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Fecha Programada de la Auditoria: Del 13 de julio al 30 de agosto de 2018 Área(s) / Actividad(es) y/ Tarea(s) Auditada (s):

SUBDIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA - SIN

ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO DE AUDITORIA Objetivo:

Realizar visita de asesoría y seguimiento a la Subdirección de Infraestructura - SIN, con el fin de verificar la gestión realizada durante el primer semestre de la vigencia 2018, y de vigencias anteriores de las cuales hacen parte los convenios que a la fecha no estén liquidados, en aras de obtener el mejoramiento continuo en el desarrollo de las funciones misionales.

Objetivos Específicos:

Verificar el cumplimiento de lo dispuesto en cada una de las actividades, programas y proyectos que se desarrollan en la Subdirección de Infraestructura - SIN.

Fomentar la cultura de Autocontrol.

Alcance:

A través del análisis y seguimiento, se revisará de manera aleatoria la documentación que hace parte de la Subdirección, y los productos generados dentro de la gestión adelantada por la Subdirección de Infraestructura - SIN durante el primer semestre de la vigencia 2018, y vigencias anteriores de las cuales hacen parte los convenios y contratos sin liquidación.

Los temas que se revisarán son: Plan de Acción y Ejecución Presupuestal, Contratación, Gestión Humana, Comisiones, PORSD, Trámites Y Servicios — Tics, Ley de Trasparencia y Asuntos Jurídicos.

Metodología:

Para el desarrollo de la visita de asesoría y seguimiento a la Subdirección de Infraestructura, se consideraron los siguientes aspectos:

Selección y análisis de la información disponible en la Oficina de Control Interno - OCI, y página web del Ministerio conforme al alcance descrito. Solicitud de Información a la SIN como a las áreas transversales. Análisis general de la información encontrada y allegada a la OCI, determinando aspectos de relevancia. Entrevistas In Situ. Estudio y estimación de la información. Informe Preliminar. Informe Final. Plan de Mejoramiento. Evaluación de la Visita de Asesoría y Seguimiento. Autoevaluación de la Visita de Asesoría y Seguimiento.

Documentos de Referencia:

Generales: Ley 87 de 1993: "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones". Ley 594 de 2000: "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones".

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Código: SC-P-02-F-04 FORMATO

INFORME DE AUDITORIA INDEPENDIENTE DE CONTROL INTERNO

ANEXO 4

Versión: 03 Fecha Elaboración: 14/08/2013 Vigente Desde: 24/09/2013

MinInterior arvsteo del tntenor

Mininterior Ministerio del Inferior



ANEXO 4


Ley 819 de 2003: "Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones". Ley 1341 de 2009: "Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones —TIC—, se crea la Agencia Nacional de Espectro y se dictan otras disposiciones". Ley 1437 de 2011: "Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo". Ley 1712 de 2014: "Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones". Ley 1753 de 2015: "Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 "Todos por un nuevo pais". Ley 1815 de 2016: "Por la cual se decreta el presupuesto de rentas y recursos de capital y ley de apropiaciones para la vigencia fiscal del 10 de enero al 31 de diciembre de 2017." Decreto 111 de 1996: "Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgánico del presupuesto". Decreto 2893 de 2011: "Por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior". Decreto 943 de 2014: "Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno (MECO". Decreto 2573 de 2014: "Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea, se reglamenta parcialmente la Ley 1341 de 2009 y se dictan otras disposiciones". Decreto 1072 de 2015: "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo". Decreto 1066 de 2015: "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo del Interior". Decreto 2550 de 2015: "Por el cual se liquida el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal de 2016, se detallan las apropiaciones y se clasifican y definen los gastos". Decreto 1082 de 2015: "Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector administrativo de planeación nacional". Decreto 2170 de 2016. "Por el cual se liquida el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal de 2017, se detallan las apropiaciones y se clasifican y definen los gastos".

Específicos: Ley 418 de 1997: "Por la cual se consagran unos instrumentos para la búsqueda de la convivencia, la eficacia de la justicia y se dictan otras disposiciones." Ley 1421 de 2010: "Por medio de la cual se prorroga la ley 418 de 1997, prorrogada y modificada por las leyes 548 de 1999, 782 de 2002 y 1106 de 2006". Decreto 2093 de 2003: "Por el cual se establece la organización y funcionamiento del Fondo Nacional de Seguridad y Convivencia Ciudadana, los Fondos de Seguridad de las Entidades Territoriales y se adiciona el Decreto 2615 de 1991". Decreto 2170 de 2004: "Por el cual se establece la organización y funcionamiento del Fondo Nacional de Seguridad y Convivencia Ciudadana, los Fondos de Seguridad de las Entidades Territoriales y se adiciona el Decreto 2615 de 1991". Decreto 4708 de 2009: "Por el cual se crea el Comité Técnico del Sistema Integrado de Emergencias y Seguridad, SIES, y se dictan otras disposiciones." Decreto 577 de 2011: "Por medio del cual se dictan lineamientos para promover las caminatas ecológicas en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones." Decreto 399 de 2011: "Por el cual se establece la organización y funcionamiento del Fondo Nacional de Seguridad y Convivencia Ciudadana y los Fondos de Seguridad de las Entidades Territoriales y se dictan otras disposiciones". Decreto 2893 de 2011, artículo 23, Funciones de la SIN. Resolución 0318 de 2009: "Por la cual se modifica la Resolución 1469 de 2008". Resolución 2629 de 2010: "Dicta disposiciones para la cofinanciación de proyectos para la fuerza pública". Resolución 2539 de 2010: "Por la cual se modifica la resolución 1469 de 2008". Resolución 2434 de 2011: "Por la cual se crean grupos de trabajo en la estructura funcional interna del Ministerio del Interior" Resolución 2010 de 2011: Reglamenta el comité evaluador de FONSECON.

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Mininterior )1,41n,stefia del Intoror



ANEXO 4


Resolución 0625 de 2011: Mediante la cual se modifica el numeral 6 del artículo cuarto de la Resolución 2010 de 2011. Resolución 1684 de 2013: Por la cual se crea y reglamenta el comité evaluador de FONSECON. Procedimientos contenidos en el Sistema Integrado de Gestión Institucional — SIGI.

ANTECEDENTES:

De acuerdo al Plan Anual de Auditorías Independientes para la Vigencia 2018 — "Visitas de Asesoría, Evaluación y Seguimiento", aprobado en el marco del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno celebrado el 5 de febrero de 2018, la Oficina de Control Interno — OCI en cumplimiento de lo estipulado, realiza la visita de asesoría, evaluación y seguimiento con el fin de verificar la gestión y los resultados en el cumplimiento de las funciones asignadas a la Subdirección de Infraestructura - SIN durante el primer semestre de la vigencia 2018, y de vigencias anteriores respecto a los convenios que a la fecha están pendientes de liquidación.

DESARROLLO DE LA AUDITORIA:

La visita de asesoría, evaluación y seguimiento tuvo inicio con la reunión de apertura realizada el día 11 de julio del año en curso, en la sala de reuniones de la Oficina de Control Interno, en la cual se presentaron los temas a ser abordados, el alcance de la ejecución, el cronograma de actividades y el grupo auditor a cargo de la misma.

Adicionalmente, el Subdirector realizó una presentación de los convenios y contratos que se realizan en el ámbito de las funciones que se desarrollan en la Subdirección, desde el proceso de viabilización hasta la liquidación de los mismos.

Posteriormente, se procedió a verificar la información publicada en la página web del Ministerio, correspondiente a la Subdirección y de las demás áreas con las que operan trasversalmente para el cumplimiento de las funciones a su cargo, como la Subdirección de Gestión Contractual - SGC, la Oficina Asesora Jurídica - OAJ, la Oficina Asesora de Planeación — OAP, la Oficina de Información Pública del Interior —01PI y la Subdirección de Gestión Humana - SGH.

Adicionalmente, se solicitó información a la Subdirección SIN y a las áreas transversales involucradas en el proceso, de la siguiente manera:

Mediante MEM18-23610-0CI-1200 del 2 de julio de 2018, se solicitó a la Subdirección de Infraestructura información sobre su Plan Anual de Acción y Ejecución Presupuestal, relación de convenios y contratos, programación de comisiones, relación de la planta de personal de la Subdirección, sistemas de información, gobierno en línea (Gobierno Digital) y ley de transparencia, relación de proyectos, decretos y resoluciones, tutelas y conciliaciones y el presupuesto desagregado por rubro y gastos.

Bajo MEM18-37183-0CI-1200 del 16 de julio de 2018, se solicitó a la Oficina Asesora Jurídica la relación de tutelas, proyectos de decreto y resolución que involucren a la SIN.

Mediante MEM18-37191-0CI-1200 de fecha 16 de julio de 2018, se requirió a la Oficina de Información Pública del Interior, información sobre PQRSD, fortalecimiento organizacional, simplificación de procesos, servicio al ciudadano, gobierno digital, seguridad digital racionalización de trámites, gobierno en línea y ley de transparencia.

Con el MEM18-37186-0CI-1200 de fecha 16 julio de 2018, se requirió a la Oficina Asesora de Planeación información sobre programas misionales de funcionamiento.

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MinInterior o de, letet



ANEXO 4


Bajo el MEM18-37074-0CI-1200 del 13 de julio de 2018, se solicitó a la Subdirección de Gestión Contractual carpetas contractuales de las vigencias 2015, 2016 y 2017.

Bajo el MEM18-37198-0CI-1200 del 16 de julio de 2018, se solicitó a la Subdirección de Gestión Humana el diligenciamiento de la matriz de comisiones.

Recibida la información requerida, se dio inicio al análisis y evaluación de los ocho (8) temas, a saber:

1. Plan de Acción y Ejecución Presupuestal.

El presente punto se desarrolla analizando el plan estratégico institucional, el plan de acción, el seguimiento a los programas, el seguimiento a los proyectos de inversión, las metas SISMEG y la ejecución presupuestal, así:

Plan Estratégico Institucional.

El Plan Estratégico Institucional — PEI del Ministerio del Interior para la vigencia 2018, contiene tres (3) metas bajo responsabilidad de la Subdirección SIN, tal como se relacionan a continuación:

PLAN ESTRATEGICO SIN 2018

No. DESCRIPCIÓN DE

LA META NOMBRE DEL

INDICADOR

ORIGEN DEL

INDICADOR

META 2018

PROGRAMA MISIONAL DE

FUNCIONAMIENTO

PROYECTO DE INVERSIÓN

VALOR APROPIADO

1 Apoyo a los Sistemas de Video Vigilancia - SIES

Cámaras instaladas e integradas al Sistema de Video Vigilancia - SIES

SISMEG 1.300 N/A

SIN- Implementación del sistema integrado de emergencias y seguridad — SIES.

28'800'000.000

2

Desarrollo de Proyectos Infraestructura para las ciudades y municipios en materia de integración para la convivencia.

Proyectos de infraestructura para las ciudades y municipios en materia de integración para la convivencia implementados.

SISMEG 158

SIN-Fondo nacional de seguridad y convivencia ciudadana — FONSECON.

N/A 85.202.285.625

3

Desarrollar proyectos en municipios de postconflicto con Centros Ciudadanos para Convivencia v • Diálogo Social,

Municipios de postconflicto con

Centros Ciudadanos para Convivencia y Diálogo Social entregados en el periodo.

SISMEG 71

SIN-Fondo nacional de seguridad y convivencia ciudadana — FONSECON.

N/A 20.772.220.000

Al verificar las metas establecidas en el Plan Estratégico Institucional — PEI con las contenidas en el Plan de Acción - PA, se encontró que efectivamente están incluidas las tres (3) metas indicadas anteriormente, coincidiendo el nombre y origen del indicador, la meta para el 2018 y el programa misional o proyecto de inversión asociado, en cuanto a la descripción de la meta, se encontraron diferencias en la identificada en el cuadro anterior con el número 1, donde la misma se describe en el Plan de Acción así: "Instalar e integrar cámaras al Sistema de Video Vigilancia SIES". Igualmente, se presentó diferencia en cuanto el valor apropiado para la meta número 2, ya que en el PEI se indica el valor de $85.202.285.625 y en el PA $84.967.087.238, aunque en el mismo Plan en lo correspondiente al valor vigente se relaciona la suma de $85.202.285.625.

A su vez, se revisó la información reportada en el aplicativo SINERGIA al tratarse de metas de gobierno — SISMEG, evidenciando que las mismas corresponden en cuanto al nombre del indicador, el origen del indicador y la meta para el 2018.

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Acorde a lo Programado

Superan la Meta del Año

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ANEXO 4


Mininterior Mn/leno del Interior

Plan de Acción.

La SIN estableció diez (10) metas en su Plan de Acción para la vigencia 2018, las cuales se encuentran enmarcadas para el cumplimiento de los objetivos institucionales de "Fortalecer la seguridad, la convivencia ciudadana y el orden público" y "Fortalecer la gestión institucional para el buen gobierno" dentro de las estrategias del Plan Nacional de Desarrollo — PND "Seguridad, justicia y democracia para la construcción de la Paz" y "Buen Gobierno" respectivamente.

Se analizó la información contenida en el seguimiento al Plan de Acción II trimestre de 2018 allegado por la Oficina Asesora de Planeación — OAP, evidenciando el estado de las diez (10) metas establecidas, tal como se grafica a continuación:

ESTADO DE LAS METAS DEL PLAN DE ACCIÓN A 30 DE JUNIO DE 2018

Metas en desarrollo

Metas cumplidas

De lo anterior, se observa que dos (2) metas que corresponden al 20% del total de las mismas, se encuentran cumplidas o superadas y las ocho (8) restantes equivalentes al 80%, se encuentran en desarrollo para ser cumplidas en lo que resta de la presente vigencia.

A su vez, se estudió el comportamiento de cada una de las metas, tomando como referencia el resultado de los indicadores establecidos y la programación trimestral indicada por la Subdirección en la formulación de su Plan, encontrado lo siguiente:

COMPORTAMIENTO DE LAS METAS DEL PLAN DE ACCIÓN A 30 DE JUNIO DE 2018



ANEXO 4


Mininterior MIn3steflo del Imenor

De las ocho (8) metas en desarrollo, cifra que resulta de la suma de las seis (6) que incumplen lo programado y las dos (2) acordes a la planeación trimestral, a continuación se relacionan las primeras indicando los datos más relevantes de las mismas:

PLAN DE ACCION SIN —1 SEMESTRE DE 2018

No. Meta

Descripción de la Meta

Nombre del indicador

Fórmula de cálculo

Programación Trimestral

Resultado acumulad

Junio 2018

Resultado esperado

2018

Ejecución (resultado acumulado /

resultado esperado) TRIM I TRIM II

2 Implementar y/o modernizar Sistemas 123,

Sistemas 123 implementados y/o modernizados,

Número de Sistemas 123 implementados y/o modernizados.

0 1 0 2 0%

4

Desarrollar proyectos de infraestructura para las ciudades y municipios en materia de integración para la convivencia.

Proyectos de infraestructura para las ciudades y municipios en materia de Integración para la convivencia implementados.

Número proyectos de Centros de Integración Ciudadana entregados en el periodo.

20 138 51 158 32%

5

Desarrollar proyectos en Municipios de Postconflicto con Centros Ciudadanos para Convivencia y Diálogo Social.

Municipios de postconflicto con Centros Ciudadanos para Convivencia y Diálogo Social entregados en el periodo.

Número de municipios de postconflicto con Centros Ciudadanos para Convivencia y• Diálogo Social entregados en el periodo.

14 57 29 71 41%

6

Desarrollar proyectos de infraestructura que apoyen la seguridad y la gobernabilidad.

Proyectos para las ciudades y municipios en materia de Seguridad y Gobernabilidad entregados en el periodo.

Número de Proyectos Infraestructura para las ciudades y municipios en materia de seguridad entregados en el periodo.

2 7 5 17 29%

7

Realizar seguimiento a los proyectos FONSECON.

Ejecución de Gastos operativos y apoyo profesional.

Avance en la ejecución de gastos operativos y apoyo profesional/ Recursos apropiados.

31% 42% 39% 100% 39%

10 Ejecutar el presupuesto a cargo.

P puesto resu ejecutado.

Presupuesto obligado/Presupuest

apropiado vigente. 25% 50% 30% 100% 30%

Respecto a la información relacionada, se pudo evidenciar que el 60% de as metas establecidas para la presente vigencia por la SIN, se encuentran rezagadas, por lo cual se deben generar alertas y realizar las acciones pertinentes con el fin de lograr el cumplimiento al 100% de todas las metas al terminar el 2018, prestando mayor atención a las metas: "Desarrollar proyectos de infraestructura para las ciudades y municipios en materia de integración para la convivencia" y "Ejecutar e/ presupuesto a cargo" las cuales presentan los mayores rezagos.

Por otra parte, se realizó el comparativo de la información que se reportó en el Plan de Acción y en las metas SISMEG correspondiente a la vigencia 2018, encontrado que efectivamente son tres (3) metas que corresponden a las metas de gobierno, las cuales coinciden frete al indicador, a la meta y al avance, las cuales se describen más adelante en el punto de Metas de Gobierno SISMEG.

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ANEXO 4


Mininterior Me. e del mena

Seguimiento Programa de Funcionamiento

Mediante MEM18-37625-0AP-1100, del 18 de julio de 2018, la Oficina Asesora de Planeación - OAP, informa que la Subdirección de Infraestructura cuenta con un (1) Programa, que se denomina "Fondo Nacional de Seguridad y Convivencia Ciudadana - FONSECON", el cual ha presentado seis (6) actualizaciones así:

ACTUALIZACIONES DEL PROGRAMA DE FUNCIONAMIENTO DE LA SIN I SEMESTRE DE 2018 FORMATO DE COSTOS

Actividades Actualización 1

Actualización 2

Actualización 3

Actualización 4

Actualización 5

Actualización 6

Actividad 1 $85.782 $109.567 $123.777 $84.967 $84.967 $85.202

Actividad 2 $143.334 $119.549 $105.339 $20.772 $20.772 $20.772

Actividad 3 $6.337 $6.337 $6.337 $123.377 $123.377 $123.377

Actividad 4 $7.282 $7.282 $7.282 $7.282 $7.282 $7.282

Actividad 5 $6.337 $6.337 $6.102

TOTALES $242.735 $242.735 $242.735 $242.735 $242.735 $242.735

Tal como se observa en el cuadro anterior, el valor total del programa no sufre ninguna modificación en ninguna de las actualizaciones, aun cuando en la actualización 4 se aumenta una actividad, por lo que fue necesario redistribuir los valores inicialmente asignados a cada una de ellas.

Frente a la sexta actualización, esta contempla cinco (5) actividades para las cuales tienen asignados recursos que en total suman $242.735.237.354, equivalentes al 88,5% del presupuesto de la Subdirección y que se detallan en el siguiente cuadro:

PROGRAMA: FONDO NACIONAL DE SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA - FONSECON

No. Actividades Relación Actividades Subactividades Valor Total

Actividad 1

Desarrollar proyectos de infraestructura para las ciudades y municipios en materia de integración para la convivencia

Actividades de seguimiento para la ejecución de proyectos de infraestructura para las ciudades y municipios en materia de integración para la convivencia. $85.202.285.625 Reuniones de coordinación para la ejecución de proyectos de infraestructura para las ciudades y municipios en materia de integración para la convivencia.

Actividad 2

Desarrollar proyectos en Municipios de Postconflicto con Centros Ciudadanos para Convivencia v , Diálogo Social

Actividades de seguimiento a la ejecución de proyectos Para las ciudades y municipios de postconflicto para la integración ciudadana y la convivencia CIC

$20.772.220.000 Reuniones de coordinación para la ejecución de proyectos de infraestructura para las ciudades y municipios en materia de integración para la convivencia.

Actividad 3 Desarrollar proyectos de infraestructura que apoyen la seguridad y la gobernabilidad.

Actividades de seguimiento a la ejecución de proyectos para las ciudades y municipios en materia de Seguridad y Gobernabilidad $123.377.042.583 . Reuniones de coordinación para la ejecución de proyectos para las ciudades y municipios en materia de Seguridad y Gobernabilidad

Actividad 4 Realizar seguimiento a los proyectos FONSECON

Contratación del personal para que realicen las actividades de seguimiento a la ejecución de proyectos

$7.282.057.121 Contratación del operador para garantizar las actividades de seguimiento a la ejecución de los proyectos

Desplazamientos realizados como actividad de seguimiento a la ejecución de proyectos

Actividad 5

Mantener el Seguro contra accidentes que ampara a los Miembros Voluntarios de los Organismos de Socorro

Presentación ante el Comité FONSECON

$6.101.632.025 Traslado de recursos

Valor Total $242.735.237.354

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ANEXO 4


MinInterior Mn+.5.1,ro del Int.fior

Del cuadro anterior, se observa que la actividad número 3 "Desarrollar proyectos de infraestructura que apoyen la seguridad y la gobemabilidad" le fue asignado el 50,82% del presupuesto de funcionamiento, seguida de la primera actividad "Desarrollar proyectos de infraestructura para las ciudades y municipios en materia de integración para la convivencia" que representa el 35,1%, en cuanto al 14% restante fue distribuido en las actividades 2, 4 y 5.

Seguimiento Proyectos de Inversión —SPI

La Subdirección de Infraestructura cuenta con dos (2) proyectos de inversión, a los cuales les fueron asignados recursos por $31.360.000.000 y se reportan en el Departamento Nacional de Planeación — DNP en el Sistema de Seguimiento de Proyectos de Inversión — SPI, donde se observa que para el primer semestre de la vigencia 2018, ha presentado los siguientes datos:

RELACIÓN DE LOS PROYECTOS DE INVERSIÓN DE LA SIN CON CORTE A 30 DE JUNIO DE 2018

No. PROYECTOS OBJETIVOS PRODUCTOS META 2018

AVANCE 2018

1

FORTALECIMIENTO DE LOS SISTEMAS INTEGRADOS DE EMERGENCIA Y SEGURIDAD SIES NACIONAL

Presupuesto: $30.000.000.000 Compromiso: $16.845.291.080 Obligado: $6.400.554.508 Pago: $6.400.554.508

Avances: Financiero: 21,34% Físico: 78,00% Gestión: 0%

Implementar y/o modernizar sistemas de tecnología para la seguridad y convivencia ciudadana y la atención de llamadas de emergencia

Sistemas 123 implementados O O

Sistemas CCTV8 implementados 0

Sistemas CCTV ampliados y/o modernizados

5 5

Sistemas 123 implementados y/o modernizados

2 o

Evaluar los resultados de la ejecución de los proyectos implementados para la prevención y atención de los desastres naturales en Colombia y la prevención, disuasión, control y mitigación del delito

Seguimiento del funcionamiento de los proyectos SIES entregados

20 20

2

MEJORAMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA DEL MINISTERIO DEL INTERIOR EN BOGOTÁ

Presupuesto: $1.360.000.000 Compromiso: $49.156.637 Obligado: $0 Pago: $0

Avances: Financiero: o%

Físico: o%

Gestión: 50%

Obtener espacio adicional que permita asumir nuevas obligaciones o programas

Adquisición de espacios o áreas

o O

Realizar las actividades necesarias para la actualización estructural de las áreas del Ministerio en el edificio Bancol conforme a los requisitos de sismo resistencia establecidos en la Ley 400 de 1997 y la NSR-10

Reforzamiento Estructural O O

Lograr el espacio adecuado y dotado suficiente conforme a las necesidades actuales de la Entidad

Elaboración de Estudios y Diseños

o O

Adecuación y dotación de áreas 0 1.200

De acuerdo con la información relacionada en el cuadro anterior, se observa que el proyecto de "Fortalecimiento de los Sistemas Integrados de Emergencia y Seguridad SIES Nacional" cuenta con un presupuesto de $30.000.000.000, de los cuales se han comprometido recursos por la suma de $16.845.291.080 y obligado $6.400.554.508 para el desarrollo de dos (2) objetivos, de los cuales uno ya está cumplido y el otro se encuentra en operación.

En cuanto al proyecto de "Mejoramiento de la Infraestructura Física del Ministerio del Interior en Bogotá",

1 a este le fue asignado un presupuesto de $1.360.000.000 y de los cuales se han comprometido

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ANEXO 4


Minlnterior MirosItho del Inte.or

$49.156.637, sin que se observe obligación para el cumplimiento de tres (3) objetivos, de los cuales no se ha cumplido la meta en ninguno.

Metas de Gobierno SISMEG.

La Subdirección de Infraestructura — SIN, para el cuatrienio 2014 — 2018 reportó tres (3) indicadores en el Departamento Nacional de Planeación — DNP, que hacen parte del programa de promoción de la seguridad y convivencia ciudadana así:

METAS DE GOBIERNO SISMEG - SUBDIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA - SIN

N° INDICADOR

2014 - 2018 2014 - 2018 2015 2016 2017 2018

META CUATRIENIO

AVANCE CUATRIENIO META AVANCE META AVANCE META AVANCE META

PROGRAMA: Promoción de la Seguridad y Convivencia Ciudadana

1

Proyectos de Infraestructura para las ciudades 'municipios en materia de integración para la convivencia implementados

740 72,45% 292 262 432 404 582 557 740

2 Cámaras instaladas e integradas al sistema de video - vigilancia (SIES)

6.100 133,72% 2.000 2.441 1.400 3.111 1.400 2.509 1.300

3

Municipios de postconflicto con Centros Ciudadanos para convivencia y dialogo social

252 79,76% 41 41 65 69 75 77 71

Por lo anterior, se observa que con corte a 31 de diciembre de 2017, el segundo y el tercer indicador han venido cumpliendo y superando la meta planteada.

Frente al primer indicador, se observa que desde el 2015 no ha cumplido con la meta establecida, por lo tanto, se recomienda que se tomen las acciones pertinentes con el fin de que para el cierre del cuatrienio se logre el cumplimiento del 100%.

A continuación se relaciona el comportamiento de las metas SISMEG en lo corrido de la vigencia 2018, aclarando que el indicador "Cámaras instaladas e integradas al sistema de video - vigilancia (SIES)" se encuentra cumplido para el cuatrienio desde el 2017:

METAS SISMEG -SUBDIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA - SIN

N° INDICADOR

2014 - 2018 2018

META CUATRIENIO

% AVANCE CUATRIENIO META AVANCE

PROGRAMA: Promoción de la Seguridad y Convivencia Ciudadana.

1 Proyectos de Infraestructura para las ciudades y municipios en materia de integración para la convivencia implementados.

740 72,45% 740 608

Cámaras instaladas e integradas al sistema de video - vigilancia (SIES). 6.100 133,72% 1.300 515

3 Municipios de postconflicto con Centros Ciudadanos para convivencia y dialogo social.

252 79,76% 71 29

Fuente: Página web de la Dirección Nacional de Planeación - DNP, del 15 de agosto de 2018.

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ANEXO 4


MinInterior IN/voya del inwa,

Así las cosas, se recomienda realizar las actividades necesarias para agilizar el cumplimiento de los indicadores, en especial el 1 y 3 que se encuentran en desarrollo, teniendo en cuenta que a corte 30 de junio de 2018 les hace falta el 18% y el 59% respectivamente, para su cumplimiento.

Ejecución Presupuestal

Para la vigencia 2018, a la Subdirección de Infraestructura le fueron asignados recursos por la suma de 274.095 millones de pesos mediante el Decreto de Liquidación 2236 del 29 de diciembre de 2017 "Por el cual se liquida el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal de 2018, se detallan las apropiaciones y se clasifican y definen los gastos" así:

- PRESUPUESTO SUBDIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA

2018 Cifres en millones de pesos

Inversión Funcionamiento

Total

A continuación se muestra la ejecución presupuestal de la Subdirección de enero a junio de 2018, tanto por programa como por proyecto de inversión, donde se observa la apropiación, el compromiso, el porcentaje del compromiso, la obligación y el porcentaje de la obligación, así:

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE ENERO A JUNIO DE 2018 - SIN

Cifras en millones de pesos

MES MES APROPIACION

VIGENTE COMPROMISO COMPROMISO OBLIGACIÓN OBLIGACIÓN

Resumen de la Ejecución Presupuestal

Enero 274.095 237.089 86% 173 0,06% Febrero 274.095 237.185 87% 12.332 4,50% Marzo 274.095 237.298 87% 33.931 12,38% Abril 269.095 236.295 88% 38.864 14,03%

Mayo 269.095 240.025 89% 71.272 26,49% Junio 269.095 241.953 90% 83.303 30,96%

Fondo Nacional De Seguridad y Convivencia Ciudadana -FONSECON

Enero 242.735 215.344 89% 173 0,07%

Febrero 242.735 215.426 89% 11.769 4,85%

Marzo 242.735 215.481 89% 29.488 12,15% Abril 242.735 214.280 88% 34.058 14,03% Mayo 242.735 223.223 92% 65.015 26,78% Junio 242.735 225.058 93% 76.902 31,68%

Fortalecimiento de los Sistemas Integrados de

Emergencia y Seguridad SIES Nacional

Enero 30.000 21.745 72% 0 0,00% Febrero 30.000 21.758 73% 563 1,88% Marzo 30.000 21.769 73% 4.443 14,81% Abril 25.000 21.967 88% 4.806 19,22% Mayo 25.000 16.753 67% 6.257 25,03% Junio 25.000 16.845 67% 6.401 25,60%

Mejoramiento de la Enero 1.360 o 0% 0 0,00%

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ANEXO 4


MinInterior Mn/dedo del IMMO,

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE ENERO A JUNIO DE 2018 - SIN

Cifras en millones de pesos

MES

Infraestructura Física del Ministerio del Interior en

Bogotá

MES

Febrero

APROPIACION VIGENTE

1.360

COMPROMISO

0

% COMPROMISO

0%

OBLIGACIÓN

0

% OBLIGACIÓN

0,00% Marzo 1.360 49 4% 0 0,00% Abril 1.360 49 4% 0 0,00% Mayo 1.360 49 4% 0 0,00% Junio 1.360 49 4% 0 0,00%

Del cuadro anterior, se observa que en el mes de abril disminuye el presupuesto de la Subdirección, esto debido a que con el Decreto 662 del 17 de abril de 2018, "Por el cual se aplazan unas apropiaciones en el Presupuesto General de la Nación de la vigencia fiscal de 2018" le fueron aplazados 5.000 millones a la cuenta de "Fortalecimiento de los Sistemas Integrados de Emergencia y Seguridad SIES Nacionaf'.

Con corte al 30 de junio de 2018, la Subdirección del presupuesto de 269.095 millones de pesos ha comprometido recursos por 241.953 millones de pesos, que corresponden al 90% y obligado la suma de 83.303 millones de pesos, que significan el 30.96% de los mismos.

Por otra parte, se observa que el programa de "Fondo Nacional De Seguridad y Convivencia Ciudadana — FONSECON" es el que más recursos a ejecutado, ya que de los 242.735 millones asignados se han comprometido 225.058 que representan el 93% y obligado el 76.902 millones de pesos que significan el 32%.

Cabe anotar que el proyecto de inversión de "Mejoramiento de la Infraestructura Física del Ministerio del Interior en Bogotá" no ha obligado su presupuesto.

FORTALEZAS OBSERVACIONES RECOMENDACIONES

O TIPS DE AUTOCONTROL DEPENDENCIAS

VINCULADAS

Revisar la información contenida en el Plan Estratégico Institucional y en el Plan de Acción con el fin de que no se presenten diferencias.

Revisar la información que se repite en las diferentes columnas del Plan de Acción para que no se presenten inconsistencias. SIN

Generar alertas y tomar las acciones pertinentes con el fin de lograr el cumplimiento del 100% de las metas al cierre de la vigencia.

OAP

Tomar las medidas pertinentes que permitan la ejecución de los recursos asignados a los proyectos de inversión.

2. Contratación.

El tema de contratación se desarrolla teniendo en cuenta los contratos de prestación de servicios correspondientes al primer semestre del 2018 y los convenios y contratos que se encuentran en ejecución tanto del 2018, como los que se encuentran sin liquidación de vigencias anteriores.

Contratos de Prestación de Servicios

Para el primer semestre de 2018, la Subdirección de Infraestructura suscribió 109 contratos por valor de

1 $3.965.370.170, de los cuales se tomó una muestra de 17 contratos de prestación de servicios así:

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ANEXO 4


Minlnterior Mdedeno del 'menor

MUESTRA DE CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS — SIN - 1 SEMESTRE 2018

No. CONTRATO No. CONTRATO No. CONTRATO No. CONTRATO 1 M-089-2018 6 M-044-2018 11 M-088-2018 16 M-354-2018 2 M-033-2018 7 M-119-2018 12 M-117-2018 17 M-031-2018 3 M- 093-2018 8 M-057-2018 13 M-392-2018 4 M-107-2018 9 M-010-2018 14 M-085-2018 5 M- 032-2018 10 M-137-2018 15 M-123-2018

De lo anterior, la Oficina de Control Interno mediante MEM18-42088-0CI-1200 de agosto 6 de 2018, solicitó a la Subdirección de Ges ión Contractual - SGC, la remisión de las siguientes carpetas correspondientes a la muestra de contratos de prestación de servicios profesionales para su correspondiente estudio y evaluación, de lo cual la SGC mediante MEM18-42649-SGC-4010 de 10 de agosto de 2018, remitió las carpetas de los mencionados contratos, precisando que el contrato M-137 de 2018 no fue enviado por encontrarse en proceso de liquidación.

Efectuado el correspondiente estudio y evaluación, se observa que las pólizas cubren a cabalidad cada contrato, tanto desde su etapa inicial como en lo relacionado con prórrogas y adiciones; igualmente, estas se efectuaron por el tiempo y presupuesto permitido. Así mismo, obran los respectivos informes de supervisión y los pagos a seguridad social realizados por los contratistas; lo anterior, evidencia un adecuado manejo en el proceso precontractual, contractual y postcontractual.

Como única novedad y de manera muy puntual se encuentra el contrato M-093 de 2018, el cual presentó terminación anticipada suscrita en julio 9 de 2018, sin evidenciar en la carpeta el inicio del trámite de la liquidación contractual que da cuenta el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 y la cláusula décima novena del clausulado general de conformidad con el numeral 11 del contrato.

Convenios

Los Convenios y Contratos Interadministrativos que a la fecha se encuentran en ejecución desde el 2015 hasta el 2017 son 262 por valor de $462.782.644.239, entre los cuales se encuentran: Centros Administrativos Municipales, Centro de Integración Ciudadana — CIC, Estaciones de Policía y Sistemas Integrados de Emergencia y Seguridad — SIES; por lo tanto, para realizar la verificación se tomó una muestra de 40 por la suma de $139.916.279.563, los cuales fueron solicitados a la Subdirección de Gestión Contractual — SGC mediante el MEM18-37074-0CI-1200 del 13 de julio de 2018, así:

MUESTRA CONVENIOS Y CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS VIGENTES 2015-2017

N. Vigencia Convenio Tipo de Proyecto Departamento Municipio

1

2015

F391-15 CENTRO ADMINISTRATIVO MUNICIPAL SUCRE SAN MARCOS 2 F546-15

CENTRO DE INTEGRACION CIUDADANA CIC

BOLIVAR NOROSI 3 F580-15 CESAR GAMARRA 4 F550-15 CORDOBA PUERTO ESCONDIDO 5 F157-15 MAGDALENA ZAPAYAN 6 F552-15 SANTANDER SUCRE

7 F603-15 FISCALIA NORTE

SANTANDER CUCUTA

8 F585-15 ESTACION DE POLICIA ARAUCA ARAUCA 9

2016

M1612-16 CENTRO ADMINISTRATIVO MUNICIPAL NARIÑO SANDONA 10 M1566-16


ARAUCA PUERTO RONDON 11 M1019-16 BOYACA GARAGOA 12 M1102-16 CHOCO ISTMINA 13 M1107-16 HUILA PALESTINA 14 M1773-16 NARINO PROVIDENCIA

15 M994-16 NORTE

SANTANDER 16 M1775-16 PUTUMAYO SAN FRANCISCO 17 M1777-16 SUCRE SAN MARCOS 18 M1634-16 TOLIMA COYAIMA

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ANEXO 4


MinIntedor Msnsleno del ¡menor

MUESTRA CONVENIOS Y CONTRATOS INTERADMINISTRATI VOS VIGENTES 2015-2017

N. Vigencia Convenio Tipo de Proyecto Departamento Municipio

19 M1001-16 VALLE ALCALA 20

2017

M1773-17 CENTRO ADMINISTRATIVO MUNICIPAL

CHOCO BAHIA SOLANO (MUTIS) 21 M1829-17 VAUPES CARURU 22 M1091-17


CALDAS PENSILVANIA 23 M1755-17 CAQUETA VALPARAISO 24 M1753-17 CASANARE TAURAMENA 25 M1754-17 CAUCA PATIA (EL BORDO) 26 M1105-17 CUNDINAMARCA VILLETA 27 M1113-17 LA GUAJIRA DIBULLA 28 M1118-17 META GUAMAL 29 M1120-17 NARIÑO GUACHUCAL

30 M2044-17 NORTE DE

SANTANDER PUERTO SANTANDER

31 M1153-17 PUTUMAYO MOCOA 32 M1134-17 SANTANDER PIEDECUESTA 33 M1769-17 TOLIMA FALAN 34 M1144-17 VALLE CAICEDONIA 35 M1771-17 VICHADA SANTA ROSALIA 36 M2154-17 ESTACION DE POLICIA ATLANTICO SABANALARGA 37 M2143-17

SIES -CCTV

ANTIOQUIA ITAGUI 38 M2143-17 PUTUMAYO MOCOA 39 M1061-17 SANTANDER BUCARAMANGA 40 M2143-17 SUCRE SINCELEJO

Una vez allegadas las carpetas contractuales el lunes 23 de julio de 2018, bajo el MEM18-37935-GLC-412, la Oficina de Control Interno procede a verificarlas, observando que:

Faltan informes del Supervisor del Ministerio en los siguientes convenios y contratos: F-157 de 2015 - Municipio de Zapayán — Magdalena enero a mayo de 2018; M-1566 de 2016 Municipio de Puerto Rondón — Arauca, marzo de 2018 a la fecha; M-1001 de 2016, Municipio Alcalá — Valle, septiembre de 2016 y mayo de 2017; F- 550 de 2015, Municipio de Puerto Escondido - Córdoba no hay informes de todo el año 2018; F-603-2015, Municipio de Cúcuta — Norte de Santander, abril a junio de 2018; M-994-2016, Municipio Cúcuta — Norte de Santander no se encuentran los informes de todo el año 2018; M-1113/17, Municipio de Dibulla — Guajira, noviembre de 2017 a la fecha, M-1755/17; Municipio de Valparaíso — Caquetá, abril, mayo y junio de 2018; M-2044/17, Municipio de Puerto Santander- Norte de Santander, enero a marzo de 2018; F-580/2015, Gamarra — Cesar, marzo, abril, agosto, noviembre y diciembre de 2017, enero, febrero, marzo, abril, mayo y junio de 2018; F-585 de 2015, Municipio de Arauca — Arauca, diciembre de 2015 y los de marzo y abril de 2018; M-1612/2016, Sandoná - Nariño, mayo y junio de 2018; M-1120/2017 Municipio de Guachucal Nariño, marzo, abril, mayo y junio de 2018; M-2154 de 2017, Atlántico - Sabana Larga, mayo y junio de 2018; M-1153 de 2017, Mocoa Putumayo, abril, mayo y junio de 2018; M-1061 de 2017 Bucaramanga — Santander, junio de 2018; M-1019 de 2016 Garagoa — Boyacá, mayo de 2018; M-1118 de 2017, Guamal Meta, julio y agosto de 2017 y de abril, mayo y junio de 2018; M-1134 de 2017, Pie de Cuesta Santander, noviembre de 2017 y febrero y junio de 2018; M-1144 de 2017, Calcedonia Valle, abril, mayo y junio de 2018.

Faltan informes del Supervisor del Municipio en los siguientes convenios: F-157 de 2015, Zapayán — Magdalena, todo el año 2018; M-1566 de 2016, Puerto Rondón - Arauca, desde septiembre de 2017 a la fecha; M-2154 de 2017, Atlántico — Sabanalarga, mayo y junio de 2018; M-1153 de 2017, Mocoa Putumayo, abril, mayo y junio de 2018; M-1019 de 2018, Garagoa — Boyacá, abril, mayo y junio de 2018; F-585 de 2015 de Arauca — Arauca, diciembre de 2016, marzo y abril de 2018; M-1612 de 2016, Sandoná — Nariño, noviembre y diciembre de 2016, enero, febrero y septiembre de 2017,

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ANEXO 4


Mininterior Mpnjerio del Wenor

mayo y junio de 2018; M-1118 de 2017, Guamal — Meta, enero, febrero, marzo, mayo y junio de 2018; M-1771 de 2017, Santa Rosalía — Vichada, noviembre y diciembre de 2017 y enero y febrero de 2018.

No obran en los expedientes todas las pólizas de las prórrogas, lo que impide conocer si el convenio se encuentra o no debidamente amparado, lo anterior se observó en los siguientes convenios: F-550 de 2015, Puerto Escondido — Córdoba, de la prórroga 7 y 8; M-1566 de 2016, Puerto Rondón — Arauca, en las prórrogas 8 y 9; M-1113/17, Dibulla — La Guajira, primera prórroga; F-585/2015,en la cuarta prórroga, F-546 de 2015, Norosí — Bolívar, en la novena prórroga; M-1120 de 2017, Guachucal — Nariño, en la tercera prórroga; M-2154 de 2017, Sabanalarga — Atlántico, en las prórrogas uno y dos; M-1061 de 2017, Bucaramanga - Santander, en cuanto las prórrogas dos y tres, M-1134 de 2017, Piedecuesta — Santander, primera prórroga, M-1144 de 2017, Caicedonia - Valle, en relación a la primera y segunda prórroga.

Falta de control y seguimiento por el supervisor del Ministerio respecto del contenido de los informes de supervisión del municipio, pues el ente territorial remite informes donde se observa copy page, lo que no refleja la realidad del avance de obra ni del convenio, además el Municipio no reporta porcentajes de avance, lo anterior se observó en los siguientes convenios: F-550 de 2015, Municipio de Puerto Escondido — Córdoba, respecto a los informes de septiembre, octubre, noviembre y diciembre de 2016; M-1001 de 2016, Alcalá- Valle, en relación con los informes de octubre, noviembre y diciembre de 2016 y enero de 2017.

Duplicidad en informes: se observa que los mismos informes obran en carpetas diferentes, lo que conlleva a generar confusión y denota desorden en el archivo de la misma, lo cual se observó en los siguientes convenios: M-1001 de 2016, Alcalá- Valle y M-1107 de 2016, Palestina — Huila.

En todos los convenios se observó que no se están enviando mensualmente los informes a la Subdirección de Gestión Contractual - SGC, y que se acumulan varios meses y se envían con el mismo MEM, lo que afecta conocer en tiempo real el estado de ejecución y tomar decisiones oportunas.

En los informes del Supervisor no siempre se relaciona el porcentaje de avance de obra, y en oportunidades el porcentaje citado es inferior al señalado en informe anterior o al informe del interventor, lo anterior se observó en los siguientes convenios: F-603-2015, Cúcuta - Norte de Santander, en el informe del mes septiembre de 2017 el porcentaje fue de 26%, en octubre reportan 50% y en diciembre el 26%, M-1113/17, Dibulla — La Guajira, en el mes de mayo de 2018, se observa diferencia entre el avance de obra que reporta el supervisor al inicio ya que registra un 28% y en la visita realizada el 29 y 30 de mayo reporta que el avance se estima en un 22,89%, F-585/2015, Arauca — Arauca, mes de junio de 2018 reporta un avance del 81% y el informe del supervisor del municipio reporta avance del 100%, M-1612-2016, Sandoná — Nariño, M-1144 de 2017, Caicedonia - Valle, en el informe del interventor del periodo entre el 1 de marzo al 10 de abril de 2018 certifica un avance del 15,09% y el supervisor del Ministerio certifica avance del 12,88%.

Incorrecta foliación en las carpetas, pues una vez se concluye el archivo en una de ellas, la numeración debe continuar en forma consecutiva en la siguientes carpetas, incurriendo en error al iniciarla con el número 1, lo anterior se observó en los siguientes convenios: M-1754 de 2017, F-546 de 2015, M-1061 de 2017.

En la mayoría de los contratos y convenios no se observó la designación del apoyo a la Supervisión. 1 No se respeta la designación de supervisor pues sigue firmando el designado inicialmente, lo.

anterior, se observó en el convenio M-2143-2017, Itagül — Antioquia.

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ANEXO 4


MinInterior Mmste<do del Inlenor

No se evidencian los informes de la interventoría de obra en los convenios: F-580 de 2015 del Municipio de Gamarra — Cesar; F-585 de 2015, Arauca — Arauca; F-157 de 2015, Zapayán — Magdalena; M-1107 de 2016, Palestina — Huila; M-1566 de 2016, Puerto Rondón - Arauca; M-1019 de 2016, Garagoa — Boyacá y M-1153 de 2017 de Mocoa —Putumayo.

No se tiene un orden cronológico en el archivo de los informes de supervisión tanto del Ministerio como del Municipio y/o Gobernación.


O TIPS DE AUTOCONTROL

DEPENDENCIAS VINCULADAS

No se observaron informes de supervisión del Ministerio, lo anterior incumpliendo con los señalado en el procedimiento de supervisión de la ejecución contractual — numeral 7 — presentar informes — el cual señala: "(...) para el caso de los supervisores de FONSECON deberán remitir los informes mensuales y de seguimiento máximo 10 días hábiles después de cumplido el mes de ejecución a la Subdirección de Gestión Contractual..."

No se observó la designación de apoyo a la supervisión, incumpliendo con lo señalado en la cláusula decima cuarta — supervisión — 1.1. Apoyos a la supervisión, que señala: "cuando el supervisor de infraestructura considere conveniente, designará por escrito, profesionales en ingeniería o arquitectura, para que se desempeñen como apoyo a la supervisión..."

Diferencia entre los porcentajes de obra en los informes de interventoría, lo anterior incumpliendo con lo señalado en Convenio Interadministrativo - cláusula decima quinta — interventoría — "(...) la interventoría de obra será la responsable entre otras obligaciones, de realizar las mediciones de campo, el cálculo de las cantidades y valores consignados en las diferentes actas de avance parcial y final"

No se observaron todas las pólizas, incumpliendo con lo señalado en la cláusula tercera, garantía única, que señala: "EL MUNICIPIO deberá ampliar la vigencia de la garantía única constituida para avalar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del Convenio..." y con lo señalado en el procedimiento de supervisión de la ejecución contractual, versión 2— vigente desde el 21 de diciembre de 2017 - actividad 3 — Suscribir acta de inicio y verificar la póliza de garantía — "(...) el supervisor y/o apoyo a la supervisión designado para realizar seguimiento del convenio, validara que las garantías que constituya la entidad territorial o Municipio amparen el convenio durante toda su ejecución y hasta la liquidación respectiva..."

No se evidencia que los informes de supervisión se estén enviando mensualmente a la Subdirección de Gestión Contractual, lo anterior, incumpliendo con lo establecido en el procedimiento de supervisión de la ejecución contractual, versión 2 — vigente desde el 21 de diciembre de 2017 — actividad 7 — presentar informes — "(...) la presentación de informes del contratista/convenido y el supervisor, aquellos deberán presentase mensualmente dentro de los siguientes 5 días hábiles iniciales al mes".

5-Plan de Choque en materia de "archivo" a efectos de generar organización y cumplimiento de la Ley 594 de 2000 o Ley de archivo.

6-Se recomienda que el supervisor esté atento en verificar que las fechas de cobertura de las pólizas que amparan prórrogas inicien desde la fecha de suscripción del convenio y no desde la fecha de cada prórroga.

7- Unificar el formato en el que el Municipio debe rendir los informes de Supervisión al Ministerio,

SIN

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MinInterior lvt"re,c, del ,ntftro,



ANEXO 4


RESPUESTA SIN OBSERVACION 1

La observación No. 1 está relacionada con la falta de informes de supervisión del Ministerio de veinte (20) de los convenios de la muestra, por lo que el 27 de agosto de 2018, bajo MEM18-44734-SIN-4020, la Subdirección de Infraestructura adjunta los soportes de los siguientes convenios con el fin de subsanar la observación así:

INFORMES PENDIENTES SUPERVISIÓN DEL MINISTERIO

CONVENIO MESES AÑO SOPORTE CONVENIO MESES AÑO SOPORTE CONVENIO MESES AÑO SOPORTE

157 / 2015

ENERO

2018

X 585/2015

DICIEMBRE 2015 X 1755/2017

ABRIL 2018

X

FEBRERO X MARZO 2018 X MAYO X

MARZO X ABRIL X JUNIO X ABRIL X

1566 / 2016

MARZO

2018

X 2044/2017

ENERO 2018

X MAYO X ABRIL X FEBRERO X JUNIO X MAYO X MARZO X

550/2015

ENERO X JUNIO X

1120/2017

MARZO

2018

X FEBRERO X

1006/2016 SEPTIEMBRE 2016 ABRIL X

MARZO X MAYO 2017 MAYO X ABRIL X

994/2016

ENERO 2018 X JUNIO X MAYO X FEBRERO X

2154/2017 MAYO

2018 JUNIO X MARZO X JUNIO

603/2015 ABRIL

2018 X ABRIL

2018 X 1153/2017

ABRIL 2018

X MAYO X MAYO X MAYO X JUNIO X JUNIO X JUNIO X

580/2015

MARZO

2017

X 1612/2016

MAYO 2018

X 1061/2017 JUNIO 2018 ABRIL X JUNIO X

1118/2017

JULIO 2017 X AGOSTO X

1113/2017

NOVIEMBRE 2017

X AGOSTO X NOVIEMBRE X DICIEMBRE X ABRIL 2018 X DICIEMBRE X ENERO

2018

X MAYO X ENERO

2018

X FEBRERO X JUNIO X FEBRERO X MARZO X

1134/2017 NOVIEMBRE 2017 X

MARZO X ABRIL X FEBRERO 2018 X ABRIL X MAYO X JUNIO X MAYO X JUNIO X

1144/2017 MAYO 2018 X

JUNIO X 1019/2016 MAYO 2018 ABRIL X JUNIO X

Tal como se observa en el cuadro anterior, de los vein e (20) convenios que tenían pendiente informes mensuales de supervisión del Ministerio en diferentes fechas, la Subdirección adjuntó los informes de dieciséis (16) convenios, quedando pendientes los soportes de los convenios 1006 de 2016, 2154 de 2017, 1061 de 2017 y 1019 de 2016.

CONSIDERACIONES OCI

Referente a la respuesta allegada por la SIN, la Oficina de Control Interno, mantiene la observación, toda vez, que si bien se observa la gestión realizada por la Subdirección, es necesario que todos los convenios cuenten con los informes, así como se establece en el procedimiento.


En cuanto a la observación que tiene que ver con la falta de designación de apoyo a la supervisión, la SIN manifiesta en el MEM18-44734-SIN-4020, que adjunta los soportes de la designación de apoyo a la supervisión cuando aplique.

CONSIDERACIONES OCI

Una vez verificados los documentos adjuntos por la SIN, no se evidencian las designaciones de supervisión, así las cosas la observación se mantiene.

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N° Cargo Provisto Grados Naturaleza

1 Subdirector Técnico 1 100-23 Libre Nombramiento y Remoción 2 2 2028-21 Carrera Administrativa 3 1 2028-19 Libre Nombramiento y Remoción

4 1 2028-19 Carrera Administrativa

5 Profesional Especializado 1 2028-15 Libre Nombramiento y Remoción 6 3 2028-14 7 1 2028-13 8 1 2028-12 9 3 2044-9

Carrera Administrativa

10 Profesional Universitario 1 2044-6 11 1 2044-2 12 Técnico Administrativo 1 3124-15 Libre Nombramiento y Remoción

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ANEXO 4


MinInterior Mousw io del trfiet.61


Referente a la falta de la totalidad de las pólizas de las prórrogas de los once (11) convenios, la SIN adjuntó los siguientes:

CONSIDERACIONES OCI

POLIZAS PENDIENTES

CONVENIO PRORROGAS SOPORTE

550/2015 7 8 585/2015 4 X 546/2015 9

1566/2016 8 9 X 1113/2017 1 X

1120/2017 4 X 1120/2017 3 2154/2017 1 2 X

1061/2017 2 3 1134/2017 1 X 1144/2017 1 2 X

La observación se mantiene, ya que cuatro (4) de los convenios de la muestra siguen sin presentar las pólizas de las prórrogas, tal como se observa en el cuadro anterior.

Teniendo en cuenta la información aportada por la Subdirección de Infraestructura, donde aportaron soportes que disminuyeron la falta de documentos de los convenios señalados en la muestra, estos no permitieron eliminar ninguna de las observaciones señaladas en el informe preliminar; por lo tanto, las cinco (5) observaciones que hacen parte del punto de contratación se mantienen.

3. Gestión Humana.

Este tema fue desarrollado teniendo en cuenta la información suministrada tanto por la Subdirección de Infraestructura - SIN como por la Subdirección de Gestión Humana - SGH, donde se estudiaron los temas referentes a la planta de personal y los acuerdos de gestión, de lo cual se evidenció:

Planta de Personal

De acuerdo a la información suministrada por la SIN con el MEM18-37792-SIN-4020 del 19 de julio de 2018, y con lo que la SGH reportó a esta Oficina de Control Interno - OCI mediante correo electrónico con corte a febrero de 2018, se observó que la planta de personal determinada para la SIN se compone de diecinueve (19) cargos, organizados como se describe a continuación:

de 38



ANEXO 4


Mininterior mnaledodeliverroe

N° Cargo Provisto Grados Naturaleza

13 Secretario Ejecutivo 1 4210-24 Carrera Administrativa 14 Secretario Ejecutivo 1 4210-22 Carrera Administrativa

Total 19

Dentro de las novedades acreditadas en la información suministrada por la SGH, se evidencia que los diecinueve (19) cargos que desarrollan las funciones en la Subdirección presentan la siguiente naturaleza:

Cuatro (4) cargos de libre nombramiento y remoción así: - Un (1) Subdirector Técnico.

Dos (2) Profesionales Especializado que estructuralmente se encuentran en el Despacho del Ministro. Un (1) Técnico Administrativo que estructural en el Despacho del Ministro.

Quince (15) cargos de carrera administrativa se encuentran distribuidos de la siguiente manera: Dos (2) cargos están provistos por funcionarios de carrera administrativa de la misma Subdirección de Infraestructura. Dos (2) en encargo a funcionarios de carrera administrativa con dependencias estructurales en la Dirección de Consulta Previa y la Subdirección de Gestión Humana. Cinco (5) en nombramiento provisional temporal a funcionarios de carrera administrativa con dependencias estructurales en Dirección de Derechos Humanos, Subdirección Administrativa y Financiera y de la misma Subdirección de Infraestructura Cinco (5) Nombramientos Provisionales con dependencia estructural en la misma Subdirección de Infraestructura. Una (1) vacante

Acuerdos de Gestión.

El Acuerdo de Gestión fue concertado para la vigencia 2018 y suscrito el 23 de marzo de 2018 entre el Subdirector de Infraestructura como Gerente Público y la Secretaria General en su calidad de Superior Jerárquico en lineamiento con la nueva metodología para la Gestión del Rendimiento de los Gerentes Públicos planteada por el Departamento Administrativo de Función Pública -DAFP- y adoptada por el Ministerio del Interior mediante la Resolución No.0336 del 6 de marzo de 2017.

En la concertación de acuerdos remitido mediante anexo 1 por la Subdirección de Gestión Humana, se observan cuatro (4) compromisos gerenciales elaborados en lineamiento con los objetivos institucionales a saber:

Desarrollar proyectos en Municipios de Postconflicto con Centros Ciudadanos para Convivencia y Dialogo Social. Instalar e integrar cámaras al Sistema de Video Vigilancia SIES. Desarrollar proyectos de infraestructura para las ciudades y municipios en materia de integración para la convivencia. Realizar seguimiento a los proyectos FONSECON.

En la siguiente tabla se puede observar la ponderación para la calificación en el seguimiento semestral que se lleva a cabo a cada uno de los acuerdos suscritos por parte de los Gerentes Públicos.

Ponderación de cada uno de los compromisos

No. COMPROMISO

% PONDERACIÓN

1 25%

2 25%

3 25%



ANEXO 4


Mininterior Akn.stiz mecac

Ponderación de cada uno de los compromisos

No. COMPROMISO

%

PONDERACIÓN 4 25%

TOTAL 100%

SIGEP

Al revisar nueve (9) hojas de vida de funcionarios que se encuentran desarrollando sus funciones en la Subdirección de Infraestructura, se evidenció lo siguiente en el sistema SIGEP de la Función Pública:

N°. Estado H.V. en el SIGEP Cantidad

1 Actualizadas 6

2 Desactualizada 1

3 No aparece 2

Total 9

Lo anteriormente señalado, hace que el ciudadano al querer consultar la información relativa a estos funcionarios no encuentre la fidedigna, bien por estar desactualizada o por no hallarse publicada; por tal motivo, es indispensable efectuar los ajustes necesarios.

FORTALEZAS OBSERVACIONES RECOMENDACIONES Y/0 TIPS DE

AUTOCONTROL DEPENDENCIAS

VINCULADAS 6-Se observó una (1) hoja de vida 7-Realizar la revisión de las hojas de

desactualizada y dos (2) no aparecen en el vida de los funcionarios de planta aplicativo SIGEP, lo anterior incumpliendo para llevar a cabo la publicación y/o con lo señalado en el Decreto 1083 de actualización de las mismas en el SIN 2015, en su artículo 2.2.5.1.9 Declaración SIGEP, ya que fue evidente la falta SGH de bienes y Rentas y Hojas de vida, 7...) de control en este tema tanto de la deberá ser actualizada cada año o al momento del retiro del servidor."

SIN como de la SGH.

RESPUESTA SIN OBSERVACIÓN 6

Mediante MEM18-44734-SIN-4020, la SIN manifiesta que realizaron la verificación y actualización en el aplicativo SIGEP y adjuntan los soportes.

CONSIDERACIONES OCI

Una vez verificado el aplicativo SIGEP se observa que sigue sin aparecer una hoja de vida y otra sigue desactualizada; por lo tanto, la observación se mantiene.

4. Comisiones.

Teniendo en cuenta la información suministrada por la Subdirección de Infraestructura con el MEM-37792-SIN-4020 del 19 de julio de 2018, y la Subdirección de Gestión Humana con el MEM18-38013-SGH-4030 del 23 de julio de 2018 para la vigencia 2018 objeto de análisis en esta visita de asesoría y seguimiento, se llevaron a cabo 1.437 comisiones de servicios, presentando por concepto de viáticos un total $750.523.358 y de gastos de viaje legalizados por la suma de $156.681.200, distribuidos en los primeros 6 meses de la vigencia como se demuestra en el siguiente cuadro:

TOTAL COMISIONES

Mes Número Comisiones Valor Viáticos

Valor Gastos de Viaje

Enero 141 67.131.716 15.879.900

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ANEXO 4


Mininterior Mowsloo del ¡mena

TOTAL COMISIONES

Mes Número

Comisiones Valor Viáticos Valor Gastos de Viaje

Febrero 219 90.108.706 23.327.000 Marzo 238 118.929.638 24.726.600 Abril 312 192.374.214 37.690.800 Mayo 278 152.101.322 30.553.500 Junio 249 129.877.763 24.503.400 Total 1437 750.523.359 156.681.200

Para el estudio del periodo señalado se tomó una muestra aleatoria de cincuenta y nueve (59) comisiones, con un valor total de viáticos por $32.353.420 y por gastos de viaje pagados la suma de $7.065.500, tal como se describe en el siguiente cuadro, y posteriormente se describen:

TOTAL MUESTRA

Mes Número

Comisiones Valor

Viáticos

Valor Gastos de Viaje

Enero 16 8.159.631 1.859.200

Febrero 19 8.195.257 2.083.800

Marzo 9 4.908.343 1.007.000

Abril 7 6.516.902 1.167.000

Mayo 3 1.479.082 382.500

Junio 5 3.094.205 566.000

Total 59 32.353.420 7.065.500

CUADRO MUESTRA COMISIONES SELECCIONADAS

N. Mes Número de Comisión Destino Valor

Viáticos Valor gastos

de viaje

Fecha de inicio

comisión

Fecha de terminación

comisión

Fecha formato cumplido ante jefe inmediato

1 Enero 16 Fusagasugá Cund/marca 114.286 50.000 05/01/2018 05/01/2018 16/01/2018

2 Enero 28 Valledupar Cesar 250.082 50.000 24/01/2018 25/01/2018 07/02/2018 3 Enero 29 Valledupar Cesar 342.857 50.000 24/01/2018 25/01/2018 01/02/2018 4 Enero 62 Samaná Caldas 571.428 104.000 11/01/2018 13/01/2018 06/03/2018 5 Enero 65 González Cesar 1.028.570 135.000 22/01/2018 26/01/2018 16/02/2018 6 Enero 66 Tamalameque Cesar 1.028.570 149.500 29/01/2018 02/02/2018 28/02/2018 7 Enero 131 Arboletes Antioquia 342.857 139.000 18/01/2018 19/01/2018 16/02/2018 8 Enero 182 Sesquilé Cundinamarca 94.089 70.000 18/01/2018 18/01/2018 01/02/2018 9 Enero 303 Güican Boyacá 1.028.570 330.200 23/01/2018 27/01/2018 28/02/2018 10 Enero 332 Neiva Huila 508.158 165.000 24/01/2018 27/01/2018 16/02/2018 11 Enero 365 Pasto Nariño 658.624 218.000 31/01/2018 03/02/2018 16/02/2018 12 Enero 403 Cali Valle Del Cauca 362.970 128.500 29/01/2018 01/02/2018 20/02/2018 13 Enero 411 Florida Valle Del Cauca 342.857 34.000 30/01/2018 31/01/2018 16/02/2018 14 Enero 414 Páez Cauca 571.428 114.000 31/01/2018 02/02/2018 16/02/2018 15 Enero 431 Mallama Nariño 342.857 101.000 29/01/2018 .30/01/2018 28/02/2018

16 Enero 432 Sandoná Nariño 571.428 21.000 31/01/2018 02/02/2018 28/02/2018

17 Febrero 444 Barbosa Santander 658.624,00 212.000,00 05/02/2018 08/02/2018 16/02/2018 18 Febrero 445 Bucaramanga Santander 658.624,00 154.000,00 12/02/2018 15/02/2018 28/02/2018 19 Febrero 449 Certegui Choco 362.970,00 300.000,00 01/02/2018 04/02/2018 20/02/2018 20 Febrero 632 lbagué Tolima 342.857,00 48.000,00 14/02/2018 15/02/2018 01/03/2018 21 Febrero 865 Pasto Nariño 727.285,00 40.000,00 12/02/2018 13/02/2018 06/03/2018 22 Febrero 1088 Villanueva Casanare 571.428,00 20.000,00 14/02/2018 16/02/2018 02/03/2018 23 Febrero 1129 Bucaramanga Santander 470.446,00 37.000,00 14/02/2018 16/02/2018 13/03/2018 24 Febrero 1205 Cartagena Bolívar 114.286,00 40.000,00 16/02/2018 16/02/2018 08/03/2018

25 Febrero 1297 Ragonvalia Norte De Santander 83.361,00 50.000,00 20/02/2018 20/02/2018 12/03/2018

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ANEXO 4


Mininterior mwe. del Wenor

CUADRO MUESTRA COMISIONES SELECCIONADAS

N. Mes Número de Comisión Destino

Valor Viáticos

Valor gastos de viaje

Fecha de . inicio comisión

Fecha de terminación

comisión

Fecha formato cumplido ante jefe inmediato

26 Febrero 1314 Bogotá D.C. 250.082,00 0 21/02/2018 22/02/2018 12/03/2018 27 Febrero 1366 Consaca Nariño 282.267,00 400.000,00 21/02/2018 23/02/2018 12/03/2018

28 Febrero 1412 Salamina Caldas 154.171,00 150.000,00 21/02/2018 21/02/2018 12/03/2018

29 Febrero 1413 Bogotá D.0 Bogotá 462.513,00 150.000,00 22/02/2018 22/02/2018 12/03/2018 30 Febrero 1439 Bogotá D.0 Bogotá 51.418,00 100.000,00 22/02/2018 22/02/2018 02/04/2018

31 Febrero 1482 !bague Tolima 571.428,00 60.000,00 22/02/2018 23/02/2018 20/03/2018

32 Febrero 1569 Buenaventura Valle del Cauca 282.268,00 52.000,00 27/02/2018 28/02/2018 09/04/2018

33 Febrero 1573 Bogotá D.0 Bogotá 1.028.570,00 71.000,00 27/02/2018 03/03/2018 28/05/2018

34 Febrero 1603 Buenaventura Valle Del Cauca 1.028.570,00 199.800,00 27/02/2018 01/03/2018 26/03/2018

35 Febrero 1623 Cartagena Bolívar 94.089,00 0 28/02/2018 28/02/2018 20/03/2018 36 Marzo 1691 La Plata Huila 799.999 104.000 01/03/2018 02/03/2018 26/03/2018 37 Marzo 1868 Timaná Huila 228.571 200.000 03/03/2018 03/03/2018 12/03/2018 38 Marzo 2075 Planeta Rica Córdoba 1.080.925 270.000 12/03/2018 16/03/2018 06/04/2018 39 Marzo 2329 Turbaco Bolívar 360.308 70.000 22/03/2018 23/03/2018 02/05/2018 40 Marzo 2370 Natagaima Tolima 600.514 40.000 20/03/2018 22/03/2018 23/05/2018 41 Marzo 2377 San Cayetano Norte Stder 228.868 53.000 21/03/2018 22/03/2018 22/05/2018 42 Marzo 2401 Prado Tolima 840.720 98.000 22/03/2018 24/03/2018 20/04/2018 43 Marzo 2421 Antioquia Antioquia 692.149 126.000 21/03/2018 24/03/2018 23/05/2018 44 Marzo 2437 Villeta Cundinamarca 76.289 46.000 22/03/2018 22/03/2018 04/05/2018 45 Abril 2217 Saldaña Tolima 1.080.925 190.000 02/04/2018 06/03/2018 09/04/2018 46 Abril 2464 Puerres Nariño 840.721 95.000 09/04/2018 14/04/2018 17/05/2018 47 Abril 2512 Pasto Nariño 613.228 168.000 04/04/2018 07/03/2018 09/04/2018 48 Abril 2522 Necoclí Antioquia 1.087.662 190.000 02/04/2018 04/04/2018 18/06/2018 49 Abril 2681 Tame Arauca 1.321.131 132.000 02/04/2018 07/04/2018 23/05/2018 50 Abril 2761 Villa Rica Cauca 98.878 50.000 05/04/2018 05/04/2018 04/05/2018 51 Abril 3689 Cartagena Bolívar 1.474.357 342.000 26/04/2018 29/04/2018 18/05/2018 52 Mayo 4285 Cali Valle Del Cauca 360.308 110.000 16/05/2018 17/05/2018 28/05/2018 53 Mayo 4643 Barranquilla Atlántico 889.906 212.500 21/05/2018 25/05/2018 12/06/2018 54 Mayo 4656 Granada Antioquia 228.868 60.000 23/05/2018 24/05/2018 28/05/2018 55 Junio 5221 Vélez Santander 840.720 121.000 05/06/2018 08/06/2018 22/06/2018 56 Junio 5509 San Vicente De Chucuri 840.720 122.000 12/06/2018 15/06/2018 22/06/2018 57 Junio 5535 Cali Valle Del Cauca 360.308 110.000 13/06/2018 14/06/2018 22/06/2018 58 Junio 6107 Fundación Magdalena 692.149 83.000 27/06/2018 30/06/2018 12/07/2018 59 Junio 6153 Villeta Cundinamarca 360.308 130.000 27/06/2018 28/06/2018 13/07/2018

De la muestra de (59) Comisiones objeto de análisis por parte de esta OCI presentan el informe de comisión el cual cumple con el objetivo de cada una de las comisiones llevadas a cabo; la Comisión de Servicios N°. 4656, con destino a Granada Antioquia cumplió con los 3 días para su legalización; las 58 restantes incumplieron dicho término, siendo la Comisión N° 1573 con destino a Bogotá la que más tiempo demoró en ser legalizada con un total de 86 días, derivando así, un promedio de 25.49 días para llevar a cabo el trámite de legalización de comisiones por parte de los funcionarios y/o contratistas, contraviniendo lo que señala la Resolución N°. 1737 de 2011 en sus artículos 17 y 18, la CIR16-000000012-SEC-4000 del 15 de febrero de 2016, ya que "Las comisiones de servicio de gastos y desplazamiento deben ser legalizadas dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al término de la Misma". Y reiterada mediante la CIR18-24-SEC-4000 del 7 de mayo de 2018 y el procedimiento "...Comisión de Servicios al Interior y al Exterior" Versión 7 y Versión 8 en los numerales 6.05 y 5 respectivamente.

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ANEXO 4


Mininterior AhrWello dei Inl ;ro

FORTALEZAS OBSERVACIONES

RECOMENDACIONES O TIPS DE

AUTOCONTROL


7. Persiste el incumplimiento en el tiempo de legalización de las comisiones tal como lo señala la Resolución N°. 1737 de 2011 en sus artículos 17 y 18, la CIR16-000000012- SEC-4000 del 15 de febrero de 2016, ya que "Las comisiones de servicio de gastos y desplazamiento deben ser legalizados dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al término de la misma". y reiterada mediante la CIR18-24- SEC-4000 del 7 de mayo de 2018 y el procedimiento "...Comisión de Servicios al Interior y al Exterior Versión 7 y Versión 8 en los numerales 6.05 y 5 respectivamente.

8- Establecer controles para que se cumpla la normatividad en

cuanto a la legalización de las comisiones, ya que es un tema recurrente.

SIN

RESPUESTA DE LA SIN, OBSERVACIÓN 7

Mediante MEM18-44734-SIN-4020, la Subdirección informa que la demora en los tiempos de legalización de las comisiones, se debe a que los apoyos en campo se encuentran en municipios que no cuentan con sistemas de correspondencia expeditos, lo cual dificulta el tiempo de legalización en tres (3) días. Sin embargo, la Subdirección ha solicitado el cumplimiento de la Resolución 1737 de 2011 y a los términos establecidos mediante MEM18-44654-SIN-4020 del 27 de agosto de 2018.

CONSIDERACIONES DE LA OCI

Aun cuando la SIN ha realizado gestión para que se cumpla con los términos de legalización enviando memorandos a los funcionarios y contratistas, la observación persiste ya que los términos de legalización se incumplieron.

5. PQRSD.

El presente punto se desarrolla teniendo en cuenta la información del aplicativo SIGOB y del aplicativo PQRSD, motivo por el cual se solicita el reporte del aplicativo SIGOB a la Oficina de Información Pública del Interior - 01PI mediante MEM18-37191-0C1-1200 del 16 de julio de 2018 y el reporte del aplicativo PQRSD se baja directamente.

Es así, que la 01PI mediante MEM18-37850-0IP-1300 el 19 de julio de 2018, remite el reporte de SIGOB de PQRSD que le fueron radicadas a la Subdirección de Infraestructura durante el primer semestre del 2018, donde en total se registraron 851 PQRSD así:

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Mininterior Ministedo del Inferior



ANEXO 4


TIPO DE PQRSD RADICADAS EN EL SIGOB DURANTE EL I SEMESTRE DE 2018

Oficio

841

Sin Diligenciar 2

Tutela 2

Peticiones de interés general o particular 2

Documento 2

Solicitud de Concepto 1

Queja 1

De acuerdo con la información anterior, se observa que persiste debilidad en la tipología de las solicitudes, toda vez que el mayor número de PQRSD radicas al interior de la Subdirección se denomina "Oficio", entiéndase por oficio cualquier documento que puede ser tanto peticiones, como quejas o sugerencias.

En cuanto al ingreso de las PQRSD, la mayoría ingresaron por mano, seguida del Courier y correo, tal como se observa a continuación:

INGRESO DE LAS PQRSD EN EL SIGOB DURANTE EL PRIMER SEMESTRE DE 2018

Por Mano

Courier

Correo r

299

281

1 155

Mensajero /

1 89

E-Mail e=1 27

Referente al estado de las (851) PQRSD, se observa que:

ESTADO DE LAS PQRSD RADICADAS POR SIGOB

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ANEXO 4


MinInterior lo del Heno,

Por lo anterior, se tomó una muestra de diez (10) PQRSD, de las cuales cinco (5) no contaban con respuesta y cinco (5) contenían respuesta, a fin de verificar la calidad y oportunidad de la respuesta, dando como resultado lo siguiente:

MUESTRA PQRSD APLICATIVO SIGOB

No. No. Radicado

Fecha de Ingreso OBSERVACIONES OCI

1 EXTMI18-1682 / 18-Jan-2018

Sin Respuesta Remiten cuenta de cobro por lo tanto no requiere respuesta.

2 EXTMI18-1828 / 19-Jan-2018

Sin Respuesta Remiten cuenta de cobro por lo tanto no requiere respuesta.

3 EXTMI18-25203 / 21-Jun-2018 Sin Respuesta

Remiten información para conocimiento, por tanto no requiere respuesta.

4 EXTMI18-26030 / 27-Jun-2018 Sin Respuesta

Se dio respuesta con 0FI18-25523-SIN-4020 el 3 de julio de 2018 dentro de términos y resolviendo la petición.

5 EXTMI18-26440 / 29-Jun-2018

Sin Respuesta

Es un derecho de petición dirigido a la Alcaldesa de Caloto, Cauca por lo que se da traslado a la misma con copia a la Junta de Acción Comunal, Personería Municipal, Procuraduría Provincial y Defensoría del Pueblo el 6 de julio de 2018, dentro de los términos para contestar.

6 EXTMI18-6615 / 21-Feb-2018 Remiten Informe de certificación para realizar cruce de cuentas, por lo que no requiere respuesta.

7 EXTMI18-17421 / 02-May-2018

La petición es una solicitud de sistema de grabación y lo relacionado con CCTV y diagnóstico, se da respuesta con OF118-17207SIN-4020 el 7 de mayo, dentro de termino, atendiendo la solicitud con calidad y de fondo ya que además se le explica al peticionario los pasos a seguir.

8 EXTMI18-20316 / 21-May-2018 Remiten respuesta a información requerida, por lo tanto no requiere respuesta

9 EXTMI18-9919 /14-Mar-2018 Remiten respuesta a información requerida, por lo tanto no requiere respuesta.

10 EXTMI18-13896 / 11-Apr-2018 Remiten Documentos, por lo tanto no requiere respuesta.

De la muestra verificada se observa que siete (7) de las diez (10) PQRSD no requerían respuesta, a su vez, se evidencia que dos (2) de las PQRSD que aparecen sin respuesta en el archivo de SIGOB si contienen respuesta y que la misma se dio en los términos.

Lo anterior evidencia debilidad en el tramite interno que se debe realizar en el aplicativo SIGOB, frente al cierre de las PQRSD ya sea porque se dio respuesta a la petición o porque no requería respuesta, esto incumplimiento lo señalado en la Resolución 252 de 2013 en su artículo 11 literal c: "los Viceministros, Secretario General, Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina, Coordinadores y Supervisores del personal vinculado mediante contrato de prestación de servicios serán responsables de hacer seguimiento, controlar y dar las respuestas a los derechos de petición que se remitieran por competencia a sus respectivos despachos u oficinas y garantizaran que el tramite quede cerrado oficialmente en el sistema de correspondencia SIGOB."

En cuanto al aplicativo PQRSD, a la SIN le fueron radicadas (86) peticiones así:

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MinInterior Mmusterw. del Intertot



ANEXO 4


El 90% de las PQRSD presentan respuesta y el 10% restante se encuentra pendiente de respuesta, por lo tanto, se tomó una muestra de diez (10) de ellas a fin de verificar la calidad de la respuesta y la oportunidad, evidenciando lo siguiente:

Con Respuesta 76

TIPO DE REQUERIMIENTO RADICADO POR APLICATIVO PQRSD I SEMESTRE DE 2018

I 1

1

El 4

=1 7

11

Tal como se observa en la gráfica anterior, los tipos de requerimientos parametrizados en el aplicativo y el que más allegaron los ciudadanos a la Subdirección fue el derecho de petición, seguido de solicitud de información y respuestas al Ministerio.

En cuanto al requerimiento de "Respuesta Mininterior", se sugiere que este tipo de documentos no llegue por el aplicativo de PQRSD sino por el SIGOB.

De las 86 PQRSD que fueron radicadas en la SIN, acorde con el reporte del aplicativo estas presentan el siguiente estado:

— — ESTADO DE LAS PQRSD RADICADAS POR APLICATIVO

PQRSD

Sin Respuesta 10

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Reclamo

Consulta Jurídica

Denuncia

Respuestas a Mininterior

: Solicitud de información

Derecho de Petición 62



ANEXO 4


MinInterior n d<IT me, (O

MUESTRA APLICATIVO PQRSD

No. Código Radicado

Código Consulta

OBSERVACIONES OCI

1 EXT S18-00002270-PQRSD-001301-PQR 06641818191252

Remisión de documentos para información, la cual no requiere respuesta.

2 EXT S18-00002271-PQRSD-001302-PQR 03971818191254 3 EXT S18-00003114-PQRSD-001516-PQR 07951824171036 4 EXT S18-00003115-PQRSD-001517-PQR 09311824171038 5 EXT_S18-00003117-PQRSD-001519-PQR 02611824171042

6 EXT_S18-00006375-PQRSD-003155-PQR 02861861103629 Se dio traslado por competencia a la Fiscalía mediante OF118-7253-0AJ-1400 el 2 de marzo de 2018.

7 EXT_S18-00006434-PQRSD-003214-PQR 04941862092024 Es una Invitación por lo tanto no requiere respuesta.

8 EXT S18-00007611-PQRSD-004391-PQR — 04271883083026

A esta petición se le dio respuesta el día 12 de junio de 2018, de forma clara, concreta y precisa.

9 EXT_S18-00007932-PQRSD-004712-PQR 178267111892075822 Es la misma petición, sin embargo se dio respuesta a las dos peticiones el 20 y 24 de abril de 2018. 10 EXT_S18-00007932-PQRSD-004712-PQR 178267111892075822

De la verificación de las PQRSD, se observa que aquellas que se encuentran abiertas no requerían respuesta. Por otra parte, se verificaron las respuestas que emite la SIN al ciudadano, las cuales se encuentran argumentadas.



VINCULADAS

8- Se evidencia el incumplimiento a lo señalado en la Resolución 252 de 2013 en su artículo 11 literal c: "los Viceministros, Secretario General, Directores Dar cierre a las PQRSD

Subdirectores, Jefes de Oficina' tanto del aplicativo SIGOB como

Coordinadores y Supervisores del personal en el aplicativo PQRSD, sea

vinculado mediante contrato de prestación porque se dio respuesta o SIN de servicios serán responsables de hacer seguimiento, controlar y dar las respuestas a los derechos de petición que se remitieran

porque no la requería.

Expedir un procedimiento

01PI

por competencia a sus respectivos para el uso del aplicativo de

despachos u oficinas y garantizaran que el tramite quede cerrado oficialmente en el sistema de correspondencia SIGOB."

PQRSD.

RESPUESTA DE LA SIN, OBSERVACION 8

La SIN, con el MEM18-44734-SIN-4020, anuncia que dio cierre las peticiones radicadas mediante el aplicativo SIGOB, sin embargo los documentos que adjuntan no están con soportes de cierre.

CONSIDERACIONES OCI

Una vez verificados los aplicativos, se observa que las PQRSD permanecen abiertas. Por lo tanto, la observación se mantiene.

6. Trámites y Servicios — TICs.

El presente tema se realiza teniendo en cuenta la información solicitada tanto a la Subdirección SIN como a la Oficina de Información Pública del Interior - 01PI, sobre los sistemas de información con los que

1 cuenta la SIN y las acciones realizadas frente al cumplimiento de la Estrategia de Gobierno y Seguridad

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ANEXO 4


Mininterior /Muten° del Inierior

Digital y la verificación de los Trámites y Servicios publicados en la página web del Ministerio del Interior y en el portal "No + Filas".

Así las cosas, mediante MEM18-37792-SIN-4020 y MEM18-37850-0IP-1300 del 19 de julio de 2018, se verifica y compara la información allegada, donde la SIN y la 01PI coinciden con la información suministrada y a su vez se realiza la verificación en la página web del Ministerio del Interior, encontrando que:

Sistemas de Información

La Subdirección de Infraestructura maneja dos (2) sistemas de información, uno propio de la Subdirección llamado "Sistema de Información para Infraestructura — SIPI" y el otro que funciona de manera transversal en el Ministerio, llamado "Sistema de Información y Gestión para la Gobernabilidad Democrática — SIGOB".

Sistema de Información para Infraestructura — SIPI:

Este sistema cuenta con tres módulos:

Y Módulo de viabilización: Se encuentra en funcionamiento y automatizó el proceso de evaluación de proyectos cofinanciados por FONSECON, permitiendo realizar el cargue de proyectos formulados por las entidades de diferentes niveles (central, departamental y municipal), de igual manera permite la evaluación de los proyectos por parte del Grupo de Planeación y Viabilización de la Subdirección de Infraestructura.

V Módulo de Seguimiento: Se encuentra en desarrollo para automatizar el proceso de supervisión técnica de proyectos cofinanciados por FONSECON y permite realizar la supervisión de proyectos que desarrollan bajo la figura de convenios y contratos de ejecución en sus diferentes fases, por parte de los Grupos de Control y Seguimiento de Proyectos y de Sistemas Integrados de Emergencia de la Subdirección de Infraestructura.

Y Ministerio del Interior y Justicia: En la actualidad se encuentra inactivo y su funcionalidad es limitada para la realización de consultas a proyectos anteriores a 2016.

Sistema de Información y Gestión para la Gobernabilidad Democrática — SIGOB: este sistema de información es transversal al Ministerio del Interior que se encuentra en funcionamiento, permitiendo recibir de manera centralizada, normalizada y de conformidad con la estructura del Ministerio del Interior, los documentos de personas naturales o jurídicas para ser radicados. Aplica desde la recepción hasta la distribución de las comunicaciones a las dependencias del Ministerio del Interior.

• Cumplimiento de la Estrategia de Gobierno y Seguridad Digital

La SIN viene realizando reporte trimestral a la Oficina 01PI sobre datos de operación de trámites y otros procedimientos administrativos o servicios de los cuales se han realizado solicitudes a través del SIPI y del aplicativo PQRSD. Además, se realizó la publicación de la Guía para la Presentación de Proyectos FONSECON con sus respectivos anexos en la página del Ministerio del Interior, permitiendo a los usuarios del sistema SIPI (Fuerza pública y/o Entidades Territoriales), así como, a la ciudadanía que se encuentre interesada en realizar veeduría, obtener la información correspondiente a los procedimientos y requisitos mínimos a cumplir y para solicitar cofinanciación a FONSECON.

Por otra parte, la 01PI manifiesta que es necesario identificar las características y necesidades de los usuarios de la Subdirección de Infraestructura, de acuerdo con los ejes temáticos institucionales de ,11 servicio (Servidores, Procesos y Procedimientos e Instituciones), con el fin de mejorar la estrategia de

I gobierno digital y procesos misionales del Ministerio del Interior.

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ANEXO 4


Mininterior Mnsferio del Iffiericir

Trámites y Servicios

La Subdirección de Infraestructura en la página web del Ministerio — link de atención al ciudadano — trámites y servicios, tiene publicado dos servicios los cuales direccionan al portal de No + filas así:

Reporte en línea del recaudo de la contribución especial con destino al Fondo de Seguridad y Convivencia Ciudadana — FONSECON, el cual es administrado por la Subdirección de Administración Financiera para el reporte por parte de los contribuyentes, entidades retenedoras y concesiones el pago de la obligación ante el Fondo de Seguridad y Convivencia Ciudadana — FONSECON, en los valores y plazos fijados.

Recepción, evaluación y viabilización de la formulación de proyectos a financiar con recursos del Fondo de Seguridad y Convivencia Ciudadana — FONSECON: El cual es administrado por la Subdirección de Infraestructura para viabilizar la formulación de proyectos de infraestructura física, movilidad y Sistemas Integrados de Emergencia y Seguridad para la cofinanciación con recursos del Fondo FONSECON.



VINCULADAS

12- Identificar las características y necesidades 1- Se observa el cumplimiento de los usuarios de la Subdirección de e interés en mantener Infraestructura de acuerdo con los ejes informado al ciudadano, así temáticos institucionales de servicio SIN como el trabajo en equipo con (Servidores, Procesos y Procedimientos e 01PI la Oficina de Información Instituciones), con el fin de mejorar la estrategia pública. de Gobierno Digital y procesos misionales del

Ministerio del Interior.

7. Ley de Transparencia.

El presente tema se desarrolla teniendo en cuenta la información suministrada por la Oficina de Información Pública 01P1 mediante MEM18-37850-01P-1300 del 19 de julio de 2018, y a su vez aplicando la matriz de seguimiento de la Procuraduría General de la Nación.

En ese contexto, la 01P1 manifiesta que ha solicitado información a la Subdirección mediante memorando y correo sobre activos de información para cada uno de los grupos que componen la Subdirección de Infraestructura, así como las publicaciones (Folletos, Cartillas, Revistas, entre otros, etc.) que contengan información relevante sobre los temas que se manejen al interior de la Subdirección y además los nombres de las Agremiaciones, Asociaciones y Otros Grupos de Interés, que tengan relación con la Entidad, sin que a la fecha se obtenga respuesta por parte de la Subdirección de Infraestructura.

Por consiguiente, se aplica la matriz establecida por la Procuraduría General de la Nación para la verificación y el seguimiento al cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, observando que:

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FORTALEZAS OBSERVACIONES RECOMENDACIONES O TIPS DE AUTOCONTROL


9- Se observa el incumplimiento de lo señalado en el principio de la divulgación proactiva de la información, establecido en el artículo 3 de la Ley 1712 de 2014, el cual señala: "El derecho de acceso a la información no radica únicamente en la obligación de dar respuesta a las peticiones de la sociedad, sino también en el deber de los sujetos obligados de promover y generar una cultura de transparencia, lo que conlleva la obligación de publicar y divulgar documentos y archivos que plasman la actividad estatal y de interés público, de forma rutinaria y proactiva, actualizada, accesible y

Actualizar permanentemente y publicar la información en el link de Transparencia de acuerdo a lo establecido en la matriz de la Procuraduría General de la Nación y por el Mintic.

Brindar información a la 01P1 para el diligenciamiento del Formulario de Activos de Información, de las publicaciones al interior de la Subdirección y de los nombres de las Agremiaciones, Asociaciones y otros grupos de interés.

SIN 01PI

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ANEXO 4


MinInterior Munn.e90 de Iffienor

SEGUIMIENTO A LA LEY DE TRANSPARENCIA SUBDIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA

Matriz de Cumplimiento Ley 1712 de 2014- Decreto 103 de 2015 y Decreto MinTic 3564 de 2015 Categoría de información Observaciones de la Verificación de Cumplimiento y/o Justificación

de N/A Categoría Subcategoria

1 Mecanismos de contacto con el sujeto obligado:

1.4

Políticas de seguridad de la información del sitio web y protección de datos personales

La Política de Seguridad de la Información se encuentra publicada en la página web desde el 19 de mayo de 2014, sin embargo, se recomienda ajustarla e incluir todo lo relacionado con la protección de datos personales y acatar lo establecido en el punto cinco (5) DEFINICIÓN DE LA POLITICA GENERAL DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN: (..) Esta política será revisada con regularidad como parte del proceso de revisión gerencia!, o cuando se identifiquen cambios en el negocio, su estructura, sus objetivos o alguna condición que afecten la política, para asegurar que sigue siendo adecuada y ajustada a los requerimientos identificados".

2 Información de

interés

2.1 Datos abiertos

No se observa que se esté publicando información de datos abiertos en el link de Transparencia. No se observa que se esté publicando información de datos abiertos en el link de datos abiertos.

2.2 Estudios, investigaciones y otras publicaciones.

No se observa que la Subdirección de Infraestructura este publicando estudios, investigaciones y otras publicaciones.

2.3 Convocatorias Se observa la publicación del calendario pero no hay actividades que relacionen a la Subdirección de la realización de actividades de cara al ciudadano o grupos de interés.

2.7 Calendario de actividades En la publicación del calendario no hay información que relacione a la Subdirección de Infraestructura.

3 Estructura orgánica y talento humano

3.5 Directorio de información de servidores públicos y contratistas

Se recomienda actualizar las hojas de vida tanto de los funcionarios públicos como de los contratistas de acuerdo a lo solicitado en el SIGEP.

3.7

Directorio de agremiaciones, asociaciones y otros grupos de interés.

No se observa la publicación del Directorio de agremiaciones, asociaciones y otros grupos e interés de la Subdirección de Infraestructura.

4 Normatividad 4.1 Normatividad del orden nacional

Se recomienda publicar toda la normatividad que hace parte de la Subdirección de Infraestructura en un listado descargable, ordenado por tipo de norma, temática y fecha de expedición, tipo de acto administrativo, Fecha de expedición y Descripción corta. Lo anterior, debido a que solo se encuentran publicados dos (2) Decretos: el 2893 de 2011 y el 2170 de 2004.

10

Instrumentos de gestión de

información pública

10.2 Registro de Activos de Información

Actualizar la información publicada de registro de activos de información, índice de información clasificada y reservada y esquema de publicación de información, de acuerdo con los parámetros establecidos en la matriz de transparencia.

g índice de Información Clasificada y Reservada10.3

10.4 Esquema de Publicación de Información

10.7 Registro de publicaciones



ANEXO 4


MinInterior MIllste,e del Heno,

comprensible, atendiendo a límites razonables del talento humano y recursos físicos y financieros".

Lo anterior, debido a que no se está cumpliendo a cabalidad con la publicación de las categorías de: Mecanismos de contacto con el sujeto obligado; Información de interés; Estructura orgánica y Talento humano; Normatividad del orden Nacional; e Instrumentos de gestión de información pública.

8. Asuntos Jurídicos.

En lo atinente al tema, la Oficina de Control Interno mediante memorandos MEM18-37070-0CI-1200 de julio 13 de 2018 y MEM18-37183-0CI-1200, de julio 16 de 2018, dirigidos a la Subdirección de Infraestructura como a la Oficina Asesora Jurídica - OAJ del Ministerio, respectivamente, solicitó remitir la información relacionada con las demandas, acciones de tutela, conciliaciones, decretos y resoluciones, que vinculen a la Subdirección de Infraestructura- SIN, para el periodo comprendido entre enero 1 a junio 30 de 2018.

La Subdirección dio respuesta mediante MEM18-37792-SIN-4020 de julio 19 de 2018 y la Oficina Asesora Jurídica hizo lo pertinente mediante MEM18-37766-0AJ-1400 de la misma fecha.

En sus respuestas coinciden que la SIN en el periodo comprendido entre enero 1 a junio 30 de 2018, no emitió proyecto de decreto, resolución ni se encuentra vinculada en conciliación alguna, existiendo únicamente dos (2) acciones de tutela contra la dirección.

En cuanto a las acciones de tutela, estas se identifican con los radicados números 2018- 00051-00 y 2018-00027-00, respecto de las cuales mediante MEM18-42148-0CI-1200 de agosto 8 de 2018, esta Oficina de Control Interno solicitó a la OAJ el envío de los expedientes correspondientes a fin de efectuar el estudio y análisis pertinente.

Una vez recibidos los expedientes de tutelas que conforman la muestra seleccionada, remitidos por la Oficina OAJ mediante MEM18-42904-0AJ-1400 de agosto 13 de 2018 y efectuado el estudio correspondiente, se evidenció lo siguiente:

Tutelas

No. EXPEDIENTE

DERECHOS FUNDAMENTALES

INVOCADOS

ENTIDADES VINCULADAS

NOTIFICACIÓN TUTELA /

CONTESTACIÓN

SENTIDO DEL FALLO

COMENTARIOS OCI

2018- 00051- 00

Derecho fundamental al trabajo, y al mínimo vital.

Café Salud, ARL Positiva, FONADE, Gobernación de Casanare, Mintrabajo y Mininterior como empleadores solidarios ante el no pago de salarios y prestaciones al accionante por el Contratista de FONADE en desarrollo de proyecto de FONSECON.

16/02/2018 20/02/2018

26/02/2018 v le segunda 19/04/2018 ordena Desvincular al Mininterior. Declaró carencia actual de objeto por hecho superado en relación al numeral 4 del fallo de primera instancia.

Se evidenció efectiva defensa por parte del Ministerio, al haber dado respuesta a la tutela dentro del término y plantear de fondo la falta de Legitimación material en la causa por pasiva.

El expediente debidamente organizadoy foliado

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Mininterior Mn.z.no de nimio,



ANEXO 4


No. EXPEDIENTE

DERECHOS FUNDAMENTALES

INVOCADOS

ENTIDADES VINCULADAS

NOTIFICACIÓN TUTELA /

CONTESTACIÓN

SENTIDO DEL FALLO

COMENTARIOS OCI

2018-00027-00 Derechos de los niños (Educación)

Municipio de Bahía Solano, Ing. Haver Perea Mosquera y Mininterior. Por cuanto en los diseños para la construcción del Palacio Municipal, la Alcaldía se tomó terrenos donde funciona el Hogar Infantil Los Vidales, desplazando a los menores que allí se encontraban. Es un proyecto financiado por el Mininterior.

19/06/2018 21/06/2018

26/06/2018: Tutelar los derechos invocados, Vulnerados por la administración Municipal ordenando reubiquen a los menores hasta tanto se adecuen las instalaciones del Hogar Infantil, Ordenó desvincular al Mininterior.

Se evidenció efectiva defensa por parte del

Ministerio, al haber dado respuesta a la tutela dentro del término yplantear de fondo la falta de Legitimación material en la causa por pasiva, pues es el Municipio el que debe controlar a sus contratistas para que los

estudios y diseños sean aprobados en debida forma. (Cláusula 8 del Convenio). El expediente organizado y debidamente foliado.

Del universo de la muestra se pudo corroborar que la actividad desplegada por la Subdirección SIN fue adecuada, originando decisiones finales favorables a los intereses de la Entidad.

Demandas.

De otro lado, la Subdirección informa que no existe ninguna otra acción judicial que involucre a la dependencia, por lo contrario, la Oficina Asesora Jurídica relaciona 303 demandas por incumplimiento contractual y liquidación judicial de Convenios, cuyo demandante es el Ministerio.

En este sentido, en relación con las 303 demandas, una vez efectuado el análisis pertinente por parte de esta Oficina, se evidencian que en su totalidad son de naturaleza contractual, siendo demandante el Ministerio, cuya pretensión es la declaratoria de incumplimiento y liquidación judicial del respectivo Convenio, igualmente se evidenció que de la totalidad de dichas demandas, 32 fueron admitidas, 5 inadmitidas, 177 remitidas por competencia a despachos judiciales diferentes a aquel que correspondió por reparto, 81 en radicación y 8 se encuentran al despacho.

En relación al grupo de demandas mencionadas, fueron seleccionadas como muestra trece (13) de ellas, equivalentes al 4,62%, siendo las siguientes:

MUESTRA DE LAS DEMANDAS

No. ESTADO EXPEDIENTE

1 13001233300020100000000

2 11001333603720100000000

3 25000233600020100000000

4 25000233600020100000000 POR FALTA DE COMPETENCIA

TERRITORIAL 5 11001333603620100000000

6 25000233600020100000000

7 11001333603620100000000

8 25000233600020100000000

9 11001334305920100000000

10 11001334305920100000000 DEMANDAS INADMITIDAS

11 11001334306320100000000

12 23001333300520100000000 DEMANDAS ADMITIDAS

13 25000233600020100000000

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ANEXO 4


MinInterior Mnsleno del Interior

Se procedió por parte de esta Oficina de Control Interno, mediante MEM18- 42253-0CI-1200 de agosto 8 de 2018, a solicitar a la Oficina OAJ el envío de los expedientes de las demandas que conforman la muestra para el estudio y análisis correspondiente.

Estudiadas las carpetas de las respectivas demandas seleccionadas, se deja constancia que en su totalidad actúa como demandante el Ministerio del Interior y la pretensión es la declaratoria de Incumplimiento de Convenio y su consecuente liquidación judicial.

El siguiente cuadro refleja la situación de cada proceso de la muestra seleccionada:

ANÁLISIS DE LA MUESTRA DE LAS DEMANDAS

No. Expediente

Presentación / Reparto

Demandado Estado Actual Observación OCI

130012333000 20180027400

05/06/2017 ante el Tribunal Administrativo de Cundinamarca.

Municipio de San Martín de Loba- Bolívar- ConvenioF-236 de 2013

Enero 17 de 2018 falta de competencia remite al Tribunal de Bolívar pues la demanda fue presentada en el Tribunal de Cundinamarca. Min interior presentó reposición enero 23 de 2018.

En la carpeta no se evidencia copia del auto inadmisorio de la demanda y su remisión por competencia. Así como tampoco obra actuación posterior a la radicación del recurso, desconociéndose si este ya fue resuelto pues han transcurrido 7 meses.

110013336037 20180015600

09/05/2018- Juzgado 37 Administrativo de Bogotá

Municipio Gramalote- Norte de Santander- Convenio F-192 de 2014

Junio 6 de 2018: Auto declara falta de competencia por factor territorial, prima el lugar de ejecución del contrato y no el domicilio contractual. Remite a Norte de Santander. Min interior repone en junio 13 de 2018, no repone junio 27 de 2018.

a .o que permita conocer a carpeta no obra oficio En la n

n remiso que Juzgado de Norte de Santander correspondió el proceso.

250002336000 20180041200

11/05/2018 Tribunal Administrativo de Cundinamarca.

Municipio de Nechí - Antioquía- Convenio F-167 A- de 2015

Mayo 23 de 2018 Falta de Competencia por factor Territorial por cuanto la ejecución del convenio fue en el Municipio de Nechl, remite al Tribunal de Antioquia. Reposición junio 1 de 2018.

No obra en el expediente soporte que acredite si el recurso fue o no resuelto.

250002336000 20180042500

11/05/2018- Tribunal Administrativo de Cundinamarca

Municipio de San Pablo- Nariño- Convenio M 1451 de 2016

Mayo 24 de 2018- Falta de competencia territorial. Remite al Tribunal Administrativo de Nariño. Reposición junio 6 de 2018. Tribunal de Nariño. Agosto 6 de 2018 admite demanda ordena notificar.

El proceso sigue su normal curso en el Tribunal de Nariño.

110013336036 20180014800


Municipio Neiva-Huila- Convenio F-164 de 2015

Junio 18 de 2018- Falta de competencia remite a Juzgados Administrativos de Neiva. Reposición junio 20 de 2018

En la carpeta no obra soporte de haber sido resuelto el recurso.

250002336000 20180039600


Municipio Valle del Gamuez- Putumayo- Convenio F-426 de 2015

No obra en la carpeta actuación procesal diferente a la radicación ce de la demanda.

Al parecer fue remitido por competencia mediante auto de junio 27 de 2018, como se desprende de la consulta de procesos anexa al expediente y remitida al Tribunal Administrativo de Nariño en agosto 8 de 2018. No reposa en la carpeta copia de ninguna providencia judicial, así como tampoco el haberse interpuesto recurso de reposición contra el auto que declaró la falta de competencia y ordenó la remisión.

250002336000 11/05/2018- Municipio de Mayo 30 de 2018: Falta de No obra en la carpeta soporte que

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ANEXO 4


MinInterior AArrotvlo del Intarly

ANÁLISIS DE LA MUESTRA DE LAS DEMANDAS

No. Expediente

Presentación / Reparto Demandado Estado Actual Observación OCI

20180041300 Tribunal Administrativo de Cundinamarca

Pamplona- Norte de Santander- Convenio F- 183 de 2015

competencia y ordena remitir al Tribunal de Norte de Santander. Reposición: junio 6 de 2018. Junio 21 no repone, confirma remisión.

permita conocer si la demanda fue o no admitida por el Tribunal de Norte de Santander.

110013336036 20180015500

09/05/2018- Juzgado 37 Administrativo Oral de Bogotá

Municipio el Molino- La Guajira- Convenio F-195 de 2014

Junio 13 de 2018. Falta de competencia, remite al Juzgado administrativo de la Guajira.

No se evidencia en la carpeta que contra el auto que declaró la falta de competencia se hubiese interpuesto recurso de reposición, no obra soporte de remisión del expediente ni actuación posterior al auto de falta de competencia, desconociéndose el estado del proceso.

110013343059 20180013500


Municipio Iles- Nariño- Convenio F- 344 de 2015

Junio 8 de 2018 Falta de competencia factor territorial, remite a los Juzgados Administrativos de Pasto,

No se evidencia en la carpeta que contra el auto que declaró la falta de competencia se hubiese interpuesto recurso de reposición, no obra soporte de remisión del expediente ni actuación posterior al auto de falta de competencia, desconociéndose el estado del proceso

110013343059 20180014000

11/05/2018- Juzgado 59

Administrativo de Bogotá

Municipio Soacha- Cundinamarca- Convenio M- 1141 de 2014

Junio 8 de 2018: Inadmite demanda debe acreditar el requisito de procedibilidad, clasificación y numeración de los hechos que sirvan de soporte de las pretensiones, notificación por correo electrónico de la demandada. Reposición en junio 15 de 2018. Al ser entidad pública la demandante se prescinde del requisito de procedibilidad.

Se observa oportuna defensa de los intereses del Mininterior. No obra en la carpeta respuesta al recurso de reposición interpuesto, desconociéndose el estado actual del proceso.

110013343063 20180014900


Municipio Otanche- Boyacá Convenio M- 1771 de 2016

Mayo 16 de 2018 Inadmite demanda: corregir el nombre del Municipio demandado pues en el poder refiere a Otanche Boyacá y en la demanda a Santa Ana- Magdalena. Subsanó mayo 30 de 2018. Junio 6 de 2018 Admite demanda. Envió por correo de aviso de notificación.

En este proceso no se pronunciaron sobre la falta de competencia territorial como venia sucediendo en la casi totalidad de despachos administrativos.

230013333005 20180021500


Municipio Puerto Escondido- Córdoba- Convenio F-197 de 2013

Agosto 4 de 2017 falta de competencia factor territorial remite a Juzgados de Montería. Reposición agosto 10 de 2017. Negado en septiembre 22 de 2018, remitido noviembre 15 de 2018- Admite demanda marzo 6 de 2018. Se cubrieron gastos de notificación y se remitió soporte en marzo 23 de 2018.

Desde marzo 23 de 2018 no obra en el expediente actuación que acredite haber notificado a la parte demandada.

250002336000 20180049100


Municipio de Cota- Cundinamarca- Convenio M 1142 de 2016

Junio 12 de 2018 Admite demanda.

[\\IDe otra parte, al efectuar la consulta y seguimiento a las demandas a través del Sistema de Información Litigiosa del Estado - eKOGUI, se evidenció que con la información reportada por la OAJ, no fue posible verificar la totalidad de las demandas que conforman la muestra, solo de tres de ellas (2018-00215-00;

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ANEXO 4


Minlnterior Mrawerus del Interlor

2018-00480-00 y 2018-00149-00), con lo que puede afectarse eventualmente el cumplimiento del Decreto 1069 de 2015, artículo 2.2.3.4.1.3 "Ámbito de Aplicación" que contempla: "El Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI deberá ser utilizado y alimentado por las entidades y organismos estatales del orden nacional, cualquiera sea su naturaleza y régimen jurídico y por aquellas entidades privadas del mismo orden que administren recursos públicos. El Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado — eKOGUI es la fuente oficial de la información sobre la actividad litigiosa del Estado.

Cualquier información que las entidades reporten sobre su actividad litigiosa a las demás instituciones que tienen obligación o competencia para recaudar información sobre la materia, o a los ciudadanos en general, deberá coincidir con la información contenida en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.(...)"



2- Cumplimiento de la actividad No. Mantener las carpetas de las demandas 15 del procedimiento para contestar actualizadas con los soportes de las actuaciones y acciones de tutela, AJ-GC-P3 versión 3, vigente desde el

providencias judiciales.

11/08/2016: "Recibir copia del Presentar las demandas ante la Jurisdicción a radicado de comunicación y junto la que pertenece el Municipio donde se ejecutó o con el fallo se archiva de acuerdo a debió ejecutarse el Convenio, para dar lo establecido en el Procedimiento cumplimiento al Factor territorial contemplado en Organización del Archivo de Gestión."

el numeral 4 del ad 156 del CPACA., evitando así, desgaste y pérdida de tiempo al ser presentadas SIN en Circuitos Judiciales que no son los OAJ

3- Se viene ejerciendo adecuada defensa de los intereses del

competentes.

Ministerio, lo cual se refleja en la 17- Como quiera que la información remitida por la oportuna contestación de las tutelas OAJ respecto de las demandas, no permitió con interposición de excepciones verificar en el eKOGUI la totalidad de la muestra debidamente fundamentadas, así (solo se verificó 3 de los 13 seleccionados) se como interposición oportuna de los recomienda actualizar la información para que se recursos de ley en las demás pueda efectuar un adecuado seguimiento a cada acciones judiciales. proceso.

CUADRO RESUMEN DE LA VISITA:

A continuación se presenta un cuadro que contiene el resumen de las Fortalezas, Observaciones, Recomendaciones o tip's de autocontrol y Dependencias vinculadas, como resultado de la visita de asesoría, evaluación y seguimiento que realizó la Oficina de Control Interno a la Subdirección de Infraestructura; citando que después de allegados y analizados los soportes, quedan en firme las siguientes observaciones para la elaboración del Plan de Mejoramiento:

PLAN DE ACCIÓN Y EJECUCIÓN PRESUPUESTAL



1- Revisar la información contenida en el Plan Estratégico Institucional y en el Plan de Acción con el fin de que no se presenten diferencias.

2-Revisar la información que se repite en las diferentes columnas del SIN Plan de Acción para que no se presenten inconsistencias.

OAP

3- Generar alertas y tomar las acciones pertinentes con el fin de lograr el cumplimiento del 100% de las metas al cierre de la vigencia.

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ANEXO 4


MinInterior Mns'eno del Inlenor

4- Tomar las medidas pertinentes que permitan la ejecución de los recursos asignados a los proyectos de inversión.

CONTRATACIÓN



VINCULADAS No se observaron informes de supervisión del

Ministerio, lo anterior incumpliendo con los señalado en el procedimiento de supervisión de la ejecución contractual — numeral 7 — presentar informes — el cual señala: "(...) para el caso de los supervisores de FONSECON deberán remitir los informes mensuales y de seguimiento máximo 10 días hábiles después de cumplido el mes de ejecución a la Subdirección de Gestión Contractual...".

No se observó la designación de apoyo a la supervisión, incumpliendo con lo señalado en la cláusula decima cuarta — supervisión — 1.1. Apoyos a la supervisión, que señala: "cuando el supervisor de infraestructura considere conveniente, designará por escrito, profesionales en ingeniería o arquitectura, para que se desempeñen como apoyo a la supervisión...".

Diferencia entre los porcentajes de obra en los informes de interventoría, lo anterior incumpliendo con lo señalado en Convenio Interadministrativo - cláusula decima quinta — interventoria — "(...) la interventoría de obra será la responsable entre otras obligaciones, de realizar las mediciones de campo, el cálculo de las cantidades y valores consignados en las diferentes actas de avance parcial y final",

No se observaron todas las pólizas, incumpliendo con lo señalado en la cláusula tercera, garantía única, que señala: "EL MUNICIPIO deberá ampliar la vigencia de la garantía única constituida para avalar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del Convenio..." y con lo señalado en el procedimiento de supervisión de la ejecución contractual, versión 2 — vigente desde el 21 de diciembre de 2017- actividad 3 — Suscribir acta de inicio y verificar la póliza de garantía — "(...) el supervisor y/o apoyo a la supervisión designado para realizar seguimiento del convenio, validara que las garantías que constituya la entidad territorial o Municipio amparen el convenio durante toda su ejecución y hasta la liquidación respectiva...".

No se evidencia que los informes de supervisión se estén enviando mensualmente a la Subdirección de Gestión Contractual, lo anterior, incumpliendo con lo establecido en el procedimiento de supervisión de la ejecución contractual, versión 2 — vigente desde el 21 de diciembre de 2017 — actividad 7 — presentar informes — "(...) la presentación de informes del contratista/convenido y el supervisor, aquellos deberán presentase mensualmente dentro de los siguientes 5 días hábiles iniciales al mes".

Plan de Choque en materia de "archivo" a efectos de generar organización y cumplimiento de la Ley 594 de 2000 o Ley de archivo.

Se recomienda que el supervisor esté atento en verificar que las fechas de cobertura de las pólizas que amparan prórrogas inicien desde la fecha de suscripción del convenio y no desde la fecha de cada prórroga.

Unificar el formato en el que el Municipio debe rendir los informes de Supervisión al Ministerio.

SGC

SIN

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ANEXO 4


MinInterior

GESTION HUMANA



6- Se observó una (1) Hoja de Vida desactualizada y una (1) no aparecen en el aplicativo S1GEP, lo anterior incumpliendo con lo señalado en el Decreto 1083 de 2015, en su artículo 2.2.5.1.9 Declaración de bienes y Rentas y Hojas de vida, "(...) deberá ser actualizada cada año o al momento del retiro del servidor."

Realizar la revisión de las hojas de vida de los funcionarios de planta para llevar a cabo la publicación y/o actualización de las mismas en el SIGEP, ya que fue evidente la falta de control en este tema tanto de la SIN como de la SGH.

SIN SGH

COMISIONES



7-Persiste el incumplimiento en el tiempo de legalización de las comisiones tal como lo señala la Resolución N°. 1737 de 2011 en sus artículos 17 y 18, la CIR16-000000012-SEC-4000 del 15 de febrero de 2016, ya que "Las comisiones de servicio de gastos y desplazamiento deben ser legalizados dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al término de la misma", y reiterada mediante la CIR18-24-SEC-4000 del 7 de mayo de 2018 y el procedimiento "...Comisión de Servicios al Interior y al Exterior" Versión 7 y Versión 8 en los numerales 6.05 y 5 respectivamente.

Establecer controles para que se cumpla la normatividad en cuanto a la legalización de las comisiones, ya que es un tema recurrente.

SIN

PQRSD



VINCULADAS 8 - Se evidencia el incumplimiento a lo señalado en la Resolución 252 de 2013 en su articulo 11 literal e: "los Viceministros, Secretario General, Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina, Coordinadores y Supervisores de/personal vinculado mediante contrato de prestación de servicios serán responsables de hacer seguimiento, controlar y dar las respuestas a los derechos de petición que se remitieran por competencia a sus respectivos despachos u oficinas y garantizaran que el tramite quede cerrado oficialmente en el sistema de correspondencia SIGOB.".

Dar cierre a las PQRSD tanto del aplicativo SIGOB como en el aplicativo PQRSD, sea porque se dio respuesta o porque no la requería.

Expedir un procedimiento para el uso del aplicativo de PQRSD.

SIN 01PI

TRAMITES Y SERVICIOS



VINCULADAS

1- Se observa el cumplimiento e interés en mantener informado al ciudadano, así como el trabajo en equipo con la Oficina de Información pública,

Identificar las características y necesidades de los usuarios de la Subdirección de Infraestructura de acuerdo con los ejes temáticos institucionales de servicio (Servidores, Procesos y Procedimientos e Instituciones), con el fin de mejorar la estrategia de Gobierno Digital y procesos misionales del Ministerio del Interior.

SIN 01PI

LEY DE TRANSPARENCIA



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30/08/2018

Elaboró:

aria Rincón Echeverry.



ANEXO 4


Mininterior M,n'enoo del .11«,or

9- Se observa el incumplimiento de lo señalado en el principio de la divulgación proactiva de la información, establecido en el artículo 3 de la Ley 1712 de 2014, el cual señala: "El derecho de acceso a la información no radica únicamente en la obligación de dar respuesta a las peticiones de la sociedad, sino también en el deber de los sujetos obligados de promover y generar una cultura de transparencia, lo que conlleva la obligación de publicar y divulgar documentos y archivos que plasman la actividad estatal y de interés público, de forma rutinaria y proactiva, actualizada, accesible y comprensible, atendiendo a límites razonables del talento humano y recursos físicos y financieros". Lo anterior, debido a que no se está cumpliendo a cabalidad con la publicación de las categorías de: Mecanismos de contacto con el sujeto obligado; Información de interés; Estructura orgánica y Talento humano; Normatividad del orden Nacional; e Instrumentos de gestión de información pública.

Actualizar permanentemente y publicar la información en el link de Transparencia de acuerdo a lo establecido en la matriz de la Procuraduría General de la Nación y por el Mintic.

Brindar información a la 01PI para el diligenciamiento del Formulario de Activos de Información, de las publicaciones al interior de la Subdirección y de los nombres de las Agremiaciones, Asociaciones y otros grupos de interés.

SIN 01P1

ASUNTOS JURIDICOS



Cumplimiento de la actividad No. 15 del procedimiento para contestar acciones de tutela, AJ-GC-P3 versión 3, vigente desde el 11/08/2016: "Recibir copia del radicado de comunicación y junto con el fallo se archiva de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento Organización del Archivo de Gestión."

Se viene ejerciendo adecuada defensa de los intereses del Ministerio, lo cual se refleja en la oportuna contestación de las tutelas con interposición de excepciones debidamente fundamentadas, así como interposición oportuna de los recursos de ley en las demás acciones judiciales.

Mantener las carpetas de las demandas actualizadas con los soportes de las actuaciones y providencias judiciales.

Presentar. las demandas ante la Jurisdicción a la que pertenece el Municipio donde se ejecutó o debió ejecutarse el Convenio, para dar cumplimiento al Factor territorial contemplado en el numeral 4 del ad 156 del CPACA., evitando así, desgaste y pérdida de tiempo al ser presentadas en Circuitos Judiciales que no son los competentes.

Como quiera que la información remitida por la OAJ respecto de las demandas, no permitió verificar en el eKOGUI la totalidad de la muestra (solo se verificó 3 de los 13 seleccionados) se recomienda actualizar la información para que se pueda efectuar un adecuado seguimiento a cada proceso.

SIN OAJ

LiziE athalia Ro.as orero.

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MinInterior MnIveno del Inteny

ouom Ig914-1 Claudia Viviana Molina Barón.

n Mora Miguel Ángel Alar

Jefe Ofi ina de Control Interno

Víctor Raúl Hugueth Olarte.

Revisó:

é Franc sco García é dez.

Apr

1-01171; Tu



ANEXO 4


código: sc-p-02-f-04 formato informe de auditoria ... · estudio y estimación de la información....

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