cooperativa de hospitales de antioquia “cohan”
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COOPERATIVA DE HOSPITALES DE ANTIOQUIA “COHAN”
NEGOCIACIÓN CONJUNTA 2022
INVITACIÓN ABIERTA No. 003 DE 2021
POR MEDIO DE LA CUAL SE INVITA A PRESENTAR PROPUESTAS PARA
CONTRATAR EL SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALARIOS Y AMBULATORIOS, DE ACUERDO CON EL LISTADO DE
LOS MISMOS QUE SE ENCUENTRA EN EL SITIO WEB DE COHAN.
MEDELLÍN
SEPTIEMBRE DE 2021
INDICE
1. INFORMACIÓN GENERAL.
1.1. Objeto. 1.2. Alcance de la propuesta. 1.3. Instrucción preliminar. 1.4. Regulación jurídica. 1.5. Presupuesto. 1.6. Tiempo de ejecución de los contratos. 1.7. Información suministrada. 1.8. Participantes. 1.9. Publicidad del proceso. 1.10. Cronograma del proceso. 1.10.1. Consulta de la Invitación Abierta. 1.10.2. Interpretación y estudio de la Invitación Abierta. 1.10.3. Talleres de capacitación para diligenciamiento y carga de
documentación en la plataforma virtual. 1.10.4. Presentación de las propuestas. 1.11. Correspondencia. 1.12. Gastos para la presentación de la propuesta y celebración del contrato. 1.13. Condiciones para tener en cuenta al presentar la propuesta. 1.13.1. Condiciones comerciales. 1.13.2. Condición de precios. 1.13.3. Condiciones técnicas de la evaluación de muestras. 1.13.4. Recepción técnica. 1.13.5. Equipo en apoyo tecnológico (Soporte tecnológico). 1.14. Aviso de privacidad.
2. HABILITACIÓN JURÍDICA, TÉCNICA Y FINANCIERA DE LAS PROPUESTAS.
2.1. Documentos habilitantes que se deben anexar con la propuesta. Documentos habilitantes jurídicos “De empresa”. 2.1.1. Resumen de la propuesta. 2.1.2. Poder escrito. 2.1.3. Certificado de existencia y representación legal o registro mercantil. 2.1.4. Acta de autorización. 2.1.5. Documento de constitución de consorcio o unión temporal. 2.1.6. Certificación de aportes parafiscales y seguridad social. 2.1.7. Registro Único Tributario – RUT.
2.1.8. Fotocopia de la cédula del representante legal. 2.1.9. Anexo 9 Formato para persona natural o jurídica SARLAFT
Documentos habilitantes técnicos “De empresa”: 2.1.10. Carta de autorización para comercialización. 2.1.11. Carta de autorización. 2.1.12. Certificado de Buenas Prácticas de Manufactura. 2.1.13. Certificados de capacidad de acondicionamiento y almacenamiento–
“CCAA” y Concepto Técnico de las Condiciones Sanitarias o última Acta de Visita.
2.1.14. Resolución del Fondo Nacional de Estupefacientes. 2.1.15. Certificación comercial. 2.1.16. Criterios de selección de RSE en selección de proveedores 2.1.17. Certificado de inclusión de criterios de RSE Documentos habilitantes técnicos “De producto”: 2.1.18. Registro sanitario. 2.1.19. Ficha de seguridad. 2.1.20. Protocolos de calidad de los productos. 2.1.21. Fotos para cada producto.
2.2. Documentos insubsanables que se deben anexar a la propuesta
dentro de los requisitos habilitantes jurídicos. 2.2.1. Carta de presentación de la propuesta. 2.2.2. Garantía de seriedad de la propuesta.
2.3. Evaluación técnica. 2.4. Habilitación Financiera. 2.5. Propuestas habilitadas.
3. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS.
3.1. Factores de evaluación. 3.2. Evaluación económica. 3.2.1. Uso de la Clave. 3.3. Empate. 3.4. Adjudicación.
4. RECHAZO DE PROPUESTAS.
5. DECLARATORIA DE DESIERTA DE LA INVITACIÓN ABIERTA.
6. CELEBRACIÓN DEL CONTRATO, DOCUMENTOS Y CLAUSULAS
ESPECIALES: 6.1. Celebración del contrato.
6.2. Documentos del contrato. 6.3. Estipulaciones especiales del contrato.
7. ANEXOS.
Anexo Nro. 1 Modelo para observaciones de la Invitación Abierta 003 de 2021. Anexo Nro. 2 Modelo para resumen de la propuesta. Anexo Nro. 3 Modelo para certificar aportes parafiscales y de seguridad social. Anexo Nro. 4 Modelo para carta de presentación de la propuesta. Anexo Nro. 5 Formato para autorización de entrega de usuario, clave Anexo Nro. 6 Contrato de suministro. Anexo Nro. 7 Listado de medicamentos e insumos hospitalarios y ambulatorios. Anexo Nro. 8 Información SARLAFT Anexo Nro. 9 Criterios RSE en selección de proveedores. Anexo Nro. 10 Certificado de inclusión de criterios de RSE. Anexo Nro. 11 Compromiso de Sostenibilidad de Precios Anexo Nro. 12 Compromiso de Precios Competitivos Anexo Nro. 13 Aceptación Política de Calidad y Devoluciones
INVITACIÓN ABIERTA PARA LA COMPRA DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALARIOS Y AMBULATORIOS PARA LA VIGENCIA 2022-2023
1. INFORMACIÓN GENERAL.
1.1. OBJETO.
La COOPERATIVA DE HOSPITALES DE ANTIOQUIA “COHAN” y sus entidades aliadas están interesadas en recibir ofertas que les permitan contratar mediante el proceso de Invitación Abierta, el suministro de medicamentos e insumos hospitalarios y ambulatorios, de acuerdo con el listado que se encuentra en la plataforma Web de COHAN según Invitación Abierta 003 de 2021.
El CONTRATISTA podrá entregar los medicamentos e insumos hospitalarios y ambulatorios a COHAN (Anexo No. 07 listado de medicamentos y dispositivos médicos), en cuyo caso, la Cooperativa, deberá cumplir las obligaciones establecidas para estos efectos de la minuta o modelo del Contrato que corresponde al Anexo No. 06.
Los medicamentos e insumos hospitalarios y ambulatorios deberán ser entregados en los Centros de Distribución de COHAN y de las entidades aliadas en el presente proceso o donde así lo disponga la Cooperativa en el territorio nacional con información y acuerdo previo.
1.2. ALCANCE DE LA PROPUESTA.
Las propuestas presentadas y seleccionadas constituyen una oferta de contrato de suministro conforme a la Invitación Abierta 003 de 2021. Las propuestas y los contratos que se suscriban no podrán tener condicionamiento respecto a la comercialización por parte de la Cooperativa de los productos suministrados por los proponentes; de ahí que los productos y precios ofertados podrán ser distribuidos o vendidos por las entidades aliadas de manera discrecional. Así mismo, teniendo en cuenta que para este proceso de selección, la Cooperativa de Hospitales de Antioquia-COHAN, cuenta con instituciones aliadas, los proponentes seleccionados tendrán la obligación de suscribir los contratos de suministro, sin condicionamiento alguno, a que haya lugar, producto de la adjudicación, con las siguientes entidades: COOPERATIVA DE HOSPITALES DE ANTIOQUIA “COHAN”, COOPERATIVA DE ENTIDADES DE SALUD DE CÓRDOBA “COODESCOR”, ADMINISTRACIÓN COOPERATIVA DE ENTIDADES DE SALUD DEL TOLIMA “COODESTOL”, COOPERATIVA DE ORGANISMOS DE SALUD DE BOYACÁ “COOSBOY” y
COOPERATIVA DE HOSPITALES DE SANTANDER Y EL NORORIENTE COLOMBIANO “COHOSAN”, en tal sentido, la Cooperativa de Hospitales de Antioquia- COHAN y sus entidades aliadas al actual proceso, una vez hayan adjudicado, procederán a informar a cada uno de los proponentes adjudicatarios las cantidades, valor del contrato a celebrarse con cada Entidad y los lugares de entrega de los productos. Así mismo, la Cooperativa de Hospitales de Antioquia- COHAN y sus entidades aliadas una vez hayan adjudicado procederán a informar a cada uno de los proponentes para que procedan a suscribir los respectivos contratos.
1.3. INSTRUCCIÓN PRELIMINAR.
Antes de presentar su oferta, el interesado deberá verificar, que no se encuentre en curso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar, de acuerdo con la Constitución Política y las Leyes expedidas sobre la materia. Además, deberá analizar especialmente, la actual Invitación Abierta con sus anexos y en general todos los aspectos que puedan incluir en su oferta.
1.4. REGULACIÓN JURIDICA.
El presente proceso de contratación se regirá por lo previsto en la presente Invitación Abierta y sus eventuales adendas; así como, el ACUERDO Nro. 114 de 2018, Manual de contratación de la Cooperativa, por las normas civiles y comerciales vigentes y aquellas que las modifiquen, sustituyan o complementen.
1.5. PRESUPUESTO.
La Cooperativa de Hospitales de Antioquia “COHAN” y sus entidades aliadas, estima el presupuesto de la presente Invitación en la suma $ 282,030,998,332 (Doscientos ochenta y dos mil treinta millones novecientos noventa y ocho mil trescientos treinta y dos).
El presupuesto asignado a esta contratación, comprende el valor aproximado de todos los medicamentos e insumos hospitalarios y ambulatorios en los listados en la plataforma Web de COHAN ubicada en el sitio www.cohan.org.co Link “Invitación Abierta No. 003 de 2021”.
Este presupuesto esta originado en el consumo aproximado de la Cooperativa de Hospitales de Antioquia y de las entidades aliadas para el presente proceso de selección.
1.6. TIEMPO DE EJECUCION DE LOS CONTRATOS.
Los contratos resultantes del presente proceso de selección tendrán una duración de (12) Doce meses, contados a partir del 01 de marzo de 2022 hasta el 28 de febrero de 2023.
1.7. INFORMACIÓN SUMINISTRADA.
La Cooperativa de Hospitales de Antioquia “COHAN” y sus entidades aliadas, presumen que toda información allegada por los proponentes es veraz y corresponde a la realidad. No obstante, la Cooperativa y sus entidades aliadas, se reservan el derecho de verificarla y solicitar las aclaraciones y modificaciones que consideren pertinentes conforme a la Invitación Abierta durante el presente proceso y posterior al mismo.
1.8. PARTICIPANTES.
En la presente Invitación Abierta podrán participar las personas naturales o jurídicas con capacidad legal para contratar, cuyo objeto social esté relacionado con el objeto de la presente Invitación. También podrán participar personas naturales o jurídicas asociadas a través de consorcios o uniones temporales.
Cuando la participación sea bajo la modalidad de consorcio o unión temporal, el proponente deberá expresarlo a través de un documento donde se indique dicha situación, precisando el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes, el cual deberá estar firmado por todos y cada uno de los representantes legales de las sociedades que lo conforman; de igual manera deberá tener designada la persona que para todos los efectos lo representará y se señalarán las reglas básicas que regulan la relación. Frente a las entidades contratantes la responsabilidad de las entidades del consorcio o unión temporal será solidaria respecto de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y el contrato que se pretende celebrar.
1.9. PUBLICIDAD DEL PROCESO.
La Cooperativa de Hospitales de Antioquia “COHAN” publicará todos los documentos y actos que considere pertinentes en la Página Web: www.cohan.org.co Link: Invitación Abierta No. 003 de 2021, donde se podrá consultar la información referente al proceso de selección.
Los términos de referencia permanecerán fijados desde la fecha de apertura de la invitación, esto es, desde el 08 de septiembre de 2021, hasta los treinta (30) días siguientes a la publicación de los proponentes adjudicados.
1.10. CRONOGRAMA DEL PROCESO.
ACTIVIDAD PROGRAMACIÓN
Publicación en las páginas Web de cada entidad participante
Septiembre 6 de 2021
Publicación de aviso de prensa Septiembre 5 de 2021
Publicación de términos de Invitación Abierta Nro. 003 de 2021
Septiembre 8 de 2021
Socialización proceso de negociación Septiembre 8 de 2021
Capacitación a los proveedores en el manejo de la plataforma
Septiembre 9 de 2021
Observaciones a la invitación
Septiembre 9 al 19 de 2021
Respuesta a las observaciones a la Invitación Septiembre 28 de 2021
Fecha de pago de los proveedores por concepto de Kardex
Septiembre 9 al 29 de
2021
Entregas de claves a proveedores
Septiembre 13 al 01 de octubre 2021
Apertura de inscripción al Kardex de proveedores
documentos administrativos, jurídicos y financieros y oferta
Septiembre 13 al 12 de
octubre 2021
Entrega de documentos insubsanables por parte
de los proveedores
Octubre 15 de 2021
Estudio y evaluación de la documentación recibida y propuestas
Octubre 11 al 11 de noviembre de 2021
Subsanar documentos habilitantes por parte de proveedores.
Noviembre 12 al 17 de 2021
Publicación página web de productos habilitados Noviembre 24 de 2021
Negociación de desiertos y renegociación Noviembre 29 al 3 de
diciembre de 2021
Comité de adjudicación
Diciembre 13 al 15 de 2021
Aviso de adjudicación a proveedores Diciembre 31 de 2021
Elaboración de contratos Enero 1 al 31 de 2022
Legalización y retorno de los contratos Febrero 1 al 28 2022
1.10.1. CONSULTA DE LA INVITACIÓN ABIERTA 003 DE 2021.
La Invitación Abierta 003 de 2021, sus respectivos anexos y sus eventuales adendas podrá ser consultado a partir del 8 de septiembre 2021 en la Página Web de COHAN: www.cohan.org.co; Enlace “Invitación Abierta No. 003 de 2021”. Ellos son:
Invitación Abierta para presentar propuestas para el suministro de medicamentos e Insumos hospitalarios y ambulatorios.
Anexo Nro. 1 Modelo para observaciones de la Invitación Abierta 003 de 2021. Anexo Nro. 2 Modelo para resumen de la propuesta. Anexo Nro. 3 Modelo para certificar aportes parafiscales y de seguridad social. Anexo Nro. 4 Modelo para carta de presentación de la propuesta. Anexo Nro. 5 Formato para autorización de entrega de usuario, clave Anexo Nro. 6 Contrato de suministro. Anexo Nro. 7 Listado de medicamentos e insumos hospitalarios y ambulatorios. Anexo Nro. 8 Información SARLAFT Anexo Nro. 9 Criterios RSE en selección de proveedores. Anexo Nro. 10 Certificado de inclusión de criterios de RSE. Anexo Nro. 11 Compromiso de Sostenibilidad de Precios Anexo Nro. 12 Compromiso de Precios Competitivos Anexo Nro. 13 Aceptación Política de Calidad y Devoluciones
1.10.2. INTERPRETACIÓN Y ESTUDIO DE LA INVITACIÓN ABIERTA.
Los proponentes deberán examinar cuidadosamente la Invitación y las especificaciones técnicas y condiciones contenidas en la presente Invitación Abierta e informarse cabalmente de todas las circunstancias que puedan afectar de alguna manera la presentación de la propuesta y los gastos de esta, la entrega de los insumos, su costo, la ejecución de los contratos, etc.
La Cooperativa de Hospitales de “Antioquia” y sus entidades aliadas, no aceptarán como motivos de reclamación ni reconocerán indemnización alguna, cuando el
proponente no ofrezca u olvide ofrecer alguno de los productos necesarios para ejecución del objeto contractual.
Todo error, omisión e indebida interpretación de esta Invitación Abierta, corren por cuenta y riesgo del proponente. Por lo tanto, estos hechos no tendrán lugar a reconocimientos económicos por parte de la Cooperativa de Hospitales de “Antioquia” y sus entidades aliadas.
Observaciones a la Invitación Abierta: Lo anterior, no impide que dentro del plazo de la invitación y solo hasta el día 19 de septiembre de 2021 hasta las 5:30 p.m. cualquier interesado pueda solicitar las aclaraciones que crea pertinente realizar y presentar las observaciones que considere necesarias incluidas las solicitudes de prórroga de plazos. Las consultas y aclaraciones deberán realizarse en el Formato del Anexo No. 1 “Modelo para observaciones a los términos de referencia” y deben ser enviadas al correo electrónico: [email protected] A su vez, la Cooperativa dará respuesta a las observaciones y solicitud de aclaraciones el 24 de septiembre de 2021, las observaciones repetitivas se compilarán y se dará una sola respuesta, no se hará por proponente y se publicaran en la Página Web: www.cohan.org.co, enlace: Invitación Abierta No. 003 de 2021.
No se aceptarán observaciones a los términos de la presente Invitación Abierta y sus anexos por fuera del término señalado ni por medios diferentes a los aquí establecidos.
Si los proponentes no hacen ninguna observación a la presente Invitación Abierta y sus anexos, se dará por entendido que aceptan todo su contenido. No obstante, solo las adendas que publique la Cooperativa, posterior a la publicación de la Invitación Abierta modifican los términos de la misma.
Adendas a la Invitación Abierta: La Cooperativa podrá realizar mediante adendas las aclaraciones y modificaciones que considere necesarias y serán publicadas en la Página Web www.cohan.org.co las modificaciones respectivas, quedando de esta forma notificados los cambios a los proponentes, quienes tienen la obligación de consultar dicha página, para estar enterados de las modificaciones a las que haya lugar. Estas modificaciones formarán parte de la Invitación Abierta.
1.10.3 TALLERES DE CAPACITACIÓN PARA DILIGENCIAMIENTO Y CARGA DE DOCUMENTACIÓN EN LA PLATAFORMA VIRTUAL Y PARA PRESENTAR LA OFERTA ECONOMICA.
Los interesados en participar en el proceso de selección podrán asistir al taller de capacitación para diligenciamiento y carga de la documentación en la plataforma virtual habilitada por COHAN, programado en la siguiente fecha:
09 de septiembre de 2021 en horario de 2:30 pm hasta las 4:30 pm El taller de capacitación será dictado de manera virtual, previa inscripción en el link que será enviado o a través del siguiente correo: [email protected] Igualmente, en la Página de la Negociación, se encontrará un DEMO o INSTRUCTIVO que indicará a cada proponente el paso a paso para diligenciar las ofertas
Los proveedores recibirán el portafolio que la Cooperativa tiene definido para que oferte y una plantilla para ingresar productos nuevos o que no estén incluidos en dicho portafolio, con el propósito de tener actualizada la información al momento de la apertura de la Plataforma. El plazo para la entrega de la plantilla con productos nuevos será hasta el día 1 de octubre de 2021 en el Correo Electrónico [email protected], los productos que no sean relacionados en dichas plantillas no serán tenidos en cuenta para la Negociación, ya que el sistema no les permitirá anexar productos nuevos.
1.10.4 PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS.
LAS PROPUESTAS SE PRESENTARÁN EN DOS MOMENTOS:
UN PRIMER MOMENTO, en el que los interesados reciben la información y capacitación para el diligenciamiento y carga de documentación y de la oferta económica en la plataforma virtual habilitada por COHAN.
Posteriormente, los proponentes que tengan asignado el usuario y la clave, previa inscripción y pago de la Invitación Abierta, ingresan al Portal Web: www.cohan.org.co Enlace: Invitación Abierta No. 003 de 2021, diligencian los formularios solicitados, anexan la documentación requerida como habilitante «De empresa» y «De producto» en el presente proceso de selección y aportan de manera física la documentación solamente requerida y las muestras de dispositivos médicos que NO han sido comercializados por COHAN y sus entidades aliadas. Posteriormente, los proponentes ingresan en la plataforma la información de producto requerida.
Para ingresar la información de requisitos jurídicos, técnicos, económicos y financieros, el portal estará habilitado desde el 13 de septiembre hasta 10 de octubre de 2021, después de esta fecha el aplicativo cerrará automáticamente y solo podrá ser cargada la información que se requiera para subsanar. Los productos que no sean ofertados en este tiempo no podrán ser actualizados en el plazo de subsanación.
En este primer momento, los proponentes ingresan en la Plataforma virtual además de los requisitos habilitantes, la oferta económica inicial la cual, deberá ser presentada teniendo en cuenta el precio referencia o precio techo.
Los proponentes deberán entregar la documentación de carácter insubsanable de manera física hasta 15 de octubre de 2021 a las 5:30 p.m. en las instalaciones de la sede administrativa de COHAN ubicadas en la carrera 48 No. 24 – 104. Documentos insubsanables:
Carta de presentación de propuesta firmada por el representante legal.
Garantía de seriedad de la oferta.
La verificación y evaluación de los requisitos habilitantes jurídicos, técnicos, económicos y financieros y documentos insubsanables se realizará desde el 11 de octubre hasta el 11 de noviembre de 2021.
Una vez realizada la verificación de documentos habilitantes requeridos (jurídicos, técnicos, económicos y financieros), el Comité Evaluador podrá requerir a los proponentes a fin de subsanar aquellos requisitos que de acuerdo con la presente Invitación Abierta sea permitido.
Los proponentes podrán subsanar los documentos requeridos por parte de la comisión evaluadora de COHAN del 12 al 17 de noviembre de 2021 hasta las 6:00 p.m. los documentos deberán cargarse en la plataforma virtual dispuesta para este objeto.
Como resultado de este primer momento, el Comité Evaluador, publicará los proponentes habilitados el 24 de noviembre de 2021.
EN UN SEGUNDO MOMENTO, se realizará un análisis de la información recibida en la oferta y se citará a mesas de negociación los días 29 de noviembre a 3 de diciembre de 2021.
Para este segundo momento, sólo podrán participar los proponentes habilitados en el presente proceso de selección que hayan cumplido con todas las condiciones y requisitos jurídicos, técnicos de empresa, de producto y financieros.
En todo caso, COHAN y sus entidades aliadas para el presente proceso de selección, garantizará la confidencialidad de la información sobre ofertas del proponente y solo serán tenidas en cuenta al momento de la mesa de negociación con el proponente que presentó dicha oferta. También, se garantizará la confidencialidad respecto de las ofertas definitivas presentadas en las mesas de negociación frente a los demás proponentes.
La propuesta y cualquier información adicional deberán presentarse en idioma español, en caso de ser un documento en idioma diferente deberá estar traducido por un traductor oficial y debidamente apostillado. Con excepción de los documentos de carta de autorización para comercialización y los protocolos de calidad de los productos, los cuales, podrán ser presentados en un idioma diferente al español.
Por ningún motivo y/o circunstancia se recibirán propuestas con posterioridad a la hora, lugar y fecha señalados en la presente invitación.
No se aceptarán propuestas de proveedores que no hubieran sido presentadas en los términos y fechas señalados.
1.11. CORRESPONDENCIA.
La correspondencia o comunicación respectiva referente a esta invitación deberá enviarse a la siguiente dirección:
COOPERATIVA DE HOSPITALES DE ANTIOQUIA Carrera 48 Nro. 24-104 Medellín. Recepción- Primer Piso Podrá solicitarse información a la dirección electrónica: [email protected]
Sin embargo, las observaciones o solicitudes de aclaración al Invitación Abierta podrán realizarse a través de la página web: www.cohan.org.co Link: “Invitación Abierta No. 003 de 2021” o enviadas a la dirección electrónica [email protected] No se responderán las comunicaciones que sean enviadas a través de un medio diferente.
1.12. GASTOS PARA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Y CELEBRACIÓN DEL CONTRATO
Correrán a cargo del interesado los gastos para la preparación y presentación de la propuesta y la Cooperativa de Hospitales de Antioquia “COHAN” y sus entidades aliadas no contraerán responsabilidad alguna por aquellos, cualquiera que sea el efecto de la Invitación.
Los proveedores de las líneas de medicamentos y dispositivos médicos interesados en participar en el actual proceso, deberán cancelar desde el 8 al 27 de septiembre de 2021, la suma de 2 SMLMV ($1.817.052). Si los proveedores interesados en
participar en el presente proceso cancelan antes del 22 de septiembre de 2021 obtendrán un descuento del cinco por ciento (5%) en el valor de la inscripción. Para los oferentes que apliquen al descuento, por favor tener presente la forma de realizar el descuento:
VALOR $ 1,817,052.00 Subtotal $ 1,526,934.45 IVA 19% $ 290,117.55 Total, Factura $ 1,817,052.00 Descuento 5% $ 76,346.72 Se aplica antes de IVA Total, a pagar con Descuento $ 1,740,705.28 (pagos hasta el 22 de sept)
NO se puede realizar ni RETE IVA (somos grandes contribuyentes), ni RETE FUENTE (somos Régimen especial).
El pago se puede realizar a través de cruce de cuentas, el proveedor debe enviar carta de autorización informando contra cual factura que les adeuda COHAN se debe realizar el cruce.
Solo podrán participar en el actual proceso quienes hayan cancelado dichos valores.
El pago deberá realizarse en la Cuenta Corriente de Bancolombia: Nro. 016-985-122-05, a favor de COHAN con NIT 890.985.122-6, en el formato de consignación de recaudos de Bancolombia.
Realizado el pago, el interesado deberá enviar el Rut, la constancia de pago escaneada y el Anexo Nro. 05 carta de autorización donde el representante legal del proponente autorice a la persona designada para el diligenciamiento y cargue en la plataforma virtual exponiendo el nombre completo, cargo, número de identificación, numero celular y correo electrónico, al e-mail: [email protected]. Posteriormente, la Cooperativa enviará al interesado vía correo electrónico el “usuario del proveedor” y la “clave” para ingresar a la plataforma virtual que se encuentra en el sitio web www.cohan.org.co. Link: Invitación Abierta No. 003 de 2021.
Los proponentes interesados en ofrecer productos de varias líneas solo tendrán que cancelar una (1) sola vez la suma de 2 SMLMV ($1.817.052).
Los valores cancelados por este concepto en ningún caso serán reembolsables.
Correrán a cargo del interesado los gastos para la preparación y presentación de la propuesta y la Cooperativa y sus entidades aliadas, no contraen responsabilidad alguna por aquellos, cualquiera sea los efectos o el resultado de la adjudicación.
La Cooperativa y sus aliadas no reconocerán ninguna clase de gastos a los proponentes participantes del presente proceso.
1.13. CONDICIONES PARA TENER EN CUENTA AL PREPARAR LA PROPUESTA.
1.13.1. CONDICIONES COMERCIALES.
La propuesta comercial o económica inicial estará representada en la oferta electrónica, la cual, deberá ser diligenciada teniendo en cuenta las siguientes instrucciones:
• Antes de presentar su oferta, el interesado deberá verificar que no se encuentra incurso dentro de las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar con la Cooperativa, las cuales están contenidas en la Constitución Política y en las leyes expedidas sobre la materia. Al presentar la propuesta está manifestando bajo gravedad de juramento, que no existe inhabilidades e incompatibilidades que le impidan contratar con la Cooperativa y sus entidades aliadas.
• Diligenciar la totalidad de la información solicitada en el Formato de la Plataforma, ello es necesario para una adecuada y objetiva evaluación de cada uno de los productos ofertados, de lo contrario, la Cooperativa se abstendrá de evaluarla.
• Para los proveedores participantes del proceso de selección de la anterior vigencia 2021, se habilitó la posibilidad de cargar la información de productos ingresada anteriormente, con la finalidad de otorgar mayor agilidad en el diligenciamiento de dicha información.
• Por ningún motivo se recibirán ofertas alternativas de productos. El proponente, debe hacer su propuesta con el producto que cumpla estrictamente las especificaciones solicitadas por la Cooperativa.
1.13.2. CONDICIÓN DE PRECIOS.
Los precios ofertados deberán indicarse en moneda colombiana, estar expresados en la unidad mínima de manejo del listado oficial y se debe discriminar el impuesto para aquellos insumos que estén bajo la modalidad de gravados.
Los precios a los que se adjudique tendrán que permanecer inmodificables hasta el 28 de febrero de 2023, independiente de las cantidades enunciadas para cada producto, toda vez, que éstas son cantidades estimadas y pueden ser mayores o menores, teniendo en cuenta las necesidades al momento de la orden de compra y la rotación de los inventarios de la Cooperativa de Hospitales de Antioquia “COHAN” y sus entidades aliadas. Adicionalmente, se procura un trabajo en conjunto para lograr el crecimiento de la rotación.
La Cooperativa de Hospitales de Antioquia “COHAN” y sus entidades aliadas se reservan el derecho de realizar adiciones a los contratos en tiempo, cuantías y/u otros productos necesarios.
1.13.3. CONDICIONES TÉCNICAS DE LA EVALUACION DE MUESTRAS.
Como parte de la evaluación técnica, La Cooperativa de Hospitales de Antioquia- “COHAN”, analizará las muestras de los dispositivos médicos que no hayan sido comercializados por la Cooperativa, las cuales, deberán ser relacionadas en un documento al momento de ser entregadas.
Las muestras analizadas deben tener concepto técnico favorable por parte del grupo evaluador para ser habilitadas. Se conformarán equipos especializados en cada una de las líneas de productos entregados, quienes diligenciaran un formato de evaluación que contiene criterios en cuanto a empaque, seguridad en el paciente, seguridad en el personal asistencial, maniobrabilidad, manejo, entre otros.
La cantidad de muestras suministradas por cada insumo corresponde a cinco unidades por cada producto. Si el producto viene en empaque por más de 5 unidades, es suficiente con una unidad empaque.
Las muestras deberán ser entregadas hasta las 5:30 pm del 22 de octubre de 2021, en la Carrera 48 Nro. 24-104, en el Centro de Distribución de COHAN a la Dirección Técnica de la Cooperativa.
Las muestras deberán ser entregadas debidamente identificadas en su contenedor general e individualmente, con los siguientes datos:
• INVITACIÓN ABIERTA No. 003 DE 2021 • CÓDIGO DE LA NEGOCIACION – DE COHAN (DCI) • DESCRIPCION DEL INSUMO (el mismo que aparece en la plataforma virtual) • UNIDAD DE MANEJO • DESCRIPCION DEL PRODUCTO DE ACUERDO CON EL PROPONENTE • MARCA REGISTRADA
• NOMBRE DEL FABRICANTE • REGISTRO SANITARIO. • CÓDIGO DE BARRAS. • NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL PROPONENTE • LOTE Y FECHA DE VENCIMIENTO. • CANTIDAD A ENTREGAR (se solicita cinco unidades por producto)
1.13.4. RECEPCIÓN TÉCNICA
Los proponentes deberán garantizar el cumplimiento de lo normado en el Decreto 677/95, 4725/05, 2200/05, la Resolución 1403/2007 y las demás normas que los adicionen o sustituyan, de las especificaciones técnicas establecidas para la conservación y seguridad acorde a la naturaleza química y/o biológica del medicamento y dispositivo médico. Los medicamentos entregados a las entidades del contratante serán objeto, además, de la recepción administrativa, de la técnica, mediante procesos determinados por las entidades.
Cuando se considere pertinente las entidades podrán realizar visitas al proveedor a fin de apreciar y verificar los procedimientos de recepción, almacenamiento y distribución de los medicamentos y dispositivos médicos.
1.13.5. EQUIPO EN APOYO TECNOLÓGICO. (Soporte Tecnológico)
La Cooperativa de Hospitales de Antioquia - COHAN y sus entidades aliadas que hacen parte de la presente Invitación Abierta, solicitarán a los proveedores en modalidad de comodato aquellos soportes tecnológicos necesarios para la prestación del servicio especificado o que hayan sido ofrecidos por el proponente en la presente Invitación.
1.14. AVISO DE PRIVACIDAD
1. La Cooperativa de Hospitales de Antioquia cuya sigla es COHAN, informa que los datos personales que se recolectan a través de este formato, serán tratados de manera confiable y segura para los siguientes fines: (i) ejecutar su objeto social; (ii) cumplir con las obligaciones propias y derivadas de la relación jurídica, contractual, estatutaria y/o legal existente con el titular del dato; (iii) Establecer canales de comunicación tradicionales y/o virtuales con el fin de suministrar información sobre los productos, servicios, actividades, y/o acciones de responsabilidad social empresarial realizadas con y hacia sus grupos de interés, lo que incluye atender sus peticiones, quejas y reclamos. 2. Se informa así mismo que los datos serán gestionados en una infraestructura segura por parte de esta organización y/o de sus encargados, de manera
confidencial y no serán cedidos a terceros. Pueden ser entregados a autoridades cuando así se requiera conforme a su facultad legal. 3. Adicionalmente a las finalidades antes comunicadas, COHAN está interesada en otorgar a los datos recolectados la finalidad de conocimiento de nuestros grupos de interés para lo cual, habrá de aplicar herramientas de analítica de datos a su información, conocer mejor su situación particular y preferencias, crear y diseñar servicios ajustados a sus necesidades. 4. Para el ejercicio del Habeas Data, el titular del dato personal o quien demuestre un legítimo interés conforme lo señalado en la normatividad vigente, podrá hacerlo a través del siguiente Correo Electrónico: [email protected] o dirigiendo una comunicación física a la siguiente dirección en la ciudad de Medellín: Carrera 48 No. 24-104. Puede consultar la política de privacidad de COHAN en el siguiente sitio web: www.cohan.org.co
2. HABILITACIÓN JURÍDICA, TÉCNICA Y FINANCIERA DE LAS PROPUESTAS.
2.1. DOCUMENTOS HABILITANTES QUE SE DEBEN ANEXAR CON LA PROPUESTA.
La Cooperativa, verificará la presentación de los siguientes documentos habilitantes en los términos y condiciones aquí establecidos y podrá solicitarlos cuando falten documentos, y pedir aclaración o modificación a los demás en condiciones de igualdad para todos los proponentes durante la evaluación de las propuestas y conforme a las condiciones establecidas en la Invitación Abierta Nro. 003 de 2021. La solicitud se llevará a cabo durante la evaluación de las propuestas por medio de comunicación dirigida a cada proponente a través del correo electrónico registrado.
La Cooperativa, rechazará las propuestas cuando el proponente no entregue (mediante la plataforma virtual) la documentación requerida, no dé respuesta a las aclaraciones dentro de los plazos perentorios e improrrogables señalados para el efecto durante la evaluación de las propuestas, ni entregue de manera física los documentos insubsanables. Tanto la solicitud de los documentos, aclaración o modificación, así como la entrega de los mismos por parte del proponente, se realizará a través de la Página Web: www.cohan.org.co. Cuando alguno de los requisitos habilitantes no le aplique al proponente, deberá adjuntar en la Plataforma de la Página Web www.cohan.org.co en el link de "adjuntar archivos de requisitos habilitantes”, una constancia firmada por el representante legal indicando que el requisito habilitante respectivo no le aplica. En todo caso, la Cooperativa, definirá durante la evaluación de las propuestas, la obligación de cumplir dicho requisito conforme a la legislación vigente y lo solicitará en caso de encontrarlo necesario.
Los siguientes son los documentos habilitantes:
• DOCUMENTOS HABILITANTES JURÍDICOS “DE EMPRESA”:
2.1.1. Resumen de la propuesta. Se realizará en el Anexo Nro. 02 de la Invitación Abierta, donde se dejará constancia de los documentos que contiene la propuesta, el valor de la misma y el número de folios. (Plataforma virtual). Es de aclarar que el valor diligenciado deberá concordar con el valor diligenciado en el cuadro de producto.
2.1.2. Poder escrito. La propuesta debe suscribirla el proponente cuando sea persona natural o su representante legal cuando sea persona jurídica; de no ser así, debe adjuntarse el poder escrito otorgado por el proponente o por el representante legal a la persona que llevará la representación en los diferentes trámites relacionados con la invitación. En todo caso, el poder debe otorgarse con anterioridad a la fecha límite para la presentación de la propuesta. (Plataforma virtual).
2.1.3. Certificado de Existencia y Representación Legal o Registro Mercantil del proponente, teniendo en cuenta que la duración de la sociedad para efectos de la contratación sea al menos igual al plazo de ejecución del contrato y dos (2) años más. Dicho certificado debe ser expedido dentro de los 30 días anteriores a la fecha de cierre para la presentación de la propuesta y debe expresar claramente las facultades del representante legal para celebrar contratos; así como las limitaciones impuestas en este aspecto. Si el proponente es persona natural, deberá anexar certificado de la Cámara de Comercio que acredite su inscripción en el Registro Mercantil. Para el caso de Consorcios y Uniones Temporales cada sociedad integrante de los mismos deberá comprobar su existencia y representación legal para ejecutar el objeto contractual. (Plataforma virtual).
2.1.4. Acta de Autorización, otorgada por el órgano estatutario o junta directiva del proponente para presentar la propuesta y suscribir el respectivo contrato. Este documento es requerido siempre que la cuantía o la naturaleza de la propuesta supere las facultades del representante legal o Gerente para ofertar y contratar. El acta de autorización deberá tener fecha anterior a la designada para la presentación de las ofertas y expresará claramente que se autoriza al representante legal para presentar la propuesta y suscribir el respectivo contrato conforme a la Invitación Abierta. (Plataforma virtual).
2.1.5. Documento de constitución de consorcio o unión temporal. Los proponentes indicarán si su participación es a título de consorcio o unión temporal, y deberán señalar los términos y extensión de su participación en la propuesta y en la ejecución del contrato. El proponente y/o los miembros integrantes de los consorcios y/o uniones temporales deberán acreditar, cada uno, que su duración no
será inferior a la del plazo del contrato y dos (2) años más. Los miembros del consorcio o de la unión temporal deberán designar la persona que para todos los efectos representará al consorcio o unión temporal y señalarán las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad.
Las personas jurídicas y/o naturales integrantes de un consorcio o unión temporal deben presentar individualmente el Registro Único Tributario y el Certificado de Existencia y Representación Legal. Cuando la propuesta sea presentada bajo esta modalidad, la fecha de constitución debe ser anterior a la fecha de cierre para la presentación de la propuesta. (Plataforma virtual).
2.1.6. Certificación de aportes parafiscales y seguridad social. Con sujeción al Anexo Nro. 03, el proponente deberá acreditar que se encuentra al día con los pagos al Sistema de Salud, Riesgos Laborales, Pensiones y aportes a las cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF y Servicio Nacional de Aprendizaje de sus trabajadores, en los últimos seis (6) meses anteriores a la fecha de cierre de la presente invitación. Esta certificación deberá ser expedida por el Revisor Fiscal, debidamente designado en el certificado de existencia y representación legal, cuando la persona jurídica proponente así lo requiera o por el Representante Legal si no hay exigencia de Revisor Fiscal.
Las personas naturales acreditarán el cumplimiento de este requisito con copia del recibo de pago o aporte, del mes inmediatamente anterior a la presente contratación y del certificado acreditando que se encuentra al día en el pago al Sistema de Seguridad Social Integral. (Plataforma virtual).
2.1.7. Registro Único Tributario (RUT). Documento expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, donde aparezca claramente el NIT del proponente. En caso de Consorcio y/o Unión Temporal, cada uno de sus miembros deberá aportar el respectivo registro o el de la correspondiente forma asociativa en caso de contar con él. El proponente tener registrada la actividad económica de acuerdo con el objeto social de la entidad. (Plataforma virtual).
2.1.8. Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal. (Plataforma virtual).
2.1.9. Formato Sarlaft diligenciado según Anexo No. 8. (Plataforma virtual).
• DOCUMENTOS HABILITANTES TÉCNICOS “DE EMPRESA”:
2.1.10. Carta de autorización para comercialización cuando se trate de proponente concesionario, representante de firmas nacionales o extranjeras,
distribuidor u otro, deberá presentar cartas de autorización del productor para comercializar sus productos. (Plataforma virtual).
2.1.11. Carta autorización del proponente donde faculta a la COOPERATIVA DE HOSPITALES DE ANTIOQUIA “COHAN”, COOPERATIVA DE ENTIDADES DE SALUD DE CÓRDOBA “COODESCOR”, ADMINISTRACIÓN COOPERATIVA DE ENTIDADES DE SALUD DEL TOLIMA “COODESTOL”, COOPERATIVA DE ORGANISMOS DE SALUD DE BOYACÁ “COOSBOY” y COOPERATIVA DE HOSPITALES DE SANTANDER Y NOORIENTE COLOMBIANO “COHOSAN”, para que sea distribuidora autorizada de los productos ofertados por él. La carta debe especificar que la vigencia de la autorización es del 01 de marzo de 2022 al 28 de febrero de 2023 y debe relacionar cada una de las Cooperativas aliadas del actual proceso. (Plataforma virtual).
2.1.12. Certificado de buenas prácticas de manufactura de la planta productora con todas las resoluciones modificatorias y renovaciones de cada producto ofertado. (Plataforma virtual).
2.1.13. Certificados de capacidad de acondicionamiento y almacenamiento – “CCAA” y Concepto Técnico de las Condiciones Sanitarias o última Acta de Visita.
Certificado de capacidad de acondicionamiento y almacenamiento del fabricante o importador que lo requiera. Los establecimientos importadores que almacenen y/o acondicionen dispositivos médicos para uso humano deben aportar el Certificado de Capacidad de Almacenamiento y/o Acondicionamiento (CCAA), expedido por el INVIMA y/o certificado o documento remisorio con sello de recibo en el INVIMA del plan de implementación gradual.
Los establecimientos Farmacéuticos Distribuidores (Agencias de Especialidades Farmacéutica y Depósitos de Drogas) y demás establecimientos que comercialicen, almacenen y distribuyan dispositivos médicos y/o reactivos de diagnóstico In – Vitro, deben aportar Concepto Técnico de las Condiciones Sanitarias o última Acta de Visita, dada por la Dirección Territorial respectiva con un tiempo no MAYOR A UN (1) año contados a partir del día fijado para el recibo de las ofertas, en la que conste que cumple con las condiciones higiénicas, técnicas locativas, de dotación, recurso humano y de control de calidad, que garantiza el buen funcionamiento.
La omisión de uno u otro documento (CCAA, certificado o documento remisorio, Concepto Técnico o Acta de Visita), inhabilita técnicamente la oferta (Plataforma virtual).
2.1.14. Resolución del Fondo Nacional de Estupefacientes vigente para los oferentes de medicamentos de control especial, ya sean importadores, distribuidores y/o fabricantes. (Plataforma virtual).
2.1.15. Experiencia o Certificación comercial: El proponente deberá aportar dos (2) referencias de venta institucional, con fecha no superior a tres (3) meses. En dicha certificación se debe especificar claramente el comportamiento del proponente como proveedor con el nombre, teléfono, cargo y empresa de quien certifica.
2.1.16. Criterios de selección de Responsabilidad Social Empresarial en selección de proveedores. El proponente deberá diligenciar el Anexo 10 y especificar los RSE con que cuenta al momento de seleccionar proveedores.
2.1.17. Certificado de inclusión de criterios de RSE (Anexo 11).
• DOCUMENTOS HABILITANTES TÉCNICOS “DE PRODUCTO”:
2.1.18. Registro sanitario vigente o solicitud de renovación vigente (Plataforma virtual). 2.1.19. Ficha técnica. Se requiere para todos los productos ofertados, debe estar actualizada con todas las características técnicas del producto. 2.1.20. Ficha de seguridad. Para dispositivos médicos de alto riesgo clase IIb y III, donde especifique la clasificación del tipo de riesgo y su manejo certificado por el fabricante para cada dispositivo médico cotizado y para medicamentos biológicos que la norma lo exija, el oferente se deberá entregar las fichas técnicas y de seguridad de cada una de las sustancias. (Plataforma virtual). 2.1.21. Fotos de empaque secundario o las artes para cada producto.
2.2. DOCUMENTOS INSUBSANABLES QUE SE DEBEN ANEXAR A LA PROPUESTA DENTRO DE LOS REQUISITOS HABILITANTES JURÍDICOS:
La Cooperativa, rechazará las propuestas cuando los siguientes documentos no sean allegados dentro del plazo máximo establecido para la presentación de las mismas (15 de octubre de 2021 a las 5:30 pm):
2.2.1. Carta de presentación de la propuesta. Se diligenciará en el Anexo Nro. 04 de la Invitación Abierta y deberá estar firmada por el representante legal o su apoderado debidamente autorizado. La carta de presentación de la propuesta hará presumir la aprobación y conocimiento de la Invitación Abierta, de que se estudió completamente las especificaciones, formularios y demás documentos anexos, en especial, la minuta o modelo del contrato de suministro correspondiente al Anexo Nro. 6, que establece las estipulaciones especiales del contrato de suministro
citadas en estos términos de referencia; las cuales, el proponente declara conocer, aceptar y acatar.
La presentación de la propuesta por parte del proponente constituirá también prueba de que recibió las aclaraciones necesarias sobre inquietudes o dudas previamente consultadas, que las acepta y que la Invitación Abierta están completos, compatibles y adecuados para identificar el objeto de la contratación, que está enterado a satisfacción en cuanto a su alcance y que ha tenido en cuenta todo lo anterior, para fijar los precios, plazos y demás aspectos de su propuesta.
La no presentación de este documento en la forma y términos establecidos, el indebido diligenciamiento o la suscripción de ella por parte de personas que no tienen capacidad para contratar o para avalar la propuesta, genera su rechazo. (Entrega física de este documento).
2.2.2. Garantía de seriedad de la propuesta. El proponente deberá anexar a su propuesta, una póliza de garantía PARA ENTIDADES PARTICULARES emitida por una compañía aseguradora de reconocida idoneidad que ampare la seriedad de la propuesta por una cuantía equivalente al quince por ciento (15%) del valor total ofertado, expedida con una vigencia de seis (6) meses contados a partir del plazo máximo establecido para la presentación de la oferta.
La garantía de seriedad de la oferta cubrirá los perjuicios derivados del incumplimiento del ofrecimiento, cuando el proponente adjudicatario se niegue a suscribir el contrato sin justa causa y cuando retire la oferta después de vencido el término fijado para la presentación de las propuestas.
La no presentación de la póliza de seriedad dará lugar al rechazo de plano de la propuesta. No obstante, la Cooperativa, se reserva el derecho de solicitar su aclaración o modificación cuando sea necesario para ajustarla a los términos y formas aquí establecidas.
El documento tendrá que entregarse físico y en original en las instalaciones de COHAN central, ubicadas en la Carrera 48 No. 24-104.
2.3. EVALUACION TÉCNICA.
La evaluación técnica, se hará tanto para el proveedor (empresa), como para el producto y se evaluará cada uno de los productos ofertados, la correspondencia con lo solicitado en aspectos como: principio activo, concentración, forma farmacéutica, unidad de empaque, referencias, marca, análisis de calidad y cumplimiento de la legislación, así como la documentación y condiciones técnicas requeridas.
2.4. HABILITACIÓN FINANCIERA.
El análisis de los documentos financieros conducirá a determinar si el oferente tiene capacidad financiera para celebrar contrato en los términos establecidos en la presente convocatoria, los proponentes deberán anexar la siguiente información y documentación:
2.4.1. Balance General, Estado de Excedentes o Pérdidas y Ganancias, Notas a los Estados Financieros al cierre de diciembre de 2020, debidamente firmados por el Representante Legal, Contador o Revisor Fiscal según las exigencias de Ley. 2.4.2. Dictamen del Revisor Fiscal según las exigencias de Ley. 2.4.3. Fotocopia de la Declaración de Impuestos de Renta y Complementarios, del último año gravable. 2.4.4. 2 certificaciones bancarias de entidades diferentes, con una fecha de expedición no superior a tres (3) meses.
VERIFICACION DE LOS REQUISITOS HABILITANTES FINANCIEROS
Verificación Financiera:
Liquidez: (Activo corriente/Pasivo corriente). El proponente deberá
acreditar una liquidez igual o superior a uno (1)
Nivel de Endeudamiento: (Pasivo Total/Activo Total). El proponente
deberá acreditar un endeudamiento igual o inferior al 80%
Patrimonio: Entendido como el saldo del patrimonio contable al cierre de
diciembre de 2020, éste deberá figurar en los estados financieros del
proponente y estar certificado por Revisor Fiscal o Contador según lo
establezca la Ley. El valor mínimo exigido es del 1% del total del presupuesto
oficial previsto para la presente convocatoria.
Para que la propuesta sea habilitada para continuar en el proceso, debe cumplirse con los tres indicadores propuestos, el incumplimiento de al menos uno de ellos inhabilita la propuesta.
2.5. PROPUESTAS HABILITADAS.
La Cooperativa, solo evaluará aquellas propuestas que hayan habilitado por haber cumplido con las condiciones jurídicas, técnicas y financieras y con la presentación de todos los documentos en los términos y condiciones señalados en el Numeral 2 de la presente Invitación Abierta.
3. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS:
Las propuestas serán evaluadas y adjudicadas por ítem y por paquetes para aquellos ítems que las entidades contratantes determinen luego de tabularlas y seleccionarlas de acuerdo con el ponderado de variables, adjudicando la primera opción a la propuesta más favorable que obtenga el mayor puntaje y así sucesivamente hasta determinar la segunda, tercera y cuarta opción.
La adjudicación será comunicada a los proponentes a través de circular oficial desde el 31 de diciembre de 2021. Este término podrá prorrogarse antes de su vencimiento siempre que la Cooperativa lo encuentre necesario.
Realizada la adjudicación el proponente adjudicatario deberá suscribir el contrato conforme al Anexo Nro.06 de la Invitación Abierta. En el evento de que el proponente adjudicatario se niegue suscribir el contrato, la Cooperativa procederá a suscribirlo con la segunda opción y así sucesivamente, siempre y cuando a su juicio estas opciones sean igualmente favorables y se procederá a hacer efectiva la póliza de garantía de seriedad de la oferta presentada por el proponente para dicho fin.
3.1. FACTORES DE EVALUACIÓN
Son factores de evaluación:
Oferta económica - precio. ………………………………………650 puntos
Plazo de pago………………………………………….................170 puntos
Valoración de servicio y producto……………………………….100 puntos
Descuentos……………………………………………………….…80 puntos
Puntaje total…………………………………………………..…. 1000 puntos
La asignación de puntaje a la oferta económica (plataforma de variables) se realizará así: Precio: Al menor precio ofertado en la plataforma, se le asignará el puntaje máximo. Para los demás oferentes se procederá con la siguiente fórmula:
X = X1*650 / Xn
X1 = Precio propuesta mínima. Xn = Precio propuesta que se analiza.
FACTORES DE EVALUACIÓN VARIABLES DISTRIBUCIÓN DE PUNTOS
Valoración de COHAN del servicio y producto conforme (evaluación de proveedores)
Excelente (calificación entre 90 y 100) 100 puntos
Satisfactorio (calificación entre 80 y 89) 80 puntos
Aceptable (calificación entre 71 y) 70 puntos
Proveedores nuevos o con calificación menor 71 0 puntos
Plazo de pago
Más de Ciento cincuenta días (150)
170 puntos
Ciento cincuenta días (150) 135 puntos
Ciento veinte días (120) 100 puntos
Noventa días (90) 000 puntos
Descuentos financieros Mayor 150 días y descuento mayor a 5%
80 puntos
150 días y descuento 5% 75 puntos
120 días y descuento igual o mayor 5% 65 puntos
90 días y descuento igual o mayor 5% 55 puntos
150 días y descuento del 3% 50 puntos
120 días y descuento del 3% 45 puntos
90 días y descuento 3% 40 puntos
Sin Descuento 0 puntos
Esta evaluación será tenida en cuenta en la adjudicación de los productos, y en casos de empate en el precio.
3.2. EVALUACIÓN ECONÓMICA
3.2.1 USO DE LA CLAVE. Las claves que se generan para participar en la NEGOCIACIÓN son secretas, personales e intransferibles, por lo tanto, el proponente, se obliga a no divulgarlas, de manera que ningún tercero pueda hacer uso de las mismas y según lo que haya informado en el Anexo Nro. 5 de la presente Invitación. El proponente asume toda
responsabilidad a que haya lugar como consecuencia de la indebida utilización de las claves.
3.3. EMPATE
En caso de registrarse dos o más proponentes con el mismo puntaje al final de la evaluación, el empate se dirimirá así: Queda en primer lugar, la propuesta con el mayor puntaje obtenido en el criterio precio. Si el empate persiste, el orden de elegibilidad de las propuestas se definirá según criterios de RSE.
3.4. ADJUDICACIÓN
La adjudicación de la mejor propuesta será realizada por producto. El Comité de Compras de la Cooperativa, tendrá en cuenta en la mesa de adjudicación los proveedores que hayan firmado el contrato de suministros de la convocatoria anterior como un mecanismo de seriedad al proceso y de fortalecimiento de relaciones de largo plazo. La adjudicación se efectuará mediante acta suscrita por el Gerente de cada entidad contratante, la cual será comunicada a cada uno de los proponentes de manera oficial.
4. RECHAZO DE PROPUESTAS.
La Cooperativa, rechazará la propuesta en los siguientes casos: 4.1. Cuando la carta de presentación de la propuesta no esté debidamente diligenciada y firmada por el representante legal o por la persona facultada para ello, o se cambien u omitan en ella datos esenciales de la oferta preestablecidos en el Anexo Nro. 04 de la Invitación Abierta. 4.2. Cuando no se presente alguno de los requisitos insubsanables solicitados en la presente Invitación, o cuando no se alleguen las aclaraciones o no se realicen las modificaciones necesarias para ajustarla a los términos y condiciones establecidos. 4.3. Cuando haya sido presentada en forma subordinada al cumplimiento de cualquier condición. 4.4. Cuando se haya omitido presentar documentos habilitantes y no allegar los mismos, o las aclaraciones o modificaciones a los demás dentro de los plazos perentorios e improrrogables señalados para el efecto. 4.5. Cuando la propuesta se presente en idioma diferente al español y/o en moneda distinta al peso colombiano. 4.6. Cuando se compruebe que la información suministrada por el proponente es contradictoria o falsa. 4.7 Cuando se presenten los documentos y oferta económica por fuera de los plazos establecidos.
5. DECLARATORIA DE DESIERTA DE LA INVITACIÓN ABIERTA.
La Cooperativa declarará desierta la presente invitación en su totalidad o parcialmente, en los siguientes casos: 5.1. Cuando no se presente ninguna oferta. 5.2. La Cooperativa de Hospitales de Antioquia – COHAN, podrá adjudicar cuando se haya presentado al menos una propuesta. Sin embargo, podrá declarar desierto un producto cuando se presente una sola oferta y de su estudio se determine que es inconveniente para las entidades contratantes especialmente desde el punto de vista económico o técnico. 5.3. Cuando ninguna oferta se ajuste a la Invitación Abierta, o en general cuando falte voluntad de participación.
6. CELEBRACIÓN DEL CONTRATO, DOCUMENTOS Y CLÁUSULAS ESPECIALES.
6.1. CELEBRACIÓN DEL CONTRATO. El acto de adjudicación obliga al proponente adjudicatario a suscribir el contrato conforme al Anexo Nro. 6 de la Invitación Abierta. Los proponentes seleccionados deberán estar en la capacidad de suscribir los contratos de suministro a que haya lugar producto de la adjudicación con las siguientes entidades: COOPERATIVA DE HOSPITALES DE ANTIOQUIA “COHAN”, COOPERATIVA DE ENTIDADES DE SALUD DE CÓRDOBA “COODESCOR”, ADMINISTRACIÓN COOPERATIVA DE ENTIDADES DE SALUD DEL TOLIMA “COODESTOL”, COOPERATIVA DE ORGANISMOS DE SALUD DE BOYACÁ “COOSBOY” y COOPERATIVA DE HOSPITALES DE SANTANDER Y NOORORIENTE COLOMBIANO “COHOSAN”, en tal sentido, la Cooperativa de Hospitales de Antioquia-COHAN, una vez haya adjudicado, procederá a informar a cada uno de los proveedores seleccionados las cantidades y valor del contrato a celebrarse con cada Entidad. Así mismo, los lugares de entrega de los productos. En el evento de que el proponente adjudicatario se niegue suscribir el contrato en los términos señalados, la Cooperativa hará efectiva la póliza de seriedad de la propuesta. El proponente o proponentes favorecidos con la adjudicación deberán entonces suscribir el contrato de suministro dentro de los veinte días (20) días siguientes a la adjudicación, so pena de hacer efectiva la garantía de seriedad de la propuesta.
6.2. DOCUMENTOS DEL CONTRATO.
Hacen parte del contrato todos los documentos correspondientes a la presente Invitación Abierta, principalmente los actuales términos de la Invitación Abierta, la oferta debidamente presentada con todos los documentos que acreditan la calidad
y condiciones del contratista, así como los documentos necesarios para la legalización del contrato.
6.3. ESTIPULACIONES ESPECIALES DEL CONTRATO.
6.3.1. Lugar de entrega de los productos. EL CONTRATISTA entregará los medicamentos e insumos hospitalarios y ambulatorios en el lugar que la COOPERATIVA DE HOSPITALES DE ANTIOQUIA “COHAN”, COOPERATIVA DE ENTIDADES DE SALUD DE CÓRDOBA “COODESCOR”, ADMINISTRACIÓN COOPERATIVA DE ENTIDADES DE SALUD DEL TOLIMA “COODESTOL”, COOPERATIVA DE ORGANISMOS DE SALUD DE BOYACÁ “COOSBOY” y COOPERATIVA DE HOSPITALES DE SANTANDER Y NORORIENTE COLOMBIANO “COHOSAN” determine en la respectiva orden de compra para cualquiera de los siguientes lugares: (i) Centro de Distribución de COHAN ubicado en la carrera 48 # 24 – 104 del Municipio de Medellín. (ii) Servicios farmacéuticos que la Cooperativa administra o llegare a administrar en los municipios del Área Metropolitana del Valle de Aburrá (Antioquia). iii) Cualquier lugar del territorio nacional en el que cualquiera de las Cooperativas requiera la entrega. Cuando la Cooperativa requiera que los productos sean entregados en lugares diferentes, lo acordará previamente con el proponente. En ningún caso el proponente podrá aumentar el precio de los productos por la entrega en los lugares señalados.
6.3.2. Obligaciones del contratista. EL CONTRATISTA se obliga en especial a: 1) Entregar por su cuenta y riesgo los insumos en el lugar, cantidad, calidad y oportunidad especificada por la COOPERATIVA. El tiempo de entrega de los productos no podrá exceder de cinco (5) días a partir de la solicitud de los mismos u orden de pedido. 2) Dar aviso oportuno y justificado sobre la imposibilidad de entregar los productos solicitados. 3) Entregar los insumos con una vida útil superior al 70%, siempre que las características técnicas del producto lo permitan. 4) El CONTRATISTA deberá entregar los recipientes, que deberán estar señalizados con el rotulo de seguridad y los residuos de estas sustancias deberán ser recogidos por el oferente.5) Garantizar que la distribución de los productos adjudicados se efectúa con cumplimiento de las normas que rigen estas actividades en la República de Colombia. 6) Evidenciar en las facturas los descuentos financieros ofrecidos en la propuesta presentada. 7) Mantener durante la vigencia del contrato las mismas condiciones de los productos ofrecidos en la propuesta, en términos de calidad, precio, características especiales y disponibilidad. 8) Garantizar un cupo de crédito a la COOPERATIVA por un monto igual al valor adjudicado y por un plazo igual al plazo de pago ofertado. 9) Asignar un ejecutivo de cuenta para atender directamente el servicio de venta y postventa con la COOPERATIVA. 10) Entregar los medicamentos e insumos hospitalarios y ambulatorios cumpliendo las siguientes condiciones: Nombre genérico (Denominación Común Internacional), concentración
y forma farmacéutica, presentación de empaque, volumen, calibre, alto, ancho o referencia (si se trata de insumos médicos), según aparezca en el registro INVIMA del producto. 11) Incluir en los medicamentos suministrados la leyenda “Uso Institucional”, siempre y cuando el producto no sea dedicado al canal comercial. 12) Reconocer la diferencia de precios cuando la COOPERATIVA deba comprar la opción adjudicada a otro proveedor por causas no justificadas. PARÁGRAFO UNO. Se tendrá como un incumplimiento del contrato la no entrega de los medicamentos e insumos hospitalarios y ambulatorios, por causas diferentes a las relacionadas en los siguientes literales: a. Materia prima agotada en el mercado respaldada con soporte escrito del productor de dicha materia prima. b. Daño de calidad de un lote, entendido como el no cumplimiento de la calidad exigida en los parámetros del registro INVIMA y será soportado por el informe de calidad de la dirección técnica del CONTRATISTA. c) Daños a la infraestructura física del CONTRATISTA por cualquier causa calificada como fuerza mayor y caso fortuito. d. Daño de la infraestructura física por actos terroristas. e). Cualquier otro evento, que, de acuerdo con el derecho aplicable, deba considerarse como fuerza mayor o caso fortuito. PARÁGRAFO DOS. El CONTRATISTA cambiará los insumos que LA COOPERATIVA no alcance a utilizar o comercializar antes de su fecha de vencimiento o caducidad; para lo cual deberá ser requerido por escrito con noventa (90) días calendario antes de la ocurrencia de tal evento. PARÁGRAFO TRES. No serán aceptados por parte de la COOPERATIVA insumos o medicamentos con leyendas, palabras y/o expresiones tales como: “EPS”, “IPS”, “ISS”, “Muestra Médica”, Prohibida su Venta, o similares 6.3.3. Prohibición especial del contratista: Ofrecer u otorgar cualquier tipo de prebendas, dádivas o incentivos, sean éstos en dinero o en especie a los empleados o contratistas de la COOPERATIVA tendientes a obtener beneficios en la adjudicación de productos, compra de los mismos, pagos de facturas, devoluciones de medicamentos, aceptación de glosas o ajuste de precios. 6.3.4. Política de devolución para los medicamentos e insumos hospitalarios y ambulatorios. La COOPERATIVA, realizará devolución de los medicamentos e insumos hospitalarios y ambulatorios al CONTRATISTA en los siguientes casos: a) Por vencimiento, lo cual será requerido por escrito con noventa (90) días calendario antes de la ocurrencia de tal evento. Igualmente, se devolverán los medicamentos e insumos hospitalarios y ambulatorios vencidos para la disposición final por parte del CONTRATISTA. El CONTRATISTA asumirá todos los costos de devolución desde las instalaciones de la COOPERATIVA, hasta su planta de producción o la que haga sus veces, o el sitio autorizado por el mismo. Lo anterior dando cumplimiento con lo reglamentado en los Decreto 2676 del 2000 y 4747 de 2005, así como en las Resoluciones 1164 de 2002 y 0371 de 2009, normas expedidas por el Ministerio del Medio Ambiente. Una vez notificado por escrito al CONTRATISTA sobre la devolución tendrá siete (7) días calendario para recogerla. Si no lo hace en el tiempo estipulado se enviará a su domicilio con cargo de los costos de envío. b) Por baja o nula rotación; esto es, cuando pasados cuatro (4) meses de adquiridos
no han tenido movimiento de venta. En este evento, el CONTRATISTA recibirá los productos previa comunicación escrita de la COOPERATIVA, quien podrá generar notas crédito o solicitar cambio por otros productos de mayor rotación. c) Por defectos de calidad en los cuales el CONTRATISTA, tenga directa responsabilidad como laboratorio proveedor y/o sea responsabilidad del fabricante. En este evento, el CONTRATISTA, asume los costos de devolución desde cada COOPERATIVA hasta su planta de producción o la que haga sus veces, o el sitio autorizado por el mismo. Parágrafo. El CONTRATISTA, estará en la obligación de recibir la mercancía en devolución siempre y cuando se encuentre dentro de las cajas respectivas y la COOPERATIVA identifique las causales contractuales de devolución aquí definidas. En el evento de devoluciones por defectos de almacenamiento por parte de la COOPERATIVA, el CONTRATISTA las recibirá únicamente para disposición final de acuerdo con las normas legales al respecto y los gastos de transporte serán a cargo de aquélla. La COOPERATIVA se reserva el derecho de modificar las políticas de devoluciones de manera oficiosa o por solicitud de un oferente, siempre y cuando se encuentre justificado en criterios técnicos y normas internacionales o nacionales, y cuente con la aprobación del supervisor del contrato, previo aviso con un tiempo no inferior a 30 días. 6.3.5. Política de calidad de los productos. a) El CONTRATISTA, se compromete a entregar análisis de calidad de los insumos que vayan a ser comercializados por primera vez por la COOPERATIVA. Este análisis será efectuado por la Universidad de Antioquia, la Universidad Nacional o el Centro de Investigación Farmacéutica CECIF. Se entenderá como análisis de calidad los estudios fisicoquímicos, organolépticos y microbiológicos cuando el producto lo requiera de acuerdo a sus características y de concentración según la USP Americana, o la que haga sus veces, aceptada en Colombia. Solo se acepta la no realización de dicha evaluación cuando las tres instituciones mencionadas no cuenten con la capacidad técnica requerida para la realización del análisis, caso en el cual, quedará en cabeza de la COOPERATIVA, la decisión de aceptar la no realización del análisis. No se exigirá análisis a productos innovadores ni a los laboratorios que los producen. b) La COOPERATIVA, realizará una inspección técnica a los insumos y medicamentos recibidos, a partir de una muestra obtenida por medio de la “Tabla Militar Estándar”, y el rechazo de los insumos o medicamentos depende del tipo y la cantidad de defecto encontrado. La presencia de no conformidades se clasifica en: Defectos Técnicos Críticos, Mayores y Menores que, de acuerdo con las frecuencias y al nivel de aceptación de calidad reportado generará la devolución del lote. Para defectos técnicos críticos detectados en ampolla como, por ejemplo, material particulado, el nivel de aceptación se medirá de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente aplicable, y en este caso se realizará devolución del lote con una ampolla con no conformidad. Cuando el CONTRATISTA, haga caso omiso a una no conformidad por calidad técnica de los medicamentos e insumos, se hará efectiva la póliza de calidad y la notificación a la entidad de vigilancia y control. c) El aspecto de los insumos y medicamentos deberá coincidir con el reportado en la ficha técnica
y en los documentos legales. d) La COOPERATIVA, se reserva el derecho de visitar las instalaciones del CONTRATISTA, para realizar inspecciones en los procesos de producción y control, así como solicitar análisis de calidad para los productos adjudicados cuando así se requiera, priorizando los casos de no conformidades durante el almacenamiento, quejas y reclamos de los clientes o asociados. Los costos que se generen por los análisis serán descontados de las facturas con previo consentimiento del proveedor y deberán ser de laboratorios de análisis acreditados. 6.3.6. Responsabilidad del contratista. El CONTRATISTA, asumirá la responsabilidad por los perjuicios que se deriven de la falla terapéutica imputable a los medicamentos e insumos hospitalarios y ambulatorios objeto del presente contrato. En caso de que se formule reclamo, demanda o acción legal contra la COOPERATIVA, por responsabilidad atribuible al CONTRATISTA, éste asumirá el pago de los gastos en que la COOPERATIVA incurra por tal motivo. Con la mera suscripción del presente contrato, EL CONTRATISTA autoriza a la COOPERATIVA, a descontar el valor de tales erogaciones de cualquier suma que ésta le adeude por razón de la ejecución del mismo, o a recurrir a la garantía otorgada o a utilizar cualquier otro medio legal. EL CONTRATISTA, asume igualmente la responsabilidad civil, penal y contractual a que haya lugar por el incumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato, así como por los hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen daño o perjuicio a LA COOPERATIVA o a terceros. 6.3.7. Plazo. El plazo para el suministro de los medicamentos e insumos hospitalarios y ambulatorios es de doce (12) meses contados a partir del 01 de marzo de 2022, hasta el 28 de febrero de 2023. Sin embargo, el plazo de ejecución del contrato en relación con la política de devolución de COHAN, será el necesario para hacerla efectiva de ahí que el contrato permanecerá vigente hasta el término máximo establecido para la aplicación de dicha política respecto de los medicamentos suministrados durante el año 2022 y 2023. 6.3.8. Garantías. EL CONTRATISTA, deberá constituir en favor de la COOPERATIVA, Garantía Única que ampare el cumplimiento de las obligaciones surgidas del presente contrato, por el valor asegurado, amparos y vigencias que a continuación se indican: a) Cumplimiento: Por una cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor estimado del contrato y una vigencia igual al plazo del mismo y cuatro (4) meses más. b) Calidad de los Productos. Por una cuantía equivalente al quince (15%) del valor estimado del contrato y una vigencia igual al plazo del mismo y 12 meses más. c) Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual: Por una cuantía equivalente al 20% del valor del contrato y una vigencia igual al plazo del mismo, para garantizar la Responsabilidad Civil Extracontractual para con terceros, con motivo de la ejecución del contrato. Esta garantía tendrá una vigencia durante el plazo del contrato.
7. ANEXOS.
Anexo Nro. 1 Modelo para observaciones de la Invitación Abierta 003 de 2021. Anexo Nro. 2 Modelo para resumen de la propuesta. Anexo Nro. 3 Modelo para certificar aportes parafiscales y de seguridad social. Anexo Nro. 4 Modelo para carta de presentación de la propuesta. Anexo Nro. 5 Formato para autorización de entrega de usuario, clave Anexo Nro. 6 Contrato de suministro. Anexo Nro. 7 Listado de medicamentos e insumos hospitalarios y ambulatorios. Anexo Nro. 8 Información SARLAFT Anexo Nro. 9 Criterios RSE en selección de proveedores. Anexo Nro. 10 Certificado de inclusión de criterios de RSE. Anexo Nro. 11 Compromiso de Sostenibilidad de Precios Anexo Nro. 12 Garantía de Precio Competitivo Anexo Nro. 13 Aceptación a Políticas de Calidad y Devolución
ANEXO Nro. 01
MODELO PARA OBSERVACIONES A LA INVITACIÓN ABIERTA
Fecha:
Señores Cooperativa de Hospitales de Antioquia – COHAN- www.cohan.org.co
REFERENCIA: Invitación Abierta N° 003 de 2021 – CONTRATAR EL SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALARIOS Y AMBULATORIOS PARA LA VIGENCIA 2022-2023 DE ACUERDO CON EL LISTADO DE LOS MISMOS QUE SE ENCUENTRA EN EL SITIO WEB www.cohan.org.co – Link: “Invitación Abierta No. 003 de 2021”
El (los) suscrito(s) ____________________________ en calidad de representante legal de __________________________, declaro (amos) que estoy (amos) interesado (s) en participar en el proceso de la referencia, toda vez que he (mos) leído la Invitación Abierta y de manera respetuosa presento las siguientes observaciones y solicitudes: __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ ____________ __________________________________________________________________ ___
Nombre del interesado (Persona natural o Jurídica) __________________________________________________________________ NIT_______________________ Teléfono Nro. __________________________________________________ Fax Nro. ______________________________________________________ Dirección Física. _________________________________________________ Dirección Electrónica:
_________________________________ Nombre y firma representante legal
ANEXO Nro. 02
MODELO PARA EL RESUMEN DE LA PROPUESTA
Fecha:
Señores Cooperativa de Hospitales de Antioquia – COHAN- www.cohan.org.co
REFERENCIA: Invitación Abierta Nro. 003 de 2021 – CONTRATAR EL SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALARIOS Y AMBULATORIOS PARA LA VIGENCIA 2022-2023 DE ACUERDO CON EL LISTADO DE LOS MISMOS QUE SE ENCUENTRA EN EL SITIO WEB www.cohan.org.co – Link: “ Invitación Abierta Nro. 003 de 2021”
1. PROPONENTE _____________________________________________ 2. REPRESENTANTE LEGAL ____________________________________
DEJO CONSTANCIA QUE LA PROPUESTA CONTIENE LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS:
SI NO Poder escrito _____ ______ Certificado de existencia y representación _____ ______ Acta de Autorización _____ ______ Documento de constitución de consorcio _____ ______ Documento de constitución de unión temporal _____ ______ Aportes parafiscales y seguridad social _____ ______ Registro Único Tributario _____ ______ Registro Único de Proponentes _____ ______ Cédula del representante legal _____ ______ Formato SARLAFT _____ ______ Autorización para comercialización _____ ______ Autorización para distribuir los productos _____ ______ Registro sanitario _____ ______ Buenas prácticas de manufactura _____ ______ Capacidad acondicionamiento y almacenamiento Y Concepto Técnico de las Condiciones Sanitarias O última Acta de Visita
_____ ______
Ficha de seguridad _____ ______ Protocolos de calidad _____ ______
Fotos o artes y dispositivos _____ ______ Resolución del Fondo de Estupefacientes _____ ______ Certificaciones comerciales _____ ______ Balance general, estado de excedentes o pérdidas Y ganancias, notas a los estados financieros.
_____ ______
Dictamen del revisor fiscal _____ ______ Fotocopia de la Declaración de impuestos de renta y complementarios.
_____ ______
Certificaciones bancarias _____ ______ Compromiso de Sostenibilidad de Precios _____ ______ Garantía de Precio Competitivo _____ ______ Aceptación a Políticas de Calidad y Devolución _____ ______ Carta de presentación de la propuesta _____ ______ Garantía de seriedad _____ ______
Propuesta económica _____ ______
Valor $ _____________________
En letras: ______________________________________________________
Plazo de pago __________
Nro. de Folios:
Atentamente,
___________________________ FIRMA DEL REPRESENTANTE
ANEXO Nro. 03
MODELO PARA CERTIFICAR APORTES PARAFISCALES Y SEGURIDAD SOCIAL
Fecha:
Señores Cooperativa de Hospitales de Antioquia – COHAN- www.cohan.org.co
REFERENCIA: Invitación Abierta Nro. 003 de 2021 – CONTRATAR EL SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALARIOS Y AMBULATORIOS PARA LA VIGENCIA 2022-2023 DE ACUERDO CON EL LISTADO DE LOS MISMOS QUE SE ENCUENTRA EN EL SITIO WEB www.cohan.org.co – Link: “ Invitación Abierta Nro. 003 de 2021”
El suscrito (Representante Legal o Revisor fiscal) certifico que ----- se encuentra al día con los pagos al Sistema de Salud, Riesgos Laborales, Pensiones y aportes a las cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF y Servicio Nacional de Aprendizaje de sus trabajadores en los últimos seis (6) meses anteriores a la fecha de cierre de la presente invitación.
Cordialmente,
Nombre y Apellidos Revisor Fiscal y/o Representante Legal Tarjeta Profesional Nro. --- (cuando se trate del revisor fiscal) Firma Número de identificación:
ANEXO Nro. 04
MODELO PARA CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
Fecha:
Señores Cooperativa de Hospitales de Antioquia – COHAN- www.cohan.org.co
REFERENCIA: Invitación Abierta Nro. 003 de 2021– CONTRATAR EL SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALARIOS Y AMBULATORIOS PARA LA VIGENCIA 2022-2023 DE ACUERDO CON EL LISTADO DE LOS MISMOS QUE SE ENCUENTRA EN EL SITIO WEB www.cohan.org.co – Link: “Invitación Abierta Nro. 003 de 2021”
(Representante Legal), identificado con cédula --- en mi calidad de representante legal de _____________________________, me permito presentar la propuesta conforme a la Invitación Abierta referida y en caso de resultar adjudicatario, me comprometo a firmar el contrato en los términos y plazos establecidos en dicha invitación. Declaro adicionalmente: 1. Que conozco y apruebo la Invitación Abierta, que estudié completamente sus adendas y anexos; en especial, la minuta o modelo del contrato de suministro correspondiente al Anexo Nro. 6, todo lo cual declaro conocer, aceptar y acatar en su totalidad. 2. Que los términos de la Invitación Abierta están completos, compatibles y adecuados para identificar el objeto de la contratación y que lo he tenido en cuenta para ofrecer nuestros productos, fijar los precios, plazos y demás aspectos de la propuesta que presento.
3. Que no nos hallamos incursos en causal alguna de inhabilidad e incompatibilidad señaladas en la Ley.
4. Que, de llegar a obtener la adjudicación del contrato, adquiero la obligación de suscribirlo, legalizarlo y ejecutarlo, así como constituir las pólizas y/o garantías requeridas y a suscribir éstas y aquel dentro de los términos señalados para ello.
Atentamente,
________________________ Nombre y NIT del proponente
____________________________________________________ Nombre y cédula del representante legal (con la respectiva firma)
Dirección de correo _________________________________
Dirección electrónica ____________________________
Telefax _______________________________________
Ciudad _______________________________________
ANEXO Nro. 05.
FORMATO PARA AUTORIZACIÓN DE ENTREGA DE USUARIO, CLAVE Y PARTICIPACIÓN EN LA PLATAFORMA DE NEGOCIACION DE COHAN.
Señores: Cooperativa de Hospitales de Antioquia “COHAN” www.cohan.org.co
REFERENCIA: Invitación Abierta Nro. 003 de 2021 - Contratar el suministro de medicamentos e insumos hospitalarios y ambulatorios para la vigencia 2022-2023 de acuerdo con el listado de los mismos que se encuentra en el sitio web www.cohan.org.co – link: “Invitación Abierta Nro. 003 de 2021”
(YO)______________________, identificado con C.C ________________en mi calidad de representante legal de la empresa ________________________________, mediante la presente carta me permito autorizar a (Nombre Completo)__________________________, identificado con C.C __________________, con correo electrónico: _______________________ y número de teléfono celular: __________________, para que reciba usuario y clave para el diligenciamiento y cargue de documentos en la plataforma virtual y para la presentación de la oferta económica en la plataforma virtual.
Atentamente,
_________________________________ Nombre y firma del representante legal Nombre y NIT del proponente
ANEXO Nro. 06
CONTRATO DE SUMINISTRO SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALARIOS Y AMBULATORIOS
CONTRATO No. _______________ CLASE: SUMINISTRO
CONTRATISTA: ________________________________ CONTRATANTE: COOPERATIVA DE HOSPITALES DE ANTIOQUIA
VALOR ESTIMADO: ___________________ PLAZO: DOCE (12) MESES
Entre los suscritos ____________________________, identificado (a) con cédula de ciudadanía _____________________, quien en su calidad de Gerente actúa en nombre y representación legal de la Cooperativa (COOPERATIVA DE HOSPITALES DE ANTIOQUIA “COHAN”, COOPERATIVA DE ENTIDADES DE SALUD DE CÓRDOBA “COODESCOR”, ADMINISTRACIÓN COOPERATIVA DE ENTIDADES DE SALUD DEL TOLIMA “COODESTOL”, COOPERATIVA DE ORGANISMOS DE SALUD DE BOYACÁ “COOSBOY” y COOPERATIVA DE HOSPITALES Y ORGANISMOS DE SALUD DE SANTANDER “COHOSAN” NIT __________________, persona jurídica de derecho privado, sin ánimo de lucro e interés social y quien en adelante se denominará LA COOPERATIVA; de un lado. Y del otro, ________________, identificado con cédula de _________ ________________, quien en su calidad de ______________ obra en nombre y representación legal de ________________, sociedad identificada con NIT ________________ como consta en Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio de _____________, quien en adelante se denominará EL CONTRATISTA, han acordado celebrar el presente contrato que se regirá por las siguientes cláusulas, previas las inmediatas:
CONSIDERACIONES
a) Que mediante el proceso de Invitación Abierta Nro. _____ de 2021, la Cooperativa de Hospitales de Antioquia convocó a los interesados en contratar el suministro de medicamentos, dispositivos médicos, rayos x y laboratorio.
b) Que se publicó la Invitación Abierta definitiva desde el 6 de septiembre de 2021 en la página web www.cohan.org.co.
c) Que el CONTRATISTA presentó propuesta la cual fue evaluada y calificada de acuerdo con lo establecido en la Invitación Abierta, donde el CONTRATISTA resultó adjudicatario de los productos objeto del presente contrato.
d) Que LA COOPERATIVA cuenta con los recursos suficientes para amparar financieramente el contrato.
Teniendo en cuenta lo anterior, las partes acuerdan las siguientes:
CLAUSULAS
PRIMERA. OBJETO. Lo constituye el suministro continuo de los productos relacionados en el ANEXO – ACTA DE ADJUDICACIÓN, según las condiciones establecidas en el presente contrato y en la propuesta presentada por el CONTRATISTA que hacen parte integral del presente contrato.
PARÁGRAFO: El CONTRATISTA suministrará todos los medicamentos e insumos hospitalarios y ambulatorios que relacionó en el Anexo Nro. 7 de la Invitación Abierta integrado a su propuesta, y que resultaron adjudicados. Lo anterior, no obsta para que durante la vigencia del contrato el CONTRATISTA adicione productos no relacionados en el citado Anexo, previo acuerdo de las partes, pero no podrá reducirlos, salvo que exista una imposibilidad evaluada y aprobada por la Supervisión del Contrato.
SEGUNDA. LUGAR DE ENTREGA DE LOS PRODUCTOS. EL CONTRATISTA entregará los medicamentos e insumos hospitalarios y ambulatorios y ambulatorios en el lugar que la COOPERATIVA DE HOSPITALES DE ANTIOQUIA o la COOPERATIVA DE ENTIDADES DE SALUD DE CORDOBA “COODESCOR” o la ADMINISTRACIÓN COOPERATIVA DE ENTIDADES DE SALUD DEL TOLIMA “COODESTOL” o la COOPERATIVA DE ORGANISMOS DE SALUD DE BOYACA “COOSBOY” o la COOPERATIVA DE HOSPITALES DE SANTANDER Y EL NORORIENTE COLOMBIANO “COHOSAN” determine en la respectiva orden de compra para cualquiera de los siguientes lugares: (i) Centro de Distribución de COHAN ubicado en la carrera 48 # 24 – 104 del Municipio de Medellín. (ii) Servicios farmacéuticos que la Cooperativa administra o llegare a administrar en los municipios del Área Metropolitana del Valle de Aburrá (Antioquia). (iii) Cualquier lugar del territorio nacional en el que cualquiera de las Cooperativas requiera la entrega. PARÁGRAFO. En ningún caso el Contratista podrá aumentar el precio de los productos por la entrega en los lugares señalados. Cuando la Cooperativa requiera que los productos sean entregados en lugares diferentes, lo acordará previamente con el Contratista.
TERCERA. PLAZO: El plazo para el suministro de los medicamentos e insumos hospitalarios y ambulatorios es de doce (12) meses contados a partir del 01 de marzo de 2022, hasta el 28 de febrero de 2023. Sin embargo, el plazo de ejecución del contrato en relación con la política de devolución de COHAN será el necesario para hacerla efectiva, de ahí que el contrato permanecerá vigente hasta el término máximo establecido para la aplicación de dicha política respecto de los medicamentos suministrados durante el año 2022 y 2023.
CUARTA. VALOR. El valor del presente contrato se estima en ________________ M/L ($___________). No obstante, el valor final del mismo será igual a la sumatoria de los valores facturados por el CONTRATISTA durante la ejecución contractual, el cual podrá ser inferior o superior al valor adjudicado, de conformidad con las necesidades de inventario de la COOPERATIVA. PARÁGRAFO. Las características de los insumos y/o medicamentos, así como los precios de cada uno de ellos se encuentran relacionados en el ANEXO – ADJUDICACIÓN, y se sujetarán a lo establecido en el Compromiso de Sostenibilidad de Precios que hace parte de la propuesta presentada por el CONTRATISTA en el marco de la Invitación Abierta ____, los cuales hacen parte integral del presente contrato.
QUINTA. FORMA DE PAGO. La COOPERATIVA cancelará al CONTRATISTA el valor de los productos facturados dentro del plazo ofrecido por el CONTRATISTA en el Anexo 2 de la Invitación Abierta __ Resumen de la Propuesta, contados desde la radicación de la factura en la sede principal de LA COOPERATIVA ubicada en la carrera 48 # 24 - 104 del Municipio de Medellín, o desde el recibo de la respectiva factura electrónica en alguna de las cuentas establecidas por la COOPERATIVA para tal efecto. El pago se efectuará mediante transferencia electrónica o entrega de cheque a favor del CONTRATISTA por intermedio de la persona debidamente autorizada por éste. PARÁGRAFO UNO. En todo caso, la facturación efectuada por el CONTRATISTA contendrá los descuentos ofrecidos en la propuesta. La COOPERATIVA queda expresamente facultada para deducir del pago los descuentos que se encuentren detallados en las facturas de acuerdo con las condiciones establecidas por el CONTRATISTA en su propuesta. PARÁGRAFO DOS. El CONTRATISTA deberá cumplir la Garantía de Precio Competitivo que hace parte de la propuesta presentada en el marco de la Invitación Abierta No. ____, por lo que, con la suscripción del presente contrato, autoriza a la COOPERATIVA a deducir del valor facturado, la diferencia que resulte del precio de venta y el menor valor ofrecido o vendido a su asociado o cliente. Para estos efectos, la COOPERATIVA exhibirá copia de la factura del cliente o asociado donde conste que durante la vigencia del contrato el CONTRATISTA vendió el producto respectivo a un menor precio.
La Cooperativa entregará al CONTRATISTA el listado de asociados y clientes para cuando se trate de aplicar la disminución del precio por la circunstancia aquí indicada. PARÁGRAFO TRES: En ningún caso LA COOPERATIVA reconocerá al CONTRATISTA intereses de mora.
SEXTA. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA. EL CONTRATISTA se obliga en especial a: 1) Entregar por su cuenta y riesgo los insumos en el lugar, cantidad, calidad y oportunidad especificada por la COOPERATIVA. El tiempo de entrega de los productos no podrá exceder de cinco (5) días a partir de la solicitud de los mismos u orden de pedido. 2) Dar aviso oportuno y justificado sobre la imposibilidad de entregar los productos solicitados. 3) Entregar los insumos con una vida útil superior al 70%, siempre que las características técnicas del producto lo permitan. 4) El CONTRATISTA deberá entregar los recipientes, que deberán estar señalizados con el rotulo de seguridad y los residuos de estas sustancias deberán ser recogidos por el oferente.5) Garantizar que la distribución de los productos adjudicados se efectúa con cumplimiento de las normas que rigen estas actividades en la República de Colombia. 6) Evidenciar en las facturas los descuentos financieros ofrecidos en la propuesta presentada. 7) Mantener durante la vigencia del contrato las mismas condiciones de los productos ofrecidos en la propuesta, en términos de calidad, precio, características especiales y disponibilidad. 8) Garantizar un cupo de crédito a la COOPERATIVA por un monto igual al valor adjudicado y por un plazo igual al plazo de pago ofertado. 9) Asignar un ejecutivo de cuenta para atender directamente el servicio de venta y postventa con la COOPERATIVA. 10) Entregar los medicamentos e insumos hospitalarios y ambulatorios cumpliendo las siguientes condiciones: Nombre genérico (Denominación Común Internacional), concentración y forma farmacéutica, presentación de empaque, volumen, calibre, alto, ancho o referencia (si se trata de insumos médicos), según aparezca en el registro INVIMA del producto. 11) Incluir en los medicamentos suministrados la leyenda “Uso Institucional”, siempre y cuando el producto no sea dedicado al canal comercial. 12) Reconocer la diferencia de precios cuando la COOPERATIVA deba comprar la opción adjudicada a otro proveedor por causas no justificadas.13) Entregar solamente en subempaques estándar durante la vigencia del contrato para todas las formas farmacéuticas de medicamentos únicamente con su debido código de barras EAN 14 PARÁGRAFO UNO. Se tendrá como un incumplimiento del contrato la no entrega de los medicamentos e insumos hospitalarios y ambulatorios, por causas diferentes a las relacionadas en los siguientes literales: a) Materia prima agotada en el mercado respaldada con soporte escrito del productor de dicha materia prima. b) Daño de calidad de un lote, entendido como el no cumplimiento de la calidad exigida en los parámetros del registro INVIMA y será soportado por el informe de calidad de la dirección técnica del CONTRATISTA.
c) Daños a la infraestructura física del CONTRATISTA por cualquier causa calificada como fuerza mayor y caso fortuito. d) Daño de la infraestructura física por actos terroristas. e) Cualquier otro evento, que, de acuerdo con el derecho aplicable, deba considerarse como fuerza mayor o caso fortuito. PARÁGRAFO DOS. El CONTRATISTA cambiará los insumos que LA COOPERATIVA no alcance a utilizar o comercializar antes de su fecha de vencimiento o caducidad; para lo cual deberá ser requerido por escrito con noventa (90) días calendario antes de la ocurrencia de tal evento. PARÁGRAFO TRES. No serán aceptados por parte de la COOPERATIVA insumos o medicamentos con leyendas, palabras y/o expresiones tales como: “EPS”, “IPS”, “ISS”, “Muestra Médica”, Prohibida su Venta, o similares.
SÉPTIMA. OBLIGACIONES DE LA COOPERATIVA. 1) Recibir los insumos enviados por el CONTRATISTA, siempre y cuando se ajusten a los precios, características y especificaciones técnicas restablecidas en la oferta. 2) Cancelar las facturas en el término establecido en la cláusula quinta del presente contrato. 3) Comunicar por escrito al CONTRATISTA los cargos y nombres de las personas que en su nombre están autorizadas para efectuar pedidos.
OCTAVA. PROHIBICIÓN ESPECIAL DEL CONTRATISTA: Por aplicación de lo previsto en el artículo 106 de la Ley 1438 de 2011, se prohíbe a las Partes ofrecer u otorgar cualquier tipo de prebendas, dádivas o incentivos, sean éstos en dinero o en especie a los empleados o contratistas de la otra parte tendientes a obtener beneficios en la adjudicación de productos, compra de los mismos, pagos de facturas, devoluciones de medicamentos, aceptación de glosas o ajuste de precios.
NOVENA. POLÍTICA DE DEVOLUCIÓN. La COOPERATIVA y el CONTRATISTA acuerdan dar aplicación a las políticas de Devolución fijadas en el Numeral 6.3.4. de la Invitación Abierta No. 003 de 2021.
DECIMA. POLÍTICA DE CALIDAD DE LOS PRODUCTOS. La COOPERATIVA y el CONTRATISTA acuerdan dar aplicación a las políticas de Calidad fijadas en el numeral 6.3.5. de la Invitación Abierta No. 003 de 2021.
DÉCIMA PRIMERA. REGIMEN DE SOLIDARIDAD: No existirá régimen de solidaridad entre las partes contratantes, pues cada una responderá por las obligaciones que específicamente asuma en el contrato, especialmente respecto a las obligaciones laborales del personal que tengan a su cargo.
DÉCIMA SEGUNDA. GARANTÍAS. EL CONTRATISTA deberá constituir en favor de la COOPERATIVA Garantía Única que ampare el cumplimiento de las
obligaciones surgidas del presente contrato, por el valor asegurado, amparos y vigencias que a continuación se indican: a) Cumplimiento: Por una cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor estimado del contrato y una vigencia igual al plazo del mismo y cuatro (4) meses más. b) Calidad de los Productos. Por una cuantía equivalente al quince (15%) del valor estimado del contrato y una vigencia igual al plazo del mismo y doce (12) meses más. c) Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual: Por una cuantía equivalente al 20% del valor del contrato y una vigencia igual al plazo del mismo, para garantizar la Responsabilidad Civil Extracontractual para con terceros que resulten afectados, con motivo de la ejecución del contrato. Esta garantía tendrá una vigencia durante el plazo del contrato.
DÉCIMA TERCERA. RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA. El CONTRATISTA asumirá la responsabilidad por los perjuicios que se deriven de la utilización y consumo de los medicamentos e insumos hospitalarios y ambulatorios objeto del presente contrato. En caso de que se formule reclamo, demanda o acción legal contra la COOPERATIVA por responsabilidad atribuible al CONTRATISTA, éste asumirá el pago de los gastos en que la COOPERATIVA incurra por tal motivo. Con la mera suscripción del presente contrato, EL CONTRATISTA autoriza a la COOPERATIVA a descontar el valor de tales erogaciones de cualquier suma que ésta le adeude por razón de la ejecución del mismo, o a recurrir a la garantía otorgada o a utilizar cualquier otro medio legal. EL CONTRATISTA asume igualmente la responsabilidad civil, penal y contractual a que haya lugar por el incumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato, así como por los hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen daño o perjuicio a LA COOPERATIVA o a terceros.
DÉCIMA CUARTA. TERMINACIÓN ANTICIPADA. El contrato se terminará anticipadamente ante cualquiera de las siguientes circunstancias. 1) Por acuerdo de las partes. 2) Cuando sobrevengan circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito que impidan la ejecución del mismo. 3) Cuando se encuentre que se aportó información falsa durante el proceso de selección o para la legalización del contrato. 4) Por incumplir la Cláusula SARLAFT. 5) Por el grave incumplimiento de las obligaciones. 6) Las demás establecidas en la Ley.
DÉCIMA QUINTA. CESIÓN DEL CONTRATO. Ninguna de las partes podrá ceder total ni parcialmente el presente contrato sin autorización previa y escrita de la otra.
DÉCIMA SEXTA. SUSPENSIÓN. Las partes de común acuerdo podrán suspender la ejecución del contrato, la cual constará por escrito precisando la fecha de suspensión e indicando la fecha probable de su reinicio, o los eventos que puedan hacerla determinable. En todo caso, EL CONTRATISTA en razón de la suspensión, deberá amparar el tiempo que exceda o supere la fecha de terminación del contrato
que se había pactado, con un anexo de la garantía única que cubra ese tiempo adicional. DÉCIMA SÉPTIMA. VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN. EL CONTRATISTA declara bajo la gravedad de juramento que se entiende prestada con la suscripción de este contrato, que es veraz toda la información, documentos y certificaciones aportados para la suscripción del mismo. DÉCIMA OCTAVA. SUPERVISIÓN. El control a la ejecución del presente contrato estará a cargo de la COOPERATIVA quien la ejercerá a través de la dirección de Abastecimiento, o quien haga sus veces. PARÁGRAFO. Los informes y documentos que se produzcan con ocasión de la ejecución del presente contrato deberán reposar en el respectivo expediente para los efectos legales a que haya lugar. DECIMA NOVENA. SOPORTE PRESUPUESTAL. El pago a que se obliga LA COOPERATIVA por el presente contrato se encuentra debidamente amparado presupuestalmente por la Gerencia Financiera. VIGÉSIMA. SOLUCIÓN DIRECTA: Las diferencias que se presenten con ocasión de la ejecución del contrato se someterán a arreglo directo entre las partes, de no ser posible lo anterior, se sujetarán al mecanismo alternativo de solución de conflictos conocido como la conciliación que se surtirá ante el centro de conciliación habilitado para ello. VIGÉSIMA PRIMERA. DOMICILIO. Las partes señalan al Municipio de Medellín como domicilio para todos los efectos legales que se deriven del presente contrato. VIGÉSIMA SEGUNDA. DOCUMENTOS. Forman parte integral del presente contrato los siguientes documentos: a) Los términos de la Invitación Abierta 003 de 2021, con sus adendas. b) La propuesta presentada por el CONTRATISTA con sus documentos anexos. c) La póliza única de garantía. d) Anexo – Acta de Adjudicación. VIGÉSIMA TERCERA. SEGURIDAD SOCIAL Y APORTES PARAFISCALES. EL CONTRATISTA certifica con la firma del presente contrato que se encuentra al día en el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral (salud, Pensiones, Riesgos Laborales), y aportes parafiscales en las cuantías de ley (cajas de compensación familiar, SENA, I.C.B.F.) VIGÉSIMA CUARTA. COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN. Es política de las partes contratantes no pagar comisiones o recompensas ni otorgar descuentos, dádivas o regalos de valor inusual, ni hacer arreglos o convenios con
los empleados, funcionarios o directores de sus clientes, que puedan resultar en un eventual conflicto de intereses. Durante la vigencia del Contrato LAS PARTES no ofrecerán pagar o pagarán directa o indirectamente dineros, bienes o favores de cualquier naturaleza, a funcionario, agente o empleado de cualquier dependencia, agencia o institución del gobierno, o a algún partido o candidato político u oficial en cualquier país, con el fin de que ejerza algún tipo de influencia en un acto, decisión u omisión, en relación con aquellos asuntos que tengan o puedan tener inherencia en la ejecución del Contrato o en las actividades de LAS PARTES ni podrá presionar para que se adopten actos u omisiones o decisiones que sean contrarios a la Ley Colombiana o penalizados por ella. LAS PARTES tienen expresamente prohibido utilizar los Servicios Contratados para realizar operaciones de lavado de activos, de acuerdo con lo establecido por el Código Penal, la Ley 365 de 1997 y demás normas que lo complementen, modifiquen o adicionen.
VIGÉSIMA QUINTA. INDEMNIDAD. LA CONTRATISTA mantendrá indemne a la COOPERATIVA contra todo reclamo, demanda, acción legal, y costos que puedan causarse o surgir con ocasión a la ejecución del presente contrato. En caso de que se formule reclamo, demanda o acción legal contra la COOPERATIVA por responsabilidad del CONTRATISTA, le será comunicada a éste para que por su cuenta adopte oportunamente las medidas previstas por la ley para mantener indemne a la COOPERATIVA. Si el CONTRATISTA no asume debida y oportunamente la defensa de la COOPERATIVA ésta podrá hacerlo directamente, previa comunicación escrita a aquel, quien pagará todos los gastos en que la entidad incurra por tal motivo; en caso de que así no lo hiciera la COOPERATIVA tendrá derecho a descontar el valor de tales erogaciones de cualquier suma que adeude al CONTRATISTA por razón de la ejecución del contrato, o a recurrir a la garantía otorgada o a utilizar cualquier otro medio legal.
VIGÉSIMA SEXTA. MANEJO DE DATOS. Las partes asumen la obligación constitucional, legal y jurisprudencial de proteger los datos personales a los que accedan y traten con ocasión de este Contrato. Por tanto, deberán adoptar las medidas que le permitan dar cumplimiento a lo dispuesto por las Leyes 1581 de 2012 y 1266 de 2008, ésta última en lo que le sea aplicable. Consecuencia de esta obligación legal, entre otras, deberán adoptar las medidas de seguridad de tipo tecnológico, administrativo y físico, acorde a la criticidad de la información personal a la que acceden, para garantizar que este tipo de información no será usada, comercializada, cedida, transferida y/o no será sometida a cualquier otro tratamiento contrario a la finalidad comprendida en lo dispuesto en el objeto del presente Contrato. Así mismo deberán adoptar las políticas y/o normas que consignen las directrices a sus empleados sobre el uso de la información personal que tratará por cuenta de COHAN y el procedimiento de Habeas Data requerido para que los titulares de
los datos puedan ejercer sus derechos. En esta materia capacitarán a sus empleados y colaboradores, e Informarán a la otra parte las modificaciones que adopten en su política de privacidad, así como en el canal de habeas data con el fin de que esta información pueda ser actualizada en el Registro Nacional de bases de datos que gestiona la autoridad de control – SIC. Cuando la información personal de los trabajadores del contratista sea indispensable para la ejecución del objeto contratado, EL CONTRATISTA deberá obtener la autorización de sus dependientes; por tanto, la recepción de tal información por COHAN se hace bajo en entendido de que EL CONTRATISTA cumplió con tal obligación. Así mismo, informará a sus empleados que en determinados casos la ley puede exigir la entrega de su información personal a terceros. Las partes indemnizarán los perjuicios que lleguen a causar a la otra parte como resultado del incumplimiento de las leyes 1581 de 2012 y 1266 de 2008, aplicables al tratamiento de la información personal, así como por las sanciones que llegaren a imponerse por violación de estas. COHAN informa a EL CONTRATISTA que en Colombia configura delito el tratamiento no autorizado de datos personales, según lo dispuesto en el artículo 269 F de la ley 1273 de 2009. Las Partes reconocen el derecho recíproco que tienen de auditar el cumplimiento de esta obligación de protección de datos personales; en este sentido, autorizan el ingreso y/o acceso de los funcionarios y/o terceros designados para este fin a sus instalaciones e infraestructura, así como el acceso a la información requerida para verificar la adecuada protección de los datos personales custodiados con ocasión de este Contrato. Es obligación de Las Partes informar cualquier sospecha de perdida, fuga o ataque contra la información personal a la que ha accedido y/o trata con ocasión de este Contrato, aviso que deberá dar una vez tenga conocimiento de tales eventualidades. La pérdida, fuga o ataque contra la información personal implica así mismo la obligación de gestionar el incidente de seguridad conforme las buenas prácticas alrededor de la gestión de este tipo de situaciones y prestar toda la colaboración en la investigación correspondiente. El incumplimiento de las obligaciones derivadas de esta cláusula se considera como un incumplimiento grave por los riesgos legales y empresariales que conlleva el indebido tratamiento de datos personales, y en consecuencia será considerada justa causa para la terminación del respectivo Contrato.
VIGÉSIMA SEPTIMA. DECLARACIÓN DE PROCEDENCIA LÍCITA DE ACTIVOS Y DE CARENCIA DE ANTECEDENTES O RIESGO DE INVESTIGACIÓN POR ACTIVIDADES ILÍCITAS. Cada una de las Partes declara: 1. Que los activos que conforman el patrimonio de la Compañía, así como el patrimonio de los socios, accionistas, representantes legales o administradores no provienen directa
ni indirectamente del ejercicio de actividades establecidas como ilícitas, ni han sido utilizados corno medios o instrumentos para la realización de las mismas, de conformidad con lo establecido en las siguientes disposiciones: Ley 190 de 1995, por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa; Ley 747 de 2002, por medio de la cual se establecen unas reformas al Código Penal, la cual tipifica el Lavado de Activos ; Ley 1121 de 2006, por la cual se dictan normas para la prevención, detección, investigación y sanción de la financiación del terrorismo y otras disposiciones y Ley 30 de 1986, por la cual se adopta el Estatuto Nacional de Estupefacientes y se dictan otras disposiciones; así como las demás normas que las modifiquen, complementen, adicionen o aclaren; 2. Que ni la compañía ni sus socios, accionistas, representantes legales o administradores tienen antecedentes por sanciones en firme o investigaciones en curso, como consecuencia de acciones legales de carácter civil, penal, administrativo o fiscal o de procesos de cualquier índole por parte de autoridades colombianas o extranjeras, relacionados con las actividades ilícitas atrás descritas, y que puede dar fe de que a la fecha de firma de este contrato ninguna de las partes atrás mencionadas se encuentran con registros negativos en listados nacionales o internacionales de prevención de lavado de activos o de actividades terroristas; 3. Que acepta que la celebración de este contrato se hace en consideración a las declaraciones anteriores y que, en el evento en que se tenga conocimiento por cualquier medio de que las mismas han dejado de ser válidas se entenderá que la otra Parte queda facultada para terminar unilateralmente de manera inmediata con justa causa el presente contrato sin que haya lugar al pago de indemnización alguna. PARAGRAFO: Cualquiera de las parte podrá dar por terminado el contrato por una o varias de las causales que se enuncian en los siguientes literales; a) Por ser vinculada la otra Parte, por las Autoridades competentes, a cualquier tipo de investigación por eventos evidenciados en la ley, o por ser incluidos en listas para el control y prevención de lavados de activos y la financiaciones del terrorismo, administradas por cualquier Autoridad Nacional o Extranjera (OFAC) del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos de América y la emitida por el Concejo de Seguridad de las Naciones Unidas (ONU), o condenado(s) por parte de las Autoridades competentes en cualquier tipo de proceso judicial sancionado con la comisión de cualquier hecho punible. b) Por Sanciones en la situación financiera, jurídica y económica o en el esquema de propiedad o administración. c) por falsedad en las elaboraciones y/o documentos presentados a efectos del presente contrato.
VIGÉSIMA OCTAVA. PROPIEDAD INTELECTUAL: LA COOPERATIVA conoce y acepta que el CONTRATISTA y/o sus afiliadas, son los titulares y/o derechohabientes de toda propiedad industrial o intelectual relacionada con sus
Productos, tanto en el territorio de la República de Colombia como en otros lugares en el mundo, incluyendo las marcas, los nombres comerciales, signos distintivos, palabras, diseños, figuras, etiquetas, patentes, slogans y derechos de autor, como también de una serie de registros y solicitudes y demás relacionadas con los mismos derechos de propiedad industrial e intelectual, para ser usadas en la identificación, protección, comercialización y publicidad de sus Productos, y en la promoción, distribución, venta y uso y aplicación de sus tecnologías, y por tanto se obliga a respetar dicha propiedad intelectual y a no realizar ninguna acción u omisión que pueda violar todo derecho de propiedad intelectual o poner en peligro su titularidad en cabeza del CONTRATISTA VIGÉSIMA NOVENA. CONFIDENCIALIDAD. Las Partes manifiestan que tendrá calidad de confidencial toda la información de cualquiera de las Partes en relación con sus planes de negocios y de desarrollo, políticas, listado de precios, especificaciones de fabricación, cualquier información relacionada con actividades financieras, comerciales, técnicas, sistemas de información, métodos, y en general cualquier información relacionada con las operaciones y negocios, presentes y futuros, de cualquiera de las Partes bien sea que dicha información sea revelada en forma escrita, oral, visual o se encuentre en medio magnético y sea entregada a cualquiera de las Partes, o que sea obtenida por cualquiera de las Partes con ocasión de la ejecución del presente contrato (la “Información Confidencial”). La Parte receptora se obliga a no revelar la Información Confidencial, o divulgarla, comunicarla o transmitirla de cualquier forma a terceras personas, sus representantes, sus Proveedores, o empleados, lo cual, en caso de ocurrir, acarreará la indemnización de los daños y perjuicios que haya sufrido la Parte reveladora por este incumplimiento, y de los demás derechos y acciones contemplados en el Contrato. TRIGÉSIMA. LIQUIDACIÓN. La liquidación definitiva del presente contrato será acordada por las partes dentro de los cuatro (4) meses siguientes al vencimiento del plazo contractual o al de su terminación por cualquier causa. TRIGÉSIMA PRIMERA. PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO. El presente contrato se perfecciona con la firma de las partes. TRIGÉSIMA PRIMERA. NOTIFICACIONES. Las partes acuerdan que cualquier comunicación, aviso, solicitud o solicitud relacionada con el presente contrato podrá remitirse a las siguientes direcciones y teléfonos: _________________
Para constancia se suscribe en dos ejemplares del mismo tenor para cada una de las partes en el Municipio de Medellín, el 1 de marzo 2022.
______________________________ _______________________ LA COOPERATIVA EL CONTRATISTA
ANEXO Nro.7
LISTADO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALARIOS Y AMBULATORIOS
En formato Excel y PDF
ANEXO Nro. 8: Información SARLAFT
Nombre/ Denominación o Razón Social
CC/ NIT
Tipo de Proveedor
Medicamentos e Insumos Hospitalarios ___
Insumos y servicios administrativos___
Actividad Económica Código CIIU
Naturaleza de la Entidad
Pública ___ Privada ___ Mixta ___ Otra ___ ¿Cuál?
Naturaleza Jurídica
Anónima ___ Limitada ____ S.A.S ___ Otra ___ ¿Cuál?
Dirección Principal
Teléfono Fijo Celular:
Correo Electrónico Página Web:
Dirección para envío de Correspondencia
Nombre del Contacto Comercial
Teléfono
Correo Electrónico
Nombre del Contacto Tesorería
Teléfono Correo Electrónico
Tiempo de experiencia en el mercado:
INFORMACIÓN LEGAL
Régimen al que Pertenece Común___ Simplificado ___ Otro_____ ¿Cuál?
Grandes Contribuyentes Si____ No____ Resolución No: Fecha:
Autorretenedor Si ___ No ____ Resolución No: Fecha:
Sujeto a Retención en la Fuente
Si___ No____ ¿Cuál?
Responsable de IVA Si___ No____
INFORMACIÓN ECONÓMICA Y FINANCIERA
Describa la actividad económica de la cual proviene la mayor parte de sus ingresos:
Número Total de Empleados vinculados con corte a 31 de diciembre del año anterior:
Datos del Balance a diciembre 31 del Año Anterior
Datos del año actual
Total, Activos $ Total Pasivos $
Total Patrimonio $
Ingresos Promedio mes $
Egresos Promedio Mes $
BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE SU PROPIEDAD
Tipo de bien Identificación (Matrícula/
Placas/ Serie)
Valor Comercial $
Ubicación del bien
INFORMACIÓN BANCARIA
Nombre del Banco Tipo Cuenta: No. Cuenta Antigüedad:
Nombre del Banco Tipo Cuenta No. Cuenta Antigüedad:
ACTIVIDADES EN OPERACIONES INTERNACIONALES
Realiza operaciones en moneda extranjera Si ___ No ___ Banco No. Cuenta
Promedio de Operaciones al año en US$ Países en los que realiza operaciones:
INFORMACIÓN DEL REPRESENTATE LEGAL
Nombre y Apellidos
Identificación: Lugar de Expedición: Fecha Expedición:
¿Por su cargo o actividad, maneja recursos públicos? Si___ No ___
¿Por su cargo o actividad, ejerce algún grado de poder público? Si ___ No ___
¿Por su cargo o actividad goza de reconocimiento público? Si ___ No ___
¿Existe algún vínculo entre usted y una persona considerada públicamente expuesta? Si ___ No ___
INFORMACIÓN DE REVISORES FISCALES (PRINCIPAL Y SUPLENTE)
Nombre o Razón Social Identificación
Tarjeta Profesional Dirección: Teléfono
Nombre o Razón Social Identificación
Tarjeta Profesional: Dirección: Teléfono
INFORMACIÓN MIEMBROS JUNTA DIRECTIVA
Nombre o Razón Social Identificación Teléfono Ciudad
INFORMACIÓN DE ACCIONISTAS O SOCIOS CON PARTICIPACIÓN SUPERIOR AL 5% Nombre o Razón Social Identificación Teléfono Ciudad
CERTIFICACIONES Sistemas de Gestión Certificados Si___ No ___ En proceso ___ Cuáles?
DECLARACIÓN DE ORIGEN DE FONDOS Y AUTORIZACIÓN DE CONSULTA EN CENTRALES DE RIESGOS
Declaro expresamente bajo la gravedad de juramento que:
1. Los recursos que poseo provienen de las siguientes fuentes (detalle ocupación, oficio, actividad o negocio): ______________________________________________________________________________
2. Los Recursos que entregue a la Cooperativa de Hospitales de Antioquia COHAN, provienen de:
_____________________________________________________________________________________
3. Tanto mi actividad, profesión u oficio es lícita y la ejerzo dentro del marco legal y los recursos que poseo no provienen de actividades ilícitas de las contempladas en el Código Penal Colombiano
4. La información que he suministrado mediante este documento es veraz y verificable y me obligo actualizarla anualmente.
5. Autorizo a la Cooperativa de Hospitales de Antioquia COHAN o a quien represente sus derechos u ostente en el futuro la calidad de acreedor, en forma permanente e irrevocable, para que con fines estadísticos y de información comercial, informe, reporte, procese o divulgue, a las centrales de información y riesgo, todo lo referente a mi comportamiento como proveedor general y en especial sobre la existencia, modificación, extinción de obligaciones por mi contraídas. Igualmente autorizó a consultar ante las centrales de riesgo incluidas entidades gubernamentales, mi endeudamiento y la información comercial disponible sobre el cumplimiento o no de mis compromisos adquiridos, así como de su manejo.
6. Los recursos que se deriven del desarrollo de este contrato no se destinarán a la financiación del terrorismo, grupos terroristas o actividades terroristas.
7. Lo anterior Indica que la información reportada permanecerá en la base de datos durante el tiempo que la misma ley establezca, de acuerdo con el momento y las condiciones en las que se efectué el pago de las obligaciones.
8. La Cooperativa de Hospitales de Antioquia cuya sigla es COHAN, informa que los datos personales que se recolectan a través de este formato, serán tratados de manera confiable y segura para los siguientes fines: (i) ejecutar su objeto social; (ii) cumplir con las obligaciones propias y derivadas de la relación jurídica, contractual, estatutaria y/o legal existente con el titular del dato; (iii) Establecer canales de comunicación tradicionales y/o virtuales con el fin de suministrar información sobre los productos, servicios, actividades, y/o acciones de responsabilidad social empresarial realizadas con y hacia sus grupos de interés, lo que incluye atender sus peticiones, quejas y reclamos.
9. Se informa así mismo que los datos serán gestionados en una infraestructura segura por parte de esta organización y/o de sus encargados, de manera confidencial y no serán cedidos a terceros. Pueden ser entregados a autoridades cuando así se requiera conforme a su facultad legal.
10. Adicionalmente a las finalidades antes comunicadas, COHAN está interesada en otorgar a los datos recolectados la finalidad de conocimiento de nuestros grupos de interés para lo cual habrá de aplicar herramientas de analítica de datos a su información, conocer mejor su situación particular y preferencias, crear y diseñar servicios ajustados a sus necesidades.
11. Para el ejercicio del Habeas Data, el titular del dato personal o quien demuestre un legítimo interés conforme lo señalado en la normatividad vigente, podrá hacerlo a través del siguiente correo electrónico: [email protected] o dirigiendo una comunicación física a la siguiente dirección en la ciudad de Medellín: Carrera 48 No. 24-104. Puede consultar la política de privacidad de COHAN en el siguiente sitio web: www.cohan.org.co
12. La Cooperativa de Hospitales de Antioquia COHAN validará y/o consultará en las listas vinculantes exigidas por el Sarlaft (circular 009 de 2016).
Como constancia de haber leído, entendido y aceptado lo anterior firmo la presente solicitud de vinculación.
_______________________________________________________ Nombre, firma y Huella del Representante Legal CC Fecha Huella índice derecho
OBSERVACIONES Este formato debe ser diligenciado en su totalidad y enviado físicamente, anexando la siguiente documentación digitalizada (escaneada o en archivos en Word, Excel. PDF o JPG) no se recibirá información impresa.
1. RUT 2. Copia de la cédula del Representante Legal 3. Certificado de existencia y Representación Legal (Menor a 30 días de expedición) 4. Certificados de sistemas de gestión (En caso de requerirse) 5. Copia de la Declaración de Rentas último año 6. Estados financieros (Balance General, Estado de Resultados, flujo de Efectivo, notas a los
estados financieros) con corte a 31 de diciembre de los dos (2) últimos años. 7. Copia de la tarjeta profesional del contador o revisor fiscal que dictamina los estados
financieros. 8. Dos (2) Referencias Comerciales 9. Una (1) Referencia Bancaria
USO EXCLUSIVO DE LA COOPERATIVA DE HOSPITALES DE ANTIOQUIA
Dirección de Abastecimiento Vo. Bo. Fecha
Gerente Financiero Vo. Bo. Fecha
Verificación del Empleado de Cumplimiento:
_____________________________ Vo. Bo. Empleado de Cumplimiento
Fecha:___________________
ANEXO Nro. 9 criterios RSE en selección de proveedores
FORMATO DE EVALUACIÓN DE INCLUSIÓN DE CRITERIOS DE RSE PARA PROVEEDORES Nombre de la empresa: RUT:
Fecha:
Actividad económica de la empresa:
Dirección:
Teléfono:
Número de empleados: Objeto contractual o propuesta:
Evaluación de criterios de Responsabilidad Social Empresarial
1. GOBIERNO CORPORATIVO
Aspecto para evaluar Cumple/No cumple
Documento s de soporte
1. Cuenta con órganos de gobierno y control formalmente constituidos y que operan en la actualidad
1.1 Cuentan con políticas para evitar cualquier tipo de discriminación en la constitución de sus órganos de gobierno
1.2 Se han identificado, definido y se declara expresamente los principios y valores que la rigen
1.3 Los órganos de gobierno cuentan con políticas que promueven el reconocimiento, evaluación y satisfacción de las opiniones y expectativas de los diferentes grupos de interés
1.4 Las decisiones tomadas se registran y comunican a todos los niveles
1.5 La información sobre el origen y manejo de los recursos financieros es validada por un tercero independiente
1.7 La información de la empresa esta fácilmente disponible, accesible y entendible para todos los grupos relacionados
1.8 Se rinde cuentas con respecto a sus acciones y decisiones de manera periódica a todas sus partes interesadas (sociedad, medio ambiente, economía)
1.9 Se cuentan con mecanismos para la prevención y resolución de conflictos de interés
2. ESTRATEGIA CORPORATIVA
2. Cuenta con una plataforma estratégica formal que incluya misión, visión, políticas y objetivo estratégicos
2.1 La misión y la visión de la empresa incluyen un compromiso explícito con el desarrollo sostenible
2.2 La misión y la visión de la empresa incluyen un compromiso explícito con los diferentes grupos de interés
2.3 Los objetivos estratégicos también incluyen metas sociales y ambientales
3. ASPECTOS ECONOMICOS
3. Se favorece la compra a proveedores locales y se fortalece el desarrollo de los mismos.
3.1Existen mecanismos para asegurar compras a proveedores locales basado en precios, plazos de pago y entrega justos.
3.2 Se promueven programas y alianzas con los miembros de la comunidad para mejorar la productividad.
3.3 Cumple con obligaciones tributarias y pago de impuestos requeridos
3.4 Conoce y difunde entre sus grupos de interés los resultados financieros y económicos de su operación
4. ASPECTOS AMBIENTALES
4.Se llevan a cabo iniciativas que fomenten la generación de valor para la organización con base en la reducción del impacto ambiental
4.1Se ejecutan acciones para la medición, manejo y mitigación de las emisiones de gases de efecto invernadero (GEI), sustancias destructoras de la capa de ozono y otras emisiones significativas
4.2 Se llevan a cabo acciones para la medición, manejo y la reducción de residuos y vertimientos
4.3 Se cuenta con mecanismos de prevención y minimización de impactos por ruido, olor, luz, vibraciones y contaminación del suelo en el lugar en que opera
4.4 Se ejecutan acciones para identificar, prevenir riesgos ambientales y controlar accidentes relacionados
4.5 Cuenta con mecanismos que aseguren el cumplimiento de la legislación ambiental
4.6 Se llevan a cabo acciones para el manejo y la mitigación del impacto ambiental derivado del transporte de productos, otros bienes y materiales utilizados para las actividades de la organización
ANEXO Nro.10 certificado de inclusión de criterios RSE
Señores Cooperativa de Hospitales de Antioquia NIT 890.985.122-6 Medellín
Por medio de la presente certificamos que la empresa __________________ identificada con NIT ________________ y en cabeza de su representante legal ____________ identificado con cédula de ciudadanía ______________ se encuentra comprometida y cumple a cabalidad con los siguientes criterios de Responsabilidad Social Empresarial:
Se cuenta con criterios de inclusión para la contratación de personas en
situación de discapacidad y vulnerabilidad
Se cuenta con un código de ética y buen gobierno
La empresa u organización cuenta con procesos de certificación en normas
internacionales o nacionales en Responsabilidad Social Empresarial
Adicionalmente, la empresa certifica que la información suministrada en el “FORMATO DE EVALUACIÓN DE INCLUSIÓN DE CRITERIOS DE RSE PARA PROVEEDORES Y CLIENTES” es veraz y verificable.
__________________ Representante Legal
ANEXO Nro.11 Compromiso de Sostenibilidad de Precios
Señores Cooperativa de Hospitales de Antioquia NIT 890.985.122-6 Medellín
Por medio de la presente certificamos que la empresa __________________ identificada con NIT ________________ y en cabeza de su representante legal ____________ identificado con cédula de ciudadanía ______________ se compromete a Sostener los precios que hacen parte de la oferta por la totalidad de la vigencia del contrato.
Así mismo, nos comprometemos a que solamente se podrá modificar el precio de los productos ofertados, por una de las siguientes circunstancias:
Cambio en la legislación colombiana que imponga precios máximos distintos
a los ofertados
Cambios en la TRM que afecten el valor total de contrato en más del 20%
Situaciones de fuerza mayor o caso fortuito, debidamente soportadas y
validados por el supervisor del contrato.
__________________ Representante Legal
ANEXO Nro.12 Compromiso de Precios Competitivos
Señores Cooperativa de Hospitales de Antioquia NIT 890.985.122-6 Medellín
Por medio de la presente certificamos que la empresa __________________ identificada con NIT ________________ y en cabeza de su representante legal ____________ identificado con cédula de ciudadanía ______________ se compromete a presentar con la presente propuesta económica, precios competitivos.
Así mismo, nos comprometemos a que en el caso de que se suministre los productos que hacen parte de la oferta a los asociados o clientes de la COOPERATIVA y que los mismos resulten efectivamente contratados, la COOPERATIVA asumirá el menor precio.
__________________ Representante Legal
ANEXO Nro.13 Aceptación Política de Calidad y Devoluciones
Señores Cooperativa de Hospitales de Antioquia NIT 890.985.122-6 Medellín
Por medio de la presente certificamos que la empresa __________________ identificada con NIT ________________ y en cabeza de su representante legal ____________ identificado con cédula de ciudadanía ______________ conoce las políticas de Calidad y Devoluciones de la Cooperativa de Hospitales de Antioquia para la Invitación Abierta No. 003 de 2021.
Así mismo, por medio de la presente comunicación, damos fe de que, con la presentación de la oferta, aceptamos la Política de Calidad y la Política de Devoluciones de la Cooperativa para la Invitación Abierta No. 003 de 2021, y aceptamos que la misma hace parte integral del Contrato a suscribirse.
__________________ Representante Legal