Case Study

  Tetra Tech’s Cost Effective Outreach Webcasts for the Environmental Protection Agency 

 A major environment consulting firm trains thousands of geographically remote EPA stakeholders on water regulations and other topics using MediaPlatform WebCaster.   

 

IntroductionManaging water resources in the United States is a tremendous challenge that involves balancing the needs of communities with industry and government. The stakes are very high, though, with precious and limited fresh water supplies at risk, potentially affecting the health of millions of people.  At the heart of water management are a number of complex federal regulations that govern how water resources are managed, how wastewater is handled, and how the environment and public health are protected along the way.   

 

Tetra Tech (NASDAQ: TTEK) is a leading provider of consulting, engineering, and technical services worldwide. Tetra Tech is a diverse company, including individuals with expertise in science, research, engineering, construction, and information technology. The company’s strength is in collectively providing integrated services—delivering the best solutions to meet its clients' needs.   Tetra Tech is renowned for its leadership in water‐related services for public and private clients. Engineering News‐Record (‘‘ENR’’), the leading trade journal for the industry, has ranked Tetra Tech the number one water services firm for the past eight years, most recently in its April 25, 2011, ‘‘Top 500 Design Firms’’ issue. Tetra Tech, which had revenues of $2.6 billion in 2011, employs 14,000 people in 330 offices worldwide. 

 Tetra Tech, Inc.  a 14,000‐person environmental engineering and consulting company, uses webcasting to support EPA in its efforts to educate federal, state, local and tribal agencies; watershed practitioners and environmental organizations on the complex issues and evolving science surrounding water quality and watershed management.  To reach the most stakeholders as possible in a way that is cost‐effective, Tetra Tech uses MediaPlatform WebCaster software to conduct its EPA training webcasts.  

TheChallenge:ReachingaLargeAudiencewithCustomWebcastsTetra Tech’s webcast team faced a number of challenges in helping the EPA deliver its training and outreach programs.  The agency’s goals included reaching as many people as possible, presenting training from multiple internal and external experts, interacting with the audience, certifying attendance, and making archived versions of webcast available on‐demand. In technical terms, Tetra Tech’s webcasting solution needed to convert a phone signal into streaming Adobe® Flash® audio so that phone‐based presenters could have their voices seamlessly integrated with a streaming visual presentation over the Web. The presentations had to be available on virtually any browser, operating system or mobile device.   Each presentation required a different look and feel, document downloads 

1 | P a g e     m e d i a p l a t f o r m . c o m   

2 | P a g e     m e d i a p l a t f o r m . c o m   

and interactive features, such as surveys and polls.  Finally, the Tetra Tech team needed to be able to coordinate multiple presenters and ensure a smooth experience for a geographically distributed audience.     

TheWebCasterSolutionTetra Tech started its EPA webcast program in 2005 using traditional web conferencing tools.  In 2010, the company chose to upgrade its capabilities with MediaPlatform WebCaster software.  WebCaster is a cloud‐based platform that enables Tetra Tech to address all of its webcasting requirements and challenges.  WebCaster presentations feature multiple presenters on the phone, synchronized PowerPoint slides, surveys, polls, and Question and Answer.  

TotallyCustomWebcasts“At Tetra Tech, we like to provide our clients with a 

 

 all of our clients each have different needs 

fully customized, professional webcast product fromcradle to grave,” says Amber Siegel, Public Outreach Specialist at Tetra Tech.   “Our webcasts are great becauseand this system can accommodate those needs. Everyone has their own program, color schemes, and logos. Working with the WebCaster system, we are really able to customize the look and feel of every single event. And, with WebCaster we can preview everything in the system and make changes along the way. We can show our clients what the audience console is going to look like before we put it on. This gives us a lot of control and allows clients to make last minute changes easily.”  

Tetra Tech has been able to educate thousands of individuals on various water topics, including Clean Water Act regulations. Not only do webcast participants listen to the live broadcast, but the archive is accessed by thousands from the EPA website overtime.  Audience members have expressed appreciation for the cost effective training capabilities of the Tetra Tech webcasts.  “These webcasts have been a great resource small towns with no budget for travel or time to be gone. Thanks,” said a Tennessee based webcast attendee.  An EPstakeholder in Washington commented, “This was my first webcast. I learned a great deal of information that will be extremely helpful in getting my program up and running. Tvideos were very useful and should be included in future 

for 

A 

he 

A Tetra Tech‐produced EPA webcast, using MediaPlatform WebCaster software, featuring custom tabs for slide download and closed captioning. 

At Tetra Tech, we like to provide 

l dle to 

 really 

mber Siegel h Specialist  

our clients with a fully customized, professionawebcast product from cragrave.  Working with the WebCaster system, we areable to customize the look and feel of every single event.   APublic OutreacTetra Tech 

3 | P a g e     m e d i a p l a t f o r m . c o m   

sessions. More web casts would be great. This is a wonderful way to learn about new rules, regs, programs, and resources without having to travel to attend training.”  

OverseeingtheProductionwithWebCasterTetra Tech has a proven production management process for its EPA webcasts.  A dedicated production team handles all the details of the process, from speaker orientation, invitations, registration, tecustomization, “day of” logistics, and archiving.   On the day of the webcast, some presenters go to Tetra Tech’s Fairfax, Virginia, office where the webcast team is located.  Other presenters remain remote.  The 

WebCaster production management interface enables the webcast team to switch between multiple 

presenters in real time.   

mplate 

rs  the 

 Team activity flows through WebCaster’s production management interface. Shown in the figure, it enables multiple people to perform separate production roles simultaneously.   One team member is responsible for question and answer review and selection while another changes the PowerPoint slides.  A third team member manages communication with the presenteand a fourth handles technical support issues fromaudience.  

ArchivingandCertificationWebCaster is able to generate a certificate of attendance automatically to confirm that an audience member has viewed an EPA webcast.  The example shown in the figure typifies the kind of certificate that the system can produce. WebCaster also enables Tetra Tech to distribute PDF versions of the slide presentation to audience members.  After the live presentation, the webcast is archived so that others can watch it on demand.   Tetra Tech also provides Section 508‐compliant transcripts and closed‐captioning for those with visual impairments for each webcast in order to meet federal requirements under the Americans with Disabilities Act.  

Tetra Tech's webcast production team in action at the company's Fairfax, Virginia center. 

MediaPlatform WebCaster’s production management interface, which enables multiple production team members to collaborate on the presentation of a live webcast. 

Example of an attendance certificate automatically generated by WebCaster for an attendee of the EPA Stormwater Program Webcast Series. 

ConclusionThe net effect of this effort has been a significant improvement in local knowledge about water management – where it matters.  At the same time, the ability to train people remotely using technology has enabled Tetra Tech to save thousands of tons of CO2 emissions by reducing air and car travel for trainers and attendees.  Adrianna Berk Senior Environmental Scientist and Webcast Project Manager Tetra Tech, Inc. 

Tetra Tech considers its EPA webcasting program to be a success in helping the Agency reach its objective of cost‐effectively training numerous remote stakeholders. “A 2‐hour webcast can reach thousands,” says Adrianna Berk, Senior Environmental Scientist and Webcast Program Manager at Tetra Tech. “The net effect of this effort has been a significant improvement in local knowledge about water management – where it matters.  At the same time, the ability to train people remotely using technology has enabled Tetra Tech to save thousands of tons of CO2 emissions by reducing air and car travel for trainers and attendees.” As an archive posted on EPAs website it can reach thousands more at their convenience, including an international audience at a relatively low cost.  

 

 

About MediaPlatform, Inc. MediaPlatform, Inc. delivers best‐in‐class webcasting and media management technology to global enterprises and digital media producers.   MediaPlatform’s webcasting software enables high‐impact presentations for lead generation, corporate communications and training.  The company offers organizations the ability to take advantage of scalable cloud‐based computing, as well as on‐premises deployment, to present and manage rich media. With media management tools built on its platform, the company helps clients derive long term archive value from their investment in media content.     Copyright © 2012 MediaPlatform, Inc. 

  MediaPlatform, Inc. 8383 Wilshire Boulevard, Suite 750 Los Angeles, CA 90211 (310) 909‐8410 sales_inquiries@mediaplatform.com 

4 | P a g e     m e d i a p l a t f o r m . c o m