¿Cómo reportar información?

Lo invitamos a conocer nuestro centro de Bienvenida DataCrédito Experian: un espacio diseñado

para mejorar su experiencia en el uso de nuestros productos y servicios. En este video tutorial

queremos presentarle cómo reportar información de sus clientes.

Para ello, siga los pasos descritos a continuación.

Usted debe saber siete aspectos relacionados con el reporte de información:

La importancia y los beneficios al reportar información.

La información que nosotros solicitamos.

Los requisitos para el reporte de información.

El proceso para alimentar nuestra base de datos a través del servicio en línea Facilidat.

El proceso para enviar el archivo a través del sistema Facilidat.

Revisión sobre las causales de rechazo y los archivos en los cuales usted podrá identificar los errores

o inconsistencias presentadas, para los respectivos ajustes. Habeas Data: los deberes que establece

la ley para reportar la información de sus clientes.

Beneficios del reporte de información

El reporte de información les ayuda a nuestros afiliados a minimizar el riesgo operativo a lo largo de

todo el ciclo de crédito, al contar con bases de datos completas y actualizadas que permiten:

Validar la identidad y datos de contacto de sus clientes.

Conocer cómo pagan todas sus obligaciones y el estado de las mismas.

Decidir cuánto crédito le otorgan, de acuerdo con el comportamiento de los pagos.

Administrar su cartera eficientemente, de acuerdo con los estados de mora reportados.

Información solicitada

La información que solicitamos se divide en dos grupos:

La relacionada con las obligaciones o créditos que tengan de sus clientes, en la cual se

contemplan aspectos como la identificación del titular de la obligación, las condiciones de la

obligación, los valores de la obligación y los saldos y estado de la obligación.

La relacionada con los datos socio demográficos, como identificación, datos de ubicación,

aspectos financieros y situación laboral.

Requisitos

El proceso de reporte de información a DataCrédito debe hacerse de manera mensual,

durante los 10 primeros días del mes siguiente al corte.

La información reportada debe ser tanto positiva como negativa.

El reporte debe construirse en una plantilla de Excel, diseñada especialmente para el

proceso y suministrada a su empresa por nosotros. El envío del reporte se debe hacer a

través de nuestro aplicativo FACILIDAT, con lo cual se garantiza la seguridad en el manejo

de los datos, pero si su empresa posee un software contable que permite exportar

información, es posible que envie un archivo plano a través de nuestra aplicación

“Intercambio de Información”. Tenga en cuenta que para enviar el archivo usted debe contar

con clave de acceso a nuestro portal y estar previamente autorizado por el representante

legal de su empresa.

Diligenciamiento de la base de datos

Ingresar a Facilidat

1. Autentíquese con sus credenciales de acceso al portal de servicios para empresas.

Acceda al módulo de Empresas de nuestro sitio web y autentíquese.

2. El sistema le presentará un formulario para configurar su segunda clave. La

segunda clave será una pregunta.

El sistema presentará un listado de preguntas de la cual deberá seleccionar una

y responderla junto con la confirmación. Esta pregunta le será realizada cada

vez que ingrese al portal:

3. El sistema le presentará un formulario para configurar su segunda clave. La

segunda clave puede será una pregunta.

Una vez responda la pregunta de clic sobre el botón enviar.

4. Ubíquese en el módulo denominado “Servicios en línea” y dé clic en el vínculo

“Aplicaciones”.

Del menú de productos asignados a su empresa, y a los que usted puede acceder, dé clic en el

vínculo denominado Facilidat.

Dé clic en el enlace “Facilidat”.

Es posible que la aplicación muestre un mensaje de seguridad del Navegador de Internet, al cual

debe hacer clic en la opción “Sí”.

A. Descargar la plantilla y guardarla en su equipo

Al ingresar a Facilidat, el sistema presentará un enlace para descargar un documento en formato

Excel. Cuando finalice la descarga, guarde el archivo en el espacio que usted prefiera de su equipo

de cómputo, luego abra el archivo desde la ruta en la cual lo guardó. Es importante que no cambie

el nombre.

De clic Izquierdo con el Mouse sobre el archivo

Seleccione “Guardar”.

Seleccione en qué lugar de su equipo de cómputo desea guardar el archivo

De clic en “Abrir”.

Importante: no cambie el nombre del archivo, pues de lo contrario puede generar problemas con su

cargue en DataCrédito

B. Habilitar macros

Para diligenciar la plantilla es necesario que habilite los macros. Si usted tiene Excel 2003 instalado

en su equipo, siga con atención los pasos que se muestran en pantalla:

Configuración de macros para Excel 2003

Dé clic en “Habilitar macros”.

Dé clic en el Menú “Herramientas”, luego en “Macro” y posteriormente en “Seguridad

En la pestaña “Nivel de Seguridad” debe seleccionar la opción que dice: Medio. Puede

elegir ejecutar o no macros que probablemente no son seguras

Por último, en la pestaña “Editores de confianza” debe chulear las dos opciones que se

encuentran en la parte posterior. Dé clic en Aceptar.

Si, en cambio, la versión de Excel instalada en su equipo es 2007, los pasos para habilitar y

configurar macros son los que aparecen en pantalla. Sígalos con atención:

Dé clic en la parte superior izquierda (logo de Excel) y luego en el botón “Opciones de

Excel

Ingrese a la opción “Centro de confianza” y luego a “Configuración del centro de confianza

Dé clic en la opción “Configuración de macros” y seleccione las opciones “Deshabilitar

todas las macros excepto las firmadas digitalmente” y “Confiar en el acceso al modelo de

objetos de VBA

Dé clic en el botón “Aceptar”.

C. Validar información en la plantilla

Una vez abra el documento, con la debida configuración de macros, podrá trabajar sobre la plantilla.

A continuación, le mostraremos en detalle los campos que usted debe completar.

Diríjase al botón “Modificar configuración” si quiere cambiar los campos “Fecha reporte” y “Tipo

de entrega” que aparecen en la plantilla.

Pulse “Modificar configuración” si desea cambiar los datos de la fecha de reporte y el tipo de

entrega.

Posteriormente, debe completar los registros. Tenga en cuenta que cada uno de los encabezados

de las columnas cuenta con una descripción y la especificación del código que se debe relacionar

según el tipo de identificación del registro. Por ejemplo, el código 1, en la columna encabezada por

tipo de identificación, corresponde a cédula de ciudadanía.

Tenga en cuenta que la cantidad máxima de registros para cada envío es de cinco mil.

Complete los registros. Puede orientarse con la descripción presentada en los

encabezados

Recuerde que la capacidad máxima es de 5.000 registros

Una vez haya completado los registros, debe validar los datos. Para ello, presione el botón validar;

si persiste algún error se emite un mensaje en el sistema y se resalta la respectiva casilla en color

azul para su fácil ubicación, así como la explicación de la causa del error para que sea fácilmente

identificado y corregido.

Presione el botón “Validar” para verificar la información

Si se presenta un error se presenta una ventana de alerta y se resalta la casilla en color

azul, junto con una sencilla explicación.

Una vez realizados los ajustes, se presiona nuevamente el botón validar y una vez se emita el

mensaje de confirmación en el sistema, el archivo estará listo para ser enviado.

Este se guardará automáticamente en la misma ruta donde se guardó la planilla en el momento en

que se descargó. Recuerde que el archivo generado es un archivo tipo texto o txt que debe

ser comprimido en ZIP para realizar el cargue.

Se presiona nuevamente el botón validar y se espera el mensaje de confirmación

Guarde los cambios en el archivo

Importante: El archivo se guarda automáticamente en la misma ruta donde usted guardó la

planilla.

D. Envío del Reporte

Una vez finalizados los registros en la plantilla de Excel, debe enviar el archivo. Para ello debe

ingresar de nuevo con sus credenciales a nuestro portal de servicios, dar clic en aplicaciones y

diríjase a Facilidat.

Para enviar el reporte a DataCrédito, debe dirigirse nuevamente a Facilidat

Una vez ingrese al módulo de cargar planilla seleccione el tipo de archivo a cargar (hábito de pago

o cliente)

E. Así mismo, debe relacionar la dirección de correo electrónico a la cual desea recibir

información sobre su reporte; así podrá saber si fue rechazado por presentar algún error

o si fue cargado exitosamente.

F. Dé clic en examinar para cargar el archivo plano generado (formato txt y comprimido

en .Zip). Ubique el archivo que ha almacenado en su equipo y haga clic en “Abrir”.

Finalmente acepte los términos legales y presione el botón “enviar archivo”.

Seleccione el tipo de Archivo a cargar, según el archivo que desee enviar

Relacione su dirección de correo electrónico

Haga clic en “Examinar” y adjunte el archivo almacenado en su equipo de cómputo

Acepte los términos legales y presione “Enviar archivo”.

Al finalizar el proceso de cargue se generará un aviso como el que se presenta en pantalla. Si en el

mensaje se confirma que el archivo fue cargado satisfactoriamente significa que su reporte se envió

a DataCrédito.

Inmediatamente recibirá un correo en el cual se especifica si el reporte fue aceptado o rechazado

por presentar alguna inconsistencia

Si no lo recibe puede ser que no se cargó correctamente para ser validado.

E. Revisión y corrección de inconsistencias

Si su archivo fue subido con éxito pasados 3 días deberá ingresar a nuestra aplicación RAI (Reportes

de Actualización de Información) y validar los resultados del cargue de la planilla

Acceda a la “capacitación para la entrega de información a través de FACILIDAT”, disponible en

módulo Empresas. Si requiere información detallada sobre el procedimiento para corregir eventuales

inconsistencias que le notifiquemos de los reportes enviados por usted.

Como fuente de información, la Ley de Habeas Data establece los siguientes deberes para reportar

la información de sus clientes:

Garantizar que la información sea veraz, completa exacta, actualizada y comprobable

Reportar de forma periódica y oportuna a DataCrédito Experian las novedades de la

información

Rectificar la información cuando sea incorrecta y notificarla a DataCrédito Experian

Atender las consultas y reclamos de los titulares de la información en los plazos establecidos

por la Ley e informar a DataCrédito Experian cuando un dato se encuentre en discusión por

el titular

Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular para reportar su

información y certificar la misma semestralmente a DataCrédito Experian

Comunicar al titular de la información el:

- Número de crédito

- Monto

- Y tiempo de mora

Veinte días calendario antes de enviar un reporte negativo

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