UCC Collaboration SerieS 4 – Collaboration aus der Cloud

Moderne Services für Zusammenarbeit bedarfsgerecht nutzen

Collaboration iSt eSSenzieller erfolgSfaktor in der digitaliSierUngCollaboration ist als Thema von den meisten Agenden der Analystenhäuser verschwunden. Der Hype um Social Media ebbt ab. Neue, schnelle – insbesondere auch mobile – (Echtzeit-) Kommunikationsformen wie WhatsApp, Slack, Snapchat, etc. sind längst schon Alltag in der Gesellschaft. Und doch gewinnt Collaboration mit allen ihren Facetten vor dem Hintergrund eines sich beschleunigenden Geschäftslebens und vermehrter temporärer und unternehmensübergreifender Zusammen-arbeit deutlich an Stellenwert. Collaboration in einer Welt des digitalen Umbruchs wird zu einem essenziellen Erfolgsfaktor.Dieses vierte Papier einer Serie zum Themenkomplex Collaboration legt den Schwerpunkt auf die Cloud als Sourcing-Modell für moderne Collaboration-Lösungen.

UnternehmenSerwartUngen an CollaborationWenn Unternehmen moderne Collaboration Tools einführen, dann ist dies häufig mit der Erwartung verbunden, dass die Mit-arbeiterproduktivität steigt. Forrester zitiert bereits 2016 in einer ersten Enterprise Collaborative Work Management Wave eine Analyse der American Psychological Association, wonach der durchschnittliche Wissensarbeiter jeden Tag acht verschiedene Applikationen nutzt. Das ständige Wechseln zwischen den genutzten Applikationen reduziert die Produktivität der Mitarbeiter um 40 Prozent. Den größten Teil des Arbeitstages verbringt der Wissensarbeiter mit redundanten Tätigkeiten. Mehr als vier Jahre später hat sich diese Bilanz sicher nicht verbessert. Integrierte Collaboration Tools sollen diese Situation verbessern.

Weiterhin entdecken immer mehr Unternehmen das Thema Customer Experience für sich. Sie wollen ihren Kunden auch in den Partner-Ökosystemen, die sie aufgebaut haben, eine herausragende Kundenerfahrung bieten. Schnelle Antworten auf Anfragen (Service) lassen sich aber nur erzielen, wenn die Ökosysteme über Collaboration Tools verzahnt sind.

In einem dritten Unternehmensziel, das mit Collaboration verfolgt wird, steht die digitale Transformation im Mittelpunkt. Collaboration wird häufig als ein Türöffner und Förderer der internen digitalen Transformation verstanden. Forrester berichtet darüber hinaus von Korrelationen zwischen dem Einsatz von Collaboration Tools und erhöhter Business-Agilität bis hin zu besserer ökonomischer Performanz.

toolS für Collaboration bedienen eSSenzielle bUSineSS-notwendigkeitenLaut Untersuchungen von Forrester nehmen Kommunikation und Collaboration großen Raum in der täglichen Arbeit ein. 98 Prozent aller Befragten tauschen sich mit internen Kollegen aus, immerhin 79 Prozent mit Kunden, 73 Prozent mit Lieferanten und Partnern. Diese Zusammenarbeit geschieht nicht nur innerhalb der Büromauern (93%), sondern auch vom Home Office (42%), beim Kunden (32%) oder beim Reisen (32%). Dementsprechend legen Unternehmen vermehrt Wert darauf, dass Collaboration Tools auch mobile, dynamische Arbeitsmodelle unterstützen. 85 Prozent der Unterneh-men nutzen Collaboration Tools für mobile Arbeiter, 57 Prozent stellen fest, dass die Verfügbarkeit von Collaboration Tools auf mobilen Endgeräten eine Notwendigkeit ist. Eine kleine Gruppe (17%) sieht in den nächsten ein bis zwei Jahren sogar mobile Videokonferenzen als eine Topinitiative für den Arbeitsplatz.

erwartungen an Collabo-ration:1. HöHere Pro-

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Collaboration PaPer Serie Moderne ServiceS für ZuSaMMenarbeit bedarfSgerecht nutZen

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waS iSt Collaboration?Die Definitionen und Begriffe im Umfeld der Collaboration sind nicht scharf abgegrenzt. Bisweilen werden Telefonie, E-Mail und Fax bereits als Enterprise Collaboration bezeichnet, andere Quellen sprechen von Unified Communication and Collaboration und ergänzen die immer noch wesentlichen Werkzeuge Telefon/Mobiltelefon, Kalender und E-Mail um Statusanzeigen, Messaging, Webkonferenzen und Video für Echtzeit-Kommunikation. Weitere Dienste wie Team Messaging (in Gruppen, nicht im Peer-to-Peer-Modus), Zusammenarbeit an Dokumenten oder Collaborative Work Management sind weitere Collaboration Tools, die in Unternehmen angetroffen werden.

UnternehmenSrealität: hohe koSten für beStandSSySteme, SChatten-it Die Realität gegenüber den zuvor erwähnten Erwartungen von Mitarbeitern an moderne Collaboration sieht anders aus. Basis-Kommunikationssysteme wie Telefonanlagen werden immer noch häufig auf Legacy-Hardware betrieben, ebenso laufen E-Mail und Kalender mit ihrer beschränkten Collaboration-Funktionalität auf traditionellen Systemen im Eigen-betrieb. Das IT/TK-Management verwendet großen Aufwand darauf, diese Systeme am Laufen zu halten. Häufig ist es dabei in einem Vendor Lock-in gefangen. Lange Innovationszyklen bringen – wenn überhaupt – moderne Collaboration-Funktionen erst verspätet ins Unternehmen.

Unternehmenseinheiten und Mitarbeiter, die auf moderne Tools setzen, greifen daher häufig zu Services, die im Web verfügbar sind. Dadurch entsteht eine uneinheitliche Landkarte von Tools, wenig integriert und vom eigentlichen Wunsch nach medienbruchfreier Zusammenarbeit weiter denn je entfernt.

alternative Collaboration aUS der CloUd Angesichts der Situation ist es kein Wunder, dass 71 Prozent der Verantwortlichen die Zukunft der Collaboration in der Cloud sehen. Sie favorisieren die dynamische Bereitstellung der Collaboration-Funktionalitäten nicht als Hardware oder traditionelle Software, sondern als kurzfristig (und evtl. temporär) beziehbaren Service. Sie lösen sich damit von der Notwendigkeit kontinuierlicher Investitionen, um die Systeme am Laufen zu halten. Das Opex-Modell, das der Cloud zugrunde liegt, fokussiert stattdessen auf Betriebskosten. Collaboration-Funktionen können Arbeitsplätzen – stationär oder mobil – hinzugefügt werden und genauso einfach auch wieder abbestellt werden.

Die Management-Aufwände für Betrieb von Infrastrukturen und Software obliegt dem Provider der Services und schafft im IT/TK-Management Freiräume. Über CPaaS-Ansätze (Communication Platform), die Collaboration Services über APIs andocken, können sogar spezifische Arbeitsplätze konfiguriert werden, die optimal den Collaboration-Notwendigkeiten der jeweiligen Mitarbeiter entsprechen.

Der Trend zum Gang in die Cloud als Sourcing-Modell manifestiert sich auch an Marktzahlen von Ovum: Das Wachstum für Cloud-basierte UCC zeigt ein ständiges Wachstum. Für das Jahr 2018 erwarten die Analysten einen globalen Markt von knapp 13 Mrd. US-Dollar mit Wachstumsraten von etwa 17 Prozent.

CloUd moderniSiert CollaborationSeitdem Unternehmen über den Einsatz von Clouds diskutieren, waren Collaboration-Funktionen eines der gängigsten Anwendungsszenarien. Die Google G-Suite, Microsofts Office 365, aber auch Ciscos WebEx sind typische Beispiele für Collaboration-Dienste, die sich in der Cloud etabliert haben. Sowohl TK- als auch IT-Anbieter sehen in der Bereitstel-lung aus der Cloud zukunftsorientierte Modelle mit starken betriebswirtschaftlichen und technischen Vorteilen. Cloud-Systeme erlauben nicht nur den Einsatz von Machine Learning, das den Nutzer in der täglichen Arbeit entlasten kann, sondern auch durchgängige Methoden und Prozesse innerhalb eines kompletten Partner-Ökosystems. Die Dienste können einfach bereitgestellt und zentral gemanagt werden, was zu Kostenvorteilen und höherer Qualität führt.

unterneHmens-realität: legaCyHard-ware, besCHränkte funktionalität

13 MRD. US-DOLLAR marktvolumen fÜr Cloud Collaboration

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einSatzbeiSpiele

telefonanlage aUS der CloUd für einzelhändlerEine in Deutschland tätige Einzelhandelskette nutzt zur Telefonie eine zentrale TK-Anlage. An die TK-Anlage sind sowohl zentrale Einheiten an zehn Standorten (Lager, Hauptverwaltung) sowie die Filialen im Bundesgebiet angebunden. Durch die Expansion des Unternehmens in den letzten Jahren wurden kostenintensive Erweiterungen der Anlage nötig. Zusatz-funktionen und Erweiterungen werden von Herstellern spät angeboten und müssen mit hohem Aufwand eingeführt werden. Zugleich zeigt sich, dass die TK-Anlage modernen Anforderungen wie der flächendeckenden Umstellung auf IP nicht genügen kann.

Der Einzelhändler entschließt sich, seine TK-Anlage durch eine Cloud-Lösung zu ersetzen. Um die Telefonanlage aus der Cloud zu nutzen, verwendet er die bereits vorhandenen Internetzugänge. Innerhalb von sechs Wochen ist die Migration von 2.000 Anschlüssen abgeschlossen. Das Cloud-Liefermodell ermöglicht einen einfachen und kurzfristigen Rollout neuer Anschlüsse – ebenso wie deren Reduktion. Neue Funktionalitäten und Updates werden zentral vom Provider bereit-gestellt und sind zeitnah für die Nutzer verfügbar. Der Betrieb in deutschen Rechenzentren bildet eine solide Basis für die Erfüllung von eventuellen Datenschutzauflagen.

anlagenbaUer integriert Collaboration für entwiCklUngSprojekte Ein international agierender mittelständischer Anlagenbauer hat ein breites Spektrum verschiedener Lösungen für Telefoniedienste, Webkonferenzen und weitere Collaboration Tools im täglichen Einsatz. Die einzelnen Tools sind nur wenig miteinander integriert; damit entstehen Medienbrüche, die die Effizienz der Zusammenarbeit reduzieren. In Telefonkon ferenzen vereinbarte Änderungen müssen im Nachgang von Hand in Konstruktionspläne eingearbeitet werden. Ein traditioneller Fileshare erfordert hohe Aufwände für die manuelle Administration, um die aktuellen Versionen von Konstruktionsdokumenten zu verwalten; Dokumente müssen von den verschiedenen Beteiligten zudem für die Bearbeitung immer wieder lokal kopiert und zurückgespielt werden. Eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen weltweit verteilten Think Tanks und Entwicklungszentren des Anlagenbauers ist wettbewerbsentschei-dend, wird aber durch eine ineffiziente Collaboration-Landschaft gebremst.

Eine effiziente integrierte Landschaft beschleunigt die Entwicklungszyklen. Der Anlagenbauer greift auf eine sichere, inter-national verfügbare Collaboration Suite aus der Cloud zurück, die zunächst für 100 Arbeitsplätze in Forschung und Entwick-lung ausgerollt wird. Die integrierte Suite beseitigt Medienbrüche und erleichtert die Zusammenarbeit über Zeitzonen hin-weg. In einem zweiten Schritt integriert der Anlagenbauer die bereits im Unternehmen vorhandenen Salesforce-Lösungen und Office 365 über Standardschnittstellen an die Collaboration Suite, wodurch weitere Synergieeffekte entstehen. Gleich-zeitig ist das Unternehmen mit dem Wechsel auf die Cloud-Lösung auch zukunftssicher für die All-IP-Migration aufgestellt.

plattform für kreativitätEine europaweit agierende Werbeagentur setzt für die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Niederlas-sungen sowie mit temporären externen Spezialisten eine Konferenzplattform und Mail. Häufig entstehen in Abstim-mungs- und Verfeinerungsrunden von Werbekampagnen dadurch umfangreiche Mailverläufe, in die nicht immer alle Beteiligte involviert sind. Eine besondere Herausforderung ist dabei das Einbeziehen mobiler Mitarbeiter sowie freibe-ruflicher Kollegen. Für die kreative Entwicklung sind neue Collaboration Tools mit notwendig, die beispielsweise Funktio-nen bieten, um in Webkonferenzen gemeinsam Fotos und Texte online simultan zu bearbeiten oder Kreativ-Workshops zu unterstützen.

Die Kreativagentur entscheidet sich, in fünf Konferenzräumen eine fortschrittliche Online-Collaboration-Plattform einzuführen, die z.B. das Arbeiten mit Whiteboards erlaubt, aber auch eine Ablage von Ergebnissen und Dokumenten innerhalb des Konferenzraums ermöglicht, so dass alle Beteiligten auf einem einheitlichen Stand arbeiten. Mobile Mitarbeiter können per mobile App, stationäre Mitarbeiter per Desktop App auf die Collaboration-Plattform zugreifen.

sCHnelle, fläCHen-deCkende einfÜHrung einer tele­fonanlage

reibungs ­ lose inter­natio nale entwiCklung durCH inte­grierte Col-laboration suite

konferenz-räume fördern kreativität

Collaboration PaPer Serie Moderne ServiceS für ZuSaMMenarbeit bedarfSgerecht nutZen

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Collaboration aUS der CloUd – neUe optionen für zUSammenarbeit

Unternehmen und Mitarbeiter brauchen in dynamischen Märkten neue Funktionen für die Zusammenarbeit, die sich an den Anforderungen ihres Arbeitens orientieren. Die Cloud bietet die Chance, diese Funktionalitäten schnell einzufüh - ren. Die Cloud verspricht nicht nur eine schnelle Einführung, sondern auch Evergreening-Ansätze, reduzierte Management- Aufwände und bedarfsorientierte Kosten – der Collaboration Service steht dann in der Menge bereit, in der er gebraucht wird.

Cloud Services können bestehende Collaboration Tools ersetzen oder ergänzen. In letzterem Fall müssen sich Unter- nehmen Gedanken über eine dauerhafte effiziente Integration machen.

Collaboration-Lösungen aus der Cloud sind für Unternehmen, die im Zeitalter der Digitalisierung mithalten wollen, essenziell. Denn nur hierüber befähigen sie ihre Mitarbeiter, die hohe Dynamik des Marktes und die Geschwindig-keit des Wettbewerbs mitzugehen.

HABEN SIE FRAGEN?

Internet: www.t-systems.de/ucc-cloudoder einfach eine E-Mail senden:uc-info@t-systems.com

kontakt

Dr. Michael Pauly, Solution Marketing:E-Mail: michael.pauly@t-systems.com

Jutta Rahenbrock, Solution Marketing:E-Mail: jutta.rahenbrock@t-systems.com

Uli Kunesch, Market Intelligence:E-Mail: Uli.Kunesch@t-systems.com

HERAUSGEBER

T-Systems International GmbHHahnstr. 43d60528 Frankfurt am MainDeutschland

www.t-systems.de/collaboration

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