capítulo 4: gestión de integración del...

Capítulo 4:

Gestión de Integración del Proyecto

Fuentes:

• Information Technology Project Management, Fifth Edition,

Copyright 2007

• PMBOK, Cuarta edición

Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

Colaboración: Tatiana Castrillón Valdés

Objetivos de Aprendizaje

Describir un marco general para la gestión de la integración del proyecto refiéndose a las otras áreas del conocimiento de PM y el ciclo de vida del proyecto

Explicar el proceso de planificación estratégica y aplicar distintos métodos de selección de proyectos

Explicar la importancia del Acta de constitución del proyecto para iniciarlo formalmente

Describir el desarrollo del plan para la dirección del proyecto, incluyendo el contenido, utilizando las directrices y plantillas para el desarrollo de planes y realizar un análisis de los interesados en el proyecto para ayudar a gestionar las relaciones

Explicar la ejecución del proyecto, su relación con la planificación del proyecto, los factores relacionados con resultados exitosos, y las herramientas y técnicas para asistir en la ejecución del proyecto

Objetivos de Aprendizaje (continúa)

Describir el proceso de monitoreo y control del trabajo

Comprender el proceso del control integrado de cambios, la planificación y la gestión de los cambios en los proyectos y desarrollar y utilizar un sistema de control de cambios

Explicar la importancia de desarrollar y seguir buenos procedimientos para el cierre de los proyectos

Describir cómo el software puede ayudar en la gestión de integración del proyecto

La clave para el éxito general del proyecto:

Buena Gestión de la Integración del proyecto

Los gerentes de proyecto deben coordinar todas las otras áreas de conocimiento durante todo el ciclo de vida del proyecto

Muchos gerentes de proyectos nuevos tienen problemas para ver el "panorama general" y quieren centrarse en demasiados detalles

La Gestión de integración de proyectos no es lo mismo que la integración de software

Procesos de Gestión de la Integración del proyecto

Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: Trabajar con

los interesados en el proyecto para realizar el documento: Acta de

constitución del proyecto.

Desarrollar el plan para la Dirección del proyecto: coordinar

todos los esfuerzos para crear un documento de planificación

consistente, coherente: el plan para la dirección del proyecto

Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto: ejecutar el plan de

gestión para la dirección del proyecto realizando las actividades

incluidas en él

Monitorear y controlar el trabajo del proyecto: supervisar el

trabajo del proyecto para cumplir los objetivos de rendimiento

Realizar el control integrado de cambios: coordinar los cambios

que afectan los entregables del proyecto y los activos de los

procesos de la organización

Cerrar el proyecto o fase: completar todas las actividades para

cerrar formalmente el proyecto o una fase

Resumen de Gestión de la Integración

Iniciación

Proceso: Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

Salida: Acta de Constitución del proyecto

Planificación

Proceso: Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

Salida: Plan de Dirección del Proyecto

Ejecución

Proceso: Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto

Salidas: Entregables, información sobre el desempeño del trabajo, solicitudes de cambio, Actualizaciones al Plan

para la Dirección del Proyecto, Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Seguimiento y control

Proceso: Monitorear y controlar el trabajo del Proyecto

Salidas: Solicitudes de cambio, Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto, Actualizaciones a los

Documentos del Proyecto.

Proceso: Realizar el control integrado de cambios

Salidas: Actualizaciones al Estado de las Solicitudes de Cambio, Actualizaciones al Plan para la Dirección

del Proyecto, Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Cierre

Proceso: Cerrar proyecto o fase

Salidas: Transferencia del Producto, Servicio o Resultado Final, Actualizaciones a los Activos de los

Procesos de la Organización

Inicio del proyecto Terminación del Proyecto

Planeación Estratégica y Selección del Proyecto

La planificación estratégica consiste en determinar los objetivos a

largo plazo, la predicción de tendencias futuras, y la proyección de la

necesidad de nuevos productos y servicios

Las organizaciones suelen realizar un análisis FODA*

Análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas

Como parte de la planificación estratégica, las organizaciones:

Identifican proyectos potenciales o posibles proyectos

Utilizan métodos realistas para seleccionar en qué proyectos trabajar

Formalizan la iniciación del proyecto mediante la elaboración del Acta de

constitución del proyecto

* SWOT analysis: Analyzing Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats

Métodos de selección de proyectos

Generalmente hay disponibles mas proyectos que tiempo y recursos para desarrollarlos

Métodos para seleccionar proyectos:

Centrarse en las necesidades generales de la organización

Categorizar los proyectos

Calcular el valor presente neto u otros análisis financieros

Utilizar un modelo de calificación ponderada

Implementar un tablero de control balanceado*

* Balanced scorecard

Enfocarse en las necesidades generales de la

organización

A menudo es difícil dar una justificación sólida para muchos proyectos, pero todos están de acuerdo en que tienen un alto valor

Tres criterios importantes para los proyectos:

Existe una necesidad del proyecto

Hay fondos disponibles

Existe una fuerte voluntad para que el proyecto tenga éxito

Clasificación de proyectos

Una clasificación es si el proyecto se ocupa de:

Un problema

Una oportunidad

Una directiva

Otra clasificación: cuánto tiempo tomará realizarlo y cuándo es

necesario que este realizado

Otra: la prioridad general del proyecto

Análisis financiero de proyectos

Las consideraciones financieras son a menudo un factor importante en la

selección de proyectos

Tres métodos principales para determinar el valor financiero de los

proyectos previstos

Análisis de valor presente neto (VPN)*

Retorno de la inversión** (ROI)

Análisis de Retorno ***

* NPV: Net present value

** ROI: Return on investment

*** Payback analysis

Modelo de clasificación ponderada

Un modelo de calificación ponderada es una herramienta que proporciona un proceso sistemático de selección de proyectos basados en muchos criterios

1. Identificar los criterios importantes para el proceso de selección de proyectos

2. Asignar ponderaciones (en porcentaje) para cada criterio, que sumen en total 100%

3. Asignar puntajes a cada criterio para cada proyecto

4. Multiplicar los resultados de los pesos y obtener el puntaje total ponderado

Cuanto más alto el puntaje ponderado, mejor

Ejemplo de modelo de clasificación ponderada

para la seleccion de un proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Promedio ponderado por proyecto

Cuadro de mando Integral*

Los Drs. Robert Kaplan y David Norton desarrollaron este enfoque para ayudar a seleccionar y gestionar proyectos que se alinean con la estrategia empresarial

balanced scorecard:

Es una metodología que convierte los valores de una organización, tales

como el servicio al cliente, innovación, eficiencia operativa y el rendimiento

financiero, en una serie de métricas definidas

* Balanced Scorecard

Más información en www.balancedscorecard.org

Acta de constitución del proyecto

Después de decidir en qué proyecto se va a trabajar, hay que

hacérselo saber a la organización

Un Acta de constitución del proyecto es un documento que reconoce

formalmente la existencia del proyecto y provee dirección a los

objetivos y la gestión

Los Interesados deben firmar el Acta de constitución para llegar a un

acuerdo sobre la necesidad y la intención del proyecto; un documento

firmado es la salida clave de la gestión de integración del proyecto

Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

Entradas

1. Enunciado del Trabajo del Proyecto

2. Caso de Negocio

3. Contrato

4. Factores Ambientales de la

Empresa

5. Activos de los Procesos de la

Organización

Herramientas y técnicas

1. Juicio de Expertos

Salidas

1. Acta de Constitución del Proyecto

Proceso que:

Pertenece al grupo del Proceso de Iniciación

Pertenece al área de conocimiento Gestión de la Integración del proyecto

Plan para la Dirección del proyecto

Plan para la Dirección del proyectos: es un documento que se

utiliza para coordinar todos los documentos de planificación del

proyecto y ayudar a orientar la ejecución y el control de un proyecto

Los planes creados en las áreas de conocimiento son parte del plan

general de gestión del proyecto

Elementos comunes de un plan para la dirección

del proyecto

Introducción y panorama general del proyecto

Descripción de cómo esta organizado el proyecto

Gestión y procesos técnicos utilizados en el proyecto

Trabajo a realizar, cronograma e información presupuestaria

Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto



Entradas1. Acta de Constitución del Proyecto

2. Salidas de los Procesos de

Planificación


Empresa


Organización

Salidas1. Plan para la Dirección del Proyecto

Proceso que:

Pertenece al grupo del Proceso de Planificación


Ejecución del proyecto

La ejecución del proyecto implica la gestión y la realización de los

trabajos descritos en el plan para la dirección del proyecto

La mayoría del tiempo y el dinero se gasta en la ejecución

El área de aplicación del proyecto afecta directamente a la

ejecución del proyecto porque los productos del proyecto se

producen durante la ejecución

Coordinar planeación y ejecución

La planificación y ejecución de proyectos están interrelacionados y

son actividades inseparables

Los que harán el trabajo deben ayudar a planificar el trabajo

Los gerentes de proyecto debe solicitar la opinión del equipo para

desarrollar planes realistas

Proporcionar liderazgo y cultura de apoyo

Los gerentes de proyecto deben dar el ejemplo para demostrar la

importancia de crear y seguir a cabalidad el plan de dirección del

proyecto

La cultura organizacional puede ayudar a la ejecución de proyectos:

Proporcionando directrices y plantillas

Haciendo seguimiento del desempeño basado en los planes

Los gerentes de proyecto pueden necesitar romper las reglas para

cumplir los objetivos del proyecto, y los altos directivos debieran

apoyar esas acciones

Habilidades importantes para la ejecución de

proyectos

Capacidades generales de gestión, como el liderazgo, habilidades

políticas y de comunicación

Habilidades y conocimiento de productos, negocios y área de

aplicación

Utilización de herramientas y técnicas especializadas

Herramientas y técnicas de ejecución de proyectos

Metodología de gestión del proyecto: muchos gerentes de proyecto experimentados creen que la forma más efectiva de mejorar la gestión de proyectos es seguir una metodología que no sólo describe lo que se debe hacer en la gestión de un proyecto, sino cómo hacerlo

Sistemas de información para Gestión de proyectos: hay cientos de productos de software de gestión de proyectos disponibles en el mercado hoy en día, y muchas organizaciones se están moviendo hacia potentes sistemas de gestión de proyecto para empresas a los que se puede acceder a través de Internet

Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto

Entradas1. Plan para la Dirección del Proyecto

2. Solicitudes de Cambio Aprobadas


Empresa


Organización

Herramientas y técnicas1. Juicio de Expertos

2. Sistema de Información para la

Dirección de Proyectos

Salidas1. Entregables

2. Información sobre el Desempeño

del Trabajo

3. Solicitudes de Cambio

4. Actualizaciones al Plan para la

Dirección del Proyecto

5. Actualizaciones a los Documentos

del Proyecto

Proceso que:

Pertenece al grupo del Proceso de Ejecución


Monitoreo y control del trabajo

Los cambios son inevitables en la mayoría de los proyectos, así que

es importante desarrollar y seguir un proceso para supervisar y

controlar los cambios

La vigilancia del trabajo del proyecto incluye recoger, medir y

difundir la información sobre el rendimiento

Dos salidas importantes del monitoreo y control del trabajo del

proyecto incluyen la recomendación de acciones correctivas y

preventivas

Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto




2. Informes de Desempeño


Empresa


Organización

Salidas1. Solicitudes de Cambio




del Proyecto

Proceso que:

Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control


Control integrado de cambios

Tres objetivos principales:

Influir en los factores que crean cambios para asegurar que los cambios

sean beneficiosos

Determinar que se ha producido un cambio

Gestionar los cambios a medida que se producen

Una línea base, es el plan de dirección del proyecto aprobado, más

los cambios aprobados

Control de cambios en proyectos

Punto de vista anterior: el equipo del proyecto debe tratar de hacer

exactamente lo que estaba previsto dentro del tiempo y del

presupuesto

Problema: rara vez las partes interesadas acuerdan por adelantado

el alcance del proyecto, el tiempo y las estimaciones de gastos son

inexactos

Punto de vista moderno: la gestión de proyectos es un proceso de

constante comunicación y negociación

Solución: los cambios son a menudo beneficiosos y el equipo del

proyecto debería elaborar la planificación, teniéndolos en cuenta

Sistema de control de cambios

Proceso formal y documentado, que describe cuándo y cómo los

documentos oficiales del proyectos y el trabajo pueden ser

cambiados

Describe quién está autorizado a hacer cambios y cómo hacerlos

Junta de control de cambios*

Un grupo formal de personas responsables de aprobar o rechazar los

cambios en un proyecto

Proporcionan guías para la preparación de solicitudes de cambio,

evalúan las solicitudes de cambio y gestionan la aplicación de los

cambios aprobados

Incluye a los Accionistas o interesados en el proyecto

* CCB: Change Control Board

Cambios oportunos

Algunas juntas de control de cambios sólo se reúnen de vez en cuando, así que puede tomar mucho tiempo para que los cambios ocurran

Algunas organizaciones tienen políticas de tiempo sensible para cambios

"Política de 48 horas“, permite a los miembros del equipo del proyecto tomar decisiones, y tienen 48 horas para revertir la decisión en espera de autorización de la dirección

Delega los cambios al nivel más bajo posible, pero mantiene a todos informados de los cambios

Gestión de la configuración

Asegura que la descripción de los productos del proyectos son

correctas y están completas

Implica identificar y controlar las características de diseño funcional

y físico de los productos y sus documentos de ayuda o manuales

Los especialistas en gestión de configuración identifican y

documentan los requerimientos de configuración, controlan los

cambios, registran y notifican los cambios y hacen auditoria sobre

los productos para verificar que están de acuerdo a los

requerimientos*

* Ver www.icmhq.com

Sugerencias para realizar un control integrado

de cambios

Ver la gestión de proyectos como un proceso de constante

comunicación y negociación

Planear teniendo en cuenta el cambio

Establecer un sistema de control de cambios formal incluyendo una

junta de control de cambios

Gestionar de forma efectiva la configuración

Definir los procedimientos, para decidir a tiempo sobre cambios

pequeños

Utilizar algún software para ayudar en la comunicación de los cambios

Enfocarse en alcanzar los objetivos del proyecto


2. Información sobre el Desempeño

del Trabajo

3. Solicitudes de Cambio


Empresa


Organización


2. Reuniones de Control de Cambios

Salidas1. Actualizaciones al Estado de las

Solicitudes de Cambio




del Proyecto

Realizar el Control Integrado de Cambios

Proceso que:

Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control


Cierre del proyecto

Para cerrar un proyecto, se deben finalizar todas las actividades y

entregar el trabajo completo a las personas apropiadas

Entre las salidas principales están:

Los procesos de cierre administrativo

Los procesos de cierre del contrato

Los productos finales, servicios, o los resultados

Procesos organizacionales de actualización de los activos

Cerrar Proyecto o Fase


2. Entregables Aceptados


Organización


Empresa


Organización


Salidas1. Transferencia del Producto,

Servicio o Resultado Final

2. Actualizaciones a los Activos de los

Procesos de la Organización

Proceso que:

Pertenece al grupo del Proceso de Cierre


Software para la gestión de la integración del

proyecto

Se puede utilizar software para ayudar a hacer la gestión de la integración del proyecto

Los documentos pueden ser creados con procesadores de texto (Word)

Se pueden utilizar software de creación de presentaciones (PowerPoint)

El tracking o seguimiento se puede hacer por medio de hojas de

cálculo o bases de datos

Las herramientas como el correo o páginas Web pueden ayudar en

la comunicación

El Software de gestión de proyectos puede reunir todo y mostrar

información detallada y resumida

Las herramientas de gestión de servicios empresariales sirven para

hacer seguimiento de la ejecución de los flujos de procesos del

negocio

Resumen del Capítulo

La gestión de la integración del proyecto incluye:

Desarrollar el Acta de constitución del proyecto

Desarrollar el plan para la dirección del proyecto

Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto

Monitorear y controlar el trabajo del proyecto

Realizar el control integrado de cambios

Cerrar proyecto o fase

capítulo 4: gestión de integración del...

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