Objeto
El Código Ético de Mediapost establece las pautas de comportamiento que deben regir en aquellas cuestiones de índole ética que surjan durante el desempeño del traba- jo diario de nuestros colaboradores, cualquiera que sea su posición en la organización, su nivel de responsabilidad, la modalidad contractual que determina su relación con la compañía o el lugar en el que desarrollan sus actividades.
El Código recoge también las conductas esperadas de los colaboradores de la organización en aquellas materias recogidas en el vigente Código Penal español, que la direc- ción de la organización entiende más relevantes dadas sus características y el mercado en el que opera.
El presente Código no modifica ni reemplaza ninguna de las políticas, normas y/o procedimientos internos existen- tes en la organización, sino que sirve como marco para todos ellos.
Tanto el Código Ético como el resto de los procedimientos y normativa interna están publicados en la intranet corpo- rativa.
Misión, visión y valores
En Mediapost ayudamos a las empresas a crear y mante- ner relaciones comerciales responsables y sostenibles con sus clientes a través del marketing relacional.
Nuestra misión es desarrollar vínculos entre las empresas y sus clientes para fidelizarlos y rentabilizar sus relaciones comerciales buscando los máximos ingresos por cliente. La variabilidad del entorno empresarial y social, como resultado de los cambios en el mercado —evolución tec- nológica constante, mayor segmentación, globalización y deslocalización— los cambios en la distribución —alta competitividad y especialización— y los cambios en el consumidor —más informado, selectivo y emocional—, es un factor que, desde el prisma del marketing relacional, se vuelve indispensable para comprender cómo deben inte- ractuar mejor las empresas con sus clientes.
La creación y gestión de sistemas de información es fun- damental no sólo para el análisis de los datos de negocio y del mercado, sino también para conocer al consumidor y
así adaptar y cuidar las acciones de comunicación de las empresas y marcas en todos los canales.
El marketing relacional empieza en nosotros desde la propia raíz. Somos las raíces del marketing dando soporte y visibilidad a las campañas, acompañando al cliente en la toma de decisiones estratégicas basadas en el conoci- miento e impulsando toda la operatividad necesaria desde su inicio y puesta en marcha hasta la consecución de sus objetivos. La fortaleza de las relaciones comerciales está sustentada por las raíces del marketing relacional, ayudan- do a las empresas a crecer y a mejorar los vínculos con sus clientes y su entorno.
La cultura de marketing relacional de Mediapost hace que veamos de manera integrada en la organización a cada uno de nuestros clientes.
El conocimiento, la innovación, la empatía, el compro- miso y la transparencia son los principios que vertebran nuestra visión y nuestra manera de relacionarnos con nuestros clientes y colaboradores.
Los valores que acompañan a cada una de nuestras accio- nes reflejan nuestra ética y forma de ser, siendo siempre generosos compartiendo nuestra experiencia, cercanos y accesibles ante los retos, coherentes en nuestro des- empeño y respetuosos con el entorno, las relaciones y la sociedad en general.
Somos realistas y conocedores de los cambios en el entor- no actual y de sus consecuencias; somos idealistas y cree- mos en el compromiso de las empresas con la sociedad.
Desde Ideas Imprescindibles, una iniciativa de Mediapost, queremos promover y difundir mensajes que contribuyan a crear una sociedad más consciente y crítica.
Estamos comprometidos con la Agenda 2030 y el cumpli- mento de los 17 Objetivos para el Desarrollo Sostenible.
Vamos más allá del cumplimiento de los mínimos regla- mentarios, de los requisitos de los clientes, usuarios, acuerdos, normas internacionales de gestión o requisitos internos.
Mediapost colaboró en la redacción del Código Ético de la Asociación de Marketing de España, que tiene como valores fundamentales la responsabilidad, la honestidad y veracidad, la transparencia informativa y la profesionali- dad en el desarrollo de su actividad
La ética impregna todas las decisiones y actuaciones de las personas con responsabilidad en la compañía y deben tener un comportamiento ejemplar en este sentido forman- do parte sustancial de la cultura corporativa.
Las relaciones con los empleados son prioritarias, asegu- rando unas condiciones de trabajo seguras, saludables y sostenibles.
Trabajamos con respeto y compromiso para proteger el medioambiente.
La empresa se integra en las comunidades de las que forma parte, respondiendo a las necesidades sociales, y estando en equilibrio los intereses de la empresa con los del entorno.
Estamos adheridos como empresa comprometida con el código de buenas prácticas para la gestión del talento y la mejora de competitividad de la empresa de la Asociación Española de Ejecutivos y Consejeros.
Programa de Prevención de Delitos
Política de Prevención de Delitos o Compliance penal
El Consejo de Administración elabora la política en materia de prevención de delitos en la que se compromete a cum- plir con la normativa aplicable y prevenir conductas irregu- lares, estableciendo su compromiso de actuar en contra de actos de corrupción y soborno que pudieran darse en la actividad de la compañía.
Asignación de responsabilidades
El órgano de administración de Mediapost es el responsa- ble de supervisar el efectivo cumplimiento del Código.
Para la gestión del Programa de Prevención de Delitos o Compliance Penal se establecen diferentes responsabili- dades a través de toda la estructura jerárquica y funcional de la compañía.
Además, se instauran figuras específicas para la evalua- ción y control del cumplimiento: “Responsable de Com- pliance Corporativo” y el “Comité de Cumplimiento”.
Todos los coladores de Mediapost deben conocer el conte- nido y comprender los requisitos del Código.
Compromisos
El Código Ético de Mediapost debe ser conocido y se deben comprometer a su cumplimiento todos sus stake- holders.
Identificación de las áreas de riesgo
En Mediapost se realiza una identificación y evaluación de riesgos penales y se establecen los mecanismos para la prevención de delitos penales, poniendo especial atención en aquellas áreas y puestos que impliquen mayor riesgo.
Mediapost forma parte del Grupo La Poste que identifica, fundamentalmente, 8 situaciones de riesgo:
1. Regalos e invitaciones 2. Relaciones con los socios (proveedores de bienes y
servicios, subcontratistas) 3. Conflicto de intereses 4. Patrocinio y mecenazgo
5. Tráfico de influencias Cabildeo o representación de intereses
6. Pago de facilitación 7. Elección de los intermediarios 8. Adquisición de empresas, toma de participaciones
minoritarias o búsqueda de socios estratégicos
Mediapost planifica las acciones encaminadas a minimizar los riesgos penales identificados por el Grupo y por Media- post.
Planificación
En Mediapost se planifican las acciones encaminadas a la prevención de delitos para lo que establece medidas de control y otras que pretenden prevenir la comisión de deli- tos y que puedan generar daños a la compañía e indirecta- mente, a todas las partes interesadas.
Comunicación
Mediapost ha establecido dos canales de comunicación independientes:
1.- El “canal de consultas”: destinado a recibir preguntas relativas a actuaciones dudosas donde pudiera haber ries- go o indicios de conductas irregulares.
La dirección de correo de este canal es compliance@me- diapost.es
2.- El “canal de denuncias”: destinado a recibir comunica- ciones sobre conductas supuestamente son constitutivas incumplimientos del presente código, faltas graves e inclu- so constitutivas de delito penal.
La dirección de correo para las denuncias es: denuncias@mediapost.es
Acción correctiva
Los incumplimientos identificados son analizados y re- sueltos por el Comité de Cumplimiento de acuerdo con la normativa interna y externa que resulte de aplicación y de conformidad con el procedimiento establecido al efecto, estableciendo la aplicación de la medida correctora ade- cuada a cada situación y poniendo en marcha, en su caso, el procedimiento sancionador.
Supervisión y monitorización
El Comité de Cumplimiento vela por el conocimiento, com- prensión y cumplimiento del presente Código Ético y se asegura del adecuado funcionamiento de los mecanismos de prevención establecidos.
Además, debe monitorizar el cumplimiento del Código en la organización y el reporte del desempeño del sistema al órgano de administración de Mediapost.
Mejora continua
Mediapost se compromete a desarrollar la normativa inter- na, los procedimientos así como los elementos de control que sean necesarios para la implantación efectiva de los compromisos recogidos en su Código Ético.
Ámbito de aplicación
El presente Código Ético va dirigido a todos los stakehol- ders de Mediapost con independencia de la posición que ocupen, del tipo de contracto que determine su relación con la compañía o del lugar en el que desempeñen su trabajo.
Mediapost promueve e incentiva a sus proveedores, socios y otros colaboradores externos la adopción del presente Código Ético.
Principios de conducta
Principio básico: de diligencia debida
En Mediapost todos los colaboradores deben desarrollar sus responsabilidades profesionales con especial cuidado con respecto a los principios de conducta que se sinteti- zan a continuación.
Cumplimiento normativo
Todos los colaboradores de Mediapost deben cumplir estrictamente las normas internas y las disposiciones legales que resulten de aplicación a la organización y a su propia actividad.
Para ello, Mediapost pone a disposición de los colabora- dores los requisitos legales aplicables a la organización, facilita la formación de sus empleados y pone a disposi- ción de todas las partes interesadas el canal de consultas.
La asunción de este compromiso constituye la base del comportamiento ético que se espera de todas las perso- nas que colaboran con la organización.
Las personas de Mediapost deben ejercer, en todas las circunstancias, un comportamiento ético y evitar activida- des de naturaleza tal que pudieran perjudicar los intereses materiales o prestigio social de Mediapost. Tampoco pueden colaborar con terceros en actividades que pudie- ran violar la ley o perjudicar la confianza de terceros en la organización.
Respeto a los Derechos Humanos
Las actividades de Mediapost deben desarrollarse con estricto respeto a la Declaración Universal de los Derechos Humanos y las libertades públicas, de acuerdo con las leyes y prácticas internacionalmente aceptadas.
Mediapost no admite, bajo ninguna circunstancia, prácti- cas contrarias a este principio, que hace referencia a la libertad sindical, negociación colectiva y a la eliminación del trabajo infantil y el trabajo forzoso. Tampoco admite estas prácticas entre sus proveedores, contratistas o, en general, empresas colaboradoras.
Control interno y prevención del fraude
Uso y protección de activos
Las personas de Mediapost disponen de los medios que necesitan para el desarrollo de sus obligaciones profesio- nales.
Las personas de Mediapost deben proteger y hacer buen uso de los recursos y activos que Mediapost pone a su dis- posición y utilizarlos de una forma responsable para evitar su daño, pérdida, robo o uso inadecuado según establece la política de Uso Aceptable de los recursos tecnológicos.
Con carácter general, los recursos de Mediapost deben ser utilizados, a menos que la organización determine lo con- trario, exclusivamente para el desempeño de las funciones que las personas de la organización tienen asignadas. No obstante, Mediapost permite ocasionalmente el empleo de activos de la compañía para usos personales siempre y cuando su utilización sea esporádica, se trate de activos de uso cotidiano, como el teléfono y el ordenador perso- nal, su coste para la compañía sea marginal y no afecte negativamente a la productividad del empleado. Esta autorización está limitada al uso del navegador de Internet o llamadas urgentes y justificadas de teléfono, no está permitida la instalación de ningún tipo de software por parte del usuario sea cual sea su fin. En cualquier caso, las personas de Mediapost consultan con su superior je- rárquico en caso de duda y en ningún caso deben utilizar los activos de la compañía para desarrollar actividades socialmente inaceptables o conductas inadecuadas.
En ningún caso se pueden utilizar estos medios para ac- ceder o distribuir material que intimide, acose, amenace, tenga un contenido sexualmente explícito o sea de otra manera ofensivo o inadecuado, ni remitirán ninguna co- municación falsa, despectiva o malévola o que pueda ser ofensiva para el receptor.
Tampoco se puede hacer uso de fondos o tarjetas de crédi- to facilitados por la organización para sufragar gastos per- sonales no autorizados, ni relacionados con las actividades de la sociedad en la que prestan sus servicios, prácticas inapropiadas o conductas socialmente inaceptables, rela- cionadas con los asuntos anteriores o con cualquier otro.
Con la aceptación de este Código Ético, los colaboradores de la compañía reconocen el derecho de ésta a la vigi- lancia, supervisión, inspección y control de los equipos informáticos que la sociedad pone a su disposición.
Propiedad intelectual
Las personas de Mediapost deben cumplir estrictamente con lo establecido en la normativa interna y externa res- pecto a la protección de la propiedad intelectual. Ello in- cluye derechos de patentes, marcas comerciales y marcas de servicios, nombres de dominios, derechos de reproduc- ción (incluso los derechos de reproducción de software), derechos de diseños, de extracción de bases de datos o derechos sobre conocimientos técnicos especializados.
El uso de la información debe realizarse según la política de clasificación de la información de la compañía.
Con la aceptación de este Código Ético, los colaboradores de la compañía reconocen el derecho de ésta a la vigilan- cia, supervisión, inspección y control de los documentos y datos que la sociedad pone a su disposición.
Correo electrónico
Con la aceptación de este Código Ético, los colaboradores de la compañía reconocen el derecho de ésta a la vigilan- cia, supervisión, inspección y control de las comunica- ciones electrónicas y de los equipos informáticos que la sociedad pone a su disposición.
Protección de datos
Las personas de Mediapost deben asimismo cumplir la legislación vigente en materia de protección de datos, incluidos los de carácter personal. Para ello en Mediapost existe la figura de “delegado de protección de datos” que
asesora en la materia y vigila el cumplimiento de la norma- tiva específica.
Para dirigirse al delegado de protección de datos se facilita un canal de comunicación específico dpd@mediapost.es
Confidencialidad de la información
Con carácter general, la información a la que las personas de Mediapost tengan acceso en el desarrollo de sus obli- gaciones profesionales debe ser considerada restringida y ha de ser empleada exclusivamente para el desarrollo de las funciones que cada cual tenga asignadas.
En ningún caso pueden acceder a información a la que no estén autorizados.
Los colaboradores de Mediapost se comprometen a guar- dar secreto, sobre aquella información a la que tengan acceso en el desempeño de sus obligaciones profesiona- les y no deben revelar ningún tipo de información a otras personas mientras no se haya hecho pública.
Tampoco pueden hacer duplicados, ni reproducir, ni ha- cer más uso de la información que el necesario para el desarrollo de sus tareas.
La obligación de mantener secreto sobre la información de Mediapost persistirá aun cuando su vinculación con la organización hubiera terminado y comprende la obli- gación de devolver cualquier material relacionado con la compañía que tenga en su poder el empleado en el mo- mento del cese de su relación con la sociedad.
Control de la información financiera y contable
Gestión transparente
El órgano de administración de Mediapost y el conjunto de las personas de la organización se comprometen a garan- tizar la supervisión periódica de la eficacia del sistema de control interno sobre la elaboración de la información financiera y contable.
Los colaboradores de Mediapost deben reflejar con clari- dad y precisión las transacciones, hechos y eventos en los registros de la organización y deben poner especial cui- dado respecto a la fiabilidad de la información financiera y contable introducida en los sistemas de la organización por lo que la organización se compromete a poner a dispo- sición de su personal la formación que resulte necesaria para que conozcan, comprendan y cumplan con los com- promisos establecidos por la organización en materia de control interno de la información financiera.
Si los colaboradores de la organización observaran cir- cunstancias que, de acuerdo con su leal saber y entender, supongan un quebranto de los principios de conducta anteriores en materia de control interno de la información financiera, deberán ponerlo en conocimiento del Comité de Cumplimiento.
Corrupción, soborno y relaciones con terceros
Tolerancia cero
Las personas de Mediapost deben rechazar la corrupción en todas sus formas y no pueden recurrir a prácticas no éticas para influir en la voluntad de terceros con el objetivo de obtener algún beneficio para la empresa o para sí mis- mos.
Se prohíbe expresamente:
• Los pagos, obsequios o atenciones indebidas a cualquier persona o entidad, pública o privada, con la intención de obtener o mantener negocios u otros beneficios o ventajas.
El importe máximo orientativo de las atenciones a terceros otorgadas por Mediapost se sitúa en 60€ al año por persona. Este importe incluye comidas y/o detalles navideños.
De manera excepcional, cuando sea necesario supe- rar este límite, será el responsable global de Media- post quien autorizará, en su caso, importes de hasta 120€ por persona. La naturaleza de estos gastos debe referirse estrictamente a gastos de desplaza- miento.
Todas estas atenciones con terceros deben ser re- gistradas en la organización.
• Tampoco se puede recibir, de forma directa o indi- recta, beneficios u obsequios que superen los 30€ anuales. En este sentido, los colaboradores de Me- diapost deben aplicar su criterio profesional y sentido común para determinar la frontera entre lo aceptable y lo inaceptable, en función de los usos socialmente adecuados.
Y en cualquier caso queda prohibido recibir im- portes en metálico.
• Los pagos para la agilización de trámites, salvo los propios de la tramitación administrativa, consisten- tes en la entrega de dinero u otras cosas de valor, cualquiera que sea su importe, a cambio de asegurar o agilizar el curso de un trámite o actuación frente a cualquier órgano judicial, administración pública u organismo oficial.
• Los pagos en metálico que resulten inusuales, los realizados mediante cheques al portador o aquellos efectuados en divisas distintas de la previamente acordada.
• Los pagos realizados a/por terceros no mencionados en los correspondientes contratos, así como a los realizados en cuentas que no resulten las habituales en las relaciones con una determinada entidad, or- ganización o persona y revisar con especial atención aquellos pagos no previstos en los acuerdos o contra- tos correspondientes.
• Los pagos a personas, compañías, entidades o cuen- tas abiertas en países o lugares calificados como paraísos fiscales por la normativa española aplicable, ni a entidades en las que no sea posible identificar al socio, propietario o beneficiario último.
Todos somos los interesados, todos somos vigilantes
Las personas de Mediapost deben permanecer alerta para evitar que terceros hagan uso de estas prácticas en su relación con Mediapost. Aplicarán el principio de diligen- cia debida para evitar colaborar con terceros que pudiesen servir de cobertura a actividades terroristas o delictivas.
Conflictos de interés
La organización respeta la participación de sus colaboradores en otras actividades sociales, financieras o empresariales, siempre que la normativa interna no disponga lo contrario, que no exista cláusula de exclusividad en el contrato que les vincula y que tales actividades sean legales y no entren en competencia u originen posibles conflictos de interés con sus responsabilidades en Mediapost o con los intereses de la organización.
En cualquier caso, las personas de la compañía no pueden aprovechar en beneficio propio oportunidades de las que hayan tenido conocimiento en su condición de colaborado- res de la Mediapost.
Ningún empleado puede prestar servicios como consultor, consejero, directivo, empleado o asesor a un competidor de la organización, a excepción de los servicios que pudieran prestarse a solicitud de Mediapost con su autorización.
Libre competencia
Los colaboradores de Mediapost deben poner especial cuidado en asegurar que se cumplen las condiciones establecidas en los contratos y en el adecuado funcionamiento de los servicios para evitar el incumplimiento de las condiciones establecidas.
En el desarrollo de sus actividades comerciales, las per- sonas de Mediapost promocionarán los productos y servi- cios de la organización sin desacreditar en ningún caso a la competencia o falsear sus condiciones o las caracterís- ticas de sus productos o servicios.
La búsqueda de información de mercado o acerca de las compañías del sector se desarrolla de forma ética y se deben rechazar los datos sobre competidores obtenidos de forma improcedente o violando la confidencialidad bajo la que la mantienen sus legítimos propietarios.
Se debe poner especial cuidado en no violar secretos de empresa en los casos de incorporación de profesionales provenientes de otras organizaciones del sector.
Relación con proveedores
La selección de proveedores debe realizarse previa evalua- ción de cumplimiento de los requisitos preestablecidos.
Para garantizar la calidad de los servicios se debe recha- zar material de procedencia dudosa.
Las personas de Mediapost deben vigilar el respeto a la imagen y reputación de la organización por parte de con- tratistas, subcontratistas, socios, colaboradores y provee- dores.
Mediapost difundirá los contenidos y principios de este Código entre sus proveedores, socios, contratistas y sub- contratistas animándoles a reportar aquellas prácticas irregulares por parte de personas de Mediapost a través del canal de denuncias establecido al efecto.
Mediapost tiene establecido un protocolo que vela por el hecho de que los proveedores cumplan con las normativas vigentes en materia laboral, fiscal y PRL.
Ética en la Inteligencia Artificial
Mediapost tiene un fuerte compromiso con la ética y con proporcionar información y llevar a cabo actuaciones para el “bien” no sólo de nuestros clientes sino también de la so- ciedad en su conjunto. En este sentido, realizamos nuestros análisis cuantitativos y aplicamos los modelos de IA con total transparencia y haciendo todo lo posible para minimi- zar posibles sesgos que puedan tener efectos perniciosos.
Con este fin, nos esforzamos por seguir estos principios:
Principios generales
Formular claramente los problemas y utilizar metodologías rigurosas
El propósito y el alcance de nuestros análisis se formula claramente para que se comprendan los objetivos que se intentan alcanzar. El enfoque y la orientación conceptual y metodológica son apropiados para el problema y se des- criben. La lógica del análisis muestra cómo los métodos y procedimientos seleccionados son apropiados para lograr los objetivos de este. Cuando se considere necesario, se
incluyen varios modelos en el análisis y se lleva a cabo un estudio de sensibilidad.
Usar datos y evidencia adecuados y verificables
La recopilación y selección de datos se describe adecua- damente, incluyendo cómo, cuándo y con qué propósito son recopilados. En su caso, se solicita el reconocimiento explícito del usuario al recopilar los datos de los usuarios siempre de acuerdo a la normativa vigente y en particular la GDPR. Los datos son anonimizados tan pronto como sea posible y los datos identificativos son eliminados. Los datos sólo se utilizan para la finalidad para la que fueron recogi- dos. Se indica claramente cualquier limitación acerca de la cantidad o calidad de los datos.
Garantizar la privacidad
La privacidad es una de nuestras principales prioridades. En nuestro análisis sólo se utilizan datos anónimos (o debida- mente anonimizados).
Evitar el sesgo
Nuestra principal prioridad es evitar sesgos en nuestros resultados, tanto en el análisis causal como en el predicti- vo. En nuestros modelos tratamos de eliminar los sesgos perniciosos.
En nuestros algoritmos de aprendizaje automático somos muy cautelosos al incluir alguna variable directamente re-
lacionada con la raza, el género, la religión u otra informa- ción delicada sociodemográfica y solo lo haríamos tras un cuidadoso análisis ético. Aun así, pueden existir variables proxy no detectadas fuertemente relacionadas con esas características. Por ello, en la medida de lo posible, desa- rrollamos mecanismos para corregir o/y detectar sesgos en los algoritmos utilizados, como: (1) forzar la represen- tación de todos los colectivos en los resultados finales, (2) proporcionar mecanismos de auditoría de los resultados para evitar cualquier sesgo involuntario.
Ser totalmente transparentes y proporcionar explicación de las decisiones
Somos transparentes en todas nuestras actuaciones, especialmente de cara a los usuarios afectados por las decisiones automatizadas. Los procedimientos y técnicas utilizados para el análisis se describen de forma precisa y transparente. Las pruebas y los hechos se presentan de manera que puedan ser verificados y reproducidos por otros. Al utilizar el aprendizaje automático hacemos todo lo posible para explicar el proceso de toma de decisiones de los algoritmos utilizando las tecnologías disponibles. Se incluye información sobre las circunstancias que pue- dan tener implicaciones para la validez o interpretación de los resultados o de las conclusiones. Adicionalmente se proporciona toda la información que permita el estado de la técnica sobre el proceso de decisión seguido por el algoritmo.
Proporcionar resultados e informes concisos y de calidad
Nuestro objetivo es que los resultados sean siempre pre- cisos y rigurosos. Los informes son claros, con los más altos estándares editoriales y lingüísticos y utilizando plantillas y formatos adecuados.
Las conclusiones se presentan de manera que permitan comprender fácilmente los datos, la metodología y los resultados. Todas las suposiciones, limitaciones y preocu- paciones son explicadas y justificadas.
Gestión de personas
Respeto y dignidad de la persona
Las personas de Mediapost deben tratarse de forma respe- tuosa, profesional y amable, para generar un clima social seguro.
Del mismo modo, las relaciones entre las personas de Mediapost y sus clientes, proveedores, contratistas y em- presas colaboradoras deben estar basadas en el respeto.
Mediapost rechaza de manera expresa el abuso de autori- dad, y cualquier tipo de acoso, físico, psicológico o moral, así como cualquier otra conducta que pueda generar un entorno de trabajo intimidatorio, ofensivo u hostil. A tal efecto se elabora un protocolo de actuación frente al aco- so que de deberá poner en marcha ante cualquier denun- cia de cualquier conducta de presunto abuso.
Las condiciones de trabajo en Mediapost deberán ser lo más favorables para prevenir y/o evitar cualquier daño a la salud física, mental y social del trabajador.
Igualdad de oportunidades y diversidad
Mediapost rechaza la discriminación por género, raza, orientación sexual, creencias religiosas, opiniones políti- cas, nacionalidad, origen social, discapacidad o cualquier otra característica que pudiera originarla.
Los procesos de selección y promoción en la organización están basados en la igualdad de oportunidades.
Las promociones y el sistema de remuneración variable se basan en los méritos y en el cumplimiento de objetivos y competencias y habilidades constatables. Los procesos de selección son abiertos y públicos y se deben conocer los criterios de selección.
Mediapost pone a disposición de sus trabajadores los medios para contribuir al aprendizaje y desarrollo profesio- nal facilitando la formación continua de los mismos así como el desarrollo de sus existentes y potenciales com- petencias. Las personas de Mediapost deben aprovechar los recursos que Mediapost pone a su disposición para mejorar su empleabilidad.
Disponibilidad y trabajo en equipo
La organización promueve, facilita e incentiva la colabora- ción y el trabajo en equipo, independientemente del área funcional en el que desempeñen su actividad.
Todos los colaboradores deben mostrar espíritu de cola- boración, poniendo a disposición de quien lo precise sus conocimientos, habilidades y talento para contribuir de este modo a la consecución de los objetivos e intereses globales de la compañía.
Asimismo, las personas de Mediapost trabajan de forma eficiente, aprovechando al máximo, y en beneficio de la organización, el tiempo y los recursos que la organización pone a su disposición.
Seguridad y salud de las personas
En Mediapost se garantizan las condiciones de trabajo que establece la normativa en materia de seguridad y salud.
Todas las personas de Mediapost son responsables de cumplir rigurosamente las normas de salud y seguridad en el trabajo, velando por su propia seguridad y, en general, por la de todas las personas afectadas por sus actividades.
Asimismo, deben utilizar de manera responsable los equi- pos que se les facilita, y divulgar entre sus compañeros y vigilar el cumplimiento de las medidas de seguridad por parte de los subordinados.
La embriaguez o consumo de drogas en el trabajo son infracciones graves y muy graves si son conductas habi- tuales y repercuten en el trabajo.
Mediapost vigila el cumplimiento de la normativa de segu- ridad y salud de sus proveedores y colaboradores.
Objetivos ODS
Desde 2016 somos socios estratégicos de REDS- Red Española para el Desarrollo Sostenible-, la iniciativa dependiente de Naciones Unidas que tiene el objetivo de crear y poner en marcha soluciones para el desarrollo sostenible y cumplir con la Agenda 2030.
A través del conocimiento empresarial de Mediapost, cola- boramos en la creación de una red interdisciplinar que se hace patente en los desayunos que celebramos alrededor de los Objetivos de Desarrollo Sostenible.
Para la sensibilización de nuestros stakeholders y de la sociedad en general hemos creado la marca social Ideas Imprescindibles, cuyo objetivo es compartir conocimiento y prácticas que contribuyen al desarrollo sostenible teniendo en cuenta factores sociales, económicos y ambientales.
Aceptación y cumplimiento del Código
Las personas de Mediapost son responsables de conocer, comprender y cumplir las normas internas, requisitos legales y otros asumidos por la organización.
La compañía, por su parte, pone a su disposición los medios necesarios para facilitar el conocimiento y la com- prensión de la normativa y legislación más relevante para el desempeño de sus funciones profesionales así como de este Código.
Ningún trabajador de Mediapost independientemente de su posición en la organización, está autorizado para con- travenir o solicitar a un trabajador que contravenga lo esta- blecido en el presente Código Ético. De la misma manera, tampoco podrá justificar una mala práctica amparándose en una indicación de un superior o en el desconocimiento del Código Ético.
Todos los trabajadores de Mediapost deben leer y com- prender el presente Código y firmar su aceptación.
Notificación de conductas irregulares
Todas las personas de Mediapost tienen la obligación de consultar sus dudas y notificar las conductas irregulares que pudieran observar a través de los canales establecidos al efecto.
En Mediapost se cuenta con un procedimiento que garanti- za la confidencialidad de las comunicaciones e incluso el anonimato. Mediapost no tolera represalias cometidas sobre aquellas personas que hagan uso de los procedimientos estableci- dos para la comunicación de conductas irregulares.
Para las consultas y denuncias en esta materia se estable- cen varios canales de comunicación y de denuncias, inde- pendientes entre sí. Las consultas y las denuncias pueden enviarse a las direcciones de correo específicas:
Consultas: compliance@mediapost.es Denuncias: denuncias@mediapost.es
Además en cada centro se instala un Buzón de Denuncias en papel de manera que la persona que quiera denunciar una situación de forma anónima pueda hacerlo. El acceso al buzón queda restringido al personal que integra el Comi- té de Cumplimiento.
La obligación de informar se extiende también a aquellos casos en los que puedan detectarse conductas irregulares por parte de terceros proveedores, contratistas o empre- sas colaboradoras.
Para la evaluación de los supuestos incumplimientos, se constituye el Comité de Cumplimiento.
El Comité de Cumplimiento debe:
Asegurar el buen funcionamiento del procedimiento de notificación y consulta para la comunicación de conductas irregulares.
Fomentar el conocimiento y la comprensión del Código en la organización.
Reportar al órgano de administración de Mediapost acerca del grado de cumplimiento del Código Ético, proponiendo las recomendaciones que considere necesarias.
Todas las personas de Mediapost encargadas de gestio- nar materias relacionadas con el Código Ético pondrán la mayor atención en velar por el derecho al honor de las personas.
Ante un incumplimiento del Código Ético, la empresa valo- rará positivamente que el empleado infractor haya recono- cido o colaborado en la investigación de los hechos objeto de sanción. En función de dicha colaboración, de la repara- ción o disminución de las consecuencias de la infracción, la empresa podrá atenuar o, excepcionalmente, eximir de responsabilidad al trabajador.
Responsabilidades
Los colaboradores de Mediapost deben:
Conocer, entender y cumplir con los compromisos de con- ducta recogidos en este Código, así como con las normas y procedimientos aplicables a su puesto de trabajo.
Contribuir, en la medida de sus posibilidades, al conoci- miento, comprensión y cumplimiento del Código.
Solicitar ayuda en caso de duda.
Informar de las conductas irregulares que pudieran observar.
Prestar su colaboración en el buen funcionamiento de los sistemas de control interno implantados por la organiza- ción para velar por el cumplimiento del Código Ético y del resto de normas internas de conducta de la organización.
Vigencia del Código
El Código Ético entrará en vigor desde su aprobación por el órgano de administración de Mediapost y su publicación y divulgación entre los colaboradores para su aceptación.
Permanecerá vigente mientras no se apruebe su actuali- zación, revisión o derogación y estará actualizado en la intranet de la empresa y las webs corporativas.
Sanciones
Principios generales
Solo se recurrirá a la sanción cuando el mantenimiento del respeto a las normas del Código Ético lo requiera por no ser sufi-cientes al respecto otras medidas formales o informales de advertencia, consejo y formación, u otras de estímulo positivo de buenas prácticas preventivas.
Solo podrá sancionarse a quien con con-ciencia de ello o por negligencia haya in-fringido alguna norma de conducta incluida en el Código Ético o en alguna de sus normas de desarrollo.
La elección de la sanción se realizará con-forme al princi- pio de proporcionalidad, lo que supone que se impondrá la sanción mínima de entre las adecuadas para la pre-ven- ción de tal tipo de conductas, y que el contenido aflictivo de la sanción no podrá ser desproporcionado en relación con el contenido de la conducta.
Infracciones
Constituyen infracciones sancionables las infracciones de las normas de conducta contenidas en el Código Ético y en sus normas de desarrollo.
También constituyen infracciones sancio-nables:
a) Cualquier tipo de amenaza, re-presalia o difamación hacia el Comité de Cumplimiento.
b) La falta de colaboración con el Comité de Cumpli- miento cuan-do tal colaboración haya sido requerida formalmente.
c) La falta de comunicación de posibles riesgos e incumpli-mientos por parte de las per-sonas respon- sables de la em-presa.
d) La quiebra de sus deberes de confidencialidad por parte de cualquiera de los miembros del Comité de Cumplimiento.
Sanciones
Las sanciones a imponer serán las previs-tas en el Estatu- to de los Trabajadores y en el convenio colectivo.
La sanción a los miembros del Comité de Cumplimiento comportará su cese en tales responsabilidades.
Criterios para graduar la entidad de la in-fracción.
Constituirán criterios para graduar la enti-dad de la infrac- ción:
a) Su afectación a bienes e intereses de las personas que trabajan en la empresa o de terceros y la im- por-tancia de tales bienes e intereses.
b) Su afectación a la correcta activi-dad de la compañía. c) Su afectación a la reputación de la compañía. d) La concurrencia de circunstancias atenuantes.
Constituirán también criterios para graduar la entidad de la infracción:
a) Si la misma ha sido cometida con dolo o con impru- dencia, y el grado de gravedad de esta.
b) La posición del infractor en el or-ganigrama empre- sarial, siendo más grave la infracción cuanto más ele-vada sea tal posición.
Será calificada en todo caso como muy grave la infracción que sea constitutiva de delito.
Circunstancias atenuantes
Constituyen circunstancias atenuantes las siguientes situaciones:
a) Que la detección de la infracción se haya debido al propio recono-cimiento al respecto del infractor.
b) Que el infractor haya colaborado en la investigación acerca de las razones y las consecuencias de su incumplimiento.
ETHICAL CODE MEDIAPOST
Object
Mediapost’s Code of Ethics establishes the guidelines of behavior that must govern those questions of ethical nature that arise during the performance of the daily work of our collaborators, whatever their position in the organi- zation, their level of responsibility, the contractual modality that determines their relationship with the company or the place where they develop their activities.
The Code also includes the conduct expected of the or- ganisation’s employees in those matters covered by the current Spanish Criminal Code, which the organisation’s management considers most relevant given its characteris- tics and the market in which it operates.
This Code does not modify or replace any existing internal policies, rules and/or procedures of the organization, but serves as a framework for all of them.
Both the Code of Ethics and the rest of the internal pro- cedures and regulations are published on the corporate intranet.
Mission, Vision and Values
At Mediapost we help companies to create and maintain responsible and sustainable business relationships with their customers through relationship marketing.
Our mission is to develop links between companies and their customers in order to build up their loyalty and make
- mum revenue per customer.
The variability of the business and social environment, as a result of changes in the market - constant technological evolution, greater segmentation, globalization and delocali- zation - changes in distribution - high competitiveness and specialization - and changes in the consumer - more infor- med, selective and emotional -, is a factor that, from the prism of relationship marketing, becomes indispensable for understanding how companies should better interact with their customers.
The creation and management of information systems is fundamental not only for the analysis of business and mar- ket data, but also to know the consumer and thus adapt and take care of the communication actions of companies and brands in all channels.
Relationship marketing starts in us from the very root. We are the roots of marketing giving support and visibility to campaigns, accompanying the client in strategic decisions based on knowledge and promoting all the necessary operations from the beginning and implementation to the achievement of their objectives. The strength of business relationships is underpinned by the roots of relationship marketing, helping companies to grow and improve the links with their customers and their environment.
Mediapost’s relationship marketing culture makes us see each of our clients as part of the organization.
Knowledge, innovation, empathy, commitment and trans- parency are the principles that underpin our vision and our way of relating to our clients and collaborators.
ethics and way of being, always being generous in sharing our experience, close and accessible in the face of challen- ges, consistent in our performance and respectful of the environment, relationships and society in general.
We are realistic and aware of the changes in the current environment and their consequences; we are idealists and believe in the commitment of companies to society.
From Ideas Imprescindibles, a Mediapost initiative, we want to promote and spread messages that contribute to create a more conscious and critical society.
of the 17 Goals for Sustainable Development.
We go beyond compliance with regulatory minimums, cus- tomer, user, agreement, international management stan- dards or internal requirements.
Mediapost collaborated in the drafting of the Code of Ethics of the Spanish Marketing Association, which has as its fundamental values responsibility, honesty and truth- fulness, information transparency and professionalism in the development of its activity
Ethics permeate all decisions and actions of people with responsibility in the company and they must behave in an exemplary manner in this regard, forming a substantial part of the corporate culture.
Employee relations are a priority, ensuring safe, healthy and sustainable working conditions.
We work with respect and commitment to protect the envi- ronment.
The company is integrated into the communities of which it forms part, responding to social needs, and balancing the interests of the company with those of the environ- ment.
We are a company committed to the code of good practice for talent management and improving the competitiveness of the company of the Spanish Association of Executives and Directors.
Crime Prevention Program
Crime Prevention or Criminal Compliance Policy
The Board of Directors draws up the policy on crime pre- vention in which it undertakes to comply with the applica- ble regulations and prevent irregular conduct, establishing its commitment to act against acts of corruption and bri- bery that may occur in the company’s activity.
Assignment of responsibilities
The administrative body of Mediapost is responsible for supervising the effective compliance with the Code.
For the management of the Crime Prevention or Criminal Compliance Program, different responsibilities are establi- shed throughout the hierarchical and functional structure of the company.
In addition, specific figures are established for the evalua- tion and control of compliance: “Corporate Compliance Officer” and the “Compliance Committee”.
All Mediapost sifters must know the content and unders- tand the requirements of the Code.
Commitments
Mediapost’s Code of Ethics must be known and all its stakeholders must be committed to comply with it.
Identification of risk areas
In Mediapost, a criminal risk identification and assessment is carried out and mechanisms for the prevention of crimi- nal offences are established, paying special attention to those areas and positions that imply greater risk.
Mediapost is part of La Poste Group, which identifies, basi- cally, 8 risk situations:
1. Gifts and invitations 2. Relations with partners (suppliers of goods and servi-
ces, subcontractors) 3. Conflict of interest 4. Sponsorship and patronage 5. Influence peddling Lobbying or interest representation 6. Facilitation payment 7. Choice of intermediaries 8. Acquisition of companies, acquisition of minority
shareholdings or search for strategic partners
Mediapost plans the actions aimed at minimizing the cri- minal risks identified by the Group and by Mediapost.
Planning
In Mediapost, actions aimed at crime prevention are plan- ned for which control measures are established, as well as others that aim to prevent the commission of crimes that may generate damage to the company and indirectly to all interested parties.
Communication
Mediapost has established two independent communica- tion channels:
1.- The “consultation channel”: designed to receive ques- tions regarding dubious actions where there may be a risk or signs of irregular conduct.
The email address for this channel is compliance@media- post.es
2.- The “complaints channel”: designed to receive communi- cations on conduct that is alleged to constitute breaches of this code, serious misconduct or even a criminal offence.
The e-mail address for complaints is denuncias@mediapost.es
Corrective Action
The non-compliances identified are analyzed and resolved by the Compliance Committee in accordance with the inter- nal and external regulations that apply and in accordance with the procedure established for this purpose, establi- shing the application of the appropriate corrective measu- re for each situation and implementing, where appropriate, the sanctioning procedure.
Supervision and monitoring
The Compliance Committee ensures that this Code of Ethics is known, understood and complied with, and that the established prevention mechanisms work properly.
In addition, it must monitor compliance with the Code in the organization and report the system’s performance to the Mediapost management body.
Continuous improvement
Mediapost is committed to develop the internal regula- tions, procedures and control elements that are necessary for the effective implementation of the commitments con- tained in its Code of Ethics.
Scope of application
This Code of Ethics is addressed to all Mediapost stake- holders regardless of the position they hold, the type of contract that determines their relationship with the com- pany or the place where they carry out their work.
Mediapost promotes and encourages its suppliers, part- ners and other external collaborators to adopt this Code of Ethics.
Principles of conduct
In Mediapost all employees must develop their professio- nal responsibilities with special care regarding the princi- ples of conduct summarized below.
Regulatory compliance
All Mediapost employees must strictly comply with the internal rules and legal provisions that apply to the organi- zation and its own activity.
For this purpose, Mediapost makes available to the colla- borators the legal requirements applicable to the organi- zation, facilitates the training of its employees and makes available to all interested parties the consultation channel.
The assumption of this commitment is the basis of the ethical behavior expected of all people who collaborate with the organization.
Mediapost people must exercise, in all circumstances, an ethical behavior and avoid activities of such nature that could damage the material interests or social prestige of Mediapost. Nor can they collaborate with third parties in activities that could violate the law or harm the trust of others in the organization.
Respect for Human Rights
Mediapost’s activities must be carried out with strict res- pect for the Universal Declaration of Human Rights and public freedoms, in accordance with internationally accep- ted laws and practices.
Mediapost does not, under any circumstances, admit prac- tices contrary to this principle, which refers to freedom of association, collective bargaining and the elimination of child labour and forced labour. Nor does it admit such practices among its suppliers, contractors or, in general, collaborating companies.
Internal control and fraud prevention
Use and protection of assets
Mediapost people have the means they need to carry out their professional duties.
Mediapost’s people must protect and make good use of the resources and assets that Mediapost makes available and use them in a responsible way to avoid their damage, loss, theft or improper use as established in the Accepta- ble Use Policy of technological resources.
In general, Mediapost resources must be used, unless the organization determines otherwise, exclusively for the performance of the functions that the people of the organi- zation have been assigned. However, Mediapost occasio- nally allows the use of company assets for personal use as long as their use is sporadic, they are assets of daily use, such as the telephone and personal computer, their cost to the company is marginal and does not negatively affect the employee’s productivity. This authorization is limited to the use of the Internet browser or urgent and justified phone calls, no installation of any software is allowed by the user for any purpose. In any case, Mediapost people consult with their superior in case of doubt and in no case should they use the company’s assets to develop socially unacceptable activities or inappropriate behaviors.
Under no circumstances may these media be used to access or distribute material that intimidates, harasses, threatens, has sexually explicit content or is otherwise offensive or inappropriate, nor shall they forward any com- munication that is false, derogatory or malicious or that may be offensive to the recipient.
Nor may funds or credit cards provided by the organization be used to cover unauthorized personal expenses, or ex- penses related to the activities of the society in which they provide their services, inappropriate practices or socially unacceptable conduct, related to the above matters or any other.
By accepting this Code of Ethics, the company’s emplo-
yees acknowledge the company’s right to monitor, super- vise, inspect and control the computer equipment that the
company places at their disposal.
Intellectual Property
Mediapost’s people must strictly comply with what is es- tablished in the internal and external regulations regarding the protection of intellectual property. This includes patent rights, trademarks and service marks, domain names, re- production rights (including software reproduction rights), design rights, database extraction rights or rights to tech- nical expertise.
The use of the information must be in accordance with the company’s information classification policy.
By accepting this Code of Ethics, the company’s emplo-
yees acknowledge the company’s right to monitor, super- vise, inspect and control the documents and data that the
company makes available to them.
Email address
By accepting this Code of Ethics, the company’s emplo-
yees acknowledge the company’s right to monitor, super- vise, inspect and control the electronic communications
and computer equipment that the company places at their
disposal.
Data protection
Mediapost staff must also comply with current legislation on data protection, including personal data. For this pur- pose, in Mediapost there is a “data protection delegate” who advises on the subject and monitors compliance with specific regulations.
A specific communication channel is provided to the data protection delegate dpd@mediapost.es
Confidentiality of information
In general, the information to which Mediapost persons have access in the development of their professional obli- gations must be considered restricted and must be used exclusively for the development of the functions assigned to each person.
Under no circumstances may they access information to which they are not authorized.
Mediapost collaborators are committed to keep secret, about that information to which they have access in the performance of their professional obligations and they must not reveal any kind of information to other people until it has been made public.
Nor can they make duplicates, nor reproduce, nor make more use of the information than necessary for the develo- pment of their tasks.
The obligation to keep Mediapost’s information secret will persist even when their relationship with the organiza-
tion has ended and includes the obligation to return any
company related material in the employee’s possession
at the time of termination of their relationship with the
company.
Transparent management
The administrative body of Mediapost and all the people of the organization are committed to ensuring the regular supervision of the effectiveness of the internal control system on the preparation of financial and accounting information.
Mediapost’s collaborators must clearly and accurately reflect the transactions, facts and events in the organiza- tion’s records and must pay special attention to the reliabi- lity of the financial and accounting information introduced in the organization’s systems. Therefore, the organization commits to make available to its personnel the necessary training so that they know, understand and comply with the commitments established by the organization regarding internal control of financial information.
If the organisation’s employees observe circumstances which, to the best of their knowledge, constitute a breach of the above principles of conduct regarding internal control of financial information, they must inform the Com- pliance Committee.
Corruption, bribery and third party relations
Zero tolerance
Mediapost people must reject corruption in all its forms and cannot resort to unethical practices to influence the will of third parties with the aim of obtaining some benefit for the company or for themselves.
It is expressly forbidden:
• Improper payments, gifts or entertainment to any person or entity, public or private, with the intent to obtain or retain business or other benefits or advan- tages.
The maximum indicative amount of care provided to third parties by Mediapost is 60 ? per person per year. This amount includes meals and/or Christmas details.
Exceptionally, when it is necessary to exceed this li- mit, it will be the global responsible of Mediapost who will authorize, if necessary, amounts up to 120 ? per person. The nature of these expenses must be strictly related to travel expenses.
All such care with third parties must be registered
with the organization.
• Nor may you receive, directly or indirectly, benefits or gifts exceeding 30 euros per year. In this sense, Me- diapost’s collaborators must apply their professional criteria and common sense to determine the border between what is acceptable and unacceptable, accor- ding to socially appropriate uses.
And in any case, it is forbidden to receive amounts in cash.
• Payments for the expediting of procedures, except those for administrative procedures, consisting of the delivery of money or other things of value, whatever the amount, in exchange for insuring or expediting the course of a procedure or action before any judicial body, public administration or official agency.
• Unusual cash payments, payments made by bearer cheques or payments made in currencies other than the previously agreed one.
• Payments made to/by third parties not mentioned in the corresponding contracts, as well as those made to accounts that are not the usual ones in relations with a certain entity, organization or person and to re- view with special attention those payments not provi- ded for in the corresponding agreements or contracts.
• Payments to persons, companies, entities or accounts opened in countries or places qualified as tax havens by the applicable Spanish regulations, or to entities where it is not possible to identify the partner, owner or ultimate beneficiary.
We’re all the stakeholders, we’re all the watchers
Mediapost people must remain alert to prevent third par- ties from using these practices in their relationship with Mediapost. They shall apply the principle of due diligence to avoid collaborating with third parties who could serve as cover for terrorist or criminal activities.
Conflicts of interest
The organization respects the participation of its colla- borators in other social, financial or business activities, provided that internal regulations do not provide otherwi- se, that there is no exclusivity clause in the contract that links them and that such activities are legal and do not compete or create possible conflicts of interest with their responsibilities at Mediapost or with the interests of the organization.
In any case, the people of the company cannot take advan- tage for their own benefit of opportunities of which they have become aware in their condition of collaborators of the Mediapost.
No employee may provide services as a consultant, advi- sor, manager, employee or consultant to a competitor of the organization, except for services that may be provided at the request of Mediapost with its authorization.
Free competition
Mediapost collaborators must take special care to ensure that the conditions set out in the contracts are met and that the services work properly to avoid non-compliance with the established conditions.
In the development of their commercial activities, Media- post’s people shall promote the organization’s products and services without discrediting the competition or distor- ting its conditions or the characteristics of its products or services.
The search for market information or information about companies in the sector is carried out in an ethical manner and data about competitors obtained in an improper man- ner or in violation of the confidentiality under which they are kept by their legitimate owners must be rejected.
Special care must be taken not to violate company secrets in cases of incorporation of professionals from other orga- nizations in the sector.
Relationship with suppliers
The selection of suppliers must be made after evaluating their compliance with the pre-established requirements.
To ensure the quality of services, material of dubious ori- gin should be rejected.
Mediapost’s people must monitor the respect for the ima- ge and reputation of the organization by contractors, sub- contractors, partners, collaborators and suppliers.
Mediapost will disseminate the contents and principles of this Code among its suppliers, partners, contractors and subcontractors encouraging them to report those irregular practices by Mediapost’s people through the channel of complaints established for that purpose.
Mediapost has established a protocol that ensures that su- ppliers comply with current regulations on labor, tax and PRL
Ethics in Artificial Intelligence
Mediapost has a strong commitment to ethics and to providing information and carrying out actions for the “good” not only of our customers but also of society as a whole. In this sense, we carry out our quantitative analyses and apply AI models with total transparency and doing everything possible to minimize possible biases that could have harmful effects.
To this end, we strive to follow these principles:
General principles
We never accept projects whose objectives are ethically reprehensible.
Clearly formulate the problems and use rigorous methodo- logies
The purpose and scope of our analysis is clearly formula- ted so that the objectives to be achieved are understood. The conceptual and methodological approach and guidan- ce are appropriate to the problem and are described. The logic of the analysis shows how the selected methods and procedures are appropriate to achieve the objectives of the analysis. When deemed necessary, various models are in- cluded in the analysis and a sensitivity study is carried out.
Use adequate and verifiable data and evidence
The collection and selection of data is adequately des- cribed, including how, when and for what purpose it is collected. Where appropriate, the explicit recognition of the user is requested when collecting user data, always in accordance with current regulations and in particular the GDPR. The data is anonymized as soon as possible and the identifying data is deleted. The data is only used for the purpose for which it was collected. Any limitations on the quantity or quality of data are clearly indicated.
Ensuring privacy
Privacy is one of our top priorities. Only anonymous (or duly anonymised) data are used in our analysis.
Avoiding Bias
Our main priority is to avoid bias in our results, both in causal and predictive analysis. In our models we try to eliminate the pernicious biases.
In our automatic learning algorithms we are very cautious about including any variable directly related to race, gen- der, religion or other sensitive socio-demographic informa- tion and we would only do so after careful ethical analysis. Even so, there may be undetected proxy variables strongly related to those characteristics. Therefore, as far as pos- sible, we develop mechanisms to correct and/or detect biases in the algorithms used, such as (1) force represen- tation of all groups in the final results, (2) provide mecha- nisms for auditing results to avoid any unintended bias.
Be fully transparent and provide explanation of decisions
We are transparent in all our actions, especially towards users affected by automated decisions. The procedures and techniques used for the analysis are described preci- sely and transparently. Evidence and facts are presented in a way that can be verified and reproduced by others. By using machine learning we do our best to explain the deci- sion making process of the algorithms using the available technologies. Information is included on circumstances that may have implications for the validity or interpretation of the results or conclusions. Additionally, all the informa- tion that allows the state of the art on the decision process followed by the algorithm is provided.
Provide concise and quality results and reports
Our aim is that the results are always accurate and rigo- rous. The reports are clear, with the highest editorial and linguistic standards and using appropriate templates and formats.
The conclusions are presented in a way that allows easy understanding of the data, methodology and results. All assumptions, limitations and concerns are explained and justified.
People management
Respect and dignity of the person
Mediapost people must treat each other in a respectful, professional and friendly way, to generate a safe social climate. Similarly, relations between Mediapost’s people and its customers, suppliers, contractors and collaborating com- panies must be based on respect.
Mediapost expressly rejects abuse of authority, and any type of harassment, physical, psychological or moral, as well as any other conduct that may generate an intimida- ting, offensive or hostile work environment. To this end, a protocol of action against harassment is drawn up and must be implemented in the event of any report of alleged abusive behaviour.
The working conditions at Mediapost must be as favoura- ble as possible to prevent and/or avoid any damage to the physical, mental and social health of the worker.
Equal opportunities and diversity
Mediapost rejects discrimination on the basis of gender, race, sexual orientation, religious belief, political opinion, nationality, social origin, disability or any other characteris- tic that could give rise to it.
The selection and promotion processes in the organization are based on equal opportunities.
Promotions and the variable remuneration system are ba- sed on merit and on the fulfilment of objectives and verifia- ble skills and competences. The selection processes are open and public and the selec- tion criteria must be known.
Mediapost provides its employees with the means to con- tribute to learning and professional development by facili- tating their continuous training as well as the development of their existing and potential skills. Mediapost people should take advantage of the resources that Mediapost makes available to improve their employability.
Availability and teamwork
The organization promotes, facilitates and encourages collaboration and teamwork, regardless of the functional area in which they carry out their activity.
All employees must show a spirit of collaboration, making their knowledge, skills and talent available to anyone who needs them, thus contributing to the achievement of the company’s global objectives and interests.
Likewise, Mediapost’s people work efficiently, making the most of the time and resources that the organization makes available to them, for the benefit of the organiza- tion.
Safety and health of people
In Mediapost, the working conditions established by the health and safety regulations are guaranteed.
All Mediapost people are responsible for strictly complying with the health and safety at work regulations, watching over their own safety and, in general, that of all the people affected by their activities.
They must also use the equipment provided to them in a responsible manner, and disclose it to their colleagues and monitor compliance with security measures by their subordinates.
Drunkenness or drug use at work are serious and very se- rious infractions if they are habitual behavior and have an impact on work.
Mediapost monitors compliance with health and safety regulations of its suppliers and collaborators.
ODS objectives
Since 2016 we are strategic partners of REDS- Spanish Network for Sustainable Development-, the initiative under the United Nations that aims to create and implement solutions for sustainable development and comply with Agenda 2030.
Through Mediapost’s business knowledge, we collabora- te in the creation of an interdisciplinary network that is evident in the breakfasts we hold around the Sustainable Development Goals.
To raise awareness among our stakeholders and society in general, we have created the social brand Essential Ideas, whose objective is to share knowledge and practices that contribute to sustainable development, taking into account social, economic and environmental factors.
Acceptance and compliance with the Code
Mediapost people are responsible for knowing, understan- ding and complying with internal rules, legal requirements and others assumed by the organization.
The company, for its part, provides the necessary means to facilitate the knowledge and understanding of the most relevant regulations and legislation for the performance of its professional duties as well as this Code.
No Mediapost worker, regardless of his position in the organization, is authorized to contravene or request a wor- ker to contravene this Code of Ethics. Similarly, it cannot justify a malpractice on the basis of an indication from a superior or ignorance of the Code of Ethics.
All Mediapost employees must read and understand this Code and sign its acceptance.
Notification of Irregular Behavior
All Mediapost people have the obligation to consult their doubts and to notify the irregular conducts that could be observed through the channels established for that purpose.
In Mediapost there is a procedure that guarantees the con- fidentiality of communications and even anonymity. Mediapost does not tolerate reprisals committed on those people who make use of the procedures established for the communication of irregular conducts.
For consultations and complaints in this area, several channels of communication and complaints are establi- shed, which are independent of each other. Inquiries and complaints can be sent to the specific mailing addresses:
Inquiries: compliance@mediapost.es Complaints: denuncias@mediapost.es
In addition, a paper-based Complaints Box is installed in each centre so that anyone wishing to report a situation anonymously can do so. Access to the mailbox is restric- ted to staff members of the Compliance Committee.
The obligation to inform also extends to those cases in which irregular conduct by third party suppliers, contrac- tors or collaborating companies can be detected. For the evaluation of alleged non-compliance, the Com-
pliance Committee is established.
The Compliance Committee must:
To ensure the proper functioning of the notification and consultation procedure for the communication of irregular conduct.
To promote knowledge and understanding of the Code within the organization.
To report to the administrative body of Mediapost about the degree of compliance with the Code of Ethics, propo- sing the recommendations it considers necessary.
All Mediapost persons in charge of managing matters rela- ted to the Code of Ethics will pay the greatest attention to ensure the right to the honour of people.
In the event of a breach of the Code of Ethics, the com- pany will consider it positive that the offending employee has acknowledged or collaborated in the investigation of the facts that are the subject of the sanction. Depending on this collaboration, on the reparation or diminution of the consequences of the infringement, the company may mitigate or, exceptionally, exempt the worker from respon- sibility.
Responsibilities
Mediapost collaborators must:
To know, understand and comply with the commitments of conduct contained in this Code, as well as with the rules and procedures applicable to their job.
Contribute, to the extent possible, to the knowledge, un- derstanding and compliance with the Code.
Ask for help in case of doubt.
Report any irregular behavior you may observe.
To collaborate in the proper functioning of the internal con- trol systems implemented by the organization to ensure compliance with the Code of Ethics and other internal rules of conduct of the organization.
Validity of the Code
The Code of Ethics will come into force from its approval by the administrative body of Mediapost and its publica- tion and dissemination among the collaborators for its acceptance.
It will remain in force until it is approved for updating, revi- sion or repeal and will be updated on the company intranet and corporate websites.
Sanctions
General principles
Sanctions will only be used when the maintenance of res- pect for the rules of the Code of Ethics requires it because other formal or informal measures of warning, advice and training, or others of positive encouragement of good pre- ventive practices, are not sufficient in this respect.
Only those who knowingly or negligently have violated any rule of conduct included in the Code of Ethics or any of its implementing regulations may be sanctioned.
The choice of penalty shall be made in accordance with the principle of proportionality, which means that the minimum penalty shall be imposed from among those appropriate for the prevention of such conduct, and that the conflicting content of the penalty shall not be dispro- portionate to the content of the conduct.
Infringements
Violations of the rules of conduct contained in the Code of Ethics and its implementing regulations are punishable.
They also constitute punishable offences:
a) Any kind of threat, retaliation or defamation towards the Compliance Committee.
b) Lack of collaboration with the Compliance Committee when such collaboration has been formally requested.
c) The lack of communication of possible risks and non-compliance by the people responsible for the company.
d) The breach of their confidentiality duties by any of the members of the Compliance Committee.
Penalties
The sanctions to be imposed shall be those provided for in the Workers’ Statute and in the collective agreement .
Sanctioning the members of the Compliance Committee will result in their cessation of such responsibilities.
Criteria for grading the entity of the offence.
They shall constitute criteria for grading the entity of the offence:
• Its effect on the assets and interests of persons wor- king in the company or third parties and the importan- ce of such assets and interests.
• Its effect on the correct activity of the company. • His affect on the company’s reputation. • The concurrence of mitigating circumstances.
The following shall also constitute criteria for grading the entity of the offence:
• Whether the offence was committed with malice afo- rethought or recklessly, and the degree of seriousness of the offence.
• The position of the offender in the business organi- sation, the higher the position, the more serious the infringement.
In any case, the infringement that constitutes a crime shall be qualified as very serious.
Mitigating circumstances
The following situations constitute extenuating circum- stances:
• That the detection of the infringement was due to the offender’s own recognition of it.
• That the offender has cooperated in the investigation into the reasons for and consequences of his failure to comply.
CODE ETHIQUE MEDIAPOST
Objet
Le Code d’éthique de Mediapost établit les lignes directri- ces de comportement qui doivent régir les questions de nature éthique qui se posent lors de l’exécution du travail quotidien de nos collaborateurs, quels que soient leur position dans l’organisation, leur niveau de responsabilité, la modalité contractuelle qui détermine leur relation avec l’entreprise ou le lieu où ils développent leurs activités.
Le code comprend également le comportement attendu des employés de l’organisation dans les domaines couverts par le code pénal espagnol actuel, que la direction de l’organi- sation considère comme les plus pertinents compte tenu de ses caractéristiques et du marché sur lequel elle opère.
ou procédures internes existantes de l’organisation, mais sert de cadre à toutes ces politiques, règles et/ou procé- dures.
Le code d’éthique et le reste des procédures et règlements internes sont publiés sur l’intranet de l’entreprise.
Mission, vision et valeurs
Chez Mediapost, nous aidons les entreprises à créer et à maintenir des relations commerciales responsables et durables avec leurs clients grâce au marketing relationnel.
Notre mission est de développer les liens entre les entre-
leurs relations commerciales en recherchant un revenu maximum par client.
La variabilité de l’environnement commercial et social, qui résulte des changements du marché - évolution technolo- gique constante, segmentation accrue, mondialisation et délocalisation -, des changements de la distribution - com- pétitivité et spécialisation élevées - et des changements du consommateur - plus informé, plus sélectif et plus émotionnel -, est un facteur qui, du prisme du marketing relationnel, devient indispensable pour comprendre comment les entreprises devraient mieux interagir avec leurs clients.
La création et la gestion de systèmes d’information sont fondamentales non seulement pour l’analyse des données commerciales et de marché, mais aussi pour connaître le consommateur et ainsi adapter et prendre en charge les actions de communication des entreprises et des marques sur tous les canaux.
Le marketing relationnel commence en nous dès la racine. Nous sommes les racines du marketing, en apportant soutien et visibilité aux campagnes, en accompagnant le client dans la prise de décisions stratégiques basées sur la connaissance et en promouvant toutes les opérations nécessaires depuis le début et la mise en œuvre jusqu’à la réalisation de leurs objectifs. La force des relations com- merciales est soutenue par les racines du marketing rela- tionnel, qui aide les entreprises à se développer et à amé- liorer les liens avec leurs clients et leur environnement.
La culture du marketing relationnel de Mediapost nous fait voir chacun de nos clients comme faisant partie de l’orga- nisation.
Connaissance, innovation, empathie, engagement et transparence sont les principes qui sous-tendent notre vision et notre manière d’entrer en relation avec nos clients et collaborateurs.
Les valeurs qui accompagnent chacune de nos actions
toujours généreux dans le partage de notre expérience,
performances et respectueux de l’environnement, des rela- tions et de la société en général.
Nous sommes réalistes et conscients des changements de l’environnement actuel et de leurs conséquences ; nous sommes idéalistes et croyons à l’engagement des entrepri- ses envers la société.
A partir d’Ideas Imprescindibles, une initiative de Media - post, nous voulons promouvoir et diffuser des messages qui contribuent à créer une société plus consciente et plus critique.
Nous nous sommes engagés à respecter l’Agenda 2030 et à atteindre les 17 objectifs de développement durable.
Nous allons au-delà du respect des minimums réglemen- taires, du client, de l’utilisateur, de l’accord, des normes de gestion internationales ou des exigences internes.
Mediapost a collaboré à l’élaboration du code de déonto- logie de l’Association espagnole de marketing, dont les
valeurs fondamentales sont la responsabilité, l’honnêteté
et la véracité, la transparence de l’information et le pro-
fessionnalisme dans le développement de son activité
L’éthique imprègne toutes les décisions et actions des per- sonnes responsables dans l’entreprise et celles-ci doivent se comporter de manière exemplaire à cet égard, ce qui consti- tue une partie substantielle de la culture d’entreprise.
Les relations avec les employés sont une priorité, garantis- sant des conditions de travail sûres, saines et durables.
Nous travaillons avec respect et engagement pour protéger l’environnement.
L’entreprise est intégrée dans les communautés dont elle fait partie, en répondant aux besoins sociaux et en équilibrant les intérêts de l’entreprise et ceux de l’environnement.
Nous sommes une entreprise engagée dans le code de bonne pratique pour la gestion des talents et l’amélioration de la compétitivité de l’entreprise de l’Association espag- nole des cadres et directeurs.
Programme de prévention de la criminalité
Politique de prévention de la criminalité ou de respect des lois pénales
Le conseil d’administration élabore la politique de préven- tion de la criminalité dans laquelle il s’engage à respecter la réglementation applicable et à prévenir les comporte- ments irréguliers, en établissant son engagement à agir contre les actes de corruption et les pots-de-vin qui peu- vent se produire dans l’activité de l’entreprise.
Attribution des responsabilités
L’organe administratif de Mediapost est chargé de supervi- ser le respect effectif du code.
Pour la gestion du programme de prévention de la crimi- nalité ou de conformité pénale, différentes responsabilités sont établies dans la structure hiérarchique et fonctionne- lle de l’entreprise.
En outre, des chiffres spécifiques sont établis pour l’éva- luation et le contrôle de la conformité : “Corporate Com- pliance Officer” et “Compliance Committee”.
Tous les tamiseurs de Mediapost doivent connaître le con- tenu et comprendre les exigences du code.
Engagements
Le code d’éthique de Mediapost doit être connu et toutes ses parties prenantes doivent s’engager à le respecter.
Identification des zones à risque
À Mediapost, une identification et une évaluation des risques criminels sont effectuées et des mécanismes de prévention des infractions pénales sont établis, en accor- dant une attention particulière aux domaines et aux postes qui impliquent un risque plus important.
Mediapost fait partie du groupe La Poste, qui identifie, en gros, 8 situations à risque :
1. Cadeaux et invitations 2. Relations avec les partenaires (fournisseurs de biens
et de services, sous-traitants) 3. Conflit d’intérêts 4. Parrainage et mécénat 5. Trafic d’influence Lobbying ou représentation d’in-
térêts 6. Paiement de facilitation 7. Choix des intermédiaires 8. Acquisition d’entreprises, prise de participations mi-
noritaires ou recherche de partenaires stratégiques
Mediapost planifie les actions visant à minimiser les ris- ques criminels identifiés par le Groupe et par Mediapost.
Planification
Dans le cadre de Mediapost, des actions visant à prévenir la criminalité sont prévues, pour lesquelles des mesures de contrôle sont établies, ainsi que d’autres qui visent à em- pêcher la commission de crimes susceptibles de générer des dommages à l’entreprise et indirectement à toutes les parties intéressées.
Communication
Mediapost a mis en place deux canaux de communication indépendants :
1.- Le “canal de consultation” : destiné à recevoir les ques- tions concernant des actions douteuses lorsqu’il peut y avoir un risque ou des signes de comportement irrégulier.
L’adresse électronique de cette chaîne est compliance@ mediapost.es
2.- Le “canal des plaintes” : conçu pour recevoir des com- munications sur des comport