capítulo 1: introducción a la gestión de...
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Capítulo 1:
Introducción a la Gestión de Proyectos
Fuentes:
• Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
• PMBOK, Cuarta edición
Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes
Colaboración: Tatiana Castrillón Valdés
Objetivos de Aprendizaje
Comprender la creciente necesidad de una mejor gestión del
proyecto
Explicar qué es un proyecto, indicar varios atributos de los proyectos,
y describir la triple restricción de los proyectos
Describir la gestión de proyectos y discutir los elementos claves de
gestión de proyectos, incluidos los interesados en el proyecto, las
áreas de conocimiento de la gestión de proyectos, técnicas y
herramientas comunes, y el éxito del proyecto
Objetivos de Aprendizaje (continuación)
Discutir la relación entre proyecto, programa y gestión del portafolio
y las contribuciones de estos aspectos en el éxito de las empresas
Comprender el papel del director de proyecto, describiendo lo que
los administradores de proyectos hacen, qué habilidades necesitan,
y cómo aparece la carrera para gerentes
Describir la gestión de proyectos, incluyendo su historia, el papel de
las organizaciones profesionales como el Project Management
Institute, la importancia de la certificación y la ética, y el avance del
software de gestión de proyectos
Introducción
Actualmente, muchas organizaciones tienen un interés nuevo o
renovado en la gestión de proyectos
El hardware, el software, las redes, y el uso de equipos de trabajo
interdisciplinarios y mundiales, han cambiado radicalmente el entorno
de trabajo
Los EE.UU. gastan 2,3 trillones de dólares en proyectos cada año, o
una cuarta parte de su producto interno bruto, y el mundo en su
conjunto gasta casi $ 10 trillones de dólares de su producto bruto de
40,7 dólares en proyectos de todo tipo
Estadísticas de Gestión de Proyectos
El gasto en TI en el mundo ascendió a más de $ 1,8 trillones en 2005,
un aumento del 6 por ciento desde 2004, y en el gasto se proyecta un
crecimiento del 8 por ciento en 2006 y un 4 por ciento en 2007
En 2005, la remuneración total promedio para gerentes de proyectos
fue 99.183 dólares por año en los Estados Unidos, 94.646 dólares en
Australia, y 106.374 dólares en el Reino Unido
El número de personas que consiguieron certificación PMP ha
aumentado en más del 70 por ciento de 2004 a 2005, con más de
200.000 PMPs en todo el mundo a finales de agosto, 2006
Motivación para el estudio de Gestión de
Proyectos
Los proyectos tienen un historial terrible
En 1995 un estudio del Standish Group (CHAOS) encontró que sólo el
16,2% de los proyectos de TI tuvieron éxito, cumpliendo con el alcance,
el tiempo y los costes previstos
Más del 31% de los proyectos fueron cancelados antes de la
terminación, que costaron más de 81 billones de dólares en los EE.UU.
solamente
Ventajas del uso formal de la Gestión de
Proyectos
Mejor control de los recursos financieros, físicos y humanos
Mejora de relaciones con los clientes
Menos tiempo de desarrollo
Menores costes
Mayor calidad e incremento de la fiabilidad
Márgenes de beneficio más altos
Mejora la productividad
Una mejor coordinación interna
Moral más alta de los trabajadores (menos estrés)
¿Qué es un Proyecto?
Proyecto
"un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto, servicio
o resultado único" (PMBOK ® Guide, cuarta edición)
Operaciones
“una función de la organización que se efectúa permanentemente,
con actividades que generan un mismo producto o proveen un
servicio” (PMBOK ® Guide, cuarta edición)
Los Proyectos concluyen cuando sus objetivos se han alcanzado o
el proyecto se ha terminado
Los proyectos pueden ser grandes o pequeños, y para terminar
pueden tomar un tiempo corto o largo
Ejemplos de Proyectos
Un pequeño equipo de desarrollo de software agrega una nueva
función a una aplicación de software interna para el departamento
de finanzas
El campus de la universidad mejora de su infraestructura
tecnológica para ofrecer acceso inalámbrico a Internet a través de
todo el campus
Una empresa decide qué sistema VoIP (Voz sobre IP) comprar y la
forma en que se implementará
Atributos del proyecto
Un proyecto:
Tiene un propósito único
Es temporal
Se desarrolla utilizando elaboración progresiva
Requiere recursos, a menudo de diversas áreas
Generalmente tiene un cliente principal (customer) o un
patrocinador (sponsor)
El patrocinador del proyecto por lo general proporciona la dirección y
la financiación para el proyecto
Implica incertidumbre
Gerentes de Proyecto y de Programa
Los gerentes de proyecto
Trabajan con los patrocinadores del proyecto, un equipo de proyecto,
y otras personas involucradas en el proyecto, para cumplir con los
objetivos del proyecto
Programa
Grupo de proyectos gestionados de una manera coordinada para
obtener aquellos beneficios que no sería posible lograr si se les
gestionara en forma individual (PMBOK ® Guide, cuarta edición)
Los gerentes de programa supervisan programas y frecuentemente
actúan como jefes de los gerentes de proyecto
La triple restricción de la Gestión de Proyectos
El éxito de la gestión de proyectos significa haber cumplido los tres grandes objetivos (alcance, tiempo y coste), y
la satisfacción del patrocinador del proyecto
¿Qué es la Gestión de Proyectos?
Gestión de proyectos
"la aplicación de los conocimientos, habilidades, herramientas y
técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requisitos
del proyecto" (PMBOK ® Guide, cuarta edición)
Los gerentes de proyecto se esfuerzan por cumplir la triple
restricción, equilibrando los objetivos de alcance, tiempo y coste
del proyecto
Estructura de la Gestión de Proyectos
Gestión del
alcance
Gestión del
tiempo
Gestión de
costos
Gestión de
La calidad
9 áreas del conocimiento
Funciones fundamentales
Funciones facilitadoras
Gestión de
Recursos
humanos
Gestión de la
comunicación
Gestión del
riesgo
Gestión de las
adquisiciones
Proyecto 1
Proyecto 2
Proyecto 3
Proyecto 4
Herramientas y
técnicas
Portafolio de proyectos
Gestión de la integración del proyecto
Éxito del
proyecto
Éxito de
la
empresa
Expectativas y
necesidades
de los interesados
del proyecto
Interesados del proyecto
Interesados del proyectoSon las personas involucradas o afectadas por las actividades del proyecto
Entre los Interesados se incluyen:
El Patrocinador del proyecto
El gerente de proyecto
El equipo del proyecto
El personal de apoyo
Clientes
Usuarios
Proveedores
Los opositores al proyecto
Estructura de la Gestión de Proyectos
Gestión del
alcance
Gestión del
tiempo
Gestión de
costos
Gestión de
La calidad
9 áreas del conocimiento
Funciones fundamentales
Funciones facilitadoras
Gestión de
Recursos
humanos
Gestión de la
comunicación
Gestión del
riesgo
Gestión de las
adquisiciones
Proyecto 1
Proyecto 2
Proyecto 3
Proyecto 4
Herramientas y
técnicas
Portafolio de proyectos
Gestión de la integración del proyecto
Éxito del
proyecto
Éxito de
la
empresa
Expectativas y
necesidades
de los interesados
del proyecto
Nueve áreas de conocimiento de la
Gestión de Proyectos
Áreas del conocimiento
Describen las competencias claves que los gerentes de proyecto deben
desarrollar
Cuatro áreas de conocimiento básico conducen a los objetivos específicos
del proyecto (gestión del alcance, tiempo, costo y calidad)
Cuatro áreas de conocimiento para facilitar los medios a través de los
cuales se alcanzan los objetivos del proyecto (gestión de los recursos
humanos, las comunicaciones, los riesgos y las adquisiciones )
Un área de conocimiento afecta y es afectada por todas las otras áreas de
conocimiento (gestión de la integración de proyectos)
Todas las áreas de conocimiento son importantes
Herramientas y Técnicas de la Gestión
de proyectos
Herramientas y técnicas de la Gestión de Proyectos
Ayudan a los directores de proyecto y a sus equipos, en diversos
aspectos de la gestión de proyectos
Entre las herramientas y técnicas están:
Acta de constitución, Declaración del alcance, y la EDT (alcance)
Diagramas de Gantt, diagramas de red, análisis del camino crítico, y la
programación de la cadena crítica (tiempo)
Estimaciones de gastos y gestión del valor ganado (costes)
Súper Herramientas
Las "Super herramientas" son las herramientas que tienen un alto
uso y alto potencial para mejorar el éxito del proyecto, tales como:
Software para la programación de tareas (como el software de gestión de
proyectos)
Declaración del alcance
Análisis de Requerimientos
Informes de las Lecciones aprendidas
Herramientas que mejoran el progreso del proyecto:
Informes de avance
Actas de las reuniones
Diagramas de Gantt
Solicitudes de cambio
Gestión de proyectos
Los estudios del grupo CHAOS muestran mejoras en los
proyectos de TI en la última década
Medida Datos 1994 Datos 2002 Resultado
Proyectos
exitosos
16% 34% Duplicado
Proyectos fallidos 31% 15% Reducido a la
mitad
Dinero gastado en
proyectos
cambiados o
fallidos
$140 B de $250 B $55 B de $255 B Mas de la mitad
¿Por qué las mejoras?
"Las razones para el aumento de proyectos exitosos son variadas. En
primer lugar, el coste promedio de un proyecto ha sido reducido a la
mitad. Se han creado mejores herramientas para monitorear y
controlar el progreso y se han tenido mejores gerentes de
proyectos, con mejores procesos de gestión. El hecho que hayan
procesos es importante en sí mismo.”*
* The Standish Group, "CHAOS 2001: A Recipe for Success" (2001).
Éxito del Proyecto
Hay varias maneras de definir el éxito del proyecto
El proyecto alcanzó las metas de tiempo, alcance, costes
El proyecto satisface al cliente / patrocinador
Los resultados del proyecto cumplen el objetivo principal, como por
ejemplo, conseguir o ahorrar una cierta cantidad de dinero
proporcionando un buen retorno sobre la inversión, o simplemente,
haciendo felices a los patrocinadores
¿Que facilita el éxito del Proyecto?*
1. Apoyo ejecutivo
2. Participación de los usuarios
3. Gerente de proyecto con
experiencia
4. Claros objetivos del negocio
5. Minimización del alcance
6.Infraestructura de software
estándar
7. Firma de requerimientos básicos
8. Metodología formal
9. Estimaciones confiables
10.Otros criterios tales como,
pequeños hitos, una
planificación adecuada, un
personal competente, y la
propiedad
*The Standish Group, “Extreme CHAOS,” (2001).
Lo que hacen los ganadores
Resultados de investigaciones recientes muestran que las empresas
que sobresalen en la capacidad de ejecución de proyectos:
• Usan herramientas integradas de gestión de proyectos (uso de
herramientas estándar / avanzadas de PM y un muchas plantillas)
• Forman los líderes del proyecto, con énfasis en negocios y competencias
sociales
• Desarrollan un proceso simplificado de entrega de proyectos
• Miden la salud del proyecto utilizando indicadores, como la satisfacción
del cliente, o el retorno de la inversión
Gestión del Programa
Programa “Grupo de proyectos gestionados de una manera coordinada para obtener aquellos beneficios que no sería posible lograr si se les gestionara en forma individual” (PMBOK® Guide, fourth Edition)
Un gerente de programaProvee liderazgo y dirección a los gerentes de proyecto
Ejemplos de programas comunes en el campo de las TI: infraestructura, desarrollo de aplicaciones, soporte al usuario
Gestión del Portafolio de Proyectos
Gestión del portafolio de proyectos
Se refiere a la selección y soporte de proyectos o inversiones de
programas. Estas inversiones en proyectos y programas son guiadas
por el plan estratégico de la organización y por los recursos
disponibles.
Los gerentes de portafolio
Ayudan a sus organizaciones a tomar decisiones de inversión
inteligente, ayudando a seleccionar y analizar proyectos desde una
perspectiva estratégica
Gestión del Proyecto comparada con la
Gestión del Portafolio
Objetivos tácticos Objetivos estratégicos
Gestión del proyecto
•¿Estamos llevando a cabo bien nuestros proyectos?
•¿Están nuestros proyectos a tiempo y dentro del presupuesto?
•¿Los interesados del proyecto saben lo que deberían estar haciendo?
Gestión del portafolio
•¿Estamos trabajando en los proyectos correctos?
•¿Estamos investigando en las áreas correctas?
•¿Tenemos los recursos adecuados para ser competitivos?
Buenas Prácticas
“Buena práctica” “es una forma óptima reconocida por la industria para lograr las metas y los objetivos”*
Robert Butrick sugiere que las organizaciones deben seguir los
principios básicos de la gestión de proyectos, dice:
Asegúrese de que sus proyectos siguen su estrategia, de que es capaz de
demostrar cómo cada proyecto en el que se comprometen se ajusta a su
estrategia de negocios, y descarte los proyectos no deseados, tan pronto
como sea posible
Involucre a los interesados; ignorar a los interesados frecuentemente
conduce a proyectos fracasados
Asegúrese de involucrar a los interesados en todas las fases del proyecto;
fomente el trabajo en equipo y compromiso en todo momento
*Project Management Institute, Inc., Organizational Project Management Maturity Model
(OPM3) Knowledge Foundation (2003), p. 13.
Ejemplo de enfoque del portafolio de Proyectos
Categorías generales del portafolio de proyectos
Materiales
IT
Categorías de portafolio de proyectos en TI
Costos
discrecionales
Costos no
discrecionales
Núcleo:
Operar el negocio
Crecer:
Crecimiento del
negocio
Riesgo:
Transformar el
negocio
Rie
sgo
s
Va
lor/
Tie
mpo
Ejemplo de Gestión del Portafolio del Proyecto
Pantalla de muestra de la salud del proyecto
VISTA DEL PLAN
Salud del proyecto (Basada en el esfuerzo)
Variación en el
cronograma
Recuento del
proyecto
Bien
En problemas
Variación en el
costo
Recuento del
proyecto
Bien
En riesgo
En problemas
Variación en el
cronograma
Variación en el
costo
Variación en el
presupuestoRiesgo%
CompletoProyectoID de
Trabajo
Mymystic.com pagina Web de usuario
Implementación PARMS
Vista del plan e integración financiera SAP
Revisión del sistema estratégico
Actualización de Impuestos 2002
Actualizar el equipo de venta de PCs
Página Web CRM
Habilidades sugeridas para Gerentes de
Proyecto
Los gerentes de proyectos necesitan una gran variedad de habilidades
Ellos deberían:
Sentirse cómodos ante el cambio
Entender las organizaciones en las que trabajan
Ser capaces de dirigir equipos para lograr los objetivos del proyecto
Rol del Gerente de Proyectos
Las descripciones del trabajo varían, pero la mayoría incluye
funciones como la planificación, programación, coordinación y trabajo
con la gente para lograr los objetivos del proyecto
Las estadísticas muestran que el 97% de los proyectos exitosos
fueron dirigidos por Gerentes de proyecto con experiencia, que a
menudo ayudan a influir en los factores de éxito
Habilidades Sugeridas para el Gerente de
Proyectos
Conocimiento del área de aplicación, estándares y regulaciones
Conocimientos del entorno del proyecto
Conocimiento y habilidades de gerencia generales
Habilidades o destrezas de relaciones humanas
Las 10 habilidades y competencias más
importantes para un Gerente de Proyectos
1. Habilidades con la gente
2. Liderazgo
3. Capacidad para escuchar
4. Integridad, comportamiento ético, coherente
5. Fuerte en la construcción de confianza
6. Comunicación verbal
7. Fuerte en la creación de equipos
8. Resolución de conflictos, gestión de conflictos
9. Pensamiento crítico, solución de problemas
10. Comprende, balancea prioridades
Habilidades necesarias dependiendo de la
situación
Proyectos grandes
Las más importantes son: liderazgo, experiencia previa relevante,
planeación, comunicación verbal, habilidades para formar equipos
Proyectos de alta incertidumbre
Las más importantes son: gestión de riesgos, gestión de confianza,
liderazgo y habilidades de planificación
Proyectos novedosos
Las más importantes son: liderazgo, habilidades con las personas,
tener visión y metas, confianza en sí mismo, gestión de las
expectativas, y capacidad para escuchar
Importancia del Liderazgo
Los lideres de proyectos eficaces ejercen liderazgo con el ejemplo
Un líder se centra en objetivos a largo plazo y el panorama de
objetivos, y al mismo tiempo llevan a las personas a alcanzar esas
metas
Un gerente trata con los detalles diarios del cumplimiento de los
objetivos específicos
Los gerentes de proyecto a menudo tiene ambos papeles, líder y
gerente
Carreras para gerentes de proyectos de TI
En una encuesta realizada en 2006 por CIO.com, los
ejecutivos de TI clasificaron las competencias de gestión
que serían de mayor demanda en los próximos dos a
cinco años
Top 10 - habilidades en TI (lista parcial)
Habilidad Porcentaje de encuestados
Gestión de Proyecto/programa 60%
Gestión de los procesos del negocio 55%
Análisis del negocio 53%
Desarrollo de la aplicación 52%
Administración de la BD 49%
Seguridad 42%
Arquitectura de la empresa 41%
Consultor interno y estratega 40%
La profesión – Gestión de Proyectos
La gestión de proyectos como profesión está creciendo rápidamente
Es muy útil para entender la historia del campo, el papel de las
sociedades profesionales como el Project Management Institute, y el
crecimiento del software de gestión de proyectos
Historia de la Gestión de Proyectos
Algunas personas argumentan que la construcción de las pirámides
de Egipto fue un proyecto, como lo era la construcción de la Gran
Muralla China
La mayoría de la gente considera el Proyecto Manhattan* como el
primer proyecto en utilizar la gestión "moderna" de proyectos
* http://es.wikipedia.org/wiki/Proyecto_Manhattan
Ejemplo de diagrama de Gantt creado con
Project 2007
Ejemplo de diagrama de red en Microsoft
Project
El Project Management Institute
El Project Management Institute (PMI) es una sociedad profesional
internacional para directores de proyecto fundado en 1969
PMI continua atrayendo y reteniendo a sus miembros; reporta
225.432 miembros en todo el mundo al 12/31/06 y alrededor de
500.000 en el 2010
Hay grupos de interés específicos en muchas áreas como la
ingeniería, servicios financieros, salud, informática, etc
La Gestión de proyectos de investigación y los programas de
certificación continuarán creciendo
Certificaciones PMI aceptadas mundialmente
Asociado Certificado en Dirección de Proyectos (CAPM®)
Profesional en Dirección de Tiempos (PMI-SP®)
Profesional en Dirección de Riesgos (PMI-RMP®)
Profesional en Dirección de Programas (PgMP®)
Profesional en Dirección de Proyectos (PMP®)
Certificación en Gestión de Proyectos
PMI proporciona certificación como Project Management
Professional (PMP)
Un PMP tiene suficiente experiencia documentada, acuerda seguir
un código de ética, y tiene que aprobar el examen PMP
El número de personas certificándose como PMP, crece rápidamente
PMI y otras organizaciones están ofreciendo nuevas certificaciones
Crecimiento de personas certificadas como
PMP, 1993-2006
Año
Hasta diciembre de 2006
PMP certificadas
Ética en la Gerencia de Proyectos
Ética, vagamente definida, es un conjunto de principios que guían
nuestra toma de decisiones basada en los valores personales de lo
que es "correcto" y "equivocado"
Los directores de proyecto a menudo se enfrentan a dilemas éticos
Con el fin de obtener la certificación PMP, los solicitantes deben estar
de acuerdo con el Código PMI de Ética y Conducta Profesional
Varias de las preguntas en el examen de PMP están relacionados
con la responsabilidad profesional, incluida la ética
Estándares PMI globalmente reconocidos
Software de Gerencia de Proyectos
Hay cientos de diferentes productos para ayudar en el desempeño de
la gestión de proyectos
Tres categorías principales de Herramientas
Herramientas de gama baja: Para manejar proyectos pequeños o un solo
proyecto; menos de US 200 por usuario
Herramientas de gama media: para manejar múltiples proyectos y usuarios,
coste de US 200-600 por usuario. Project 2007 uno de los más populares
Herramientas de gama alta: también llamado software de gestión de
proyectos empresarial, como VPMi Enterprise Online (www.vcsonline.com)
Resumen del Capítulo
Un proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear un único
producto, servicio o resultado
La Gestión de proyectos es la aplicación de los conocimientos,
habilidades, herramientas y técnicas en las actividades del proyecto
para satisfacer los requisitos del proyecto
Un programa es un grupo de proyectos gestionados de forma
coordinada, la gestión del portafolio de proyectos implica la
organización y la gestión de proyectos y programas como un
portafolio de inversiones
Los directores de proyecto juegan un papel clave porque ayudan a
alcanzar el éxito a los proyectos y organizaciones
La profesión de gestión de proyectos continúa a creciendo y
madurando