tasta Enter. Cursorul ar

trebui sa fie in celula A4. 7. Alege Insert > Function din bara

de meniu. 8. In casuta Or select a category

(=sau alege o categorie de functie) faci clic pe butonul sageata din dreapta mentru a se deschide lista cu categoriile de functii. Clic pe optiunea Math & Trig (=matematica si trigonometrie).

9. In casuta Select a function (=selecteaza o functie), folosind bara de derulare cauti functia SUM si faci clic pe ea.

10. Clic OK. Se va deschide fereastra de dialog Function Arguments (=argumentii functiei). 11. In casuta Number1 (=numarul1) tiparesti A1:A3, daca nu apare deja tiparit automat. 12. Clic OK. Excel face suma celulelor de la A1 la A3 si afiseaza in celula A4.

Functia AutoSum din bara de unelte

In bara de unelte se gaseste icon-ul AutoSum (=adunare automata) prin folosirea caruia se aduna automat numerele de pe o coloana.

Pentru a folosi aceasta functie ai mai multe posibilitati:

1. Te pozitionezi pep e celula A7 ca in exemplul de mai sus / Clic icon-ul AutoSum din bara de unelte Standard / Functia iti va calcula automat in acea celula suma numerelor de pe coloana

2. O alta varianta este sa selectezi celulele asupra carora doresti sa aplici functia / Clic icon-ul AutoSum din bara de unelte Standard / Functia iti va calcula automat suma numerelor din celula selectata in ultima celula de pe acea coloana


2012 of 31

3.4. Calcularea mediei - Functia Average

Pentru calcularea mediei unei serii de numere se foloseste functia AVERAGE (=media).

1. Te muti la celula A4. 2. Tipareste Media. Apasa tasta

sageata dreapta sa te muti in celula B4.

3. Tipareste =AVERAGE(B1:B3) 4. Apasa tasta Enter. Va apare

scrisa valoarea medie dintre numerele din celulele de la B1 la B3.

Calcularea mediei folosind bara de unelte

In Excel XP poti folosi icon-ul Sum din bare de unelte pentru aflarea mediei:

1. Selectezi celulele asupra carora vrei sa aplici functia

2. Clic butonul din dreapta al icon-ului Sum din bara de unelte.

3. Clic pe optiunea Average (=media)

4. In ultima celula libera din coloana selectata va aparea rezultatul calculului efectuat


2012 of 31

3.5. Calcularea minimului si a maximului – Functia Min si Max Functia MIN. Folosind functia MIN poti gasi cea mai mica valoare dintr-o serie de numere.

1. Te muti la celula A7. 2. Tipareste Minim. 3. Apasa tasta sageata dreapta sa te

muti in celula B7. 4. Tipareste =MIN(B1:B6) 5. Apasa tasta Enter. Va apare scrisa

valoarea cea mai mica dintre numerele din celulele de la B1 la B6.

Functia MAX. Folosind functia MAX poti gasi cea mai mare valoare dintr-o serie de numere.

1. Te muti la celula A8. 2. Tipareste Maxim. 3. Apasa tasta sageata dreapta sa te muti in

celula B8. 4. Tipareste =MAX(B1:B6) 5. Apasa tasta Enter. Va apare scrisa

valoarea cea mai mare dintre numerele din celulele de la B1 la B6.

Nota: Poti folosi butonul dreapta de la iconu-ul Sum din bara de unelte pentru a deschide lista si alege optiunea Min sau Max.


2012 of 31

3.6. Numararea celulelor – Functia Count

Poti folosi functia Count (=de numarare) pentru a afla numarul de elemente dintr-o serie.

1. Te muti in celula A11. 2. Tipareste Total Angajati. 3. Apasa tasta sageata dreapta sa te

muti in celula B11. 4. Clic butonul dreapta de la iconu-

ul Sum din bara de unelte pentru a deschide lista si alege optiunea Count

5. Selecteaza celulele de la B1 la B9 daca nu au fost deja selectate automat.

6. Apasa tasta Enter. Va apare scris numarul de valori din selectia ta.

3.7. Calcularea automata

Daca tu ai activata functia Automatic Calculation (=calculare automata), Excel recalculeaza datele din foaia de lucru pe masura ce tu faci modificari la datele existente. Verifica daca functia Automatic Calculation este activata.

Activarea functiei Automatic Calculation

1. Alege Tools > Options din bara de meniuri. Se deschide fereastra de dialog Options (=optiuni).

2. Alege fila Calculation (=calcule). 3. In aria Calculation verifica sa fie aleasa optiunea Automatic (daca aceasta optiune nu are un

punct in cerculetul din fata ei, atunsi faci clic in interiorul acestui cerculet pentru a apare punctul acolo si deci a fi selectata optiunea aceasta).

4. Clic OK.


2012 of 31

4. Creare si modificarea graficelor (Charts)

Folosind Microsoft Excel tu poti reprezenta numerele sub forma grafica (chart). Poti alege dintr-o varietate de modele de grafice si pe masura ce schimbi datele tale, graficul se va schimba automat. Poti folosi Microsoft Excel Chart Wizard care te conduce pas cu pas.

4.1. Crearea unui grafic tip coloana (Column Chart)

Pentru a crea exemplul de grafic de tipul coloana aratat mai sus, mai intai pui in foaia de lucru datele aratate ca in imaginea de mai jos:

Dupa ce ai tiparit datele esti gata pentru a crea graficul:

1. Selecteaza celulele de la A3 la D6. Trebuie selectate toate celulele care contin datele care vrei sa apara in grafic. Trebuie sa fie incluse si datele ce reprezinta titluri pentru coloane sau randuri.

2. Alege Insert > Chart din bara de meniu. Se deschide fereastra cu Chart Wizard, care te ghideaza pas cu pas.

3. Clic Column (=coloana) sa selectezi acest tip de grafic.


2012 of 31

4. In zona Chart Sub-type (=exemple de grafice din categoria selectata), alege icon-ul Clustered Column (vezi imaginea de mai jos).

Nota: Poti vedea cum ar arata graficul tau astfel: selectezi oricare icon si apoi clic si tii apasat in jos butonul Press and Hold to View Sample (=apasa si tine apasat sa vezi cum arata exemplul selectat).

5. Clic Next (=urmatorul pas). 6. Sa pui numele produselor pe axa x, selecteaza optiunea Column (=coloana). 7. Clic Next (=urmatorul pas). 8. Clic fila Titles (=titluri). In casuta Chart title (=titlu grafic) tipareste Vanzari Jucarii care este

titlul pentru grafic. 9. In casuta Category (x) axis tipareste Jucarii, care va reprezenta axa x. 10. In casuta Category (y) axis tipareste Bucati vandute, care va reprezenta axa y. 11. Alege fila Data Labels (=date etichete). 12. In zona Labels Contain alege Value (=valoare). 13. Alege fila Data Table (=date tabel) 14. Alege Show Data Table (=afiseaza datele tabelului). Datele din tabel vor apare sub grafic. 15. Clic Next. 16. Alege As object in Sheet1 (=ca obiect in Sheet1) pentru a face graficul tau un obiect

incorporat in foaia ta de lucru Sheet1. 17. Clic Finish (=sfarsit). 18. Graficul tau va apare in foaia de lucru.


2012 of 31

4.2. Schimbarea marimii si pozitiei graficului

Cand selectezi un grafic (faci clic pe el), iti vor apare niste Handles (=manere) la partea de sus, jos, la stanga, la dreapta si la fiecare colt al graficului (vezi imaginea de mai jos).

Pentru a schimba inaltimea graficului clic pe manerul de sus sau de jos si tinand apasat in jos butonul, misti mouse-ul in directia sus sau jos pentru a obtine inaltimea dorita.

Pentru a schimba latimea graficului clic pe manerul de la stanga sau de la dreapta si tinand apasat in jos butonul, misti mouse-ul in directia stanga sau dreapta pentru a obtine latimea dorita.

Pentru a schimba proportional marimea graficului, faci clic pe manerul aflat la un colt al graficului, si tinand apasat in jos butonul, misti mouse-ul in directia dorita pentru a obtine marimea dorita.

Pentru a schimba pozitia graficului, faci clic pe grafic, si tinand apasat in jos butonul, misti mouse-ul si in acelasi timp se va muta si graficul.

Deci:

1. Foloseste manerele pentru schimbarea marimii graficului. 2. Cu ajutorul mouse-ului misca graficul sub datele tale din foaia de lucru.

4.3. Modificarea graficului

Tu poti modifica graficul folosind bara de unelte Chart. In mod normal aceasta bara de unelte apare atunci cand faci clic pe grafic si dispare cand graficul nu mai este selectat. Daca aceasta bara de unelte nu apare, clic pe grafic pentru a-l selecta, apoi clic View > Toolbars > Chart din bara de meniu.

Bara de unelte pentru grafic (Chart)


2012 of 31

Pentru a schimba marimea font-ului din zona datelor:

1. Clic butonul sageata din bara de unelte Chart. Se va deschide meniul si apare o lista cu optiuni.

2. Alege optiunea Data Table (=datele tabelului) din lista. Observi in grafic ca datele tabelului sunt selectate.

3. Clic pe icon-ul Format Data Table ( ). Alege fila Font. 4. In casuta Size (=marime), tipareste 8. (Aici poti face orice modificari dorite pentru font.) 5. Clic OK. Marimea font-ului datelor din grafic este 8.

Pentru a schimba unghiul de afisare a etichetelor:

1. Clic butonul sageata din bara de unelte Chart. Meniul se deschide si apare o lista de optiuni. 2. Alege “Iasi” Data Labels (=valoarea etichetei pentru “Iasi”) din lista.

3. Clic icon-ul Angle Counter Clockwise ( ) (=unghi antiorar). Etichetele pentru Iasi vor apare scrise oblic.

4. Repeta pentru Bucuresti si Cluj.

Pentru a schimba marimea fontului folosit la etichete:

1. Clic butonul sageata din bara de unelte Chart. Meniul se deschide si apare o lista cu optiuni. 2. Alege “Iasi” Data Labels (=valoarea etichetei pentru “Iasi”) din lista.

3. Clic pe icon-ul Format Data Table ( ). Alege fila Font. 4. In casuta Size (=marime), tipareste 6. 5. Clic OK. Marimea fontului datelor etichetei pentru Iasi este 6. 6. Repeta pentru Bucuresti si Cluj.

Nota: Se pot face schimbarile pentru font si daca faci dublu clic pe elementul dorit modificat, si se va deschide fereastra de dialog pentru modificarea font-ului.


2012 of 31

Pentru a schimba scara graficului (punctele de referinta pe axa y):

1. Dublu clic pe grafic in zona aratata in imagine. Se va deschide fereastra de dialog Format Axis.

2. Alege fila Scale (=scara). 3. Tipareste 400 in casuta Major unit. 4. Clic OK. Graficul este afisat in 400 unitati. (Initial valorile pe

verticala erau 0, 1000, 2000. Acum valorile sunt 0, 400, 800, 1200, 1600 si 2000.)


2012 of 31

5. Sortari simple si filtre automate 5.1. Sortari simple

Aceasta caracteristica permite ordonarea datelor dintr-o foaie de lucru dupa criterii specificate de utilizator. Principalele facilitati sunt:

ordonarea inregistrarilor (liniilor) dintr-un tabel dupa unul, doua sau maxim trei criterii (coloane sau campuri) specificate;

ordonare crescatoare (Ascending) – de la 0 la 9 sau de la A la Z – sau descrescatoare (Descending) – de la 9 la 0 sau de la Z la A – pentru date numerice, respectiv text;

Aplicarea acestei operatii se poate face in doua moduri:

1. Bara de Meniu: Data -> Sort 2. Butoanele din bara de unelte Standard: Sort

Ascending, Sort Descending

Pentru a sorta un set compact de date (coloane si linii adiacente):

1. Se da clic pe o celula din intervalul de date dorit 2. Se acceseaza meniul Sort (acest mod de lucru este

recomandat deoarece Excel va detecta automat intreaga zona cu date si o va selecta in vederea sortarii).

3. Pentru a sorta rapid o zona compacta de date dupa o anumita coloana, se da clic intr-o celula a coloanei folosita drept criteriu de sortare si se apasa butoanele Sort Ascending / Sort Descending de pe bara de butoane Standard.

4. Daca se face manual o selectie de celule, Excel va afisa un mesaj de avertizare si ulterior va sorta doar datele din acea selectie. In acest caz, inregistrarile (liniile) initiale vor fi alterate prin sortarea (schimbarea ordinii) numai pentru anumite celule (campuri) din zona de date.


2012 of 31

Zona de date poate avea un antet (cap de tabel) care de obicei ramane fix (nu este implicat in procesul de sortare) si este folosit pentru a preciza criteriile de sortare (coloanele) in fereastra Sort.

Departament Vanzari

Dep1 1500

Dep2 1200

Dep3 1800

Sortare cu linie antet (Header Row)

In acest exemplu antetul este linia formata din celulele Departament si Vanzari. Daca se bifeaza Header row, in fereastra de sortare datele se vor putea ordona dupa coloanele Departament si/sau Vanzari.

Daca optiunea No header row este bifata, prima linie va fi considerata inregistrare si va fi sortata odata cu celelalte inregistrari (in lipsa liniei de antet, criteriile de sortare devin Column A, Column B etc. sau Row 1, Row 2, … daca sortarea se face de la stanga la dreapta – Sort left to right).

Sortare fara linie antet (No header row)

Sortarea se poate face dupa unul, doua sau maxim trei criterii de sortare.

Excel detecteaza automat tipul datelor (numeric sau text) si le va ordona conform optiunii specificate (crescator sau descrescator).

Criteriile de sortare (coloanele) se introduc in casetele Sort by si Then by.

Ordinea de introducere a criteriilor este importanta: primul criteriu de sortare (caseta Sort by) este cel mai important. Daca Excel identifica doua sau mai multe linii cu continut identic pentru primul criteriu (celule din coloana respectiva), va sorta datele dupa al doilea, respectiv al treilea criteriu.


2012 of 31

5.2. Filtrarea automata a datelor

Prin operatia de filtrare a datelor, Excel afiseaza doar acele inregistrari (randuri) care corespund unuia sau mai multor criterii impuse de utilizator. Filtrarea nu sorteaza datele (nu schimba ordinea lor), ci doar ascunde datele pe care nu dorim sa le vizualizam.

Pentru a filtra o zona compacta de date se plaseaza cursorul in una din celulele intervalului evaluat (ca la Sortare) si se aplica urmatoarea comanda: Bara de meniu / Data / Filter / AutoFilter

Pentru a anula filtrul se debifeaza AutoFilter.

Prin filtrare automata (AutoFilter), in antetul coloanelor apar sageti pentru liste derulante din care se pot alege pentru afisare:

o anumita inregistrare (linie) care corespunde selectiei; mai multe inregistrari care indeplinesc o conditie specificata de utilizator:

o (Top 10…) – primele/ultimele n inregistrari identificate ca numar sau ca procent; o (Custom…) – permite filtrarea liniilor care indeplinesc una sau doua conditii legate

prin operatorii logici AND si/sau OR. In fiecare conditie se specifica: un operator (equals, does not equal, is greater than, is greater than or equal

to, is less than, is less than or equal to, begins with, does not begin with, ends with, does not end with, contains, does not contain);

o valoare cu care se compara continutul celulei.

Prin alegerea unei filtrari particularizate pe coloane diferite se pot afisa inregistrarile care indeplinesc conditii multiple, cu mai multe criterii (coloane).

In comparatii de text se pot utiliza urmatoarele caractere de substituire:

Caracter Substituie Exemple

* (asterisk) orice serie de caractere t* – toate sirurile de caractere care incep cu “t”

*t – toate sirurile de caractere care se termina cu “t”

t*t – toate sirurile de caractere care incep si se termina cu “t”

? (question mark)

un singur caracter t? – toate sirurile de 2 caractere care incep cu “t”

?t – toate sirurile de 2 caractere care se termina cu “t”

t?t – toate sirurile de 3 caractere care incep si se termina cu “t”

~ (tilde) urmat de *, ? sau ~

caracterele *, ?, ~ da~? – inlocuieste sirul de caractere “da?”

da~*nu – inlocuieste sirul de caractere “da*nu”

Pentru a afisa din nou toate inregistrarile se foloseste meniul Data -> Filter -> Show All.


2012 of 31

Exemplu:

Avem urmatoarele date:

Departament Vanzari Angajati

Dep1 1500 50

Dep2 1200 80

Dep3 1800 20

Dep4 1150 40

Dep5 1420 35

Aplicarea unui filtru automat (Auto Filter) va duce la aparitia sagetilor derulante in celulele din antetul tabelului.

Din aceste sageti putem afisa o singura inregistrare – de exemplu, departamentul Dep1 – sau, daca se alege Custom…, toate departamentele care au vanzari intre 1300 si 1500 inclusiv.

AutoFilter - o inregistrare.

Rezultat:


Dep1 1500 50

AutoFilter Custom

Rezultat:


Dep1 1500 50

Dep5 1420 35

Pentru a raspunde la intrebarea “Ce departament are vanzari de peste 1400 si cei mai putini angajati?” vom introduce criterii de filtrare atat pe coloana Vanzari, cat si pe coloana Angajati astfel:

Vanzari: Custom -> is greater than 1400; Angajati: Top10 -> Bottom 1 Items.

Se obtine:

Succes!

Departament Vanzari Angajati Dep3 1800 20

http://blog.it-asistenta.ro/wp-content/uploads/2011/08/autofilter.jpg

http://blog.it-asistenta.ro/wp-content/uploads/2011/08/autofilter.jpg

http://blog.it-asistenta.ro/wp-content/uploads/2011/08/autofilter-one-record.jpg

http://blog.it-asistenta.ro/wp-content/uploads/2011/08/autofilter-custom.jpg

curs microsoft excel 2003 basic

Documents