communication ethics with email

8/19/2019 Communication Ethics With Email

1/8

ETIKA BERKOMUNIKASI MENGGUNAKAN SUREL (E-Mail)

HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA (HIMATEKK)

FTI-ITS 2015/2016

Demi terciptanya profesionalitas kerja dalam berkomunikasi, maka sebaiknya

HIMATEKK memperhatikan etika berkomunikasi yang baik agar informasi yang

kita sampaikan melalui surel E!mail" dapat diterima dengan jelas, baik, sopan,

dan profesional#

BAB IPRA ISI EMAIL (PRE-WRITING)

1 G!"a#a" Subject ($!%!l) &-'ail a" *&*!ai

• $unakan Subject yang sesuai dengan pembahasan untuk memudahkan

penerima e!mail menangkap informasi apa yang akan disampaikan#

• %angan merubah Subject jika sudah terjadi saling membalas e!mail#

• %ika pembahasan berubah menjadi topik yang lain, maka diharapkan untuk

membuat e!mail baru dengan Subject baru yang sesuai#

2 K&"ali basic %a+i Pre-Writing

• T, &erisi alamat atau email utama yang akan dituju, apabila broadcast

mengirim ke banyak alamat atau email" lebih baik menggunakan &''

daripada daftar To yang terlalu banyak

• .. (Carbon Copy) $unakan ini untuk diisi dengan alamat atau email lain

selain alamat atau email penerima utama# (emua alamat email yang ada

di kolom ini, akan mendapatkan copy atau lampiran dari email terkait#

(emua orang yang berada di kolom '' ini juga akan dapat melihat alamat

atau email lainnya yang berada di kolom To dan ''#

• B.. (Bli"% .a+," .,) (ama halnya dengan '', semua alamat

email yang berada di kolom ini akan menerima copy lampiran" dari email#

&edanya adalah semua penerima, baik itu di kolom To, '' atau &'' itu

sendiri tidak akan dapat melihat alamat email orang lain yang berada di

kolom &''#


2/8

G!"a#a" B.. (Bli"% .a+," .,) %a" .. (.a+," .,) %&"a"

&a

• (ebaiknya hindari menggunakan &'' karena penerima yang di!&''!kan

tidak mengetahui kepada siapa saja pengirim telah mengirim isi e!mail

tersebut# %ika ingin agar penerima sekedar mengetahui e!mail itu saja,

maka sebaiknya menggunakan ''#

• $unakan &'' saat mengirim ke daftar distribusi yang besar broadcast"

sehingga penerima e!mail tidak perlu melihat daftar nama penerima e!

mail yang panjang#

3 R&4,+'a aa! &"ai forward 7 A"%a

• %ika suatu pesan dianggap penting untuk di!forward kepada pihak lain,

sempatkan untuk di!for)ard kepada pihak lain, sempatkan pula untuk

menghapus tanda yang biasanya muncul, seperti *+ atau lainnya#

• -apikan kembali isi dan format pesan yang akan di!forward# %ika suatu

pesan di!for)ard masih dalam kondisi tidak rapi, penerima pesan akan

merasa Anda orang malas dan tidak menghargai orang lain#

5 Ti%a# '&"&+!*#a" &-'ail &+a"ai8 *&+a i"%a+i &-'ail !a"ing8

#un$ 8 %oa& %a" SARA

• %ika menerima e!mail yang berisi cerita tidak penting, humor atau hal lain

yang meminta kita untuk meneruskan e!mail tersebut kepada sejumlah

orang, maka sebaiknya tidak dilakukan karena akan mengganggu orang

lain#

• Flaming adalah tulisan yang tidak sopan, bernada tinggi atau menghina#

• Junk adalah pesan yang tidak berguna yang biasanya membuat orang lain

terganggu#

• Hoax adalah sesuatu yang sebenarnya tidak ada atau hanya palsu yang

dibuat sedemikian rupa sehingga orang lain menjadi percaya#

• (A-A (uku, Agama, -as, Analogi" oleh sebab itu hindari menulis e!mail

yang berdasarkan pada sentimen.melecehkan orang lain yang

berhubungan dengan (A-A#


3/8

6 $a"a" '&"i+i' aa! '&'ala* &'ail a" '&"a"%!" !"*!+

,+",

9 B&+i#! a%ala :,", &"!"aa" T,8 ..8 %a" B.. %i %!"ia K&+;a

To ke +a" #&+;a, '' ke #&ala %i


4/8

BAB II

I*i E'ail (Writing)

1 Ha!*la &*a" *&&l!'"a *aa A"%a '&'ala* &-'ail (rep!y )

• Anda harus menghapus isi pesan teks bila tidak diperlukan saat membalas

pesan tersebut#

2 M&'!lai

• Mulailah dengan =&a+ (i*i "a'a !;!a"), atau =&a+ All %ika mengirim

lebih dari / orang" apabila selisih umur dengan kita kurang lebih /0 tahun

• Mulailah dengan S&la'a ai/*ia"/*,+&/'ala' (i*i "a'a !;!a")8

S&la'a ai/*ia"/*,+&/'ala' S&'!a %ika mengirim lebih dari /

orang" apabila selisih umur dengan kita jauh lebih dari /0 tahun"

• 'ontoh1 Dear Mas 2akhru3i, Dear Mas 43i, (elamat 5agi 5ak $una)an,

(elamat Malam (emua

La"*!" #& ,#,# &'aa*a"

• E!mail yang ditulis agar langsung ke pokok pembahasan To The Point ",

tidak perlu terlalu panjang# E!mail yang terlalu panjang dari seharusnya

membuat orang lain kurang tertarik untuk membacanya#

3 $a>ala *&'!a &+a"aa"

• (aat membalas e!mail, sebaiknya menja)ab semua pertanyaan yang

diberikan dengan singkat, padat, dan jelas

5 P&+ai#a" Baa*a a" %i!"a#a"• Tidak menggunakan huruf kapital huruf besar" pada semua kalimat.kata

karena hal tersebut dianggap sebagai teriakan, kecuali ingin memberikan

penekanan pada sebuah kata#

• Tidak menggunakan tanda seru secara berlebihan#

• %angan bergurau terlalu berlebihan karena tidak semua orang

menganggap sebuah gurauan itu lucu, kemungkinan ada yang

mempersepsikan gurauan itu sebagai hinaan, kritikan atau hal lainnya

yang bisa membuat orang lain tersinggung#


5/8

• $unakan bahasa yang digunakan juga harus se!formal mungkin kecuali

la)an kita menginginkan kita untuk tidak formal menghindari kekakuan"

6 O*i,"al (L&a##a" *&&l!' *i"a!+&)

• (ekiranya anda butuh bantuan untuk menyelesaikan masalah, gunakan 1

Pl&a*& #i"%l a%


6/8

BAB III

PAS.A ISI E-MAIL (P'ST-WRITING)

1 Ti%a# '&la#!#a" R&l All #& G+,! E-'ail ((istribution ist )

• Kirimkan e!mail ke $roup E!mail Distribution 6ist" hanya jika e!mail itu

berguna untuk setiap penerima#

• %ika ingin membalas e!mail pada orang tertentu di $roup E!mail tersebut,

maka kirimkan e!mail hanya ke orang tertentu tersebut saja#

• %angan membalas e!mail ke $roup -eply All" untuk hal!hal yang tidak

penting bagi para anggota group e!mail itu#

2 $a"a" '!%a &',*i8 &++,


7/8

B&* R&a+%*8

2akhru3i Asrial Efransyah

Head of HIMATEKK 90/:.90/;

;?@@0>?=>?

)))#himatekk!its#com

Institut Teknologi (epuluh 7opember (urabaya

9 S&&l!' %i#i+i'8 a:a !la"

• &aca ulang e!mail sebelum klik Send untuk memastikan semua yang ingin

disampaikan sudah tertulis lengkap# 'ukup sekali atau dua kali#

K,"@+'a*i (&+l! %i&+ai#a")

• Apabila pihak pengirim dan penerima email telah melakukan janji untuk

berkirim email, sebaiknya setelah mengirim email segera konrmasi sms

atau telpon namun diutamakan telpon" kepada pihak penerima agar

penerima email dapat segera mengecek emailnya#

http://www.himatekk-its.com/http://www.himatekk-its.com/


8/8

BAB I

LAIN-LAIN ('T%ERS)

1 U"!# Sta* %a" Kai+, 'a!!" Secdept

• %angan lupa untuk meletakkan HoD dan HoH sebagai #arbon #opy ''"

saat Anda berkirim e!mail dengan pihak tertentu terutama eksternal

dosen, alumni, ataupun instansi"#

2 U"!# HOH %a" HO=

• Apabila staB sudah mulai tidak sesuai dengan etika mupun topik bahasan,

maka kabinet hendaknya segera melakukan klarikasi#

communication ethics with email

Documents