Caso de sucesso Microsoft

RTP escolhe Microsoft Exchange Server

como plataforma de email e de colaboração

Sumário País: Portugal

Sector: Broadcasting

Perfil do Cliente

A RTP, Rádio e Televisão de Portugal, é a

empresa que opera os canais públicos de

rádio e de televisão. Desde a reestruturação

realizada em 2004 que a empresa agrupa as

empresas públicas de rádio e televisão (RDP

e RTP, respectivamente) que até à data eram

empresas distintas e juridicamente indepen-

dentes

Situação do Negócio

Para assegurar o serviço público de rádio e de

televisão, a RTP conta com uma estrutura

geograficamente dispersa e com grandes

necessidades de comunicações rápidas e

fiáveis.

Solução

De forma a suportar cerca de 3000 utilizado-

res e 3500 caixas de email, a empresa subs-

tituiu totalmente o sistema OpenSource que

possuía por uma solução baseada em tecno-

logias Microsoft.

Benefícios

Integração entre Outlook e Exchange

Facilidade de acesso ao email do exterior

Partilha de calendários

Maior segurança e fiabilidade do sistema

Integração com Active Directory

Com o Exchange Server e a virtualização do datacen-

ter, construímos alicerces nos quais vamos poder cri-

ar muitos novos projectos, desde a colaboração às

comunicações unificadas.‖

— Fernando Albuquerque, Director de Sistemas de Informação da RTP

A RTP, Rádio e Televisão de Portugal, é a empresa que opera os

canais públicos de rádio e de televisão. Desde a reestruturação

realizada em 2004 que a empresa agrupa as empresas públicas

de rádio e televisão (RDP e RTP, respectivamente) que até à data

eram empresas distintas e juridicamente independentes.

Para assegurar o serviço público de rádio e de televisão, que en-

globa não apenas os canais transmitidos em Portugal mas também

canais e programação transmitida via satélite para as comunida-

des portuguesas espalhadas pelo mundo, a RTP conta com uma

estrutura geograficamente dispersa e com grandes necessidades

de comunicações rápidas e fiáveis.

De forma a suportar cerca de 3000 utilizadores e 3500 caixas de

email, a empresa substituiu totalmente o sistema OpenSource que

possuía por uma solução baseada em tecnologias Microsoft.

Situação

Quando Fernando Albuquerque, Director de

Sistemas de Informação da RTP, recorda

aquele que era ainda há pouco tempo o

sistema de correio electrónico da RTP, quase

que tem dificuldade em imaginar como é que

―uma ‗casa‘ tão grande e com tantas neces-

sidades de comunicação como esta conse-

guia funcionar assim‖.

―Há coisas que hoje são perfeitamente ba-

nais mas que para nós não eram‖, recorda.

―Por exemplo, tudo o que é organização do

trabalho em equipas a partir de calendários

comuns simplesmente não exista; imagine-se

o que isso significava numa organização tão

grande e complexa como esta…‖

A situação que a RTP vivia até ao início de

2010 era mais simples de descrever de

forma negativa. ―Não tínhamos uma forma

simples de estabelecer quotas nas caixas de

correio nem conseguíamos criar regras in-

bound/outbound – sempre que alguém se

lembrava de enviar um anexo com 100 MB,

lá ficava o servidor ‗pendurado‘‖ recorda este

responsável.

Daniel Santos, responsável pela gestão da

infra-estrutura de TI da RTP explica que o

sistema que a empresa tinha até ao final de

2009 era um servidor baseado em Linux com

o software OpenSource Stalker. ―A versão

que tínhamos nem sequer era gratuita, era

uma versão licenciada, com suporte, mas

que fornecia apenas serviços de email muito

básicos, com POP3 e IMAP mas com zero

funcionalidades: não tínhamos calendários,

não tínhamos invites, não havia nada… Era

um sistema que já vinha da RDP e, na verda-

de, o da RTP era ainda pior – tínhamos

Sendmail puro‖.

Quando a acessos externos, estes eram

possíveis, mas ―para quem tinha POP3 aqui,

e uma vez que o email ficava no cliente,

quando chegava a casa não tinha qualquer

acesso ao correio electrónico‖, explica Daniel

Santos. ―Aliás, o contrário era ainda pior, pois

se as pessoas descarregavam o email em

casa depois também não tinham acesso a

ele quando chegavam ao local de trabalho‖.

De qualquer forma, este era o menor dos

problemas, uma vez que a interface de aces-

so via Webmail era tão diferente e tão pouco

user friendly que não eram muitos os colabo-

radores da empresa que a usavam.

―Mais grave era o facto de termos um servi-

dor de email com o qual não havia qualquer

redundância nem replicação de dados e em

que o próprio backup da informação era

difícil de realizar‖, refere Daniel Santos.

Finalmente, o sistema apresentava também

grandes deficiências na integração com o

resto da infra-estrutura de TI da empresa.

Fernando Albuquerque refere a este respeito

a falta de integração com o Active Directory e

os problemas com a falta de segurança com

os acessos realizados a partir do exterior.

Solução

Em meados de 2009, a RTP decidiu realizar

uma série de projectos internos de moderni-

zação do seu sistema de TI e para o qual a

implementação de um servidor Microsoft

Exchange era o alicerce.

Isto criou a oportunidade de avançar de

imediato para a renovação completa do

serviço de correio electrónico, muito embora

o projecto incorporasse outras tecnologias

Microsoft e o suporte para outras vertentes,

nomeadamente soluções de colaboração

(com o SharePoint Server) e até de Comuni-

cações Unificadas (com o Office Communica-

tions Server).

Fernando Albuquerque explica que a oportu-

nidade surgiu no âmbito da renegociação do

―Com o Exchange podí-

amos também imple-

mentar a mesma interfa-

ce nos acessos a partir

do exterior, com o OWA

[Outlook Web Access]. O

Outlook e o Exchange

estão feitos um para o

outro‖.

Fernando Albuquerque, Director de Sistemas

de Informação da RTP

licenciamento Enterprise Agreement com a

Microsoft, o qual englobava uma série de

software e tecnologias cuja implementação

não iria envolver custos adicionais na verten-

te do licenciamento do software.

É o caso da tecnologia de virtualização da

Microsoft, Hyper-V, incluída no Windows

Server 2008 R2. ―Decidimos desde logo que,

para suportar todos os projectos que tínha-

mos decidido lançar, iríamos começar por

realizar a virtualização do datacenter, o que

serviria de alicerce a tudo o resto‖, explica o

responsável pelo departamento de TI da RTP.

A partir do momento em que a RTP decidiu

avançar com os diversos projectos, ―deixou

de fazer qualquer sentido sequer pensar em

recorrer a soluções baseadas em software

OpenSource‖, admite Daniel Santos. E dá

como exemplo o caso do Exchange. ―O Ex-

change Server foi para nós uma escolha

natural porque mesmo com a solução Open-

Source anterior, em que tínhamos o servidor

de email baseado em Linux, o front-end era

já o Outlook, e esta era a interface a que

todos os utilizadores estavam habituados e

com a qual estavam familiarizados‖.

―Contudo‖, refere Daniel Santos, ―o que se

passava é que estávamos a usar o Outlook

mas sem todas as funcionalidades de que

podíamos dispor no caso de termos o Ex-

change como servidor de email. Além disso,

com o Exchange podíamos também imple-

mentar a mesma interface [o Outlook] nos

acesso a partir do exterior, com o OWA

[Outlook Web Access]. O Outlook e o Exchan-

ge estão feitos um para o outro‖, conclui.

Fernando Albuquerque acrescenta outra

razão pela escolha da Microsoft: ―ao decidir-

mos que precisávamos de uma plataforma

colaborativa, em que iríamos implementar,

além do Exchange, o Sharepoint e o OCS, não

havia qualquer alternativa no mercado ao

que a Microsoft oferece enquanto plataforma

integrada‖.

Mesmo olhando estritamente em termos de

custos, nada haveria a ganhar em optar por

uma solução OpenSource. ―Tudo o que preci-

sávamos, desde o software servidor e a

virtualização até ao Exchange a todas as

outras peças da solução, estavam incluídas

no Enterprise Agreement que já possuíamos

– bastou aproveitar o que já tínhamos‖, diz

Fernando Albuquerque.

Daniel Santos acrescenta que ―é preciso

lembrar que o OpenSource não é propria-

mente gratuito quando olhamos para lá do

licenciamento do código propriamente dito:

tudo o que é suporte, manutenção, novas

versões, nada disso é grátis no OpenSource…

Mesmo que haja uns carolas que nos aju-

dam, nada disso funciona de forma muito

profissional. Não há roadmap de desenvolvi-

mento, não há garantia de continuidade, não

há nada disso.‖

―Além disso‖, continua Daniel Santos, ―o que

tínhamos era tudo tão básico que era impos-

sível pensarmos em montar um sistema de

colaboração funcional e eficiente a partir dali

– iríamos estar sempre limitados no que

poderíamos fazer‖.

Definido o caminho a tomar, o departamento

de TI da RTP, em colaboração directa com a

própria Microsoft Portugal e com o parceiro

Mainroad, implementaram a migração do

sistema de email – num total de cerca de

3500 caixas de correio electrónico – de Linux

para Exchange Server 2010 a correr sobre

Windows Server 2008R2 numa infra-

estrutura virtualizada com Hyper-V.

Numa primeira fase existem cinco servidores

físicos sobre os quais são criadas todas as

máquinas virtuais necessárias. Para o projec-

to de Exchange foram criadas cinco máqui-

nas virtuais – duas para processamento de

―Ao decidirmos que pre-

cisávamos de uma plata-

forma colaborativa, em

que iríamos implemen-

tar, além do Exchange, o

Sharepoint e o OCS, não

havia qualquer alternati-

va no mercado ao que a

Microsoft oferece en-

quanto plataforma inte-

grada‖.

Fernando Albuquerque, Director de Sistemas

de Informação da RTP

front-end, duas de back-end para replicação

de dados e uma quinta para publicação

segura no OWA, de forma a criar um canal

seguro e, na prática, um firewall entre os

acessos do exterior e o servidor de Exchange

propriamente dito.

A migração colocou alguns desafios ao de-

partamento de TI da RTP, por duas razões

principais. Primeiro, pela completa falta de

ferramentas de migração e extracção de

dados do sistema antigo; depois, porque

numa empresa como a RTP, existem mais de

600 jornalistas que dependem do email. Ou

seja, a migração teria de ser rápida e de

forma a não provocar quebras no serviço.

No final, tudo correu como o previsto. ―O

facto de termos o sistema todo virtualizado

não nos provocou qualquer ansiedade‖,

reconhece Daniel Santos, que tinha já fica

muito bem impressionado com a demonstra-

ção da tecnologia Hyper-V no evento Tech-

Days organizado pela Microsoft em Lisboa

em 2008.

―Percebemos que tecnicamente, a solução

estavam onde nós precisávamos que esti-

vesse‖, explica. ―Além disso, com um licenci-

amento como o nosso, a virtualização com

Hyper-V fica muito mais barata do que com

qualquer outra solução, pois podemos criar

um número ilimitado de máquinas virtuais

sendo que cada uma delas tem desde logo

uma licença do sistema operativo sem custos

adicionais‖.

Uma vez montada a infra-estrutura, foi ne-

cessário ao departamento de TI da RTP criar

scripts com os quais foi feita primeira a

extracção e exportação dos dados das caixas

de email para XML. O resto da migração foi

depois feito através do Exchange Transporter

Suite.

―O maior trabalho foi a criação dos scripts

para a extracção e formatação dos dados de

forma a que pudéssemos realizar depois a

migração‖, diz Daniel Santos. ―Tudo ficou

montado em Outubro de 2009 e depois

fomos realizando vários testes de carga

exaustivos para nos certificarmos de que

tudo estava bem‖.

No final, a migração total propriamente dita

foi realizada apenas numa noite e sem que-

bra no serviço. Segundo Daniel Santos, ―co-

meçámos a migrar todas as caixas às 22H00

de um domingo e às 6H00 da manhã da

segunda-feira seguinte os utilizadores ao

abrirem o Outlook já tinham todo o correio no

Exchange‖.

Benefícios

Face ao sistema anterior baseado em Linux e

software OpenSource, a diferença com a

solução Exchange não podia ser mais dramá-

tica – embora muitas das novas funcionali-

dades sejam sentidas sobretudo ao nível da

gestão e administração e, como tal, transpa-

rentes para os utilizadores finais.

Ainda assim, garante Fernando Albuquerque,

―o primeiro feedback positivo que tivemos

dos utilizadores foi com o front-end de aces-

so do OWA. Onde antes havia uma interface

de webmail arcaica, agora os utilizadores têm

praticamente a mesma funcionalidade do

cliente Outlook que estão habituados a usar

nos seus computadores‖.

Mas é ao nível do próprio servidor que as

diferenças são mais dramáticas, como expli-

ca Daniel Santos. ―Agora temos uma flexibili-

dade total na criação e gestão de contas;

cada utilizador pode ter várias contas, pode-

mos criar listas de distribuição, determinar

facilmente quotas por tipo de utilizador asso-

ciando com as Organization Units do AD. No

outro sistema era quota única ou era preciso

definir caso a caso, tudo isto era muito difícil

e, nalguns casos, era mesmo impossível.

Aliás, havia muitos utilizadores que já se

―O primeiro feedback

positivo que tivemos dos

utilizadores foi com o

front-end de acesso do

OWA. Onde antes havia

uma interface de

webmail arcaica, agora

os utilizadores têm prati-

camente a mesma fun-

cionalidade do cliente

Outlook que estão habi-

tuados a usar nos seus

computadores‖.

Fernando Albuquerque, Director de Sistemas

de Informação da RTP

afastavam do nosso sistema de email mas

que agora já voltaram a usá-lo.‖

Este responsável salienta também os benefí-

cios da integração do Exchange com o Active

Directory (AD), o que permite usar um siste-

ma único de autenticação. ―Os utilizadores

fazem login ao sistema e não precisam de

voltar a introduzir qualquer outra password

para utilizar novos recursos‖, diz Fernando

Albuquerque.

―Aliás este era um problema recorrente no

sistema anterior, especialmente com o help

desk: chegávamos a estar ao telefone com o

utilizador para descobrirmos passada meia

hora que a password que estava a ser usada

para aceder a determinado recurso era a

errada!‖

No entanto, a integração não é só importante

com outras tecnologias da Microsoft, como é

o caso do AD. ―Temos uma aplicação de

gestão muito importante que usamos na RTP

e em que até agora não tínhamos hipótese

de criar qualquer tipo de integração com o

Outlook, mas que com o Exchange já vai ser

possível sem que tenha de haver processos

de mensagens específicos por aplicações‖,

refere Daniel Santos.

Daniel Santos salienta também os aspectos

de gestão e administração, não apenas do

Exchange mas também da infra-estrutura

virtualizada. ―Usamos o System Center para

gerir tudo e é realmente muito mais fácil, o

que nos poupa tempo e recursos humanos‖.

Além disso, o sistema é agora mais seguro e

fiável. ―O que tínhamos com o sistema ante-

rior com Linux e OpenSource era basicamen-

te um servidor físico sem qualquer fail-over,

uma vez que não era fácil implementarmos

mecanismos de replicação‖, explica Daniel

Santos. ―Agora temos dois front-ends a fazer

o processamento e dois back-ends só para a

replicação das bases de dados‖.

Também a segurança agora foi reforçada,

uma vez que existe um servidor específico

para publicação segura no OWA com o Fore-

front Threat Management Gateway (TMG). ―O

que está visível para o exterior‖, explica

Daniel Santos, ―é o TMG, nunca é o Exchan-

ge, o que permite criar acessos seguros e

perfeitamente isolados do sistema principal‖.

Fernando Albuquerque salienta novas funci-

onalidades que eram simplesmente impossí-

veis de implementar na solução anterior,

como é o caso do acesso ao email a partir de

―dispositivos móveis de qualquer marca,

desde Windows Phones até portáteis Macin-

tosh e iPhones‖.

Por outro lado, refere que o custo não é

superior ao da solução OpenSource. ―Na

verdade, o TCO [Total Cost of Ownership]

deve até ser menor, mas nem sequer é rele-

vante neste contexto, porque não estamos a

comparar coisas iguais – a funcionalidade

que temos agora é muitíssimo superior ao

que possuíamos‖.

Mas Fernando Albuquerque está já a olhar

para o futuro, nomeadamente no que diz

respeito ao suporte que esta plataforma

oferece para novos projectos que estão já a

avançar dentro da RTP, nomeadamente ao

nível das comunicações unificadas.

―O primeiro passo será implementar tudo o

que tenha a ver com Instant Messaging e

Videoconferência, o que facilita imenso a

comunicação interna dentro da organização‖,

afirma Fernando Albuquerque.

―Não só temos uma organização muito dis-

persa geograficamente, com delegações em

todas as capitais de distrito e nas Regiões

Autónomas, como até mesmo aqui dentro da

sede faz sentido usarmos estas tecnologias

para poupar tempo de deslocação entre

edifícios e gabinetes‖.

―Usamos o Microsoft

System Center para gerir

tudo e é realmente muito

mais fácil, o que nos

poupa tempo e recursos

humanos ‖.

Daniel Santos, responsável pela gestão da

infra-estrutura de TI da RTP

E conclui: ―Com o Exchange Server e a virtua-

lização do datacenter, construímos alicerces

nos quais vamos poder criar muitos novos

projectos desde a colaboração às comunica-

ções unificadas. O que temos aqui não tem

qualquer paralelo no mundo OpenSource.‖

Sobre a Microsoft Fundada em 1975, a Microsoft (Nasdaq

"MSFT") é líder mundial em software, servi-

ços e soluções para ajudar as pessoas e

empresas a alcançarem todo o seu poten-

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cesso visite a página:

http://www.microsoft.com/portugal/

business/grandesempresas.

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http://www.rtp.pt

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