JABATAN KEJURUTERAAN ELEKTRIK, POLITEKNIK MERLIMAU

BUKU PANDUAN

Penasihat 1Lajim bin Molah

Penasihat 2Rosnani Binti Hj. Affandi

Ketua EditorNin Hayati Binti Mohd Yusoff

Penolong EditorAspalilla Binti Main

EditorRodzah Binti Hj Yahya

PenyelarasNorzilah Binti HussinAzlilawati Binti Abu BakarKhadijah Binti Abdul Rahman

PenyusunNor Asiah Binti Mat YunusAsiah Binti Ibrahim

Rekabentuk GrafikNoraihan Binti IsaMaizun Binti Jamil

3

Hak Cipta Terpelihara

JABATAN KEJURUTERAAN ELEKTRIK,

POLITEKNIK MERLIMAU, 2013

EDISI PERTAMA

Hak cipta terpelihara. Tidak

dibenarkan mengeluarkan mana-mana

bahagian daripada bahan cetakan ini

atau memindahkannya ke dalam

sebarang bentuk melalui sebarang

cara, sama ada secara elektronik atau

cetakan termasuk fotokopi sebelum

mendapat kebenaran bertulis dari

Jabatan Kejuruteraan Elektrik,

PolitekniK Merlimau .

Dihasilkan oleh:

Ekstrovert

Jabatan Kejuruteraan Elektrik

Politeknik Merlimau

KB1031 , Pejabat Pos Merlimau,

77300 Merlimau

Melaka.

MENTRANSFORMASI SISTEM PENYAMPAIAN MAKLUMAT DALAM ORGANISASI

TUJUAN

Buku Panduan Sistem Paparan Informasi Berpusat – Mentransformasi

Sistem Penyampaian Maklumat Dalam Organisasi ini dihasilkan

bertujuan untuk memberi pendedahan dan panduan tentang sistem

penyampaian maklumat yang efisyen dan cara-cara bagaimana ia boleh

diaplikasikan oleh sesebuah organisasi supaya sistem penyampaian

maklumat lebih cepat, tepat, betul dan seragam.

Sistem penyampaian maklumat yang berkesan merupakan salah satu

kriteria dalam menentukan kejayaan dan keberkesanan pentadbiran

sesebuah organisasi.

Adalah diharapkan panduan dan saranan ini boleh membantu organisasi

lain dalam menambahbaik sistem penyampaian maklumat mereka.

4

BAB 1

ISI KANDUNGAN

5

1.1 Pengenalan

1.2 Mengapa Sistem Penyampaian Perlu Efisyen

1.3 Kepentingan Sistem Maklumat Dalam Kejadian Tsunami : Acheh

Dan Jepun

1.4 Masalah Dalam Kebanyakan Sistem Penyampaian Maklumat

Di Organisasi Pendidikan

1.5 Prosedur Penyampaian Maklumat Sedia Ada

2.1 Pelaksanaan Transformasi Sistem Penyampaian Informasi

Berpusat

2.2 Sistem Paparan Maklumat Berpusat

2.2.1 Tujuan

2.2.2 Prosedur Penyampaian Maklumat

2.2.3 Keperluan Perkakasan Dan Perisian

2.2.4 Anggaran Kos

2.2.5 Pegawai Bertanggungjawab

2.2.6 Lokasi Paparan

2.3 Faedah Sistem Paparan Maklumat Berpusat

BAB 2

7

9

10

11

12

15

16

16

17

19

20

21

22

23

ISI KANDUNGAN

6

BAB 3

BAB 4

BAB 5

3.1 Pembangunan Sistem

3.1.1 Cara Membangunkan Sistem Paparan Maklumat Berpusat

3.1.2 Cara Menyimpan Templete Powerpoint

3.1.3 Cara Menetapkan Masa Pertukaran Paparan

4.1 Penggunaan Sistem

4.1.1 Cara Memasukkan Informasi Dalam Templete

4.1.2 Cara Menambahkan Slaid Paparan

4.1.3 Cara Menyimpan (Save) Informasi Untuk Dipaparkan

4.1.4 Cara Memaparkan Informasi

5.1 Rumusan

25

25

27

28

31

31

32

32

33

35

JABATAN KEJURUTERAAN ELEKTRIK, POLITEKNIK MERLIMAU

BAB 11.1 PENGENALAN

Kakitangan awam sentiasa diberi galakan

terhadap usaha untuk memperkenalkan

inovasi dan membuat penambahbaikan

terhadap perkhidmatan yang diberikan

kepada pelanggan dalam sesebuah

organisasi. Oleh yang demikian, Kumpulan

Inovatif dan Kreatif (KIK) yang dahulunya

dikenali sebagai Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK) telah diperkenalkan

bagi mencari penyelesaian terhadap sesebuah masalah dalam organisasi. Ia

bertujuan untuk menggalakkan budaya inovatif dan kreatif serta memberi

peluang kepada anggota Perkhidmatan Awam untuk menggilap kebolehan dan

meningkatkan kompetensi diri.

Program KIK ini menyediakan teknik-teknik untuk

menyelesaikan masalah yang wujud dalam

organisasi, yang merangkumi kaedah untuk

membolehkan ahli-ahli KIK bertindak secara kreatif

dan inovatif bagi menghasilkan sesuatu yang baru

untuk membawa kepada peningkatan sistem

penyampaian perhidmatan kepada pelanggan

8

Akibat daripada masalah sistem penyampaian

yang tidak efisyen dalam jabatan, Kumpulan

Ekstrovet dari Jabatan Kejuruteraan Elektrik,

Politeknik Merlimau telah membuat keputusan

untuk menghasilkan projek Sistem

Penyampaian Maklumat Berpusat bagi

mentransformasi kaedah penyampaian

maklumat di jabatan dengan objektif cepat, tepat,

betul dan seragam dalam penyampaian

maklumat. Projek ini telah mendapat pingat

emas semasa Konvensyen KIK peringkat

politeknik dan mendapat sokongan pengurusan

politeknik supaya ia diaplikasikan di seluruh

jabatan lain.

9

BAB 11.1 PENGENALAN

Sistem penyampaian maklumat merupakan salah satu agenda dan kriteria yang

penting dalam sesebuah organisasi kerajaan kerana ia melibatkan perkhidmatan

kepada orang awam. Sesuai dengan itu, kerajaan telah mewujudkan E-government

yang merupakan satu kegunaan yang dilaksanakan untuk meningkatkan sistem

penyampaian perkhidmatan kerajaan, melalui Unit Pemodenan Tadbiran Pengurusan

Malaysia (MAMPU). Kerajaan telah melancarkan pelan strategik ICT sektor awam

Malaysia sejak Ogos 2003 lagi demi meningkatkan penggunaan ICT dalam sistem

penyampaian. Ia seiring dengan kesedaran masyarakat hari ini melalui kepentingan

ICT untuk menjadikan sistem penyampaian perkhidmatan awam hari ini bertaraf

antarabangsa.

Pengajian tinggi mempunyai peranan penting untuk merealisasikan wawasan negara

seperti yang terkandung dalam Wawasan 2020 dan Teras Misi Nasional dalam RM Ke-

9. Matlamat pengajian tinggi menjelang tahun 2020 adalah untuk memastikan sistem

penyampaian pengajian tinggi dilaksanakan dengan berkesan dan cemerlang bagi

memenuhi aspirasi negara untuk menjadikan Malaysia sebagai hab kecemerlangan

pengajian tinggi antarabangsa.

10

1.2 MENGAPA SISTEM PENYAMPAIAN PERLU EFISYEN

BAB 1

Dasar PSPT

FOKUS KEPADA PELAN STRATEGIK PENDIDIKAN TINGGI NEGARA (PSPT )

Pengukuhan sistempenyampaian kementerian

pengajian tinggi

11

1.3 KEPENTINGAN SISTEM MAKLUMAT DALAM KEJADIAN TSUNAMI : ACHEH DAN JEPUN

BAB 1

An earthquake information management

system (EIMS) is a system that records,

collects, keeps, retrieves and analyzes

inputs and alters the reports and required

earthquakes information. It then renders it

to right people and organizations to

manage earthquake outcomes

(Seismological Bureau of Yunnan Province,

2001).

Unfortunately, information systems in

most countries are inadequate in providing

the needed management support.

Information is not an end in itself, but a

means to better decisions in policy design,

planning, management, monitoring, and

evaluation of programs and services,

including damage or disaster reduction

(Lippeveld et al., 2000).

TSUNAMI DI ACHEH 2004

Berikut merupakan contoh sistem penyampaian yang sering berlaku dalam organisasi.

Ini dikaitkan dengan masalah birokrasi.

BAB 11.4 MASALAH DALAM KEBANYAKAN SISTEM PENYAMPAIAN

MAKLUMAT DI ORGANISASI PENDIDIKAN

Ketua Jabatan minit kepadaKetua Unit

Jabatan terima maklumat(Pegawai Am Pejabat (PAP)

cop terima)

Penganjur hantar maklumat PAP buat salinan

PAP buat edaranKetua Unit terimaKetua Unit membuattemujanji denganpegawai terlibat

Ketua Unit berbincangberkenaan maklumat dan

tugas yang perlu dilakukan

Pegawai menyampaikanmaklumat tugasan

kepada team members

12

13

1.5 PROSEDUR PENYAMPAIAN MAKLUMAT SEDIA ADA

Mula

Tamat

Penganjur hantar maklumat

Jabatan terima maklumat(PAP cop terima)

Ketua Jabatan minit kepadaKetua Unit

PAP buat salinan

PAP buat edaran

Ketua Unit terima

Ketua Unit membuat temujanji dengan pegawai terlibat

Ketua Unit berbincang berkenaan maklumat dan tugasyang perlu dilakukan

Pegawai menyampaikan maklumat tugasan kepadateam members

BAB 1

9 Prosedur

14

1.5 PROSEDUR PENYAMPAIAN MAKLUMAT SEDIA ADA

BAB 1

Prosedur yang panjang dalam kebiasaan sistem penyampaian maklumat di

organisasi kerajaan menunjukkan bahawa sistem ini kurang efisyen dan boleh

menyebabkan timbulnya masalah berikut:

1. Maklumat lambat atau tidak sampai kepada penerima

2. Maklumat yang disampaikan tidak tepat

3. Program tidak dapat dilaksanakan dengan sempurna

4. Kerja akan jadi tertangguh

Oleh itu, penambahbaikan kepada sistem penyampaian yang sedia ada

boleh dibuat sebagai satu usaha ke arah transformasi sistem penyampaian

maklumat yang lebih efisyen selaras dengan usaha kerajaan ke arah Wawasan

2020 dan inisiatif dalam Pelan Strategik Pendidikan Negara.

JABATAN KEJURUTERAAN ELEKTRIK, POLITEKNIK MERLIMAU

Bagi menyelesaikan masalah sistem penyampaian maklumat yang kurang efisyen di

kebanyakan organisasi kerajaan, dan institusi pendidikan khasnya, Kumpulan KIK

Ekstovet dari Politeknik Merlimau, Melaka telah membangunkan satu inovasi bagi

menambahbaik sistem penyampaian maklumat. Inovasi ini dinamakan SISTEM

PAPARAN MAKLUMAT BERPUSAT sebagai usaha ke arah Transformasi Dalam

Penyampaian Maklumat Secara Efisyen.

16

2.1 PELAKSANAAN TRANSFORMASI SISTEM PENYAMPAIAN INFORMASI BERPUSAT

BAB 2

Walaupun sistem seperti ini telah

dilaksanakan oleh kebanyakan

organisasi, Ekstrovet mengambil inisiatif

untuk menunjukkan cara bagaimana

sistem penyampaian ini boleh

dibangunkan dan diaplikasikan dengan

mudah, cepat dan kos yang rendah.

Paparan tajuk kekal

Paparan hari & tarikh

Paparan maklumat akanbertukar setiap 5 saat

Sistem Paparan Maklumat Berpusat ini dibina bertujuan untuk menambahbaik

sistem penyampaian maklumat kepada penerima supaya masalah birokrasi dan

“lambat sampai” tidak berlaku. Matlamatnya ialah :

17

BAB 22.2 SISTEM PAPARAN MAKLUMAT BERPUSAT

2.2.1 TUJUAN

1 •Maklumat disampaikan denganCepat, Tepat, Betul dan Seragam

2 •Memudahkan penerimamendapatkan maklumat aktiviti

3 •Maklumat disampaikan teruskepada penerima

4 •Hebahan maklumat secaraberpusat

18

2.2.2 PROSEDUR PENYAMPAIAN MAKLUMAT

BAB 2

Mula

Penganjur hantar maklumat

Jabatan terima maklumat(PAP cop terima)

PAP masukkan data ke dalamsistem (Rujuk 2.1.4)

Maklumat sampai kepadapenerima

Tamat

4Prosedur

Melalui pelaksanaan Sistem Paparan Maklumat Berpusat ini, prosedur dalam

penyampaian maklumat disasarkan kepada hanya empat prosedur supaya

maklumat dapat disampaikan dengan cepat kepada penerima dan masalah

birokrasi dapat dikurangkan.

Prosedur penyampaian yang baru ini menggunakan Powerpoint 2010 sebagai

sistem antaramuka supaya ia mudah dibangunkan oleh mana-mana individu

(RUJUK BAB 3). Secara tidak langsung, pembangunan sistem ini menyokong ke

arah Pelan Strategik ICT Sektor Awam Malaysia yang dilancarkan pada Ogos

2003.

19

Penganjur hantar maklumatJabatan terima

maklumat(PAP cop terima)

PAP masukkan data kedalam sistem

Maklumat sampai kepada penerima

BAB 2

Prosedur baru dalam penyampaian

maklumat menggunakan

SISTEM PAPARAN MAKLUIMAT BERPUSAT

Bagi membangunkan Sistem Penyampaian Maklumat Berpusat ini, perkakasan

berikut diperlukan :

1. Komputer

2. Paparan (Monitor) berdasarkan bilangan paparan yang diperlukan bagi

organisasi

3. Splitter yang bertujuan untuk mengagihkan paparan maklumat

daripada komputer utama di mana maklumat dimasukkan dan

dikemaskini

4. Kabel VGA

5. Monitor Bracket

6. Microsoft Powerpoint 2010 ke atas

20

BAB 22.2.3 KEPERLUAN PERKAKASAN DAN PERISIAN

Kabel VGA

Monitor Bracket Komputer

Splitter

Microsoft Powerpoint 2010

21

BAB 2

2.2.4 ANGGARAN KOS

Rekabentuk Rangkaian Sistem Paparan Maklumat Berpusat Dengan 5 Paparan Monitor.

Item Perincian RM

Monitor BENQ 19" FULL HD LCD - RM249 x 5 RM 1250.00

Splitter 1 input, 8 output RM 30.00

Kabel VGA 20M (RM35), 30M (RM45), 50 M x 3 (RM80)

RM 320

Bracket Monitor RM 150 x 5 RM 750

JUMLAH RM 2350.00

Berikut merupakan anggaran kos bagi 5 paparan monitor dengan jarak 20 meter, 30

meter dan 50 meter.

Oleh kerana sistem ini dibangunkan bertujuan supaya penyampaian maklumat

dibuat secara berpusat, seorang pegawai bertanggungjawab perlu dilantik. Bagi

organisasi kerajaan, pegawai bertanggungjawab yang dicadangkan ialah Pembantu

Am Pejabat (PAP) atau mana-mana pegawai yang sesuai menguruskan dokumen

jabatan.

Pegawai ini akan bertanggungjawab untuk :

1. Mengumpul maklumat yang perlu disampaikan oleh penganjur

2. Memasukkan maklumat ke dalam sistem (Rujuk BAB 4)

3. Mengemaskini paparan maklumat dua kali sehari iaitu pagi dan petang.

Cadangan masa bagi pengemaskinian paparan maklumat ialah pada jam 9.00

pagi dan 3.00 petang. Maklumat yang diterima oleh pihak penganjur selepas

jam 3.00 petang akan dipaparkan pada hari yang berikutnya.

22

BAB 22.2.5 PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB

Mana-mana penganjur yang ingin

menghebahkan maklumat akan menghantar

maklumat berikut untuk dimasukkan oleh

PAP:

1. Tajuk maklumat

2. Tarikh dan masa

3. Tempat

4. Sasaran maklumat

5. Poster/gambar yang berkaitan (jika ada)

Paparan maklumat akan diletakkan pada

lokasi yang menjadi tumpuan dan laluan

utama orang ramai. Lokasi yang

dicadangkan ialah:

1. Ruang legar organisasi

2. Pintu masuk utama

3. Kafetaria

23

2.2.6 LOKASI PAPARAN

BAB 2

Melalui pelaksanaan Sistem Paparan Maklumat Berpusat ini, sistem penyampaian

sesebuah organisasi menjadi lebih efisyen dan mudah. Selain itu, ia mampu

meningkatkan penguasaan penggunaan teknologi ICT di sesebuah organisasi.

24

2.3 FAEDAH SISTEM PAPARAN MAKLUMAT BERPUSAT

BAB 2

Penjimatan masa penyampaian

maklumat

Penjimatan masa Penyebaran maklumat

Mengurangkanpenggunaan tenaga

kerja pihak ke3

Mengurangkan Kos Operasi danpenggunaan

medium

Pengurangan birokrasi

Menyokong ke arah Go Green

Maklumat yang diterima pelajar

secara terus, tepat dan efisyen

Menjimatkan kos panggilan telefon

FAEDAH PROJEK

JABATAN KEJURUTERAAN ELEKTRIK, POLITEKNIK MERLIMAU

26

BAB 33.1 PEMBANGUNAN SISTEM

Sistem ini dibangunkan menggunakan perisian PowerPoint2010. Pemilihan perisian

ini adalah kerana pengguna sudah biasa dengan perisian Microsoft Office dimana

individu yang tidak menguasai kemahiran komputer yang tinggi boleh menggunakan

dengan mudah dan cepat

3.1.1 CARA MEMBANGUNKAN SISTEM PAPARAN MAKLUMAT BERPUSAT

0 Cara menyediakan TEMPLETE POWERPOINT

A – Klik panel View pada menu bar

B – Klik Slide Master

27

BAB 3

Klik pada slaidpertama dan keduadiruangan ini untukmengedit templete

Pengguna bolehmengedit ruangan ini

untuk dijadikantemplete sendiri

0 Contoh TEMPLETE POWERPOINT yang siap direkabentuk

0 Cara menyediakan TEMPLETE POWERPOINT

28

Klik Save

Klik Icon Save

BAB 3

Klik untukmenutup

Master View

3.1.2 CARA MENYIMPAN TEMPLETE POWERPOINT

29

0 TEMPLETE POWERPOINT telah siap direkabentuk dan cara untuk

menggunakan templete tersebut boleh dirujuk dalam Bab 4

BAB 3

A – Klik pada menu Animation

B – Klik pada Transition Scheme

C – Pilih Transition Scheme untuk animasi pertukaran antara slaid

D – Pilih pada kotak Automatically After. Masukkan masa mengikut kesesuaian

diperlukan untuk memaparkan informasi per slaid. (Cadangan masa: 3-5 saat)

E – Klik Apply To All supaya masa paparan tetap bagi semua slaid

3.1.3 CARA MENETAPKAN MASA PERTUKARAN PAPARAN

Pengguna boleh mengeditruangan ini untuk dijadikan

templete sendiri

JABATAN KEJURUTERAAN ELEKTRIK, POLITEKNIK MERLIMAU

32

BAB 44.1 PENGGUNAAN SISTEM

Pegawai yang bertanggungjawab menggunakan sistem ini adalah PAP. Bab ini

menerangkan cara mudah untuk menggunakan sistem paparan maklumat berpusat.

4.1.1 CARA MASUKKAN INFORMASI DALAM TEMPLETE

0 Klik dua kali pada icon TEMPLETE EKSTROVET pada Desktop.

Klik untuk masukkantajuk informasi

Klik untuk masukkanjadual, graf, smartArtGraphic, Picture, Clip

Art dan Video

33

Klik pada tetikuskanan kemudian klik

pada New Slide

Ulangi langkah 2 untuk memasukkan

informasi

BAB 44.1.2 CARA MENAMBAHKAN SLAID PAPARAN

4.1.3 CARA MENYIMPAN (SAVE) INFORMASI UNTUK DIPAPARKAN

34

BAB 4

0 Klik dua kali pada icon INFORMASI HARI INI.WMV padaDesktop.

Klik pada icon ini bagi mendapatkanpaparan penuh informasi

0 Paparan maklumat akan bertukar dalam tempoh masa yang telah ditetapkan

dan berulang-ulang selagi komputer di onnkan

4.1.4 CARA MEMAPARKAN INFORMASI

JABATAN KEJURUTERAAN ELEKTRIK, POLITEKNIK MERLIMAU

36

BAB 5

Sistem Paparan Maklumat Berpusat yang diperkenalkan oleh kumpulan

EKSTROVET adalah menyokong kepada wawasan negara iaitu mengukuhkan

sistem penyampaian menjelang 2020. EKSTROVET telah manfaatkan ICT

dengan menggalakkan pengurusan sumber manusia berasaskan kompetensi

untuk menyokong sistem penyampaian maklumat yang berkesan. Ia

merupakan satu kaedah penyampaian maklumat yang cepat, tepat, betul dan

seragam.

Sistem penyampaian maklumat yang berkesan dengan pendekatan yang lebih

fleksibel adalah penting dalam sesebuah organisasi. Dengan ini EKSTROVET

telah menerbitkan Buku Panduan Sistem Paparan Maklumat Berpusat bagi

memberi panduan lengkap kepada organisasi dalam membina dan

mengaplikasikan sistem paparan maklumat berpusat. Ini bagi memastikan

sistem tadbir urus dapat dilaksanakan dengan lebih cekap, telus dan pantas

dalam memastikan visi dan misi organisasi dapat dicapai secara berterusan.

5.1 RUMUSAN

37

CATATAN

38

EKTROVETJabatan Kejuruteraan Elektrik

Politeknik MerlimauKB1031, Pejabat Pos Merlimau,

77300 Merlimau MelakaTel: 06-2636687