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Diplomado en Visita Medica

Nel Emiro Muñoz

El visitador Medico

Existe una larga polémica por el concepto de si el verdadero médico es un INFORMADOR, o por el contrario se trata de un autentico VENDEDOR.

No podemos enmarcar una discusión al respecto, pero en nuestra opinión consideramos que tiene de lo uno, y de lo otro; y que a estas 2 facetas le agregamos la de técnico.

Por esta compleja personalidad: INFORMADOR, VENDEDOR y TÉCNICO, consideramos al VISITADOR MEDICO como un caso excepcional, teniendo en cuenta las características que ha de poner de relieve en el ejercicio de su difícil gestión profesional.

¿Que es un Profesional?

La idea más común es que se trata de una persona que fue a la universidad y recibió un título. Para nosotros Profesionalismo está ligado a estudios superiores. Difícilmente consideramos a un plomero o un zapatero como profesionales.

Por tal motivo profesional es aquel que ejerce una profesión.

En conclusión Profesional es aquel que basado en los conocimientos adquiridos, y en su responsabilidad, lleva a cabo una labor, cuyos resultados deben estar enmarcados dentro de niveles preestablecidos por normas claras, por ésta actividad recibe cierto lucro.

Visitador Médico

Es el profesional que trabaja en una compañía farmacéutica, para difundir y divulgar información científica en los productos farmacéuticos que le han sido asignados; por lo cual, posee conocimientos Técnicos-Científicos relacionados con los productos que promociona. Utiliza técnicas de ventas acorde al rubro farmacéutico.

Posee cualidades de servicios de acuerdo al segmento que atiende, y tiene contacto directo con los profesionales facultados para prescribir.

Su trabajo hace posible la difusión de los avances terapéuticos . Debido a ello se le asocia como una labor social; así los médicos pueden tener un conocimiento rápido y completo de los nuevos farmacos.

Estrategias Promocionales

De todas las estrategias promocionales que utiliza la industria farmacéutica, para llevar su mensaje al cuerpo médico, ninguna es tan idónea como el VISITADOR MÉDICO.

Para promocionar la VISITA MÉDICA, enumeramos algunos de los medios más importantes así:

VISITA MÉDICA

ESTUDIOS CIENTIFICOS

FOLLETOS O LITERATURAS

MUESTRAS MEDICAS

OBJETOS PROMOCIONALES


o Si los laboratorios no contaran con la eficaz colaboración de la visita médica, sería muy difícil hacer llegar su mensaje a los médicos.

o Estas son grandes dificultades que se le presentan al visitador médico cuya información ha de referirse a puntos importantes como:

o Mecanismo de acción del producto

o Indicación del producto

o Dosificación del producto

o Contraindicación


o Contraindicación

o Toxicidad

o Precaución etc…

o Los medios impersonales son eficaces dependiendo como lo acepte el médico. Atención que le preste, tiempo, buena disposición.

o La visita médica debe estar planificada, analizada y pensada a fin de adaptarse a la idiosincrasia particular de cada médico (visita médica personalizada).


o El mensaje o información debe ser clara, concisa y precisa.

o Manifiesta las características, ventajas y beneficios de los productos y diferencia con sus similares, mecanismos de acción, principio activo, comodidad de dosificación.

o No pretenderá dictar “conferencia” ni desprestigiar de alguna forma a la competencia.

o El Visitador Médico se vale del folleto o literatura que lleva consigo a la entrevista, para procurar despertar interés en el médico del mensaje que queremos darle.


o Los medios impersonales son eficaces dependiendo como lo acepte el médico. Atención que le preste, tiempo, buena disposición.

o La visita médica debe estar planificada, analizada y pensada a fin de adaptarse a la idiosincrasia particular de cada médico (visita médica personalizada).

o El mensaje o información debe ser clara, concisa y precisa.

o Manifiesta las características, ventajas y beneficios de los productos y diferencia con sus similares, mecanismos de acción, principio activo, comodidad de dosificación.

o No pretenderá dictar “conferencia” ni desprestigiar de alguna forma a la competencia.

o El Visitador Médico se vale del folleto o literatura que lleva consigo a la entrevista, para procurar despertar interés en el médico del mensaje que queremos darle.


Si el visitador médico no conoce hasta el último detalle de sus productos en todo su contexto, los resultados de su gestión, tanto para él, como para su laboratorio serán catastróficas.

Tal situación exige unos conocimientos médico- científicos básicos de anatomía, fisiología, patología, terminología médica, y por supuesto toda la información técnica del producto que ofrece.

Su función primordial es facilitar información amplia sobre sus productos, y ésta misión sólo puede llevarse a cabo mediante entrevistas periódicas con los médicos de la zona que se le asigne.


Por lo tanto el visitador médico deberá estudiar:

Plan de trabajo

La Ruta más productiva

Los horarios establecidos por los médicos

Especialidad de cada médico

El tipo de pacientes que tratan éstos médicos etc.


Como parte de las funciones del visitador médico, se halla también la de ejecutar, visitas periódicas a los clientes.

Mayoristas

Farmacias de cadenas e independientes

Cooperativas

Hospitales – Clínicas

Con el fin de:

Crear una buena imagen de su empresa

Consolidar un buen volumen de ventas

Realizar el recaudo de la cartera

Lograr evolucionar constantemente en todas las ordenes profesionales

Manual de funciones del Visitador Médico Profesional

Nombre del cargo: visitador médico Visitador médico-

vendedorRepresentante de

ventas

Delegadoreporta a: Jefe de Distrito

Gerente de Distrito

SupervisorGerente

NacionalJefe de

Delegación

Descripción del Cargo

El visitador médico- vendedor tiene como responsabilidad primordial promocionar y comercializar los productos del laboratorio, creando la demanda a través de la visita médica, y asegurando la adecuada distribución de los productos, cubriendo cuotas de ventas, cobros, y visita médica establecidas.

Objetivos del Cargoz

•Aplicar los conocimientos y las técnicas necesarias para el optimo desempeño como visitador medico.

•Reconocer las distintas manifestaciones de las enfermedades y la interacción de los medicamentos y productos para la salud

•Identificar el mercado de los medicamentos y productos afines del área de la salud

•Desarrollar habilidades y destrezas para desempeñarse en laboratorios farmacéuticos o empresas del mercado de la salud, ya sea nacional o internacional.

•Diseñar y aplicar estrategias en la presentación de los productos a promocionar, dando a conocer de manera efectiva los beneficios que estos ofrecen.

Funciones y Responsabilidades

o Visitar a los médicos y brindarles información de los productos del laboratorio, con la continuidad y frecuencia establecidas.

o Recopilar inquietudes, aportes y resultados obtenidos por el médico con el uso del producto y competidores.

o Censar, activar, actualizar y mantener al día su listado médico, para tener el 100% de los profesionales asignados a su zona.

o Cumplir y superar con las cuotas asignadas unidades y valores por gerencia de ventas.

o Ejecutar con frecuencia las visitas a los clientes asignados a su zona


o Ejecutar con frecuencia las visitas a los clientes asignados a su zona

o Tomar pedidos y entregarlos diligenciados

o Cumplir con las políticas de comercialización establecidas por el laboratorio

o Efectuar oportunamente la cobranza y entregar sin demora los recaudos.

o Responder por el material promocional y muestras médicas que el laboratorio entregue con destino a los médicos y/o dependientes.


o Elaborar diariamente y hacer llegar al laboratorio los informes y formularios de la actividad comercial, visita médica y rutas de viajes, especificando visitas ejecutadas, ventas y cobranzas, informe de viajes, y demás actividades junto con pedidos y cheques etc.

o Cumplir con el itinerario fijado, salvo caso de fuerza mayor.

o Utilizar a conciencia el fondo de viaje y viáticos asignados.

o Prepararse en todo lo concerniente a capacitación para participar en reuniones de ciclo.

o Hacer periódicamente informes de competencia e informar a Gerencia de Distrito.

o Velar por la buena imagen del laboratorio.

Prohibiciones Especiales

o Vender productos de otros laboratorios o hacer propaganda, cobranzas o negociar con artículos particulares.

o Ausentarse de su zona de trabajo sin autorización expresa de la compañía.

o Ofrecer condiciones, descuentos, créditos, y términos en contravención a las normas del laboratorio.

o Utilizar en todo o en parte para sus gastos personales, los dineros o valores del laboratorio.

o Usar los elementos que el laboratorio le suministre para su trabajo, en labores distintas.

o Negociar muestras médicas, o cualquier otro material de promoción.

Prohibiciones Especiales

o Solicitar préstamos personales a los clientes o ayuda económica de cualquier tipo.

o Presentar cuentas de gastos ficticias o reportar visitas médicas no realizadas.

o Revelar información confidencial con respecto a productos y/o estrategias promocionales del laboratorio.

o Ofrecer dinero o regalos a clientes con el propósito de facilitar una negociación.

o Desatender solicitudes expresas de los médicos que afecte la evolución técnica o comercial del laboratorio.

Entorno

En el desarrollo de su gestión, el visitador médico va a encontrarse con una serie de profesionales al margen de los médicos, como son químicos farmaceutas, enfermeras licenciadas y nutricionista etc., con las cuales establecerá contactos más o menos directos y con grado de subordinación.

Compañeros

Hay que distinguir los que pertenecen al mismo laboratorio, y los colegas de la competencia.

Con éstos, el visitador médico ha de mantener unas relaciones profesionales de mutuo respeto, sin que la amistad íntima perjudique la natural reserva y confidencialidad tanto en el aspecto laboral como el promocional de su laboratorio.

Superiores

Gerente de Distrito

Gerente de Capacitación y Desarrollo

Gerente de Ventas

Gerente de Productos

Gerente de Mercadeo

Director Médico

Director Técnico

Gerente General

Gerente de Distrito

Es la persona que está en contacto directo y permanente con el visitador medico. En algunos laboratorios recibe también el nombre de Gerente Regional, Supervisor o Jefe de Zona. Es el Jefe Inmediato

Gerente de Capacitación y Desarrollo

En algunas empresas éste cargo recibe el nombre de Jefe de Entrenamiento o Entrenador. Es el responsable de suministrar al Gerente de Ventas y el Gerente de Distrito, la capacitación adecuada que ellos requieren para sus representantes , coordinan el entrenamiento científico.

Gerente de Ventas

El Gerente de Ventas de un laboratorio farmacéutico dependiendo de su organigrama, reporta a la Gerencia de Mercadeo o a la Gerencia de la División, o en ciertos casos a la Gerencia General.

A éste reportan en Gerentes Regionales.

Es el responsable de asegurar, el optimo presupuesto de ventas en todo el país.

Gerente de Productos

La gerencia de Productos, es una función controvertida; teniendo en cuenta las nuevas modalidades del desarrollo económico, en laboratorios farmacéuticos van adoptando su estructura organizacional con el objetivo de mantener o conquistar posición en el Mercado, especialmente en el momento que las competencias se acentúa.

El rol de Gerente de Productos constituye una de las funciones que en la actualidad se observa como nueva tendencia del desarrollo en una organización, especialmente cuando la actividad del laboratorio tiende a diversificar su línea de productos.

Gerente de Mercadeo

La significación de este cargo depende del organigrama de cada laboratorio, en algunos, el Gerente o Director de Mercadeo de un laboratorio farmacéutico está a la cabeza de un departamento independiente, reporta directamente a Gerencia comercial.

En otros puede reportar al Director Comercial o al Gerente de la división.

Director Médico

Son muchos laboratorios que tienen en su staf profesional un medico, que suele recibir el nombre de Director Médico o Director Científico, y es el responsable del concepto médico y científico, de toda la información promocional que sale del laboratorio al cuerpo medico; es la imagen ética del laboratorio ante sus colegas.

En algunos laboratorios es el encargado de la instrucción medico- científica a los visitadores médicos de la empresa. Elabora los manuales de productos nuevos. Dicta cursos e capacitación al personal recién ingresado. Revisa el contenido de la literatura científica, establece contacto con catedráticos y profesionales para realizar trabajos de investigación

Director Técnico

El Ministerio de la Protección Social y Salud, dispone por ley que al frente de un laboratorio de productos farmacéuticos, debe existir un profesional al garante, que normalmente debe ser un químico farmacéutico, quien se responsabiliza del contenido, pureza, control de calidad y formas farmacéuticas de todos los productos del laboratorio.

Le llegan directamente las quejas que pudieron presentarse de cualquier producto. Su nombre debe estar impreso en los empaques de los productos fabricados por el laboratorio para el cumplimiento de la Leyes establecidas.

El Director Técnico controla distintas muestras en cada lote de producto terminado, así como la pureza de cuanta materia prima llega al laboratorio, antes de pasar al proceso de fabricación.

Gerente General

Para el debido desarrollo, control y cumplimiento de cada labor de los distritos departamentos, debe existir un AGLUTINANTE que rija, modere y aune los esfuerzos comunes, y cuyo aglutinante no es otro que el Gerente General.

El Visitador como Vendedor

¿Cómo vende el Visitador Medico?

o PERSUADIENDO al médico de los beneficios que, dados las características, le ofrecen sus producto

Vender aquí es una acción que, basándose en el conocimiento del producto (formula, presentación, indicaciones, efectos secundarios, dosificación, precio, competencia, etc.) y en el prestigio del laboratorio que representa el vendedor.


Cuando un vendedor actúa deficientemente y a pesar de ello el medico le acepta el producto, es que éste o el prestigio del laboratorio bastaron para persuadir al medico de los beneficios del FÁRMACO.

En tal caso no podemos considerar al visitador medico como un VENDEDOR, sino que se trata sencillamente en una mercancía que acepta el médico en interés propio.


Es importante recordar que comprar y vender es nuestra profesión, significa comprar y vender UNA IDEA. ( la de preinscripción y no una acción TANGIBLE) . Un médico ni compra ni vende físicamente los productos .

Esta venta de ideas no favorece económicamente al médico y esta basado en conceptos tales como seguridad, eficacia, prestigio, servicio y comodidad para el médico y sus pacientes.

Personalidad del Vendedor

El conjunto de cualidades y defectos, propios o adquiridos es lo que diferencia a un individuo del otro.

De este conjunto de cualidades, hay unas que son indispensables para el ejercicio de la profesión de Visitador Medico.

Como cualidades INNATAS citaremos la mente y el carácter, y como ADQUIRIDAS la presentación.

Personalidad del Vendedor

Los conceptos que cada una de ellas contiene son:

MENTE: inteligencia, memoria, imaginación, iniciativas, adaptación e improvisación.

CARÁCTER: sinceridad, control e si mismo, perseverancia, energía, entusiasmo, confianza, ambición, iniciativa, decisión, buen humor, simpatía.

PRESENTACIÓN: vocabulario, lenguaje verbal, aspecto físico adecuado, pulcritud, elocuencia.

¿Que motiva la prescripción?

Cuando nos referimos a las ventas de maquinaria, tejidos, electrodomésticos, etc., los fundamentos que se atribuyen a las mismas son distintos de los que intervienen en las relaciones comerciales entre un visitador y un medico.

Entre las primeras suelen intervenir el interés, , la moda, la posición de una tecnología, argumentos que podemos utilizar para despertar la atención del cliente.

¿ es posible barajar las mismas razones para que un medico se decida a aceptar y recetar nuestros productos?

Conclusión de la visita

Después de haber sido fiel a las normas básicas de captar la atención del médico, de despertar su interés, de demostrar con buenos argumentos las características y ventajas de sus productos, creando el deseo de prescribir un determinado producto y pasando finalmente a la acción, puede decirse que el visitador ha terminado la tarea.

El visitador, a éstas alturas, debe haber cerrado ya su maletín y no volverá a hablar de lo básico en el trascurso de su entrevista.

Se trata ahora de saber mostrar su agradecimiento por la atención recibida, sin excesos sin entusiasmos innecesarios, conservando la sobriedad de la que todo buen visitador debe hacer gala siempre.

Visita a la Farmacia

Nos hemos ocupado hasta ahora de la industria, de los médicos, de las realización de la visita a estos, del mercado en general, y ha llegado el momento en que nos ocuparemos de la visita a la farmacia.

Son muchos los visitadores médicos que no dan la menor la menor importancia a la visita a las farmacias, siendo esto un gran grave error.

Los establecimientos farmacéuticos, el farmacéutico, y los auxiliares de farmacia, merecen toda nuestra atención y respeto, además de que pueden sernos de mucha utilidad.

Insistimos, las visitas a las farmacias son de mucho interés, y pueden servir de ayuda en muchos casos para desarrollar nuestra labor.

Visita a los mayoristas

Es una visita más y, como todas de la mayor importancia para el desarrollo de la labor promocional del visitador medico.

Es lógico que el MAYORISTA se preocupa por tener sus existencias al día, conservando un deposito medio que le permita un abastecimiento normal, incorporando las novedades, vigilando la calidad de los productos almacenaos, y en fin realizando todo aquello figure en beneficio de su economía.

Sin embargo ¿ Que ocurre en la practica?

Visita a los mayoristas

La gran cantidad de productos, el gran numero de laboratorios, las cantidades de dinero que mensualmente mueve, hacen desde todo punto de vista imposible un minucioso cuidado de todos los factores que intervienen en su ardua tarea diaria.

De ahí que, al igual que ocurre con farmacias, es deber del visitador médico frecuentar a los mayoristas e informarles de todo cuanto, en principio, puede serle de utilidad practica.

Auxiliares de la visita médica

FICHEROS: la herramienta más eficaz con que va a contar un visitador médico para desarrollar su labor es el fichero.

Ahora bien, que deben contener estos ficheros, como deben ser; son los interrogantes que vamos a dilucidar.

Fichero MédicoUn fichero médico “completo” debe contener la siguiente información

Auxiliares de la visita médicaFichero Médico

Numero de la Zona

Es asignada por el gerente de distrito y generalmente se entrega un territorio geográfico equidistante.

Código del MédicoEs asignada por el departamento de sistemas y corresponde a una sistematización nacional. En algunos casos se utiliza el registro médico y/o documento de identidad

Apellidos y nombres completos del Médico

Se presenta con cierta frecuencia confusiones por homónimos humanos, padre e hijos médicos, etc.


Fecha de nacimiento

Es una información importante ya que ella determina la edad del médico. Se establece que los médicos jóvenes son permeables a los productos nuevos y son mas innovadores. Además conocer la fecha de nacimiento nos da la oportunidad de felicitarlos en su cumpleaños

Ciudad – departamento

Dirección – teléfono del consultorio.

Otras entidades, instituciones y/o empresas


Numero de pacientes que atiende por día.

Este es un dato fundamental, ya que un médico que solo atiende 2 ó 3 pacientes por día, solo tendrá 2 ó 3 posibilidades de prescribir productos, y nadie garantiza que sean los nuestros.

Valor de la consulta

Conociendo el valor de la consulta, podemos determinar el nivel socioeconómico de los pacientes que le consultan, esto es e particular importancia cuando la línea de productos que trabaja el laboratorio es de alto costo

Perfil prescriptivo del médico

Según su especialidad y su consulta, y de acuerdo con los grupos terapéuticos podemos clasificar al medico como prescriptor de antibióticos, analgésicos, antiácidos, antihipertensivos, etc.


Especialidad Es muy importante determinar con exactitud; ya que en función de la especialidad medica vamos a trabajar la línea de productos.

Días de consulta y visitas

No todos los médicos atienden consultas diariamente, es importante definir los días de consultas y lo que es más importante los días en que recibe visitadores médicos

Horario de consulta y visita En general los medico de consultorios atienden consultas particular en las

tardes; hay que definir la hora en que recibe visitadores médicos (antes, durante o después de la consulta)


Líder de opinión Esta información ésta relacionada con el nivel profesional del médico, si es profesor universitario, si ocupa un cargo directivo en alguna entidad, asociación científica, gobierno, etc.

La ficha de cada médico la podemos completar con mas información acerca de:o nexos con otros laboratorios farmacéuticos (familiares, amigos)o universidad de la cual es egresadoo Años de ejercicio profesionalo Dirección y teléfono de la residenciao Estado civilo Numero de hijoso Actividad de la esposao Estudios o Aficiones.

Folletos/Literatura

Es mas común en nuestro medio la designación de literatura a todos aquellos folletos promocionales que sirven como ayuda visual e informativa en la entrevista.

La gran mayoría de laboratorios, facilita al visitador médico el numero adecuado de literatura de acuerdo con el fichero médico de la zona asignada. También se distribuye según la especialidad del médico, y la naturaleza del producto.

Cada literatura corresponde a un determinado estudio del producto (característica, competencia, mercado, indicaciones)y hace parte del enfoque estratégico, con todo lo cual el departamento de mercadeo crea las motivaciones graficas que apoyan el contenido científico de aquel y secundaria la información que el visitador medico ha de facilitar.

Folletos/Literatura

Las motivaciones graficas, así como los eslogan o frases publicitarias, son una llamada de atención y un punto de partida para la entrevista.

¿ Cual debe ser la actitud del visitador médico frente a las literaturas ?

En primer lugar, mentalizarse en el sentido de que constituyen unos importantes auxiliares en la venta.

En segundo lugar, que deben apoyar con ellas su labor personal, valorándolas como se merecen

Folletos/Literatura

No podemos considerar la literatura como algo que carece de importancia y que se entrega por entregar. Esto equivale a reducir la importancia de la visita médica.

El visitador medico profesional, una vez que tiene en su poder la literatura, debe analizarla y estudiarlo a fondo, adaptando cada parte de la misma a cada frase de la visita, hasta ser capaz de manejarla con tal habilidad que, sin mirarla, sepa donde se halla cada frase, cada grafica, cada comentario, y cada observación especifica.

De esta forma, si es el medico quien ojea la literatura, el visitador podrá seguirle con su palabra, en aquellos puntos que sean de sumo interés.

Generalmente la literatura se le entrega al médico durante la entrevista, a diferencia de los llamados “Displays”, que son piezas que se utilizan como ayuda visual ; estos no se dejan al médico.

clases diplomado 1 a 3

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