creaciÓn de un manual de procedimientos del departamento de contabilidad como plan de mejoramiento...
TRANSCRIPT
CREACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD COMO PLAN DE MEJORAMIENTO PARA LA EMPRESA
VINCULAR LTDA
NELCY GARCIA OVIEDO
UNIVERSIDAD DE PAMPLONA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES
CONTADURÍA PÚBLICA
CARTAGENA
2014
CREACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD COMO PLAN DE MEJORAMIENTO PARA LA EMPRESA
VINCULAR LTDA
NELCY GARCIA OVIEDO
Informe Prácticas Empresariales Presentado como Pre-requisito Para
Obtener El Título De Contador Público
UNIVERSIDAD DE PAMPLONA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES
CONTADURÍA PÚBLICA
CARTAGENA
2014
TABLA DE CONTENIDO
0. INTRODUCCIÓN...............................................................................................6
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA..................................................................7
2. OBJETIVOS.......................................................................................................10
2.1 Objetivo General...........................................................................................10
2.2 Objetivos Específicos....................................................................................10
3. JUSTIFICACIÓN................................................................................................11
4. MARCO TEORICO.............................................................................................13
4.1 Antecedentes...............................................................................................13
4.2 Bases Teóricas.............................................................................................15
4.3 Sistema de Variables....................................................................................20
5. MARCO METODOLÓGICO...............................................................................21
5.1 Tipo y Diseño de Investigación.....................................................................21
5.2 Población y Muestra......................................................................................21
5.3 Materiales y métodos de investigación......................................................22
5.4 Técnicas e instrumentos de Recolección de Datos......................................22
6. INFORME DE PRÁCTICA EMPRESARIALES EN VINCULAR LTDA.............24
6.1 RESEÑA HISTÓRICA DE LA EMPRESA VINCULAR LTDA.......................24
6.2 ASPECTOS CORPORATIVOS.....................................................................25
6.2.1 Misión....................................................................................................27
6.2.2 Visión......................................................................................................27
6.2.3 Objetivo Empresarial...............................................................................28
6.2.4 Valores Empresariales............................................................................28
6.2.5 Principios Empresariales.......................................................................29
6.3 DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA...............................................................29
6.3.1 Estructura Organizacional.......................................................................29
6.3.2 Análisis de Mercado y Estrategias..........................................................31
6.3.3 Análisis DOFA........................................................................................34
6.3.4 Descripción del área de trabajo................................................................38
6.3.5 Funciones asignadas a la practicante.....................................................38
6.4 Análisis Financiero de la Empresa Vincular LTDA........................................40
6.4.1 Análisis Vertical......................................................................................40
6.4.2 Análisis Horizontal......................................................................................43
6.4.3 Razones Financieras..............................................................................46
6.5 Cronograma..................................................................................................48
7. DIAGNÓSTICO DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS Y FALENCIAS............49
7.1 Prestación de servicios.................................................................................49
7.2 Recursos Humanos.......................................................................................50
7.3 Compras.......................................................................................................50
7.4 Administrativos..............................................................................................50
7.5 Contable........................................................................................................51
8. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ÁREA DE CONTABILIDAD EMPRESA
VINCULAR LTDA...................................................................................................53
9. RECOMENDACIONES....................................................................................86
10. CONCLUSIÓN..............................................................................................87
REFERENCIA BIBLIOGRÁFICAS.........................................................................88
LISTA DE TABLAS
TABLA 1. SISTEMA DE VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN............................20
TABLA 2. MODIFICACIONES DE CONSTITUCIÓN ANTE CÁMARA DE
COMERCIO.....................................................................................................24
TABLA 3. CONFORMACIÓN DEL CAPITAL SOCIAL VINCULAR LTDA..............25
TABLA 4 USUARIOS DE LA EMPRESA VINCULAR LTDA..................................32
TABLA 5 EMPRESA DE SUMINISTRO DE PERSONAL EN CARTAGENA.........33
TABLA 6. MATRIZ DOFA EMPRESA VINCULAR LTDA.......................................37
TABLA 7. ANÁLISIS VERTICAL BALANCE GENERAL 2012-2013 EMPRESA
VINCULAR LTDA............................................................................................40
TABLA 8. ANÁLISIS VERTICAL ESTADO DE RESULTADOS 2012-2013
EMPRESA VINCULAR LTDA..........................................................................42
TABLA 9. ANÁLISIS HORIZONTAL BALANCE GENERAL 2012-2013 EMPRESA
VINCULAR LTDA............................................................................................44
TABLA 10. ANÁLISIS HORIZONTAL ESTADO DE RESULTADOS 2012-2013
VINCULAR LTDA............................................................................................45
TABLA 11. INDICADORES FINANCIEROS VINCULAR LTDA. 2012-2013..........47
TABLA 12 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.....................................................48
LISTA DE FIGURAS
FIGURA 1 ORGANIGRAMA VINCULAR LTDA 30
0. INTRODUCCIÓN
Crear una empresa es una tarea un poco difícil, pero lo es aún más lograr que
ésta se desarrolle, crezca y permanezca en el tiempo; mantenerla es una ardua
labor que se logra entre otras cosas, con disposición al cambio, con tenacidad y
con pasión. Vincular Ltda., una empresa de suministro de personal temporal, con
vida jurídica desde hace quince (15) años y un crecimiento sostenido, ha logrado
durante los últimos tres (3) años un gran incremento en sus ingresos y sus
operaciones, que crean la necesidad de afianzar las directrices y lineamientos
para enfrentarse a nuevos desafíos, bajo un marco de control que permita blindar
a la empresa o minimizar el mayor número de riesgos generados por su propia
existencia y/o por agentes externos que obedecen a una trascendencia de
mercado; y lograr de esta forma una organización sostenible y competitiva en el
sector.
Por esta razón, el proyecto está dirigido a diseñar un manual de procedimientos
para los procesos dentro del departamento de Contabilidad, en la empresa
Vincular Ltda. Desde el punto de vista temporal, se trabajarán con datos de los
dos últimos años de la compañía, relativos a sus procesos contables.
En el desarrollo de este trabajo, se realizará un diagnóstico para establecer el
estado actual en el que se encuentra la normalización de procedimientos en la
compañía Vincular Ltda.; el resultado de este proceso permitió identificar el nivel
de organización en cuanto a la falta de la documentación de sus actividades, y en
contrapeso, diseñar las políticas y procedimientos que proporcionarán una
seguridad razonable en la realización de sus operaciones y por lo tanto, contribuir
en la consecución de los objetivos planteados por la dirección.
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La economía en Colombia ha sufrido diversos cambios fundamentales en la
concepción del desarrollo económico que determinaron un nuevo modelo
encaminado a lograr un mayor crecimiento y mayor bienestar. Para conseguir
estos objetivos se ha venido cambiando progresivamente el manejo económico
dejándolo a las fuerzas del mercado libre y global. Se abrieron las economías
mediante acuerdos bilaterales o multilaterales que buscan ampliar los mercados y
las exportaciones, generadores de mayores oportunidades para la producción y el
trabajo. Una de las principales herramientas que permitirá a las empresas poder
hacer frente a los nuevos retos que les impone la evolución de la economía es la
información contable y financiera. Esta información debe cumplir con cuatro
características fundamentales como son: que sea útil, veraz, confiable y sobre
todo oportuna.
Para que la información pueda cumplir con estas características las empresas
deben buscar la forma de salvaguardarla y de esta forma las decisiones que se
tomen sobre esta, puedan ser lo más acertadas posibles y le permitan a la
empresa escalar en la economía. De esta manera, se puede evidenciar que un
problema que puede afectar a las empresas colombianas dentro de este cambio
dentro del mercado, hace referencia a la competitividad que genera el
conocimiento de los procesos dentro de las empresas, por lo cual esto resalta que
los manuales de procedimientos representan una guía práctica que se utiliza como
herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene
información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los
objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean
de mucha utilidad para lograr una eficiente administración y por ende hace más
competitiva a la empresa a largo plazo.
Un Manual de procedimientos es un instrumento vital para las organizaciones de
hoy. A través de ellos, se pueden registrar y transmitir, sin distorsiones, una serie
de información básica para el mejor funcionamiento de cada una de las unidades
administrativas de una empresa. La información transmitida a través de los
manuales permiten conducir al recurso humano a la consecución de los objetivos
planteados y a desarrollar sus funciones sin conflictos.
Vincular Ltda. es una empresa de servicios dedicada al suministro de personal
temporal, que busca ser cada día más competitiva a nivel local, y sus socios
saben que para lograrlo necesitan mejorar todos los procesos de la compañía, y
es por esta razón que se ha generado la necesidad de diseñar un manual de
funciones para los todos sus procesos que le permita a la empresa evaluar el
control, y de esta manera permitir preservar y proyectar los recursos obtenidos por
el ente mediante la toma de decisiones pertinentes sobre planificación, control y
mejoras en las operaciones de la organización en aras de brindar un servicio con
calidad a sus usuarios.
La necesidad de normalizar los procedimientos que desarrolla la empresa a través
de su correspondiente documentación y definición organizativa, parte del hecho de
que en la actualidad tal documentación no existe para el departamento de
contabilidad, aun cuando sí para las áreas operativas o de servicio. Esto trae
consigo dificultades de diversa índole. Entre ellas: la falta de claridad en el
desarrollo de la labores; las confusiones en las líneas de mando; la dificultad, en
varios casos, de que empleados puedan ser reemplazados temporalmente dado
que resulta difícil capacitar a otros para su relevo, debido a la falta de
documentación; la exposición a riesgos de pérdida de información y de activos
valiosos por no estar establecidas las medidas de su manejo y custodia adecuada.
Estas situaciones se han venido presentando en varias oportunidades, prendiendo
las alarmas de tener que documentar lo que se hace, ya que todavía las cosas se
hacen consuetudinariamente, es decir, los procedimientos existen pero en as
cabezas de cada persona, siendo objetos, entre otras, de interpretaciones
particulares.
2. OBJETIVOS
2.1 Objetivo General
Diseñar un manual de procedimientos del área administrativa y financiera para la
empresa de suministro de personal Vincular Ltda. como plan de mejoramiento.
2.2 Objetivos Específicos
Realizar un diagnóstico de las áreas y procesos de la empresa Vincular
Ltda, identificando los principales riesgos y falencias de éstas, haciendo
énfasis en el departamento de Contabilidad.
Describir cada uno de los procesos y procedimientos a realizar dentro del
departamento de contabilidad de la empresa Vincular Ltda a través del
Manual de Procedimientos.
Presentar un grupo de recomendaciones para, a partir de los manuales,
fortalecer los puntos débiles de control que se hayan determinado en el
diagnóstico.
3. JUSTIFICACIÓN
El curso que han tomado los negocios hoy día, exigen a las empresas que los
servicios que presten sean cada vez más eficientes, lo cual implica una mayor
complejidad, tanto en la organización de la empresa como en su administración.
La importancia de los manuales de procedimientos administrativos a través de una
mirada retrospectiva a la administración permite llevar a las empresas u
organizaciones a desarrollar las funciones del proceso administrativo como
planear, organizar, dirigir y controlar de una manera más eficaz las actividades
que se designa a cada uno de los miembros de la organización. Este conjunto de
actividades responde a la esencia del procedimiento administrativo, lo que va a
permitir realizar a cabalidad las labores o actividades para estandarizar la
operatividad de la misma.
Este cambio en la cultura organizacional propende por una administración
transparente como instrumento para la optimización de la gestión, ya que fomenta
la cultura del autocontrol de los empleados y la transparencia en la gestión
administrativa a través del conocimiento de los procesos, y la adecuada
distribución de las cargas de trabajo, que permitirían atender con eficiencia y
eficacia a los usuarios.
De manera general, la ausencia de un Manual de Normas y Procedimientos, tanto
administrativos como contables, fue lo que justificó la realización de esta
investigación. La carencia de este importante instrumento ha originado graves
situaciones, en el mundo de los negocios, como: el desconocimiento de deberes y
derechos inherentes a cada puesto; evasión de responsabilidades, descuido de
las labores asignadas; incumplimientos de normas que están creadas en el vacío,
ya que no hay conocimiento de quién las impone; retraso en los registros
contables; usurpación inconsciente de deberes ajenos; centralización de
autoridad; oportunidad para cometer fraudes, por la debilidad del control interno,
entre otras situaciones.
La situación actual de Vincular Ltda. en lo concerniente a su organización y
gestión requiere un nuevo enfoque para analizar, controlar y realizar seguimiento a
sus procesos básicos, es por ello que la presente investigación busca diseñar un
manual de procedimientos para los procesos claves del departamento de
contabilidad para la empresa Vincular Ltda., con el fin de que estas áreas, tengan
mecanismos de organización y gestión que les permita conocer las mejores
prácticas para un trabajo de calidad, y por ende el resultado se refleje en el
cumplimiento de las metas.
4. MARCO TEORICO
4.1 Antecedentes
Verificando la bibliografía sobre trabajos similares que pudieran servir como marco
de referencia a este trabajo de grado, se pueden señalar algunos realizados
dentro del contexto de esta problemática empresarial.
En primer lugar, el Fondo de Desarrollo de la Educación Superior en el año 2006,
elabora el “Manual de Procesos y Procedimientos FODESEP”, el cual tuvo como
objetivo principal crear un Manual de Procesos para fortalecer los mecanismos de
sensibilización que se despliegan y fortalecer la cultura del Autocontrol. Los
procesos que se dieron a conocer, cuentan con la estructura, base conceptual y
visión en conjunto, de las actividades misionales y de soporte del Fondo de
Desarrollo de la Educación Superior, con el fin de dotar a la misma Entidad;
FODESEP, de una herramienta de trabajo que contribuya al cumplimiento eficaz y
eficiente de la misión y metas esenciales, contempladas en el Plan Estratégico.
Así mismo, este estudio busca la existencia de un documento actualizado de
consulta, que establezca un método estándar para realizar el trabajo de las
dependencias, en razón de las necesidades que se deriven de la realización de las
actividades misionales de FODESEP. En ese sentido, el Manual de Procesos y
Procedimientos está dirigido a todas las personas que bajo cualquier modalidad,
se encuentren vinculadas al Fondo y se constituye en un elemento de apoyo útil
para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas, y para coadyuvar,
conjuntamente con el Control Interno, en la consecución de las metas de
desempeño y rentabilidad, asegurar la información y consolidar el cumplimiento
normativo. El documento describe los procesos administrativos, y expone en una
secuencia ordenada las principales operaciones o pasos que componen cada
procedimiento, y la manera de realizarlo. Contiene además, diagramas de flujo,
que expresan gráficamente la trayectoria de las distintas operaciones, e incluye las
dependencias.
También se consultó el trabajo de grado “Diseño De Un Manual de procedimientos
de los procesos claves del área de coordinación administrativa y financiera de la
ESE Clinica de Maternidad Rafael Calvo C” realizado por Indira De Arco Buelvas y
Raquel Salas Sierra, De La Universidad Tecnológica De Bolívar en el año 2004.
Este trabajo tenia como objetivo principal diseñar un manual de procedimientos de
los procesos claves del área de Coordinación administrativa y financiera con el fin
de construir una herramienta para la evaluación del control de la entidad y de esta
manera permitir preservar y proyectar los recursos obtenidos por el ente mediante
la toma de decisiones pertinentes sobre planificación, control y mejoras en las
operaciones de la organización en aras de brindar un servicio con calidad a sus
clientes.
Otro estudio que se consultó fue el realizado por Milagros Azócar en el año 2006,
titulada “Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos contables para la
Fundación Luz del Mundo, Maturín-Estado Monagas”. Este estudio tuvo como
objetivo general –tal como su nombre lo indica- el Diseño de un Manual de
Normas y Procedimientos Contable para Fundación “Luz del Mundo, con sede en
Maturín, Estado Monagas; y con objetivos específicos el estudio de los registros
contables, verificando si están en concordancia con la naturaleza de la institución,
con los P.C.G.A. y con las disposiciones legales; al mismo tiempo identificando los
controles internos aplicados en la institución y estudiando cada uno de los
procedimientos contables llevados a cabo. La metodología empleada corresponde
al tipo De Campo-Documental, de nivel Descriptivo. El proceso investigativo se
llevó a cabo mediante unos métodos para recabar la información necesaria, que
son: observación directa, la inducción y el método analítico; y se aplicó el
instrumento de recolección de datos, como: El cuestionario. Una vez analizada la
información, los resultados obtenidos arrojaron que la empresa no cuenta con una
estructura organizacional adecuada, que muestre una verdadera
departamentalización de la áreas existentes y que agrupe las actividades
normales de la entidad; también existen un debilitamiento en el ambiente de
control interno, por la ausencia del manual de normas y procedimientos contables.
Igualmente se observó debilidades en los registros y procedimientos contables de
la organización, que deben corregirse y adaptarse a los Principios de Contabilidad
de Aceptación General (P.C.G.A).
4.2 Bases Teóricas
Dentro de los fundamentos teóricos que enmarcan este trabajo se encuentra en
primer lugar la teoría de la gestión. La gestión es entendida como el gobierno de la
empresa hacia la consecución de sus objetivos, el proceso de organización dentro
de ese gobierno, se considera importante ya que consiste en dividir el trabajo y
atribuir responsabilidades y autoridad a las personas. Fayol (1972), define la
organización argumentando que consiste en proporcionar a la empresa los
elementos necesarios para su funcionamiento a través de operaciones típicas
como lo son: las funciones técnicas, financieras, contables, comerciales, de
seguridad y administrativas.
También se puede decir que el proceso de organizar busca establecer la
estructura orgánica de una forma más eficiente y eficaz, utilizando los principios
científicos de la administración. De esta manera, una buena organización debe
satisfacer, además, la necesidad objetiva de que cada trabajador conozca y
realice su función dentro del organismo con el mínimo de esfuerzo, el menor costo
y el máximo rendimiento. En ese sentido los pasos esenciales en el proceso de
organizar son1:
Identificar las funciones, actividades y tareas necesarias para alcanzar los
objetivos principales de la organización.
Preparar el organigrama funcional de la organización que muestre las
distintas actividades o funciones a realizar por la institución.
Definir las funciones con sus correspondientes deberes en términos de la
descripción de las diferentes clases de cargos que existirán dentro de la
organización.
Seleccionar al personal adecuado para cubrir los cargos.
Preparar el manual de la organización y el manual descriptivo de las clases
de cargos, con las funciones, tareas y actividades a realizar por las
personas que los ocupen.
Preparar el manual de normas y procedimientos para la ejecución de las
actividades a realizar por las personas que ocupen los cargos.
Identificar y cuantificar los recursos materiales necesarios para la ejecución
de las actividades.
Conseguir y acondicionar el área física para los funcionamientos de la
organización.
Ahora, otro fundamento que enmarca esta investigación es el relacionado con la
estructura organizacional, la cual se puede considerar como la distribución formal
de los puestos de una organización. Esta estructura, la cual puede mostrarse
visualmente en un organigrama, también tiene muchos propósitos. Cuando los
1 CANALES, Mario. Propuesta de un manual específico en materia de servicio social, dirigido a la Facultad de Contaduría y Administración, Zona Xalapa, de la Universidad Veracruzana. Marzo 2010. Trabajo de Grado Licenciatura en Administración. Universidad Veracruzana.
gerentes crean o cambian la estructura, se involucran en el diseño organizacional,
un proceso que implica decisiones con respecto a seis elementos claves:
especialización del trabajo, departamentalización, cadena de mando, tramo de
control, centralización y descentralización, y formalización2. El elemento clave que
se tiene en cuenta en el marco de este trabajo es la formalización, y se refiere a
qué tan estandarizados están los trabajos de una organización y hasta qué grado,
las reglas y procedimientos guían el comportamiento de los empleados. En
organizaciones muy formalizadas hay descripciones explícitas, diversas reglas
organizacionales y procedimientos claramente definidos que abarcan los procesos
de trabajo. Los empleados son poco discretos con respecto a lo que se hace,
cuándo se hace y cómo se hace. Sin embargo cuando la formalización es baja, los
empleados son más discretos sobre cómo hacen su trabajo3.
Toda empresa necesita en algún momento documentar el trabajo que realizan los
empleados para poder responder entre otras a los siguientes interrogantes:
¿quién?, ¿cómo?, ¿cuándo?, ¿con qué?, ¿con qué frecuencia?, o ¿por
autorización de quién? se llevan a cabo los procesos. Esta necesidad, surge por
varias razones y llevan a las organizaciones a plasmar en blanco y negro todos los
procedimientos que siguen en el desarrollo del trabajo diario. Los manuales dentro
de una empresa tienen una gran importancia como herramienta para el manejo y
planificación de los recursos organizacionales, sean estos recursos humanos o
materiales, así como también se considera un componente del sistema de control
interno el cual se crea para obtener una información detallada de todas las
instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas
y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una
organización.4
2 DAFT, Richard. Organization theory and design, 9 ed. South western publishing. Ohio. 20073 ROBBINS, Stephen & COULTER Mary. Administration. 10 ed. México. Pearson Educación. 20104 Ibíd. Pp. 48
La importancia de los manuales reside en el hecho de suministrar información
para la acción al servir de guía para la ejecución del trabajo. A su vez el manual
tiene la relevancia de facilitar el adiestramiento, la supervisión y el mejor
desempeño de los ejecutivos.
Los manuales administrativos se suelen clasificar en tres categorías: manuales de
organización, manuales de políticas y Manuales de sistemas y procedimientos.
Los Manuales de organización se constituyen como un instrumento que contiene
detalles de la empresa u organización tales como: Nivel estratégico corporativo de
la empresa (misión, visión, objetivos corporativos); la estructura de la organización
y la base sobre la cual se diseñó esa estructura; las relaciones entre la función de
línea y la de asesoría y los deberes y responsabilidades específicas del nivel
operativo5.
Los manuales de políticas incluyen en forma escrita las políticas de la empresa,
que son la guía básica para la acción; así mismo prescriben los limites generales
dentro de los cuales deben realizar se las a actividades. Una correcta formulación
de las políticas en un manual, permitirá agilizar el proceso decisorio, establecer
líneas o guías al personal directivo para que pueda obrar y adecuar las
actividades a los objetivos de la institución, facilitar la descentralización y servir de
base para una constante y efectiva revisión6.
5 PINTOS, Gabriela. Los Manuales Administrativos Hoy. Faculta de Ciencias Económicas y de Administración, Escuela de Administración. 2009. Pp. 96 Ibíd. Pp. 12
El manual de sistemas y procedimientos es llamado, también manual de operación
y se define como un manual de trámites y métodos de trabajo. Es quizás el
manual más común en las organizaciones. A través de ellos se orienta y
sistematiza la actividad operativa de la empresa institución. El manual de
procedimientos incluye la descripción de normas, la descripción de
procedimientos, los flujogramas de los procesos, los formularios de registro y sus
respectivos instructivos. Los manuales de sistemas y procedimientos, ofrecen una
serie de ventajas entre ellas están: la constitución de una útil fuente de
información, sobre las prácticas generales de la organización para que la
información sea útil se requiere que la información se comunique a través de la
línea de mando de la organización y una guía indispensable para el trabajo a
ejecutar; ser una herramienta útil para el adiestramiento de nuevos empleados y
también para todos aquellos funcionarios que perteneciendo a la organización son
ascendidos de categoría; eliminar duplicaciones innecesarias de actividades;
permitir la revisión constante y el mejoramiento de las políticas, procesos y
procedimientos, de la empresa, en la medida en que se los consulte con la debida
frecuencia; permitir un ahorro de tiempo, al evitar las preguntas de rutina, ya que
la respuesta rápida a las mismas, se obtienen a través de la lectura del manual y
constituyen un elemento importante para la revisión y evaluación objetiva de las
prácticas institucionales7.
4.3 Sistema de Variables
Variable Dependiente: Manual de Procedimientos del área contable de Vincular
Ltda.
7 Ibíd. Pp. 23-24
Tabla 1. Sistema de Variables de la Investigación
Objetivo General: Diseñar un manual de procedimientos del área administrativa y financiera para la
empresa de suministro de personal Vincular Ltda. como plan de mejoramiento.
Objetivos
Específicos
Variable Definición
Conceptual
Dimensiones Indicadores
Describir cada uno de los procesos a realizar dentro del departamento de contabilidad de la empresa Vincular Ltda
Procesos en el departamento de Contabilidad
En cada Departamento de Contabilidad dentro de las empresas existen un conjunto de procesos que se necesitan realizar para ser eficiente la labor en dichas empresas.
Identificación de los procesos del área contable
Concepto de cada proceso
Realizar un diagnóstico de los procesos del área contable de la empresa Vincular Ltda.
Diagnóstico de Procesos del área contable
El diagnóstico en los procesos del área contable de las empresas permite que salgan en evidencia problemas en cuanto a la funcionalidad de dichos procesos, lo cual resta eficiencia en términos laborales.
Duración de los procesos en el área contable
Los procesos toman mayor tiempo que normalmente deben tomar o no existe tecnología o procedimiento para hacerlo más eficiente.
Presentar un grupo de recomendaciones para, a partir del manual con el fin de fortalecer los puntos débiles de control que se hayan determinado en el diagnóstico
Recomendacion
es de mejora en
puntos débiles
Luego de realizar el manual de procedimientos se proseguirá a proponer recomendaciones que fortalezcan los puntos débiles del área contable
Aspectos positivos del Manual de Procedimientos
Los puntos que presentaron mayor problema en el diagnóstico son aquellos en los que se hará mayor énfasis en las recomendaciones.
Fuente: Elaboración del Autor
5. MARCO METODOLÓGICO
5.1 Tipo y Diseño de Investigación
El presente trabajo es de tipo descriptivo debido a que el objetivo general es
diseñar un manual de procedimientos para el departamento de contabilidad en el
cual se realizará un diagnóstico de la situación de la empresa, con el fin de
identificar las actividades de los procesos, para luego poder levantar el
correspondiente manual en el que también se describió la forma cómo deben
hacerse las actividades de acuerdo a las mejores prácticas y las medidas de
control de riesgos; y de esta forma garantizar el cumplimiento del proceso normal
de la empresa.
5.2 Población y Muestra
La población o muestra utilizada, es exclusivamente con el personal relacionado
con el departamento de Contabilidad de la empresa Vincular Ltda. que en la
actualidad cuenta con 5 personas, además del personal de Gerencia de la
empresa.
5.3 Materiales y métodos de investigación
Dentro de los materiales necesarios para esta investigación se tienen en cuenta
toda la información contable depurada en Estados Financieros de la empresa
Vincular Ltda. durante los años 2012 y 2013; también se tendrán en cuenta
evidencias fotográficas y documentos pertinentes a la estructura organizacional de
dicha empresa. En cuanto a los métodos, se utilizarán el deductivo e inductivo de
investigación. Deductivo debido a que es un vínculo entre el conocimiento teórico
y empírico, por lo que he puesto en práctica los conocimientos adquiridos durante
los años de estudio en la universidad; e, inductivo, dado que se basa en las
experiencias vividas durante las prácticas empresariales en el departamento de
contabilidad de la empresa Vincular Ltda. Además la principal método de
investigación será la observación en los procesos y la experiencia durante el
tiempo laboral en esta empresa.
5.4 Técnicas e instrumentos de Recolección de Datos
Los datos que se necesitan para realizar esta investigación se encuentran a
disposición de quien la realiza, por tanto, no es necesario un instrumento para
recolectarlos.
5.5 Técnicas de Análisis y procesamientos de Datos
Para procesar los datos es necesario el software Microsoft Excel 2010 de modo
que se puedan arrojar tablas que sinteticen la información principal de los Estados
Financieros durante los años 2012 y 2013.
6. INFORME DE PRÁCTICA EMPRESARIALES EN VINCULAR LTDA
6.1 RESEÑA HISTÓRICA DE LA EMPRESA VINCULAR LTDA.
La empresa de suministro de personal, “Vincular Ltda.” fue creada como resultado
de la iniciativa de un grupo de profesionales, expertos en las áreas de
Administración y Recursos Humanos, que quisieron brindar una respuesta real y
efectiva a las múltiples necesidades de los sectores socioeconómicos de la ciudad
de Cartagena y el país. Fue constituida el 16 de diciembre de 1994, mediante la
Escritura Pública No. 8029 del 16 de diciembre de 1994, otorgada en la Notaría
Tercera de la ciudad de Cartagena, inscrita en la Cámara de Comercio, el 26 de
diciembre 1994 bajo el No. 14,743.
Vincular Ltda., fue objeto de las siguientes modificaciones en su constitución ante
la Cámara de Comercio:
Tabla 2. Modificaciones de Constitución ante Cámara de Comercio
No. Fecha Notaria Número de Registro Fecha
91 02/ 19/ 1998 6ª de Cartagena 23,679 03/20/1998
583 08/14/1998 6ª de Cartagena 25,056 09/11/1998
670 08/15/1998 7ª de Cartagena 58,532 07/22/2008
961 08/22/2012 6ª de Cartagena 89,965 08/30/2012
1252
24/10/2012 6ª de Cartagena 91,270 19/11/2012
Fuente: Cámara de Comercio
El capital social de Vincular Ltda., está conformado de la siguiente manera:
Tabla 3. Conformación del Capital Social Vincular Ltda.
Capital No. CUOTAS Valor Nominal
$30.000.000 60 $30.00.000.oo
Socios No. Cuotas Total aportes
Mary Blanca Rico
Villegas
58 $29.000.000
Mariana Jurado Rico 2 $1.000.000
Fuente: Elaboración del autor con base en información suministrada por la Empresa
En la actualidad la representación legal de la empresa de suministro de personal
“Vincular Ltda. Es Mary Blanca Rico V. identificada con la cédula de ciudadanía
21.400.001 Por acta No. 5 del 14 de septiembre de 2008,correspondiente a la
reunión de junta de socios celebrada en Cartagena, inscrita en esta cámara de
comercio el 25 de agosto del 2008 bajo el número 58,536 del libro IX del registro
mercantil.
6.2 ASPECTOS CORPORATIVOS
La empresa de suministro de personal “Vincular Ltda.” es una entidad orientada al
suministro de personal en misión, en diferentes áreas, comprometida a responder
con las necesidades de nuestros clientes, sujetos al cumplimiento de los requisitos
legales y de otra índole aplicados a la organización, apoyados en la eficiencia de
un talento humano encaminado al logro y optimización de los procesos,
permitiendo un crecimiento sostenido y por ende la mejora continua del sistema
de gestión de la calidad. Para ello cuenta con un departamento de recursos
humanos integrado por profesionales calificados, que garantizan un suministro de
personal conforme a las exigencias de los clientes.
En el servicio de contratación, se firman contratos individuales de trabajo, y
Vincular Ltda., asume toda la responsabilidad laboral y social del personal. Esto
implica que la empresa se hace cargo de todos los aportes parafiscales, y a
seguridad social realizando en estos casos todo el trámite operativo y
administrativo.
Vale aclarar que Vincular Ltda. es una empresa de servicios temporal de personal
(EST) las cuales se consideran como aquellas que prestan un servicio para
ayudar de forma temporal en el desarrollo de actividades a una empresa. El
servicio se ejecuta mediante el envío de trabajadores en misión. Las EST están
reguladas por la ley 50 de 1990, artículos 71 a 94. En el artículo 77 de la ley
mencionada se especifican los servicios temporales de colaboración por los cuales
una empresa usuaria podrá acudir a la contratación de una EST, que se ejecutan
a través de trabajadores en misión y que se encuentran definidos así:
Cuando se trate de las labores ocasionales, accidentales o transitorias a
que se refiere el artículo 6º del Código Sustantivo del Trabajo.
Cuando se requiere reemplazar personal en vacaciones, en uso de licencia,
en incapacidad por enfermedad o maternidad.
Para atender incrementos en la producción, el transporte, las ventas de
productos o mercancías, los períodos estacionales de cosechas y en la
prestación de servicios, por un término de seis meses prorrogable hasta por
seis meses más.
Por otro lado, la empresa vincular maneja dos tipos de trabajadores los de planta,
que son los que desarrollan su actividad en las dependencias propias de la
empresa de servicios temporales. Y los trabajadores en misión, que son los que
envía la EST a las dependencias de las compañías que se los piden para cumplir
la tarea o servicio contratados por ellas.
6.2.1 Misión.
“VINCULAR LTDA.” Es una empresa que ofrece un servicio integral en el
suministro de personal en misión en diferentes áreas, dirigido al sector público y
privado, buscando satisfacer oportuna y eficientemente las necesidades de
nuestros usuarios a través de un recurso humano idóneo, orientado a la eficiencia
y al servicio, generando bienestar económico y social.
6.2.2 Visión
Para el año 2015 Vincular Ltda. Será una empresa líder a nivel nacional en la
prestación de servicios integrales, en el suministro de personal en misión en
diferentes áreas, con un portafolio de servicios acorde a las necesidades del
entorno empresarial, garantizando un proceso objetivo, transparente y oportuno.
6.2.3 Objetivo Empresarial
Satisfacer las necesidades de nuestros clientes, atendiendo de manera
oportuna sus necesidades y requerimientos.
Mantener un talento humano idóneo, mediante la realización de
capacitaciones que ayuden a mejorar su desempeño.
Aumentar la participación y posicionamiento en el mercado.
Asegurar el mejoramiento continuo del sistema de gestión de calidad bajo
un enfoque en ISO 9001.
Cumplir con los requisitos legales y de otra índole de la organización a
través de la verificación y actualización de estos.
6.2.4 Valores Empresariales
Confiabilidad: conservar la confianza de nuestros clientes en cuanto
al cumplimiento de las normas legales y los pagos oportunos a estos.
Oportuno: agilizamos los tiempos de respuesta para la entrega del
servicio que prestamos inmediatamente el cliente lo solicita o requiere,
satisfaciendo sus necesidades y expectativas.
Profesionalismo: desempeño, esmero, seriedad y dedicación que tienen
cada uno de los trabajadores de vincular Ltda., en el desarrollo y
cumplimiento de sus funciones y tareas, buscando sumarse a la misión de
la organización.
Compromiso: “Vincular Ltda.”, siempre busca lograr el engranaje de los
procesos, trabajando de manera conjunta y comprometida, asumiendo
roles y responsabilidades que generan valor agregado, reflejado en la
satisfacción de nuestros clientes.
Respeto: ”Vincular Ltda.”, reconoce, considera y valora al empleado como
persona, así como a los demás y al entorno, aceptando,
comprometiéndose y reconociendo los derechos de cada individuo y
respetando cada una de sus ideas.
6.2.5 Principios Empresariales
Cuidado de los equipos y herramientas entregados para el desempeño de
su labor en la empresa usuaria.
Cumplimiento en el horario de trabajo.
Cumplimiento de las normas de seguridad de Vincular Ltda.” y de la
empresa y la de donde se ejecuten las actividades.
Cuidado de los equipos y la infraestructura de la empresa usuaria.
Cuidado de los EPP entregados por la empresa para el control de los
riegos.
6.3 DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA
6.3.1 Estructura Organizacional.
La empresa VINCULAR LTDA. se encuentra conformada en 3 grandes áreas así:
Coordinación Administrativo la cual comprende la subsección de Recursos
Humanos y Asesores de Venta, en donde se realizan las actividades relacionadas
con la selección y contratación del personal que se envía en misión a las
empresas y del personal que se contrata para laborar directamente con la
compañía o personal de planta; Gestión de la Calidad , en la que se concentran
las actividades para la planeación, ejecución y control de los proyectos que realiza
la empresa, proyectos tales como el sistema de gestión de la calidad y el sistema
de control interno; Administración Financiera, conformada a su vez por a.)
Contabilidad, área de la que depende el proceso de nómina, facturación y
actividades contables y tributarias propiamente cómo la emisión de estados
financieros y la liquidación de impuestos entre otras; b.) Tesorería, en la que se
preparan los flujos de pagos, y se coordinan las actividades relacionadas con los
recaudos y cuentas por pagar; c.) Nómina, en esta área se cumple con las
actividades de control y revisión de la nómina, revisión del proceso de seguridad
social, liquidaciones de contrato.
Figura 1 Organigrama VINCULAR LTDA
------------------
Fuente: Elaboración del autor con información suministrada por VINCULAR Ltda.
JUNTA DIRECTIVA
GERENCIA
ASESOR JURIDICO
COORDINADORA
ADMINISTRATIVAGESTION
DE CALIDAD
ADMINISTRACION
FINANCIERA
ASESOR DE
VENTA
CONTABILIDAD NOMINA TESORERIA
REVISOR FISCAL
COMITÉ FINANCIERO
ASAMBLEA DE
SOCIOS
RECURSOS
HUMANOS
Como se puede observar, la estructura orgánica está conformada por la asamblea
de socios, Junta Directiva, Revisor Fiscal “Mirta Marriaga”, Gerente “Mariblanca
Rico Villegas”, Gerente Suplente “Adriana Rico Villegas” Asesor Laboral “Julio
Cesar Torres”, Gestión de la calidad a cargo de Gisella Díaz, la sección Financiera
dirigida por Manuel Pascua, La subsección de Recursos Humanos a cargo de
Sandra Torres Lázaro, la gestión comercial es liderada por Adriana Rico Villegas,
la subsección de Contabilidad se encuentra a cargo del doctor Luis Carlos Pérez,
el área de Nómina está dirigida por Karina Salcedo y la sección de Tesorería está
a cargo de Andreina Ramírez.
6.3.2 Análisis de Mercado y Estrategias
Las buenas relaciones comerciales con los usuarios se basan en la calidad del
servicio que presta la compañía con el fin de satisfacer las necesidades del cliente
utilizando como medio de publicidad la página web y el directorio telefónico de la
ciudad de Cartagena. La estrategia de marketing es seguir conservando las
buenas relaciones con los usuarios antiguos y nuevos y seguir manteniendo el
mismo precio de las tarifa de AUI sin perder la calidad servicio.
Vale la pena aclarar que se consideran usuarios y no clientes a las empresas
debido a que estas no tienen ningún vínculo laboral con el trabajador en misión, ya
que es Vincular, quien ostenta la calidad de verdadero empleador, por ende,
responsable de todas las acreencias laborales que se generen con ocasión del
contrato de trabajo. La empresa usuaria le paga a Vincular Ltda. el valor que
corresponde por la prestación efectiva del servicio temporal de colaboración
contratado.
A continuación se detallan los usuarios con los cuales la empresa celebra
contratos en la actualidad:
Tabla 4 Usuarios de la Empresa VINCULAR LTDA
NOMBRE DEL USUARIO TIPO DE CONTRATO POR OBRA Y LABOR
C.I. RECYCLABLES S.A Por obra y labor contratada
POLYBAN INTERNACIONAL S.A. Por obra y labor contratada
C.I. ANTILLANA S.A Por obra y labor contratada
AGENTE GENERAL LTDA Por obra y labor contratada
CAMARA DE COMERCIO DE CARTAGEN Por obra y labor contratada
CENTRALES ELECTRICAS DEL CAUCA Por obra y labor contratada
FIRE PROTECTION DE COLOMBIA S. Por obra y labor contratada
TERMINAL MARITIMO MUELLES EL B Por obra y labor contratada
EDUARDO BOTERO SOTO Y CIA LTDA Por obra y labor contratada
VEHIGAS LIMITADA Por obra y labor contratada
SURTIDOR NAUTICO LIMITADA Por obra y labor contratada
INVERSIONES MAD LTDA Por obra y labor contratada
NIETO RAMIREZ SIMON ENRIQUE Por obra y labor contratada
DUPONT POWDER COATING ANDINA S Por obra y labor contratada
COMPAÑIA OPERADORA PORTUARIA C Por obra y labor contratada
EDUARDO BOTERO SOTO Y CIA LTDA Por obra y labor contratada
ACUECAR S.A. ESP Por obra y labor contratada
QUINTA GALERIA EDICIONES S.A.S Por obra y labor contratada
ACUACULTIVOS EL GUAJARO S.A Por obra y labor contratada
Fuente: Elaboración del autor con base en información suministrada por la empresa
Por otra parte el mercado de empresas de suministro de personal en Cartagena
presentado a continuación da una fuerte idea sobre la competencia que tiene
Vincular LTDA en cuanto a su posicionamiento en el mercado local:
Tabla 5 Empresa de Suministro de Personal en Cartagena
NOMBRE DE LA EMPRESAREPRESENTANTE
LEGALRESOLUCION DE
FUNCIONAMIENTO DIRECCION
CONTRATAR DE COLOMBIALeyla Margarita
Yidios Charjunio 18, 2009
Manga Edificio don Eloy Oficina 102
SERVICIOS TEMPORALES EFICIENTES LTDA
Carlos Alberto Florez Diaz
junio 17, 2009 Calle del candilejo No. 33-49
RECUROS EMPRESARIALES Elvira Bayuelo enero 3, 1996Ave escallon cra. 8No.34-63
ofc. 305
RAFAEL DAGUER QUINTERO Tu Personal Ltda julio 26, 2007Alameda la Victoria carrera 81
No. 22d-253 bloque 2
INTERNATIONAL LABOR SERVICE LTDAMaria Carolina Jerez
Mengualmarzo 9, 2007 Calle la Giralda No. 19a-93
EMPRESA PROMOTORA DE EMPLEOS EMPRODEM LTDA
Alexander Agudelo Restrepo
febrero 5, 2007 Avenida Kennedy No. 26-28
PERSONAL RAPIDO Y OPORTUNO PARA EL MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL
LTDA PROMOPERSONAL LTDA
Diana Paola Romero Ibarra
agosto 18, 2006Centro Edificio Colseguros
oficina 5
SERVITEMPORALES LTDA Elizabeth Navarro marzo 31, 1993Centro ave. Escallon N0. 8 -85
edf. Banco Santader
VINCULAR LTDA Maryblanco Rico abril 19, 1995 Manga cclejon Porto 25-103
GENTE A SU SERVICIO LTDAMarcos De Avila
Riveramarzo 31, 1999 Edificio Comodoro ofc.703
SOTELO VELEZ SOVEL LTDA Elvira Velez Naar junio 4, 1989 Cabrero Carrera 2a. No. 43 -73
SESPEN & CIA LTDA Carlos Bozi Angel marzo 24, 1996Conjunto resid. Santo Domingo
ofc.101 B
SESCARIBE LTDAJaime Alberto
Arevalooctubre 16, 1996
Pie de la Popa cllej. Lequerica No. 20A 121
ASAP LTDA Victor Baron abril 22, 1987 Edifc. City Bank p 13 ofc. 13c
SERVIMARITIMA LTDAJoaco H. Berrrio
Villarealoctubre 30, 1990
Centro ave. Escallon N0. 8 -85 edf. Banco B.C.H. PISO 8
A TIEMPO S.A.S.Hernando Velez
Parejajunio 1, 1984 Centro Calle Quero No. 9-120
SUPER LTDAArnaldo Diaz
Simancaseptiembre 7, 1990
Urbanizacion el recreo clle 9-1-23
VELEZ PAREJA LTDA VELPAR LTDA Jorge Velez Pareja febrero 8, 1984Centro clle Quero del Tejadillo
No. 38-44
SERVICIOS TEMPORALES DE CARTAGENA LTDA
Rodrigo Martínez Torres
marzo 28, 1986 Centro edf. Andian ofc. 314
PROSERVICIOS LTDAMaria G. Ramirez
Lopezagosto 15, 1995
Centro Edf. City Bank. Piso 10 ofc.E
TEMPORAL DEL CARIBE LTDA Elsi Bermudez julio 27, 1996 Bosque tran. 54 No. 21A-91ELITE VIP LTDA Javier E. Duncan febrero 2, 1998 Edificio Baladi ofc. 403
KSC SUMINISTROS LTDAKarina Subaltran
Cantillojulio 30, 2002
Centro Comercial Getsemani L 2A
SOPORTES Y SERVICIOS LTDA Mauricio Montero febrero 12, 2002 Manga Terminal MaritimoMEISA S.A. Luz Helena Lechuga julio 26, 1999 Popa cllej. Trucco No. 20A 30
SERVICIOS MAXIMOS LTDA-SERMAX LTDA
Maria Marina. Fernandez Velez
junio 2, 2005 Manga 2 Aven. No. 22-138
Fuente: Elaboración del autor por información de la empresa
6.3.3 Análisis DOFA
6.3.3.1 Fortalezas.
A nivel de Personal se pueden observar las siguientes fortalezas:
Cumplimiento de todas las disposiciones laborales;
Compromiso hacia la empresa por parte del personal administrativo
Con respecto a la estructura de la Organización se puede ver que la fortaleza
principal de esta empresa es que se encuentra ubicada cerca del mercado
existente, cuenta con oficinas administrativas propias.
Además, de las anteriores fortalezas se puede dilucidar que el servicio es de
buena calidad lo cual ha favorecido una mayor demanda, por lo cual se consolida
como otra fortaleza importante.
Por último, con respecto al ámbito financiero es necesario anotar que una fortaleza
que posee Vincular Ltda. es que se autofinancia, debido a que la principal fuente
de financiamiento es la cobranza, lo que ayuda a mantener la compañía, y le
permite tener una buena liquidez.
6.3.3.2 Oportunidades.
Con respecto al personal una oportunidad clara es que por no requerir mano de
obra altamente capacitada hay facilidad de contratación.
Por el lado del servicio se puede ver que este presta representa un medio para la
consecución de empleo y que debido a la calidad del servicio ofrecido, la empresa
se encuentra con una competencia muy limitada. Además, en la actualidad un
gran número de empresas contratan a través de empresas de suministro de
personal de acuerdo a sus necesidades.
6.3.3.3 Debilidades.
Las debilidades a nivel de organización son las siguientes:
No hay un manual de funciones, ni de procedimientos conocidos por todos
los miembros de la organización.
Las decisiones de los gerentes no obedecen a procedimientos existentes, si
no a la aplicación de criterios personales
No hay planes, y las metas establecidas no son conocidas por todos los
miembros de la organización.
Falta de comunicación entre gerente y subalternos.
La información que se requiere en la compañía no es presentada en forma
oportuna, por lo tanto no es útil en la toma de decisiones por parte de la
gerencia.
No existe un plan de auditoria interna.
A nivel de Mercadeo las debilidades son:
Falta de una persona responsable del área de mercadeo.
Falta de políticas aplicables al mejoramiento de la prestación de servicios.
Falta de planeación para el desarrollo de nuevos portafolios de servicios.
Con respecto al área financiera se puede observar que no existe un presupuesto
que responda a las necesidades de la empresa y que hay una deficiencia en el
análisis de costos de los clientes no permite tener claridad en que tan rentable
puede ser o no un cliente.
6.3.3.4 Amenazas
El sistema operativo en el que está desarrollado la aplicación de nómina y
contabilidad, se torna incompatible con las actualizaciones que realiza el
proveedor, y la creciente necesidad de información en tiempo real por parte de las
empresas clientes, exige actualizaciones al software, que no puede ser suplida por
el proveedor del mismo, en su lugar se recurre a aplicaciones desarrolladas
internamente.
Por otra parte, de acuerdo a la situación económica del país, la fuente de
financiación de la compañía consistente en el recaudo de la cartera es de alto
riesgo, debido a que si los clientes se atrasan en el pago producirían una iliquidez
en la empresa.
Tabla 6. Matriz DOFA empresa Vincular LTDA
MATRIZ DOFA DEBILIDADES
-No existe manual de Procedimientos.
- Falta de comunicación entre gerencia y subalternos.
- Información no presentada en forma oportuna
- No existe plan de Auditoría Interna.
- Falta de un responsable en el área de Mercadeo.
- Falta de políticas aplicables al mejoramiento de la prestación de servicios.
- No existe presupuesto que responda a las necesidades de la empresa.
- Deficiencia análisis de costos
FORTALEZAS
- Cumplimiento de las disposiciones laborales.
- Compromiso del personal administrativo.
- Oficinas administrativas propias.
- Servicio de buena calidad.
- Autofinanciación de la empresa.
- Buen nivel de liquidez
OPORTUNIDADES
- Facilidad de contratación de mano de obra no calificada.
- El servicio que presta ayuda a la consecución de empleos.
- Competencia limitada
- Las empresas en la actualidad contratan por bolsa de empleos en su mayoría.
ESTRATEGIAS DO
- Contratación de mano obra responsable del área de Marketing.
- Contratación de profesionales en el área de presupuesto y Auditoría.
ESTRATEGIAS FO
- Contratación de mano de obra calificada.
- Aumentar publicidad de la empresa.
AMENAZAS
- Software especializado desactualizado y en ciertas áreas inexistente.
- Riesgo en el recaudo de cartera por situación económica del país.
ESTRATEGIAS DA
- Implementar software especializado en cada área donde se necesite.
ESTRATEGIAS FA
- Conservar la autofinanciación.
- Buscar ventajas competitivas a partir del compromiso del personal y la adquisición de nuevas tecnologías para facilitamiento del trabajo.
Fuente: Elaboración del Autor
6.3.4 Descripción del área de trabajo.
Como se ha hecho mención anteriormente, la empresa de suministro de personal
“Vincular Ltda.” cuenta con diversas áreas de servicio en su organigrama
administrativo, aquí se detalla la sección de contabilidad, área que fue asignada a
la practicante.
La sección de contabilidad es un órgano de tercer nivel organizacional que
depende de la oficina general de administración, y está organizada por áreas
funcionales para el cumplimiento de su labor.
A nivel general el lugar de trabajo no comprende con la privacidad y el espacio
suficiente como para desarrollar cómodamente las actividades que se realizan a
diario, es decir, las oficinas no cuentan con el tamaño adecuado para llevar a cabo
todos los procesos que un área de contabilidad requiere.
6.3.5 Funciones asignadas a la practicante.
Las funciones asignadas a la practicante son:
Elaboración de conciliaciones bancarias.
Registrar notas crédito y débito.
Registrar facturación por concepto de exámenes médicos y dotación.
Realizar la causación de incapacidades.
Elaboración de recibo de caja.
Elaboración de comprobante de consignaciones
Realizar los comprobantes de egreso
Elaboración de cheques
Elaboración de notas de contabilidad
Elaboración de certificado de Retención en la fuente y renta
Registrar de factura de proveedores y acreedores
Registrar las provisiones de las prestaciones sociales
Elaboración de factura equivalente (personal natural)
Revisión de cuentas
Causar los impuestos
Mantenimiento de cuentas de proveedores
Registro de nota bancarias
6.4 Análisis Financiero de la Empresa Vincular LTDA.
6.4.1 Análisis Vertical
Tabla 7. Análisis Vertical Balance General 2012-2013 Empresa Vincular LtdaValor en pesos Análisis Vertical
2012 2013 2012 2013ACTIVOSCorrienteCaja 700.000 1.695.263 0,03% 0,07%Bancos 23.488.059 15.474.042 1,06% 0,67%Cuentas de Ahorro 129.028.614 245.604.023 5,85% 10,57%Deudorescuenta por cobrar a cliente 999.903.594 45,32%cuentas por cobrar a empleados 12.444.612 0,56%otras cuentas por cobrar 47.649.273 2,16%anticipo y avances 15.438.755 0,70%Total Deudores 1.075.436.234 1.161.640.088 48,75% 50,02%Inversiones 860.064.756 709.884.774 38,98% 30,56%Total activo corriente 2.088.717.663 2.134.298.190 94,68% 91,89%Activos fijosMuebles y Equipos de Oficina 71.794.417 71.794.417 3,25% 3,09%Equipos de Computación y Comunicación 125.841.401 135.361.001 5,70% 5,83%Vehículos 90.190.500 62.100.000 4,09% 2,67%Activo fijo bruto 287.826.318 269.255.418 13,05% 11,59%Depreciación Acumulada (260.247.877) (218.788.312) -11,80% -9,42%Activo Fijo Neto 27.578.441 50.467.106 1,25% 2,17%OtrosGastos Diferidos 807.536 672.446 0,04% 0,03%Intangibles 750.000 750.000 0,03% 0,03% Cuentas por Cobrar a socios 2.092.153 122.265.868 0,09% 5,26%Otras cuenta por cobrar 278.795 0,01% 0,00%Retenciones sobre ingresos 85.950.607 13.927.656 3,90% 0,60%Cuentas por Cobrar Dificil Cobro 170.874 0,00% 0,01%
89.879.091 137.786.845 4,07% 6,25%Total Activos 2.206.175.195 2.322.552.142 100,00% 100,00%PASIVOSObligaciones bancarias 17.754.170 15.896.926 0,80% 0,68%Obligaciones financieras 72.625.073 81.585.091 3,29% 3,51%Cuentas por Pagar 13.700.605 23.704.096 0,62% 1,02%Otras cuentas por pagar 36.740.859 1,67% 0,00%Retenciones e impuestos por pagar 39.059.019 34.608.074 1,77% 1,49%Retenciones y aportes de nomina 170.429.884 178.203.926 7,73% 7,67%Acreedores varios 16.971.406 475.459 0,77% 0,02%Obligaciones laborales 396.961.154 354.704.212 17,99% 15,27%Provisión Imporenta Por Pagar 87.927.660 110.941.000 3,99% 4,78%Anticipos y avances recibidos de clientes 42.792.688 2.129.855 1,94% 0,09%Cuentas por Pagar socios 800.000.000 0,00% 34,44%Total Pasivos 894.962.518 1.602.248.639 40,57% 68,99%PATRIMONIOCapital social 30.000.000 30.000.000 1,36% 1,29%Reserva legal 15.000.000 15.000.000 0,68% 0,65%
Revalorizacion de patrimonio 90.590.380 90.590.380 4,11% 3,90%Utilidades acumuladas periodos anteriores 1.077.522.854 378.228.341 48,84% 16,29%Utilidades presente ejercicio 98.099.443 206.484.782 4,45% 8,89%TOTAL PATRIMONIO 1.311.212.677 720.303.503 59,43% 31,01%TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 2.206.175.195 2.322.552.142 100,00% 100,00%Fuente: Elaboración del autor con base en balances Generales
Analizando la estructura del activo y su financiación durante los años 2012 y 2013
en la empresa Vincular Ltda. se observa que:
En el año 2012 el Total de los activos estaba representado en un 94,68%
por los activos corrientes, 1,25% por activos fijos y 4,07% por otros activos.
Dicha estructura de activos se financió en un 40,57% por acreedores
externos (representado por el pasivo) y en un 59,43% por el patrimonio
empresarial.
En el año 2013 el total de los activos se conformó en un 91,89% por activos
corriente, un 2,17% por activos fijos y un 6,25% por otros activos. La
anterior estructura de activos para este año se financió en un 68,99% por
acreedores externos y en un 31,01% por el patrimonio.
Se puede observar un aumento en la participación de financiación del activo
por parte de acreedores externos de un 40,57% en 2012 a un 68,69%, lo
cual resalta el endeudamiento externo de esta empresa.
Existe una leve reducción de los activos corrientes en el año 2013 con
respecto al año 2012 y un aumento de la participación de los activos fijos y
otros activos.
Analizando la estructura de los estados de Resultados de los años 2012 y 2013 y
considerando el total de los ingresos Operacionales como el 100%, se puede
observar lo siguiente:
En el año 2012, del total de los ingresos operacionales, los costos
operacionales representaron el 91,91%, la utilidad bruta representa un
8,09%, los gastos generales un 6,89%, otros egresos un 0,67%, la utilidad
antes de impuestos un 2,25% y la utilidad Neta un 1,19%.
En el año 2013, del total de los ingresos operacionales, los costos
operacionales representan un 91,54%, la utilidad operacional representó un
8,46%, los gastos generales un 6,19%, otros egresos 0,59%, la utilidad
antes de impuestos un 3,71% y la utilidad Neta un 2,41%.
Tabla 8. Análisis Vertical Estado de Resultados 2012-2013 Empresa Vincular LTDA
Valor en pesos Análisis Vertical2012 2013 2012 2013
INGRESOS OPERACIONALES 8.256.237.078 8.553.285.421 100% 100%
Suministro de personal-Devengos 4.922.432.474 5.195.926.51659,62
%60,75
%Suministro de personal-Aportes patronales
2.609.717.288 2.611.686.89031,61
%30,53
%Suministro de personal-Administración 716.902.316 745.672.015 8,68% 8,72%Selección y Mtto de Personal 7.185.000 - 0,09% 0,00%COSTOS OPERACIONALES
Salarios y otros pagos laborales 4.747.958.685 5.061.357.95657,51
%59,17
%
Prestaciones Sociales 1.038.678.766 1.088.239.77212,58
%12,72
%
Aportes Patronales 1.506.075.828 1.360.910.71618,24
%15,91
%Auxilios y Bonificaciones 245.061.125 221.558.975 2,97% 2,59%Dotación y Suministro a Trabajadores 22.638.201 44.151.108 0,27% 0,52%Indemnizaciones Laborales 2.533.937 10.292.357 0,03% 0,12%Empleados Eventuales 19.309.506 0,00% 0,23%Otros costos 25.080.675 23.443.458 0,30% 0,27%
TOTAL COSTOS OPERACIONALES 7.588.027.217 7.829.263.84891,91
%91,54
%UTILIDAD Bruta 668.209.861 724.021.573 8,09% 8,46%GASTOS GENERALESAdministración 552.491.473 514.606.363 6,69% 6,02%
Descuentos por pronto pago 315.226 61.7780,004
%0,00%
Financieros 15.915.308 14.570.968 0,19% 0,17%TOTAL GASTOS GENERALES 568.722.007 529.239.109 6,89% 6,19%UTILIDAD OPERATIVA 99.487.854 194.782.464 1,21% 2,28%
OTROS INGRESOSSuministro Dotaciones 21.040.782 18.448.982 0,25% 0,22%Visitas Domiciliarias - - 0,00% 0,00%
Reintegro por Incapacidades 1.899.020 6.050.162 0,02% 0,07%Reintegro costos y gastos 71.885.889 89.925.721 0,87% 1,05%Intereses 20.912.015 0,00% 0,24%Financieros 44.435.194 - 0,54% 0,00%Venta de vehiculo 37.000.000 0,00% 0,43%Varios 2.398.985 910.365 0,03% 0,01%
141.659.870 173.247.246 1,72% 2,03%OTROS EGRESOSImpuesto Cuatro por Mil 32.582.879 35.935.332 0,39% 0,42%Costo Venta de vehiculo 16.509.425 12.297.420 0,20% 0,14%No deducibles 6.028.317 2.371.176 0,07% 0,03%
55.120.621 50.603.928 0,67% 0,59%UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS 186.027.103 317.425.782 2,25% 3,71%Provisión Impuestos 87.927.660 110.941.000 1,06% 1,30%UTILIDAD NETA PRESENTE EJERCICIO 98.099.443 206.484.782 1,19% 2,41%Fuente: Elaboración del autor con base en Estado de Resultados Empresa Vincular LTDA
6.4.2 Análisis Horizontal
Después de analizar horizontalmente los balances generales de los años 2012 y
2013 de la empresa Vincular Ltda. se han encontrado las siguientes situaciones:
Los activos totales crecieron un 5,1% en el año 2013 respecto al 2012. Si
se analiza la estructura de los activos por grupos se evidencia que los que
mayor variación tuvieron fueron los activos netos con una variación de
45,35% y otros activos de 34,77%. Por otro lado, los activos corrientes
tuvieron una cambio pequeño del 2,14%. Las cuentas que experimentaron
un mayor cambio fueron las Retenciones sobre ingresos con -517,12%, las
cuentas por Cobrar a los socios con una variación del 98,22% y la caja con
58,71%.
En relación al Pasivo se puede notar que tuvo un incremento del 44,14% en
el año 2013 con respecto al 2012. Los cambios más significativos dentro del
pasivo lo experimentaron las cuentas de Acreedores varios con un -
3469,48% y los anticipos y avances recibidos de clientes con -1909,18%.
Por último se observa que hubo un aumento significativo en las Cuentas por
pagar de 42,20%.
El patrimonio experimentó un cambio porcentual de -82,04%, representado
en su gran mayoría por una disminución de las utilidades acumuladas del
período anterior del -184,89%. también es importante mencionar la
variación que tuvo la utilidad neta del ejercicio de 52,49%.
Tabla 9. Análisis Horizontal Balance General 2012-2013 Empresa Vincular Ltda.
2012 2013 2013-2012 VariaciónACTIVOSCorrienteCaja 700.000 1.695.263 995.263 58,71%Bancos 23.488.059 15.474.042 (8.014.017) -51,79%Cuentas de Ahorro 129.028.614 245.604.023 116.575.409 47,46%DeudoresCuenta por cobrar a cliente 999.903.594 (999.903.594)Cuentas por cobrar a empleados 12.444.612 (12.444.612)Otras cuentas por cobrar 47.649.273 (47.649.273)anticipo y avances 15.438.755 (15.438.755)Total Deudores 1.075.436.234 1.161.640.088 86.203.854 7,42%Inversiones 860.064.756 709.884.774 (150.179.982) -21,16%Total activo corriente 2.088.717.663 2.134.298.190 45.580.527 2,14%Activos fijosMuebles y Equipos de Oficina 71.794.417 71.794.417 - 0,00%Equipos de Computación y Comunicación 125.841.401 135.361.001 9.519.600 7,03%Vehículos 90.190.500 62.100.000 (28.090.500) -45,23%Activo fijo bruto 287.826.318 269.255.418 (18.570.900) -6,90%Depreciación Acumulada (260.247.877) (218.788.312) 41.459.565 -18,95%Activo Fijo Neto 27.578.441 50.467.106 22.888.665 45,35%Otros -Gastos Diferidos 807.536 672.446 (135.090) -20,09%Intangibles 750.000 750.000 - 0,00% Cuentas por Cobrar a socios 2.092.153 122.265.868 120.173.716 98,29%Otras cuenta por cobrar 278.795 (278.795)Retenciones sobre ingresos 85.950.607 13.927.656 (72.022.951) -517,12%Cuentas por Cobrar Dificil Cobro 170.874 170.874 100,00%
89.879.091 137.786.845 47.907.754 34,77%Total Activos 2.206.175.195 2.322.552.142 116.376.946 5,01%PASIVOSObligaciones bancarias 17.754.170 15.896.926 (1.857.244) -11,68%Obligaciones financieras 72.625.073 81.585.091 8.960.018 10,98%Cuentas por Pagar 13.700.605 23.704.096 10.003.491 42,20%Otras cuentas por pagar 36.740.859 (36.740.859)Retenciones e impuestos por pagar 39.059.019 34.608.074 (4.450.945) -12,86%Retenciones y aportes de nomina 170.429.884 178.203.926 7.774.042 4,36%Acreedores varios 16.971.406 475.459 (16.495.947) -3469,48%Obligaciones laborales 396.961.154 354.704.212 (42.256.942) -11,91%
Provision Imporenta Por Pagar 87.927.660 110.941.000 23.013.340 20,74%Anticipos y avances recibidos de clientes 42.792.688 2.129.855 (40.662.833) -1909,18%Cuentas por Pagar socios 800.000.000 800.000.000Total Pasivos 894.962.518 1.602.248.639 707.286.121 44,14%PATRIMONIOCapital social 30.000.000 30.000.000 - 0,00%Reserva legal 15.000.000 15.000.000 - 0,00%Revalorizacion de patrimonio 90.590.380 90.590.380 - 0,00%Utilidades acumuladas periodos anteriores 1.077.522.854 378.228.341 (699.294.513) -184,89%Utilidades presente ejercicio 98.099.443 206.484.782 108.385.339 52,49%TOTAL PATRIMONIO 1.311.212.677 720.303.503 (590.909.174) -82,04%TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 2.206.175.195 2.322.552.142 116.376.947 5,01%Fuente: Elaboración del autor con base en el balance general de la Empresa Vincular Ltda.
Ahora, después de analizar horizontalmente los estados de Resultados de los
años 2012 y 2013 se han encontrado las siguientes situaciones:
Los ingresos operacionales aumentaron un 3,47% en el año 2013 con
respecto al año anterior, en los cuales se destaca el crecimiento de
ingresos por concepto de suministro de personal Devengos con un 5,26% e
ingresos por suministro de personal-administración con un 3,86%.
Los costos Operacionales crecieron un 3,08%, destacándose un incremento
porcentual de 75,38% en las cuentas de Indemnizaciones Laborales y un
incremento en los costos por dotación y suministro a trabajadores del
48,73%.
La utilidad bruta aumentó en un 7,71% en el período analizado.
Los gastos generales variaron en un -7,46%, probablemente producido a la
variación de la cuenta de Descuentos por pronto pago del -410,26%.
Los otros ingresos aumentaron en un 18,23%, destacándose la cuenta de
Reintegro por incapacidades con una variación de 68,61%.
La utilidad antes de impuesto tuvo una incremento significativo del 41,40%,
y la utilidad neta un incremento del 52,49%.
Tabla 10. Análisis Horizontal Estado de Resultados 2012-2013 Vincular Ltda.
2012 2013 2013-2012 Variación
INGRESOS OPERACIONALES
Suministro de personal-Devengos 4.922.432.474 5.195.926.516
273.494.042 5,26%
Suministro de personal-Aportes patronales
2.609.717.288 2.611.686.890
1.969.602 0,08%
Suministro de personal-Administración 716.902.316 745.672.015
28.769.699 3,86%
Selección y Mtto de Personal 7.185.000 - (7.185.000)
8.256.237.078 8.553.285.421
297.048.343 3,47%
COSTOS OPERACIONALES
Salarios y otros pagos laborales 4.747.958.685 5.061.357.956
313.399.271 6,19%
Prestaciones Sociales 1.038.678.766 1.088.239.772
49.561.006 4,55%
Aportes Patronales 1.506.075.828 1.360.910.716
(145.165.112) -10,67%
Auxilios y Bonificaciones 245.061.125 221.558.975
(23.502.150) -10,61%
Dotación y Suministro a Trabajadores 22.638.201 44.151.108
21.512.907 48,73%
Indemnizaciones Laborales 2.533.937 10.292.357
7.758.420 75,38%
Empleados Eventuales 19.309.506
19.309.506 100,00%
Otros costos 25.080.675 23.443.458
(1.637.217) -6,98%
TOTAL COSTOS OPERACIONALES 7.588.027.217 7.829.263.848
241.236.631 3,08%
UTILIDAD BRUTA 668.209.861 724.021.573
55.811.712 7,71%
GASTOS GENERALES
Administración 552.491.473 514.606.363
(37.885.110) -7,36%
Descuentos por pronto pago 315.226 61.778 (253.448) -410,26%
Financieros 15.915.308 14.570.968
(1.344.340) -9,23%
TOTAL GASTOS GENERALES 568.722.007 529.239.109
(39.482.898) -7,46%
UTILIDAD OPERATIVA 99.487.854 194.782.464 95.294.610 48,92%
OTROS INGRESOS
Suministro Dotaciones 21.040.782 18.448.982
(2.591.800) -14,05%
Visitas Domiciliarias - - -
Reintegro por Incapacidades 1.899.020 6.050.162
4.151.142 68,61%
Reintegro costos y gastos 71.885.889 89.925.721
18.039.832 20,06%
Intereses 20.912.015
20.912.015 100,00%
Financieros 44.435.194 - (44.435.194) 0,00%
Venta de vehiculo 37.000.000
37.000.000 100,00%
Varios 2.398.985 910.365 (1.488.620) -163,52%
141.659.870 173.247.246
31.587.376 18,23%
OTROS EGRESOS -
Impuesto Cuatro por Mil 32.582.879 35.935.332
3.352.453 9,33%
Costo Venta de vehículo 16.509.425 12.297.420
(4.212.005) -34,25%
No deducibles 6.028.317 2.371.176
(3.657.141) -154,23%
55.120.621 50.603.928
(4.516.693) -8,93%
UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS 186.027.103 317.425.782
131.398.679 41,40%
Provision Impuestos 87.927.660 110.941.000
23.013.340 20,74%
UTILIDAD NETA PRESENTE EJERCICIO 98.099.443 206.484.782
108.385.339 52,49%
Fuente: Elaboración del autor con base en Estados de Resultados Empresa Vincular Ltda.
6.4.3 Razones Financieras
Las razones financieras son indicadores utilizados en el mundo de las finanzas
para medir o cuantificar la realidad económica y financiera de una empresa o
unidad evaluada, y su capacidad para asumir las diferentes obligaciones a que se
haga cargo para poder desarrollar su objeto social. De este modo se procederá a
realizar el análisis de dichas razones para la empresa Vincular en los años 2012-
2013.
Tabla 11. Indicadores Financieros Vincular Ltda. 2012-2013
Clasificación Indicador 2012 2013
Indicadoresde
Liquidez
Razón Corriente 2,33 1,33Capital de Trabajo $1.193.755.145 $532.049.552Rotación de Activo corriente 3,95 4Rotación de Capital de Trabajo
6,91 16,08
Indicadoresde
Endeudamiento
Endeudamiento Total 40,57% 68,99%Leverage 68,25% 222,44%Costo Financiero 16,00% 7,48%
Indicadores de Rentabilidad
Rentabilidad del Activo 4,45% 8,89%Rentabilidad del Patrimonio 7,48% 28,67%Margen de Utilidad Bruto 8,09% 8,46%Margen de Utilidad Neta 1% 2%
Fuente: Elaboración del Autor
Con respecto a las razones de liquidez se puede observa que la razón corriente
permite deducir que en el año 2012 la empresa Vincular Ltda. contaba con $2,33
por cada peso de deuda a corto plazo, para el año 2013 disminuyó a $1,33. En el
año 2012 se puede ver que los activos corrientes rotan 3,95 veces, es decir estos
activos rotan aproximadamente cada 91 días, valor semejante al año 2013. Por
último, se puede observar un incremento en la rotación de capital de Trabajo en el
cual en el año 2012 fue de 6,91 y en 2013 16,08, por lo que se deduce que el
capital de trabajo pasó de rotar cada 53 días a 22 días en 2013.
Con respecto a los indicadores de endeudamiento se puede ver que el nivel d
endeudamiento total de Vincular Ltda. aumentó del 2012 al 2013 con valores del
40,57% y 68,99% respectivamente. El leverage también tuvo un aumento
significativo al pasar de 68,25% en el año 2012 a un 222,44% en el 2013, por lo
cual se deduce que la mayoría de la financiación de activos para este último año
fue por acreedores externos. El costo financiero disminuyó de un 16% en el 2012
a un 7,48% en el 2013.
Por último, en las razones relacionadas con rentabilidad es notorio que la
rentabilidad del activo aumenta de 4,45% a a 8,89% y la rentabilidad del
patrimonio pasa de 7,48% en 2012 a 28,67% en 2013. Los márgenes de utilidad
bruta y neta en ambos años son muy cercanos por lo cual no es significativo el
cambio.
6.5 Cronograma
Tabla 12 Cronograma de actividades
ACTIVIDADES MESES OBSERVACIONE
S
MARZO ABRIL MAYO JUNIO
SEMANAS
3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2
Presentación de la propuesta a Vincular
Socialización de la propuesta.
Elaboración de Diagnóstico de los procesos
Elaboración de Manual
Presentación de Recomendaciones a la empresa
Sustentación
7. DIAGNÓSTICO DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS Y FALENCIAS.
Teniendo en cuenta lo cambiante de las condiciones en que se desarrollan las
empresas, y que además éstas se enfrentan a una serie de riesgos de origen
internos y externos que afectan el logro de los objetivos, es necesario identificar y
analizar los factores de riesgo para determinar la forma en que deben ser
enfrentados y controlados.
Luego de una minuciosa observación durante las prácticas realizadas se pudo
identificar ciertos aspectos de riesgo para la empresa en distintas áreas.
7.1 Prestación de servicios
La inexistencia de una investigación de mercado, coloca a la empresa en
una situación de desventaja frente a la competencia, y la coloca en riesgo
de perder clientes muy importantes.
No hay estudios de costos y precios de ventas que le permitan establecer a
la compañía de acuerdo con sus costos el precio de venta del servicio y la
utilidad esperada.
La publicidad que se le da al servicio es muy limitada.
7.2 Recursos Humanos
Las contrataciones del personal de planta se hacen en forma urgente. La
contratación del personal no obedece una programación previamente
definida, lo cual puede ocasionar que el personal contratado no sea el más
idóneo.
No existe una política salarial que obedezca a criterios uniformes, lo cual
crea desmotivación e incertidumbre entre los trabajadores
No se le da inducción al personal de planta que ingresa, lo cual priva a la
empresa de formar al personal de acuerdo con sus necesidades.
No hay un programa de capacitación al personal de planta.
7.3 Compras
No se tiene actualizado el directorio de proveedores, esto limita las
operaciones que la empresa tenga para realizar compras más eficaces.
Un bajo porcentaje de las compras que se realizan son resultado de una
programación, el restante corresponde a compras urgentes, lo cual afecta
la eficiencia y eficacia del proceso de compras.
No hay stocks máximos ni mínimos de inventarios de mercancías debido a
que no han sido definidos por el responsable de compras.
7.4 Administrativos
No existe un presupuesto general para la compañía. Esto puede afectar el
flujo de efectivo, ya que no se tiene una proyección de los ingresos, de las
erogaciones y obligaciones que adquirirá la compañía
La ausencia de canales de comunicación crea confusión en el personal,
pérdida de tiempo, malestar en el personal por llamados de atención
injustificados.
La segregación de funciones no está definida claramente, lo cual implica un
riesgo en el control de las operaciones y en la detección de los problemas.
Falta coordinación y concertación en las decisiones tomadas por cada
departamento.
No hay políticas ni procedimientos claros para la realización de las distinta
operaciones; si no que dependen de la opinión personal encargado del
área.
No hay planes ni metas claras y cuando éstas se fijan no se notifican al
personal. Afectan el sentido de pertenencia del empleado con la compañía
al no tener clara la misión, visión y metas de la empresa.
El sistema de control interno necesita ser fortalecido con el fin de coadyuvar
a superar las debilidades encontradas en los procesos, así como también la
concientización de tener una cultura de control a nivel de los jefes de área y
de la gerencia de la empresa.
Al no existir manuales de procedimientos y funciones, se maximiza el
riesgo de errores y fraudes.
7.5 Contable
No existe un control adecuado sobre los documentos de contabilidad.
No se lleva un orden en los consecutivos de los egresos en cuanto a las
fechas de los registros contables.
Los Estados Financieros se generan en promedio a 30 días después de la
fecha de corte, por lo que no son oportunos para la toma de decisiones.
La sistematización de la información por medios computarizados se da sólo
a nivel del manejo de la información contable, pero no se utiliza para
optimizar la información necesaria en los demás procesos.
No se realiza arqueo a la caja menor ni se utiliza los sello pagado o
cancelado a la factura compra que se realiza por caja menor
La conciliación de los movimientos bancarios no se realiza diariamente.
No se lleva un control de los pagos hechos por las empresas usuarias.
No existe una oportuna consignación en los bancos.
No se lleva registro de las incapacidades que se le debe reintegrar a las
empresas usuarias por recobro a la EPS.
No se utilizan los sellos al momento de anular los cheques.
8. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ÁREA DE CONTABILIDAD EMPRESA
VINCULAR LTDA.
VINCULAR LTDA.NIT: 80025063-5
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA
CONTABLE
VINCULAR LTDA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CONTENIDO
TIPO DE DOCUMENTO NOMBRE DE DOCUMENTO
Procedimiento Procedimiento de cuentas por cobrar
Procedimiento
Procedimiento
Procedimiento
Procedimiento
Procedimiento
Procedimiento
Procedimientos de cuentas por pagar
Procedimientos de Manejo de Caja menor
Procedimientos para la presentación y
liquidación de IVA, ICA, Retención en la
Fuente
Procedimiento de Nómina
Procedimiento para la Elaboración de Estados
Financieros
Procedimiento Presentación y liquidación de
Declaración de Renta e Industria y Comercio.
VINCULAR LTDA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESO DEL ÁREA
CONTABLE
OBJETIVOS
Los siguientes procesos tienen el objetivo de describirlos procedimientos y
funciones más relevantes del área contable, con el fin de obtener una información
contable confiable y generar mayor eficacia y eficiencia en los procesos.
ALCANCE
Estos procesos aplican para todo el personal de la Empresa Vincular Ltda cuyos
procedimientos son atribuibles al área contable.
DEFINICIONES
Procesos contables: Son la serie de etapas sucesivas del ciclo contable que
permite transformar datos contables en informes. El proceso comienza con la
selección de los hechos económicos y continuos con su anotación en diversos
registros hasta llegar a la emisión de los estados financieros.
Procedimientos Contables: es el medio mediante el cual se logra, de forma
eficiente, documentar el funcionamiento integral de una empresa, queda expuesta
la forma de hacer cumplir las políticas, interrelaciones, flujos de operaciones,
códigos, procedimientos y rutinas de trabajo, alcance de funciones, sistemas de
información y otros elementos que son el soporte de toda organización.
Documentos contables: Son los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en orginal y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.
BASES LEGALES:
Decreto 2649 de 1993
Plan Único de Cuentas (Decreto Reglamentario 2650 de 1993)
Estatuto Tributario
VINCULAR LTDA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESO DEL ÁREA
CONTABLE
1. PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR COBRAR
1.1 OBJETIVO
Registrar los pagos realizados por los usuarios, realizando una revisión diaria de
los servicios prestados analizando los cobros a créditos y a los usuarios que se
les otorgará crédito.
1.2 ALCANCE
Desde la autorización de créditos, otorgando plazos y cupos hasta el registro de
los ingresos de cierto periodo.
1.3 RESPONSABLE
Jefe de Tesorería
1.4 DOCUMENTOS RELACIONADOS
Recibos de Caja: Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos
en efectivo recaudados por la empresa.
Notas de Crédito: Es el documento en el cual emite la empresa a su cliente, con
el objetivo de comunicar que se acredita un valor en su cuenta por motivo
expresado en la misma.
Facturas: Es un documento que respalda la realización de una operación
económica, que por lo general, se trata de una compraventa. Una factura es el
documento a través del cual una persona que vende puede rendir cuentas, de
forma instrumentalizada, al contrato de compraventa comercial.
VINCULAR LTDA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESO DEL ÁREA
CONTABLE
1.5 PROCESO: COBRANZA DE SERVICIOS
Con base en los empleados suministrados, teniendo en cuenta se debe realizar el
siguiente proceso.
DOCUMENTO: Recibo de Caja
Este documento debe ser diligenciado de la siguiente manera:
- Este documento tiene 1 original y 2 copias (azul y amarilla), por lo tanto el
original debe ser para el usuario, la copia azul debe entregarse junto con el
dinero, y la copia amarilla debe ser entregada junto con la factura al auxiliar
contable.
- En caso de ser anulado este documento, debe marcarse como anulado y
adjuntarse los 3 recibos de caja.
- Este documento no debe tener ni tachones, ni enmendaduras.
- Debe ser diligenciado de manera completa y obligatoria:
a) Nit
b) Nombre del usuario
c) Fecha de elaboración del Recibo de caja
d) Valor total de cancelación
e) Número de factura que están cancelando
f) Si la factura tiene retención en la fuente aplicarla dado el valor obligatorio.
g.) Si la factura tiene algún descuento se debe colocar el valor y en las
observaciones el motivo de dicho descuento.
h) Si el pago es realizado en cheque debe colocarse los siguientes datos:
· Valor del cheque
· Banco
· Fecha de consignación si es posfechado
VINCULAR LTDA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESO DEL ÁREA
CONTABLE
· # de cheque· # De cuentak) Firma de la persona quien elabora el recibo de caja.- Es obligación diariamente realizar entrega del dinero junto con los recibos de caja (azul) del día anterior.
Procedimiento de Recaudo
RESPONSABLE ACTIVIDAD
1.Mensajero
responsable de cobro
2. Tesorería
3. Jefe de Tesorería
1. Elaboración y entrega de recibos de caja a CarteraCada mensajero debe entregar diariamente los recibos de caja (azul), con el respectivo dinero y hacer firmar de recibido de la persona encargada en el área de Tesorería, igualmente el recibo de caja (amarillo) debe entregarse junto con la factura verde que es de contado, al auxiliar Contable.
2. Firma de RecibidoAl recibir los recibos de caja (Azul), debe firmar cada uno de los recibos sumando los valores y contando el dinero, ambos deben coincidir; seguido de este proceso, debe entregar los recibos de caja (azul) a Cartera, y el dinero debe ser consignado a la cuenta corriente de la empresa.
3. Descargar recibos de caja de la Cartera3.1. Cuando los recibos de caja son entregados, el jefe de tesorería debe hacer una revisión de todos y cada uno de los recibos de caja con su respectiva firma, asegurándose que los valores fueron recibidos.3.2 Luego de la verificación, deben ser descargados del sistema, todos los recibos de caja.3.3 Diariamente se debe realizar un chequeo, sacando un listado de la cuenta 130505, cartera a la fecha de los clientes de contado esto con el fin de verificar que los pedidos llevados a estos clientes hayan sido efectivamente cobrados.3.4 Cada 3 meses se deben seleccionar aproximadamente unos 15 clientes para realizar circulación de cartera y confirmar su deuda actual con la empresa.
VINCULAR LTDA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESO DEL ÁREA
CONTABLE
1.6 PROCESO: OTORGAR CREDITO
Confirmar plazo, forma de pago y cupo de crédito.
DOCUMENTO: Pagare y documentos anexos.
Una de las condiciones para solicitar crédito es llevar como mínimo 1 año
realizando contrataciones con la empresa.
Debe diligenciar los siguientes documentos:
- Pagare en blanco
- El formato de solicitud de crédito completamente.
Debe anexar los siguientes documentos:
1) RUT
2) Cámara de comercio
3) Fotocopia de representante legal.
4) Estados financieros (Estado de Resultado y Balance General).
Procedimiento para el otorgamiento de crédito
RESPONSABLE ACTIVIDAD
1. Asesor de Venta
2. Jefe de Tesorería
3. Gerente
Encargado de recoger todos los papeles necesarios para la solicitud de crédito.
1. Verifica que todos los papeles estén completamente diligenciados y los respectivos documentos.2. Verificar los estados financieros, analizarlos de tal manera que se pueda asignar un plazo y cupo.
Después de otorgar el plazo, cupo y forma de pago, el Jefe de cartera debe pedir autorización de su administrativo, para otorgar el crédito, por lo tanto debe dar su visto bueno.
VINCULAR LTDA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESO DEL ÁREA
CONTABLE
2. PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR
2.1 OBJETIVO
Registrar las respectivas cuentas por pagar de manera oportuna y teniendo en
cuenta los principios contables.
2.2 ALCANCE
Inicia en la contabilización de las facturas de proveedores, acreedores y finaliza
con la entrega a tesorería de los documentos.
2.3 RESPONSABLE
Auxiliar contable y Contador.
2.4 TERMINOS RELACIONADOS
FACTURA: es un documento mercantil que refleja toda la información de una
operación de compraventa. Es un documento constar la adquisición y entrega de
un bien o servicio, en el cual se específica la fecha de la operación, el nombre de
la partes que intervinieron en el negocio, la descripción del producto o servicio
objeto del negocio, el valor del negocio, la forma de pago entre otros conceptos.
PROVEEDOR: es una persona o una empresa que abastece a otras empresas
con existencias (artículos), los cuales serán transformados para venderlos
posteriormente o directamente se compran para su venta.
ACREEDORES: es cualquier persona, física o jurídica, que la empresa adeuda un
dinero, sea por adquisición de un bien o por un servicio. Pero estos bienes no son
relacionados con la actividad de la organización, si no por otros conceptos.
VINCULAR LTDA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESO DEL ÁREA
CONTABLE
2.6 CONDICIONES:
a.) Cada área tiene como tiempo establecido para entrega de cierre de mes, los 5
primeros días de cada mes.
b.) No se aceptan remisiones, únicamente facturas.
c.) En caso de ser Régimen Simplificado, se debe elaborar un Documento
equivalente, adjuntando el RUT.
d.) Todo nuevo tercero, debe adjuntarse el RUT.
e.) Toda factura tiene los siguientes requisitos:
Fecha de Facturación
Nombre, Nit. dirección y teléfono del vendedor
Nombre, Nit. dirección y teléfono del Comprador
Número de factura de venta
El detalle de servicio o el bien
Valor total e IVA si lo tiene.
Debe tener la resolución de la Dian de Facturación.
Régimen tributario, Tarifa de Ica, si es Autorretenedor.
VINCULAR LTDA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESO DEL ÁREA
CONTABLE
Procedimiento de Cuentas por pagar
RESPONSABLE ACTIVIDAD
1. Asistente de
Recursos
Humanos
1. Facturas de Proveedor
Debe colocar la fecha y firma de recibido, anexando la guía con que llego la mercancía, en el caso de dotaciones o compras para interno. Luego debe ser ingresada al sistema de la empresa, con el documento FP (Factura de Proveedor), donde compara la factura con lo físico. Si hay alguna anomalía debe notificarlo enseguida si hay un defecto en la mercancía.
2. Auxiliar de
Contabilidad
3. Tesorería
2. Debe verificar que la factura se encuentre con:
Las respectivas firmas, sello y fecha de recibido.La guía de la transportadora.FP (Factura de Proveedor)Nota por sobrecosto o por faltante si es el caso.
Al verificar estos documentos, se procede a realizarla respectiva causación de las facturas. En este proceso se registra:
El valor de la Retención si pasa de las bases establecidas, y si no es Autoretenedor.El valor del Ica si el proveedor pertenece a la ciudad Cartagena, y si pasa de las bases establecidas.Si la factura tiene IVA se debe registrar.
Después de realizar las respectivas tarifas, se debe liquidar la factura, contabilizando la cuenta por pagar, pasándola a tesorería para su respectivo pago.
3. Tesorería debe analizar su fecha de pago y hacer la respectiva programación.
VINCULAR LTDA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESO DEL ÁREA
CONTABLE
Procedimiento de Cuentas por pagar (Continuación)
RESPONSABLE ACTIVIDAD
4a. Administrador
Financiero
4. Cuentas por pagar a Acreedores
a) COMPRA DE ACTIVOS FIJOS: debe tener la Cotización u Orden de Compra, firmada y autorizada por la respectiva área. Después de verificar estos documentos, se procede a realizar la respectiva contabilización del valor del activo más el IVA, contra la cuenta por pagar.
4b. Tesorería
4c. Coordinador
Administrativo
4d. Administrador
Financiero
b) REEMBOLSOS DE CAJA MENOR: la caja menor está compuesta por un valor de $ 1.000.000, donde se cancelan todos los gastos inferiores a $ 100.000, pero deben pasarse a cuentas por pagar de la siguiente manera:
De manera organizada con un documento donde se especifique cada gasto con su respectivo valor total, y firma de la persona quien autorizo y verifico que todos los gastos sean legales.Adjunto a este documento, deben estar todos y cada uno de los gastos firmados por la persona quien los autorizo.
c.) GASTOS DE VENTA: Todos los gastos de venta deben estar autorizados por el Coordinador administrativo, y se deben entregar los soportes originales, (Atención a usuarios, Publicidad, gastos de viaje, etc...)
d.) GASTOS DEL MES: Deben ser autorizados por el administrador financiero y se deben contabilizar, en la (52) si son de venta y en la (51) si son de administrativos.
e.) GASTOS A DIFERIR: También deben estar autorizados por el administrador financiero, y deben ser verificados por el contador para analizar a cuantos meses se va a diferir el gasto.
VINCULAR LTDA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESO DEL ÁREA
CONTABLE
Procedimiento Cuentas por Pagar (Continuación)
RESPONSABLE ACTIVIDAD
5. Asistente
Contable
5. Causación de Cuentas por Pagar a Acreedores
Debe revisar que todos los documentos estén autorizados, y realizar la causación de la siguiente manera:
Tesorería
Las facturas deben cumplir con los requisitos.Estos gastos deben ser entregados en el mes y si es cierre de mes el último plazo son los primero días de cada mes.Registrar las respectivas retenciones.Estos gastos y cuentas por pagar a acreedores deben ser registrados en el sistema utilizado.Finalmente se debe imprimir la FP (factura de proveedor), adjuntarla a las facturas y entregarlas a tesorería.
Debe realizar el siguiente proceso:Verificar que todos los documentos se encuentren debidamente autorizados.Realizar la programación del pago.Realizar los Comprobantes de egreso anexando todos los soporte.
VINCULAR LTDA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESO DEL ÁREA
CONTABLE
3. PROCEDIMIENTO DE REEMBOLSO DE CAJA MENOR
3.1 OBJETIVO: Establecer los lineamientos para la apertura, reembolso,
seguimiento y control para la adecuada administración de la caja menor con el
propósito de realizar una gestión eficaz de los recursos financieros de la empresa.
3.2 ALCANCE: Este procedimiento aplica para los gastos autorizados por el
Coordinador Administrativo, Gerente General y Administrador financiero para
efectuar compras o solicitar algún descuento.
3.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Contabilidad, Administrador financiero
3.4 TERMINOS RELACIONADOS:
REEMBOLSO: Es la solitud de reintegro de dinero de un determinado tiempo,
cuando se haya agotado el 70%, con el fin de conservar el monto inicial y
continuar las actividades propias del proceso.
GASTOS: es la corriente de recursos o potenciales de servicios que se consumen
en la obtención del producto neto de la entidad.
CAJA MENOR: Es la cuantía establecida a un cargo de la empresa con el fin de
atender en forma oportuna y eficiente las solicitudes de gastos.
VINCULAR LTDA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESO DEL ÁREA
CONTABLE
3.5 CONDICIONES:
1. La caja menor está compuesta por un valor de $ 1.000.000, donde se cancelantodos los gastos inferiores a $ 100.000.2. El responsable del manejo de la caja menor, no podrá sobre pasar el 70% del valor total de la caja, por lo tanto debe proceder a tramitar el respectivo desembolso.
3. Al cierre de cada periodo se debe legalizar los gastos que tenga hasta la fecha y solicitar el reintegro del dinero que haya ejecutado.4. Se realizara arqueo como mínimo 1 vez al mes, solicitando los soportes y verificando que los documentos estén bien diligenciados y el dinero corresponda al valor total de la caja menor menos los egresos soportados.
Procedimiento
RESPONSABLE ACTIVIDAD
1. Administrador
fInanciero
2. Auxiliar
Contable
3. Contador
4. Auxiliar
Contable
5. Tesorería
1. Autorización de GastosTodos los gastos deben ser autorizados por la gerencia.
2. Facturas o Recibos de Caja menorTodo gasto debe ser legalizado con facturas o recibos de caja menor anexando el RUT, y si es régimen simplificado debe hacerse una Cuenta de cobro y un documento equivalente a una factura.
3. Formato de Reembolso de caja menorEl formato debe ser diligenciado, verificado y autorizado y aprobado por el jefe comercial.
4.Contabilizacion de ReembolsoSe procede a la contabilización del reembolso de caja menor teniendo en cuenta que el soporte debe estar acorde con los soportes y estos deben estar con la firma de autorización del jefe comercial.
5.Desembolso del dineroSe procede al desembolso del valor total del reembolso de caja menor.
VINCULAR LTDA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESO DEL ÁREA
CONTABLE
4. PROCESO DE CONCILIACIÓN DE BANCOS
4.1 OBJETIVO
Tener un control diario de las entradas y salidas de dinero en la cuentas de
bancos.
4.2 ALCANCE
Verificar diariamente las consignaciones y transferencias que los usuarios realizan
a las respectivas cuentas de la empresa, igualmente verificar el egreso de dinero
por diferentes pagos efectuados a proveedores, empleados y acreedores.
4.3 RESPONSABLE
Tesorería y Auxiliar Contable
4.4 DOCUMENTOS RELACIONADOS
CONSIGNACIONES: es el ingreso de dinero efectuado en diferentes formas
efectivo o en cheque, a una cuenta corriente o ahorros.
NOTAS DEBITO BANCARIAS: es disminuir el saldo de la cuenta bancaria por
conceptos como la cuota de manejo, o por gastos bancarios.
NOTAS CREDITO BANCARIAS: que emite el banco, sí es un ingreso para la
empresa, puesto que con ésta el banco ha consignado en la cuenta valores como
por ejemplo los intereses ganados por el dinero depositado en la cuenta.
VINCULAR LTDA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESO DEL ÁREA
CONTABLE
GASTOS BANCARIOS: son los gastos relacionados con el mantenimiento de las
cuentas en las entidades financieras, tales como servicios de tarjetas, cheques,
intereses de mora, en fin todo concepto que el banco le cobre por servicios.
4.5 CONDICIONES:
1) No deben existir partidas conciliatorias con una antigüedad mayor a (2) dos
meses.
2) Todo Debito debe estar efectuado por el banco.
3) Todas las consignaciones deben ser confirmadas según la cuenta de la
compañía y descargadas a la cuenta del respectivo cliente.
4) Toda salida de dinero debe estar verificado y firmado por la persona autorizada,
y debe estar soportada por un comprobante de egreso, donde la contrapartida
debe ser la cuenta afectada.
5) Todos los cheques que se realicen a los proveedores o acreedores deben ser
por montos menores a $ 800.000, y deben ser cheques al día, de lo contrario
debe realizarse transferencia electrónica.
VINCULAR LTDA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESO DEL ÁREA
CONTABLE
PROCEDIMIENTO CONCILIACIÓN DE BANCOS
RESPONSABLE ACTIVIDAD
1.) Tesorería 1.) Diariamente debe solicitar un reporte al banco de cada una
2.) Administrador
financiero
3.) Tesorería y
auxiliar contable
de las cuentas, informando las consignaciones, las entradas de dinero, y el saldo actual.
2.) Debe solicitar un reporte de bancos a tesorería para confirmar las consignaciones realizadas por los usuarios. Al realizar la confirmación debe descargar de cartera las consignaciones a los respectivos clientes, y contra las cuentas de bancos.
3.) Cada 15 días debe hacer la interface de ingresos del software contable a utilizar verificando los saldos por cada banco debe hacer una programación de pago para los acreedores y proveedores.
Al comienzo de mes según los extractos bancarios debe descargar contabilizar los gastos financieros (530505), el gravamen financiero (530535), el IVA generado, los ingresos por intereses.
Debe verificar lo contable con los extractos bancarios, analizando todos los egresos y ingresos, generando un listado en el software contable, de cada la cuenta de bancos.
Luego de verificar y conciliar, debe firmarlo y archivarlo.
VINCULAR LTDA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESO DEL ÁREA
CONTABLE
5. PROCESO DE MANEJO DE ACTIVOS
5.1 OBJETIVO
Crear mecanismos para el registro y control de los activos fijos, describiendo sus
características, su costo, localización, con el fin de mantener actualizado el
inventario de los activos fijos de la empresa.
5.2. ALCANCE
Desde la adquisición, mantenimiento y reparación; depreciación, adición y retiro
de un activo.
5.3 RESPONSABLE
Auxiliar de Contabilidad, Contador
5.4 TERMINOS RELACIONADOS
ACTIVOS FIJOS: Un bien que la empresa ha construido o adquirido con el
objetivo de conservarlo para utilizarlo, explotarlo, para ponerlo al servicio de la
empresa. Es aquel que hace parte de la propiedad, planta y quipo, como son los
automóviles, maquinaria, edificios, muebles, terrenos, etc.
BIENES:
Bien mueble: pueden trasladarse de un lugar a otro, sin menoscabo del inmueble
al que estuvieran unidos.
Bien inmueble: son todas aquellas cosas bienes en sentido objetivo que no son
susceptibles de ser trasportadas o trasladas de un lugar a otro.
VINCULAR LTDA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESO DEL ÁREA
CONTABLE
DEPRECIACION: La depreciación es el mecanismo mediante el cual se reconoce
el desgaste que sufre un bien por el uso que se haga de él. Cuando un activo es
utilizado para generar ingresos, este sufre un desgaste normal durante su vida útil
que el final lo lleva a ser inutilizable.
5.5 CONDICIONES:
a) El registro de los activos fijos debe llevarse en una AZ, Donde se tiene copia de
la factura de la compra del activo fijo.
b) El registro de los activos fijos se debe llevar en el software contable a utilizar.
c) Se debe llevar un cuadro en Excel con las respectivas depreciaciones de cada
activo. d) Todo activo se deprecia con el método de Línea Recta:
· Inmuebles 20 años
· Barcos, trenes, aviones, maquinaria, equipo y bienes muebles 10 años
· Vehículos automotores y computadores 5 años
e) Los inventarios físicos deben estar valorizados correctamente y equivalente a la
información contable.
f) Los activos de cada área quedaran bajo responsabilidad de uno de los
empleados de cada área, delegando su manejo y conservación.
g) El software contable, debe estar conciliado mes a mes con las existencias
físicas.
VINCULAR LTDA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESO DEL ÁREA
CONTABLE
Procedimiento Activos FijosRESPONSABLE ACTIVIDAD
1. Cada área 1. Asignación de responsabilidades
Se asigna una persona que se haga responsable del manejo y control (movimiento, salida, reparaciones y mantenimiento) de los activos fijos de cada área.
2. Área
Solicitante
3. Administrador
Financiero y
Auxiliar Contable
2. Adquisición de un activo fijo
Realiza un documento con las siguientes características: Fecha de requerimiento Solicita el área de: Detalle del activo Motivo de solicitud de compra Firma del solicitante
3. Toda compra de activo debe ser previamente autorizada por el Gerente General y el Administrador Financiero.
En el software contable a utilizar, se contabiliza el activo fijo, teniendo en cuenta la factura de compra, que tenga la orden de compra y cumpla con todas las especificaciones.
Debe sacar 1 copias de la factura de la compra, uno para el soporte de ACTIVOS FIJOS, y otra la original para el respectivo pago. Toda factura de un activo debe tener adjunta copia de la garantía. Cuando la empresa adquiera terrenos, instalaciones o edificios, se debe anexar copia de escritura y de los planos respectivos.
El IVA debes ser contabilizado en la cuenta 15 de activos.
Cuando se compre un activo fijo por valor inferior a 1SMMLV, Se deprecia a 12 meses, y si el activo es superior a 1SMMLV, se deprecia con el método de línea recta.
VINCULAR LTDA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESO DEL ÁREA
CONTABLE
Procedimientos Activos Fijos (Continuación)RESPONSABLE ACTIVIDAD
4. Cada área 4. Utilización y manejo de activos en cada áreacada área tendrá la relación de activos a cargo, esta deberá ser firmado por el encargado del manejo y cuidado de ellos y también por el Administrador Financiero. Igualmente cuando se realice un traslado de activo de un área a otro deberá cambiarse la relación de ambas áreas y nuevamente firmar.
5. Administrador
Financiero y cada
área.
6. Gerente Comercial
7. Auxiliar Contable
Por lo tanto el responsable al finalizar el contrato laboral debe entregar el inventario completo de los activos.
5. Mantenimiento y reparaciónCada área el responsable de cada área debe informar y cotizar el mantenimiento o reparación del activo Administrador Financiero. Recibe la solicitud y la cotización y debe autorizar el gasto, también autoriza la salida o retiro temporal del activo,
6. DepreciacionesTeniendo en cuenta la vida útil de cada activo, el coherente uso o deterioro se realizara la respectiva depreciación, el contador debe comentar al Administrador Financiero y deber realizar mensualmente este proceso.
7. Adiciones, retiros y valorizacionesEl costo de un activo fijo influye todos los gastos razonables y necesarios para adquirir el activo y las condiciones para el uso. Cuando se realicen construcciones nuevas o ampliaciones, hacen parte de la valorización de un activo.Las adiciones son aquellas erogaciones que aumentan el valor comercial del activo, su vida útil, capacidad y eficiencia.
El retiro de un activo: debe estar plenamente justificado y verificado por la gerencia y según lo siguientes conceptos: Mal estado, desuso (reemplazo), obsolencia y pérdida.
Debe hacer un acta donde se plasme el motivo por el cual se realizara el retiro del activo en sistema y este documento debe estar firmado por el responsable del área, el gerente general y el contador.
VINCULAR LTDA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESO DEL ÁREA
CONTABLE
6. PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACION DE IMPUESTOS IVA, ICA Y
RETENCION EN LA FUENTE:
6.1 OBJETIVO:
Garantizar el cumplimiento en todo lo relacionado en materia tributaria,
elaborando y presentando oportunamente las declaraciones de impuestos a la
DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).
6.2 ALCANCE:
Inicia con la contabilización de los documentos teniendo en cuenta la base y las
condiciones para generar impuesto, hasta su respectivo pago.
6.3 RESPONSABLE
Asistente de Contabilidad, Contador
6.4 TERMINOS RELACIONADOS:
Impuesto: son prestaciones, hoy por lo regular en dinero, al Estado y demás
entidades de derecho público, que las mismas reclaman, en virtud de su poder
coactivo, en forma y cuantía de terminadas unilateralmente y sin contraprestación
especial con el fin de satisfacer las necesidades colectivas.
Impuesto de IVA: es el impuesto al valor agregado, es un impuesto sobre el
consumo que grava los productos, los servicios, las transacciones comerciales y
las importaciones. Es un impuesto indirecto que se aplica sobre el consumo y que
resulta financiado por el consumidor final.
VINCULAR LTDA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESO DEL ÁREA
CONTABLE
Retención en la Fuente: es un mecanismo de recado anticipado de un impuesto.
Este impuesto mensual, lo que hace es recaudar un impuesto en el momento en
que ocurre el hecho generador del mismo.
Ica: es un gravamen que recae sobre las actividades comerciales, industriales y
de servicios que deben cancelar todos los contribuyentes que ejerzan estas
acciones ya sea de manera permanente u ocasional en establecimientos de
comercio.
Tributar: significa tanto el tributar, o pagar Impuestos, como el sistema o régimen
tributario existente en una nación. La tributación tiene por objeto recaudar los
fondos que el Estado necesita para su funcionamiento pero, según la orientación
ideológica que se siga, puede dirigirse también hacia otros objetivos: desarrollar
ciertas ramas productivas, redistribuir la Riqueza, etc.
6.5 CONDICIONES:
1. Los impuestos deben presentarse a través de la página web.
2. Solo se deben ingresar las facturas que llegan con fecha del mes anterior hasta
los 5 primeros días de cada mes.
3. Cada impuesto deberá cancelarse en los días previstos por las instituciones
tributarias pertinentes.
VINCULAR LTDA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESO DEL ÁREA
CONTABLE
Procedimiento:RESPONSABLE ACTIVIDAD
1. Contador, Auxiliar
Contable y Tesorería
2. Contador, Auxiliar
Contable y Tesorería
1. Procedimiento elaboración de retención en la fuente:1.1 Obtiene 2 listados de la cuenta 2365, del software contable empleado un auxiliar de la cuenta por tercero, donde se encuentre el valor con el número de factura, valor de la factura y el valor de la retención y otro listado por balance de comprobación de esta cuenta del periodo a pagar.1.2 También debe imprimir un listado auxiliar de la cuenta 2367, (impuesto a las ventas retenido).1.3 Teniendo estos listados debe proceder a verificar factura por factura, revisando que el número de la factura, el valor y la retención estén acordes a los soportes físicos.1.4 El contador procede a realizar el borrador de la declaración.1.5 Al realizar el borrador debe montarla a la página web www.dian.gov.co, autorizando las firmas del representante legal y del contador.1.6 Diligenciar el recibo de caja formulario 490 en la web.1.7 Debe contabilizarla cancelando las cuentas 2365, y causando la cuenta por pagar. Tesorería procede a realizar el comprobante de egreso para el respectivo pago.
2.. Procedimiento elaboración de declaración de IVA2.1 Se verifica que la interface Contable del comprobante 03 (Ventas) y 11 de (Costo de ventas) estén realizadas.2.2 Obtiene 4 listados, por comprobante de comprobación de la cuenta 4 (ingresos), 24 (IVA), 14 (inventario), 2367 (impuesto de IVA retenido) del periodo a pagar.2.3 Se realizan las verificaciones de la cuenta de IVA descontable comparando el documento físico con el registro en sistema.2.4 Se realiza el borrador de la declaración y se digita en la página web www.dian.gov.co.2.5 Se firma digitalmente por el contador y la representante legal y se presenta.2.6 Se procede a imprimir formulario 490. Con el formulario y los soportes el auxiliar contable debe hacer la contabilización de la cancelación de cuentas y generar la cuenta 2408 por pagar a la DIAN. Tesorería realiza el comprobante de egreso para realizar el pago del impuesto.
VINCULAR LTDA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESO DEL ÁREA
CONTABLE
Procedimiento (Continuación):RESPONSABLE ACTIVIDAD
3. Contador, Auxiliar
Contable y Tesorería
3. Procedimiento para la elaboración de impuesto de industria y comercio:
3.1 Obtiene 2 listados de la cuenta 2368, un auxiliar de la cuenta, donde este el tercero, el número de la cuenta, con el valor y la respectiva retención, y otro listado por balance de comprobación de la cuenta.3.2 Luego de tener los listados, se verifica una a una las facturas que su valor y retención sea igual al documento físico.3.3 Luego de hacer la respectiva verificación, se hace un borrador de la declaración.3.4 Luego se debe montar la declaración en la página web: www.cartagena.gov.co e imprime los documentos, y se firma por el contador y el Representante Legal.3.5 Con el formulario y los soportes el auxiliar contable debe hacer la contabilización de la cancelación de cuentas 2368 y generar la cuenta por pagar a la DIAN.3.6 Tesorería realiza el comprobante de egreso para el respectivo pago del impuesto.
VINCULAR LTDA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESO DEL ÁREA
CONTABLE
7. PROCEDIMIENTO DE NOMINA
7.1OBJETIVO
Elaboración de nómina, descuentos de nómina pensión, salud. Liquidación de
horas extras, liquidación de planilla SOI de pago de aportes.
7.2 ALCANCE
Desde la elaboración de la planilla de nómina, planilla de aportes parafiscales,
liquidación de personal y provisiones.
7.3 RESPONSABLE
Auxiliar contable.
7.4 CONCEPTOS RELACIONADOS
SEGURIDAD SOCIAL:
En Salud el 12.5% del Salario Base de Cotización (8.5% empleador y 4%
trabajador).
En Pensión el 16% del Salario Base de Cotización (12% empleador y 4%
trabajador).
El aporte a la ARP el 100% o la totalidad la paga el empleador.
Los parafiscales (Sena, Caja e ICBF) el 100% o la totalidad lo paga el empleador.
VINCULAR LTDA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESO DEL ÁREA
CONTABLE
PRESTACIONES SOCIALES:
Prima de servicios: Toda empresa debe pagar a cada empleado un
salario mensual, del cual, quince días se deben pagar, por tardar el último
día del mes de junio y los restantes quince días en los primeros 20 días del
mes de diciembre.
Cesantías: El trabajador tiene derecho a que se le pague un Salario
mensual por cada año de trabajo o proporcionalmente a la fracción de año
trabajado.
Intereses a la Cesantías: El empleador debe pagar a sus empleados
intereses sobre las cesantías que tenga acumuladas a 31 de diciembre, a
una tasa del 12% anual.
Vacaciones: es el derecho que tiene todo trabajador a que el empleador le
otorgue un descanso remunerado por el hecho de haberle trabajado un
determinado tiempo. Las vacaciones corresponden a 15 días hábiles de
descanso remunerado por cada año de trabajo.
7.5 CONDICIONES:
1) La nómina se cancela cada quince días, y un día antes debe estar liquidada
para su respectiva revisión.
2) Las horas extras son antes de las 8:00 am (hora normal de entrada) y después
de las 5:30 pm (hora normal de salida) de lunes a viernes, y los sábados de
8:00am (hora normal de entrada) y después de las 2:00pm (hora normal de
salida), todas las horas extras que se generen en la quincena serán liquidadas en
la quincena siguiente.
3) En la liquidación de la segunda quincena se debe liquidar el auxilio de
transporte de todo el mes, menos el 4% de salud y pensión, más las horas extras.
VINCULAR LTDA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESO DEL ÁREA
CONTABLE
Procedimiento Nómina
RESPONSABLE ACTIVIDAD
1. Recepcionista y
Jefe de recursos
Humanos
2. Contador y
Auxiliar de
Contabilidad
1. Elaboración de Planilla de NominaEl recepcionista es el encargado de registrar en un programa de Excel la hora de entrada y salida de cada empleado, esto con el fin de liquidar las horas extras mensuales del personal.Los días 15 y 30 de cada mes deben pasar las planillas parala liquidación de las horas extras.El jefe de Recursos Humanos debe verificar las respectivas planillas del mes, realizando la liquidación de las horas extras, verificando a su vez que todo el personal haya asistido a laborar los 15 días de las 2 quincenas de la siguiente manera:
1ra Quincena:Salario de días trabajadosMenos descuento (cuota acordada quincenalmente), por préstamos según cuenta 136595 (cuentas por cobrar a trabajadores). Más horas extras de la quincena anterior2da Quincena:Salario de días trabajadosMás auxilio de transporte por días trabajados durante el mes.Más horas extras de la quincena anterior.Menos descuento (cuota acordada quincenalmente), por prestamos según cuenta 136595, (cuentas por cobrar a trabajadores).Menos 4% salud, pensión.
2. Al tener la planilla elaborada por parte del auxiliar contable, el contador debe verificar uno a uno el valor por cada empleado y colocar su firma de verificación y de aprobación.Al tener la aprobación del contador, se procede a realizar la contabilización en el sistema de contabilidad de la siguiente manera:Llevando a gastos según el personal de ventas (52) y personal administrativo (51).2370 cuenta por pagar Salud, Según tercero EPS2380 cuenta por pagar Pensiones, Según tercero Fondo de Pensiones.Acreditar la cuenta 136595 (cuenta por cobrar a Empleados), para disminuir su deuda.
VINCULAR LTDA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESO DEL ÁREA
CONTABLE
Procedimiento Nómina (Continuación):
RESPONSABLE ACTIVIDAD
3. Tesorería
4. Jefe de Recursos
Humanos
5. Jefe de Recursos
Humanos, Contador
y Tesorero
3. Al tener la respectiva firma de aprobación del contador en la planilla de nómina, el tesorero procede A montar la nómina en la planilla del banco para efectuar la transferencia en cada una de las cuentas de los empleados, esta se realiza de la cuenta corriente de la empresa.
4. Provisión de Prestaciones SocialesDebe registrar según la nómina, por cada empleado realizar el cálculo del gasto mensual de Cesantías, Intereses a la cesantía, prima y Vacaciones. Registrando el gasto en las cuentas respectivas para el personal administrativo a la 51 y personal de ventas a la 52, contra la respectiva cuenta de 26. Al final del año se debe hacer una conciliación de prestaciones sociales, y hacer los respectivos ajustes y pasando la cuenta de la 26 a la 25.
5. Liquidación de aportes parafiscalesSegún la nómina mensual, se deber realizar en Excel el respectivo pago a las diferentes entidades a la cual pertenece cada empleado, realizando un ajuste de la siguiente manera:
Se hace una CN (Comprobante de Nomina):
Se registra el gasto que la empresa tiene por cada empleado, de salud, pensión, Arp, Sena, caja compensación, ICBF, teniendo en cuenta si el empleado es de ventas (52) o administración (51).Se registra la cuenta por pagar a cada uno de las entidades: 237005 (SALUD), 2380 (PENSIONES), 237006 (ARP), 237007 (ICBF), 237008 (CAJA COMPENSACION), 237009 (SENA).
El Contador revisa y autoriza el pago de dicha planilla.
Tesorería realiza el comprobante de egreso debitando en el sistema, la cuenta por pagar a cada entidad, contra el banco cuenta corriente. Procede a montar al sistema SOI, entrando por el portal de bancos debitando la cuenta corriente.
VINCULAR LTDA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESO DEL ÁREA
CONTABLE
8. PROCEDIMIENTO PARA LA PREPARACION DE LOS ESTADOS
FINANCIEROS.
8.1 OBJETIVO:
Garantizar la exactitud, la confiabilidad, oportuna y pertinente de la información
contable para la elaboración de los estados financieros.
8.2 ALCANCE:
Comprende desde la recopilación de todas las transacciones y hechos en dicho
periodo hasta determinar la utilidad o pérdida de la compañía.
8.3 RESPONSABLE
Auxiliar de Contabilidad, Contador
8.4 TERMINOS RELACIONADOS:
ESTADOS FINANCIEROS: son informes que utilizan las instituciones para
informar de la situación económica y financiera y los cambios que experimenta la
misma a una fecha o periodo determinado.
BALANCE GENERAL: es una especie de fotografía que retrata la situación
contable de la empresa en una cierta fecha. Gracias a este documento, el
empresario accede a información vital sobre su negocio, como la disponibilidad de
dinero y el estado de sus deudas.
ESTADO DE RESULTADOS: Es un documento contable complementario donde
se informa detallada y ordenadamente el resultado de las operaciones (utilidad,
pérdida remanente y excedente) de una entidad durante un periodo determinado.
VINCULAR LTDA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESO DEL ÁREA
CONTABLE
8.5 CONDICIONES
1. Los estados financieros deben ser elaborados como mínimo cada 6 meses.
2. Mensualmente deben realizarse todas las interfaces del software contable en lo
relacionado a Compras, Ventas, Ingresos y costos.
Procedimiento:
REPONSABLE ACTIVIDAD
1. Auxiliar Contable
2. Auxiliar Contable
3. Contador y
Auxiliar contable
4. Contador
1. Análisis y verificación de los comprobantes de contabilidad
Se analizan las cuentas, verificando que todos los comprobantes se encuentren cuadrados, y revisando la naturaleza y esencia de las operaciones.
2. Análisis del balance de comprobación:
Se genera el listado de balance de comprobación, y debe verificar cuenta por cuenta verificando los saldos y movimientos durante dicho periodo y realizando recomendaciones.
3. Corrección de balance de comprobación:
El contador debe hacer un informe donde se encontraran las recomendaciones y sugerencias.
El auxiliar contable procede a realizar los respectivos ajustes y generando un nuevo balance.
4. Elaboración de los estados financieros
Efectuadas las correcciones al balance de comprobación el contador procede a preparar los estados financieros en EXCEL.
Luego debe realizar una reunión donde presentara los estados financieros y estos deben ser firmados.
VINCULAR LTDA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESO DEL ÁREA
CONTABLE
9. PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIÓN Y PRESENTACIÓN DE IMPUESTOS ANUALES DECLARACIÓN DE RENTA E INDUSTRIA Y COMERCIO:
9.1 OBJETIVO:Definir las actividades del procedimiento de la presentación oportuna y confiable
de la declaración de renta e industria y comercio.
9.2 ALCANCE: Empieza desde la generación de los estados financieros y los
movimientos registrados en las cuentas correspondientes para analizar la
información requerida en el formulario de la declaración de renta e industria y
comercio impuestos anuales.
9.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Contabilidad, Contador
9.4 TERMINOS RELACIONADOS:
Declaración de Renta: Es el impuesto que debe pagar todos los contribuyentes
sobre las utilidades o rentas que obtenga una persona natural o jurídica durante
un año determinado.
Declaración de industria y comercio anual: es un gravamen de carácter
municipal que grava toda actividad industrial, comercial o de servicios que se
realiza en Bogotá en forma ocasional o permanente con o sin establecimientos.
9.5 CONDICIONES:1. Solicitar con anticipación los certificados de Retención en la fuente e ICA a los
clientes, de manera escrita.
2. Si un cliente no entrega el certificado en el momento de la presentación de los
impuestos se debe sacar copia a los recibos de caja o documento que conste que
el cliente se tomó este valor.
VINCULAR LTDA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESO DEL ÁREA
CONTABLE
Procedimiento:
RESPONSABLE ACTIVIDAD
1. Auxiliar Contable
2. Contador
3. Gerente General y
administrador
Financiero
4. Contador
5. Contador
6. Contador
7. Auxiliar Contable y
Tesorero
1. Obtener un balance de comprobación
Se obtiene del sistema del software contable, un listado de balance de comprobación del periodo correspondiente.
2. Elaboración de los Estados Financieros
A partir de los listados arrojados por el sistema contable, se elaboran los Estados Financieros.
3. Revisión de los Estados Financieros
Estos son verificados por el gerente general y por el Administrador Financiero y en caso de realizar algún ajuste es necesario hacerlo por escrito y proceder a realizar la nota de ajuste.
4.Clasificacion de Costos y Gastos no Deducibles
Realizar ajustes a los costos y gastos no deducibles según las normas tributarias para llegar a los saldos finales.
5. Realizar Anexos
Realizar en Excel cuadros de anexos y notas explicatorias, incluyendo listados de sistema, que dan soporte a la presentación de la declaración.
6. Elaboración de Borrado de la Declaración
Elaborar un borrador del formulario y remitir a la gerencia con los soportes para su respectiva aprobación y corregir inconsistencias.
7. Ingreso a Página y presentar
Ingresar el formulario de la declaración de Renta (www.dian.gov.co) y declaración de Industria y comercio (www.cartagena.gov.co), firmar y presentar.Realiza la contabilización de las declaraciones en sistema.Tesorería Procede a realizar el comprobante de egreso y el respectivo cheque.
9. RECOMENDACIONES
La realización y posterior ejecución de este manual de Procedimientos del área
Contable de la Empresa Vincular Ltda. trae consigo una serie de recomendaciones
para realizar tanto a quien sea pertinente en esta empresa y a futuros trabajos
relacionados con esta temática:
Implementar lo antes posible el Manual de procedimientos del área contable
dado la urgencia para hacer más eficientes los procesos dentro del
departamento de Contabilidad.
Mantener el manual de procedimientos en un lugar visible en el
departamento de Contabilidad o hacer una divulgación de manera que
todos lo tengan a su disposición.
Actualizar continuamente los procedimientos en la medida en que se vean
afectados, debido a la evolución de las normas contables y tributarias en el
país.
Hacer énfasis en que el jefe del área de contabilidad y gerencias deben
velar para que el personal haga uso del manual de procedimientos del área
contable.
Realizar otros manuales de procedimientos de las demás áreas, unirlos de
modo que sean coherente lo planteado en este junto con las demás áreas
relacionadas.
Tener conocimiento de las funcionalidades del software contable a
implementar en la empresa para plasmarlo en el manual de procedimientos.
10.CONCLUSIÓN
Teniendo en cuenta los objetivos planteados y los resultados obtenidos en el
análisis de la información se concluye:
Vincular Ltda aún cuando tiene establecido algunos procedimientos, y en el
marco de este trabajo se desarrollaron otros, por lo que es preciso
divulgarlos en toda la organización con el fin de que los conozcan, y
ejecuten; de igual forma, el establecimiento de un plan de seguimiento que
garantice que lo planeado se está ejecutando.
El manual de procedimientos área contable facilitará el adiestramiento del
personal que labora dentro del departamento y los nuevos ingresos.
Con la presencia de este manual de procedimientos se agilizarán los
procesos dentro del área de contabilidad de la empresa Vincular LTDA.
siendo más eficientes y eficaces, optimizando el tiempo bajo productividad.
REFERENCIA BIBLIOGRÁFICAS
ARCO, Buelvas & SALAS, Raquel. Diseño De Un Manual de procedimientos de
los procesos claves del área de coordinación administrativa y financiera de la ESE
Clinica de Maternidad Rafael Calvo C. Trabajo de Grado Contaduría
PúblicaUniversidad Tecnológica de Bolívar. 2009.
DAFT, Richard. Organization theory and design, 9 ed. South western publishing.
Ohio. 2007
CANALES, Mario. Propuesta de un manual específico en materia de servicio
social, dirigido a la Facultad de Contaduría y Administración, Zona Xalapa, de la
Universidad Veracruzana. Marzo 2010. Trabajo de Grado Licenciatura en
Administración. Universidad Veracruzana.
MAISCH MOLINA, Elena. La alineación estratégica de los recursos humanos.
Bogotá. Universidad de la Sabana. 2005. 9 p.
MARTINEZ CHAVEZ, Víctor Manuel. Diagnóstico administrativo: procedimientos,
procesos y reingeniería. México. Trillas. 1998. 319 p.
PINTOS, Gabriela. Los Manuales Administrativos Hoy. Faculta de Ciencias
Económicas y de Administración, Escuela de Administración. 2009.
ROBBINS, Stephen & COULTER Mary. Administration. 10 ed. México. Pearson
Educación. 2010
RODRIGUEZ VALENCIA, Joaquín. Introducción a la administración con enfoque
de sistemas. México. Ediciones contables, administrativas y fiscales. 2000. 730 p.
SCHMIDT GAMBOA, Carlos Guillermo. Control Interno. Las distintas
responsabilidades en la empresa. [en línea]. 27 de agosto de 2008. [citado 27 de
junio de 2009]. Disponible en Internet <http://www.gerencie.com>