competitic communication et collaboration en entreprise 2014 - numerique en entreprise vf
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Jeudi 06 mars 2014
De l’intranet au travail collaboratif : Améliorez votre productivité
Le dispositif Performance PME TIC ?
Cette action s’insère dans le dispositif régional
Son objectif est de développer la compétitivité des entreprises par un meilleur usage des Technologies de
l’Information et de la Communication
www.lenumeriquepourmonentreprise.com
Sommaire
Les outils adaptés à une meilleure collaboration
Les évolutions à apporter à l'organisation
Les bonnes pratiques et astuces
…Au premier abord
Travail collaboratif : est une notion qui peut paraître conceptuelle…
Collaboration = Coordination + coopération + communication
COLLABORATION COOPERATION : Mutualisation des ressources pour la co-action
COORDINATION : Synchronisation d’acteurs et d’actions en interdépendance
COMMUNICATION : interactions entre acteurs
1
2
3
… Mais qui peut constituer un levier efficace…
…de PERFORMANCE
Un levier de réduction des coûts certes, mais pas uniquement…
Nature d’enjeux Enjeux
Economique
Optimiser le recours aux réunions physiques et réduire les coûts de déplacement
Suppression d’activités à non valeur ajouté Economiser les coûts « papier » Favoriser l’innovation
Organisationnel
Décloisonner l’organisation Réduire sensiblement la charge administrative en fluidifiant le circuit
d’informations Favoriser la traçabilité des échanges Favoriser le mode projet
Managérial Favoriser la responsabilisation des acteurs
Quand on commence à évoquer les outils numériques … CELA SE COMPLIQUE
…
Source : Realstorygroup
Car il y a pléthore d’outils qui contribuent à développer la collaboration interne
Gestion électronique
documentaire
Réseaux social
d’entrepriseLocalisation d’expertise
Publication collaborative
Groupe de discussion
Visio
conférence
Messagerie
Plateforme
collaborative
Partage
d’application
Il existe 1 clé de lecture : les 10 familles de fonctionnalités (1/2)
Fonctionnalités / famille d’usage Description
Mise en relationCette famille d’usages permet d’évaluer la solution sur sa capacité à mettre en oeuvre un réseau d’experts dans lequel il est facile d’identifier des compétences et des expertises.
Accès à l’information
Cette famille d’usages évalue la capacité de la solution à faciliter l’accès aux informations. Ces informations sont par exemple accessibles pour l’utilisateur, au travers d’un fil d’actualités.
Classement des connaissances
Pour cette famille d’usage, la solution est évaluée sur sa capacité à pouvoir mettre en forme des référentiels documentaires, à enrichir les contenus et à gérer leur cycle.
Gestion du renduLa gestion du rendu comprend toutes les fonctionnalités permettant à un administrateur de personnaliser graphiquement son site et de l’adapter en fonction du mobile.
Intégration au SICette famille représente la capacité de l'outil à s'intégrer à un système d'information existant.
Source : référentiel lecko
Il existe 1 clé de lecture : les 10 familles de fonctionnalités (2/2)
Fonctionnalités / famille d’usage Description
Communication et editorialisation
Cette famille d’usages comprend toutes les actions qui vont permettre à un administrateur d’agencer des pages, de publier des articles, de modérer, et de mettre en avant des contenus.
Coédition et gestion de projet
Cette famille regroupe les usages liés à la collaboration autour d’un projet ou de la réalisation d’un livrable.
Administration de la plateforme
Comme la mise en relation, la conversation est un élément important pour un outil voulant avoir une dimension sociale...
Partage et gestion de contenus
Cette famille d’usages évalue la capacité de la solution à faciliter, pour un utilisateur, le partage de contenus quelque soit son type, le périmètre de visibilité souhaitée et sa provenance.
ConversationLa conversation comprend tous les usages liés aux échanges interpersonnels. Ces échanges peuvent s’opérer au travers de différents canaux.
Source : référentiel lecko
Passons au crible 5 solutions du marché
Google apps : le meilleur rapport qualité prix
Google propose un ensemble d’applications collaboratives (messagerie, agenda, espaces projets, gestion documentaire, réseau social) composant une brique d’infrastructure proposée aux entreprises de toutes tailles (y compris de très grandes entreprises).
La solution est complète, économique (moins de 4€/mois/utilisateur) et très ergonomique, les fonctionnalités pro ayant souvent été testées en premier sur le grand public.
Une offre adaptée au besoin des TPE PME
Fonctionnalités / famille d’usage Niveau de couverture
Mise en relation
Accès à l’information
Classement des connaissances
Gestion du rendu
Intégration au SI
Communication et editorialisation
Coédition et gestion de projet
Administration de la plateforme
Partage et gestion de contenus
Conversation Source : lecko.fr
Alfresco : un leader open source de la gestion électronique documentaire
Alfresco a décidé de ne pas se lancer à la course au social et de se concentrer sur son cœur de métier, à savoir la gestion de contenus et documents, domaine sur lequel l’avance technologique prise leur permet de proposer une alternative crédible à des outils spécialisés comme Sharepoint, Documentum, etc… en ajoutant une bonne dose d’interopérabilité et de respect des normes.
Un positionnement clair qui leur ouvre les portes d’entreprises de toutes tailles.
Fonctionnalités / famille d’usage Niveau de couverture
Mise en relation
Accès à l’information
Classement des connaissances
Gestion du rendu
Intégration au SI
Communication et editorialisation
Coédition et gestion de projet
Administration de la plateforme
Partage et gestion de contenus
Conversation Source : lecko.fr
BlueKiwi : Le réseau social d’entreprise de référence qui a pour objectif le « 0 mail »
Bluekiwi est positionné aujourd’hui sur le créneau du « 0 mail », à savoir viser la réduction du nombre de mails envoyés dans les entreprises clientes, en proposant un portail social à l’utilisateur final. Cette stratégie, plutôt généraliste, place Bluekiwi au centre du SI Social des organisations clients.
Bluekiwi est une solution de réseau social généraliste, permettant d’outiller une large gamme d’usages collaboratifs et KM au sein d’une interface simple à administrer.
Acteur français historique racheté par Atos en 2012, l’outil se destine à des structures de tailles moyennes ou grandes, et peut outiller la collaboration à l’interne mais aussi à l’externe.
Solution précurseur à l’échelle mondiale sur de nombreux sujets, Bluekiwi continue d’innover.
Fonctionnalités / famille d’usage Niveau de couverture
Mise en relation
Accès à l’information
Classement des connaissances
Gestion du rendu
Intégration au SI
Communication et editorialisation
Coédition et gestion de projet
Administration de la plateforme
Partage et gestion de contenus
Conversation Source : lecko.fr
Microsoft Sharepoint 2013: Le leader « all inclusive »
Sharepoint est la solution collaborative historique de Microsoft, leader sur le marché en France. Centrée sur la mise en ligne d’espaces projets, les sites, finement paramétrables et centrés initialement autour de bibliothèques de document, la solution dispose maintenant d’espaces conversationnels, les communautés, d’une brique sociale, le Newsfeed, et d’un outil de gestion de documents personnels, Skydrive, renommé OneDrive en 2014.
Sharepoint 2013 est un outil aujourd’hui adapté au besoin des entreprises dont le nombre de salariés est supérieur à 200.
Coût de la licence environ 200 euros par an par utilisateur auquel s’ajoute des prestations d’intégration complémentaires (environ 800 euros par jour)
Fonctionnalités / famille d’usage Niveau de couverture
Mise en relation
Accès à l’information
Classement des connaissances
Gestion du rendu
Intégration au SI
Communication et editorialisation
Coédition et gestion de projet
Administration de la plateforme
Partage et gestion de contenus
Conversation Source : lecko.fr
IBM Connections : Le challenger
IBM est un précurseur du social, mais a longtemps eu un temps d’avance trop important par rapport à la maturité des clients français. A l’aise sur le cloud et en mobilité (point faible de Microsoft), IBM possède une belle carte à jouer dans le SI Social de demain.
IBM Connections est la solution de réseau social d’IBM, qui est progressivement en passe de devenir la solution collaborative poussée par l’éditeur (auparavant IBM poussait QuickR).
La solution est centrée sur l’utilisateur et sur des communautés, qui peuvent être paramétrées selon l’usage souhaité (entraide, innovation, documents…).
L’outil propose également des fonctionnalités documentaires de plus en plus étendues.
Fonctionnalités / famille d’usage Niveau de couverture
Mise en relation
Accès à l’information
Classement des connaissances
Gestion du rendu
Intégration au SI
Communication et editorialisation
Coédition et gestion de projet
Administration de la plateforme
Partage et gestion de contenus
Conversation Source : lecko.fr
Les outils de travail collaboratif sont au cœur du système d’information
Cœur fonctionnel
Services documentaires
Services d’échanges
Services d’appui au cœur de métier
Plateforme d’accès
Services support
Pilotage
Collecte de document
Numérisation de document
Production de document
Indexation de document
Diffusion et accès aux document
Services d’échanges, de communication et de travail collaboratif
Annuaire/gestion des accès
Production
Portail internet Intranet
Ressources humaines
Informatique ImmobilierLogistique /
moyens généraux
Finance/ comptabilité
Marketing
Décisionnel Intelligence économique
Gestion de projet
0 1 2 3 4Recouvrement fonctionnel
Sommaire
Les outils adaptés à une meilleure collaboration
Les évolutions à apporter à l'organisation
Les bonnes pratiques et astuces
Les solutions numériques de travail collaboratif … ne sont (malheureusement) que des outils
Pas facile de passer de la théorie à la pratique du travail collaboratif
Stratégie
Organisation, processus, management
Outils
Ap
pro
che
th
éo
riqu
eA
pp
roch
e
tech
no
ph
ile
Quelques verbatims illustratives Les résultats
Pas d’usages
Par où commencer ?
Pourquoi ça ne
prend pas ?
Pas de résultats opérationnels
•« Il faut développer les synergies »•« Il faut développer la transversalité »•« Il faut mutualiser la connaissance et les compétences »•« Il faut diffuser la stratégie de manière homogène »
•« Sharepoint a la meilleure couverture fonctionnelle »•« Il manque une GED à l’état de l’art »•« Il faut mettre en place un RSE à court terme »
Source : EM Lyon -D.servant et T.Vrignaud
Quelques questions à se poser
Quel est le nouveau rôle du
manager ?
Quelles étapes pour un projet
collaboratif réussi ?
Quels impacts sur les
processus métiers ?
Comment valoriser la
collaboration / Comment inciter?
Quels impacts sur les processus métiers ?
Ils sont conséquents !!!
La mise en œuvre d’un outil de travail collaboratif nécessite de refondre en partie les processus en redéfinissant les interactions entre les membres d’une communauté : Le recours à la messagerie avec mise en copie doit être remplacé par la
capitalisation sur un espace partagé avec une fréquence régulière suivie d’une notification aux membres du groupe
La préparation d’une réunion doit être revue avec mise à disposition du support en amont de la réunion et la diffusion systématique du compte rendu sur l’espace dédié
La communication interne doit être multicanale Les espaces de capitalisation des productions sont transformés
Comment valoriser la collaboration / Comment inciter?
Intégrer la notion de collaboration dans les objectifs de vos collaborateurs pour valoriser la culture du partage (et de la gentillesse!)
Mettre en place un système de mesure de la collaboration
Valoriser les initiatives de vos collaborateurs en interne
Quel est le nouveau rôle du manager ?
Avec les Outil de travail collaboratif, le manager devient un community manager
La modification des processus d’interaction redessine le contour de son périmètre d’intervention et de ses responsabilités
Ses actions de contrôle vont évoluer : il ne doit plus être en validation systématique des productions de ses équipes !!! En revanche il doit avoir de la visibilité sur les productions et contributions de ses équipes
Le manager 2.0 doit être donc un utilisateur aguerri des outils de travail collaboratif
Retour d’expérience : Comment inciter le développement des usages ?
Le temps manque souvent aux salariés ET à leurs managers : un temps d’apprentissage pour « n » temps économisé
Le gain de temps est une économie pour l’employeur mais…
…c’est aussi un levier de quiétude pour le salarié : automatisation, traçabilité, alimentation automatique => le salarié utilisateur est bénéficiaire direct du « service rendu »
Rôle du manager: mettre en évidence la réponse à la question du salarié : « Quel est mon intérêt à le faire ? »
Avoir formalisé et mis en avant les Facteurs Clés de Succès à chaque niveau: individu, service, managers…
Sommaire
Les outils adaptés à une meilleure collaboration
Les évolutions à apporter à l'organisation
Les bonnes pratiques et astuces
Bien réfléchir sur le besoin
Avant donc que d'écrire, apprenez à penser Ce que l'on conçoit bien s'énonce clairement,Et les mots pour le dire arrivent aisément.
De L’Art Poétique - Boileau -1674
Quelques questions à se poser ? Quelle couverture fonctionnelle de la solution ?
(dé)limitée, ouverte, étendue, inter-opérabilité Nombre d’utilisateurs et de profils différents (i.e. groupes d’utilisateurs) Quel mode de licensing : Open source / Propriétaire ? Quel modèle économique de facturation / architecture : licences, SaaS (Cloud) ?
Avantages / inconvénients, culture de l’entreprise ? Culture d’investissement ou de frais de fonctionnement « pay-per-use »
Pléiade d’outils mais quel besoin réel ?
Acquisition desDocumentsentrants
Factures, Commandes, courrier, ...Tout document
Papier et/ou Electronique
Gestion desDocumentscirculants
Travail collaboratif, ProcessusMétier et décisionnel
Workflow GED
Archivage
Archivage Electronique Légal
Coffre-fort IndividuelCoffre-fort Entreprise
Documentssortants
Factures, Commandes, courrier, ...Quittances, bulletins de salaires
Papier et/ou Electronique
Capture, Scan,RAD/LAD,OCR/ICR
EDI, XML, PDF,Flux métier,Fax, Emails,SMS
Partager, Echanger etValider le traitement desDocuments internes
Organiser, Traiter,Classer et AccéderÀ l’information
Chiffrement, Signature,Horodatage, ContrôleD’Accès, CertificatsElectroniques
Durée DéfinieValeur LégaleRestitution lisible
Edition,Mise sous pli,Diffusion, Routage
EDI, XML, PDF,Flux métier,Fax, Emails,SMS
Bien réfléchir sur le besoin
Comment faire ? DEFINIR VOTRE cahier des charges avant de sélectionner un prestataire
Seul ou en vous faisant accompagner dans sa rédaction à partir de votre besoin. Le bon CDC résulte d’une analyse précise des besoins et des processus Il reflète l'état des lieux, l'objectif à terme(s), les moyens et échéances que l'on
se donne => point de départ, arrivée, comment, combien, quand ? Acheter une solution en phase avec un budget plutôt « qu’un prix uniquement » Discuter avec 2/3 fournisseurs pour ajuster et affiner votre besoin
Point de vigilance / attention à l’égarement où chacun prêche pour sa paroisse Projet de confiance : c’est un peu comme chez le médecin, quand on en choisit
un il faut lui confier le diagnostic et le choix du traitement
La définition du besoin est le principal facteur de réduction des coûts d’accession à LA solution => le bon € est investi au bon endroit
Expérience : Volonté d’un bailleur « H76 »
Simplifier les processus de gestion des flux documentaires
Eliminer les redondances et risque de perte des documents échangés
Accélérer la communication avec les partenaires, les locataires et les employés
Assurer un stockage sécurisé, économique et durable, au niveau de l’entreprise
Se centrer sur son cœur de métier en externalisant un maximum de tâches techniques
Réduire globalement les coûts des chaînes de traitement de flux
Garantir une évolutivité du système documentaire
Exemple : Besoin exprimé => solution proposée
Locataires
Fournisseurs
Salariés
ProtocoleSécurisé
Coffre Habitat 76
Non
Oui
Ulis, Pléiades NG, …
FacturesQuittances
Bulletins de paie
Filière Editique Locataire
SalariéH76
Mettre en œuvre la solution comme pour tout Projet digne de ce nom
Une fois le projet bien mûri : besoins, solutions et GO validé, il faut: GERER UN PROJET ADAPTE A VOTRE ENTREPRISE
Mise en place d’une gouvernance Définition des rôles et identification des personnes Organisation des équipes (2 personnes c’est déjà une équipe !) Sélection des phases et des chronologies Identifier les risques de contingence Escalade rapide de la communication en projet complexe Dans tous les cas : Test / Validation et Recette du projet avant sa
mise en production
Un outil buggé ou pas interfacé = pas d’usages= projet de mise en œuvre de solution collaborative inutile
Piloter le changement - Etre Acteur
Comité Exécutif
Comité Pilotage
Comité Technique
Accompagner et poursuivre le changement : une démarche continue
Analyser et communiquer Analyse de l’exécution Test, Validation et Recette Analyse des résultats / communication interne / feed back Correctifs éventuels / communication interne / feed back
« Plan, Do, Check, Act » Définir, Faire, Contrôler, Rectifier / Ajuster Les écarts arrivent plus souvent pour des raisons managériales ou
défaillances de communication que par des défaillances d’outils
Pas de conduite du changement = pas d’usages = projet de mise en œuvre de solution collaborative inutile
Merci !!! Vos questions
Joël SpitalierResponsable Régional Sud Est
Prologue Agence Sud13420 Gémenos
[email protected] Tél: 04 42 32 76 87
Thomas VrignaudCCIMP
Service Innovation & [email protected]
Tél : 04 91 39 58 53
Continuons à échanger …
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Jeudi 13 mars 2013
Dossier client, comptes financiers, projets : Comment protéger ses
informations sensibles
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