Coalition Connection: June 2020 COVID-19 Update

For School Readiness & VPK Programs

Friday, June 19, 2020

PARTICIPANTS ARE ON MUTEPlease type your questions or

comments in the Webinar control panel.

Handouts are available for

download in the Handouts section of

the menu bar.

Just a little HousekeepingLos folletos están disponibles para

descarga en la sección Folletos en la barra de menús.

LOS PARTICIPANTES ESTÁN MUDOS

Escriba sus preguntas o comentarios en el panel de control del seminario web.

Si 2020 fue un columpio

If 2020 was a swing

• Mandatory Surveys• Policy Changes due to COVID• Child Care for First Responders &

Healthcare Workers• Unusual Incidents• VPK Summer 2020• CARES Act Grants• VPK Contracts for 20-21• SR Contracts for 20-21• School Readiness Program

Assessment & Quality Improvement Plans

Agenda • Encuestas obligatorias

• Cambios de política debido a

COVID

• Cuidado infantil para personal de

primera respuesta y trabajadores

de la salud

• Incidentes inusuales

• VPK Verano 2020

• Becas de la Ley CARES

• Contratos VPK para 20-21

• Contratos SR para 20-21

• Evaluación del programa de

School Readiness y planes de

mejora de la calidad (QIP)

Mandatory Surveys• Two surveys for providers to complete

by Monday, June 22, 20201. Any provider that was closed during

the month of May will be prompted to complete a survey regarding their closure and impact of COVID-19 (only for providers closed in May)

2. All School Readiness providers will be prompted to complete a survey regarding whether or not they charged parents registration fees during the 19-20 contract year (only for providers with registration fees in profile)

• If you haven’t already, please log into your OEL Provider Services Portal account as soon as possible to complete the surveys, as applicable. If you have any questions, please contact your Contract Specialist.

• Dos encuestas para proveedores para completar antes del lunes 22 de junio de 2020

1. A cualquier proveedor que se cerró durante el mes de mayo se le pedirá que complete una encuesta sobre su cierre e impacto de COVID-19 (solo para proveedores cerrados en mayo)

2. Se les pedirá a todos los proveedores de School Readiness que completen una encuesta sobre si cobraron o no las tarifas de inscripción de los padres durante el año de contrato 19-20 (solo para proveedores con tarifas de inscripción de perfil)

• Si aún no lo ha hecho, inicie sesión en su cuenta del Portal de servicios para proveedores de OEL lo antes posible para completar las encuestas, según corresponda. Si tiene alguna pregunta, comuníquese con su especialista en contratos.

Encuestas obligatorias

Current Policy Changes Cambios de políticadue to COVID-19 actuales debido a COVID19• Extended absences allowed –

extended through at least 7/31/20• Payments for closed providers –

might be ending 6/30/20

• Waived Parent Co-payments –ending 7/31/20

• SR Program Assessment temporarily suspended – will resume soon

• Child Assessment temporarily suspended – at least through 6/30/20

• Extended QIPs – for up to 6 months

• Waived monitoring requirements –deadline unknown

Ausencias extendidas permitidas –extendidas por lo menos hasta el 31 de julio 2020Pagos para proveedores cerrados: pueden estar finalizando el 30 de junio 2020Exención de copagos para padres –finaliza el 31 de julio 2020Evaluación del programa SR suspendida temporalmente –se resumirá prontoEvaluación del niño suspendida temporalmente –al menos hasta el 30 de junio 2020QIP extendidos:hasta 6 mesesExención de requisitos de monitoreo –fecha límite desconocida

• ASQs temporarily suspended –extended through at least 6/30/20

• Extended redeterminations deadlines for families – no more extensions for families with redetermination dates after July 15

• Allowing “job search” to be a reason for families to become eligible for SR services

• VPK Assessments suspended –extended through at least Fall

• No VPK readiness rate for 19-20

• New SR Curriculum requirement extension to 9/30

Cambios de política actuals debido a COVID19

• ASQs suspendidos temporalmente –extendidos hasta al menos 30 de junio 2020

• Plazos de Re determinación extendidos para familias: no más extensiones para familias con fechas de Re determinaciónposteriores al 15 de julio

• Permitir que la "búsqueda de empleo" sea una razón para que las familias sean elegibles para los servicios de SR

• Evaluaciones VPK suspendidas -extendidas hasta al menos otoño

• No habrá tasa de preparación de VPK para 19-20

• Nueva extensión del requisito del Currículo de SR al 30 de septiembre 2020

Current Policy Changes due to COVID-19 (Con’t)

Cuidado infantil para personal de primera respuesta y trabajadores de la salud

• Enrollments for new children under BG1ESS will end on July 31, 2020

• Children can remain enrolled beyond July 31 until the end of their referral period

• Bonuses for children enrolled in the month of April have been paid (bonuses are paid separately from your regular SR payment)

• Parents whose certificates expire prior to July 31 may apply for a reauthorization by getting an updated referral from their employer— this would extend their care for 3 additional months

• If parents do not obtain a new referral, they may apply through the family portal to see if they financially qualify for continued services

• Las inscripciones para nuevos niños bajo

BG1ESS finalizarán el 31 de julio de 2020

• Los niños pueden permanecer inscritos más

allá del 31 de julio hasta el final de su período

de referencia

• Se han pagado las bonificaciones para los niños

inscritos en el mes de abril (las bonificaciones

se pagan por separado de su pago SR normal)

• Los padres cuyos certificados vencen antes del

31 de julio pueden solicitar una reautorización

al obtener una referencia actualizada de su

empleador; esto extendería su atención por 3

meses adicionales

• Si los padres no obtienen una nueva referencia,

pueden solicitarla a través del portal familiar

para ver si califican financieramente para

servicios continuos

Child Care for First Responders &

Healthcare Workers

VPK verano 2020La Oficina de Aprendizaje Temprano (OEL) anunció recientemente los siguientes cambios al Programa VPK Verano 2020:

• Los calendarios de verano de VPK pueden durar entre 200 y 300 horas y los programas seguirán recibiendo el total para los estudiantes (equivalente a tiempo completo)

• Las evaluaciones de VPK se suspenden durante el verano (sin embargo, le recomendamos que complete las evaluaciones, si es posible)

• Un administrador de una escuela privada que posee un certificado válido en liderazgo educativo emitido por el Departamento de Educación cumple con el requisito de una credencial de director de pre-kindergarten.

• Los programas pueden comenzar con menos de 4 niños.

The Office of Early Learning (OEL) recently announced the following changes to the Summer 2020 VPK Program:• VPK Summer calendars can be

between 200-300 hours and programs will still get paid the full amount for students (full-time equivalent)

• VPK Assessments are suspended during the summer (though, we encourage to complete the assessments, if possible)

• A private school administrator who holds a valid certificate in educational leadership issued by the Department of Education satisfies the requirement for a prekindergarten director credential

• Programs can begin with less than 4 children

VPK Summer 2020 –COVID Changes

Unusual IncidentsBoth VPK & School Readiness child care providers must notify the ELC of Hillsborough County when unusual incidents happen at their child care site. This notification must be made within one (1) business day and then a written report must be submitted to the Contract Specialist within three (3) business days. Providers may submit a copy of the licensing incident report to meet this requirement.

What is an “Unusual Incident”?

According to the Provider Contract, an unusual incident is defined as any significant event involving the health and safety of children under provider’s care. This could include COVID-19 outbreaks, injury of a (any) child at the provider’s site, litigation related to the provider’s VPK or SR services, accusations of abuse, etc.

For more information see Rule 6M-4.610, F.A.C. Paragraph 80, Form OEL-SR 20 & Rule 6M-8.301, F.A.C. Paragraph 65, Form OEL-VPK 20

incidente inusualTanto los proveedores de cuidado infantil VPK como los de preparación escolar deben notificar al ELC del condado de Hillsborough cuando ocurran incidentes inusuales en su sitio de cuidado infantil. Esta notificación debe hacerse dentro de un (1) día hábil y luego debe enviarse un informe escrito al Especialista en contratos dentro de los tres (3) días hábiles. Los proveedores pueden presentar una copia del informe del incidente de licencia para cumplir con este requisito.

¿Qué es un "incidente inusual"?

Según el Contrato de proveedor, un incidente inusual se define como cualquier evento significativo que involucre la salud y la seguridad de los niños bajo el cuidado del proveedor. Esto podría incluir brotes de COVID-19, lesiones de un (cualquier) niño en el sitio del proveedor, litigios relacionados con los servicios de VPK o SR del proveedor, acusaciones de abuso, etc.

For more information see Rule 6M-4.610, F.A.C. Paragraph 80, Form OEL-SR 20 & Rule 6M-8.301, F.A.C. Paragraph 65, Form OEL-VPK 20

CARES Grants –Professional Development

• Professional Development grants were rolled out last week

• Approved trainings must be completed by June 30, 2020

• Completed application must be completed in the LMS by July 10, 2020

• For more information please refer to the recorded mini-grant webinar from June 12, 2020 available on our website

• Las subvenciones de desarrollo profesional se implementaron la semana pasada

• Los entrenamientos aprobados deben completarse antes del 30 de junio de 2020

• La solicitud completa debe completarse en el LMS antes del 10 de julio de 2020

• Para obtener más información, consulte el seminario web de mini subvención registrado del 12 de junio de 2020 disponible en nuestro sitio web

Becas CARES –Desarrollo profesional

Nuevas Becas CARES- Próximamente

• OEL is preparing to roll out larger grants for some providers (both contracted and non-contracted)

• There will be restrictions for qualifying providers that consider

• Operational status during COVID-19

• CLASS scores (if available) and/or Gold Seal status

• Licensed capacity

• The ELCHC will share more information as soon as it is finalized by the state

• OEL se está preparando para implementar becas más grandes para algunos proveedores (tanto contratados como no contratados)

• Habrá restricciones para los proveedores calificados que consideren

• Estado operacional durante COVID-19• Puntajes de CLASE (si están

disponibles) y / o estado del Sello de Oro

• Capacidad con licencia

• La coalición compartirá más información tan pronto como sea finalizado por el estado

New CARES Grants –Coming Soon

VPK Contracts 20-21• VPK Applications should be completed as

soon as possible

• Once your VPK Application is approved, your Contract Specialist will initiate your VPK Contract for 20-21

• If you’re a VPK Provider on Probation, you must have an approved Improvement Plan before your contract is initiated

• Las aplicaciones de VPK deben completarse lo antes posible

• Una vez que se aprueba su aplicación de VPK, su especialista de contratos iniciará su contrato de VPK durante 20-21

• Si es un proveedor de VPK en libertad condicional (POP), debe tener un plan de mejora aprobado antes de iniciar su contrato

SR Contracts Contractos de SR• OEL is requiring ELCs to extend 19-20

contracts

• ELCHC is awaiting the final contract extension form

• There will be an extremely short turn around time for these forms to be returned

• You will have to sign the form electronically and email it back to your Contract Specialist by 6/29/2020

• Please lookout for an email from your Contract Specialist for this document

• When 20-21 Contracts are available, we will be executing those in the OEL Portal

• OEL requiere que las coaliciones extienden los contratos del 19-20

• ELCHC está esperando el formulario de extensión de contrato final

• Habrá un tiempo de entrega extremadamente corto para que estos formularios sean devueltos

• Deberá firmar el formulario electrónicamente y enviarlo por correo electrónico a su especialista de contratos antes del 29 de junio 2020

• Esten pendiente de un correo electrónico de su especialista de contratos para este documento

• Cuando haya contratos disponibles para el ano 20-21, los ejecutaremos en el Portal OEL

Program Assessment Rule Change• Rule 6M-4.741, F.A.C. became effective 5/5/20 and will increase the Contract Minimum

Threshold for Program Assessments (CLASS) to 3.50 and the Quality Improvement Threshold to 4.00 starting the 2020-2021 contract year

• The rule increases the Contract Minimum Threshold to 4.0 in 2021-2022• There’s an exception for providers between a 3.00 & 3.49 composite score to receive a

contract if they participate in a specific quality improvement plan– details to come with the final contract extension

• Regla 6M-4.741, F.A.C. entró en vigencia el 5/5/20 y aumentará el Umbral mínimo del contrato para las evaluaciones del programa (CLASE) a 3.50 y el Umbral de mejora de la calidad a 4.00 a partir del año de contrato 2020-2021

• La regla aumenta el umbral mínimo del contrato a 4.0 en 2021-2022

• Existe una excepción para que los proveedores con un puntaje compuesto de 3.00 y 3.49 reciban un contrato si participan en un plan específico de mejora de la calidad: los detalles se incluirán en la extensión final del contrato

Cambio de regla de evaluación del programa

¿Como impactara COVID la evaluación de programa SR ?

Please note: the information below is proposed and not final• We are still awaiting a final decision and rule variance from OEL, however, it is

likely that the following will occur:• Programs that did not get CLASS observations for their 20-21 contract will receive

rescheduled CLASS observations. Once the observations are complete, we will work on completing your 20-21 contract in the OEL Portal.

• Programs that had their 20-21 CLASS observation will have that score used for their 20-21 contract when it is completed in the OEL Portal.

• Programs that were on a QIP during the 19-20 year will get an observation at the end of their QIP.

Tenga en cuenta: la información a continuación se propone y no es definitiva

Todavía estamos esperando una decisión final y una variación de la regla de OEL, sin embargo, es probable que ocurra lo siguiente:

• Los programas que no obtuvieron observaciones de CLASS para su contrato 20-21 recibirán observaciones de CLASS re-programadas. Una vez que se completen las observaciones, trabajaremos para completar su contrato 20-21 en el Portal OEL.

• Los programas que tuvieron su observación de CLASE 20-21 tendrán ese puntaje utilizado para su contrato 20-21 cuando se complete en el Portal OEL.

• Los programas que estuvieron en un QIP durante el año 19-20 recibirán una observación al final de su QIP.

How will COVID impact SR Program Assessment?

Questions?Please type your questions or comments about any of the

information presented in the questions box in the Webinar

control panel.

Escriba sus preguntas o comentarios sobre cualquiera de la

información presentada en el cuadro de preguntas del panel de

control del seminario web.

Preguntas

• Ensure you read your Provider Notes emails (usually sent on Monday mornings, but we are now sending as we receive information)

• Check out the website’s designated COVID-19 page: www.elchc.org/COVID-19 where we keep the latest communications and resources from the CDC, Florida Department of Health, Child Care Licensing, Florida Department of Education and the Office of Early Learning

• Follow us on Facebook and Twitter

Staying up-to-date…

• Asegúrese de leer sus correos electrónicos de Provider Notes (generalmente se envían los lunes por la mañana, pero ahora lo enviamos a medida que recibimos información)

• Consulte la página designada de COVID-19 del sitio web: www.elchc.org/COVID-19 donde guardamos las últimas comunicaciones y recursos del CDC, el Departamento de Salud de Florida, las Licencias de Cuidado Infantil, el Departamento de Educación de Florida y la Oficina de Aprendizaje Temprano

• Síguenos en Facebook y Twitter

CONTACT INFORMATIONQuestions about closures, profiles & VPK Apps

Contract Specialist:• Region 1 Margarita Velez ext 240• Region 2 Joseline Ramirez ext 200• Region 3 Yarivette Cruz ext 363• Region 4 Javier Tamayo ext 321• Region 5 Tiana Salgado ext 347• Region 6 Jan Welch ext 222

Child Care for First Responder & Health Care WorkersCuidado infantil para personal de primera respuesta y trabajadores de la salud

Tiffany Skals ext 217

Other questions:Otra Preguntas:Lorinda Gamson, Director, Provider Relations: 813-999-0133

For Families: Para Familias:Questions about Provider Transfers, CCR&R, Temporary Care: 813-515-2340