COMO FAZER UMA BOA AUDITORIA

Qualidade e Meio Ambiente ISO 19011

Definições

Processo sistemático, documentado e independentepara obter evidências de auditoria e avaliá-lasobjetivamente para determinar a extensão na qual oscritérios de auditoria são atendidos.

Auditoria

BS 8800Exame sistemático e independente, sempre que possível, paradeterminar se as atividades e os resultados correlatos estão deacordo com as disposições planejadas e se estas estãoefetivamente implementadas e são adequadas para atingir a políticae os objetivos da organização.

Exame sistemático para determinar se as atividades e os resultadoscorrelatos estão de acordo com as disposições planejadas e seestas estão efetivamente implementadas e são adequadas paraatingir a política e os objetivos da organização

OHSAS 18001

Definições

Auditoria

Auditorias em Sistemas de Gestão

Atividades Sistemáticas

• Detectar vícios• Avaliar degradação

Atividades Independentes

• Não pertencer à área auditada• Ter mente aberta

Critérios de auditorias adotados

• Eficácia (“O que fazer”)• Eficiência (“Como fazer”)

As Auditorias . . .

• Verificam Conformidade• Avaliam controles (diferentes de inspeção)• Não possuem caráter punitivo• Constituem processo amostral

Auditor - Pessoa com competência para realizar uma auditoria.

Cliente da Auditoria - Organização ou pessoa que solicita uma auditoria.

Auditado - Organização que está sendo auditada.

Constatação de Auditoria - Resultados da avaliação de evidências deauditoria coletada e comparada com os critérios de auditoria.

Evidência de Auditoria - Registros, apresentação de fatos ou outrasinformações pertinentes aos critérios de auditoria, e verificáveis.

Critério de auditoria - Conjunto de políticas, procedimentos ourequisitos.

IDÉIAS E CONCEITOS COMUNS PARA AS NORMAS ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001

E BS 8800

LÍDER DE EQUIPE DA AUDITORIA

ZELAR PELA QUALIFICAÇÃO DO GRUPO

DISTRIBUIR TAREFAS DENTRO DO GRUPO

PREPARAR, CONDUZIR, RELATAR, VERIFICAR UMA AUDITORIA

CONDUZIR REUNIÕES DE ABERTURA, PARCIAIS E DE ENCERRAMENTO

RESOLVER “IMPASSES CRÍTICOS”

FAZER COM QUE A AUDITORIA ATINJA SEU OBJETIVO

ATENDER TODAS AS ATRIBUIÇÕES DO AUDITOR

AUDITOR

ZELAR PELA SUA QUALIFICAÇÃO

PERMANECER ATENTO E REPORTAR AS NÃO CONFORMIDADES

SER IMPARCIAL E OBJETIVO

ESCLARECER DÚVIDAS PERTINENTES E EVITAR DISPUTAS

MANTER A CONFIDENCIALIDADE E A ÉTICA

ATRIBUIÇÕES DAS PARTES ENVOLVIDAS NA AUDITORIA

AUDITADO

COMUNICAR AO SEU PESSOAL SOBRE A AUDITORIA

COMPARECER AOS COMPROMISSOS COM O AUDITOR

DESIGNAR OS CANAIS DE COMUNICAÇÃO

FACILITAR O ACESSO ÀS FUNÇÕES, ÁREAS E INFORMAÇÕES PERTINENTES

PROVIDENCIAR AS AÇÕES CORRETIVAS / PREVENTIVAS CABÍVEIS

CLIENTE DA AUDITORIA

DETERMINAR A NECESSIDADE E INICIAR A AUDITORIA

DESIGNAR AUDITORES E ESCOLHER / ACORDAR CRITÉRIOS DE AUDITORIA

DEFINIR O ACESSO AOS RESULTADOS (CONSENSO COM O UDITADO)

RECEBER OS RESULTADOS DA AUDITORIA E CONSENSAR AS AÇÕES CABÍVEIS

ATRIBUIÇÕES DAS PARTES ENVOLVIDAS NA AUDITORIA

Tipos de Auditoria

Finalidade

Auditoria de adequação ou conformidade

Interação entre as partes

Auditoria de primeira, segunda ou terceira partes

Objeto de auditoria

Processo, produto ou sistema

PLANEJAMENTO

* ESCOPO* OBJETO* OCASIÃO* CRITÉRIOS DE AUDITORIA

PREPARAÇÃO

* ESTUDO DOS DADOS* LISTAS DE VERIFICAÇÃO* NOTIFICAÇÃO

CONDUÇÃO

* REUNIÃO DE ABERTURA* EXECUÇÃO* REUNIÃO DE ENCERRAMENTO

RELATO

* VERBAL* DOCUMENTADO

AÇÃO PREVENTIVA / CORRETIVA

* ÁREA AUDITADA* CONSENSO

AVALIAÇÃO DA EFETIVIDADE

* NOVA AUDITORIA* ENVIO DE DOCUMENTOS / REGISTROS

AVALIAÇÃO DAS AUDITORIAS

* GRUPO AUDITOR* AUDITADO

SISTEMÁTICO

Etapas das Auditorias

ESCOPO

Definido pelo cliente da auditoria, com o apoio do auditor líder e consenso com auditado, considerando o objetivo da auditoria, tempo e recursos

PLANEJAMENTO DAS AUDITORIAS

OBJETIVO

Pode ser conformidade da documentação (auditoria de adequação) e/ou conformidade da implementação (auditoria de conformidade)

CRITÉRIOS DE AUDITORIA

Definido pelo cliente da auditoria e confirmado pelo auditado

GRUPO AUDITOR

Designado considerando-se

Critérios de auditoriaTipo de organização e processosCapacidade de comunicaçãoRequisitos legais aplicáveis

OCASIÃO

Definida considerando-se

Alterações no sistema de gestãoRequisitos legaisAções corretivas e preventivas

PLANEJAMENTO DAS AUDITORIAS

ATIVIDADES A REALIZAR

CONTATOS COM O AUDITADO* SOLICITAÇÃO DE DOCUMENTOS (CONFIDENCIALIDADE)* CONFIRMAÇÃO DOS PARÂME- TROS PLANEJADOS

GRUPO AUDITOR* DISTRIBUIÇÃO DE TAREFAS PELO LÍDER DE EQUIPE DA AUDITORIA * CONFECÇÃO DA AGENDA DA AUDITORIA * PREPARAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE TRABALHO

VISITAS ÀS INSTALAÇÕES* SE NECESSÁRIO E VIÁVEL

Preparação para a Auditoria

EXEMPLO DE LISTA DE VERIFICAÇÃOEXEMPLO DE LISTA DE VERIFICAÇÃO

Lista de Verificação

Área: Produção (PD) Responsável: Paulo Roberto Entrevistado: Pedro

Data: 20/09/05 Auditor: João Marcos Pág.: 01/06

Referência Objeto de Auditoria Observações

ISO 9001 / 6.3 e PRQ-09, rev. 01, item 5.3.

Verificar a definição dos equipamentoscríticos de processo para a qualidade eaprovação do plano de manutenção.

A definição não considera asutilidades (vapor e ar). O plano RQ-03de 10/06/05 não está aprovado.

ISO 14001 / 4.4.6 ePRA-06, rev. 03, item3.2.

Verificar a coerência entre os impactosambientais significativos e os equi-pamentos que recebem manutençãopreventiva e a aprovação e distribuição doplano de manutenção.

OK

OHSAS 18001 / 4.4.6 ePRS-10, rev. 00, itens3.5 e 3.6.

Verificar como está estabelecida a interfaceentre a análise de risco e os controles(medidas pró-ativas e rea-tivas) para amanutenção.

Plano em modificação, não estandodisponível a versão antiga (R-08 de05/07/05).

ETAPAS NA CONDUÇÃO DE AUDITORIAS

Reunião de abertura

Visita às instalações

Condução da auditoria

Reuniões parciais com o auditado

Reunião de encerramento

CONDUÇÃO DAS AUDITORIAS

Apresentação dos auditores

Nas auditorias internas, muitas vezes é dispensável

REUNIÃO DE ABERTURA

Confirmação do panejamento

Escopo, objetivo e critérios de auditoria

Confirmação da agenda

Alterações devem ser feitas, se necessário

Confirmação dos arranjos administrativos

Transporte, almoço, sala de reunião e etc.

Confirmação dos contatos

Auditados e demais envolvidosGuia de auditoria

REUNIÃO DE ABERTURA

Interferir, se necessárioConhecer objeto e critérios de auditoriaNão é auditado (a princípio)

Características principais

Coordenada pelo auditor líderRápida e objetivaConfirmação de parâmetrosEsclarecimento de dúvidas

Visitar as instalações

Se necessário, antes da condução da auditoriaApenas observar. Interferir em situações de risco

CONDUÇÃO DA AUDITORIA

Coletar evidências por meio de

Entrevistas, documentos, registros e observações de atividades

Realizar amostragem

Aleatória e em quantidade “suficiente”

Utilizar documentos de trabalho

Listas de verificação (diretriz)Realizar anotações necessárias e reportar eventuais nãoconformidades “na hora” (verbalmente, pelo menos)

Utilizar técnicas de rastreamento

Direto (“trace forward”), inverso (“trace back”) e/ou aleatório

(“trace random)

CONDUÇÃO DA AUDITORIA

Interferir o mínimo possível

Solicitar permissão

Gerenciar o tempo da auditoria

Alterar agenda, se necessário, em comum acordo com oauditado

Reuniões parciais com o auditado

Objetivo: consolidar os resultados da auditoria

Envolver os auditados do dia (no mínimo)

Realizá-la ao término do dia ou no início do dia seguinte

> Facilita a reunião de encerramento> Reuniões semelhantes podem ser feitas apenas com auditores

Reportar eventuais não conformidades ou observações

Reapresentação dos auditores

Se necessário, quando estiverem presentes pessoas que não

estavam na reunião de abertura

REUNIÃO DE ENCERRAMENTO

Agradecimentos ao auditado

Cooperação e tempo dedicado, por exemplo

Reconfirmação do planejamento

Escopo, objetivo e critérios de auditoria

Reconfirmação da agenda

Destacar eventuais alterações

Apresentação dos pontos de “maior preocupação” e “positivos”

Resumidamente

Entrega dos relatórios individuais de não conformidade

Se previsto no procedimento de auditoria ou outroprocedimento. Caso contrário, acordar prazo.

REUNIÃO DE ENCERRAMENTO

Esclarecimento de dúvidas,

Se existirem

Características principais

Coordenada pelo auditor líderRápida e objetivaConfirmação de parâmetrosEsclarecimento de dúvidas

* CARACTERÍSTICAS PRINCIPAISCONFIDENCIALIDADEPRAZO DE ENTREGA DO RELATÓRIO: O MAIS RÁPIDO POSSÍVEL

* RELATO VERBALAO CONSTATAR UMA NÃO CONFORMIDADE DURANTE A EXECUÇÃODA AUDITORIAAO REALIZAR REUNIÕES PARCIAIS COM O AUDITADOAO REALIZAR A REUNIÃO DE ENCERRAMENTO

* RELATO DOCUMENTADONÃO CONFORMIDADES REAIS E /OU POTENCIAISCONCLUSÃO FINALRELATÓRIOS ENTREGUES AO AUDITADO INDIVIDUAIS DE NÃO CONFORMIDADES REAIS OU POTENCIAIS

GERENCIAL COM CONCLUSÃO FINAL

RELATO DE AUDITORIA

Data: / / Padrão: Item / Procedimento: Nº:Auditor/Emitente: Auditado:

1 Constatação:

Dimensão: Qualidade Meio Ambiente SSO2 Pertinente? Sim Comentários:

Não

3Análise Severidade

Menor MaiorF Esporádica Negligível Marginalre Sistemática Importante Catastróficaq

Disposição:4 Causa Raiz: Responsável: Data: / /

6 Ação Corretiva: Responsável: Data: / /

7 Acompanhamento: Responsável: Data: / /

8 Ação Corretiva Eficaz? Sim Não Evidências:

Responsável: Data: / /9 Procedimento modificado? Sim Não Procedimento Alterado:

Modificações:

Relatório Individual de NC

NÃO CONFORMIDADES

POTENCIAISREAIS

AÇÃO CORRETIVA AÇÃO PREVENTIVA

AUDITADO

AUDITOR

Ações Corretivas e Preventivas nas Auditorias

> Identificar a causa> Propor solução> Implementar solução

> Avaliar efetividade

* RESPONSÁVEL LÍDER DE EQUIPE DA AUDITORIA OU AUDITOR DESIGNADO

* FORMA DE AVALIAÇÃO NOVA AUDITORIA ENVIO DE DOCUMENTOS AO AUDITOR OU LÍDER ENVIO DE REGISTROS AO AUDITOR OU LÍDER PRÓXIMA AUDITORIA

* FORMA DE DOCUMENTAÇÃO RELATÓRIO INDIVIDUAL DE NÃO CONFORMIDADE RELATÓRIO GERENCIAL (CONCLUSÕES)

Avaliação da efetividade das ações preventiva e corretiva

Formação acadêmica, superior ou técnica, apropriada à atividade, produto ou serviço associado ao sistema degestão.

Registros profissionais e/ou outros requisitos exigidos pela organização ou entidade auditora (por exemplo,CREA, CRA etc).

Formação específica em técnicas e mecanismos de auditoria e/ou certificação como auditor por entidadeespecífica ou conforme a necessidade.

Conhecimento de estilos, tipos e fundamentos de gerenciamento utilizados.

Conhecimento e aplicação de um código de ética ou outras diretrizes específicas.

Conhecimento de disciplinas contábeis e sistemas de custeio

Conhecimento de técnicas de planejamento e investigação e resolução de problemas.

Experiência em todas as etapas do processo de auditoria.

Conhecimento de técnicas estatísticas de uma maneira geral, particularizada para cada sistema de gestão.

Conhecimento da cultura da organização, o que abrange as suas estratégias de negócios, seus hábitos,comportamentos, atitudes e crenças, particularmente o tratamento dado ao conflito entre o compromisso com amelhoria contínua o real interesse, necessidade e/ou a exequibilidade de melhoria.

Conhecimento da teoria da crise gerencial e de sua inter-relação com o intercruzamento de fatores como custos,

comprometimento, estrutura e disciplina organizacional, contingências, paradigmas, poder, status, comunicação,tempo e recursos.

Conhecimento e capacidade de discernimento para verificar a consistência entre a política, os objetivos, as

metas e o conteúdo do programa documental que constitui os sistema.

QUALIFICAÇÃO TÉCNICA DOS AUDITORESREQUISITOS BÁSICOS

QUALIFICAÇÃO TÉCNICA DOS AUDITORESSISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE

- ISO 19011 e outras referências -

Conhecimento das normas aplicáveis ao sistema de gestão da qualidade (ISO 9001, por exemplo),bem como outras normas pertinentes (ASTM, SAE, JIS, DIN, ABNT e etc).

Conhecimento de técnicas específicas de custeio da qualidade.

Conhecimento de técnicas estatísticas aplicáveis a inspeções por amostragem, projetos deexperimentos, confiabilidade, controle estatístico de processo e outros tópicos aplicáveis daestatística descritiva e inferencial.

Certificações de engenheiro da qualidade, auditor da qualidade, engenheiro da confiabilidade,gestor da qualidade e outras que possam ser necessárias, dependendo da organização ouentidade auditora.

Conhecimento de técnicas de gerenciamento de projetos (PERT e CPM, por exemplo) eferramentas preventivas de projeto (FMEA e FMECA, por exemplo).

Conhecimento de legislação associada a requisitos específicos da qualidade e aplicáveis àatividade, produto ou serviço submetido à auditoria.

Conhecimento de técnicas modernas destinadas à melhoria da produtividade, tais como Kan Ban,JIST e TPM dentre outras.

QUALIFICAÇÃO TÉCNICA DOS AUDITORESSISTEMA DE GESTÃO AMBIENTAL- ISO 19011 e outras referências -

Conhecimento da ciência e tecnologia ambiental para compreender o levantamento de aspectos eimpactos ambientais e a respectiva consolidação dos mesmos em objetivos e metas;

Conhecimento de legislações e regulamentos, o que inclui, dentre outros, condições de licenças,limites estatutários, resultados de visitas de autoridades reguladoras, mudanças potenciais nalegislação, compensações, reclamações e processos judiciais.

Conhecimento de sistemas de gestão ambientais e de normas contra as quais as auditorias podemser realizadas, tais como ISO 14001; e

Conhecimento de como avaliar resultados de balanços de massa, de energia e de momento, o queimplica coerência do modelo adotado e justeza e fidelidade desses resultados em relação aomundo real.

Visão de partes interessadas, o que abrange, dentre outros, os registros de reclamações,pesquisas de mercado e de satisfação, meios de comunicação para reporte e auditoriasextrínsecas destas partes na organização.

Análises de riscos inferenciais e dedutivas que correlacionem causas aos efeitos conectados eavaliem a criticidade ou significância destes efeitos em relação à magnitude ou seriedade dasconsequências de ocorrência e à probabilidade de ocorrência, ou de outro modo que classifiquemtais efeitos em relação à sua torelabilidade em relação a limites pré-estabelecidos.

Conhecimento de fatores tecnológicos, o que significa, dentre outros, níveis de pico, toxidade,sensibilidade de receptores, taxa de degradação, solubilidade, volatilidade, poder de absorção,hidrólise e fotólise, reações secundárias, bioacumulação e microbiologia.

QUALIFICAÇÃO TÉCNICA DOS AUDITORESSISTEMA DE GESTÃO BS 8800/OHSAS 18001

Conhecimento da ciência da ergonomia e da engenharia de fatores humanos,particularmente da avaliação da habilidade de vigilância humana em condições de"stress" variável, de cansaço face a situações de tarefas simplórias e repetitivas, bemcomo dos efeitos das condições ambientais de ruído, vibração, odor, poeira,temperatura e outras.

Conhecimento e capacitação para interpretar análises de risco e/ou de situações deperigo no campo da segurança e da saúde ocupacional, com ou sem a inclusão deavaliação probabilística e de criticidade formais

Conhecimento e capacitação para interpretar a legislação, os regulamentos, as normase/ou os acordos formais aos quais a organização auditada se subscreve ou deve sesubmeter no campo da segurança e da saúde ocupacional.

Conhecimento para avaliar fatores econômicos que impactam recursos, ganhos eperdas realizadas pelo sistema.

Conhecimento e capacitação para verificar os meios tecnológicos e os resultados demedição da saúde e de proteção da integridade ser humano, do meio ambientepróximo e das instalações, bem como para avaliar os efeitos ambientais e de níveisoperacionais, inclusive de tempo de trabalho e de exposição, sobre a saúde e sobre aintegridade física do ser humano e das instalações.

Conhecimento e capacidade de conduta para limitar o reporte da auditoria no nível daorganização caso detecte-se desobediência à legislação, regulamentos, normas ouacordos, mantendo ou cancelando a auditoria de acordo com as prescrições denormas que regem o desempenho da auditoria em curso.

PERFIL DE PERSONALIDADE DOS AUDITORESCARACTERÍSTICAS BÁSICAS - SISTEMA GENÉRICO

Boas maneiras para se dirigir às pessoas e expor suas idéias, afinal o auditor está conduzindo aauditoria na "casa do auditado".

Integridade, tratando as informações com a devida confidencialidade e respeitando o auditado ehabilidade para comunicação verbal, escrita e física, bem como para perceber e entender o contextodentro do qual a auditoria está sendo conduzida.

Habilidade para saber ouvir, com paciência e real interesse, e para se expressar demostrando confiança,segurança e conhecimento e humildade, para aprender junto com o auditado conhecimentos técnicos eexperiência no trato das pessoas.

Independência de idéias e de espírito, isento de paradigmas e pré-julgamentos que possamcomprometer a imparcialidade do auditor, sendo capaz de distinguir entre asserção e avaliação.

Organização na forma de questionar, utilizar os documentos de trabalho e se comunicar com o auditadoe liderança, se auditor líder, e capacidade de trabalhar em grupo, respeitando cada membro da equipe.

Persistente, curioso e determinado na investigação e julgamento justo, habilidades analíticas etenacidade, para (i) perceber situações de forma realista; (ii) entender operações complexas a partir deuma perspectiva ampla; e (iii) compreender o papel de unidades individuais dentro de uma organização

Capacidade de obter e avaliar evidência objetiva com justiça; de permanecer fiel ao propósito da

auditoria; de avaliar os efeitos das conclusões da auditoria e das interações pessoais

Dedicação e suporte ao processo de auditoria; reação efetiva em situações de pressão; conclusõesgeralmente aceitáveis; e fidelidade a uma conclusão

Desafios do Auditor

Primeiro desafio

Lidar com pessoas

Acrescida de respeito: harmonia, transparência e ganhos mútuos

Estabelecer confiança

Acrescida de credibilidade: reconhecimento da competência (treinamento e experiência) Segundo desafio

Distinguir entre avaliação e asserção

Integridade, imparcialidade, objetividade e profissionalismo

Exige do auditor

Capacidade de distinguir julgamentos de fatos

“O tempo está nublado”“O tempo está ruim”

A comunicação na auditoria ....

Qualificação inicial do auditado:

Chame-o pelo nome

Converse sobre assunto comum; observe canais de comunicação e busque a empatia

Quebre o “gelo” inicial

Exemplo: “O auditor é apresentado ao auditado, gerente da área. Depois de apresentado, faz o seguinte questionamento:

- Qual a sua opinião sobre o processo de auditoria interna para preparar o sistema da qualidade para a auditoria de certificação?”

- Eu vejo todo este trabalho como uma forma objetiva e transparente de conseguirmos melhorias significativas em nossas atividades rotineiras.

- E vocês já conseguiram muitas melhorias?

- Sim, claro. Veja este quadro com os principais indicadores da qualidade...”

A comunicação na auditoria .... Ouça o auditado:

Conduza o diálogo

“O que”, “Quando”, “Como”, “Onde” e “Por que” (observe a hierarquia)

Não demonstre sinais de impaciência ou distração

Faça perguntas do tipo “aberta”

“Mostre-me”

Obter respostas “Sim” ou “Não”

Faça perguntas do tipo “fechadas”

Fornecer alternativas no questionamento

Faça perguntas do tipo “alternativas”

Lembrar que o auditor é visita e que deve “relaxar” o auditado

Considere a ansiedade do auditado

Comunicação

Situações típicas de auditoria ....

O auditado ....

Fala demais, desviando o assunto É resistente

Discorda das eventuais não conformidades Prepara “balão fixo” Chega atrasado Solicita sugestões

E durante a auditoria ....

O tempo planejado é insuficiente O fato gera dúvida ao auditor quanto à existência de uma não conformidade A independência do auditor é “ameaçada” Outras pessoas tentam “ajudar” o auditado