Communicating Results

Lectured by Dr. Siriluck SutthachaiAccounting lecturer

Faculty of Management Science Khon Kaen UniversityKhon Kaen, Thailand

Audit Reporting ProcessAuditor-in-charge Supervision/Director Auditee/Management

WP

Develop Audit Findings

Summary Sheet

Prepare DraftAudit Report

Draft Audit Report

Prepare FinalAudit Report

Final Audit Report

Report Distribution/Final Audit Report

Final Audit Report

Review

OK

Review

Review

Sign

OK

OK

Exit Interview

Response/PlannedActions

Review

OKNo

Yes

No

Yes

No Yes

No

Yes

Report Purposes

Inform Tell what they found

Persuade Convince management on the worth and validity of the

audit findings

Get results Move management toward change and improvement

Audit Report

Interim Report (รายงานระหว่างโครงการ) รายงานด้�ว่ยว่าจาหร�อเป็�นลายล�กษณ์�อ�กษรก�ได้� รายงานเมื่��อเป็�นกรณ์�เรงด้ว่นที่��ต้�องการการแก�ไข รายงานเมื่��อมื่�การเป็ล��ยนแป็ลงขอบเขต้การต้รว่จสอบ รายงานแจ�งคว่ามื่ค�บหน�าในการต้รว่จสอบกรณ์�โครงกา

รน�&นๆใช้�เว่ลานาน หร�อแจ�งย�ด้อาย*โครงการต้รว่จสอบ

Audit Report

Summary Report (รายงานสร*ป็) รายงานผลการต้รว่จสอบที่��กล��นกรองแล�ว่ว่ามื่�

คว่ามื่ส,าค�ญต้อผ.�บร/หารระด้�บส.ง Final Audit Report (รายงานการต้รว่จสอบ)

รายงานการต้รว่จสอบภายในอยางละเอ�ยด้ที่�&งว่�ต้ถุ*ป็ระสงค� ขอบเขต้การต้รว่จสอบ ข�อมื่.ลแว่ด้ล�อมื่ และผลการต้รว่จสอบ

รายงานมื่�การลงนามื่โด้ยผ.�อ,านว่ยการส,าน�กต้รว่จสอบภายในหร�อผ.�ที่��ได้�มื่อบอ,านาจ

Audit Report

Report should

beObjective

Clear

Concise

Constructive

Timely

Audit Report

Objective Report

Factual—รายงานข�อเที่�จจร/ง/ ส/�งที่��ต้รว่จพบจร/ง Unbiased—ไมื่มื่�อคต้/ ไมื่มื่�คว่ามื่เห�นหร�อที่�ศนคต้/สว่น

ต้�ว่กระที่บต้อการแสด้งคว่ามื่เห�นในรายงานการต้รว่จสอบ

Free from distortion—ไมื่มื่�การบ/ด้เบ�อนข�อเที่�จจร/ง Without prejudice—ป็ราศจากคว่ามื่ล,าเอ�ยง ไมื่

เล�อกที่��ร �กมื่�กที่��ช้�ง

Audit Report

Clear Report

Easily to understood—งายในการที่,าคว่ามื่เข�าใจ

Logical—สมื่เหต้*สมื่ผล

Avoiding unneccessary technical language—หล�กเล��ยงการใช้�ศ�พที่�ที่างว่/ช้าการ

Providing sufficient supportive information—มื่�ข�อมื่.ลสน�บสน*นอยางเพ�ยงพอ

Audit Report

Concise Report

To the point--ต้รงป็ระเด้�น Avoid unnecessary detail--หล�กเล��ยงการเข�ยนราย

ละเอ�ยด้ที่��ไมื่จ,าเป็�น Using fewest possible words to express thoughts--

หล�กเล��ยงการใช้�ค,าที่��เป็�นล�กษณ์ะการออกคว่ามื่ค/ด้เห�นสว่นต้�ว่

Audit Report

Constructive Report

Content and tone—หล�กเล��ยงการระบ*ช้��อบ*คคลที่��มื่�สว่นเก��ยว่ข�องในคว่ามื่ผ/ด้พลาด้ในหนว่ยร�บการต้รว่จสอบ

Help the auditees and organization—เป็�นป็ระโยช้น�ต้อผ.�ร�บการต้รว่จและองค�กร

Lead to improvement—น,าไป็ส.การป็ร�บป็ร*งงานให�มื่�ป็ระส/ที่ธิ/ภาพ

Timely Report

Issue without undue delay—รายงานต้ามื่ก,าหนด้เว่ลาที่��ว่างแผนไว่� Enable prompt action—พน�กงานมื่�เว่ลาที่��จะน,าไป็ป็ฏิ/บ�ต้/ต้ามื่ค,า

แนะน,า

Audit Report

Content

Purpose

Scope

Background Information

Summaries

Results of the audit

Audit Report Purpose

ว่�ต้ถุ*ป็ระสงค�ในการต้รว่จสอบ (Audit Objectives) เหต้*ผลในการต้รว่จสอบ (Why the audit was conducted) คว่ามื่ส,าเร�จที่��คาด้หว่�งไว่� (What it was expected to achieve)

Scope

ก/จกรรมื่ที่��ต้รว่จสอบ (Audited activities) ระยะเว่ลาที่��ต้รว่จสอบ (Time period audited) ก/จกรรมื่ที่��ไมื่ได้�ต้รว่จสอบ (Activities not audited) เที่คน/คการต้รว่จสอบ (Nature and extent of auditing

perform

Audit Report

Conclusion (opinions)

การป็ระเมื่/นผลกระที่บที่��จะเก/ด้ข6&นจากผลการต้รว่จสอบที่��มื่�ต้อหนว่ยร�บการต้รว่จสอบซึ่6�งป็ระเมื่/นโด้ยผ.�ต้รว่จสอบภายใน

การสร*ป็อาจเป็�นการพ/จารณ์าว่า ว่�ต้ถุ*ป็ระสงค�ในระด้�บก/จกรรมื่และเป็8ามื่ายที่��ต้�&งไว่�สอด้คล�องก�บว่�ต้ถุ*ป็ระสงค�องค�กรหร�อไมื่ และสน�บสน*นว่�ต้ถุ*ป็ระสงค�องค�กรจนสามื่ารถุที่,าให�ว่�ต้ถุ*ป็ระสงค�องค�กรบรรล*ผลได้� และอาจพ/จารณ์าว่า ก/จกรรมื่ที่��ร �บการต้รว่จสอบมื่�การป็ฏิ/บ�ต้/งานอยางที่��ว่างระบบไว่�หร�อไมื่

Audit Report

Background Information includes:

Organization unit and function

Relevant information

Status of prior audit report

Scheduled audit or requested audit

Summaries

Balance presentation of audit report content

Audit Report

Results of the audit

Findings

Conclusion

Recommendation

Corrective action/Auditee Accomplishment

Audit Findings Pertinent statement of FACT Emerged by a process of comparing “what should

be” with “what is” Based on the following attributes:

Criteria (หล�กเกณ์ฑ์�) Condition (ส/�งที่��เป็�นอย.) Cause (สาเหต้*) Effect (ผลกระที่บ)

Audit Findings

ข้�อเท็�จจริงหริ�ออนุ�มานุ ?

Audit Findings Criteria (what should be)

Standards—กฎ ระเบ�ยบ กฎหมื่าย ข�อบ�งค�บเก��ยว่ก�บเร��องน�&น มื่าต้รฐานว่/ช้าช้�พ มื่าต้รฐานส,าหร�บเร��องน�&นๆ

Measure—หนว่ยว่�ด้ที่��มื่�การก,าหนด้ข6&น Expectation used in making evaluation/ verification—หล�ก

ว่/ช้าการที่��ด้� หล�กสามื่�ญส,าน6กที่��ยอมื่ร�บก�นที่��ว่ไป็

Condition (what does exist)

Factual evidence found in the course of the examination--ส/�งที่��ป็ฏิ/บ�ต้/อย.จร/งในก/จกรรมื่ที่��ต้รว่จสอบและไมื่เหมื่�อนก�บหล�กเกณ์ฑ์�

Audit Findings

Cause (why the differences exist)

สาเหต้*/เหต้*ผลที่��ที่,าให�เก/ด้คว่ามื่แต้กต้างระหว่างภาว่ะที่��คาด้หว่�งก�บส/�งที่��ป็ฏิ/บ�ต้/อย.จร/ง

Effect (the impact of the difference)

The risk or exposure the auditee organization encounter because

the condition is not the same as the criteria—คว่ามื่เส��ยงหร�อคว่ามื่เส�ยหายที่��อาจจะเก/ด้ข6&น

Degree of risk is based on the effect that may have on the

organization’s financial statement—คว่ามื่มื่�สาระส,าค�ญของคว่ามื่เส��ยง

Audit Findings

กริณี�ศึ�กษา

Recommendation

Types of Audit Recommendation

No change in the current system

Modification of the current internal control system

Transfer risk e.g. purchasing insurance against risk,

outsourcing, hedge, share risk

Adjust the required rate of return on certain activities to

reflect the associated risk

Terminate the risk e.g. pulling out of the market, divest, etc.)

Recommendation

Recommendation should be: เป็�นแนว่ที่างในการแก�ป็<ญหาและลด้คว่ามื่เส��ยงได้� สามื่ารถุป็ฏิ/บ�ต้/ได้�จร/ง แก�ไขสาเหต้*ของป็<ญหาที่��เก/ด้ข6&น เหมื่าะก�บข�ด้คว่ามื่สามื่ารถุ คว่ามื่ร. � คว่ามื่เช้��ยว่ช้าญของ

ผ.�ร �บการต้รว่จที่��จะน,าไป็ป็ฏิ/บ�ต้/ เที่คโนโลย�ที่��มื่�สามื่ารถุรองร�บการป็ฏิ/บ�ต้/ของผ.�ร �บการ

ต้รว่จสอบ ใช้�ต้�นที่*น/คาใช้�จายที่��เหมื่าะสมื่ เป็�นไป็ได้� และสอด้คล�อง

ก�บคว่ามื่เส��ยง เป็�นการแก�ไขป็<ญหาในระยะส�&นหร�อในระยะยาว่ ให�ป็ระโยช้น�มื่ากกว่าต้�นที่*น/คาใช้�จายที่��เส�ยไป็

Corrective Action TakenCorrective Action Taken

ก/จกรรมื่ที่��ผ.�เข�าร�บการต้รว่จสอบได้�ป็ฏิ/บ�ต้/ต้ามื่ค,าแนะน,าในรายงานการต้รว่จสอบภายใน โด้ยการป็ฏิ/บ�ต้/จะเก/ด้ข6&น: ในระหว่างการต้รว่จสอบ—ในรายงานการต้รว่จ

สอบต้�องแจ�งให�ผ.�อานที่ราบว่าผ.�ได้�ร�บการต้รว่จสอบ ได้�ที่,าก/จกรรมื่ต้ามื่ข�อเสนอแนะอะไรไป็แล�ว่

หล�งจากเสร�จส/&นการต้รว่จสอบ—จะเป็�นรายงานหล�งจากที่��ผ.�ต้รว่จสอบได้�ที่,าการ Follow up

Audit Findings Summary Sheet

เป็�นการรว่บรว่มื่ข�อมื่.ลจากหลายๆกระด้าษที่,าการเพ��อพ/จารณ์าว่าข�อมื่.ลที่��ได้�จากการต้รว่จสอบมื่�คว่ามื่สมื่บ.รณ์� ถุ.กต้�องหร�อไมื่

ข�อมื่.ลสร*ป็จะเป็�นป็ระโยช้น� งายต้อการหาร�อก�บผ.�ร�บการต้รว่จในต้อนที่,า Field

Work

งายต้อการสอบที่านของผ.�บร/หารต้รว่จสอบภายใน เข�ยนรายงานการต้รว่จสอบได้�งายข6&น

Audit Findings Summary SheetPrepared by_______Date_____Reviewed by______Date_____W/P Ref.__________________

Criteria __________________________________________________________________________________________________________________________

Condition __________________________________________________________________________________________________________________________

Cause __________________________________________________________________________________________________________________________

Effect __________________________________________________________________________________________________________________________

Recommendation __________________________________________________________________________________________________________________________

Management Comments __________________________________________________________________________________________________________________________

กระบว่นการร�บค�นว่�ต้ถุ*ด้/บจากฝ่>ายผล/ต้ก,าหนด้ไว่�ว่า ฝ่>ายคล�งส/นค�าจะต้�องที่,าการบ�นที่6กร�บค�นในบ�ญช้�ร�บค�นว่�ต้ถุ*ด้/บและในการ�ด้ค*มื่ยอด้ว่�ต้ถุ*ด้/บคงเหล�อแต้ละช้น/ด้เพ��อให�ที่ราบป็ร/มื่าณ์ว่�ต้ถุ*ด้/บที่�&งหมื่ด้ที่��อย.ในมื่�อและที่��สามื่ารถุเบ/กไป็ใช้�เพ��อการผล/ต้ได้�

จากการต้รว่จสอบพบว่า ในระยะเว่ลา 6 เด้�อนที่��ผานมื่า ว่�ต้ถุ*ด้/บที่��ได้�ร�บค�นจากฝ่>ายผล/ต้ไมื่มื่�การบ�นที่6กอย.ในบ�ญช้�ของฝ่>ายคล�งส/นค�าและไมื่มื่�ป็รากฎในการ�ด้ค*มื่ยอด้ว่�ต้ถุ*ด้/บแต้ละช้น/ด้

เราพบว่า พน�กงานที่��ร�บผ/ด้ช้อบในเร��องการร�บค�นว่�ต้ถุ*ด้/บจากฝ่>ายผล/ต้ไมื่ได้�ร�บการแจ�งให�ที่ราบว่า หน�าที่��คว่ามื่ร�บผ/ด้ช้อบในต้,าแหนงน�&มื่�อะไรบ�าง จ6งไมื่ได้�ที่,าการบ�นที่6กการร�บค�น รว่มื่ที่�&งห�ว่หน�าที่��ด้.แลในเร��องน�&ไมื่ได้�ที่,าการต้รว่จสอบการที่,างานของพน�กงานฝ่>ายคล�งส/นค�าเป็�นระยะๆ

ผลจากการไมื่บ�นที่6กว่�ต้ถุ*ด้/บร�บค�นที่,าให�บร/ษ�ที่ต้�องเส�ยคาใช้�จายในการซึ่�&อว่�ต้ถุ*ด้/บเก�นคว่ามื่ต้�องการไป็เป็�นจ,านว่นเง/น 75,000 ด้อลลาร�สหร�ฐ

เราได้�ที่,าการพ/จารณ์าเร��องน�&ร ว่มื่ก�บผ.�จ�ด้การฝ่>ายคล�งส/นค�าและผ.�จ�ด้การเห�นช้อบที่��คว่รจะมื่�การป็ร�บป็ร*งข�อมื่.ลการร�บค�นว่�ต้ถุ*ด้/บที่*กคร�&งเพ��อให�ยอด้จ,านว่นว่�ต้ถุ*ด้/บมื่�ข�อมื่.ลที่��เป็�นป็<จจ*บ�น และเห�นด้�ว่ยว่าฝ่>ายคล�งส/นค�าคว่รมื่�การจ�ด้ที่,ารายละเอ�ยด้ล�กษณ์ะงานส,าหร�บแต้ละต้,าแหนงงานให�ช้�ด้เจน รว่มื่ที่�&งห�ว่หน�าของหนว่ยต้างๆ ในฝ่>ายคล�งส/นค�าคว่รที่��จะที่,าการที่,างานของพน�กงานอยางสมื่,�าเสมื่อและสงรายงานการที่,างานน�&นมื่าเป็�นระยะๆ

กอนที่��เราจะที่,าการสร*ป็การต้รว่จสอบคร�&งน�& ผ.�จ�ด้การฝ่>ายคล�งส/นค�าก�ได้�แก�ไขการที่,างานที่��ฝ่>ายคล�งส/นค�าต้ามื่ที่��เราได้�แนะน,าเป็�นที่��เร�ยบร�ยแล�ว่ และเมื่��อเราได้�ต้/ด้ต้ามื่ป็ระเมื่/นผลการป็ร�บเป็ล��ยนคร�&งน�& เราพบว่า การป็ฏิ/บ�ต้/เป็�นไป็อยางมื่�ป็ระส/ที่ธิ/ผลแล�ว่ เราจ6งเห�นว่า ฝ่>ายคล�งส/นค�ามื่�การที่,างานที่��ด้�ในเร��องน�&แล�ว่

Report Writing Techniques

Keep most sentences short and simple

Consistency/Flow in logical succession

Avoid technical jargon

Use action words

Use short paragraph

Audit ReportExit conference/Post-auditing meeting To ensure no misunderstanding of facts Give opportunity to auditees to clarify specific

items and express views of the findings, conclusions, and recommendations

Participants Individuals who are knowledgeable of detailed

operation Those who can authorized the implementation of

corrective actions

Audit Report

Exit conference/matter to be considered Need for face to face discussion Auditor should be in charge of the review Prepared for conflicts and questions Flexible on matters not affecting the substances of

the report Never negotiate the audit opinion Disagreement should be explained in the report

Audit Report

Executing the exit conference

Be on time

Begin with introduction

Set the clients at ease

Give positive feedback first

Discuss area needing improvement

Obtain suggestions for improvement

Sell recommendation where necessary

Obtain agreement and move on

Summarize the meeting

Thank you

Audit Report

Final Audit Report Reviewed and approved by the director of internal auditing

or designees Distributed to

Who are in position to take corrective action

Head of each audited unit

Senior management

Audit Committee

External Auditor

Follow upFollow up เป็�นการต้/ด้ต้ามื่ผล หล�งจากที่��ได้�มื่�การน,าเสนอ

รายงานต้อผ.�ที่��มื่�สว่นเก��ยว่ข�อง เพ��อให�แนใจว่า มื่�การแก�ไข ป็ร�บป็ร*งต้ามื่ข�อเสนอแนะ หร�อ ยอมื่ร�บคว่ามื่เส��ยงโด้ยผ.�บร/หารในระด้�บที่��เหมื่าะสมื่ การต้/ด้ต้ามื่ผล

ข6&นอย.ก�บคว่ามื่เส��ยง ภายในระยะเว่ลาที่��ก,าหนด้ ให�ผ.�ร �บการต้รว่จสอบรายงาน หร�อผ.�ต้รว่จสอบที่,าการ

ส�มื่ภาษณ์� หร�อที่ด้สอบรายการ ออกรายงานต้/ด้ต้ามื่ผลใช้�ร.ป็แบบรายงานเหมื่�อนก�บ

Audit Report โด้ยเพ/�มื่ผลของการต้/ด้ต้ามื่และคว่ามื่เห�นของผ.�ต้รว่จสอบ

ตั�วอย่�างริาย่งานุการิตัริวจสอบภาย่ในุ