curs agnes

5/17/2018 Curs Agnes - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/curs-agnes 1/82

UNIVERSITATEA VALAHIA DIN TÂRGOVIŞTE

FACULTATEA DE ŞTIINŢE JURIDICE

SPECIALIZARE DREPT ADMINISTRATIV

DOCUMENTARISTICĂ-ARHIVISTICĂ

Suport curs

Lect.dr. Agnes Erich

2007



CUPRINS

Cuprins……………………………………………………………………………………….…….2

Documentaristică………………………………………………………………………….………..3Noţiuni generale privind ştiinţa documentării…………………………………………………...3

Tipologia informaţiei documentare………………………………………………………………..4

Gestionarea documentelor rezultate din activitatea managerială …………………………..….6

Organizarea locurilor de staţionare……………………………………………………………….7

Reducerea volumelor de documente staţionate în birou………………………………………….8

Păstrarea documentelor…………………………………………………………………………….9

Clasarea documentelor……………………………………………...……………………………...9Arhivarea…………………………………………………………………………………………..11

Clasificarea arhivelor……………………………………...………………………………………12

Arhiva………………………………………………………………………………………………14

Trecerea actelor şi arhivaliilor dintr-o arhivă în alta………………………………….……..…14

Arhiva curentă……………………………………………………………………………………..14

Arhiva de depozit…………………………………………………………………………………..17

Arhiva generală sau istorică………………………………………………………………………18Clasificarea modernă a arhivelor……………...………………………………………………….21

Evidenţa documentelor……………………………………………………………………………21

Gruparea documentelor în dosare………………………………………………………….…….22

Înregistrarea actelor de notariat………………………………………………………………….23

Nomenclatorul dosarelor………………………………………………………………………….23

Constituirea dosarelor……………………………………………………………………….……26

Inventarierea dosarelor……………………………………………………………………..……..27

Ordonarea, inventarierea şi selecţionarea documentelor secrete de stat………………..……..34

Prelucrarea documentelor neconstituite pe probleme şi termene de păstrare………….……..34

Folosirea documentelor……………………………………………………………..……….…….35

Prelucrarea arhivistică a documentelor tehnice şi de înregistrare tehnică……………..……..38

Păstrarea documentelor şi organizarea depozitului de arhivă………………………………….39

Etapele muncii de redactare a unei lucrări ştiinţifice………………….………………………..41

2



DOCUMENTARISTICA

Documentaristica sau informarea documentară, are drept sferă de cercetare documentele

scrise studiind informaţiile, datele cuprinse în documente, în publicaţii, elaborând apoi mijloace decercetare eficiente de prelucrare analitică şi sintetică, de regăsire a datelor şi de transmitere a lor către

beneficiar.

Noţiuni generale privind ştiinţa documentării

Materia primă a acestei activităţi o constituie documentul . Etimologic, termenul “document”

provine din latinescul “documentum”, cu sensul de “ceea ce serveşte la a învăţa, a se instrui”, termen

intrat cu acest sens în limba franceză în secolul al XII-lea. A fost preluat ca neologism în limba

română, circulând cu sensul juridic modern, până în secolul al XIX-lea, când s-a fixat şi impusterminologia ştiinţei documentării.

În sens larg, noţiunea de “document ” este definită ca: orice bază de cunoaştere fixată

material, înregistrată sau susceptibilă de a fi utilizată pentru consultare studiu sau probă. Iniţial,

termenul documentare a indicat activitatea de informare prin intermediul documentelor, cu sensul

reflexiv al verbului a se documenta.

Odată cu evoluţia mijloacelor de comunicare materializate, înţelesul modern al termenului s-a

extins spre sensul tranzitiv al verbului, adică activitatea de “a informa” pe alţii, caracteristica care

predomină în organizarea modernă a acestui domeniu.

În accepţiunea curentă, a documenta înseamnă a depista, a colecţiona, conserva şi pune la

dispoziţia utilizatorilor surse de cunoştinţe dobândite anterior asupra problemei ce intră în sfera de

interes a acestora, fixate în documente de orice gen. Această definiţie cuprinde activitatea de

documentare în sensul cel mai general posibil.

Marea diversitate a categoriilor de documente a determinat şi apariţia altor definiţii, cu sens

mai restrâns, în funcţie de sfera de interes a diferitelor domenii de activitate. Astfel, din punctul de

vedere al biblioteconomiei, documentul este definit ca „informaţie înregistrată care poate fi tratata

ca unitate într-un flux documentar, indiferent de forma sa materială şi de caracteristicile acesteia”.

(Standard ISO 2789). În sens juridic, unele dicţionare şi enciclopedii, definesc documentul “ act

oficial sau particular prin care se adevereşte sau se preconizează un fapt, se conferă un drept sau se

recunoaşte o obligaţie”. În „Dicţionarul Ştiinţelor Speciale ale Istoriei” termenul „document” este

definit în sens generic ca „însumând toate categoriile de surse care pot transmite date istorice

(inscripţii, urme de civilizaţie materiala etc.), dar şi în sens arhivistic, definind toate sursele pe

suporţi friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, înregistrărilor sonore, cinematografice sau a

altor imagini care prezintă interes pentru cunoaşterea istorică.

3



În general, termenii “informare şi documentare” tind în exprimarea obişnuită spre sinonimie,

ambii presupunând un fapt de cunoaştere. Deosebirile dintre cei doi termeni, derivă tocmai din

termenul document:

− informarea presupune un fapt de cunoaştere care poate fi emis sau recepţionat sub

formă materializată sau nematerializată;− documentarea presupune numai forma materializată.

Între cele două posibilităţi de cunoaştere, există, însă, nu numai deosebiri de natură, ci şi de

valoare. Informaţia transmisă oral, rapid, este recepţionată cu un grad de aproximaţie, presupus de o

astfel de transmisie. Documentarea presupune o recepţionare mai metodică şi mai temeinică, memoria

vizuală a fiinţei umane fiind mai puternică pe tot parcursul vieţii, deci şi cea mai importantă. Valoarea

informaţiei documentare constă şi în perenitate. Fiind fixată pe suport material, ea poate fi transmisă

în spaţiu, dar şi în timp, permanenţa fiind calitatea esenţială a documentului. Dictonul latin “Verbavolant Scripta manent” exprimă tocmai această conştientizare a omului asupra necesităţii înregistrării

informaţiilor pe suport material rezistent.

Tipologia informaţiei documentare

Tipologia informaţiei documentare cunoaşte în prezent o diversitate atât de mare, încât,

posibilităţile de clasare şi subclasare sunt greu de reprezentat într-o singură structură schematică.

O primă etapă de clasificare se poate realiza, pornind de la definirea generală a termenului,

conform schemei:

suport documentar – tehnica de înregistrare – semne convenţionale de transmitere a mesajului

I. După suportul documentar (denumit şi mediu suport, purtător de informaţie sau mediu de

înregistrare) sunt :

a) documente istorice – înregistrate pe suport istoric (argilă, piatră, papirus, pergament, tăbliţe de

lemn, pânza etc.).

b) documente contemporane-înregistrate pe suport modern (hârtie, carton, material plastic etc.)

c) documente tehnice - înregistrate pe suport tehnic care poate fi:

- suport optic (pelicula fotografică, pelicula de film);

- suport magnetic (benzile magnetice, cartele magnetice, discurile compacte audio)

Aceste documente necesită utilizarea unui echipament tehnic pentru a fi consultate.

II. După tehnica de înregistrare (de fixare pe suport)

a) documente obţinute prin metode clasice de înregistrare:

− documente manuscrise;

− documente dactilografiate (maşina mecanică de scris);

− documente tipărite (imprimare cu ajutorul tiparului);

− documente xerografiate (fotografiere, scriere uscată);

4



− documente xilografiate (texte gravate în lemn);

− documente litografiate (texte gravate în piatră).

b) documente realizate prin metode moderne de înregistrare:

- înregistrare electromagnetică:

− documente audio (discuri, benzile magnetice etc.)− documente video (filmate cu camera de luat vederi simple sau digitale, sau generate de

calculator);

- înregistrare electronică:

- documente electronice (sunt cuprinse fişierele de date şi software-urile de aplicaţie; ele

pot fi înregistrate pe suport hârtie, magnetic, optic sau orice alt suport conceput pentru a fi

prelucrat pe calculator sau printr-un procedeu similar)

III. După semnele convenţionale folosite:- documente scrise (având la baza litera)

- documente grafice (în care predomină imaginea )

- schematice (scheme, planuri, grafice, diagrame, hârtii);

- imagini reale sau concrete (desene, picturi, ilustraţii, stampe etc.).

IV. După forma de emitere sunt:

- documente vizuale

- documente sonore

V. După forma de receptare sunt:

- vizuale, incluzând aici: documentele scrise sub toate formele şi tipurile prezentate,

documentele grafice (schematice şi iconografice)

- auditive: banda magnetică, discuri, casete audio, care necesită un echipament pentru audiere.

- audio-vizuale: film sonor, televiziune

- tactile – alfabetul Braille

Fiecare dintre clasele menţionate poate fi, la rândul său, subclasată după alte criterii. Vom

reda, în acest sens, câteva posibilităţi de subclasare a documentelor scrise pe suportul hârtie, având în

vedere faptul că această categorie de documente intră în sfera de interes a muncii administrative.

A) Documentele imprimate

După natura mesajului:

- texte

- date (numerice, alfanumerice)

După formă:

- foi volante

5



- broşuri

- cărţi

După gradul de implicare intelectuală:

- documente primare (cărţi beletristice, tratate, monografii, studii)

- documente secundare (dicţionare, enciclopedii, bibliografii, cataloage, ghiduri etc. obţinutedin prelucrarea documentelor primare)

- documente terţiare (bibliografii de bibliografii)

B) Documentele manuscrise:

1. documente istorice: inscripţii, condici, acte, corespondenţa elaborată de-a lungul timpului de

către organe de stat, instituţii şi persoane particulare cunoscute sub denumirea de arhivalii

2. documente contemporane: documente create de organele de stat, organizaţii publice s-au

private.

Organizaţiile creatoare de documente, practică la rândul lor, alte criterii de clasificare în

funcţie de sfera de activitate.

1. După sfera de aplicare: legi, decrete, hotărâri guvernamentale, ordine, decizii, dispoziţii,

hotărâri judecătoreşti etc.

2. După destinaţie: documente pentru uz intern (rapoarte, decizii, regulamente, dări de seama

etc.), documente care intră şi ies din organizaţie (corespondenţa);

3. După natura proceselor reflectate: documente comerciale, documente financiare etc.

Funcţia generală a documentarii ştiinţifice este aceea de a sprijini cercetarea şi creaţia.

Personalul care are atribuţii de documentare mediază informaţia între producătorii şi consumatorii de

informaţii. Astfel s-a dezvoltat documentaristica, ca ramură a ştiinţei documentarii, presupunând

totalitatea metodelor şi tehnicilor de colecţionare, ordonare, evidenţiere a documentelor constituite

într-un birou cu scopuri practice, constituind arhiva vie a organizaţiilor, până la etapa de depunere în

arhiva de depozit.

Gestionarea documentelor rezultate din activitatea managerială în cadrul unei organizaţii

Acest tip de documente diferă atât în privinţa conţinutului şi a expeditorului, dar şi ca

importanţă şi valoare. În plus, aceste informaţii se găsesc pe medii total diferite: hârtii, medii

electronice (dischete, benzi sau discuri magnetice) sau pe medii de memorare optică (C D-ROM).

De asemenea, cele tradiţionale, pe hârtie, pot avea forme de prezentare diferite: foi volante,

care constituie ponderea documentelor administrative, registre sau condici, broşuri, pliante, planşe

6



etc. Temporar se vor păstra în biroul secretariatului, într-o structură organizată, în scopul valorificării

practice.

Cerinţe generale, în asigurarea condiţiilor de stocare a documentelor:

- Posibilitatea de operare simplă şi rapidă;

- Să fie uşor accesibile (dulapurile trebuie aşezate într-un loc convenabil, iar dosarele dininterior să fie uşor de localizat);

- Rafturile să fie potrivite pentru scrisorile primite, avându-se deci în vedere volumul, mărimea,

şi natura corespondenţei;

- Posibilitatea extinderii, în perspectivă, dacă este necesar;

- Folosirea spaţiului numai pentru documente folosite în mod curent;

- Existenţa unor condiţii de siguranţă privind informaţiile confidenţiale.

Până la etapa de constituire a unităţilor arhivistice, secretariatul trebuie să-şi construiască ostrategie zilnică de repartizare a documentelor, existând câteva strategii de operare, în acest sens.

A . Organizarea locurilor de staţionare

Regula coordonatoare: existenţa prea multor locuri de staţionare face dificilă regăsirea rapidă

a documentelor, de aceea secretariatul va reduce la minimum alternativele privind găsirea unui

document

Într-o primă etapă, trebuie abordată problema distribuirii în spaţiu a documentelor, după

criteriile: mediul de înregistrare sau forma de prezentare. În aceasta situaţie, problema este foarte

simplă: se vor stabili de la început locuri distincte sau, la modul ideal, mobilier şi suporturi adecvate

pentru dischete, CD- uri, registre sau condici.

Este posibil, de asemenea, să existe în sfera de activitate a managementului sau a organizaţiei

şi documente audio-vizuale, filme fotografii a căror pondere depinde de domeniul de activitate,

precum cel cultural, religios, artistic, militar, ştiinţific etc.

Probleme deosebite, în privinţa staţionarii documentelor, le ridică foile volante, reprezentând

documentaţia specifică activităţii administrative. În cazul acestora se va aplica următoarea strategie:

1. Se verifică dacă acesta este important pentru alţii, sau pentru secretariat.

Acţiune:

- dacă este important pentru alte persoane din organizaţie va fi transmis imediat, notându-se

unde a fost repartizat;

- dacă este important pentru secretariat, vezi 2.

2. Analiza documentului: va fi verificat dacă necesită sau nu prelucrare sau dacă nu prezintă

interes şi poate fi deja distrus.

Acţiune:

7



- cel care nu necesită prelucrare se repartizează direct în arhivă;

- cel care necesită prelucrare, vezi p. 3;

3. Documentul va fi analizat sub aspectul urgenţei şi priorităţii execuţiei.

Acţiune:

- cel care suportă o planificare, va fi distribuit într-un dosar cu documente în aşteptare- celelalte vor rămâne la dispoziţie pe birou.

Dacă se procedează astfel, consecvent, un document nu se poate afla decât în trei locuri:

1. În prelucrare, pe biroul secretarei sau într-un loc rezervat documentelor care au nevoie de tratări

ulterioare, fie sub forma de răspuns, fie că generează obligaţii ulterioare periodice, deci documente

asupra cărora trebuie să se revină pentru urmărirea unor probleme. Astfel de documente sunt:

corespondenţa, rapoartele de activitate, planurile, iar în vederea păstrării lor s-au conceput o serie desisteme.

2. În arhivă, unde va fi introdus în unităţile clasate;

3. În alt birou, putând fi controlat pe baza notei.

În cazul corespondenţei, aceasta situaţie se rezolvă prin consultarea Registrului de Intrare-

Ieşire.

B) Reducerea volumului de documente staţionate în birou

Pot fi distruse imediat, reclame, oferte nesolicitate, invitaţii la manifestări care nu prezintă

interes pentru organizaţie. Selecţia devine însă dificilă în cazul informaţiilor care nu sunt atât de

evident inutile. Pentru o operare corespunzător în astfel de situaţii, se recomandă consultarea cu

consilierul juridic al organizaţiei, cu conducătorul, cu arhivarul arhivei de depozit sau cu alte persoane

abilitate care trebuie să-şi asume în scris această responsabilitate. În urma acestui demers se poate

întocmi o listă orientativă în care se vor scrie motivaţiile pentru care trebuie păstrate documentele, şi

care va fi consultată ori de câte ori există dubii în privinţa distrugerii anumitor documente, astfel:

- astfel prevede legislaţia

- pot constitui dovezi, demonstraţii sau fundamentări în anumite situaţii ulterioare

- sunt importante pentru luarea unor decizii, pentru informarea managerului sau informare

proprie

- reprezintă concepe noi, soluţii sau idei creatoare

- poate fi util în oferirea de servicii clienţilor interni şi externi

- asigura arhivarea, întrucât nimeni nu mai dispune în organizaţie de documentul în cauză, sau

nu este responsabil de arhivarea lui.

Păstrarea documentelor

8



În vederea păstrării documentelor, acţiunile de organizare presupun două etape:

I. Clasarea documentelor (operaţiune prin care toate documentele, indiferent de formă, de frecvenţa

utilizării se aranjează într-un sistem raţional, în condiţii de accesibilitate şi siguranţă, formând arhiva

activă).

II. Arhivarea (operaţie prin care, în momentul ieşirii din uz documentele grupate în unităţiarhivistice, după norme prestabilite, se depun în arhiva de depozit a organizaţiei).

Clasarea documentelor

Clasarea este operaţiunea prin care documentele care staţionează într-un birou (acte, foi

volante, condici, registre, fotografii, planşe, cărţi, periodice, casete, diskete, şi alte documente

tehnice) se repartizează în grupe omogene, în raport cu anumite criterii şi subcriterii specifice tipurilor

de documente.În practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, având la baza principii

ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfanumerice, zecimale. Optarea pentru o metodă sau

alta, depinde de natura documentelor, de specificul activităţii, de volumul documentelor manipulate.

În cazul documentelor generate de activităţile administrative, logica alegerii, unuia sau altuia,

dintre sistemele de clasare consacrate, se explică prin optarea pentru unul, dintre următoarele

elemente comune, obligatorii pentru orice document emis:

− Numele organizaţiei emitente

− Nume de persoane şi funcţii responsabile

− Data (de emitere sau de primire) cu elementele: an, luna, zi

− Număr de înregistrare (la emitent sau destinatar)

− Localitatea (emitentului sau destinatarului)

− Denumirea documentului sau genul (chitanţa, proces – verbal, decizie etc.)

− Probleme sau subiecte (conţinut)

Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru regăsirea mai simplă a documentelor.

− dacă se optează pentru dată, ca element ordonator, se va institui o clasare cronologică;

− dacă se optează pentru denumirile de organizaţii sau numele de persoane evidenţiate în

documente, clasarea va fi alfabetică etc.

− În cazul în care se optează pentru aranjarea conform numerelor pe care le poartă vorbim de o

ordine numerică ; în acest caz trebuie stabilit şi un repertoar alfabetic pentru a găsi numărul

atribuit fiecărui document (acest tip de clasare este util mai ales în cazul facturilor,

borderourilor, cărţilor sau documentelor fiscale).

− Ordinea ideologică se referă la documentele clasate pe „idei”, teme sau subiecte. Se aplică mai

ales în cazul geografiei, documentele fiind aranjate pe ţări, regiuni sau oraşe. Şi în acest caz

9



trebuie stabilit un repertoar alfabetic pentru fiecare subiect şi document. Se utilizează în cazul

cataloagelor, fascicolelor, planurilor, studiilor tehnice, cărţilor

− Ordinea zecimală conform Clasificării Zecimale Universale a lui Dewey, în care cunoştinţele

umane sunt împărţite în 10 clase principale, la rândul lor divizate în alte zece subclase etc.(0-

Generalităţi, 1-Filosofie, Psihologie; 2-Religie;3-Ştinţe Economice, Drept, Folclor, Educaţie;4-goală; 5- Ştiinţe naturale, Matematică; 6-Ştiinţe aplicate, Medicină, Tehnică; 7-Artă, Sport;

8-Literatură, Lingvistică; 9-Istorie, Biografie, Geografie).

Ceea ce trebuie reţinut, referitor la această etapă: Un sistem de clasare nu se stabileşte după bunul

plac al personalului, ci după criterii de eficienţa conturate în funcţie de cerinţe practice, specifice unui

compartiment.

De exemplu, un serviciu de resurse umane va folosi un sistem de ordonare alfabetică a dosarelor,

un serviciu de export va folosi un criteriu geografic etc.Clasarea cronologică

Această metodă de clasare presupune ordonarea documentelor în dosare, pe măsura ce intră în

unitate, cele mai recente plasându-se deasupra celor cu dată mai veche. Un exemplu clasic, în acest

sens, este Registrul de Intrare –Ieşire.

Avantajele sistemului: regăsirea unui document se rezolvă rapid, cu condiţia ca solicitantul să

cunoască data exactă la care documentul a fost înregistrat.

Sistemul este util, în special pentru clasarea documentelor care constituie un tot omogen

precum: extrase de cont, rapoarte cu regim periodic etc.

În cazul corespondenţei curente, aceasta poate fi localizată cu uşurinţă, documentele fiind

grupate după data la care s-a lucrat cu ele. Există însă dezavantajul că scrisorile primite şi expediate

vizând aceeaşi problemă, să fie despărţite prin repartizarea cronologică.

Arhivarea

10



Arhivistica este disciplina care are drept domeniu de investigaţie izvoarele scrise pe suporţi

friabili (uşor deteriorabili) şi pe baza cărora se efectuează cercetări fundamentale şi aplicative în

vederea stabilirii soluţiilor optime de selecţionare, ordonare, inventariere, conservare şi valorificare a

documentelor. Arhivistica, ca disciplină ştiinţifică, dar şi ca activitate practică, presupune cunoaşterea

unor discipline conexe cum ar fi: epigrafia, bibliologia, paleografia, cronologia s.a.Istoric

Primele lucrări care tratează modul de organizare al cancelariilor şi registraturilor sunt:

1. New Grosse Formular-Johan Peter Zwengel, 1568;

2. Von der Règestratur und Ihren gebänwessen-Iacob de Raemingen, 1571.

Arhivistica se fundamentează însă ca ştiinţă abia în secolul al XIX-lea când s-au formulat primele

reguli cu privire la păstrarea şi folosirea documentelor, atunci apărând şi terminologia necesară.

Arhivistica are trei ramuri principale:1. Arhivologia (Teorie arhivistică) - cercetează istoria arhivelor şi a arhivisticii, istoria

dreptului arhivistic, precum şi istoria fondurilor arhivistice.

2. Arhiveconomia - cercetează şi stabileşte condiţiile optime de păstrare şi conservare a

documentelor.

3. Arhivotehnica (Tehnica arhivistică) - se ocupă cu problemele ştiinţifice, juridice şi practice

ale creării, selecţionării, organizării şi valorificării documentelor.

Arhivele sunt grupuri mari de documente de o mare diversitate atât sub aspectul informaţiei

cât şi sub aspectul suportului pe care sunt realizate. Pot fi arhive naţionale, departamentale

(judeţene), istorice, curente, documentele se află grupate în fonduri şi colecţii.

Fond arhivistic se consideră ”totalitatea documentelor create în decursul vremii de organele

de stat, de alte organizaţii sau de persoanele fizice care au îndeplinit funcţii sau misiuni de răspundere

în stat sau au avut un rol deosebit în viaţa politică, socială, economică, ştiinţifică, culturală sau

artistica a ţării, care constituie izvor de cunoaştere a istoriei, a dezvoltării politice, economice, sociale

şi culturale a ţării”.

În actuala Lege a Arhivelor Naţionale (1996) se specifica: ”Constituie izvoare istorice şi

alcătuiesc Fondul Arhivistic Naţional al României, documentele create de-a lungul timpului de către

organele de stat, organizaţiile publice sau private, economice, sociale, culturale, religioase, militare,

precum şi de către persoanele fizice”.

Colecţia arhivistică reprezintă un ansamblu de documente a căror adunare laolaltă s-a făcut

prin alegere sau din întâmplare; sunt documente care au fost grupate de o organizaţie, de o familie sau

de o persoană fizică conform unui anumit criteriu (tematic, cronologic, particularităţi externe,

11

http://ro.wikipedia.org/w/index.php?title=Epigrafia&action=edit

http://ro.wikipedia.org/w/index.php?title=Bibliologia&action=edit

http://ro.wikipedia.org/w/index.php?title=Paleografia&action=edit

http://ro.wikipedia.org/w/index.php?title=Cronologia&action=edit

http://ro.wikipedia.org/w/index.php?title=Johan_Peter_Zwengel&action=edit

http://ro.wikipedia.org/wiki/1568

http://ro.wikipedia.org/w/index.php?title=Iacob_de_Raemingen&action=edit


http://ro.wikipedia.org/wiki/Secolul_al_XIX-lea

http://ro.wikipedia.org/wiki/Dreptul_arhivistic

http://ro.wikipedia.org/w/index.php?title=Epigrafia&action=edit

http://ro.wikipedia.org/w/index.php?title=Bibliologia&action=edit

http://ro.wikipedia.org/w/index.php?title=Paleografia&action=edit

http://ro.wikipedia.org/w/index.php?title=Cronologia&action=edit

http://ro.wikipedia.org/w/index.php?title=Johan_Peter_Zwengel&action=edit


http://ro.wikipedia.org/w/index.php?title=Iacob_de_Raemingen&action=edit


http://ro.wikipedia.org/wiki/Secolul_al_XIX-lea

http://ro.wikipedia.org/wiki/Dreptul_arhivistic



lingvistic) fără a se ţine cont de provenienţa lor. Colecţia are mai mulţi creatori ai documentelor care

de multe ori au fost create în locuri diferite, la intervale de timp diferite, pot avea o tematică diferită

dar au formă şi raporturi asemănătoare.

S-a dovedit că nu tipul trebuie să fie norma de selecţionare a arhivelor, ci utilitatea lor. Doar

teoretic, s-a fixat alt criteriu: arhive vii, necesare administraţiei curente şi arhive moarte, care nu maiîndeplineau acest oficiu.

Clasificare arhivelor:

A. După deţinerea arhivelor:

ˇ arhive deţinute de organizaţiile creatoare de arhivă;

ˇ arhive ale Arhivelor Naţionale;

ˇ arhive deţinute de alte organizaţii şi persoane particulare.

B. După etapele procesului de formare a arhivelor:ˇ arhive curente (de registratură);

ˇ arhive de depozit;

ˇ arhive istorice (permanente).

C. După orânduirea socială:

ˇ arhive feudale;

ˇ arhive moderne;

ˇ arhive capitaliste;

ˇ arhive socialiste.

D. După etapele istoriei arhivelor:

ˇ arhiva la destinatar (actul era necesar, dar grija păstrării lui revenea celui căruia îi era destinat şi

care beneficia de conţinutul lui);

ˇ arhiva la emitent (grija păstrării actului revine celui care îl creează);

ˇ arhiva de registru (de pe actele emise se făcea o copie pentru o mai bună ordine şi evidenţă);

copierea se făcea în registru;

ˇ arhiva de secretariat sau administrativă

E. După creatorii arhivelor:

ˇ arhive centrale, create de instituţiile de conducere din stat;

ˇ arhive administrative, create de: prefecturi, primării, consilii populare;

ˇ arhive judecătoreşti sau judiciare, create de instituţii ca: Sfatul Domnesc, tribunale, curţi cu juri

etc.;

ˇ arhive poliţieneşti – provin de la instituţiile de la perioada modernă care aveau în sarcină

menţinerea ordinii şi care erau organe executive ale statului;

12



ˇ arhive economice, provenite de la instituţii care au avut atribuţii în diferite ramuri ale economiei

şi cele provenite de la Ministerul Agriculturii, al Industriei şi al Comerţului;

ˇ arhive statistice – fac parte din arhivele economice; apar în sec. al XIX-lea, prin înfiinţarea

oficiilor statistice (1859);

ˇ arhive militare – cuprind documente create de armata, Ministerul de Război, Marele Stat Major;ˇ arhive sanitare – aparţin unor instituţii create la sfârşitul sec. al XIX-lea; amintesc de leacuri

pentru boli, măsuri de prevenire, epidemii;

ˇ arhive sociale ale unor organizaţii pe ramuri de producţie, constituite cu scopul de a-şi păstra

interesele lor, de a-i organiza pentru obţinerea de privilegii (bresle şi corporaţii);

ˇ arhive culturale – create de instituţii de cultură precum ASTRA, Ateneul Român, biblioteci,

muzee;

ˇ arhive de învăţământ, slab reprezentate în feudalism, când existau şcoli pe lângă mănăstiri; dupăsec. al XIX-lea se organizează învăţământul, iar arhivele sunt create de şcoli, licee, universităţi;

ˇ arhive ecleziastice, cele mai bogate arhive din perioada feudală până astăzi, cu documentele

cele mai vechi;

ˇ arhive personale – totalitatea actelor şi documentelor concepute, primite, adunate şi totodată

conservate conştient de către o persoană;

ˇ arhive familiale – ansamblul actelor create şi primite de membrii unei familii, de familie ca

persoană juridică sau de organe administrative ale familiei, care prin destinaţia lor s-au păstrat în

proprietatea succesivă sau colectivă a acesteia.

F. După materia subiacentă, există documentele scrise pe:

ˇ hârtie, lemn, mătase, metal, papirus (material sub formă de foiţă, prelucrat din tulpina plantei

numită papirus, pe care se scria în antichitate), pergament (material de scris obţinut din prelucrarea

pieilor unor animale), scoarţa de copac.

G. După modul de percepere de către om:

ˇ arhive vizuale;

ˇ arhive sonore;

ˇ arhive audio-vizuale.

ARHIVA

După numărul lucrărilor, modul de folosire a actelor şi timpul de păstrare, arhiva este de mai

multe tipuri. Când actele sunt ţinute un timp limitat, fie la serviciile care le-au lucrat, fie în depozitul

creat lângă registratură, vorbim de arhiva curentă. În această perioadă actele pot fi cerute pentru

13



rezolvarea unor probleme. După un anumit timp (variabil de la instituţie la instituţie) se constată că

aceste acte sunt cerute tot mai rar. Astfel ia naştere arhiva de depozit. După ani de zile aceste acte

devin documente istorice şi ca atare trebuie păstrate în interesul culturii, în acest caz vorbindu-se

arhiva istorică.

1. Trecerea actelor şi arhivaliilor dintr-o arhivă în alta. Trecerea arhivelor de la un stadiu de conservare la altul este o problemă foarte complexă. În

prima fază se impune constituirea unităţilor arhivistice la nivelul a ceea ce numim dosar, care

reprezintă încheierea unei lucrări. Teoretic constituirea dosarului se face în timp, pe măsură ce se

adună actele care duc la rezolvarea unei probleme. Din punct de vedere arhivistic nu avem un dosar

decât în momentul în care a fost constituit şi inventariat ca atare. Tirajul hârtiilor care nu au legătură

cu problema respectivă marchează momentul în care acesta este constituit şi poate trece în arhiva

curentă. Dar şi în arhiva curentă sunt arhivalii care nu mai prezintă interes, intervenind eliminareaautomată a acestora, fapt care arată că cele rămase pot trece în arhiva de depozit. Când nici acestea

nu-şi mai au rost se face o ultimă examinare a valorii lor prin selecţionare, fiind momentul în care se

trece la arhiva istorică.

2. Arhiva curentă. După cum s-a arătat mai sus atâta timp cât o problemă este în lucru nu putem

vorbi de arhivă. Pentru a se lucra mult mai uşor cu actele în derulare trebuie să se constituie nişte

instrumente de lucru:

•

dosarul sau fascicolul: reuniunea ordonată pe dată sau număr a actelor primite sauexpediate într-o anumită chestiune. Dosarul are tipărit pe prima pagină numele

instituţiei şi indicaţiile respective specifice serviciului în raport cu nomenclatorul.

Acest formular tipărit se completează manuscris cu indicativele necesare. Pe paginile

doi şi trei ale dosarului apare un formular în care sunt trecute în evidenţă actele

cuprinse, în ordinea primirii (elimină posibilitatea sustragerii actelor).

• Constituirea dosarului se face în două etape. În prima fază actele trebuie puse în

ordinea înregistrării sau primirii lăsând la sfârşit pe acela cu care a început acţiunea,

deci fascicolul. Actele următoare se depun peste primul în aşa fel încât ultimul act

înregistrat să rămână deasupra, spre a arăta cercetătorului punctul unde a ajuns

chestiunea. Dosarul ia un număr de ordine în seria altor dosare din aceeaşi clasă.

Dosarul realizează astfel contopirea actelor. A doua fază începe când problema

respectivă a fost încheiată. Acum se inversează ordinea hârtiilor din dosar astfel încât

prima să fie deasupra, urmată de celelalte. Aici sistemul de clasare poate să fie diferit

(vezi clasarea). În acelaşi timp se trece la tirajul hârtiilor care sunt nefolositoare sau nu

au legătura cu problema la care se referă dosarul.

14



• Tirajul actelor. Înainte de a trece la constituirea dosarului arhivarul trebuie să verifice

dacă toate hârtiile au legătură cu problema respectivă şi dacă i s-a pus bine indicativul

în timpul lucrării. Un semn distinctiv al hârtiilor fără valoare ar fi faptul că nu poartă

număr de înregistrare şi nu au nici semnătură de autenticitate sau măcar aparenţa de

ciornă sau conspect. Dar pot apărea şi acte care s-au rătăcit de la alte dosare şi care nutrebuie distruse, ci reaşezate la locul potrivit. Dacă nu se găseşte acest loc se va

constitui un dosar aparte (tirajul actelor). În acest moment se poate trece la constituirea

definitivă a dosarului, se scrie rezumatul pe copertă, se indică categoria din care face

parte şi se legalizează conţinutul. Ulterior, având la bază rezumatul de pe copertă se

trece la inventar. Aici şi pe copertă se trece şi termenul acelei probleme atribuită prin

indicator.

•

Repertoriul. În cazul unei arhive cu un volum mare de lucrări este necesară alcătuireaunui repertoriu. De regulă, repertoriul alcătuit la registratură trece şi la arhivă odată cu

predarea acesteia. De cele mai multe ori dosarele lucrate trec la arhivă rând pe rând, în

acest caz arhiva trebuind să-şi alcătuiască repertoriul său propriu. Acesta va avea

ordinea în care sunt primite şi nu ordinea numerică dată de registratură.

• Registrul de evidenţă. Dosarele formate la arhiva curentă pot fi de două feluri:

încheiate sau neîncheiate. Neîncheierea poate avea motive multiple, de exemplu hârtii

care nu pot fi lucrate la data primirii lor. Acestea pot fi cerute pentru o anumitălucrare, caz în care arhiva primeşte o notă cu adnotarea: „Evidenţa la...” (cu indicarea

zilei). Aceasta înseamnă că astfel de acte sau dosare trebuie să fie date şefului

serviciului în zilele fixate de el. Evidenţa lor se va ţine într-un registru unde sunt

notate cronologic zilele anului. În ziua indicată pentru evidenţă este trecută clasificarea

fasciculelor (numărul dosarelor) care trebuie prezentate.

• Registrul mişcării dosarelor. Dosarele păstrate în arhivă au zilnic două mişcări: una

la ieşire şi alta la intrare Mişcarea la ieşire

Dosarele care se predau şefului serviciului spre a fi conexate la el acte

noi sosite

Dosare care se trimit fiindcă sunt cerute după cum arată registrul de

evidenţă

Dosarele care se predau şefului serviciului sau altor funcţionari când

sunt cerute Dosare sau acte care se predau unor persoane străine de serviciu pe

temeiul aprobării scrise a şefului de serviciu.

15



Dosarele predate funcţionarilor pentru consultare trebuie predate în

aceeaşi zi, iar celelalte după 15 zile.

Mişcarea la intrare:

Dosare restituite arhivei după consultare de către funcţionarii

serviciului care le-au solicitat

Dosare pe care şeful serviciului le restituie arhivei cu menţiunea „la

acte”

Dosare care au fost date la registratură odată cu actele de expediat şi

deci vin apoi la arhivă.

• Fişierul. Arhivarul trebuie să găsească o modalitate prin care să se orienteze rapid în

tot materialul pe care l-a primit spre păstrare. Acest lucru se poate realiza prin

existenţa unui fişier (scrierea numelor pe fişe mobile).

• Indicatorul este o transpunere pe alt plan a nomenclatorului instituţiei şi care are ca

scop principal fixarea valorii permanente sau temporare a arhivaliilor. Acesta are

sarcina să traseze liniile mari de durată a actelor din arhiva respectivă în raport cu

profilul şi interesul creatorului ei. Indicatorul trebuie să enumere toate actele pe care le

produce sau le-ar produce instituţia, pe categorii sau capitole, pe articole sau serii şi

chiar pe unităţi. Fiecare este indicat cu numele său sau problema pe care o tratează.

Aranjarea în indicator se face în raport cu legătura firească dintre ele, trebuind evitaterepetările. Pentru fiecare se arată perioada cât trebuie păstrat: permanent, temporar sau

nu se păstrează, în funcţie de importanţa fiecărui document sau categorii de

documente. Termenul „temporar” poate fi de la un an până la timpul maxim cât arhiva

poate rămâne la creator.

• Inventarul. La sfârşitul fiecărui an se întocmeşte inventarul sau opisul dosarelor

constituite. Aici se vor descrie toate dosarele, care primesc un număr de ordine unic, în

raport cu structura instituţiei. În timp ce indicatorul şi nomenclatorul precizeazăfiecărei chestiuni locul unde se află, inventarul înregistrează numai ceea ce a intrat şi

ce a ieşit. El arată şi trecerea unui dosar dintr-o clasă în alta. Inventarul se alcătuieşte

anual pentru toate lucrările încheiate sau în curs de realizare şi reprezintă oglinda

întregii activităţi a serviciului (începutul constituirii arhivei).

• Eliminarea automată. Eliminarea are la bază inventarul şi nu se poate face oricum.

Toate dosarele au un timp limitat de păstrare indicat de lege sub forma de prescripţie şi

transpus în formă concretă în indicatorul specific al instituţiei (suntem în situaţia uneieliminări sistematice şi periodice datorate prescripţiilor). Odată cu responsabilitatea

juridică nu încetează şi interesul istoric-documentar, care nu are limită. Acesta intră în

16



acţiune în mod automat îndată ce s-a încheiat termenul legal. Din această cauză s-a

introdus indicatorul, care privind problema conservării actelor ca documente de

cultură, cercetează prescripţia juridică sau fiscală. Repartizarea actelor într-o categorie

sau alta nu este uşor de făcut: dacă pentru chestiunile importante, caracterul lor

permanent este limpede, pentru cele minore trebuie să se opereze cu prudenţă (în uneleîmprejurări acestea devin acte de bază şi dau naştere la documente istorice). Într-un

dosar pot exista atât hârtii importante cât şi neimportante, în acest caz clasându-se pe

două părţi: într-o parte hârtiile cu caracter permanent şi de alta celelalte. Pentru

fascicolele cu termen limitat se va atribui termenul pe care îl cer actele din cuprins cu

durata cea mai lungă.

3. Arhiva de depozit.

Dosarele alese şi care sunt de deplasat trec în depozit şi constituie arhiva propriu-zisă. În uneleinstituţii acest moment al trecerii este concomitent cu încheierea lucrării, în altele la sfârşitul anului

calendaristic sau se prevede un termen oarecare (este de dorit să nu se depăşească doi ani). Predarea

se face pe baza inventarului în care sunt trecute şi lucrările care nu s-au încheiat sau sunt încă

necesare serviciului, dosarele lipsă la predare din diverse motive. Se vor preda şi toate instrumentele

de evidenţă şi orientare alcătuite până atunci. Dosarele trebuie păstrate fie pe ani şi în cadrul anilor pe

părţile structurale ale instituţiei, fie pe părţile structurale şi în interiorul fiecărei părţi pe ani. În ambele

variante se va respecta ordinea numerelor primite în inventare, după care pot fi consultate în interesul

serviciului.

În acest al doilea stadiu arhiva mai poate sta un timp determinat de lege, care este variabil

după ţări şi chiar după instituţii. Cu ajutorul instrumentelor de evidenţă şi de mânuire primite de la

arhiva curentă se va face verificarea amănunţită dacă clasarea arhivaliilor corespunde cu

nomenclatorul şi indicatorul respectiv.

• Tabulatorul arhivei este un registru în care se trec seriile de dosare în ordinea datelor

de primire, dându-i-se fiecăruia un număr de ordine. Acest registru este general şi

permanent. Primirile ulterioare din aceeaşi serie nu capătă un alt număr, iar dacă s-a

schimbat titulatura lor se notează noua denumire sub cea veche sau la „observaţii”.

Tabulatorul încetează de a mai fi folosit în momentul când instituţia se transformă

structural şi-şi schimbă denumirea (ia naştere un nou fond arhivistic).

• Registrul de evidenţă curentă. În paralel cu tabulatorul se alcătuieşte, separat pentru

fiecare serie (respectiv fond), un al doilea registru în care se trec toate primirile

rezultate din vărsări (depuneri) diferite, anual. Arhivaliile care ies din arhivă sunt

menţionate în inventar şi în registrul de evidenţă curentă. În tabulator nu se face

menţiunea decât dacă a ieşit toată seria sau fondul.

17



• Selecţionarea arhivistică. În cadrul fiecărei unităţi creatoare şi deţinătoare de

documente funcţionează câte o comisie de selecţionare, numită prin decizia sau

ordinul conducătorul unităţii respective, fiind compusă din: un preşedinte, un secretar

şi un număr impar de membri numiţi din rândul specialiştilor proprii. Această comisie

se întruneşte anual sau ori de câte ori este necesar, pentru a analiza fiecare unitatearhivistică în parte, stabilindu-i valoarea practică sau istorică; hotărârea luată se

consemnează într-un proces verbal. Procesul-verbal de selecţionare, însoţit de

inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum şi

de inventarele documentelor ce se păstrează permanent, se înaintează spre aprobare

Comisiei centrale de selecţionare, în cazul creatorilor şi deţinătorilor de documente la

nivel central, sau comisiilor din cadrul direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale, în

cazul celorlalţi creatori şi deţinători de documente. După această verificare sereinventariază tot materialul, inclusiv cele propuse spre desfiinţare, dosarele

selecţionate depunându-se în arhiva generală (istorică) cu inventare speciale.

4. Arhiva generală sau istorică reprezintă aşezământul instituit cu scopul de a adăposti în localul

său mai multe arhive speciale dintr-un ţinut determinat. Persoanele juridice creatoare şi

deţinătoare de documente depun spre păstrare permanentă la Arhivele Naţionale şi la direcţiile

judeţene ale Arhivelor Naţionale, după cum urmează:

a) documente fotografice, precum şi peliculele cinematografice, după 20 de ani de la crearea lor; b) documentele scrise, cu excepţia actelor de stare civilă şi a documentelor tehnice, după 30 de ani

de la crearea lor;

c) documentele tehnice, după 50 de ani de la crearea lor;

d) actele de stare civilă, după 100 de ani de la întocmirea lor;

e) matricele sigilare confecţionate din metal, având înscrise toate însemnele legale şi denumirea

completă a unităţii, după scoaterea lor din uz.

Creatorii şi deţinătorii de arhivă pot deţine documente care fac parte din Fondul Arhivistic

Naţional al României şi după expirarea termenului de depunere, dacă sunt necesare în desfăşurarea

activităţii lor, pe baza aprobării directorului general al Arhivelor Naţionale, în cazul creatorilor şi

deţinătorilor la nivel central şi a directorilor direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale, pentru

ceilalţi creatori şi deţinători.

Indiferent de provenienţa arhivaliilor ele trec din arhiva de depozit în cea generală pe baza

inventarelor şi a avizului comisiei de expertiză. În plus se vor întocmi următoarele documente:

• Registrul general de arhivă în care se trec în ordinea intrării toate fondurile, seriile,

colecţiile şi piesele arhivistice care sunt primite în depozite. Dacă dintr-un fond se

18



depun părţi diferite în mai multe rânduri, fiecare depunere are alt număr de

înregistrare.

• Tabulatorul fondurilor. Ca şi în cazul arhivei de depozit se ţine şi aici un registru

tabulator în care fiecare fond sau colecţie sunt trecute şi numerotate la prima depunere.

Numerele de ordine sunt în continuare de la 1 la infinit, iar în cazul în care un fondiese din arhiva respectivă se menţionează acest lucru dar numărul respectiv nu se mai

dă altui fond, rămânând liber. Ultimul număr din registru reprezintă totalul fondurilor

existente în arhivă la data aceea.

• Registrul de evidenţă curentă. În acesta se trec toate fondurile primite într-un an în

raport cu tabulatorul, dar sub rubrica respectivă se lasă un spaţiu pentru a fi trecute

toate depunerile din acel an privind fondul.

• Mapa inventarelor cuprinde listele de vărsământ depuse odată cu arhiva. Acesteasunt necesare consultării continue şi din acest motiv nu trec în dosarul fondului, ci în

mapa corespunzătoare dosarelor, orânduite în ordinea structurală a fondului. Deoarece

acestea sunt în două exemplare se vor constitui două mape, una rămânând lângă dosar

iar alta în sala inventarelor arhivei respective.

• Dosarul fondului arhivistic. Începând cu fişa prin care Arhivele Statului sunt

anunţate că a luat naştere o nouă arhivă şi cu fişele următoare în care se arată

arhivaliile depuse anual în arhiva de depozit respectivă, precum şi toată corespondenţadintre arhiva creatoare şi Arhivele Statului se formează un dosar special- numit dosarul

fondului, în care se vor trece şi toate lucrările ulterioare care se vor face asupra

fondului respectiv.

• Dosarul cercetătorilor fondului. Aici se va trece corespondenţa cu privire la copii

sau comunicări după acte din fond, precum şi aprobările colective sau personale de

admisibilitate pentru consultare directă sau indirectă. De asemenea, în formulare

speciale ataşate acestui dosar, se trec în ordine cronologică persoanele, datele şiunităţile arhivistice consultate pe baza buletinelor de cercetare.

• Dosarul cercetătorului. Admisibilitatea la cercetare se face pe baza unei cereri sau

recomandări care dă naştere formării dosarului acelei persoane admise, în care se trec

activităţile cercetătorului pe baza buletinelor de cercetare şi se indică fondurile şi

documentele cercetate.

• Repertoriul cercetătorilor. Numele înscrise în formularul ataşat dosarului

cercetătorilor se repertoriază într-un registru alfabetic în care figurează numele şi prenumele, calitatea în care cercetează, numărul buletinului de admisibilitate şi

numărul dosarului propriu.

19



• Registrul copiilor legalizate. Se vor înseria rezumatele după actele prezentate în acest

scop de către particulari, persoane sau instituţii, întreprinderi, organizaţii şi asociaţii.

• Ghidul topografic. În acesta se va arăta ce cuprind depozitele în ordine topografică.

Cu ajutorul unui index se arată în ce depozite sunt diferitele părţi ale aceluiaşi fond.

• Cartoteca. În aceasta se trec titlurile şi schimbările structurale succesive ale fondurilor şi seriilor.

• Catalogul documentelor cuprinde pe fişe rezumatele sau regestele dezvoltate ale

tuturor documentelor diplomatice din depozitele arhivei. Clasarea se poate face diferit

dar cea mai utilizată este cea cronologică.

• Fişierul este alcătuit în trei părţi: onomastic, topografic şi sistematic. Acesta poate fi

alcătuit pe baza inventarelor sau a cataloagelor ori pe baza documentelor înseşi.

• Inventarul. Fiecare fond arhivistic sau colecţie trebuie să aibă propriul inventar.

• Tabulatorul fondurilor nelucrate. Deoarece în orice arhivă există şi fonduri care nu

sunt ţinute în evidenţă, acestea se iau în evidenţă într-un tabulator special al fondurilor

nelucrate.

CLASIFICAREA MODERNĂ A ARHIVELOR

Transformările produse în sistemul instituţional, apariţia sectorului particular, abandonarea

sau fragmentarea multor fonduri arhivistice au determinat elaborarea unei noi legi arhivistice. Noua

lege a Arhivelor Naţionale a fost promulgată la 2 aprilie 1996 prin decret de Preşedintele României.

Aceasta stipula (art. 3) că ”administrarea, supravegherea şi protecţia specială a Fondului Arhivistic Naţional al României se realizează de către Arhivele Naţionale, unitar bugetare în cadrul

Ministerului de Interne”.

20



Pornind de la actele normative în vigoare, unităţilor creatoare şi deţinătoare de documente la

revin o serie de obligaţii privind evidenţa, selecţionarea, păstrarea, folosirea şi depunerea la Arhivele

Naţionale a înscrisurilor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naţional. Acestea constituie cerinţele în

materie de arhive pe care societatea le adresează amintitelor unităţi, dovadă că legiuitorul recunoaşte

importanţa şi rolul arhivelor în stat.Urmărind organizarea şi desfăşurarea activităţii arhivistice la nivel naţional, în mod unitar,

Arhivele Naţionale au elaborat prin Ordinul nr.217 din 23 mai 1996, Instrucţiuni privind activitatea

de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente. Primul capitol al instrucţiunilor cuprinde în 7

articole dispoziţii generale ce definesc documentele ce fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al

României (F.A.N.); faptul că administrarea, supravegherea şi protecţia specială a F.A.N. se realizează

de Arhivele Naţionale; obligaţiile deţinătorilor şi creatorilor de arhivă în înfiinţarea compartimentelor

de arhivă, conform complexităţii şi cantităţii de arhivă precum şi structura şi competenţacompartimentelor de arhivă stabilite de conducerea unităţilor creatoare şi deţinătoare de arhivă, cu

avizul de specialitate al Arhivelor Naţionale; atribuţiile personalului compartimentului de arhivă şi

obligaţia de a comunica în scris, în termen de 30 de zile, Arhivelor Naţionale, înfiinţarea,

reorganizarea sau oricare alte modificări survenite în activitatea instituţiilor cu implicaţii asupra

compartimentului de arhivă;

Cel de-al doilea capitol cuprinde în 108 articole obligaţiile creatorilor şi deţinătorilor de

documente începând de la evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea, folosirea documentelor şi

până la depunerea lor la Arhivele Naţionale şi răspunderile şi sancţiunile ce se aplică în cazul

nerespectării acestor obligaţii.

Evidenţa documentelor

Legislaţia arhivistică prevede obligaţia creatorilor de documente de a înregistra toate

documentele intrate, ieşite ori întocmite pentru uz intern la registratura generală, într-un singur

registru de intrare-ieşire sau în mai multe (atunci când instituţia creează un număr unic de

documente), fără ca numerele de înregistrare date documentelor să se repete.

Înregistrarea documentelor marchează existenţa oficială a acestora şi reprezintă actul de

naştere al fiecărui document şi de corectitudinea înregistrării depinde, în mare măsură, asigurarea

păstrării lor.

Numărul mare şi diversitatea documentelor care intră şi ies de la un creator necesită

organizarea precisă a circuitului lor. Atunci când creatorul de documente creează un număr mare de

documente, înregistrarea acestora se face la fiecare compartiment de muncă, la registratura generală

înscriindu-se numărul de înregistrare atribuit de expeditor şi denumirea compartimentului la care se

repartizează spre înregistrare şi rezolvare.

21



Înregistrarea documentelor se efectuează cronologic, în ordinea primirii lor, începând de la 1

ianuarie până la 31 decembrie ale fiecărui an. În registrul de intrare-ieşire se vor preciza următoarele

elemente: numărul de înregistrare; data înregistrării; numărul şi data documentului date de emitent;

numărul filelor documentului; numărul anexelor; emitentul; conţinutul documentului pe scurt;

compartimentul căruia i s-a repartizat; data expedierii; modul rezolvării; destinatarul; numărul deînregistrare al documentului la care se conexează şi indicativul dosarului după nomenclator, care se

va stabili şi completa în registru după rezolvarea documentului.

Documentele care se referă la aceeaşi problemă se conexează la primul document înregistrat;

în dreptul fiecărui document conexat se trece în rubrica corespunzătoare, numărul de înregistrare al

documentului la care se face conexarea.

Documentele expediate din oficiu şi cele întocmite pentru uz intern se înregistrează ca şi

documentele iniţiale, completându-se coloanele adecvate. În cazul documentelor expediate carăspuns, acestea vor primi numărul de înregistrare al documentului la care se răspunde.

Gruparea documentelor în dosare

Operaţiunea de bază a registraturii este primirea, înregistrarea şi repartizarea documentelor

spre rezolvare. Fiecare document, după conţinut, urmează să fie repartizat la un dosar.

Legislaţia arhivistică stabileşte că anual, documentele se grupează în dosare, potrivit

problemelor şi termenelor de păstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor.

Prima operaţie în cadrul formării dosarului constă în aşezarea în bibliorafturi sau în mape a

documentelor primite de la diferiţi corespondenţi, persoane juridice sau fizice, împreună cu

documentele de răspuns (dacă au necesitat răspuns), cât şi cu anexele lor, conturându-se aşezarea

documentelor în ordinea descrescătoare a numerelor de înregistrare. Aceasta este prima fază a

formării dosarului în care evoluează, concomitent cu cea de rezolvare a lucrărilor, respectiv de

constituire a documentelor.

Gruparea documentelor primite, expediate, cât şi a anexelor se face printr-un riguros

discernământ, repartizându-se la aceeaşi mapă numai documentele care se referă la aceeaşi problemă

şi cu acelaşi termen de păstrare, pe baza unor indicatori prestabiliţi, care însumează sub o formă

determinată grupa de documente create într-o instituţie.

Înregistrarea actelor de notariat. Notariatul atestă în conformitate cu legile ţării, acte create

în scopul ocrotirii drepturilor personale şi patrimoniale, precum şi a intereselor legitime ale

cetăţenilor, instituţiilor şi organizaţiilor. Într-un notariat specific este registrul în care se înregistrează

actele de notariat şi care poate avea următoarele rubrici: numărul curent; data (an, lună, ziuă); numele

persoanelor pentru care se încheie actele de notariat, cu domiciliul acestora; cuprinsul actului notarial;

actele prezentate de persoanele pentru care se face actul notarial; taxa percepută în timbre sau

22



menţiunea de scutire; semnătura de primire a actului. Originalul actelor în cauză se păstrează în

ordinea numerică a înregistrării.

Înregistrarea pe fişe. Este vorba de o fişă pe care se înregistrează individual fiecare act

conform formulelor indicate pe ea. Acest mod de înregistrare cere în prealabil fixarea unor simboluri

sau indexuri pentru toate instituţiile sau corespondenţii care doresc sa-l folosească.Nomenclatorul dosarelor se întocmeşte de fiecare creator pentru documentele proprii sub

forma unui tabel în care se înscriu, pe compartimente de muncă, categorii de documente grupate pe

probleme în termene de păstrare. El este un element analitic şi serveşte atât la registratură, în vederea

repartizării documentelor intrate la compartimentele pentru rezolvare, cât mai ales compartimentelor

pentru repartizarea documentelor după rezolvare în dosare, căci dosarul nu capătă această accepţiune

decât în momentul când este încheiat şi perfectat.

Legislaţia arhivistică a statornicit ca instrument de constituire a arhivei curente nomenclatoruldosarelor, de existenţa şi aplicarea lui corectă depinzând toate activităţile ulterioare, respectiv:

clasarea documentelor pe probleme şi termene de păstrare, constituirea unităţilor arhivistice,

inventarierea lor, selecţionarea, valorificarea informaţiilor documentare etc.

− în prima rubrică a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de muncă, în ordinea

în care figurează în schema de organizare a creatorului, şi se numerotează cu cifre romane.

− în rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de muncă şi se numerotează cu litere

majuscule.

− în rubrica a treia se trece, în rezumat, conţinutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare

dosar numerotându-se cu cifre arabe, începând cu nr.1 la fiecare compartiment de muncă. De

asemenea, se trec şi registrele, cartotecile, condicile şi alte materiale preconstituite.

Cifra romană, litera majusculă şi cifra arabă formează indicativul dosarului (ex: I A).

Indicativul poate fi format numai din litera majusculă şi cifra arabă (ex: B 4) sau numai din cifra

arabă (ex: 4), dacă creatorul are ca părţi componente numai compartimente de muncă fără

subdiviziuni sau mici compartimente de muncă. La înregistrarea documentelor, indicativul dosarului

va figura în registrul de intrare-ieşire, la rubrica rezervată acestuia, ca şi pe fiecare document în parte.

− în rubrica a patra a nomenclatorului se înscrie termenul de păstrare (ex: P,10,5,C.S.).

Stabilirea lui se face ţinându-se seama de legile în vigoare, de importanţa practică pentru

activitatea creatorului de documente şi, în mod deosebit, de importanţa ştiinţifică a

informaţiilor pe care le conţin documentele.

În dreptul grupelor de documente care se păstrează permanent se trece cuvântul “permanent”

(prescurtat “P”), iar pentru acelea care se păstrează temporar, cifra care reprezintă numărul anilor cât

se păstrează (1,3,5,10 etc.). Dacă termenul de păstrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit

cu certitudine, în momentul întocmirii nomenclatorului, sau dacă există motive să se presupună că, în

23



anumite conjuncturi, informaţiile documentelor pot avea importanţă ştiinţifică, lângă termenul de

păstrare temporară se menţionează “C.S.” (comisie de selecţionare). La expirarea termenului de

păstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecţionare şi, după caz, pot fi propuse

pentru eliminare sau reţinute permanent.

Într-un dosar se grupează documente referitoare la aceeaşi problemă, cu acelaşi termen de păstrare. În cazul aceloraşi genuri de documente, întocmite pe perioade de timp diferite şi, respectiv,

cu termene de păstrare diferite (planuri, dări de seamă lunare, trimestriale, anuale ş.a.), se vor

constitui dosare separate, pentru fiecare termen de păstrare. Astfel, documentele cu valoare

permanentă, care din nevoile practice ale creatorului există în mai multe exemplare, se păstrează în

original într-un dosar cu termen permanent, iar celelalte exemplare se păstrează într-un dosar separat

cu menţiunea “cópii”, căruia i se dă un termen temporar. În această categorie se încadrează

instrucţiunile şi normele metodologice de lucru, studiile şi documentele, ordinele circulare şi altedocumente cu caracter aplicativ şi care se păstrează la o mapă de lucru, la compartimentul care

execută acele atribuţii, dar ele se vor regăsi în arhiva creatorului la compartimentul emitent, în

exemplarul original, cu semnăturile, aprobările şi avizele respective.

Atunci când în cadrul aceleiaşi probleme se creează documente cu termene de păstrare

diferenţiate, în raport cu importanţa informaţiilor pe care le însumează, se grupează în dosare diferite

(dosarele de prognoze, planuri de perspectivă şi documentaţiile corespunzătoare, planurile periodice,

situaţiile decadale, lunare, trimestriale).

Nomenclatorul dosarelor elaborat de creator trebuie să cuprindă întreaga problematică şi să

însumeze propunerile tuturor compartimentelor, în aşa fel încât nici o categorie de documente să nu

rămână pe dinafară, întrucât aceste omisiuni pot duce ulterior, la încercări de asimilare prin analogie

care, în final, provoacă pierderea individualităţii documentelor şi imposibilitatea nominalizării şi

regăsirii lor.

Nomenclatorul dosarelor nu se modifică anual, ci numai atunci când se produc schimbări în

structura creatorului de documente (se înfiinţează noi comportamente de muncă sau subdiviziuni,

nomenclatorul completându-se cu denumirea acestora şi cu dosarele nou create). În cazul

compartimentelor de muncă sau subdiviziunilor lor care îşi dezvoltă activitatea creând alte grupe de

documente decât cele prevăzute iniţial, nomenclatorul se completează cu noile dosare. Când au loc

însă reorganizări, restructurări de compartimente, schimbări de atribuţii etc., se întocmeşte un

nomenclator nou.

De menţionat că în nomenclator trebuie să fie cuprinse şi documentele care prin informaţiile

pe care le însumează au regim secret, şi care , în mod firesc, se constituie după aceleaşi reguli, dar se

păstrează separat, pe termene de păstrare. După expirarea termenului de păstrare cu caracter secret,

aceste documente trec la arhiva generală pentru întregirea fondului.

24



Legislaţia arhivistică stabileşte responsabilitatea alcătuirii nomenclatorului dosarelor. Şeful

fiecărui compartiment răspunde de întocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele

specifice compartimentului respectiv, iar proiectele sunt centralizate de şeful compartimentului de

arhivă şi se înaintează, în două exemplare, spre aprobare şi confirmare.

Nomenclatorul este aprobat de conducerea unităţii creatoare de documente şi se confirmă lanivel central de Arhivele Naţionale, şi la nivel local de direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale.

După confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, în vederea aplicării lui. Un

exemplar din nomenclator se află la registratura generală pentru a servi la repartizarea corespondenţei

către compartimente precum şi pentru menţionarea în registrul de intrare-ieşire a indicativului

dosarului unde s-a clasat lucrarea.

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC

Aprobat prin Ordinul (decizia) nr. .......... din ..............

Direcţia Serviciile Denumirea dosarului (conţinutul pe

scurt al problemelor la care se referă)

Termenul de

păstrare

Obs

Direcţia

secretariat şi

administrativă

A. Serviciul

secretariat

1). ............................. P2). ............................. 103). ............................. 5

B. Serviciul

administrativ

1). ............................. P2). ............................. 103). ............................. 5

25



Constituirea dosarelor

Primele instrucţiuni de organizare a arhivei în Ţara Românească şi Moldova, emise în anul

1831, fixau obligativitate creatorilor de arhivă de a grupa toate documentele care le creează, în dosare,

pe probleme, iar în interiorul acestora, în ordine cronologică, după data primirii, urmată de conceptul

de răspuns sau alte înscrisuri, apoi cusute după sistemul legătoriei de cărţi. Mai târziu, statutuladministrativ din decembrie 1848, stabileşte şi alte detalii asupra dosarului, prin care limita grosimea

lui, cerând ca acesta să nu depăşească 25 cm.

În Transilvania, organizarea actelor, în speţă a dosarelor, a avut un curs aparte. Aici, la

sfârşitul secolului al XVIII-lea, a fost introdus sistemul de registratură, potrivit căruia actele dintr-un

an au fost păstrate în strictă ordine cronologică, după numărul de înregistrare. Din această formă s-au

desprins mai târziu diferite alte sisteme, printre care cel mai frecvent a fost acel al numărului de bază,

adică de grupare a actelor referitoare la aceeaşi chestiune într-un singur loc. Paralel s-a dezvoltat şisistemul fascicolelor, prin care se grupau la un loc, în clase pe probleme, toate chestiunile de acelaşi

fel. Ambele sisteme reprezintă forma de tranziţie între sistemul cronologic de păstrare a actelor şi cel

al dosarelor şi pregătesc terenul pentru introducerea sistemului modern al dosarelor.

După rezolvarea lor, documentele se grupează în dosare, potrivit nomenclatorului şi se predau

la compartimentul de arhivă, în al doilea an de la constituire. În vederea predării dosarelor se

efectuează o serie de operaţiuni.

Prima operaţiune este ordonarea documentelor în dosar, cronologic, sau în cazuri speciale,

după alte criterii (alfabetic, geografic etc.); când în constituirea dosarului se foloseşte ordinea

cronologică, actele mai vechi trebuie să se afle deasupra şi cele noi dedesubt. La efectuarea acestei

operaţii o atenţie deosebită se acordă anexelor pentru a se asigura gruparea lor la documentele din

care au fost desprinse.

Odată cu clasarea documentelor în cadrul dosarului se separă dubletele, notele de însemnări

personale care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nu au legătură cu problema din

dosar, fie că au fost repartizate greşit, fie că au fost consultate şi nu au fost puse la locul lor.

Dubletele, ciornele, sunt înlăturate cu avizul comisiilor de selecţionare, iar documentele care nu fac

obiectul dosarului respectiv se trec la dosarul de care aparţin.

Înscrierea acestor elemente este necesară, întrucât prin ele se pot identifica dosarele în cadrul

fondului arhivistic, se asigură o operativă integrare în fond sau compartiment şi constituie factori de

asigurare a integrităţii fondului.

Inventarierea dosarelor. Predarea la compartimentul arhivă

26



Inventarierea este operaţiunea de luare în evidenţă a unităţilor arhivistice, în urma căreia

rezultă inventarul fondului sau colecţiei. Ea se poate face prin două metode:

− metoda directă

− metoda indirectă sau pe fişe.

Prin metoda directă inventarierea se efectuează direct, cu documentele, datele se înscriu pecoperta dosarului şi de aici în inventare. Această metodă are o serie de inconveniente: necesită spaţiu

şi mutarea de mai multe ori a documentelor dintr-un loc în altul. Ea se aplică majorităţii creatorilor de

arhivă.

Prin metoda indirectă, inventarierea se execută pe baza fişelor. Această metodă permite

înlăturarea eventualelor greşeli în redactarea conţinutului rezumatelor şi evită mutarea repetată a

materialelor, iar fişele pot fi folosite şi în alte scopuri: crearea unui fişier tematic sau cronologic;

trecerea pe calculator.Legislaţia arhivistică prevede predarea documentelor la compartimentul de arhivă pe bază de

inventare. Inventarul cuprinde toate dosarele cu acelaşi termen de păstrare, create în cursul unui an, de

către un compartiment de muncă. Fiecare compartiment va întocmi atâtea inventare câte termene de

păstrare sunt prevăzute în nomenclator. În cazul dosarelor formate din mai multe volume, în inventar

fiecare dosar va primi un număr direct, distinct.

Inventarele se întocmesc în 3 exemplare pentru documentele nepermanente şi în 4 exemplare

pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rămâne la compartimentul care face

predarea, iar celelalte se depun odată cu dosarele la compartimentul de arhivă. Dosarele neîncheiate în

anul respectiv, ca şi cele care se opresc la compartimentele de muncă, se trec în inventarul anului

respectiv, cu menţionarea nepredării lor, în felul acesta se înlătură pericolul rătăcirii dosarelor şi se

asigură arhivarea lor corectă. În momentul predării lor ulterioare, în inventare se va menţiona acest

lucru.

Rubrica “Conţinutul dosarului” va cuprinde genurile de documente (corespondenţă, sinteze,

rapoarte, memorii, ordine etc.), emitentul, destinatarul, problema sau problemele conţinute şi perioada

la care se referă.

Genul documentelor este elementul cu care începe rezumatul şi se va extrage din conţinutul

dosarului. După el este menţionat emitentul cu denumirea completă, apoi destinatarul tot cu

denumirea completă. Problema sau problemele conţinute în dosar constituie esenţa lui şi se va

reproduce cât mai exact. Înlăturarea neesenţialului şi redactarea într-o formă clară a problemelor

importante duce la regăsirea rapidă a informaţiilor. Dosarele care cuprind acte din mai mulţi ani se

vor inventaria la anul de început, menţionându-se în inventar anii extremi.

27



Denumirea creatoruluiInventarul pe anul.........……………..

........................................

Denumirea compartimentului

pentru documentele care

se păstrează ……..…an

(permanent) NR.

CRT.

INDICATIVUL

DOSARULUI

DUPĂ

NOMENCLATOR

CONŢINUTUL PE

SCURT AL

DOSARULUI,

REGISTRULUI ETC.

DATELE

EXTERNE

NUMĂRUL

FILELOR

OBS.

Prezentul inventar format din .…..... file conţine ………... dosare, registre, condici, cartoteci, etc.

Dosarele de la nr. crt. .................. au fost lăsate la .....................nefiind încheiate.

La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. ................

Astăzi, ................, s-au predat..............dosarele

Am predat, Am primit,

Inventarele care redau operativ şi exhaustiv informaţiile existente în arhivă, determină

eficienţa maximă a regăsirii informaţiilor. Trebuie avut în vedere că un dosar, chiar şi un document,

nu tratează în mod exclusiv o singură problemă, ci include o diversitate de probleme conexe.

Informaţia privitoare la aceste probleme conexe este expusă riscului pierderii din neputinţa de a redadiversitatea de probleme în conţinutul dosarului.

Constituirea dosarelor, inventarierea şi predarea lor intră în obligaţia compartimentelor

creatoare de documente. Predarea la arhivă se face conform unei programări prealabile, pe baza unui

proces verbal. La preluare, compartimentul de arhivă verifică fiecare dosar, urmărind respectarea

modului de constituire a dosarelor şi concordanţa între conţinutul acestora şi datele înscrise în

inventar. În cazul constatării unor neconcordanţe, ele se aduc la cunoştinţa compartimentului creator

care efectuează corecturile ce se impun.

Instituţia

28



(Regie autonomă, Societate……….)

PROCES – VERBAL

de predare – primire a documentelor

Astăzi, ...........................subsemnaţii .............................................. delegaţi ai

compartimentului ..................................................., şi ............................ arhivarul

instituţiei ......................................am procedat primul la predarea şi al doilea la preluarea

documentelor create în perioada ....................................... de serviciul menţionat, în cantitate

de .................dosare.

Predarea – primirea s-a făcut pe baza inventarelor anexate, cuprinzând ............... pagini

dactilografiate.

Am predat, Am primit,

Evidenţa dosarelor şi inventarelor depuse la compartimentul de arhivă se ţine în registrul de

evidenţă curentă.

REGISTRU DE EVIDENŢĂ

A INTRĂRILOR – IEŞIRILOR UNITĂŢILOR ARHIVISTICE

INTRĂRI IEŞIRI Nr.

crt.

Data

intrării

Denumirea

compartimentului

Datele

extreme ale

documentului

Nr.dosar

după

inventar

Nr.

dosare

primite

efectiv

Nr.

dosare

rămase

efectiv

Dată

ieşiri

Unde s-

au

predat

Denumirea

actului de

predare, nr.

şi data

Total

dosare

ieşire

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Dacă compartimentul de arhivă păstrează şi alte fonduri arhivistice, în registrul de evidenţă

curentă se deschide câte o partidă pentru fiecare fond. Astfel, la capitolul “Preluări” se trec, în

ordinea preluării, toate inventarele dosarelor preluate; fiecare inventar se trece separat, sub un număr

de ordine. Pentru fiecare inventar se notează:

− Numărul de ordine al inventarului− Data preluării documentelor din inventarul respectiv

29



− Denumirea compartimentului de la care provine inventarul

− Datele extreme ale documentelor

− Totalul dosarelor din inventar

− Totalul dosarelor primite efectiv în arhivă din inventarul respectiv

− Numărul dosarelor lăsate la compartiment şi depuse ulterior La capitolul “Ieşiri” se trec:

− Data ieşirii documentelor din evidenţă

− Unde s-a predat

− Denumirea, numărul şi data actului pe baza căruia au fost scoase din evidenţă

− Totalul dosarelor ieşite

Scoaterea dosarelor din evidenţa arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau

deţinătorilor de documente şi cu confirmarea Arhivelor Naţionale, în urma selecţionării, transferuluicătre altă unitate deţinătoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprevăzute.

Articolul 28 din Legislaţia arhivistică prevede că dosarele sunt scoase din evidenţa arhivei pe baza

unuia din următoarele acte, după caz:

1. Proces-verbal de selecţionare

..................................

(denumirea creatorului)

Se aprobă

(conducerea unităţii)

L. S., s.s........................................

.......................................

(sediul)

PROCES – VERBAL Nr. .....................

Comisia de selectare, numită prin decizia (ordinul) nr. ............... din ............…..........., selecţionândîn şedinţele din ..................... documentele din anii*) ................, avizează ca dosarele din inventarele

anexate să fie înlăturate ca nefolositoare, expirându-le termenele de păstrare prevăzute în

Nomenclatorul unităţii.

Preşedintele, Membrii, Secretar,

2. Proces-verbal de predare-preluare

PROCES – VERBAL

Predare – preluare din ……………………

30

http://www.unibuc.ro/eBooks/StiinteADM/secretariat/11.htm#_ftn1

http://www.unibuc.ro/eBooks/StiinteADM/secretariat/11.htm#_ftn1



(anul, luna, ziua)Subsemnaţii ……………………………..… din partea ……………… ………… şi

…………………………….. din partea ………………………….. am procedat, primul la predarea şi

al doilea la preluarea ………………………. anii extremi …………… însumând …………….. u.

a. şi ……………… m. l.

Totodată, s-au predat şi preluat ……………………………. .

În timpul verificării nu au fost găsite următoarele ………………. u. a.

Prezentul proces – verbal cuprinde ……………….….. file şi s-au încheiat în două exemplare.

Am predat, Am preluat,

3. Proces-verbal de constatare a deteriorării complete sau parţiale a documentelor

sau a lipsei acestora

Documentele deteriorate pot fi scoase din evidenţă în urma propunerii comisiei de

selecţionare, aprobată de conducerea unităţii creatoare sau deţinătoare şi confirmată de Arhivele

Naţionale.

Selecţionarea documentelor

Selecţionarea documentelor este activitatea arhivistică de cea mai mare importanţă, întrucât în

cadrul ei se apreciază importanţa documentelor sau inutilitatea unora dintre ele şi se hotărăşte

păstrarea sau eliminarea lor definitivă, angajând în cel mai înalt grad, responsabilitatea creatorilor de

arhivă.

Selecţionarea are drept scop pe de o parte stabilirea documentelor cu valoare documentar-

istorică, în vederea predării lor la Arhivele Naţionale şi pe de altă parte introducerea în circuitul

economic a celor care nu mai prezintă interes pentru societate sub nici un aspect.

Documentele constituite de creator pe probleme şi termene de păstrare ocupă an de an spaţii

de depozitare şi solicită însemnate fonduri băneşti pentru conservarea şi evidenţa lor. Termenele de

păstrare la creator se stabilesc în raport de valoarea ştiinţifică sau utilitatea practică a documentelor.

Interesul practic este limitat la un număr de ani de 3, 5, 10, 15, 20 etc, timp în care documentele pot

servi ca sursă de informare şi de documentare pentru activitatea creatorului, dar pot să fie şi mai lungi

(de 30, 50 sau 100 de ani) dacă documentele au o valoare practică îndelungată (ex.: arhivele de

personal, de plata retribuţiei ş.a).

Legislaţia arhivistică prevede că în cadrul fiecărei unităţi creatoare şi deţinătoare de

documente să funcţioneze câte o comisie de selecţionare numită prin decizia sau ordinul

conducătorului unităţii respective. Ea este compusă din preşedinte, secretar şi un număr impar de

31



membri, numiţi din rândul specialiştilor proprii, reprezentând principalele compartimente de arhivă.

Şeful compartimentului de arhivă este de drept secretarul comisiei de selecţionare.

Membrii comisiei de selecţionare trebuie să fie numiţi din rândul specialiştilor cu experienţă

care prin pregătirea, discernământul, privirea de ansamblu asupra muncii din domeniul respectiv, să

fie în măsură să hotărască asupra importanţei informaţiilor cuprinse în documente.Efectuarea în bune condiţii a selecţionării documentelor este determinată de pregătirea şi

experienţa celor care efectuează selecţia, modul de constituire a dosarelor, calitatea inventarelor şi a

nomenclatoarelor. Cei care fac această apreciere trebuie să cerceteze atent dosar de dosar, să

chibzuiască dacă documentele care se păstrează permanent sunt suficient de cuprinzătoare,

concludente în ce priveşte rolul creatorului în stat, economie, cultură etc. De asemenea, pentru

selecţionarea corectă este necesară cercetarea integrală a documentelor şi a inventarelor lor, indiferent

de termenul de păstrare actual, pentru a se crea privirea de ansamblu asupra documentelor existente şia informaţiilor pe care le cuprind. Altfel există riscul de a distruge documente care nu mai pot fi

recuperate.

Comisia de selecţionare se întruneşte anual sau ori de câte ori este nevoie. Secretarul prezintă

comisiei inventarele dosarelor cu termenele de păstrare expirate. O atenţie deosebită va fi dată

dosarelor care au menţiunea “C.S.” (comisa de selecţionare). Dacă comisia constată greşeli de

încadrare a documentelor la termenele de păstrare sau stabileşte ca unele dintre acestea să fie păstrate

permanent, ele se trec în inventarele corespunzătoare termenului lor de păstrare, la anul şi

compartimentul de muncă respectiv. La încheierea lucrărilor, comisia întocmeşte procesul- verbal

care se înaintează spre aprobare conducerii unităţii. Sunt selecţionate atât documentele create de

unitatea respectivă cât şi cele create de alte unităţi şi păstrate în depozitul acesteia.

Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecţionare spre a fi eliminate împreună cu

procesul-verbal aprobat de conducerea unităţii şi inventarul documentelor permanente create în

perioada pentru care se efectuează selecţionarea (câte un exemplar) se înaintează, cu adresă

înregistrată, pentru confirmare, la Arhivele Naţionale, în cazul unităţilor centrale, sau la direcţiile

judeţene ale Arhivelor Naţionale, în cazul unităţilor locale.

Arhivele Naţionale sau direcţiile judeţene pot hotărî păstrarea permanentă a unor dosare, chiar

dacă, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de păstrare temporară. Este evitată astfel pierderea

unor informaţii importante.

Documentele supuse selecţionării se păstrează în ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de

organele de control ale Arhivelor Naţionale, în vederea confirmării lucrării de selecţionare.

Matricele sigilare (sigilii, ştampile, parafe), confecţionate din metal, cauciuc sau orice alte

materiale, se inventariază în ordinea dării lor în folosinţă, într-un registru. Selecţionarea matricelor

32



sigilare scoase din uz se efectuează de către comisiile de selecţionare, pe bază de proces-verbal,

însoţit de inventar, cu confirmarea Arhivelor Naţionale.

INVENTAR

al colecţiei de matrice sigilare

Nr.

de

inv.

Data preluării

organizaţiei sau

numele

persoanei de la

care s-a preluat

matricea

Materialul Forma Dimensiunile Descrierea

câmpului

Legenda Anul

confecţionării

Observaţii

1 2 3 4 5 6 7 8 9

În inventar va fi menţionată data preluării şi denumirea organizaţiei (sau numele persoanei) de

la care s-a preluat matricea, materialul din care este confecţionată placa metalică (aur, argint, oţel etc)

cât şi suportul (fildeş, lemn, ebonită etc), forma (rotundă, pătrată, triunghiulară), dimensiunile

(diametru, lungimea laturilor în cm), descrierea câmpului (elementele caracteristice ale stemei,

emblemei, monogramei etc), legenda (se va reproduce textul din exergă, textul întregit şi dacă estecazul, traducerea în limba română, între paranteze) şi anul confecţionării.

Selecţionarea unui fond reprezintă un moment important în procesul de pregătire în vederea

intrării lui în Arhivele Naţionale. Aceasta necesită şi din partea arhivistului căruia i se încredinţează

lucrarea spre avizare să-i determine pe membrii comisiei de selecţionare să judece documentele nu

atât de pe poziţii administrative, cât de pe poziţia cercetătorului dornic să se informeze, să cunoască şi

să aprecieze peste decenii preocupările generaţiei trecute pentru dezvoltarea sectorului respectiv de

activitate.

Ordonarea, inventarierea şi selecţionarea documentelor secrete de stat

Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de

conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 prevăd la art. 37:

“Documentele secrete de stat se înregistrează, manipulează, studiază şi păstrează potrivit actelor

normative în vigoare privind apărarea secretului de stat”.

Conform aceloraşi instrucţiuni, gruparea documentelor în dosare se face pe baza

nomenclatorului în care se cuprind şi categoriile de documente din listele de date şi informaţii secrete

33



de stat; gruparea documentelor secrete în dosare se face separat de cele nesecrete; documentele

secrete de serviciu şi nesecrete care fac corp comun cu documentele secrete de stat (situaţii, grafice,

schiţe, tabele) şi care nu pot fi separate, vor intra în componenţa dosarului cu documente secrete de

stat; gruparea documentelor secrete de stat în dosare, legarea lor, numerotarea filelor şi certificarea se

fac în anul următor creării lor, la compartimentul special, şi se predau compartimentului de arhivă, pe bază de inventare, la expirarea caracterului secret. Păstrarea şi selecţionarea lor la compartimentul de

arhivă se fac în acelaşi mod ca la documentele nesecrete.

Documentele secret de stat care îşi păstrează acest caracter şi după expirarea termenului de

păstrare prevăzut în nomenclator se selecţionează la compartimentul special de o comisie de

selecţionare compusă din persoane care au acces la date, informaţii şi documente secrete de stat. Din

această comisie va trebui să facă parte şi şeful compartimentului special.

Dacă pentru anumite categorii de documente secrete de stat momentul trecerii lor la arhivagenerală este bine marcat (ex.: cercetările ştiinţifice din diferite domenii sunt secrete până la finalizare

şi publicare; invenţiile şi inovaţiile până la punerea lor în practică etc.) pentru altele, această

operaţiune este lăsată la aprecierea celor care le-au dat caracterul de secret. Rezultă necesitatea

urmării cu atenţie a declasificării documentelor atunci când încetează caracterul lor secret şi predarea

lor la arhiva generală întrucât majoritatea lor prezintă valoare documentar-ştiinţifică.

Prelucrarea documentelor neconstituite pe probleme şi termene de păstrare

În situaţia în care numărul creatorilor de arhivă este în continuă creştere, datorită dezvoltării

economiei de piaţă, iar la vechii creatori munca de arhivă a fost lăsată pe ultimul plan, în paralel cu

transformarea sau dispariţia unui număr important de instituţii, sunt numeroase cazuri când în cadrul

depozitelor de arhivă se găseşte arhiva neprelucrată.

Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la deţinătorii de documente prevăd la articolele 40-

42, metodologia de prelucrare a documentelor neconstituite pe probleme şi termene de păstrare.

Astfel, deţinătorii arhivelor prelucrate sunt obligaţi să determine apartenenţa la fond

(fondarea), ţinându-se seama de denumirea destinatarului, ştampila de înregistrare, rezoluţia sau

notele tergale şi conţinutul actului; să ordoneze documentele în cadrul fondului după un criteriu

stabilit (pe ani şi compartimente de muncă, iar în cadrul compartimentului pe probleme, pe

compartimente şi ani, iar în cadrul anului pe probleme, alfabetic ş.a.); dacă un dosar cuprinde

documente din mai mulţi ani se ordonează la anul cel mai vechi, fără a se lua în consideraţie datele

documentelor anexate. Numerotarea dosarelor se face începând cu numărul 1, pe fiecare an.

În cazul documentelor foi volante, ordonarea lor se execută după criteriul cronologic, apoi se

grupează pe probleme în dosare. Se procedează apoi la inventarierea dosarelor, registrelor, condicilor

etc, pe ani, indiferent de termenul de păstrare, apoi comisia de selecţionare cercetează dosarele poziţie

34



cu poziţie, stabilind unităţile arhivistice care se elimină şi cele care se reţin, prezentând importanţa

ştiinţifică şi practică.

În procesul ordonării documentelor fără evidenţă, se separă documentele de acelaşi fel, cu

termene de păstrare 1-5 ani (boniere, chitanţiere, fişe de pontaj, condici de prezenţă), în vederea

eliminării lor globale, cu ocazia selecţionării, la expirarea termenului de păstrare. Inventareleîntocmite pentru acest gen de documente vor cuprinde: numărul curent, categoria de documente, anii

extremi, cantitatea (în metri lineari sau unităţi arhivistice), poziţia în nomenclator şi termenul de

păstrare.

Folosirea documentelor

Bogăţia de informaţii cuprinsă în depozitele de arhivă a diverşilor creatori şi îndeosebidocumentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional poate fi folosită pentru cercetarea

ştiinţifică; rezolvarea unor lucrări administrative, informări, documentări precum şi pentru eliberarea

unor copii, extrase, certificate.

Conform articolelor 20 şi 21 din Legea Arhivelor Naţionale, documentele care fac parte din

Fondul Arhivistic Naţional al României pot fi consultate, la cerere, de către cetăţenii români şi străini,

după 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a împlinit acest termen, cercetarea se

poate face numai cu aprobarea conducerii unităţii creatoare sau deţinătoare. Legea stabileşte că

documentele cu valoare deosebită nu se expun în public, în original, ci sub formă de reproducere,

pentru protejarea lor.

Articolul 44 din Instrucţiunile privitoare la activitate de arhivă la creatorii şi deţinătorii de

documente, din 23 mai 1966, prevede obligativitatea creatorilor de documente să elibereze la cerere,

certificate, copii şi extrase după documentele pe care le creează şi le deţin, chiar dacă nu au îndeplinit

termenul de 30 de ani, dacă acestea se referă la drepturi ce-l privesc pe solicitant cum sunt: vechimea

în muncă, studii, drepturi patrimoniale. Certificatul va cuprinde o expunere exactă şi clară a datelor

rezultate din documente, va indica numai datele existente precum şi denumirile documentelor din care

s-au extras elementele necesare întocmirii certificatului; în el nu vor fi expuse concluzii personale,

datele se expun în ordine cronologică, iar referatul pe baza căruia se redactează certificatul va fi

semnat şi datat de persoana care a făcut cercetarea şi va cuprinde denumirea fondului cercetat şi

cotele unităţilor arhivistice cercetate (anul şi numărul din inventar).

Dacă, la cererea petiţionarului sau din dispoziţia conducerii unităţii creatoare sau deţinătoare,

recercetându-se documentele, se găsesc noi date, se poate elibera fie un nou certificat, menţionându-

se că îl completează pe cel anterior, cu indicarea numărului şi datei de emitere a precedentului, fie se

35



poate emite un nou certificat, menţionându-se toate datele, inclusiv cele din certificatul anterior, care

se va anula şi retrage; noul certificat va primi alt număr de înregistrare.

În cazul când în arhivă nu se găsesc date cu privire la obiectul cererii, această situaţie se

comunică în scris solicitantului; dacă se cunoaşte unitatea deţinătoare a documentelor, cererea se

trimite spre rezolvare respectivei unităţi, comunicându-i-se solicitantului acest lucru. Nu sunt admise,în textul certificatului, ştersături sau completări printre rânduri, răspunderea asupra exactităţii datelor

o poartă referentul şi şeful lui ierarhic iar copiile sau extrasele se legalizează de unitatea care le

eliberează şi se înmânează personal solicitantului ori împuternicitului său legal sau se expediază prin

poştă.

Dacă în dosarul în care s-a făcut cercetarea se află diplome, certificate de studii, acte de stare

civilă sau alte acte originale personale, acestea se restituie titularului, sub semnătură, reţinându-se la

dosar o copie certificată de responsabilul arhivei.Pentru regăsirea facilă a informaţiilor, evidenţa cererilor se va ţine pe bază de fişe întocmite

pentru fiecare solicitant în parte. Fişa va cuprinde numele şi prenumele solicitantului, numărul şi data

înregistrării cererii, va fi ordonată alfabetic, iar acolo unde dotarea permite, va fi creat un

subansamblu arhivistic computerizat de evidenţă şi regăsire a cererilor şi actelor eliberate.

Scoaterea documentelor din depozitul de arhivă pentru cercetare se face prin consemnarea

într-un registru de depozit. În registru se consemnează denumirea fondului şi a compartimentului

din care provine unitatea arhivistică scoasă, cota unităţii arhivistice, aşa cum este ea trecută pe

copertă, este consemnat scopul scoaterii din depozit (cercetare, consultare pentru eliberare de

certificate etc), apoi se trece numele solicitantului şi funcţia îndeplinită în instituţia deţinătoare, data

scoaterii unităţii arhivistice şi semnătura solicitatului, data restituirii unităţii arhivistice şi semnătura

arhivarului depozitului care validează astfel rearhivarea. Există şi o rubrică pentru observaţii.

REGISTRU DE DEPOZIT

Nr.

crt.

Denumirea

fondului,

compartimentului

Cota u.a. Scopul

scoaterii din

depozit

Numele

solicitantului;

funcţia

Data scoaterii

u.a. semnătura

solicitantului

Data restituirii

u.a.:

semnătura

solicitantului

Observaţii

1 2 3 4 5 6 7 8

În afara registrului de depozit există încă un instrument care facilitează munca arhivarului şi

anume fişa de control care se introduce în raft, în locul dosarului scos pentru cercetare. Când dosarul

36



este rearhivat, fişa de control va fi anulată. Ea cuprinde: denumirea fondului (colecţiei) din care face

parte dosarul scos pentru cercetare, denumirea compartimentului, numărul din inventar al dosarului,

anul, numele şi prenumele solicitantului şi data.

FIŞA DE CONTROL

FONDUL ……………………………………………………………….

COLECŢIA

COMPARTIMENTUL …………………………………………………..

NR. INVENTAR. ………………………………………………………..

ANUL ……………………………………………………………………

NUMELE ŞI PRENUMELE SOLICITANTULUI ……………………...

……………………………………………………………………………

DATA ……………………………………………………………………

Dacă aceste operaţiuni sunt respectate întocmai, situaţia fiecărei unităţi arhivistice dintr-un

depozit este foarte uşor de regăsit, şi cu ajutorul registrului de depozit şi cu ajutorul fişei de control. În

acelaşi timp, arhivarul va controla la rearhivare integritatea unităţii arhivistice, asigurată de dosarul

numerotat legat şi certificat.

Prelucrarea arhivistică a documentelor tehnice şi de înregistrare tehnică

Cantitatea documentelor tehnice şi de înregistrare tehnică este în etapa actuală din ce în ce mai

mare şi necesită cunoştinţe de ordonare, inventariere şi selecţionare deosebite faţă de alte tipuri de

arhivă.

Documentele tehnice şi de înregistrare tehnică reprezintă totalitatea actelor purtătoare de

informaţie tehnică sau produse ale acţiunii de înregistrare tehnică pe suporţi magnetici, fotosensibili

sau din hârtie tratată special.

Aceste documente, indiferent de natura informaţiilor, a suportului sau a scrisului, seînregistrează la intrarea, crearea sau ieşirea lor, după caz. Înregistrarea se poate face fie pe bază de

37



registru de intrare-ieşire, fie pe calculator, într-un fişier special, fie prin alte mijloace moderne de

înregistrare, într-o registratură generală, ori pe compartimente, cu condiţia asigurării regăsirii rapide a

documentelor în circulaţia lor.

Odată înregistrat, documentul poate deveni o piesă într-un grupaj sau temei pentru crearea

unei unităţi arhivistice (totalitatea documentelor care se referă la o problemă dată şi se constituie caunitate de păstrare). Unităţile arhivistice constituite de compartimentele de lucru (servicii, birouri,

laboratoare etc.) se predau la arhivă în al doilea an după crearea lor sau în al doilea an după ce

procesul tehnic, pentru care au fost întocmite, a fost încheiat.

Predarea se face pe bază de proces-verbal şi inventare, aceleaşi ca şi pentru arhiva generală.

Intrările şi ieşirile din gestiunea arhivei, se consemnează în registrul de evidenţă curentă.

Prelucrarea arhivistică a documentelor tehnice şi de înregistrare se realizează cu respectarea

principiilor generale:− Principiul unităţii fondurilor presupune că toate documentele create de o societate, instituţie

sau persoană fizică (fonduri arhivistice), ori selecţionate de o instituţie, familie sau persoană

fizică (colecţie) trebuie să se păstreze într-un singur loc, sub o singură gestiune şi prelucrare.

− Principiul respectării faţă de creator presupune respectarea succesiunii unităţilor arhivistice în

fond sau colecţie potrivit sistemului de organizare dat de creator.

− Principiul dreptului comunităţilor locale presupune păstrarea fondurilor şi colecţiilor

arhivistice din zona geografică în care au fost create.

Având în vedere că arhivele tehnice şi de înregistrare se prezintă de obicei pe suporţi de

diferite naturi şi care impun condiţii de păstrare specifice (principiul priorităţii conservării), este

necesară găsirea unor forme de administrare care să asigure compatibilitatea sistemului cu tradiţia

arhivistică (principiul compatibilităţii sistemelor).

Documentele tehnice şi de înregistrare pot apărea incidental în interiorul unui fond clasic sau

pot constitui fonduri şi colecţii integrale. Atunci când aceste documente apar incidental fie ca ilustraţii

cuprinse în text, fie ca anexe, se vor ordona, inventaria, eventual selecţiona, împreună cu unitatea

arhivistică în care sunt încorporate.

Dacă documentul tehnic şi de înregistrare este unitate sau mai multe unităţi arhivistice

incidentale, ele se vor constitui în parte structurală separată, ordonate pe baza criteriului cronologic

sau a criteriului tematic (şi în cadrul lui cronologic). Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la

creatorii şi deţinătorii de documente din 23 mai 1996 expun pe larg prelucrarea fondurilor şi

colecţiilor constituite integral din documente tehnice şi de înregistrare la articolele 59-80.

Păstrarea documentelor şi organizarea depozitului de arhivă

38



Prin păstrarea documentelor sau păstrarea arhivei se înţelege preocuparea pentru asigurarea

existenţei şi integrităţii documentelor, dar şi procesul de prelungire a vieţii utile a documentelor de

arhivă printr-un complex unitar de măsuri tehnice şi organizatorice.

Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi prin legislaţia arhivistică să păstreze

documentele în condiţii corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustrageriisau comercializării lor.

Documentele de arhivă se păstrează în depozite construite special sau în încăperi amenajate în

acest scop care le protejează împotriva prafului, luminii solare, uzurii mecanice, variaţiilor de

temperatură şi umiditate, surselor de infecţie, pericolului de foc, inundaţii sau infiltraţii de apă.

Depozitele trebuie să fie dotate cu rafturi sau alte mijloace de depozitare, din metal acoperit cu

vopsele stabile, anticorosive şi fără emanaţii.

Dimensionarea elementelor de păstrare a arhivei trebuie să aibă în vedere dimensiunilematerialului suport (hârtie, film etc.), ale materialelor de protecţie (cutii, containere), ale spaţiului de

construcţie aferent, asigurându-se accesul la documente şi posibilitatea unei evacuări rapide în caz de

necesitate. Rafturile trebuie să fie aşezate perpendicular pe sursa de lumină naturală, iar iluminatul

artificial să urmărească culoarul dintre rafturi. Între pereţi şi rafturi, ca şi între rafturi se asigură un

spaţiu liber de 0,7–0,8 m. lăţime sau mai mare, iar pentru depozitele de arhivă mai înalte de 2,4 m.

este obligatorie dotarea depozitelor cu cărucioare de transport interior care să asigure transportul în

siguranţă a documentelor şi manevrarea lor în aşa fel încât să fie evitată deteriorarea.

Documentele se păstrează în cutii de carton, mape, plicuri sau tuburi, în raport cu natura şi

dimensiunea lor şi se aşează în rafturi pe manşeta de îndosariere sau pe manşeta inferioară. Dacă

creatorul deţine documente de mai multe tipuri (hârtie, filme, fotografii, benzi magnetice), acestea se

depozitează pe categorii.

Depozitele de arhivă care conţin material scris, trebuie să asigure un microclimat cu

temperaturi cuprinse între 15-20° C şi umidităţi relative de 50-60%, iar în depozitele de materiale

fotografice şi cele de benzi magnetice, temperaturile optime sunt cuprinse între 14-18° C, umiditatea

relativă de 40-50%. Acestea se măsoară cu aparate de control (termometre, higrometre etc.) cu care

trebuie să fie dotate depozitele, iar citirile vor fi consemnate într-un caiet de depozit.

Ferestrele depozitului trebuie să fie asigurate împotriva luminii solare prin perdele de doc sau

alte sisteme parasolare şi depozitele vor fi aerisite natural sau prin instalaţii de climatizare. Se vor

asigura curăţenia şi ordinea interioară prin desprăfuire, curăţire mecanică, dezinsecţie şi deratizare,

ultimele două operaţiuni, cel puţin odată la 5 ani.

Pentru prevenirea incendiilor este interzisă folosirea focului deschis, a radiatoarelor,

reşourilor, fumatului în incinta depozitelor şi utilizarea comutatoarelor sau întrerupătoarelor defecte.

Depozitele vor fi prevăzute cu stingătoare portabile cu încărcătură de dioxid de carbon şi praf sau

39



gaze inerte precum şi cu mijloace de alarmare şi semnalizare antiincendiu sau cu instalaţii de stingere

automată a incendiilor. Orice situaţie de calamitate în depozitele de arhivă se va comunica imediat

Arhivelor Naţionale sau direcţiilor judeţene.

În depozitele de arhivă, dosarele se ordonează pe ani, în cadrul anului pe compartimente şi

termene de păstrare sau pe compartimente şi în cadrul compartimentului, pe ani şi pe termene de păstrare. Pe rafturi, dosarele se aşează de sus în jos şi de la stânga la dreapta iar rafturile şi poliţele se

numerotează.

Deosebit de utile sunt ghidurile de depozit, unde sunt menţionate fondurile, rafturile, poliţele

şi numărul documentelor aflate în depozitul respectiv.

Etapele muncii de redactare a unei lucrări ştiinţifice

Metoda ştiinţifică de realizare a unei lucrări ştiinţifice trebuie să se bazeze pe următoarele

faze:

− observarea unui fapt;

− formularea unei probleme;

− propunerea unei ipoteze;

− realizarea unui experiment controlat, pentru a testa validitatea ipotezei.

Fiecare lucrare ştiinţifică trebuie să răspundă acestor exigenţe ştiinţifice, etapele muncii

intelectuale bazându-se la rândul lor pe următoarele etape:

40



I. Delimitarea materialului (încadrarea lucrării într-un anumit domeniu). O lucrare practică va

avea un material documentar net inferior unei lucrări de sinteză.

II. Întocmirea planului (planul este proiectul după care se execută o lucrare destinată publicării).

Pentru a-şi îndeplini rolul, un plan trebuie să fie adaptat conţinutului şi scopului lucrării.

Astfel, un plan trebuie să includă:1. Introducerea (trebuie să pregătească pe cititor în vederea lecturii, a înţelegerii, a asimilării şi

a aprecierii lucrării. Se va începe cu enunţarea problemei la care autorul a încercat să răspundă

prin cercetarea sa; se vor formula principalele idei la care s-a oprit în etapa de delimitare a

materialului; se va prezenta pe scurt domeniul mai larg din care face parte lucrarea; se va

încerca o radiografiere a stadiului problemei respective înainte de începerea cercetării, cu

referire la cercetările precedente; se va prezenta punctul său de vedere; înfăţişarea stadiului

după efectuarea cercetării şi poate aduce lămuriri asupra planului lucrării.Astfel, introducerea are menirea:

− să explice sensul, importanta şi delimitarea problemei ce va fi cercetată;

− să justifice alegerea subiectului;

− sa anunţe obiectivele şi planul de ansamblu al lucrării (descrierea schematica a conţinutului

lucrării, pe capitole);

− să precizeze metodologia de cercetare aplicată în demersul argumentativ (prezentarea succinta

a materialelor, a surselor, a textelor folosite în lucrare; modul în care au fost folosite –anchete,

sondaje, observaţii personale etc.);

− să avanseze punctul de vedere critic al autorului (ce aduce nou cercetarea), în raport cu

celelalte puncte de vedere enunţate de predecesorii săi;

− descrierea succinta a rezultatelor scontate.

2. Tratarea sau Cuprinsul (în care sunt expuse premisele teoretice ale lucrării; se definesc

principalele noţiuni cu care va opera şi în special termenii noi; se precizează principiile

metodei sale de lucru şi principalele ipoteze şi aproximaţii de la care a plecat; se prezintă

dezvoltarea subiectului respectiv, particularizează prin exemple încheind cu concluzii

interpretate)

Cuprinsul poate fi structurat în mai multe părţi, fiecare parte fiind împărţită în capitole,

subcapitole, secţiuni şi subsecţiuni. Fiecare capitol tratează o problema sau un aspect mai important

al lucrării. Este recomandabil ca titlurile capitolelor să descrie exact conţinutul acestora; de asemenea,

este recomandabil ca fiecare capitol să fie împărţit în paragrafe, ale căror titluri să exprime clar

principalele argumente, idei prezentate. Prin parcurgerea titlurilor capitolelor, ale subcapitolelor şi ale

paragrafelor cititorul familiarizat cu domeniul ştiinţific abordat, trebuie să poată reconstitui demersul

propus de autorul lucrării.

41



Cadrul teoretic al problemei studiate va fi redactat într-un singur capitol (Capitolul I).

Această parte a tezei realizează o evaluare critică a literaturii de specialitate relevantă pentru tema

cercetată. Se vor prezenta principalele teorii / modele explicative, indicând dezvoltarea şi progresul

adus de cercetările recente, precum şi posibilele lacune sau limite. Trecerea în revista a literaturii va fi

realizată după un criteriu explicit menţionat, care poate fi cronologic, tematic, sau de altă natură.Prin conţinutul ei, baza teoretică trebuie să se orienteze spre fundamentarea ipotezelor

avansate. Această parte a tezei trebuie să demonstreze capacitatea autorului de a selecta sursele

bibliografice relevante, de a le analiza critic, de a-şi formula propriul punct de vedere asupra

subiectului studiat.

Capitolul II prezintă, de obicei, obiectivele şi metodologia cercetării proprii şi va conţine

următoarele aspecte: formularea explicita a ipotezelor cercetării; prezentarea variabilelor; descrierea

procedurii de investigare; descrierea metodelor de analiză a datelor etc.Capitolul III prezintă analiza datelor şi rezultatele cercetării, interpretarea acestora. Tabelele

şi figurile care redau rezultatele cercetării vor fi incluse în aceasta parte a lucrării. Sunt recomandabile

explicaţii alternative şi contextuale, precum şi descrierea implicaţiilor rezultatului discutat.

Interpretarea datelor proprii va fi făcută şi prin raportare la datele din literatura de specialitate,

indicându-se similarităţi şi diferenţe.

Încheierea (reliefează într-o formă concentrată esenţialul din tratare şi oferă răspuns

întrebărilor ridicate în introducere). Concluziile au aceeaşi importanţă ca şi introducerea, fiind într-o

relaţie de complementaritate cu aceasta. Dacă introducerea a plecat de la un aspect general - definirea

domeniului de studiu - şi a ajuns la particular - lucrarea de faţă -, concluzia parcurge drumul invers,

de la particular la general. Aceasta :

− rezumă rezultatele cercetării şi importanta lor în raport cu stadiul actual de cercetare a temei;

− evită intrarea în detalii (se găsesc în cuprinsul lucrării);

− evidenţiază complexitatea cercetării, fără să ignore dificultăţile;

− indică posibile cercetări viitoare, plecând chiar de la problemele nesoluţionate în lucrare;

− oferă un comentariu personal despre rezultatul cercetării, în raport cu obiectivele propuse, care

au fost enunţate în introducere.

Notele folosesc pentru:

− a indica sursele citatelor;

− a adăuga alte indicaţii bibliografice de întărire despre un subiect discutat în text;

− a face trimiteri externe şi interne;

− a introduce un citat pentru argumentarea unui punct de vedere exprimat în text;

− a conferi veridicitate afirmaţiilor din text;

− a corecta unele afirmaţii din text;

42



− a reda traducerea unui citat din text.

Anexele au rolul de a aduce o informaţie originală şi pertinentă. Se pot constitui, de exemplu,

din texte care nu au fost niciodată publicate, din chestionarul folosit pentru ancheta privitoare la

temă, texte legislative sau documente de altă natură.

Glosarul Rostul unui glosar este de a-l ajuta pe cititor să înţeleagă sensul termenilor de specialitate folosiţi

în cercetare. Acesta este plasat după anexe, înaintea listei bibliografice.

Documentarea în vederea realizării lucrării ştiinţifice

Documentarea pentru partea teoretică şi metodologică a lucrării se referă la consultarea

literaturii de specialitate cu privire la subiectul abordat în lucrare. De obicei, odată cu definitivarea

planului lucrării se stabileşte şi bibliografia care urmează a fi consultată. Pentru realizarea eficientă adocumentarii pentru partea teoretică şi metodologică propunem câteva repere:

− documentarea teoretico-metodologică se referă atât la bibliografia de specialitate, cât şi la orice

alte surse de informare asupra domeniului: radio, televiziune, dezbateri ştiinţifice de orice natură,

reviste de specialitate, cotidiene etc.;

− documentarea teoretico-metodologică trebuie finalizată prin fişele de lectură

Avantajul de a întocmi fişe de lectură constă în faptul că este foarte uşor de a le grupa, fie în

funcţie de sursele bibliografice, fie în funcţie de capitole sau paragrafe. Gruparea după domeniu este

necesară atunci când trebuie elaborată partea teoretico-metodologică a lucrării, iar gruparea după

autori este necesară atunci când se elaborează aparatul ştiinţific al lucrării.

O lucrare ştiinţifică, în cele mai multe cazuri, trebuie să se finalizeze cu o aplicaţie practică,

aplicaţie care demonstrează capacitatea autorului de a valorifica cunoştinţele de natură teoretico-

metodologică într-un domeniu operaţional. Documentarea pentru partea aplicativă se referă la

culegerea datelor empirice necesare exemplificării demersului teoretic din primele capitole ale

lucrării. Această documentare se face diferit, independent de gradul de abordare a temei. De exemplu,

în cazul studierii temei la nivel internaţional sau naţional, documentarea empirică se va face în baza

documentelor, a publicaţiilor care conţin sau analizează astfel de date. Dacă tema lucrării abordează

situaţia la nivelul unei firme, organizaţii, instituţii, atunci sursele de date empirice necesare analizei

trebuie preluate sau împrumutate de la sursa respectivă (firmă, organizaţie, instituţie).

După investigarea bibliografiei trebuie să se facă selecţia documentelor după anumite criterii:

− familiarizarea cercetătorului cu subiectul studiului;

− delimitarea domeniului tematic;

− determinarea genurilor documentelor necesare (manuscrise, cărţi, periodice, brevete,

standarde etc.);

43



− perioada de timp care trebuie cuprinsă de cercetare;

− limba în care sunt scrise documentele;

− importanţa mijloacelor de informare pentru cercetător.

Sursele de informare

1. Revistele ştiinţifice reprezintă cea mai importantă sursă de documentare specială. Aici avem învedere publicaţiile periodice, în special, cele ce reflectă probleme de interes ale grupurilor

profesionale, care apar ca publicaţii oficiale sau ca publicaţii ale unor grupuri de specialişti,

deseori organizaţi în diferite societăţi, cum sunt asociaţiile economiştilor, ale juriştilor, ale

lingviştilor, ale bibliotecarilor etc.

2. Articolul ştiinţific este o lucrare ştiinţifică de sine stătătoare, tipărită într-o revistă ştiinţifică, sau

culegere de lucrări ştiinţifice. Gradul de generalizare a ideilor, a faptelor descoperite de cercetare

se afla aici la un nivel înalt de generalizare. BLUCHER, Gebhard. Contribuţii la istoria tiparului, cu privire specială

asupra tiparului chirilic din ţara noastră în secolul al XVI-lea. În:

"Târgovişte cetate a culturii româneşti: lucrările sesiunii ştiinţifice din 21-23

decembrie 1972: partea I: studii şi cercetări de bibliofilie"/ Muzeul Judeţean

Dâmboviţa. Bucureşti: Editura Litera, 1974, p. 159-175.

3. Monografii. Prin monografie se înţelege un studiu ştiinţific amplu care tratează detaliat şi

multilateral o problemă sau un anumit subiect dintr-un domeniu al ştiinţei, al tehnicii sau al artei.

MARINOIU, Costea. Istoria cărţii vâlcene: sec. XVII-XVIII. Craiova:

Editura: Scrisul românesc, 1981, 140 p.

4. Tratatul expune în mod sintetic totalitatea cunoştinţelor dobândite într-un domeniu, pe baza unui

material vast.

CĂPRARU , Ştefan. Tratat de drept civil. 5 vol.- Bucureşti: Editura

Academiei, 1989.

5. Manualul este o lucrare cu caracter didactic cuprinzând noţiunile fundamentale dintr-un anumitdomeniu teoretic sau practic.

În mod special este nevoie de consultarea materialelor de referinţă: enciclopedii, lexicoane,

glosare, vocabulare, dicţionare. Aceste lucrări pot fi considerate mijloace de documentare generale

sau speciale.

Ţinând cont de importanţa informaţiei care o poate oferi lucrările de referinţă, cercetătorul are

nevoie de anumite cunoştinţe referitoare la structura, scopul şi modul de utilizare a acestora. Am

putea defini aceste lucrări ca documente destinate pentru regăsirea cât mai rapidă a informaţiei şi în

care aceasta este aranjată într-o ordine, ce facilitează consultarea ei. Lucrările de referinţă conţin

rezultatele teoretice, elementele ştiinţifice fundamentale, datele esenţiale pentru toate domeniile sau

44



pentru unele dintre acestea cu scopul de a le furniza operativ. În asemenea lucrări apar, sub formă

condensată, date, fapte extrase din documentele primare cu un nivel de generalizare mai redus.

6. Enciclopedii. În enciclopedii informaţia se prezintă sub formă de articole, care pot fi: articole de

sinteză, articole informative, articole explicative, articole-trimiteri.

- Enciclopedia Britanica (www.britanica.com) este una dintre cele mai impresionante enciclopedii

on-line din lume, cuprinzând 6 domenii: Arta şi Divertisment; Istorie şi Umanitate; Ştiinţă şi

Tehnologie; Lume şi Călătorii; Sănătate; Educaţie.

- Enciclopedia Encarta (www.encarta.msn.com) – este o variantă gratuită a enciclopediei

universale, care anual se difuzează de către compania Microsoft pe CD-ROM. Această

enciclopedie este un adevărat portal de trimiteri prin link-uri către diverse resurse.

- Webopaedia (www.pcwebopedia.com) este un dicţionar enciclopedic care permite căutarearapidă a oricărui termen din domeniul Internet-ului şi al computerelor.

- Enciclopedia Mitica ( www.pantheon.org/mythica.html) este o enciclopedie cu referire la

mitologie, legende, folclor din întreaga lume, conţinând mai mult de 5700 referinţe.

- Enciclopedia Lumii (www.countryreports.org) – un atlas mondial cu multiple referinţe la

istorie, geografie, politică etc.

- The World Factbook ( www.odci.gov/cia/publications/factbook /index.html) conţine diverse date

despre ţările lumii, informaţia actualizându-se anual.7. Dicţionarele sunt lucrări de referinţa cu caracter lexicografic care codifică lexicul unui sistem

lingvistic. Sunt ediţii care conţin totalitatea unităţilor lexicografice – cuvinte sau fraze ale unei limbi,

termeni privind o anumită ştiinţă, ramură a tehnicii etc. – aşezate, de obicei, în ordine alfabetică,

definite succint sau explicate pe scurt în aceeaşi limbă sau traduse în una sau mai multe limbi străine.

- Dicţionare lingvistice sau dicţionare lexicografice sunt dicţionare care se alcătuiesc cu scopul

prezentării lexicului şi a normelor gramaticale ale limbii literare. În această categorie de dicţionare se

includ: dicţionarele generale ale limbii, dicţionare de sinonime, antonime, neologisme, dicţionareexplicative, ortografice, frazeologice, etimologice, dicţionare de maxime, de rime, de argouri,

dicţionare de frecvenţa etc.

ŞĂINEANU, Lazar. Dicţionar universal al limbii române. Bucureşti :

Editura Litera, 1998. Prima apariţie în 1896. Aceasta ediţie include 77.000

de articole care se refera la vocabularul general al limbii române.

La aceste dicţionare se adaugă dicţionarele terminologice care, de asemenea, sunt surse de

documentare speciale. Dicţionarele terminologice explică pe scurt sensul termenilor din anumite

ramuri ale ştiinţei, tehnicii şi activităţii practice: matematică, fizică, chimie, economie, informatică,

45

http://www.britanica.com/

http://www.encarta.msn.com/

http://www.pcwebopedia.com/

http://www.pantheon.org/mythica.html

http://www.countryreports.org/

http://www.odci.gov/cia/publications/factbook/index.html



http://www.britanica.com/

http://www.encarta.msn.com/

http://www.pcwebopedia.com/

http://www.pantheon.org/mythica.html

http://www.countryreports.org/




sociologie, istorie, politologie etc. Dicţionarele virtuale lingvistice şi terminologice constituie resurse

importante de informare. În cadrul acestui grup putem menţiona:

• Dicţionarul explicativ al limbii române (http://dexonline.ro/

Toate aceste dicţionare sunt monolingve, dar există dicţionare bilingve şi multilingve, care

oferă posibilitatea de traducere în mai mult de două limbi. Dicţionarele bilingve şi multilingve potconstitui şi ele mijloace de documentare generale sau speciale.

Dicţionarele biografice prezintă date biografice referitoare la viaţa şi activitatea diverselor

personalităţi şi dicţionarele biobibliografice oferă date privitor la biografia anumitor persoane (din

sfera ştiinţei, culturii, artei etc.), care sunt urmate de bibliografia publicaţiilor acestor persoane şi

literatura despre ele. Există o varietate foarte mare de dicţionare biografice şi biobibliografice care

sunt instrumente necesare în procesul de documentare: Dicţionarul scriitorilor români, Dicţionar de

poeţi etc. Unele dintre cele mai cunoscute tipuri de dicţionare de acest gen sunt dicţionarele Who’swho .

În cadrul resurselor de referinţa biografice prezentate în mediul Internet se evidenţiază

dicţionarul plasat pe serverul Biography ( www.biography.com

), unde sunt reflectate datele despre

mai mult de 25 mii de persoane remarcabile din diferite domenii de activitate, ţări şi epoci – de la

Lumea Antică până în prezent.

8. Bibliografiile sunt resurse deosebit de importante pentru orice cercetare, întrucât oferă descrieri

ale documentelor care sunt necesare pentru studierea operei unui autor, unui subiect sau a unei perioade. Există bibliografii generale care semnalează orice categorie de documente pe toate

problemele, domeniile de cercetare şi activitate şi bibliografii speciale care semnalează documentele

referitoare la o tematică bine conturată, respectiv documente de o anumită categorie.

Sursa principală despre semnalarea documentelor publicate pe teritoriul României este

Bibliografia Naţională a României.

O resursă foarte bine cotată în rândul cercetătorilor o constituie bazele de date on-line:

− Blackwell Publishing – peste 600 reviste electronice ştiinţifice din domeniul tehnicii, al

medicinii, al ştiinţelor socio-umane (http://www.blackwellpublishing.com/jnl_default.asp)

− Emerald Group Publishing Limited – cea mai cunoscută editură pe plan internaţional cu 120

titluri de reviste editate. Asigură accesul la cele mai importante ediţii din domeniile:

marketing, business, construcţii, ştiinţe tehnice

(http://www.emeraldinsight.com/Insight/menuNavigation.do?hdAction=InsightHome)

− Oxford University Press – cuprinde aproximativ 180 de reviste electronice ştiinţifice din

domeniile tehnologie, medicină, socio-umane publicate de Oxford University Press

(http://www3.oup.co.uk/jnls)

46

http://dexonline.ro/

http://www.biography.com/

http://www.blackwellpublishing.com/jnl_default.asp

http://www.emeraldinsight.com/Insight/menuNavigation.do?hdAction=InsightHome

http://www3.oup.co.uk/jnls

http://dexonline.ro/

http://www.biography.com/

http://www.blackwellpublishing.com/jnl_default.asp

http://www.emeraldinsight.com/Insight/menuNavigation.do?hdAction=InsightHome

http://www3.oup.co.uk/jnls



− SpringerLink – cuprinde peste 1 200 reviste electronice ştiinţifice recenzate din diverse

domenii prin intermediul propriului on-line-service SpringerLink, precum şi 25 de colecţii

prestigioase de cărţi din diverse domenii (http://www.springerlink.com/home/main.mpx )

− African Journals OnLine (AJOL Access to African published research) – reviste ştiinţifice

editate în Africa. Oferă acces la cuprinsul a numeroase reviste şi la rezumatele acestora înreţeaua Internet. Susţine serviciile de livrare de copii ale documentelor (http://www.ajol.info/)

− AGORA – oferă acces gratuit (sau la preţuri foarte mici) la majoritatea revistelor ştiinţifice

din domeniul agriculturii, biologiei, ocrotirii mediului ambiant şi ştiinţe sociale pentru

instituţii academice ( http://www.aginternetwork.org/en/ )

− SCOPUS – este cea mai mare baza de date de abstracte si citatii pentru literatura de cercetare

si surse de calitate pe web ( www.scopus.com)

−

PIO este un index electronic continând milioane de articole publicate in domeniul artelor, alstiintelor umaniste si al stiintelor sociale pe o perioada de peste 300 de ani (

http://pio.chadwyck.co.uk/)

− LION (Literature Online) continand peste 300000 de lucrări full-text din poezie, proza si

dramă engleza, impreuna cu critica online si librarie de referinţe (http://lion.chadwyck.co.uk).

− MLA International Bibliography este o lista clasificata cu index al subiectelor pentru carti

scolare si articole despre limbile moderne, folclor si lingvistica

(http://collections.chadwyck.co.uk/marketing/home_mla.jsp)

− Baze de date on-line EBSCO http://search.ebscohost.com .

o Academic Search Premier, cea mai mare baza de date academica multidisciplinara

din lume

o Business Source Premier este cea mai utilizată baza de data economică din lume,

oferind full text pentru peste 9.460 seriale acoperind domeniile management,

economie, finanţe, afaceri internaţionale.

o Regional Business News contine full text pentru mai mult de 50 publicatii americane

din domeniul afacerilor .

o MasterFILE™ Premier conţine full text pentru mai mult de 1.950 publicaţii

acoperind domeniul afacerilor, referinte generale, sănătate, educaţie , probleme

multiculturale, ştiinţe generale

o Newspaper Source™ oferă full text pentru ziare internationale , incluzând The

Christian Science Monitor, USA Today, The Washington Post, The Times (London),

Toronto Star, etc. Contine, de asemenea full text selectat pentru mai mult de 230 ziare

regionale (U.S.) newspapers, incluzând The Boston Globe, Chicago Tribune, Detroit

Free Press, The Miami Herald, Daily News (New York), San Jose Mercury News, etc.

47

http://www.springerlink.com/home/main.mpx

http://www.ajol.info/

http://www.aginternetwork.org/en/%20



http://www.scopus.com/

http://pio.chadwyck.co.uk/

http://lion.chadwyck.co.uk/

http://collections.chadwyck.co.uk/marketing/home_mla.jsp

http://search.ebscohost.com/


http://www.springerlink.com/home/main.mpx

http://www.ajol.info/


http://www.scopus.com/

http://pio.chadwyck.co.uk/

http://lion.chadwyck.co.uk/

http://collections.chadwyck.co.uk/marketing/home_mla.jsp




Adiţional, sunt oferite copii full text ale ştirilor de televiziune şi radio de la CBS

News, FOX News, NPR, etc.

o Health Source®: Nursing/Academic Edition oferă aproximativ 550 publicaţii in

full text concentrate pe principalele discipline medicale

o Health Source®:Consumer Edition este cea mai bogată colecţie de informaţiireferitoare la sănătatea consumatorului disponibilă bibliotecilor din întreaga lume.

o EDLINE® oferă informaţii in domeniile medicină, nursing, stomatologie, medicina

veterinară, sistemul de sănătate, ştiinţe pre-clinice şi multe altele.

o ERIC®, Educational Resource Information Center, oferă acces la resurse din

domeniul educaţiei. Aceasta bază de date oferă acces la publicaţii cuprinse în Current

Index of Journals in Education and Resources in Education Index. ERIC oferă full text

pentru mai mult de 2.200 rezumate şi referinte pentru informaţii adiţionale, citări şiabstracte .

o Library, Information Science & Technology Abstracts™ (LISTA) indexeaza peste

600 periodice, plus carti, rapoarte de cercetare si note. Acoperă subiecte ca

bilbioteconomie, catalogare, clasificare, bibliometrie, managementul informatiei,

regasirea online a informatiei etc.

Necesitatea unui acces larg la colecţii cuprinzătoare de documente pentru soluţionarea oricărei probleme a impus crearea documentelor secundare şi terţiare şi a serviciilor de informare. Cele mai

vechi categorii de documente secundare care pot fi folosite pentru informare şi documentare sunt

cataloagele. Ele cuprind informaţii bibliografice despre documentele existente într-o bibliotecă.

Cataloagele de bibliotecă joacă un rol important în asigurarea accesului la informaţia stocată în

colecţiile bibliotecii.

Principalele cataloage utilizate pentru căutarea documentelor sunt:

−

catalogul alfabetic;− catalogul sistematic;

− catalogul analitic

− catalogul on-line

Catalogul alfabetic pe nume de autori şi titluri permite să aflăm dacă biblioteca are un anumit

document (carte sau broşură) al unui anumit autor sau cu un anumit titlu. În catalogul alfabetic fişele

sunt aranjate în ordine alfabetică.

Catalogul sistematic grupează descrierile documentelor după conţinutul lor. Acest catalog se

foloseşte pentru căutarea documentelor referitoare la un anumit conţinut. Aranjarea fişelor în

catalogul sistematic se face după un sistem de clasificare a documentelor numit – Clasificarea

48



Zecimala Universală (CZU), iar în cadrul ultimei diviziuni fişele sunt aranjate în ordine alfabetică.

Clasificarea Zecimala Universală are 10 clase marcate prin cifre arabe de la 0 până la 9. Pentru a

regăsi mai repede informaţia necesară studenţii trebuie să cunoască cele 10 clase CZU, în care sunt

împărţite cunoştinţele omeneşti.

Acestea sunt:0 Generalităţi

1 Filozofie. Psihologie

2 Religie. Teologie

3 Ştiinţe sociale

4 Clasa libera

5 Matematica. Ştiinţe ale naturii

6 Ştiinţe aplicate. Medicina. Tehnica7 Arta. Divertisment. Sport

8 Lingvistica. Filologie. Literatura

9 Geografie. Biografii. Istorie

Catalogul analitic permite regăsirea articolelor din periodice (ziare, reviste, culegeri,

publicaţii continue). Fişele bibliografice sunt aranjate de asemenea, în ordine sistematică – după CZU,

iar în cadrul ultimei subdiviziuni în ordinea invers cronologică, astfel punând la dispoziţia studentului

informaţia de ultimă oră.

Catalogul informatizat sau catalogul electronic al bibliotecii reprezintă accesul direct (on-

line) oferit utilizatorilor unei biblioteci în vederea consultării colecţiilor. Aplicarea tehnologiilor

electronice în activitatea de bibliotecă începe la mijlocul anilor 1970, când cel mai important

eveniment a fost apariţia fişierului electronic, care marchează începutul trecerii de la „biblioteca pe

hârtie” la biblioteca automatizată.

Prelucrarea documentelor, stocarea şi organizarea fondului documentar în sistem automatizat,

reprezintă de fapt alcătuirea catalogului electronic de bibliotecă – OPAC-ul (On-line Public Access

Catalogue). „OPAC-ul nu este altceva decât o bază de date bibliografice gestionate de un soft, care

asigură îndeplinirea tuturor funcţiilor pe care le realiza sistemul tradiţional de catalogare al

bibliotecii”1.

Acesta conţine fişierele bibliotecii pe care utilizatorii le pot consulta rapid, având posibilitatea

combinării mai multor criterii de căutare. Reflectând colecţiile unei biblioteci, include informaţii

asupra unei varietăţi de discipline şi subiecte. Înregistrările din catalog conţin, în general, numai

informaţii bibliografice, mai rar însoţite şi de abstracte.

1 Marinescu, Nicoleta. Biblioteca, de la tradiţie la modernitate. Iaşi: Editura Astel Design, 1999, p. 98.

49



OPAC-ul permite accesul on-line al publicului în baza de date a catalogului în scopul

verificării anumitor aspecte legate de un anumit document: dacă în fondul bibliotecii există o anumită

lucrare şi, în aceste condiţii, să obţină toate informaţiile privitoare la aceasta. Denumirea „on-line” se

referă la intercomunicarea dintre utilizator, baza de date accesată şi calculatorul în care este stocată

baza de date.Cercetătorii în informare şi documentare au insistat asupra limitărilor cataloagelor tradiţionale

şi şi-au exprimat opinia că între un OPAC din ultima generaţie şi catalogul tradiţional pe fişe există o

omologie structurală. Astfel, deşi în OPAC caracterul consultării este dialogic, el nu poate fi

considerat interactiv decât în relaţie cu predecesorii săi.

De asemenea, multe probleme care apar în consultarea OPAC-urilor sunt comune cu cele

întâlnite în consultarea cataloagelor tradiţionale, legate în principal de convenţiile de formulare, dar

mai ales de indexare.Ca avantaje, catalogul on-line foloseşte aplicaţii a celor mai noi tehnologii, facilităţile lui fiind

într-o continuă ameliorare, putând fi accesat de la distanţă şi oferind mai multe puncte de acces şi

mai multe posibilităţi de căutare. În plus, într-un OPAC, utilizatorul trebuie să facă cererea în mod

explicit, ceea ce facilitează în mod evident cercetarea comportamentului său.

Odată cu dezvoltarea sistemelor de informare on-line şi diversificarea categoriilor de

beneficiari ai acestora, s-a ridicat problema metodelor de regăsire a informaţiilor relevante din

multitudinea de informaţii pe care sistemul le pune la dispoziţia utilizatorilor. Astfel, este importantă

stăpânirea unei strategii de căutare cu ajutorul căreia să poată fi accesat un catalog on-line sau

interogată o bază de date pentru a răspunde cât mai corect şi eficient la o cerere formulată.

În unele cazuri, interfaţa se prezintă sub formă de meniuri din care utilizatorul selectează

opţiunea dorită; acesta este modul de prezentare utilizat de multe sisteme integrate de bibliotecă, fiind

foarte util utilizatorului mai puţin experimentat.

Accesul la informaţia stocată într-un catalog on-line se face printr-o varietate de criterii de

regăsire:

• titlu;

• autor (autor persoană fizică/autor colectiv);

• sistem de clasificare;

• cuvânt (cuvânt din : titlu, subiecte, ...);

• elemente de identificare locale (cota, inventar, cota de raft);

• date de publicare (an, editură, loc);

•

colecţie/serie;

50



• tipul documentului (carte, revistă, CD-ROM, microfişă, microfilm, casetă audio sau video,

etc.);

• ISBN/ISSN;

• limba de redactare a materialului;

• indici relevanţi pentru anumiţi utilizatori OPAC (ex.: numărul de înregistrare a referinţelor din

alte baze de date, accesibile prin OPAC).

Dacă primele trei elemente de identificare sunt prezente în orice sistem de regăsire a

informaţiilor, posibilitatea accesării bazelor de date după celelalte criterii depinde de performanţele

soft-ului integrat de bibliotecă utilizat.

Toate aceste criterii de căutare pot fi combinate în diverse forme în funcţie de cererile de

regăsire. „Regăsirea informaţiilor se realizează printr-un proces etapizat, de dialog între utilizator şi

sistem, proces de tipul întrebare-răspuns, asistat prin mesaje „help” şi mesaje de eroare”2.Căutarea după subiect / cuvinte-cheie este modalitatea care s-a impus şi tinde să înlocuiască

sistemul de clasificare, fiind cea mai exploatată opţiune dintr-un catalog on-line şi presupune fie

consultarea unui tezaur indexat de termeni standard, fie un vocabular de termeni realizat în general de

indexator.

Odată cu dezvoltarea mediului Web, care este un sistem hipertext, s-a lansat şi ideea realizării

hipercataloagelor, utilizând hipertextul ca posibilitate de navigare, utilizatorul având „posibilitatea

lansării altor căutări care îi sunt utile în procesul de informare, aspect ce evidenţiază un caracter flexibil şi dinamic al hipercataloagelor”3.

Accesul la bazele de date în aceste cataloage se poate realiza utilizând criteriile de căutare

specifice cataloagelor on-line clasice, precum şi formularea cererii în limbaj natural, care este mult

mai expresivă şi permite integrarea conceptelor căutate mult mai uşor. Hipercataloagele au o serie de

caracteristici care pot fi exprimate astfel:

• permit browsing-ul şi navigarea ca modalităţi principale de consultare a catalogului, dar oferă şi

posibilitatea efectuării unei căutări tradiţionale în care utilizatorul trebuie să specifice ceea cedoreşte;

• au posibilităţi alternative de prezentare şi ilustrare a structurilor relaţiilor existente în bazele de

date;

• au disponibile modele ale utilizatorului atât stereotipe, cât şi individuale pentru a facilita adaptarea

dialogului la tipurile de utilizatori şi de cereri;

2 Marinescu, Nicoleta. Biblioteca, de la tradiţie la modernitate. Iaşi: Editura Astel Design, 1999, p. 99.

3Ibidem, p. 110.

51



• conţin informaţii mai numeroase şi mai diverse decât OPAC-ul, de exemplu, pe lângă furnizarea

informaţiilor despre un document, oferă informaţii şi asupra colecţiilor bibliotecii. Într-un OPAC

clasic, în general, termenii care figurează în rezultatele unei căutări nu pot fi folosiţi pentru a lansa

o altă căutare, informaţia afişată fiind una „îngheţată”, neproductivă pentru consultare. În plus, de

la un limbaj de comandă exterior sistemului, se trece la o interfaţă grafică şi chiar sonoră;• sunt dinamice şi flexibile.

Noţiunea de „hipercatalog” poate acoperi mai multe niveluri:

• integrarea unor legături spre alte informaţii referitoare la documentul descris (fotografii ale

copertei, extras muzical sau video sau chiar textul în integralitatea sa);

• legături care permit, pornind de la un anumit câmp, extinderea căutării asupra documentelor cu

aceleaşi caracteristici;

• anexarea altor informaţii care să aducă o valoare adăugată descrierii.Unul din cele mai populare site-uri pentru găsirea cataloagelor electronice de bibliotecă este:

Libweb at Berkeley http://sunsite.berkeley.edu/libweb

Surse de informare disponibile în mediul Internet

Resursele informaţionale din spaţiul Internet sunt considerate, într-o accepţiune obişnuită,resurse într-o stare virtuală întrucât sunt intangibile şi multe din site-uri sunt într-o continuă

transformare sau chiar sunt efemere (dispar sau îşi schimbă adresa; îşi schimbă continuu conţinutul

informaţional). Autenticitatea informaţiilor din reţea este dificil de stabilit.

Deoarece există o multitudine de informaţii accesibile pe Web, acestea trebuie organizate. De

asemenea, trebuie să existe instrumente sau programe care să ajute la a localiza informaţia.

Pe World Wide Web sunt disponibile mai multe tipuri de surse de informare şi instrumente de

căutare. Cele mai importante dintre ele sunt:- Directoare dintr-o colecţie generală de resurse pe Internet şi WWW, aranjate în funcţie de

subiect;

- Motoare de căutare care sunt instrumente ce au capacitatea de căutare în funcţie de un cuvânt

cheie;

- Instrumente de metacăutare care permit accesul la bazele de date ale mai multor motoare de

căutare;

- Bibliotecile virtuale care sunt directoare sau cataloage de subiecte ce conţin resurse Webselectate;

52

http://sunsite.berkeley.edu/libweb

http://sunsite.berkeley.edu/libweb



- Baze de date specializate care conţin colecţii cuprinzătoare de hiperlink-uri pentru un anumit

domeniu sau indexuri ce pot fi căutate şi accesibile pe Web;

- Cataloage accesibile pe World Wide Web;

- Arhive FTP care sunt colecţii de fişiere în formate variate disponibile pe Internet.

1. Directoarele reprezintă un ghid web în care locaţiile web sunt organizate pe subiecte şi încadrul acestora într-o structură ierarhică. Se porneşte de la un subiect general şi se ajunge la subiecte

cu caracter din ce în ce mai specific şi care sunt compilate de către oameni.

Aceste categorii de cataloage Web funcţionează pe baza aportului uman în structurarea

înregistrărilor: redactorii colectează adrese Web, le evaluează conţinutul, după care le sortează în

categorii adecvate. Acest aspect prezintă avantajul regăsirii a numeroase adrese legate de teme

generale, întrucât comentariile se rezumă la o scurtă redare a conţinutului, fără a oferi detalii.

Dezavantajul constă în greutatea descoperirii unor domenii strict specializate care nu au fost evaluatecorect.

Una din modalităţile de găsire a informaţiilor este de a „răsfoi” directoarele. Directoarele, sau

cataloagele de subiecte, sunt, în mod special, utile celor care îşi pun întrebări generale, fiind cele mai

bune resurse pentru a găsi informaţii despre un anumit subiect.

Directoarele diferă unul de altul în principal prin nivelul controlului calităţii cu care sunt

organizate. De exemplu, unii manageri de directoare au foarte puţin control asupra colecţiilor lor,

bazându-se pe cei înscrişi în pagina Web să adnoteze sau să decidă în legătură cu locul pe care resursa

trebuie să-l ocupe în ierarhia directorului. Alţi manageri de directoare sunt mult mai selectivi nu

numai în privinţa resurselor pe care le includ, dar şi în privinţa locului pe care paginile trebuie sa îl

ocupe în ierarhia domeniului respectiv.

De asemenea, există directoare alcătuite din cele mai populare pagini Web găsite de

programe, care numără câte pagini au link-uri la aceste site-uri. Paginile Web populare pot fi diferite

de cele calificate ca fiind excelente.

Elementul uman implicat în crearea şi întreţinerea directoarelor creează atât avantaje cât şi

dezavantaje pentru utilizator. Deoarece directoarele se bazează pe oameni pentru a selecta, întreţine şi

actualiza listele de resurse, ele conţin mai puţine resurse decât bazele de date ale motoarelor de

căutare. Acesta poate fi un avantaj mai ales atunci când se caută informaţii despre o temă generală. În

plus, multe directoare evaluează, adnotează, analizează şi clasifică resursele incluse, ceea ce ajută la

găsirea unor informaţii de cea mai înaltă calitate, astfel că majoritatea directoarelor cresc

probabilitatea obţinerii unor rezultate relevante.

Există însă şi dezavantaje:

• aranjarea ierarhică poate fi arbitrară.

• mai puţin actualizate decât bazele de date ale motoarelor de căutare.

53



• resursele sunt selectate în mod subiectiv, astfel, ceea ce poate părea o resursă bună pentru

cineva, poate fi socotită ca fiind nesatisfăcătoare pentru altcineva. De aceea este foarte important

ca administratorii directoarelor să aibă criterii bine stabilite de selectare şi evaluare a resurselor.

Câteva dintre cele mai importante directoare de pe World Wide Web sunt:

− GALAXY http://galaxy.einet.net− BRITANNICA INTERNET GUIDE http://www.ebig.com

− LOOKSMART http://www.looksmart.com

− YAHOO! http://www.yahoo.com

− ALTAVISTA http://www.altavista.com

2. Motoarele de căutare sunt cele mai bune instrumente folosite pentru căutarea informaţiilor

specifice sau pentru cercetarea unui subiect care are mai multe aspecte, în timp ce directoarele sunt

utile pentru regăsirea informaţiilor generale şi a temelor cu o singură faţetă. De obicei, atunci când sedoreşte regăsirea unor informaţii despre un subiect foarte detaliat, un motor de căutare este acela care

va găsi nu numai cele mai multe informaţii.

Chiar dacă majoritatea bazelor de date ale motoarelor de căutare încearcă să indexeze întregul

Web, fiecare din ele stabileşte în mod diferit care pagini sunt relevante pentru căutare. Într-o bază de

date, un document poate ocupa locul 50 în listă, într-o alta se poate afla pe poziţia întâi. Pentru a

obţine cele mai relevante documente, utilizatorul trebuie să se familiarizeze cu mai multe motoare de

căutare şi cu trăsăturile acestora.Orice motor de căutare are trei elemente majore:

− Robotul, care mai este numit păianjen sau vierme (robot, spider sau crawler, în limba engleză)

care adună documentele noi de pe WWW. El parcurge paginile web, le citeşte şi apoi

urmăreşte legăturile către alte pagini. Unele pagini îşi pot modifica după un anumit timp

conţinutul, se pot adăuga noi legături, iar altele pot dispărea definitiv. De aceea, roboţii

reparcurg după un anumit interval de timp site-ul, de obicei o lună sau două, căutând

eventualele schimbări care au intervenit.

− Al doilea element al unui motor de căutare are denumirea de index sau catalog. Programul

găseşte link-urile ataşate acestor documente, le încarcă într-o bază de date şi le indexează

folosind o formulă ce diferă de la o bază de date la alta. Motoarele de căutare vor căuta apoi

prin această bază de date în funcţie de comanda primită. Roboţii adună informaţii indexând în

bazele lor de date textul întreg al fiecărui document Web. Această operaţiune se numeşte full-

text indexing („indexare a întregului text”). Unele programe-robot sunt intuitive, în sensul că

ştiu care cuvinte sunt importante pentru sensul întregii pagini Web şi unele dintre ele pot găsi

sinonime la cuvinte, pe care le introduc în indexurile lor. Unele baze de date de tip full-text,

cum ar fi EXCITE, folosesc roboţi ce le permit căutarea după concepte sau după cuvinte

54

http://galaxy.einet.net/

http://www.ebig.com/

http://www.looksmart.com/

http://www.yahoo.com/

http://www.altavista.com/

http://galaxy.einet.net/

http://www.ebig.com/

http://www.looksmart.com/

http://www.yahoo.com/

http://www.altavista.com/



interogative. În unele motoare de căutare, roboţii sar peste cuvintele care apar foarte des, cum

ar fi prepoziţiile sau articolele iar alte motoare de căutare le permit celor care accesează

paginile Web să ataşeze acestor pagini meta-tag-uri („etichete”): cuvinte cheie ce descriu

pagina respectivă, dar este posibil să nu apară în acea pagină sau fac posibilă găsirea unor

pagini Web care nu au text întreg4

. În acest index apar cuvintele cheie sau porţiuni din textele parcurse de către robot. Acesta este ca o bază de date în care se află informaţii despre fiecare

pagină web găsită de robot. Pagina apare în catalog ca o nouă înregistrare, care va conţine

titlul şi adresa paginii respective, cuvintele cheie folosite, legăturile către alte pagini, precum

şi porţiuni din text, care însă pot fi diferite de la un motor de căutare la altul. Dacă robotul

găseşte schimbări într-o pagină web, atunci indexul este actualizat cu noile informaţii.

− Al treilea element este software-ul de căutare, un program care permite căutarea în paginile

înregistrate în index precum şi afişarea rezultatului sub forma unei liste de legături, în ordinea pe care el o consideră ca fiind cea mai relevantă.

Pentru a căuta o anumită informaţie într-un motor de căutare, trebuie formulată o interogare

alcătuită din cuvinte sau expresii având sensul cât mai apropiat de ceea ce se doreşte să se afle. În

urma interogării, motorul de căutare caută în baza lui de date şi returnează o listă cu un număr de

legături (uneori chiar şi câteva zeci de mii) către sit-uri web care conţin cuvântul cheie sau expresia

folosită.

Din lipsă de spaţiu, această listă este însă fragmentată astfel încât nu vor apare mai mult de 10

sau 20 de legături pe fiecare pagină, aşezate în ordinea relevanţei, în funcţie de un algoritm specific

fiecărui motor de căutare. Restul legăturilor apar pe paginile următoare.

Modul general de funcţionare a motoarelor de căutare este următorul:

• se deschide în browser-ul Web pagina iniţiala a motorului de căutare;

• se introduc cuvintele cheie pe care le căutăm şi apoi se apasă Enter (în unele cazuri se efectuează

click pe un buton specificat în pagina motorului de căutare). Motorul de căutare va returna o

pagină web ce va conţine primul grup de resurse Internet ce corespund cererii.

• Dacă în lista prezentată se regăseşte o resursă care se potriveşte cu ceea ce se caută se urmează

link-ul corespunzător pentru a deschide pagina dorită. Dacă nu, se poate trece la pagina următoare

de rezultate, în cazul în care lista de URL-uri se continuă pe pagini adiţionale.

Tehnici de căutare

Utilizarea cuvintelor cheie

4 Ackerman, Ernest; Hartman, Karen. The information specialist’s guide to searching and researching on the Internetand the World Wide Web. Chicago; London : Fitzroy Dearborn Publishers, cop. 1999, p. 126

55



Există câteva reguli pentru a alege cuvintele cheie utilizate atunci când se folosesc motoarele

de căutare:

− se folosesc cuvinte ce fac referire cât mai direct către ceea ce este de căutat.

− nu se folosesc cuvinte ce sunt foarte uzuale pentru că rezultatul obţinut va fi de ordinul miilor de

pagini.

− este recomandată utilizarea concomitentă a sinonimelor, eventual se vor separa acestea folosind

OR în cazul în care motorul de căutare utilizat suportă cereri de tip boolean.

− se folosesc variaţii ale aceluiaşi cuvânt; în cazul în care s-au obţinut prea multe rezultate atunci

trebuie aleasă o formă particulară; dacă s-au obţinut prea puţine rezultate atunci se recomandă

utilizarea unei forme mai generale.

− se folosesc fraze între ghilimele pentru a regăsi exact fraza specificată;

− dacă este necesar se folosesc majusculele; marea majoritate a motoarelor de căutare fac distincţia

între majuscule şi minuscule; de obicei, dacă se specifică litera majusculă atunci căutarea se face

numai pentru majusculă, dacă nu, căutarea se face indiferent.

Căutarea booleană

Căutările booleene sunt cele ce folosesc operatori logici de tipul AND, OR sau NOT. Aceştia

permit formularea de cereri mai precise prin combinarea mai multor cuvinte sau fraze cuprinse între

ghilimele. Atunci când se specifică o listă de cuvinte, un motor de căutare verifică toate resursele ceconţin acele cuvinte. Cererile de tip booleean permit specificarea modului cum motorul de căutare

combină acele cuvinte:

• Operatorul AND se foloseşte pentru legarea a două sau mai multe concepte diferite pentru a

restrânge căutarea, pentru că motorul va afişa ca răspunsuri numai acele pagini Web care conţin

toate cuvintele legate prin acest operator booleean. Unele motoare de căutare presupun automat o

relaţie de tip AND între doi termeni dacă nu se tastează această particulă între ei, fiind o setare

prestabilită (default setting).• Operatorul booleean OR între termenii de căutare, va lărgi aria căutării. Acesta leagă două sau

mai multe concepte asemănătoare şi paginile oferite ca răspuns vor fi mai multe la număr şi vor

afişa unul din toţi termenii de căutare.

• Operatorul NOT este folosit pentru excluderea din căutare a unuia sau a mai multor termeni.

Unele motoare de căutare cer introducerea unei particule AND (ŞI) în faţa lui NOT (NU). În acest

caz, o cerere de căutare ar trebui exprimată astfel: bibliotecă ŞI NU biblioteconomie.

Logica booleeană intercalată presupune includerea operatorilor AND şi OR într-o expresie decăutare. Dacă se doreşte regăsirea unui termen împreună cu un altul redat prin sinonime, atunci

56



motorul de căutare trebuie să-l găsească întâi pe acesta, şi apoi să recombine aceste rezultate cu

primul termen. Pentru aceasta se vor folosi parantezele pentru tastarea termenilor sinonimi din

sintagma de căutare. De exemplu, colecţie şi (carte SAU monografie), parantezele arată că mai întâi

va fi procesat carte SAU monografie, iar rezultatele vor fi combinate cu colecţie. Dacă nu ar fi

folosite parantezele, motorul de căutare ar căuta de la stânga la dreapta. Ar fi găsite mai întâi toate paginile care conţin şi termenul colecţie, şi termenul carte, iar apoi toate paginile în care se regăseşte

cuvântul monografie.

Operatorii booleeni impliciţi sau operatorii pseudo-booleeni, sunt cei care înlocuiesc

operatorii booleeni AND şi NOT. În majoritatea motoarelor de căutare care au această trăsătură se

tastează semnul “+” înaintea unui cuvânt sau a unei sintagme care trebuie să apară în paginile Web

oferite ca răspuns, şi semnul “-“, înaintea unui cuvânt sau a unei sintagme care nu trebuie să apară în

document.

Căutarea unei expresii

O expresie este o înlănţuire de cuvinte care trebuie să apară unul lângă celălalt. Se foloseşte

acest tip de căutare atunci când cuvintele căutate trebuie să apară unul lângă celălalt şi în ordinea în

care au fost tastate. Majoritatea motoarelor de căutare cer ghilimele duble pentru a face diferenţa

dintre o expresie şi un cuvânt ce trebuie căutat de unul singur.

Căutarea printr-o expresie este cea mai utilă trăsătură de căutare deoarece aceasta face ca

şansele de găsire a unor rezultate relevante să sporească.

Operatorii de proximitate

Operatorii de proximitate sunt cuvintele de tipul NEAR sau WITHIN. Plasând între cele două

segmente de căutare cuvântul NEAR, se vor obţine rezultate mult mai bune decât dacă termenii ar fi

apărut în acelaşi document, dar probabil la câteva pagini unul de celălalt. Acest tip de căutare se

cheamă proximity searching.

Această metodă presupune şi utilizarea operatorului de proximitate ADJ, care impune regăsirea

informaţiilor în care termenii de căutare sunt adiacenţi. De exemplu, formulând căutarea

INFORMATICĂ ADJ ECONOMICĂ se presupune regăsirea informaţiilor proxime. Această metodă

include abilitatea de a specifica: cuvinte apropiate unul de celălalt; cuvinte în cadrul unui număr

specific de alte cuvinte care intervin (într-o ordine specifică sau indiferent de ordine); cuvinte în

aceeaşi propoziţie; cuvinte în acelaşi paragraf.

Trunchierea

57



Trunchierea este procesul de căutare a formelor multiple ale unui cuvânt. Prin această metodă

de căutare, paginile oferite ca răspuns vor cuprinde şi formele de plural sau cele derivate din rădăcina

termenului de căutare.

Majoritatea motoarelor de căutare permit trunchierea termenilor de căutare, prin tastarea unui

asterisc (*) la sfârşitul cuvântului rădăcină. Este recomandabilă consultarea paginii cu sfaturi pentrumotorul de căutare folosit, pentru a se vedea ce simbol trebuie utilizat. Acest simbol mai poate fi şi de

tipul “?” sau “$”. Trunchierea la dreapta cuvântului se aplică pentru regăsirea referinţelor ce includ

formele de plural şi termeni ce derivă din rădăcina cuvântului respectiv. De exemplu: trunchierea

aplicată termenului BIBLIO* va determina regăsirea tuturor informaţiilor care conţin întreaga familie

de cuvinte şi formele de plural ce derivă din el: BIBLIOTECA, BIBLIOTECAR, BIBLIOLOGIE,

BIBLIOGRAFIE, BIBLIOFILIE etc. Uneori se foloseşte şi trunchierea la stânga simultan cu cea din

dreapta. De exemplu: *SULF* pentru a obţine referinţe despre METASULFAT, METASULFIŢI,SULFAT, SULFATI etc. Se poate utiliza şi trunchierea în cadrul cuvântului pentru o literă care

diferă: De exemplu: GORA*DE = GORAJDE = GORAZDE. Trunchierea trebuie utilizată cu atenţie,

deoarece poate conduce la regăsirea unor documente false prin considerarea altor cuvinte derivate din

literele specificate.

Unele motoare de căutare trunchiază automat cuvintele, caz în care trunchierea este o setare

prestabilită a instrumentelor de căutare.

Wildcard-uri

“Folosirea acestor wildcard-uri permite utilizatorilor să caute cuvinte asemănătoare ca formă,

dar care au una sau două litere diferite”5. De exemplu, dacă se doreşte căutarea cuvintelor “woman” şi

“women”, atunci este de ajuns să se tasteze ca cerere de regăsire, nu unul dintre cele două cuvinte, ci

forma “wom*n”, folosindu-se un caracter wildcard, care este, cel mai adesea, un asterisc.

Specificarea unui câmp

Paginile Web pot fi împărţite. Aceste părţi, sau câmpuri, include titluri, URL-uri, texte,

rezumate sau adnotări dacă acestea există. Căutarea unui câmp reprezintă capacitatea de limitare a

căutării la anumite câmpuri, lucru ce duce la accelerarea procesului de regăsire a informaţiei dorite şi

la creşterea probabilităţii ca datele găsite să aibă o relevanţă sporită.

Regimul majusculelor

5 Ackerman, Ernest; Hartman, Karen. The information specialist’s guide to searching on the Internet and the WorldWide Web. Chicago; London: Fitzroy Dearborn Publishers, cop. 1999, p. 129

58



Case sensitivity este o trăsătură importantă, în special dacă se caută substantive proprii. Unele

motoare de căutare recunosc scrierea cu litere mari, însă unele nu. Dacă un motor de căutare

recunoaşte majusculele, căutarea poate fi mai exactă mai ales dacă forma substantivului propriu ar

putea desemna şi un substantiv comun, atunci când nu ar fi scrisă cu majusculă iniţială.

Căutarea unui concept

Acţiunea de concept searching are loc atunci când un motor de căutare caută automat pagini

Web care conţin termeni asemănători cu cei scrişi în căsuţa de căutare. Unul din instrumentele de

căutare care are această caracteristică este Excite.

Limitarea prin dată

Unele motoare de căutare permit căutarea paginilor Web care au fost adăugate bazelor de dateîntre anumite date calendaristice. Datorită acestei facilităţi, „limiting by date”, se pot găsi uşor doar

acele pagini introduse în ultima lună, ultimul an, într-un anumit an etc.

Fiecare motor de căutare are propriul său mod de a interpreta şi manipula expresiile de

căutare. Evaluarea unui sistem de regăsire a informaţiilor se face prin calcularea rapoartelor ce

definesc recall-ul şi precizia:

• Precizia se calculează ca fiind fracţie între numărul de informaţii relevante regăsite pe

numărul total de informaţii relevante din sistem, înmulţit cu 100.• Recall -ul se defineşte ca fiind raportul dintre numărul de informaţii relevante regăsite

şi numărul total de informaţii din sistem, înmulţit cu 100.

Întrucât o căutare poate da la iveală atât de multe informaţii, există posibilitatea să se obţină

un număr foarte mare, dar puţine dintre acestea să fie relevante pentru căutare. Aceasta se numeşte

“low precision / high recall” (“precizie scăzută / rezultate multe”).

Este mai satisfăcător dacă sistemul regăseşte mai puţine rezultate, dar acestea să fie foarte

precise. Aşa se defineşte “high precision / low recall” (precizie înaltă / rezultate puţine).

Ideal ar fi ca atunci când se introduce o expresie de căutare, instrumentul de căutare să

regăsească toate documentele relevante de care utilizatorul are nevoie. Aceasta se numeşte high

precision / high recall (precizie înaltă / rezultate multe).

Caracteristici de afişare comune tuturor motoarelor de căutare

Felul în care un motor de căutare afişează rezultatele ajută utilizatorul să se decidă asupra

celui mai potrivit din punctul său de vedere. Următoarele trăsături sunt comune multor motoare de

căutare, dar, aşa cum am arătat şi în cazul caracteristicilor de căutare, toate instrumentele de căutare

au metode diferite de a stabili şi arăta aceste caracteristici.

59



Aranjarea după relevanţă

Majoritatea motoarelor de căutare stabilesc relevanţa fiecărei pagini Web şi aranjează

rezultatele de la cel mai relevant la cel mai puţin relevant. Aceasta se numeşte aranjarea după

relevanţă (relevancy ranking ). Fiecare motor de căutare are propriul său algoritm de stabilire a

relevanţei, dar de obicei aceasta se stabileşte în funcţie de frecvenţa cu care cuvintele tastate în căsuţade căutare apar în paginile Web. La unele motoare de căutare, un document este considerat mai

relevant atunci când cuvintele apar în anumite câmpuri, de exemplu în titlu sau în rezumat. La alte

motoare de căutare relevanţa se stabileşte împărţind frecvenţa cu care cuvintele apar în pagini Web la

numărul total de cuvinte din pagină. Se obţine astfel un procentaj, şi pagina cu cea mai mare valoare

apare prima pe listă.

Calitatea rezultatelor căutărilor depinde de următorii factori:

• Abilitatea de a alege cuvinte-cheie pertinente şi modul lor de utilizare.• Cunoştinţele privind mărimea, conţinutul şi strategiile de căutare specifice fiecărei baze de date

aleasă.

• Tipul motoarelor de căutare.”6

Adnotări sau rezumate

Unele motoare de căutare includ scurte paragrafe descriptive pentru fiecare pagină găsită.

Aceste adnotări sau rezumate pot ajuta utilizatorul în luarea hotărârii de a deschide sau nu pagina de

Web respectivă. Această metodă este importantă mai ales în cazul paginilor Web care nu au titlu sau

titlul nu descrie pagina în detaliu.

Rezultate per pagină

În unele motoare de căutare, opţiunea results per page permite utilizatorului să aleagă câte

rezultate vrea afişate într-o pagină de răspuns. Acest lucru îl ajută să economisească timp pentru că de

multe ori durează navigarea din pagină în pagină pentru rezultate.

Sortarea rezultatelor

Unele servicii permit alegerea modului de sortare a rezultatelor după relevanţă, URL, locaţie,

organizare, foldere etc. această trăsătură se numeşte sortare (sorting).

Detectarea duplicatelor

6 Marinescu, Nicoleta. Biblioteca de la tradiţie la modernitate. Iaşi: Astel Design, 1999, p.141

60



Nu este ceva neobişnuit regăsirea în rezultatele unei căutări a aceloraşi pagini Web. Unele

motoare de căutare detectează aceste duplicate şi le înlătură. Duplicate detection este o trăsătură

comună în cazul metamotoarelor de căutare.

Modificarea rezultatelor căutăriiUnele motoare de căutare inserează pe prima pagină, odată cu rezultatele, o copie a comenzii

de căutare pentru a permite navigatorului să o modifice, dacă acesta o doreşte.

În cazul altora, se cere întoarcerea la căsuţa de căutare înainte de a se face această modificare

a rezultatelor căutării.

Unele motoare de căutare permit căutarea doar acelor rezultate dintr-o căutare anterioară, ceea ce

poate fi uneori extrem de util.

Cele mai importante baze de date ale motoarelor de căutare de pe Web sunt:− GOOGLE http://www.google.com

− EXCITE http://www.excite.com

− HOTBOT http://www.hotbot.com

− GO NETWORK http://www.go.com

− LYCOS http://www.lycos.com

− NORTHERN LIGHT http://www.northernlight.com

− ALLTHEWEB http://www.alltheweb.com

− MSN.com http://www.msn.com

− AOL.com http://www.aol.com

− AZOOS http://www.azoos.com/

3. Un motor de meta-căutare este un motor de căutare mai performant, care permite

procesarea simultană a mai multor solicitări de informaţii, prin transmiterea cuvintelor cheie sau a

expresiilor cheie introduse de către utilizator, spre mai multe motoare de căutare cu care colaborează

strâns în acest sens.

Multe instrumente de meta-căutare, cunoscute şi sub numele de instrumente de căutare

paralelă sau interfeţe de căutare unificate, caută în mai multe baze de date sau motoare de căutare

simultan şi apoi integrează rezultatele. Principiul folosit este deosebit de eficient deoarece în acest fel

se micşorează timpul de găsire a informaţiilor şi se elimină posibilitatea de afişare a aceloraşi surse de

date, fapt deseori întâlnit şi în cazul folosirii celor mai eficiente motoare de căutare de pe reţeaua

Internet.

De asemenea, cu ajutorul unor instrumente de meta-căutare pot fi găsite liste de baze de date

specializate.

61

http://www.google.com/


http://www.excite.com/

http://www.hotbot.com/

http://www.go.com/

http://www.lycos.com/

http://www.northernlight.com/

http://www.alltheweb.com/

http://www.msn.com/

http://www.aol.com/

http://www.azoos.com/


http://www.excite.com/

http://www.hotbot.com/

http://www.go.com/

http://www.lycos.com/

http://www.northernlight.com/

http://www.alltheweb.com/

http://www.msn.com/

http://www.aol.com/

http://www.azoos.com/



Aceste căutări ce permit interogarea mai multor surse de informare au ca defect faptul că

sintaxa lor trebuie redusă la un singur cuvânt cheie sau la operatorii booleeni clasici. Căutarea

respectivă este astfel departe de a fi atât de relevantă precum este căutarea avansată în Altavista. La

acest nivel, folosirea serviciului USE IT permite o căutare avansată, permiţând un efect de lansare

simultană a motoarelor de căutare, precum şi a indexului tematic.Mai mulţi utilizatorii pot specifica timpii de căutare pentru fiecare motor selecţionat şi

numărul maxim de răspunsuri ce poate fi vizualizat. Această aplicaţie de căutare a informaţiei cu

ajutorul meta motoarelor de căutare permite reperarea rapidă a resurselor interesante dintr-o masă

mare de informaţii.

De asemenea, metamotoarele de căutare prezintă şi un alt interes şi anume posibilitatea de

testare asupra unui subiect dat. Graţie interogării simultane a mai multor motoare de căutare se poate

afla rapid pertinenţa acestora asupra unor teme precise. În acest fel, utilizatorii constată ce motoare decăutare le satisfac cererile, iar în viitor le pot contacta în mod direct. În cazul în care rezultatele nu

sunt satisfăcătoare se poate apela la o altă metodă şi anume la accesarea motoarelor care sunt deja

clasificate în funcţie de baza de date specifică unei teme sau unei zone geografice.

Cele mai renumite şi utilizate meta-motoare de căutare din spaţiul virtual WWW sunt:

− METACRAWLER http://www.metacrawler.com/

− WEBCRAWLER http://www.webcrawler.com/

− SEARCH http://www.search.com− PROFUSION http://www.profusion.com

− VIVISIMO http://www.vivisimo.com

4. Bibliotecile virtuale sunt directori ale căror resurse sunt organizate de către specialişti într-un mod

logic, purtând şi denumirea de directori adnotaţi. Principalele biblioteci virtuale sunt :

−

THE ARGUS CLEARINGHOUSE http://www.clearinghouse.net− INFOMINE http://lib-www.ucr.edu

− INTERNET PUBLIC LIBRARY http://www.ipl.org

− LIBRARIANS’INDEX TO THE INTERNET http://sunsite.berkeley.edu/internetindex

Bibliotecile virtuale oferă trei tipuri de resurse :

− ghiduri de subiecte (resurse web care include legături către anumite site-uri)

− lucrări de referinţă (documente full-text : dicţionare, enciclopedii etc)

− baze de date specializate ( indexuri de căutare care cataloghează un anumit tip de material :

date financiare, articole din jurnale etc.)

62

http://www.metacrawler.com/


http://www.profusion.com/

http://www.vivisimo.com/

http://www.clearinghouse.net/

http://lib-www.ucr.edu/

http://www.ipl.org/

http://sunsite.berkeley.edu/internetindex



http://www.profusion.com/

http://www.vivisimo.com/

http://www.clearinghouse.net/

http://lib-www.ucr.edu/

http://www.ipl.org/

http://sunsite.berkeley.edu/internetindex



5. Bazele de date specializate conţin informaţii care nu se găsesc în mod frecvent pe Web. Multe

dintre aceste baze de date sunt întreţinute de către agenţii guvernamentale sau organizaţii non-profit.

Diferenţa dintre o bază de date specializată şi un motor de căutare este aceea că primele sunt colecţii

care se referă la subiecte particulare (ex. medicale), iar diferenţa dintre un ghid pe subiecte şi o bază

de date specializată este aceea că primul oferă colecţii de adrese de Internet într-un domeniu specific(care de multe ori pot conduce la o bază de date specializată), în timp ce o baza de date specializată

conţine efectiv informaţiile şi datele căutate.

Principalele tipuri de baze date specializate sunt: bibliografice şi full text. O bază de date

bibliografică include referinţe care conduc la diverse titluri, autori şi nu conţin textul propriu-zis al

lucrării. Un exemplu de bază de date bibliografică este MEDLINE. O bază de date full-text include

atât referinţa cât şi întregul text al lucrării indexate.

Stilul şi limbajul de redactare

O lucrare de cercetare trebuie să ţină cont de anumite exigenţe ale stilului ştiinţific. Teza

trebuie redactată într-un limbaj academic impersonal, caracteristic lucrărilor de cercetare. Există

câteva condiţii şi principii impuse textelor redactate în acest registru stilistic. Lucrările ştiinţifice se

prezintă în linii mari ca o serie de consideraţii şi demonstraţii. Exactitatea acestora depinde de

multilateralitatea cercetării obiectului sau fenomenului dat. Criteriile care trebuie respectate sunt:

rigurozitatea argumentării logice, exactitatea faptelor studiate, multilateralitatea cercetării şiobiectivitatea expunerii ce se caracterizează prin tendinţa de standardizare a mijloacelor de exprimare.

Expunerea ştiinţifică se remarcă şi prin lexicul terminologic, special, livresc, neutru din punct de

vedere stilistic, utilizat pentru redarea general-abstractă a materialului, pentru definirea exactă a

noţiunilor, a fenomenelor şi a proceselor, fără de care ar fi cu neputinţa reproducerea exactă şi

obiectivă a raţionamentelor şi definiţiilor. Utilizarea terminologiei de specialitate este un indiciu al

competenţei profesionale. Baza oricărei expuneri ştiinţifice o constituie elementele lexicale de uz

general, comune şi altor stiluri funcţionale ale limbii literare. S-a constatat că elementele lexicale deuz general alcătuiesc o jumătate din componenţa lexicală a unei opere ştiinţifice, formând scheletul

ei. Ele reprezintă ţesutul neutru al textului ştiinţific sau al vorbirii profesionale. O circulaţie largă au,

mai ales, unităţile lexicale ce exprimă operaţiile gândirii logice.

Terminologia de specialitate serveşte pentru redarea cât mai exactă a diverselor noţiuni

ştiinţifice, pentru argumentarea şi expunerea obiectivă într-un anumit domeniu ştiinţific .

În stilul ştiinţific propriu-zis se face, de obicei, abstracţie de persoana autorului, textele ştiinţifice

caracterizându-se printr-o frecvenţă mai mare a pronumelor nepersonale, situaţie impusă de caracterul

impersonal al comunicării. Deoarece în stilul ştiinţific toată atenţia este concentrată asupra

63



conţinutului şi a caracterului logic al comunicării, iar nu asupra subiectului, modul principal de

exprimare este impersonal.

Aparatul ştiinţific al lucrării

Prin aparatul ştiinţific se înţelege ansamblul notelor explicative (care nu fac parte integrantăa textului lucrării) precum şi trimiterile bibliografice la ideile altor autori, comentariile, citatele etc.

Menirea aparatului ştiinţific al lucrării constă în următoarele:

1. indică sfera de referinţe bibliografice pe care se bazează lucrarea elaborată care demonstrează

nivelul ştiinţific al tezei;

2. constituie o dovada a probităţii ştiinţifice a absolventului;

3. reprezintă indicaţii utile pentru cei care doresc să continue sau să analizeze mai profund

cercetarea efectuată în lucrare, oferindu-le astfel informaţii privind sursele primare.Citarea textelor de alţi autori este de două tipuri:

− se citează un text asupra căruia ne oprim din punct de vedere interpretativ;

− se citează un text în susţinerea propriei interpretări.

Umberto Eco7 a propus zece reguli pentru citare:

Regula 1. Fragmentele obiect de analiză interpretativă sunt citate cu o rezonabilă amploare.

Regula 2. Textele din lectura critică sunt citate numai când ideile corelează, confirmă o afirmaţie a

noastră.

Regula 3. Citatul presupune să fie împărtăşită ideea autorului citat; fragmentul să nu fie precedat

sau urmat de expresii critice.

Regula 4. Pentru orice citat trebuie indicat limpede autorul şi sursa tipărită sau manuscrisă.

Regula 5. De preferinţă, trimiterile la surse primare trebuie făcute la ediţia critică sau la ediţia

adiacentă.

Regula 6. Atunci când se studiază un autor străin citatele trebuie să fie în limba originală. În

anumite cazuri poate fi util ca citatul să fie urmat de traducere în paranteze sau într-o notă.

Regula 7. Trimiterea la autor şi la operă trebuie să fie clară.

Regula 8. Atunci când un citat nu depăşeşte două-trei rânduri se poate insera în corpul unui

paragraf între ghilimele. Atunci, însa, când citatul este mai lung, este mai bine de a-l pune cu un

spaţiu mai în interiorul paginii. În acest caz nu sunt necesare ghilimelele.

Regula 9. Citatele trebuie să fie exacte. În primul rând, cuvintele trebuie transcrise aşa cum sunt în

text, în al doilea rând, nu trebuie eliminate părţi ale textului fără a marca acest lucru.

7 Umberto Eco. Cum se face o teza de licenţă: Discipline umanistice. – Bucureşti: Pontica, 2000.

64



Regula 10. A cita este ca şi cum ai depune mărturie într-un proces. Trebuie să fiţi totdeauna în

măsură să demonstraţi că sunteţi credibili, de aceea referinţa trebuie să fie exactă (nu se citează

fără a indica denumirea documentului şi pagina) ca să poată fi controlată de oricine.

Organizarea referinţelor bibliograficeMenţionarea lucrărilor care au ajutat la întocmirea unei lucrări ştiinţifice este obligatorie.8De

asemenea, se face distincţie între bibliografia folosită la finalul lucrării şi utilizată pentru lucrare ca

întreg (se recomandă a fi trecută sub forma unei liste la finalul lucrării), şi bibliografia incidentală

utilizată sub forma notelor de subsol sau de capitol.

Aparatul ştiinţific al lucrării poate fi prezentat sub diverse forme:

- se pot utiliza note de subsol. Trimiterea la nota de subsol se face în text:

"Tipărirea cărţilor slavone nu-şi putea găsi un adăpost în Balcani, în acel sfârşit al veacului al XV-lea, când ultimele rămăşiţe de stăpânire creştină se

înecau în noianul turcesc. Meşterii trebuiau să-şi caute un sprijin, un

ocrotitor, dincoace de Dunăre, unde se păstrau vechile forme de stat.

Această îndreptare spre noi era cu atât mai impusă, cu cât Veneţia nu mai

voi să se ocupe cu lucrul tipografic pentru slavi..." 1

N. Iorga. Istoria literaturii româneşti. Ed. a 2-a. Bucureşti: Editura Pavel Suru, 1925, p.138.

- în text pot fi inserate numărul de ordine al sursei bibliografice (număr care corespunde

documentului din bibliografia de la sfârşitul lucrării) şi pagina la care se află referinţa respectivă

în sursa bibliografică menţionată, după modelul următor:

“Clasarea alfabetică faţă de clasarea cronologică are avantajul că numele

poate arăta relaţiile dintre actele unei colecţii, cum şi între autori şi

destinatari”(43, p. 171)

În fiecare capitol, trimiterile de subsol se numerotează începând cu cifra 1. Avantajul acestei

metode este acela că indicaţia bibliografică poate fi vizualizată imediat.

În vederea evitării redundanţelor din text sau din cadrul referinţelor se utilizează următorii

termeni:

Apud se foloseşte în cadrul unei citări indirecte; „citat după”.

8STAS 8660-82 Cărţi şi broşuri: prezentarea redacţională/ Institutul Român de Standardizare, 1982.

65



1. Al. Oprea. În căutarea lui Eminescu gazetarul. Bucureşti:

Minerva, 1983, p. 37.

2. Apud. Ibidem, p.193

***

1. Traian Herseni. Sociologia românească. Bucureşti, 1940, p. 67-68.2. Apud. I. Căpreanu. Eseul unei restituiri. Iaşi: Junimea, 1988, p.123.

***

1. Leibniz. Principes de la Nature et de la grace. Apud. R. Assunto. Barocul,

p. 67-68

Ibid (lat. ibidem) „în aceeaşi lucrare”; indicativ urmat de trimiterea la diviziunile lucrării.

Se foloseşte ori de câte ori cele două referinţe vin una în continuarea celeilalte.

1. A. Sacerdoţenu. Predosloviile vechilor cărţi româneşti. Bucureşti, 1939, p. 34.

2. Ibidem, p.56

3. Ibidem

Id (lat. idem) „acelaşi”. Se foloseşte pentru a nu mai repeta numele autorului când

următoarea referinţă diferă de ce precedentă numai prin titlu şi celelalte date specifice ale acesteia (se

foloseşte când se citează mai multe lucrări ale aceluiaşi autor, neintercalate cu lucrări de alţi autori).

1. T. Cipariu. Principia. În: „Organul luminărei”, nr. XXV, 21 iunie 1847, p. 130.

2. Idem. Crestomaţia, p. 16

Op. Cit.(lat. Opere citato) „în lucrarea citată”. Se foloseşte pentru a nu mai repeta titlul şi celelalte

elemente ale referinţei bibliografice. Această prescurtare este precedată de numele autorului şi se

foloseşte când se citează aceeaşi lucrare alternativ cu lucrări de alţi autori.

G. Călinescu. Opera lui Mihai Eminescu. Bucureşti: Minerva, 1970, p. 8-9.

L. Blaga. Spaţiul mioritic. Bucureşti: s.n., 1978, p. 180-181.

G. Călinescu, op. cit. , p. 20-21.

Loc. Cit. „la locul citat”. Se foloseşte când lucrarea a mai fost citată şi când între cele două citări

sunt trecute alte referinţe bibliografice. Este un indicativ care urmează titlului.

1. G. Mihăilă. Istoria culturii româneşti. Bucureşti, 1971, p. 80-86.

2. G. Pârnuţă. Istoria învăţământului românesc. Iaşi: Junimea, 1968, p.105.

3. G. Mihăilă, op. cit., loc. cit.

Supra „mai sus; mai înainte”

66



Infra „mai jos; mai departe” Se folosesc la trimiteri din lucrare în locuri anterioare,

respectiv ulterioare locului unde apar. Dacă aceste trimiteri nu se referă la aceeaşi pagină sau la

acelaşi paragraf, cuvântul este completat cu locul citării.

Sup. p. 342, nota 1.

Inf., cap. V, p. 16 Cf.(lat. confer) Pentru trimiteri în care autorul nu arată legătura.

Comp. „compară cu” Pentru trimiteri în care autorul nu arată legătura.

v. „vezi” Pentru trimiteri în care autorul nu arată legătura.

Conf. „în conformitate cu”

pro „pentru” în sensul acestei teze

contra se prezintă o teză contrară

Descrierea bibliografică recomandată pentru întocmirea bibliografiilor

Începând cu 1958 s-a pus problema (pe plan mondial) a unificării descrierilor bibliografice şi

în acest scop s-a înfiinţat Organizaţia Internaţională de Standardizare care a elaborat standarde de

descriere pentru fiecare gen de publicaţie. În domeniul bibliografic, cel mai utilizat standard este ISO

690/1996 Referinţe bibliografice. Conţinut, formă şi structură care înlocuieşte STAS 6158-90 şi

identic cu Standardul Internaţional ISO 690:1987.

Editarea referinţelor bibliografice pentru cărţi, articole, periodice şi alte documente, folosite

pentru întocmirea bibliografiilor presupune cunoaşterea unor reguli minime de întocmire a acestora:

1. Principala sursă a informaţiei conţinute în referinţa bibliografică este documentul. Prima sursă

de informare în cadrul documentului este pagina de titlu sau echivalentul ei (de exemplu,

eticheta de pe o înregistrare audio, imaginea titlului unui microformat etc.). Când documentul

nu are pagina de titlu sau un echivalent al acesteia, o altă sursă, cum ar fi coperta, caseta,

antetul unei microfişe etc. poate furniza informaţia necesară.

2. Informaţia cuprinsă în referinţa bibliografică trebuie să fie aşa cum apare în sursa de

informare.

3. Descrierea bibliografică a documentelor prevede folosirea unui sistem coerent de punctuaţie.

Fiecare element al referinţei bibliografice trebuie separat de elementul următor printr-un semn

de punctuaţie -punct, linie –(opţional)

După Dan Simonescu bibliografia dispune de cinci forme pentru caracterizarea unui document:

A. descrierea bibliografică

B. adnotarea bibliografică

C. adnotarea referativă

D. referatul

67



E. recenzia

Descrierea bibliografică

Prin descrierea bibliografică sunt analizate elementele exterioare care caracterizează

documentul consultat, într-o anumită ordine. În unele cazuri la descrierea bibliografică se adaugă

adnotarea, referatul sau recenzia (o descriere de conţinut). Principala metodă de recoltare aelementelor descrierii bibliografice este observaţia care se exercită asupra documentului ca unitatea

fizică şi în principal asupra foii de titlu (metoda de visu). Stabilirea elementelor descrierii

bibliografice presupune nu numai o observaţie exterioară, ci şi o informaţie culturală, posibilitatea de

a realiza un studiu comparat, punerea în relaţie cu alte informaţii bibliografice. Cerinţele pe care

trebuie să le îndeplinească o descriere bibliografică sunt:

- Completitudinea în funcţie de scop deoarece acesta este elementul care dictează numărul

elementelor şi amploarea unora dintre ele. De exemplu o bibliografie generală asupra unuidomeniu (management) nu are nevoie de extrem de multă informaţie (autor, titlu, editură).

În schimb o bibliografie de recomandare asupra unui aspect specific din domeniul

respectiv (planificare) necesită elemente de identificare mult mai multe (nr. pagini).

- Exactitatea : indiferent de destinaţie informaţia trebuie să fie verificată şi necontradictorie

- Claritatea: trebuie respectate cu stricteţe regulile şi standardele în vigoare

- Uniformitatea: presupune respectarea ordinii elementelor şi a punctuaţiei

A. Esdaile în lucrarea “Studii de teorie bibliografică” consideră că există mai multe tipuri de

descrieri bibliografice:

− Minimă (cuprinde autorul şi titlul şi este legată de necesităţi elementare de identificare.

Istoriceşte, acest tip de descriere este legată de începuturi când documentele erau încă puţine ca

număr. În prezent este legată de indicaţii de orientare, fără să aibă scopuri analitice)

− Scurta, care cuprinde autorul, titlul, editorul, locul de apariţie, anul apariţiei şi formatul.

− Scurtă standard cuprinde pe lângă elementele de mai sus, ediţia, traducătorul, prefaţatorul,

postfaţatorul, paginaţia, tipografia, tipul legăturii, pagini lipsă.

− Completă standard cuprinde pe lângă elementele enumerate mai sus şi ilustraţia, detalii privind

imperfecţiunile documentului.

Pentru descrierea exterioară a documentului baza culegerii elementelor o constituie, după cum

deja am amintit, pagina de titlu de unde se culeg următoarele date:

- Numele şi prenumele autorului în următoarea formă: NUME, Prenume

- Titlul şi subtitlul documentului

- Datele de apariţie: Loc: editura, an.

- Caracterizarea cantitativă (colaţiune)

- Informaţii bibliografice

68



- Număr standard

AUTORUL este elementul fundamental de conţinut al descrierii, care nu oferă doar o cheie de

identificare formală, ci şi informaţii privind sfera tematică, perioada istorică, notorietatea, apartenenţa

naţională. În general vedeta autor persoană fizică este alcătuită din:− Nume (cuvânt de ordine). Acesta poate fi simplu sau compus din două sau mai multe

părţi separate ori legate între ele printr-o linioară sau o particulă gramaticală.

− Prenume, care poate fi alcătuit din unul sau mai multe cuvinte separate sau legate prin

linioară

− Elemente de Individualizare în cazul autorilor identificaţi prin nume personal sau al

autorilor omonimi (Mardarie Cozianul)

TITLUL este un element de bază şi primul ca importanţă istorică. Este elementul formal celmai aproape de partea de conţinut, uneori exprimând concluzia autorului. După stil, acestea pot fi:

− Directe ( ne trimit la idei de bază ale conţinutului- in special pentru cărţile ştiinţifice)

− Sugestive (sugerează un conţinut- cărţile din domeniul ştiinţelor umanistice)

− Criptice (sunt specifice, de regulă unor perioade dictatoriale)

− Sublimate (sunt compuse din expresii lapidare, care nu trimit exact la subiect- Răscoala-

M.Sadoveanu)

După formă pot fi:

− Condensate: titluri în care sunt adunate toate informaţiile de bază, dar în care nu se

specifică, de fapt, nimic (Mihai Viteazul)

− Dezvoltate: se mai numesc şi explicative- Scurtă istorie a bibliotecilor

− Compozite: titluri care conţin şi elemente privind conţinutul documentului, elemente de

formă şi localizare. Acestea au fost utilizate mai ales în perioada cărţii vechi.

La titlu vom descrie:

− culegeri de lucrări independente sau părţi de opere de diverşi autori publicate sub un titlu

general

− opere cunoscute mai ales după titlul lor decât după numele autorului

− lucrări ai căror autori nu au putut să fie identificaţi (anonime sau criptonime) nici din

lucrarea respectivă, din izvoare externe

− Lucrări care au mai mult de 3 autori, fără ca unul din ei să fie autorul principal

− Lucrări periodice, seriale şi alte lucrări care sunt cunoscute după titlul lor.

− Culegerile publicate sub un titlu comun, fără un alcătuitor sau al căror alcătuitor nu este

indicat la vedere, pe pagina de titlu

Vedetă uniformă

69



Pentru lucrările anonime foarte cunoscute, devenite clasice, vedeta uniformă este titlul în

limba originală:

Ca lucrare de referinţă este folosită Roger Pierrot - "Liste internationale de vedettes

uniformes pour les classiques anonymes".

Exemplu: Pe carte Vedetă uniformă

− Nibelungii

− Cântecul Nibelungilor

− Das Nibelungenlied Das NIBELUNGEN LIED

− La Chanson des Nibelunges

− The song of the Nibelungs

SUBTITLUL(informaţie la titlu): precizează sau completează titlul cu care sunt în relaţie

specificând natura, conţinutul sau scopul apariţiei lucrării. Oferă detalii convergente titlului, dar există

şi subtitluri derutante.

DATELE DE APARIŢIE cuprind elemente formale care pot caracteriza complex un

document:

− Locul: este semnificativ pentru zona de limbă şi poate trimite la timpuri trecute

(Lugduni-denumirea veche a Parisului)

− Editura: are semnificaţii de identificare, conţinut şi valoare

− Anul: permite evaluări de tip temporar

CARACTERIZAREA CANTITATIVĂ este foarte importantă pentru descrierea

bibliografică deoarece poate oferi informaţii importante despre o lucrare, în sensul ca numărul de

pagini indică importanţa acesteia.

COLECŢIA oferă informaţii privind destinaţia lucrării (Biblioteca pentru toţi, Lyceum,

Clasicii noşti)

INFORMAŢIILE BIBLIOGRAFICE au valoare informaţională şi pot particulariza

lucrarea.

NUMĂRUL STANDARD PENTRU CARTE (ISBN) - International Standard Book

Number -este un număr internaţional standard pentru identificarea publicaţiilor, compus din 10 cifre,

grupate în patru segmente separate prin linioară. Primul grupaj de cifre poate conţine de la una la trei

cifre şi este numărul de identificare al grupului naţional geografic sau lingvistic unde documentul

este publicat. Al doilea grupaj de cifre poate conţine de la două la şapte cifre şi reprezintă numărul de

identificare al editorului care a publicat documentul. Al treilea grupaj de cifre poate conţine de la

două la şapte cifre şi codifică titlul publicaţiei, fiind atribuit de către editor, iar al patrulea grupaj este

70



o cifră de control prin care se poate verifica exactitatea cifrelor componente ale segmentelor

anterioare.

SURSE DE INFORMARE: părţile definitorii ale documentului sau documentul ca întreg

precum şi lucrările de referinţă care furnizează informaţiile necesare întocmirii descrierii

bibliografice. Părţile definitorii pot fi: pagina de titlu sau substituentul ei (pentru monografii),eticheta (pentru disc), genericul (pentru film), containerul (pentru materiale audio-vizuale), cartuşul

(pentru o hartă) etc.

Sursele de informare pot fi:

- surse principale

- surse complementare (inclusiv surse exterioare)

Sursele principale sunt acele surse de informare aflate în cadrul documentului care conţin

cele mai multe şi mai relevante informaţii şi au prioritate în furnizarea datelor bibliografice faţă dealte surse de informare.

Sursele complementare de informare : surse de informare altele decât cele principale din

care sunt preluate informaţiile atunci când sursa principală nu le conţine sau nu există. Surse

complementare pot fi: alte pagini de titlu, verso-ul fiecărei pagini de titlu, coperta, foile liminare,

căsuţa tipografică etc. Surse complementare sunt considerate şi sursele exterioare: lucrări de referinţă,

bibliografii etc.

Exemplu:

ŞERBĂNESCU, Andra. Consultaţii de gramatică: tipuri de exerciţii: modele de

rezolvare: subiecte posibile/ Andra Şerbănescu._ Ed. a 2-a revăzută şi adăugită

._Bucureşti: Vestala: Alutus, 1993._ 128 p; 20 cm ._ (Biblioteca şcolară)._ISBN:

973 - 96063 - 0 - X (Vestala)._ISBN: 973 - 96077 - 2- 1 (Alutus)

Treptele bibliografice

ADNOTAREA reprezintă o formă de adâncire a caracterizării bibliografice. Cuvântul

provine din latinescul adnotatio (observaţie, notă). Adnotarea nu poate exista fără descriere

bibliografică, fiind o complementaritate a acesteia. Adnotarea este o notă adăugată titlului sau altor

elemente ale documentului în vederea explicării sau comentării acestora. Aceasta:

− Economiseşte timpul de studiu

− Facilitează selecţia publicaţiilor

− Permite cercetarea literaturii de specialitate

− Contribuie la depăşirea barierei lingvistice

71



O adnotare trebuie:

− Să reflecte scopul lucrării (de ce a fost scrisă)

− Să reflecte rezultatele (cum s-a finalizat cercetarea)

− Să reflecte concluziile

− Să reflecte aspecte de specialitate (diagnosticul)S-a publicat un ghid (UNESCO-1968) pentru îndrumarea autorilor de adnotări care trebuiau să

respecte următoarele cerinţe:

- Să utilizeze fraze complete

- Să fie scurtă

- Să oglindească documentul

- Să nu depăşească 200-250 cuvinte

- Să fie scrisă într-o limbă de circulaţie internaţională, dacă scopul documentului este acesta- Să respecte o anumită formă standard:

o Descrierea

o Corpul (prezentarea)

o Semnătura adnotatorului

Clasificarea adnotărilor:

După autorul adnotării:

- adnotare de autor (autorul lucrării). Aceasta, chiar şi atunci când se supune unor reguliobiective nu reuşeşte să reflecte conţinutul documentului altfel decât prin optica de importanţă

pe care o subliniază el însuşi. S-a constatat că cei mai incapabili să se rezume sunt chiar

autorii

- adnotare de specialist (bibliograf) este foarte aproape de normele de adnotare standard, dar nu

întotdeauna foarte aproape de conţinutul şi ierarhia valorică a documentului.

- adnotarea profesională (specialist) este formula cea mai scumpă, dar şi cea mai sigură în ceea

ce priveşte pertinenţa datelor.După scop:

- explicativă , îşi propune prezentarea conţinutului documentului

- indicativă , semnalează tema, domeniul

- critică , este foarte puţin practicată în adnotare pentru că îşi propune o evaluare

- specială , se referă la documente complexe care pot fi tratate atât indicativ cât şi informativ

După formă:

- telegrafică , bazată pe o standardizare rigidă

- statistică , bazată pe tabele şi grafice

72



- normală , nu are exigenţe speciale de conţinut, ci răspunde primelor cerinţe indicative şi

informative.

În general, activitatea de adnotare este legată de periodice şi mai puţin de monografii. În

privinţa acestora, intră în această sferă capitolele de cărţi.

Caracteristicile adnotării - concizie (eliminarea ambiguităţii, redundanţei, oricăror formule parazite)

- claritate (respectarea unei anumite formule de redactare şi utilizarea unor termeni cu sensuri

cunoscute)

- coerenţă (reflectarea unei anumite relaţii între părţile adnotării)

- obiectivitate (nu se poate vorbi de o obiectivitate perfectă)

- flexibilitate (ieşirea dintr-o rigiditate extremă. Structura este dată de tipul lucrărilor adnotate,

de scopul adnotării şi de destinaţie)REFERATUL reprezintă expunerea conţinutului unei monografii sau articol de serial,

analizându-se şi apreciindu-se metoda folosită şi rezultatul obţinut în acea lucrare. Referatul este

compus din descrierea bibliografică şi referat, care trebuie să fie apreciativ.

Clasificarea referatelor:

1. informativ (cuprinde elementele de noutate selectate de referent, necomentate. Prezintă

metoda elaborării documentului, concluziile şi chiar aplicaţiile)

2. indicativ sau descriptiv ( cuprinde prezentarea generală a lucrării, structura, obiectul, scopul

şi rezultatele)

Deosebirea dintre cele două tipuri de referate este dată de selectarea elementelor de noutate,

participarea analitică a referentului având caracter critic. Referatul trebuie să se caracterizeze prin

claritate, concizie şi exactitate, iar referentul trebuie să se adecveze la scop şi să facă prezentarea în

funcţie de tipul de document la care se referă.

RECENZIA se constituie în cea mai dezvoltată treaptă analitică, fiind o treaptă prin excelenţă

critică. Recenzia reprezintă aprecierea critică şi motivată a unei cărţi, arătându-i greşelile, lacunele,

îndreptându-le şi completându-le. Aceasta este formată din descrierea bibliografică şi din referatul

critic. În afara selectării elementelor de noutate, recenzantul poate lua în consideraţie orice trăsătură a

documentului şi poate intra în dialog critic cu autorul. În acest caz avem de-a face cu o intrare în

conţinut şi cu o apreciere critică.

Caracteristicile recenziei:

- necanonică (tentează la dimensiuni mari)

- lentă (fiind vorba de un proces critic)

- prea angajată (permite exprimarea unor opinii)

73



Exemple de descriere bibliografica a documentelor

1. Carte cu un autor

IORGA, N. - Istoria literaturii române în secolul al XVIII-lea. – ed. a 2-a.

-Bucureşti: Editura Didactică şi Pedagogică, 1969. - 2 vol.

2. Carte cu doi autori

SIMONESCU, Dan; PETRESCU, Victor. -Târgovişte-vechi centru

tipografic românesc.- Târgovişte: Muzeul Judeţean Dâmboviţa, 1972.- 135p.

3. Carte cu trei autori

LAZĂR , Dumitru; MARINOIU, Costea; MATEIESCU, Petre. -Catalogul preliminar al colecţiilor de carte veche din judeţul Vâlcea.- Râmnicu-Vâlcea:

Editura Almarom, 2001. -97 p.

4. Cărţi care se descriu la titlu (fără autor)

TÂRGOVIŞTE cetate a culturii româneşti: lucrările sesiunii ştiinţifice din

21-23 decembrie 1972: studii şi cercetări de bibliofilie/ Muzeul Judeţean

Dâmboviţa. -Bucureşti: Editura Litera, 1974. - 583p.

5. Dicţionare sau enciclopedii

DICŢIONARUL literaturii române de la origini până la 1900. -

Bucureşti: Editura Academiei Române, 1979. –245 p.

6. Articole din periodice

BĂNICĂ, Mariana. An jubiliar Matei Basarab: 350 de ani de la instaurarea

ca domn al Ţării Româneşti. În: “Buridava” , 1982, nr. IV , p. 109-114.

7. Articole din culegeri

POPA, Atanasiu. Originile şi circulaţia unor motive ornamentale coresiene.

În: "Târgovişte cetate a culturii româneşti: lucrările sesiunii ştiinţifice din 21-

23 decembrie 1972: partea I: studii şi cercetări de bibliofilie"/ Muzeul

Judeţean Dâmboviţa. Bucureşti: Editura Litera, 1974, p.185-194.

9. Articole din publicaţii continue

74



REGNEALĂ, Mircea. Integrarea bibliotecilor în fluxul informaţiilor economice. În: Studii de bibliologie şi Ştiinţa informării.- Nr. 7, 2003, p.9-19.

10. Descrierea unui capitol dintr-o lucrare

SACERDOŢEANU, Aurelian. Izvoarele şi istoriografia arhivisticii. În:

“Arhivistica”. – Bucureşti: Editura didactică şi pedagogică, 1971. – p. 17-35

11. Documente oficiale

ROMÂNIA.LEGI. DECRETE.CODURI DE LEGI

Legea nr.18/1991 privind fondul funciar.-Bucureşti:Guvernul României,

1991.-24 p.; 20 cm.

12. Citarea unui pasaj dintr-un fond arhivistic:

ARHIVELE Statului Bucureşti, Arhiva Istorică Centrală, fond Şcoala de Arhivistică,

dosar nr. 32-1942, f.12.13. Resurse Internet

• monografie electronică, baze de date şi programe de calculator (menţiunea de

responsabilitate, titlul, tip suport, ediţie, loc publicare, editor, dată publicare, data

actualizării, data citării, disponibilitate şi acces, număr standard )

UNESCO and an Information Society for all [online]. Paris: UNESCO, 1996.

[cited 10-14-2005].

Available from web: http://www.unesco.org/webworld/telematics/gis.htm• o contribuţie într-o monografie electronică, baze de date sau programe electronice

(menţiunea de responsabilitate, titlul contribuţiei, responsabilitatea principală a

documentului gazdă, titlul documentului gazdă, tip suport, ediţie, loc publicare, editor, dată

publicare, data actualizării, data citării, localizare în cadrul documentului gazdă,

disponibilitate şi acces, număr standard)

MCCONNELL, W.H. Constitutional History. In: The Canadian

Encyclopedia [CD-ROM] Macintosh version 1.1. Toronto:McClelland& Stewart, cop. 1993. [cited 17 01 2007]. ISBN 0-

7710-1932-7.

• o publicaţie serială electronică (titlu, tip suport,ediţie, loc publicare, editor, data publicării,

data citării, disponibilitate şi acces, număr standard)

D-Lib magazine [on line]/produced by the Corporation for NationalResearch Initiatives. [cited 15 01 2007]. Eleven times a year. Available fromInternet: http://www.dlib.org/

75

http://www.unesco.org/webworld/telematics/gis.htm

http://www.unesco.org/webworld/telematics/gis.htm



• o contribuţie într-un periodic electronic (menţiunea de responsabilitate, titlul articolului,

titlul publicaţiei seriale, tip suport, ediţie, număr, data actualizării, data citării, localizare în

cadrul documentului gazdă, disponibilitate şi acces, număr standard)

LAWLOR , Debbie A.; EBRAHIM, Shah ; SMITH, George

Davey. Socioeconomic position in childhood and adulthood andinsulin resistance: cross sectional survey using data from British

women's heart and health study. In: British Medical Journal

[online]. 2002, Volume 325, Issue 7368[cited 10-14-2002]

Avaible from web:

http://bmj.com/cgi/content/full/325/7368/805

• aviziere electronice, liste de discuţii şi mesaje electronice (a. Sistem de mesaje complet: titlu,

tip suport, loc publicare, editor, data publicării, data citării, disponibilitate şi acces; mesajeelectronice: responsabilitate principală a mesajului, titlul mesajului, titlul sistemului

mesajului gazdă, tip suport, responsabilitate secundară, loc publicare, editor, dată

publicare, data citării, numerotare în cadrul sistemului gazdă, disponibilitate şi acces)

Sistemul de e-learning:forum [on-line]. Târgovişte: Universitatea Valahia,

decembrie 2004- [cited 6 ianuarie, 2007 ].

Available from Internet: [email protected]

TÎRZIMAN, Elena. Re: Utilizarea cărţii electronice în procesul de e-learnig.

In: Sistemul de e-learning:forum [on-line]. Târgovişte: Universitatea

Valahia, 12 ianuarie 2007; 14:28:32 [cited 6 ianuarie, 2004 ].

Available from Internet: [email protected]

Redactarea unei bibliografii

O lucrare ştiinţifică trebuie să se bazeze în argumentarea punctelor susţinute pe o bibliografie

solidă. Aceasta corespunde unei liste de referinţe întocmită referitor la tema respectivă. O bibliografie

poate fi organizată astfel:

1. alfabetic (in funcţie de numele autorului şi a primului cuvânt din titlu pentru operele anonime

sau care au mai mult de trei autori).

2. cronologic (în funcţie de data apariţiei-prima editare)

3. tip documente (cărţi, articole din volume, periodice, legislaţie, fonduri arhivistice, resurse web

etc)

76



mailto:[email protected]









4. tematic (lucrări generale, lucrări literare, lucrări istorice etc)

5. într-o succesiune numerică, urmărind corespondenţa dintre documente şi citările din text.

Din punctul de vedere al perioadei la care se referă şi al completitudinii citărilor referitor la

tema de cercetat, bibliografia poate fi:1. exhaustivă (cuprinde toate referinţele privitoare la tema cercetată)

2. selectivă (cuprinde numai anumite referinţe privitoare la tema cercetată)

3. retrospectivă (cuprinde referinţe ale unor lucrări care au apărut într-un anumit interval de timp)

4. curentă (cuprinde referinţe ale unor lucrări care continuă să se editeze)

Întocmirea unui indice de publicaţiiIndexul unei publicaţii reprezintă o listă de subiecte, nume de persoane, denumiri geografice,

denumiri de locuri, evenimente şi a altor materii tratate, precizând locul în care pot fi găsite.9

După modul de aranjare a vedetelor, indexurile pot fi clasate:

1. alfabetic (subiecte, nume de persoane etc)

2. sistematic (subiecte, nume de persoane etc)

3. cronologic, numeric, alfanumeric (evenimente istorice, brevete, rapoarte, indici CZU etc)

Indexurile nu vor repeta ordinea de aşezare a materie: de exemplu, o lucrare sistematică nu

poate avea un index sistematic.

Indexurile cu subordonări pot combina mai multe criterii. De exemplu, un index legislativ

poate grupa actele normative în ordine ierarhică (legi, decrete, HG, standarde, norme interne), iar

fiecare dintre aceste grupări în ordine cronologică, cele emise în aceeaşi zi în ordine numerică sau

alfabetică.

După natura vedetelor, indexurile pot fi:

1. generale (o lista ce cuprinde toate categoriile de vedete care urmează să figureze în index)

2. speciale

a. persoane fizice şi colectivităţi

b. toponime

c. alte subiecte

d. abrevieri, sigle, simboluri

e. citări

9 STAS 8254-76 Informare şi documentare. Indexuri de publicaţii/ Institutul Român de Standardizare, 1976.

77



f. titluri de lucrări

g. anunţuri

După natura adreselor pot fi:

1. cu adrese la volum, prin indicarea paginilor

2. cu adrese la lucrare, prin arătarea celor mai mici diviziuni numerotate în continuare

Exemple de indexuri:

I. Drept

civil constituţional; v. şi ordinea de –

- ul familiei

internaţional

- privat

- public

****

Damaschin, 164, 167, 168, 201, 210, 211, 214, 221, 275

Daniil Panonianul, 91

Divanul sau gâlceava înţeleptului cu lumea, 2, 125, 273

Dosithei, patriarhul Ierusalimului, 104, 107, 108, 109, 225

Dosoftei, 2, 4, 7, 9, 13, 105, 106, 109, 117, 118, 119, 120, 121, 122, 123, 124, 125, 175, 193, 205,

224, 251, 252, 273, 275, 278, 280

Duca, Gh, 6, 107, 118, 120, 121, 122, 124, 170

78



GLOSAR

AUTORUL – Persoană fizică sau juridică care poartă răspunderea creării unui document. A nu se

confunda cu creatorul ! (auteur; author ).COLECŢIE – Reunirea documentelor în funcţie de anumite criterii comune (conţinut, suport) fără a

ţine seama de provenienţa acestora ; în opoziţie cu termenul FOND ARHIVISTIC, alcătuit de un

creator. (collection; colección documental, collección facticia; Sammlung ).

CONSERVARE – Este una dintre funcţiile fundamentale ale unui serviciu de arhivă şi constă, pe de

o parte, în conservarea materială, mai exact păstrarea fizică şi protejarea documentelor care îi sunt

încredinţate fără a prevedea proprietatea juridică asupra acestora sau condiţiile de acces la acestea

(conservation materielle, conservation preventive;custody; custodia, conservación; aufbewahrung ).

Pe de altă parte, există conceptul de conservare definitivă, pentru care, după operaţiunea de

selecţionare, s-a hotărât păstrarea permanentă a documentelor ( permanent storage; dauernde

Aufbewahrung ).

DESCRIERE ARHIVISTICĂ – Reprezentarea precisă a unităţii de descriere, a alcătuirii acesteia,

obţinută prin selecţia, analizarea şi ordonarea oricărei informaţii care permite identificarea,

gestionarea şi localizarea documentelor de arhivă şi explicarea conţinutului lor şi a contextului creării

lor. Sintagma desemnează atât procesul reprezentării, cât şi rezultatul său (description; descripción;

Erschließung ).

DOCUMENT – Informaţie existentă pe un suport, indiferent de natura acestuia (document ).

DOCUMENT DE ARHIVĂ – Informaţie aflată pe un suport indiferent de natura acestuia, creată sau

primită de o persoană fizică sau juridică în exercitarea activităţii sale (record ).

DOSAR – Ansamblu de documente, grupate fie de creator pentru nevoile sale practice, fie în procesul

de ordonare arhivistică referitor la un anumit subiect sau problemă; dosarul este de obicei unitatea de

bază în interiorul unei serii organice ( file; expediente; Akte, Aktenband ).

EVALUARE – Operaţiunea de determinare a duratei de păstrare a documentelor (appraisal;

valoración y selección; inhaltliche Bewertung ).

79



FOND – Ansamblu de documente, indiferent de tip sau suport, create sau primite de o persoană física

sau juridică în desfăşurarea activităţii sale ( fonds).

INSTRUMENT DE CERCETARE – Termen general care acoperă orice formă de descriere sau de

referinţă elaborată sau primită de instituţia păstrătoare de arhivă în exercitarea controlului său

administrativ sau intelectual asupra documentelor de arhivă. Poate fi vorba fie despre instrumentelede cercetare, fie despre instrumentele de evidenţă.

ORDONAREA – 1. Operaţiune arhivistică constând în aşezarea într-o ordine intelectuală şi fizică

a documentelor de arhivă în interiorul dosarelor şi a dosarelor în interiorul fondului, realizată

respectând principiul integrităţii fondului, sau, în cazul imposibilităţii aplicării acestui principiu, în

funcţie de criteriile cronologice, geografice, alfabetice sau tematice. Ordonarea presupune constituirea

unităţilor arhivistice, cotarea acestora şi aşezarea lor pe rafturi şi condiţionează redactarea

instrumentului de cercetare/evidenţă care permite regăsirea acestuia. (arrangement, classification;clasificación, ordenación fisica, organización; Klassifikation, Ordnung ).

2. Operaţiune prin care sunt puse în ordine documentele prin integrarea în dosarul căruia

aparţin (classification, filing; Ablage).

3. Procedură de protecţie a unui fond dintr-o arhivă privată conform unei legislaţii specifice

acestui tip de arhivă sau bunurilor culturale (a legal process protecting private archives, as part of the

cultural heritage; declaración de un archivo privado como Bien de Interés Cultural; Klassifikation

als Verschlusssache).

PIESĂ – Cea mai mică unitate intelectuală de arhivă, de exemplu o scrisoare, un memoriu, un raport,

o fotografie, o înregistrare sonoră ( piéce; piece, item; unidad documental; einheit, Schriftstück ).

PRELUĂRI – Termenul defineşte ansamblul procedurilor prin care se îmbogăţesc fondurile şi

colecţiile unui serviciu de arhivă. Termenul desemnează documentele astfel intrate în fonduri şi

colecţii (accroissement; acquisition; ingreso de fondos; Zügange). Termenul este folosit deopotrivă şi

în cazurile în care se face referire la diferenţa dintre cantitatea de documente intrate şi cea de

documente eliminate într-o perioadă anume (accroissement; difference, generally described in linear

meters, between the documents accessed and destrozed within a given period; crecimiento orgánico

de fondos; Zuwachs).

PRODUCĂTOR – Persoană fizică sau morală/juridică, publică sau privată, care a produs, primit şi

păstrat documente de arhivă în decursul activităţii sale. A nu se confunda cu un „colecţionar”

( producteur d'archives; creator; organismo productor, sujeto productor; Archivbildner-

provenienzstelle) sau „autor”.

PROVENIENŢĂ – Relaţia dintre documente şi creatorul lor ( provenance; origen, procedencia;

Vorbesitze Provenienz, Provenienzstelle).

80



SERIE ORGANICĂ – Diviziunea organică a unui fond, corespunzând unui ansamblu de dosare

grupate pentru că au rezultat din aceeaşi activitate; se referă la o funcţie sau la acelaşi subiect sau care

au aceeaşi formă ( série organique; series, class; seccion, serie; Abteilung, Serie). [A nu se confunda

cu série, care este o subdiviziune a planului de ordonare].

SUB-FOND – Diviziune organică a unui fond, corespunzând diviziunilor administrative ale instituţieisau ale organismului creator, sau, în lipsa acestora, unei grupări de documente realizate după criterii

geografice, cronologice, funcţionale sau de alt tip. Când creatorul are o structură ierarhică complexă,

fiecare sub-fond are la rândul său subdiviziuni pentru a reflecta nivelurile ierarhice ( subgroup;

división orgánica del fondo; Teilbestand ).

SUB–SERIE – Parte structurală a unei serii ( sub-class; fracción de una sección, fracción de una

serie; Unterabteilung ).

SUPORT – Materialul pe care sunt fixate informaţiile pentru a constitui un document, de exemplu:ceară, papirus, hârtie, pergament, film, bandă magnetică ( support ; medium; soporte; Beschreibstoff,

Daten-, Speicherung ).

TITLU OFICIAL – Titlu figurând în evidenţă în sau pe documentele de arhivă care trebuie descrise

(titre; formal title).

TITLU DEDUS – Titlu atribuit de arhivist unei unităţi de descriere ( supplied title, titre forgé).

TIP – Categorie de documente grupate pe criterii comune, fizice (de exemplu: acuarelă, desen) şi/sau

intelectuale (de exemplu: ziar, carte de conturi, registre de deliberare...) (type; form). cel mai apropiat

este termenul românesc de gen al documentelor .

UNITATE DE DESCRIERE – Document sau ansamblu de documente de orice natură tratate ca o

entitate şi formând baza unei descrieri (unit for descripition; unidad de tratamiento archivístico,

Unidad de descripción; Archiveinheit, Verzeichnungseinheit ). Pentru arhivistica românească,

Termenul este sinonim, în anumite limite, cu cel de unitate.

BIBLIOGRAFIE

1. ECO, Umberto. Cum se face o teza de licenţă: Discipline umanistice. – Bucureşti: Pontica, 2000.

– 203 p.

2. ERICH, Agnes ; TIRZIMAN, Elena. Aspecte ale regăsirii resurselor informaţionale electronice.

Bucureşti: Editura Universităţii din Bucureşti, 2005._ 197 p._ ISBN 973-737-000-7.

3. ERICH, Agnes ; TIRZIMAN, Elena. Catalogarea standardizată a documentelor monografice:

reguli de aplicare a ISBD (M). Bucureşti: Editura Universităţii din Bucureşti, 2003._ 97 p._ ISBN

973-575-722-2

81



4. ERICH, Agnes ; TIRZIMAN, Elena. Catalogarea standardizată a documentelor: reguli de

aplicare a ISBD(M) si ISBD(S). Bucureşti: Editura Universităţii din Bucureşti, 2003._ 197 p._

ISBN 973-575-824-5

5. ERICH, Agnes ; TIRZIMAN, Elena. Descrierea bibliografică standardizată : norme ISBD.

Bucureşti: Editura Universităţii din Bucureşti, 2006.-188p.- ISBN 973-737-146-16. GUINCHAT, Claire; MENOU, Michel. Introduction generale aux sciences et techniques de

l’information et de la documentation. 2e ed. Revue et augmentee par Marie- France

Blanchet.Paris:UNESCO, 1990, 543p.

7. ISO 690/1996 Documentare. Referinţe biliografice. Conţinut, formă şi structură.

8. ISO 690-2/1999 Informare şi Documentare. Referinţe biliografice. Documente electronice

complete sau părţi de documente.

9. LEGEA arhivelor Naţionale, 1996.10. PREVOTEAU, Marie- Helene; UTARD, Jean- Claude. Manuel de bibliographie generale. Paris:

Electre Editions du Cercle de la Librairie, 1995, 311p.

11. SACERDOŢEANU, Aurelian. Arhivistica. Bucureşti: Editura Didactică şi Pedagogică, 1971,

330p.

12. STAS 8254-76 Informare şi documentare. Indexuri de publicaţii/ Institutul Român de

Standardizare, 1976.

13. STAS 8660-82 Cărţi şi broşuri: prezentarea redacţională/ Institutul Român de Standardizare,

1982.

14. TEODORU, Vitalie. Performanţe intelectuale: Ghid de informare documentară. – Bucureşti:

EDITIS, 1993. – 124 p.

82

curs agnes

Documents