Chapter 28

Sales, Marketing, and Advertising

1.1 Sales, Marketing, And Advertising Functions

Dalam organisasi yang tradisional, penjualan dan pemasaran seringkali

dikombinasikan dan diperlakukan sebagai satu area, sedangkan periklanan

seringkali dianggap sebagai komponen dari oemasaran. Dulu, auditor internal

menelaah fungsi penjualan yang ada di organisasi. Namun, departemen

pemasaran mempertimbangkan tanggung jawab yang sedikit lebih banyak

dibandingkan dengan periklanan. Auditor internal seringkali memberikan

perhatian yang lebih sedikit pada fungsi periklanan di organisasi.

Saat ini, manajemen seringkali memandang pemasaran dan program

peruklanan yang terkait sebagai komponen utama dalam proses perencanaam

strategi. Atas hal tersebut, auditor internal harus memerhatikan area tersebut

dan tidak hanya menelaah dan mengontrol keuangan. Audit internal yang ada

di suatu organisasi memiliki posisi yang sangat baik untuk menjalankan

penelaahan dan penilaian yang independen pada area penting ini. Audit

internal haris menyadari bahwa creative core dari fungsi pemasaran harus

dijaga dan diakui dengan baik.

Penelaahan pengendalian internal atas fungsi penjualan, pemasaran, dan

periklanan dapat memberikan kontrobusi yang signifikan pada Perusahaan.

Audit intetnal dapat mengidentifikasi area penghematan biaya melalui

penelaahan orientasi keuangan dan operasional. Selain itu, audit internal juga

harus menyadari creative nature dari pemasaran dan mencari identifikasi

praktik pengendalian yang baik pada fungsi penjualan, pemasaran, dan

periklanan dalam organisasi auditor

Pada bab ini, didiskusikan pendekatan untuk mengaudit fungsi penjualan,

pemasaran, dan periklanan, termasuk perencanaan produk. Ketika fungsi

tersebut ditemlatkan pada departemen yang sama, prosedur audit yang

sebenarnya dilakukan berbeda. Meskipun aktivitas seperti periklanan

seringkali dijalankan oleh kontraktor diluar organisasi, auditor internal harus

setidaknya mempertimbangkan telaah atas perjanjian kontrak untuk aktivitas

ini.

1.2 Understanding Marketing Activities

Tujuan dari fungsi pemasaran pada perusahaan adalah untuk memberikan

kepuadan kepada pelanggan dengan cara yang paling efektif dan paling

ekonomis. Dalam istilah yang lebih spesifik, aktivitas marketing merupakan

aktivitas yang menarik dan memuaskan pelanggan untuk memberikan

kontribusi kepada seluruh laba bersih organisasi. Dalam tipe organisasi

apapun, fungsi marketing mengidentifikasi kebutuhan tipe pelanggan tertentu,

dimana organisasi memiliki kemampuan untuk memenuhi kebutuhan

pelanggan dan dimana terdapat ekspektasi yang masuk akal bahwa hal inu

akan memberikan profitabilitas bagi perusahaan. Kebijakan, program, dan

prosedur harus dikembangkan untuk mencapai tujuan tertentu di perusahaan.

Perencanaan haris diimplementasikan dengan cara yang efisien. Secara

keseluhan tujuan dari pemasaran adalah untuk mencapai tujuan manajemen.

(a) Marketing Process

Sebuah titik awal untuk memahami siklus pemasaran membutuhkan

evaluasi sumber daya organisasi dan kemampuan di daerah ini. Audit

internal harus memahami produk apa yang akan disediakan dan yang

dipasarkan.

Memahami proses pemasaran strategis harus menjadi langkah awal

dalam kajian audit internal dari fungsi pemasaran. Audit internal dapat

mengakhiri produk ini atau strategi pasar untuk didokumentasikan secara

resmi. Namun, rencana diterbitkan secara formal mungkin tidak ada

karena alasan kerahasiaan, dan audit internal harus membahas strategi

dengan tingkat manajemen yang tepat.

Sebuah tinjauan pemasaran dapat terjadi pada beberapa tingkatan dalam

suatu organisasi. Internal audit dapat meninjau proses perencanaan

strategis pemasaran untuk seluruh organisasi, sebuah divisi terpisah, lini

produk fungsional, atau produk tertentu. Hal ini dapat menjadi

pemeriksaan yang terpisah atau dapat dikombinasikan dengan review

penjualan atau fungsi terkait. Setiap lingkup ulasan membutuhkan

pemahaman dari organisasi mengenai kemampuan pemasaran, kebutuhan

pasar, dan pengambilan pemasaran dan proses evaluasi.

(i) Scope Of Marketing Capabilities

Audit internal perlu memahami pengalaman yang diperoleh dan

hasil yang telah dicapai dalam memasarkan jenis produk tertentu.

Sebelum sukses dengan mempertimbangkan produk, seperti lipstik,

biasanya harus menjadi dasar yang kuat untuk pengenalan produk

kosmetik serupa. Demikian pula, kontrak didirikan dengan kelompok

tertentu atau pasar industri memberikan dasar yang baik untuk

memperluas lini produk untuk memasukkan barang serupa.

Kemampuan ini memiliki sejumlah dimensi penting, termasuk

keakraban dengan jenis masalah yang terlibat dalam pasar tertentu.

Juga penting adalah kontrak yang telah dibuat dengan pelanggan untuk

produk lai . Reputasi yang dapat ditransfer ke produk baru harus telah

dibentuk dengan pelanggan.

(ii) Understanding Market Requirements

Kebutuhan pasar untuk produk yang sudah ada atau yang baru juga

harus diperhatikan. Banyak organisasi memikirkan persyaratan dalam

unit bisnis strategis (SBU). Dalam suatu organisasi, sebuah SBU

adalah bisnis tunggal suatu kelompok bisnis terkait dengan tanggung

jawab manajer dan memiliki misi yang berbeda. Sebuah SBU biasanya

memiliki pesaing sendiri dan dapat direncanakan dan diatur secara

independen dari unit lain dalam organisasi. Kebutuhan pasar akan

didefinisikan dalam hal SBU untuk keseluruhan organisasi.

(iii) Marketing Research Process

Untuk membuat keputusan, manajemen pemasaran harus memiliki

masukan dari pelanggan untuk menjual produknya dan untuk lebih

memahami apa yang akan memotivasi mereka untuk membeli.

Sementara beberapa organisasi membuat keputusan ini didasarkan

pada dugaan, yang lain melakukan beberapa jenis riset pasar untuk

membantu mereka membuat keputusan. Riset pemasaran bagi banyak

organisasi dilakukan oleh organisasi luar khusus yang memiliki

keterampilan dan prosedur di tempat penelitian untuk mengevaluasi

produk baru atau untuk menentukan apakah konsumen mungkin

bersedia untuk membelinya. Meskipun ada banyak jenis dan

pendekatan penelitian pemasaran yang berbeda, teknik umum

termasuk:

Survei

Pengetahuan yang cukup tentang potensi minat pelanggan dapat

diperoleh dengan hanya meminta mereka melalui survei. Jenis

penelitian ini sering menggunakan kuesioner mail atau wawancara

telepon. Titik kunci di sini adalah bahwa pertanyaan terstruktur

dengan baik, memungkinkan survei untuk mengumpulkan data

yang diinginkan.

Focus Group

Ini merupakan bentuk yang sangat terstruktur dari survei di mana

pelanggan potensial dibawa bersama-sama untuk menunjukkan

kepada mereka produk baru atau untuk meminta mereka

menunjukkan sikap mengenai produk tersebut. Tanggapan

konsumen terhadap sesi fokus sering dicatat untuk analisis nanti.

Uji Pemasaran.

Di sini, produk baru diperkenalkan ke subpasar perwakilan seolah-

olah sedang diperkenalkan secara total ke pasar. Kualitas iklan,

kemasan produk, dan fitur produk lainnya diperkenalkan ke

subpasar perwakilan untuk menentukan strategi pemasaran dan

penerimaan pelanggan.

Penelitian khusus

Teknik lain yang digunakan untuk membantu mendukung berbagai

keputusan pemasaran dari analisis pangsa pasar pesaing yang ada

untuk riset konsumen psikologi motivasi, pengujian produk, dan

daerah penelitian lainnya. Penelitian stratifikasi pasar merupakan

area yang penting di sini. Organisasi akan mencoba untuk

menentukan segmen yang tepat dari total pasar untuk

dipertimbangkan pasar yang ditargetkan. Riset pemasaran adalah

area di mana auditor internal harus mencurahkan perhatian ekstra

ketika melakukan kajian operasional karena sumber daya yang

cukup dapat terbuang oleh organisasi jika penelitian dilakukan

dengan buruk, jika ada kurangnya analisis dan tindak lanjut, atau

jika biaya yang tidak cukup dikendalikan.

(iv) Finalizing The Market Research Evaluation

Strategi pasar harus didasarkan pada perbandingan kemampuan

yang ada dan penilaian peluang pasar berdasarkan riset pasar yang

tersedia. Dalam hal keuangan, ini membutuhkan keseimbangan

proyeksi biaya dan pendapatan yang diharapkan pada tingkat risiko

yang dapat diterima oleh organisasi. Evaluasi akan membantu untuk

membuat keputusan apakah akan memasarkan produk atau jasa.

Seorang auditor internal harus mencari beberapa dokumentasi

formal di daerah ini, meliputi riset tingkat pasar untuk setiap lini

produk tertentu dan keputusan pemasaran yang dihasilkan. Strategi

didasarkan pada penelitian menemukan sektor pasar di mana untuk

membangun posisi yang kuat. Produk yang dikembangkan kemudian

dirancang untuk memenuhi sektor pasar yang lebih kecil karena

beberapa karakteristik operasional yang unik.

Proses perencanaan pemasaran harus tunduk pada penilaian

kembali dilanjutkan seperti kondisi pasar yang berubah. Organisasi

juga harus terus-menerus meninjau keadaan umum perekonomian,

pertimbangkan jenis pasar tertentu dan perubahan preferensi

konsumen, dan mempelajari profitabilitas saat ini dan proyeksi produk

alternatif dan pendekatan pasar.

Sementara audit internal sering tidak memiliki informasi atau

keterampilan yang diperlukan untuk mengevaluasi rencana pemasaran

secara keseluruhan, audit internal harus mencari standar perencanaan

yang ditetapkan; semua rencana harus disiapkan sesuai dengan standar

dan disetujui oleh manajemen.

(v) Marketing Process In Perspective

Fungsi pemasaran adalah bagian penting dari proses manajemen

secara keseluruhan. Produk harus direkayasa dan diproduksi secara

efisien. Orang dengan keterampilan yang tepat diperlukan dan dikelola

secara efektif, dan dalam semua kasus biaya yang dihasilkan harus

dikontrol sehingga keuntungan yang diperoleh memadai. Pada saat

yang sama, produk atau jasa harus cukup berguna dan menarik bagi

konsumen bahwa mereka akan dibeli dengan harga yang diinginkan

dan dalam jumlah yang memadai.

Pentingnya fungsi pemasaran dapat terlihat jelas dalam suatu

organisasi. Sebuah strategi pemasaran sering menjadi bagian dari inti

strategi organisasi. Keputusan di daerah ini harus menggabungkan

faktor kreatif berwujud dengan analisis obyektif melalui riset pasar dan

dukungan terkait dari rekayasa, produksi, personalia, dan keuangan -

daerah kontrol.

(vi) Production Demand And Basic Marketing Tasks

Selain memahami peran yang saling melengkapi antara penjualan

dan pemasaran, auditor internal harus memahami status permintaan

produk organisasi. Permintaan untuk menentukan bagaimana pasar

organisasi dan menjual produk-produknya. Sebagai contoh, jika suatu

produk atau komoditas dalam pasokan yang sangat singkat, mungkin

ada sedikit kebutuhan untuk pemasaran yang rumit atau program

penjualan. Pelanggan akan menuntut produk apakah aktif atau tidak

dipasarkan.

(b) Marketing Internal Control Considerations

Upaya pemasaran yang kurang terorganisir dapat berdampak pada

keseluruhan dari organisasi karena dana yang signifikan dapat dibayarkan

pada upaya pemasaran dengan tidak ada peningkatan yang dihasilkan

dalam penjualan. Fungsi pemasaran dapat dilihat dari segi total siklus

pengendalian internal dengan tahap operasional individu. Kerangka

pemasaran pengendalian internal yang berlaku untuk organisasi secara

keseluruhan atau dapat diterapkan pada review dari kegiatan pemasaran di

sebuah divisi, anak perusahaan, atau unit lain yang memiliki fungsi ini.

Seorang auditor internal harus memikirkan mengenai pengendalian

internal yang berhubungan dengan pemasaran dalam tahap operasional

individu atau langkah-langkah dalam siklus kontrol fungsi pemasaran,

seperti dibahas di bawah.

o Penentuan Produk dan Pasar Strategi

Ini adalah tahap awal dimana audit internal berkaitan dengan

bagaimana kebutuhan pasar dievaluasi, bagaimana penentuan dibuat

untuk kebutuhan khusus dan dengan cara apa semua ini akan tercapai.

Meskipun audit internal mungkin berharap untuk menemukan hasil

penelitian yang didokumentasikan untuk mendukung evaluasi pasar

terhadap kebutuhan manajemen, kadang-kadang analisis dan

dokumentasi kurang sesuai.

o Perencanaan dan Pengembangan Produk.

Produk yang luas dan strategi pemasaran dijabarkan ke dalam

perencanaan dan pengembangan produk khusus untuk produksi akhir

oleh organisasi. Pada tahap ini, keputusan dibuat di berbagai bidang

seperti harga, pendekatan pemasaran, dan perencanaan saluran

distribusi. Sekali lagi, proses ini membutuhkan analisis yang

ekstensif, yang harus dikembangkan bersama dengan unit organisasi

lain yang sesuai. Untuk organisasi manufaktur, anggaran perencanaan

dan pengembangan biasanya terikat dengan anggaran yang sama di

daerah manufaktur dan rekayasa.

o Promosi Penjualan dan Periklanan

Potensi pembelian harus diberitahu tentang produk melalui

komunikasi pemasaran yang efektif, seperti penggunaan media

periklanan. Biasanya, pihak luar terlibat dalam porsi iklan dari

langkah ini. Namun, semua upaya promosi penjualan harus telah

disetujui oleh bagian anggaran, bukti yang terdokumentasi bahwa

promosi benar-benar terjadi, dan beberapa mekanisme umpan balik

untuk mengevaluasi upaya ini.

o Penjualan dan Distribusi.

Upaya penjualan harus dilakukan melalui saluran distribusi yang

dipilih. Sistem harus berada di tempat yang benar untuk merekam

penjualan. Jika produk sedang dipasarkan, persediaan cukup tapi tidak

berlebihan mungkin perlu dipertahankan.

o Dukungan Pelanggan

Sebuah penjualan biasanya melibatkan berbagai kegiatan dukungan

pelanggan dimulai dengan penanganan pesanan dan penagihan,

termasuk pengenalan pelanggan dan layanan garansi serta penanganan

kemungkinan klaim dan penyesuaian. Ini juga merupakan daerah di

mana pengendalian internal dapat rusak. Penyesuaian dapat

diterapkan secara tidak benar atau pelanggan bahkan mungkin tidak

ditagih karena adanya kelemahan pengendalian internal.Fungsi

pengendalian internal pemasaran yang kuat serta strategi pemasaran

umum yang baik penting bagi organisasi modern. Strategi pemasaran

organisasi harus didokumentasikan secara resmi dan disetujui oleh

tingkat yang tepat dari manajemen. Selain itu, langkah-langkah

definitif harus diambil secara periodic untuk menilai kebutuhan untuk

memodifikasi produk yang sudah ada atau strategi pasar. Langkah-

langkah definitif termasuk studi khusus dan upaya penelitian yang

sedang berlangsung. Pemasaran juga merupakan daerah di mana audit

internal dapat menemukan banyak pelanggaran pengendalian internal

keuangan. Organisasi terkadang menghabiskan jumlah besar pada

upaya yang tidak dibenarkan, termasuk:

o Biaya Entertainment yang Berlebihan Terkait Pemasaran.

Potensi penyalahgunaan di daerah ini cukup tinggi. Perwakilan

pemasaran dapat mengklaim bahwa mereka menghibur kontak

penting dan akan menghabiskan uang dalam jumlah besar

untuk melakukannya. Keuntungan pemasaran mungkin

marginal, dan tenaga pemasaran dapat mengabaikan

pengendalian biaya hiburan yang sesuai.

o Pembayaran yang tidak benar kepada Agen. Di Amerika

Serikat, Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) menjadi

undang-undang karena kehebohan atas pembayaran besar untuk

agen-agen asing untuk mempengaruhi penjualan dan upaya

pemasaran.

o Penggunaan Konsultan luar yang tidak benar atau berlebihan.

Dunia pemasaran diisi dengan berbagai konsultan khusus yang

tersedia untuk disewa. Sementara beberapa dapat memberikan

nilai tambah bagi upaya pemasaran, penggunaannya terkadang

tidak pantas. Sebagai dasar pengendalian internal atas

pelanggaran ini, kebijakan manajemen pemasaran harus

mendefinisikan praktek-praktek yang boros atau

dilarangSemua kegiatan di daerah ini harus didokumentasikan

dan disetujui sebelumnya. Audit internal harus mencari satu set

pengendalian internal yang kuat atas proses pemasaran.

(c) Marketing Function Internal Audit Activities

Fungsi pemasaran secara keseluruhan sering diabaikan oleh auditor.

Audit internal biasanya mengulas prosedur penjualan dan pemasaran.

Namun, seluruh area pemasaran - termasuk hal-hal seperti pengembangan

rencana pasar, pemilihan vendor luar, dan alokasi biaya pemasaran -

adalah daerah yang baik untuk ulasan audit internal. Bagian ini membahas

beberapa prosedur audit keuangan dan operasional khusus untuk fungsi

pemasaran.

Audit internal biasanya akan berkonsentrasi pada dua area yang di

review dari proses pemasaran secara keseluruhan. Pertama, audit internal

harus melakukan tinjauan keuangan daerah ini dengan penekanan pada

pengendalian anggaran dan pemasaran - biaya terkait.

Ada banyak aspek tinjauan operasional fungsi pemasaran. Bagian ini

akan fokus pada audit proses pemasaran, termasuk penelitian terkait.

Daerah ini sering dibiarkan perhatian profesional dalam fungsi pemasaran

dengan perhatian minimal dengan manajemen umum. Sementara audit

internal tidak harus menahan diri keluar sebagai ahli di bidang ini, ulasan

pemasaran - keuangan, operasional, dan informasi kontrol sistem yang

terkait dapat memberikan nilai bagi pemasaran dan manajemen umum.

(i) Marketing Function Financial Audit Considerations

Sebuah tinjauan keuangan fungsi pemasaran harus mencakup

pertimbangan dari proses penganggaran dan kelayakan pemasaran -

pencairan yang dibebankan terhadap anggaran yang ditetapkan.

Dalam banyak hal, prosedur audit keuangan ini sedikit berbeda dari

prosedur lain. Di sini, audit internal akan meninjau kontrol

keuangan karena mereka berlaku untuk fungsi pemasaran terkait.

Seorang auditor internal dapat menemukan beberapa resistensi

ketika mempertanyakan berbagai transaksi di daerah-daerah,

misalnya, ketika seorang eksekutif pemasaran atas menyampaikan

apa yang tampaknya menjadi voucher beban berlebihan atau tidak

pantas. Audit internal harus selalu bertindak sebagai entitas

independen dan meningkatkan jenis masalah dengan tingkat

manajemen yang tepat.

Pemasaran adalah area di mana prosedur audit keuangan dan

operasional dapat mengikat erat. Sebagai contoh, audit internal

dapat mengidentifikasi pencairan ke sebuah konsultan pemasaran

di luar yang tampaknya telah benar disetujui oleh manajemen dan

dibayar sesuai dengan ketentuan kontrak. Transaksi ini mungkin

memenuhi tujuan keuangan umum auditor bahwa transaksi itu

diotorisasi dan diproses, namun, internal auditor mungkin ingin

menentukan apakah pekerjaan itu tepat dilakukan dan hasil yang

ditinjau oleh manajemen.

(ii) Marketing Function Operational Audit Procedures

Sebuah titik awal yang baik untuk ulasan operasional fungsi

pemasaran adalah untuk memahami program-program pemasaran

yang digunakan untuk memperkenalkan produk baru kepada

masyarakat. Audit internal maka harus meninjau proyek-proyek

riset pemasaran yang dipilih untuk menentukan apakah telah terjadi

rencana proyek lengkap yang menggambarkan tujuan dari upaya

penelitian, jenis hasil yang diharapkan, dan jadwal. Meskipun

auditor internal yang tidak akan menjadi ahli dalam riset

pemasaran, review rencana proyek riset pasar harus proyek dengan

tujuan jelas dinyatakan bahwa telah benar disetujui oleh

manajemen.

Strategi pemasaran dan riset pasar adalah daerah yang terbaik

diserahkan kepada profesional kreatif yang sangat terampil. Peran

audit internal dalam meninjau daerah ini adalah untuk menentukan

bahwa:

• Strategi rencana yang didokumentasikan dan mengikuti

standar departemental.

• Perhatian memadai diberikan kepada analisis dari berbagai

pasar dan alternatif produk.

• Upaya penelitian pasar yang terkontrol dengan baik dan

dilakukan sesuai dengan rencana ditetapkan dan anggaran.

• Kegiatan perencanaan strategis telah dikomunikasikan dan

disetujui oleh manajemen.

(iii) Marketing Function Computer Audit Procedures

Sementara banyak fungsi lainnya dalam organisasi bergantung

pada sistem khusus untuk dukungan, audit internal akan sering

menghadapi beberapa sistem di daerah pemasaran. Jika internal

auditor menemukan bahwa sistem khusus tertentu digunakan di

daerah pemasaran yang muncul untuk mengajukan pertanyaan,

audit internal harus mengembangkan pemahaman umum dari

mereka, mengevaluasi risiko, dan melakukan prosedur review yang

tepat.

(iv) Marketing Function Sample Audit Report Findings

Manajemen pemasaran harus diingatkan dokumentasi yang

diperlukan untuk perjalanan organisasi dan hiburan sebelum

persetujuan mereka. Pelanggar juga harus diberitahu tentang

persyaratan dan diawasi secara ketat untuk menentukan apakah

tindakan korektif telah terjadi.

Semua kontrak dengan konsultan luar harus didokumentasikan,

dengan surat penunjukan resmi menggambarkan pekerjaan yang

harus dilakukan dan deliverable yang diharapkan. Prosedur formal

harus diimplementasikan untuk upaya riset pemasaran.

Product Planning And Development

(a) Nature and Scope Of Product Planning and Devolopment

Perencanaan dan pengembangan suatu produk termasuk tipe yang

mendasar dari penelitian atas produk yang secara actual merupakan

sebuah proses dalam memproduksi. Dalam sebuah level produksi,

Penelitian sangatlah berhubungan dengan bagian dari sebuah proses

pengembangan atas pencarian bahan baku yang akan digunakan dalam

proses produksi. Hal ini akan bermanfaat dalam menemukan kualitas

yang lebih baik dan biaya yang lebih rendah.

(i) Forecasting Market Demand

Perencanaan dan pengembangan merupakan tingkatan dalam

penelitian mengenai riset pasar. Perencanaan atas suatu produk

memerlukan analisis peramalan permintaan konsumen kedepannnya

atas produk yang dimiliki oleh perusahaan. Beberapa peramalan atas

permintaan produk merupakan pembelajaran atas respon konsumen

atas produk yang baru dikeluarkan oleh perusahaan. Permintaan

merupakan total unit yang diproduksi atas permintaan konsumen

dalam satu periode dengan area geografis tertentu.

(ii) Product-Planning Organizational Considerations

Perencanaan produk memerlukan dukungan perusahaan yang

cukup karena membutuhkan kerja sama dengan aktivitas perusahaan

yang berhubungan dengan pengembangan suatu produk. Koordinasi

dibutuhkan dari setiap karyawan didalam perusahaan. Perencanaan

dan pengembangan produk memerlukan respon dari bagian research,

engineering, production, sales dan finance didalam perusahaan. Hal

ini berfokus terhadap implementasi atas keefektifan dari produk yang

sudah ada dan startergi pemasaran serta mengindentifikasi strategi

dasar perusahaan.

(b) Product-Planning And Development Internal Controls

Meskipun internal audit akan menghadapi sedikit teknik akuntansi

dalam proses pengembangan dan perencanaan produk, tetapi dalam

fungsi ini internal audit mengontrol prosedur yang harus digunakan dalam

analisis atas teknik yang benar, melakukan pengujian atas dokumen yang

ada dan melakukan pengawasan agar data yang dikomunikasikan tidaklah

bias.

(c) Product-Planning Internal Audit Activities

Internal audit haruslah melakukan penelaahan atas fungsi dasar dari

perencanaan produk secara keseluruhan atas kegiatan pemasaran dan

fungsi penjualan. Peramalan atas permintaan pasar membantu perusahaan

dalam menjaga penjualan dan pertumbuhan profitabilitas. Meskipun area

dalam keuangan terbatas, tetapi internal audit haruslah mengontrol atas

area operasi yang mencakup :

Product-Development Standar

Demand-Forecasting Procedures

Marketing Statistical Analysis

Computer Systems Controls

(i) Product-Planning Financial Audit Considerations

Review atas perencanaan dan fungsi pengawasan merupakan

area utama dalam aktivitas produksi yang tidak berkaitan secara

signifikan dengan kontrol atas area keuangan. Meskipun internal

audit memiliki pemahaman atas peramalan permintaan dan

menghasilkan hasil statistik yang merupakan kunci di dalam

sebuah sistem, tetapi internal audit juga harus mengetahui

perencanaan atas alokasi biaya produksi dan biaya pemasaran.

(ii) Product-Planning Operational Audit Procedures

Dalam aktivitas audit pemahaman atas standar dan prosedur

dibutuhkan untuk mendukung fungsi atas perencanaan dan melihat

apakah standar dipatuhi dan terapkan. Internal audit membutuhkan

dokumen yang akan digunakan dalam analisis statistik.

(iii) Product-Planning Computer Audit Procedures

Area ini mendukung atas aplikasi data dan statistk yang

digunakan klien dalam bekerja. Poin utama disini, internal audit,

menjalankan fungsi independensi atas sistem informasi. Oleh

karena itu, internal audit secara umum haruslah mereview prosesor

yang termasuk didalamnya keamanan LAN dan prosedur backup.

(iv) Product-Planning Sample Audit Report Findings

A. Product-Planning Sampel Audit Report Findings

Perencanaan produk atas peramalan permintaan dilaporkan

untuk semua product lines. Akan tetapi, laporan hanya

mengupdate data dari tiga produk utama, yaitu A, B, dan C.

Data minor di update secara semi annual.

B. Statistical Forecasting Techniques Are Not Documented

Projek atas perencanaan produk didasari oleh algoritma

statistik yang dikembangan oleh konsultan dari luar

perusahaan. Algoritma menyatukan kedalam sebuah program,

tetapi tidak terdapat dokumen yang menjelaskan kalkulasi dan

hanya dibawah asumsi.

Sales Promotion And Advertising

Dalam pembuatan suatu produk pada awalnya haruslah direncanakan,

dikembangkan, kemudia barulah diproduksi. Setelah itu produk siap untuk dijual.

Suatu produk tentu saja merupakan jenis barang yang akan digunakan oleh

konsumen, termasuk barang industri maupun barang dari perusahaan manufaktur.

Semua barang yang berasal dari manufaktur haruslah mendapatkan lisensi dan

haruslah memiliki jenis yang khusus. Salah satu bagian dalam pengembangan

produk agar mendapatkan konsumen yang potensial ialah aktivitas promosi yang

didalamnya termasuk aktivitas pengiklanan. Internal audit haruslah menemukan

karakteristik dari semua aktivitas promosi yang lebih detail yang berhubungan

dengan pengiklanan dan tipe penjualan lainnya.

(a) Sales Promotion Organizational Considerations

Pengawasan yang cukup atas promosi dalam penjualan merupakan

tingkatan dalam aktivitas pengeluaran dan merupakan jenis dalam aktivitas

promosi penjualan. Internal audit haruslah mengetahui informasi dasar

dari aktivitas pengiklanan dan promosi penjualan yang merupakan bagian

dari aktivitas organisasi. Sebagai contoh banyak perusahaan yang

merekrut agensi dari luar untuk mengerjakan tugas dalam aktivitas

promosi.

(i) Advertising and Agency Relationships

Sebuah karakteristik dalam pengiklanan ialah menggunakan pihak

agensi. Agensi merupakan bagian dalam entitas bisnis yang berdiri

diantara perusahaan dan media yang didalamnya termasuk majalah,

koran, radio, dan stasiun televi. Agensi periklan berhubungan

dengan media yang biasanya menggunakan sistem pembayaran

untuk waktu yang digunakan dalam aktivitas pengiklanan.

(ii) Agency Selection and Operations

Meskipun pemilihan agensi biasanya merupakan pilihan dari pihak

manajemen, internal audit dapat membantu dalam meriview dan

mengomentari berbagai jenis agensi yang dapat dipilih. Hal ini

merupakan hal yang penting karena pada nantinya internal audit

akan meriview pembayaran yang dibebankan kepada perusahaan.

(b) Advertising Internal Control Considerations

Manajemen cenderung berfokus pada pengendalian terhadap beban

periklanan dikarenakan hal tersebut bersifat signifikan karena besar nya

jumlah uang yang harus oleh masing-masing organisasi. Kunci utama dari

pengendalian terhadap fungsi ini adalah melakukan pengawasan terhadap

keseluruhan aktivitas periklanan, baik yang dikerjakan di dalam maupun di

luar. Selain itu prosedur pengawasan, pengendalian keuangan harus sudah

ditetapkan secara baik, diawali dengan alokasi anggaran ke agensi secara

individu atas produk-produk tertentu atau program yang memiliki tujuan

khusus. Pengendalian internal atas periklanan harus mencakup hal-hal di

bawah ini :

Perkembangan dari program periklanan harus di awasi secara rutin,

dan memberikan laporan terbaru atas program tersebut. Laporan

mencakup ringkasan dari persiapan kerja dari masing-masing

agensi, komitmen dengan pemasok dari luar dan terhadap media

Melihat sampai sejauh mana pendapatan yang diperoleh dari suatu

agensi melalui penggunan periklanan, waktu iklan harus dilakukan

evaluasi.walaupun suatu organisasi terkadang tidak dapat

mengevaluasi kinerja secara keseluruhan, namun mereka dapat

melakukan beberapa pengecekan.

Tagihan atas periklanan dan ketersediaan dokumen pendukung

harus selalu dipantau.

Pengendalian control pada bagian ini berfokus pada dua bagian.

Pertama, terkait ketepatan pencatatan dan keseluruhan dokumen

pendukung terkait kegiatan tersebut yang diperoleh melalui pihak agensi.

Kedua, evaluasi lapangan atas agensi itu sediri.

(c) Internal Audit And Advertising Agency Financial Controls

Ketika bagian akuntansi dan periklanan harus menentukan prosedur

pengendalian internal mereka sendiri, auditor internal harus menentukan

jadwal dalam mengevaluasi keseluruhan aktivitas periklanan dari masing-

masing agensi termasuk evaluasi umum atas fungsi periklanan yang ada di

dalam suatu organisasi. Sebagai bagian dari evaluasi aktivitas periklanan,

pihak auditor internal harus menilai ketepatan dari pencatatan atas

kegiatan periklanan di dalam organisasi. Audit internal dapat

menggunakan penilain yang serupa dengan melakukan evaluasi terhadap

kegitan operasi agensi, termasuk pencatatan dari pihak agensi yang

diharapkan terkait dengan pencatatan dalam organisasi.

(i) Advertising Financial Audit Considerations

Seorang auditor internal harus memperhatikan ketepatan anggaran

atas periklanan serta biaya total yang dibutuhkan dalam anggaran

tersebut. Langkah pertama yang harus dilakukan yaitu pihak audit

internal harus mengevaluasi prosedur yang berkaitan dengan

bagian periklanan untuk melihat kesesuainya dengan peraturan

yang telah ditetapkan. Anggaran atas periklanan mungkin telah

ditetapkan dengan mempertimbangkan tujuan dari penjualan, lini

produk perusahaan, dan estimasi biaya yang dibutuhkan untuk

aktivitas periklanan. Gambar 28.6 pada halaman 27 terdiri atas

beberapa prosedur audit untuk evaluasi aspek keuangan dari fungsi

periklanan. Proses tersebut termasuk tahap dalam pencatatan audit

pada agensi periklanan. Namun pihak internal audit harus sudah

diberikan kewenangan dalam memerikasa pencatatan tersebut.

(ii) Sales Advertising Operational Audit Procedures

Terdapat banyak tipe aktivitas periklanan yang

menggambarkan siklus operasi dari pengendalian utam suatu

perusahaan. Untuk merancang dan merencanakan kajian

operasional fungsi iklan, audit internal perlu memiliki pemahaman

yang baik tentang proses periklanan keseluruhan, Beberapa

pengendalian pada poin ini yang telah dibahas pada bagian

sebelumnya mengenai audit keuangan dari fungsi iklan. mereka

dapat diringkas dalam poin-poin berikut, (1) Penentuan tujuan, (2)

audit internal harus memahami dan mengevaluasi efektivitas

melalui berbagai macam cara untuk memahami aktivitas

periklanan, (3) persetujuan terhadap anggaran, (4) menentukan

pemasok, (5) pengadaan produk dan jasa, (6) penyelesaian iklan,

(7) evaluasi atas hasil.

Tabel 28.7 menguraikan karena prosedur audit operasional

untuk ulasan dari fungsi iklan . karena usaha periklanan dapat

begitu bervariasi di seluruh lini produk dalam organisasi tertentu,

prosedur pengendalian harus secara individual dinilai untuk setiap

usaha periklanan besar. penilaian ini harus fokus pada kecukupan

pengendalian dan prosedur yang ada serta pada perawatan dan

semangat yang mereka diimplementasikan.

(iii) Advertising Function Computer Audit Procedures

Audit internal harus mencakup pada telaah terkait pencadangan,

keamanan, dan akses pengendalian dalam sistem. bahkan jika itu

tidak ada hubungannya dengan sistem keuangan, file-nya meliputi

desain yang mengambil upaya yang cukup untuk dikembangkan.

seperti audit internal disarankan untuk menelaah pengendalian atas

komputer dibantu desain file di sistem informasi, kontrol serupa

harus digunakan untuk jenis yang sama.

(iv) Advertising Audit Sampe Report Findings

a. Tagihan lembaga yang tidak didokumentasikan dengan baik.

kami menemukan banyak contoh dari tagihan yang telah

disetujui dan dibayar dengan hanya minimal mendukung

documentation.in Selain itu, sampel tagihan dijiplak untuk

catatan internal di lembaga tersebut . kami menemukan

penagihan ini harus didukung oleh dokumentasi atau bukti lain

sebelum pembayaran disetujui

b. Tagihan iklan koperasi kurang terkontrol. penjual di divisi

PRODCO diperbolehkan untuk memberikan pelanggan mereka

penyisihan iklan koperasi dari 309 dari biaya iklan lokal

ditempatkan untuk produk A .kita melakukan telaah permintaan

pelanggan untuk pembayaran untuk iklan koperasi dan

menemukan bahwa 22 % dari mereka tidak memiliki dokumen

pendukung yang diperlukan.

c. Sistem desain grafis komputer memerlukan kontrol yang lebih

baik. komputer di pusat kerja khusus telah diinstal bersama

dengan perangkat lunak untuk menghasilkan naskah iklan yang

telah siap. kami menemukan bahwa file-file ini dan program

yang tidak didukung secara rutin baik oleh departemen atau

administrator jaringan sesuai

Sales Activities

(a) Distribution Channels And The Sales Process

(i) Organization Of The Sales Effort

(ii) Dealers, Agents, And Franchisees

(iii) Credit Policy Management

(iv) Other Sales Promotion Activities

(v) Pricing Control Concerns

(b) Sales Department Internal Controls

(i) Sales Orders

(ii) Sales Invoices

(iii) Credit Memoranda

(c) Sales Function Internal Audit Activities

(i) Sales-Related Financial Audit Considerations

(ii) Sales Function Computer Audit Procedures

(iv) Sample Sales Audit Report Findings

Sales-Marketing And Advertising-Related Audits