CONTROLCONTROL

PROCESO ADMINISTRATIVOPROCESO ADMINISTRATIVO

¿Qué es Control?¿Qué es Control?

Es un elemento del proceso Es un elemento del proceso administrativo que incluye todas administrativo que incluye todas las actividades que se las actividades que se emprenden para garantizar que emprenden para garantizar que las operaciones reales las operaciones reales coincidan con las operaciones coincidan con las operaciones planificadas.planificadas.

Importancia del Control Importancia del Control dentro proceso administrativodentro proceso administrativo Permite ver si lo realizado se ajusta a Permite ver si lo realizado se ajusta a

lo planeado y en caso de existir lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos responsables y corregir dichos errores.errores.

Permite Permite 1-Crear mejorar la calidad.1-Crear mejorar la calidad. 2-Enfrentar el cambio2-Enfrentar el cambio 3- Producir ciclos mas rápidos3- Producir ciclos mas rápidos 4- Agregar valor4- Agregar valor 5- Facilitar la delegación y el trabajo 5- Facilitar la delegación y el trabajo

en equipoen equipo

Tipos de ControlTipos de Control

Control preliminarControl preliminar Control concurrenteControl concurrente

Control de retroalimentación Control de retroalimentación

Procesos del ControlProcesos del Control

  A lo largo de nuestras vidas nos vemos A lo largo de nuestras vidas nos vemos envueltos en una serie de envueltos en una serie de organizaciones, ya , ya sean formales o informales, que tienen como sean formales o informales, que tienen como propósito alcanzar una meta en común, a través propósito alcanzar una meta en común, a través de diversos planes establecidos y a través de los de diversos planes establecidos y a través de los recursos que se posean. Es en ese momento que se posean. Es en ese momento cuando nace el sentido de la administración, es cuando nace el sentido de la administración, es decir, aquel proceso que llevan a cabo los decir, aquel proceso que llevan a cabo los miembros de una organización para lograr captar miembros de una organización para lograr captar sus objetivos. sus objetivos.

La administración en sentido formal, es aquella La administración en sentido formal, es aquella que se realiza en que se realiza en una empresa. Posee cuatros . Posee cuatros funciones específicas que son: la específicas que son: la planificación, la , la organización, la dirección y el control; estas en organización, la dirección y el control; estas en conjuntos se conocen como proceso se conocen como proceso administrativo y se puede definir como las administrativo y se puede definir como las diversas funciones que se deben realizar para diversas funciones que se deben realizar para que se logren los objetivos con la optima que se logren los objetivos con la optima utilización de los recursos.utilización de los recursos.

Herramientas del ControlHerramientas del Control Existen Siete Herramientas Básicas que han sido Existen Siete Herramientas Básicas que han sido

ampliamente adoptadas en las actividades de mejora ampliamente adoptadas en las actividades de mejora de la Calidad y utilizadas como soporte para el de la Calidad y utilizadas como soporte para el análisis y solución de problemas operativos en los y solución de problemas operativos en los más distintos contextos de una más distintos contextos de una organización..

El ama de casa posee ciertas herramientas básicas El ama de casa posee ciertas herramientas básicas por medio de las cuales puede identificar y resolver por medio de las cuales puede identificar y resolver problemas de calidad en su hogar, estas pueden ser problemas de calidad en su hogar, estas pueden ser algunas, tijeras, agujas, corta uñas y otros. Así algunas, tijeras, agujas, corta uñas y otros. Así también para la industria existen controles o también para la industria existen controles o registros que podrían llamarse "herramientas para asegurar la que podrían llamarse "herramientas para asegurar la calidad de una fábrica", esta son las siguientes: calidad de una fábrica", esta son las siguientes: 

Hoja de control (Hoja de recogida de Hoja de control (Hoja de recogida de datos) ) Histograma Histograma Diagrama de pareto Diagrama de pareto Diagrama de causa efecto Diagrama de causa efecto Estratificación (Análisis por Estratificación) Estratificación (Análisis por Estratificación) Diagrama de scadter (Diagrama de scadter (Diagrama de Dispersión) de Dispersión) Gráfica de control. Gráfica de control. 

Principios de controlPrincipios de control

Equilibrio: A cada Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarle el de delegación conferido debe proporcionarle el grado de control correspondiente. De la misma manera la autoridad se grado de control correspondiente. De la misma manera la autoridad se delega y la delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se están cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad están cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida. delegada está siendo debidamente ejercida.

Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos, por Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos, por tanto es imprescindible establecer medidas específicas de actuación, o tanto es imprescindible establecer medidas específicas de actuación, o estándares, que sirvan de patrón para la evaluación de lo establecido estándares, que sirvan de patrón para la evaluación de lo establecido mismas que se determinan con base en los objetivos. Los estándares mismas que se determinan con base en los objetivos. Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, evitando , evitando errores y, consecuentemente, pérdidas de tiempo y de errores y, consecuentemente, pérdidas de tiempo y de dinero. .

De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación. posible tomar medidas correctivas, con anticipación.

De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control será válido si no se los objetivos preestablecidos. Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos y si, a través de él, no se revisa el logro de fundamenta en los objetivos y si, a través de él, no se revisa el logro de los mismos.  los mismos. 

De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro. originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace el Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis de las mismas y de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas. si no se establecen medidas preventivas y correctivas.

De la oportunidad: El control, necesita ser De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación. tomar medidas correctivas, con anticipación.

De los objetivos: Se refiere a que el control existe De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control será objetivos preestablecidos. Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos y si, a válido si no se fundamenta en los objetivos y si, a través de él, no se revisa el logro de los mismos.  través de él, no se revisa el logro de los mismos. 

De las desviaciones: Todas las variaciones o De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo manera que sea posible conocer las causas que lo originaron, a fin de tomar medidas necesarias originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro. Es inútil detectar para evitarlas en futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace el desviaciones si no se hace el análisis de las de las mismas y si no se establecen medidas preventivas mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas. y correctivas.

De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el control debe justificar el costo que este represente en que este represente en tiempo y tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que , en relación con las ventajas reales que este reporte. Un control sólo deberá implantarse si su este reporte. Un control sólo deberá implantarse si su costo se justifica en los resultados que se esperen de él; se justifica en los resultados que se esperen de él; de nada servirá establecer un sistema de control si los de nada servirá establecer un sistema de control si los beneficios financieros que reditúa resultan menores que beneficios financieros que reditúa resultan menores que el costo y el tiempo que implican su implantación. el costo y el tiempo que implican su implantación.

De excepción: El control debe aplicarse, De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que delimitando adecuadamente que funciones estratégicas estratégicas requieren el control. Este principio se auxilia de requieren el control. Este principio se auxilia de métodos probabilísticas, estadísticos o aleatorios. métodos probabilísticas, estadísticos o aleatorios.

De la función controladora: La función controladora por De la función controladora: La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función ningún motivo debe comprender a la función controladora, ya que pierde efectividad de control. Este controladora, ya que pierde efectividad de control. Este principio es básico, ya que señala que la principio es básico, ya que señala que la persona o la o la función que realiza el control no debe estar involucrada función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.con la actividad a controlar.

Elementos del ControlElementos del Control El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está

compuesto de cuatro elementos que se suceden:compuesto de cuatro elementos que se suceden: Establecimiento de estándares: Es la primera etapa Establecimiento de estándares: Es la primera etapa

del control, que establece los estándares o criterios del control, que establece los estándares o criterios de de evaluación o comparación. Un estándar es una o comparación. Un estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de alguna cosa. Existen o comparación de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estándares; los cuales se presentan a cuatro tipos de estándares; los cuales se presentan a continuación: continuación:

Estándares de cantidad: Como Estándares de cantidad: Como volumen de de producción, cantidad de existencias, cantidad de , cantidad de existencias, cantidad de materiales primas, números de horas, entre otros. primas, números de horas, entre otros.

Estándares de calidad: Como control de Estándares de calidad: Como control de materia prima recibida, recibida, control de calidad de de producción, especificaciones del , especificaciones del producto, entre , entre otros. otros.

Estándares de Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para : Como tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de un producto determinado, entre otros. existencias de un producto determinado, entre otros.

Estándares de Estándares de costos: Como : Como costos de producción, , costos de administración, de administración, costos de costos de ventas, entre otros., entre otros.

Evaluación del desempeño: Es la segunda Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se está haciendo. que se está haciendo.

Comparación del desempeño con el estándar Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera etapa del control, que establecido: Es la tercera etapa del control, que compara el desempeño con lo que fue compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si hay establecido como estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla desvío o variación, esto es, algún error o falla con relación al desempeño esperado. con relación al desempeño esperado.

Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir el desempeño del control que busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es siempre una medida de correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvío o corrección y adecuación de algún desvío o variación con relación al estándar esperado.variación con relación al estándar esperado.

Reglas del Proceso de Reglas del Proceso de ControlControl

Reglas del proceso de controlReglas del proceso de control Hay que distinguir, ante todo, los Hay que distinguir, ante todo, los

pasos o etapas de todo control:pasos o etapas de todo control: Establecimiento de los Establecimiento de los medios de de

control.control. Operaciones de Operaciones de

recolección de datos.. Interpretación y valoración de los Interpretación y valoración de los

resultados.resultados. Utilización de los mismos resultados.Utilización de los mismos resultados.

Técnicas para el ControlTécnicas para el Control Entre las diferentes técnicas de control Entre las diferentes técnicas de control

se pueden mencionar las siguientes:se pueden mencionar las siguientes: Contabilidad Contabilidad Auditoria Auditoria Presupuestos Presupuestos Reportes, Reportes, informes Formas Formas Archivos (Archivos (memorias de expedientes) de expedientes) Computarizados Computarizados Mecanizados Mecanizados Gráficas y diagramas Gráficas y diagramas Proceso, procedimientos, Gannt, etc. Proceso, procedimientos, Gannt, etc.

Procedimiento Procedimiento hombre maquina, maquina, mano izquierda, mano derecha mano izquierda, mano derecha etc.  etc. 

Estudio de métodos, tiempos y Estudio de métodos, tiempos y movimientos, etc.  movimientos, etc. 

Métodos cuantitativos  Métodos cuantitativos  Redes Redes Modelos matemáticos Modelos matemáticos Investigación de operaciones Investigación de operaciones Estadística Estadística Cálculos probabilísticasCálculos probabilísticas

Evaluación y Control de Evaluación y Control de los Resultadoslos Resultados

Significado y lugar de la evaluaciónSignificado y lugar de la evaluación El paso final en el proceso administrativo es el progreso de la El paso final en el proceso administrativo es el progreso de la

organización hacia los objetivos establecidos. Cuando no se organización hacia los objetivos establecidos. Cuando no se toma tiempo para evaluar lo que se ha hecho, el líder o toma tiempo para evaluar lo que se ha hecho, el líder o administrador se siente inseguro e insatisfecho, pues no administrador se siente inseguro e insatisfecho, pues no puede decir a ciencia cierta que hizo ni como se hizo. Los puede decir a ciencia cierta que hizo ni como se hizo. Los términos evaluación y control se usan indistintamente en el términos evaluación y control se usan indistintamente en el campo de la administración, aunque hay pequeñas diferencias campo de la administración, aunque hay pequeñas diferencias entre ambos.entre ambos.

Se conoce como control a la evaluación parcial a diferencia de Se conoce como control a la evaluación parcial a diferencia de la evaluación final. El control consiste en ver que cada cosa la evaluación final. El control consiste en ver que cada cosa sea hecha de acuerdo con el plan adoptado lo establecido por sea hecha de acuerdo con el plan adoptado lo establecido por la organización y las ordenes que se han dado.la organización y las ordenes que se han dado.

La palabra control tiene un significado técnico en la La palabra control tiene un significado técnico en la terminología administrativa. Se refiere a la corriente de terminología administrativa. Se refiere a la corriente de información sobre el progreso de las operaciones y la información sobre el progreso de las operaciones y la producción. Esto se considera algunas veces como producción. Esto se considera algunas veces como retroalimentación. Por eso el control y planeación caminan de retroalimentación. Por eso el control y planeación caminan de la mano.la mano.

La evaluación tiene mucha relación con la apreciación que es La evaluación tiene mucha relación con la apreciación que es el primer paso administrativo mientras que el control se el primer paso administrativo mientras que el control se relaciona mas con la planeación, que es la acción de fijar relaciona mas con la planeación, que es la acción de fijar normas y procedimientos.normas y procedimientos.

La evaluación o control puede aplicarse al final La evaluación o control puede aplicarse al final de cada operación; cuando ocurre al final de cada de cada operación; cuando ocurre al final de cada operación conviene definirla como control; operación conviene definirla como control; Pfiffner define que la base del control es la Pfiffner define que la base del control es la planeación.planeación.

Recapitulando en la planeación se fijan los Recapitulando en la planeación se fijan los objetivos y se establecen los programas y objetivos y se establecen los programas y presupuestos.presupuestos.

En resumen podemos destacar tres diferencias En resumen podemos destacar tres diferencias entre control y evaluaciónentre control y evaluación

1. En cuanto a tiempo, el control se aplica 1. En cuanto a tiempo, el control se aplica constantemente.constantemente.

2. En cuanto al modo el control es directo e 2. En cuanto al modo el control es directo e inmediato.inmediato.

3. En cuanto a resultados, el control permite 3. En cuanto a resultados, el control permite hacer ajustes y correcciones necesariashacer ajustes y correcciones necesarias

La evaluación permite distinguir, honrar y La evaluación permite distinguir, honrar y recompensar a cada cual según sea el caso.recompensar a cada cual según sea el caso.

Uso y resultados de la evaluaciónUso y resultados de la evaluación Ningún industrial se atrevería a hacer grandes inversiones sin Ningún industrial se atrevería a hacer grandes inversiones sin

estar informado del progreso o fracaso de su industria. En la estar informado del progreso o fracaso de su industria. En la industria y el comercio se nota el efecto de las técnicas de industria y el comercio se nota el efecto de las técnicas de evaluación.evaluación.

Tecnología de control y cibernética del mundo modernoTecnología de control y cibernética del mundo moderno La tecnología del control y la evaluación ha evolucionado La tecnología del control y la evaluación ha evolucionado

increíblemente. El mundo del siglo XX se ha llenado de personal increíblemente. El mundo del siglo XX se ha llenado de personal capacitado para la operación de todo tipo de maquinaria capacitado para la operación de todo tipo de maquinaria electrónica y de los más variados sistemas de registro y electrónica y de los más variados sistemas de registro y contabilidad.contabilidad.

La cibernética ha ayudado a las empresas u organizaciones, así La cibernética ha ayudado a las empresas u organizaciones, así como a la ciencia de la medicina proveyendo de una variedad de como a la ciencia de la medicina proveyendo de una variedad de aparatos de control y evaluación.aparatos de control y evaluación.

La modernización de técnicas se hace necesario que lleguen a La modernización de técnicas se hace necesario que lleguen a todas las oficinas generales de casi todas las iglesias para un todas las oficinas generales de casi todas las iglesias para un mejor control de sus operaciones. La iglesia que nosotros mejor control de sus operaciones. La iglesia que nosotros administramos o la asociación a la que pertenecemos pueden y administramos o la asociación a la que pertenecemos pueden y debe utilizar algún sistema de evaluación para su progreso.debe utilizar algún sistema de evaluación para su progreso.

El administrador o líder debe preocuparse por mantener datos y El administrador o líder debe preocuparse por mantener datos y registros concisos de todo lo hecho y por hacer, esto con el fin de registros concisos de todo lo hecho y por hacer, esto con el fin de saber cuanto se esta progresando o fracasando. El control saber cuanto se esta progresando o fracasando. El control administrativo es tan útil como las llaves que nos permiten administrativo es tan útil como las llaves que nos permiten controlar el agua fría o caliente en el baño.controlar el agua fría o caliente en el baño.

Evaluación del personal: Evaluación del personal:  1. Analizar la actuación de cada uno: Este 1. Analizar la actuación de cada uno: Este

análisis debe ser positivo hasta donde sea análisis debe ser positivo hasta donde sea posible.posible.

2. Mejorar la capacitación: Nada se aprende 2. Mejorar la capacitación: Nada se aprende mejor que aquello que responde a nuestras mejor que aquello que responde a nuestras dudas, inquietudes y dificultades de la vida dudas, inquietudes y dificultades de la vida experimental.experimental.

3. Otorgar, como el caso lo demande, algún 3. Otorgar, como el caso lo demande, algún tipo de recompensa y estímulo: Muchas tipo de recompensa y estímulo: Muchas personas dejan de cooperar, porque no se les personas dejan de cooperar, porque no se les estimulo por el deber cumplido.estimulo por el deber cumplido.

4. Hacer las modificaciones necesarias para 4. Hacer las modificaciones necesarias para mejorar la administración: El progreso es mejorar la administración: El progreso es esencial para la verdadera existencia. Es esencial para la verdadera existencia. Es necesario mejorar cada día; no hay razón para necesario mejorar cada día; no hay razón para no mejorar en la administración de la iglesia .no mejorar en la administración de la iglesia .

Fallas en el proceso de controlFallas en el proceso de control Normalmente la no consecución de los objetivos fijados con Normalmente la no consecución de los objetivos fijados con

anterioridad que han sido medidos y evaluados por un sistema de anterioridad que han sido medidos y evaluados por un sistema de control deben expresarse con una explicación que se fundamenta control deben expresarse con una explicación que se fundamenta en la búsqueda de respuestas. El en la búsqueda de respuestas. El papel del analista debe ser del analista debe ser objetivo y centrarse en las técnicas utilizadas y los criterios que le objetivo y centrarse en las técnicas utilizadas y los criterios que le fundamentan, para no caer en errores típicos de la fundamentan, para no caer en errores típicos de la supervisión como son los siguientes:como son los siguientes:

Cacería de brujas: el sistema se encamina a la búsqueda de Cacería de brujas: el sistema se encamina a la búsqueda de síntomas y culpables en vez de causas y posibles síntomas y culpables en vez de causas y posibles soluciones. Es . Es cierto que como decía WEINER "los sucesos imprevistos e cierto que como decía WEINER "los sucesos imprevistos e inesperados provocan un mayor intento de explicación que el inesperados provocan un mayor intento de explicación que el resto", pero esto provoca que se trate de personificar el error en resto", pero esto provoca que se trate de personificar el error en aras de encubrir otros que le dieron origen. aras de encubrir otros que le dieron origen.

Esparcimiento de la responsabilidad: el Proceso de control puede Esparcimiento de la responsabilidad: el Proceso de control puede no ser demasiado específico e involucrar al total del Personal el no ser demasiado específico e involucrar al total del Personal el cual al sentirse atacado, lejos de apoyar el restablecimiento del cual al sentirse atacado, lejos de apoyar el restablecimiento del equilibrio, reacciona negativamente. , reacciona negativamente.

Obsesión: el Proceso de control se vuelve obsesivo, hay Obsesión: el Proceso de control se vuelve obsesivo, hay demasiadas inspecciones por lo que se vuelve costoso, creando, demasiadas inspecciones por lo que se vuelve costoso, creando, además, un además, un clima de baja confianza ya que limita la de baja confianza ya que limita la libertad individual para actuar y auto controlarse. individual para actuar y auto controlarse.

Nostalgia: el sistema pone demasiado énfasis en lo que pasó, se Nostalgia: el sistema pone demasiado énfasis en lo que pasó, se vuelve recursivo, lo que limita una efectiva toma de medidas vuelve recursivo, lo que limita una efectiva toma de medidas correctivas. correctivas.

ConclusionesConclusiones

Gracias por su atención Gracias por su atención

BibliografíaBibliografía

www.google.comTERRY, George y FLANKLIN, Stephen. Principios

de administración. Editorial Continental.www.monografias.com/.../control/control.shtml.

www.controlciudadano.org/