CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ VÀ GIẢI PHÁP XỬ LÝ DỮ LIỆU VBEE ------------------------------------------

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG WEBSITE

AICALLCENTER.VN

Hà Nội – Tháng 06/2021

2

1 Giới thiệu chung

− Giải pháp AI Call Center là giải pháp tổng đài tự động tương tác bằng giọng nói.

Hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp soạn nội dung và gọi tự động tới các nhóm thuê

bao được phân loại theo mong muốn để phục vụ cho các mục đích quảng cáo,

chăm sóc khách hàng, bán hàng tự động.

− Giọng nói tự nhiên, đa dạng vùng miền, giới tính.

2 Tính năng chi tiết

− Giải pháp giúp thay thế phương thức quảng bá SMS truyền thống, giúp doanh

nghiệp soạn nội dung và lên chiến dịch gọi điện thông báo tới khách hàng:

• Lựa chọn tập khách hàng nhận cuộc gọi mong muốn từ file excel tải lên;

• Xây dựng chiến dịch: ngày bắt đầu chiến dịch, thời điểm chạy chiến dịch

trong ngày, số cuộc gọi đồng thời, số cuộc gọi tối thiểu, số cuộc gọi tối

đa, thời lượng tối đa mỗi cuộc gọi, kinh phí viễn thông tối đa dự kiến, số

hotline gọi ra, gọi lại khi thất bại, số lần gọi lại, thời gian giữa hai lần gọi

lại;

• Xây dựng nội dung cá nhân hóa: mỗi khách hàng sẽ nhận thông điệp riêng

biệt (tên, dịch vụ, thời gian, địa chỉ..). Doanh nghiệp có thể tự tạo nội dung

lời thoại (nội dung khi nhấc máy ) bằng cách nhập văn bản hoặc có thể tải

lên file ghi âm đã có sẵn;

• Hỗ trợ người nhận cuộc gọi tương tác qua phím bấm và ghi nhận lại phản

hồi;

• Tự động chuyển hướng đến tổng đài viên khi khách hàng yêu cầu;

• Nội dung lời thoại được chuyển đổi sang nhiều giọng nói đa dạng giới

tính và vùng miền khác nhau;

• Hỗ trợ chèn nhạc nền trong lời thoại;

• Hỗ trợ nghe thử nội dung lời thoại trước khi khởi động chiến dịch.

− Báo cáo thời gian thực: cập nhật liên tục, tự động. Báo cáo tổng quan và chi tiết của

từng chiến dịch hoặc toàn bộ các chiến dịch mà doanh nghiệp đã khởi tạo, từ đó

giúp doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả chiến dịch, giúp nâng cao hiệu suất và

tối ưu hoá chiến dịch. Các thông tin hỗ trợ báo cáo bao gồm:

3

• Tổng số chiến dịch mà doanh nghiệp đã khởi tạo

• Tổng số cuộc gọi hiện tại

• Tỷ lệ tiếp cận/tổng số khách hàng

• Chi phí viễn thông ước tính

• Thời lượng cuộc gọi trung bình

• Tổng thời gian gọi

• Số cuộc gọi đã thực hiện

• Phím bấm đầu tiên khi nghe máy

• Số lần gọi lại

• Số tổng đài gọi đi

• Số khách hàng

• Thời điểm gọi

• Thời lượng gọi

• Trạng thái cuộc gọi (đã nghe; đang gọi; máy bận)

• Phím khách hàng đã bấm

− Hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện sao chép lại một chiến dịch đã từng thực hiện trước

đó mà không cần phải khởi tạo lại chiến dịch mới;

− Cung cấp giải pháp hoàn chỉnh cho người dùng (bao gồm cả tổng đài và dịch vụ

hotline tạo cuộc gọi) và dễ dàng tích hợp với hệ thống tổng đài của doanh nghiệp

sẵn có thông qua APIs.

3 Lợi ích

− Phù hợp với đối tượng người dùng là các đơn vị tài chính, các doanh nghiệp viễn

thông, đơn vị bảo hiểm, các công ty sự kiện, giao vận và công ty thương mại điện

tử;

− Hỗ trợ doanh nghiệp xử lý hàng ngàn cuộc gọi mỗi ngày với hiệu suất tối ưu:

• Marketing tự động: chiến dịch marketing sẽ tiếp cận số lượng lớn người

dùng trong thời gian rất ngắn;

• Cắt giảm chi phí nhân viên tổng đài: các cuộc gọi được tự động hoá; giảm

số lượng tổng đài viên.

• Hỗ trợ bán hàng tự động: mỗi khách hàng sẽ tiếp nhận thông điệp riêng

dựa trên cơ sở dữ liệu khách hàng.

4

• Tăng doanh thu bán hàng : tiếp cận khách hàng quy mô lớn với các nhóm

khách hàng khác nhau;

• CSKH tự động : chủ động gọi ra khảo sát chất lượng dịch vụ, tự động trả

lời các yêu cầu theo kịch bản;

• Hỗ trợ doanh nghiệp thống kê, báo cáo, phân tích chi tiết để rút kinh

nghiệm qua các chiến dịch tiếp cận khách hàng.

4 Hướng dẫn sử dụng

4.1 Đăng ký

− Chức năng Đăng ký cho phép người dùng đăng ký để trở thành thành viên hệ thống

AI Call Center.

− Sau khi truy cập vào website AI Call Center, người dùng nhấn vào chức năng Đăng

Ký, hệ thống hiển thị màn hình Đăng ký cho phép người dùng nhập vào các thông

tin bao gồm :

✓ Họ và tên

✓ Số điện thoại

✓ Email

✓ Mã kinh doanh

✓ Mật khẩu

✓ Nhập lại mật khẩu

✓ Nhập mã Captcha

− Sau khi đồng ý với điều khoản sử dụng và chính sách bảo mật, người dùng thực

hiện nhấn nút Tiếp tục.

5

Hình ảnh : Màn hình Đăng ký người dùng

− Sau khi nhấn nút Tiếp tục, hệ thống CMS AI Call Center sẽ gửi thực hiện một cuộc

gọi tới số thuê bao mà khách hàng vừa đăng ký để cung cấp một mã OTP nhằm xác

thực số điện thoại của người dùng. Khách hàng vui lòng nhập mã OTP vào textbox

OTP và nhấn nút Đăng ký để hoàn tất việc đăng ký thành viên.

− Nếu người dùng chưa nhận được mã OTP, vui lòng nhấn vào textlink Gửi lại mã để

nhận lại mã OTP.

Hình ảnh : Màn hình xác nhận mã OTP

6

− Sau khi nhấn nút Đăng ký, người dùng đăng ký thành công sẽ được chuyển vào

trang CMS của hệ thống AI Call Center để có thể thực hiện các chức năng của hệ

thống như chức năng : Quản lý chiến dịch, Quản lý tổng đài viên….

Hình ảnh : Màn hình hệ thống CMS AI Call Center

4.2 Đăng nhập

− Chức năng Đăng nhập cho phép người dùng đăng nhập vào hệ thống CMS AI Call

Center khi đã có tài khoản. Tại màn hình Đăng nhập & trải nghiệm: Người dùng

thực hiện nhập vào thông tin:

✓ Số điện thoại

✓ Mật khẩu

✓ Nhập mã Captcha

− Sau đó, người dùng nhấn nút Đăng nhập để truy cập vào hệ thống AI Call Center.

7

Hình ảnh : Màn hình Đăng nhập

4.3 Quên mật khẩu

− Chức năng Quên mật khẩu cho phép người dùng lấy lại mật khẩu dùng để đăng

nhập vào hệ thống CMS AI Call Center khi quên. Tại màn hình Đăng nhập, nếu

người dùng thực hiện nhập sai mật khẩu khi đăng nhập thì hệ thống sẽ hiển thị

textlink Đặt lại cho phép người dùng nhấn vào để thực hiện đặt lại mật khẩu đăng

nhập vào hệ thống.

Hình ảnh : Màn hình Đăng nhập khi người dùng nhập sai mật khẩu đăng nhập vào hệ

thống

8

- Sau khi nhấn vào textlink Đặt lại, hệ thống sẽ hiển thị màn hình Xác nhận số điện

thoại đồng thời hệ thống CMS AI Call Center sẽ gửi thực hiện một cuộc gọi tới số

thuê bao mà khách hàng đã đăng ký để cung cấp một mã OTP nhằm xác thực số

điện thoại của người dùng. Khách hàng vui lòng nhập mã OTP vào textbox OTP

sau đó nhấn nút Xác nhận để chuyển sang bước tiếp theo của chức năng Quên mật

khẩu.

- Nếu người dùng chưa nhận được mã OTP, vui lòng nhấn vào textlink Gửi lại để

nhận lại mã OTP.

Hình ảnh : Màn hình xác nhận mã OTP

− Sau khi nhấn nút Xác nhận, hệ thống chuyển sang màn hình Đặt lại mật khẩu cho

phép người dùng đặt lại mật khẩu mới để thay thế cho mật khẩu mà mình đã quên.

Người dùng thực hiện nhập vào 2 trường thông tin sau :

✓ Mật khẩu mới

✓ Xác nhận mật khẩu mới

− Sau đó người dùng thực hiện nhấn nút Đặt lại để hoàn tất việc Đặt lại mật khẩu

đăng nhập vào hệ thống CMS AI Call Center.

9

Hình ảnh : Màn hình Đặt lại mật khẩu

4.4 Trang chủ

− Trang chủ chính là trang website hệ thống AI Call Center khi người dùng mới truy

cập vào và chưa đăng nhập vào hệ thống CMS AI CALL CENTER. Trang chủ có

chức năng giới thiệu về hệ thống AI Call Center, cho phép người dùng khi vừa vào

truy cập vào website có cái nhìn tổng quan nhất về những giá trị cũng như những

tính năng mà giải pháp AI CALL CENTER đem lại cũng như cung cấp.

Hình ảnh : Màn hình chức năng Trang chủ

10

4.5 Tổng quan hoạt động

− Màn hình Tổng quan hoạt động chia thành 3 phần :

+ Phần 1 : Thống kê dưới dạng biểu đồ hình tròn về : Tổng số khách hàng, Tổng số

chiến dịch, Tổng số cuộc gọi, Tỷ lệ tiếp cận/tổng số khách hàng đã gọi, Chi phí viễn

thông ước tính (VNĐ). Ngoài ra, hệ thống còn thực hiện thống kê : Thời lượng cuộc

gọi trung bình, Tổng thời gian gọi, Số cuộc gọi đã thực hiện.

Hình ảnh : Màn hình Tổng quan hoạt động - Phần 1

+ Phần 2 : Hiển thị thông tin tài khoản của người dùng đang đăng nhập vào hệ thống

bao gồm các thông tin như : Tên đăng nhập, Địa chỉ Email, Số điện thoại, Đầu số

SIP Trunk, Ngày tạo tài khoản, Thống kê số lượng người dùng, Doanh thu, Số tiền

đã sử dụng, số chiến dịch, số cuộc gọi.

11

Hình ảnh : Màn hình Tổng quan hoạt động - Phần 2

+ Phần 3 : Hiển thị chi tiết danh sách các chiến dịch mà người dùng đã tạo bao gồm

các thông tin : STT, Tài khoản, Mã chiến dịch, Tên chiến dịch, Số lượng cuộc gọi,

đã gọi, đang xử lý, Tổng thời gian thoại, Thời lượng cuộc gọi trung bình, Ngày tạo,

Trạng thái của chiến dịch (Chưa chạy, Tạm dừng, Đang chạy).

Hình ảnh : Màn hình Tổng quan hoạt động - Phần 3

12

+ Để xem báo cáo chi tiết một chiến dịch, người dùng có thể nhấn vào Tên chiến dịch

mà mình muốn xem. Hệ thống hiển thị chi tiết các thông tin bao gồm : Tổng số

khách hàng, Tổng số cuộc gọi hiện tại, Thời lượng nghe cuộc gọi; Phím bấm đầu

tiên khi nghe máy; Số lần gọi lại; Thời lượng cuộc gọi trung bình; Tổng thời gian

gọi; Chi phí viễn thông ước tính.

Hình ảnh : Màn hình xem chi tiết một chiến dịch tab Tổng quan

4.6 Hồ sơ

− Chức năng Hồ sơ cho phép người dùng có thể thực hiện chỉnh sửa một số thông tin

cá nhân của mình bao gồm các trường thông tin : Họ và tên, Email. Đồng thời,

người dùng cũng có thể thực hiện Đổi mật khẩu đăng nhập vào hệ thống. Sau khi

người dùng thực hiện đổi thông tin xong sẽ thực hiện nhấn nút Xác nhận tại màn

hình Hồ sơ/Thông tin tài khoản để hệ thống ghi nhận những thay đổi về thông tin

mà người dùng đã chỉnh sửa.

− Trong Chức năng Hồ sơ có tab Khóa bí mật dùng để hiển thị thông tin về Mã bí

mật và Access Token để khách hàng sử dụng API Call. Khách hàng cũng có thể

thực hiện sinh mới Access Token sau khi Access Token hết hạn bằng cách nhấn vào

nút SINH MỚI ACCESS TOKEN tại màn hình Hồ sơ/Khóa bí mật

13

Hình ảnh : Màn hình chức năng Hồ sơ – Tab Thông tin tài khoản

Hình ảnh : Màn hình chức năng Hồ sơ – Tab Bảo mật tài khoản

14

Hình ảnh : Màn hình chức năng Hồ sơ – Tab Khóa bí mật

4.7 Đăng xuất

− Chức năng Đăng xuất cho phép người dùng có thể thực hiện đăng xuất ra khỏi hệ

thống CMS AI Call Center. Để thực hiện đăng xuất khỏi hệ thống CMS AI Call

Center, người dùng thực hiện nhấn vào nút Đăng xuất. Việc đăng xuất khỏi hệ

thống CMS AI Call Center khi người dùng không thao tác trên hệ thống nhằm đảm

bảo an toàn thông tin cho người dùng một cách tuyệt đối.

Hình ảnh : Màn hình chức năng Đăng xuất

15

4.8 Quản lý chiến dịch

− Chức năng Quản lý chiến dịch giúp người dùng có thể xây dựng và cấu hình các

cuộc gọi tự động từ AI Call Center.

− Để khởi tạo một chiến dịch, người dùng nhấn vào chức năng Tạo mới.

Hình ảnh : Màn hình chức năng Quản lý chiến dịch

− Sau khi nhấn nút Tạo mới, hệ thống hiển thị màn hình Khởi tạo chiến dịch, người

dùng nhập thông tin vào Textbox Tên chiến dịch, và chọn Loại chiến dịch tương

ứng sau đó nhấn nút Khởi tạo.

16

Hình ảnh : Màn hình chức năng Quản lý chiến dịch – Khởi tạo chiến dịch

− Sau khi người dùng nhấn nút Khởi tạo. Hệ thống chuyển sang bước thứ 2 đó là

bước Upload Danh sách khách hàng. Người dùng có thể thực hiện tải lên thông tin

khách hàng theo file excel hoặc tải danh sách khách hàng thông qua API để import

vào hệ thống.

− Lưu ý : Đối với những chiến dịch có Loại chiến dịch là Voice OTP thì không cần

tải lên file Excel nhưng đối với những chiến dịch có loại chiến dịch là Cá nhân hóa

hoặc loại chiến dịch là Nội dung cố định thì khách hàng bắt buộc phải tải lên một

file excel có ít nhất 1 dòng dữ liệu để hệ thống có thể nhận dạng được kiểu thông

tin mà khách hàng truyền lên cũng như xác định được các trường cá nhân hóa mà

chiến dịch sẽ sử dụng ở bước 3.

Hình ảnh : Màn hình Tải lên thông tin khách hàng khi chưa upload file danh sách khách hàng

− Thực hiện tải file Excel thông tin khách hàng bằng cách:

✓ Click Chọn file của bạn để tải lên từ máy tính

✓ Click Chọn từ danh sách đã chạy để tải lại những danh sách khách hàng

đã chạy trước đây.

✓ Click Tải xuống file mẫu mặc định để lấy file Excel mẫu.

17

Hình ảnh : Màn hình Tải lên thông tin khách hàng khi đã upload file danh sách khách hàng

− Thực hiện tải thông tin khách hàng bằng cách import qua API vui lòng xem hướng

dẫn trên web trong menu Tài liệu API/Hướng dẫn API.

− Thực hiện tải thông tin khách hàng bằng cách Tích hợp google sheet :

▪ Để đẩy danh sách khách hàng lên bằng cách Tích hợp Google Sheet thì tại bước 2

– Màn hình Danh sách khách hàng, người dùng nhấn vào tab Tích hợp google

sheet.

▪ Bước 1 : Người dùng nhấn vào nút Sao chép tại trường Client email ( Xem hình

ảnh 1 ) sau đó vào File Google Sheet nhấn vào nút Chia Sẻ ( Xem hình ảnh 2 ) sau

đó người dùng nhấn Ctr + V để paste giá trị vừa Sao chép ở trên vào trường Chia

sẻ với mọi người và nhóm, chọn quyền là Người chỉnh sửa sau đó người dùng

nhấn nút Gửi ( Xem Hình ảnh 3 ) , tiếp theo nhấn nút “Vẫn chia sẻ” ( Hình ảnh 4 ).

▪ Bước 2 : Người dùng nhấn vào File Google Sheet, người dùng copy trường Google

Sheet ID ( Xem hình ảnh 2 ), sau đó Paste vào trường Google Sheet ID ở màn hình

Tích hợp google sheet ( Xem hình ảnh 1 )

▪ Bước 3 : Người dùng nhấn vào File Google Sheet, người dùng copy tiêu đề cột Số

điện thoại ( Xem hình ảnh 2 ), sau đó Paste vào trường Tiêu đề cột số điện thoại ở

màn hình Tích hợp google sheet ( Xem hình ảnh 1 )

▪ Bước 4 : Người dùng nhấn nút Lưu thông tin rồi nhấn nút Lấy dữ liệu Google

Sheet tại màn hình Tích hợp google sheet

▪ Lưu ý :

18

✓ Những dữ liệu đã được lấy rồi sẽ có màu xanh, dữ liệu bị lỗi có màu đó kèm

theo ghi chú.

✓ File tích hợp phải ở dạng Google Sheet chứ không phải là file có đuôi xls

hoặc xlsx

Hình ảnh 1

Hình ảnh 2

19

Hình ảnh 3

Hình ảnh 4

20

Hình ảnh 5

− Sau khi đã upload file danh sách khách hàng. Người dùng nhấn nút Tiếp tục để

chuyển sang bước 3 : Xây dựng chi tiết. Bước Xây dựng chi tiết cho phép chỉnh

sửa lại thông tin Tên chiến dịch, cấu hình các thông tin như : Nội dung khi nhấc

máy; Thêm phím điều hướng trong cuộc gọi. Người dùng có thể tùy chỉnh nhập

nội dung khi người nghe nhấc máy hoặc tải lên File ghi âm có sẵn, chọn giọng nói

và tốc độ của giọng nói cho cuộc gọi, chèn nhạc nền đồng thời có thể nghe thử nội

dung cuộc gọi trước khi khởi tạo chiến dịch.

Hình ảnh : Màn hình Xây dựng chi tiết chiến dịch

21

− Sau khi cấu hình xong bước Xây dựng chi tiết, người dùng nhấn nút Tiếp tục để

chuyển sang bước Lịch trình tùy chọn. Tại bước Lịch trình tùy chọn, người dùng

thực hiện cấu hình cho chiến dịch, chọn đầu số gọi ra; Ngày bắt đầu chiến dịch

(Ngày/Tháng/Năm); Thời điểm chạy chiến dịch trong ngày (Thời điểm 1, Thời điểm

2,…); Số cuộc gọi đồng thời; Số cuộc gọi tối thiểu; Thời lượng tối đa mỗi cuộc gọi

( Tính theo giây); Cấu hình gọi lại khi máy bận, nhấc máy dưới 5 giây hoặc không

nhấc máy, Cấu hình số lần gọi lại, Khoảng thời gian giữa hai lần gọi lại.

− Lưu ý :

+ Với những chiến dịch có loại chiến dịch là Voice OTP thì ở bước 4 – Lịch trình

tùy chọn, khách hàng nếu chưa có đầu số cá nhân thì sẽ thực hiện chọn “Sử

dụng đầu số hệ thống” để làm đầu số gọi ra cho chiến dịch mà khách vừa tạo (

Chi tiết xem ảnh bên dưới )

+ Người dùng cũng cần lưu ý đến thông số Số cuộc gọi đồng thời : Đây chính là

số cuộc gọi đồng thời mà hệ thống có thể thực hiện đồng thời 1 lúc vậy nên nếu

chiến dịch của quý khách đổ vào nhiều data thì nên để số cuộc gọi đồng thời ở

ngưỡng phù hợp với số lượng data mà mình truyền vào, để biết thêm chi tiết khi

tạo chiến dịch quý khách nên trao đổi với bộ phận chăm sóc khách hàng của

công ty để nhận được những hướng dẫn phù hợp với chiến dịch của mình.

+ Đối với những chiến dịch có loại chiến dịch là Cá nhân hóa hoặc loại chiến dịch

là Nội dung cố định quý khách cần lưu ý đến trường thông tin Gọi lại khi ( Máy

bận, Nhấc máy dưới 5 s, Không nhấc máy ). Nếu quý khách muốn thực hiện

gọi lại khi cuộc gọi đến khách hàng rơi vào 3 trường hợp trên thì quý khách bắt

buộc phải tích vào 3 checkbox (Máy bận, Nhấc máy dưới 5 s, Không nhấc máy

), quý khách cũng có thể cấu hình được số lần gọi lại và khoảng thời gian giữa

các lần gọi lại trong chiến dịch.

22

Hình ảnh : Màn hình Lịch trình tùy chọn – Loại chiến dịch là Voice OTP

Hình ảnh : Màn hình Lịch trình tùy chọn – Loại chiến dịch là Cá nhân hóa hoặc Nội dung cố

định

− Sau khi đã hoàn thành cấu hình chiến dịch, người dùng nhấn nút Bước 5 để chuyển

sang bước tiếp theo : Khởi động chiến dịch hoặc có thể nhấn nút Quay lại để thay

đổi một số thông tin đã nhập trong các bước 4 – Lịch trình tùy chọn.

− Tại bước Khởi động chiến dịch, người dùng có thể thực hiện nhấn nút Chạy luôn

để chạy chiến dịch luôn hoặc nhấn nút Chạy chiến dịch để thực hiện chạy chiến

dịch theo thời gian đã cấu hình trong bước 4 – Lịch trình tùy chọn.

23

− Bên cạnh đó, tại bước Khởi động chiến dịch, người dùng cũng có thể: Gọi thử

nghiệm , Sửa chiến dịch, Sao chép chiến dịch hoặc Xóa chiến dịch mà mình đã khởi

tạo.

Hình ảnh : Màn hình Quản lý chiến dịch - Bước 5/Khởi động chiến dịch

− Lưu ý : Đối với những chiến dịch có trạng thái là Đang chạy ( Là những chiến dịch

mà quý khách đã nhấn nút Chạy chiến dịch hoặc Chạy luôn ở bước 5 ), để có thể

sửa lại những thông tin mà quý khách đã cấu hình thì quý khách sẽ nhấn vào nút

Tạm dừng ở bước 5 – Khởi động chiến dịch, sau đó quý khách thực hiện nhấn vào

nút Sửa chiến dịch và thực hiện sửa lại các thông tin mà mình đã cấu hình trước đó

ví dụ như thông tin về danh sách khách hàng ( Lưu ý những khách hàng đã được

gọi rồi thì quý khách không thể sửa hoặc xóa khách hàng đó trong danh sách khách

hàng ở bước 2 nữa ) , quý khách cũng có thể sửa nội dung cũng như cấu hình lại

các trường thông tin mà quý khách đã cấu hình ở bước 3 và bước 4.

24

Hình ảnh : Màn hình Quản lý chiến dịch - Bước 5/Khởi động chiến dịch – Khách hàng nhấn

vào nút Tạm dừng thì mới có thể sửa được chiến dịch

Hình ảnh : Màn hình Quản lý chiến dịch - Bước 5/Khởi động chiến dịch – Khách hàng nhấn

vào nút Sửa chiến dịch để thực hiện thay đổi những trường thông tin mà khách hàng đã cấu hình

trước đó ở bước 2, bước 3 và bước 4.

Ví dụ 1 : Khách hàng tạo chiến dịch có loại chiến dịch là Voice OTP và dùng công cụ là

Postman để test kết nối thì sẽ thực hiện lần lượt theo các bước như sau :

Bước 1 : Khách hàng đăng nhập vào hệ thống https://aicallcenter.vn/

25

Bước 2 : Khách hàng nhấn vào menu Quản lý chiến dịch và nhấn vào nút Tạo mới ( Quý

khách vui lòng xem ảnh )

Hình ảnh : Màn hình Quản lý chiến dịch – Tạo mới

Bước 3 : Sau khi nhấn nút Tạo mới, khách hàng chọn loại chiến dịch là Voice OTP ( Quý

khách vui lòng xem ảnh )

Hình ảnh : Màn hình Quản lý chiến dịch – Các mẫu kịch bản

Bước 4 : Khách hàng nhấn vào textlink đây ở màn hình Danh sách khách hàng đồng thời

ở màn hình Danh sách khách hàng, quý khách đã có thể biết được mã chiến dịch mà mình

vừa tạo ( Quý khách vui lòng xem ảnh )

26

Hình ảnh : Màn hình Quản lý chiến dịch – Danh sách khách hàng

Bước 5 : Khách hàng thực hiện chọn giọng nói gọi ra cho chiến dịch ( Quý khách vui lòng

xem ảnh )

Hình ảnh : Màn hình Quản lý chiến dịch – Xây dựng chi tiết

Bước 6 : Nếu như khách hàng chưa có đầu số cá nhân để thực hiện gọi chiến dịch thì khách

hàng sẽ thực hiện nhấn vào choicebox Sử dụng đầu số hệ thống, ở màn hình này quý

khách cần lưu ý đến các thông số như Ngày bắt đầu chiến dịch, Số cuộc gọi đồng thời [Nếu

dữ liệu của quý khách đổ vào nhiều thì quý khách nên nâng số cuộc gọi đồng thời nên mức

phù hợp với data mà mình truyền vào, hiện tại hệ thống đang để mức mặc định là 30 cuộc

gọi đồng thời nhưng nếu như dữ liệu nhiều thì quý khách nên liên hệ với bộ phận chăm

27

sóc khách hàng của công ty để được nâng số cuộc gọi đồng thời lên cho chiến dịch của

mình] ( Quý khách vui lòng xem ảnh )

Hình ảnh : Màn hình Quản lý chiến dịch – Lịch trình tùy chọn

Bước 7 : Từ bước 1 đến bước 6 mình chưa truyền data vào hệ thống, ở bước 7 này mình

sẽ hướng dẫn quý khách test thử kết nối qua Postman.

+ Quý khách vui lòng mở Postman lên

+ Chọn phương thức là Post

+ Nhập vào đường link :

https://aicallcenter.vn/api/campaigns/:campaign_id/import

✓ /:campaign_id : Quý khách thay bằng mã chiến dịch mà mình đã có ở

bước 4

+ Phần Body, quý khách vui lòng nhập như sau :

{

"access_token":

"eyJhbGciOiJIUzI1NiIsInR5cCI6IkpXVCJ9.eyJ1c2VyX2lkIjoxMSwic2lnbiI6Ijhj

ZTVlYzVlMzkxYWY0NWJiOGVhOWVkYTdiNzdkMTc2IiwiaWF0IjoxNTgzMjE0

NzMyLCJleHAiOjE1ODgzOTg3MzJ9.hUCFhQSLmcIYyn_Ludmt55plDorFopI

B0ztH6UNOnXX",

28

"contacts": [{

"otp_code":"689498",

"phone_number":"0984897721" }]

}

✓ Trong đó access_token quý khách lấy trong menu Tài liệu API/Hướng

dẫn API, quý khách nhập thông tin xong thì nhấn nút Send để truyền

thông tin lên hệ thống, nếu như truyền thành công thì trên Postman sẽ trả

về câu thông báo : {"status":1,"message":"Import thành công 1 trong tổng

số 1 bản

ghi","results":[{"phone_number":"0984897721","call_id":66725}]} ( Quý

khách vui lòng xem ảnh )

Hình ảnh : Màn hình chức năng Tài liệu API/Hướng dẫn API

29

Hình ảnh : Màn hình chức năng Tài liệu API/Hướng dẫn API

Bước 8 : Sau khi quý khách đã truyền thông tin lên hệ thống thành công, thì ở màn hình

Khởi động chiến dịch, quý khách nhấn nút Chạy luôn hoặc Chạy chiến dịch để thực

hiện chạy chiến dịch. Quý khách lưu ý chiến dịch sẽ chạy liên tục vì thế nếu như quý khách

truyền thêm thông tin qua API thì chiến dịch sẽ tự động thực hiện gửi mã OTP về cho các

số điện thoại mà quý khách truyền thêm. Nếu quý khách muốn dừng chiến dịch thì quý

khách nhấn vào nút Tạm dừng ở màn hình Khởi động chiến dịch. Và khi chiến dịch đã ở

trạng thái Tạm dừng thì dù quý khách có truyền thêm dữ liệu thêm thì chiến dịch cũng sẽ

không chạy cho đến khi nào quý khách nhấn nút Chạy luôn ở màn hình Khởi động chiến

dịch thì chiến dịch mới bắt đầu chạy lại.

4.9 Danh sách khách hàng

− Hiển thị danh sách File Excel khách hàng. Đây là những dữ liệu khách hàng mà

người dùng đã import vào hệ thống, người dùng có thể nhấn nút Xóa để xóa bất kỳ

một File nào trên hệ thống. Khi người dùng nhấn nút Xóa, hệ thống đưa ra thông

báo xác nhận lại một lần nữa bạn có muốn xóa File danh sách khách hàng không,

nếu người dùng nhấn nút Đồng ý thì khi đó File danh sách khách hàng mới thực sự

được xóa khỏi hệ thống, ngược lại nếu người dùng nhấn nút Hủy thì hệ thống sẽ

quay trở về màn hình Danh sách khách hàng, File danh sách khách hàng vẫn tồn tại

trên hệ thống. Việc đưa ra thông báo xác nhận này giúp cho người dùng tránh bị

30

mất File khi không may nhấn vào nút Xóa trên danh sách. Người dùng có thể nhấn

nút Tải về để thực hiện tải về một danh sách khách hàng bất kỳ đã tồn tại trên hệ

thống.

Hình ảnh : Màn hình Danh sách khách hàng

4.10 Mua gói

− Chức năng Mua gói cho phép khách hàng cá nhân có thể nạp tiền vào hệ thống để

có thể sử dụng dịch vụ. Khách hàng muốn mua gói thì thực hiện nhấn vào chức

năng mua gói, sau đó chọn mệnh giá muốn nạp và nhấn vào nút Mua ngay, sau đó

quý khách chọn hình thức thành toán (Thẻ thanh toán quốc tế (Visa, MasterCard,

JCB) (VNPAY Card), Thẻ ATM nội địa/ Internet Banking (VNPAY

ATM/Banking), VNPay QR (VNPAY QR), Chuyển khoản ngân hàng (Chuyển

khoản), Ví MoMo (Momo) ) và cuối cùng quý khách nhấn nút Thanh toán.

31

Hình ảnh : Màn hình chức năng Mua gói – Bước 1

Hình ảnh : Màn hình chức năng Mua gói – Bước 2

4.11 Lịch sử giao dịch

− Hiển thị danh sách các gói dịch vụ mà người dùng đã sử dụng bao gồm các thông

tin : Số thứ tự, Mã giao dịch, Gói dịch vụ, Số lượng gói, Đơn giá (VNĐ), Khuyến

mại, Tiền thanh toán, Số tiền nhận được, Hình thức thanh toán, Thời gian, Trạng

thái ( Chưa thanh toán; Hoàn thành ).

32

Hình ảnh : Màn hình chức năng Lịch sử giao dịch

4.12 Tài liệu

− Trang Tài liệu hiển thị toàn bộ các tài liệu liên quan đến hệ thống AI Call Center

bao gồm các tài liệu về các case study, tài liệu báo giá, tài liệu hợp đồng, tài liệu kỹ

thuật API AI Call Center…..

Hình ảnh : Màn hình chức năng Tài liệu khách hàng

4.13 Quản lý tổng đài viên

− Chức năng quản lý tổng đài viên cho phép người dùng có thể thêm mới, sửa, xóa

các tổng đài viên của mình trên hệ thống AI Call Center. Khi nhấn vào chức năng

33

Quản lý tư vấn viên, hệ thống sẽ hiển thị danh sách các tổng đài viên đã có trong

hệ thống bao gồm các thông tin : STT, Họ và tên, Số điện thoại, Trạng thái, Hành

động.

Hình ảnh : Màn hình Quản lý tổng đài viên – Danh sách tổng đài viên

− Người dùng nhấn vào nút Thêm mới, để thực hiện thêm mới một tổng đài viên vào

hệ thống. Người dùng thực hiện nhập các thông tin : Họ và tên , Số điện thoại sau

đó nhấn nút Thêm mới. Sau khi nhấn nút Thêm mới, một tổng đài viên sẽ được

thêm vào hệ thống.

Hình ảnh : Màn hình Quản lý tổng đài viên – Thêm mới tổng đài viên

34

4.14 Hướng dẫn sử dụng

− Trang Hướng dẫn sử dụng hiển thị tài liệu hướng dẫn sử dụng trong đó có những

hướng dẫn chi tiết từng chức năng cho phép bất kỳ một người dùng nào khi làm

việc với hệ thống AI Call Center đều có thể hiểu được hệ thống cũng như thao tác

được các chức năng trong hệ thống.

4.15 Danh sách cuộc gọi

− Chức năng Danh sách cuộc gọi hiển thị toàn bộ các cuộc gọi mà người dùng đang

đăng nhập vào hệ thống CMS AI Call Center đã thực hiện bao gồm các thông tin

chi tiết như sau : STT, Số tổng đài, Tên khách hàng, Số khách hàng, Thời điểm gọi,

Thời lượng gọi, Phím đã bấm, Trạng thái ( Gọi nhỡ, Đã nghe ), Ghi chú.

Hình ảnh : Màn hình chức năng Danh sách cuộc gọi

4.16 Đối soát

− Chức năng Đối soát cho phép người dùng kiểm tra lại thông tin của mình trong

khoảng thời gian tìm kiếm. Các thông tin bao gồm : Thời gian đã gọi, Số cuộc đã

gọi theo từng loại, thành tiền

35

Hình ảnh : Màn hình chức năng Đối soát

36

MỤC LỤC

1 Giới thiệu chung ........................................................................................................... 2

2 Tính năng chi tiết .......................................................................................................... 2

3 Lợi ích ........................................................................................................................... 3

4 Hướng dẫn sử dụng ....................................................................................................... 4

4.1 Đăng ký ................................................................................................................. 4

4.2 Đăng nhập .............................................................................................................. 6

4.3 Quên mật khẩu....................................................................................................... 7

4.4 Trang chủ ............................................................................................................... 9

4.5 Tổng quan hoạt động ........................................................................................... 10

4.6 Hồ sơ ................................................................................................................... 12

4.7 Đăng xuất ............................................................................................................ 14

4.8 Quản lý chiến dịch ............................................................................................... 15

4.9 Danh sách khách hàng ......................................................................................... 29

4.10 Mua gói ................................................................................................................ 30

4.11 Lịch sử giao dịch ................................................................................................. 31

4.12 Tài liệu ................................................................................................................. 32

4.13 Quản lý tổng đài viên .......................................................................................... 32

4.14 Hướng dẫn sử dụng ............................................................................................. 34

4.15 Danh sách cuộc gọi.............................................................................................. 34

4.16 Đối soát ................................................................................................................ 34