SRI HANTORO 2013PROJECT: SISTEM INFORMASI AKUNTANSISUB SYSTEM: ORDER ENTRY & SALES SYSTEMSSCENE:

Sistem yang ada selama ini kurang objektif dalam pemberian limit kredit dan laporan yang dihasilkan kurang mendukung dalam pengambilan keputusan.

PROBLEM DEFINITION

Pengamatan awal kami menunjukkan bahwa sistem pemrosesan transaksi dan sistem informasi yang berkaitan yang ada sedang menghadapi masalah sebagai berikut:Sistem informasi yang ada selama ini kurang memberikan data konsumen penerima piutang secara lengkap, sehingga kurang objektif dalam pemberian piutang. Laporan yang dihasilkan pun kurang mendukung dalam pengambilan keputusan. Hal ini dapat menyebabkan semakin tingginya resiko piutang tidak tertagih.

REQUIREMENTS DETERMINATION

Saran kami untuk mengatasi masalah tersebut adalah:Menghadirkan sistem pemrosesan transaksi yang bisa memproses transaksi dan menyediakan informasi kelayakan kredit secara objektif dan melakukan pengecekan dokumen para calon konsumen penerima piutang yang berupa KTP, Slip gaji, Rekening Listrik, Rekening Telepon, dll

MANFAAT DIHADIRKANNYA SISTEM INFORMASI YANG BARUKehadiran sistem informasi yang kami ajukan akan memberikan manfaat sebagai berikut:NoKlausul ManfaatArgumen

1.Menghemat waktuKarena dengan adanya sistem informasi yang baru maka akan menghemat waktu dalam pemrosesan pemberian piutang. Perusahaan mempunyai sistem yang mendukung dalam pemberian informasi mengenai riwayat klien. Sehingga akan mempercepat proses dalam pemberian persetujuan piutang

2.Meminimalkan kesalahanKarena dengan adanya sistem informasi yang baru maka akan dapat meminimalkan terjadinya piutang yang tidak tertagih, karena kita mempunyai data yang lengkap mengenai riwayat keuangan dari konsumen yang memenuhi kriteria dalam menerima piutang dan kemampuannya untuk melunasi hutang nya. Dan apabila perusahaan akan melakukan penagihan secara langsung dengan mendatangi tempat konsumen, kita memiliki informasi keberadaanya, sehingga kesempatan untuk kabur membawa kewajibannya akan semakin kecil.

3.Menghemat biayaKarena dengan adanya sistem informasi yang baru maka akan mempermudah segalanya. Semua terasa efisien, efektif dan cepat. Sumber daya yang digunakan pun tidak akan banyak, sehingga biaya yang dikeluarkan pun akan sedikit.

4.Meningkatkan kontrol & keamanan asetKarena dengan adanya sistem informasi yang baru maka akan mempunyai kontrol yang lebih bagus dalam objektifitas pemberian piutang dagang. Perusahaan dapat dengan tepat memberikan piutang kepada konsumen yang memenuhi kriteria, sehingga risiko piutang yang tidak tertagih dimana itu juga berarti risiko aset perusahaan yang hilang akan semakin kecil.

5.Meningkatkan kualitas proses dan kinerja organisasiKarena dengan adanya sistem informasi yang baru maka kualitas dalam pemrosesan pemberian putang kepada klien akan meningkat, efisien dan efektif. Kinerja organisasi pun akan meningkat karena terbantu dengan sistem informasi yang lebih baik.

SKUP SISTEM INFORMASI AKUNTANSI YANG AKAN DIHADIRKAN

The purchasing process begins with a request (or an order) for goods or services and ends with payments to the vendor. (Bagranoff, h.230)

Sub SIA ini mencakup kewenangan sebagai berikut:a. menyediakan layanan jawaban atas pertanyaan tentang produk yang berasal dari pelanggan/peminat/calon pembeli;b. menangkap potensi penjualan yang mungkin dilakukan dari penanya potensial;c. memproses order penjualan dari klien dengan terlebih dahulu mengecek kelengkapan dokumen dokumen untuk persetujuan pemberian piutang kepada kliend. memberikan bukti penjualan kepada klien; ?????e. menyediakan informasi penjualan yang bisa digunakan bidang piutang/sub-sistem piutang/penagihan agar dapat menjalankan fungsinya menjadi lebih baik;Dan tidak menangani kewenangan-kewenangan yang lain. Beberapa contoh yang bukan kewenangan sub SIA ini adalah:a. ......b. ......c. ......

PROSEDUR/FUNGSI YANG DITANGANI UNTUK MENJAWAB KEBUTUHANSecara umum terdapat tiga prosedur/fungsi yang akan dihadirkan dalam sub SIA ini untuk menangani/menjawab masalah di atas yaitu:1. Memproses order penjualan (Hall 2008, h. 163)2. Menerima pembayaran kas (Hall 2008, h. 173)3. Memproses Pengembalian Penjualan (Hall 2008, h. 170)Detail langkah-langkah yang diperlukan dalam masing-masing prosedur akan dituangkan dalam perincian langkah yang diperlukan.

PIHAK (PERAN) YANG TERLIBAT DI DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI YANG BARUNo.Peran/PelakuDeskripsi Peran

1Seksi PenjualanMenerima order dari pembeli, kemudian membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli.

2Seksi Persetujuan KreditMenerima faktur penjualan dari seksi penjualan kemudian melakukan pengecekan terhadap dokumen dokumen para calon konsumen penerima piutang yang berupa KTP, Slip gaji, Rekening Listrik, Rekening Telepon, dll. Setelah merasa bahwa dari data dokumen-dokumen tersebut si konsumen memenuhi kriteria dalam menerima piutang, maka seksi persetujuan kredit akan memberikan persetujuan.

3Seksi GudangMenerima faktur penjualan dari seksi penjualan dan seksi persetujuan kredit. Setelah mendapat persetujuan, maka bagian gudang akan langsung mengecek gudang dan memberikan informasi mengenai ketersediaan barang yang diminta. Jika terdapat barang nya maka seksi gudang akan menyerahkan barang nya kepada seksi pengiriman.

4Seksi PengirimanMenerima faktur penjualan dari seksi penjualan dan seksi persetujuan kredit. Kemudian melakukan pengiriman atas dasar jaminan tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa adanya otorisasi dari yang berwenang.

5Seksi AkuntansiMencatat piutang yang muncul dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur dan juga membuat laporan penjualan.

6

Seksi PenagihanMembuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan untuk penagihan dan menyediakan copy faktur untuk pencatatan transaksi penjualan.

DFDGambaran langkah-langkah kerja sistem informasi baru ini dipaparkan dalam bagan DFD sebagai berikut:

DFD (Context Diagram)

DFD LEVEL 1

DFD (Level 1):Sub proses 1DFD LEVEL 1

DFD (Level 1):Sub proses 2

DFD LEVEL 2

DFD (Level 2)Sub Proses 1.1

DFD (Level 2)Sub Proses 1.2dan seterusnya.

DFD LEVEL 3

DFD (Level 3)Sub Proses 1.1.1

DFD (Level 3)Sub Proses 1.2.1dan seterusnya.

DATA MODEL (ERD & PHYSICAL DATA MODEL)Hubungan dan keterkaitan antar data yang digunakan digambarkan sebagai berikut:

DATA DICTIONARYData yang digunakan di atas secara rinci dijelaskan sebagai berikut:TABLE: AAAAA

No.KODETIPE DATADESKRIPSI

TABLE: BBBBB

No.KODETIPE DATADESKRIPSI

PERINCIAN LANGKAH YANG DIPERLUKANUntuk menjamin bahwa kebutuhan-kebutuhan utama di atas dapat dipenuhi dengan baik maka setiap kebutuhan dituangkan dalam detil-detil pemprosesan sebagai berikut:Memproses order penjualan (Hall 2008, h. 163):No.Langkah

Receive Order. The sales process begins with the receipt of a customer order indicating the type and quantity of merchandise desired. At this point, the customer order is not in a standard format and may or may not be a physical document. Orders may arrive by mail, by telephone, or from a field representative who visited the customer.

Check Credit. Before processing the order further, the customers creditworthiness needs to be established. The circumstances of the sale will determine the nature and degree of the credit check. For example, new customers may undergo a full financial investigation to establish a line of credit. Once a credit limit is set, however, credit checking on subsequent sales may be limited to ensuring that the customer has a history of paying his or her bills and that the current sale does not exceed the pre-established limit.

Pick Goods. The receive order activity forwards the stock release document (also called the picking ticket) to the pick goods function, in the warehouse. This document identifies the items of inventory that must be located and picked from the warehouse shelves. It also provides formal authorization for warehouse personnel to release the specified items. After picking the stock, the order is verified for accuracy and the goods and verified stock release document are sent to the ship goods task. If inventory levels are insufficient to fill the order, a warehouse employee adjusts the verified stock release to reflect the amount actually going to the customer. The employee then prepares a back-order record, which stays on file until the inventories arrive from the supplier (not shown in this diagram). Back-ordered items are shipped before new sales are processed.Finally, the warehouse employee adjusts the stock records to reflect the reduction in inventory. These stock records are not the formal accounting records for controlling inventory assets. They are used for warehouse management purposes only. Assigning asset custody and accounting record-keeping responsibility to the warehouse clerk would violate a key principle of internal control. The inventory control function, discussed later, maintains the formal accounting inventory records.

Ship Goods. Before the arrival of the goods and the verified stock release document, the shipping department receives the packing slip and shipping notice from the receive order function. The packing slip will ultimately travel with the goods to the customer to describe the contents of the order. The shipping notice will later be forwarded to the billing function as evidence that the customers order was filled and shipped.

Menerima pembayaran kas (Hall 2008, h. 173):NoLangkah

Open Mail and Prepare Remittance Advice. A mail room employee opens envelopescontaining customers payments and remittance advices. Remittance advices (see Figure 4-10) contain information needed to service individual customers accounts. This includes payment date, account number, amount paid, and customer check number. Only the portion above the perforated line is the remittance advice, which the customer removes and returns with the payment.

Record and Deposit Checks. A cash receipts employee verifies the accuracy and completeness of the checks against the prelist. Any checks possibly lost or misdirected between the mail room and this function are thus identified. After reconciling the prelist to the checks, the employee records the check in the cash receipts journal. All cash receipts transactions, including cash sales, miscellaneous cash receipts, and cash received on account, are recorded in the cash receipts journal. Figure 4-11 illustrates this with an example of each type of transaction. Notice that each check received from a customer is listed as a separate line item.

Update Accounts Receivable. The remittance advices are used to post to the customersaccounts in the AR subsidiary ledger. Periodically, the changes in account balances are summarized and forwarded to the general ledger function.

Update General Ledger. Upon receipt of the journal voucher and the account summary, the general ledger function reconciles the figures, posts to the cash and AR control accounts, and files the journal voucher.

Reconcile Cash Receipts and Deposits. Periodically (weekly or monthly), a clerk from the controllers office (or an employee not involved with the cash receipts procedures) reconciles cash receipts by comparing the following documents: (1) a copy of the prelist, (2) deposit slips received from the bank, and (3) related journal vouchers.

Memproses Pengembalian Penjualan (Hall 2008, h. 170):No.Langkah

Prepare Return Slip. When items are returned, the receiving department employeecounts, inspects, and prepares a return slip describing the items. The goods, along with a copy of the return slip, go to the warehouse to be restocked. The employee then sends the second copy of the return slip to the sales function to prepare a credit memo.

Prepare Credit Memo. Upon receipt of the return slip, the sales employee prepares a credit memo. This document is the authorization for the customer to receive credit for the merchandise returned. Note that the credit memo illustrated in Figure 4-8 is similar in appearance to a sales order. Some systems may actually use a copy of the sales order marked credit memo.

Approve Credit Memo. The credit manager evaluates the circumstances of the return and makes a judgment to grant (or disapprove) credit. The manager then returns the approved credit memo to the sales department.

Update Sales Journal. Upon receipt of the approved credit memo, the transaction is recorded in the sales journal as a contra entry. The credit memo is then forwarded to the inventory control function for posting. At the end of the period, total sales returns are summarized in a journal voucher and sent to the general ledger department.

Update Inventory and AR Records. The inventory control function adjusts the inventory records and forwards the credit memo to accounts receivable, where the customers account is also adjusted. Periodically, inventory control sends a journal voucher summarizing the total value of inventory returns to the general ledger update task. Similarly, accounts receivable submits an AR account summary to the general ledger function.

Update General Ledger. Upon receipt of the journal voucher and account summaryinformation, the general ledger function reconciles the figures and posts to the control accounts.

SYSTEM FLOWCHARTBerikut ini bagan systems frowchart yang digunakan untuk menjelaskan pemprosesan transaksi dan alur dokumen yang digunakan:

PHYSICAL & ELECTRONIC FORMBerikut ini adalah form-form yang akan digunakan dalam memproses transaksi-transaksi yang terjadi.Form Elektronik:

Kode:Nama:OKBATAL

Form Fisik:Lihat juga masing-masing dokumen (Hall 2008, h. 163-180)

SUMBER DAYA YANG PERLU DIHADIRKANBerbagai sumber daya material, komputer, software, dan sumber daya manusia yang diperlukan beserta perhitungan biayanya ditampilkan sebagai berikut:Settlement Cost:No.Sumber DayaSpesifikasiKuantitasHarga (Rp.)

Komputer23.000.000,00

Lisensi SoftwareSatu lisensi berlaku untuk 15 user/15 komputer.1100.000.000,00

Maintenance Cost:No.Sumber DayaSpesifikasiKuantitasHarga (Rp.)

Komputer23.000.000,00

Lisensi SoftwareSatu lisensi berlaku untuk 15 user/15 komputer.1100.000.000,00

Training Cost:No.Sumber DayaSpesifikasiKuantitasHarga (Rp.)

Operating Cost:No.Sumber DayaSpesifikasiKuantitasHarga (Rp.)

CONTROL MATRIXBerikut ini kontrol-kontrol yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi ini untuk menjamin bahwa SIA yang akan dihadirkan benar-benar dapat berjalan dengan baik dan menyelesaikan masalah serta menjamin keamanan aset-aset yang digunakan.1. PROCESS CONTROL MATRIX.PROCESS

1.11.22.1 N

ACTIONC1:

C2:V

C3:

Cn:

SRI HANTORO 2013C n adalah langkah yang diambil untuk menerapkan kontrol agar proses yang bersangkutan berjalan dengan baik.Proses bisa didetilkan tergantung dari kedalaman proses dan siklus yang dikaji.Jika ada pengaruh dari suatu langkah kontrol atas proses yang bersangkutan maka sel pertemuan keduanya diisi dengan V.2. FIXED ASSET CONTROL MATRIXASSET

ABCD X

CONTROLC 1:

C 2:

C3:

Cn:

SRI HANTORO 2013

3. SECURITY CONTROL MATRIX

4. DATA ACCESS CONTROL MATRIXDATA

D1D2D3D4

ROLER1

R2

R3

Rn

SRI HANTORO 2013Diisi dengan CAD, IUD, ATAU R/SC = create A = alter Dr = drop I = insert U = update Dl = delete R = read S = select

5. RISK-OCCURRENCE CONTROL MATRIXRISK-OCCURRENCE CONTROL MATRIX: SEVERITY (CONSEQUENCE) & FREQUENCY (PROBABILITY)SEVERITY (CONSEQUENCE)

FREQUENCY (PROBABILITYRISK ARISK BRISK CRISK N

C = C = C = C =

LRO3 = RO4 =

MRO2 =

HRO1 =

SRI HANTORO 2013L = LOW, M = MEDIUM, H = HIGH atau bisa diisi dengan nilai kemungkinan (0 s.d 1) (L, M, H hanya terjadi dalam salah satu kemungkinan saja).C diisi nilai yang harus ditanggung jika risiko yang bersangkutan terjadi.Hasil perkalian F x S diisikan di sel yang bersangkutan.

6. RISK OCCURRENCE-ACTION TAKEN (RISK-ANTICIPATION) CONTROL MATRIXNo.ROACTION TAKEN

1.RO1

2.RO2

3.RO3

NRO4

SRI HANTORO 2013Alternatif 2:RISK

ANTICIPATIONR1R2R3

A1

A2

An

COMPUTER PROGRAM LAYOUTBerikut ini gambaran (layout) tentang program/aplikasi komputer yang akan digunakan dalam sistem informasi akuntansi yang baru untuk memproses transaksi atau data lain dan menghasilkan informasi yang diperlukan.A. Layout Awal (Program Baru Dibuka)

B. Layout window ketika menu masukkan data penanya diklik:

C. Layout Report yang dihasilkan:

SYSTEMS MANUAL: FORMAL PROCEDURES, REWARDS, AND PUNISHMENTSBAB I LINGKUNGAN RELEVAN SISTEMPASAL 1: BAB M: IMBALANPASAL M1:BAB N: SANKSIPASAL N1:BAB O: PERUBAHANPASAL O1:

=====================================================================================PAKTA INTEGRITASMencakup:- Keaslian karya- Keterbatasan karya- Kemungkinan perbaikannya- Kemungkinan revisi atas kesalahan penulisan yang tidak disengaja

=====================================================================================LAMPIRAN1. Systems Flowchart dari sistem yang sedang berjalan/akan diperbaiki2. Data Flow Diagram dari sistem yang sedang berjalan/akan diperbaiki3. ERD sistem yang sedang berjalan/akan diperbaiki4. Physical Data Model sistem yang sedang berjalan5. Form fisik dan elektronis yang digunakan dalam sistem yang sedang berjalan6. Report fisik dan elektronis yang digunakan dalam sistem yang sedang berjalan7. Foto aktivitas/layout dari sistem yang sedang berjalan/akan diperbaiki