capitulo ii. marco teorico sobre sistemas...
TRANSCRIPT
1
CAPITULO II. MARCO TEORICO SOBRE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS A. GENERALIDADES La función de la planificación de sistemas en el ciclo de vida pretende identificar y
establecer prioridades acerca de las tecnologías y las aplicaciones susceptibles de
reportar un máximo beneficio a la empresa.
Entre sus sinónimos se incluyen planificación estratégica de sistemas, planificación
de Información y gestión de recursos de información.
No todas las organizaciones consideran la planificación de sistemas sé esta
haciendo cada vez más común al asumir a las empresas, cada vez con más fuerzas,
que los sistemas de información no deben evolucionar de forma aleatoria si no que
rigen por un plan.
Nadie discute la importancia de la revolución de la información. La cuestión es si la
tecnología de la información tendrá o no un impacto significativo en la competitividad
de las empresas si no cuando y como tendrá lugar este impacto.
Las empresas que no prevean la potencia de la tecnología de la información se verán
obligadas a aceptar los cambios iniciados por los demás y terminaran por
encontrarse en una posición competitiva desventajosa.1
ESTRATEGIAS PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS. El desarrollo de sistemas es una tarea que se puede manejar como proyecto; es
decir, debe tener un inicio y un fin, una secuencia de pasos o etapas y debe
ajustarse a un presupuesto.
Cada proyecto de desarrollo de sistemas es particular, pues nunca se presentarán
las mismas situaciones en dos proyectos, aunque éstos sean similares.
Para el desarrollador de proyectos de sistemas es de vital importancia conocer las
diversas metodologías que lo apoyarán a cumplir con las especificaciones del
proyecto.
1 JESÚS VAZQUEZ LLORENS. Systems Análisis and Desing Methods. México Editorial McGraw-Hill Interamericana Editores S. A .1996. Pág.220 IBSM: 970-104283-2
2
Las metodologías para el desarrollo de sistemas son:
• Método del desarrollo del análisis estructurado.
• Método del ciclo de vida para el desarrollo de sistemas.
• Método del prototipo de sistemas.
La estrategia de desarrollo consistirá en seleccionar el método adecuado a la
situación específica de cada proyecto para cumplir el objetivo efectiva y
eficientemente.
ACTIVIDADES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN Un sistema de información realiza cuatro operaciones básicas:
Entrada de información.
Almacenamiento.
Procesamiento de la información.
Salida de información.
Entrada de información: Es el proceso mediante el cual se alimenta de los datos
necesarios al sistema de información. Las entradas pueden ser manuales o
automáticas. Una entrada manual es aquella que proporciona directamente el
usuario por medio del teclado o cualquier otro dispositivo de entrada. Una entrada
automática es proporcionada por otro sistema o módulo.
Almacenamiento de información: Mediante esta operación el sistema guarda la
información generada. La información se guarda y clasifica en archivos. Estos
archivos son almacenados en algún dispositivo de almacenamiento, por ejemplo los
discos magnéticos, unidades de cinta o disco compacto.
Procesamiento de información: Es la capacidad del sistema para efectuar los
cálculos necesarios con los datos de entrada. Los cálculos son efectuados con base
en una secuencia de operaciones preestablecidas (programas). El procesamiento
puede llevarse a cabo con datos introducidos recientemente en el sistema o con
datos que ya se encontraban almacenados en archivos. El procesamiento de los
datos permite producir información para lograr el objetivo del sistema.
3
Salida de información: Consiste en el envío de información al exterior del sistema.
Esta información es el resultado del procesamiento o transformación de los datos. La
salida de información se realiza mediante un dispositivo de salida. La salida de
información de un Sistema puede ser la entrada de información a otro sistema.2
ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA La fase que debe enfrentar el analista tiene que ver con el análisis de las necesida-
des del sistema. De nueva cuenta, herramientas y técnicas especiales auxilian al
analista en la determinación de los requerimientos. Una de estas herramientas es el
uso de diagramas de flujo de datos para graficar las entradas, los procesos y las
salidas de las funciones del negocio en una forma gráfica estructurada. A partir de
los diagramas de flujo de datos se desarrolla un diccionario de datos que en lista
todos los datos utilizados en el sistema, así como sus respectivas especificaciones.
Durante esta fase el analista de sistemas analiza también las decisiones
estructuradas que se hayan tomado. Las decisiones estructuradas son aquellas en
las cuales se pueden determinar las condiciones, las alternativas de condición, las
acciones y las reglas de acción. Existen tres métodos principales para el análisis de
decisiones estructuradas: español estructurado, tablas y árboles de decisión.
En este punto del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista prepara una
propuesta de sistemas que sintetiza sus hallazgos, proporciona un análisis de
costo/beneficio de las alternativas y ofrece, en su caso, recomendaciones sobre lo
que se debe hacer. Si la administración de la empresa considera factible alguna de
las recomendaciones, el analista sigue adelante. Cada problema de sistemas es
único, y nunca existe sólo una solución correcta. La manera de formular una
recomendación o solución depende de las cualidades y la preparación profesional de
cada analista.
2 NOE ISLAS LÓPEZ. Análisis y Diseño de Sistemas. México Editorial McGraw-Hill Interamericana 2001. Pág.11 IBSN: 970-10-3378-7
4
CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS INFORMÁTICOS Los sistemas informáticos pueden clasificarse en función de los servicios que ofrece
su sistema operativo en:
A.1 SISTEMAS MONOUSUARIOS
Cuenta con las características siguientes: soportan a un usuario a la vez, no importa
el número de procesadores que tenga la CPU, no ofrecen la posibilidad de distinguir
a los distintos usuarios que pueden hacerse cargo del sistema y tienen acceso
ilimitado a todos los recursos.
A.2 SISTEMAS MULTIUSUARIO
Son capaces de dar servicio a más de un usuario a la vez, ya sea por medio de
varios terminales conectados al ordenador o por medio de sesiones remotas en una
red de comunicaciones. Los usuarios se registran al iniciar la sesión con un nombre _
usuario (login) con el que son identificados, en función de esta identidad se puede
restringir el acceso a determinados recursos.
A.3 SISTEMAS MONOTAREA
Cada usuario puede tener en ejecución un único proceso. Para ejecutar otro
programa deberá esperar a que finalice el proceso anterior.
A.4 SISTEMAS MULTITAREA
Permiten a un usuario tener varios programas en ejecución al mismo tiempo. Aunque
sólo haya un procesador en la CPU, éste repartirá sus tiempos de procesamiento
entre los distintos programas.
A.5 SISTEMAS MULTIPROCESO
Son capaces de utilizar más de un procesador que trabajan concurrentemente para
ejecutar distintos programas a la vez. MS-DOS es un sistema operativo monousuario
y monotarea, los sistemas actuales (Microsoft Windows, Linux, etc.) son sistemas
multiusuario y multitarea.
Existe otra clasificación de los sistemas informáticos atendiendo a cómo se accede a
sus servicios, como son los sistemas en red y distribuidos.
5
A.6 SISTEMAS EN RED
Es un sistema formado por varias máquinas, cada una con su sistema operativo. Que
se comunican entre ellas para compartir recursos (archivos en disco, impresoras,
etc).
El ordenador que ofrece sus recursos se llama servidor. Los usuarios de las otras
máquinas deberán saber cómo llegar hasta los recursos compartidos.3
A.7 SISTEMAS DISTRIBUIDOS
Son sistemas en red del tipo cliente/servidor, donde los componentes hardware y se
comunican y coordinan sus acciones únicamente mediante el paso de Mensajes a
través de protocolos de Internet.
A los recursos compartidos (archivos, impresoras, servicios Web, correo electrónico,
etc.) acceden los usuarios sin conocer su ubicación, sólo por su nombre.
El mismo servicio puede ser ofrecido por varios servidores repartidos por todo el
mundo y el cliente (usuario) llega hasta ellos mediante programas navegadores como
sí estuviesen en el propio equipo.
A.8 SISTEMAS DE GESTIÓN DE BASES DE DATOS RELACIONALES
Existen varios tipos de sistemas de gestión de bases de datos relacionales. Estos
sistemas pueden clasificarse según el modo en que estructuran sus registros. Los
primeros sistemas de gestión de bases de datos organizaban sus registros en
jerarquías o redes. Que sé implantaban acompañadas de índices y listas asociadas.
Pero en la actualidad, los sistemas de gestión de bases de datos que han obtenido
mayor éxito se basan en la tecnología relacional.
Las bases de datos relacionales utilizan un modelo destinado a simplificar
enormemente la visión de una base de datos por parte de los usuarios finales y los
programadores.
3 Alonso Juan Antonio; Blanco Arenal Santiago, Blanco Suaréz Santiago; Escribano Romo Roberto ; Pascual Tobar Santiago, Rodríguez Navarro Amor. Tecnologías de la Información y de la Comunicación 2005. p.66
6
CATEGORÍA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
El analista desarrolla diferentes o tipos de categorías de sistemas de Información
para satisfacer las necesidades de cada nivel de una empresa.
Las categorías más utilizadas hasta ahora son:
• Sistemas Transnacionales
• Sistemas de Información Gerencial
• Sistemas de Soporte a las decisiones
• Sistemas Estratégicos
• Sistemas Expertos
También existen otras clasificaciones más recientes más recientes donde se
destacan:
• Sistema de Automatización de Oficina
• Sistema de Información para Ejecutivos
• Sistemas de Planeación de Recursos Empresariales
Los Sistemas transaccionales también se les conocen como Sistemas de
procesamiento de transacción
Las transacciones más comunes incluyen:
• Facturación.
• Compra de mercancía.
• Pago a empleados.
• Depósito de cheques.
Los tipos de transacciones varían de acuerdo con el giro de la organización. Por
ejemplo: pago de cheques y recepción de depósitos son las transacciones en un
banco, las inscripciones son transacciones en una escuela, etc.
El procesamiento de transacciones es un conjunto de procedimientos que incluye las
actividades de:
• Cálculo.
• Clasificación.
• Ordenamiento.
• Almacenamiento y recuperación de información.
7
Los procedimientos describen qué buscar en cada transacción, los pasos a seguir y
lo que debe hacerse en caso de que se presente una excepción. Como estos
procedimientos forman parte de la operación de cualquier empresa, los sistemas
transaccionales son desarrollados para el nivel operativo de la organización. La
finalidad de este tipo de sistemas es mejorar las actividades rutinarias de las que
depende la organización.4
A.9 SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA
También se les llama sistemas gerenciales o sistemas de información gerencial.
Este tipo de sistemas ayuda a los administradores a tomar decisiones estructuradas
y resolver problemas del nivel medio de la empresa.
Los sistemas gerenciales recurren a los datos almacenados por los sistemas
transaccionales como consecuencia de las transacciones cotidianas de la empresa
para presentar la información a los administradores.
Estos sistemas organizan, filtran y totalizan los datos para entregar información en
forma periódica, generalmente en un reporte cuyo formato sé encuentra ya definido
para apoyar las decisiones estructuradas.
Ejemplo: El gerente de ventas recibe periódicamente los siguientes reportes:
• Reporte de ventas por sucursal.
• Reporte de ventas por producto.
• Reporte de ventas por vendedor.
Con estos reportes el gerente podrá vigilar el nivel de ventas bajo diferentes
parámetros:
• Sucursal.
• Producto.
• Vendedor.
A.10 SISTEMAS PARA EL SOPORTE DE DECISIONES
También llamados sistemas de apoyo a las decisiones.
Como los sistemas gerenciales, los sistemas de soporte de decisiones también
recurren a la base de datos de la empresa para obtener información. 4 NOE ISLAS LÓPEZ. Análisis y Diseño de Sistemas. México Editorial McGraw-Hill Interamericana 2001. Pág.23 IBSN: 970-10-3378-7
8
Apoyan a los administradores de nivel medio y estratégico en el proceso de torna de
decisiones semiestructuradas y no estructuradas en todas sus fases.
Las características principales de este tipo de sistemas son las siguientes:
La información que generan sirve de apoyo a la toma de decisiones de los niveles in-
termedios y altos de la organización.
Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información.
Suelen ser sistemas de información interactivos y amigables, con altos estándares de
diseño gráfico y visual.
Se encuentran dirigidos al usuario final.
Pueden ser desarrollados directamente por el usuario
A.11 OTROS SISTEMAS
• SISTEMAS ESTRATÉGICOS
• SISTEMAS EXPERTOS
• SISTEMAS ESTRUCTURADOS
• SISTEMAS CONTABLES
• SISTEMAS DE BASES DISTRIBUIDAS
• SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL
• SISTEMAS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL
• SISTEMAS HOSPITALARIOS
• SISTEMAS DE TELEFONÍA
• SISTEMA DE EDUCACION
• SISTEMAS HIBRIDOS
• SISTEMAS HIDRAULICOS
• SISTEMAS DE AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS
• SISTEMAS DE TRABAJO DE CONOCIMIENTO
• SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA EJECUTIVOS
• SISTEMAS DE PLANEACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES (ERPS).
9
B. ESTANDARES SOBRE EL DISEÑO B.1 ESTANDARES SOBRE LAS UNIDADES DE PROGRAMA
Definición: una unidad de programa es un modulo independiente del sistema que
puede ser desarrollado y mantenido por un solo programador, una unidad de
programa tiene (puede tener) las siguientes propiedades:
Funciones y Procedimientos
• Archivos de Trabajo
• Interfaces con otras unidades
• Módulos que la instrumentan
Contenido de las unidades de programa. A las unidades de programa se les asigna un hombre que este de acuerdo con la
función general que realizan, esta función de debe expresar en forma explicativa, se
le debe asignar un correlativo que este en función de la importancia jerárquica de la
unidad de programa, además se le asignara una letra a cada unidad de programa,
esta letra será para identificar todos los procedimientos y funciones que pertenecen a
la unidad, si el numero de unidades fuere mayor que el numero de letras disponibles
en el alfabeto, se podrá repetir las letras aumentándoles un correlativo de repetición;
por ejemplo: si se tiene la unidad con la asignación de la letra a, y se tiene que
repetir la a nuevamente entonces seria a1.
La hoja de portada del cuaderno de notas de la unidad de programa debe de
contener las siguientes especificaciones:
• Nombre de la Empresa
• Nombre del Proyecto
• Numero de la Unidad
• Letra Representativa
• Nombre del analista Responsable
• Nombre del programador Responsable
• Fecha de asignación
• Fecha de Revisión
• Fecha de entrega
10
• Una descripción conceptual detallada de la función de la unidad con relación
al sistema.
• Una descripción de las capacidades de la unidad
• Una descripción de los archivos que utiliza, las especificaciones de los
archivos debe contener:
a. Nombre del archivo
b. Descripción general del contenido de los datos del archivo (para que
sirven los datos contenidos por el archivo).
c. Especificaciones de campo o de la estructura del registro:
• Nombre del archivo
• Nombre físico del campo
• Tipo de dato de campo
• Tamaño del campo en el formato entero, decimales (ejemplo :4,2)
• Descripción detallado del campo, entre las que podemos mencionar:
a. Descripción del contenido
b. Valores que puede tomar
c. Representación de los valores que toma (ejemplo: 1= casado, 2=
soltero, etc).
d. Otras características de interés.
Un diagrama de Entidad – Relación de los archivos que utiliza la unidad o archivos
que se relacionen con otros archivos en una diferente.
Características del diagrama Entidad – Relación (E-R).
• Diagrama de entidad relación.
• Los archivos que pertenecen a la unidad deberán de listar todos sus campos y
las tablas que no pertenezcan pero que tengan relación con algún campo de
las tablas de la unidad se representaran por un rectángulo.
• Identificación de los archivos de apoyo (sin relación).
• Los cuadros que representan a los archivos deben especificarse al nombre
lógico del archivo.
11
• Una entidad debe de contener un listado por secciones de los módulos de
instrumentación de la unidad especificando una breve descripción de su
finalidad.
2. DE LOS MODULOS Los módulos deben de pertenecer a una unidad de programa, esto son especificados
por el analista para ser instrumentados por el programador, si es necesario
modularizar más, el programador debe coordinar con el analista para que haga las
modificaciones en la documentación de la función. Un modulo puede ser de dos tipo
• Función
• Proceso
El criterio para establecer si es una función o un proceso es el siguiente:
La función sirve de apoyo a los procesos y los procesos son los que accesan
directamente del menú principal con todas sus ramificaciones.
El nombre de un modulo consta de tres partes:
a. La letra inicial del nombre puede ser f (si es función de apoyo) o p (si es
accesado directamente de las opciones del menú principal).
b. La letra que identifica a la unidad de pertenece la función.
c. El nombre nemónico de la función.
Ejemplo f_a_copia, p_a_adicio.
• Una especificación de modulo debe contener los siguientes elementos:
• Una descripción detallada de la lógica del modulo.
• Una descripción detallada de los arreglos y estructura de datos que utiliza.
• La sintaxis del módulo con la especificación de los nombres físicos de los
parámetros que utiliza.
• Una descripción de los valores que retorna
• Un cuadro de descripción de los parámetros que utiliza:
• Nombre lógico del parámetro
• Nombre físico del parámetro
12
• Tipo de dato del parámetro (si es una estructura, debe de especificarse
detalladamente cada parte de la misma).
• Tamaño del parámetro (en caso de ser numérico debe de detallarse la
cantidad de enteros y la cantidad de decimales como por ejemplo 3,2 significa
3 enteros y 2 decimales).
Descripción del parámetro para explicar detalladamente las especificaciones
generales de los parámetros, los valores por defecto, las validaciones que se le
deben de hacer.
• Las excepciones de los parámetros.
• Formato de los despliegues y diálogos.
• Formato de los reportes
• Español estructurado del modulo.
• Desarrollo del código fuente.
3. ESTÁNDARES SOBRE EL ESTILO DE CODIFICACIÓN a. No es posible que el nombre de una función o procedimientos sean iguales en
todo el sistema.
b. Cada función o procedimiento debe validar los parámetros que recibe.
c. Un modulo deberá de contener idealmente entre 25 y 100 líneas (las permitidas
para ser visualizadas en una hoja de papel o en la pantalla de una computadora,
con las excepciones del caso), cada modulo deberá de tener así mismo un
encabezado detallando claramente (en el código fuente):
• Nombre de la función
• Descripción de la función
• Nombre del programador
• Fecha de realización
• Descripción de sus parámetros, valores por defecto, valores que toma y sus
relaciones.
• Valor que retorna
d. Un modulo o procedimiento debe indentarse adecuadamente en los anidamientos
de cualquier clase, tales como los if, do, case, for, etc., además la indentación
debe ser con TAB de 4 espacios de avance.
13
e. Toda función que regrese un valor deberá hacerlo en tipo de carácter donde el
primer carácter nunca debe ser un asterisco, en caso se desee que el valor sea
de otro tipo de dato, el programa que lo recibe deberá hacer la conversión, a
excepción de las funciones de validación en tiempo de ejecución que utiliza el
lenguaje de programación.
f. Si en una función encuentra una novedad al ser invocada de tal forma que no
pudiere cumplir su fin y retornar el valor correcto, deberá regresar a una cadena
de caracteres con el siguiente formato:
− ***---<nombre de la función>:<comentario del error>
g. Toda función o proceso que invoque a otra función, deberá validar el valor
retornado para verificar que no hubo error (si el primer carácter es un asterisco
entonces hubo error), luego deberá de convertir el valor retornado por la función
al tipo de dato que se necesite (una función siempre regresara un valor
alfanumérico).
h. Emplee las instrucciones de control siguiente: secuenciación, iteración (hacer
desde n hasta m, hacer mientras, hacer hasta), decisión (si entonces, si entonces
si no, en caso), de transferencia de control (ejecutar con parámetros). Para ello se
utilizaran sus respectivas equivalencias en el lenguaje de programación que se
seleccione como desarrollador del código fuente, el objetivo de estas
especificaciones es lineal izar el código fuente lo más posible y hacer fácil la
verificación de las especificaciones de diseño con la instrumentación, facilitar la
depuración y revisiones futuras.
i. Cuando se cree una estructura de datos, se deberán diseñar las funciones que
manipularan esta estructura. Su manejo y utilización solo deberá hacerse a través
de estas funciones, si hay casos especiales se debe de explicar en la unidad que
propietaria de esta estructura.
j. No emplee codificación complicada si sabe que lo puede hacer más sencillo un
código.
k. Evítense las proposiciones “si entonces“.
l. El nivel máximo de anidamientos en las llamadas de programas e instrucciones
de control es de siete.
14
m. Un modulo no debe de tener efectos oscuros en elementos que utilicen otros
módulos, o sea los efectos colaterales oscuro.
n. El numero máximo de parámetros a pasar por una rutina a otra será de 10 (con
las excepciones del caso, entonces debe revisarse cuidadosamente los
parámetros)
o. No debe emplearse un nombre identificador para propósitos múltiples en la
misma rutina o modulo.
p. Adjunte comentarios a los bloques de código que realicen manipulaciones de
datos importantes, simulen instrucciones de control estructurados o realicen
manejo de excepciones.
q. Úsese la terminología del dominio del problema en comentarios.
r. Empléense líneas en blanco, delimitados y sangrados para realizar los
comentarios.
s. No se manejen comentarios largos y confusos para aclarar un código oscuro y
complejo. Rescríbase el código.
t. Siempre es necesario asegurarse que el código y los comentarios correspondan
uno con el otro, así como los requisitos y especificaciones de diseño con el
código fuente.
4. ESTANDARES SOBRE LA NOMENCLATURA DE VARIABLES.
• Una variable, campos y constantes: Un elemento de este tipo contiene un
identificador (nombre), también con un tipo de dato que se identifica con el
nombre en particular, para hacer referencia a los datos que representan. Para
la definición los nombres o los diferentes identificadores se tomaran en cuenta
los siguientes aspectos: a. Reglas para nombrar las variables, constantes, campos. Letras
iniciales:
V _ = Variable
G _ = Variable Global
P _ = Parámetro recibido
K _ = Constante
15
C _ = Campo de archivo
A _ = Arreglo
O _ =Objeto
b. Al momento de inicializar una variable en un modulo debe explicarse su
función.
c. Todo identificador deberá ser escrito con la letra inicial mayúscula y el
resto en letras minúsculas.
d. Ninguna variable debe ser utilizada para propósitos múltiples en la
misma función o rutina, aunque el lenguaje de programación sea
sensitivo a los caracteres (distinga entre mayúsculas y minúsculas),
considerando que en minúsculas y mayúsculas no se hacen
distinciones.
e. Es permitida la asignación de números y caracteres a los nombres de
los identificadores, no se debe de utilizar ningún otro tipo de caracteres
para la asignación de nombres de identificadores, excepto el subrayado
”_”
C. ASPECTOS GENERALES DE ADMINISTRACION C.1 GENERALIDADES
La administración es Universal, como necesidad, como disciplina, como el proceso,
como conjunto de técnicas y herramientas que son necesarias.
Son las condiciones políticas, económicas, sociales y culturales las que determinan
las modalidades la aplicación de la Administración en General, pero son los
problemas empresariales los que exigen soluciones practicas ante la
industrialización, la legislación laboral, la acción sindical, tecnología y sus avances,
la globalización, etc., desde esa dimensión surge la necesidad de la función
especifica como es la Organización y Métodos.
16
La Administración en general cubre diversos aspectos del sector Público y del
privado, cubriendo con diversas técnicas las necesidades que cada día son más
frecuentes.5
C.2 ADMINISTRACION
Administración: Es una ciencia social que aplica a la unidad económica social y
jurídica, busca el logro de los objetivos de la Organización con el esfuerzo
coordinado de los recursos humanos y materiales de que se dispone, poder así tener
como resultado bienes y servicios que la sociedad demanda. (José Melgar Callejas)
Es un proceso Administrativo que consiste en planear, organizar, ejecutar y controlar,
desempeños para determinar los objetivos manifestados, mediante el uso de seres
humanos y otros recursos. (George Terry, Principios de Administración)6
C.3 PRINCIPIOS GENERALES DE LA ADMINISTRACION
Los principios de Administración son básicos y sencillos, pero no son absolutos. No
son ni leyes, ni dogmas y no deben ser considerados totalmente rígidos, deben ser
flexibles.
La aplicación de los principios de la Administración está orientada a la simplificación
del trabajo en algo más sencillo para las personas.
El grado de complejidad refleja la cantidad de conocimientos y experiencias que
existen, lo cual indudablemente en nuestro tiempo exigen cada día más eficiencia.
La tendencia corriente en la sociedad es hacia la rapidez, por lo que busca una
reducción en el espacio y en el tiempo; es para ello que los principios constituyen
guías que ayudan a entender, identificar y resolver problemas que se presenten.
Realizar las tareas con el menor esfuerzo.
Todas las actividades que se señalen deben de obtener con efectividad y eficiencia,
entendiendo por efectividad el logro del objetivo sin valuar y por eficiencia la relación
de los recursos empleados con respecto a los resultados obtenidos.
5 MELGAR CALLEJAS JOSÉ MARIA, Organización y Métodos para el Mejoramiento Administrativo de
la Empresa, El Salvador UFG editores 2002, Pág. 5
6 ( 2da. Cita ) ibídem , Pág. 5
17
Principio de racionalidad
Todo tiene que preverse o planificar para saber que es lo que puede incidir, sobre lo
que prioritariamente queremos y cuanto podemos obtener en base de lo que
tenemos.
La economicidad
Reducción de tiempo, espacio, esfuerzo y recursos, etc.
Buen ambiente de trabajo
Relaciones de prosperidad y satisfacción en el desarrollo del trabajo
C.3.1. EL PROCESO ADMINISTRATIVO
El proceso administrativo es el corazón de la administración, se aplica incuestionable
en cualquier empresa del mundo existente, sus fases fundamentales se resume en
cuatro Planeación, Organización, Ejecución y Control. Cada unas de estas etapas
han recibido tratamientos validos para su mejor aplicación.
Proceso de Administrativo: Es todo un proceso social que tiene como finalidad
planear determinar, clasificar y evaluar todas las actividades organizaciones.7
OBJETIVO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Lograr los resultados de máxima eficiencia en la coordinación de actividades y
personas que integran un sistema de organizacional a fin de optimizar su estructura y
mejor manejo de dicho sistema por medio de un conjunto de reglas y técnicas.
ESCUELA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Los seguidores de la escuela del proceso administrativo consideran a la
administración como la ejecución de ciertas actividades o funciones administrativa
básicas que distinguen a un mismo administrativo de otro que no lo es. La ejecución
de estas funciones constituye un proceso, y esta escuela analiza, además de
7 MELGAR CALLEJAS JOSÉ MARIA, Organización y Métodos para el Mejoramiento Administrativo de la
Empresa. ( 3ra. Cita) Pág. 7
18
establecer una estructura conceptual para él, é identificar los principios que
fundamentan su uso o parte de este.
Esta escuela enfatiza en la obtención de cosas mediante individuos que operan en
grupos organizados. También recalca que la determinación de que buscar y como
aplicar los esfuerzos, junto con revisiones periódicas para asegurar el logro del
objetivo, es esencial en la administración.
La escuela de proceso administrativo tiene un amplio ámbito y considera a este como
universa, sin tomar en cuenta el tipo de empresa o del nivel en una organización
especifica.
C. 3.2 FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
C. 3.2.1 PREVISION
Descansa en una certeza moral o probabilidad seria, la que será tanto mayor, cuanto
más pueda apoyarse en experiencias pasadas, propias o ajenas, y cuanto más
puedan aplicarse a dichas experiencias métodos estadísticos o de cálculo de
probabilidad. Para la aplicación de este principio intervienen tres situaciones básicas:
Certeza, Incertidumbre y Probabilidad.8
Sus Principios
Principio de la Previsibilidad
Objetividad
Medición
C. 3.2.2 PLANEACION
Esta fase del proceso de determina un curso de acción a seguir. Permite decidir que
hacer antes de hacerlo, como fase de prever y manejar el futuro; en consecuencia,
Plantación es sistematizar por adelantado los objetivos, las políticas, los programas,
posproyectos, los planes de acción, etc.9
8 3ra. Cita, MELGAR CALLEJAS JOSÉ MARIA, ( ob.cit=obra citada ), Pág. 8
9 ( 5ta. Cita ) MELGAR CALLEJAS JOSÉ MARIA, ( ob.cit=obra citada ), Pág. 9
19
Sus principios
• Contribución a los objetivos
• Prevalencia de la Planeación
• Extensión de la Planeación
• Eficiencia en los planes
• Del compromiso
• De la flexibilidad
• Cambio de rumbo
• Unidad
• Continuidad
• Claridad y Sencillez
• Realidad
• Comparabilidad
• Precisión
C.3.2.3 ORGANIZACIÓN
Es el proceso de hacer la estructura Organizacional de la empresa se ajuste a sus
objetivos, sus recursos y a su ambiente.
La organización une a las personas en tareas interrelacionadas, que implica
estructura formal y explicita de funciones o posiciones.
Sus principios
• Objetivo
• Coordinación
• Autoridad
• Responsabilidad
• Definición
• Amplitud del control
• Unidad de mando
• Delegación
20
C.3.2.4 INTEGRACION
Es la fase del proceso por medio de la cual se dota a la estructura, de los elementos
necesarios de acuerdo con el esquema de la organización, por medio de ella se
obtendrá buenos empleados, fondos suficientes de una adecuada inversión,
utilización de sistemas y procedimientos acordes con la magnitud de la empresa.
Sus principios
• Debe de tratarse de adaptar los hombres a las funciones y no las funciones a
los hombres.
• También es necesario cuidar que los hombres con cualidades excesivamente
superiores a las que un puesto de manda.
• Seleccionar al más competente.
C.3.2.5 DIRECCION
Esta es la fase del proceso administrativo en el cual se incluye sobre las actividades
de un individuo o un grupo en los esfuerzos que se realicen, encaminados al logro de
matas en una situación dada.10
Sus Principios
• Principio de coordinación
• Principio impersonal de mando
• Principio de la vía jerárquica
• Principio de la resolución de conflictos
• Principio de excepción11
ETIMOLOGIA DE ADMINISTRACION
La palabra administración viene del latín "ad" y significa cumplimiento de una función
bajo el mando de otra persona, es decir, prestación de un servicio a otro. Sin
embargo el significado de esta palabra sufrió una radical transformación. La tarea
actual de la administración es interpretar los objetivos propuestos por la organización
y transformarlo en acción organizacional a través de la planeación, la organización, la
dirección y el control de todas las actividades realizadas en las áreas y niveles de la
10 ( 6ta. Cita ) MELGAR CALLEJAS JOSÉ MARIA, ( ob.cit=obra citada ), Pág. 11 11 MELGAR CALLEJAS JOSÉ MARIA, Organización y Métodos para el Mejoramiento Administrativo de la Empresa. ( 3ra. Cita) Pág. 9
21
empresa con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera más adecuada a la
situación.
El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las
actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan
con las operaciones planificadas. Todos los gerentes de una organización tienen la
obligación de controlar; Por ejemplo, tienen que realizar evaluaciones de los
resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar las ineficiencias. De tal
manera, el control es un elemento clave en la administración. En el presente informe
se desarrollará el control como una fase del proceso administrativo, analizando las
diferentes definiciones empleadas por administradores como Stoner, Fayol, Robbins,
entre otros; estudiando su importancia, su clasificación y las áreas de desempeño.
Además incluiremos el estudio de 5 casos práctico que presenta la empresa
"Bikesports C.A." en sus departamentos de administración, diseño, producción,
finanzas y mercadeo.
El objetivo principal de este trabajo es estudiar el control como elemento clave de la
administración, que permite detectar errores a tiempo y corregir fallas en su debido
momento, aplicando así los mecanismos de control adecuado para cada caso.
EL CONTROL COMO FASE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
A lo largo de nuestras vidas nos vemos envueltos en una serie de organizaciones, ya
sean formales o informales, que tienen como propósito alcanzar una meta en común,
a través de diversos planes establecidos y a través de los recursos que se posean.
Es en ese momento cuando nace el sentido de la administración, es decir, aquel
proceso que llevan a cabo los miembros de una organización para lograr captar sus
objetivos.
La administración en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa.
Posee cuatros funciones específicas que son: la planificación, la organización, la
dirección y el control; estas en conjuntos se conocen como proceso administrativo y
se puede definir como las diversas funciones que se deben realizar para que se
logren los objetivos con la optima utilización de los recursos.
22
Este proceso se lleva a cabo de la siguiente manera: Como se puede observar estas
cuatros funciones no son independientes una de la otra sino que interactúan en
conjunto para lograr que las organizaciones logren sus metas.
Definición De Control
El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento.
Para Robbins (1996) el control puede definirse como "el proceso de regular
actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y
corrigiendo cualquier desviación significativa" (p.654).
Sin embargo Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: "El control
administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se
ajusten a las actividades proyectadas" (p.610) Mientras que para Fayol, citado por
Melinkoff (1990), el control "Consiste en verificar si todo se realiza conforme al
programa adoptado, a las ordenes impartidas y a los principios
administrativos…Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de que se
pueda repararlos y evitar su repetición". (p.62). Analizando todas las definiciones
citadas notamos que el control posee ciertos elementos que son básicos o
esenciales:
En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las actividades
realizadas.
En segundo lugar, deben existir estándares o patrones establecidos para determinar
posibles desviaciones de los resultados.
En un tercer lugar, el control permite la corrección de errores, de posibles
desviaciones en los resultados o en las actividades realizadas. Y en último lugar, a
través del proceso de control se debe planificar las actividades y objetivos a realizar,
después de haber hecho las correcciones necesarias.
En conclusión podemos definir el control como la función que permite la supervisión y
comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados
originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de
acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura
organizacional.
23
El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los
subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están
llevando a cabo. De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control,
pues es solo a través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se
ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y
corregir dichos errores. Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir
solo el control a posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo
menos en parte, una labor de previsión. En este caso se puede estudiar el pasado
para determinar lo que ha ocurrido y porque los estándares no han sido alcanzados;
de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se
cometan los errores del pasado. Además siendo el control la última de las funciones
del proceso administrativo, esta cierra el ciclo del sistema al proveer
retroalimentación respecto a desviaciones significativas contra el desempeño
planeado. La retroalimentación de información pertinente a partir de la función de
control puede afectar el proceso de planeación.
TIPOS DE CONTROL
Terry (1999) en su libro "Principios de Administración" expone que existen 3 tipos de
control que son: El control preliminar, el concurrente y el de retroalimentación.
Control preliminar, este tipo de control tiene lugar antes de que principien las
operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas
para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. En
vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una
influencia controladora limitando las actividades por adelantado.
Son deseables debido a que permiten a la administración evitar problemas en lugar
de tener que corregirlos después, pero desafortunadamente este tipo de control
requiere tiempo e información oportuna y precisa que suele ser difícil de desarrollar.
Por ejemplo, un gerente de ventas de una determinada tienda puede tener la política
de que todo cambio en el precio, respecto a los precios publicados, debe ser
autorizados por escrito por el gerente, es decir, a ningún vendedor de campo se le
permite que altere algún precio. Con esto se puede observar que el gerente de
24
ventas lleva un control en su departamento a través de las políticas existentes, cuyos
empleados deben cumplir para un mayor funcionamiento del mismo.
Control concurrente, este tipo de control tiene lugar durante la fase de la acción de
ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las
actividades según ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan
será llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas.
La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisión directa. Cuando un
administrador supervisa las acciones de un empleado de manera directa, el
administrador puede verificar de forma concurrente las actividades del empleado y
corregir los problemas que puedan presentarse. Por ejemplo, la mayor parte de las
computadoras están programadas para ofrecer a los operadores respuestas
inmediatas si se presenta algún error. Si se introduce un comando equivocado, los
controles del programa rechazan el comando y todavía así pueden indicarle por qué
es el error.
Control de retroalimentación, este tipo de control se enfoca sobre el uso de la
información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras
de estándar aceptable.
El control de retroalimentación implica que se han reunido algunos datos, se han
analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se
está controlando de manera que puedan hacerse correcciones. El principal
inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el administrador
tiene la información el daño ya está hecho, es decir, se lleva a cabo después de la
acción. Por ejemplo, se tiene una empresa que tiene 3 sucursales distribuidas por
todo el país: Sucursal A, Sucursal B y Sucursal C. El gerente general ha detectado
que la sucursal A tiene serios problemas financieros, mientras que sus otras dos
sucursales están funcionando correctamente. Es aquí cuando el gerente debe decidir
si esta información es causa suficiente para cerrar dicha sucursal o deberá cambiar
las estrategias que han venido implementando. 12
12 RODAS CARPIZO A.; DE RODAS ARRAYO M. Editorial Limusa 2005. Pág. 94
25
Áreas de Desempeño del Control
El control tiene muchas áreas de desempeño, todos los departamentos en los que se
divide una organización necesitan ser controlados, por lo tanto, las áreas de
desempeño dependen de los departamentos existentes en la empresa. Entre las
áreas del control dentro de una organización se tienen:
Dentro del área de producción se encuentra el control de calidad. Este consiste en la
verificación de la calidad (peso, resistencia, consistencia, color, sabor, entre otros)
para asegurar que cumplen con algunas normas preestablecidas. Es posible que
este sea necesario en uno o varios puntos, desde el inicio, proceso y todas las
etapas hasta el producto final. La detección temprana de una parte o proceso
defectuoso puede ahorrar el costo de más trabajo en el producto.
También existe el control de información. Para contribuir a la buena toma de
decisiones del administrador se debe tener una información precisa, oportuna y
completa. Para obtenerla de esta manera, la organización debe poseer sistemas
tecnológicamente actualizados y eficaces ya que estos pueden contribuir a corregir
un problema con mayor prontitud.
Por lo que se puede decir que el control de información consiste en verificar que esta
información sea veraz y comprobable, que permita a los administradores ser más
eficientes y efectivos en la toma de decisiones.
Dentro de una empresa debe existir otro tipo de control, como es el control de costo.
Una de las labores de un buen administrador está el ahorrar en costos, es decir, no
acarrear elevados gastos en la producción. El control de costo consiste en buscar la
causa por la que se presentan desviaciones en los costos estándar por unidad. El
gerente puede hacerse diferentes preguntas: ¿Se han incrementado los precios de
los materiales?, ¿Se utiliza la mano de obra de manera eficiente?, ¿Necesitan los
empleados capacitación adicional?. La alta administración debe identificar en qué
puntos radica el control.
Además de los controles antes mencionados, podemos hablar del control de
correspondencia. En toda empresa se redactan documentos legales que, en algunos
casos, van dirigidos a otras organizaciones nacionales e internacionales,
mayormente redactado por el staff legal de la compañía. Este tipo de control consiste
26
en verificar cuidadosamente estos documentos, debido a que estas declaraciones
llevan consigo mucho prestigio y autoridad de la organización.
D. EL CONTROL El control es la actividad que permite comprobar la adecuación de la actuación de la
Administración a las normas y fines establecidos en el ordenamiento jurídico. En ese
desempeño están responsabilizados todos los poderes del Estado: el Legislativo, el
Judicial y la propia Administración.13
Concretando la problemática del control al que se ejerce por la Administración, es
preciso aludir a las finalidades que cumple, a las técnicas para su ejercicio y a su
diferente incidencia según actúe sobre órganos de un mismo ente público o sobre
otros entes públicos no vinculados por el principio de jerarquía, sino por el de
supremacía.
En cuanto a los objetivos o finalidades, se distingue un control de legalidad o de
regularidad, un control de oportunidad y controles de rentabilidad y eficacia.
TIPOS DE CONTROL
El Control de Legalidad Es el que persigue comprobar si la Administración ajusta su
actividad a las reglas imperativas del ordenamiento. Esta forma de control es la que
se ejerce a través de la resolución de los recursos administrativos y que, en último
lugar, corresponde hacer a los Jueces en los procesos en que es parte la
Administración. El control de legalidad es también una responsabilidad ineludible del
órgano jerárquicamente superior sobre los inferiores.
El Control de oportunidad Hace referencia a la posibilidad de valorar y enjuiciar las
diversas alternativas o decisiones que cabe adoptar dentro de la legalidad en virtud
de un margen de apreciación discrecional que corresponde al órgano investido de la
competencia.
El Control de Eficacia Trata de verificar el comportamiento de la Administración
desde el punto de vista de la relación de su actividad con los costes que generan y
13 PARADA RAMÓN. Principios de la Organización Administrativa. Ediciones Jurídicas y Sociales S.A. 2005. p.63
27
de los logros obtenidos en función de los esfuerzos desplegados para conseguirlos.
Este tipo de control actúa escasamente sobre la actividad administrativa ordinaria, la
que se corresponde con los servicios centrales de las Administraciones o de los fines
más específicamente públicos: pero sí la tiene, y cada vez mayor, en las actividades
de carácter industrial, sobre todo cuando se desarrollan por empresas públicas,
sobre las que se va extendiendo la práctica de auditorias similares a las de las
empresas privadas.
Desde el punto de vista de las técnicas, se distingue entre controles preventivos,
sucesivos, permanentes y esporádicos.
CONTROL PREVENTIVO A priori sobre un proyecto de decisión, que es analizado previamente a su conversión
en resolución definitiva por un órgano diverso del que ha de llevarlo a efecto. Como
es el caso del control que corresponde a los Interventores de Hacienda sobre todos
los compromisos de gastos y pagos que se efectúan en ejecución de los
presupuestos. También sirve al control preventivo el sometimiento de la validez de
determinados actos a la aprobación previa de otro órgano o ente.
CONTROL SUCESIVO Por el contrario, actúa a posteriori, y si tiene, por una parte, la ventaja de respetar la
libertad de acción del órgano controlado, puede resultar ineficaz cuando la actividad
indeseable se ha producido. Su eficacia se circunscribe, pues, al efecto disuasorio
que pueden producir sobre otros Órganos la exigencia de responsabilidades a que
hayan dado lugar los resultados del control. Esta es la filosofía que Inspira la
actuación de los Tribunales de Cuentas.
CONTROL PERMANENTE Supone la vigilancia continua sobre un servicio. Va de suyo que este tipo de control
corresponde efectuarlo al superior jerárquico, responsable siempre del
funcionamiento correcto del servicio a su cargo. Ésta es también la filosofía que
justifican las Inspecciones de Servicios de los Ministerios, creadas para efectuar una
reflexión constante y un control, desde todas las perspectivas posibles, de la buena
28
marcha de los servicios, sin perjuicio de otras funciones como las de articular, en su
caso. Los procedimientos de responsabilidad derivados de la actividad inspectora.
Los controles provocados son los que se originan por denuncia, queja o recurso de
los administrados y que obligan a la Administración a realizar algún tipo de
investigación para satisfacer el derecho de aquéllos a obtener una respuesta. Así se
desprende del deber de la Administración de dictar resoluciones expresas frente a la
interposición de recursos (art. 89.4 de la Ley de Régimen Jurídico Y Procedimiento
Administrativo Común).
En la organización se desarrollan los procesos decisorios y de planteamiento, que, a
su a través de las acciones que se ejecutan, se implementan.
En esta dinámica interesa el proceso posterior a la ejecución o gestión, que es el
control.
La definición describe el control como la comparación entre lo actuado en la realidad
y aquello que esta previsto; agrega que si se identifica desvíos, revisara las
decisiones y los planes, o corregirá la acción.
El control se constituye en un proceso continuo, facilitando a la organización su
comportamiento orientado al logro de sus metas y objetivos.
El proceso de control se integra con:
a) acciones futuras esperadas, decisiones y planes;
b) comparación de las acciones esperadas con las acciones ejecutadas e infor-
mación sobre la actuación en la realidad;
c) acción correctiva.
Como puede observarse, la información es imprescindible para aumentar el proceso.
El proceso de control es, a su vez, muy necesario en la conducción de la orga-
nización.
Dentro de la misma hay diferentes etapas de control en la gestión, así como también
diversas herramientas a aplicar.
Tan importante es este proceso que Vicente Perel afirma que “el control es el
corolario del poder “
29
Como puede concluirse de lo expresado por Perel, y a pesar de los años
transcurridos desde que la obra citada fue escrita, el concepto tiene plena vigencia.
Obviamente, pueden adaptarse los contenidos del control, las herramientas apli-
cadas y todo aquello que implique una adecuación a los cambios tecnológicos pero
la profundidad y la veracidad de la idea subsisten.
Con el tiempo varían los criterios de apreciación en cuanto a la gestión en sí; el
proceso de control deberá adaptarse a esta última para constituirse en el instrumento
de apoyo del administrador o del gerente para afrontar el futuro, mediante la adecua-
ción de los planes o la implementación de la acción correctiva pertinente.
Mientras que la dimensión del planeamiento es el objeto, el tiempo, los elementos,
las características y la extensión organizativa, la dimensión del control es la
tecnología, el tamaño, el tiempo y el proceso de delegación.
Los sistemas de información son los que nutren al proceso de control en cualquier
etapa, nivel o herramienta.14
NIVELES DEL CONTROL En una organización se identifican tres niveles del control:
1. El control posicional: está referido a cotejar los planes estratégicos definidos para
implementar el posicionamiento de la organización en su entorno, respecto de la
actuación en la realidad: es desarrollado por el nivel político. Esta tarea requiere la
capacidad de percibir el panorama total de la organización proyectada hacia el
contexto.
2. El control de gestión: está orientado a verificar la acción esperada, consecuencia
de decisiones no programadas que implicaron una acción o de decisiones
semiprogramadas, y el planteamiento de gestión operativo a largo y mediano plazos.
Pretende evaluar estructuralmente el comportamiento de cada área de actividad. Se
lleva a cabo en la en la gerencia y en la gerencia media.
3. El control operativo: se centra en la comparación de lo previsto con lo real las
decisiones programadas y el planeamiento de gestión operativo de corto plazo.
14 PARADA RAMÓN. Principios de la Organización Administrativa. (2da. Cita) p.64
30
Requiere un sistema que permita una regulación casi automática. Es ejercitado en
los niveles operativos (departamentos, oficinas, sectores, etc.).
CARACTERISTICAS DEL CONTROL La fijación de los puntos de control debe reunir condiciones mínimas para ser
efectiva:
Economía: el costo del control no debe superar la valorización de lo que es
controlado, ni la cantidad aumenta la calidad.
Operatividad: la metodología aplicada debe sencilla en su uso.
Congruencia: los atributos del control deben ser compatibles y coherentes con las
actividades controladas.
Significatividad: el control debe ser ubicado en actividades clave, relevantes, críticas,
donde se obtendrá la mejor información para el seguimiento.
Oportunidad: el control deberá efectuarse en el momento propicio; la frecuencia no
asegura eficacia.
Otros aspectos que deberán considerarse cuando en la estructura organizativa se fije
unidades de control específicas son los siguientes principios:
“Control por excepción”: consiste en verificar aquellas situaciones que son diferentes,
esto es, que no son repetitivas; generalmente, este principio es aplicado por la alta
gerencia.
• “Control por oposición de intereses”: consiste en asignar tareas dividiendo su
realización entre dos o más responsables: como ejemplo de esta situación, en el
sector de almacenes las fichas de inventarios se llevarían por unidades físicas y en el
departamento de contabilidad el inventario se llevaría en unidades y sería valorizado,
lo que permitirá ejercitar un control cruzado.
• “Las unidades controlantes deberán estar ubicadas como mínimo en el mismo nivel
jerárquico que las unidades controladas: consiste en resguardar cieno principio de
independencia de criterio en cuanto al superior ante el que se debe rendir cuentas, o
quien controla debe tener algún grado de autoridad sobre el controlados por ejemplo,
una unidad de control de calidad no debería estar ubicada por debajo de la unidad de
fabricación, cuyos productos controla.
31
HERRAMIENTAS DEL CONTROL La utilización de las mismas debe hacer posible comparar las actividades planeadas
con las actividades reales y generar las medidas conectivas, modificando planes y
• Decisiones, o corrigiendo las acciones: deberá también permitir medir el
desempeño, es decir, verificar si el rendimiento concuerda con los estándares.
1. Control posicional • Análisis de la situación relativa a la organización con su medio ambiente: Se
dispone de pocos instrumentos, pero una herramienta eficaz es la investigación de
mercado, para medir cuál es la percepción que tienen los clientes de la organización
acerca de los cambios introducidos como consecuencia de nuevas estrategias en
cuanto a las innovaciones tecnológicas.
Por ejemplo, un banco modifica sus sistemas de atención al público, mediante la
incorporación de dispositivos automáticos; se deberá analizar, entonces, el impacto
clientela.
• Análisis del comportamiento de la organización en comparación con el
funcionamiento de organizaciones similares.
• Control de gestión
• Control presupuestario: Consiste en la confrontación de los valores pre-
supuestados con los valores reales. Se efectúa según la naturaleza de lo
medido; por ejemplo, variaciones de costos, de volumen de actividad, de
insumos, etcétera.
Los datos reales generalmente son obtenidos de la contabilidad; no obstante, se
utilizan otras fuentes de información.
Auditoria de gestión: Es la verificación del cumplimiento de las metas y objetivos
fijados, a través del desarrollo de las actividades previstas, plasmadas en la
definición de la estructura organizacional de los circuitos administrativos.
Está orientada también a evaluar la asignación de los recursos humanos,
tecnológicos, financieros y materiales para el adecuado desarrollo de la gestión
organizacional.
32
Según Gary Dessler los puntos principales del programa de una auditoría serían,
entre otros, los siguientes:
• Función económica.
• Estructura de la organización.
• Proyección de utilidades.
• Utilidades para los accionistas.
• Investigación y desarrollo.
• Análisis de decisiones.
• Políticas fiscales.
• Eficiencia de producción.
• Fuerza de ventas.
• Evaluación del nivel ejecutivo.
1. Evaluación de los índices de gestión y estados contables Los índices son unas medidas que se extraen a través del cociente entre cuentas:
cuentas con rubros, rubros entre sí o grupos de rubros del balance y/o estado de
resultados.
Pueden analizarse en forma vertical dentro de los estados contables de un ejercicio
económico; también puede compararse la tendencia de los distintos índices, por
medio de varios estados contables.
Los índices o ratios no son por sí mismos conclusiones determinantes sino que se
constituyen en señales que, además, deben ser estudiadas según estándares del
sector económico a que pertenece la empresa, la situación económica del país,
etcétera.
En cuanto al análisis de los estados contables, es muy importante completarlos con
instrumentos como los estados de origen y aplicación de fondos, que permiten
observar la evolución de los activos y pasivos o el flujo de fondos que muestra cómo
se utilizaron los fondos.
33
3. Control operativo Las herramientas a aplicar son diversas; lo esencial es que rápidamente señalen las
posibles desviaciones para corregirlas en forma inmediata antes de continuar con la
tarea. Entre ellas, puede mencionarse:
• Contabilidad: Su propia utilización es una herramienta de control por ex-
celencia.
• Control de producción: Puede ser altamente robotizado, como en el caso de
la producción de automóviles.
• Diagrama Pert: Es la determinación del camino crítico y de los tiempos a
utilizarse en cada tarea; permite efectuar un seguimiento sencillo del cum-
plimiento o no de cada suceso.
• Análisis del Punto de Equilibrio: Muestra las relaciones entre ventas Costos
variables (materia prima y mano de obra) y costos fijos (plantas y equipos).
Los diagramas: sirven para Conocer las utilidades o las pérdidas que darían los
distintos niveles de producció0, y ayudan a interpretar y corregir las causas de la
mala utilización de la planta y los equipos, o la inadecuada composición de los costos
variables afectando la eficiencia de la producción
Cursograma: Corresponde al gráfico de los flujos de tareas y soportes de información
empleados a través de las diferentes unidades. Es la descripción de cada formulario
paso en la ejecución de la tarea, el destino de cada formulario15
E. FASES DE CONTROL El control es un proceso cíclico compuesto de cuatro fases: 1. Establecimiento de estándares o criterios. Los estándares representan el
desempeño deseado. Los criterios representan las normas que guían las decisiones.
Son disposiciones que proporcionan medios para establecer que deberá hacerse y
cual es el desempeño o resultado que se aceptará como normal o deseable.
15 PEREL VICENTE, El control de Gestión, Buenos Aires, Edición Primera 1996. Pág. 49
34
Constituyen los objetivos que el control deberá asegurar o mantener. Los estándares
pueden estar expresados en tiempo, dinero, calidad, unidades físicas, costos, o por
medio de indicadores. La administración científica se preocupó por desarrollar
técnicas capaces de proporcionar buenos estándares, como el tiempo estándar en el
estudio de tiempos y movimientos. El costo estándar, los estándares de calidad y los
estándares de volumen de producción son ejemplos de estándares o criterios.
2. Observación del desempeño: Para controlar el desempeño es necesario conocer
algo respecto de éste. El proceso de control permite ajustar las operaciones a
determinados estándares previamente establecidos, y funciona basado en la
información que recibe. La observación o verificación del desempeño o del resultado
busca obtener información precisa sobre la operación que se está controlando.
3. Comparación del desempeño con el estándar establecido: Toda actividad experi-
menta alguna variación, error o desviación. Es importante determinar los límites en
que esa variación podrá aceptarse como normal o deseable. No toda variación exige
correcciones, sólo aquellas que sobrepasan los límites normales. El control separa lo
que es excepcional para que la corrección se concentre únicamente en las excep-
ciones o desviaciones. Por tanto, el desempeño debe compararse con el estándar
para verificar eventuales desviaciones o variaciones. La comparación del desempeño
con el estándar establecido se lleva a cabo, generalmente, por medio de gráficas,
informes, indicadores, porcentajes, medidas estadísticas, etc. Estos medios de pre-
sentación son técnicas con que cuenta el control para tener mayor información sobre
aquello que debe ser controlado.
La comparación del desempeño con lo que se planeó no sólo busca localizar las
variaciones, errores o desviaciones, sino que también permite predecir otros resul-
tados posteriores y localizar las dificultades; esto posibilita la creación de condiciones
para alcanzar mejores resultados en las operaciones futuras.
35
4. Acción correctiva: El objetivo del control es mantener las operaciones dentro de los
estándares establecidos para conseguir los objetivos de la mejor manera. Las
variaciones, errores o desviaciones deben corregirse para que las operaciones se
normalicen. La acción correctiva busca lograr que lo realizado esté de acuerdo con lo
que se pretendía realizar.16
E.1 PROCESO Y REGLAS DEL CONTROL
Hay que distinguir, ante todo, los pasos o etapas de todo control:
Establecimiento de los medios de control.
Operaciones de recolección y concentración de datos.
Interpretación y valoración de los resultados.
Utilización de los mismos resultados.
La primera, y la última de estas etapas son esencialmente propias del administrador.
La segunda, ciertamente es, del técnico en, el control de que se trate. La tercera,
suele ser del administrador, con la ayuda del técnico.
Entre la innumerable variedad de medios de control posibles en cada campo hay que
escoger los que puedan considerarse como estratégicos.
Dice un autor que no existen reglas precisas sobre cómo escoger estos puntos
estratégicos de control, por la infinita variedad de problemas y condiciones de cada
empresa. Sin embargo, pueden ayudarnos a encontrar esos puntos, preguntas tales
como las siguientes:
¿Qué mostrará mejor lo que se ha perdido o no se ha obtenido?
¿Qué puede indicarnos lo que podría mejorarse?
¿Cómo medir más rápidamente cualquier desviación anormal?
¿Qué informará mejor sobre "quién" es responsable de las fallas?
¿Qué controles son los más baratos y amplios a la vez? ¿Cuáles son los más fáciles
y automáticos?
16 McGraw-Hill Interamericana Editores, S.A. 2002 .Pág.240
36
Entre la innumerable variedad de medios de control posibles en cada campo hay que
escoger los que puedan considerarse como estratégicos:
a) La organización es la expresión de los planes, y a la vez un medio de control. Por
eso, cuando el control "rompe" los canales de la organización sistemáticamente,
distorsiona y trastorna ésta. Por ejemplo: los reportes que se obliga a los obreros,
oficinistas, etc., que entreguen a contabilidad u otro departamento de control
"directamente", tienden a distorsionar la organización.
b) Además, los mismos controles pierden eficacia. Por ejemplo: muchas veces el
dato escueto no sirve, pues necesita de la interpretación o adiciones que debe
hacerles el jefe de cada departamento, que es quien tiene la visión general del
mismo:
Al establecer los controles, hay que tener en cuenta su naturaleza y la de la función
controlada, para aplicar el que sea más útil.
a) Para determinar la naturaleza de los controles, servirá la siguiente clasificación de
los medios de control: Puramente personales, Por ejemplo: supervisión, revisión de
operaciones, etcétera.
b) Para lo que se refiere a "la naturaleza de la función controlada", véase lo que
diremos sobre "medios de control".
Los controles deben ser flexibles
Cuando un control no es flexible, un problema que exija rebasar lo calculado en la
previsión, hace que, o bien no pueda realizarse adecuadamente la función, o bien se
tienda a abandonar el control copio inservible. Muchos están en contra del empleo de
controles, precisamente por su inflexibilidad.
Los controles deben reportar rápidamente las desviaciones
El control de tipo "histórico", mira hacia el pasado. De ahí que, muchas veces,
cuando reporta una desviación o corrección, ésta es ya imposible de realizarse. Los
controles, por el contrario, deben actualizarse lo más que se pueda.
37
Deben tener preferencia, por ello, los tipos de control que tienen "preestablecida" su
norma o estándar, aunque éste sea aproximado, Por ejemplo: presupuestos,
pronósticos, estimaciones, etcétera.
Los controles deben reportar rápidamente las desviaciones
De ahí la necesidad de limitar "tecnicismos". Su empleo exagerado suele ser la
tendencia natural que se da en los "especialistas", como un medio de "hacer valer su
puesto". Pero la verdadera manera de lograrlo, es obteniendo el máximo efecto del
control, y éste no se dará, si todos los que han de emplearlo, no lo entienden
perfectamente.
Por la misma razón, debe cuidarse de estar instruyendo permanentemente sobre la
necesidad de los controles y sobre su táctica y terminología, a quienes han de
intervenir en su operación.
Los controles deben llegar lo más concentrados que sea posible a los altos niveles
administrativos, que los han de utilizar. Por esta razón debe encarecerse siempre la
utilización de gráficas para el control, ya sean simples líneas, gráficas de Ganta, de
punto de equilibrio, etc. Nótese además el beneficio de poder aplicar las técnicas de
la estadística.
Los controles deben conducir por sí mismos de alguna manera a la acción correctiva.
No sólo deben decir "que algo está mal", sino "dónde, por qué, quién es el
responsable, etcétera".
En la utilización de los datas del control debe seguirse un sistema.
Sus pasos principales serán:
a) Análisis de los "hechos";
b) Interpretación de los mismos;
c) Adopción de medidas aconsejables;
d) Su iniciación, y revisión estrecha;
38
e) Registro de los resultados obtenidos.
Es indispensable no confundir "los hechos", con su interpretación valorativa.
El control tiene los siguientes usos:
a) Seguridad en la acción seguida (como el director de una nave que, aunque no
tenga que variar el rumbo, usa instrumentos para asegurarse de que el rumbo es el
debido).
b) Corrección de los defectos.
c) Mejoramiento de lo obtenido.
d) Nueva planeación general.
Motivación del personal.
E.3 COBERTURA DEL CONTROL
Así como la planeación abre el proceso administrativo, el control lo cierra. De igual
manera que en aquella, la cobertura del control también puede ser global,
departamental y operacional, si los planes son estratégicos, tácticos u operaciones,
respectivamente.
Figura 3: La cobertura del control.
CONTROL CONTENIDO PERIODO AMPLITUD
Estratégico Genérico, sintéticos y global Largo plazo Macroorientado, aborda la
empresa como totalidad
Táctico Menos genérico y más
detallado
Mediano
plazo
Aborda por separado cada
unidad de la empresa
Operacional Detallado, especifico y
analítico
Corto plazo Microorientado, aborda solo
cada tarea u operación
39
Figura 4: Enfoque prescriptivo y normativo de la teoría administrativa
Teoría clásica Teoría de las relaciones humanas Teoría neoclásicaEnfoque de la organización Organización formal
exclusivamenteOrganización informal exclusivamente Organización formal e informal
Concepto de organización Estructura formal comoconjunto de órganos, cargos ytareas
Sistema social como conjunto de rolessociales
Sistema social con objetivos poralcanzar racionalmente
Principales representantes Yulor, Farol, Gilbreth, Gantt,Guilck, Urwick, Money,Emerson, Sheldon
Mayor, Follet, Roethlisberger, Dubin,Cartwright, Tannerbaum, Lewin,Viteles, Homans
Duker, Koontz, Jucius, Newman,Odiome, Humble, Gelinier,Schleh, Dale.
Características básicas dela administración
Ingeniería humana / ingenieríade producción
Ciencia social aplicada Tecnica social basic
Concepción del hombre Homo económicus Hombre social Hombre organizacional yadministrativo
Comportamiento organizacional del individuo
Ser aislado que reaccionacomo individuo (atomismotaylorismo)
Ser social que reacciona comomiembro de un grupo
Ser racional y social, orientadohacia la consecución de objetivosindividuales y organizacionales
Ciencia mas relacionada Ingeniería Psicología social EclecticismoTipos de incentivos Incentivos materiales y
salarialesIncentivos sociales y simbólicos Incentivos mixtos
Relación entre objetivosorganizacionales yobjetivos individuales
Identidad de intereses. no hayconflicto perceptible
Identidad de intereses. Todo conflictoes indeseable y debe evitarse.
Integrado entre objetosorganizacionales e individuales
Resultados deseados Máxima eficiencia Eficiencia optima Eficiencia optima.
Aspectos principalesENFOQUES PRESCRIPTIVO Y NORMATIVO DE LA ADMINISTRACIÓN
E.4 EL PROCESO DE ADMINISTRACION ESTRATEGICA
El proceso de administración estratégica dinámico por naturaleza, está formado por
el conjunto de compromisos, decisiones y actos que la empresa necesita llevar a
cabo para alcanzar la competitividad estratégica y obtener utilidades superiores al
promedio. Para poder formular y aplicar correctamente su estrategia, la empresa
necesita información relevante, derivada de análisis de ambiente interno y el entorno
externo. A su vez, las medidas estratégicas eficaces son un requisito necesario para
que la empresa obtenga los resultados deseados de la competitividad estratégica y
utilidades superiores al promedio. Así pues, se utiliza este proceso para vincular las
condiciones de un mercado siempre cambiante y la estructura competitiva con los
recursos, las capacidades y las competencias, siempre en evolución, de la empresa
(las fuentes de la información estratégica). Los actos estratégicos eficaces que se
llevan a cabo en el contexto de estrategias cuidadosamente formuladas e integradas
a las medidas que se necesitan para su aplicación que generan los resultados
estratégicos deseados.
El hecho de que las medidas estratégicas que toman los administradores para
alcanzar la competitividad estratégica, y mantenerla, exigen, permanentemente, de
su mejor esfuerzo, del de los empleados y del de sus organizaciones.
40
LOS CONTROLES ORGANIZACIONALES Los controles organizacionales son un aspecto importante de la estructura. Los
controles organizacionales rigen la aplicación de la estrategia, indican cómo
comparar los resultados presentes con los esperados y sugieren las medidas
correctivas que se deben tomar cuando la diferencia entre los resultados reales y los
esperados es inaceptable. Cuantas menos diferencias haya entre los resultados
reales y los esperados, tanto más eficaces serán los controles de la organización. La
compañía difícilmente podrá explotar con éxito sus ventajas competitivas si no
cuenta con controles organizacionales efectivos. Los controles organizacionales
debidamente diseñados ofrecen información clara respecto a los comportamientos
que mejoran el desempeño de la empresa. Las empresas recurren a los controles
estratégicos y los financieros como parte de sus estructuras para apoyar la aplicación
de sus estrategias.
Los controles estratégicos son criterios bastante subjetivos que pretenden constatar
si la empresa está empleando las estrategias adecuadas para las circunstancias del
entorno externo y las ventajas competitivas de la empresa. Así pues, los controles
estratégicos sirven a la empresa para analizar si hay correspondencia entre lo que
podría hacer, vieren las oportunidades de su entorno externo) y lo que puede hacer
(como indican sus ventajas competitivas). Los controles estratégicos eficaces ayudan
a la empresa a entender qué requiere para tener éxito. Los controles estratégicos
exigen haya estupenda comunicación entre los administradores encargados de
aplicarlos para juzgar el desempeño de la empresa y aquellos que tienen el encargo
básico de aplicar las estrategias (por ejemplo, los administradores de niveles medios
o de primer nivel). Estos intercambios frecuentes pueden ser formales o informales.
Asimismo, los administradores emplean los controles estratégicos para evaluar la
medida en que la empresa está cumpliendo con los requisitos para instituir sus
estrategias. En el caso de una estrategia de los negocios, por ejemplo, los
administradores usan los controles estratégicos para estudiar las actividades
primarias y las de apoyo con el objeto de comprobar si las que son determinantes
para la debida ejecución de la estrategia de los negocios están correctamente
ejecutadas y se les presta la debida atención. En el caso de las estrategias de
41
corporaciones afines, los administradores usan los controles estratégicos para
constatar si éstas están compartiendo los factores estratégicos adecuados, como
serian el conocimiento, los mercados y las tecnologías de todos los negocios. Los
ejecutivos, para usar debidamente los controles estratégicos con el propósito de
evaluar las estrategias de diversificaciones afines, deben entender a fondo la
estrategia de los negocios de cada unidad.
F. EFICIENCIA Una de las consecuencias de la eficiencia es la productividad, es decir, la cantidad
producida por unidad de tiempo, y a mayor productividad, mayor eficiencia. Pero el
concepto de eficiencia es mayor que el de productividad.
La eficiencia desde la perspectiva de los sistemas administrativos es el costo de la
información; es asombrosa la cantidad de documentos, reportes, registros, archivos,
etc., que se generan y utilizan en una empresa. Un sistema será más eficiente
cuando el diseño permita la ejecución de la tarea en menor tiempo por requerir
menos pasos, contar con procedimientos más simples o usar medios electrónicos y
además, con menor costo de procesamiento electrónico, de personal, de formularios
y de espacio de archivos entre otros.
La eficiencia puede obtenerse como una minimización del costo frente a una renta
constante o bien como un costo y la maximización de los ingresos tienen que ser
considerados simultáneamente, en otras palabras, maximizar la diferencia entre
ingresos y costos.
Cada compañía trata con procesos administrativos. Y cuando los procesos son
ejecutados con fluidez y eficiencia, estos pueden guiar a la empresa hacia ventaja
competitiva real, ya sea internamente como externamente. A menudo, uno de los
más importantes primeros pasos hacia la obtención de una agilidad externa, es la de
lograr dominar la agilidad interna de los procesos. Sin embargo, las ineficiencias son
a menudo muchas dentro de las organizaciones, entre los ejemplos se incluye:
• Procesos Costosos basados en papel en donde la información es a
menudo incorrecta y propensa a errores
• Inhabilidad de dar seguimiento a esfuerzos de conformidad debido a la
falta responsabilidad y visibilidad en los procesos principales
42
• Baja satisfacción de clientes y suplidores debido al excesivo tiempo de
demora en procesos administrativos externos.
• La eficiencia dentro de los procesos administrativos tiene como ventaja:
• Reduce el tiempo de retorno en el manejo de Apropiaciones a Capital y
Pedidos de Compras
• Reducción en gran escala de errores en facturación a través de la
eliminación de papel
• Mejora la satisfacción de clientes y suplidores debido a la visibilidad y
responsabilidad en los procesos en su totalidad
• Libera a empleados experimentados claves para realizar tareas más
productivas17
E. ASOCIATIVIDAD, COOPERATIVISMO E.1 LAS COOPERATIVAS
Las Cooperativas son asociaciones de personas, los socios cooperativistas, que se
unen de forma voluntaria para satisfacer en común sus necesidades y aspiraciones
económicas, sociales y culturales mediante una empresa que es de propiedad
colectiva y de gestión democrática. 18
Un sistema de titularidad individual de una participación en el capital accionario de
una empresa que, por turnos, posee la estructura. Cada propietario tiene un derecho
exclusivo a utilizar su unidad individual y debe pagar su parte de la deuda que afecte
toda la construcción.
Acciones de compra de los residentes en una corporación cooperativa que posee
una estructura; cada accionista tiene derecho a vivir en una unidad específica de la
estructura y es responsable del pago de una parte del préstamo.19
17 KELLY, GRAHAM, La eficiencia administrativa, Editorial: Editorial Norma. Bogota. Columbia. 1989. [en línea] [citado 25 de Octubre de 2006] Disponible en < http://www.metabase.net/docs/paca/0099.html > 18 CARRASQUER FELIX, Cooperativa [en línea] [citado el 26 de Octubre de 2006] Disponible en
< http://www.espanol.hud.gov/offices/hsg/sfh/buying/glossary.cfm >
43
Son empresas asociativas, sin ánimo de lucro, en las cuales los trabajadores o los
usuarios, según el caso, son simultáneamente los aportantes o gestores de las
empresas creadas con el objeto de producir o distribuir conjuntamente y
eficientemente bienes o servicios para satisfacer las necesidades de los asociados y
de la comunidad en general (Torrente y Bustamante, 2000).20
Una compañía de servicios, no lucrativa, en manos de los consumidores y
responsable de distribuir energía generalmente a las áreas rurales. Algunas
cooperativas son dueñas de sus plantas de generación y líneas de transmisión, pero
la mayoría compra electricidad en la forma de energía de preferencia federal o bien
del mercado de mayoreo.21
Organización empresarial que tiene por objetivo el beneficio de las personas que
componen, y que se caracteriza por cada miembro, tiene un voto al margen del
capital o aporte que tenga en la cooperativa. Esta forma de organización permite unir
a personas de pocos recursos que se encuentran en una situación similar para
aprovechar las ventajas de una operación más eficiente en mayor escala.
E.2 CARACTERÍSTICAS DE LAS COOPERATIVAS
No son entidades de lucro, es decir que su fin no es producir el enriquecimiento de
quienes la integran. No hay clientes sino asociados.
La Comisión Directiva se denomina Consejo de Administración.
Estos Consejos de Administración son elegidos por los asociados en Asambleas.
La Asamblea de asociados es el más claro ejemplo de la democracia.
20 LOPEZ CARLOS, Que es una Cooperativa y cuales son sus principales características [en línea] [citado 02 de Septiembre de 2008] Disponible en < http://www.gestiopolis.com/recursos/experto /catsexp/pagans/eco/45/socooperamex.htm > 21 MONOGRAFIAS, Tipos De Cooperativas [en línea] [ citado el 02 de Septiembre de 2008] Disponible en< http://www.cooperar.galeon.com/tipos.htm >
44
E.3 TIPOS DE COOPERATIVAS
1. COOPERATIVA DE CONSUMO: Tiene por objetivo comprar y distribuir bienes y
servicios para los socios y público en general.
2. COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO: Provee a sus socios un medio
cómodo y seguro de aportar dinero y obtener crédito a un tipo de interés razonable.
Puede ser organizada por una comunidad, asociación profesional, instituciones de
diversas índoles, etc.
3. COOPERATIVA DE VIVIENDA: Estas cooperativas ofrecen vivienda adecuada a
un costo razonable. Están destinadas a la adquisición de terreno, edificación y
conservación de la vivienda. En las cooperativas de vivienda gerencial, la
cooperativa construye el proyecto, se es dueño del mismo mediante una hipoteca
global y el socio es codueño con derecho a ocupar una unidad de vivienda.
4. COOPERATIVA AGRÍCOLA: Es la cooperativa organizada por productores
agrícolas para vender sus productos o comprar sus provisiones colectivamente. Las
mismas pueden dedicarse a varios renglones. Por ejemplo, la cooperativa de
mercadeo: recoge la producción de sus asociados y la mercadea.
5. COOPERATIVA DE TRANSPORTE: Estas cooperativas se dedican a trasladar
pasajeros o carga por medio de vehículos motorizados.
6. COOPERATIVA DE TRABAJO O PRODUCCIÓN INDUSTRIAL: Esta cooperativa
agrupa trabajadores dedicados a la prestación de servicios, a la transformación de
materias primas y a la consecución de cualquier otro objetivo de carácter industrial.
7. COOPERATIVA JUVENIL: Las cooperativas juveniles están integradas por
jóvenes menores de edad, puede ser un grupo estudiantil, escolar o cualquier grupo
cooperativo organizado por jóvenes menores de 21 años. Generalmente las
cooperativas juveniles organizadas son de consumo aunque pueden ser de cualquier
tipo. Además, cumple la función de desarrollar nuevos líderes para el Movimiento
Cooperativo.
FUNCION DE LAS COOPERATIVAS Las cooperativas prestan servicios a sus asociados y a la comunidad, sin fines, lucro.
Están administradas por un Consejo integrado por sus asociados. Todos sus
45
asociados pueden participar de las reuniones llamadas Asambleas, donde se
deciden los actos más importantes de la vida de la Cooperativa.
La sociedad cooperativa existe bajo una DENOMINACIÓN SOCIAL seguida por las
palabras cooperativa o bien las siglas S.C.
Las características esenciales de esta sociedad son las siguientes:
Esta sociedad necesita forzosamente un número de socios NO MENOR DE 10.
Un capital variable y principalmente debe funcionar sobre principios de igualdad
dentro del régimen de derechos y obligaciones de sus miembros.
No persigue fines lucrativos y busca el mejoramiento social y económico de sus
trabajadores.
La igualdad comienza en la forma de repartir entre los asociados la proporción del
tiempo trabajado o bien al monto de las operaciones realizadas. Según se trate de
cooperativa de producción o de cooperativa de consumo.
Dentro de la sociedad cooperativa no se pueden desarrollar actividades distintas a
aquellas para las que están legalmente autorizadas, para ejercer actividades
diversas a su objeto, será preciso obtener la autorización correspondiente de la
Secretaría de Comercio ajustándose al reglamento de la ley, de las sociedades
cooperativas.
Los elementos que conforman esta sociedad también se pueden considerar normas
que deberán tener las sociedades cooperativas y son las siguientes:
Solo serán sociedades cooperativas las que funcionen con la Ley General de
Sociedades Cooperativas y estén registradas y autorizadas.
La Sociedad Cooperativa no podrá concederse privilegio alguno a los fundadores o
directores, tampoco exigir a los socios de nuevo ingreso que suscriban más de un
certificado de aportación.
Queda prohibido que las sociedades sujetas a las disposiciones de la ley General de
Sociedades Mercantiles utilicen en sus denominaciones sociales las palabras
cooperativas o cooperadores u otras similares que pudieran llevar a creer que se
trata de una sociedad cooperativa.
46
La denominación social de la cooperativa no se podrá sugerir un campo mayor al que
haya sido autorizado.
Las sociedades cooperativas no deben pertenecer a las Cámaras de Comercio ni a
las asociaciones de productores.
La sociedad cooperativa está obligada a mejorar en todo los aspectos del nivel de
sus trabajadores.
La liquidación de esta sociedad será por las siguientes causas:
• Por la voluntad de las 2/3 partes de sus miembros.
• Por la disminución del número de sus miembros a menos de 10.
• Porque llegue a consumarse el objeto de la sociedad.
• Porque el estado económico de la sociedad no permite continuar con sus
operaciones.
e) Porque la Secretaría de Comercio cancele la autorización para su
funcionamiento.
E.4 ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN.
La dirección y administración de las sociedades cooperativas estará a cargo de los
siguientes consejos:
• Asamblea General.
• Consejo Administrativo.
• Consejo de Vigilancia.
• Comisiones que establece la ley.
• Demás que designe el Asamblea General.
La Asamblea General será la autoridad suprema y los acuerdos que tomen obligan a
todos los socios presentes y ausentes a sujetarse a estas disposiciones.
Esta asamblea deberá resolver todos los problemas de suma importancia y
establecerá las reglas generales para el funcionamiento social.
47
Constitución de la sociedad.
Esta sociedad debe constituirse por escrito mediante acta levantada por
quintuplicado en la que la Asamblea General que celebren los interesados y
contendrá las bases para su funcionamiento y organización, los ejemplares de dichas
actas deben enviarse a la Secretaría de Comercio (SE) para la autorización del
funcionamiento de la sociedad y para que esta inscriba en el registro cooperativo
nacional que depende de la propia secretaría.
E.5 LAS BASES PARA CONSTITUIR UNA SOCIEDAD
a) Denominación y domicilio de la sociedad.
b) Objeto y expresión de sus actividades.
c) Régimen de responsabilidad ya sea limitada o suplementada.
d) Requisitos para la admisión, exclusión o separación voluntaria de los socios.
e) Formas de constituir y aumentar el capital social.
f) Reglas para la disolución y liquidación.
REGIMEN DE RESPONSABILIDAD
Las sociedades cooperativas podrán adoptar cualquier de los siguientes renglones:
RESPONSABILIDAD LIMITADA.
RESPONSABILIDAD SUPLEMENTADA.
El régimen de responsabilidad es aquel que para efectos de cubrir los compromisos
sociales de esta sociedad se extiende más allá del monto de aportaciones de los
socios hasta un límite determinado de antemano.
Esta responsabilidad es un concepto intermedio entre la responsabilidad ilimitada y
la limitada.
En la DENOMINACIÓN SOCIAL deberá expresarse el régimen adoptado y el
número de registro que corresponde.22
22 DEPARTAMENTO DE EDUCACION SECUNDARIA TECNICA, Cual es la función
de las Cooperativas [en línea] [citado 05 de Septiembre de 2006] Disponible en <
http://mx.geocities.com/ rvburgos/htm/coopesc01.htm >
48
ASOCIATIVIDAD Es un mecanismo de cooperación entre empresas pequeñas y medianas, en donde
cada empresa participante, manteniendo su independencia jurídica y autonomía
gerencial, decide voluntariamente participar en un esfuerzo conjunto con los otros
participantes para la búsqueda de un objetivo común
PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE LA ASOCIATIVIDAD:
PERMITE RESOLVER PROBLEMAS CONJUNTOS MANTENIENDO LA
AUTONOMÍA GERENCIAL DE LAS EMPRESAS PARTICIPANTES:
Otra distinción importante de la asociatividad es el alto grado de autonomía
gerencial que mantienen los participantes después de adoptar la decisión. Por
ejemplo, la manera de emplear los recursos o beneficios obtenidos a partir de la
asociatividad es de la incumbencia exclusiva de cada empresa, la cual debe
responder ante el resto de participantes por la cuota parte de los esfuerzos que le
corresponde. Esto puede constituir uno de los principales estimuladores al desarrollo
de la asociatividad en el futuro. Bajo esta modalidad los directivos de las empresas
no son obligados a compartir información que estimen confidencial para sus
compañías, como en el caso de la cooperación compulsiva de las redes verticales, o
las exigencias de las alianzas estratégicas.
ADOPCION DE DIVERSAS MODALIDADES JURÍDICAS Y ORGANIZACIONALES: Una distinción adicional de la asociatividad es el carácter amplio de actividades de
cooperación que puede abarcar. La asociatividad se puede establecer para múltiples
propósitos desde el financiamiento hasta la investigación conjunta de determinado
problema y, al mismo tiempo, abarcar las diferentes etapas de los procesos básicos
de las empresas, a saber, diseño, manufactura, comercialización, servicio post-venta,
entre otros. En principio, no hay limitación del ámbito de la cooperación en la
asociatividad como sí lo hay tanto en las redes verticales como en las horizontales.
En la asociatividad tampoco hay restricciones para la participación en cuanto al tipo
de actividad que desempeñe la empresa participante.
49
F. TRANSPORTE Transporte, medio de traslado de personas o bienes desde un lugar hasta otro. El
transporte comercial moderno está al servicio del interés público e incluye todos los
medios e infraestructuras implicados en el movimiento de las personas o bienes, así
como los servicios de recepción, entrega y manipulación de tales bienes. El
transporte comercial de personas se clasifica como servicio de pasajeros y el de
bienes como servicio de mercancías. Como en todo el mundo, el transporte es y ha
sido en Latinoamérica un elemento central para el progreso o el atraso de las
distintas civilizaciones y culturas.
Ya en el periodo precolombino los incas poseían un rudimentario pero eficiente
sistema de caminos interconectados a lo largo y ancho de su Imperio, por el cual
trasladaban distintos tipos de mercaderías. Bien a pie o a lomo de llamas sus
mercaderías lograban llegar a destino. A veces a través de puentes de cuerdas entre
las montañas. Otros pueblos utilizaron canoas o botes como medio de comunicación.
La llegada de los europeos —españoles y portugueses— a lo largo de casi toda
América produjo grandes cambios en los medios de transporte. El principal modo de
comunicación era el marítimo, dado que era más eficiente y rápido para puertos
naturales y para los lugares en los que se construyeron puertos, tanto de mar como
de los caudalosos ríos americanos.
En el siglo XX la formación e instalación de grandes corporaciones de fabricantes ha
dado un gran impulso a la producción de vehículos tanto para el uso particular como
para el transporte público y de mercancías, así como la exportación a terceros
países. Con el crecimiento económico de los últimos años se espera que Brasil y
Argentina alcancen en poco tiempo cotas de utilización de vehículos al mismo nivel
que los países más desarrollados.
DIFERENTES MEDIOS DE TRANSPORTE En general se utilizan cinco medios de transporte: acuático, por carretera, ferroviario,
aéreo y oleoducto.
• ACUATICO
• BARCOS A VAPOR
• CARRETERAS
50
• FERROCARRIL
• AEREO
• OTROS
51
G. OPERACIONALIZACION DE LAS HIPOTESIS Figura 5: Hipótesis General
HIPOTESIS GENERALSi se Diseña un Sistema Automatizado para el registro de las operaciones diarias del sector transporte publico con sistema de Caja única, se obtendrá mayor eficiencia y exactitud en los procesos de control administrativo del sector transporte público de autobuses.
* Posibilidad de error * ¿Cuantos errores se comente debido al ?en el calculo de precio por calculo manualviaje * ¿Como afecta a los empresarios no tener?* Recurso Humano reportes inmediatoscon sobrecarga de trabajo *¿ Como afecta a los motoristas el llevar?innecesaria control manual*hardware subutilizado * ¿Que hacer en caso de extravio de?* Recurso Humano documentossubutilizado* Fuenta confiable de información* Mejora de la calidad ¿Como afecta a los empresarios el?en el proceso control manual* Rendimiento optimo del *¿Que se espera del proyecto?recurso humano * Que mejoras se realizarían* Minimización de errores * ¿Cuanto se ahorraría en pago horas?en preparación informes extras, energia* anulación de Pérdida de * ¿Cuál es el riesgo de perdida de?comprobantes información
DEPENDIENTE: LOGRAR MAYOR EFICIENCIA EN
EL PROCESO DE REGISTRO DE
ACTIVIDADES QUE GENERAN FLUJOS DE
EFECTIVO
Significa el obtener un mayor nivel de rendimiento y productividad a traves de la máximización de los recursos y el control
exacto de los flujos de efectivo, minimizando horas-hombre por la
generación de reportes e información financiera.
VARIABLES
INDEPENDIENTE SISTEMA
AUTOMATIZADO DE CONTROL
ADMINISTRATIVO DE FLUJO DE EFECTIVO
AUTOMATIZACION: Cambiar un proceso de manual a electrónico
CONTROL ADMINISTRATIVO: Registro de actividades que generan flujo de
efectivo
SISTEMA: Interrelación de partes que funcionan como un todo
DEFINICIONES*Tiempo utilizado para el registro de actividades
* ¿Cuanto tiempo se demora el proceso de reportes?
INDICADORES PREGUNTAS