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8/18/2019 Caso práctico3 organigramay Departamentalización2016.pdf

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Caso práctico: Organigrama y Departamentalización

CASO: VINOS BRAVO

INTRODUCCION

Las Canarias son conocidas como las islas afortunadas, por el clima que disfrutanlos doce meses del año; por esto no es de extrañar la avalancha turística queconstantemente las invade. Esta cantidad de turistas, no solamente peninsulares,sino de toda Europa y últimamente del resto del mundo.

Pedro Bravo, consciente de esta deficiencia, fundó en 1948 una casa importadoray distribuidora de vinos. Sus mercancías tuvieron una gran acogida no solamenteentre los turistas, sino también entre los lugareños.

En 1970, dada la creciente afluencia de turismo extranjero, vinos Bravo comenzó aimportar vinos europeos; la aceptación de éstos fue reducida y desigual. Por

ejemplo, los vinos italianos no encontraron mercado, mientras que los blancos delRhín tuvieron mejor acogida de lo esperado. Ahora se conoce mejor el mercado, yla demanda real no difiere sustancialmente de nuestras previsiones. Los vinosextranjeros más solicitados son los burdeos y los beaujolais, de los que semantiene un suministro, pequeño pero constante, a los principales hoteles de lasislas. Los vinos extranjeros suponen en la actualidad el 7% de la facturación.

Vinos Bravo, aunque tiene sus oficinas en Las Palmas, distribuye. Los vinos queimporta por todo el archipiélago, disponiendo en la actualidad de 34 bodegassalpicadas por todas las islas.

ENTREVISTA CON PEDRO BRAVO – DIRECTOR GENERAL

Tengo entendido que quieren ustedes investigar detalladamente nuestras necesidades

para un nuevo sistema informático. Pero antes de que lo hagan quisiera hablarle durante

media hora, para estar seguro de que comprende el funcionamiento de nuestra empresa,

y qué partes de ésta necesitará investigar. Los últimos analistas de sistemas con los que

estuvimos en contacto trajeron un montón de papeles que no había quién los entendiese.

Me gustaría revisar su trabajo, a nivel de dirección por supuesto, varias veces durante el

proyecto.

Nuestro negocio consiste en la importación, distribución y venta al por mayor de vinos a la

industria hotelera y al comercio. Parte de lo que vendemos se encuentra en nuestras

bodegas, tenemos 20 en la provincia de Gran Canaria y 14 en la Tenerife. El negocio más

rentable, sin embargo, nos viene de la venta anticipada, es decir vender la mercancía antes

de que llegue a puerto estos vinos, que se conocen como “Stock flotante”, se envían

directamente al cliente desde puerto.

Como usted sabe, toda la administración se lleva desde aquí, en nuestra oficina central en

la Palmas, y queremos que siga así, parece que a los muchachos de las bodegas no se les

da demasiado bien el papeleo, le impresionaría ver los documentos que nos mandan,

como si una manada de camellos les hubiese pasado encima.

Mi mano derecha es Alejandro Herrero, del departamento de compras, que es quiennegocia con nuestros proveedores de vino. Los proveedores le envían los catálogos de vino



que tienen disponible, y cuando cierra un trato, ellos extienden un contrato formal. En

este contrato especifican la fecha, o fechas, en que se embarcaran el vino y la descripción

de las remesas que envían. Entonces Herrero, o yo mismo, lo firmamos en nombre de la

compañía. Después, Herrero o su ayudante, Felipe Gómez, informan a los departamentos

de Fletes, Control de Stock, Ventas sobre los contratos que se han firmado.

Cada vez que sale un barco los consignatarios de buques mandan el parte de navegación y

los conocimientos de embarque, al recibir estos Antonio Gonzáles, del departamento de

fletes, avisa a los departamentos de Control de Stocks y ventas de que el vino está en

camino enviándoles la hoja de embarque. Cuando atraca un barco el superintendente del

puerto y el agente de aduanas comprueban los envíos asegurándose de que se ajusten a

los conocimientos de embarque originales. Si esto no es así, se refleja en la nota de

desembarque que nos sirve para preparar las reclamaciones contra la naviera, o en

ocasiones contra el proveedor. Es necesario que el departamento de control de Stocks

conozca la existencia de todas las notas de desembarque ya que ellos llevan el control de

todo el vino que se queda en los muelles.

He olvidado hablar de Guillermo Murga, el jefe de Ventas. Él es quien se encarga de

organizar los pedidos de los clientes. Últimamente estamos recibiendo un gran volumen de

pedidos, por lo que nos hemos visto obligados a contratar a tres nuevos empleados para

hacer frente a todo el papeleo relacionado con la confirmación de estos pedidos, y con la

preparación de las notas de venta que el departamento de control de Stocks necesita.

Recuerde que nuestra primera prioridad es la venta anticipada del stock flotante, lo que

significa que ese vino no debe pisar nunca nuestras bodegas; esto simplifica mucho todo el

proceso. Los vendedores se encargan de que los clientes sepan que vino tenemos

disponible para la venta; a mí también me pasan esa información.

Supongo que se da cuenta de lo importante que es el departamento de control des stocks.

Cada vez que reciben una nota de venta emiten un pedido interno que envían al

departamento de contabilidad; también guardan una copia para ellos. Después Claudio

Flores, jefe de control de stocks, manda una orden de entrega, que autoriza al puerto a

liberar una remesa para un transportista o un cliente; esto asegura una máxima rapidez de

entrega en las ventas por anticipado. Si interviene un transportista, este también recibe

una copia de la orden de entrega. Cuando ya se ha recogido el vino, del puerto nos

mandan una nota de entrega para que podamos informar a nuestro departamento de

contabilidad de que se ha recogido la mercancía y que se puede facturar. Flores asigna el

vino que no se ha vendido a una bodega, e informa al departamento de ventas que ya no

se puede hacer una venta anticipada. Al recibir el vino, la bodega nos manda una nota de

recepción que nos dice donde está almacenado y en qué condiciones está, para que así el

departamento de control de stocks pueda llevar al día las hojas de stock de las bodegas.

Cuando se vende vino de una bodega, ésta, después de despacharlo, manda una nota de

entrega al departamento de Control de Stocks, ellos actualizan los archivos y hacen saber a

contabilidad que hay que facturar ese pedido.

Ya estamos parcialmente mecanizados, en el departamento de contabilidad utilizan unInfo-Data 17 desde hace cinco años. Esto nos ahorra mucho tiempo, desde hace cinco



años. Esto nos ahorra mucho tiempo, lo que me permite conocer los impagados; algunos

clientes tardan mucho en pagar. Me gustaría atar todos los cabos que queden sueltos,

pero resulta difícil con nuestro volumen de trabajo. Rubén y Juanito son quienes preparan

los datos para la facturación y los que procesan cobros.

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

ENTREVISTA CON ALEJANDRO HERRERO

El jefe, es decir, el señor Bravo, dice que usted necesita saber lo que pasa en nuestro

departamento. Nuestro Trabajo es muy especializado, como usted sabe. Yo no estoy

seguro de que sus ordenadores vayan a ser de mucha ayuda aquí, Normalmente el jefe

echa un vistazo a sus informes los viernes por la tarde, calcula la cantidad de vino que

tenemos que conseguir, y nos da sus previsiones los lunes por la mañana. A veces, sobre

todo cuando come con algunos de sus amigos, consigue información sobre algún nuevo

negocio en el ramo de la Hotelería, lo que quiere decir más clientes para nosotros. Siempreque se entera de algo sí nos dice la demanda que prevé. Todas estas previsiones las

anotamos en el libro de requisitos.

Los proveedores nos mantienen informados del vino que tienen disponible y de las

condiciones en que lo venden. La última versión de estos catálogos la guardamos por si

surge alguna previsión.

Siempre que llega un catálogo o una previsión, se mira en el libro de requisitos o en los

catálogos, por si se puede hacer un pedido. Los pedidos a proveedores en realidad son

contraofertas en las que establecemos en qué términos nos interesaría su mercancía y

cuanta estaríamos dispuestos a pedir en esas condiciones. Las copias de todos estos

pedidos se archivan en ese armario de ahí, en espera de que sus condiciones sean

aceptadas y el proveedor nos envié un contrato. Cuando recibimos un contrato, Felipe

Gomes lo compara con el pedido original, para asegurarse de que no se nos está cobrando

más de lo estipulado, y también se asegura de que toda la información necesaria aparezca

en el contrato. Si todo está en orden me lo da para que lo firme. Gómez prepara las cuatro

copias azules, tres se reparten a los departamentos de Fletes, Control de Stocks y Ventas, y

la otra la archivamos aquí. Perdón, no le he dicho que la copia azul es un documento

interno con los datos esenciales del contrato. Pues bien, como le iba diciendo, las copias

azules se distribuyen a los departamentos afectados, y el contrato firmado se devuelve alproveedor.

Cuando hemos aceptado un contrato, tachamos la previsión del libro, y todas las semanas

miramos a ver si hay alguna previsión en el libro que lleva pendiente más de un mes. Si

hay, la añadimos al final del informe de compras que se envían al jefe. El informe de

compras es un resumen de la actividad de nuestro departamento en el que se detallan los

contratos firmados y las previsiones no cubiertas.

DEPARTEMENTO DE VENTAS: ENTREVISTA CON GUILLERMO MURGA

Mis hombres aquí se encargan de informar a nuestros clientes de las remesas de vino queestán disponibles, para la venta por anticipado, y después se pasan la mayor parte del



tiempo fuera de la oficina buscando nuevos pedido. Además en cada bodega hay

destacado un vendedor que se encarga de la venta del vino ahí almacenado.

Los pedidos de los clientes los recibimos por correo, o a veces en mano. Ocasionalmente

se recibe algún pequeño pedido, o un pedido urgente, del vino que tenemos en nuestras

bodegas. Estos pedidos se pasan directamente al vendedor de la bodega correspondiente.Sin embargo, la mayoría de los pedidos son para venta anticipada, es decir, para el vino

que está aún en camino.

Cada pedido anticipado se comprueba primero en el archivo de morosos, y si éste nos da

luz verde lo apuntamos en la hoja de embarque o en el contrato contra el conocimiento

de embarque que corresponda. Las ventas por anticipado se hacen siempre por remesas

completas, es decir, por conocimientos de embarque completos. Una vez registrados el

pedido, Alberto Martín prepara una nota de venta y la carta de confirmación al cliente. La

nota de venta se la enviamos a Claudio Flores, del departamento de Control de Stocks, que

es quien lleva todo lo relacionado con las existencias y las entregas a clientes.

El departamento de Fletes nos tiene al corriente del cargamento que está en camino

mediante las copias de las hojas de embarque, y el departamento de compras nos manda

las copias de los contratos. Archivamos unas y otras para conseguir así información

inmediata del vino que disponemos para vender por anticipado. El jefe nos dice a qué

clientes no hay que dar crédito, con lo que mantenemos actualizado el archivo de

morosos. Al jefe le gusta que mantengamos informado del vino que hay a la venta.

1. Plantee un posible organigrama2. Determine su tipo de organigrama y

departamentalización que más le conviene



Parte 2:

Determine el tipo de organigrama ydepartamentalización de las siguientes organizaciones

¿Cuántos niveles tienen cada organigrama?



Departamentalización

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