EUROPÄISCHE KOMMISSIONGENERALDIREKTION JUSTIZ, FREIHEIT UND SICHERHEITDirektion A : Allgemeine AngelegenheitenDer Direktor

Brüssel, den 31. Oktober 2007JLS-A5/NCM-NG ml D(2007) 15258

AN DIE POTENZIELLEN BIETER

Betrifft: Offenes Verfahren – Ausschreibung JLS/2007/A5/002

"Rahmenvertrag – Unterstützung bei der Ausarbeitung, Gestaltung und Formulierung von politischen Maßnahmen der Europäischen Union, insbesondere, aber nicht allein im Bereich Justiz, Freiheit und Sicherheit, sowie bei der Organisation und Durchführung von öffentlichkeitswirksamen Informations-, Aufklärungs- und Kommunikationsmaßnahmen über diese Politikbereiche"

Sehr geehrte Damen und Herren,

1. zu Zwecken der Vergabe von Dienstleistungen veröffentlicht die Europäische Kommission hiermit eine Ausschreibung, die im Hinblick auf den Abschluss von Rahmenverträgen drei Lose umfasst. Diese Lose betreffen folgende Dienstleistungen: "Texten und Gestalten", "Websites, Systeme für die Verwaltung und Überwachung der Webinhalte (Web Content Management Systems) und sonstige Informatikdienste" sowie "audiovisuelle Materialien, Veranstaltungen, Informationskampagnen" auf dem Gebiet der Gemeinschaftspolitiken im Allgemeinen und der Justiz, Freiheit und Sicherheit im Besonderen.

Zu dieser Ausschreibung wurde bereits die Auftragsbekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union, Reihe S, Nr. 210 vom 31/10/2007, veröffentlicht.

2. Wenn Sie sich an dieser Ausschreibung beteiligen möchten, reichen Sie bitte ein entsprechendes Angebot bei der Europäischen Kommission ein. Das Angebot ist vom Bieter selbst oder seinem ordnungsgemäß bevollmächtigten Vertreter zu datieren und zu unterzeichnen. Es ist

a) entweder durch eingeschriebenen Brief oder durch Kurierdienst bis spätestens 18. Dezember 2007 (es gilt das Datum des Poststempels oder des Empfangsbelegs des Kurierdienstes) an folgende Anschrift zu senden:

Europäische KommissionGeneraldirektion "Justiz, Freiheit und Sicherheit"

Commission européenne, B-1049 Bruxelles / Europese Commissie, B-1049 Brussel - Belgium. Telephone: (32-2) 299 11 11.

Commission européenne, L-2920 Luxembourg. Telephone: (352) 43 01-1.

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Referat JLS.A5 "Information und Kommunikation"(z.Hd. Nicolas Genevay) LX 46 07/76B-1049 BrüsselBelgien

b) oder eigenhändig bzw. durch Mittelsperson bis spätestens 18. Dezember 2007 vor 16 Uhr (Brüsseler Zeit) bei folgender Adresse zu hinterlegen:

Europäische KommissionGeneraldirektion "Justiz, Freiheit und Sicherheit"Referat JLS.A5 "Information und Kommunikation"(z.Hd. Nicolas Genevay)Dienstgebäude DAV 1 Avenue du Bourget 1 B-1140 BrüsselBelgien

In diesem Fall ist vom Beamten der Posteingangsstelle der Kommission, der die Unterlagen entgegennimmt, eine mit Datum und seiner Unterschrift versehene Empfangsbescheinigung zu verlangen, die als Nachweis für die termingerechte Einreichung gilt.

Die Öffnungszeiten der Zentralen Poststelle der Kommission sind montags bis donnerstags von 8.00 bis 17.00 Uhr und freitags von 8.00 bis 16.00 Uhr (samstags, sonntags und an arbeitsfreien Tagen der Europäischen Kommission ist die Zentrale Poststelle geschlossen).

3. Das Angebot ist in dreifacher Ausfertigung (ein Original und zwei Kopien) in einer Amtsprache der Europäischen Union einzureichen. Außerdem ist eine elektronische Fassung des Angebots auf CD-ROM (MS Office Word) beizufügen.

Das Angebot ist in zwei verschlossenen Umschlägen einzureichen. Auf dem äußeren Umschlag ist die unter Ziffer 2. Buchstabe a) genannte Anschrift anzugeben; der innere Umschlag muss neben dieser Anschrift zudem folgenden Vermerk tragen:

"Ausschreibung JLS/2007/A5/002 – Los Nr …Angebot vorgelegt von ………… [Name des Bieters]- Nicht von der Poststelle zu öffnen".

Werden selbstklebende Umschläge verwendet, so sind diese mit Klebestreifen zu verschließen. Quer über diese Klebestreifen hat der Absender seinen Namenszug anzubringen.

4. Die Angebotseröffnung findet statt am 07/01/2008 um 10.00 Uhr in den Diensträumen der Generaldirektion Justiz, Freiheit und Sicherheit, Rue du Luxembourg 46, B-1040 Brüssel.

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Jeder Bieter, der der Angebotseröffnung beiwohnen möchte, muss sich mindestens zwei Tage vorher durch eine E-Mail an folgende Adresse anmelden:JLS - A5 - INFO-COMM@ec.europa.eu .

Der Vorsitzende des Eröffnungsausschusses gibt die Namen der Bieter und die Entscheidung bekannt, ob die jeweiligen Angebote zulässig sind. Die in den Angeboten angegebenen Preise werden nicht mitgeteilt.

5. In der Anlage zu dieser Aufforderung zur Angebotsabgabe finden Sie die Leistungsbeschreibung zu dieser Ausschreibung sowie den Entwurf des Rahmenvertrags. In der Leistungsbeschreibung sind sämtliche Unterlagen aufgeführt, die zusammen mit dem Angebot einzureichen sind, einschließlich der jeweiligen Nachweise für die wirtschaftliche, finanzielle, fachliche und berufliche Leistungsfähigkeit.

6. Das Angebot ist vom Bieter selbst oder seinem ordnungsgemäß bevollmächtigten Vertreter zu unterzeichnen. Es muss gut lesbar sein; um jegliche Zweifel auszuschließen, müssen insbesondere die Zahlen und die sonstigen Angaben eindeutig formuliert sein.

7. Gültigkeit des Angebots: Die Bindefrist endet neun Monate nach Ablauf der Angebotsfrist gemäß Ziffer 2.

8. Mit der Einreichung seines Angebots erkennt der Bieter alle in dieser Aufforderung zur Angebotsabgabe, in der Leistungsbeschreibung und im Entwurf des Rahmenvertrags festgelegten Vertragsbedingungen an und verzichtet gleichzeitig auf etwaige eigene allgemeine und besondere Leistungs- bzw. Geschäftsbedingungen. Der Bieter ist, wenn er den Zuschlag erhält, für die Dauer der Auftragsausführung an sein Angebot gebunden.

9. Während des gesamten Vergabeverfahrens sind Kontakte zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und den Bietern untersagt und nur in Ausnahmefällen und unter folgenden Bedingungen zulässig:

Vor Ablauf der Angebotsfrist

Auf Anfrage der Bieter kann der öffentliche Auftraggeber ergänzende Auskünfte erteilen, die ausschließlich der näheren Erläuterung der Art und Beschaffenheit des Auftrags dienen.Ergänzende Auskünfte sind bis spätestens sechs Werktage vor Ablauf der Angebotsfrist per E-Mail unter folgender Anschrift anzufordern:JLS - A5 - INFO-COMM@ec.europa.eu .

Von sich aus kann die Europäische Kommission die Beteiligten benachrichtigen, wenn sie einen Irrtum, eine Ungenauigkeit, eine Auslassung

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oder sonstige sachliche Fehler im Wortlaut der Ausschreibungsunterlagen feststellt.

Diese ergänzenden Auskünfte und vorgenannten Benachrichtigungen erfolgen gegebenenfalls unter strikter Einhaltung des Gleichbehandlungsgrundsatzes. Alle Fragen und dazugehörigen Antworten werden auf der Internetseite der Generaldirektion Justiz, Freiheit und Sicherheit veröffentlicht.

Nach Eröffnung der Angebote

Erfordert ein Angebot Klarstellungen oder sind offenkundige sachliche Irrtümer im Wortlaut des Angebots zu berichtigen, kann die Europäische Kommission von sich aus Kontakt zu dem/n Bieter/n aufnehmen. Dies darf jedoch nicht zu einer inhaltlichen Änderung des Angebots führen.

Diese Aufforderung zur Angebotsabgabe bindet die Kommission in keiner Weise. Eine bindende Verpflichtung kommt erst mit der Unterzeichnung des Rahmenvertrags mit dem Bieter, der den Zuschlag erhalten hat, zustande.

Die Europäische Kommission kann bis zur Unterzeichnung des Rahmenvertrags auf die Auftragsvergabe verzichten oder das Vergabeverfahren annullieren, ohne dass die Bieter Anspruch auf Entschädigung haben. Eine entsprechende Entscheidung ist gegebenenfalls zu begründen und den Bietern bekannt zu geben.

Außerdem erwirbt der Auftragnehmer mit Unterzeichnung des Rahmenvertrags kein ausschließliches Recht, die betreffende im Entwurf des Rahmenvertrags vorgesehene Art von Dienstleistungen für die Europäische Kommission zu erbringen. Mit der Unterzeichnung des Rahmenvertrags wird überdies nicht gewährleistet, dass der Wert der tatsächlich in Auftrag gegebenen Dienstleistungen dem Höchstwert des vergebenen Rahmenvertrags entspricht.

11. Die Bieter werden über das positive/negative Ergebnis der Prüfung ihres Angebots unterrichtet.

12. Wir teilen Ihnen mit, dass Ihre persönlichen Daten zum Schutz der finanziellen Interessen der Gemeinschaft an die internen Auditdienste, an den Europäischen Rechnungshof, an das Fachgremium für finanzielle Unregelmäßigkeiten und/oder das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) weitergegeben werden können.

Die Daten von Wirtschaftsakteuren, die sich in einer der in den Artikeln 93, 94, 96 Absatz 1 Buchstabe b und Artikel 96 Absatz 2 Buchstabe a der Haushaltsordnung1 genannten Situationen befinden, können in eine zentrale Datenbank aufgenommen

1 Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1995/2006 des Rates vom 13. Dezember 2006 zur Änderung der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften.

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und an die in Artikel 95 Absätze 1 und 2 der Haushaltsordnung genannten Personen der Kommission, anderen Organe, Agenturen, Behörden und Gremien weitergegeben werden. Dies bezieht sich auch auf Personen mit Vertretungs-, Entscheidungs- oder Kontrollbefugnissen über die genannten Wirtschaftsakteure. Parteien, die in die Datenbank aufgenommen werden, haben das Recht, auf Antrag beim Rechnungsführer der Kommission über die sie betreffenden Daten informiert zu werden.

Mit freundlichen Grüßen

Tung-Laï MargueDirektor

Anlage: Leistungsbeschreibung

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LEISTUNGSBESCHREIBUNG

Offenes Verfahren – Ausschreibung Nr. JLS/2007/A5/…

"Rahmenvertrag – Unterstützung bei der Ausarbeitung, Gestaltung und Formulierung von politischen Maßnahmen der Europäischen Union, insbesondere,

aber nicht allein im Bereich Justiz, Freiheit und Sicherheit, sowie bei der Organisation und Durchführung von öffentlichkeitswirksamen Informations-, Aufklärungs- und Kommunikationsmaßnahmen über diese Politikbereiche"

INHALT

1. EINFÜHRUNG Seite 92. HINTERGRUND DER AUSSCHREIBUNG 93. AUFTRAGSGEGENSTAND 104. BESCHREIBUNG DER LOSE 10

Los 1: "Texten und Gestalten" 11Los 2: "Websites, Systeme für die Verwaltung und Überwachung der Webinhalte (Web Content Management Systems) und sonstige Informatikdienste" 12Los 3: "Audiovisuelle Materialien, Veranstaltungen, Kommunikationskampagnen"

145. VERFAHREN DER AUFTRAGSVERGABE 176. AUFTRAGSSCHEINE 187. ZUSAMMENSCHLÜSSE VON UNTERNEHMEN UND

WEITERVERGABE VON AUFTRÄGEN 188. KONSTANZ DER DIENSTLEISTUNG 209. AUSFÜHRUNGSORT 2110. DAUER DER AUFTRAGSAUSFÜHRUNG 2111. GESCHÄTZTER AUFTRAGSWERT 2112. ZAHLUNGSMODALITÄTEN UND HAUSHALTSANSATZ 2213. VERTRAGSSTRAFEN 2414. AUSSETZUNG DER VERGABE VON AUFTRÄGEN 2515. PREISANPASSUNG 2516. AUFMACHUNG UND INHALT DES ANGEBOTS 2617. BEWERTUNGSVERFAHREN UND ZUSCHLAGSERTEILUNG 2918. ANGEBOTSERÖFFNUNG 2919. AUSSCHLUSSGRÜNDE 2920. AUSWAHLKRITERIEN 3221. ZUSCHLAGKRITERIEN 38

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22. ENDBEWERTUNG 45ANHÄNGE 47ANHANG I: GEMEINSAME ANHÄNGE FÜR ALLE 3 LOSE 49

Anhang I.1: Formular „Angaben zum Bieter“ 50

Anhang I.2: Vordruck „Bankangaben“ 52

Anhang I.3: Formular „Ausschlussgründe“ 53

ANHANG II: SPEZIFISCHE ANHÄNGE FÜR LOS 1 55

Anhang II.1: Fallstudien für Los 1 56

Anhang II.2: Preisverzeichnis für Los 1 60

Anhang II.3: Entwurf des Rahmenvertrags für Los 1 und seiner Anhänge 72

Anhang II.3.a: Leistungsbeschreibung 97

Anhang II.3.b: Angebot des Auftragnehmers (einschließlich ausgefülltes Preisverzeichnis) 98

Anhang II.3.c: Entwurf des spezifischen Einzelvertrags 99

Anhang II.3.d: Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers 103

Anhang II.3.e: Finanzgarantie 111

Anhang II.3.f: Bevollmächtigung 113

ANNEX III: SPECIFIC ANNEXES TO LOT 2 115

Annex III.1: Indicative list of products 116

Annex III.2: Profile and roles 118

Annex III.3: Questionnaire 131

Annex III.4: Lot 2 case studies and annexes 180

Annex III.4a: Vision document 194

Annex III.4b: Software Development Plan 216

Annex III.4c: Software Architecture Document 231

Annex III.5: Service Level Agreement (SLA) 243

Annex III.6: Lot 2 price schedule 250

Annex III.7:Proposed framework service contract for Lot 2 and annexes 254

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Annex III.7a: List of services covered by the contract and price schedule 284

Annex III.7b: Power of attorney 285

Annex III.7c: Identification form and legal entities 287

Annex III.7d: - Specification (Invitation to tender No [complete] of [complete]) 288

- Original archived at the Commission’s premisesAnnex III.7e: - Contractor's tender (No [complete] of [complete]) 289

- Original archived at the Commission’s premises

Annex III.7f: Specific contracts and order forms – Models 290

Annex III.7g: Financial guarantee – Model 291

Annex III.7h: Performance guarantee – Model 293

Annex III.7i: Service Level Agreement 294

Annex III.7j: Daily travel and subsistence allowance for the contractor 295

Annex III.7k: III – General terms and conditions for information technologies contracts 296

ANHANG IV: SPEZIFISCHE ANHÄNGE FÜR LOS 3 297

Annexe IV.1: Fallstudien für Los 3 298

Anhang IV.2: Preisverzeichnis für Los 3 312

Anhang IV.3: Entwurf des Rahmenvertrags für Los 3 und seiner Anhänge 338

Anhang IV.3.a: Leistungsbeschreibung 363

Anhang IV.3.b: Angebot des Auftragnehmers (einschließlichausgefülltes Preisverzeichnis) 364

Anhang IV.3.c: Entwurf des spezifischen Einzelvertrags 365

Anhang IV.3.d: Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers 369

Anhang IV.3.e: Finanzgarantie 370

Anhang IV.3.f: Bevollmächtigung 372

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1. EINFÜHRUNG

Die Europäische Kommission, insbesondere die für die Informations- und Kommunikationspolitik der Generaldirektion Justiz, Freiheit und Sicherheit zuständige Dienststelle, veröffentlicht eine Ausschreibung für Dienstleistungen, die drei Lose umfasst. Die Europäische Kommission möchte für jedes Los drei Dienstleistungserbringer auswählen, mit denen ein Mehrfachrahmenvertrag2 von einem Jahr Vertragslaufzeit geschlossen wird. Diese Verträge treten am Tag ihrer Unterzeichnung in Kraft und können dreimal um ein Jahr verlängert werden.

Es ist möglich, ein Angebot für ein Los oder mehrere Lose einzureichen und Zusammenschlüsse/Bietergemeinschaften (oder Unternehmenskonsortien) zu bilden oder auf Unterauftragnehmer zurückzugreifen.

Auf der Grundlage dieses Rahmenvertrags werden die Dienstleistungserbringer entsprechend dem Bedarf der Generaldirektion Justiz, Freiheit und Sicherheit oder gegebenenfalls anderer Generaldirektionen in Anspruch genommen.

Für das gesamte Aufgabenspektrum, das Gegenstand dieser Ausschreibung ist, bestehen die Dienstleistungen in der Unterstützung bei der Ausarbeitung, Gestaltung und Formulierung politischer Maßnahmen der Europäischen Union, insbesondere, jedoch nicht ausschließlich im Bereich Justiz, Freiheit und Sicherheit, sowie bei der Durchführung von öffentlichkeitswirksamen Informations-, Aufklärungs- und Kommunikationsmaßnahmen über diese Politikbereiche. In der Regel sind diese Dienstleistungen für die 27 Mitgliedstaaten der Europäischen Union und gelegentlich für die EFTA/EWR-Länder (Schweiz, Island, Liechtenstein und Norwegen) sowie für die Bewerberländer (Kroatien, Ehemalige Jugoslawische Republik Mazedonien und die Türkei) oder für jedes andere Land zu erbringen, an dem ein Gemeinschaftsinteresse besteht.

2. HINTERGRUND DER AUSSCHREIBUNG

Im Rahmen dieser Ausschreibung sind alle Tätigkeitsbereiche der Generaldirektion Justiz, Freiheit und Sicherheit zu berücksichtigen: Außengrenzen und Visa; Zuwanderung und Asyl; Ziviljustiz; Strafjustiz; Unionsbürgerschaft und Grundrechte; Datenschutz; Bekämpfung von Wirtschafts-, Finanz- und Computerkriminalität; Bekämpfung von Terrorismus, Menschenhandel und Ausbeutung; Bekämpfung des Drogenhandels; justizielle und polizeiliche Zusammenarbeit; Außenbeziehungen und Erweiterung.

Weitere Informationen über die Tätigkeitsbereiche der Generaldirektion Justiz, Freiheit und Sicherheit sind unter folgender Internetadresse abrufbar:http://ec.europa.eu/justice_home/index_de.htm.

Außerdem hat die Europäische Kommission im Juli 2005 einen Aktionsplan zur Verbesserung der Kommunikation über Europa verabschiedet, in dem 50 Aktionen vorgesehen sind, mit denen die Kapazitäten und Kompetenzen der Europäischen Kommission im Hinblick auf die Information über die politischen Maßnahmen der Europäischen Union verbessert werden sollen.

2 Für die Definition des „Mehrfachrahmenvertrags“ und des „Kaskadensystems“ siehe Ziffer 5.

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Dieser Aktionsplan bringt zum Ausdruck, was konkret und pragmatisch als politische Priorität gelten soll, nämlich mit den Bürgern in einen Dialog über die Europäische Union zu treten.

Dieses neue Kommunikationskonzept der Europäischen Kommission beruht auf drei Grundsätzen.

Den Bürgern zuhören: es genügt nicht, die Bürger über die Europäische Union zu informieren; vielmehr muss man ihnen auch zuhören und ihre Meinungen berücksichtigen.

Die Kommunikation mit dem Bürger: erklären und erläutern, wie die Politik der Europäischen Union das tägliche Leben der Unionsbürger beeinflusst, und welches die Wertschöpfung dieser Politiken, der Mehrwert für den Bürger ist.

Die Kontaktpflege mit den Bürgern auf lokaler Ebene: die Mitteilungen an die Öffentlichkeit sind in jedem Mitgliedstaat den dortigen Gepflogenheiten anzupassen; diese Mitteilungen sind über die in der dortigen Öffentlichkeit beliebten Informations- und Kommunikationskanäle und in der/n den Menschen verständlichen Sprache/n zu übermitteln.

Eingehendere Informationen über diesen Aktionsplan sind unter folgender Adresse abrufbar:http://europa.eu.int/rapid/pressReleasesAction.do?reference=IP/05/995&format=HTML&aged=0&language=FR&guiLanguage=en.

3. AUFTRAGSGEGENSTAND

Die von der Europäischen Kommission verlangte Unterstützung muss Folgendes bewirken: sie soll sie in die Lage versetzen, ihre politischen Maßnahmen zum einen auszuarbeiten und zu gestalten und diese mittels Informationsaktionen und Kommunikationskampagnen zum anderen zu verbreiten. Im Endergebnis soll dies konkret dazu führen, dass die Europäische Union bei ihren Bürgern besser sichtbar gemacht wird und mit ihren Informationsaktionen und Kommunikationskampagnen auch eine erhöhte Wahrnehmbarkeit bietet, insbesondere, aber nicht allein im Bereich Justiz, Freiheit und Sicherheit.

Die verlangten Dienstleistungen betreffen im Wesentlichen, aber nicht ausschließlich die unter nachstehender Ziffer „Beschreibung der Lose“ erläuterten Aufgaben.

4. BESCHREIBUNG DER LOSE

Die Ausschreibung unterteilt sich in drei Lose. Diese Aufteilung erfolgte zur Eingruppierung der verlangten Dienstleistungen in kohärente Lose, die den festgelegten Fachbereichen entsprechen.

Ein Dienstleistungsunternehmen kann sein Angebot für ein oder mehrere Lose einreichen. Wird ein Angebot für mehrere Lose eingereicht, so ist für jedes

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betreffende Los ein separates Angebot vorzulegen, in dem jeweils der Name und die Losnummer genau anzugeben sind.

Los 1: "Texten und Gestalten"

Die vorgesehenen Aktionen betreffen die Gestaltung, Abfassung und Herstellung auf Trägern aller Art von Informations- und Werbematerial im Zusammenhang mit den Tätigkeiten der Europäischen Union, und zwar insbesondere, aber nicht allein im Bereich Justiz, Freiheit und Sicherheit.

Für dieses Los ist es unabdingbar, dass sich der Auftragnehmer bei allen redaktionellen und/oder Übersetzungsarbeiten an die Interinstitutionellen Regeln für Veröffentlichungen hält, damit für die jeweiligen Informationsprodukte die notwendige editorische und sprachliche Qualität gewährleistet werden kann. Darüber hinaus muss der Auftragnehmer über die Kapazitäten verfügen, jede Sprache in die anderen Amtssprachen der Europäischen Union sowie die der EFTA/des EWR, der Bewerberländer und etwaiger anderer Länder übersetzen zu lassen.

Für weitere Informationen sind die Interinstitutionellen Regeln für Veröffentlichungen und das Sprachenverzeichnis unter folgenden Adressen zu konsultieren: http://publications.europa.eu/code/en/en-000100.htm, http://publications.eu.int/code/pdf/370000en.htm.

Die Aktionen können Folgendes umfassen (diese Aufstellung ist nicht abschließend):

Unterstützung bei der Ermittlung von Zielgruppen und bei der Festlegung ihrer Bedürfnisse;

Suche, Erfassung und Analyse von Informationen und Dokumenten; Abfassung, Übersetzung, Überarbeitung und Anpassung von Dokumenten wie

z.B. Berichten, Zeitschriften, Newslettern, Memos, Broschüren, Faltblättern, Übersichten, Merkblättern, Plakaten, Werbeschildern und anderen Informationsprodukten;

Planung, Festlegung, Gestaltung und Abfassung von Informationsprodukten, die bei Kommunikationskampagnen eingesetzt werden sollen;

Abfassung von Werbeanzeigen/-inseraten; Abfassung von Reportagen, Zeitungsartikeln und Interviews; Abfassung und Herstellung von Werbe- und Veranschaulichungsmaterial; grafische Gestaltung, Bilderrecherche, Layout und Erstellung elektronischer

Dateien (QuarkXpress, Adobe InDesign, pdf press optimized), Herstellung von Filmen zum Druck von Veröffentlichungen wie Berichten, Broschüren, Faltblättern, Plakaten, Newslettern, Memos, Zeitschriften usw.;

Anpassung aller vorgenannten Vorhaben im Hinblick auf ihre Veröffentlichung auf Webseiten und/oder elektronischen Datenträgern (CD-ROM, DVD usw.);

grafische Gestaltung und Umsetzung von Werbeanzeigen; Gestaltung fotografischer Reportagen; Aufbau und Verwaltung einer Fotothek, einschließlich der Behandlung der

jeweiligen Fragen des Urheberrechts; grafische Gestaltung und Herstellung von Werbe- und

Veranschaulichungsmaterial in limitierter Auflage (Plakate, geografische Karten usw.);

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Verpackung der hergestellten Materialien; Versand oder Transport der hergestellten Materialien.

Los 2: " Websites, Systeme für die Verwaltung und Überwachung der Webinhalte (Web Content Management Systems) und sonstige

Informatikdienste"

Die vorgesehenen Aktionen betreffen die Planung, Gestaltung, Durchführung, Unterhaltung und den Support von Informationssystemen, die für die Tätigkeiten der Europäischen Union, insbesondere im Bereich Justiz, Freiheit und Sicherheit, spezifisch sind. Diese Dienstleistungen sind hauptsächlich in den Räumlichkeiten des Dienstleisters zu erbringen. Es handelt sich im Wesentlichen um Anwendungen der Verwaltung und Überwachung der Webinhalte und der dokumentarischen Verwaltung (Internetportale, Websites, Suchmaschinen…), umfasst aber auch andere Arten von Informationssystemen; als typische Beispiele sind zu nennen: Anwendungen der Datenverwaltung und der Datenverarbeitung; Anwendung der Wirtschaftlichen Intelligenz; Datenlagerhaltung (Data warehouse).

Dies betrifft vorhandene Anwendungen wie auch Entwicklungen quelloffener Software (Open Source (OSS)).

Der Auftragnehmer muss

- solide Kapazitäten im IT-Projektmanagement und die Leistungsfähigkeit aufweisen, die Informatikmethodiken UP (Unified Process) und CEAF (Commission Enterprise IT Architecture Framework) anzuwenden;

- einen methodischen Ansatz verfolgen, der mit der von der Kommission derzeit verwendeten Methodik (RUP@EC) komplett kompatibel und gleichwertig ist;

- Methodik- und Projektverwaltungsinstrumente einrichten und verwenden, deren Verwendung er in der Analyse von Fall Nr. 1 (Entwicklung von Informationssystemen) vorgeschlagen hat;

- die Methodik bei der Kostenrechnung verwenden, die er auch im Rahmen der Analyse von Fall Nr. 1 beschrieben und verwendet hat;

- die vorgefertigten Module verwenden, die er in der Analyse von Fall Nr. 1 des Loses 2 für die Bedingungen und die vorgeschlagenen Preise beschrieben hat (die Preise dieser Module (1 und 2) sind in das Preisverzeichnis mit aufzunehmen).

- gewährleisten, dass alle im Rahmen dieses Loses durchgeführten Arbeiten konform gehen mit den bestehenden Normen und Standards und den von der Kommission verlangten methodischen Vorgehensweisen, die in den nachstehenden Unterlagen beschrieben und in den meisten Fällen erst bei Vertragsunterzeichnung einzusehen sind.

• Informatikmethodik UP (Unified Process) oder RUP (Rational Unified Process)®

• CEAF (Commission Entreprise Architecture Framework)

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• Sicherheitsgrundsätze für das Informationssystem• Mitteilung zur Verbesserung der IT Governance [SEK(2004)1267]• Mitteilung über die Interoperabilität [SEK(2004)1265]• Datenschutzrichtlinie (EG) 45/2001

(http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32001R0045:EN:NOT)

• Leitlinien für die Zertifizierung von IS-Hosting v1.

Für dieses Los ist es unabdingbar, dass sich der Auftragnehmer bei allen redaktionellen und/oder Übersetzungsarbeiten an die Interinstitutionellen Regeln für Veröffentlichungen hält, damit für die jeweiligen Informationsprodukte die notwendige editorische und sprachliche Qualität gewährleistet werden kann. Darüber hinaus muss der Auftragnehmer über die Kapazitäten verfügen, jede Sprache in die anderen Amtssprachen der Europäischen Union sowie die der EFTA/des EWR, der Bewerberländer und etwaiger anderer Länder übersetzen zu lassen.

Für weitere Informationen sind die Interinstitutionellen Regeln für Veröffentlichungen und das Sprachenverzeichnis unter folgenden Adressen zu konsultieren: http://publications.europa.eu/code/en/en-000100.htm, http://publications.eu.int/code/pdf/370000en.htm.

Die Aktionen können Folgendes umfassen (diese Aufstellung ist nicht abschließend):

Entwicklung: Projektverwaltung; Bewertung, Einsetzung neuer Produktionsinstrumente (in der Regel Instrumente

zur Verwaltung der Webinhalte, zur Indexierung und zur Suche); Voranalysen, Vergleichsanalysen, Bedarfserhebungen, Machbarkeitsstudien; Anpassung und/oder Einbeziehung von vorhandenen Systemen oder Produkten; Analyse und Gestaltung, Dokumentation (einschließlich technische),

Sicherheitsstudien, Risikomanagement; Prototypentwicklung, Programmierung, Entwicklung, Datenwanderung,

Installation, Personalisierung, Hosting (vorübergehend während der Entwicklung, der Tests und der Herstellung);

Qualitätssicherung, Tests; Installation der Softwareerzeugnisse in ihren unterschiedlichen Phasen

(Entwicklung, Test, Produktion…) auf Verlangen der Kommission im angegebenen Rechenzentrum (im Allgemeinen das DIGIT oder das Rechenzentrum der GD JLS in Luxemburg);

Ausbildung (einschließlich technische), Hilfe für die Endbenutzer und Unterstützung und Beratung über die Informationssysteme;

Gestaltung, Durchführung, Hosting, Unterhaltung, Aktualisierung und/oder laufende Websiteverwaltung;

Gestaltung, Durchführung, Hosting, Unterhaltung und/oder Aktualisierung der Webanwendungen;

Gestaltung, Durchführung, Hosting, Unterhaltung und/oder regelmäßige Aktualisierung der Datenbanken;

Gestaltung, Durchführung, Hosting, Unterhaltung und/oder Aktualisierung der Systeme für die Verwaltung und Überwachung der Webinhalte (von denen einige auf ‚Documentum’ und ihrem Starterkit beruhen);

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Gestaltung und Anpassung der allgemeinen Aufmachung der mehrsprachigen Websites oder Portale (Leitfaden für Informationsanbieter (IPG) und seine Aktualisierungen: http://ec.europa.eu/ipg/index.htm);

Teilnahme an den Arbeitssitzungen der verschiedenen internen Gremien der Europäischen Kommission, die mit deren Websites befasst sind.

Verwaltung und Überwachung der Webinhalte: Speicherung, Kodierung von Daten; Aktualisierung, laufende Websiteverwaltung; Überarbeitung der Korrekturbogen; Abfassung, Übersetzung, Überarbeitung und Anpassung der Webinhalte in allen

derzeitigen und künftigen Amtsprachen; grafische Gestaltung, Suche nach bildlichen, fotografischen, erläuternden

Darstellungen, Gestaltung im Rahmen der Websites; Bearbeitung von Dokumenten wie Bildern, Fotos, Videos, Berichten,

Zeitschriften, Newslettern, Memos, Broschüren, Faltblättern, Datenblättern, Karten, Tafeln, Webseiten und anderen Arten von Dokumenten, um sie an den Websupport anzupassen (typischerweise in Form der HTML-Seite oder des PDF-Dokuments);

Bearbeitung, Abänderung von Dokumenten wie z.B. Webseiten, Bildern, Fotos, Videos, Berichten, Zeitschriften, Newslettern, Memos, Broschüren, Faltblättern, Karten, Tafeln, Webseiten und anderen Arten von Dokumenten, um sie anzupassen und in ‚Documentum’ zu laden;

Qualitätskontrolle (Metadaten, Links…) der Onlinedokumente; Entwicklung, Einführung und Handhabung von statistischen und interaktiven

Instrumenten (Notifizierung, Briefkästen, Foren, Diskussionen, Umfragen online…) sowie Abfassung von Syntheseberichten über die Funktionsweise dieser interaktiven Instrumente;

Organisation und Moderation vom Foren vor der Erstellung eines Syntheseberichts über die jeweiligen Ergebnisse;

Umsetzung der Leitlinien für Informationsanbieter;

Verbreitung/Streuung von Informationen: Errichtung, Anreicherung und Aktualisierung der Datenbank; Aufstellung einer Ad-hoc-Versandliste; Massenversand von Dokumenten per E-Mail oder Fax; Druck von Etiketten; Speicherung, Kodierung von Daten.

Los 3: " A udiovisuelle Materialien, Veranstaltungen, Kommunikationskampagnen "

Für die drei Komponenten dieses Loses3 ist es unabdingbar, dass sich der Auftragnehmer bei allen redaktionellen und/oder Übersetzungsarbeiten an die Interinstitutionellen Regeln für Veröffentlichungen hält, damit für die jeweiligen Informationsprodukte die notwendige editorische und sprachliche Qualität

3 Es handelt sich gleichwohl um ein und dasselbe Los, so dass sich das Angebot auf das gesamte Los erstrecken muss. Die Unterteilung in "Komponenten" dient lediglich der deutlicheren Erfassung der zu erfüllenden Aufgaben.

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gewährleistet werden kann. Darüber hinaus muss der Auftragnehmer über die Kapazitäten verfügen, jede Sprache in die anderen Amtssprachen der Europäischen Union sowie die der EFTA/des EWR, der Bewerberländer und etwaiger anderer Länder übersetzen zu lassen.

Für weitere Informationen sind die Interinstitutionellen Regeln für Veröffentlichungen und das Sprachenverzeichnis unter folgenden Adressen zu konsultieren: http://publications.europa.eu/code/en/en-000100.htm, http://publications.eu.int/code/pdf/370000en.htm.

Komponente "Audiovisuelle Materialien"

Die vorgesehenen Aktionen und Instrumente, so z.B. Reportagen, Dokumentarfilme, Newsreleases auf Video, Fernseh- und Radiospots oder auch Animationsfilme sollen die Fernseh- und Radioanstalten in höherem Maße für die Tätigkeiten der Europäischen Union interessieren, insbesondere, aber nicht allein im Bereich Justiz, Freiheit und Sicherheit.

Die Aktionen können Folgendes umfassen (diese Aufstellung ist nicht abschließend:

Unterstützung bei der Festlegung von Zielgruppen und bei der Ermittlung ihres Bedarfs;

Beratung für die Kommunikationsstrategie der Europäischen Kommission gegenüber den Fernseh- und Radioanstalten und gegenüber den Zielgruppen;

Aufnahme von Reportagen, Dokumentarfilmen, Videos, VNR (Newsreleases auf Video), Fernseh- und Radiospots, Animationsfilmen usw.;

Vervielfältigung und Versand dieser Produkte; Verbreitung bei den Medien, d.h. die Förderung der kostenlosen

Verteilung/Streuung dieser Erzeugnisse bei den Fernseh- und/oder Rundfunkanstalten, einschließlich EBS (Europe by Satellite)4;

Erfolgskontrolle jeder Verbreitung an die Medien und Berichterstattung über die hervorgebrachten Sendungen;

Vervielfältigung der Erzeugnisse in allen geeigneten Formaten; Organisation von Pressekonferenzen und/oder Pressebesuchen für

Journalisten/Produzenten audiovisueller Medien; Ermittlung von Zielpersonen, z.B. Journalisten/Produzenten von Fernseh- und/oder

Radioanstalten, die an europäischen Themen interessiert sind; medienwirksame Ankündigung und Berichterstattung von Veranstaltungen bei den

audiovisuellen Medien, insbesondere im Wege der Erstellung, Drucklegung und Versendung von Pressemitteilungen oder Pressedossiers;

Erfolgskontrolle bezüglich der Reaktionen in den audiovisuellen Medien auf die Tätigkeiten der Europäischen Union, insbesondere, aber nicht allein im Bereich Justiz, Freiheit und Sicherheit.

Komponente "Veranstaltungen"

Die Unterstützung bei der Ausarbeitung, Gestaltung und Formulierung von politischen Maßnahmen der Europäischen Union, insbesondere, aber nicht allein im Bereich

4 Nähere Informationen über EBS sind auf folgender Website abrufbar: http://ec.europa.eu/avservices/ebs/welcome_en.cfm.

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Justiz, Freiheit und Sicherheit, sowie die Unterstützung bei der Organisation der Öffentlichkeitsarbeit, der Information und der Kommunikation über diese politischen Maßnahmen können Aktionen, wie z.B. Arbeitssitzungen, Konferenzen, "Roadshows" oder Ausstellungen umfassen, die dem Ziel dienen, sowohl bestimmte Zielgruppen als auch die breite Öffentlichkeit zu sensibilisieren.Die Aktionen können Folgendes umfassen (diese Aufstellung ist nicht abschließend): Unterstützung bei der Festlegung von Zielgruppen und bei der Ermittlung ihres

Bedarfs; Organisation von Arbeitssitzungen, Konferenzen oder Ausstellungen,

einschließlich folgender Elemente:

Einladung der Teilnehmer; Abwicklung der Anmelde- und Einschreibungsformalitäten; Kostenerstattung an die Teilnehmer; Abwicklung der Personenbeförderung und der Bereitstellung von Unterkünften; Abwicklung der Verpflegung mit Speisen und Getränken und der Kaffeepausen; Reservierung der Tagungssäle (Konferenzen) oder der Standflächen

(Ausstellungen); Einrichtung, Dekoration, Ausstattung/Bewirtschaftung usw. der Tagungsräume bzw. der Standflächen; Anmietung vom Material, einschließlich der Stände, Fahrzeuge, Beförderungsmittel usw.; Aufbau, Einbau und Abbau des Materials; Abwicklung der Verdolmetschung und Übersetzung; Aufzeichnung, Übertragung und Übersetzung der Wortbeiträge; Organisation einer Pressekonferenz zum Auftakt; Gestaltung, Anfertigung, Verpackung und Verteilung von Informations- und

Werbematerialien; Versand der Materialien; Beförderung der Materialien; Erstellung von Fotoaufnahmen; Aufzeichnung auf Video; Anwesenheit von Technikern, Empfangspersonal und Vertretern des

Auftragnehmers während des gesamten Ablaufs der Veranstaltung.

Komponente "Kommunikationskampagnen"

Die dezentralen Kommunikationsmaßnahmen5 und die vorgesehenen Instrumente, so z.B. Wettbewerbe für Jugendliche, sollen bestimmte Zielgruppen für die Tätigkeiten der Europäischen Union sensibilisieren, insbesondere, aber nicht allein im Bereich Justiz, Freiheit und Sicherheit.

Die Aktionen können Folgendes umfassen (diese Aufstellung ist nicht abschließend:

Unterstützung bei der Festlegung von Zielgruppen und bei der Ermittlung ihres Bedarfs;

Erwerb oder Anlegung von Verzeichnissen über Strukturen mit potenziellem Interesse an europäischen Themen (Berufsverbände, Journalistenverbände,

5 Sie bestehen jedoch aus einem Organisationsteil vor Ort, wie z.B. der Organisation der jeweiligen Jury (Preisrichter) und der Preisverleihungen im Rahmen eines Wettbewerbs.

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Nichtregierungsorganisationen, Eltern- und Lehrerverbände, Schulen, Jugendvereinigungen/Jugendzentren, Feriendörfer/Jugendlager, Luftkurzentren und andere Arten von Organisationen, Vereinigungen und Gruppen/Vereinen usw.);

Schaffung und Pflege eines nationalen Partnerschaftsnetzes, das in jedem Land zur Organisation und Förderung einer entsprechenden Tätigkeit beiträgt;

Werbung für eine Tätigkeit bei potenziell interessierten Zielpersonen durch E-Mail, Fax und Telefon;

Werbung für eine Tätigkeit bei potenziell interessierten Zielpersonen durch Verbreitung von Aushängen/Plakaten und Broschüren;

Gestaltung, Einrichtung und Verwaltung einer Website für eine bestimmte Dauer, in der Regel mehrsprachig, die spezifisch einer Gemeinschaftstätigkeit gewidmet ist;

Erwerb von Internetadressen; bei Organisation einer Aktivität, wie z.B. eines Wettbewerbs, Abwicklung der

Einschreibungsformalitäten und Steuerung der Mitwirkung der Teilnehmer; bei Organisation einer Aktivität, wie z.B. eines Wettbewerbs, Organisation einer

Jury; bei Organisation einer Aktivität, wie z.B. eines Wettbewerbs, Organisation von

Feierlichkeiten zur Überreichung der Preise; Abwicklung der Verdolmetschung und Übersetzung.

5. VERFAHREN DER AUFTRAGSVERGABE: "MEHRFACHRAHMENVERTRAG" UND"KASKADENSYSTEM"

Für jedes Los wird ein einziger und einheitlicher Mehrfachrahmenvertrag mit den drei Bietern geschlossen, die bei der Bewertung der Angebote die beste Klassifizierung und die erforderliche Mindestpunktzahl erhalten haben (siehe Ziffern 21 und 22).

Unter "Mehrfachrahmenvertrag" ist eine Konstellation zu verstehen, bei der zwischen der Europäischen Kommission und mehreren Dienstleistungsanbietern für jedes Los ein eigener Rahmenvertrag geschlossen wird, der aber identische Bedingungen aufweist, um sicherzustellen, dass die Vertragsausführung sukzessive durch den einen oder den anderen Auftragnehmer erfolgen kann.

Bei Nichtverfügbarkeit des Auftragnehmers, der zuerst ausgewählt wurde, um die Arbeiten binnen der in der Anmeldung zum Leistungsbezug geforderten Fristen durchzuführen, oder wenn ein Fall von Nichterfüllung im Sinne von Artikel I.11 der Besonderen Bedingungen des Entwurfs des Rahmenvertrags (Anhang II.3 für Los 1, Anhang III.7 für Los 2, Anhang IV.3 für Los 3) bei der Durchführung vorhergehender Aufträge festgestellt wurde – der indessen nicht die Kündigung des Rahmenvertrags zur Folge hat – wird die Anmeldung zum Leistungsbezug automatisch an den zweiten Auftragnehmer auf der Liste weitervergeben ("Kaskadensystem"). Nötigenfalls findet dieses Verfahren dann auch auf den zweiten Auftragnehmer Anwendung.

6. AUFTRAGSSCHEINE

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Jede Anmeldung zum Leistungsbezug ist Gegenstand einer am jeweiligen Bedarf orientierten schriftlichen Anfrage der Europäischen Kommission, auf die der ausgewählte Auftragnehmer ein detailliertes Angebot vorlegen muss, das auf der Grundlage des mit Unterzeichnung des Rahmenvertrags maßgeblichen Preisverzeichnisses zu erstellen ist. Auf der Grundlage dieses vom Auftragnehmer vorgelegten Angebots erfolgt der förmliche Vertragsabschluss über die spezifische Auftragserteilung/Bestellung oder den spezifischen Einzelvertrag, der von einer Amtsperson zu unterzeichnen ist, die befugt ist, rechtsverbindlich für die Europäische Kommission zu handeln. Der Auftragnehmer verfügt über die von der Europäischen Kommission in ihrer Anfrage festgelegte Anzahl von Werktagen (in der Regel zwischen 10 und 20 Werktagen, je nach Komplexität der Arbeiten), um sein Angebot vorzulegen. Hält er diese Frist nicht ein, wird der Auftragnehmer als nicht verfügbar betrachtet.

7. ZUSAMMENSCHLÜSSE VON UNTERNEHMEN UND WEITERVERGABE VON AUFTRÄGEN

Die Auftragnehmer erfüllen die von der Europäischen Kommission verlangten Arbeiten in regelmäßiger Zusammenarbeit mit den zuständigen Dienststellen der Kommission, insbesondere, aber nicht allein mit dem Referat "Information und Kommunikation" der Generaldirektion Justiz, Freiheit und Sicherheit.

Unternehmen können auf zweierlei Weise bei einem Angebot zusammenarbeiten: entweder als Partner eines gemeinsamen Angebots oder im Wege der Weitervergabe von Aufträgen. Die eingereichten Angebote können sogar beide Vorgehensweisen miteinander verbinden.Das Angebot muss aber in jedem Fall sehr deutliche Angaben dazu enthalten, ob das einzelne am Angebot beteiligte Unternehmen als Partner eines gemeinsamen Angebots oder als Unterrauftragnehmer tätig wird (dies gilt auch für die Fälle, in denen die verschiedenen beteiligten Unternehmen zur selben Unternehmensgruppe gehören oder in denen eines von ihnen sogar Dachunternehmen der anderen Unternehmen ist). Für Los 2 enthalten die Fragebogen im Anhang zur Leistungsbeschreibung ein diesbezügliches Ausschreibungsformular.

Die Rechtsfolgen dieser beiden Formen der Zusammenarbeit sind ganz und gar unterschiedlich. Zu ihrem vollständigen Verständnis sind beide Varianten nachstehend erläutert:

Gemeinsame Angebote

Die Partner eines gemeinsamen Angebots haften der Europäischen Kommission gesamtschuldnerisch für die Erfüllung des Vertrags in seiner Gesamtheit.So sind z.B. Erklärungen, wonach

einer der Partner des gemeinsamen Angebots für einen Teil des Vertrags und ein anderer Partner für den Rest des Vertrags zuständig sein soll oder

mehr als ein einziger Vertrag unterzeichnet werden soll, wenn das gemeinsame Angebot erfolgreich ist, mit dem Grundsatz der gesamtschuldnerischen Haftung somit unvereinbar. Die Kommission wird daher eine solche Erklärung in einem gemeinsamen Angebot unberücksichtigt lassen und behält sich jegliches Recht

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vor, solche Angebote ohne jede weitere Bewertung abzulehnen, da sie die Ausschreibungsbedingungen nicht erfüllen.

Gemeinsame Angebote werden wie folgt bewertet:

Die Ausschlussgründe werden für jedes einzelne Unternehmen getrennt geprüft; die Auswahlkriterien zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit

sowie zur fachlichen und beruflichen Leistungsfähigkeit wie auch die Bewertungskriterien werden im Rahmen der Bietergemeinschaft in ihrer Gesamtheit geprüft.

Wenn Sie ein Ausschreibungsangebot zusammen mit einem Partner einreichen wollen und zu diesem Zweck bereits ein Unternehmenskonsortium oder einen ähnlichen Rechtsträger gegründet haben, sollten Sie diese Tatsache in Ihrem Angebot zusammen mit allen anderen in diesem Zusammenhang relevanten Angaben zum Ausdruck bringen.Wenn Sie ein gemeinsames Angebot einreichen wollen, sollten Sie sich der Tatsache bewusst sein, dass die Kommission, wenn Sie den Zuschlag erhalten, von Ihnen verlangt, der vorgeschlagenen Bietergemeinschaft eine formale Rechtsstellung (Rechtsform) zu geben, bevor der Rahmenvertrag unterzeichnet wird. Die Bietergemeinschaft kann folgende Rechtsformen erhalten:

Rechtsträger ohne eigene Rechtspersönlichkeit, die aber ausreichenden Schutz für die vertraglichen Interessen der Europäischen Kommission bietet (je nach dem betreffenden Mitgliedstaat kann es sich dabei beispielsweise um ein Konsortium oder einen zeitweiligen Zusammenschluss handeln); oder

Bevollmächtigung durch alle Partner anhand des Modells im Anhang, die eine gewisse Form der Zusammenarbeit gewährleistet.

Weitervergabe von Aufträgen

Bestimmte vertragliche Aufgaben können zwar an Unterauftragnehmer weitervergeben werden, doch bleibt der Hauptauftragnehmer gegenüber der Europäischen Kommission für die Erfüllung des Vertrags in seiner Gesamtheit in vollem Umfang haftbar. Demzufolge

erledigt die Kommission alle Vertragsangelegenheiten (z.B. Zahlungen) ausschließlich mit dem Hauptauftragnehmer, unabhängig davon, ob die Arbeiten von einem Unterauftragnehmer ausgeführt wurden;

kann sich der Hauptauftragnehmer unter keinen Umständen der Haftung gegenüber der Kommission mit der Begründung entziehen, der Unterauftragnehmer habe sich fehlerhaft verhalten und trage die Schuld.

Ist in Ihrem Angebot die Weitervergabe von Aufträgen vorgesehen, so muss Ihr Dossier in Bezug auf die konkreten Merkmale Ihres Angebots auch Folgendes enthalten:

Ein Dokument mit der deutlichen Festlegung der Rollen, Tätigkeiten, Berichterstattungspflichten und Zuständigkeiten des/r Unterauftragnehmer(s)

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sowie mit detaillierten Angaben zum Umfang/prozentualen Anteil am gesamten Auftragswert, der auf jeden Unterauftragnehmer entfällt;

die Absichtserklärung jedes einzelnen Unterauftragnehmers, dass er mit Ihnen zusammenarbeiten möchte, wenn Sie den Zuschlag erhalten.

Angebote, welche die Weitervergabe von Aufträgen mit einbeziehen, werden wie folgt bewertet:

Die Ausschlussgründe und die Auswahlkriterien werden in Bezug auf den Bieter und jeden einzelnen vorgeschlagenen Unterauftragnehmer geprüft.

Die Bewertungskriterien werden in Bezug auf den Bieter geprüft.

Während der gesamten Vertragslaufzeit benötigt der Auftragnehmer die ausdrückliche vorherige Genehmigung der Kommission, um einen Unterauftragnehmer durch einen anderen zu ersetzen und/oder um solche Aufträge weiterzuvergeben, für welche im ursprünglichen Angebot keine Weitervergabe vorgesehen war.Die Unterzeichnung eines spezifischen Einzelvertrags durch die befugte Amtsperson gilt als faktische Genehmigung.

8. KONSTANZ DER DIENSTLEISTUNG

Die Europäische Kommission und der Auftragnehmer stehen in ständigem Informationsaustausch hinsichtlich ihres für die Erbringung der Dienstleistungen erforderlichen Kenntnisstands. Während der gesamten Laufzeit des Rahmenvertrags erhalten sie den für sie erforderlichen Kenntnisstand aufrecht und stellen diesen der anderen Partei zwecks Erbringung der Dienstleistungen zur Verfügung. Diese Aufrechterhaltung und Übermittlung des jeweiligen Kenntnisstands erfolgt ohne Anspruch auf Entgelt.

Der Auftragnehmer vergewissert sich während der gesamten Laufzeit des Rahmenvertrags, dass die für die Beständigkeit der Dienstleistung und für die ordnungsgemäße Erfüllung der spezifischen Einzelverträge erforderlichen Merkmale uneingeschränkt vorliegen. Der Auftragnehmer hat die Pflicht, die zuständigen Dienststellen der Kommission unverzüglich über alle neuen Entwicklungen in Kenntnis zu setzen, die Einfluss auf seine fachliche Leistungsfähigkeit, aufgrund derer er ausgewählt wurde, haben könnten.

Zu diesen Zwecken stellt der Auftragnehmer sicher, dass gegebenenfalls auch das eingesetzte Personal schrittweise ausgewechselt wird, und übernimmt die Verantwortung für die rechtzeitige Übermittlung des für die Ausführung der Dienstleistung erforderlichen Kenntnisstands und die entsprechenden Kosten. Unter keinen Umständen kann sich der Auftragnehmer auf einen Personalwechsel berufen, um sich einer seiner Pflichten zu entziehen, insbesondere was die Einhaltung der Fristen und die Qualität der Dienstleistungen anbelangt.

Bei allen Aufgaben mit geringer Substituierbarkeit, wie z.B. der Gestaltung, der Durchführung und der Verwaltung von Projekten, achtet der Auftragnehmer darauf, dass ein Personalwechsel nur im Falle von höherer Gewalt erfolgt.

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9. AUSFÜHRUNGSORT

Der Ort der Leistungserbringung wird für jede Aufgabe einzeln festgelegt. Festzuhalten ist jedoch, dass die Koordinierungsarbeiten in enger Zusammenarbeit mit den zuständigen Dienststellen der Europäischen Kommission in Brüssel erfolgen. Für Los 2 sind auch Dienstleistungen in Luxemburg vorgesehen (Rechenzentrum der DIGIT)

10. DAUER DER AUFTRAGSAUSFÜHRUNG

Jeder Rahmenvertrag wird für die Laufzeit von einem Jahr ab den Zeitpunkt seiner Unterzeichnung geschlossen und kann durch vertragliche Zusatzklausel dreimal verlängert werden. Die Gesamtlaufzeit des Rahmenvertrags darf jedoch 4 Jahre ab den Zeitpunkt seiner Unterzeichnung nicht überschreiten. Die spezifischen Einzelverträge/Auftragsscheine sind vor Ablauf des entsprechenden Rahmenvertrags unterschrieben zurückzusenden. Der Rahmenvertrag gilt nach seinem Ablauf für diese spezifischen Einzelverträge weiter, jedoch nicht länger als 6 Monate.

Gemäß Artikel 126 der Durchführungsbestimmungen zur Haushaltsordnung6 kann die Kommission nach Ablauf von vier Jahren auf ein Verhandlungsverfahren mit den Wirtschaftsteilnehmern, die ursprünglich den Zuschlag erhalten hatten, zurückgreifen, um für eine zusätzliche Laufzeit von zwei Jahren und für einen Höchstbetrag von 50 Prozent des ursprünglichen Auftragswertes (siehe Ziffer 11) gleichartige Dienstleistungen in Auftrag zu geben.

11. GESCHÄTZTER AUFTRAGSWERT

Der vorläufige Gesamtauftragswert lässt sich für die Laufzeit von 4 Jahren wie folgt aufschlüsseln:

Los1: 8 000 000 EURLos 2: 12 000 000 EURLos 3: 26 000 000 EUR

Der geschätzte Auftragswert beläuft sich somit auf insgesamt 46 000 000 EUR.

In diesem Betrag sind alle erstattungsfähigen Ausgaben bereits enthalten. Mit der Unterzeichnung dieser Rahmenverträge erwirbt der Auftragnehmer kein ausschließliches Recht, die jeweiligen Leistungen für die Europäische Kommission zu erbringen.

Die Europäische Kommission kann bis zur Unterzeichnung des Rahmenvertrags das Vergabeverfahren annullieren, ohne dass die Bieter einen Anspruch auf eine Entschädigung geltend machen können.

6 Verordnung (EG, Euratom) Nr. 478/2007 der Kommission vom 23. April 2007 zur Änderung der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 mit Durchführungsbestimmungen zur Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002

des Rates vom 25. Juni 2002 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushalt der Europäischen Gemeinschaften

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12. ZAHLUNGSMODALITÄTEN UND HAUSHALTSANSATZ

Die Zahlungen aufgrund des Rahmenvertrags erfolgen nach Maßgabe von Artikel II.4 des Rahmenvertragsentwurfs. Die Zahlungen erfolgen nur, wenn der Auftragnehmer bei Vorlage seiner Rechnung sämtliche Vertragspflichten erfüllt hat. Neue Rechnungen dürfen nicht eingereicht werden, wenn frühere Rechnungen für Auftragsscheine oder spezifische Einzelverträge wegen Nicht- oder Schlechterfüllung des Auftragnehmers nicht bezahlt wurden.

Zahlungsmodalitäten für Lose 1 und 3

12.1 Vorfinanzierung

Bei Auftragsscheinen oder spezifischen Einzelverträgen, deren Gesamtauftragswert unter 40 000 EUR liegt, gibt es keine Vorfinanzierung.

Bei Auftragsscheinen oder spezifischen Einzelverträgen, deren Gesamtauftragswert 40 000 EUR oder mehr beträgt, gilt Folgendes:

Der Auftragnehmer kann eine Vorfinanzierung in Höhe von 30 % des Gesamtpreises der betreffenden Dienstleistung verlangen, mit Ausnahme etwaiger Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers und etwaiger unvorhergesehener Ausgaben.

12.2 Zwischenzahlungen

Bei Auftragsscheinen oder spezifischen Einzelverträgen, deren Gesamtauftragswert unter 40 000 EUR liegt, gibt es keine Zwischenzahlungen.

Bei Auftragsscheinen oder spezifischen Einzelverträgen, deren Gesamtauftragswert 40 000 EUR oder mehr beträgt, gilt Folgendes:

Für eine Dienstleistung mit einer Ausführungszeit von unter sechs Monaten gibt es keine Zwischenzahlungen. Für eine Dienstleistung mit einer Ausführungszeit von sechs Monaten oder mehr kann der Auftragnehmer eine Zwischenzahlung von 30 % des Gesamtauftragswertes der betreffenden Dienstleistung verlangen, mit Ausnahme etwaiger Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers und etwaiger unvorhergesehener Ausgaben.

Anträge des Auftragnehmers auf Zwischenzahlungen sind zulässig, wenn ihnen entweder ein gemäß den Anweisungen des Auftragsscheins oder des spezifischen Einzelvertrags erstellter Zwischenbericht über die technische Durchführung oder eine Annahmebestätigung der Europäischen Kommission für die jeweilige Dienstleistung beiliegt.

Beim Bericht über die technische Durchführung verfügt die Europäische Kommission über eine Frist von 20 Tagen ab Eingang des Berichts, um diesen zu

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genehmigen oder abzulehnen; der Auftragnehmer verfügt über eine Frist von 10 Tagen, um zusätzliche Informationen oder einen neuen Bericht vorzulegen.

Binnen 30 Tagen nach der Genehmigung des Berichts oder der Annahme der Dienstleistung durch die Europäische Kommission erfolgt die Zwischenzahlung in Höhe von 30 % des im Auftragsschein oder im spezifischen Einzelvertrag festgelegten Gesamtbetrags für die betreffenden Dienstleistung, mit Ausnahme etwaiger Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers und etwaiger unvorhergesehener Ausgaben.

12.3 Zahlung des Restbetrags

Die Zahlung des Restbetrags erfolgt nach der Ausführung der Dienstleistung durch den Auftragnehmer und nach ihrer Annahme durch die Europäische Kommission, und zwar binnen 30 Tagen nach Eingang des Antrags des Auftragnehmers auf Zahlung.

Antrage des Auftragnehmers auf Zahlung des Restbetrags sind zulässig, wenn ihnen Folgendes beiliegt:

entweder ein gemäß den Anweisungen des Auftragsscheins oder des spezifischen Einzelvertrags erstellter Abschlussbericht über die technische Durchführung oder eine Annahmebestätigung der Europäischen Kommission für die jeweilige Dienstleistung;

eine Aufstellung der erstattungsfähigen Ausgaben gemäß Artikel II.7 des Rahmenvertragsentwurfs;

die betreffenden Rechnungen, auf denen die Referenznummern des Rahmenvertrags und des Auftragsscheins bzw. des spezifischen Einzelvertrags angegeben sind, denen sie zuzuordnen sind.

Beim Bericht über die technische Durchführung verfügt die Europäische Kommission über eine Frist von 20 Tagen ab Eingang des Berichts, um diesen zu genehmigen oder abzulehnen; der Auftragnehmer verfügt über eine Frist von 10 Tagen, um zusätzliche Informationen oder einen neuen Bericht vorzulegen.

Binnen 30 Tagen nach der Genehmigung des Berichts oder der Annahme der Dienstleistung durch die Europäische Kommission erfolgt die Zahlung des für die eingereichten Rechnungen noch ausstehenden Restbetrags.

Zahlungsmodalitäten für Los 2

Für Los 2 besteht keinerlei Vorfinanzierung. Für jeden spezifischen Einzelvertrag ist ein Zahlungsplan nach Maßgabe der RUP-Phasen (Etappenziele) zu erstellen.

Typischerweise kann ein Zahlungsplan in folgender Form erfolgen:

15% am Ende der Anlaufphase (Einstiegsbericht)25% am Ende der Ausarbeitungsphase25% am Ende der AufbauphaseRestbetrag am Ende der Übergangsphase

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Für spezifische Einzelverträge mit kurzer Laufzeit (unter 6 Monate) oder mit geringer Mittelausstattung (unter 100.000 EUR) können diese Zahlungsmargen neu eingeteilt werden.

12.4 Finanzgarantie

Bei einer Vorfinanzierung von über 150 000 EUR ist eine von einer Bank, einem zugelassenen Finanzinstitut oder einem Dritten zugunsten der Europäischen Kommission ausgestellte Finanzgarantie in Höhe des vorfinanzierten Betrags zu leisten. Die Europäische Kommission behält sich das Recht vor, je nach der finanziellen Situation des Auftragnehmers auch für Vorfinanzierungen von unter 150 000 EUR eine Finanzgarantie zu verlangen. Die betreffende Sicherheitsleistung wird bei Zahlung des Restbetrags des Auftragswertes gemäß Auftragsschein bzw. spezifischem Einzelvertrag freigegeben. Sie gewährleistet dessen Erfüllung gemäß den Bedingungen in Anhang II.3.Buchstabe e) für Los 1, Anhang III.7. Buchstabe g) für Los 2 und Anhang IV.3. Buchstabe e) für Los 3.

13. VERTRAGSSTRAFEN

Erfüllt der Auftragnehmer seine vertraglichen Dienstleistungspflichten nicht binnen der in den Auftragsscheinen bzw. den spezifischen Einzelverträgen vorgesehenen Fristen oder handelt es sich bei der erbrachten Dienstleistung um einen Fall der Schlechterfüllung, so behält sich die Kommission das Recht vor, Vertragsstrafen gemäß den folgenden Modalitäten zu verhängen.

Im Fall der Nichteinhaltung der Fristen

wird eine Geldstrafe nach Maßgabe folgender Formel verhängt:

[0,5 % des Gesamtwertes der Dienstleistung] X [Anzahl der Werktage der Säumnis].

Insgesamt darf die Vertragsstrafe im Fall der Fristüberschreitung jedoch einen Höchstbetrag von 20 % des Auftragswertes gemäß Auftragsschein bzw. spezifischem Einzelvertrag nicht übersteigen. Diese Vertragsstrafen werden ohne vorherige Mahnung mit Eintritt der Säumnis fällig.

Im Fall der Schlechterfüllung

bei der Erbringung der Dienstleistungen kann die Europäische Kommission nach der zweiten Vorlage/Vorstellung die Ausführung des Auftragsscheins oder des spezifischen Einzelvertrags mit dem unzuverlässigen Auftragnehmer abbrechen und den zweiten Auftragnehmer auf der Liste mit dem Auftrag betrauen, danach gegebenenfalls und nach demselben Verfahren den dritten Auftragnehmer. In diesem Fall ist der unzuverlässige Auftragnehmer verpflichtet, sämtliche Zahlungen, die er in Ausführung des Auftragsscheins oder des spezifischen Einzelvertrags bereits erhalten hat, zurückzuzahlen.

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14. AUSSETZUNG DER AUFTRAGSVERGABE

Unbeschadet der vorstehend unter Ziffer 13 vorgesehenen Vertragsstrafen kann die Europäische Kommission die Auftragsvergabe an den unzuverlässigen Auftragnehmer unter bestimmten Umständen aussetzen.

Hat ein Auftragnehmer Dienstleistungen mit einer Verspätung bezüglich der im Auftragsschein oder im spezifischen Einzelvertrag festgelegten Frist erbracht, die sich nachteilig auf die Ergebnisse der Aktion auswirkt, und ist diese Verspätung nicht den Dienststellen der Europäischen Kommission anzulasten, oder wurde bei diesem Auftragnehmer mindestens zweimal eine Schlechterfüllung bezüglich der Ausführung eines Auftragsscheins oder eines spezifischen Einzelvertrags festgestellt, so kann die Europäische Kommission die Auftragsvergabe der nächsten drei Dienstleistungen an diesen Auftragnehmer ohne Weiteres mittels eingeschriebenen Briefes aussetzen.

15. PREISANPASSUNG

Die Preise sind Festpreise und können im ersten Jahr der Erfüllung des Rahmenvertrags nicht geändert werden.

Ab dem zweiten Jahr der Vertragslaufzeit können sämtliche Preise jährlich auf Antrag einer der Vertragsparteien nach oben oder unten angepasst werden; der Antrag muss per Einschreiben spätestens 60 Tage vor dem Jahrestag der Vertragsunterzeichnung bei der anderen Vertragspartei eingehen. Die Europäische Kommission erwirbt die Leistung zu den Preisen, die zum Zeitpunkt der Unterzeichnung der jeweiligen Auftragsscheine oder spezifischen Einzelverträge gelten. Diese Preise dürfen nicht geändert werden.

Bei der Anpassung des Preises wird die Entwicklung des harmonisierten Verbraucherpreisindex VPI-EWU (Euro-Währungsgebiet) zugrunde gelegt, wobei die Erstveröffentlichung des Index durch das Amt für amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaften im EUROSTAT-Monatsbulletin (http://www.ec.europa.eu/eurostat/ ) maßgebend ist.

Die Anpassung erfolgt nach folgender Formel:

Pr = Po (Ir/Io)

Dabei sind

Pr = angepasster Preis;Po = Preis im ursprünglichen Angebot;Io = Index des Monats, in dem die Bindefrist des Angebots abläuft;Ir = Index des Monats, in dem das Schreiben mit dem Antrag auf

Preisanpassung eingegangen ist.

16. AUFMACHUNG UND INHALT DES ANGEBOTS

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Ein Dienstleistungserbringer kann ein Angebot für eines oder mehrere der drei Lose einreichen. In diesem Fall ist für jedes der betreffenden Lose ein eigenständiges Angebot einzureichen, in dem die Nummer des jeweiligen Loses genau anzugeben ist.

Das Angebot ist unter Berücksichtigung der Bestimmungen dieser Leistungsbeschreibung, einschließlich des Rahmenvertragsentwurfs und seiner Anhänge zu erstellen, die alle der Aufforderung zur Abgabe von Angeboten beigefügt sind (Anhänge II.3 für Los 1, Anhang III.7 für Los 2 und Anhang IV.3 für Los 3).

Unternehmenszusammenschlüsse (oder Konsortien) können unabhängig von ihrer Rechtsform ein Angebot einreichen. Die Bieter können nach Bildung eines Unternehmenszusammenschlusses (oder Konsortiums) auch ein gemeinsames Angebot einreichen, solange dabei die Wettbewerbsvorschriften eingehalten werden.

Solche Zusammenschlüsse (oder Konsortien) müssen das Unternehmen bzw. die Person benennen, das bzw. die das Angebot im Namen aller einreicht, sowie zusammen mit dem Angebot eine Kopie der von allen anderen Mitgliedern des Zusammenschlusses (oder Konsortiums) unterzeichneten Bevollmächtigung einreichen, mit der dieses Unternehmen bzw. diese Person ermächtigt wird, das betreffende Angebot einzureichen.

Erhält die Bietergemeinschaft den Zuschlag, unterzeichnet dieses federführende Unternehmen bzw. diese Person im Namen des für die Ausführung der Auftragsscheine oder der spezifischen Einzelverträge verantwortlichen Unternehmenszusammenschlusses oder Konsortiums den Rahmenvertrag mit der Europäischen Kommission.

Außerdem ist im Angebot ein "Projektleiter" eindeutig zu benennen, der bei dem das Angebot unterzeichnenden Unternehmen bzw. der betreffenden Person beschäftigt und während der Gesamtlaufzeit des Rahmenvertrags der einzige Ansprechpartner der Europäischen Kommission ist, insbesondere für den Schriftwechsel, sowie Verteilerstelle für alle Anfragen der Europäischen Kommission bei den anderen Mitgliedern des Unternehmenszusammenschlusses (bzw. Konsortiums).

16.1 Aufmachung des Angebots

Jedes Angebot muss in die folgenden drei Teile gegliedert sein: verwaltungstechnische Angaben, fachliches Angebot und Preisangebot.

16.2 Teil 1: Verwaltungstechnische Angaben

In diesem Teil sind anhand der drei aufgeführten Standardformulare folgende Angaben zu machen.

Angaben zum Bieter

Das Angebot enthält auch folgende Dokumente:

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- den Nachweis seiner Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister gemäß den Vorschriften des Landes seiner Niederlassung bzw. in Ermangelung dessen eine entsprechende Anmeldung oder Bescheinigung;

- handelt es sich beim Bieter um eine natürliche Person, muss er eine Kopie seines Personalausweises, Reisepasses oder Führerscheins vorlegen und nachweisen, dass er als Selbstständiger/Freiberufler sozialversichert ist.

Jeder Bieter (einschließlich der Unterauftragnehmer und der Mitglieder eines Konsortiums oder eines Zusammenschlusses) muss das Formular „Angaben zum Bieter“ in Anhang 1 ausfüllen und unterzeichnen sowie die o.a. Unterlagen vorlegen.

Unterauftragnehmer brauchen jedoch weder dieses Formular auszufüllen noch diese Unterlagen vorzulegen, wenn der weitervergebene und von ihnen erbrachte Anteil weniger als 20 % des Auftragswertes ausmacht.

Finanzangaben

Das Formular ‚Bankangaben’ ist von einem bevollmächtigten Vertreter des Bieters und dem Vertreter seiner Bank auszufüllen und zu unterzeichen und dem Angebot beizufügen. Stammt das Angebot von einer Bietergemeinschaft (Unternehmenszusammenschluss bzw. Konsortium), ist dieses Formular nur von der federführenden Person vorzulegen. Die Musterformulare für die einzelnen Mitgliedstaaten können unter folgender Internetadresse abgerufen werden:http://ec.europa.eu/budget/execution/ftiers_fr.htm.

Angaben zum Rechtsträger

Der Bieter hat auch das von seinem bevollmächtigten Vertreter ausgefüllte und unterzeichnete Formular ‚Rechtsträger’ zusammen mit den im Formular genannten Dokumenten vorzulegen. Stammt das Angebot von einer Bietergemeinschaft (Unternehmenszusammenschluss bzw. Konsortium), so ist dieses Formular nur von der federführenden Person vorzulegen. Die Musterformulare für die einzelnen Mitgliedstaaten können unter folgender Internetadresse abgerufen werden:http://ec.europa.eu/budget/execution/legal_entities_fr.htm#es_fr_it.

Die Europäische Kommission behält sich jedoch das Recht vor, sich zu Überprüfungs- und Bewertungszwecken zusätzliche Nachweise bezüglich des eingereichten Angebots im Rahmen einer in ihrem Auskunftsverlangen festgesetzten Frist vorlegen zu lassen.

16.3 Teil 2: Fachliches Angebot

Dieser technische Angebotsteil ist für die Bewertung des Angebots, die Erteilung des Zuschlags und die Durchführung des etwaigen Rahmenvertrags von wesentlicher Bedeutung.

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Die Bieter werden auf die Zuschlagskriterien hingewiesen, in denen beschrieben ist, auf welche Teile des fachlichen Angebots die Bieter besonders zu achten haben. Das fachliche Angebot muss auf alle in der Leistungsbeschreibung aufgezählten Aspekte eingehen und Modelle, Beispiele und technische Lösungen für die in den technischen Spezifikationen genannten Probleme enthalten. Für die Bewertung des Angebots ist es von entscheidender Bedeutung, wie ausführlich das Angebot beschrieben ist. In seinem Angebot hat der Bieter auch den methodischen Ansatz, den er verfolgt, und die Art und Weise vorzuschlagen, wie er die Arbeitsabläufe im Rahmen dieses Vertrags organisieren will.

Das fachliche Angebot muss alle für die Zuschlagserteilung notwendigen Informationen enthalten.

16.4 Teil 3: Preisangebot

Jedes Angebot muss ein Preisangebot enthalten, wobei auf folgende Punkte hinzuweisen ist:

Alle Preise sind in Euro anzugeben, auch wenn der Bieter in einem Land ansässig ist, das nicht der Euro-Zone angehört. Bieter aus diesen Ländern dürfen ihr Preisangebot nicht im Nachhinein an die Wechselkursentwicklung anpassen. Die Entscheidung über den zu Grunde gelegten Wechselkurs liegt beim Bieter. Etwaige Wechselkursschwankungen gehen damit zu seinen Lasten oder Gunsten.

Die Preise sind auf der Grundlage von Preisverzeichnissen anzugeben (Anhang II.2 für Los 1, Anhang III.6 für Los 2 und Anhang IV.2 für Los 3 ). Die in den Preisverzeichnissen angegebenen Preise sind Pauschalpreise und schließen alle allgemeinen und die mit der Erbringung der Dienstleistung verbundenen Kosten mit ein, mit Ausnahme, der Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers, die nach den Kostenerstattungsgrundsätzen erstattet werden (Anhang II.3. Buchstabe d) für Los 1, Anhang III.7. Buchstabe j) für Los 2 und Anhang IV.3. Buchstabe d) für Los 3). Im Sonderfall von Los 2 müssen die Bieter berücksichtigen, dass die in den Preisverzeichnissen angegebenen Preise die zur Teilnahme an der monatlichen Projektarbeitssitzung in den Räumlichkeiten der Kommission erforderlichen Reise- und Aufenthaltskosten mit einschließen müssen.

Die Preise sind ohne Abgaben, Steuern und sonstigen Gebühren, also auch ohne Umsatzsteuer, anzugeben, da die Gemeinschaften in der EU von solchen Abgaben gemäß Artikel 3 und Artikel 4 des Protokolls über die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen Gemeinschaften vom 8. April 1965 (ABl. L 152 vom 13. Juli 1967) befreit sind. Die Mitgliedstaaten nehmen aufgrund von Belegen nachträgliche Erstattungen an die Kommission vor oder gewähren ihr unmittelbare Befreiungen. Für die Länder, in denen nach nationalem Recht eine Befreiung in Form einer Rückerstattung vorgesehen ist, ist die Umsatzsteuer getrennt auszuweisen. Im Falle von Zweifeln bezüglich des geltenden Umsatzsteuerrechts obliegt es dem Bieter, mit seinen einzelstaatlichen Behörden Kontakt aufzunehmen, um zu klären, in welcher Form die Europäische Gemeinschaft von der Umsatzsteuer befreit ist.

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17. BEWERTUNGSVERFAHREN UND ZUSCHLAGSERTEILUNG

Die Bewertung erfolgt anhand des jeweiligen Angebots des Bieters.

Alle Informationen werden anhand der in dieser Leistungsbeschreibung aufgeführten Kriterien geprüft. Das Verfahren für die Auftragsvergabe, das nur die gültigen Angebote betrifft, umfasst die folgenden drei Stufen, deren aufeinanderfolgenden Prüfungen wie folgt ablaufen:

1) Auf der ersten Stufe wird anhand der Ausschlusskriterien geprüft, ob die Bieter die Voraussetzungen erfüllen, um am Vergabeverfahren teilnehmen zu können;

2) auf der zweiten Stufe werden anhand der Auswahlkriterien die technische und berufliche Leistungsfähigkeit sowie die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit der Bieter überprüft;

3) auf der dritten Stufe werden anhand der Zuschlagskriterien alle Angebote bewertet, die den Kriterien der ersten und zweiten Stufe genügen.

18. ANGEBOTSERÖFFNUNG

Die Eröffnung der Angebote findet statt am 07/01/2008 um 10.00 Uhr in den Diensträumen der Generaldirektion Justiz, Freiheit und Sicherheit in der Rue du Luxembourg 46, B-1040 Brüssel.

Jeder Bieter, der der Angebotseröffnung beiwohnen möchte, muss sich mindestens zwei Tage vorher durch eine E-Mail an folgende Adresse anmelden:JLS - A5 - INFO-COMM@ec.europa.eu .

Der Vorsitzende des Eröffnungsausschusses gibt die Namen der Bieter und die Entscheidung bekannt, ob die jeweiligen Angebote zulässig sind. Die in den Angeboten angegebenen Preise werden nicht mitgeteilt.

19. AUSSCHLUSSGRÜNDE

19.1. AUSSCHLUSSGRÜNDE NACH ARTIKEL 93 DER HAUSHALTSORDNUNG7

Von der Teilnahme am Vergabeverfahren ausgeschlossen sind Bieter,

19.1.a) die sich im Konkursverfahren, in Liquidation oder im gerichtlichen Vergleichsverfahren befinden oder ihre gewerbliche Tätigkeit eingestellt haben oder sich aufgrund eines in den einzelstaatlichen Rechts- und Verwaltungsvorschriften vorgesehenen gleichartigen Verfahrens in einer vergleichbaren Lage befinden;

19.1.b) die aufgrund eines rechtskräftigen Urteils aus Gründen bestraft worden sind, die ihre berufliche Zuverlässigkeit in Frage stellen;

7 Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates vom 25. Juni 2002 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushalt der Europäischen Gemeinschaften.

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19.1.c) die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit eine schwere Verfehlung begangen haben, welche vom Auftraggeber nachweislich festgestellt wurde;

19.1.d) die ihrer Pflicht zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen, Steuern oder sonstigen Abgaben nach den Rechtsvorschriften des Landes ihrer Niederlassung, des Landes des öffentlichen Auftraggebers oder des Landes der Auftragserfüllung nicht nachgekommen sind;

19.1.e) die rechtskräftig wegen Betrugs, Korruption, Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung oder einer anderen gegen die finanziellen Interessen der Gemeinschaften gerichteten Handlung verurteilt worden sind;

19.1.f) die derzeit einer verwaltungsrechtlichen Sanktion gemäß Artikel 96 Absatz 1 der Haushaltsordnung unterliegen.

19.2 Ausschlussgründe nach Artikel 94 der Haushaltsordnung

Von der Auftragsvergabe ausgeschlossen werden Bieter, die sich zum Zeitpunkt des Vergabeverfahrens

19.2.a) in einem Interessenkonflikt befinden;

Der Bieter muss erklären, dass er sich im Zusammenhang mit dem Auftrag in keinerlei

Interessenkonflikt befindet. Ein derartiger Interessenkonflikt kann sich insbesondere aus einem wirtschaftlichen Interesse, politischer Affinität oder nationalen Bindungen, familiären oder freundschaftlichen Beziehungen sowie sonstigen Interessengemeinschaften ergeben;

er die Vergabestelle unverzüglich von jeder Situation in Kenntnis setzt, die einen Interessenkonflikt darstellt oder zu einem Interessenkonflikt führen könnte;

er keine Angebote gleich welcher Art gemacht hat und auch in Zukunft nicht machen wird, mit denen im Rahmen des Auftrags ein Vorteil versprochen, angeboten oder gewährt wird;

er weder mittelbar noch unmittelbar als Anreiz oder Entgelt für die Vergabe des Auftrags oder seine Erfüllung finanzielle Vorteile oder eine Sachleistung gewährt, erhalten, zu erhalten versucht oder angenommen hat, die - unmittelbar oder mittelbar – als rechtswidriges Verhalten oder Bestechung bzw. Bestechlichkeit anzusehen sind, und dies in Zukunft auch nicht tun wird.

Die Europäische Kommission behält sich alle Rechte vor, die

vorgelegten Angaben zu überprüfen.

19.2.b) im Zuge der Mitteilung der vom öffentlichen Auftraggeber für die

Teilnahme an der Ausschreibung verlangten Auskünfte schuldhaft falsche Erklärungen abgegeben haben oder die verlangten Auskünfte nicht erteilt haben.

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19.3 Vom Bieter vorzulegende Nachweise

Alle Bieter, einschließlich der Mitglieder von Unternehmenszusammenschlüssen (bzw. Konsortien) und der Unterauftragnehmer, deren Anteil mehr als 20 % des Auftragswertes ausmacht, haben mit dem Angebot eine ordnungsgemäß unterzeichnete und mit Datum versehene ehrenwörtliche Erklärung (Anhang I.3) abzugeben, in der sie versichern, dass sie sich nicht in einer der unter Ziffer 19.1.a) und 19.1.b) genannten Situationen befinden.

Der Bieter, der den Zuschlag erhält, einschließlich der Mitglieder von Unternehmenszusammenschlüssen (bzw. Konsortien) und der Unterauftragnehmer, deren Anteil mehr als 20 % des Auftragswertes ausmacht, legen binnen fünfzehn Kalendertagen nach Unterrichtung über das Ergebnis des Vergabeverfahrens und in jedem Fall vor Unterzeichnung des Vertrags folgende Nachweise zur Bestätigung der oben genannten ehrenwörtlichen Erklärung vor:

1. Die Kommission akzeptiert als ausreichenden Nachweis dafür, dass keiner der unter Ziffer 19.1.a), 19.1.b) und 19.1.e) genannten Fälle auf den Bieter zutrifft, ein polizeiliches Führungszeugnis neueren Datums oder ersatzweise eine von einer Justiz- oder Verwaltungsbehörde des Ursprungs- oder Herkunftslandes ausgestellte gleichwertige Bescheinigung neueren Datums, aus der hervorgeht, dass diese Anforderungen erfüllt sind;

2. Die Kommission akzeptiert als ausreichenden Nachweis dafür, dass der unter Ziffer 1.d) genannte Fall nicht auf den Bieter zutrifft, eine von der zuständigen Behörde des betreffenden Staates ausgestellte Bescheinigung neueren Datums.

Wird eine solche Bescheinigung von dem betreffenden Land nicht ausgestellt, so kann sie durch eine eidesstattliche Versicherung oder ersatzweise durch eine ehrenwörtliche Erklärung ersetzt werden, die der betreffende Auftragnehmer vor einer zuständigen Justiz- oder Verwaltungsbehörde, einem Notar oder einer dafür zuständigen Berufsorganisation seines Ursprungs- oder Herkunftslandes abgibt.

Die vorgenannten Dokumente betreffen juristische und natürliche Personen, einschließlich gegebenenfalls der Unternehmensleiter oder der Personen, die in Bezug auf den Bieter über eine Vertretungs-, Entscheidungs- oder Kontrollbefugnis verfügen.

Die Kommission behält sich jedoch das Recht vor, sich zu Überprüfungs- und Bewertungszwecken zusätzliche Nachweise bezüglich des eingereichten Angebots im Rahmen einer in ihrem Auskunftsverlangen festgesetzten Frist vorlegen zu lassen.

Hinweis:

Der Bieter wird von der Verpflichtung zur Vorlage des oben genannten dokumentarischen Nachweises entbunden, wenn ein solcher Nachweis bereits zu Zwecken eines anderen Vergabeverfahrens der Generaldirektion Justiz, Freiheit und Sicherheit vorgelegt wurde, und sofern die Ausstellung dieses Nachweises nicht länger als ein Jahr zurückliegt und der Nachweis nach wie vor gültig ist. In

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diesem Falle hat der Bieter in seinem Angebot die Referenznummer der Ausschreibung anzugeben, für die die betreffenden Dokumente vorgelegt wurden.

19.4 Verwaltungsrechtliche und finanzielle Sanktionen

Unbeschadet der Verhängung von Vertragsstrafen können Bewerber oder Bieter und Auftragnehmer, die sich falscher Erklärungen oder der Nichterfüllung ihrer vertraglichen Verpflichtungen im Rahmen eines früheren Auftrags schuldig gemacht haben, von allen aus dem Gemeinschaftshaushalt finanzierten Aufträgen und Finanzhilfen ausgeschlossen werden. Außerdem können gegen sie verwaltungsrechtliche und finanzielle Sanktionen gemäß Artikel 96 der Haushaltsordnung und gemäß Artikel 133a und Artikel 134b der Durchführungsbestimmungen8. verhängt werden.

20. AUSWAHLKRITERIEN

Der Bieter muss den Nachweis für seine wirtschaftliche und finanzielle sowie für seine fachliche und berufliche Leistungsfähigkeit erbringen. Ein Bieter, der die erforderlichen Nachweise nicht beibringt oder aufgrund der vorgelegten Dokumente so eingestuft wird, dass er die nachstehend festgelegten Kriterien nicht erfüllt, kann vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden. Daher sollten die Bieter diesen Abschnitt mit Aufmerksamkeit lesen und die verlangten Dokumente und spezifischen Informationen vorlegen.

20.1 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Für Los 1 muss der Bieter oder der Unternehmenszusammenschluss (bzw. das Konsortium) einen Jahresumsatz von mindestens 4 000 000 EUR belegen können.Für Los 2 muss der Bieter oder der Unternehmenszusammenschluss (bzw. das Konsortium) einen Jahresumsatz von mindestens 10 000 000 EUR belegen können.Für Los 3 muss der Bieter oder der Unternehmenszusammenschluss (bzw. das Konsortium) einen Jahresumsatz von mindestens 9 000 000 EUR belegen können.

Zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bieter seinem Angebot folgende Unterlagen beizufügen:

Bilanzen oder Bilanzauszüge der letzten drei Geschäftsjahre; Aufstellung über den Gesamtumsatz und gegebenenfalls über den Umsatz

mit Dienstleistungen, die einen Bezug zur vorliegenden Ausschreibung aufweisen, in den letzten drei Geschäftsjahren.

20.2 Fachliche und berufliche Leistungsfähigkeit

8 Verordnung (EG, Euratom) Nr. 478/2007 der Kommission vom 23. April 2007 zur Änderung der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 mit Durchführungsbestimmungen zur Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften.

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Los 1: " Texten und Gestalten "

Der Bieter muss den nachstehenden Kriterien genügen. Verfügt er nicht über die Leistungsfähigkeit, um alle Kriterien alleine zu erfüllen, so kann er einen Unternehmenszusammenschluss (oder ein Konsortium) bilden oder auf Unterauftragnehmer zurückgreifen.

Kriterium 1:Fachliche Kompetenz und Erfahrung von mindestens drei Jahren in der Erstellung von Informationsprodukten und Werbematerialien in mehreren (mindestens 3) Sprachen und für mehrere Zielländer bestimmt.

Kriterium 2Fachliche Kompetenz und Erfahrung von mindestens drei Jahren bei der Festlegung von Zielgruppen und der Ermittlung ihres Bedarfs in mehreren Ländern und mehreren (mindestens 3) Sprachen.

Kriterium 3Fachliche Kompetenz und Erfahrung von mindestens drei Jahren in der Herstellung von grafischen und textlichen Inhalten für mehrsprachige Websites.

Kriterium 4Bereithaltung und Verwendung der für die Erbringung der vorgesehenen Dienstleistungen erforderlichen Materialien und technischen Ausrüstungen (weiter oben beschrieben unter Ziffer 4 – Beschreibung der Lose – Los 1).

Kriterium 5Besitz der erforderlichen sprachlichen Kompetenzen, um die vorgesehenen Dienstleistungen in allen Amtssprachen der Europäischen Union wie auch der EFTA/des EWR, der Bewerberländer und etwaiger anderer Länder erbringen zu können.

Vorzulegende Nachweise:

Der Bieter muss anhand folgender Unterlagen oder Angaben nachweisen, dass er die Kriterien für Los 1 erfüllt.

Stammt das Angebot von einem Unternehmenszusammenschluss (oder Konsortium) oder bezieht es Unterauftragnehmer mit ein, so muss es genaue Angaben zur Bezeichnung, zur Rolle und zur Erfahrung jedes einzelnen Mitglieds des Zusammenschlusses (oder Konsortiums) bzw. jedes Unterauftragnehmers enthalten.

Zu Kriterien 1 bis 3

Der Bieter muss folgende Nachweise vorlegen:

Aufstellung der wichtigsten Kunden und der wesentlichen in den letzten drei Jahren erbrachten Dienstleistungen derselben Art unter Angabe ihres

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Auftragswertes, des Ausführungszeitpunkts und des privaten oder öffentlichen Empfängers jeder dieser Dienstleistungen.

Beispiele für Arbeiten, die unter die Kriterien 1 bis 3 fallen und in den letzten drei Jahren ausgeführt wurden. Wurden diese Arbeiten zum Teil von Mitgliedern eines Unternehmenszusammenschlusses (oder eines Konsortiums) oder von Unterauftragnehmern ausgeführt, so muss der Bieter deutliche Angaben zur Rolle und zum Beitrag jedes Einzelnen von ihnen machen. Für jedes angegebene Projekt ist eine Kontaktperson anzugeben, die gegebenenfalls bescheinigen kann, dass die Dienstleistungen erbracht wurden.

Zu Kriterium 4

Der Bieter muss folgende Nachweise vorlegen:

Liste der Materialien und technischen Ausrüstungen, über die der Bieter zur Ausführung der vorgesehenen Dienstleistungen verfügt;

Liste der Dienstleistungen, die der Bieter selbst auszuführen gedenkt, und der Dienstleistungen, die er unter Umständen an einen Unterauftragnehmer weitervergeben will;

gegebenenfalls Bezeichnung und Beschreibung der vom Bieter bereits ausgewählten Unterauftragnehmer, auf die er zur Ausführung bestimmter Arten von Arbeiten unter Umständen zurückgreifen will;

Lebenslauf jedes Mitarbeiters, den der Bieter mit der Ausführung der vorgesehenen Dienstleistungen beauftragen will. Alle Lebensläufe sind vorzugsweise gemäß der Empfehlung der Europäischen Kommission über ein gemeinsames europäisches Muster für Lebensläufe vorzulegen, abzurufen unter folgender Adresse:(http://europass.cedefop.europa.eu/europass/home/hornav/Downloads/EuropassCV/CVExamples/navigate.action?locale_id=3);

Angabe des durchschnittlichen jährlichen Personalbestands während der letzten drei Jahre;

Beschreibung der Mittel des Bieters, um die Qualitätskontrolle der von ihm durchgeführten Arbeiten zu gewährleisten.

Zu Kriterium 5

Der Bieter muss seine Leistungsfähigkeit demonstrieren, in den Sprachen der Europäischen Union zu arbeiten, und gegebenenfalls auch seine Kapazitäten, die notwendigen Ressourcen schnell mobilisieren zu können, um die vorgesehenen Dienstleistungen in allen Amtssprachen der Europäischen Union wie auch denen der EFTA/des EWR, der Bewerberländer und etwaiger anderer Länder erbringen zu können. Zum Nachweis dieser Leistungsfähigkeit muss er Beispiele für Arbeiten vorlegen, die er bereits in anderen Sprachen als seiner Muttersprache durchgeführt hat.

Los 2: " Websites, Systeme für die Verwaltung und Überwachung der Webinhalte (Web Content Management Systems) und sonstige

Informatikdienste"

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Der Bieter muss den nachstehenden Kriterien genügen. Verfügt er nicht über die Leistungsfähigkeit, um alle Kriterien alleine zu erfüllen, so kann er einen Unternehmenszusammenschluss (oder ein Konsortium) bilden oder auf Unterauftragnehmer zurückgreifen. In diesem Fall ist einer der Bewerber zum Hauptauftragnehmer zu bestimmen.

Kriterium 1Verfügbarkeit der strukturellen Kapazitäten für die Erbringung der geforderten Dienstleistungen.

Kriterium 2Verfügbarkeit angemessen qualifizierter Arbeitskräfte und Mitarbeiter für die Erbringung der geforderten Dienstleistungen.

Kriterium 3Erfahrungen mit ähnlichen Projekten oder Verträgen.Fachliche Kompetenz und Erfahrung von mindestens drei Jahren in der Gestaltung, Einrichtung und Verwaltung von mehrsprachigen Websites (im Fragebogen zu ergänzen)

Kriterium 4Verfügbarkeit von Kontroll- und Qualitätssicherungsmechanismen.

Kriterium 5Verfügbarkeit von Infrastrukturen und Rahmenbedingungen, die sich für die Erbringung der geforderten Dienstleistungen eignen.

Kriterium 6Besitz der erforderlichen sprachlichen Kompetenzen, um die vorgesehenen Dienstleistungen in allen Amtssprachen der Europäischen Union wie auch der EFTA/des EWR, der Bewerberländer und etwaiger anderer Länder erbringen zu können.

Vorzulegende Nachweise:

Der Bieter muss anhand folgender Unterlagen oder Angaben nachweisen, dass er die Kriterien für Los 2 erfüllt.

Stammt das Angebot von einem Unternehmenszusammenschluss (oder Konsortium) oder bezieht es Unterauftragnehmer mit ein, so muss es genaue Angaben zur Bezeichnung, zur Rolle und zur Erfahrung jedes einzelnen Mitglieds des Zusammenschlusses (oder Konsortiums) bzw. jedes Unterauftragnehmers enthalten.

Zu Kriterien 1 bis 5

Der Bieter muss sämtliche Formulare in Anhang III.3 vorlegen

Zu Kriterium 6

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Der Bieter muss seine Leistungsfähigkeit demonstrieren, in den gängigsten Sprachen der Europäischen Union zu arbeiten, und gegebenenfalls auch seine Kapazitäten, die notwendigen Ressourcen schnell mobilisieren zu können, um die vorgesehenen Dienstleistungen in allen Amtssprachen der Europäischen Union wie auch denen der EFTA/des EWR, der Bewerberländer und etwaiger anderer Länder erbringen zu können. Zum Nachweis dieser Leistungsfähigkeit muss er Beispiele für Arbeiten vorlegen, die er bereits in anderen Sprachen als seiner Muttersprache durchgeführt hat.

Los 3: " A udiovisuelle Materialien, Veranstaltungen, Kommunikationskampagnen "

Der Bieter muss den nachstehenden Kriterien genügen. Verfügt er nicht über die Leistungsfähigkeit, um alle Kriterien alleine zu erfüllen, so kann er einen Unternehmenszusammenschluss (oder ein Konsortium) bilden oder auf Unterauftragnehmer zurückgreifen. In diesem Fall ist einer der Bewerber zum Hauptauftragnehmer zu bestimmen.

Kriterium 1Fachliche Kompetenz und Erfahrung von mindestens drei Jahren in der Verwaltung von grenzübergreifenden und mehrsprachigen Informations- und Kommunikationsprojekten.

Kriterium 2Fachliche Kompetenz und Erfahrung von mindestens drei Jahren in der Aufnahme von Videos und deren mediengerechten Verbreitung/Streuung in mehreren Ländern und in mehreren Sprachen.

Kriterium 3Fachliche Kompetenz und Erfahrung von mindestens drei Jahren in der Organisation von Konferenzen in mehreren Ländern und in mehreren Sprachen (einschließlich der Abwicklung der Einladungs-, Anmeldungs- und Einschreibungsformalitäten, der Personenbeförderung, der Bereitstellung von Unterkünften und der Verpflegung der Teilnehmer mit Speisen und Getränken).

Kriterium 4Fachliche Kompetenz und Erfahrung von mindestens drei Jahren in der Gestaltung, Einrichtung und Verwaltung von mehrsprachigen Websites.

Kriterium 5Besitz der erforderlichen fachlichen Kompetenzen, um die vorgesehenen Dienstleistungen erbringen zu können (weiter oben unter Ziffer 4 beschrieben – Beschreibung der Lose – Los 3).

Kriterium 6Besitz der erforderlichen sprachlichen Kompetenzen, um die vorgesehenen Dienstleistungen in allen Amtssprachen der Europäischen Union wie auch der EFTA/des EWR, der Bewerberländer und etwaiger anderer Länder erbringen zu können.

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Vorzulegende Nachweise

Der Bieter muss anhand folgender Unterlagen oder Angaben nachweisen, dass er die Kriterien für Los 3 erfüllt.

Stammt das Angebot von einem Unternehmenszusammenschluss (oder Konsortium) oder bezieht es Unterauftragnehmer mit ein, so muss es genaue Angaben zur Bezeichnung, zur Rolle und zur Erfahrung jedes einzelnen Mitglieds des Zusammenschlusses (oder Konsortiums) bzw. jedes Unterauftragnehmers enthalten.

Zu Kriterien 1 bis 4

Der Bieter muss folgende Nachweise vorlegen:

Aufstellung der wichtigsten Kunden und der wesentlichen in den letzten drei Jahren erbrachten Dienstleistungen derselben Art unter Angabe ihres Auftragswertes, des Ausführungszeitpunkts und des privaten oder öffentlichen Empfängers jeder dieser Dienstleistungen.

Beispiele für Arbeiten, die unter die Kriterien 1 bis 4 fallen und in den letzten drei Jahren ausgeführt wurden. Wurden diese Arbeiten zum Teil von Mitgliedern eines Unternehmenszusammenschlusses (oder eines Konsortiums) oder von Unterauftragnehmern ausgeführt, so muss der Bieter deutliche Angaben zur Rolle und zum Beitrag jedes Einzelnen von ihnen machen.

Zu Kriterium 5

Der Bieter muss folgende Nachweise vorlegen:

Liste der Materialien und technischen Ausrüstungen, über die der Bieter zur Ausführung der vorgesehenen Dienstleistungen verfügt;

Liste der Dienstleistungen, die der Bieter selbst auszuführen gedenkt, und der Dienstleistungen, die er unter Umständen an einen Unterauftragnehmer weitervergeben will;

gegebenenfalls Bezeichnung und Beschreibung der vom Bieter bereits ausgewählten Unterauftragnehmer, auf die er zur Ausführung bestimmter Arten von Arbeiten unter Umständen zurückgreifen will;

Lebenslauf jedes Mitarbeiters, den der Bieter mit der Ausführung der vorgesehenen Dienstleistungen beauftragen will. Alle Lebensläufe sind vorzugsweise gemäß der Empfehlung der Europäischen Kommission über ein gemeinsames europäisches Muster für Lebensläufe vorzulegen, abzurufen unter folgender Adresse:(http://europass.cedefop.europa.eu/europass/home/hornav/Downloads/EuropassCV/CVExamples/navigate.action?locale_id=3).

Angabe des durchschnittlichen jährlichen Personalbestands während der letzten drei Jahre;

Beschreibung der Mittel des Bieters, um die Qualitätskontrolle der von ihm durchgeführten Arbeiten zu gewährleisten.

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Zu Kriterium 6

Der Bieter muss seine Leistungsfähigkeit demonstrieren, in den gängigsten Sprachen der Europäischen Union zu arbeiten, und gegebenenfalls auch seine Kapazitäten, die notwendigen Ressourcen schnell mobilisieren zu können, um die vorgesehenen Dienstleistungen in allen Amtssprachen der Europäischen Union wie auch denen der EFTA/des EWR, der Bewerberländer und etwaiger anderer Länder erbringen zu können. Zum Nachweis dieser Leistungsfähigkeit muss er Beispiele für Arbeiten vorlegen, die er bereits in anderen Sprachen als seiner Muttersprache durchgeführt hat.

21. ZUSCHLAGSKRITERIEN

21.1. Qualität des Angebots

21.1.1 Los 1: "Texten und Gestalten" – Qualität des Angebots

Für Los 1 erhält der Bieter den Zuschlag, der bei den qualitativen Zuschlagskriterien mindestens die erforderliche Mindestpunktzahl von 75 Punkten von maximal 100 Punkten (75/100) erhalten und das wirtschaftlich günstigste Angebot eingereicht hat.

Die Bewertung erfolgt nach folgenden Zuschlagskriterien:

1) Analyse der Reaktionen auf die beiden Fallstudien9;2) möglichst ausführlicher Finanzplan der Fallstudien (die Angaben müssen mit

den Preisverzeichnissen übereinstimmen). Alle Preise sind in Euro und ohne Abgaben, Steuern und sonstige Gebühren, also auch ohne Umsatzsteuer, anzugeben.

Qualität des Angebots

Für jede Fallstudie von Los 1 werden maximal 100 Punkte vergeben, die sich folgendermaßen aufteilen:

Fallstudie 1 (Gestaltung und Herstellung eines Posters)

Qualität der Bildgestaltung/Layout des Posters (35 Punkte); Wirksamkeit des methodischen Ansatzes und Effizienz der verwendeten

Instrumente bei der Festlegung der Zielgruppen aus der breiten Öffentlichkeit (35 Punkte);

inhaltliche Aussagekraft des Posters (30 Punkte).

Fallstudie 2 (Gestaltung, Herstellung und Verbreitung einer Informationsbroschüre mit DVD)

9 Die Fallstudien haben keinerlei Auswirkungen auf die Dienstleistungen, die dem (den) Auftragnehmer(n) unter Umständen übertragen werden.

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Qualität der grafischen Gestaltung der Broschüre, der DVD und der HTML-Seite (40 Punkte);

Aussagekraft und Qualität des für die Einleitung der Broschüre vorgeschlagenen Textes (40 Punkte);

Wirkungskraft der für die Broschüre sowie für die HTML-Seite vorgeschlagenen Aufmachung (20 Punkte).

Damit die Europäische Kommission sein Angebot bewerten kann, muss der Bieter für jede Fallstudie von Los 1

die verlangten Arbeiten durchführen und dabei die einschlägigen Spezifikationen einhalten;

darlegen, welche Mittel er zur Qualitätssicherung und zur Gewährleistung der fristgerechten Ausführung der Arbeiten einzusetzen beabsichtigt, unabhängig davon, ob diese von ihm selbst, von Unterauftragnehmern oder von anderen Mitgliedern des Unternehmenszusammenschlusses/Konsortiums durchgeführt werden;

gegebenenfalls beschreiben, wie er die Arbeit seiner Unterauftragnehmer oder anderer Mitglieder des Unternehmenszusammenschlusses/Konsortiums optimal organisieren und kontrollieren will;

darlegen, wie er eine möglichst enge Zusammenarbeit mit der Europäischen Kommission in Brüssel sicherstellen möchte.

Nur die Angebote, bei denen jede Fallstudie mit mindestens 75 von 100 Punkten (75/100) bewertet wurde, kommen in die nächste Bewertungsstufe, in der der finanzielle Wert des jeweiligen Angebots ermittelt wird (Summe der Einzelpreise für die beiden Fallstudien); anschließend wird das wirtschaftlich günstigste Angebot ermittelt.

21.1.2 Los 2 "Websites, Systeme für die Verwaltung und Überwachung der Webinhalte (Web Content Management Systems) und sonstige Informatikdienste" – Qualität des Angebots

Für Los 2 erhält der Bieter den Zuschlag, der bei den qualitativen Zuschlagskriterien mindestens die erforderliche Mindestpunktzahl von 75 Punkten von maximal 100 Punkten (75/100) erhalten und das wirtschaftlich günstigste Angebot eingereicht hat.

Die Bewertung erfolgt nach folgenden Zuschlagskriterien:

1) Analyse der Reaktionen auf die beiden auszuarbeitenden Fallstudien10. Die Einzelheiten in Bezug auf die nachstehend aufgeführten Bestandteile sowie das in das Angebot aufgenommene SLA-Projekt ergeben sich aus Anhang II.1.

2) Finanzieller Wert des Angebots (die Angaben müssen mit den Preisverzeichnissen übereinstimmen). Alle Preise sind in Euro und ohne Abgaben, Steuern und sonstige Gebühren, also auch ohne Umsatzsteuer, anzugeben.

10 Die Fallstudien haben keinerlei Auswirkungen auf die Dienstleistungen, die dem (den) Auftragnehmer(n) unter Umständen übertragen werden.

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Qualität des Angebots

Für jede Fallstudie von Los 2 werden maximal 100 Punkte vergeben, die sich folgendermaßen aufteilen:

Komponente "Entwicklung von Informationssystemen"

Fallstudie 1 (System für die Verwaltung und Überwachung der Inhalte)

Qualität, Klarheit und Konsistenz der für die Durchführung vorgeschlagenen Arbeitsmethode und Instrumente sowie insbesondere des vorgeschlagenen Konzepts, wie die Dokumente in der Projektgruppe, einschließlich der Mitglieder der Kommission, zu behandeln sind (von 20 möglichen Punkten müssen mindestens 13 Punkte erreicht werden).

Qualität und Verständlichkeit der angefertigten Dokumente (von 40 möglichen Punkten müssen mindestens 25 Punkte erreicht werden).

Qualität, Klarheit und Durchführbarkeit des Vorschlags für die Wiederverwendung von vorgefertigten Modulen zu Zwecken der Senkung der Durchschnittskosten für die Entwicklung von Systemen zur Verwaltung und Überwachung von Webinhalten, wie des in der Studie spezifizierten Systems (von 20 möglichen Punkten müssen mindestens 13 Punkte erreicht werden).

Qualität und Klarheit der vorgeschlagenen Methode zur Kostenabschätzung (von 20 möglichen Punkten müssen mindestens 13 Punkte erreicht werden).

Komponente "Gestalten"

Fallstudie 2 (neue JLS-Website)

Erkennen und Verständnis des mit der JLS-Materie und den Zielgruppen der breiten Öffentlichkeit zusammenhängenden Bedarfs bei der Analyse im Hinblick auf die vorgeschlagene Neuordnung und Navigation (20 Punkte);

Effizienz der vorgeschlagenen Neuordnung und Navigation (30 Punkte); grafische Qualität des neuen Nachrichtenraums auf den verschiedenen

Internetnavigatoren, beim Ausdrucken und auf Apparaten nach Art der mobilen Organizer (Personal Digital Assistants, PDA) (30 Punkte);

technische Qualität des vorgeschlagenen Nachrichtenraums (HTML, CSS, Javascript, IPG, WAI, …) (20 Punkte).

Damit die Europäische Kommission sein Angebot bewerten kann, muss der Bieter für jede Fallstudie von Los 2

die verlangten Arbeiten durchführen und dabei die in den Fallstudien aufgeführten Spezifikationen einhalten. Der Bieter legt eine Liste der vorgefertigten Module vor, die verfügbar sind und bei den von den Kommissionsdienststellen verlangten Arbeiten eingesetzt werden können;

darlegen, welche Mittel er zur Qualitätssicherung und zur Gewährleistung der fristgerechten Ausführung der Arbeiten einsetzen will, unabhängig davon, ob diese von ihm selbst, von Unterauftragnehmern oder von anderen Mitgliedern des Unternehmenszusammenschlusses/Konsortiums durchgeführt werden; er

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verwendet dazu insbesondere den Entwurf der Dienstgütevereinbarung in Anhang III.5, die er ausfüllen muss;

gegebenenfalls in dieser Dienstgütevereinbarung beschreiben, wie er die Arbeit, die errichtete Struktur, die Schnittstellen mit seinen Unterauftragnehmern oder anderen Mitgliedern des Unternehmenszusammenschlusses/Konsortiums und die funktionellen Zuständigkeiten von jedem Einzelnen in der Struktur optimal organisieren und kontrollieren will;

darlegen, wie er eine möglichst enge Zusammenarbeit mit der Europäischen Kommission in Brüssel gewährleisten und die Kontinuität bei der Bereitstellung der Dienstleistungen sicherstellen möchte.

Nur die Angebote, bei denen jede Fallstudie mit mindestens 75 von 100 Punkten (75/100) bewertet wurde, kommen in die nächste Bewertungsstufe, in der der finanzielle Wert des jeweiligen Angebots ermittelt wird; anschließend wird das wirtschaftlich günstigste Angebot ermittelt.

21.1.3 Los 3 "Audiovisuelle Materialien, Veranstaltungen, Kommunikationskampagnen" – Qualität des Angebots

Für Los 3 erhält der Bieter den Zuschlag, der bei den qualitativen Zuschlagskriterien mindestens die erforderliche Mindestpunktzahl von 75 Punkten von maximal 100 Punkten (75/100) erhalten und das wirtschaftlich günstigste Angebot eingereicht hat.

Die Bewertung erfolgt nach folgenden Zuschlagskriterien:

1) Analyse der Reaktionen auf die vier Fallstudien11;2) möglichst ausführlicher Finanzplan der Fallstudien (die Angaben müssen mit

den Preisverzeichnissen übereinstimmen). Alle Preise sind in Euro und ohne Abgaben, Steuern und sonstige Gebühren, also auch ohne Umsatzsteuer, anzugeben.

Qualität des Angebots

Für jede Fallstudie von Los 3 werden maximal 100 Punkte vergeben, die sich folgendermaßen aufteilen:

11 Die Fallstudien haben keinerlei Auswirkungen auf die Dienstleistungen, die dem (den) Auftragnehmer(n) unter Umständen übertragen werden.

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Komponente "Audiovisuelle Materialien"

Fallstudie 1 (Aufnahme und medienwirksame Verbreitung eines Newsrelease auf Video)

Wirksamkeit des methodischen Ansatzes und Effizienz der vorgeschlagenen Instrumente für die Aufnahme und Herstellung des Videos (35 Punkte).

Wirksamkeit des methodischen Ansatzes und Effizienz der vorgeschlagenen Instrumente für die Verbreitung des Videos bei den Medien (35 Punkte).

Aussagekraft des für das Video vorgeschlagenen Inhalts (30 Punkte).

Komponente "Veranstaltungen"

Fallstudie 2 (Organisation einer Konferenz)

Wirksamkeit des methodischen Ansatzes und Effizienz der vorgeschlagenen Instrumente für die Organisation der la Konferenz (50 Punkte).

Qualität der "virtuellen" Organisation der Konferenz (50 Punkte).

Fallstudie 3 (Organisation einer Ausstellung in den 27 Hauptstädten der Mitgliedstaaten der Europäischen Union)

Wirksamkeit des methodischen Ansatzes und Effizienz der vorgeschlagenen Instrumente für die Organisation der Wanderausstellung (40 Punkte).

Qualität der "virtuellen" Organisation der Ausstellung in Bukarest, ohne Pressekonferenz (35 Punkte).

Qualität der "virtuellen" Organisation der Pressekonferenz in Bukarest (25 Punkte).

Komponente "Kommunikationskampagnen"

Fallstudie 4 (Organisation eines Wettbewerbs in den 27 Mitgliedstaaten der Europäischen Union)

Wirksamkeit des methodischen Ansatzes und Effizienz der vorgeschlagenen Instrumente für die Organisation des Wettbewerbs (35 Punkte).

Qualität der "virtuellen" Organisation des Wettbewerbs in der Slowakei, mit Ausnahme der nationalen Feierlichkeiten zur Überreichung der Preise (25 Punkte).

Qualität der "virtuellen" Organisation der nationalen Feierlichkeiten zur Überreichung der Preise in Bratislava, einschließlich der Personenbeförderung (20 Punkte).

Qualität der "virtuellen" Organisation der europäischen Feierlichkeiten zur Überreichung der Preise in Brüssel, einschließlich der Personenbeförderung (20 Punkte).

Damit die Europäische Kommission sein Angebot bewerten kann, muss der Bieter für jede Fallstudie von Los 3

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in Einzelheiten darlegen, wie er die ihm gestellten Aufgaben bewerkstelligen will, und dabei sorgfältig auf das organisatorische Geschehen und die verschiedenen Arbeitsschritte eingehen, wobei er die Dauer der Arbeiten abzuschätzen und die kritischen Punkte anzusprechen hat;

darlegen, welche Mittel er zur Qualitätssicherung und zur Gewährleistung der fristgerechten Ausführung der Arbeiten einsetzen will, unabhängig davon, ob diese von ihm selbst, von Unterauftragnehmern oder von anderen Mitgliedern des Unternehmenszusammenschlusses/Konsortiums durchgeführt werden;

gegebenenfalls beschreiben, wie er die Arbeit seiner Unterauftragnehmer oder anderer Mitglieder des Unternehmenszusammenschlusses/Konsortiums optimal organisieren und kontrollieren will;

beschreiben, wie er es schaffen will, regelmäßig in anderen Ländern und in anderen Sprachen, die nicht sein Herkunftsland und nicht seine Muttersprache sind, zu arbeiten;

darlegen, wie er eine möglichst enge Zusammenarbeit mit der Europäischen Kommission in Brüssel und in den Mitgliedstaaten sicherstellen möchte.

Nur die Angebote, bei denen jede Fallstudie mit mindestens 75 von 100 Punkten (75/100) bewertet wurde, kommen in die nächste Bewertungsstufe, in der der finanzielle Wert des jeweiligen Angebots ermittelt wird (Summe der Einzelpreise für die vier Fallstudien); anschließend wird das wirtschaftlich günstigste Angebot ermittelt.

21.2. Finanzieller Wert des Angebots

21.2.1 Los 1 "Texten und Gestalten" – Finanzieller Wert des Angebots

Zur Ermittlung des finanziellen Wertes des Angebots werden die Einzelpreise für die beiden Fallstudien zusammengezählt und ergeben den Gesamtpreis.

21.2.2 Los 2 "Websites, Systeme für die Verwaltung und Überwachung der Webinhalte (Web Content Management Systems) und sonstige Informatikdienste" – Finanzieller Wert des Angebots

Der Bieter hat die nachstehende Tabelle anhand der in seinem Preisverzeichnis angegebenen Beträge auszufüllen. Jeder auf das berufliche Profil/die Rolle bezogene Preis ist mit seiner entsprechenden Gewichtung zu multiplizieren, wobei sich der gewogene Gesamtbetrag aus der Summe der gewogenen Einzelpreise zusammensetzt. Dieser gewogene Gesamtbetrag ist in der Formel für die Endbewertung heranzuziehen.

Gewichtung(W)

Preis in € (vom Bieter einzusetzen)

(P)

Gewogener Preis

(W * P)

Analyse und Studien      Branchendesigner/-analytiker 4,38%Leitender Systemanalytiker 6,13%Systemanalytiker 2,02%

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Bedarfsspezifikator 2,62%Leitender IS-Berater 0,52%IS-Berater 0,52%

Entwicklung      Leitender Implementierer 7,28%Implementierer 7,28%Benutzeroberflächendesigner 1,32%Leitender Softwarearchitekt 2,80%Softwarearchitekt 2,80%Datenbankdesigner/-manager 1,32%Integrator 10,08%

Management      Projektmanager 10,08%Änderungssteuerungsmanager 1,32%Konfigurationsmanager 3,07%Testmanager 5,26%Aufbau- und Entwicklungsmanager 0,87%Managementrevisor 0,44%

Produktion und Unterstützung      Technischer Schreiber 0,44%Verlaufsentwickler – Kontaktperson zur Benutzerunterstützung 0,44%Webmaster 1,32%

Prüfer/Tester      Tester 5,96%Testdesigner 10,49%

Verwaltung und Überwachung der Websites      

Redakteur 7,28%Webtechniker 1,32%Webgrafiker 1,32%Dokumentalist 1,32%

Gewogener Endpreis (SUMME aller gewogenen Einzelpreise):

21.2.3 Los 3 "Audiovisuelle Materialien, Veranstaltungen, Kommunikationskampagnen" - Finanzieller Wert des Angebots

Zur Ermittlung des finanziellen Wertes des Angebots werden die Einzelpreise für die vier Fallstudien zusammengezählt und ergeben den Gesamtpreis.

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22. ENDBEWERTUNG

22.1 Los 1 "Texten und Gestalten"

Die Endbewertung erfolgt für jedes Angebot anhand der Berechnung des erzielten Verhältniswertes, indem man die Summe der Punkte der beiden Fallstudien (multipliziert mit 1 000) durch die Summe der Einzelpreise der beiden Fallstudien dividiert:

Dabei sind:

= Summe der Punkte der Angebote

= Summe der Einzelpreise der Angebote

Auf der Grundlage des erzielten Verhältniswertes werden die Angebote in absteigender Rangordnung erfasst. Für Los 1 erhalten die drei Bieter den Zuschlag, deren Angebote bei der Endbewertung die höchsten Verhältniswerte erzielt haben.

22.2 Los 2 "Websites, Systeme für die Verwaltung und Überwachung der Webinhalte (Web Content Management Systems) und sonstige Informatikdienste"Zur Ermittlung des besten Angebots erhalten die Preise (finanzielle Bewertung) eine Gewichtung von 40 %, während die Qualität (fachliche Bewertung) mit 60 % gewichtet wird.

Anschließend werden Preise und Qualität unter Verwendung folgender Formel zusammen gewertet.

Dabei sind:

= Note der Fallstudie 1

= Note der Fallstudie 2

Dabei bedeutet:

= Qualitätspunktzahl des Angebots

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= Qualitätspunktzahl des besten Angebots (mit Zugangsberechtigung zur Stufe der Zuschlagserteilung)

= Gewogener Endpreis des niedrigsten Angebots (mit Zugangsberechtigung zur Stufe der Zuschlagserteilung))

= Gewogener Endpreis des Angebots

Auf der Grundlage des erzielten Verhältniswertes werden die Angebote in absteigender Rangordnung erfasst. Für Los 2 erhalten die drei Bieter den Zuschlag, deren Angebote bei der Endbewertung die höchsten Verhältniswerte erzielt haben.

22.3 Los 3 "Audiovisuelle Materialien, Veranstaltungen, Kommunikationskampagnen"

Für jedes Angebot erfolgt die Endbewertung anhand der Berechnung des erzielten Verhältniswertes, indem man die Summe der Punkte der vier Fallstudien (multipliziert mit 1 000) durch die Summe der Einzelpreise der vier Fallstudien dividiert:

Dabei sind:

= Summe der Punkte der Angebote

= Summe der Einzelpreise der Angebote

Auf der Grundlage des erzielten Verhältniswertes werden die Angebote in absteigender Rangordnung erfasst. Für Los 3 erhalten die drei Bieter den Zuschlag, deren Angebote bei der Endbewertung die höchsten Verhältniswerte erzielt haben.

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ANHÄNGE

ANHANG I: GEMEINSAME ANHÄNGE FÜR ALLE 3 LOSE 49

Anhang I.1: Formular „Angaben zum Bieter“ 50

Anhang I.2: Vordruck „Bankangaben“ 52

Anhang I.3: Formular „Ausschlussgründe“ 53

ANHANG II: SPEZIFISCHE ANHÄNGE FÜR LOS 1 55

Anhang II.1: Fallstudien für Los 1 56

Anhang II.2: Preisverzeichnis für Los 1 60

Anhang II.3: Entwurf des Rahmenvertrags für Los 1 und seiner Anhänge 72

Anhang II.3.a: Leistungsbeschreibung 97

Anhang II.3.b: Angebot des Auftragnehmers (einschließlich ausgefülltes Preisverzeichnis) 98

Anhang II.3.c: Entwurf des spezifischen Einzelvertrags 99

Anhang II.3.d: Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers 103

Anhang II.3.e: Finanzgarantie 111

Anhang II.3.f: Bevollmächtigung 113

ANNEX III: SPECIFIC ANNEXES TO LOT 2 115

Annex III.1: Indicative list of products 116

Annex III.2: Profile and roles 118

Annex III.3: Questionnaire 131

Annex III.4: Lot 2 case studies and annexes 180

Annex III.4a: Vision document 194

Annex III.4b: Software Development Plan 216

Annex III.4c: Software Architecture Document 231

Annex III.5: Service Level Agreement (SLA) 243

Annex III.6: Lot 2 price schedule 250

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Annex III.7:Proposed framework service contract for Lot 2 and annexes 254

Annex III.7a: List of services covered by the contract and price schedule 284

Annex III.7b: Power of attorney 285

Annex III.7c: Identification form and legal entities 287

Annex III.7d: - Specification (Invitation to tender No [complete] of [complete]) 288

- Original archived at the Commission’s premisesAnnex III.7e: - Contractor's tender (No [complete] of [complete]) 289

- Original archived at the Commission’s premises

Annex III.7f: Specific contracts and order forms – Models 290

Annex III.7g: Financial guarantee – Model 291

Annex III.7h: Performance guarantee – Model 293

Annex III.7i: Service Level Agreement 294

Annex III.7j: Daily travel and subsistence allowance for the contractor 295

Annex III.7k: III – General terms and conditions for information technologies contracts 296

ANHANG IV: SPEZIFISCHE ANHÄNGE FÜR LOS 3 297

Annexe IV.1: Fallstudien für Los 3 298

Anhang IV.2: Preisverzeichnis für Los 3 312

Anhang IV.3: Entwurf des Rahmenvertrags für Los 3 und seiner Anhänge 338

Anhang IV.3.a: Leistungsbeschreibung 363

Anhang IV.3.b: Angebot des Auftragnehmers (einschließlichausgefülltes Preisverzeichnis) 364

Anhang IV.3.c: Entwurf des spezifischen Einzelvertrags 365

Anhang IV.3.d: Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers 369

Anhang IV.3.e: Finanzgarantie 370

Anhang IV.3.f: Bevollmächtigung 372

48

ANHANG I: GEMEINSAME ANHÄNGE FÜR ALLE 3 LOSE

Anhang I.1: Formular „Angaben zum Bieter“ 50

Anhang I.2: Vordruck „Bankangaben“ 52

Anhang I.3: Formular „Ausschlussgründe“ 53

49

ANHANG I.1

ANGABEN ZUM BIETER

(Vom Bieter auszufüllen)

Ausschreibung Nr. […]

Identität

Name des Bieters:

Rechtsform:

Datum der Eintragung ins Berufs- oder Handelsregister:

Land der Eintragung:

Nummer der Eintragung:

USt.-Identifikationsnummer:

Deckungsgrad der gesetzlichen Sozialversicherung (im Herkunftsmitgliedstaat)12:

Anschrift

Anschrift der Gesellschaft, Unternehmenssitz des Bieters:

Ggf. Verwaltungsanschrift des Bieters für diese Ausschreibung:

Ansprechpartner

Name:

Vorname:

Titel, Anrede (Herr / Frau):

Funktion (z.B. "Direktor"):

Telefonnummer:

Faxnummer:

12 Bei natürlichen Personen.

50

E-Mail:

Internetadresse:

Name der gesetzlichen Vertreter

Name der gesetzlichen Vertreter und der sonstigen Personen mit der Vollmacht, Verträge mit Dritten zu unterzeichnen

Erklärung des bevollmächtigten Vertreters der Organisation13:Der Unterzeichnete erklärt, dass die in diesem Angebot gemachten Angaben richtig und vollständig sind.

Name:

Vorname:

Titel, Anrede (Herr / Frau):

Funktion (z.B. "Direktor")

Telefonnummer:

Faxnummer:

E-Mail:

Internetadresse:

Name:Vorname:

Unterschrift:

13 Sein Name muss zwingend auf der Liste der gesetzlichen Vertreter stehen, da andernfalls die Unterschrift unter dem gesamten Angebot nicht rechtsgültig ist.

51

ANHANG I.2

FORMULAR ‚BANKANGABEN’

52

ANHANG I.3

FORMULAR ‚AUSSCHLUSSGRÜNDE’

ERKLÄRUNG DES BIETERS

1. Hiermit erkläre ich ehrenwörtlich, dass ich mich in keiner der folgenden Situationen nach Artikel 93 der Haushaltsordnung der Europäischen Gemeinschaften (Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates vom 25. Juni 2002), veröffentlicht im Amtsblatt L 248 vom 16. September 2002, befinde, bei deren Vorliegen ich von der Teilnahme an diesem Vergabeverfahren ausgeschlossen wäre:

a) Ich befinde mich nicht im Konkursverfahren, in Liquidation oder im gerichtlichen Vergleichsverfahren, ich habe nicht meine gewerbliche Tätigkeit eingestellt, ich befinde mich nicht aufgrund eines in den einzelstaatlichen Rechts- und Verwaltungsvorschriften vorgesehenen gleichartigen Verfahrens in einer vergleichbaren Lage.

b) Ich bin nicht aufgrund eines rechtskräftigen Urteils aus Gründen bestraft worden, welche meine berufliche Zuverlässigkeit infrage stellen.

c) Ich habe im Rahmen meiner beruflichen Tätigkeit keine schwere Verfehlung begangen, welche vom Auftraggeber nachweislich festgestellt wurde.

d) Ich bin meiner Pflicht zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen, Steuern oder sonstigen Abgaben nach den Rechtsvorschriften des Landes meiner Niederlassung, des Landes des Auftraggebers oder des Landes der Auftragserfüllung nachgekommen.

e) Ich bin nicht rechtskräftig wegen Betrugs, Korruption, Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung oder einer anderen gegen die finanziellen Interessen der Gemeinschaft gerichteten Handlung verurteilt worden.

f) Bei mir ist im Zusammenhang mit einem anderen Auftrag oder einer Finanzhilfe aus dem Gemeinschaftshaushalt keine schwere Vertragsverletzung wegen Nichterfüllung meiner vertraglichen Verpflichtungen festgestellt worden.

2. Die Kommission akzeptiert als ausreichenden Nachweis dafür, dass keiner der unter Buchstaben a), b) oder e) genannten Fälle auf den Bieter zutrifft, einen Strafregisterauszug neueren Datums oder ersatzweise eine von einer Justiz- oder Verwaltungsbehörde des Ursprungs- oder Herkunftslandes ausgestellte gleichwertige Bescheinigung neueren Datums, aus der hervorgeht, dass diese Anforderungen erfüllt sind.

Die Kommission akzeptiert als ausreichenden Nachweis dafür, dass der unter Buchstabe d) genannte Fall nicht auf den Bieter zutrifft, eine von der zuständigen Behörde des betreffenden Staates ausgestellte Bescheinigung neueren Datums.

Wird eine solche Bescheinigung von dem betreffenden Land nicht ausgestellt, so kann sie durch eine eidesstattliche Versicherung oder ersatzweise durch eine ehrenwörtliche Erklärung ersetzt werden, die der betreffende Auftragnehmer vor

53

einer zuständigen Justiz- oder Verwaltungsbehörde, einem Notar oder einer dafür zuständigen Berufsorganisation seines Ursprungs- oder Herkunftslandes abgibt.

Mit der ordnungsgemäßen Unterzeichnung und Rücksendung dieses Formulars verpflichtet sich der Bieter, der Kommission die vorstehenden Dokumenten und alle weiteren Unterlagen vorzulegen, die sie zu Zwecken der Nachprüfung für sinnvoll erachtet.

3. Ferner erkläre ich, der Unterzeichnete, ehrenwörtlich, dass

a) die Gesellschaft bzw. die Organisation, die ich hier vertrete, und das für dieses Angebot vorgeschlagene Personal sich zum Zeitpunkt der Angebotseinreichung nicht in einem Interessenkonflikt im Zusammenhang mit dieser Ausschreibung befinden; ich verpflichte mich hiermit, die Kommission unverzüglich über jede Änderung dieser Situation, die nach der Angebotseinreichung eintritt, zu unterrichten;

b) die der Kommission für die Teilnahme an dieser Ausschreibung vorgelegten Auskünfte richtig, wahrheitsgemäß und vollständig sind.

[Ort] ………………………………., den………………………………….

Name und Vorname: ……………………………...

Titel, Funktion: ……………………………….

Unterschrift: ……………………………….

54

ANHANG II: SPEZIFISCHE ANHÄNGE FÜR LOS 1

Anhang II.1: Fallstudien für Los 1 56

Anhang II.2: Preisverzeichnis für Los 1 60

Anhang II.3: Entwurf des Rahmenvertrags für Los 1 und seiner Anhänge 72

Anhang II.3.a: Leistungsbeschreibung 97

Anhang II.3.b: Angebot des Auftragnehmers (einschließlich ausgefülltes Preisverzeichnis) 98

Anhang II.3.c: Entwurf des spezifischen Einzelvertrags 99

Anhang II.3.d: Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers 103

Anhang II.3.e: Finanzgarantie 111

Anhang II.3.f: Bevollmächtigung 113

55

ANHANG II.1

Fallstudien für Los 1

Los 1 "Texten und Gestalten"

"Gestalten"

Fallstudie 1 (Gestaltung und Herstellung eines Posters)

Die Generaldirektion Justiz, Freiheit und Sicherheit beschließt, ein Poster anfertigen zu lassen, mit dem die Organismen, die für eine Finanzierung im Bereich "Sicherheit und Schutz der Grundfreiheiten" infrage kommen, über die neuen Finanzierungsmöglichkeiten im Rahmen der Finanziellen Vorausschau 2007-2013 (Rahmenprogramm "Sicherheit und Schutz der Grundfreiheiten") informiert werden sollen.

Folgende Aspekte sind zu berücksichtigen:

Das Poster ist im Vierfarbendruck und im Format A2 anzufertigen; der Bieter kann die Illustrationen und den Text des Posters frei gestalten; das Poster ist in die 23 Amtssprachen der Europäischen Union zu übersetzen; der Bieter hat eine Liste über den Adressenverteiler zu erstellen, wobei als

Zielgruppen die Organismen zu erfassen sind, die für eine Finanzierung im Rahmen des genannten Finanzprogramms infrage kommen (öffentliche Verwaltungen, Universitäten usw.). Diese Liste muss 15 000 Adressen in den 27 Mitgliedstaaten umfassen (wobei die Anzahl der Adressen pro Land im Verhältnis zu seiner jeweiligen Bevölkerung stehen muss);

jedes Posterexemplar ist vierfach zu falten, zu kuvertieren und zu etikettieren; der Auftragnehmer hat die Poster an die Empfänger in den Mitgliedstaaten der

Europäischen Union zu versenden.

Der Bieter

macht Vorschläge zur Aufmachung des Posters (Format A2); erläutert die Methodik, die bei der Festlegung der Zielgruppen der breiten

Öffentlichkeit verfolgt wird; macht Vorschläge für einen detaillierten Finanzierungsplan und berücksichtigt dabei

insbesondere die Ermittlung der Zielgruppen aus der breiten Öffentlichkeit und die Gestaltung, Übersetzung und Herstellung sowie die Verpackung und den Versand an die Empfänger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union, und zwar in folgender Stückzahl von Exemplaren (NB: Diese Zahlen wurden willkürlich und ausschließlich für diesen Vorgang ausgewählt; sie spiegeln nicht die Situation wider, in der sich der Auftragnehmer in der Realität befindet, da er in jedes Land die Stückzahl von Postern versenden muss, die proportional seiner Bevölkerungszahl entspricht):

EN 1 200

56

FR 1 200DE 1 200NL 1 200ES 1 200IT 1 200PL 1 200BG 1 200RO 1 200HU 1 200GR 300FI 300SL 300SK 300CZ 300LT 300LV 300ET 300PT 300DK 300SV 300IR 300MT 300

Zur Erinnerung hier nochmals die Bewertungsmerkmale:

Qualität der Bildgestaltung/Layout des Posters (35 Punkte); Wirksamkeit des methodischen Ansatzes und Effizienz der verwendeten

Instrumente bei der Festlegung der Zielgruppen aus der breiten Öffentlichkeit (35 Punkte);

Inhaltliche Aussagekraft des Posters (30 Punkte).

Die Bieter werden aufgefordert, insbesondere die Informationen im Abschnitt "Funding" der Website der GD JLS unter folgender Adresse abzurufen:http://ec.europa.eu/justice_home/funding/intro/funding_intro_en.htm.

"Texten"

Fallstudie 2 (Gestaltung, Herstellung und Verbreitung einer Informationsbroschüre mit DVD)

Die Generaldirektion Justiz, Freiheit und Sicherheit beschließt, eine Broschüre anfertigen zu lassen, um damit die breite Öffentlichkeit über die politischen Prioritäten zu informieren, die sich aus dem Haager Programm und dem "Aktionsplan" zu seiner Umsetzung ergeben.

Diese Broschüre enthält auch eine DVD mit den wichtigsten Grundlagendokumenten.

57

Folgende Aspekte sind zu berücksichtigen:

Die Broschüre ist im Vierfarbendruck und im Format B5 anzufertigen; die Broschüre ist in die 23 Amtssprachen der Europäischen Union zu übersetzen; Papier: 350 g für den Umschlag; 135 g für die Innenseiten; die DVD besteht aus 12 Abschnitten mit folgender Aufmachung:

eine HTML-Seite Einleitung mit den allgemeinen Grundlagendokumenten; eine HTML-Seite für jede der im "Aktionsplan" festgelegten 10 Prioritäten; jede

dieser Seiten enthält für jeden Bereich die wichtigsten verfügbaren Dokumente (drei Dokumente im Durchschnitt);

eine HTML-Seite über die Umsetzung des Haager Programms ("Scoreboard Plus") mit den einschlägigen Dokumenten;

jede Seite muss in den 23 Amtssprachen der Europäischen Union verfügbar sein; die DVD ist durch Pressung zu vervielfältigen und muss ein Label mit dem Layout der

Broschüre tragen; die DVD sind in transparente Hüllen zu stecken, die auf der Innenseite des

Broschürenumschlags einzukleben sind; der Auftragnehmer kann den Text der Broschüre (ungefähr 65 000 Anschläge) und der

DVD frei gestalten; der Bieter kann die Bildgestaltung der Broschüre und der DVD frei gestalten; die Broschüre wird in Brüssel, bei öffentlichen Veranstaltungen oder bei

Besuchergruppen verteilt sowie durch die Vertretungen der Europäischen Kommission in den Mitgliedstaaten verbreitet;

die Broschüre ist in Verpackungen zu je 25 Exemplaren an die Europäische Kommission in Brüssel auszuliefern.

Der Bieter:

macht Vorschläge zur Aufmachung der Broschüre (Layout des Einbands und einer Innenseite, die Modellcharakter hat);

macht Vorschläge zur Aufmachung des Broschüreninhalts; macht Vorschläge zur Aufmachung des DVD-Labels; macht Vorschläge zur HTML-Seite mit der Einleitung (Kompatibilität WAI Stufe 1)

der DVD (Digital- und Papierformat); redigiert die Einleitung der Broschüre (3 000 Anschläge, mit einer Toleranz von +/-

10 %); macht Vorschläge für einen detaillierten Finanzierungsplan und berücksichtigt dabei

insbesondere die Gestaltung, Übersetzung, Herstellung, Verpackung und Auslieferung an die Europäische Kommission in Brüssel, und zwar in folgender Stückzahl von Exemplaren14:

EN 4 800FR 4 800DE 3 200NL 800ES 800IT 800

14 Die Preise müssen die Auslieferung der Produkte an die Europäische Kommission in Brüssel mit einschließen. Die Lieferkosten dürfen daher nicht getrennt in Rechnung gestellt werden.

58

PL 800BG 400RO 400HU 200GR 200FI 200SL 200SK 200CZ 200LT 200LV 200ET 200PT 200DK 200SV 200IR 200MT 200

Zur Erinnerung hier nochmals die Bewertungsmerkmale:

Qualität der grafischen Gestaltung der Broschüre, der DVD und der HTML-Seite (40 Punkte);

Aussagekraft und Qualität des für die Einleitung der Broschüre vorgeschlagenen Textes (40 Punkte);

Wirkungskraft der für die Broschüre sowie für die HTML-Seite vorgeschlagenen Aufmachung (20 Punkte).

Die Bieter werden aufgefordert, insbesondere den Abschnitt „Haager Programm“ der Website der GD JLS unter folgenden Adressen abzurufen:http://ec.europa.eu/justice_home/news/information_dossiers/the_hague_priorities/index_en.htm undhttp://ec.europa.eu/justice_home/news/information_dossiers/the_hague_2006/index_en.htm

59

ANHANG II.2

Los 1 "Texten und Gestalten"

Preisverzeichnis

Wichtige Hinweise

Da die spezifischen Einzelverträge auf der Grundlage der Preisverzeichnisse geschlossen werden, sind diese auszufüllen, zu datieren, zu unterzeichnen und dem Angebot beizufügen.

Es ist zwingend geboten, dass der Bieter das Preisverzeichnis für die betreffenden Dienstleistungen und Materialien vollständig ausfüllt. Die Preise sind in Euro und ohne Umsatzsteuer anzugeben. Pro Einheit ist nur ein einziger Betrag anzugeben.

Die in den Preisverzeichnissen angegebenen Tarife sind Pauschalpreise und schließen alle Gemeinkosten und die mit der Ausführung der Dienstleistungen verbundenen Kosten, einschließlich der Haftpflichtversicherung und aller Pflichtversicherungen mit ein.

Änderungen sind nicht zulässig. Jegliche Änderung kann zur Ablehnung des Angebots führen.

Ausnahme: Sieht der Bieter die Notwendigkeit und kann er eine tragfähige Begründung dafür vorweisen, so darf er dem Preisverzeichnis noch weitere Elemente hinzufügen, jedoch nur bis zu 20 Prozent der Anzahl der bereits vorhandenen Elemente. Die Preise müssen sich im Rahmen der üblichen Tarifpolitik des Bieters bewegen und mit den für diese Art von Dienstleistungen oder Materialien geltenden Marktpreisen vergleichbar sein.

Im speziellen Fall von derzeit noch nicht ins Auge gefassten oder noch nicht verfügbaren Technologien, insbesondere im Informatik- oder im Multimediabereich, kann die Kommission vom Auftragnehmer zum gegebenen Zeitpunkt zusätzliche Produkte oder Dienstleistungen verlangen, die der Auftragnehmer dann zum günstigsten Marktpreis anbieten muss. In diesem Fall hat der Auftragnehmer einen der Preisstruktur und dem Preisniveau des Preisverzeichnisses entsprechenden Preisvorschlag zu machen. Dieser Vorschlag unterliegt der Zustimmung der Europäischen Kommission.

Als Standardvorgabe müssen die Preise immer die Lieferung der jeweiligen Produkte an die Europäische Kommission in Brüssel mit einschließen.

Für die Erstellung oder Übersetzung einer Papier- bzw. einer Webseite sind 1 500 Anschläge ohne Leerschritte anzusetzen.

60

Los 1 "Texten und Gestalten"

Preisverzeichnis

Firma: _____________________________________________________________

Name und Vorname: _____________________________________________________

Datum: ______________________________________________________________

Unterschrift: __________________________________________________________

Texten, Gestalten, Herstellung und Verbreitung von grafischen Materialien

Beschreibung Stückkosten

Personal

. Projektdirektor

. Projektleiter

. Assistent des Projektleiters

. Chefredakteur

. Sekretär/in

. Grafischer Gestalter/Designer

. Grafischer Entwerfer/Bildner (Erstellung von Grafiken, Tabellen, Zeichnungen, Skizzen usw.). Gestalter der HTML-Struktur und Navigation. Informationssammler15 . Journalist/Manuskripttexter. Fotograf16 . Redakteur

… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag

… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag

… Euro/SeiteTypographische, orthographische und grammatikalische Korrektur

… Euro/Seite

Stilistische Korrektur17 … Euro/SeiteAnpassung eines Textes18 … Euro/SeiteRevision der Korrekturbögen … Euro/Seite

15 Z.B. Recherche im Internet, Recherche in Archiven, Suche nach konkreten Beispielen, Suche nach Illustrationen, Suche nach Personen, die als Interviewpartner infrage kommen, Suche nach Fotografien und sonstigen Abbildungen usw.

16 Dieser Posten wird auch für den Ankauf von Rechten für die Veröffentlichung vorhandener Fotografien auf Papier oder auf Webseiten eingesetzt und damit in "Euro/Person/Tag" abgerechnet.

17 Bedarf des Um- bzw. Überschreibens bestimmter Passagen. 18 Erfordert unter Umständen das Um- bzw. Überschreiben des gesamten Textes.

61

Ausarbeitung bzw. Anpassung eines Konzeptes für die grafische Aufmachung von Veröffentlichungen und Werbematerialien

. Ausarbeitung eines neuen Konzeptes für die grafische Aufmachung. Anpassung eines vorhandenen Konzeptes für die grafische Aufmachung

… Euro/Stück… Euro/Stück

Übersetzung

. aus EN, FR ins EN, FR

. aus EN, FR in eine andere Sprache

. aus einer anderen Sprache ins EN, FR

. aus einer anderen Sprache in eine andere Sprache

. Zuschlag für ggf. dringende Übersetzung binnen 24Std.

… Euro/Seite… Euro/Seite… Euro/Seite… Euro/Seite

+ … %

Quantitative Erfolgskontrolle der Berichterstattung über ein spezifisches Thema durch die Zeitungspresse und die Onlinepresse

… Euro/Person/Tag

Qualitative Erfolgskontrolle der Berichterstattung über ein spezifisches Thema durch die Zeitungspresse und die Onlinepresse (Analyse der Entwicklungen bei den behandelten Fragen, den Stellungnahmen von Meinungsführern, Leitartiklern und Medienvertretern usw.)

… Euro/Person/Tag

Erstellung eines Berichts über die quantitative und die qualitative Erfolgskontrolle

… Euro/Person/Tag

Digitalisierung von Fotografien/Abbildungen

. für die Veröffentlichung auf Papier (300 dpi)

. für die Veröffentlichung im Web (72 dpi)… Euro/Stück… Euro/Stück

Retouchieren von Fotografien … Euro/StückAnmietungen von Fotografien ohne Copyright (z.B. aus einer Mediathek des Bieters)

… Euro/Stück

Speicherung von 100 Fotografien auf CD-ROM … Euro/CD-ROMSpeicherung von 100 Fotografien auf DVD … Euro/DVD. Entwicklung einer Fotoaufnahme . 10 * 15 cm . 20 * 30 cm . 30 * 45 cm . 40 * 60 cm . 50 * 75 cm

. Vervielfältigung eines Fotos bei Abnahme von mindestens 10 Stück . 10 * 15 cm . 20 * 30 cm . 30 * 45 cm . 40 * 60 cm . 50 * 75 cm

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

62

. Lieferung von Rahmen für großformatige Bilder bei Abnahme von mindestens 10 Stück . 20 * 30 cm . 30 * 45 cm . 40 * 60 cm . 50 * 75 cm . 70 * 100 cm . größer als 70 * 100 cm

. Einrahmung

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/StückLayout über elektronischen Datenträger (nur Text)

. Format A6

. Format A5

. Format A4

. Format A3

. Format A2

. Format A1

. Format A0

. Format B5

. Format C5

… Euro/Seite… Euro/Seite… Euro/Seite… Euro/Seite… Euro/Seite… Euro/Seite… Euro/Seite… Euro/Seite… Euro/Seite

Layout über elektronischen Datenträger (Text + Abbildungen)

. Format A6

. Format A5

. Format A4

. Format A3

. Format A2

. Format A1

. Format A0

. Format B5

. Format C5

… Euro/Seite… Euro/Seite… Euro/Seite… Euro/Seite… Euro/Seite… Euro/Seite… Euro/Seite… Euro/Seite… Euro/Seite

Korrekturabzug in Farbe (Iris, Sublimierung, digital)

. Format A6

. Format A5

. Format A4

. Format A3

. Format A2

. Format A1

. Format A0

. Format B5

. Format C5

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

Chemischer Korrekturabzug in Farbe von Filmen

. Format A6

. Format A5… Euro/Stück… Euro/Stück

63

. Format A4

. Format A3

. Format A2

. Format A1

. Format A0

. Format B5

. Format C5

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

Herstellung von Filmen (2 400 dpi)

. Format A6

. Format A5

. Format A4

. Format A3

. Format A2

. Format A1

. Format A0

. Format B5

. Format C5

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

Druckauflage von Veröffentlichungen19

. Format A6 . unter 100 Exemplare . 100-299 Exemplare . 300-499 Exemplare . 500-999 Exemplare . 1 000-1 999 Exemplare . 2 000-2 999 Exemplare . 3 000-4 999 Exemplare . 5 000-9 999 Exemplare . 10 000 Exemplare oder mehr

. Format A5 . unter 100 Exemplare . 100-299 Exemplare . 300-499 Exemplare . 500-999 Exemplare . 1 000-1 999 Exemplare . 2 000-2 999 Exemplare . 3 000-4 999 Exemplare . 5 000-9 999 Exemplare . 10 000 Exemplare oder mehr

. Format A4 . unter 100 Exemplare . 100-299 Exemplare . 300-499 Exemplare . 500-999 Exemplare . 1 000-1 999 Exemplare . 2 000-2 999 Exemplare

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

19 Vierfarbendruck, acht Seiten, Papier von 135 g.

64

. 3 000-4 999 Exemplare . 5 000-9 999 Exemplare . 10 000 Exemplare oder mehr

. Format B5 . unter 100 Exemplare . 100-299 Exemplare . 300-499 Exemplare . 500-999 Exemplare . 1 000-1 999 Exemplare . 2 000-2 999 Exemplare . 3 000-4 999 Exemplare . 5 000-9 999 Exemplare . 10 000 Exemplare oder mehr

. Format C5 . unter 100 Exemplare . 100-299 Exemplare . 300-499 Exemplare . 500-999 Exemplare . 1 000-1 999 Exemplare . 2 000-2 999 Exemplare . 3 000-4 999 Exemplare . 5 000-9 999 Exemplare . 10 000 Exemplare oder mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

Anfertigung eines Posters20

. Gestaltung der Entwürfe im . Format A3 . Format A2 . Format A1 . Format A0 . Format 40 * 60 cm . Format 50 * 70 cm . Format 70 * 100 cm

. Druckauflage im . Format A3 . unter 100 Exemplare . 100-299 Exemplare . 300-499 Exemplare . 500-999 Exemplare . 1 000-1 999 Exemplare . 2 000-2 999 Exemplare . 3 000-4 999 Exemplare . 5 000-9 999 Exemplare . 10 000 Exemplare oder mehr

. Format A2

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

20 Vierfarbendruck, Papier von 170 g.

65

. unter 100 Exemplare . 100-299 Exemplare . 300-499 Exemplare . 500-999 Exemplare . 1 000-1 999 Exemplare . 2 000-2 999 Exemplare . 3 000-4 999 Exemplare . 5 000-9 999 Exemplare . 10 000 Exemplare oder mehr

. Format A1 . unter 100 Exemplare . 100-299 Exemplare . 300-499 Exemplare . 500-999 Exemplare . 1 000-1 999 Exemplare . 2 000-2 999 Exemplare . 3 000-4 999 Exemplare . 5 000-9 999 Exemplare . 10 000 Exemplare oder mehr

. Format A0 . unter 100 Exemplare . 100-299 Exemplare s . 300-499 Exemplare . 500-999 Exemplare . 1 000-1 999 Exemplare . 2 000-2 999 Exemplare . 3 000-4 999 Exemplare . 5 000-9 999 Exemplare . 10 000 Exemplare oder mehr

. Format 40 * 60 cm . unter 100 Exemplare . 100-299 Exemplare . 300-499 Exemplare . 500-999 Exemplare . 1 000-1 999 Exemplare . 2 000-2 999 Exemplare . 3 000-4 999 Exemplare . 5 000-9 999 Exemplare . 10 000 Exemplare oder mehr

. Format 50 * 70 cm . unter 100 Exemplare . 100-299 Exemplare . 300-499 Exemplare . 500-999 Exemplare . 1 000-1 999 Exemplare . 2 000-2 999 Exemplare

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

66

. 3 000-4 999 Exemplare . 5 000-9 999 Exemplare . 10 000 Exemplare oder mehr

. Format 70 * 100 cm . unter 100 Exemplare . 100-299 Exemplare . 300-499 Exemplare . 500-999 Exemplare . 1 000-1 999 Exemplare . 2 000-2 999 Exemplare . 3 000-4 999 Exemplare . 5 000-9 999 Exemplare . 10 000 Exemplare oder mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

Herstellung von kartonierten Hüllen (Heftmappen) zum Einlegen von Dokumenten im Format A421

. unter 100 Exemplare

. 100-299 Exemplare

. 300-499 Exemplare

. 500-999 Exemplare

. 1 000-1 999 Exemplare

. 2 000 Exemplare oder mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

Vervielfältigung einer Seite im Format A4, schwarz-weiß

. unter 100 Kopien

. 100-499 Kopien

. 500-999 Kopien

. 1 000-1 999 Kopien

. 2 000 Kopien oder mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

Vervielfältigung einer Seite im Format A4, schwarz-weiß, vorder- und rückseitig

. unter 100 Kopien

. 100-499 Kopien

. 500-999 Kopien

. 1 000-1 999 Kopien

. 2 000 Kopien oder mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

Anfertigung von Plakaten22 Forex (oder anderes Material) 3 mm

. im Format kleiner als 0,70 * 1 m

. im Format 0,70 * 1 m oder größer… Euro/Stück… Euro/Stück

Anfertigung von Kattunen/Kalikos23 (zur Verwendung drinnen/draußen)

… Euro/m²

21 Geschlossenes Format: A4+ (215 x 302 mm). Druckauflage: ganz im Vierfarbendruck. Papier: Innenseite 350 g/m² – Beschichtung matt. Verarbeitung: drei Verschlussklappen.

22 Gescanntes Foto mit hoher Auflösung im Format 70 * 90 cm mit Titel, Untertitel und einigen Textzeilen; Schutzbeschichtung; Trägermaterialsupport.

23 Grundstoff/Gewebe für eine Persenning im Format 60 * 200 cm; gescanntes Foto mit hoher Auflösung im Format 70 * 90 cm mit Titel, Untertitel und einigen Textzeilen.

67

Druck von Standverkleidungen/Verblendungen für Informationsstände

. 4 Streifen/Spannbänder in den Abmessungen 0,747 x 2,28 m

. 2 Streifen/Seitenbänder in den Abmessungen 0,381 x 2,28 m

… Euro/Stück… Euro/Stück

Kuvertierung (Plastikfolie) von Dokumenten im Format A4 und zwischen 20 und 100 g pauschal, mit fertig adressierten Etiketten sowie Einlieferung bei der Post (ohne Versandporto)

… Euro/Stück

Verpackung als Postpaket mit fertig adressierten Etiketten sowie Einlieferung bei der Post oder bei einem Eilbotendienst (ohne Versandporto)

… Euro/Stück

Versendung von Briefen und Paketen mit Express-Kurierdienst im Inland

. 20 g

. 50 g

. 100 g

. 300 g

. 500 g

. 1 kg und mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/kg

Versendung von Briefen und Paketen mit normaler Post im Inland

. 20 g

. 50 g

. 100 g

. 300 g

. 500 g

. 1 kg und mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/kg

Beförderung von schweren Paketen/Frachtstücken im Inland … Euro/kg/kmVersendung von Briefen und Paketen mit Express-Kurierdienst ins Ausland (innerhalb der EU)

. 20 g

. 50 g

. 100 g

. 300 g

. 500 g

. 1 kg und mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/kgVersendung von Briefen und Paketen mit normaler Post (innerhalb der EU)

. 20 g

. 50 g

. 100 g

. 300 g

. 500 g

. 1 kg und mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/kgBeförderung von schweren Paketen/Frachtstücken ins Ausland (innerhalb der EU)

… Euro/kg/km

68

Lokale Auslieferung von Päckchen … Euro/StückHerstellung einer maßgeschneiderten Vorführ-CD-ROM, die 15 Texte + 15 Grafiken umfasst

… Euro

Herstellung einer maßgeschneiderten DVD-R mit Autorensoftware und Programmierung, die 15 Texte + 15 Grafiken umfasst

… Euro

Vervielfältigung der CD-ROM durch Pressung

. unter 100 Exemplare

. 100-299 Exemplare

. 300-499 Exemplare

. 500-999 Exemplare

. 1 000-1 999 Exemplare

. 2 000 Exemplare oder mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

Vervielfältigung der CD-ROM durch Gravur (Eilverfahren)

. unter 100 Exemplare

. 100-299 Exemplare

. 300-499 e Exemplare

. 500-999 Exemplare

. 1 000-1 999 e Exemplare

. 2 000 Exemplare oder mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

Vervielfältigung der DVD-R durch Pressung

. unter 100 Exemplare

. 100-299 Exemplare

. 300-499 Exemplare

. 500-999 Exemplare

. 1 000-1 999 Exemplare

. 2 000 Exemplare oder mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

Vervielfältigung der DVD-R durch Gravur (Eilverfahren)

. unter 100 Exemplare

. 100-299 Exemplare

. 300-499 Exemplare

. 500-999 Exemplare

. 1 000-1 999 Exemplare

. 2 000 Exemplare oder mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

Druck einer Etikette im Vierfarbendruck auf die CD-ROM/DVD

. unter 100 Exemplare

. 100-299 Exemplare

. 300-499 Exemplare

. 500-999 Exemplare

. 1 000-1 999 Exemplare

. 2 000 Exemplare oder mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

Lieferung der Kopien der CD-ROM/DVD in einer "Diva Box"

. unter 100 Exemplare

. 100-299 Exemplare… Euro/Stück… Euro/Stück

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. 300-499 Exemplare

. 500-999 Exemplare

. 1 000-1 999 Exemplare

. 2 000 Exemplare oder mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

Lieferung der Kopien der CD-ROM/DVD in transparenter Plastikhülle

. unter 100 Exemplare

. 100-299 Exemplare

. 300-499 Exemplare

. 500-999 Exemplare

. 1 000-1 999 Exemplare

. 2 000 Exemplare oder mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

Selbstklebende Notizzettel ("Post-It®") mit Erkennungszeichen im Vierfarbendruck24

. Selbstklebende Notizzettel ("Post-It®") rechteckig25

. 1 000 Stück . 5 000 Stück . 10 000 Stück und mehr

. Selbstklebende Notizzettel ("Post-It®") rund26

. 1 000 Stück . 5 000 Stück . 10 000 Stück und mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

Prozentsatz etwaiger Zuschläge

Beschreibung Stückkosten

Für jede Dienstleistung, bei der Personalkosten anfallen, beträgt der Prozentsatz etwaiger Zuschläge für Samstags-, Sonntags- und Feiertagsarbeiten vorbehaltlich der Zustimmung der Europäischen Kommission

… %

Vom Bieter unter Umständen hinzugefügte Elemente27

Beschreibung Stückkosten

24 Erkennungszeichen könnten beispielsweise sein: die europäische Fahne, die Aufschriften "Europäische Union", "Justiz, Freiheit und Sicherheit" und URL der GD JLS.

25 Block von 50 Notizblättern, rechteckig im Format +/- 100 * 70 mm.26 Block von 50 Notizblättern, rund mit +/- 7 cm Durchmesser.27 Bis zu 20 Prozent der Anzahl der bereits vorhandenen Elemente.

70

… …… …… …Für jede Dienstleistung, bei der Personalkosten anfallen, beträgt der Prozentsatz etwaiger Zuschläge für Samstags-, Sonntags- und Feiertagsarbeiten vorbehaltlich der Zustimmung der Europäischen Kommission

+ … %

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ANHANG II.3

ENTWURF DES RAHMENVERTRAGS FÜR LOS 1 UND SEINER ANHÄNGE

Anhang II.3.a: Leistungsbeschreibung 97

Anhang II.3.b: Angebot des Auftragnehmers (einschließlich ausgefülltes Preisverzeichnis) 98

Anhang II.3.c: Entwurf des spezifischen Einzelvertrags 99

Anhang II.3.d: Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers 103

Anhang II.3.e: Finanzgarantie 111

Anhang II.3.f: Bevollmächtigung 113

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EUROPÄISCHE KOMMISSIONGENERALDIREKTION JUSTIZ, FREIHEIT UND SICHERHEIT

Direktion A: Allgemeine Angelegenheiten

ENTWURF DES DIENSTLEISTUNGSRAHMENVERTRAGS

RAHMENVERTRAG Nr. … (Los 1)

Die Europäische Gemeinschaft (nachstehend „die Gemeinschaft“), vertreten durch die Kommission der Europäischen Gemeinschaften (nachstehend „die Kommission“), die zur Unterzeichnung dieses Vertrages vertreten wird durch

Herrn Tung-Laï MARGUEDirektorGeneraldirektion "Justiz, Freiheit und Sicherheit"Direktion A "Allgemeine Angelegenheiten"

einerseits,

und

[vollständige Bezeichnung des Auftragnehmers]

[Rechtsform] (Diese Angabe entfällt, wenn es sich beim Auftragnehmer um eine natürliche Person oder eine öffentlich-rechtliche Einrichtung handelt.)

[Nummer der Eintragung in das Berufsregister] (Diese Angabe entfällt, wenn es sich beim Auftragnehmer um eine öffentlich-rechtliche Einrichtung handelt. Bei natürlichen Personen ist die Nummer des Personalausweises, Reisepasses oder eines gleichwertigen Dokuments anzugeben).

[vollständige Geschäftsanschrift]

[Umsatzsteuer-Identifikationsnummer]

(nachstehend "der Auftragnehmer"), der zur Unterzeichnung dieses Rahmenvertrags vertreten wird durch [Name, Vorname und Funktion]

andererseits,

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VEREINBAREN

die folgenden Besonderen Bedingungen und Allgemeinen Bedingungen sowie folgende Anhänge -

Anhang I: Leistungsbeschreibung (Ausschreibung Nr. [… zu ergänzen] vom [… zu ergänzen])

Anhang II: Angebot des Auftragnehmers (Nr. [… zu ergänzen] vom [… zu ergänzen]) mit Preisverzeichnis

Anhang III: Auftragsschein/Einzelvertrag

Anhang IV: Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers

Anhang V: Finanzgarantie -

die Bestandteile dieses Rahmenvertrags (im Folgenden "der Vertrag" genannt) sind.

Die Bestimmungen der Besonderen Bedingungen gehen den Bestimmungen der übrigen Teile des Vertrags vor. Die Bestimmungen der Allgemeinen Bedingungen gehen den Bestimmungen der Anhänge vor. Die Bestimmungen der Leistungsbeschreibung (Anhang II.3.a) gehen den Bestimmungen der Auftragsscheine und der spezifischen Einzelverträge (Anhang II.3.c) und letztere gehen den Bestimmungen des Angebots (Annhang II.3.b) vor.

Vorbehaltlich der vorstehenden Bestimmungen sind die verschiedenen Teile dieses Vertrags als sich gegenseitig erläuternd zu verstehen. Etwaige Unklarheiten oder Widersprüche innerhalb eines Teils oder zwischen den Teilen werden durch schriftliche Anweisung der Kommission geklärt bzw. ausgeräumt. Der Auftragnehmer kann eine solche Anweisung unbeschadet seiner Rechte gemäß Artikel I.8 anfechten.

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I – BESONDERE BEDINGUNGEN

ARTIKEL I.1 - VERTRAGSGEGENSTAND

I.1.1 Gegenstand dieses Vertrags ist die Gestaltung, Abfassung und Anfertigung von Informationsprodukten und Werbematerialien auf geeigneten PR-Trägern mit Bezug auf die Tätigkeiten der Europäischen Union, insbesondere, aber nicht allein im Bereich Justiz, Freiheit und Sicherheit.

Die Aktionen können Folgendes umfassen (diese Aufstellung ist nicht abschließend):

Unterstützung bei der Festlegung von Zielgruppen und bei der Ermittlung ihres Bedarfs;

Suche, Erfassung und Analyse von Informationen und Dokumenten; Abfassung, Übersetzung, Überarbeitung und Anpassung von Dokumenten wie

z.B. Berichten, Zeitschriften, Newslettern, Memos, Broschüren, Faltblättern, Übersichten, Merkblättern, Plakaten, Werbeschildern und anderen Informationsprodukten;

Planung, Festlegung, Gestaltung, und Abfassung von Informationsprodukten, die bei Kommunikationskampagnen eingesetzt werden sollen;

Abfassung von Werbeanzeigen/-inseraten; Abfassung von Reportagen, Zeitungsartikeln und Interviews; Abfassung und Herstellung von Werbe- und Darstellungsmaterialien; grafische Gestaltung, Suche nach bildlichen, fotografischen, bildlichen

Darstellungen, Aufbau, Formatierung und Herstellung von elektronischen Dateien (QuarkXpress, Adobe InDesign, pdf press optimized) und von Filmen zum Druck von Veröffentlichungen, wie z.B. Berichten, Broschüren, Faltblättern, Plakaten, Newslettern, Memos, Zeitschriften usw.;

Anpassung aller vorgenannten Vorhaben im Hinblick auf ihre Veröffentlichung auf Webseiten und/oder elektronischen Datenträgern (CD-ROM, DVD usw.);

grafische Gestaltung und Umsetzung von Werbeanzeigen; Gestaltung fotografischer Reportagen; Aufbau und Verwaltung einer Fotothek, einschließlich der Behandlung der

jeweiligen Fragen des Urheberrechts; grafische Gestaltung und Herstellung von Werbe- und Darstellungsmaterialien in

limitierter Auflage (Plakate, geografische Karten usw.); Verpackung der hergestellten Materialien; Versand oder Transport der hergestellten Materialien.

I.1.2 Mit der Unterzeichnung des Vertrags geht die Kommission keine Kaufverpflichtung ein. Für die Kommission verbindlich sind lediglich die zur Durchführung des Vertrags ausgestellten Auftragsscheine und spezifischen Einzelverträge.

I.1.3 Vom Zeitpunkt der Aufforderung zur Vertragserfüllung an oder ab Beginn der Vertragserfüllung erbringt der Auftragnehmer die ihm übertragenen Dienstleistungen nach Maßgabe sämtlicher Vertragsbestimmungen.

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I.1.4 Der Auftragnehmer erwirbt mit diesem Vertrag kein ausschließliches Recht, die in Anhang II.3.a genannten Leistungen für die Kommission zu erbringen.Der Auftragnehmer wird als [erster, zweiter, dritter] Auftragnehmer des Mehrfachrahmenvertrags (Kaskadensystem) ausgesucht. Bei den anderen Auftragnehmern, die aufgrund der bei der Bewertung der Angebote vorgenommenen Einstufung berücksichtigt werden, handelt es sich um

[Name und Adresse der beiden anderen Auftragnehmer]

ARTIKEL I.2 – LAUFZEIT

I.2.1 Der Vertrag tritt am Tag seiner Unterzeichnung durch die zuletzt unterzeichnende Partei in Kraft.

I.2.2 Die Vertragserfüllung darf keinesfalls vor dem Tag des Inkrafttretens des Vertrags beginnen. Die Auftragsausführung darf keinesfalls vor dem Tag des Wirksamwerdens des jeweiligen Auftragsscheins bzw. des spezifischen Einzelvertrags beginnen.

I.2.3 Der Vertrag ist auf 12 (zwölf) Monate ab seinem Inkrafttreten befristet. Diese Vertragslaufzeit und alle anderen im Vertrag genannten Zeiträume sind, soweit nicht anders angegeben, in Kalendertagen ausgedrückt.

I.2.4 Die Auftragsscheine bzw. spezifischen Einzelverträge sind vor Ablauf des Vertrags, auf den sie sich beziehen, unterschrieben zurückzusenden.

Der Vertrag gilt nach seinem Erlöschen für die ausgestellten Auftragsscheine bzw. spezifischen Einzelverträge weiter, jedoch nicht länger als 6 (sechs) Monate.

I.2.5 Der Vertrag kann höchstens dreimal um je ein Jahr verlängert werden, dies aber nur vor Vertragsablauf und mit ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung der Parteien. Die Verlängerung bedeutet nicht, dass bestehende Verpflichtungen geändert oder zurückgestellt werden.

ARTIKEL I.3 – AUFTRAGSWERT

I.3.1 Der Preis der Dienstleistungen wird stets nach Maßgabe des Preisverzeichnisses in Anhang II.2 errechnet.

Als Höchstbetrag, der von der Kommission für die Dienstleistungen (einschließlich Reise- und Aufenthaltskosten) aus dem Vertrag zu zahlen ist, wird ein Auftragswert von insgesamt 2 000 000 EUR (zwei Millionen Euro) angesetzt, mit denen alle ausgeführten Arbeiten abgegolten sind.

I.3.2 Die Preise sind in Euro anzugeben.

I.3.3 Die Preise sind Festpreise und können im ersten Jahr der Vertragserfüllung nicht geändert werden.

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Ab dem zweiten Jahr der Vertragserfüllung kann jeder Preis jährlich auf Antrag einer der Vertragsparteien nach oben oder unten angepasst werden; der Antrag muss per Einschreiben spätestens 60 Tage vor dem Jahrestag der Vertragsunterzeichnung bei der anderen Vertragspartei eingehen. Die Kommission erwirbt die Leistung zu den Preisen, die zum Zeitpunkt der Unterzeichnung der jeweiligen Auftragsscheine oder spezifischen Einzelverträge gelten. Diese Preise dürfen nicht geändert werden.

Bei der Anpassung des Preises wird die Entwicklung des harmonisierten Verbraucherpreisindex VPI-EWU (Euro-Währungsgebiet) zugrunde gelegt, wobei die Erstveröffentlichung des Index durch das Amt für amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaften im EUROSTAT-Monatsbulletin (http://www.ec.europa.eu/eurostat/ ) maßgebend ist.

Die Anpassung erfolgt nach folgender Formel:

Pr = Po (Ir/Io)

Dabei sind

Pr = angepasster Preis;Po = Preis im ursprünglichen Angebot;Io = Index des Monats, in dem die Bindefrist des Angebots abläuft;Ir = Index des Monats, in dem das Schreiben mit dem Antrag auf

Preisanpassung eingegangen ist.

I.3.4. Über den im Auftragsschein oder spezifischen Einzelvertrag festgesetzten Gesamtpreis hinaus werden Reise- und Aufenthaltskosten sowie Versandkosten des Auftragnehmers nach Artikel II.7 erstattet, genauso wie die sonstigen in der Leistungsbeschreibung für die Dauer der Durchführung des Vertrags vorgesehenen Ausgaben. Das in Artikel II.7.4 Buchstabe d) vorgesehene Tagegeld bestimmt sich nach Anhang II.3.d. Außerdem werden die Unterbringungskosten nach Artikel II.7.1 bis zu dem in Anhang II.3.d festgelegten Höchstbetrag erstattet

ARTIKEL I.4 – DURCHFÜHRUNG DES VERTRAGS

Jede Anmeldung zum Leistungsbezug eines bestimmten Produkts oder einer bestimmten Dienstleistung ist Gegenstand einer schriftlichen Anfrage der Europäischen Kommission beim Auftragnehmer, auf die der ausgewählte Auftragnehmer ein detailliertes Angebot vorlegen muss. Der Auftragnehmer verfügt ab dem Zeitpunkt der Versendung der Anfrage durch die Kommission über die in ihrer Anfrage festgelegte Anzahl von Werktagen (in der Regel zwischen 10 und 20 Werktagen, je nach Komplexität der Arbeiten), um sein Angebot vorzulegen.

Ist der Auftragnehmer nicht verfügbar, so teilt er der Kommission die Gründe für seine Absage binnen 5 Tagen mit; die Kommission ist dann berechtigt, die Anfrage dem nächsten Auftragnehmer auf der Liste zuzuleiten.

Ebenso gilt der Auftragnehmer bei Nichteinhaltung der Frist oder im Fall von Meinungsverschiedenheiten über das Angebot, die selbst nach Erörterungen und

77

Verhandlungen noch nicht ausgeräumt sind, als nicht verfügbar, und die Kommission ist dann berechtigt, die Anfrage dem nächsten Auftragnehmer auf der Liste zuzuleiten.

Binnen 10 Werktagen nach dem Tag, an dem die Kommission dem Auftragnehmer einen Auftragsschein bzw. spezifischen Vertrag übermittelt hat, muss dieser ordnungsgemäß unterzeichnet und datiert wieder bei der Kommission eingehen. Bei Nichteinhaltung dieser Frist gilt der Auftragnehmer als nicht verfügbar, und die Kommission ist dann berechtigt, die Anfrage dem nächsten Auftragnehmer auf der Liste zuzuleiten.

78

ARTIKEL I.5 – ZAHLUNGSFRISTEN

Die vertraglichen Zahlungen erfolgen nach Maßgabe von Artikel II.4. Die Zahlungen erfolgen nur, wenn der Auftragnehmer bei Vorlage der Rechnung sämtliche Vertragspflichten erfüllt hat. Neue Rechnungen dürfen nicht eingereicht werden, wenn Rechnungen für frühere Auftragsscheine oder spezifische Verträge wegen Nicht- oder Schlechterfüllung nicht bezahlt wurden.

I.5.1 Vorfinanzierung

Bei Auftragsscheinen oder spezifischen Einzelverträgen, deren Gesamtauftragswert unter 40 000 EUR liegt, gibt es keine Vorfinanzierung.

Bei Auftragsscheinen oder spezifischen Einzelverträgen, deren Gesamtauftragswert 40 000 EUR oder mehr beträgt, gilt Folgendes:

Der Auftragnehmer kann eine Vorfinanzierung in Höhe von 30 % des Gesamtpreises der betreffenden Dienstleistung verlangen, mit Ausnahme etwaiger Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers und etwaiger unvorhergesehener Ausgaben.

I.5.2 Zwischenzahlungen

Bei Auftragsscheinen oder spezifischen Einzelverträgen, deren Gesamtauftragswert unter 40 000 EUR liegt, gibt es keine Zwischenzahlungen.

Bei Auftragsscheinen oder spezifischen Einzelverträgen, deren Gesamtauftragswert 40 000 EUR oder mehr beträgt, gilt Folgendes:

Für eine Dienstleistung mit einer Ausführungszeit von unter sechs Monaten gibt es keine Zwischenzahlungen.

Für eine Dienstleistung mit einer Ausführungszeit von sechs Monaten oder mehr kann der Auftragnehmer eine Zwischenzahlung von 30 % des Gesamtauftragswertes der betreffenden Dienstleistung verlangen, mit Ausnahme etwaiger Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers und etwaiger unvorhergesehener Ausgaben.

Anträge des Auftragnehmers auf Zwischenzahlungen sind zulässig, wenn ihnen entweder ein gemäß den Anweisungen des Auftragsscheins oder des spezifischen Einzelvertrags erstellter Zwischenbericht über die technische Durchführung oder eine Annahmebestätigung der Europäischen Kommission für die jeweilige Dienstleistung beiliegt.

Beim Bericht über die technische Durchführung verfügt die Europäische Kommission über eine Frist von 20 Tagen ab Eingang des Berichts, um diesen zu genehmigen oder abzulehnen; der Auftragnehmer verfügt über eine Frist von 10 Tagen, um zusätzliche Informationen oder einen neuen Bericht vorzulegen.

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Binnen 30 Tagen nach der Genehmigung des Berichts oder der Annahme der Dienstleistung durch die Europäische Kommission erfolgt die Zwischenzahlung in Höhe von 30 % des im Auftragsschein oder im spezifischen Einzelvertrag festgelegten Gesamtbetrags für die betreffenden Dienstleistung, mit Ausnahme etwaiger Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers und etwaiger unvorhergesehener Ausgaben.

I.5.3 Zahlung des Restbetrags

Die Zahlung des Restbetrags erfolgt nach der Ausführung der Dienstleistung durch den Auftragnehmer und nach ihrer Annahme durch die Europäische Kommission, und zwar binnen 30 Tagen nach Eingang des Antrags des Auftragnehmers auf Zahlung.

Antrage des Auftragnehmers auf Zahlung des Restbetrags sind zulässig, wenn ihnen Folgendes beiliegt:

entweder ein gemäß den Anweisungen des Auftragsscheins oder des spezifischen Einzelvertrags erstellter Abschlussbericht über die technische Durchführung oder eine Annahmebestätigung der Europäischen Kommission für die jeweilige Dienstleistung;

eine Aufstellung der erstattungsfähigen Ausgaben gemäß Artikel II.7 des Rahmenvertragsentwurfs;

die betreffenden Rechnungen, auf denen die Referenznummern des Rahmenvertrags und des Auftragsscheins bzw. des spezifischen Einzelvertrags angegeben sind, denen sie zuzuordnen sind.

Beim Bericht über die technische Durchführung verfügt die Europäische Kommission über eine Frist von 20 Tagen ab Eingang des Berichts, um diesen zu genehmigen oder abzulehnen; der Auftragnehmer verfügt über eine Frist von 10 Tagen, um zusätzliche Informationen oder einen neuen Bericht vorzulegen.

Binnen 30 Tagen nach der Genehmigung des Berichts oder der Annahme der Dienstleistung durch die Europäische Kommission erfolgt die Zahlung des für die eingereichten Rechnungen noch ausstehenden Restbetrags.

[Für Auftragnehmer, die ihren Sitz in Belgien haben, gilt der Vertrag als Antrag auf Befreiung von der Umsatzsteuer (MwSt.) Nr. 450, sofern auf der Rechnung/den Rechnungen des Auftragnehmers der Vermerk „Befreiung von der Mehrwertsteuer nach Artikel 42 Absatz 3.3 des Mehrwertsteuergesetzbuchs“ oder ein gleichwertiger Vermerk in französischer oder niederländischer Sprache angebracht wird.]

[Für Auftragnehmer, die ihren Sitz in Italien haben, gilt der Vertrag als Antrag auf Befreiung von der Umsatzsteuer (MwSt.), sofern auf der Rechnung/den Rechnungen des Auftragnehmers der Vermerk „Operazione non imponibile ai sensi dell'articolo 72, comma 3) paragrafo 3 del D.P.R. n. 633 del 26/10/1972 come modificato da ultimo dal D.L. n. 323 del 20/06/1996 convertito in Legge n. 425 dell'8/8/1996“ angebracht wird.

80

I.5.4 Finanzgarantie

Bei einer Vorfinanzierung von über 150 000 EUR (einhundertfünfzigtausend Euro) ist eine von einer Bank, einem zugelassenen Finanzinstitut oder einem Dritten zugunsten der Europäischen Kommission ausgestellte Finanzgarantie in Höhe des vorfinanzierten Betrags zu leisten (Anhang II.3.e).

ARTIKEL I.6 - BANKKONTO

Die Zahlungen erfolgen auf folgendes Euro-Konto des Auftragnehmers:

Name der Bank: [….zu ergänzen]Anschrift der kontoführenden Zweigstelle: [….zu ergänzen]Genaue Bezeichnung des Kontoinhabers: [….zu ergänzen]Vollständige Kontonummer einschließlich der Bankcodes: [….zu ergänzen]IBAN-Code des Kontos: [….zu ergänzen]

ARTIKEL I.7 – ALLGEMEINE VERWALTUNGSBESTIMMUNGEN

Alle Mitteilungen im Zusammenhang mit dem Vertrag haben zu ihrer Wirksamkeit schriftlich und unter Angabe der Vertragsnummer sowie der Nummer des Auftragsscheins bzw. des spezifischen Einzelvertrags zu erfolgen. Nicht eingeschriebene Schriftstücke gelten als zu dem Zeitpunkt bei der Kommission eingegangen, zu dem die unten angegebene zuständige Abteilung das jeweilige Schreiben registriert hat. Mitteilungen sind an folgende Anschrift zu richten:

An die Kommission:

Europäische KommissionGeneraldirektion "Justiz, Freiheit und Sicherheit"Direktion "Allgemeine Angelegenheiten"Referat " Information und Kommunikation "z.Hd. des ReferatsleitersBüro: LX 46 7/811049 BrüsselBelgien

An den Auftragnehmer:

Herrn/Frau […][Funktion][Firmenname][Vollständige Anschrift]

ARTIKEL I.8 – ANWENDBARES RECHT UND GERICHTSSTAND

I.8.1 Dieser Vertrag unterliegt dem materiellen Recht Belgiens.

81

I.8.2. Für alle Streitigkeiten zwischen den Vertragsparteien über die Auslegung oder Anwendung dieses Vertrags, die nicht gütlich beigelegt werden können, sind die Gerichte von Brüssel zuständig.

ARTIKEL I.9 - DATENSCHUTZ

Alle im Vertrag enthaltenen personenbezogenen Daten werden gemäß der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr bearbeitet. Die Bearbeitung dieser Daten erfolgt einzig und allein zum Zweck der Erfüllung, der Verwaltung und des ‚Follow-up’ des Vertrags durch die für die Verarbeitung verantwortliche Stelle der Generaldirektion "Justiz, Freiheit und Sicherheit" (GD JLS). Sie können jedoch den Stellen, die nach Maßgabe des Gemeinschaftsrechts Überwachungs- oder Überprüfungsaufgaben wahrnehmen, übermittelt werden. Der Auftragnehmer hat Zugang zu seinen persönlichen Daten und das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten zu fordern. Fragen in Zusammenhang mit der Bearbeitung der personenbezogenen Daten sind an die für die Verarbeitung verantwortliche Stelle der Generaldirektion "Justiz, Freiheit und Sicherheit" (GD JLS) zu richten. Der Auftragnehmer kann sich jederzeit an den Europäischen Datenschutzbeauftragen wenden: (http://www.cc.cec/dataprotectionofficer/).

ARTIKEL I.10 – KÜNDIGUNG DURCH EINE VERTRAGSPARTEI

Jede Vertragspartei kann den Vertrag unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von 2 Monaten nach eigenem Ermessen und ohne Schadensersatzpflicht kündigen. Kündigt die Kommission den Vertrag, hat der Auftragnehmer lediglich Anspruch auf eine anteilige Vergütung entsprechend den vor der Kündigung in Auftrag gegebenen Dienstleistungen. Bei Erhalt des Kündigungsschreibens hat der Auftragnehmer alle erforderlichen Maßnahmen zu treffen, um die Ausgaben möglichst gering zu halten, Schäden zu vermeiden und von ihm selbst eingegangene Verpflichtungen zu annullieren oder deren Umfang zu reduzieren. Er hat binnen 60 Tagen nach dem Wirksamwerden der Kündigung die in den Besonderen Bedingungen vorgesehenen Berichte und Unterlagen für die bis zum Wirksamwerden der Kündigung erbrachten Leistungen zu erstellen.

ARTIKEL I.11 – SONSTIGE BESONDERE BEDINGUNGEN

I.11.1 Vertragsstrafen

Erfüllt der Auftragnehmer seine vertraglichen Dienstleistungspflichten nicht binnen der in den Auftragsscheinen bzw. den spezifischen Einzelverträgen vorgesehenen Fristen oder handelt es sich bei der erbrachten Dienstleistung um einen Fall der Schlechterfüllung, so werden Vertragsstrafen gemäß den folgenden Modalitäten verhängt.

Im Fall der Nichteinhaltung der Fristen

wird eine Geldstrafe nach Maßgabe folgender Formel verhängt:

[0,5 % des Gesamtwertes der Dienstleistung] X [Anzahl der Werktage der Säumnis].

82

Insgesamt darf die Vertragsstrafe im Fall der Fristüberschreitung jedoch einen Höchstbetrag von 20 % des Auftragswertes gemäß Auftragsschein bzw. spezifischem Einzelvertrag nicht übersteigen. Diese Vertragsstrafen werden ohne vorherige Mahnung mit Eintritt der Säumnis fällig.

Im Fall der Schlechterfüllung

bei der Erbringung der Dienstleistungen kann die Europäische Kommission nach der zweiten Vorlage/Vorstellung die Ausführung des Auftragsscheins oder des spezifischen Einzelvertrags mit dem unzuverlässigen Auftragnehmer abbrechen und den zweiten Auftragnehmer auf der Liste mit dem Auftrag betrauen, danach gegebenenfalls und nach demselben Verfahren den dritten Auftragnehmer. In diesem Fall ist der unzuverlässige Auftragnehmer verpflichtet, sämtliche Zahlungen, die er in Ausführung des Auftragsscheins oder des spezifischen Einzelvertrags bereits erhalten hat, zurückzuzahlen.

I.11.2 Aussetzung der Auftragsvergabe

Die Europäische Kommission kann die Auftragsvergabe an den unzuverlässigen Auftragnehmer unter bestimmten Umständen aussetzen.

Hat ein Auftragnehmer Dienstleistungen mit einer Verspätung bezüglich der im Auftragsschein oder im spezifischen Einzelvertrag festgelegten Frist erbracht, die sich nachteilig auf die Ergebnisse der in Auftrag gegebenen Aktion auswirkt, und ist diese Verspätung nicht den Dienststellen der Europäischen Kommission anzulasten, oder wurde bei diesem Auftragnehmer mindestens zweimal eine Schlechterfüllung bezüglich der Ausführung eines Auftragsscheins oder eines spezifischen Einzelvertrags festgestellt, so kann die Europäische Kommission die Auftragsvergabe der nächsten drei Dienstleistungen an diesen Auftragnehmer ohne Weiteres mittels eingeschriebenen Briefes aussetzen. Dies bedeutet, dass der unzuverlässige Auftragnehmer für die nächsten drei Aufträge an das Ende der Kaskade gesetzt wird.

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II – ALLGEMEINE BEDINGUNGEN

ARTIKEL II.1 - VERTRAGSERFÜLLUNG

II.1.1 Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Vertrag fachgerecht auszuführen. Der Auftragnehmer allein haftet für die Einhaltung der ihm insbesondere auf Grund arbeits-, steuer- und sozialrechtlicher Bestimmungen obliegenden rechtlichen Verpflichtungen.

II.1.2 Der Auftragnehmer besorgt in eigener Verantwortung die Genehmigungen bzw. Lizenzen, die nach dem am Erfüllungsort geltenden Recht für die Vertragserfüllung erforderlich sind.

II.1.3 Unbeschadet von Artikel II.3 betrifft jede Bezugnahme auf die Mitarbeiter des Auftragnehmers in diesem Vertrag ausschließlich Personen, die an der Vertragserfüllung beteiligt sind.

II.1.4 Der Auftragnehmer setzt zur Vertragserfüllung ausschließlich Mitarbeiter ein, die die erforderlichen beruflichen Qualifikationen und Erfahrungen für die Ausführung des ihm erteilten Auftrags besitzen.

II.1.5 Der Auftragnehmer darf die Kommission weder vertreten noch durch sein Auftreten den Anschein erwecken, dies sei der Fall. Der Auftragnehmer stellt Dritten gegenüber klar, dass er nicht dem Europäischen Öffentlichen Dienst angehört.

II.1.6 Der Auftragnehmer allein haftet für das zur Auftragsausführung eingesetzte Personal.

Der Auftragnehmer regelt das Beschäftigungs- oder Dienstverhältnis zu seinen Mitarbeitern wie folgt:

Die Mitarbeiter, die den dem Auftragnehmer erteilten Auftrag ausführen, dürfen keine unmittelbaren Weisungen von der Kommission entgegennehmen,

Die Kommission fungiert in keinem Fall als Arbeitgeber der Mitarbeiter. Die Mitarbeiter können aus der vertraglichen Beziehung zwischen Kommission und Auftragnehmer keinerlei Rechte gegenüber der Kommission ableiten.

II.1.7 Bei Störungen oder Zwischenfällen infolge von Handlungen eines in den Räumlichkeiten der Kommission arbeitenden Mitarbeiters des Auftragnehmers, oder wenn die Erfahrung und/oder fachliche Befähigung eines Mitarbeiters des Auftragnehmers nicht dem aufgrund des Vertrags erforderlichen Profil entspricht, ersetzt der Auftragnehmer den betreffenden Mitarbeiter unverzüglich. Die Kommission kann mit entsprechender Begründung den Ersatz eines Mitarbeiters des Auftragnehmers verlangen. Das Ersatzpersonal muss über die erforderlichen Qualifikationen verfügen und in der Lage sein, den Vertrag unter denselben Bedingungen zu erfüllen. Der Auftragnehmer haftet für jede Verzögerung bei der

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Auftragsausführung, die sich daraus ergibt, dass ein Mitarbeiter nach Maßgabe dieses Artikels ersetzt wird

II.1.8 Wird die Auftragsausführung mittelbar oder unmittelbar durch unvorhergesehene Ereignisse, Handlungen oder Unterlassungen teilweise oder vollständig behindert, so hat der Auftragnehmer dies umgehend von sich aus festzustellen und der Kommission schriftlich zu melden. In der Meldung ist die Ursache zu beschreiben und anzugeben, wann das Problem eingetreten ist. Außerdem ist mitzuteilen, welche Abhilfemaßnahmen der Auftragnehmer ergriffen hat, um seinen vertraglichen Verpflichtungen in vollem Umfang nachzukommen. Der Auftragnehmer bemüht sich vorrangig um die Lösung des Problems und nicht um die Klärung der Haftungsfrage.

II.1.9 Erfüllt der Auftragnehmer seine vertraglichen Pflichten nicht nach Maßgabe des Vertrags, kann die Kommission - unbeschadet ihres Rechts, den Vertrag zu kündigen – im Verhältnis zum entstandenen Schaden Zahlungen kürzen oder bereits ausgezahlte Beträge zurückfordern. Außerdem kann die Kommission gemäß Artikel II.16 Vertragsstrafen verhängen oder einen pauschalierten Schadensersatz verlangen.

ARTIKEL II. 2 – HAFTUNG

II.2.1 Die Kommission kann nicht für Schäden haftbar gemacht werden, die dem Auftragnehmer bei der Vertragserfüllung entstehen, es sei denn diese Schäden sind auf ein vorsätzlich regelwidriges oder grob fahrlässiges Verhalten der Kommission zurückzuführen.

II.2.2 Der Auftragnehmer haftet für alle von ihm bei der Vertragserfüllung, einschließlich der im Rahmen der Erteilung von Unteraufträgen gemäß Artikel II.13 verursachten Verluste und Schäden. Die Kommission kann nicht für Handlungen oder Unterlassungen des Auftragnehmers bei der Vertragserfüllung haftbar gemacht werden.

II.2.3 Führt ein durch den Auftragnehmer bei der Ausführung des Vertrags verursachter Schaden dazu, dass ein Dritter gegen die Kommission vorgeht, Ansprüche gegen sie geltend macht oder ein Verfahren gegen sie anstrengt, so ersetzt der Auftragnehmer der Kommission den hieraus entstehenden Schaden.

II.2.4 Erhebt ein Dritter im Zusammenhang mit der Vertragserfüllung Klage gegen die Kommission, leistet der Auftragnehmer der Kommission Beistand. Die Kommission kann gegebenenfalls die dem Auftragnehmer dadurch entstehenden Kosten tragen.

II.2.5 Der Auftragnehmer schließt die nach dem maßgeblichen Recht erforderlichen Versicherungen zur Deckung von Risiken und Schäden bei der Vertragserfüllung ab. Er schließt eine angemessene, den Gepflogenheiten in seinem Wirtschaftszweig entsprechende Zusatzversicherung ab. Der Kommission erhält auf Wunsch eine Kopie der jeweiligen Versicherungspolicen.

ARTIKEL II.3 - INTERESSENKONFLIKT

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II.3.1 Der Auftragnehmer trifft alle nötigen Vorkehrungen, um eine Situation zu vermeiden, die eine unparteiische und objektive Vertragserfüllung beeinträchtigen könnte. Ein derartiger Interessenkonflikt kann sich insbesondere aus einem wirtschaftlichen Interesse, politischer Affinität oder nationalen Bindungen, familiären oder freundschaftlichen Beziehungen sowie sonstigen Bindungen oder Interessengemeinschaften ergeben. Entstehen im Zuge der Vertragserfüllung Interessenkonflikte, so sind diese der Kommission unverzüglich schriftlich mitzuteilen. Der Auftragnehmer trifft alle nötigen Vorkehrungen, um diese Interessenkonflikte zu beenden.Die Kommission behält sich vor, die in diesem Zusammenhang getroffenen Maßnahmen des Auftragnehmers auf ihre Angemessenheit hin zu prüfen und erforderlichenfalls zusätzliche Maßnahmen zu verlangen, für deren Durchführung sie eine Frist setzt. Der Auftragnehmer trägt dafür Sorge, dass Mitarbeiter und Geschäftsleitung nicht in eine Situation geraten, die zu einem Interessenkonflikt führen könnte. Unbeschadet von Artikel II.1 ersetzt der Auftragnehmer umgehend und ohne jegliche Entschädigung durch die Kommission jeden Mitarbeiter, der sich in einer derartigen Situation befindet.

II.3.2 Der Auftragnehmer meidet Kontakte, die seine Unabhängigkeit beeinträchtigen könnten.

II.3.3 Der Auftragnehmer erklärt, dass

er keine Angebote gleich welcher Art gemacht hat und auch in Zukunft nicht machen wird, aus denen sich ein Vorteil im Rahmen dieses Vertrags ableiten lässt;

er weder mittelbar noch unmittelbar als Anreiz oder Entgelt für die Vergabe des Auftrags oder seine Erfüllung finanzielle Vorteile oder eine Sachleistung gewährt, erhalten, zu erhalten versucht oder angenommen hat, die als rechtswidriges Verhalten oder Bestechung bzw. Bestechlichkeit anzusehen sind, und dies auch in Zukunft nicht tun wird.

II.3.4 Der Auftragnehmer gibt schriftlich alle einschlägigen Verpflichtungen an seine Mitarbeiter, die Geschäftsleitung sowie die an der Vertragserfüllung beteiligten Dritten weiter. Er übermittelt der Kommission auf ihren Wunsch eine Kopie der Weisungen und eingegangenen Verpflichtungen.

ARTIKEL II. 4 – FAKTURIERUNG UND ZAHLUNGEN

II.4.1 Vorfinanzierung

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Ist in Artikel I.5.1 eine Sicherheitsleistung vorgesehen, leistet der Auftragnehmer zur Deckung der vertraglich vorgesehenen Vorfinanzierung eine von einer Bank oder einen zugelassenen Finanzinstitut (dem Bürgen) gestellte Bankbürgschaft oder gleichwertige Sicherheit in Höhe des in vorgenanntem Artikel angegebenen Betrags. Diese Sicherheit kann auch in Form einer selbstschuldnerischen Bürgschaft eines Dritten gestellt werden.

Auf Verlangen der Kommission zahlt ihr der Bürge einen Betrag in Höhe der Zahlungen, die von der Kommission an den Auftragnehmer geleistet wurden, für die dieser aber noch keine entsprechende Gegenleistung erbracht hat.

Der Bürge leistet auf erste Anforderung und verzichtet gegenüber der Kommission auf die Einrede der Vorausklage gegen den Hauptschuldner (den Auftragnehmer).

In der Bürgschaftserklärung ist festzulegen, dass sie spätestens ab dem Tag gilt, an dem der Auftragnehmer die Vorfinanzierung erhält. Die Kommission befreit den Bürgen von seinen Verpflichtungen, sobald der Auftragnehmer nachweist, dass er die der Vorfinanzierung entsprechenden Leistungen erbracht hat. Die Sicherheit wird zurückbehalten, bis die Vorfinanzierung mit den Zwischenzahlungen oder dem Restbetrag verrechnet worden ist. Sie wird in dem darauf folgenden Monat freigegeben. Die Kosten für diese Sicherheitsleistung sind vom Auftragnehmer zu tragen.

II.4.2 Zwischenzahlungen

Nach Ablauf der Fristen in Anhang II.3.a übermittelt der Auftragnehmer der Kommission einen förmlichen Zahlungsantrag, dem er nach Maßgabe der Besonderen Bedingungen folgende Unterlagen beifügt:

einen Zwischenbericht über die technische Durchführung, der entsprechend den Anweisungen in Anhang II.3.a erstellt wird;

die betreffenden Rechnungen, auf denen die Nummer des Vertrags und des jeweiligen Auftragsscheins bzw. des spezifischen Einzelvertrags angegeben ist, dem sie zuzuordnen sind;

eine Aufstellung der nach Artikel II.7 erstattungsfähigen Ausgaben.

Ist die Vorlage des Berichts Zahlungsvoraussetzung, verfügt die Kommission ab seinem Eingang über die in den Besonderen Bedingungen genannte Frist, um

den Bericht zu genehmigen, wobei sie gegebenenfalls Bemerkungen bzw. Vorbehalte anbringen oder diese Frist aussetzen und zusätzliche Informationen anfordern kann, oder

den Bericht abzulehnen und einen neuen Bericht zu verlangen.

Äußert sich die Kommission binnen dieser Frist nicht, so gilt der Bericht als genehmigt. Mit der Genehmigung des Berichts wird weder dessen Ordnungsmäßigkeit noch die Echtheit, Vollständigkeit und Richtigkeit der darin enthaltenen Erklärungen und Informationen bestätigt.

Verlangt die Kommission einen neuen Bericht, weil sie den zunächst vorgelegten Bericht ablehnt, ist ihr der neue Bericht innerhalb der in den Besonderen

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Bedingungen genannten Frist zu übermitteln. Die oben genannten Bestimmungen finden auch auf den neuen Bericht Anwendung.

II.4.3 Zahlung des Restbetrags

Binnen sechzig Tagen nach Abschluss der im jeweiligen Auftrag oder spezifischen Einzelvertrag aufgeführten Leistungen übermittelt der Auftragnehmer der Kommission einen förmlichen Zahlungsantrag, dem er nach Maßgabe der Besonderen Bedingungen folgende Unterlagen beifügt:

den Abschlussbericht über die technische Durchführung, der entsprechend den Anweisungen in Anhang II.3.a erstellt wird;

die betreffenden Rechnungen, auf denen die Nummer des Vertrags und des jeweiligen Auftrags oder des spezifischen Einzelvertrags angegeben ist, dem sie zuzuordnen sind;

eine Aufstellung der nach Artikel II.7 erstattungsfähigen Ausgaben.

Ist die Vorlage des Berichts Zahlungsvoraussetzung, verfügt die Kommission ab seinem Eingang über die in den Besonderen Bedingungen genannte Frist, um

den Bericht zu genehmigen, wobei sie gegebenenfalls Bemerkungen bzw. Vorbehalte anbringen oder diese Frist aussetzen und zusätzliche Informationen anfordern kann, oder

den Bericht abzulehnen und einen neuen Bericht zu verlangen.

Äußert sich die Kommission binnen dieser Frist nicht, so gilt der Bericht als genehmigt. Mit der Genehmigung des Berichts wird weder dessen Ordnungsmäßigkeit noch die Echtheit, Vollständigkeit und Richtigkeit der darin enthaltenen Erklärungen und Informationen bestätigt.

Verlangt die Kommission einen neuen Bericht, weil sie den zunächst vorgelegten Bericht ablehnt, ist ihr der neue Bericht innerhalb der in den Besonderen Bedingungen genannten Frist zu übermitteln. Die oben genannten Bestimmungen finden auch auf den neuen Bericht Anwendung

ARTIKEL II.5 – ZAHLUNGEN – ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN

II.5.1 Eine Zahlung gilt als an dem Tag geleistet, an dem das Bankkonto der Kommission belastet wird.

II.5.2 Die Kommission kann die Zahlungsfristen in Artikel I.5 jederzeit aussetzen, sofern sie dem Auftragnehmer mitteilt, dass sie seinem Zahlungsantrag nicht stattgeben kann, weil die Zahlung nicht fällig ist oder die erforderlichen Belege nicht ordnungsgemäß beigefügt sind. Bezweifelt die Kommission die Erstattungsfähigkeit der im Zahlungsantrag angegebenen Ausgaben, kann sie die Zahlungsfrist aussetzen, um weitere Überprüfungen, insbesondere Kontrollen vor Ort, vorzunehmen und sich vor Leistung der Zahlung von der Erstattungsfähigkeit der Ausgaben zu überzeugen.

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Die Kommission benachrichtigt den Auftragnehmer davon durch Einschreiben mit Rückschein oder auf gleichwertige Art. Die Aussetzung ist ab dem Tag wirksam, an dem die Kommission diese Mitteilung absendet. Die in Artikel I.5 genannte Frist läuft weiter, sobald die Aussetzung aufgehoben ist.

II.5.3 Bei verspäteter Zahlung kann der Auftragnehmer binnen zwei Monaten nach Eingang der Zahlung Verzugszinsen fordern. Diese werden berechnet zu dem von der Europäischen Zentralbank für ihre jüngsten Hauptrefinanzierungsgeschäfte zugrunde gelegten Zinssatz („Referenzzinssatz“) zuzüglich sieben Prozentpunkten („Marge“). Maßgeblich ist der am ersten Kalendertag des Fälligkeitsmonats geltende Referenzzinssatz, der im Amtsblatt der Europäischen Union, Reihe C, veröffentlicht wird. Die Verzugszinsen fallen an für den Zeitraum ab dem ersten Kalendertag nach Ablauf der Zahlungsfrist bis zu dem Kalendertag, an dem die Zahlung erfolgt. Die Aussetzung der Zahlung durch die Kommission gilt nicht als Zahlungsverzug.

ARTIKEL II. 6 – RÜCKFORDERUNG

II.6.1 Wurde dem Auftragnehmer mehr ausgezahlt als im Vertrag vorgesehen, oder ist eine Rückforderung nach Maßgabe des Vertrags gerechtfertigt, so zahlt der Auftragnehmer die betreffenden Beträge in Euro entsprechend den von der Kommission festgelegten Modalitäten und Fristen zurück, nachdem er eine entsprechende Zahlungsaufforderung erhalten hat.

II.6.2 Kommt der Empfänger der Zahlungsaufforderung binnen der darin gesetzten Frist nicht nach, so werden Verzugszinsen zu dem in Artikel II.5.3 genannten Zinssatz fällig. Die Zinsen fallen an für den Zeitraum ab dem ersten Kalendertag nach Ablauf der Zahlungsfrist bis zu dem Kalendertag, an dem der geschuldete Betrag vollständig zurückgezahlt ist.

II.6.3 Die Einziehung der der Kommission geschuldeten Beträge kann, wenn es sich dabei um Forderungen handelt, die auf einen Geldbetrag lauten, fällig und einredefrei sind, nach Unterrichtung des Auftragnehmers durch Aufrechnung mit den Forderungen des Auftragnehmers gegen die Gemeinschaften erfolgen, wenn diese ebenfalls auf einen Geldbetrag lauten, fällig und einredefrei sind. Wurde eine Sicherheit geleistet, so kann die Kommission auch die Sicherheit einbehalten.

ARTIKEL II. 7 – ERSTATTUNGEN

II.7.1 Soweit in den Besonderen Bedingungen oder in Anhang II.3.a vorgesehen, erstattet die Kommission die Ausgaben, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der Auftragsausführung stehen, gegen Vorlage der Originalbelege, insbesondere von Quittungen und benutzten Fahrkarten.

II.7.2 Etwaige Reise- und Aufenthaltskosten werden auf der Grundlage der kürzesten Reisestrecke erstattet.

II.7.3 Reisekosten werden wie folgt erstattet:

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a) Flugreisen bis zu dem am Tag der Reservierung geltenden Höchstpreis für den Flug in der Touristenklasse;

b) Schiffsreisen oder Einsenbahnfahrten bis zum Höchstpreis für eine Reise erster Klasse;

c) Fahrten mit dem PKW zum Preis einer Eisenbahnfahrt erster Klasse für dieselbe Strecke am selben Tag;

d) Reisen an einen Ort außerhalb der Gemeinschaft nach Maßgabe der allgemeinen Bedingungen dieses Artikels, sofern die Kommission der Reise vorab schriftlich zugestimmt hat.

II.7.4 Aufenthaltskosten werden auf der Grundlage eines Tagegeldes wie folgt erstattet:a) Für Reisen über eine Entfernung von bis zu 200 km (Hin- und Rückfahrt) wird

kein Tagegeld gezahlt.b) Tagegeld wird ausschließlich auf Vorlage eines Nachweises gezahlt, in dem

die Anwesenheit der betreffenden Person am Bestimmungsort bestätigt wird.c) Mit dem Tagegeld werden pauschal alle Aufenthaltskosten, einschließlich

Unterbringung, Mahlzeiten, Beförderung vor Ort, Versicherungen und Spesen, abgegolten.

d) Falls Anspruch auf Tagegeld besteht, wird der in Artikel I.3. genannte Betrag zugrunde gelegt.

II.7.5 Die Kosten für den Versand von unbegleiteten Ausrüstungsgegenständen und Gepäckstücken werden nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung der Kommission erstattet.

ARTIKEL II. 8 – EIGENTUMSRECHTE AN DEN ERGEBNISSEN – GEISTIGES UND GEWERBLICHES EIGENTUM

Mit Ausnahme etwaiger bereits vor Vertragsabschluss bestehender Rechte sind sämtliche Ergebnisse und Rechte, einschließlich der Urheberrechte und sonstigen Rechte am geistigen oder gewerblichen Eigentum, die im Zuge der Vertragserfüllung erzielt bzw. erworben werden, Eigentum der Gemeinschaft, die ohne geografische oder sonstige Beschränkungen frei über deren Verwendung, Veröffentlichung, Abtretung und Übertragung an Dritte entscheiden kann.

ARTIKEL II. 9 – GEHEIMHALTUNGSPFLICHT

II.9.1. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, Informationen und Unterlagen im Zusammenhang mit der Vertragserfüllung streng vertraulich zu behandeln und weder anderweitig zu verwenden noch an Dritte weiterzugeben. Diese Verpflichtung besteht auch nach Abschluss der Leistungen fort.

II.9.2. Die Mitarbeiter und die Geschäftsleitung des Auftragnehmers verpflichten sich ihm gegenüber, dass sie über sämtliche Informationen, von denen sie bei der Ausführung der Leistungen direkt oder indirekt Kenntnis erhalten, Stillschweigen bewahren und keine Unterlagen oder sonstige, nicht für die Öffentlichkeit bestimmte Informationen an Dritte weitergeben oder zu ihrem eigenen Vorteil

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bzw. zum Vorteil Dritter verwenden, und zwar auch nicht nach Abschluss der Leistungen.

ARTIKEL II.10 – NUTZUNG, VERBREITUNG UND VERÖFFENTLICHUNG VON INFORMATIONEN

II.10.1 Der Auftragnehmer gestattet der Kommission, alle im Vertrag enthaltenen oder damit zusammenhängenden Informationen zu verarbeiten, zu nutzen und in Medien und sonstigen Informationsquellen zu Zwecken jedweder Art zu verbreiten und zu veröffentlichen. Dies gilt insbesondere für die Identität des Auftragnehmers, den Gegenstand und die Laufzeit des Vertrags, ihren eigenen Finanzierungsbeitrag sowie die erstellten Berichte. Im Falle personenbezogener Daten findet Artikel I.9 Anwendung.

II.10.2 Vorbehaltlich anders lautender Bestimmungen in den Besonderen Bedingungen ist die Kommission nicht verpflichtet, die in Erfüllung des Vertrags vorgelegten Unterlagen oder Informationen zu verbreiten oder zu veröffentlichen. Entscheidet sie sich gegen eine Veröffentlichung, so kann der Auftragnehmer die Unterlagen oder Informationen nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung der Kommission anderweitig verbreiten oder veröffentlichen lassen.

II.10.3 Der Auftragnehmer darf mit dem Vertrag zusammenhängende Informationen nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung der Kommission verbreiten oder veröffentlichen; dabei ist der von der Gemeinschaft gezahlte Finanzierungsbetrag anzugeben. Ferner ist darauf hinzuweisen, dass die geäußerten Auffassungen ausschließlich die Meinung des Auftragnehmers und nicht den offiziellen Standpunkt der Kommission wiedergeben.

II.10.4 Der Auftragnehmer darf Informationen, von denen er im Zuge der Vertragserfüllung Kenntnis erhält, zu anderen Zwecken als der Vertragserfüllung nur nach vorheriger ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung der Kommission verwenden.

ARTIKEL II. 11 – STEUERLICHE BESTIMMUNGEN

II.11.1 Der Auftragnehmer trägt die alleinige Verantwortung für die Einhaltung des anwendbaren nationalen Steuerrechts. Jeder Verstoß hat die Ungültigkeit der vorgelegten Rechnungen zur Folge.

II.11.2 Dem Auftragnehmer ist bekannt, dass die Kommission gemäß Artikel 3 und Artikel 4 des Protokolls über die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen Gemeinschaften grundsätzlich von allen Zöllen, Steuern und Abgaben und damit auch von der Umsatzsteuer (USt.) befreit ist.

II.11.3 Der Auftragnehmer unternimmt alle behördlichen Schritte, um sicherzustellen, dass die zur Vertragserfüllung benötigten Waren und Dienstleistungen von allen Steuern und Abgaben, einschließlich der Umsatzsteuer (USt.), befreit sind.

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II.11.4 In den Rechnungen des Auftragnehmers sind der umsatzsteuerliche Ort der Leistung sowie – jeweils gesondert - die Beträge ohne und mit Umsatzsteuer (USt.) anzugeben.

ARTIKEL II. 12 – HÖHERE GEWALT

II.12.1 Unter "höherer Gewalt" sind unvorhersehbare und außergewöhnliche, trotz der gebotenen Sorgfalt unabwendbare Situationen oder Ereignisse zu verstehen, die unabhängig vom Willen der Vertragsparteien eintreten, nicht auf einem Fehler oder einer Fahrlässigkeit einer Vertragspartei oder eines Unterauftragnehmers beruhen und eine der Vertragsparteien daran hindern, eine ihrer vertraglichen Pflichten zu erfüllen. Fehler an Material oder Ausrüstungsgegenständen sowie Verzögerungen bei deren Bereitstellung, Arbeitskonflikte, Streiks oder finanzielle Schwierigkeiten können nur dann als höhere Gewalt geltend gemacht werden, wenn sie unmittelbar Folge eines anerkannten Falls höherer Gewalt sind.

II.12.2 Sieht sich eine der Vertragsparteien mit höherer Gewalt konfrontiert, so unterrichtet sie unbeschadet von Artikel II.1.8 die andere Vertragspartei hiervon unverzüglich durch Einschreiben mit Rückschein oder ein gleichwertiges Schriftstück, wobei sie Art, voraussichtliche Dauer und vorhersehbare Folgen des betreffenden Ereignisses angibt.

II.12.3 Es wird keiner Vertragspartei als Verstoß gegen die Pflichten aus dem Vertrag ausgelegt, wenn sie durch höhere Gewalt an der Erfüllung dieser Pflichten gehindert ist. Kann der Auftragnehmer infolge höherer Gewalt seine vertraglichen Pflichten nicht erfüllen, so hat er lediglich Anspruch auf Bezahlung der tatsächlich erbrachten Leistungen.

II.12.4 Die Vertragsparteien ergreifen alle erforderlichen Maßnahmen, um etwaige Schäden möglichst gering zu halten.

ARTIKEL II. 13 - UNTERAUFTRÄGE

II.13.1 Der Auftragnehmer darf ohne vorherige schriftliche Zustimmung der Kommission weder Unteraufträge vergeben noch den Vertrag de facto von einem Dritten erfüllen lassen.

II.13.2 Die Zustimmung der Kommission zur Vergabe von Unteraufträgen entbindet den Auftragnehmer nicht von seinen vertraglichen Pflichten ihr gegenüber. Er allein haftet für die ordnungsgemäße Erfüllung des Vertrags.

II.13.3 Der Auftragnehmer trägt dafür Sorge, dass die Unterauftragsvergabe nicht die Rechte und Sicherheiten beeinträchtigt, die der Kommission aus dem Vertrag, insbesondere nach Artikel II.17, zustehen.

ARTIKEL II. 14 – ABTRETUNG

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II.14.1 Der Auftragnehmer darf seine Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag nicht ohne vorherige schriftliche Zustimmung der Kommission ganz oder teilweise an Dritte abtreten.

II.14.2 Erfolgt die Abtretung ohne die Zustimmung gemäß Absatz 1 oder unter Missachtung der an eine Zustimmung geknüpften Auflagen, so kann sie der Kommission nicht entgegengehalten werden und ist ihr gegenüber unwirksam.

ARTIKEL II. 15 – KÜNDIGUNG DURCH DIE KOMMISSION

II.15.1 Die Kommission kann diesen Vertrag, einen noch nicht erledigten Auftrag oder einen spezifischen Einzelvertrag kündigen, wenn

(a) wenn der Auftragnehmer sich im Insolvenzverfahren, in Liquidation oder im gerichtlichen Vergleichsverfahren befindet oder seine gewerbliche Tätigkeit eingestellt hat oder sich aufgrund eines in den einzelstaatlichen Rechts- und Verwaltungsvorschriften vorgesehenen gleichartigen Verfahrens in einer vergleichbaren Lage befindet;

(b) der Auftragnehmer aufgrund eines rechtskräftigen Urteils aus Gründen bestraft worden ist, die seine berufliche Zuverlässigkeit infrage stellen;

(c) der Auftragnehmer im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit eine schwere Verfehlung begangen hat, welche die Kommission nachweislich festgestellt hat;

(d) der Auftragnehmer seiner Pflicht zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen, Steuern oder sonstigen Abgaben nach den Rechtsvorschriften des Landes seiner Niederlassung, des Landes des öffentlichen Auftraggebers oder des Landes der Auftragserfüllung nicht nachgekommen ist;

(e) die Kommission den Auftragnehmer ernsthaft des Betrugs, der Korruption oder der Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung oder einer anderen rechtswidrigen, gegen die finanziellen Interessen der Gemeinschaften gerichteten Handlung verdächtigt;

(f) der Auftragnehmer seinen Verpflichtungen nach Artikel II.3 nicht nachkommt;

(g) der Auftragnehmer im Zuge der Mitteilung der von der Kommission für die Teilnahme an der Ausschreibung verlangten Auskünfte falsche Erklärungen abgegeben hat oder die verlangten Auskünfte nicht erteilt hat;

(h) durch rechtliche, finanzielle, technische oder organisatorische Änderungen beim Auftragnehmer die Vertragserfüllung nach Auffassung der Kommission unter Umständen wesentlich beeinträchtigt wird;

(i) die Auftragsausführung nicht tatsächlich binnen fünfzehn Tagen nach dem dafür vorgesehenen Datum begonnen wurde und der vom Auftragnehmer gegebenenfalls vorgeschlagene neue Termin von der Kommission nicht akzeptiert wird;

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(j) der Auftragnehmer aus einem von ihm zu vertretenden Grund eine der zur Vertragserfüllung erforderlichen Genehmigungen nicht erhält;

(k) der Auftragnehmer seine vertraglichen Pflichten fortgesetzt in schwerwiegender Weise verletzt, obwohl er mit förmlichem Schreiben über den ihm vorgeworfenen Tatbestand unterrichtet und ihm eine mit Erhalt der förmlichen Mitteilung anlaufende angemessene Frist gesetzt wurde, um Abhilfe zu schaffen.

II.15.2 In einem Fall höherer Gewalt, der gemäß Artikel II.12 mitgeteilt wird, kann jede Vertragspartei den Vertrag kündigen, wenn die Vertragserfüllung nicht für mindestens ein Fünftel des in Artikel I.2.3 festgelegten Zeitraums gewährleistet werden kann.

II.15.3 Vor einer Kündigung gemäß den Buchstaben e), h) oder k) erhält der Auftragnehmer Gelegenheit zur Stellungnahme. Die Kündigung wird an dem Tag wirksam, an dem der Auftragnehmer das Kündigungsschreiben per Einschreiben mit Rückschein erhält, bzw. an dem Tag, der im Kündigungsschreiben angegeben ist.

II.15.4 Rechtswirkungen der Kündigung

Kündigt die Kommission den Vertrag, einen noch nicht erledigten Auftrag oder einen spezifischen Einzelvertrag nach Maßgabe dieses Artikels und unbeschadet aller anderen in diesem Vertrag vorgesehenen Maßnahmen, so verzichtet der Auftragnehmer auf jegliche Forderung bezüglich des daraus entstandenen Schadens, einschließlich des wegen der nicht abgeschlossenen Arbeiten entgangenen Gewinns. Ab Erhalt des Kündigungsschreibens trifft der Auftragnehmer alle erforderlichen Maßnahmen, um die Ausgaben so gering wie möglich zu halten, Schäden zu vermeiden und seine Vertragsverhältnisse mit Dritten rückgängig zu machen oder so weit wie möglich zu lösen. Er erstellt binnen sechzig Tagen nach Wirksamwerden der Kündigung die in den Besonderen Bedingungen vorgesehenen Berichte und Unterlagen für die bis zum Wirksamwerden der Kündigung erbrachten Leistungen.

Die Kommission kann für erlittenen Schaden Schadenersatz fordern und die im Rahmen des Vertrags bereits an den Auftragnehmer gezahlten Beträge zurückfordern.

Nach der Kündigung kann die Kommission einen anderen Auftragnehmer damit beauftragen, den Auftrag auszuführen bzw. zu Ende zu führen. Unbeschadet aller sonstigen Rechte und Ansprüche, die ihr aus diesem Vertrag erwachsen, kann sie vom Auftragnehmer die Übernahme aller dadurch entstehenden zusätzlichen Kosten verlangen.

ARTIKEL II.16 – PAUSCHALIERTER SCHADENSERSATZ

Unbeschadet der tatsächlichen oder potenziellen Haftung des Auftragnehmers aufgrund des Vertrags sowie des Kündigungsrechts der Kommission kann die Kommission entscheiden, vom Auftragnehmer bei nicht fristgerechter Erfüllung seiner vertraglichen Verpflichtungen einen pauschalierten Schadensersatz zu verlangen, der sich pro

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Kalendertag seines Verzugs auf 0,2% des betreffenden Auftragswertes beläuft. Der Auftragnehmer kann gegen die betreffende Entscheidung binnen dreißig Tagen nach dem Tag, an dem ihm diese Entscheidung per Einschreiben mit Rückschein oder durch ein gleichwertiges Schriftstück zugestellt wurde, Einwände erheben. Äußert sich der Auftragnehmer binnen dieser Frist nicht oder nimmt die Kommission ihre Entscheidung binnen dreißig Tagen nach Erhalt seiner Stellungnahme nicht schriftlich zurück, ist der pauschalierte Schadensersatz vollstreckbar. Der pauschalierte Schadensersatz wird nicht gefordert, wenn vorgesehen ist, dass für den Fall des Leistungsverzugs Zinsen zu zahlen sind. Die Kommission und der Auftragnehmer erkennen ausdrücklich an, dass die gemäß diesem Artikel zu zahlenden Beträge einen pauschalierten Schadensersatz und keine Vertragsstrafe darstellen und ein angemessener Ausgleich für die Verluste sind, die erfahrungsgemäß aus einer solchen Vertragsverletzung erwachsen können.

ARTIKEL II.17 – KONTROLLEN UND PRÜFUNGEN

II.17.1 Gemäß Artikel 142 der Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften ist der Rechnungshof befugt, die Unterlagen im Besitz von natürlichen oder juristischen Personen, die Mittel aus dem Haushalt der Europäischen Gemeinschaften erhalten, vom Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung an und bis zu fünf Jahren nach Zahlung des Restbetrags für die letzterbrachte vertragliche Leistung zu prüfen.

II.17.2 Die Kommission oder eine externe Stelle ihrer Wahl haben vom Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung an und bis zu fünf Jahren nach Zahlung des Restbetrags für die letzterbrachte vertragliche Leistung in Bezug auf Kontrollen und Rechnungsprüfungen im Zusammenhang mit der Erfüllung der vertraglichen Pflichten die gleichen Rechte wie der Europäische Rechnungshof.

II.17.3 Darüber hinaus kann das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung gemäß der Verordnung (Euratom, EG) Nr.2185/96 des Rates und der Verordnung (EG) Nr.1073/1999 des Europäischen Parlaments und des Rates vom Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung an und bis zu fünf Jahren nach Zahlung des Restbetrags für die letzterbrachte vertragliche Leistung Kontrollen und Prüfungen vor Ort vornehmen.

ARTIKEL II. 18 - VERTRAGSÄNDERUNGEN

Zur Änderung des Vertrags bedarf es einer schriftlichen Vereinbarung zwischen den Vertragsparteien. Diesbezügliche mündliche Absprachen sind für die Vertragsparteien nicht bindend. Auftragsscheine und spezifische Einzelverträge gelten nicht als Vertragsänderung.

ARTIKEL II.19 – AUSSETZUNG DES VERTRAGS

Die Kommission kann unbeschadet ihres Kündigungsrechts jederzeit und aus jedwedem Grund die Ausführung des Vertrags, laufender Aufträge bzw. spezifischer Einzelverträge ganz oder teilweise aussetzen. Die Aussetzung ist ab dem Tag, an dem diese Entscheidung dem Auftragnehmer per Einschreiben mit Rückschein oder auf gleichwertige Art mitgeteilt wird, bzw. ab einem späteren in der Mitteilung genannten Zeitpunkt wirksam. Die Kommission kann den Auftragnehmer danach jederzeit

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auffordern, die ausgesetzte Auftragsausführung wieder aufzunehmen. Der Auftragnehmer hat im Falle der Aussetzung des Vertrags, eines Auftrags bzw. eines spezifischen Einzelvertrags oder eines Teils davon keinen Anspruch auf Schadensersatz.

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UNTERSCHRIFTEN

Für den Auftragnehmer:

[Firma/Vorname/Name/Funktion]

Unterschrift[en]: _______________________

Für die Kommission,

Tung-Laï MARGUEDirektor

Unterschrift:_____________________

Brüssel, den [……Datum] Brüssel, den [……Datum]

In zweifacher Ausfertigung in deutscher Sprache.

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ANHANG II.3.a: Leistungsbeschreibung

Anhang II.3.a des Rahmenvertrags enthält die Leistungsbeschreibung und ist dieser Aufforderung zur Abgabe von Angeboten ebenfalls beigefügt.

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ANHANG II.3.b: Angebot des Auftragnehmers (einschließlich Preisverzeichnis)

Anhang II.3.b des Rahmenvertrags enthält das Angebot des Zuschlagsempfängers.

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ANHANG II.3.c: Entwurf des spezifischen Einzelvertrags

Spezifischer Einzelvertrag Nr. […] zur Durchführung des Rahmenvertrags Nr. [...]

Die Europäische Gemeinschaft (nachstehend „die Gemeinschaft“), vertreten durch die Kommission der Europäischen Gemeinschaften (nachstehend „die Kommission“), die zur Unterzeichnung dieses Vertrages vertreten wird durch

Herrn Tung-Laï MARGUEDirektorGeneraldirektion "Justiz, Freiheit und Sicherheit"Direktion A: "Allgemeine Angelegenheiten"

einerseits

und

[vollständige Bezeichnung des Auftragnehmers]

[Rechtsform]

[Nummer der Eintragung in das Berufsregister]

[vollständige Geschäftsanschrift]

[Umsatzsteuer-Identifikationsnummer]

(nachstehend "der Auftragnehmer"), der zur Unterzeichnung dieses Vertrags vertreten wird durch

[Name, Vorname und Funktion]

andererseits,

100

VEREINBAREN

Artikel 1: Präambel

1. Mit Datum vom [……Datum] haben die Europäische Kommission und der Auftragnehmer den Rahmenvertrag Nr. [……zu ergänzen] über Dienstleistungen im Bereich Information und Kommunikation unterzeichnet. Mit seiner Unterzeichnung durch die Vertragsparteien wird der vorliegende spezifische Einzelvertrag Bestandteil dieses Rahmenvertrags.

[Falls zutreffend:

2. Mit Datum vom [……Datum] haben die Europäische Kommission und der Auftragnehmer eine Zusatzvereinbarung zum Rahmenvertrag Nr. [……zu ergänzen] unterzeichnet, mit der die Laufzeit dieses Rahmenvertrags um einen Zeitraum von 12 Monaten verlängert wird.]

[Falls zutreffend:

3. Mit Datum vom [……Datum] haben die Europäische Kommission und der Auftragnehmer eine Zusatzvereinbarung zum Rahmenvertrag Nr. [……zu ergänzen] unterzeichnet, mit der im Einzelnen geregelt wird, dass [……zu ergänzen].]

4. Alle Klauseln und Bestimmungen des Rahmenvertrags, die durch die Bestimmungen dieses spezifischen Einzelvertrags weder abgeändert noch für ungültig erklärt werden, finden auf diesen unmittelbar und in vollem Umfang Anwendung.

5. Dieser spezifische Einzelvertrag erstreckt sich auf Los [……zu ergänzen] und basiert auf dem spezifischen Angebot des Auftragnehmers vom [……Datum].

Artikel 2: Vertragsgegenstand

1. Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur Erfüllung der in der schriftlichen Anfrage der Kommission (Anmeldung zum Leistungsbezug, Anhang II.3.a) beschriebenen Aufgaben, auf die der Auftragnehmer dann in seinem spezifischen Angebot (Anhang II.3.b) Bezug genommen hat, und zwar zu den im Rahmenvertrag und in diesem spezifischen Einzelvertrag sowie in ihren Anhängen - die Bestandteile dieser Verträge sind - festgelegten Vertragsbedingungen.

2. Gegenstand dieses spezifischen Einzelvertrags ist der/die/das [……kurze Beschreibung des Vertragszwecks].

Artikel 3: Laufzeit

1. Dieser spezifische Einzelvertrag tritt am Tag seiner Unterzeichnung durch die zuletzt unterzeichnende Partei in Kraft.

2. Die Auftragsausführung darf [Tage/Monate] nicht überschreiten. Die Auftragsausführung beginnt am Tag des Inkrafttretens dieses spezifischen Einzelvertrags. Die Frist für die Auftragsausführung darf nur überschritten werden, wenn die Parteien dies vor Fristablauf schriftlich vereinbaren.

101

[Falls zutreffend:

Artikel 4: Berichte und Unterlagen

Über die vom Auftragnehmer in Erfüllung dieses spezifischen Einzelvertrags wahrgenommenen Aufgaben sind der Europäischen Kommission Berichte vorzulegen, die gemäß den Bestimmungen in Anhang II.3.a zu erstellen sind.]

[Falls zutreffend:

Artikel 4: Abnahme der Arbeiten

1. Sobald die Dienstleistungen zum Pauschalbetrag erbracht sind, stellt die Europäische Kommission ein Abnahmeprotokoll aus, in dem das Datum der Abnahme der Leistung anzugeben und jeglicher etwaige Vorbehalt gegen die erbrachten Dienstleistungen zu vermerken ist.

2. Enthalten die gelieferten Unterlagen Fehler bzw. Irrtümer, teilt die Kommission dem Auftragnehmer die erkannten Probleme mit und fordert ihn dazu auf, ihr eine berichtigte Fassung vorzulegen.]

Artikel 5: Fakturierung und Zahlungen

1. Die Europäische Kommission verpflichtet sich, dem Auftragnehmer als Gegenleistung für die erbrachten Dienstleistungen und in Erfüllung dieses spezifischen Einzelvertrags einen Betrag in Höhe von maximal [Betrag in Zahlen und in Worten] zu zahlen. Es besteht Einvernehmen darüber, dass der genannte Betrag alle die vom Auftragnehmer in Erfüllung dieses spezifischen Einzelvertrags getätigten Ausgaben mit abdeckt.

2. Über den vorstehend angegebenen Höchstbetrag hinaus werden die Reise- und Aufenthaltskosten sowie die Versandkosten des Auftragnehmers und ferner etwaige unvorhergesehene Ausgaben bis zu einem Betrag in Höhe von insgesamt [Betrag in Zahlen und in Worten] gemäß den im Rahmenvertrag vorgesehenen Modalitäten erstattet.

3. Auf der Rechnung ist die Nummer des Rahmenvertrags und dieses spezifischen Einzelvertrags sowie gegebenenfalls das Dokument über die Abnahme der Leistungen anzugeben.

4. Die Rechnung ist an folgende Anschrift zu richten:

Europäische KommissionGeneraldirektion [Bezeichnung]Referat [Bezeichnung]z.Hd. [Name][Anschrift]B – 1049 Brüssel

Artikel 6: Verwaltungsbestimmungen

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1. Mit der Durchführung dieses spezifischen Einzelvertrags befasst sind folgende Personen:

In der Europäischen Kommission:

- Verwaltungsfragen: [Name], Generaldirektion [Bezeichnung], [Anschrift], B-1049 Brüssel

- Technische Fragen: [Name], Generaldirektion [Bezeichnung], [Anschrift], B-1049 Brüssel

Beim Auftragnehmer:

- Verwaltungsfragen: [Name] und [Anschrift]

- Technische Fragen: [Name] und [Anschrift]

2. Sämtliche Mitteilungen im Rahmen dieses spezifischen Einzelvertrags müssen schriftlich erfolgen und an die zuständigen Personen gerichtet sein.

Artikel 7: Anhänge

Folgende Dokumente sind diesem spezifischen Einzelvertrag im Anhang beigefügt und Bestandteile dessen:

Anhang 1: Aufgabenbeschreibung – Anfrage der Europäischen Kommission vom [Datum]

Anhang 2: Spezifisches Angebot des Auftragnehmers vom [Datum]

Anhang 3: Rahmenvertrag

UNTERSCHRIFTEN

Für den Auftragnehmer:

[Firma/Vorname/Name/Funktion]

Unterschrift[en]: _______________________

Für die Europäische Kommission:

Tung-Laï MARGUEDirektor

Unterschrift:_____________________

[Brüssel], den [Datum] Brüssel, den [Datum]

In zweifacher Ausfertigung in [deutscher] Sprache.

103

ANHANG II.3.d: Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers

Tagegelder für Reisen in die Mitgliedstaaten der Europäischen Union:Daily allowances for the Member States of the European Union:

BESTIMMUNGSLAND

Daily allowancein EUR

Tagegeld in EUR

Maximum hotel price in EUR

Höchstbetrag für Unterkunftskosten

in EUR

FR ENBelgien Belgium 92 140

Bulgarien Bulgaria 58 169

Dänemark Denmark 120 150

Deutschland Germany 93 115

Estland Estonia 71 110

Finnland Finland 104 140

Frankreich France 95 150

Griechenland Greece 82 140

Irland Ireland 104 150

Italien Italy 95 135

Lettland Latvia 66 145

Litauen Lithuania 68 115

Luxemburg Luxembourg 92 145

Malta Malta 90 115

Niederlande Netherlands 93 170

Österreich Austria 95 130

Polen Poland 72 145

Portugal Portugal 84 120

Rumänien Romania 52 170

Schweden Sweden 97 160

Slowakei Slovakia 80 125

Slowenien Slovenia 70 110

Spanien Spain 87 125

Tschechische Republik Czech Republic 75 155

Ungarn Hungary 72 150

Vereinigtes Königreich United Kingdom 101 175

Zypern Cyprus 93 145

104

Tagegelder für Reisen in Länder außerhalb der Europäischen Union (in EUR):Daily subsistence allowances for countries outside the European Union (in EUR)

DESTINATIONDaily allowance

in EUR

Tagegeld in EUR

Maximum hotel price in EUR

Höchstbetrag für Unterkunftskosten

in EURFR EN

Afghanistan Afghanistan 50 75Ägypten Egypt 65 140Albanien Albania 50 160Algerien Algeria 85 85Andorra* Andorra* 68,89 126,57Angola Angola 105 175Anguilla Anguilla 75 140Antigua und Barbuda

Antigua and Barbuda

85 140

Antillen, Niederländische

Netherlands Antilles 90 185

Äquatorialguinea Equatorial Guinea 60 85Arabische Emirate, Vereinigte

United Arab Emirates

70 195

Argentinien Argentina 75 210Armenien Armenia 70 210Aruba Aruba 80 185Aserbaidschan Azerbaijan 70 200Äthiopien Ethiopia 50 145Australien Australia 75 135Bahamas Bahamas 75 115Bahrain Bahrain 80 195Bangladesch Bangladesh 50 140Barbados Barbados 75 140Belize Belize 50 135Benin Benin 50 100Bermuda Bermuda 70 140Bhutan Bhutan 50 130Bolivien Bolivia 50 100Bonaire Bonaire 90 185Bosnien und Herzegowina

Bosnia and Herzegovina

65 135

Botsuana Botswana 50 135Brasilien Brazil 65 180Brunei Brunei 60 165Burkina Faso Burkina Faso 55 90Burundi Burundi 50 115Cayman-Inseln Cayman Islands 60 135Chile Chile 70 175

105

China China 55 155Cook-Inseln Cook Islands 50 135Costa Rica Costa Rica 50 140Côte d'Ivoire Côte d'Ivoire 60 130Dominica Dominica 75 140Dominikanische Republik

Dominican Republic 60 170

Dschibuti Djibouti 65 170Ecuador Ecuador 50 140El Salvador El Salvador 55 125Eritrea Eritrea 50 80Fidschi Fiji 50 120Gabun Gabon 75 115Gambia Gambia 50 120Georgien Georgia 80 215Ghana Ghana 70 140Grenada Grenada 75 140Guadeloupe Guadeloupe 65 115Guam Guam 60 135Guatemala Guatemala 50 125Guinea Guinea 50 135Guinea-Bissau Guinea-Bissau 50 90Guyana Guyana 50 160Guyana, Französisch

French Guiana 55 140

Haiti Haiti 65 125Honduras Honduras 50 125Hongkong Hong Kong 60 205Indien India 50 195Indonesien Indonesia 50 145Indonesien – Ost Timor

Indonesia - East Timor

50 110

Irak Iraq 60 85Iran Iran 55 145Island Iceland 85 160Israel Israel 105 210Jamaika Jamaica 60 170Japan Japan 130 275Jemen, Republik Republic of Yemen 60 165Jordanien Jordan 60 135Jugoslawien, Bundesrepublik

Yugoslavia 80 140

Jungferninseln, Amerikan. (Virgin Islands, USA)

Virgin Islands (USA)

55 140

Jungferninseln, Brit. (Virgin Islands, UK)

Virgin Islands (UK) 75 140

Kambodscha Cambodia 50 115

106

Kamerun Cameroon 55 105Kanada Canada 65 165Kap Verde Cape Verde 50 75Kasachstan Kazakhstan 70 175Katar Qatar 65 135Kenia Kenya 60 165Kirgisistan Kyrgyzstan 75 180Kiribati Kiribati 60 145Kolumbien Colombia 50 120Komoren Comoros 50 85Kongo Congo 70 115Kongo, Demokratische Republik

Congo, Dem. Rep. 105 140

Korea, Demokratische Volksrepublik

D.P.R of Korea 50 180

Korea, Republik Republic of Korea 100 200Kroatien Croatia 60 120Kuba Cuba 75 150Kuwait Kuwait 85 195Laos, Demokratische Volksrepublik

Lao, People's Dem. Rep.

50 145

Lesotho Lesotho 50 100Libanon Lebanon 70 190Liberia Liberia 85 150Libyen, Arabische Volks- Dschamahirija

Libyan Arab Jamahiriya

50 175

Liechtenstein Liechtenstein 80 95Macau Macao 55 95Madagaskar Madagascar 50 105Malawi Malawi 50 165Malaysia Malaysia 50 200Malediven Maldives 50 135Mali Mali 60 95Marianen-Inseln, Nördliche

Northern Mariana Islands

70 135

Marokko Morocco 75 130Marshallinseln Marshall Islands 50 135Martinique Martinique 70 110Mauretanien Mauritania 50 75Mauritius Mauritius 60 140Mayotte Mayotte 50 110Mazedonien, Ehemal. Jugoslaw. Republik

TFYR of Macedonia 50 160

Mexiko Mexico 70 185

107

Mikronesien Micronesia 55 135Moldau, Republik Republic of

Moldova80 170

Monaco* Monaco* 72,58 97,27Mongolei Mongolia 70 90Montserrat Montserrat 55 140Mosambik Mozambique 60 140Myanmar Myanmar 50 75Namibia Namibia 50 85Nauru Nauru 50 135Nepal Nepal 50 135Neukaledonien New Caledonia 55 135Neuseeland New Zealand 60 125Nicaragua Nicaragua 50 135Niger Niger 50 75Nigeria Nigeria 50 185Niue Niue 50 135Norwegen Norway 80 140Oman Oman 70 135Ost Timor East Timor 50 110Pakistan Pakistan 50 130Palau, Republik Palau, Republic of 50 135Panama Panama 50 160Papua-Neuguinea Papua New Guinea 55 135Paraguay Paraguay 50 140Peru Peru 75 135Philippinen Philippines 60 150Polynesien, Französisch

French Polynesia 60 135

Puerto Rico Puerto Rico 65 140Réunion Reunion 60 90Ruanda Rwanda 65 160Russische Föderation

Russian Federation 90 275

Salomonen Solomon Islands 50 120Sambia Zambia 50 135Samoa Samoa 50 135Samoa, Amerikanisch

American Samoa 70 135

San Marino* San Marino* 60,34 114,33São Tomé und Príncipe

Sao Tome & Principe

60 95

Saudi-Arabien Saudi Arabia 85 195Schweiz Switzerland 80 140Senegal Senegal 65 135Seychellen Seychelles 85 140Sierra Leone Sierra Leone 55 135Simbabwe Zimbabwe 50 115

108

Singapur Singapore 75 150Somalia Somalia 50 125Sri Lanka Sri Lanka 50 105St. Kitts und Nevis Saint Kitts and

Nevis85 185

St. Lucia Saint Lucia 75 140St. Martin St Marteen 90 185St. Vincent und die Grenadinen

St. Vincent and the Grena.

75 190

Südafrika South Africa 50 145Sudan Sudan 55 215Suriname Suriname 55 125Swasiland Swaziland 50 90Syrien, Arabische Republik

Syrian Arab Republic

80 145

Tadschikistan Tajikistan 75 110Taiwan Taiwan 55 200Tansania, Vereinigte Republik

Tanzania, United Rep. Of

50 200

Thailand Thailand 60 145Togo Togo 60 95Tokelau-Inseln Tokelau Islands 50 135Tonga Tonga 50 105Trinidad und Tobago

Trinidad and Tobago

60 115

Tschad Chad 65 145Tunesien Tunisia 60 85Türkei Turkey 55 165Turkmenistan Turkmenistan 80 150Turks- und Caicos- Inseln

Turks and Caicos Islands

55 135

Tuvalu Tuvalu 50 135Uganda Uganda 55 180Ukraine Ukraine 80 190Uruguay Uruguay 55 160Usbekistan Uzbekistan 75 155Vanuatu Vanuatu 60 110Vatikanstadt* Vatican* 60,34 114,33Venezuela Venezuela 85 125Vereinigte Staaten von Amerika, USA (alles außer New York)

USA (others) 80 200

Vereinigte Staaten von Amerika, USA (nur New York)

USA (New York) 100 275

Vietnam Viet Nam 50 205Wallis und Futuna Inseln

Wallis & Futuna Islands

50 135

Weißrussland Belarus 90 135

109

Westjordanland und Gaza-Streifen

West Bank and Gaza Strip

60 110

Zentralafrikanische Republik

Central African Republic

60 80

Zypern Cyprus 50 110Sonstiges Land Other country 60 145

* geographically linked to the following countries / geografisch mit folgenden Ländern verbunden:

Andorra/Andorra: Spain/SpanienMonaco: France/FrankreichSan Marino/San Marino: Italy/ItalienVatican/Vatikanstadt: Italy/Italien

110

Calculation

Daily subsistence allowances are to be calculated as follows.

Length of mission:

– 6 hours or less: reimbursement of actual expenses (on production of supporting documents);

– more than 6 hours but no more than 12 hours: half the daily allowance;– more than 12 hours, but not more than 24 hours: the daily allowance;– more than 24 hours but not more than 36 hours: one and a half times the daily

allowance;– more than 36 hours but not more than 48 hours: twice the daily allowance;– more than 48 hours but not more than 60 hours: two and a half times the daily

allowance, and so on.

Berechnung

Für die Abrechnung der Tagegelder gilt Folgendes:

Bei einer Reisedauer

– bis zu sechs Stunden: Erstattung der tatsächlich entstandenen Kosten (gegen Vorlage der entsprechenden Originalbelege);

– über sechs bis einschließlich zwölf Stunden: ein halbes Tagegeld;

– über zwölf bis einschließlich vierundzwanzig Stunden: ein volles Tagegeld;

– über vierundzwanzig bis einschließlich sechsunddreißig Stunden: ein eineinhalbfaches Tagegeld;

– über sechsunddreißig bis einschließlich achtundvierzig Stunden: ein zweifaches Tagegeld;

– über achtundvierzig Stunden bis einschließlich sechzig Stunden: ein zweieinhalbfaches Tagegeld usw.

111

ANHANG II.3.e: FINANZGARANTIE

Auszufüllen auf Geschäftspapier mit dem Briefkopf des betreffenden Finanzinstituts 

                                                            Zu Händen der                                                           

Europäischen KommissionGeneraldirektion "Justiz, Freiheit und Sicherheit"Direktion "Allgemeine Angelegenheiten"Referat "Information und Kommunikation"LX 46 7/81B – 1049 Brüssel

                                                            - nachstehend “die Kommission“-  

Betreff:  Garantie Nr.…         Finanzgarantie für die Rückzahlung einer Vorfinanzierung, die zahlbar ist im Rahmen des spezifischen Einzelvertrags Nr. [JLS/…] - [Vertragsbezeichnung] als Bestandteil des Rahmenvertrags Nr. [JLS/…] - "Unterstützung bei der Durchführung von Informations- und Kommunikationsmaßnahmen über die Tätigkeiten der Europäischen Union auf dem Gebiet der Gemeinschaftspolitiken im Allgemeinen und im Bereich Justiz, Freiheit und Sicherheit im Besonderen" – Los 1 "Texten und Gestalten" [die betreffenden Vertragsnummern und Vertragsbezeichnungen sind bei jedem Schriftverkehr anzugeben]

Wir, die Unterzeichneten [……Name und Anschrift des Finanzinstituts], erklären hiermit unwiderruflich, dass wir der Kommission bedingungslos und auf erste Aufforderung als Hauptschuldner für Rechnung von

[……Name und Anschrift des Auftragnehmers],

nachstehend "der Auftragnehmer",

betreffend die Zahlung in Höhe von [Betrag der Vorfinanzierung in Euro in Worten und Zahlen] entsprechend der Finanzgarantie gemäß Artikel I.5.4 des Rahmenvertrags Nr. [JLS/…] - "Unterstützung bei der Durchführung von Informations- und Kommunikationsmaßnahmen über die Tätigkeiten der Europäischen Union auf dem Gebiet der Gemeinschaftspolitiken im Allgemeinen und im Bereich Justiz, Freiheit und Sicherheit im Besonderen" – Los 1 "Texten und Gestalten", der zwischen dem

Wird die Finanzgarantie nicht von einer Bank oder einem Finanzinstitut gestellt, so ist der Wortlaut der Garantie den Gegebenheiten anzupassen.

112

Auftragnehmer und der Kommission geschlossen wurde, nachstehend "der Vertrag", bürgen.

Die Zahlung der Sicherheitsleistung erfolgt unstreitig und ohne dass es eines Gerichtsverfahrens bedürfte auf Eingang Ihrer ersten schriftlichen Aufforderung (durch Einschreiben mit Rückschein), in der erklärt wird, dass der Auftragnehmer eine seiner Vertragspflichten nicht erfüllt hat. Aus keinerlei Gründen werden wir die Zahlung verzögern oder Einreden bzw. Einwendungen gegen die Sicherheitsleistung erheben. Wir benachrichtigen Sie schriftlich, sobald die Zahlung erfolgt ist. Insbesondere erkennen wir an, dass uns keinerlei Änderung der Bestimmungen des Rahmenvertrags, die zwischen der Kommission und dem Auftragnehmer vereinbart wird, aus unserer Verantwortung aus dieser Bürgschaft befreien kann. Wir erklären hiermit unseren Verzicht auf Informationen über jedwede Änderungen, Zusätze oder Modifizierungen zum Rahmenvertrag. Wir nehmen zur Kenntnis, dass diese Bürgschaft solange rechtswirksam bleibt, bis der Teil des Gesamtbetrags des spezifischen Einzelvertrags, den diese Vorfinanzierung ausmacht, durch Zahlungen der Kommission abgegolten ist; und dass die Kommission sich verpflichtet, diese Finanzgarantie binnen 30 Tagen nach diesem Zeitpunkt zurückzugeben. Diese Finanzgarantie unterliegt dem für den Rahmenvertrag geltenden Recht. Jeder Rechtsstreit über diese Finanzgarantie unterliegt ausschließlich der Rechtsprechung der für den Rahmenvertrag zuständigen Gerichte.

Diese Finanzgarantie tritt mit ihrer Unterzeichnung rechtswirksam in Kraft.  

……………………..                                                          ……………………………… [Ort], den …...[Datum]                                                                      

(Unterschrift(en)28

28 Der (die) Name(n) und die Funktion(en) des (bzw. der) für den Sicherungsgeber unterzeichnenden Person(en) sind in Großbuchstaben zu schreiben.

113

ANHANG II.3.f: BEVOLLMÄCHTIGUNG

Vereinbarung / Bevollmächtigung

Muster 1

(ZUR BESTIMMUNG EINES UNTERNEHMENS DES UNTERNEHMENSZUSAMMENSCHLUSSES ZUM FEDERFÜHRENDEN

UNTERNEHMEN UND ZUR ERTEILUNG DER ENTSPRECHENDEN VOLLMACHTEN AN DIESES UNTERNEHMEN)

Wir, die Unterzeichneten,

– Unterzeichner 1 (Name, Funktion, Unternehmen, Firmenanschrift, USt.-IdNr.),– Unterzeichner 2 (Name, Funktion, Unternehmen, Firmenanschrift, USt.-IdNr.),– …– Unterzeichner N (Name, Funktion, Unternehmen, Firmenanschrift, USt.-IdNr.),

jeder für sich im Besitz der erforderlichen Geschäftsfähigkeit und Geschäftsführungsbefugnis, um für sein Unternehmen rechtsverbindlich zu handeln,

VEREINBAREN HIERMIT FOLGENDES:

(1) Die Europäische Kommission hat den Rahmenvertrag Nr. … ("den Vertrag") auf der Grundlage des gemeinsamen Angebots, das sie am …/…/… zur Lieferung von/Versorgung mit … und/oder zur Erbringung von Dienstleistungen für … ("die Lieferungen und/oder die Dienstleistungen") eingereicht haben, an das Unternehmen 1, das Unternehmen 2, …, das Unternehmen N ("die Mitglieder des Unternehmenszusammenschlusses") vergeben.

(2) Als Mitunterzeichner des Vertrags gilt für sämtliche Mitglieder des Unternehmenszusammenschlusses:

(a) Sie haften der Europäischen Kommission gesamtschuldnerisch und solidarisch für die Vertragserfüllung.

(b) Sie halten die Bestimmungen und Bedingungen des Vertrags ein und gewährleisten die ordnungsgemäße Ausführung ihres jeweiligen Anteils an den Lieferungen/Versorgungsleistungen und/oder Dienstleistungen.

(3) Zu diesen Zwecken bestimmen die Mitglieder des Unternehmenszusammenschlusses das Unternehmen X zum federführenden Unternehmen. [N.B.: Das federführende Unternehmen muss eines der Mitglieder des Unternehmenszusammenschlusses sein.]

114

(4) Die Zahlungen der Europäischen Kommission im Zusammenhang mit den Lieferungen/Versorgungsleistungen und/oder den Dienstleistungen erfolgen auf das Bankkonto des federführenden Unternehmens. [……Einzelheiten zur Bank, deren Anschrift und Kontonummer usw.]

(5) Die Mitglieder des Unternehmenszusammenschlusses erteilen dem federführenden Unternehmen alle erforderlichen Vollmachten, um im Zusammenhang mit den Lieferungen/Versorgungsleistungen und/oder den Dienstleistungen in ihrem Namen und für ihre Rechnung handeln zu können. Diese Bevollmächtigung umfasst insbesondere folgende Aufgaben:

(a) Das federführende Unternehmen unterzeichnet alle vertraglichen Dokumente — einschließlich des Rahmenvertrags, der spezifischen Vereinbarungen und der betreffenden Änderungen — und stellt im Namen und für Rechnung der Mitglieder des Unternehmenszusammenschlusses alle Rechnungen im Zusammenhang mit den Lieferungen/Versorgungsleistungen und/oder den Dienstleistungen aus.

(b) Das federführende Unternehmen handelt als alleiniger Ansprechpartner/einzige Anlaufstelle der Europäischen Kommission im Zusammenhang mit den im Rahmen des Vertrags zu erbringenden Lieferungen/Versorgungsleistungen und/oder Dienstleistungen. Es koordiniert die Bereitstellung der Lieferungen/Versorgungsleistungen und/oder Dienstleistungen für die Europäische Kommission durch die Mitglieder des Unternehmenszusammenschlusses und achtet auf die ordnungsgemäße Anwendung und Durchführung des Vertrags.

Diese Vereinbarung/Bevollmächtigung kann nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Europäischen Kommission geändert werden.

Diese Vereinbarung/Bevollmächtigung tritt außer Kraft, wenn sämtliche Vertragspflichten der Mitglieder des Unternehmenszusammenschlusses gegenüber der Europäischen Kommission im Zusammenhang mit den im Rahmen des Vertrags zu erbringenden Lieferungen/Versorgungsleistungen und/oder Dienstleistungen erfüllt sind. Vor diesem Zeitpunkt können die Parteien diese Vereinbarung nur mit Zustimmung der Kommission außer Kraft setzen.

…[Ort], den …/…/…[Datum] …………………[Unterschriften]

NameFunktionUnternehmen

NameFunktionUnternehmen

NameFunktionUnternehmen

NameFunktionUnternehmen

115

ANNEX III: SPECIFIC ANNEXES TO LOT 2

Annex III.1: Indicative list of products 116

Annex III.2: Profile and roles 118

Annex III.3: Questionnaire 131

Annex III.4: Lot 2 case studies and annexes 180

Annex III.4a: Vision document 194

Annex III.4b: Software Development Plan 216

Annex III.4c: Software Architecture Document 231

Annex III.5: Service Level Agreement (SLA) 243

Annex III.6: Lot 2 price schedule 250

Annex III.7:Proposed framework service contract for Lot 2 and annexes 254

Annex III.7a: List of services covered by the contract and price schedule 284

Annex III.7b: Power of attorney 285

Annex III.7c: Identification form and legal entities 287

Annex III.7d: - Specification (Invitation to tender No [complete] of [complete]) 288

- Original archived at the Commission’s premisesAnnex III.7e: - Contractor's tender (No [complete] of [complete]) 289

- Original archived at the Commission’s premises

Annex III.7f: Specific contracts and order forms – Models 290

Annex III.7g: Financial guarantee – Model 291

Annex III.7h: Performance guarantee – Model 293

Annex III.7i: Service Level Agreement 294

Annex III.7j: Daily travel and subsistence allowance for the contractor 295

Annex III.7k: III – General terms and conditions for information technologies contracts 296

116

ANNEX III.1

Liste indicative des produits

This list is based on the current list of products used by the Commission and can be modified.

Please note that this list is not exhaustive and should be considered indicative in the framework of the JLS framework contract call for tenders.

Data Base Management Systems Oracle 9i Oracle 10g

Document and Content Management Documentum 5.2.5 Documentum 5.3

Text Retrieval Tools Verity K2

Configuration and change management tools CVS Rational ClearCase / ClearQuest

IS Development Methodologies RUP@cec (RUP based)

Case Tools Rational Rose Rational RequisitePro Rational Soda

Programming languages C, C++ Java 1.4.2

WEB Servers Apache Web Server 1.3 MS Internet Information Server 6.0

Application Servers ColdFusion MX 7 WebLogic 9.1

Portal tools

117

BEA Portal 9.2

Workflow tools BEA Integration 8.x

Advanced Query, Reporting and ETL Tools Business Objects 6.5 Business Objects Data Integrator

XML Tools Xerces 2

Interfaces, Protocols SQL3 ODBC 3 JDBC WINSOCKETS HTTP 1.1 SGML HTML 3.2 J2EE XML Unicode 2.0

CSS 2.0

118

ANNEX III.2

Profiles and Roles

1. PROFILES

For each of these profiles the following information regarding requirements is provided:_______________________________________________________________________Nature of the tasks These are examples of the tasks that will be expected of a

person proposed with the required profile in relation with the corresponding lot(s). This list is not exhaustive and is to be regarded as a good indication.

Knowledge and skills A list of the minimal knowledge and skills that a person with this profile is expected to possess.

Education and Experience The required minimal education qualifications and experience required for the profile.

A university degree corresponds to a master degree, that is, a graduate diploma as defined in the Bologna Declaration of 19 June 1999 (http://ec.europa.eu/education/policies/educ/bologna/bologna.pdf), or else a full university-level cycle of at least 4 years after the secondary school.

A non university degree corresponds at least to the successful completion of a secondary school.

1.1. Business Designer / Process Analyst (BDA)

Nature of the tasks • Lead and coordinate business use-case modelling by outlining and delimiting the organization being modelled-for example, by establishing what business actors and business use cases exist and how they interact.• Responsible for the business architecture, outlining and delimiting the organization being modelled.• Assess the situation of the target organization where the project's end-product will be deployed (DG JLS, Member States, Non for Profit Organization, etc…)• Take part in defining stakeholders' requirements.• Facilitate modelling of the target organization• Discuss and facilitate a business engineering effort• Perform a cost/benefit analysis for any suggested changes in the target organization.• Discuss and support those who promote the end-product of the project.

Knowledge and skills • Understands stakeholder and user requirements, their strategies, and their goals.

119

• Good facilitator • Excellent communication skills• Capability to work in an international/multicultural environment• Familiar with the tools used to capture the business models

Education and Experience • He/She must hold a recognized University degree and will have 6 years relevant experience in one of DG JLS domains [security, justice, freedom, immigration, integration, asylum, drugs coordination, home affairs, visa, Schengen area, civil justice, criminal justice, fundamental rights, citizenship of the European Union, data protection, freedom of movement, police, customs, crime, crime prevention, terrorism, in the context of and as described on DG JLS Europa web pages (http://ec.europa.eu/justice_home/)], Finance, or Business Analysis.

1.2. System Analyst (SA)

Nature of the tasks • Analysis of user requirements and design of new information systems.• Production of use case models, software architecture documents, design and analysis models, implementation models• Data analysis, data modelling.• Follow up of the developments.• Technical Interface between the project leader and the developers.• Participation in technical working groups, progress meetings and meetings with the users• Assistance in the testing, the technical documentation, the technical training, the deployment, the evaluation and the reporting

Knowledge and skills • Ability to participate in multi-lingual meetings, ease of communication.• Capability of integration in an international/multicultural environment, rapid self-starting capability and experience in team working.• In-depth knowledge of development methodologies (e.g. RUP) and modelling (e.g. UML)

Education and Experience •Senior System Analyst (SSAN): University degree with minimum 6 years experience in IS development.System Analyst (SAN): University degree with minimum 3 years experience in IS development or non University degree with minimum 6 years experience in IS development.

And for both profiles:

120

• Analysis and development experience• Experience with UML or case tools• Experience with relational databases

1.3. IS Senior Consultant (SC)

Nature of the tasks • Provision of advice and assistance in any area associated with the procurement, provision, delivery, maintenance, deployment, hosting, security, effective use of information systems and their environments.• Provision of quality plans, service level agreements, quality tests, quality control and evaluation, quality assessments or other quality matters associated with information systems projects• Assistance in the implementation of project management methodology• Provision of security studies, security assessments or other security matters associated with information system projects• Functional requirements and business case analysis• Elaboration of vision documents• Risk analysis• Provision of technical studies, technical expertise, and technical evaluations in relation with information systems

Knowledge and skills • Ability to participate in multi-lingual meetings, excellent communicator.• Capability of working in an international/ multicultural environment• In depth knowledge in information systems matters• Strong capacity in writing and presenting studies

Education and Experience • University degree with minimum 6 years experience in IS development. • Strong experience in consulting• Strong experience in the domain of the study (e.g. quality, security, requirement analysis, technical domain)• Proven experience with quality procedures• Strong experience in the realization of studies

1.4. IS Consultant (C)

Nature of the tasks • Provision of advice and assistance in any area associated with the procurement, provision, delivery, maintenance, deployment, hosting, security, effective use of information systems and their environments.• Provision of quality plans, service level agreements, quality tests, quality control and evaluation, quality assessments or other quality matters associated with information systems projects• Assistance in the implementation of project management methodology

121

• Provision of security studies, security assessments or other security matters associated with information system projects• Functional requirements and business case analysis• Elaboration of vision documents• Risk analysis• Provision of technical studies, technical expertise, and technical evaluations in relation with information systems.

Knowledge and skills • Ability to participate in multi-lingual meetings, good communicator.• Capability of working in an international/multicultural environment• Proven knowledge in information systems matters• Capacity in writing and presenting studies

Education and Experience • University degree with minimum 3 years experience in IS development OR non university degree with minimum 6 years experience in IS development• Experience in consulting• Experience in the domain of the study (e.g. quality, security, requirement analysis, technical domain)• Proven experience with quality procedures• Strong experience in the realization of studies

1.5. Senior Implementer (SI)

(Often referred to as Senior Programmer)

Nature of the tasks • Programming/maintenance of applications• Testing of applications.• Installation and configuration of applications• Migration and updates of applications• Creation/maintenance of databases

Knowledge and skills • Capability of integration in an international/multicultural environment, rapid self-starting capability and experience in team working.• Ability to cope with fast changing technologies used in application developments

Education and experience • University degree with minimum 3 year experience in IS development OR non university degree with minimum 6 years experience in IS development.• Minimum 3 year of programming experience• Experience with relational databases

1.6. Implementer (I)

Often referred to as Programmer.

Nature of the tasks • Programming/maintenance of applications• Testing of applications.• Installation and configuration of applications• Migration and updates of applications

122

• Creation/maintenance of databasesKnowledge and skills • Capability of integration in an international/multicultural

environment, rapid self-starting capability and willingness to work in a team• Ability to cope with fast changing technologies used in application developments

Education and experience • University degree with 1.5 years experience in IS development or successful training as programmer with 3 years experience as programmer.

1.7. User Interface Designer (UID)

Nature of the tasks • Design and development of user interfaces.• Definition and creation of graphical contents• User ergonomics

Knowledge and skills • Ability to cope with fast changing technologies used in graphical design• Knowledge of ergonomics regarding man/machine interfacing.• Ability to participate in multi-lingual meetings, ease of communication.• Capability of integration in an international/multicultural environment, rapid self-starting capability and experience in team working

Education and experience • University degree with minimum 1.5 years experience in user interfaces or graphical design OR non university degree with minimum 3 years experience in user interfaces or graphical design

1.8. Software Architect (SwA)

Nature of the tasks • Analysis of information systems portfolio• Analysis of business processes• Analysis of organisational structures• IS costs/benefits analysis• Development and enhancement of architecture• Assistance with the implementation of the architecture• Data flow analysis

Knowledge and skills • Ability to participate in multi-lingual meetings, excellent communicator.• Capability of working in an international/ multicultural environment• Proven knowledge of enterprise architecture• Strong capacity in writing and presenting studies

Education and Experience •Senior Software Architect (SSAR): University degree with minimum 6 years experience in IS development. 3 years experience in enterprise architecture models and tools.•Software Architect (SAR): University degree with minimum 3 years experience in IS development OR non university degree with minimum 6 years experience in IS

123

development. 2 years experience in enterprise architecture models and tools.

And for both profiles:• At least two years experience in consulting• Proven experience with quality procedures• Strong experience in the realization of studies

1.9. Database Designer/Manager (DDM)

Nature of the tasks • Produce the Data Model Artefact by defining the detailed database design including tables, indexes, views, constraints, triggers, stored procedures, and other database-specific constructs needed to store, retrieve, and delete persistent objects.• Creation, installation, configuration, maintenance and migration of databases.

Knowledge and skills • Data Modelling, Database design• Object-Oriented Analysis and Design techniques• System Architecture, including Database and System performance tuning, as well as hardware and network workload balancing.• Database Administration• Ability to participate in multi-lingual meetings, good communicator.• Capability of working in an international/multicultural environment.

Education and Experience • University degree with minimum 3 year experience in IS development OR non university degree with minimum 6 years experience in IS development.• Minimum 3 years experience with relational databases.

1.10. Project Manager (PM)

Nature of the tasks • Manage the development and implementation of information systems to meet identified business needs, acquiring and utilising the necessary resources and skills, within agreed parameters of cost, timescales, and quality.• Give proposals for project strategies, planning, definition of tasks and deliverables, review of project deliverables, quality control, risk analysis and management, status reports, problem reporting and management systems, follow up and organisation.• Guide the team in charge of project activities and review their deliverables.• Participate in functional working groups and progress meetings.• Estimate costs, timescales and resource requirements for the successful completion of each project to agreed terms of reference.

124

• Prepare and maintain project and quality plans and tracks activities against the plan, provide regular and accurate reports.• Monitor costs, timescales and resources used, and take action where these deviate from agreed tolerances. Ensure that delivered systems are implemented within these criteria.• Manage the change control procedure gaining agreement for revisions to the project from project sponsors.• Provide effective leadership for the project team ensuring that team members are motivated and constantly developing their skills and experience.

Knowledge and skills • Project management.• Usage of project management tools. Willingness to use the project management tool as specified by the Commission.• Good technical knowledge on the projects aspects.• Good reporting methods.• Ability to give presentations.• Ability to apply high quality standards to all tasks• Ability to participate in multi-lingual meetings, good communication skills.• Capability of working in an international/multicultural environment, rapid self-starting capability and experience in team working, understanding the needs, objectives and constraints of those in other disciplines and functions.• Leadership capability.

Education and Experience • University degree with minimum 6 years experience in IS development.• Minimum 3 years experience in Project Management of Information System Development. Practical experience with RUP methodology and the system development life-cycle is desirable.• Minimum 1 year of experience in a project management tool.• Proven experience with quality procedures.

1.11. Management Reviewer (MR)

Nature of the tasks • Evaluate project planning and project assessment artefacts at major review points in the project's lifecycle.• Quality assurance

Knowledge and skills • Deep knowledge of Projects, IT, quality and processes standards: RUP, Enterprise Architecture, CMMI, PMI, Prince, • Ability to participate in multi-lingual meetings, good communicator.• Decision-making ability at the operational management level.• Understanding of risk management principles

125

Education and Experience • University degree with minimum 12 years experience in IS development.• Business Development experience (including contract formulation and negotiation)• Technical, and software project management experience.

1.12. Technical Writer (TW)

Nature of the tasks • Writing technical documentation for information systems during their development• Integration of on-line help in information systems• Verification of the technical documentation against applications• Documenting the programs

Knowledge and skills • Capability of integration in an international/multicultural environment, rapid self-starting capability and experience in team working.• Good writing skills• Able to use the office automation tools used in the Commission (MS-Office).

Education and experience • University degree with minimum 1.5 year experience in IS development OR non university degree with minimum 3 years experience in IS development.• Minimum 1 year of technical documentation authoring experience• Minimum 1 year experience with the office automation tools used in the Commission (MS-Office)

1.13. Course developer – User Assistance Person (CD)

Nature of the tasks • User assistance on the Commission premises, regarding the use of information systems to carry out their tasks.• Assistance with organising and running in the information system installation from the end user perspective.• Writing user documentation for information systems.• Prepare and give training courses about information systems

Knowledge and skills • Excellent communication / writing skills.• Capability of integration in an international/multicultural environment, rapid self-starting capability and experience in team working.• Ability to participate in multi-lingual meetings• Able to use the office automation tools used in the Commission (MS-Office).

Education and Experience • University degree with minimum 2 years of relevant experience OR non university degree with minimum 3 years of relevant experience• Experience in user support or training or documentation writing

126

1.14. Web Master (WM)

Nature of the tasks • Creation of a detailed site topology.• Staging of web sites.• Installation and support of web sites.• Ensure coherence of the logical and physical structure of web sites, web pages and of navigation methods.

Knowledge and skills • Ability to participate in multi-lingual meetings, ease of communication.• Capability of integration in an international/multicultural environment, rapid self-starting capability and experience in team working.• Able to cope with the fast changing technologies used in web site management.• Conceptual understanding of content structuring, storage, access and presentation elements.• Able to cope with the needs of multi-language site deployment.

Education and Experience • University degree with minimum 1 years of relevant experience OR non university degree with minimum 3 years of relevant experience• Minimum 1 year experience as Webmaster

1.15. Web Technician (WT)

Nature of the tasks • Updating content of web pages.• Creation of new web pages based on a template.• Updating of links.• Ensure the integrity of the logical and physical structure of web sites, web pages and of navigation methods.

Knowledge and skills • Ability to participate in multi-lingual meetings.• Capability of integration in an international/multicultural environment, rapid self-starting capability and experience in team working.• Conceptual understanding of content structuring, storage, access and presentation elements.• Able to cope with the needs of multi-language site updating.

Education and Experience • University degree with minimum 1.5 year experience in IS development OR non university degree with minimum 3 years experience in IS development• Minimum 1 year experience as Web technician

1.16. Tester (T)

Nature of the tasks • Definition of test plans• Definition of test cases• Construction of test scenarios and scripts• Tests coordination and execution• Reporting of test results

127

Knowledge and skills • Capability of integration in an international/multicultural environment, rapid self-starting capability and experience in team working• Good communication skills• Proven knowledge of testing technologies and tools• Ability to cope with fast changing technologies used in application developments• Aptitudes in reporting

Education and experience • University degree with minimum 3 years experience in IS development OR non university degree with minimum 6 years experience in IS development.• Minimum 2 years of IS testing experience

1.17. Editor (R)

Nature of the tasks • Drafting of information and communication documents• Update of data and of information and communication documents• Formatting of text to match web support • Organisation and follow-up on editorial committees

Knowledge and skills • Ability to participate in multi-lingual meetings, ease of communication.• Capability of integration in an international/multicultural environment, rapid self-starting capability and experience in team working• Very good communication skills• Minimum 1 year experience with the office automation tools used in the Commission (MS-Office)

Education and experience • University degree with minimum 3 years experience in journalism OR non university degree with minimum 6 years experience in journalism.

1.18. Graphic designer (G)

Nature of the tasks • Create design for online publications • Create layout for online publications • Image processing• Follow-up on editorial committees

Knowledge and skills • Capability of integration into an international/ multicultural environment, rapid self-starting capability and experience in team working• Very good graphic skills• Knowledge of image manipulation tools• Reporting capabilities

Education and experience • University degree with minimum 3 years experience in graphic design OR non university degree with minimum 5 years experience in graphic design, including at least 1 year in web graphic design.

128

1.19. Documentalist (D)

Nature of the tasks • Research, collection and filing of information on JLS issues.• Drafting and summary of texts based on existing materials.

Knowledge and skills • Capability of integration in an international/multicultural environment, rapid self-starting capability and experience in team working• Ability to work in several languages.• Good communication skills• Minimum 1 year experience with the office automation tools used in the Commission (MS-Office)

Education and experience • University degree with minimum 2 years experience as a documentalist OR non university degree with minimum 4 years experience as a documentalist.

2. ROLES

1.20. Requirements Specifier (RRS)

The Requirements Specifier role specifies the details of one or more parts of the system's functionality by describing one or the aspects of the requirements.

Different aspects of the requirements are typically documented in different types of software requirements artefacts, mainly the Software Requirement Specifications and the Use Case Model. A person playing the Requirements Specifier role may be responsible for many of those artefacts —such as one or more use-case packages— and for maintaining the integrity of the requirements within and between those artefacts.

He/She must hold a recognized University degree and will have 3 years experience in IS development or a non University degree with at least 6 years experience in IS development. He/She will have two years experience as Requirements Specifier.

1.21. Integrator (RIN)

Integrators are responsible for planning the integration and performing the integration of Implementation Elements to produce builds.

Implementers deliver their tested Implementation Elements into an integration workspace, whereas integrators combine them to produce a build. An integrator is also responsible for planning the integration, which takes place at the subsystem and system levels, with each having a separate integration workspace. Tested elements are delivered from an implementer's private development workspace into a subsystem integration workspace, whereas integrated implementation subsystems are delivered from the subsystem integration workspace into the system integration workspace.

129

He/She must hold a recognized University degree and 3 years of experience in IS development, OR a non university degree with 6 years experience in IS development. He/She will have 1.5 years experience as integrator.

1.22. Change Control Manager (RCCM)

The Change Control Manager role oversees the change control process which the role is also responsible for defining.

He/She must hold a recognized University degree and 3 years of experience in IS development, OR a non university degree with 6 years experience in IS development. He/She will have 1.5 years experience as Change Control Manager.

1.23. Configuration Manager (RCM)

The Configuration Manager role is responsible for providing the overall Configuration Management (CM) infrastructure and environment to the product development team. The Configuration Manager role defines the policies and processes for configuration and change management, defines the configuration objects, reviews the policies and processes for configuration and change management within the scope of the software development project

He/She must hold a recognized University degree and 3 years of experience in IS development, OR a non university degree with 6 years experience in IS development. He/She will have 1.5 years experience as Configuration Manager.

1.24. Deployment Manager (RDM)

The Deployment Manager role is responsible for planning the product's transition to the user community, ensuring those plans are enacted appropriately, managing issues and monitoring progress. He also interacts with the Data Centre for all deployment related issues.

He/She must hold a recognized University degree and 3 years of experience in IS development, OR a non university degree with 6 years experience in IS development. He/She will have 1.5 years experience as Deployment Manager.

1.25. Test Manager (RTM)

The Test Manager role is tasked with the overall responsibility for the test effort's success. The role involves quality and test advocacy, resource planning and management, and resolution of issues that impede the test effort.

He/She must hold a recognized University degree and 3 years of experience in IS development, OR a non university degree with 6 years experience in IS development. He/She will have 1.5 years experience as Test Manager.

1.26. Test Designer (RTD)

The Test Designer role is responsible for:• defining the test strategy and ensuring its successful implementation,

130

• identifying and defining the required tests, • monitoring detailed testing progress and results in each test cycle, • evaluating the overall quality experienced as a result of testing activities.

The role involves identifying the appropriate techniques, tools and guidelines to implement the required tests, and to give guidance on the corresponding resources requirements for the test effort.

The role typically carries the responsibility for appropriately representing the needs of stakeholders that do not have direct or regular representation on the project.

He/She must hold a recognized University degree and 3 years of experience in IS development, OR a non university degree with 6 years experience in IS development. He/She will have 1.5 years experience as Test Designer.

131

ANNEX III.3: QUESTIONNAIRE

Questionnaire “Lot 2”

Name of Tenderer:………………………………..

132

SELECTION OF THE TENDERER / TECHNICAL AND PROFESSIONAL CAPACITY

1. ORGANISATION OF THE TENDERER TO ALLOW THE DELIVERY OF THE REQUIRED SERVICES

In case of a joint offer, provide the information for each company

1.1. Tenderer’s structure

1.1.1. Have you described your organisational structure detailing the departments and allocated number of staff on all levels of your company(ies), as well as the division(s) responsible for the delivery of services requested in the present call for tenders ?

If relevant, include the relationships between the tenderer and other companies of the same group, including those that could participate (e.g. as sub-contractor) in the delivery of the requested services.

YES/NO (mandatory)

Reference:

1.1.2. Centre of expertise

1.1.2.1. Do you have permanent centre(s) of expertise in the enterprise that provides support for the efficient implementation, enhancement and maintenance of information systems delivered to your customers?

YES/NO (if YES, include the name used internally by the tenderer for this centre of expertise)

If YES,

(a)indicate the person(s) responsible(s) for this centre of expertise: surname, forename, title (e.g. Dr., Mr., Mme…), function (e.g. Manager…) Telephone number, fax number, address, e-mail.

133

(b)describe the functioning of the centre(s) of expertise:

Reference: ……….

(c)how do you provide access for your staff to the services of the centre(s) of expertise?

Reference: ……….

1.1.2.2. If NO, how do you provide the efficient expertise for enhancement and maintenance of information systems?

Reference: ……….

1.1.2.3. Do you have agreements and/or alliances with third parties (e.g. tools suppliers, etc), to ensure rapid response to resolve technical problems?

YES/NO

If YES,

(a)indicate the person(s) responsible for managing the agreement(s): surname, forename, title (e.g. Dr., Mr., Mme…), function (e.g. Manager…) Telephone number, fax number, address, e-mail.

(b)describe the agreement(s) with third parties (name of third party, name of the agreement, description of agreement coverage, procedures for using the agreement):

(only for tools and products in relation with the lot)

Reference: ……….

If NO, how do you ensure rapid response to resolve a technical problem?

Reference: ……….

134

1.1.3. Technical knowledge management

1.1.3.1. Do you have technical knowledge base(s) relevant to the delivery of the requested services?

YES/NO (if YES, include the name used internally by the tenderer for this technical knowledge base).

1.1.3.2. If YES,

(a)indicate the person(s) responsible for this technical knowledge base: surname, forename, title (e.g. Dr., Mr., Mme…), function (e.g. Manager…) Telephone number, fax number, address, e-mail.

(b)describe the functioning of the technical knowledge base(s) (how is information entered, how can information be consulted, where is the information stored, how is the quality of the information guaranteed):

Reference: ……….

(c)how does the tenderer provide access for his staff to this technical knowledge base(s)?

Reference: ……….

1.1.3.3. If NO, how do you guarantee the availability of information relevant to the technical knowledge for the services required?

Reference: ……….

135

1.1.4. Training Centre

1.1.4.1. Do you have training programme(s) that support the quality of the services required?

YES/NO

If YES,

(a)indicate the person(s) responsible for maintaining the training program: surname, forename, title (e.g. Dr., Mr., Mme…), function (e.g. Manager…) Telephone number, fax number, address, e-mail.

Reference: ……….

(b)give overview of the courses in the training program(s) by providing for each course the following information:

(For technical training only in relation with the field of the lot)

Course reference code Course name Company / institute organising the course

Course table of contents

Extend this table as necessary.

1.1.4.2. If NO, how do you guarantee the training program and the staff competence that supports the quality of the services required?

Reference: ……….

136

1.2. Tenderer manpower and qualification of staff relevant to the required services

In case of a joint offer, the required information should be provided for the group of tenderers as a whole.

Note that staff of subcontractors is considered as non permanent staff.

Please refer to the following staffing schema:

The I.S. specialists are IT specialists in the development of information systems.

When filling out the tables, take into account that each block in the staffing schema is a further detailed group. For example when asked for staff numbers, the “I.S. specialists – block 8” is also part of the “permanent chargeable – block 6” staff and should be included in the count.

Please note that only staff with a direct, individual, regular and unlimited working contract with the tenderer can be quoted as “permanent” staff. He/she will be on the Tenderer's payroll.

a) In case of a consortium, the thresholds mentioned below will apply on the level of the consortium and not on an individual basis.

137

b) Staff with a personal contractual relation to a company of another nature or without a personal contractual relation to it (e.g. free-lancers, staff from affiliated companies or from subcontractors) shall only be quoted as non-permanent staff.

c) In case of a branch-company responds in the name of a group, a written endorsement of the group is necessary with the names of all affiliated companies that participate effectively.

1.2.1. Staffing tables

1.2.1.1. Indicate your average annual manpower for the last three years as well as the current number (separating permanent and not permanent staff)

Total annual manpower (block 1 in the staffing schema)

2004 2005 2006 1/1/ 2007

Permanent staff

Non permanent staff

1.2.1.2. Indicate your average number of managerial staff for the last three years as well as the current number (only permanent staff)

Total managerial staff 2004 2005 2006 1/1/ 2007

Permanent staff

1.2.1.3. Indicate the number of staff working in your IT division(s) in the field of development of information systems for the last three years and the current number (separating permanent and non permanent staff)

The minimum acceptable valuei is 85 permanent staff

Number of specialists in the development of information systems

2004 2005 2006 1/6/ 2007

Permanent staff (block 8 in the staffing schema) Non permanent staff (block 9 in the staffing schema)Total (permanent and non permanent)

138

1.2.1.4. Indicate the average number of staff from your IT division working on Tenderer's premises in the field of development of information systems for the last three years and the current number (separating permanent and non permanent staff)

The minimum acceptable value is 55 permanent staff

Number of specialists in the development of information systems working in Tenderer's premises

2004 2005 2006 1/5/2007

Permanent staff Non permanent staff Total

1.2.1.5. Indicate the average number of permanent non-technical staff in your IT division (for the provision of secretariat, contract management, customer relations, etc…) for the last 3 years and the current number

Number of non technical staff in your IT division(s) ( block 4 in the staffing schema)

2004 2005 2006 1/5/ 2007

Permanent staff

1.2.1.6. Indicate the percentage of personnel turnover for the permanent technical staff working in the tenderer’s IT division in the field of development of information systems for the last 3 years.

Personnel turnover working in your IT division(s) in the field of development of information systems

2004 2005 2006 1/5/ 2007

Percentage of turnover

139

1.2.2. Profiles

1.2.2.1. In the following tables, indicate the number of staff (working for the Tenderer and with experience in the field of the lot you have available for the services required).

An individual person can be counted only in one profile.

Total permanent

Total non-

permanentTotal

available

(FP and QTM in the field of

the lot): (FP and QTM in the field of

the lot):

(FP and

QTM in the field of the

lot):

-1 -2 -3

EXAMPLE:      Project manager 10 2 12

(1) Put in here the total number of permanent staff for Fixed Price and Quoted Time & Means services in the field of the lot. Only staff with a direct, individual, regular and unlimited working contract with the tenderer can be quoted as “permanent” staff. He/she will be on the Tenderer's payroll.

(2) Put in here the total number of non permanent staff for Fixed Price and Quoted Time & Means services in the field of the lot.

(3) Put here the total number of available staff (permanent and non permanent: (1) + (2) )

In the example, the tenderer has available 10 project managers that are permanently employed and 2 that are non-permanently employed.

Note that the work should be executed in the premises of the contractors. The delivery and progress meetings will normally take place at the Commission’s premises in Brussels.

The minimum set of profiles is listed in the table below. The tenderer will provide a job description for any additional profile he will submit.

140

Count an individual person in one profile only

  Total permanent

Total non-permanent Total available

  -1 -2 -3  (FP and QTM services

in the field of the lot):(FP and QTM services in

the field of the lot):(FP and QTM services in the

field of the lot):

BDA: Business Designer/ Analyst in JLS field

….. ….. …..(minimum 8)  

SSAN: Senior System Analyst

….. …..(minimum 9)  

SAN: System Analyst ….. …..(minimum 3)  

SC: IS Senior Consultant ….. …..(minimum 1)  

C: IS Consultant ….. …..(minimum 1)  

SI: Senior Implementer ….. …..(minimum 12)  

I: Implementer ….. …..(minimum 12)  

UID: User Interface Designer

….. …..(minimum 2)  

SSA: Senior Software Architect

…..  (minimum 5)  

SAR: Software Architect …..  (minimum 3)  

DDM: Database Designer/Manager

…..  (minimum 2)  

PM: Project Manager …..  (minimum 7)  

MR: Management Reviewer

…..  (minimum 1)  

TW: Technical Writer …..  (minimum 1)  

CD: Course Developer-User Assistance Person

…..  (minimum 1)  

WM: Web Master …..  (minimum 1)  

WT: Web technician …..  (minimum 1)  

R: Editor …..  (minimum 1)  

G: Graphic designer …..  (minimum 1)  

141

D: Documentalist …..  (minimum 1)  

T: Tester …..  (minimum 10)  

1.2.3. Roles

1.2.3.1. In the following tables, indicate the number of staff (working for the Tenderer and with experience in the field of the lot you have available for the services required).

An individual person can be counted only in one role.

Total permanent

Total non-

permanentTotal

available

(FP and QTM in the field of

the lot): (FP and QTM in the field of

the lot):

(FP and

QTM in the field of the

lot):

-1 -2 -3

EXAMPLE:      Requirements specifier (RRS) manager

6 2 8

(1) Put in here the total number of permanent staff for Fixed Price and Quoted Time & Means services in the field of the lot. Only staff with a direct, individual, regular and unlimited working contract with the tenderer can be quoted as “permanent” staff. He/she will be on the Tenderer's payroll.

(2) Put in here the total number of non permanent staff for Fixed Price and Quoted Time & Means services in the field of the lot.

(3) Put here the total number of available staff (permanent and non permanent: (1) + (2) )

In the example, the tenderer has available 6 persons in the role of requirement specifier that are permanently employed and 2 that are non-permanently employed.

Note that the work should be executed in the premises of the contractors. The delivery and progress meetings will normally take place at the Commission’s premises in Brussels.

The minimum set of profiles is listed in the table below. The tenderer will provide a job description for any additional role he will submit.

142

Count an individual person in any number of roles, provided that it fulfils the minimum qualifications requested in Annexe 8.II.

  Total permanent

Total non-permanent Total available

  -1 -2 -3  (FP and QTM

services in the field of the lot):

(FP and QTM services in the field of the lot):

(FP and QTM services in the field of the lot):

Analysis and design ….. ….. …..Requirements specifier (RRS) (minimum 6)    Development ….. ….. …..Integrator (RIN) (minimum 10)    Management ….. ….. …..Change Control Manager (RCCM) (minimum 4)    Management ….. ….. …..Configuration Manager (RCM) (minimum 6)    Management ….. ….. …..Deployment Manager (RDM) (minimum 2)    Management ….. ….. …..Test Manager (RTM) (minimum 8)    Testing ….. ….. …..Test Designer (RTD) (minimum 10)    

1.2.4. Mapping of profiles, roles and CV's

1.2.4.1. Mapping of profiles, roles and CV's for permanent staff

In the following table, tenderers will connect profiles with roles they are able to fulfil mapping profiles, roles and CVs for permanent staff. Each profile can be connected to any number of roles, provided that it fulfils the minimum qualifications requested in annexe 8.II.

In the first column of the table below, indicate the identifier; this is the abbreviation of the profile followed by an order number (i.e. PM1 for the first Project Manager, PM2 for the second one, etc…), in the second column the profile, in the third the CV number (only for persons whose CV is enclosed), in the fourth the person’s name (surname, first name), in the fifth the name of the employer and in the sixth the abbreviation of the additional roles this person can fulfil.

(1)Identifier

(2) Profile

(3)CV

number

(4)Staff name

(surname, first name)

(5)Employer

(6)Additional roles that

can be fulfilled

143

An individual person can only be counted for one profile but can be assigned to different roles.

1.2.4.2. Mapping of profiles and names for non permanent staff

In the following table, tenderers will connect profiles with roles they are able to fulfil mapping mapping profiles with names for non-permanent staff. Each profile can be connected to any number of roles, provided that it fulfils the minimum qualifications requested in annexe 8.II.

In the first column of the table below, indicate the identifier; this is the abbreviation of the profile followed by an order number (i.e. PM1 for the first Project Manager, PM2 for the second one, etc…), in the second the profile, in the third the person’s name (surname, first name) and in the fourth the name of the employer.

(1)Identifier

(2) Profile (2)Staff name

(surname, first name)

(4)Employer

An individual person can only be counted for one lot and one profile. Non permanent staff can't be assigned to roles.

1.2.5. Expertise

1.2.5.1. For each of the profiles enclose one Software Expertise Form (SEF) (see Attachment 2 – standardised form).

Minimum level of expertise required and thresholds

In the field of the lot, a good expertise of the following is required:

- Oracle RDMS

- BEA WebLogic

- ColdFusion

- J2EE

- XML

- Documentum

144

- Business Objects

- HTML, WDML

- RUP (or other UP)

- UML

- CSS

- Verity/Idol

- CISSP, CISA, or CISM

Other expertise is also required for some profiles.

To have expertise in a product means to have worked with the specified product or software for at least 12 months.

The following minima are based on current needs and on the software currently mainly used by the Commission in the field of the lot.

The tenderers who don’t comply with these thresholds will be judged not having the minimum technical capacity to deliver the required services.

In order to verify the responses the Commission could ask the tenderer to provide the list of employees that are included in the Software Expertise Forms (with respect of confidentiality).

145

Required minimum staff number with the following expertise :

SSA SA SC C SI I UID DDM PM

Oracle RDBMS 5 2 6 3 2BEA WebLogic 3 2 4 2ColdFusion 2 1 4 2 2J2EE 3 2 5 3XML 3 2 4 2Documentum 1 1 1Business Objects 1 1 1 1HTML, WDML 5 3 6 3 2RUP (or other UP) 3 2 5UML 6 2 1 2CSS 1 1Verity/Idol 1 1CISSP, CISA, or CISM 1JLS domain 1 1

JLS domains to be considered are: security, justice, freedom, immigration, integration, asylum, drugs coordination, home affairs, visa, Schengen area, civil justice, criminal justice, fundamental rights, citizenship of the European Union, data protection, freedom of movement, police, customs, crime, crime prevention, terrorism, in the context of and as described on DG JLS Europa web pages (http://ec.europa.eu/justice_home/)

These minima apply to the total number of staff (permanent and non permanent).

An individual person can be counted only in one profile

Reference to the Software Expertise Form:

(a) Senior System Analyst (SSAN) 1. SEF n° ……….

(b) System Analyst (SA) 2. SEF n° ……….

(c) Senior Consultant (SC) 3. SEF n° ……….

(d) Consultant (C) 4. SEF n° ……….

(e) Senior Implementer (SI) 5. SEF n° ……….

(f) Implementer (I) 6. SEF n° ……….

146

(g) User Interface Designer (UID) 7. SEF n° ……….

(h) Database Design Manager 8. SEF n° ……….

(i) Project Manager 9. SEF n° ……….

1.2.6. CVs

For CVs, it is mandatory to use one of the attached CV forms (see attachment 3)

1.2.6.1. For each of the following profiles enclose one standardised CV for each of the indicated number of permanent staff working in the area of the required services and with expertise related to the lot.

The proposed CVs need to conform to the profile descriptions and the requirements of the lot.

Moreover, the minimum numbers of CVs that must demonstrate specific expertise (according to the description of profiles) in the following technologies are indicated in the next table:

Required minimum staff number with the following expertise :

SSAN SAN SC C SI I UID DDM PM

Oracle RDBMS 3 2 3 2 1BEA WebLogic 2 1 2 1ColdFusion 1 1 2 1 1J2EE 2 1 4 2XML 2 1 2 1Documentum 1 1 1Business Objects 1 1 1 1HTML, WDML 3 2 3 2 1RUP (or other UP) 2 1 2UML 3 1 1 2CSS 1 1Verity/Idol 1 1CISSP, CISA, or CISM 1 1JLS domain 1 1

Note that the same person could have a specific expertise in different technologies.

147

Indicate the CV numbers.

SSAN: Senior System Analyst (9 CVs minimum and 20 CVs maximum)

CV n° ………. to n° ……….

SAN: System Analyst (7 CVs minimum and 14 CVs maximum)

CV n° ………. to n° ……….

SC: IS Senior Consultant (1 CVs minimum and 2 CVs maximum)

CV n° ………. to n° ……….

C: Consultant (1 CVs minimum and 2 CVs maximum)

CV n° ………. to n° ……….

SI: Senior Implementer (10 CVs minimum and 20 CVs maximum)

CV n° ………. to n° ……….

I: Implementer (5 CVs minimum and 10 CVs maximum)

CV n° ………. to n° ……….

UID: User Interface Designer (1 CVs minimum and 2 CVs maximum)

CV n° ………. to n° ……….

DDM: Database Designer/Manager (1 CVs minimum and 2 CVs maximum)

CV n° ………. to n° ……….

PM: Project Managers (2 CVs minimum and 4 CVs maximum)

CV n° ………. to n° ……….

The Tenderers who don’t comply with the minimum thresholds will be judged not having the minimum technical capacity to deliver the required services.

The CV numbers are the same as the one indicated in the table in the chapter 1.2.4.1 "Mapping of profiles, roles and CV's for permanent staff" of this annexe.

148

Indicate in the following table the reference to the CV numbers with the specific expertise in the mentioned technologies.

Specific Expertise SSA SA SC C SI I UID DDM PM

Oracle RDBMSBEA WebLogicColdFusionJ2EEXML DocumentumBusiness ObjectsHTML, WDMLRUP (or other UP)UMLCSSVerity/IdolCISSP, CISA, or CISMJLS domain

1.3. References in relation to similar projects/contracts

1.3.1. Client References

1.3.1.1. Have you provided a list of the principal services provided in the past three years, with the amounts, dates, and recipients, whether public or private, of the services provided:

The delivery has to be certified by the purchaser; or failing this, declared by the service provider to have been effected.

In case of a joint offer, provide the information for each company

YES/NO:

Reference: ……….

1.3.1.2. Tenderers will provide at least 5 client reference contacts of customers, other than the Commission that are making use of services similar to the service requirements of this lot. The references should be for different customers (*) in a fixed price or quoted time & means context in Tenderer's premises. Only provide client references that can be consulted by the Commission.

In case of a joint offer, the required information can be provided for the group of tenderers.

149

Contractor Customer Client’s surname, forename, title (e.g. Dr., Mr., Mme…), function (e.g. Manager…) Telephone number, fax number, address, e-mail.

Volume (person-days)

(*) A European institution, a specific ministry or a company must be considered as one single customer

1.3.2. Project sizes

1.3.2.1. Indicate how many projects in the area of the required services you have completed in 2005 or 2006, where the consumption of your own resources was:

In case of a joint offer, the required information should be provided for the group of tenderers as a whole.

Number of Fixed Price or Quoted Time & Means projects

1. 50 to 99 person-days: (a) ……………

2. 100 to 499 person-days: (b) ……………

3. 500 to 999 person-days: (c) ……………

4. 1000 person -days or more: (d) ……………

1.3.3. Project References

In case of a joint offer, the required information can be provided for the group of tenderers

150

1.3.3.1. Enclose project reference forms using the attached template (Attachment 1. The use of this standardised form is mandatory)

Tenderer must include at least 6 different projects (and maximum 12) for at least 4 different customers for projects/contracts executed in your premises and in the field of the lot.

At least 2 different customers should be in the public sector.

The minimum size of the projects must be in total 150 person-days.

The references must concern contracts executed in 2005 or 2006.

Departments, divisions, directorates, etc. are regarded as the same customer. For example, a specific European Institution or ministry or company is considered as one customer.

A framework contract with different specific contracts must be considered as a single reference.

The use of the following technologies is required as a minimum:

151

- Oracle RDBMS in 3 references

- BEA WebLogic in 2 references

- ColdFusion in 2 references

- A J2EE in 2 references

- UML in 3 references

- XML in 2 references

- Documentum in 1 reference

- Business Objects in 1 reference

- Verity/Idol in 1 reference

The Tenderers who don’t comply with these thresholds will be judged not having the minimum technical capacity to deliver the required services.

Fill in the following table:

PRF N°

Public or Private sector

Volume (persons-days)

Use of Oracle

(Y/N)

Use of WebLogic

(Y/N)

Use of ColdFusion

(Y/N)

Use of a J2EE (Y/N)

Use of UML

(Y/N)

Use of XML

(Y/N)

Use of Documentum (Y/N)

Use of Business Objects (Y/N)

Use of Verity/Idol (Y/N)

RUP

1

2

3

4

5

6

1.4. Quality assurance and control mechanisms

In case of a joint offer, provide the relevant information for each company

152

1.4.1. Quality assurance procedures

1.4.1.1. Have you given a description of your procedures for ascertaining the quality of the services you deliver to clients and the conformity of the deliveries with their orders?

YES/NO: (mandatory)

Reference:

1.4.1.2. Have you enclosed title and contents list of your quality assurance manual.

YES/NO

Reference:

1.4.2. Quality standards certifications

1.4.2.1. Do you have quality procedures for your delivery organisation conforming to the EN29000 (ISO 9000) series of quality standards or equivalent?

YES/NO:

Reference:

IF YES,

(a) Specify the year and the country for which the accreditation has been obtained.

(b)State the name of the certification body.

( c) Have you enclosed a copy of the certificate?

YES/NO:

Reference:

153

(d) Have there been any follow-up audits? If yes specify.

YES/NO:

1.4.2.2. What other norms do you follow?

(Mandatory if the response to 4.2.1 is NO)

1.4.3. Methodology

1.4.3.1. Have you given a description of your project management methodology applicable to the required services

YES/NO (Mandatory):

Reference:

1.4.3.2. Do you use project management tools other than those used by the Commission? If No, state the name and a short description of the tools used instead. A list of products used by the Commission is available in annexe 8.I.

YES/NO (Mandatory):

1.5. Development infrastructure environment

In case of a joint offer, provide the relevant information for each company

1.5.1. Infrastructure at the company’s premises

1.5.1.1. Have you described the organisation of your development environment, including the organisational structure and responsibilities?

YES/NO: (mandatory)

Reference:

154

1.5.1.2. Have you described the mechanisms of the periodical update of your technical infrastructure? Clearly indicate the procedures, responsibilities and timing.

YES/NO

Reference:

1.5.1.3. Have you enclosed an Infrastructure Description Form (IDF - Attachment 6) with your existing development infrastructure?

YES/NO:

Reference: IDF n° …..

(in case of a joint offer, one for each company)

1.6. Meetings

In case of a joint offer, provide the relevant information for each company

1.6.1. Have you filled the declaration on honnor for the meeting requested in the present call for tenders?

The tenderer should confirm that a duly mandated representative of the Company will be able to participate to a meeting in the Commission premises within 48 h of the request to commit the Company on any subject or to address technical issues.

YES/NO: (mandatory)

Reference:

155

Attachment 1

Project Reference Form

156

Project Reference Form

The Project Reference Form must be used to give details about relevant projects the tenderer wants to present as proof of experience.

The Project Reference Form consists of two pages:

Front page;

Description page.

Both pages must be used to form a complete Project Reference Form.

A new Project Reference Form must be completed for each project.

Contact persons may be contacted by the Commission in the scope of the call for tenders.

Use of this form is mandatory - only projects submitted on this form will be considered.

The delivery has to be certified by the purchaser; or failing this, declared by the service provider to have been effected.

157

Project Reference Form (page 1 of 2)

Project reference n° ______ Project reference front page

Project name:

Start date (mm/yy): Finish date (mm/yy):

Client name: Contact person: Phone:

Project type (development, maintenance, study, support, etc…):

Principal contractor for this project :

If it is not the tenderer, explain the tenderer’s role:

Principal location for this project:

Tenderer's premises

Client's premises

Other – Precise:

Number of tenderer's own technical staff involved in person -days, by profile:

Business Designer/Analyst (BDA) : Senior Software Architect (SSAR) : Senior System Analyst (SSAN) : Software Architect (SAR) :

System Analyst (SA) : User Interface Designer (UID) :

Technical writer (TW) : Database Designer/Manager (DDM):

Senior Implementers (SI) : Implementers (I) : Project Manager : Other (precise):

Total :

Methodologies involved:

Technologies involved (hardware, software and tools) :

158

Project Reference Form (page 2 of 2)

Project reference n° ______

Project reference description pageArea(s) covered by the project (for example Human Resource, Finance, Environment,…):

Project description:

Declaration of conformity and signature:

159

Attachment 2

Software Expertise Form

160

Software Expertise Form

The Software Expertise Form must be used to give details about the staff that the tenderer employs at 1/1/2007 and who could be made available for the services required.

When completing the form, follow these guidelines:

Number of employees with the above mentioned profile that the tenderer could make available

Total Number

Total Permanent

Total Non permanent

TOTAL (1) (2) (3)

Expertise 1 (4) (5) (6)

Expertise 2

…

Expertise n

Total number of employees with respective profile:

The first row “Total number” (1) indicates how many of your employees with the respective profile could be made available for the requested services.

Indicate the number of permanent employees in the column with the heading “Total permanent” (2), indicate the number of non-permanent employees in the column with the heading “Total non-permanent” (3).

Number of employees with required expertise:

By writing numbers into one of the next rows (expertise rows), indicate how many of your employees with the respective profile have the expertise described in the leftmost column of the table.

Indicate the total number of employees in the column with the heading “Total Number” (4), indicate the number of permanent employees in the column with the heading “Total permanent” (5), indicate the number of non-permanent employees in the column with the heading “Total non-permanent” (6).

“To have expertise” means in this context: “To have worked with the specified product for at least a year”!

161

Of course, the numbers in the expertise rows do not necessarily add up to the sum in the “Total number” row, because you can count any one employee in as many rows as you wish, according to the number of fields of expertise.

DO NOT count any employee in more than one profile! For example, a System Analyst must not be counted as an Implementer again.

162

Software Expertise FormSEF n° ……….

For profile (tick only one): Project Manager

Senior System Analyst

System Analyst

Senior Consultant

Consultant

Senior Implementer

Implementer

User Interface Designer

Database Designer/Manager

Count an individual person in one profile only!

Number of employees with the above mentioned profile that the tenderer could make available

Total Number

Total Permanent

Total Non permanent

TOTAL

Oracle RDBMS

BEA WebLogic

ColdFusion

J2EE

XML

Documentum

Business Objects

HTML, WDML

RUP (or other UP)

UML

CSS

Verity/Idol

CISSP, CISA, or CISM

Tomcat

163

Number of employees with the above mentioned profile that the tenderer could make available

Total Number

Total Permanent

Total Non permanent

JBoss

Apache

iPLANET

MS IIS

Oracle Application Server

Eclipse

SQL Server

Alfresco

Visual Basic

PowerDesigner

Oracle workflow

SearchServer (Fullcrum)

Fame

Troll

Postgresql

MySQL

Frontpage

Acrobat

Apache web server

Microsoft Internet Information Server

C,C++

SQL, pl/SQL

Perl

JMS

SOAP

164

Number of employees with the above mentioned profile that the tenderer could make available

Total Number

Total Permanent

Total Non permanent

PHP

Web services

Rational Rose

Rational ClearQuest

Rational ClearCase

Rational RequisitePro

Rational SODA

MS-Office

MS- Project

HTTP, HTTPS

(other expertise that you may want to indicate)

165

Attachment 3

CV Forms

166

Guidelines for the completion of the CV

The JLS standardized CV form defines the Curriculum Vitae (CV) layout for a tenderer to use when putting forward a person for a particular role.

Use of the JLS standardized CV form or of the European Curriculum Vitae format is mandatory - only CVs submitted on one of these two forms will be considered.

How to fill out the JLS standardized CV form:

All the required information has to be provided. Any missing or incomplete information may lead to a CV being discarded.

Where the information is to be provided in tabular form, all the columns of the table have to be filled in.

The CV should be a summary rather than a biography of an individual and must be in a format enabling a quick and accurate comparison with other CVs submitted to fill certain roles. There should be no unaccounted chronological breaks.

Each CV consists of one CV front page and at least one CV training page and at least one CV software expertise page and at least one CV professional experience page; more CV training, CV software expertise or CV experience pages may be added as necessary.

Specialised expertise should mention the tools or topics in which the candidate has a high expertise (see the description of profiles in the “Service Requirements”, Annex 2).

Software expertise :

- Competence must be rated from 1 (basic) to 5 (excellent).- Duration must be expressed in months and has to relate clearly to the relevant

entries under “Professional experience”.- Description must state how the competence has been acquired and in what

projects it has been used, relating clearly to the relevant entries under “Professional experience”.

Each CV professional experience page contains data about the projects the employee has participated in, its role and responsibilities, and the products or tools be used in the context of these projects. More CV experience pages must be added for more projects.

- Dates must indicate precisely the starting and ending months of the entry.- Project size is to be expressed as the total number of person-months.- Description must include an explanation of the scope and results of the

project (or task).

-

167

How to fill out the European Curriculum vitae form

All the information requested for the JLS standardized CV form should be indicated in the CV, in particular:

- In Surname(s)/first name(s), the CV number and identifier (as in the connection table for permanent staff). The profile must appear very clearly in the identifier or has to be explicitly mentioned.

- In Computer skills and competences, the software expertise (including tools, methodologies and products) with the competence rate, the duration in months and description with reference to work experience.

Specialised expertise should be clearly mentioned as such.

- in Work experience, the current employer first (e.g. the tenderer).

It must contain data about the projects the employee has participated in, its role and responsibilities, and the products or tools be used in the context of these projects. In addition to start and end dates, the effective number of months worked on the projects should be indicated.

- In additional information, the date of recruitment and the date IT career started

All other entries not referred in the “JLS standardized CV” are optional

168

JLS CV FORM

CV front page

CV number : (indicate here the CV number) …………

Date of birth: (dd/mm/yy)

Contract information: Date of recruitment (dd/mm/yy):

Current function: (indicate the function in the company)

Profile for which employee is entered:

Check the appropriate (only one): Project manager Business Designer/Analyst Senior System Analyst System Analyst Senior Implementer Programmer User Interface Designer Technical Writer Database Design Manager

IS Senior Consultant IS Consultant Senior Software Architect Software Architect Tester Course Developer – User

Assistance Person Webmaster IS Coordinator

Manager Reviewer

Profile experience Does the employee fulfil the corresponding profile requirements (see profile descriptions in service requirements) : YES / NO

Highest relevant educational qualification:

Check the appropriate :

University degree

Non university degreeCertificate and/or diploma obtained :

Institute:

Date:

Languages:

(indicate level of skill:from 1=basic to 5=excellent)

English:French:German:Dutch:Italian:Spanish:Other(s):

Spoken Written

Date IT career started:

(mm/yy)

Specialised expertise

169

Summary (use this area to briefly indicate the major facts which should be known about this employee):

170

CV training page

CV number:

CV training page number for this CV:

TRAINING

Training name: Company/institute organising the training:

Date(s) training followed:

Exams or certificates:

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

171

CV software expertise page

CV number:

CV software expertise page number for this CV:

Software expertise

Tool (precise manufacturer, product name and version(s))

Competence (rating : 1 -5)

Duration (in months)

Description (e.g. give relevant entries under “professional experience”)

172

CV professional experience page

CV number:

CV experience page number for this CV:

PROJECT EXPERIENCE

Project name:

Company:

Dates : Start: (mm/yy) End: (mm/yy) Effective number of months worked on the project: (months)

Client :

Project size:

Project description :

Employee’s Roles & Responsibilities in the project:

Technologies and methodologies used by the employee in the project:

EUROPEAN CURRICULUM VITAE FORMEuropean

Curriculum Vitae format

Personal informationSurname(s) / First name(s) Indicate here the CV number and identifier (or profile)

Date of birth

173

Work experience

Dates ( from –to) Add separate entries for each relevant post occupied, starting from the most recent

Occupation or position heldMain activities and responsibilities

Name and address of employer Indicate the name of the employerType of business or sector

Education and training

Dates (from-to) Add separate entries for each relevant course you have completed, starting from the most recent. (remove if not relevant, see instructions)

Title of qualification awardedPrincipal subjects/occupational skills

coveredName and type of organisation

providing education and trainingLevel in national or international

classification

Personal skills and competences

Mother tongue(s) Specify mother tongue

Other language(s)Self-assessment Understanding Speaking WritingEuropean level (*) Listening Reading Spoken interaction Spoken production

LanguageLanguage

Social skills and competences Replace this text by a description of these competences and indicate where they were acquired.

Organisational skills and competences

Replace this text by a description of these competences and indicate where they were acquired.

Technical skills and competences Replace this text by a description of these competences and indicate where they were acquired.

Computer skills and competences Replace this text by a description of these competences and indicate where they were acquired.

Artistic skills and competences Replace this text by a description of these competences and indicate where they were acquired.

Other skills and competences Replace this text by a description of these competences and indicate where they were acquired.

Additional information Include here any other information that may be relevant.

174

Attachment 4

Mapping of profiles, roles and CV's for permanent staff

175

Attachment 5

Mapping of non-permanent staff

176

Attachment 6

Infrastructure Description Form

177

Infrastructure description form

The use of the infrastructure description form is mandatory. It must give details about the infrastructure in the development environment at the tenderer’s premises on the 1/1/2007.

In order to be able to provide the services requested by the call for tenders, the tenderer must have the following tools. In case of a consortium each member has to fill in the table, however, these tools must be available on the level of the consortium.

- Oracle RDBMS 9i or higher; - BEA Weblogic 8 or higher;- Coldfusion MX 6 or higher;- Rational Rose or another UML tool;- One Java IDE;- Documentum 5.x - Business Objects 6.x- Dreamweaver MX

The tenderer has the possibility to add in the infrastructure description form other products that he uses in its development environment.

178

Infrastructure Description Form (page 1 of 2)IDF n° ………. for company : ……

Location of the development infrastructure :

Development servers Number

Windows 2000 (or higher) servers

Windows NT servers

UNIX Servers

Linux servers

Other (specify)

Workstations (used for development) Number

Windows XP workstations

Windows NT workstations

Linux workstations

Other (specify)

Internet

Company website URL

Type and speed of Internet connection

Company official e-mail address

e-mail address for all permanent personnel YES/NO

e-mail address for all non-permanent personnel YES/NO

179

Infrastructure Description Form (page 2 of 2)IDF n° ……….

Software licenses Number, type (individual, site, etc…), version of licences

Number of users (for development)

Oracle 9i or higher

Oracle 8i

Weblogic 8 or higher

Weblogic 6 or 7

ColdFusion MX 6 or higher

ColdFusion 5

Rational Rose

ECLIPSE

BEA Workshop

Documentum 5.x

Business Objects 6.x

Business Objects 5.x

DreamWeaver MX

Apache Web Server

MS Internet Information Server

Adabas

SQL Server

POSTGRESQL

MySQL

Oracle IFS

VERITY K2

BEA Integration

Oracle Workflow

XERCES 2

XML SPY

PowerBuilder 6 or higher

Visual Basic 6.0 or higher

Jbuilder

INTELLIJ IDEA

Oracle IAS

PowerDesigner

Rational RequisitePro

Rational SODA

Rational Clercase/Clearquest

CVS

180

Software licenses Number, type (individual, site, etc…), version of licences

Number of users (for development)

MS Visual Source Safe

MS-Office

ACROBAT

Frontpage

Internet Explorer

Firefox

MS-Project

OMNIPAGE

SAS

FAME

TROLL

BEA Portal

ArcGIS (Arc View, Info, IMS, SDE…)

(complete with other tools)

181

Annex III.4: Case studies of lot 2 and its annexes

Annex III.4a: Vision document 194

Annex III.4b: Software Development Plan 216

Annex III.4c: Software Architecture Document 231

182

Annex III.4: Case studies of lot 2

Lot 2 "Websites, web content management systems and other computer services"

"Information system development"Case study 1 (Content management system)

1. OBJECTIVES

The goal of this case study is to allow Tenderers to demonstrate how they would develop an IT system using the Unified Process (UP) methodology in a cost effective way. More specifically, Tenderers are requested to simulate the process of developing a Web Content Management System (WCMS) to be used by the units of the Directorate General of Justice, Freedom and Security (DG JLS) to organize and manage the content of their stakeholders and user communities (web portals, web sites, intranet applications, discussion forums, etc.). Typical fields and programs under DG JLS responsibility are:

Integration policies and best practices Immigration policies Asylum policies, best practices and systems Resources for combating violence against children, young people and women European Refugee Fund …

Additional information on the policy areas in which DGJLS is active can be found by following this link: http://ec.europa.eu/justice_home/fsj/intro/fsj_intro_en.htm

Also, examples of web sites to support the aforementioned policies can be found on the DG JLS pages on Europa (http://ec.europa.eu/justice_home/web/intro/web_intro_en.htm).

It is important to state that this exercise is a simulation for the purpose of technical evaluation only and it does not mean that DG JLS will actually ask for the development of such a system as a result of this call for tender.

2. DESCRIPTION OF SYSTEM'S CORE MODULES

The WCMS will offer the functionalities, grouped by modules, which are described below. Tenderers are invited to propose their own modular approach by potentially grouping the required features in a different way. Please refer to the terminology page for definitions.

183

2.1. Content publishing or delivery

For many organizations, the main focus of their web application platforms is to deliver content through whatever channels and whatever formats and languages the enterprise requires.

o Aggregator: publishing syndicated content

The news aggregator is a powerful on-site news reader that can gather fresh content from news sites and web logs around the web and make it available from the site.

Users can view the latest news chronologically in the main news aggregator display or by source.

The administrator can add, edit, and delete feeds and choose how often to check each individual feed for updated news. He can also tag individual feeds with categories, offering selective grouping of some feeds into separate displays. Listings of the latest news for individual sources or categorized sources can be enabled as blocks for display in the sidebar through the block administration page.

o Block: controlling content in the sidebars

Blocks are the boxes of related/grouped data that are visible in the left and/or right sidebar(s) of the site. They can also be placed anywhere on a page using regions. These are usually generated automatically by modules, but administrators can also create their own defined blocks.

The sidebar each block appears in depends on both which theme is used (some are left-only, some right, some both), and on the settings in block management.

The block management screen lets the administrator specify the vertical sort-order of the blocks within a sidebar.

The block management screen also provides checkboxes and a configure link for customizing the visibility of individual blocks. A block's visibility depends on:

The Enabled checkbox. Disabled blocks are never shown. The Throttle checkbox. Throttled blocks are hidden during high server

loads. Page specific visibility settings. Individual blocks can be configured to

only show/hide on certain pages. Custom visibility settings. Individual blocks can be configured so that

users decide whether to show/hide certain blocks. Its function. Dynamic blocks (such as those defined by modules) may be

empty on certain pages and will not be shown.

o Locale: multi-language support for all official EU languages

184

The locale module allows the administrator to present the site in a language other than the default English. The administrator can use it to set up a multi-lingual web site or replace given built-in text with text which has been customized for the site. Whenever the locale module encounters text which needs to be displayed, it tries to translate it into the currently selected language. If a translation is not available, then the string is remembered, so the administrator can look up untranslated strings easily.The locale module provides two options for providing translations. The first is the integrated web interface, via which the administrator can search for untranslated strings, and specify their translations. An easier and less time-consuming method is to import existing translations for any language. Translations for all official EU languages are available for download from the translation page.

o Menu: customize site navigation

The menu module allows for customization of the menus. Menus appear in blocks on the site and are useful for providing navigation in it. The main menu for navigation is the navigation menu. On the administer menu page administrators can '''edit''' to change the title, description, parent or weight of the menu item. Menu items which are disabled are not deleted; they are merely not available for navigating the site in the sidebar menu block. The default menu items generated by the menu module cannot be deleted, only disabled. Using the '''add menu''' tab submit a title for a new custom menu. Once submitted, the new menu will appear in a list toward the bottom of the administer menu page underneath the main navigation menu.

o Node: the content

All content on the website is stored and treated as "nodes." A node is any posting, such as a page, poll, story, forum text, or blog entry. Comments are not stored as nodes but are always tied to one.Treating all content as nodes allows the flexibility of creating new types of content. It also allows the administrator to painlessly apply new features or changes to all content.Behind the scenes, the nodes module manages these nodes. This module is what lets the administrator

• list, sort through, and manage all the content on the site • set norms for how all posts are displayed • list and configure the "content types" for the site, and create new ones

Offering "content types" is a way the system allows the administrator to have different kinds of nodes for different purposes. For example, a "story" is one kind of node, a "book page" another, and a "blog entry" yet another. The administrator can also create new content types of his own.

o Page: post static pages

The page module allows users to create static pages, which are the most basic type of content. Pages can be collected in books via the book module. Users

185

should create a page if the information on the page is static. An example would be an "about" page. When a page is created, a user can set authoring information, configure publishing options, whether readers will be able to post comments. They can also select the content type of the page (e.g., full HTML, filtered HTML, other…). The administrator can set the publishing default for a page (in its workflow): he can specify whether a page is by default published, sent to moderation, promoted to the front page, sticky at the top of lists, and whether revisions are enabled by default. He can set the permissions that different user roles have to view, create, and edit pages.

o Profile: extending user account information

The profile module lets users share information about them. The administrator sets up forms for them to fill in. Users tell about themselves by filling in those forms on the edit tab of their "My Account" page. And what each user tells will be visible to the rest of the users on the site, to the extent the administrator chooses when he designs the forms.

o Story: post static pages

The story module is used to create a content post type called stories. Stories are articles in their simplest form: they have a title, a teaser and a body. Stories are typically used to post news articles or as a group blog.

The story administration interface allows for complex configuration. It provides a submission form, workflow, default view permission, default edit permission, permissions for permission, and attachments.

o Tracker: viewing new and updated content

The tracker module displays the most recently added or updated content to the website allowing users to see the most recent contributions. The tracker module provides user level tracking for those who like to follow the contributions of particular authors.

The "recent posts" page is available via a link in the navigation menu block and contains a reverse chronological list of new and recently-updated content. The table displays the content type, the title, the author's name, and how many comments that item has received, and when it was last updated. Updates include any changes to the text, either by the original author or someone else, as well as any new comments added to an item. To use the tracker module to watch for a user's updated content, click on that user's profile, then the track tab.

o Upload: collaborate with files

The upload module allows users to upload files to the site. The ability to upload files to a site is important for members of a community who want to share work. It is also useful to administrators who want to keep uploaded files connected to a node or page.

186

Users with the upload files permission can upload attachments. The administrator can choose which post types can take attachments on the content type's settings page. Each user role can be customized for the file size of uploads, and the dimension of image files.

2.2. Collaboration services

o Forum: create threaded discussions

The forum module lets the administrator create threaded discussion boards, called forums, on the site. Forums are very useful because they allow community members to discuss topics with one another, and the discussions are archived for future reference.Topics, or threaded discussions, are posted to a forum. Each topic is comprised of an initial post and replies, or comments. Forum topics can have their own URLs.Multiple forums are often set up for different areas of discussion. Forums can also be placed inside other forums for a discussion area that is a subset of the parent forum, in which case they are often called child boards or forums. Containers can also be created to hold a group of forums. However, topics cannot be posted to containers, unlike parent forums. Both containers and forums can be placed inside other containers and forums. By planning the structure of the containers and forums well, the administrator makes it easier for users to find a discussion area of interest to them.Forum modules require Taxonomy and Comments modules to be enabled.

o Contact: a way for users to get in touch

The contact module helps people get in touch with one another and with the system's administrator.

Through personal contact forms users can send one another e-mail. And through site-wide contact forms users can send e-mail to the system's administrator.

With either form, users can specify a subject, write their message, and also have a copy of their e-mail sent to their own address.

Through contact forms, users allow themselves to be contacted yet keep their own e-mail addresses private.

Users (in their account settings) can turn their personal contact forms on or off. When their form is turned on, a contact tab appears in their user profile, for everyone to see. (Privileged users such as site administrators can contact even users who have turned their forms off.)

2.3. Content repository

In general, the Content Repository consists of all the textual and graphical content that is available to be delivered through the content delivery applications.

187

o Categories (taxonomy): A way to organize content

The categories module lets the administrators classify content into categories and subcategories, thus organizing the content on their site. For example, they could classify music by genre: classical, jazz, rock. And they might further classify "classical" into concertos, sonatas, symphonies, and so on. When users create new content, administrators can let them classify it (or even require them to do so) right when they create it.

When users view a post to which a category has been assigned, the theme, along with the post, will generally show the name of the category (or categories) to which the post belongs. Each category's name appears as a link. And clicking on that link will bring users to a page showing the other posts of the same category.

o Search: an internal site search system

The search module lets users search for specific content on the site. They can search both for users and for particular words.

With a regular search, if users enter more than one search term the search module will look for content that has all the terms they've entered. If instead they want either one term or another, they join the terms with "or." If they are looking for an exact phrase, they enclose it in quotation marks.

With Advanced Search they can also look for "any of these words" or "this phrase," or both, they can rule out words they don't want, and they can choose content types within which to confine their search.

The search engine indexes the text of the site and the names of the users. The administrator can tweak the way it does this.

2.4. Workflows

An important aspect of any Web Content Management System is the set of workflows that are used to oversee the content management process. A good workflow will attempt to reflect the business process that any content project will go through before it is finally published, coordinating the activities of content creators, approvers (or rejecters), editors, managers and/or system administrators.

o Book: structured document authoring

A book is a set of pages tied together in sequence, perhaps with chapters, sections, subsections, and so on. Authors can use books for manuals, reports, site resource guides, Frequently Asked Questions (FAQs), or whatever they would like.

Users who have permission can create a book and write, review, modify, or rearrange the pages. Many users can work together on a book. Authors can allow or disallow collaboration, to whatever extent they want.

188

At the bottom of book pages, the system automatically provides links for moving to the previous page and the next, and a link labelled up that leads to the level above in the structure. A contents page is also automatically created.

Authors can provide their users with a menu that helps them find their way around inside their books. They do this by enabling the book navigation block on the blocks page. (Users will see the menu only when viewing the book.)

The "books" link takes users to authors' books. The "book navigation" block helps users move around inside authors' books.

On the books administration page, administrators can view a list of all the books on the site. For each book there's a link to an outline, from which to edit or delete pages or sections, change their titles, or change their weight (thus putting them in a different order).

o Comment: allow comments on content

The comment module creates a discussion board for each post. Users can post comments to discuss a forum topic, weblog post, story, collaborative book page, etc. The ability to comment is an important part of involving members in a community dialogue.

An administrator can give comment permissions to user groups, and users can (optionally) edit their last comment, assuming no others have been posted since.

Attached to each comment board is a control panel for customizing the way that comments are displayed. Users can control the chronological ordering of posts (newest or oldest first) and the number of posts to display on each page.

Comments behave like other user submissions. Filters, smileys and HTML that work in nodes will also work with comments. The comment module provides specific features to inform site members when new comments have been posted. On sites with active commenting from users, the administrator can turn over comment moderation to the community.

2.5. System administration and users' management

o Help: context-sensitive guidance

The help module displays context-sensitive help.

Administrators cannot alter the help system. But module authors can make informative use of it. And modules can make help texts available to other modules.

o Statistics: tracking referrers, page hits, etc.

189

The statistics module keeps track of numerous statistics of site usage. It counts how many times, and from where each of the posts are viewed. The statistics module can be used to learn many useful things about how users are interacting with each other and with the site.

Statistics module features Logs show statistics for how many times the site and specific content on

the site has been accessed. Referrers tell from where visitors came from (referrer URL). Top pages show what's hot, what is the most popular content on the site. Top visitors show the most active visitors for the site and allow the

administrator to ban abusive visitors. Recent hits displays information about the latest activity on the site. Node count displays the number of times a node has been accessed in the

node's link section next to # comments.

o User: access and management settings.

The user module allows users to register, login, and logout. Users benefit from being able to sign on because it associates content they create with their account and allows various permissions to be set for their roles. The user module supports user roles which can setup fine grained permissions allowing each role to do only what the administrator wants them to. Each user is assigned to one or more roles. By default there are two anonymous roles - a user who has not logged in, and an authenticated user who has signed up and who has been authorized.

Users can use their own name or handle and can fine tune some personal configuration settings through their individual my account page. Registered users need to authenticate by supplying either a local username and password, or a remote username and password such as one from another JLS powered website. A visitor accessing the website is assigned a unique ID, the so-called session ID, which is stored in a cookie. For security's sake, the cookie does not contain personal information but acts as a key to retrieve the information stored on the server.

o Watchdog: site monitoring

The watchdog module monitors the system and records system events in a log that can be reviewed. This helps the administrator get a quick overview of activity on his site. Since the log records events in sequence, it can also be useful for debugging site errors.

The watchdog log records errors, warnings, usage data, performance data, and operational information. The administrator can filter the entries ("Filter by message type") to view only a particular type of message.

2.6. Important Notices

It should be noted that:

190

Tenderers are asked to respect the minimum set of features described in the modules listed above and, only if they consider it necessary, to provide additional modules that could effectively contribute to the implementation of the requested System.

Tenderers are allowed to group required system's features in a way other than described in the previous sections. It means that they can propose differently structured modules as part of their architecture.

Tenderers are asked to provide their own solution based on products supported by the Commission's infrastructure. A list of these products is included in the description of lot 2 but it is not exhaustive and may evolve in time. Also, an indicative list of currently used products is given in Annex 8.I.

3. DEVELOPMENT METHODOLOGY

(a) Tenderers will detail the methodology they propose to use throughout the whole development process. It is required to apply a UP methodology for the purpose of this case study. Attention should be drawn to the fact that the Commission and DG JLS has chosen to use the Rational Unified Process (RUP) methodology. Hence, the contract which is going to be signed with the successful Tenderer will require the use of RUP@EC.

(b) Tenderers are asked to produce the following RUP artefacts to simulate the implementation of the Web Content Management System in question, namely:

Vision document Software development plan Software architecture document

In the case of not having enough information for completing the above artefacts, the Tenderers are asked to make reasonable assumptions, especially concerning the scope and the organization of the project, the stakeholder requirements, the type and profile of the users of the system, etc.

The templates of those artefacts can be found in the annexes 8.V to 8.VII. Tenderers are requested to strictly follow the maximum length indications for each chapter while keeping the same character font and size. Failure to do so will be considered as a major breach in quality.

(c) Tenderers will explain which tools they propose to use for each of the different phases of this sample case and for the different disciplines as well as their cost (examples could be tools for risk management, requirements collection, change management, test plans design, etc). The Tenderers can use their tools for producing the artefacts required by the UP methodology and to better organize their work. However, it must be noted that the Commission has acquired licenses to use a set of IBM Rational tools for analysis and

191

development (described in the tendering specifications) and the Tenderers must be in the position to make use of them if requested by the Commission.

(d) Tenderers are requested to describe their pre-built modules as either open source or proprietary, those considered as ready-to-use, that could facilitate the development and reduce the implementation time and cost. They will explain how they propose to integrate them into the overall system's architecture.

They are invited also to describe other relevant modules they are able to offer which could extend the functionalities of the system or its performances. Tenderers will explain what the impact of using those modules on project's resources will be and what cost reductions their usage will incur to such a development project (presumably the cost of building modules from scratch).

4. COST ESTIMATION METHODOLOGY

A detailed budget will be produced, broken down by role, by phase and by tasks. The budget will be expressed in person-days and be presented as in the tables below:

Role # people # working days Sub totalProject manager P1 WD1 P1 * WD1Architect P2 WD2 P2 * WD2Role #3 P3 WD3 P3 * WD3Role #n Pn WDn Pn * WDnTOTAL

Activity Project Mgr

Software Architect

Profile or Role 1…n

Total

Inception PhaseBusiness Modelling

ActivitiesRequirements

ActivitiesDisciplines and Activities

Inception Phase totalElaboration Phase

Disciplines and ActivitiesElaboration Phase totalConstruction Phase

Disciplines and ActivitiesConstruction Phase totalTransition Phase

Disciplines and ActivitiesTransition Phase totalSoftware Licenses Other costsRisk #1

192

Risk #nGrand total

The list of roles can be found in the annexe 8.II.

It is crucial that Tenderers explain in an analytical way the methodology they use to estimate their effort to build the system.

They will detail the license costs (if any) of the softwares that are necessary to build the solution.

They will identify the risk factor for each of the risks identified for the project, translate them into Person Days and add it to the total project cost.

193

TERMINOLOGY

BlockBlocks are the navigational or content additions that generally live on the left or right side of a page when you view it in your browser. Blocks are not nodes; they are just a way of positioning data within a page.

Module A module is a software entity that groups a set of (typically cohesive) subprograms and data structures. Modules are units that can be compiled separately, which makes them reusable and allows multiple programmers to work on different modules simultaneously.

Node Almost all content in the system is stored as a node. When people refer to "a node" all they mean is a piece of content within the system, it could be a poll, a story, a book page, etc.

Permissions Permissions control access to content creation, modification and site administration. Administrators assign permissions to roles, and then assign roles to users. Anonymous user is uid0.

Roles Roles are sets of permissions that can be applied to individual users. Users can take on more than one role.

Taxonomy Taxonomy is the practice and science of classification. Taxonomies, which are composed of taxonomic units known as taxa (singular taxon), are frequently hierarchical in structure, commonly displaying parent-child relationships.

Template A HTML-writer-readable file that is mostly HTML with special codes to substitute in values provided by an engine.

Theme In computing, a theme is a preset package containing graphical appearance details, used to customize the look and feel of (typically) an operating system widget sets, or a window manager.

194

"Graphics"

Case Study 2 (new JLS website)

Directorate General Justice, Freedom and Security has decided to recreate its website (http://ec.europa.eu/justice_home/index.htm) in order to refresh the visual appearance and to offer the internet users a more coherent presentation of the information. To do this, a study is required on the best way of reorganising this information as well as suggestions for the architecture of the site and of the resulting navigational tools. Furthermore, the website editor would like to completely review the newsroom and is looking for a more attractive presentation and graphics. Moreover, a better support for printing and for appliances such as blackberry is required.

The criteria to take into account are as follows:

the respect of the IPG (http://ec.europa.eu/ipg/index.htm); the type of content presently available on the JLS site

(http://ec.europa.eu/justice_home/index.htm). Particular attention should be paid to certain content, such as "information dossiers", which appear as mini-sites within the site itself;

the tenderer will be free to choose the illustrations; as a general rule, the site is available in 3 languages (German, English and

French).

The tenderer:

will put together a dossier to support their tender and which explains how he thinks of reorganising the information on the site;

will draw up a document explaining the new structure and navigation of the site; will create an html page of the new newsroom.

Reminder of the appraisal points:

a demonstration of a good understanding of the JLS themes and the correct identification of the target public audience in the analysis of the proposed reorganisation and navigation (20 points);

relevance of the proposed reorganisation and navigation (30 points); the quality of the graphics in the new newsroom on different internet browsers,

on printing and on appliances such as blackberry (30 points); the technical quality of the HTML, CSS and Javascript. Respect of the IPG and

WAI recommendations. Facility of maintenance and order of the different elements which go together to compose the HTML page (the banner, global navigation, navigation by theme, navigation of the page, information…) of the new newsroom (20 points).

195

Annexe III.4.a: Vision document

196

EUROPEAN COMMISSIONDIRECTORATE-GENERALINFORMATICSInformation systems Directorate

European CommissionBruxelles, le …

Date: 23/10/2006

Version: 0.000

Authors:

Revised by:

Approved by: [name of the System Owner or Project Steering Committee chair]

Public:

Reference Number:

195

TABLE OF CONTENTS

1. INTRODUCTION...........................................................................................198

1.1. SCOPE..........................................................................................................199

1.2. VISION DOCUMENT GLOSSARY...........................................................199

1.3. DEFINITIONS, ACRONYMS, AND ABBREVIATIONS.........................201

1.4. REFERENCES.............................................................................................201

1.5. OVERVIEW.................................................................................................202

2. POSITIONING................................................................................................202

2.1. BUSINESS OPPORTUNITY......................................................................202

2.2. PROBLEM/OPPORTUNITY STATEMENT..............................................202

2.3. INFORMATION SYSTEM POSITION STATEMENT.............................202

2.4. NEW OR UPDATED BUSINESS PROCESSES PROPOSED FOR AUTOMATION..........................................................................................204

3. PROPOSED APPROACH..............................................................................204

4. STAKEHOLDER AND USER DESCRIPTIONS..........................................204

4.1. STAKEHOLDERS.......................................................................................205

4.2. USER ENVIRONMENT..............................................................................207

4.3. KEY STAKEHOLDER OR USER NEEDS................................................207

4.4. ALTERNATIVES........................................................................................209

4.4.1. SYNERGIES WITH OTHER PROJECTS.............................209

4.4.2. <ALTERNATIVE A>.............................................................209

4.4.3. <ALTERNATIVE B>.............................................................209

5. INFORMATION SYSTEM OVERVIEW......................................................209

5.1. INFORMATION SYSTEM PERSPECTIVE..............................................209

5.2. ASSUMPTIONS AND DEPENDENCIES..................................................209

5.3. COST AND TIMING...................................................................................210

5.3.1. COST.......................................................................................210

5.3.2. TIMING...................................................................................211

196

5.4. QUALITY RANGES AND INFORMATION SYSTEM REQUIREMENTS............................................................................211

5.4.1. AVAILABILITY.....................................................................211

5.4.2. USABILITY............................................................................211

5.4.3. MAINTAINABILITY.............................................................212

5.4.4. APPLICABLE STANDARDS................................................212

5.4.5. SYSTEM REQUIREMENTS.................................................212

5.4.6. PERFORMANCE REQUIREMENTS....................................212

5.5. LICENSING AND INSTALLATION.................................................212

6. FEATURES.....................................................................................................213

7. PLANNED RESOURCES..............................................................................215

8. CONSTRAINTS..............................................................................................215

8.1. SECURITY CONSTRAINTS......................................................................215

8.2. DATA PROTECTION CONSTRAINTS.....................................................215

8.3. OTHER CONSTRAINTS............................................................................215

197

Document HistoryVersion Date Comment Modified Pages

[Clearly indicate the review by the System Owner or Project Steering Committee chair]

[General comment on this template: all paragraphs of this vision document are mandatory unless explicitly stated otherwise. If a given paragraph is not applicable to your Project/Information System please indicate “Not applicable”. If a given non-optional paragraph cannot be completed, please provide a concise description of the reason(s) for not being able to complete the paragraph]

[All paragraphs have an indicative maximum length. The maximum lengths are not necessarily the result of best practices but an informed estimate by the author of the template.]

[If the concerned project is a maintenance cycle of an existing Information System, only the new functionality needs to be documented in this Vision Document. The previous Vision Documents (and/or other documentation describing the existing Information System) should be uploaded to GovIS29 and appropriate references to them should be made in paragraph 1.4 References]

[The vision document describes the full project even if it spans more than one financial year. In case the project is funded from the common "Information Systems" appropriations, the vision document should be submitted to the Corporate Project Office (CPO) in year N for requesting budget of year N and an updated version of the vision document should be submitted in year N+1 for requesting budget of year N+1. If there are no changes to the vision document submitted in year N, a simple letter to the CPO in year N+1 will suffice for requesting the funding of the project in year N+1]

1. INTRODUCTION

[The introduction to the Vision document provides an overview of the entire document. It should include the purpose, scope, definitions, acronyms, abbreviations, references, and overview of this Vision document.]

[The introduction, for example, could be:]

The purpose of this document is to collect, analyse, and define high-level needs and features of the <<System Name>>. It focuses on the capabilities needed by the stakeholders, and the target users, and why these needs exist. The details of how the <<System Name>> fulfils these needs are detailed in the use-case and supplementary specifications.1.1. Scope

[Indicative maximum length: 1 page]

29 GovIS (http://applicationservers.cc.cec.eu.int/govisp/) enables decentralised acquisition and sharing of data about the Commission's Information Systems and IT projects.

198

[A brief description of the scope of this Vision document; what Business and/or IT project(s) it is associated with and anything else that is affected or influenced by this document.]

199

1.2. Vision document glossary

The glossary below provides the reader with an overview of terms (other than business and/or project terms which are defined in § below) used throughout this vision document.

Term DescriptionCEAF The Commission Enterprise Architecture Framework. It

shows from each stakeholder’s perspective (business or IT) the blueprint of all aspects involved in constructing information systems and how they relate.

COTS Commercial off-the-shelf products (hardware or software) refers to readily available products that can be acquired from the market (instead of being developed in-house).

CPO The Corporate Project Office – created by the Commission's decision SEC(2004)1267. It is hosted by DIGIT and its duties concern horizontal activities related to information systems coordination in the Commission, including the preparation and presidency of the Methodology, Architecture and Portfolio management working group. Its mandate is detailed in Annex 1 of the SEC(2004)1267 communication.

CTI-IS The Comité Technique Informatique-Information Systems – created by the Commission's decision SEC(2004)1267. The CTI-IS units all heads of information systems development in the DGs. The Committee assures the interservice coordination for all maters related to information systems in the Commission. Its mandate is detailed in the SEC(2004)1267 communication.

Data Centre The Data Centre is often used to describe the services offered by Directorate C of DIGIT and concerns the provision of hosting facilities (infrastructure, hardware, software, network, etc.) to run and operate the information systems.

FTE Full-Time Equivalent. One FTE indicates the equivalent work of one full-time person. A half FTE indicates the equivalent work of a half-time person, and so on.

GovIS The Commissions IT Governance Information System. GovIS (http://applicationservers.cc.cec.eu.int/govisp/). It enables decentralised acquisition and sharing of data about the Commission's Information Systems and IT projects.

Information System A system, whether automated or manual, that comprises people, machines, and/or methods organised to collect, process, transmit, and disseminate data that represent user information

ISSP The Information System Security Policy developed by DG ADMIN/DS. The ISSP is a comprehensive security policy indicating which security measures should be taken into account when developing information systems.

200

Term DescriptionMAP The Methodology, Architecture and Portfolio management

working group created by the Commission's decision SEC(2004)1267. The MAP is a sub-group of the CTI-IS and aims to ensure the operational coordination of information system development in the Commission. It reports its activities to the CTI-IS. Its mandate is detailed in Annex 1 of the SEC(2004)1267 communication.

Programme The term Programme often refers to the collection of projects aimed towards the same goal (e.g. the ABAC programme which comprised many projects to realise the introduction of an accrual based accounting in the Commission).

Project Projects are performed by people, constrained by limited resources, and planned, executed, and controlled. A project is a temporary endeavour undertaken to create a unique product or service. Temporary means that every project has a definite beginning and a definite ending. Unique means that the product or service is different in some distinguishing way from all similar products and services. Projects are often critical components of the performing organizations' business strategy.

Stakeholder An individual who is materially affected by the outcome of the information system. Stakeholders of an information system (amongst others) are : the business units, the users of the system, the supplier of the system, etc.

SWOT Analysis An analysis whereby the (internal) Strengths, (internal) Weaknesses, (external) Opportunities and (external) Threats involved in a project are being evaluated.

TCO Total Cost of Ownership. The TCO of an information system defines the total estimated cost to develop the system, to put it into production, to operate it, to support it, to maintain it, to phase it out at the end, etc. The cost estimation is as comprehensive as possible and should include all costs from the very inception of the system until its phase out.

[add any other terms required for the readers to correctly interpret the vision document]

[description of the term]

1.3. Definitions, Acronyms, and Abbreviations

[Indicative maximum length: 1 to 10 lines per definition]

[This subsection provides the definitions of all terms, acronyms, and abbreviations required to properly interpret the Vision document. This information is a subset of the project's Glossary and/or the CEAF Business Glossary. For example]

201

Dom

ain30

Data

obj

ect N

ame

Desc

riptio

n (E

N)

Desc

riptio

n (F

R)

FINANCIAL Commitment Commitment of the EU to pay an amount.

FINANCIAL Invoice The invoice is 'any payment demand' whatever the form of it: cost claim, prefinancing request, invoice

FINANCIAL Legal Commitment

Legal base of the obligations and rights between the commission and another legal entity

FINANCIAL Legal Entity Legal entity which enters in relation with the commission: contractor (legal entity), supplier, customer, beneficiary, person,…

1.4. References

[Indicative maximum length: ½ page]

[This subsection provides a complete list of all documents referenced elsewhere in the Vision document. Identify each document by title, report number (if applicable), date, and publishing organisation. Specify the sources from which the references can be obtained. This information may be provided by reference to an appendix or to another document.]

[IT GOV: all reference documents should be uploaded to GovIS and linked to the project to which this Vision document applies]

30 Domains momentarily apply to one of the following corporate domains: Document management, Other External (policy related), Financial, Human Resources, Other Internal (administration), Methodology (RUP), Portal (internal), Resource planning / reporting, Security, Data Warehouse.

202

1.5. Overview

[This paragraph is optional] [Indicative maximum length: 10 lines]

[This subsection describes what the rest of the Vision document contains and explains how the document is organised.]

2. POSITIONING

2.1. Business Opportunity

[Indicative maximum length: 1 page]

[Briefly describe the business opportunity being met by this project.]

2.2. Problem/Opportunity Statement

[Indicative maximum length: ½ page]

[Provide a statement summarising the problem being solved (or the opportunity addressed – adapt the title of this section accordingly) by this project. The following format may be used:]

The problem of

or (remove as appropriate)

The opportunity

[describe the problem/opportunity]

Affects [the stakeholders affected by the problem or the stakeholders that will benefit from the opportunity addressed]

the impact of which is [what is the impact of the problem/opportunity?]

a successful solution would be

[list some key benefits of a successful solution]

2.3. Information System Position Statement

[Indicative maximum length: ½ page]

[Provide an overall statement summarising, at the highest level, the unique position the Information System intends to fill in the organisation. The following format may be used:]

203

For [target customer]

Who [statement of the need or opportunity]

the (Information System name)  is a [Information System category31]

That [statement of key benefit; that is, the compelling reason to realise the IS]

Unlike [primary alternative]

our Information System [statement of primary differentiation]

Our Information System has a security classification

[Information System Security Classification32]

[An Information System position statement communicates the intent of the application and the importance of the project to all concerned personnel.]

31 This refers to the Information systems typology in the Commission defined in the annex 2 (§ 1) of the IT governance communication SEC(2004)1267

32 This refers to the Information System classification (Normal, High, Exceptional) defined in the Information System Security Policy – Part I (§ 2.3 and 2.4)

204

2.4. New or Updated Business Processes Proposed for Automation

[Indicative maximum length: 1 to 10 lines per process]

[IT GOV] [Identify the business processes affected by the new information system. This list is a subset of the CEAF Process Glossary. For example:]

Dom

ain33

ID

Nam

e

Desc

riptio

n (E

N)

Desc

riptio

n (F

R)

FINANCIAL 1 General ledger FINANCIAL 1.1 Payment The operational payment

process flow covers the payment process starting from receipt of cost statement, invoice or request for payment or other supporting document, until payment execution

FINANCIAL 1.2 Recovery Order The operational recovery order process flow covers the receivables process starting form forecast of revenue, creation of recovery order until effective recovery of the principal amount and interests for late payment if applicable

3. PROPOSED APPROACH

[Indicative maximum length: 1 to 2 pages]

[IT GOV][Summarise how the business problem will be solved. Include at least the following main elements : the project approach, the project's organisation (organisational structure, the phases, the outputs, the way the RUP lifecycle will be applied, etc.), the way the IT project will contribute to solving the business problem at hand, list the top-3 risks (or provide reference to the project's risk list (in annex to this vision document or in GovIS) and indicate how the project will tackle these risks, describe the accompanying measures the System Owner will put in place to implement the changing business processes and related business and/or organisational changes]

4. STAKEHOLDER AND USER DESCRIPTIONS

[To effectively provide Information Systems and services that meet your stakeholders’ and users' real needs, it is necessary to identify and involve all of the stakeholders as part of the Requirements modelling process. You must also identify the users of the system and ensure that the stakeholder community

33 Domains momentarily apply to one of the following corporate domains : Document management, Other External (policy related), Financial, Human Resources, Other Internal (administration), Methodology (RUP), Portal (internal), Resource planning / reporting, Security, Data Warehouse.

adequately represents them. This section provides a profile of the stakeholders and users involved in the project, and the key problems that they perceive to be addressed by the proposed solution. It does not describe their specific requests or requirements as these can be captured in a separate stakeholder requests artefact. Instead, it provides the background and justification for why the requirements are needed.]

4.1. Stakeholders

[Indicative maximum length: ½ page per stakeholder]

[There are a number of stakeholders with an interest in the development. They are the future users but also non-user stakeholders. Present a list of all stakeholders including System Owner, System Provider, Steering Committee, end-users, etc...]

Name Steering Committee

Description [Describe the Steering Committee : members, president, etc.]

Responsibilities The Steering Committee is responsible for monitoring the correct execution of the project. The Steering Committee defines the main orientations and co-ordinates the project's main tasks. It validates the human and financial resources allocated to the project and validates the main project deliverables. All stakeholders should be represented in the Steering Committee.

Success Criteria [How does the Steering Committee define success?

How is the Steering Committee rewarded?]

Name System Owner

Description [Briefly describe the System Owner : who, DG/unit, represented by, etc.]

Responsibilities The System Owner is responsible for setting the business objectives and priorities. He approves all management milestones documents during the project (vision, business case, acceptance criteria and testing, user manuals, etc.) and commissions the new service and its accompanying organisational and procedural changes. The system owner is typically a Head of Unit or Director from the user department. He/She usually chairs the Steering Committee.

Success Criteria [How does the System Owner define success ?

How is the System Owner rewarded?]

Name System Supplier

Description [Briefly describe the System Supplier : who, DG/unit, represented by, etc.]

Responsibilities The System Supplier supplies the Information System that will be put in place to solve the business problem. The System Supplier ensures that this system is in line with the requirements, timing and budget defined and agreed with the System Owner and/or Steering Committee. The System Supplier is typically the IT unit.

Success Criteria [How does the System Supplier define success?

How is the System Supplier rewarded?]

Name End-users

Description [Briefly describe the end-users : who, DG/unit, represented by, etc.]

Responsibilities Describe the responsibilities of the end-users for this project.

Success Criteria [How do the end-users define success?

How is the stakeholder rewarded?]

[describe all other stakeholders of the project]

Name [Name the stakeholder type (e.g. DG representative, Project Owner, Production Manager, Designer, Citizen, employee, accountant …)]

Description [Briefly describe the stakeholder.]

Responsibilities [Summarise the stakeholder's key responsibilities with regard to the project and /or the system being developed; that is, their interest as a stakeholder. For example, this stakeholder:

- ensures that the system will be maintainable

- ensures that there will be a demand for the Information System's features

- monitors the project's progress 

- approves funding

- and so forth]

Success Criteria [How does the stakeholder define success?

How is the stakeholder rewarded?]

4.2. User Environment

[Indicative maximum length: 1 to 2 pages]

[Detail the working environment of the target user of the system. Here are some suggestions:

User population (DG, COM, INST, EU&MS or ROW)? 34

Number of people involved in completing the task? Is this changing?

How long is a task cycle? Amount of time spent in each activity? Is this changing?

Which systems platforms are in use today? Future platforms?

What other applications/IS do the users currently use for doing what they have to do ? Does your application/IS need to integrate with them? Provide this information from an end-user perspective. The technical interfaces (or interfaces non-visible to the end-users) are described in § 5.1 Information System Perspective

This is where extracts from the Business Model could be included to outline the task and business workers involved, and so on.]

4.3. Key Stakeholder or User Needs

[Indicative maximum length: 1 to 10 lines per need]

[List the key problems/opportunities with existing solutions as perceived by the stakeholder. Clarify the following issues for each problem or opportunity :

• What are the reasons for this problem/opportunity ?

• How is it solved now / Why is it an opportunity ?

• What solutions does the stakeholder or user want?]

[It is important to understand the relative importance the stakeholder or user places on addressing each problem / opportunity. Ranking and cumulative voting techniques indicate problems/opportunities that must be addressed versus issues they would like to be addressed (potentially).

34 The user population may be DG (internal to the DG), COM (several DGs of the Commission), INST (internal to the Institutions), EU&MS (INST and the Member states) or ROW (particular or general public outside the Commission). It is assumed that these populations are nested, DG being the innermost and ROW being the most peripheral level. Indicate the outmost level.

Need Priority Concerns35 Current Solution Proposed Solutions

 

35 « Concerns » does not mean « relates to » but in this case means « main worries »

4.4. Alternatives

[Indicative maximum length: ½ page per alternative]

[Identify alternatives the stakeholder perceives as available. These can include buying a COTS (Commercial Off-the-Shelf) product, building a home-grown solution or simply maintaining the status quo. List any known alternatives that exist or may become available. Provide the major strengths, weaknesses, opportunities and threats of each alternative as perceived by the stakeholder or end user (SWOT).]

[IT GOV : consult GovIS .to ensure that the project is not about to develop something that has already been developed elsewhere that could be re-used. Use GovIS to check whether or not the new or updated business processes touched by the project are of a common nature and hence could be automated by seeking synergies with other DGs/projects]

4.4.1. Synergies with other projects

[IT GOV : List the results of your GovIS investigations in this section.]

4.4.2. <Alternative A>

[Provide the SWOT analysis of the first alternative]

4.4.3. <Alternative B>

[Provide the SWOT analysis of the second alternative]

[Etc.]

5. INFORMATION SYSTEM OVERVIEW

[This section provides a high level view of the Information System, its capabilities, interfaces with other applications, and systems configurations. This section usually consists of five subsections, as follows:

• Information System perspective

• Assumptions and dependencies

• Cost and Timing

• Quality Ranges and Information System requirements

• Licensing and Installation]

5.1. Information System Perspective

[Indicative maximum length: 1 to 2 pages]

[This subsection of the Vision document puts the Information System in perspective with any other related Information Systems and the user’s environment. If the Information System is independent and totally self-contained, state it here. If the Information System is a component of a larger system, then this subsection relates how these systems interact and identifies the relevant interfaces between the systems. This could be a schematic representation]

5.2. Assumptions and Dependencies

[Indicative maximum length: ½ page]

[List each of the factors that affects the features stated in the Vision document. List assumptions that, if changed, will alter the Vision document. For example, an assumption may state that a specific operating system will be available for the hardware designated for the software Information System. If the operating system is not available, the Vision document will need to be changed.]

5.3. Cost and Timing

[Indicative maximum length: ½ page]

[For Information Systems developed in-house or purchased as a commercial package, cost and timing issues can directly impact the application's definition and implementation. In this section, record any cost and timing constraints that are relevant.]

5.3.1. Cost

[IT GOV] [This section should describe the financing structure: budget lines, headings and amounts. Provide the total cost of ownership of the Information System (i.e. development, installation/deployment, operations, maintenance, training, support, etc.). Calculate the cost for all stakeholders (including costs – if any - for other DGs and/or external stakeholders).Provide at least the information requested in the table below – add further detail/justification if necessary]

Expenditure Budget Line Amount36

Infrastructure37

Development38

Maintenance39

Support40

Training41

Total

Total FTE officials42

36 If you cannot provide an amount, provide at least a qualitative statement (e.g. 1 server with 4 processors, 20 days of training, etc.)

37 Infrastructure : provide the total (anticipated) cost of the hardware and software required to develop, support, operate and maintain the system

38 Development : provide the total (anticipated) cost (human resources) for the development of the system

39 Maintenance : provide the total (anticipated) cost (human resources) in K€ per year to maintain the system

40 Support : provide the total (anticipated) cost (human resources) in K€ per year to support the system (e.g. helpdesk, operations, etc.)

41 Training : provide the total (anticipated) cost (human resources) to ensure the training of the users, the support and operations staff, etc.

[If the project is to be financed from the 'Information Systems' budget line, clearly indicate the budget claim. For example]

The MAP and CPO are requested to provide a favourable opinion to finance [name of the project] for a total of [amount] from the Information Systems appropriations of [indicate budget year].

5.3.2. Timing

[Provide an indicative timing specifying at least the end dates of the major phases of the project – add further detail/justification (if necessary)]Phase43 End-date Main subject44

Inception

Elaboration

Construction

Transition

5.4. Quality Ranges and Information System Requirements

[Indicative maximum length: 2 pages]

[Define the quality ranges for robustness, fault tolerance, usability, and similar characteristics that are not captured in the Feature Set. For Information Systems that wish to be hosted at the Data Centre: make sure that the availability constraints and constraints related to the operation of the Information System can be met. Get advice and an opinion from the Data Centre and ensure that the ‘Information System Hosting Services – Guidelines' are taken into account]

5.4.1. Availability

[Define the required level of availability. Provide a justification if the system requires a non-standard availability (i.e. availability outside working hours). For example:]

The System shall be available during working hours (8.00 AM to 18.00 PM) Monday to Friday.

5.4.2. Usability

[Define the required level of availability. For example:]

[The System shall be easy-to-use and shall include search and on-line help facilities.]

5.4.3. Maintainability

[Define the required level of maintainability. For example:]

[The System shall be designed for ease of maintenance. All data should be table-driven and modifiable without recompilation of the System.]

5.4.4. Applicable Standards

[List all standards with which the Information System must comply. These can include legal, regulatory, communications standards (TCP/IP, ISDN), platform

compliance standards (Windows, UNIX, and so on), quality or other standards (ISO, CMMI).

5.4.5. System Requirements

[Define any system requirements necessary to support the application. These can include the supported host operating systems and network platforms, configurations, memory, peripherals, and companion software. For Information Systems that wish to be hosted at the Data Centre: make sure that the constraints can be met. Get advice and an opinion from the Data Centre and ensure that the ‘Information System Hosting Services – Guidelines’ are taken into account.

Indicate which Operating System (Unix, Windows, others), Application Server (ColdFusion, Weblogic, other), Database (Oracle), Search Engine (Verity K2) the system will use. Also indicate which network is to be used (Internet, SNET, Testa, others]

5.4.6. Performance Requirements

[Use this section to detail performance requirements. Performance issues can include such items as user load factors, bandwidth or communication capacity, throughput, accuracy, and reliability or response times under a variety of loading conditions. For Information Systems that wish to be hosted at the Data Centre: make sure that the constraints can be met. Get advise and an opinion from the Data Centre and ensure that the ‘Information System Hosting Services – Guidelines’ are taken into account. For example :]

[The system shall support up to 2000 simultaneous users against the central database at any given time, and up to 500 simultaneous users against the local servers at any one time.

The system shall provide access to the database with no more than a 10 second latency.

The system shall complete 80% of all transactions within 2 minutes.]

5.5. Licensing and Installation

[Indicative maximum length: ½ page]

[Licensing and installation issues can also directly impact the development effort. For example, the need to support serialisation, password security or network licensing will create additional requirements of the system that must be considered part of the development effort.

Installation requirements may also affect coding or create the need for separate installation software.]

6. FEATURES

[Indicative maximum length: 1 to 10 lines per feature]

[List and briefly describe the Information System features. Features are the high-level capabilities of the system that are necessary to deliver benefits to the users. Each feature is an externally desired service that typically requires a series of inputs to achieve the desired result. A CEAF Business Function is a feature. For example, a feature of a problem tracking system might be the ability to provide

trending reports. As the use-case model takes shape, update the description to refer to the use cases.

Because the Vision document is reviewed by a wide variety of personnel, the level of detail needs to be general enough for everyone to understand. However, enough detail must be available to provide the analysis team with the information they need to create a use-case model.

To effectively manage application complexity, we recommend for any new system, or an increment to an existing system, that capabilities are abstracted to a high enough level (i.e. a maximum of 25 to 99 features). These features provide the fundamental basis for Information System definition, scope management, and project management. Each feature will be expanded in greater detail in the use-case model.

Throughout this section, each feature will be externally perceivable by users, operators or other external systems. These features should include a description of functionality and any relevant usability issues that must be addressed. The following guidelines apply:

• Avoid design. Keep feature descriptions at a general level. Focus on capabilities needed and why (not how)  they should be implemented

• If you are using the Rational RequisitePro toolkit, all needs in the following table must be selected as requirements of type “Need” for easy reference and tracking.

• Use the ‘Planned Release’ column to indicate which feature will be included in which release of the System hence determining the precedence and priority of the features to be provided]

Need Priority Features Planned release

42 Total FTE officials : provide the total (anticipated) effort that will be spent by Commission officials on the project (in man-weeks, man-months or man-years).

43 Phase : these phases refer to the RUP phases and milestones. Please refer to http://www.cc.cec/CITnet/methodo/process/itrwkfls/iwf_iwfs.htm for a description of these phases and milestones.

44 Indicate the main content and work that will be done in these phases

215

7. PLANNED RESOURCES

[Indicative maximum length: 1 page]

[IT GOV] [This section describes the resources planned for development and operation.

Summarise here the numbers and type of staff required, including any special skills or experience, scheduled by project phase.

Describe how you will approach finding and acquiring resources needed for the project: staff and equipment.]

[Include all resources required to run the project/Information System in all user/stakeholder groups including resources required in other DGs and/or external stakeholders (if any).]

8. CONSTRAINTS

8.1. Security Constraints

[Indicative maximum length: ½ page]

[ISSP] [Provide a security statement and top level security requirements.]

8.2. Data Protection Constraints

[Indicative maximum length: ½ page]

[Note any design constraints and dependencies related to the processing of personal data and the free movement of such data as described in Data Protection Regulation No 45/2001.]

8.3. Other Constraints

[This paragraph is optional] – [Indicative maximum length: ½ page]

[Note any design constraints, external constraints or other dependencies.]

216

Annex III.4.b: Soft ware Development Plan

217

EUROPEAN COMMISSIONDIRECTORATE-GENERALINFORMATICSInformation systems Directorate

European CommissionBruxelles, le …

Date: 31/03/2005

Version: 0.000

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218

TABLE OF CONTENTS

1. INTRODUCTION...........................................................................................221

1.1. Purpose.................................................................................................221

1.2. Scope....................................................................................................221

1.3. Definitions, Acronyms and Abbreviations...........................................221

1.4. References............................................................................................221

1.5. Overview..............................................................................................222

2. PROJECT OVERVIEW..................................................................................222

2.1. Project Purpose, Scope, and Objectives...............................................222

2.2. Assumptions and Constraints...............................................................222

2.3. Project Deliverables..............................................................................222

2.4. [ISSP] Sensitivity of Information.........................................................224

2.5. [ISSP] System Identification................................................................224

3. PROJECT ORGANISATION.........................................................................224

3.1. Organisational Structure.......................................................................224

3.2. External Interfaces................................................................................224

3.3. Roles and Responsibilities....................................................................224

[ISSP] Security Rules of Behaviour..................................................227

[ISSP] User Roles and Access Requirements....................................227

Problem Reporting, Escalation, and Issue Resolution.......................227

3.4. Communication....................................................................................227

4. MANAGEMENT PROCESS..........................................................................227

4.1. Project Estimates..................................................................................227

4.2. Project Plan...........................................................................................227

4.2.1. Phase Plan................................................................................227

4.2.2. Project Resourcing...................................................................228

4.2.2.1. Staffing Plan...........................................................228

4.2.2.2. Resource Acquisition Plan......................................228

4.2.2.3. Training Plan..........................................................228

4.2.3. Budget......................................................................................228

4.3. Iteration Plans.......................................................................................228

4.4. Project Monitoring and control............................................................228

4.4.1. Requirements Management Plan.............................................228

4.4.2. Schedule Control Plan.............................................................228

4.4.3. Budget Control Plan................................................................228

4.4.4. Reporting Plan.........................................................................228219

4.4.5. Measurement Plan...................................................................228

4.4.6. [ISSP] Management Reports...................................................229

4.5. Risk Management plan.........................................................................229

4.5.1. [ISSP] System Security Measures...........................................229

4.6. Close-out Plan......................................................................................229

5. TECHNICAL PROCESS PLANS..................................................................229

5.1. Development Case................................................................................229

5.2. Methods, tools and techniques.............................................................229

5.3. Infrastructure Plan................................................................................230

5.4. Product Acceptance Plan......................................................................230

6. SUPPORTING PROCESS PLANS................................................................230

6.1. Configuration Management Plan..........................................................230

6.2. Evaluation Plan.....................................................................................230

6.3. Quality Assurance Plan........................................................................230

6.4. Subcontractor Management Plan..........................................................230

7. ADDITIONAL PLANS...................................................................................230

8. Annexes...........................................................................................................230

220

Document History

Version Date Comment Modified Pages

221

1. INTRODUCTION

[The introduction of the Software Development Plan should provide an overview of the entire document. It should include the purpose, scope, definitions, acronyms, abbreviations, references, and overview of this Software Development Plan.]

1.1. Purpose

[Specify the purpose of this Software Development Plan.]

[ISSP] The following elements of ISSP will be documented in the Software Development Plan,

System Identification – see the chapter “Project Overview”

Roles and Responsibilities – see chapter “Roles and Responsibilities”

Sensitivity of Information – see chapter “Project Overview”

Rules of Behaviour – see chapter “Project Organisation”

Management Reports – see chapter “Project Monitoring and Control”

In this way these parts of the Software Development Plan constitutes part of the project Security Plan for projects of type A, B, C and D.

1.2. Scope

[A brief description of the scope of this Software Development Plan; what Project(s) it is associated with, and anything else that is affected or influenced by this document.]

1.3. Definitions, Acronyms and Abbreviations

[This subsection should provide the definitions of all terms, acronyms, and abbreviations required to properly interpret the Software Development Plan.  This information may be provided by reference to the project and/or the Business Domain Glossary.]

1.4. References

[This subsection should provide a complete list of all documents referenced elsewhere in the Software Development Plan.  Each document should be identified by title, report number (if applicable), date, and publishing organisation.  Specify the sources from which the references can be obtained. This information may be provided by reference to an appendix or to another document. 

For the Software Development Plan, the list of referenced artefacts should include:

         Iteration Plans

         Evaluation Plan (only if this is a separate plan - normally this is part of the Software Development Plan at Section 6.2)

         Subcontractor Management Plan only (if this is relevant)

222

RUP@EC provides standards or guidelines for the following documents. These are used in this project. Any deviations to these are documented in the Software Development Plan:

         Quality Assurance Plan

         Problem Resolution Plan

         Product Acceptance Plan

         Configuration Management Plan

         Requirements Management Plan

         Measurement Plan

         Risk Management Plan

         Development Case

If guidelines have been produced that are applicable to the project, they must also be referenced. There could be such guidelines as:

         Business Modelling Guidelines

         User Interface Guidelines

         Use-Case-Modelling Guidelines

         Design Guidelines

         Programming Guidelines

         Test Guidelines

         Manual Style Guide ]

1.5. Overview

[This subsection should describe what the rest of the Software Development Plan contains and explain how the document is organised.]

2. PROJECT OVERVIEW

2.1. Project Purpose, Scope, and Objectives

[A brief description of the purpose and objectives of this project and a brief description of what deliverables the project is expected to deliver.]

2.2. Assumptions and Constraints

[A list of assumptions that this plan is based and any constraints, for example. budget, staff, equipment, schedule, that apply to the project.]

2.3. Project Deliverables

[A tabular list of the artefacts to be created during the project, including target delivery dates.]

223

2.4. [ISSP] Sensitivity of Information

[ISSP][ For projects of type A, B, C and D, this chapter identifies the sensitivity of the system contents]

2.5. [ISSP] System Identification

[ISSP][ For projects of type A, B, C and D, this chapter contains the main identification characteristics of the system such as responsible organisation, system name, category, operational status, general description/purpose, planned security processes, controls and guidelines and work breakdown for security during development.]

3. PROJECT ORGANISATION

3.1. Organisational Structure

[Describe the organisational structure of the project team, including management and other review authorities. Include a description and composition of the project’s Steering Committee.]

3.2. External Interfaces

[Describe how the project interfaces with external groups.  For each external group, identify the internal and external contact names.]

3.3. Roles and Responsibilities

[Identify the project organisational units that will be responsible for each of the disciplines, workflow details, and supporting processes.]

Role Responsibility NameProject ManagementProject Manager Responsible for managing the overall

Project Management discipline. As described in the Rational Unified Process.

Management Reviewer

Responsible for evaluating project planning and project assessment artefacts at major review points in the project's lifecycle.As described in the Rational Unified Process.

Technical Reviewer

Responsible for contributing feedback to the review process. This role is involved in the category of review that deals with the technical review of project artefacts. This role is responsible for providing timely, appropriate feedback on the project artefacts being reviewed.As described in the Rational Unified Process.

Review Coordinator

Responsible for facilitating formal reviews and inspections, and ensuring that they occur when required and are conducted to a satisfactory standard.

224

As described in the Rational Unified Process.

[ISSP] LISO a) Liaison with the SD on security issues related to the project/service, b) advising the Project/Service Owner and Manager, and System Supplier on security issuesc) supervising and auditing the security-related activities and controls

Business ModellingBusiness-Process Analyst

Responsible for defining the business architecture and for defining the business use cases and actors, and how they interact.As described in the Rational Unified Process.

Business Designer

Responsible for specifying the workflow of business use cases in terms of business workers and business entities. As described in the Rational Unified Process.

Requirements System Analyst Responsible for leading and coordinating

requirements elicitation and use-case modelling by outlining the system's functionality and delimiting the system; for example, identifying what actors exist and what use cases. As described in the Rational Unified Process.

Requirements Specifier

Responsible for the details of one or more a parts of the system's functionality by describing one or the aspects of the requirements.As described in the Rational Unified Process.

Analysis and DesignSoftware Architect

Responsible for the software architecture, which includes the key technical decisions that constrain the overall design and implementation for the project.As described in the Rational Unified Process.

Designer Responsible for designing a part of the system, within the constraints of the requirements, architecture, and development process for the project.As described in the Rational Unified Process.

User Interface Designer

Responsible for coordinating the design of the user interface. User-interface designers are also involved in gathering usability requirements and prototyping candidate

225

user-interface designs to meet those requirements.As described in the Rational Unified Process.

Database Designer

Responsible for designing the persistent data storage to be used by the system.As described in the Rational Unified Process.

ImplementationImplementer Responsible for developing and testing

components, in accordance with the project's adopted standards, for integration into larger subsystems. When test components, such as drivers or stubs, must be created to support testing, the implementer is also responsible for developing and testing the test components and corresponding subsystems.As described in the Rational Unified Process.

Integrator Responsible for planning the integration and performing the integration of Implementation Elements to produce builds.As described in the Rational Unified Process.

TestTest Manager Responsible for the test effort's success. The

role involves quality and test advocacy, resource planning and management, and resolution of issues that impede the test effortAs described in the Rational Unified Process.

Test Designer responsible for defining the test strategy and ensuring its successful implementation, for identifying and defining the required tests, for monitoring detailed testing progress and results in each test cycle, for evaluating the overall quality experienced as a result of testing activitiesAs described in the Rational Unified Process.

Tester Responsible for the core activities of the test effort, which involves conducting the necessary tests and logging the outcomes of that testing.As described in the Rational Unified Process.

DeploymentDeployment Manager

responsible for planning the product's transition to the user community, ensuring those plans are enacted appropriately,

226

managing issues and monitoring progressAs described in the Rational Unified Process.

Course Developer

Responsible for developing training material to enable users to be taught how to use the product.As described in the Rational Unified Process.

Graphic Artist Responsible creates product artwork that is included as part of the product packagingAs described in the Rational Unified Process.

Technical Writer

Responsible for producing end-user support material such as user guides, help texts, release notes, and so on.As described in the Rational Unified Process.

Configuration and Change ManagementChange Advisor Board (Steering Committee)

Responsible for the control of the new requests, enhancement requests. Needs to be aware about the impact on the project scope, cost and planningThis role is described as Change Control Manager or Change Control Board in Rational Unified Process.

Configuration Manager

Responsible for providing the overall Configuration Management (CM) infrastructure and environment to the product development team.As described in the Rational Unified Process.

EnvironmentProcess Engineer

Responsible for equipping the project team with an efficient and leaning development process, and to make sure that the team members are not hindered in doing their jobsAs described in the Rational Unified Process.

Tool Specialist Responsible for the supporting tools on the project. This includes selecting and acquiring tools. The Tool Specialist also configures and sets up the tools, and verifies that the tools work.As described in the Rational Unified Process.

System Administrator

Responsible for maintaining the development environment, both hardware and software, system administration, backup, and so on.As described in the Rational Unified Process.

227

[ISSP] Security Rules of Behaviour

[ISSP] [For projects of type A, B, C and D, this part includes security-relevant rules that clearly delineate responsibilities of and expectations for all individuals with access to the system. The rules should address such issues as dial-in access, copyright protections, and individual accountability and should state the consequences of non-compliance]

[ISSP] User Roles and Access Requirements

[ISSP] [For projects of type A, B, C and D, this part describes the security relevant roles and access requirements.]

Problem Reporting, Escalation, and Issue Resolution

[Define how process problems will be reported and escalated, and the process to be followed to achieve resolution]

[Any deviation from the standard RUP@EC Problem Resolution Plan concerning problem reporting, escalation and issue resolution should be described here.] [ISSP][For projects of type A and B: provide the Incident Handling Plan that defines the organisational structure, procedures and resources that should be used for handling security incidents.]

3.4. Communication

[Describe how the project will communicate project information : web site, newsletter, …]

4. MANAGEMENT PROCESS

4.1. Project Estimates

[Provide the estimated cost and schedule for the project, as well as the basis for those estimates, and the points and circumstances in the project when re-estimation will occur.]

4.2. Project Plan

4.2.1. Phase Plan

[Include the following:

         Work Breakdown Structure (WBS)

         a timeline or Gantt chart showing the allocation of time to the project phases or iterations

         identify major milestones with their achievement criteria

         a brief description of each software release and whether it’s demo, beta, etc

        Diagrams or tables showing target dates for completion of iterations and phases, release points, demos, and other milestones]

228

4.2.2. Project Resourcing

4.2.2.1. Staffing Plan

[Identify here the numbers and type of staff required, including any special skills or experience, scheduled by project phase or iteration.]

4.2.2.2. Resource Acquisition Plan

[Describe how you will approach finding and acquiring resources needed for the project : staff and equipment.]

4.2.2.3. Training Plan

[List any special training project team members will require, with target dates for when this training should be completed.]

4.2.3. Budget

[Allocation of costs against the WBS and the Phase Plan.]

4.3. Iteration Plans

[Iteration plans can be enclosed in this section or in separate Iteration Plan documents.]

4.4. Project Monitoring and control

4.4.1. Requirements Management Plan

The project will follow the standard RUP@EC Requirements Management Plan.

[Any deviation from the standard plan should be described here.]

4.4.2. Schedule Control Plan

[Describes the approach to be taken to monitor progress against the planned schedule and how to take corrective action when required.]

4.4.3. Budget Control Plan

[Describes the approach to be taken to monitor spending against the project budget and how to take corrective action when required.]

4.4.4. Reporting Plan

[Describes internal and external reports to be generated, and the frequency and distribution of publication.

Various reports of security planning activity are required and procedures to produce them must be documented in this part]

4.4.5. Measurement Plan

The project will follow the standard RUP@EC Measurement Plan.

[Any deviation from the standard plan should be described here.]

229

4.4.6. [ISSP] Management Reports

[ISSP] [For projects of type A, B, C and D, various reports of security planning activity are required and procedures to produce them must be documented in this part.]

4.5. Risk Management plan

The project will follow the standard RUP@Ec Risk Management Plan.

[Any deviation from the standard plan should be described here.]

4.5.1. [ISSP] System Security Measures

[ISSP] [For projects of type A, B, C and D, the System Security Measures, which describe the control measures used to mitigate the system risks, such as management, personnel, acquisition / implementation, operations, security administration, computer security and system architecture/integrity control must be documented here.]

4.6. Close-out Plan

[Describe the activities for the orderly completion of the project, including staff reassignment, archiving of project materials, post-mortem debriefings and reports etc.]

5. TECHNICAL PROCESS PLANS

5.1. Development Case

The project will follow [indicate whether the project will follow the Standard Development Case or the Maintenance Development Case]

[+Any deviation from the above-mentioned development case should be described here.]

5.2. Methods, tools and techniques

[Lists the documented project technical standards, etc., by reference:

         Business Modelling Guidelines

         User Interface Guidelines

         Use-Case-Modelling Guidelines

         Design Guidelines

         Programming Guidelines

         Test Guidelines

         Manual Style guide]

230

5.3. Infrastructure Plan

[Enclosed by reference]

5.4. Product Acceptance Plan

The project will follow the standard RUP@EC Product Acceptance Plan.

[Any deviation from the standard plan should be described here.]

6. SUPPORTING PROCESS PLANS

6.1. Configuration Management Plan

The project will follow the standard RUP@EC Configuration Management Plan.

[Any deviation from the standard plan should be described here.]

6.2. Evaluation Plan

[Part of the Software Development Plan, this describes the project’s plans for product evaluation, and covers the techniques, criteria, metrics, and procedures used for evaluation— this will include walkthroughs, inspections, and peer reviews. Note that this is in addition to the Test Plan which is not enclosed in the Software Development Plan.]

6.3. Quality Assurance Plan

The project will follow the standard RUP@EC Quality Assurance Plan.

[Any deviation from the standard plan should be described here.]

6.4. Subcontractor Management Plan

[If the project is highly dependent on subcontractors, the subcontractor management plan shall describe how to manage these dependencies. The subcontractor management plan can also include the financial management of subcontractors.

It the project does not employ subcontractors this section is not applicable.]

7. ADDITIONAL PLANS

[Additional plans if required by contract or regulations.]

8. ANNEXES

[Additional material of use to the reader of the SDP.]

 

231

Annex III.4.c: Software Architecture Document

232

EUROPEAN COMMISSIONDIRECTORATE-GENERALINFORMATICSInformation systems Directorate

European CommissionBruxelles, le …

Date: 18/01/2006

Version: 0.000

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Reference Number:

233

TABLE OF CONTENTS

1. INTRODUCTION......................................................................................235

1.1. Purpose............................................................................................2351.2. Scope...............................................................................................2351.3. Definitions, Acronyms and Abbreviations......................................2351.4. References.......................................................................................2351.5. Overview.........................................................................................235

2. ARCHITECTURAL REPRESENTATION...............................................235

3. ARCHITECTURAL GOALS AND CONSTRAINTS..............................236

4. SECURITY................................................................................................236

4.1. Security Overview...........................................................................2364.2. Philosophy.......................................................................................2364.3. Scope...............................................................................................2364.4. Assumptions....................................................................................2364.5. Trusted Computing Base...............................................................2364.6. Alternative Security Designs.........................................................2374.7. Mapping of Features to Requirements...........................................237

5. USE-CASE VIEW.....................................................................................237

6. LOGICAL VIEW.......................................................................................237

6.1. Overview.........................................................................................2376.2. Architecturally Significant Design Packages..................................2376.3. Use-Case Realizations.....................................................................237

7. PROCESS VIEW.......................................................................................238

8. DEPLOYMENT VIEW.............................................................................238

9. IMPLEMENTATION VIEW.....................................................................238

9.1. Overview.........................................................................................2389.2. Layers..............................................................................................238

10. DATA VIEW...........................................................................................238

11. SIZE AND PERFORMANCE.................................................................239

12. QUALITY................................................................................................239

13. SOFTWARE CARTOGRAPHY.............................................................240

14. SOFTWARE/BUSINESS FUNCTIONS MATRIX................................241

15. Test Interface Specification (optional).....................................................242

234

235

Document History

Version Date Comment Modified Pages

236

1. INTRODUCTION

[The introduction of the Software Architecture Document should provide an overview of the entire Software Architecture Document. It should include the purpose, scope, definitions, acronyms, abbreviations, references, and overview of the Software Architecture Document.]

1.1. Purpose

This document provides a comprehensive architectural overview of the system, using a number of different architectural views to depict different aspects of the system.  It is intended to capture and convey the significant architectural decisions which have been made on the system.

[This section defines the purpose of the Software Architecture Document, in the overall project documentation, and briefly describes the structure of the document. The specific audiences for the document should be identified, with an indication of how they are expected to use the document.]

1.2. Scope

[A brief description of what the Software Architecture Document applies to; what is affected or influenced by this document.]

1.3. Definitions, Acronyms and Abbreviations

[This subsection should provide the definitions of all terms, acronyms, and abbreviations required to properly interpret the Software Architecture Document.  This information may be provided by reference to the project Glossary.]

1.4. References

[This subsection should provide a complete list of all documents referenced elsewhere in the Software Architecture Document.  Each document should be identified by title, report number (if applicable), date, and publishing organization.  Specify the sources from which the references can be obtained. This information may be provided by reference to an appendix or to another document.]

[ISSP] [For projects of type A, B and C, reference to the Contingency Plan]

1.5. Overview

[This subsection should describe what the rest of the Software Architecture Document contains and explain how the Software Architecture Document is organized.]

2. ARCHITECTURAL REPRESENTATION

[This section describes what software architecture is for the current system, and how it is represented. Of the Use-Case, Logical, Process, Deployment, and Implementation Views, it enumerates the views that are necessary, and for each view, explains what types of model elements it contains.]

237

3. ARCHITECTURAL GOALS AND CONSTRAINTS

[This section describes the software requirements and objectives that have some significant impact on the architecture, for example, safety, security, privacy, use of an off-the-shelf product, portability, distribution, and reuse. It also captures the special constraints that may apply: design and implementation strategy, development tools, team structure, schedule, legacy code, and so on.]

[ISSP] For projects of type A and B, the architecture of the system should take into account continuity provisions (Contingency Plan)]

4. SECURITY

The content of this chapter concerns basically the security requirements and security design deliveries of ISSP.

4.1. Security Overview

[ISSP] [For projects of type A, B and C, this part gives an overview of the security system to be developed, describing the system purpose, boundaries, security purpose (in terms of availability, integrity, confidentiality and trust) and requirements.Note: “security system to be developed” = security requirements]

4.2. Philosophy

[ISSP] [For projects of type A, B and C, the overall philosophy of protection must be described in terms of how the broad security features and techniques are intended to appropriately preserve the defined needs for availability, integrity, confidentiality and trust.]

4.3. Scope

[ISSP] [For projects of type A, B and C, the intended scope of security within the system must be described, including the extent to which existing Commission infrastructure will be expected to provide security services in framework of the Project/Service.]

4.4. Assumptions

[ISSP] [For projects of type A, B and C, a list of the primary assumptions that underlie the planned and / or actual security architecture must be given; European Commission Information Systems Security Policy Rev 023 III-68]

4.5. Trusted Computing Base

[ISSP] [For projects of type A, B and C, the totality of protection mechanisms within a computer system (known as trusted computing base) that are responsible for internally enforcing the security rules established to manage, protect, and distribute sensitive information, must be described.]

238

4.6. Alternative Security Designs

[ISSP] [For projects of type A, B and C, any alternative security designs considered must be presented.]

4.7. Mapping of Features to Requirements

[ISSP] [For projects of type A, B and C, in this part, a description must be given of how the planned / actual architecture will satisfy the defined security requirements. A mapping of each planned/actual security feature to the security requirements it is intended to satisfy must be included.]

5. USE-CASE VIEW

[This section lists use cases or scenarios from the use-case model if they represent some significant, central functionality of the final system, or if they have a large architectural coverage - they exercise many architectural elements, or if they stress or illustrate a specific, delicate point of the architecture.]

6. LOGICAL VIEW

[This section describes the architecturally significant parts of the design model, such as its decomposition into subsystems and packages. And for each significant package, its decomposition into classes and class utilities. You should introduce architecturally significant classes and describe their responsibilities, as well as a few very important relationships, operations, and attributes.]

[CEAF] [This section should contain those parts of the Analysis Model and Design Model that can be used to develop the CEAF artefacts 'Logical Data Model' and 'System Design and Implementation'. Only the elements that are relevant at the CEAF level should be dealt with in this document.]

6.1. Overview

[This subsection describes the overall decomposition of the design model in terms of its package hierarchy and layers.]

6.2. Architecturally Significant Design Packages

[For each significant package, include a subsection with its name, its brief description, and a diagram with all significant classes and packages contained within the package.

For each significant class in the package, include its name, brief description, and, optionally a description of some of its major responsibilities, operations and attributes.]

6.3. Use-Case Realizations

[This section illustrates how the software actually works by giving a few selected use-case (or scenario) realizations, and explains how the various design model elements contribute to their functionality.]

239

[CEAF][The Use-Case Realizations of the project are a subset of the CEAF Application Flow.]

7. PROCESS VIEW

[This section describes the system's decomposition into lightweight processes (single threads of control) and heavyweight processes (groupings of lightweight processes). Organize the section by groups of processes that communicate or interact. Describe the main modes of communication between processes, such as message passing, interrupts, and rendezvous.]

8. DEPLOYMENT VIEW

[This section describes one or more physical network (hardware) configurations on which the software is deployed and run. It is a view of the Deployment Model. At a minimum for each configuration it should indicate the physical nodes (computers, CPUs) that execute the software, and their interconnections (bus, LAN, point-to-point, and so on.) Also include a mapping of the processes of the Process View onto the physical nodes.]

[CEAF][The component diagram(s) of the project should be documented here at a level relevant for the CEAF]

9. IMPLEMENTATION VIEW

[This section describes the overall structure of the implementation model, the decomposition of the software into layers and subsystems in the implementation model, and any architecturally significant implementation elements.]

[CEAF][The deployment diagram(s) and implementation model of the project should be documented here at a level relevant for the CEAF. This serves as a basis for the CEAF artefacts 'Distributed System Architecture', 'Software Component to Distributed System Architecture' and 'Technology Architecture']

9.1. Overview

[This subsection names and defines the various layers and their contents, the rules that govern the inclusion to a given layer, and the boundaries between layers. Include a component diagram that shows the relations between layers. ]

9.2. Layers

[For each layer, include a subsection with its name, an enumeration of the subsystems located in the layer, and a component diagram.]

10. DATA VIEW

[A description of the persistent data storage perspective of the system.]

240

[CEAF] [This section should contain those parts of the Data Model that are relevant at the CEAF level.]

11. SIZE AND PERFORMANCE

[A description of the major dimensioning characteristics of the software that impact the architecture, as well as the target performance constraints.]

12. QUALITY

[A description of how the software architecture contributes to all capabilities (other than functionality) of the system: extensibility, reliability, portability, and so on.]

241

13. SOFTWARE CARTOGRAPHY

[CEAF] [This software cartography can be published under the form of an information system inventory describing all existing information systems, their modules, the interfaces they offer, the business functions supported, the technology used, etc..

Mandatory information:- Principal EC business domain and zone to which the information system belongs.- Name of the information system.- Name of the information system module.- Description of the information system/ information system module.- Supported business functions.- Business responsible (DG, Directorate, unit and/or name) of the information system.- Last modification, responsible and date for updating the artefact.

For example:]

Domain Zone IS Name IS Module Description Supported Function(s) Interfaces

Responsible(DG /

Directorate / Unit / Name)

Modified by(DG /

Directorate / Unit / Name)

CU Customer ERP CRM for Utilities  

Create a customer, Record a customer, Create a complaint      

NT  

Laboratory Information Management System            

NT   SCADA System            FIN Customer Billing Application            

FIN Accounting ERPAccounting application  

Payroll, Treasury, General Ledger      

WKWork

Management ERPComputerised Maintenance   Create an outage      

242

Management System

14. SOFTWARE/BUSINESS FUNCTIONS MATRIX

[CEAF] [By describing the relationship between software modules and business functions, the software/business functions matrix links the functional and application perspectives of the CEAF. By doing so, it will propagate the traceability of the information from business processes to the software module level. For example: ]

Domain CU CU CU NT NT NT FIN

Zone Customer CustomerContact Center

Outage management

Leakage management Telecontrol Payroll

Business FunctionCreate a customer

Record a customer

Create a complaint

Create an outage Billing  

Domain Zone IS Name IS Module CU Customer ERP CRM for Utilities X X X

NT  

Laboratory Information Management System  

NT  SCADA Systems   X

FIN CustomerBilling Application   X

FIN Accounting ERP Accounting Application X

WKWork

Management ERP

Computerised Maintenance Management System X

243

15. TEST INTERFACE SPECIFICATION (OPTIONAL)

The Test Interface Specification provides a means of documenting the special requirements of the test effort that will place constraints or additional requirements on the design of the software. Where aspects of the system that do not normally have visibility must be observed, or where control of the software is required in a way not normally available through the standard interface, this may necessitate that specialized test interfaces be developed.

244

Annex III.5: Service Level Agreement (SLA)

245

EUROPEAN COMMISSIONDIRECTORATE-GENERAL Justice, Freedom and SecurityGeneral Affairs DirectorateUnit Budget and Control

Service level agreement

(to be completed in details by the tenderer)

246

Instructions for completion of the SLAThis Service Level Agreement has to be completed by the tenderer, in conformance with the Service Requirements document attached to the Tendering Specifications and the structure provided herewith.It should not overrule the terms and conditions defined by the draft framework contract and the technical specifications.The completed SLA is a key element of the offer, it accounts for the overall technical evaluation. The tenderer’s proposal for a draft service agreement is considered as a formal commitment. The contractor will be obliged to implement the proposed service elements and to apply the procedures. In case of award, the SLA proposed by the tenderer will become an annex to the Framework contract to be signed. However, changes may be requested by both parties in order to adapt the service level agreement. Changes have to be approved by the Commission and will be enacted by a contract amendment. Typically the size of the SLA should not exceed 16 A4 pages. When necessary, additional details will be provided in Annex. Additional important documents that the tenderer proposes in relation with its offer may be referenced and annexed.

247

Document informationDocument History

Version45

Revision No

Author Date Description Action46 Pages

Internal Quality Control

Activity Name Function Date

Technical review

Quality review

Authorisation

Distribution List

Name Organisation Job

45 Draft / Issue

46 Insert, Delete and/or Replace

248

TABLE OF CONTENTS

SERVICE LEVEL AGREEMENT.............................................................................248

1. INTRODUCTION..............................................................................................248

1.1. Scope and objectives...................................................................................248

1.2. Applicable documents.................................................................................248

2. SERVICE: QUOTED TIME & MEANS AND FIXED PRICE.........................248

2.1. Service organisation, interfaces, roles and responsibilities.........................248

2.2. Application of project management methodology......................................248

2.3. Quality of measures to respect project deadlines........................................249

2.4. Quality of deliverables................................................................................249

2.5. Quality of training and follow-up of consultants........................................249

2.6. Guarantee to get projects completed...........................................................249

2.7. Quality of continuity in service delivery.....................................................249

2.8. Tenderer's informatics infrastructure for work in the context of this lot.. . .249

249

Service Level Agreement

1. INTRODUCTION

1.1. Scope and objectives

The present Service Level Agreement (SLA) lays down the service organisation for the relevant lot of call for tender JLS/2007/A5/…, the measures taken to provide a good service quality, the judgment of the service quality and compensation / penalties and corrective measures to be taken in case the service quality is to be improved.

1.2. Applicable documents

Call For Tenders JLS/2007/A5/…, Tendering Specifications, among others:

-Model Framework contract

-SERVICE REQUIREMENTS

Other Reference documents

- Contractor’s proposal in reply to Call for Tenders JLS/2007/A5/…

2. SERVICE: QUOTED TIME & MEANS AND FIXED PRICE

2.1. Service organisation, interfaces, roles and responsibilities.

Describe the service organisation, interfaces, roles, responsibilities and line of reporting.

This should include the full life cycle of the service, among others amendments to the framework contract, request processing, specific contract signature, project management, invoicing, complaints about the overall service etc.

It should also indicate how this will work when subcontractors get involved and how it will work for the group of companies in case this is a joint offer.

Describe how the tenderer will guarantee the correctness and accuracy of the proposed service organisation and their conformity with the service requests. In correspondence with the points hereafter, describe how the accuracy of the proposed profiles will be measured.

2.2. Application of project management methodology

Describe how the proposed project management methodology (which was mentioned in 1.4.3 of the questionnaire) will be applied for fixed-price projects or

250

quoted time and means projects at the premises of the tenderer. It should also indicate how this will be applied when subcontractors get involved and how it will be applied for the group of companies in case this is a joint offer.

2.3. Quality of measures to respect project deadlines

Describe what preventive measures will be taken to prevent project delays and what corrective measures and compensation is foreseen in case delays happen nevertheless.

Justify the proposed management tools and methods to reach the deadlines.

2.4. Quality of deliverables.

Describe what preventive measure will be taken to ensure a high quality of the deliverables and what corrective measures and compensation is foreseen for bugs or deliverables not corresponding to the user requirements.

2.5. Quality of training and follow-up of consultants

Describe how training will be organised in order to keep the consultants expertise up to date in their domain. What type of training can the Commission expect that they will follow and how many days per year, with the condition that the cost of training is in charge of the tenderer and that training days can not be considered as working days for the Commission. Describe this for the different profiles and technologies. Also describe the issues dealing with certification.

Describe how the tenderer will perform a follow-up of the consultants and of customer satisfaction and take corrective actions if necessary.

2.6. Guarantee to get projects completed.

Describe what guarantee is foreseen to make the Commission confident that projects will be completed and the compensation in case nevertheless the tenderer is unable or unwilling to finalise a project.

2.7. Quality of continuity in service delivery

Describe what measures the tenderer will take to avoid service interruptions and to minimise its impact if it occurs, during the execution of a specific contract but also for an extension of it covered by the same original request. Describe what free of charge hand-over period will be foreseen in case a service is interrupted. Describe what compensation is foreseen in case a suitable continuation is not found. Describe what the tenderer will do to avoid that a critical Commission project is impacted by an interruption of services. Whatever the tenderer describes here, as a minimum, the clauses mentioned in the formal contract apply.

2.8. Tenderer's informatics infrastructure for work in the context of this lot.

Describe the informatics infrastructure which will be set up in case the Commission requests work at the premises of the tenderer in the context of this lot. It should also indicate how this will work when subcontractors get involved and how it will work for the group of companies in case this is a joint offer. Explain the following elements: Hardware, software, security, administration tools, means of transmission to the Commission’s services.

251

Annex III.6: Schedule of prices for lot 2

Lot 2 « Sites web, Systèmes Web de Gestion de Contenu (Web Content Management

Systems) et autres services informatiques »

Bordereau de prix

Remarques importantes

Comme les Conventions spécifiques seront conclues sur la base des bordereaux de prix, ceux-ci devront être joints à l’offre, remplis, datés et signés.

Le soumissionnaire complètera impérativement et dans son intégralité les bordereaux de prix pour les services et matériels concernés. Les prix seront indiqués en euros, hors TVA. Un seul montant par unité doit être indiqué.

S'agissant des modules préconstruits le soumissionnaire en présentera la liste dans le tableau de la liste de prix, accompagnée de leur prix respectif et d'un descriptif en annexe afin, pour chacun d'eux d'en préciser les caractéristiques et les fonctions.

Les tarifs indiqués dans les bordereaux de prix seront forfaitaires et comprendront tous les frais généraux et ceux liés à l’exécution des prestations de services, y compris l’assurance responsabilité civile et toutes les assurances obligatoires, mais à l’exception des frais de voyage et de séjour du Contractant qui, le cas échéant, seront remboursés selon les règles relatives au remboursement de frais ("Article II.7 – Remboursements" du Contrat de services type) et selon la liste des indemnités journalières ("Annexe IV – Frais de voyage et de séjour" du Contrat de services type).

Aucune modification n’est autorisée. Toute modification pourrait entrainer le rejet de l’offre.

Exception: s'il en voit la nécessité, le soumissionnaire est autorisé à ajouter quelques éléments aux bordereaux de prix, dans la limite de 20 pour cent du nombre d'éléments déjà présents. Ces prix devront se conformer à la politique habituelle du soumissionnaire en matière de tarification et être comparables aux prix en vigueur sur le marché pour le type de services ou de matériels indiqué.

Dans le cas spécifique de technologies non encore envisageables ou disponibles actuellement, la Commission européenne pourra le moment venu demander au Contractant des produits ou des services complémentaires que le Contractant devra alors proposer au meilleur prix du marché. Dans ce cas, le Contractant fera une proposition de prix correspondant à la structure et au niveau de prix du bordereau de prix. Cette proposition fera l'objet d'un accord de la Commission européenne.

Les prix devront toujours inclure, par défaut, la livraison des produits à la Commission européenne à Bruxelles.

Une page papier ou web à rédiger ou à traduire signifie: 1 500 caractères sans espaces.

Enfin, quel que soit le volet dans lequel un métier (ou un matériel) est indiqué, celui-ci est utilisable pour l'ensemble du lot et son prix vaut aussi pour l'ensemble du lot.

252

Lot 2 « Sites web, Systèmes Web de Gestion de Contenu (Web Content Management Systems) et autres services informatiques »

Bordereaux de prix

Firme: _____________________________________________________________

Date: ______________________________________________________________

Nom et signature: ____________________________________________________

Analyse et étude

Description Coût unitaire

. Business Designer/Analyst

. Senior System Analyst

. System Analyst

. Requirements Specifier

. IS Senior Consultant

. IS Consultant

… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour

Développement

Description Coût unitaire

. Senior Implementer

. Implementer

. User Interface Designer

. Senior Software Architect

. Software Architect

. Database Designer/Manager

. Integrator

. Web Master

… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour

Management

Description Coût unitaire

253

. chef de projet

. Change Control Manager

. Configuration Manager

. Test Manager

. Deployment Manager

. Management Reviewer

… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour

Production et Support

Description Coût unitaire

. Technical Writer

. Course Developer - User Assistance Person

. Tester

. Test Designer

… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour

Gestion de sites Web

Description Coût unitaire

. rédacteur

. technicien web

. graphiste web

. documentaliste

… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour

Traduction

. de EN, FR ou DE vers EN, FR ou DE

. de EN, FR ou DE vers une autre langue

. d’une autre langue vers EN, FR ou DE

. d’une autre langue directement vers une autre langue

. d’une autre langue vers une autre langue via une langue relais

… euros/page… euros/page… euros/page… euros/page… euros/page

Hébergement et maintenance de bases de données, recherche de cibles et envoi de documents

Description Coût unitaire

Hébergement et maintenance d’une base de données de destinataires d’informations de la Direction générale « Justice et Affaires intérieures » en format Excel … euros/enregistrementEncodage de données … euros/enregistrement

254

Création d’une liste d’envoi ad hoc à partir d’une base … euros/enregistrementEnvoi en masse d’un document par e-mail (avec, si nécessaire, tri par version linguistique et pays) … euros/page/adresseEnvoi en masse d’un document par fax (avec, si nécessaire, tri par version linguistique et pays) … euros/page/numéroImpression d’étiquettes adressées générées à partir d’une base … euros/unitéConstitution d’une liste à partir de plusieurs listes existantes47 … euros/enregistrementConversion de données d’un format à un autre … euros/enregistrementExtraction de données et mise sur support (CD ou DVD-ROM) … euros/enregistrement

Taux de majoration éventuel

Description Coût unitaire

Taux de majoration éventuellement applicable à une traduction urgente en 24H + … %Pour toute prestation impliquant des frais de personnel: taux de majoration éventuellement applicable aux samedis, dimanches et jours fériés, après accord de la Commission européenne + … %

Modules Préconstruits

Description Coût unitaire

… …… …… …

Eléments éventuellement ajoutés par le soumissionnaire48

Description Coût unitaire

… …… …… …

47 Par exemple constituer une liste de francophones à partir de listes de destinataires habitant plusieurs pays. 48 Dans la limite de 20 pour cent du nombre d'éléments déjà présents.

255

Annex III.7: Proposed Framework service contract for lot 2 and its annexes

Annex III.7a: List of services covered by the contract and price schedule 284

Annex III.7b: Power of attorney 285

Annex III.7c: Identification form and legal entities 287

Annex III.7d: - Specification (Invitation to tender No [complete] of [complete]) 288- Original archived at the Commission’s premises

Annex III.7e: - Contractor's tender (No [complete] of [complete]) 289- Original archived at the Commission’s premises

Annex III.7f: Specific contracts and order forms – Models 290

Annex III.7g: Financial guarantee – Model 291

Annex III.7h: Performance guarantee – Model 293

Annex III.7i: Service Level Agreement 294

Annex III.7j: Daily travel and subsistence allowance for the contractor 295

Annex III.7k: III – General terms and conditions for information technologies contracts 296

256

EUROPEAN COMMISSIONDIRECTORATE-GENERAL JUSTICE, FREEDOM AND SECURITY

Directorate General Affairs

PROPOSED FRAMEWORK SERVICE CONTRACT

CONTRACT NUMBER – [complete]

The European Community (hereinafter referred to as "the Community"),

represented by the Commission of the European Communities (hereinafter referred to as "the Commission"),

which is represented for the purposes of the signature of this contract by Mr Tung-Laï Margue, Director-General, Directorate General Justice, Freedom and Security,

of the one part,

and

[official name in full][official legal form] [statutory registration number][official address in full][VAT registration number]

(hereinafter referred to as "the Contractor49"), [represented for the purposes of the signature of this contract by [name in full and function,]]

of the other part

49 In the case of a joint offer and provided the invitation to tender so specifies, the following clause should be added below the identification of the parties: “The parties identified above and hereinafter collectively referred to as ‘the Contractor’ shall be jointly and severally liable vis-à-vis the Commission for the performance of this contract”.

257

HAVE AGREED

the I Special Conditions, the II General Conditions and the III General Terms and Conditions for Information Technologies Contracts below and the following Annexes:

Annex I – List of Services covered by the Contract and schedule of prices.

Annex II – Power of Attorney.

Annex III – Identification form and Legal entities

Annex IV – Tender Specifications (Invitation to Tender No [complete] of [complete])

– Original archived at the Commission’s premises

Annex V – Contractor's Tender (No [complete] of [complete]) – Original archived at the Commission’s premises

Annex VI – Specific Contracts and Order forms – Models

Annex VII – Financial guarantee – Model

Annex VIII – Performance Guarantee – Model

Annex IX – Service Level Agreement

Annex X – Daily travel and subsistence allowance for the Contractor

Annex XI – III – General Terms and Conditions for Information TechnologiesContracts

which form an integral part of this contract (hereinafter referred to as “the Contract”).

- The terms set out in the Special Conditions shall take precedence over those in the other parts of the Contract.

- The terms set out in the General Conditions shall take precedence over those in the General Terms and Conditions for Information Technologies Contracts.

- The terms set out in the General Terms and Conditions for Information Technologies Contracts shall take precedence over those in the Annexes.

- The terms set out in the Contract shall take precedence over those in the Specific Contracts and Order Forms.

- The terms set out in the Tender Specifications (Annex IV) shall take precedence over those in the Tender (Annex V).

Subject to the above, the several instruments forming part of this Contract are to be taken as mutually explanatory. Ambiguities or discrepancies within or between such parts shall be explained or rectified by a written instruction issued by the Commission; subject to the rights of the Contractor under Article I.7 should he dispute any such instruction.

258

I – SPECIAL CONDITIONS

ARTICLE I.1 - SUBJECT

I.1.1 The object of the contract is the study, design, creation, maintenance and support of information systems specific to the activities of the European Union, particularly but not exclusively in the field of justice, freedom and security based on orders at fixed prices or QTMs. This mainly involves web content management and document management applications (portals, websites, search engines, etc.) but also cover other types of information system, typical examples of which are given below:

processing applications and data management; Business Intelligence application; data warehouses.

The work could include the following (this list is not exhaustive and the Commission is not obliged to request all the services listed below):

Development: project management; evaluation and introduction of new production tools (typically content

management, indexation and search tools); preliminary analysis, comparative analysis, gathering of user requirements,

feasibility studies; adapting and/or integrating existing systems or products; analysis and design, documentation (including technical documentation),

studies of security aspects, risk management; prototyping, programming, development, migration, installation,

customisation, hosting (temporarily during development, testing and production);

quality assurance, tests; installation of software products in various phases (development, testing,

production, etc.) upon request of the Commission in the computer centre indicated (usually DIGIT or JLS's computer centre in Luxembourg);

training (including technical training), assistance for end-users, support, consultancy on information systems;

design, production, hosting, maintenance, updating and/or day-to-day management of websites;

design, production, hosting, maintenance and/or updating of web applications; design, production, hosting, maintenance and/or regular updating of databases; design, production, hosting, maintenance and/or updating of content

management systems (some of which are based on Documentum and its starter kit);

design and adaptation of the general architecture of multilingual websites or portals (Information Providers Guide (IPG) and its updates; see http://ec.europa.eu/ipg/index.htm);

taking part in meetings of the various internal Commission bodies dealing with its websites.

259

Content management: database integration and encoding of data; updating and day-to-day management of websites; proof-reading; writing, translating, revising and adapting web content in all current and future

official languages; graphic design, picture research, illustrations, design for websites; manipulation of documents such as images, photos, videos, reports, magazines,

newsletters, memos, brochures, leaflets, notices, panels, web pages, and other types of documents, to adapt them to the web medium (usually in HTML format or as a PDF document);

manipulation of documents such as web pages, images, photos, videos, reports, magazines, newsletters, memos, brochures, leaflets, notices, panels, web pages, and other types of documents, to adapt them and load them in Documentum;

monitoring the quality of online documents (metadata, links, etc.); developing, introducing and managing statistical and interactive tools

(notification, mailboxes, forums, discussions, online surveys, etc.) and producing a summary report on the operation of such interactive tools;

organising and moderating forums, and then producing a summary report on the results;

producing guides for information producers.

Distribution/dissemination of information: creating, populating and updating databases; creating an ad hoc mailing list; mass mailing of documents by email or fax; printing labels; database integration and encoding of data.

I.1.2 Signature of the Contract imposes no obligation on the Commission to purchase. Only implementation of the Contract through Orders and Specific Contracts is binding on the Commission.

I.1.3 Once implementation of the Contract has been asked or has commenced, the Contractor shall reply and execute the tasks in accordance with all terms and conditions of the Contract.

I.1.4 The Contract does not confer on the Contractor any exclusive right to provide the services described in Annex I to the Commission.

The Contractor is selected as the [first, second, third] contractor for a multiple "cascade" Framework Contract. The other Contractors selected on the basis of the classification established during the evaluation of the offers are:

[names and addresses of the other Contractors]

ARTICLE I.2 - DURATION

260

I.2.1 The Contract shall enter into force on the date on which it is signed by the last contracting party.

I.2.2 Under no circumstances may implementation take place before the date on which the Contract enters into force. Specific Contracts may under no circumstances be placed before the date on which the Contract enters into force.

I.2.3 The Contract is concluded for a period of 12 months with effect from the date on which it enters into force. This contractual period and all other periods specified in the Contract are calculated in calendar days unless otherwise indicated.

I.2.4 The Orders or Specific Contracts shall be returned, signed, before the Contract to which they refer expires.

The Contract shall continue to apply to such Orders and Specific Contracts after its expiry, but no later than 6 months after it expires.

I.2.5 The Contract may be renewed up to three times, each time for a period of one year, only before expiry of the Contract and with the express written agreement of the parties. Renewal does not imply any modification or deferment of existing obligations.

ARTICLE I.3 - PRICES

I.3.1 The prices of this contract shall be as listed in Annex I.

I.3.2 Prices shall be expressed in Euro.

I.3.3 Prices shall be fixed and not subject to revision during the first year of duration of the Contract.

From the beginning of the second year of duration of the Contract, each price may be revised upwards or downwards each year, where such revision is requested by one of the contracting parties by registered letter no later than 60 days before the anniversary of the date on which it was signed. The Commission shall purchase on the basis of the prices in force on the date on which Orders or Specific Contracts are signed. Such prices shall not be subject to revision.

This revision shall be determined by the trend in the harmonised consumer price index "MUICP": (eurozone) published for the first time by the Office for Official Publications of the European Communities in the Eurostat monthly bulletin at http://www.ec.europa.eu/eurostat/.

Revision shall be calculated in accordance with the following formula:

where:

= revised price;= price in the original tender;

261

= index for the month corresponding to the final date for submission of tenders;= index for the month corresponding to the date of receipt of the letter

requesting a revision of prices

I.3.4 In addition to the total amount specified in each Order or Specific Contract, travel, subsistence and shipment expenses of the Contractor shall be reimbursed in accordance with Article II.7, as shall other expenses provided for by the Tender Specifications throughout implementation of the Contract. The daily subsistence allowance referred to in Article II.7.4 (d) shall be determined in accordance with Annex IX. Moreover, the lodging expenses shall be reimbursed in accordance with Article II.7.1 up to a maximum amount determined in Annex VI.

ARTICLE I.4 – IMPLEMENTATION OF THE CONTRACT

Within 10 to 20 working days – depending on the complexity of the task required – of a request for goods or services being sent by the Commission to the Contractor (the exact date will be specified in the request), the Commission shall receive an offer.

Should the Contractor be unavailable, he shall give reasons for refusal within the same period and the Commission shall be entitled to place the order with the next Contractor on the list.

Similarly, in the event of failure to observe this deadline or of disagreement on the offer persisting even after discussion and negotiation, the Contractor shall be considered unavailable and the Commission shall be entitled to place the order with the next contractor on the list.

Finally, within 10 working days of an Order Form or Specific Contract being sent by the Commission to the Contractor, the Commission shall receive it back, duly signed and dated. In the event of failure to observe this deadline, the Contractor shall be considered unavailable and the Commission shall be entitled to place the order with the next Contractor on the list.

ARTICLE I.5 – PAYMENT PERIODS

In conformity with Article III.1.5.4 of the General terms and conditions for Information Technologies contracts, the invoicing procedures for the services, once accepted by the Commission, are as follows:

FIXED-PRICE SPECIFIC CONTRACT

Specify one of the two possibilities:

Where this is an initial Specific Contract:

Amounts in the Specific Contract over EUR 25 000:

- Maximum of 30 % on receipt of first deliverable.

- 70 % on completion of the work, based on receipt advice slips accepted and signed by the Commission in accordance with the form annexed to the specific contract model (to be attached to the invoice)

Where this is an extended Specific Contract, or for amounts in the Specific Contract below EUR 25 000:

262

- 100 % on completion of the work, based on receipt advice slips accepted and signed by the Commission in accordance with the form annexed to the specific contract model (to be attached to the invoice)

For work performed in instalments:

- Payment by instalment for the deliverables specified in the technical annex, based on receipt advice slips accepted and signed by the Commission in accordance with the form annexed to the specific contract model (to be attached to the invoice)

QUOTED T&M SPECIFIC CONTRACT

Specify one of the two possibilities:

Amounts in the Specific Contract over EUR 25   000:

- at the end of each calendar quarter, on the basis of quotation forms duly completed and signed by both the Commission and the Contractor using the form annexed to the specific contract model. Duly completed Forms must be attached to the invoice.

Amounts in the Specific Contract below EUR 25   000:

- once the work has been completed, on the basis of quotation forms duly completed and signed by both the Commission and the Contractor using the form annexed to the specific contract model. Duly completed Forms must be attached to the invoice.

Payments under the Contract shall be made in accordance with Article II.5. Payments shall be executed only if the Contractor has fulfilled all his contractual obligations by the date on which the invoice is submitted. Payment requests may not be made if payments for previous Orders or Specific Contracts have not been executed as a result of default or negligence on the part of the Contractor.

I.5.1 Pre-financing

For Orders or Specific Contracts whose total price is below 40,000 euros

There shall be no pre-financing payment.

For Orders or Specific Contracts whose total price is equal to or above 40,000 euros

The Contractor may request a pre-financing payment of 30% of the total price of the service, excluding travel and subsistence allowances for the Contractor and possible unforeseen expenses.

I.5.2 Interim payment

For Orders or Specific Contracts whose total price is below 40,000 euros

There shall be no interim payment.

For Orders or Specific Contracts whose total price is equal to or above 40,000 euros

263

For a service of less than six months, there shall be no interim payment.

For a service of six months or more, the Contractor may request an interim payment of 30% of the total price of the service, excluding travel and subsistence allowances for the Contractor and possible unforeseen expenses.

Requests for interim payment by the Contractor shall be admissible if accompanied either by an interim technical report in accordance with the instructions laid down in the Order or Specific Contract or by an acknowledgement of receipt of the service, provided by the Commission.

In the case of a technical report, the Commission shall have 20 days from receipt to approve or reject the report, and the Contractor shall have 10 days in which to submit additional information or a new report.

Within 30 days of the date on which the report is approved or the service is accepted by the Commission, an interim payment corresponding to 30% of the total amount referred to in the relevant Order or Specific Contract, excluding travel and subsistence allowances for the Contractor and possible unforeseen expenses, shall be made.

264

I.5.3 Admissible payments

The balance shall be paid after services have been delivered by the Contractor and accepted by the Commission, within 30 days of the date of receipt of the relevant invoice.

The request for payment of the balance shall be admissible if accompanied by:

either the final technical report in accordance with the instructions laid down in the Order or Specific Contract or an acknowledgement of receipt of the service, provided by the Commission;

statements of reimbursable expenses in accordance with Article II.7;

the relevant invoices, indicating the reference number of the Contract and of the Order or Specific Contract to which they refer.

In the case of a technical report, the Commission shall have 20 days from receipt to approve or reject the report, and the Contractor shall have 10 days in which to submit additional information or a new report. Within 30 days of the date on which the report is approved or the service is accepted by the Commission, a final payment corresponding to the relevant invoices shall be made.

[For Contractors established in Belgium, the orders shall include the following provision: “En Belgique, l’utilisation de ce bon de commande vaut présentation d’une demande d’exemption de la TVA n° 450” or an equivalent statement in the Dutch or German language. The Contractor shall include the following statement in his invoice(s): “Exonération de la TVA, article 42, paragraphe 3.3 du code de la TVA” or an equivalent statement in the Dutch or German language.]

[For Contractors established in Italy, the provisions of the Contract constitute a request for VAT exemption, provided the Contractor includes the following statement in his invoice(s): “Operazione non imponibile ai sensi dell’articolo 72, comma 3) paragrafo 3 del D.P.R. n. 633 del 26/10/1972 come modificato da ultimo dal D.L. n. 323 del 20/06/1996 convertito in Legge n. 425 dell’8/8/1996”.]

I.5.4 Performance guarantee:

A guarantee for an amount of € XXXXXX (2,5 % of the contract value) for the first contractor in the cascade, € XXXXX (0,25 % of the contract value) for the second contractor, € XXXX (0.025% of the contract value) for the third contractor may be requested by the Commission at the signature of the contract. It shall be issued by a bank, an authorised financial institution or a third party in favour of the Commission.

Such a guarantee shall be released three months after payment of the balance of the last order or Specific Contract. It shall cover performance of the Contract in accordance with the terms set out in the Contract and notably with the terms set out

265

in Annex IV. The Commission reserves the right to request an additional performance guarantee with respect to the Specific Contracts which proportionally represent a relevant value in relation to the Framework Contract.

I.5.5 Bank Account

Payments shall be made to the Contractor’s bank account denominated in Euro, stated in the Contractor’s identification form set out in Annex III.

ARTICLE I.6 – BANK ACCOUNT

Payments shall be made to the Contractor’s bank account denominated in Euro, identified as follows:

Name of bank: [complete]Address of branch in full: [complete]Exact designation of account holder: [complete]Full account number including codes: [complete][IBAN code: [complete]]

ARTICLE I.7 – GENERAL ADMINISTRATIVE PROVISIONS

Any communication relating to the Contract or to its implementation shall be made in writing and shall bear the Contract and Order or Specific Contract numbers. Ordinary mail shall be deemed to have been received by the Commission on the date on which it is registered by the department responsible indicated below. Communications shall be sent to the following addresses:

Commission:European CommissionDirectorate-General "Justice, Freedom and Security"Directorate "General Affairs"Unit "Information and Communication"For the attention of the Head of UnitOffice: LX 46 7/811049 BrusselsBelgium

Contractor:Mr/Mrs/Ms [complete][Function][Company name][Contact address in full]

ARTICLE I.8 - APPLICABLE LAW AND SETTLEMENT OF DISPUTES

I.8.1 The Contract shall be governed by the national substantive law of Belgium.

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I.8.2 Any dispute between the parties resulting from the interpretation or application of the Contract which cannot be settled amicably shall be brought before the courts of Brussels.

ARTICLE I.9 – DATA PROTECTION

I.9.1 Any personal data included in or relating to the Contract will be processed in accordance with the requirements of Regulation (EC) 45/2001 of the European Parliament and the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movements of such data (OJ No L8, 12.1.2001, p. 1). The data will only be processed for the purposes of the performance, management and follow up of the Contract by the Contracting authority(ies) without prejudice to a possible transmission to the bodies in charge of a monitoring or inspection task in conformity with Community law. The Contractor may, upon request, obtain the communication of his personal data and rectify any inaccurate or incomplete personal data. Should the Contractor have any queries concerning the processing of his personal data, he shall address them to the Contracting authority(ies). As regards the processing of his personal data, the Contractor has a right of recourse at any time to the European Data Protection Supervisor (http://www.cc.cec/dataprotectionofficer/).

I.9.2 When processing personal data on behalf of the Contracting authority(ies) in the performance of the Contract the Contractor:

(a) shall act only on instructions from the Contracting authority(ies);

(b) shall comply with the obligations set out in Articles 21 and 22 of Regulation (EC) 45/2001 on the confidentiality and the security of processing unless, by virtue of Article 16 or Article 17(3), second indent, of Directive 95/46/EC, the Contractor is already subject to obligations with regard to confidentiality and security laid down in the national law of one of the Member States.

Appropriate technical and organisational measures will be taken by the Contractor for the security of the processing in accordance with Article 22 of Regulation (EC) 45/2001 and will have to be agreed between the Contractor and the Contracting authority(ies) in writing or in another equivalent form.

I.9.3 The Contractor shall comply with Council regulation (Euratom, EEC) N° 1588/90 of 11 June 1990 on the transmission of data subject to statistical confidentiality to the Statistical Office of the European Communities (OJ No L151, 15.6.1990, p. 1).

ARTICLE I.10 – TERMINATION BY EITHER CONTRACTING PARTY

Either contracting party may, of its own volition and without being required to pay compensation, terminate the Contract by serving six months formal prior notice. Should the

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Commission terminate the Contract, the Contractor shall only be entitled to payment corresponding to the services ordered and delivered before the termination date. On receipt of the letter terminating the Contract, the Contractor shall take all appropriate measures to minimise costs, prevent damage, and cancel or reduce his commitments. He shall draw up the documents required by the Special Conditions for the Services rendered up to the date on which termination takes effect, within a period not exceeding sixty days from that date.

ARTICLE I.11 – SPECIFIC DEROGATIONS TO III GENERAL TERMS AND CONDITIONS FOR INFORMATION TECHNOLOGIES CONTRACTS

By way of derogation from Article 7.3.1 of the General Terms and Conditions for the Information Technology Contracts, Quoted Time & Means work may be partially or totally performed on-site (intra-muros) in agreement with the Commission, according to what is the most appropriate in a particular situation.

By way of derogation from III the General Terms and Conditions for Information Technology Contracts, the following articles are hereby modified as follows:

III.2.2 Security

2.2.2 The contractor and its staff, when performing tasks for the Commission in execution of this Framework contract, undertakes to comply with

– the decision C(95) 1510 of 23 November 1995 of the Commission on protection of information system, its subsequent version, its implementing rules and the corresponding security notices, and

– the Commission decision on security annexed to the decision 2001/844/EC, CECA, Euratom of the Commission of 29 November 2001 amending its internal rules of procedure, as well as all its subsequent versions

2.2.6. The Contractor shall take all appropriate steps for each Product to ensure that the data and the magnetic media upon which they are stored are safely preserved. The Products supplied shall not contain any mechanism (e.g. viruses) which could compromise their availability, integrity or confidentiality or that of other Products. The cost of repairing the damage caused by such a mechanism shall be borne by the Contractor.

III.2.4 Co-operation

2.4.1 The Contractor agrees to co-operate with other suppliers to make the Products work with those of these other suppliers. It agrees to attend meetings called for that purpose by the Commission.

ARTICLE I.12 – SPECIFIC PROVISIONS

1.12.1 TRAVEL

268

For reimbursement of travel costs and daily allowances, the rules, regulations and rates of the Guide to Missions for officials and other servants of the European Commission, as indicated in Appendix A of Annex 2 of the tendering specification (questionnaire), shall be applied analogously.

In case of travel to locations other than the normal locations of delivery (Brussels, Luxembourg) that is conducted on request of the European Commission, the contractor shall be entitled to invoice days of travel by using the applicable daily rate for the relevant profile.

1.12.2. ADDITIONAL SERVICES

The Commission may exercise the option to increase the estimated market amount at a later stage via negotiated procedure with the contractor in accordance with Art. 126.1.f. of the Implementing Rules of the Financial Regulation.

1.12.3 NORMAL WORKING DAYS

Commission on-duty days (such as Holy Thursday, the day following Ascension Day and the period from 27. to 31. December) shall be included in the normal working day as defined in Art. 1.1 of the General Terms and Conditions. In case the Commission requires service provision on these days, the normal day rate without any surcharge shall apply.

ARTICLE I.13 – SPECIFIC QUALITY STANDARDS AND IMPLEMENTATION

I.13.1 Specific quality standards and compensations / penalties as set out in the Service Level Agreement (Annex VIII) apply in addition to the quality standards and penalties described in Articles III.2.1 of the General Terms and Conditions for Information Technologies Contracts and Art. II.2.4 of the General Conditions of this Contract.

I.13.2 For time and means services, in case the tenderer is unable to provide a suitable person by the requested start date for three consecutive requests or for three requested start dates within a period of twelve months, whatever the requested profile, the tenderer who could not provide a suitable person, will be treated as if he were at the end of the cascade for all following requests during a period of 12 months : the first day of the period will be the day after the day on which the Contractor receives a registered letter with acknowledgment of receipt or equivalent, the last day included in the period will be the last day of the 12th calendar month following the start day. Before the end of the period, the contractor can already advance one position to the beginning of the cascade if during the period another contractor receives the "at end of cascade" treatment. The advancement will also be notified by registered letter and take effect on the start date of the period for the newcomer "at end of cascade". A period of two months, starting at the framework contract signature date, will be a "grace period". Inability to provide suitable persons for requests with a start date within this "grace" period, will not be taken into account. The changes to the cascade via this article will not have an impact on the

269

performance guarantee that may have asked to the contractors at the start of the framework contract.

ARTICLE I.14 – SPECIFIC MAINTENANCE SECURITY RULES

Not applicable

270

II – GENERAL CONDITIONS

ARTICLE II.1 - PROCEDURES FOR PERFORMING THE CONTRACT

II.1.1 Phases of execution of the Specific Contract

Sending of the Specific Contract

Whenever the Commission wishes services to be provided or goods to be supplied pursuant to the Contract, it shall send a Specific Contract to the Contractor, in duplicate, specifying the terms of the provision of services or supply of the goods, such as quantity, designation, quality, price, place of delivery and time allowed for delivery, in accordance with the conditions laid down in the Contract.

Acknowledgment of the Specific Contract by the Contractor

Within the period indicated in Article I.4, the Contractor shall return one original of the Specific Contract, duly signed and dated, thereby acknowledging receipt of the Specific Contract and acceptance of the terms.

Delivery

a) Time allowed for delivery

The time allowed for delivery shall be calculated in accordance with Article I.4.

b) Date, time and place of delivery

The Commission shall be notified in writing of the exact date of delivery within the period indicated in Article I.4. All deliveries shall be made at the agreed place of delivery during the hours indicated in Article I.4.

The Contractor shall bear all costs and risks involved in delivering the goods to the place of delivery.

c) Delivery note

Each delivery shall be accompanied by a Delivery note in duplicate, duly signed and dated by the Contractor or his carrier, giving the Specific Contract number and particulars of the goods delivered. One copy of the Delivery note shall be countersigned by the Commission and returned to the Contractor or to his carrier.

Certificate of conformity (or acceptance note)

Signing of the Delivery note by the Commission, as provided for in subparagraph c) above, is simply an acknowledgment of the fact that the goods have been delivered and in no way implies conformity of the goods with the Specific Contract.

Conformity of the goods delivered shall be evidenced by the signing of a certificate to this effect by the Commission no later than one month after the date of delivery, unless provision for a different period is made in the Special Conditions or in the General Terms and Conditions for Information Technologies Contracts.

271

Conformity shall be declared only where the conditions laid down in the Contract and in the Specific Contract are satisfied and the goods conform to the Annex I.

Where, for reasons attributable to the Contractor, the Commission is unable to accept the goods, the Contractor shall be notified in writing at the latest by the deadline for conformity.

Conformity of the goods/services delivered with the Contract

a) The goods/services delivered by the Contractor to the Commission must be in conformity in quantity, quality, price and packaging with the Contract and the relevant Specific Contract.

b) The goods/services delivered must:

- correspond to the description given in Annex I and possess the characteristics of the goods/services supplied by the Contractor to the Commission as a sample or model;

- be fit for any specific purpose required of them by the Commission and made known to the Contractor at the time of conclusion of the Contract and accepted by the Contractor;

- be fit for the purposes for which goods/services of the same type are normally used;

- demonstrate the quality and performance which are normal in goods/services of the same type and which the Commission can reasonably expect, given the nature of the goods/services and taking into account any public statements on the specific characteristics of the goods/services made by the Contractor, the producer/service provider or his representative, particularly in advertising or on labelling;

- be packaged according to the usual method for goods/services of the same type or, failing this, in a way designed to preserve and protect them.

Remedy

a) The Contractor shall be liable to the Commission for any lack of conformity which exists at the time the goods/services are verified.

b)In the event of lack of conformity, without prejudice to Article II.4 regarding liquidated damages applicable to the total price of the goods/services concerned, the Commission shall be entitled:

- either to have the goods/services brought into conformity, free of charge, by repair or replacement;

- or to have an appropriate reduction made in the price.

c) Any repair or replacement shall be completed within a reasonable time and without any significant inconvenience to the Commission, taking account of the nature of the goods/services and the purpose for which they are required by the Commission.

d)The term ‘free of charge’ in paragraph b) refers to the costs incurred to bring the goods/services into conformity, particularly the cost of carriage, labour and materials.

272

Assembly

If required by Article I.1.2 of the Special Conditions, the Contractor shall assemble the goods delivered within a period of one month unless otherwise specified in the Special Conditions or in the General Terms and Conditions for Information Technologies Contracts.

Any lack of conformity resulting from incorrect installation of the goods delivered shall be deemed to be equivalent to lack of conformity of the goods if installation forms part of the Contract and the goods were installed by the Contractor or under his responsibility. This shall apply equally if the product was to be installed by the Commission and was incorrectly installed owing to a shortcoming in the installation instructions.

Services provided to goods

If required by the Contract, services to goods shall be provided accordingly.

II.1.2 General provisions concerning goods

a) Packaging

The goods shall be packaged in strong boxes or crates or in any other way that ensures that the contents remain intact and prevents damage or deterioration. Packaging, pallets, etc., including contents, shall not weigh more than 500 kg.

Unless otherwise specified in the Special Conditions, pallets shall be considered as one-way packaging and shall not be returned. Each box shall be clearly labelled with the following information:

Commission of the European Communities and address for delivery;

name of Contractor;

description of contents;

date of delivery;

number and date of Specific Contract;

EC code number of article.

b) Guarantee

The goods shall be guaranteed against all defects in manufacture or materials for two years from the date of delivery, unless provision for a longer period is made in Annex I.

The Contractor shall guarantee that any permits and licences required for manufacturing and selling the goods have been obtained.

The Contractor shall replace at his own expense, within a reasonable time limit to be determined by agreement between the parties, any items which become damaged or defective in the course of normal use during the guarantee period.

The Contractor is responsible for any conformity defect which exists at the time of delivery, even if this defect does not appear until a later date.

273

The Contractor is also responsible for any conformity defect which occurs after delivery and is ascribable to non-compliance with his obligations, including failure to provide a guarantee that, for a certain period, goods used for the purposes for which they are normally used or for a specific purpose will preserve their qualities or characteristics as specified.

If part of an item is replaced, the replacement part shall be guaranteed under the same terms and conditions for a further period of the same duration as that specified above.

If a defect is found to originate in a systematic flaw in design, the Contractor must replace or modify all identical parts incorporated in the other goods that are part of the Specific Contract, even though they may not have been the cause of any incident. In this case, the guarantee period shall be extended as stated above.

II.1.3 Performance of the Contract

a) The Contractor shall perform the Contract to the highest professional standards. The Contractor shall have sole responsibility for complying with any legal obligations incumbent on him, notably those resulting from employment, tax and social legislation.

b) The Contractor shall have sole responsibility for taking the necessary steps to obtain any permit or licence required for performance of the Contract under the laws and regulations in force at the place where the tasks assigned to him are to be executed.

c) Without prejudice to Article II.3 any reference made to the Contractor’s staff in the Contract shall relate exclusively to individuals involved in the performance of the Contract.

d) The Contractor must ensure that any staff performing the Contract have the professional qualifications and experience required for the execution of the tasks assigned to him.

e) The Contractor shall neither represent the Commission nor behave in any way that would give such an impression. The Contractor shall inform third parties that he does not belong to the European public service.

f) The Contractor shall have sole responsibility for the staff who execute the tasks assigned to him.

The Contractor shall make provision for the following employment or service relationships with his staff:

staff executing the tasks assigned to the Contractor may not be given orders direct by the Commission;

the Commission may not under any circumstances be considered to be the staff's employer and the said staff shall undertake not to invoke in respect of the Commission any right arising from the contractual relationship between the Commission and the Contractor.

274

g) In the event of disruption resulting from the action of a member of the Contractor's staff working on Commission premises or in the event of the expertise of a member of the Contractor's staff failing to correspond to the profile required by the Contract, the Contractor shall replace him without delay. The Commission shall have the right to request the replacement of any such member of staff, stating its reasons for so doing. Replacement staff must have the necessary qualifications and be capable of performing the Contract under the same contractual conditions. The Contractor shall be responsible for any delay in the execution of the tasks assigned to him resulting from the replacement of staff in accordance with this Article.

h) Should any unforeseen event, action or omission directly or indirectly hamper execution of the tasks, either partially or totally, the Contractor shall immediately and on his own initiative record it and report it to the Commission. The report shall include a description of the problem and an indication of the date on which it started and of the remedial action taken by the Contractor to ensure full compliance with his obligations under the Contract. In such event the Contractor shall give priority to solving the problem rather than determining liability.

i) Should the Contractor fail to perform his obligations under the Contract in accordance with the provisions laid down therein, the Commission may - without prejudice to its right to terminate the Contract - reduce or recover payments in proportion to the scale of the failure. In addition, the Commission may impose penalties or liquidated damages provided for in Article II.16.

ARTICLE II.2 - LIABILITY

II.2.1 The Commission shall not be liable for damage sustained by the Contractor in performance of the Contract except in the event of wilful misconduct or gross negligence on the part of the Commission.

II.2.2 The Contractor shall be liable for any loss or damage caused by himself in performance of the Contract, including in the event of subcontracting under Article II.10. The Commission shall not be liable for any act or default on the part of the Contractor in performance of the Contract.

II.2.3 The Contractor shall provide compensation in the event of any action, claim or proceeding brought against the Commission by a third party as a result of damage caused by the Contractor in performance of the Contract.

II.2.4 In the event of any action brought by a third party against the Commission in connection with performance of the Contract, the Contractor shall assist the Commission. Expenditure incurred to this end may be borne by the Commission.

II.2.5 The Contractor shall take out insurance against risks and damage relating to performance of the Contract if required by the relevant applicable legislation. He shall take out supplementary insurance as reasonably required by standard practice in the industry. A copy of all the relevant insurance contracts shall be sent to the Commission should it so request.

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ARTICLE II.3 - CONFLICT OF INTERESTS

II.3.1 The Contractor shall take all necessary measures in order to prevent any situation that could compromise the impartial and objective performance of the Contract. Such conflict of interests could arise in particular as a result of economic interest, political or national affinity, family or emotional ties, or any other relevant connection or shared interest. Any conflict of interests which could arise during performance of the Contract must be notified to the Commission in writing without delay. In the event of such conflict, the Contractor shall immediately take all necessary steps to resolve it.

The Commission reserves the right to verify that such measures are adequate and may require that additional measures be taken, if necessary, within a time limit which it shall set. The Contractor shall ensure that his staff, board and directors are not placed in a situation which could give rise to conflict of interest. Without prejudice to Article II.1 the Contractor shall replace, immediately and without compensation from the Commission, any member of his staff exposed to such a situation.

II.3.2 The Contractor shall abstain from any contact likely to compromise his independence.

II.3.3 The Contractor declares:

- that he has not made, and will not make, any offer of any type whatsoever, from which an advantage can be derived under the Contract,

- that he has not granted and will not grant, has not sought and will not seek, has not attempted and will not attempt to obtain, and has not accepted and will not accept, any advantage, financial or in kind, to or from any party whatsoever, where such advantage constitutes an illegal practice or involves corruption, either directly or indirectly, inasmuch as it is an incentive or reward relating to the performance of the Contract.

II.3.4 The Contractor shall pass on all the relevant obligations in writing to his staff, board, and directors as well as to third parties involved in performance of the Contract. A copy of the instructions given and the undertakings made in this respect shall be sent to the Commission should it so request.

ARTICLE II.4 - LIQUIDATED DAMAGES

Should the Contractor fail to perform his obligations under the Contract within the time limits set by the Contract, then, without prejudice to the Contractor's actual or potential liability incurred in relation to the Contract or to the Commission's right to terminate the Contract, the Commission may decide to impose liquidated damages of 0.2% of the amount of the relevant Specific Contract per calendar day of delay. The Contractor may submit arguments against this decision within thirty days of notification by registered letter with acknowledgment of receipt or equivalent. In the absence of reaction on his part or of written withdrawal by the Commission within thirty days of the receipt of such arguments, the decision imposing the

276

liquidated damages shall become enforceable. These liquidated damages shall not be imposed where there is provision for interest for late completion. The Commission and the Contractor expressly acknowledge and agree that any sums payable under this Article are in the nature of liquidated damages and not penalties, and represent a reasonable estimate of fair compensation for the losses that may be reasonably anticipated from such failure to perform obligations.

ARTICLE II.5 – INVOICING AND PAYMENTS

II.5.1 Pre-financing:

Where required by Article I.5.1, the Contractor shall provide a financial guarantee in the form of a bank guarantee or equivalent supplied by a bank or an authorised financial institution (guarantor) equal to the amount indicated in the same Article to cover pre-financing under the Contract. Such guarantee may be replaced by a joint and several guarantee by a third party.

The guarantor shall pay to the Commission at its request an amount corresponding to payments made by it to the Contractor which have not yet been covered by equivalent work on his part.

The guarantor shall stand as first-call guarantor and shall not require the Commission to have recourse against the principal debtor (the Contractor).

The guarantee shall specify that it enters into force at the latest on the date on which the Contractor receives the pre-financing. The Commission shall release the guarantor from its obligations as soon as the Contractor has demonstrated that any pre-financing has been covered by equivalent work. The guarantee shall be retained until the pre-financing has been deducted from interim payments or payment of the balance to the Contractor. It shall be released the following month. The cost of providing such guarantee shall be borne by the Contractor.

II.5.2 Interim payment:

At the end of each of the periods indicated in Annex I the Contractor shall submit to the Commission a formal request for payment accompanied by those of the following documents which are provided for in the Special Conditions:

an interim technical report in accordance with the instructions laid down in Annex I; the relevant invoices indicating the reference number of the Contract and of the order

or specific contract to which they refer; statements of reimbursable expenses in accordance with Article II.7.

If the report is a condition for payment, on receipt the Commission shall have the period of time indicated in the Special Conditions in which to:

approve it, with or without comments or reservations, or suspend such period and request additional information; or

reject it and request a new report.

If the Commission does not react within this period, the report shall be deemed to have been approved. Approval of the report does not imply recognition either of its regularity or of the authenticity, completeness or correctness of the declarations or information enclosed.

277

Where the Commission requests a new report because the one previously submitted has been rejected, this shall be submitted within the period of time indicated in the Special Conditions. The new report shall likewise be subject to the above provisions.

II.5.3 Payment of the balance:

Within sixty days of completion of each order or specific contract, the Contractor shall submit to the Commission a formal request for payment accompanied by those of the following documents, which are provided for in the Special Conditions:

a final technical report in accordance with the instructions laid down in Annex I; the relevant invoices indicating the reference number of the Contract and of the order

or specific contract to which they refer;

If the report is a condition for payment, on receipt the Commission shall have the period of time indicated in the Special Conditions in which:

to approve it, with or without comments or reservations, or suspend such period and request additional information; or

to reject it and request a new report.

If the Commission does not react within this period, the report shall be deemed to have been approved. Approval of the report does not imply recognition either of its regularity or of the authenticity, completeness or correctness of the declarations and information enclosed.

Where the Commission requests a new report because the one previously submitted has been rejected, this shall be submitted within the period of time indicated in the Special Conditions. The new report shall likewise be subject to the above provisions.

ARTICLE II.6 – GENERAL PROVISIONS CONCERNING PAYMENTS

II.6.1 Payments shall be deemed to have been made on the date on which the Commission's account is debited.

II.6.2 The payment periods referred to in Article I.5 may be suspended by the Commission at any time if it informs the Contractor that his payment request is not admissible, either because the amount is not due or because the necessary supporting documents have not been properly produced. In case of doubt on the eligibility of the expenditure indicated in the payment request, the Commission may suspend the time limit for payment for the purpose of further verification, including an on-the-spot check, in order to ascertain, prior to payment, that the expenditure is eligible.

The Commission shall notify the Contractor accordingly by registered letter with acknowledgment of receipt or equivalent. Suspension shall take effect from the date of dispatch of the letter. The remainder of the period referred to in Article I.4 shall begin to run again once the suspension has been lifted.

II.6.3 In the event of late payment the Contractor may claim interest within two months of receiving the payment. Interest shall be calculated at the rate applied by the European Central Bank to its most recent main refinancing operations (“the reference rate”) plus seven percentage points (“the margin”). The reference rate in force on the first

278

day of the month in which the payment is due shall apply. Such interest rate is published in the C series of the Official Journal of the European Union. Interest shall be payable for the period elapsing from the calendar day following expiry of the time limit for payment up to the day of payment. Suspension of payment by the Commission may not be deemed to constitute late payment.

ARTICLE II.7 –RECOVERY

II.7.1 If total payments made exceed the amount actually due under the Specific Contract or if recovery is justified in accordance with the terms of the Contract, the Contractor shall reimburse the appropriate amount in euro on receipt of the debit note, in the manner and within the time limits set by the Commission.

II.7.2 In the event of failure to pay by the deadline specified in the request for reimbursement, the sum due shall bear interest at the rate indicated in Article II.6.3. Interest shall be payable from the calendar day following the expiry of the due date up to the calendar day on which the debt is repaid in full.

II.7.3 In the event of failure to pay by the deadline specified in the request for reimbursement, the Commission may, after informing the Contractor, recover amounts established as certain, of a fixed amount and due by offsetting, in cases where the Contractor also has a claim on the Communities that is certain, of a fixed amount and due. The Commission may also claim against the guarantee, where provided for.

ARTICLE II.8 –TAXATION

II.8.1 The Contractor shall have sole responsibility for compliance with the tax laws which apply to him. Failure to comply shall make the relevant invoices invalid.

II.8.2 The Contractor recognises that the Commission is, as a rule, exempt from all taxes and duties, including value added tax (VAT), pursuant to the provisions of Articles 3 and 4 of the Protocol on the Privileges and Immunities of the European Communities.

II.8.3 The Contractor shall accordingly complete the necessary formalities with the relevant authorities to ensure that the goods and services required for performance of the Contract are exempt from taxes and duties, including VAT.

II.8.4 Invoices presented by the Contractor shall indicate his place of taxation for VAT purposes and shall specify separately the amounts not including VAT and the amounts including VAT.

Article II.9– FORCE MAJEURE AFFECTING THE CONTRACT OR THE SPECIFIC CONTRACT(S)

279

II.9.1 Force majeure shall mean any unforeseeable and exceptional situation or event beyond the control of the contracting parties which prevents either of them from performing any of their obligations under the Contract, was not due to error or negligence on their part or on the part of a subcontractor and could not have been avoided by the exercise of due diligence. Defects in equipment or material or delays in making it available, labour disputes, strikes or financial problems cannot be invoked as force majeure unless they stem directly from a relevant case of force majeure.

II.9.2 Without prejudice to the provisions of Article II.1.3(h), if either contracting party is faced with force majeure, it shall notify the other party without delay by registered letter with acknowledgment of receipt or equivalent, stating the nature, likely duration and foreseeable effects.

II.9.3 Neither contracting party shall be held in breach of its contractual obligations if it has been prevented from performing them by force majeure. Where the Contractor is unable to perform his contractual obligations owing to force majeure, he shall have the right to remuneration for the goods actually delivered and any service provided.

II.9.4 The contracting parties shall take the necessary measures to reduce damage to a minimum.

Article II.10 – Subcontracting

II.10.1 The Contractor shall not subcontract without prior written authorisation from the Commission nor cause the Contract to be performed in fact by third parties.

II.10.2 Even where the Commission authorises the Contractor to subcontract to third parties, he shall none the less remain bound by his obligations to the Commission under the Contract and shall bear exclusive liability for proper performance of the Contract.

II.10.3 The Contractor shall make sure that the subcontract does not affect rights and guarantees to which the Commission is entitled by virtue of the Contract, notably Article II.14.

ARTICLE II.11 – ASSIGNMENT

II.11.1 The Contractor shall not assign the rights and obligations arising from the Contract, in whole or in part, without prior written authorisation from the Commission.

II.11.2 In the absence of the authorisation referred to in 1 above, or in the event of failure to observe the terms thereof, assignment by the Contractor shall not be enforceable against and shall have no effect on the Commission.

ARTICLE II.12 – TERMINATION BY THE COMMISSION

280

II.12.1 The Commission may terminate the Contract, a pending Specific Contract or an order in the following circumstances:

(a) where the Contractor is being wound up, is having his affairs administered by the courts, has entered into an arrangement with creditors, has suspended business activities, is the subject of proceedings concerning those matters, or is in any analogous situation arising from a similar procedure provided for in national legislation or regulations;

(b) where the Contractor has been convicted of an offence concerning his professional conduct by a judgment which has the force of res judicata;

(c) where the Contractor has been guilty of grave professional misconduct proven by any means which the Commission can justify;

(d) where the Contractor has not fulfilled obligations relating to the payment of social security contributions or the payment of taxes in accordance with the legal provisions of the country in which he is established or with those of the country applicable to the Contract or those of the country where the Contract is to be performed;

(e) where the Commission seriously suspects the Contractor of fraud, corruption, involvement in a criminal organisation or any other illegal activity detrimental to the Communities' financial interests;

(f) where the Contractor is in breach of his obligations under Article II.3;

(g) where the Contractor was guilty of misrepresentation in supplying the information required by the Commission as a condition of participation in the Contract procedure or failed to supply this information;

(h) where a change in the Contractor’s legal, financial, technical or organisational situation could, in the Commission’s opinion, have a significant effect on the performance of the Contract;

(i) where execution of the tasks under a pending order or a specific contract has not actually commenced within fifteen days of the date provided for, and the new date proposed, if any, is considered unacceptable by the Commission;

(j) where the Contractor is unable, through his own fault, to obtain any permit or licence required for performance of the Contract;

(k) where the Contractor, after receiving formal notice in writing to comply, specifying the nature of the alleged failure, and after being given the opportunity to remedy the failure within a reasonable period following receipt of the formal notice, remains in serious breach of his contractual obligations.

281

II.12.2 In the event of force majeure, notified in accordance with Article II.9, either contracting party may terminate the Contract, where performance thereof cannot be ensured for a quantity of goods corresponding to at least one fifth of the quantity of goods ordered or where performance thereof cannot be ensured for a period corresponding to at least to one fifth of the period laid down in Article I.2.3.

II.12.3 Prior to termination under point e), h) or k), the Contractor shall be given the opportunity to submit his observations.

Termination shall take effect on the date on which a registered letter with acknowledgment of receipt terminating the Contract is received by the Contractor, or on any other date indicated in the letter of termination.

II.12.4 Consequences of termination:

In the event of the Commission terminating the Contract in accordance with this Article and without prejudice to any other measures provided for in the Contract, the Contractor shall waive any claim for consequential damages, including any loss of anticipated profits for uncompleted work. On receipt of the letter terminating the Contract, the Contractor shall take all appropriate measures to minimise costs, prevent damage, and cancel or reduce his commitments. He shall draw up the documents required by the Special Conditions for the goods supplied and / or services rendered up to the date on which termination takes effect, within a period not exceeding sixty days from that date.

The Commission may claim compensation for any damage suffered and recover any sums paid to the Contractor under the Contract.

On termination the Commission may engage any other contractor to supply the goods and/ or to execute or complete the services. The Commission shall be entitled to claim from the Contractor all extra costs incurred in doing so, without prejudice to any other rights or guarantees it has under the Contract.

ARTICLE II.13 - CANCELLATION OF SPECIFIC CONTRACTS

Where execution of the Specific Contract has not actually commenced within fifteen days of the date foreseen for the commencement of execution and the new date proposed, if any, is considered unacceptable by the Commission, the Commission may cancel such Specific Contract with no prior notice. Cancellation shall take effect from the day after the day on which the Contractor receives a registered letter with acknowledgment of receipt or equivalent.

The Commission may cancel a Specific Contract at any time during execution thereof on the grounds and under the conditions set out in Article II.12 with respect to the part still outstanding. The Contractor shall accept, as the aggregate liability of the Commission, payment of the price of the goods delivered or services provided by him as at the effective date of cancellation.

282

ARTICLE II.14 – CHECKS AND AUDITS

II.14.1 Pursuant to Article 142 of the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Communities, the European Court of Auditors is empowered to audit the documents held by the natural or legal persons receiving payments from the budget of the European Communities from signature of the Contract up to five years after payment of the balance of the last Specific Contract.

II.14.2 The Commission or an outside body of its choice shall have the same rights as the European Court of Auditors for the purpose of checks and audits limited to compliance with contractual obligations from signature of the Contract up to five years after payment of the balance of the last Specific Contract.

II.14.3 In addition, the European Anti-Fraud Office may carry out on-the-spot checks and inspections in accordance with Council Regulation (Euratom, EC) No 2185/96 and Parliament and Council Regulation (EC) No 1073/1999 from signature of the Contract up to five years after payment of the balance of the last Specific Contract.

ARTICLE II.15 - AMENDMENTS

Any amendment to the Contract shall be the subject of a written agreement concluded by the contracting parties. An oral agreement shall not be binding on the contracting parties. A Specific Contract shall not be deemed to constitute an amendment to the Contract.

ARTICLE II.16 – CONFIDENTIALITY

II.16.1 The Contractor undertakes to treat in the strictest confidence and not make use of or divulge to third parties any information or documents which are linked to performance of the Contract. The Contractor shall continue to be bound by this undertaking after execution of the Specific Contracts.

II.16.2 The Contractor shall obtain from each member of his staff, board and directors an undertaking that they will respect the confidentiality of any information which is linked, directly or indirectly, to execution of the tasks and that they will not divulge to third parties or use for their own benefit or that of any third party any document or information not available publicly, even after execution of the Specific Contracts.

ARTICLE II. 17 – OWNERSHIP OF THE RESULTS - INTELLECTUAL AND INDUSTRIAL PROPERTY

Any results or rights thereon, including copyright and other intellectual or industrial property rights, obtained in performance of the Contract, shall be owned solely by the Commission, which may use, publish, assign or transfer them as it sees fit, without geographical or other limitation, except where industrial or intellectual property rights exist prior to the Contract being entered into.

Article II.18 - Use, distribution and publication of information

283

II.18.1 The Contractor shall authorise the Commission to process, use, distribute and publish, for whatever purpose, by whatever means and on whatever medium, any data contained in or relating to the Contract, in particular the identity of the Contractor, the subject matter, the duration, the amount paid and the reports. Where personal data is concerned, Article I.8 shall apply.

II.18.2 Unless otherwise provided by the Special Conditions, the Commission shall not be required to distribute or publish documents or information supplied in performance of the Contract. If it decides not to publish the documents or information supplied, the Contractor may not have them distributed or published elsewhere without prior written authorisation from the Commission.

II.18.3 Any distribution or publication of information relating to the Contract by the Contractor shall require prior written authorisation from the Commission and shall mention the amount paid by the Community. It shall state that the opinions expressed are those of the Contractor only and do not represent the Commission's official position.

II.18.4 The use of information obtained by the Contractor in the course of the Contract for purposes other than its performance shall be forbidden, unless the Commission has specifically given prior written authorisation to the contrary.

ARTICLE II.19 – SUSPENSION OF THE CONTRACT

Without prejudice to the Commission's right to terminate the Contract, the Commission may at any time and for any reason suspend performance of the Contract or pending Specific Contracts or any part thereof. Suspension shall take effect on the day the Contractor receives notification by registered letter with acknowledgment of receipt or equivalent, or at a later date where the notification so provides. The Commission may at any time following suspension give notice to the Contractor to resume performance of the Contract or pending Specific Contracts. The Contractor shall not be entitled to claim compensation on account of suspension of the Contract, the specific contracts, the orders or of part thereof.

284

SIGNATURES

For the Contractor,

[Company name/forename/surname/function]

signature[s]: _______________________

For the Commission,

[forename/surname/function]

signature[s]:_____________________

Done at [Brussels], [date] Done at [Brussels], [date]

In duplicate in English.

285

Annex III.7.a – List of Services covered by the Contract and schedule of prices.

286

Annex III.7.b – Power of Attorney.

Agreement / Power of Attorney

Model 1

(DESIGNATING ONE OF THE COMPANIES OF THE GROUP AS LEADER AND GIVING A MANDATE TO IT)

We the undersigned:

– Signatory 1 (Name, Function, Company, Registered address, VAT Number),– Signatory 2 (Name, Function, Company, Registered address, VAT Number),– …– Signatory N (Name, Function, Company, Registered address, VAT Number),

Each of them having the legal capacity required to act on behalf of his/her company,

HEREBY AGREE AS FOLLOWS:

(1) The European Commission has awarded Framework Contract … (« the Contract ») to Company 1, Company 2, …, Company N (« the Group Members »), based on the joint offer submitted by them on …/…/… for the supply of … and / or the provision of services for … (« the Supplies and/or the Services »).

(2) As co-signatories of the Contract, all the Group Members:

(a) Shall be jointly and severally liable towards the European Commission for the performance of the Contract.

(b) Shall comply with the terms and conditions of the Contract and ensure the proper execution of their respective share of the Supplies and / or the Services.

(3) To this effect, the Group Members designate Company X as Group Leader. [N.B.: The Group Leader has to be one of the Group Members]

(4) Payments by the European Commission related to the Supplies or the Services shall be made through the Group Leader’s bank account. [Provide details on bank, address, account number, etc.]

287

(5) The Group Members grant to the Group Leader all the necessary powers to act on their behalf in connection with the Supplies and/or the Services. This mandate involves in particular the following tasks:

(a) The Group Leader shall sign any contractual documents — including the Framework Contract, Specific Agreements and Amendments thereto — and issue any invoices related to the Supplies or the Services on behalf of the Group Members.

(b) The Group Leader shall act as single point of contact for the European Commission in connection with the Supplies and/or the Services to be provided under the Contract. It shall co-ordinate the provision of the Supplies and/or the Services by the Group Members to the European Commission, and shall see to a proper administration of the Contract.

Any modification to the present agreement / power of attorney shall be subject to the European Commission’s express approval.

This agreement / power of attorney shall expire when all the contractual obligations of the Group Members towards the European Commission in connection with the Supplies and/or the Services to be provided under the Contract have ceased to exist. The parties cannot terminate it before that date without the Commission’s consent.

Signed in … on …/…/…

NameFunctionCompany

NameFunctionCompany

NameFunctionCompany

NameFunctionCompany

288

Annex III.7.c – Identification form and Legal entities

The bank identification form must be filled in and signed by an authorised representative of the tenderer and his/her banker. A specific form for each Member State is available at the following Internet address:

http://ec.europa.eu/budget/execution/ftiers_en.htm

In the case of a grouping, this form must only be provided by the person heading the project.

Legal entities

The legal entity form must be filled in and should be accompanied by a number of supporting documents, available on the Web site:

http://ec.europa.eu/budget/execution/legal_entities_en.htm

In the case of a grouping, this form must only be provided by the person heading the project.

289

Annex III.7.d – Tender Specifications (Invitation to Tender No [complete] of [complete])

– Original archived at the Commission’s premises

290

Annex III.7.e – Contractor's Tender (No [complete] of [complete])

– Original archived at the Commission’s premises

291

Annex III.7.f: – Specific Contracts and Order forms – Models

292

Annex III.7.g – Financial guarantee – Model

To be completed on paper bearing the letterhead of the financial institution

For the attention of

European Commission Directorate-General "Justice, Freedom and Security" Directorate "General Affairs"Unit "Information and Communication"LX 46 7/81B – 1049 Brussels

referred to below as the "the Commission"

Subject: Guarantee No …

Financial guarantee for the repayment of pre-financing payable under Specific Contract [Contract number and title] governed by Framework Contract [Contract number and title + Lot number and title] [please quote numbers and titles in all correspondence]

We, the undersigned, [name and address of the financial institution] hereby irrevocably declare that we unconditionally guarantee as a primary obligor and first-call guarantor on behalf of

[name and address of the Contractor]

hereinafter referred to as “the Contractor”,

payment to the Commission of [amount of the pre-financing in euros in numbers and letters], this amount representing the guarantee referred to in Article I.5.4 of Framework Contract No [Contract number and title + Lot number and title] concluded between the Contractor and the Commission, hereinafter referred to as “the Contract”.

Payment shall be made without objection or legal proceedings of any kind, upon receipt of your first written claim (sent by registered letter with confirmation of receipt) stating that the Contractor has not fulfilled one of his contractual obligations. We shall not delay the payment, nor shall we oppose it for any reason whatsoever. We shall inform you in writing as soon as payment has been made.

If the guarantor is not a financial institution the text of the guarantee has to be adapted introducing joint and several liability.

293

We accept notably that no amendment to the terms of the Contract agreed between the Commission and the Contractor can release us from our obligation under this guarantee. We waive our right to be informed of any change, addition or amendment to the Contract.

We have taken note that this financial guarantee shall remain in force until payments by the Commission match the proportion of the total amount due accounted for by pre-financing. The Commission undertakes to release the guarantee within 30 days following that date.

This guarantee is governed by the law applicable to the Framework Contract. The courts having jurisdiction for matters relating to the Framework Contract shall have sole jurisdiction in respect of matters relating to this guarantee.

This guarantee shall come into force and shall take effect upon its signature.

…………………….. …………………………(Date a place of signing) (Signature)50

50 The name(s) and position(s) of the persons signing on behalf of the guarantor must be shown in printed characters.

294

Annex III.7.h – Performance Guarantee – Model

295

Annex III.7.i – Service Level Agreement

296

Annex III.7.j – Daily travel and subsistence allowance for the Contractor

Siehe Anhang II.3.d) zu Los 1 (S. 103).

297

Annex III.7.k III – General Terms and Conditions for Information Technologies Contracts

298

ANHANG IV: SPEZIFISCHE ANHÄNGE FÜR LOS 3

Annexe IV.1: Fallstudien für Los 3 298

Anhang IV.2: Preisverzeichnis für Los 3 312

Anhang IV.3: Entwurf des Rahmenvertrags für Los 3 und seiner Anhänge 338

Anhang IV.3.a: Leistungsbeschreibung 363

Anhang IV.3.b: Angebot des Auftragnehmers (einschließlichausgefülltes Preisverzeichnis) 364

Anhang IV.3.c: Entwurf des spezifischen Einzelvertrags 365

Anhang IV.3.d: Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers 369

Anhang IV.3.e: Finanzgarantie 370

Anhang IV.3.f: Bevollmächtigung 372

299

ANHANG IV.1

Fallstudien für Los 3

300

Los 3 "Audiovisuelle Materialien, Veranstaltungen, Kommunikationskampagnen"

Komponente "Audiovisuelle Materialien"

Fallstudie 1 (Aufnahme und medienwirksame Verbreitung eines Newsrelease auf Video)

Der Bieter beschreibt die von ihm vorgeschlagene Methodik, um ein Newsrelease auf Video (VNR) zu produzieren und medienwirksam zu verbreiten, auf dem die Bekämpfung von Gewalt gegen Frauen und/oder Kinder auf der Ebene der Europäischen Union, insbesondere im Rahmen des Programms DAPHNE, veranschaulicht wird.

Maßgebliches Ziel ist die Produktion einer VNR-Fassung, die ganz oder zum Teil von den potenziell an der Behandlung dieses Themenkomplexes interessierten Fernsehanstalten in Europa wie auch von EBS51. verwendet werden kann.

Hinzu kommt noch eine in allen 23 Amtssprachen verfügbare Fassung für die breite Öffentlichkeit, die von der Europäischen Kommission an die betreffenden Adressaten der Öffentlichkeitsarbeit in den 27 Mitgliedstaaten verteilt werden soll.

Folgende Aspekte sind zu berücksichtigen:

Dauer des VNR: maximal 12 Minuten; Erstellung des Drehbuchs durch den Bieter auf der Grundlage von ihm selbst

zusammengetragener Informationen; Auswahl der zu interviewenden Personen erfolgt durch den Bieter selbst; Auswahl der Dreh- und Intervieworte erfolgt durch den Bieter selbst; Durchführung der Interviews in der Sprache der befragten Personen; Kommentare und Erläuterungen in voice over (Original in einer beliebigen Amtssprache

der Europäischen Union); Produktion in drei Sprachfassungen: englisch, französisch und deutsch; Produktion einer internationalen Fassung (Originalfassung ohne Synchronisierung); Produktion von drei Masters BETA digital: eines für die FR + internationale

Sprachfassung, eines für die EN + internationale Sprachfassung und eines für die DE + internationale Sprachfassung;

Erstellung des Drehbuchs, der Beschriftung der Kassetten (dubsheet) und der Pressemitteilung;

Bereitstellung des Drehbuchs, der Beschriftung der Kassetten und der Pressemitteilung in FR, EN und DE;

medienwirksame Verbreitung des VNR bei allen Fernsehsendern in den 27 Mitgliedstaaten;

Abschätzung der erzielten Ergebnisse: 100 Bestellungen, davon 50 BETA SP auf FR, 25 DVC Pro auf EN und 25 DV CAM auf DE;

Kopie der Masters BETA digital für 50 BETA SP (FR), 25 DVC Pro (EN) und 25 DV CAM (DE);

Versand der 100 Kopien mit Express-Kurierdienst; Produktion einer Fassung für die breite Öffentlichkeit (Fassung mit Vor- und Nachspann,

Angaben zur Person und Funktion der Interviewpartner, Angaben zu den Intervieworten usw.) in den 23 Amtssprachen;

51 Nähere Informationen über EBS sind auf folgender Website abrufbar: http://ec.europa.eu/avservices/ebs/welcome_en.cfm.

301

Produktion eine Masters BETA digital für jede Sprachfassung der Fassung für die breite Öffentlichkeit;

auf der Grundlage dieser Masters Produktion einer DVD mit den 23 Sprachfassungen in 1000 Exemplaren mit Farblabel zum Einlegen in die "Diva Box";.

Lieferung der Masters und DVDs an die Europäische Kommission in Brüssel; für die Masters der Fassung für die breite Öffentlichkeit Produktion einer auf der Website

der DG JLS direkt verwendbaren Web-Fassung.

Der Bieter

macht detaillierte Angaben zum methodischen Ansatz, den er zur Realisierung der Aufnahme und Produktion des Videos verfolgt;

macht detaillierte Angaben zum methodischen Ansatz, den er zur medienwirksamen Verbreitung des Videos verfolgt;

macht einen detaillierten Vorschlag zur inhaltlichen Gestaltung dieses Videos (zu behandelnde spezifische Themen, zu interviewende Personen, Drehorte, Entwurf des Drehbuchs…);

schlüsselt den Finanzierungsplan für das Vorhaben im Einzelnen auf 52.

Zur Erinnerung hier nochmals die Bewertungsmerkmale:

Wirkungskraft der zur Realisierung der Aufnahme und Produktion des Videos vorgeschlagenen Methodik (35 Punkte);

Wirkungskraft der zur Realisierung der medienwirksamen Verbreitung des Videos vorgeschlagenen Methodik (35 Punkte);

Aussagekraft des Vorschlags zur inhaltlichen Gestaltung des Videos (30 Punkte).

Die Bieter werden aufgefordert, insbesondere den Abschnitt "DAPHNE" der Website der GD JLS unter folgender Adresse abzurufen:http://ec.europa.eu/justice_home/funding/2004_2007/daphne/funding_daphne_en.htm.

52 Die Preise müssen die Auslieferung der Produkte an die Europäische Kommission in Brüssel mit einschließen. Die Lieferkosten dürfen daher nicht getrennt in Rechnung gestellt werden.

302

Komponente "Veranstaltungen"

Fallstudie 2 (Organisation einer Konferenz)

Der Bieter beschreibt das von ihm vorgeschlagene methodische Vorgehen bei der Organisation einer Konferenz zum Thema "Radikalisierung von Gewalt", die während des slowenischen Vorsitzes im Rat im ersten Halbjahr 2008 in Ljubljana stattfinden soll.

Folgende Aspekte sind zu berücksichtigen:

Datum und zeitlicher Rahmen der Konferenz: Mittwoch, 6. Februar 2008, von 9.00 Uhr bis 12.30 Uhr und von 14.00 bis 17.00 Uhr.

Ankunft Dienstagabend, 5. Februar 2008, Abreise Donnerstagmorgen, 7. Februar 2008 (zwei Übernachtungen, zwei Frühstücke, zwei Abendessen, ein Mittagessen (Buffet), zwei Kaffeepausen.

Unterbringung in einem 4-Sterne-Hotel. Abendessen in einem Restaurant der "höheren Kategorie". Mittagessen (vom Buffet) und Kaffeepausen im Konferenzgebäude. Konferenzsprachen sind französisch, englisch und deutsch; die Verdolmetschung erfolgt

aus diesen und in diese drei Sprachen. Die Teilnehmer werden vom Auftragnehmer festgelegt (Ermittlung von Zielgruppen und -

personen). Der Auftragnehmer hat die Kontaktnahme mit den potenziellen Teilnehmern und die

Folgemaßnahmen auf ihre Anmeldungen hin (Einschreibung, Anmeldebestätigung usw.) sicherzustellen.

Anzahl der Konferenzteilnehmer: 189 Personen (7 aus jeder Hauptstadt der Mitgliedstaaten der Europäischen Union).

Zu den 189 Teilnehmern kommen noch 4 Sachverständige, die die offiziellen Redner dieser Konferenz sind und aus London, Paris, Madrid und Rom kommen. Sie werden von der Europäischen Kommission zu Zwecken ihrer Teilnahme ausgesucht und kontaktiert; anschließend nimmt der Auftragnehmer Kontakt zu ihnen auf, um die technischen Fragen im Zusammenhang mit ihrer An- und Abreise zu klären. Sie werden auf Veranlassung des Auftragnehmers genauso untergebracht und befördert wie die anderen Konferenzteilnehmer.

Der Auftragnehmer organisiert die Beförderung der Teilnehmer und der Sachverständigen/Konferenzredner von der jeweiligen nationalen Hauptstadt nach Ljubljana sowie deren Unterbringung und Verpflegung in Ljubljana.

Die Reise- und Aufenthaltskosten der 189 Teilnehmer und der 4 Sachverständigen/Konferenzredner sind zu schätzen und in den Haushaltsansatz einzustellen53. Diese Kosten werden von der Europäischen Kommission übernommen.

Der Auftragnehmer kümmert sich um die Reservierung und den Kauf der Flugtickets für die Teilnehmer und die Sachverständigen/Konferenzredner; er schickt ihnen die Flugtickets mit Eilpost zu.

Der Auftragnehmer kümmert sich um die Reservierung und Bezahlung der Hotelzimmer für die Teilnehmer und die Sachverständigen/Konferenzredner.

Der Auftragnehmer kümmert sich um die Buchung und Bezahlung sämtlicher Speisen und Getränke.

53 Die Reise- und Übernachtungskosten der 7 Teilnehmer aus Ljubljana sind nicht zu veranschlagen, wohl aber die Verpflegungskosten.

303

In Belangen der an der Konferenz teilnehmenden Bediensteten der Europäischen Kommission wird der Auftragnehmer nicht tätig; dies für die Reservierung und Bezahlung der Flugtickets, die Reservierung und Bezahlung der Hotelzimmer und die Bezahlung der Verpflegungskosten.

Der Auftragnehmer muss eine Mitschrift des vollen Wortlauts, d.h. Wort für Wort der Redebeiträge der Teilnehmer und der Konferenzredner während der gesamten Tagung sicherstellen. Spätestens sechs Wochen nach der Konferenz muss er der Europäischen Kommission eine vollständige Mitschrift auf Französisch, Englisch und Deutsch vorlegen. Nach der entsprechenden Genehmigung durch die Kommission ist jedem Sachverständigen/Konferenzredner und jedem Teilnehmer entsprechend seiner Wahl ein französisches, englisches oder deutsches Mitschriftexemplar zuzuschicken.

Die Konferenz findet in angemessenen Konferenzräumlichkeiten mit einem Saal für 200 Personen und einer Empfangslobby, einem zusätzlichen kleinen Saal für die Organisatoren und einem Gesellschaftsbereich für die Kaffeepausen statt.

Als Mindestausstattung für den Konferenzsaal erforderlich ist eine Lautsprecheranlage mit Vollbeschallung, eine Rednertribüne mit vier Mikrofonen, zwei schnurlose Mikrofone, drei Dolmetscherkabinen, 200 Kopfhörer, ein PC mit Powerpoint und Internetzugang, Hochgeschwindigkeitsinternetzugang, Videoprojektor mit hoher Auflösung, Tageslichtprojektor, Schautafelpapierblock (Flipchart), Bildschirm mit Großbildformat +/- 3,50 * 2,50 m, Dekorationsartikel (Fahnen, Blumengestecke, Pflanzen usw..) und vier Namensschilder mit dem Namen des jeweiligen Sachverständigen/Konferenzredners.

Die für der Organisationssaal, die Empfangslobby und den Gesellschaftsbereich notwendige Ausstattung ist vom Auftragnehmer festzulegen.

Der Auftragnehmer muss das Einladungsschreiben und das Programm entwerfen, drucken lassen und jedem Teilnehmer und jedem Sachverständigen/Konferenzredner in englischer Sprache per E-Mail und mit Eilpost zuschicken.

Das Programm wird nochmals zu Konferenzbeginn verteilt. Der Auftragnehmer muss eine Konferenzmappe entwerfen und drucken lassen, in die die

an die Teilnehmer und die Sachverständigen/Konferenzredner zu verteilenden Konferenzunterlagen zu stecken sind.

Der Auftragnehmer muss für jeden Teilnehmer und Sachverständigen/Konferenzredner eine Teilnehmer- und Sachverständigen-/Konferenzrednerliste sowie ein Grundlagendokument von 30 Seiten in Schwarz-Weiß drucken lassen, das ihm von der Europäischen Kommission überreicht wird.

Bei den an jeden Teilnehmer und Sachverständigen/Konferenzredner zu verteilenden Materialien handelt es sich um ein farbiges Konferenzabzeichen, ein Standard-Konferenzkit54 und eine Konferenzmappe mit der Teilnehmer- und Sachverständigen-/Konferenzrednerliste, dem Programm, dem Grundlagendokument und dem Bewertungsbogen (siehe weiter unten).

Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass während der gesamten Dauer der Konferenz ein Techniker anwesend ist.

Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass während der gesamten Dauer der Konferenz vier Empfangspersonen anwesend sind, die Slowenisch, Englisch, Französisch und Deutsch beherrschen.

Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass vom 5. Februar am Morgen bis zum 7. Februar am Nachmittag zwei Vertreter von ihm anwesend sind.

Der Auftragnehmer muss einen Bewertungsbogen in englischer Sprache entwerfen, drucken und an alle Teilnehmer und Sachverständigen/Konferenzredner verteilen lassen. Er ist für die Zusammenstellung, Aufbereitung und Analyse der Antworten und

54 Stofftragetasche, Plastikkugelschreiber und Konferenz-Hefttasche aus Stoff mit Notizblock im Format A4.

304

Anregungen zuständig und erstellt einen Feedbackbericht, den er seinem Abschlussbericht beizufügen hat.

Der Bieter

macht detaillierte Angaben zu seinem methodischen Vorgehen bei der Organisation der Konferenz;

macht präzise und konkrete Vorschläge zu sämtlichen praktischen Aspekten der Organisation der Konferenz;

schlüsselt den Finanzierungsplan für das Vorhaben im Einzelnen auf.

Zur Erinnerung hier nochmals die Bewertungsmerkmale:

Wirkungskraft der zur Organisation der Konferenz vorgeschlagenen Methodik (50 Punkte);

Qualität der "virtuellen" Organisation der Konferenz (50 Punkte).

Die Bieter werden aufgefordert, insbesondere den Abschnitt "Terrorismus" der Website der GD JLS unter folgender Adresse abzurufen:http://ec.europa.eu/justice_home/fsj/terrorism/fsj_terrorism_intro_en.htm.

305

Fallstudie 3 (Organisation einer Ausstellung in den 27 Hauptstädten der Mitgliedstaaten der Europäischen Union)

Der Bieter beschreibt das von ihm vorgeschlagene methodische Vorgehen bei der Organisation einer Wanderausstellung in den 27 Hauptstädten der Mitgliedstaaten der Europäischen Union zum Thema "Unionsbürgerschaft und Grundrechte". Diese Aktion zielt auf die breite Öffentlichkeit ab.

Folgende Aspekte sind zu berücksichtigen:

Start des Vorhabens frühestens am Montag, 21. Januar 2008; Ende des Vorhabens spätestens am Sonntag, 14. Dezember 2008.

Die Ausstellung läuft sieben Tage hintereinander in allen 27 Hauptstädten der Mitgliedstaaten der Europäischen Union (ein Tag Aufbau, fünf Tage Ausstellung und ein Tag Abbau).

Die Ausstellung wird in einer überdachten Fußgängerpassage aufgebaut. Für jedes Land werden dem Auftragnehmer von der Europäischen Kommission 12 Plakate

im Format A1 in der jeweiligen Landessprache bereitgestellt. Die Ausstellung besteht aus eine Reihe von Anschlagtafeln, an denen die Plakate in der

jeweiligen Landessprache aufzuhängen sind. Der Auftragnehmer kümmert sich um die Anmietung bzw. den Ankauf der Anschlagtafeln und um die jeweiligen Auf- und Abbauarbeiten.

Der Auftragnehmer muss 1 Tonne Informationsmaterial von Brüssel in die jeweilige Hauptstadt transportieren lassen. Dieses Material (Broschüren, Plakate/Poster, Booklets usw.) wird ihm von der Europäischen Kommission in den jeweiligen Landessprachen zur Verfügung gestellt und muss während der Ausstellung an die Öffentlichkeit vor Ort verteilt werden.

Darüber hinaus sorgt der Auftragnehmer für die Bestellung, Beförderung und Verteilung von zwei Werbeträgern mit entsprechender Aufschrift in der jeweiligen Landessprache, nämlich Kugelschreibern und Schlüsselbändern. Der Auftragnehmer hat selbst einzuschätzen, wie viele Kugelschreiber und Schlüsselbänder er pro Land und pro Sprache zur Verteilung benötigt.

Die verschiedenen Informations- und Werbematerialien werden in Papiertüten mit entsprechender Aufschrift in der jeweiligen Landessprache an die Öffentlichkeit verteilt. Der Auftragnehmer sorgt für die Bestellung und Anlieferung dieser Produkte. Er hat selbst einzuschätzen, wie viele Papiertüten er pro Land und pro Sprache zur Verteilung benötigt.

Das Eintüten der verschiedenen Informations- und Werbematerialien erfolgt vor der Ausstellungseröffnung durch den Auftragnehmer.

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass zwei Vertreter von ihm vor und während der Ausstellung sowie bis zum Tag danach anwesend sind.

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass auf der Ausstellung ständig drei Animateure/Animateurinnen anwesend sind.

Diese Animateure/Animateurinnen erhalten bereits vor Ausstellungsbeginn eine Ausbildung über deren Abläufe und Inhalte.

Diese Personen tragen T-Shirts, Sweatshirts und Jacken mit entsprechender Aufschrift in der jeweiligen Landessprache. Der Auftragnehmer sorgt für die Bestellung und Anlieferung dieser Produkte. Er hat selbst einzuschätzen, wie viele Kleidungsstücke er pro Land und pro Sprache benötigt.

Um die Ausstellung für die Öffentlichkeit noch attraktiver zu machen und viele Leute anzuziehen, organisiert der Auftragnehmer zu den am Ort üblichen Tageszeiten regelmäßig

306

eine oder mehrere Aktivitäten mit hoher Anreizwirkung und Anziehungskraft. Vom Auftragnehmer wird verlangt, dass er sich eine oder mehrere derartige Attraktionen einfallen lässt und in seinen Haushaltsansatz mit aufnimmt.

Der Auftragnehmer stattet die Ausstellung mit allen notwendigen Einrichtungs- und Ausrüstungsgegenständen aus, nämlich mit Tischen, Stühlen, 2 Empfangsständen, 1 Werbebanner mit Signalwirkung, 2 Computern, 1 Bildschirm mit Großbildformat und Projektionssystem, Mobiltelefonen für die Animateure/Animateurinnen usw.

Der Auftragnehmer stellt die Sicherheit der Ausstellung über Nacht im Wege der Einlagerung und Bewachung sicher.

In jeder Hauptstadt organisiert der Auftragnehmer am Tag der Ausstellungseröffnung eine Pressekonferenz.

Der Auftragnehmer kümmert sich um die Foto- und Videoaufnahmen über die Ausstellung. Zunächst ist die Pressekonferenz und anschließend die Ausstellung "in Aktion" zu fotografieren und zu filmen.

Der Bieter

macht detaillierte Angaben zu seinem methodischen Vorgehen bei der Organisation der Wanderausstellung;

macht präzise und konkrete Vorschläge zu sämtlichen praktischen Aspekten der Organisation der Ausstellung in Bukarest, ohne Einbeziehung der Pressekonferenz;

macht präzise und konkrete Vorschläge zu sämtlichen praktischen Aspekten der Organisation der Pressekonferenz in Bukarest;

schlüsselt den Finanzierungsplan für das Vorhaben im Einzelnen auf.

Zur Erinnerung hier nochmals die Bewertungsmerkmale:

Wirkungskraft der für die Organisation der Wanderausstellung vorgeschlagenen Methodik (40 Punkte);

Qualität der "virtuellen" Organisation der Ausstellung in Bukarest, ohne Einbeziehung der Pressekonferenz (35 Punkte);

Qualität der "virtuellen" Organisation der Pressekonferenz in Bukarest (25 Punkte).

Die Bieter werden aufgefordert, insbesondere den Abschnitt "Grundrechte" der Website der GD JLS unter folgender Adresse abzurufen:http://ec.europa.eu/justice_home/fsj/rights/fsj_rights_intro_en.htm.

307

Fallstudie 4 (Organisation eines Wettbewerbs in den 27 Mitgliedstaaten der Europäischen Union)

Der Bieter beschreibt das von ihm vorgeschlagene methodische Vorgehen bei der Organisation eines Wettbewerbs für Jugendliche im Alter von 12 bis 18 Jahren in den 27 Mitgliedstaaten der Europäischen Union zum Thema: "Die Europäische Union und die Meinungsäußerungs- und Informationsfreiheit" (Art. 11 der Charta der Grundrechte der Europäischen Union). Es handelt es sich dabei um die Organisation des Wettbewerbs und um die Ausrichtung der nationalen und europäischen Preisverleihungen.

Folgende Aspekte sind zu berücksichtigen:

Die Kandidaten bilden Gruppen, um ein Plakat herzustellen, das das Thema "Freiheit der Meinungsäußerung und Informationsfreiheit" veranschaulicht.

Jede Gruppe setzt sich aus mindestens vier Jugendlichen und einem Erwachsenen zusammen.

Die Kandidaten werden in zwei Altersgruppen aufgeteilt: 12-14 Jahre und 15-18 Jahre. Das Vorhaben beginnt am Freitag, dem 1. August 2008 und endet am Montag, dem 15.

Dezember 2008.

Nationale Partner

Der Auftragnehmer stützt sich auf ein Netz nationaler Partner, dem ein Partner aus jedem Mitgliedstaat angehört. Jeder Partner hat folgende Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

Unmittelbar nach Vertragsunterzeichnung veranstaltet er ein Treffen mit Repräsentanten der Vertretung der Europäischen Kommission und der für Bildung, Justiz und Europafragen zuständigen Ministerien, um sich vorzustellen und die betreffenden Personen eingehend über die Initiative und die verfolgte Strategie zu informieren.

Von Projektbeginn bis Projektende steht er mit der Vertretung und den genannten Ministerien in Verbindung.

Er ermittelt die wichtigsten Lehrerverbände, Bildungsnetze, Elternverbände, Jugendorganisationen usw. des Landes, nimmt mit ihnen Kontakt auf und ermutigt sie, aktiv für den Wettbewerb zu werben.

Er wendet sich – per Fax, E-Mail oder Telefon – direkt an Sekundarschulen und Jugendclubs, um für den Wettbewerb zu werben.

Er leitet Plakate und Flugblätter an die genannten Verbände, Netze, Organisationen usw. sowie an einige ausgewählte Sekundarschulen und Jugendclubs weiter.

Er dient als Kontakt- und Koordinierungsstelle für die angemeldeten Teams, zu denen er regelmäßig Kontakt halten und die er zur tatsächlichen Teilnahme animieren sollte.

Er dient als Kontakt- und Koordinierungsstelle für die teilnehmenden Teams und nimmt insbesondere die von diesen gestalteten Plakate entgegen.

Er erstattet der Vergabestelle regelmäßig Bericht über die laufenden Fortschritte und informiert sie unverzüglich über etwaige Probleme jeglicher Art.

Er organisiert die Zusammenkunft der nationalen Jury. Er richtet die nationale Preisverleihung aus. Sechs dieser Partner begleiten die Siegerteams nach Brüssel (1 Person pro

Siegerteam).

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Der Bieter führt in seinem Angebot die Liste der nationalen Partner auf, die er auf die betreffende Anfrage der Europäischen Kommission hin einsetzen will. Dieser Liste fügt er eine Verpflichtungserklärung jedes potenziellen Partners mit dessen Erklärung bei, mit dem Bieter zusammenzuarbeiten, wenn die Europäische Kommission beschließt, dieses Vorhaben zu starten bzw. der betreffende spezifische Einzelvertrag unterzeichnet wird.

Werbung:

Jeder Partner muss in einer gewissen Anzahl von Sekundarschulen und Jugendclubs aktiv für den Wettbewerb werben; daher muss der Bieter genau beschreiben, wie seine Partner zu diesem Zweck vorgehen werden; außerdem ist die Zahl der Sekundarschulen und Jugendclubs, die jeder seiner Partner in dem betreffenden Land kontaktieren muss, zu veranschlagen.

Zu Ihrer Information werden nachstehend drei Beispiele dafür angeführt, wie für den 2006 veranstalteten Wettbewerb zum Thema „Rechte des Kindes“ geworben wurde. In der Tschechischen Republik wurden 5 670 E-Mails an Sekundarschulen und Jugendclubs versandt und 550 Telefonanrufe getätigt; in Polen wurden 4 000 E-Mails versandt und 2 000 Telefonanrufe getätigt, und in Italien wurden 5 200 E-Mails versandt und 2 600 Telefonanrufe getätigt.

Website:

Der Bieter hat eine spezielle Website für den Wettbewerb in 23 Sprachen zu konzipieren, einzurichten und zu betreuen. Damit Sie eine Vorstellung davon haben, was in Bezug auf die Website erwartet wird und welche Dokumente sie enthalten muss, weisen wir Sie auf die Sprachfassung EN der Website hin, die für den 2006 veranstalteten Wettbewerb eingerichtet wurde:http://ec.europa.eu/justice_home/news/information_dossiers/euroyoung/index_en.htm.

Die Website muss entsprechend den Regeln des Leitfadens für Informationsanbieter (IPG) der Europäischen Kommission (http://ec.europa.eu/ipg/index_fr.htm) erstellt werden; hiervon ausgenommen ist die 4. Regel, die nicht direkt bei der Erstellung der Website, sondern erst bei deren Aufnahme in die Europa-Domäne beachtet werden muss. Was die 5. Regel anbelangt, so ist ColdFusion oder JSP (Java Server Pages) als serverseitige Skriptsprache und Oracle als RDBMS (Relational Data Base Management System) zu verwenden.

Der Bieter muss die erforderlichen 23 Domänennamen (einer pro Sprache) innerhalb "eu" erwerben, die in das Eigentum der Europäischen Kommission übergehen werden.

In dem Angebot ist eingehend darzulegen, wie die Website erstellt werden soll. Grundsätzlich ist davon auszugehen, dass es 10 Rubriken gibt mit

20 Seiten, die von der Europäischen Kommission in der Sprachfassung FR oder EN bereitgestellt werden und in die 22 anderen Sprachen zu übersetzen sowie hochzuladen sind;

1 Werbeplakat, das von der Europäischen Kommission auf DVD im Format PostScript in den 23 Amtssprachen bereitgestellt wird und hochzuladen ist;

36 Seiten, die zu verfassen, zu übersetzen und hochzuladen sind (siehe weiter unten); 54 Siegerplakate, die hochzuladen sind.

309

Der Auftragnehmer muss Hosting und Verwaltung der Website bis Ende März 2009 sicherstellen.

Pädagogisch konzipierte Informationskits für Lehrer und Quiz für Teilnehmer:

Der Auftragnehmer muss die Dokumente erstellen, übersetzen und hochladen, die den Teilnehmern und ihren Lehrern Hilfestellung geben sollen, nämlich zwei pädagogisch konzipierte Informationskits (eines pro Altersgruppe) und zwei Quizspiele (eines pro Altersgruppe). Die Bieter werden hiermit aufgefordert, die beiden Informationspakete für Lehrer und die beiden Quizspiele, die für den 2006 veranstalteten Wettbewerb erstellt wurden, unter folgender Adresse abrufen:http://ec.europa.eu/justice_home/news/information_dossiers/euroyoung/index_en.htm.

Der Bieter hat in Einzelheiten darzulegen, wie er diese pädagogischen Informationskits und die Quizspiele gestalten will, deren Länge wir uns wie folgt vorstellen: 8 Seiten je Informationskit und 10 Seiten je Quiz (25 bis 30 Fragen/Antworten/Erläuterungen).

Werbeplakat:

Neben dem Hochladen der 23 Sprachfassungen des Werbeplakats auf die Website muss der Auftragnehmer jeden seiner Partner auch noch Exemplare davon an Einrichtungen und Verbände verteilen lassen, die nach seiner Einschätzung für die Aktion zweckdienlich sind. Zu diesem Zweck wird die Europäische Kommission, sobald das Plakat in allen Sprachfassungen gedruckt ist, den jeweiligen nationalen Partnern des Auftragnehmers einen gewissen Vorrat zur Verteilung oder Versendung an die ausgewählten Verbände, Netze, Organisationen, Schulen und Jugendclubs zukommen lassen. Grundsätzlich ist davon auszugehen, dass die Europäische Kommission jedem nationalen Partner 400 Exemplare des Plakats in der/n jeweiligen Amtssprache/n des betreffenden Landes zuleitet.

Der Bieter hat darzulegen, wie seine nationalen Partner diese Verteilung oder Versendung bewerkstelligen.

Zusammenkünfte der nationalen Jurys:

Die Zusammenkünfte der nationalen Jurys finden am 30. Oktober 2008 in den Räumlichkeiten der Vertretungen der Europäischen Kommission statt und dauern den ganzen Tag. Jeder Ihrer nationalen Partner wird für die gesamte Logistik zuständig sein und dafür Sorge tragen müssen, dass ein Repräsentant der Vertretung der Kommission, ein Vertreter eines der oben genannten Ministerien, ein Lehrer, ein Kommunikationsexperte, ein Graphikdesigner und ein junges Mitglied einer Jugendorganisation anwesend sind.

Der Bieter macht detaillierte Angaben dazu, wie er die Zusammenkünfte der nationalen Jurys vorbereiten und organisieren wird.

Preisverleihungen in den Mitgliedstaaten

Die nationalen Preisverleihungen werden am Donnerstag, dem 20. November 2008, dem Internationalen Tag der Kinderrechte, in den Räumlichkeiten der Vertretungen der Europäischen Kommission stattfinden. Sie werden am späten Vormittag beginnen, damit den

310

Teams, die aus entfernten Landesteilen kommen, genügend Zeit für die Anreise bleibt und sie noch am selben Tag in ihren Heimatort zurückkehren können. Erfahrungsgemäß wird die Preisverleihung etwa zwei Stunden dauern.

In jedem Mitgliedstaat werden die drei Siegerteams je Altersgruppe eingeladen (vier Jugendliche + ein Erwachsener (Lehrer oder Elternteil) pro Team, also insgesamt 5 Personen x 6 Teams = 30 Personen).

Die Aufgabe des Auftragnehmers wird darin bestehen, in den einzelnen Mitgliedstaaten mit Unterstützung Ihrer nationalen Partner die An- und Abreise der sechs Siegerteams per Bus, Zug oder Flugzeug (je nach Herkunftsort) zu koordinieren und zu organisieren, in enger Absprache mit der Vertretung der Kommission die Preisverleihung selbst vorzubereiten und auszurichten sowie – ebenfalls in enger Absprache mit der Vertretung – dafür zu sorgen, dass die Veranstaltung in den nationalen Medien publik gemacht wird.

Am Tag nach der Preisverleihung sind die beiden Siegerplakate auf nationaler Ebene der Europäischen Kommission per Express-Kurierdienst zusammen mit einer Kopie der Einschreibungs- und Teilnahmeformulare und ihrer Übersetzung ins EN oder ins FR zu übermitteln. Enthalten die Siegerplakate Text, so ist dieser ebenfalls ins EN oder FR zu übersetzen.

In Ihrem Finanzierungsplan, der Pauschalpreise ausweisen muss, sind sämtliche Ausgaben unter Berücksichtigung aller vorhersehbaren Posten auszuweisen, darunter die Kosten für die Beförderung der Teams zwischen deren Herkunftsorten und den Hauptstädten, die Einladungen an die Presse, die Medaillen für die Gewinner, der Cocktail-Empfang zum Abschluss der Preisverleihung, Speisen und Getränke (einschließlich etwaiger diätetischer Nahrungsmittel), die den Teams nach ihrer Ankunft und vor der Abreise angeboten werden, und eine Busrundfahrt durch die Hauptstadt (oder eine vergleichbare Aktivität) vor oder nach der Preisverleihung, damit keine Langeweile bei den Teilnehmern aufkommt (äußerst wichtiger Aspekt), der Versand der Siegerplakate an die Europäische Kommission usw..

Der Bieter hat in seinem Angebot eingehend zu erläutern, wie er die Preisverleihungen in den Mitgliedstaaten vorbereiten und ausrichten wird.

Preisverleihung auf EU-Ebene

Die EU-Preisverleihung wird am Montag, dem 15. Dezember 2008, in einem Kommissionsgebäude in Brüssel unter dem Vorsitz vom Vizepräsident der Europäischen Gemeinschaft stattfinden.

Die sechs Siegerteams auf EU-Ebene, jedes in Begleitung eines Lehrers oder Elternteils und aus sprachliche Gründen auch eines Vertreters des nationalen Partners, (also insgesamt 6 Personen pro Team), werden am Samstag, dem 13. Dezember 2007, eintreffen und am Montag, dem 15. Dezember 2007, am späten Nachmittag die Heimreise antreten.

In Ihrem Finanzierungsplan, der Pauschalpreise ausweisen muss, sind sämtliche Ausgaben unter Berücksichtigung aller vorhersehbaren Posten auszuweisen, darunter die Beförderung der Teams zwischen deren Herkunftsorten und Brüssel, ihre Unterbringung für 2 Nächte in Brüssel, Aktivitäten am Samstag Nachmittag und während des gesamten Sonntags, Speisen und Getränke (einschließlich etwaiger diätetischer Nahrungsmittel) für die gesamte

311

Aufenthaltsdauer, die Ausrichtung der Preisverleihung selbst und die Beförderung innerhalb Brüssels usw.

In Bezug auf den Aufenthalt in Brüssel ist folgenden Vorgaben Rechnung zu tragen:

Für die beiden Altersgruppen sind unterschiedliche Aktivitäten zu organisieren.

Jede Altersgruppe muss jederzeit von einer Krankenschwester bzw. einem Krankenpfleger begleitet werden.

Jeder der 36 Teilnehmer ist zu fragen, ob er (aus medizinischen, religiösen, philosophischen oder sonstigen Gründen) auf bestimmte Nahrungsmittel verzichtet.

Die Teilnehmer sind in einem Hotel unterzubringen. Jugendherbergen und ähnliche Unterkünfte sind zu vermeiden.

In Bezug auf die EU-Preisverleihung selbst ist folgenden Vorgaben Rechnung zu tragen:

Da die Preisverleihung in einem Kommissionsgebäude stattfinden wird, werden Dolmetscher zur Verfügung stehen; dieser Posten ist also nicht im Angebot zu berücksichtigen.

Jeder der 30  Jugendlichen und Lehrer muss eine Trophäe erhalten.

Bei der Preisverleihung müssen ein Zeremonienmeister, ein Fotograf und drei Hostessen zugegen sein.

Der Cocktail-Empfang wird von der Europäischen Kommission ausgerichtet und ist daher nicht in das Angebot mit aufzunehmen.

Der Bieter hat in seinem Angebot eingehend zu erläutern, wie er die EU-Preisverleihung vorbereiten und organisieren wird.

Es gelten dieselben Finanzierungsbedingungen wie im Fall der Preisverleihungen in den Mitgliedstaaten.

Vorläufige Planung

Ende Februar Die GD JLS startet eine Ausschreibung für die Auswahl eines Auftragnehmers, um einen spezifischen Einzelvertrag über die Organisation des Wettbewerbs "Die Europäische Union und die Meinungsäußerungs- und Informationsfreiheit" zu unterzeichnen.

Ende März Die GD JLS unterzeichnet den spezifischen Einzelvertrag über die Organisation des Wettbewerbs.

Ende März – Ende Juli Der Auftragnehmer erarbeitet und übersetzt alle erforderlichen Dokumente und lädt sie hoch, d.h. die Website wird aufgebaut.

Ende Juli Der Wettbewerb wird durch Vizepräsident Frattini offiziell eröffnet und mit einer Pressemitteilung publik gemacht.Die Website wird hochgeladen.

Anfang August Der Auftragnehmer und seine nationalen Partner starten die Werbekampagne in den Ländern, in denen das neue Schuljahr im August beginnt.

Anfang September Der Auftragnehmer und seine nationalen Partner starten die

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Werbekampagne in den Ländern, in denen das neue Schuljahr im September beginnt.

Ende September Stichtag für die Einschreibung der Teams (diese Frist wird wahrscheinlich verlängert).

Mitte Oktober Frist zur Einreichung der Plakate durch die Teilnehmer.Ende Oktober Treffen der nationalen Jurys20. November "Internationaler Tag der Kinderrechte"

Preisverleihung in den Mitgliedstaaten

21 November Alle 54 auf nationaler Ebene preisgekrönten Plakate werden der GD JLS durch Express-Kurierdienst zugesandt.

Anfang Dezember Treffen der europäischen Jury Mitte Dezember Die Siegerteams besichtigen Brüssel und nehmen an geeigneten

Aktivitäten teiltMitte Dezember EU-Preisverleihungszeremonie für die Siegerteams unter Leitung

von Vizepräsident Frattini. Die Teams besichtigen das Berlaymont-Gebäude und das europäische Viertel. Anschließend Abreise in die jeweiligen Herkunftsländer.

Ende März des folgenden Jahres Hosting und Verwaltung der Website für den Wettbewerb 2008 durch den Auftragnehmer wird eingestellt.

Der Bieter

macht detaillierte Angaben zu dem von ihm vorgeschlagenen methodischen Vorgehen bei der Organisation des Wettbewerbs;

macht präzise und konkrete Vorschläge zu sämtlichen praktischen Aspekten der Organisation des Wettbewerbs in der Slowakei;

macht präzise und konkrete Vorschläge zur Organisation der Preisverleihung auf nationaler Ebene in Bratislava, so auch zur Beförderung der Teilnehmer zwischen deren Herkunftsorten und der Hauptstadt;

macht präzise und konkrete Vorschläge zur Organisation der Preisverleihung auf der EU-Ebene in Brüssel, so auch zur Beförderung der Teilnehmer zwischen deren Herkunftsorten und Brüssel;

schlüsselt den Finanzierungsplan für das Vorhaben im Einzelnen auf.

Zur Erinnerung hier nochmals die Bewertungsmerkmale:

Wirkungskraft der für die Organisation des Wettbewerbs vorgeschlagenen Methodik (35 Punkte);

Qualität der "virtuellen" Organisation des Wettbewerbs in der Slowakei, ohne Einbeziehung der Preisverleihung auf nationaler Ebene (25 Punkte);

Qualität der "virtuellen" Organisation der Preisverleihung auf nationaler Ebene in Bratislava, einschließlich der Beförderung der Teilnehmer zwischen deren Herkunftsorten und der Hauptstadt (20 Punkte);

Qualität der "virtuellen" Organisation der Preisverleihung auf der EU-Ebene in Brüssel, einschließlich der Beförderung der Teilnehmer zwischen deren Herkunftsorten und Brüssel (20 Punkte).

313

ANHANG IV.2

Preisverzeichnis für Los 3

314

Los 3 "Audiovisuelle Materialien, Veranstaltungen, Kommunikationskampagnen"

Preisverzeichnis

Wichtige Hinweise

Da die spezifischen Einzelverträge auf der Grundlage der Preisverzeichnisse geschlossen werden, sind diese auszufüllen, zu datieren, zu unterzeichnen und dem Angebot beizufügen.

Es ist zwingend geboten, dass der Bieter das Preisverzeichnis für die betreffenden Dienstleistungen und Materialien vollständig ausfüllt. Die Preise sind in Euro und ohne Umsatzsteuer anzugeben. Pro Einheit ist nur ein einziger Betrag anzugeben.

Die in den Preisverzeichnissen angegebenen Tarife sind Pauschalpreise und schließen alle Gemeinkosten und die mit der Ausführung der Dienstleistungen verbundenen Kosten, einschließlich der Haftpflichtversicherung und aller Pflichtversicherungen mit ein., mit Ausnahme der Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers, die gegebenenfalls nach den Vorschriften über die Kostenerstattung ("Artikel II.7 – Erstattungen" des Entwurfs des Dienstleistungsvertrags) und gemäß dem Verzeichnis der Tagegelder ("Anhang IV – Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers" des Entwurfs des Dienstleistungsvertrags) erstattet werden.

Was die Reisekosten der Teilnehmer/Gäste bei einer Aktivität (Sitzung, Konferenz usw.) anbelangt, muss der Auftragnehmer der Europäischen Kommission vor der Unterzeichnung des spezifischen Einzelvertrags einen detaillierten Kostenvoranschlag für die Reisekosten vorlegen, der nach den Bestimmungen in Artikeln II.7.2 und II.7.3 – Erstattungen" des Entwurfs des Dienstleistungsvertrags erstellt ist.

Änderungen sind nicht zulässig. Jegliche Änderung kann zur Ablehnung des Angebots führen.

Ausnahme: Sieht der Bieter die Notwendigkeit und kann er eine tragfähige Begründung dafür vorweisen, so darf er dem Preisverzeichnis noch weitere Elemente hinzufügen, jedoch nur bis zu 20 Prozent der Anzahl der bereits vorhandenen Elemente. Die Preise müssen sich im Rahmen der üblichen Tarifpolitik des Bieters bewegen und mit den für diese Art von Dienstleistungen oder Materialien geltenden Marktpreisen vergleichbar sein.

Im speziellen Fall von derzeit noch nicht ins Auge gefassten oder noch nicht verfügbaren Technologien, insbesondere im Informatik- oder im Multimediabereich, kann die Kommission vom Auftragnehmer zum gegebenen Zeitpunkt zusätzliche Produkte oder Dienstleistungen verlangen, die der Auftragnehmer dann zum günstigsten Marktpreis anbieten muss. In diesem Fall hat der Auftragnehmer einen der Preisstruktur und dem Preisniveau des Preisverzeichnisses entsprechenden Preisvorschlag zu machen. Dieser Vorschlag unterliegt der Zustimmung der Europäischen Kommission.

Eine Reihe von Aktivitäten findet zwar in Brüssel statt, doch können sie sich auf alle Mitgliedstaaten der Europäischen Union wie auch auf die EFTA-/EWR-Länder (Schweiz, Island, Liechtenstein und Norwegen), auf die Bewerberländer (Kroatien, Ehemalige Jugoslawische Republik Mazedonien, Türkei) und auf andere Drittländer erstrecken.

315

Als Standardvorgabe müssen die Preise immer die Lieferung der jeweiligen Produkte an die Europäische Kommission in Brüssel mit einschließen.

Für die Erstellung oder Übersetzung einer Papier- bzw. einer Webseite sind 1 500 Anschläge ohne Leerschritte anzusetzen.

Unabhängig davon, für welche Komponente bestimmte Verrichtungen bzw. Materialien angegeben werden, können diese für das gesamte Los Verwendung finden, so dass ihr Preis auch für das gesamte Los gilt.

316

Los 3 "Audiovisuelle Materialien, Veranstaltungen, Kommunikationskampagnen"

Preisverzeichnis

Firma: _____________________________________________________________

Name und Vorname: _____________________________________________________

Datum: ______________________________________________________________

Unterschrift: __________________________________________________________

317

Komponente "Audiovisuelle Materialien" (z.B. Aufnahme und medienwirksame Verbreitung eines News Release auf Video)

Beschreibung Stückkosten

Personal

. Projektdirektor

. Projektleiter

. Assistent des Projektleiters

. Rechnungsführer

. Hilfsbuchhalter

. Logistiker Reisen und Aufenthalte

. Verwaltungsleiter

. Spezialist für die Ermittlung von Zielpersonen55

. Spezialist für die Ermittlung von nationalen Partnern

. Medienexperte

. Produzent

. Produktionsassistent

. Produktionssekretär

. Regisseur

. Regieassistent

. Journalist

. Reporter

. Drehbuchautor

. Skriptsekretär

. Produktionsbeauftragter

. Pressereferent

. Spezialist für die Ermittlung von Zielpersonen

. Dokumentalist

. Redakteur

. Videoingenieur

. Assistent des Videoingenieurs

. Toningenieur

. Assistent des Toningenieurs

. Chefbildoperateur

. Cheftechniker (Elektriker oder Maschinist)

. Videokameramann

. Assistent des Videokameramanns

. Kameramann und Tontechniker

. Fotodirektor

. Offline-Cutter

. Online-Cutter

. Elektriker

. Maschinist

. Inspizient

. Dekorateur

. Teletextoperateur/Teleprompterbediener

… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag … Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag … Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag

… Euro/Person/Stunde

55 Z.B. Interviewpartner, Veranstaltungsteilnehmer usw.

318

. Kommentarsprecher

. Sprecher für Synchronisierung im Off-Ton

. Sprecher für Synchronisierung von Interviews

. Dolmetscher

. Graphischer Designer

. Informationsgrafiker

. Maskenbildner

. Schauspieler

. Statist

. Setzer/Vertoner

. Sprachenkoordinator

. Sekretär der Übersetzung

Übersetzung. aus EN, FR ins EN, FR . aus EN, FR in eine andere Sprache. aus einer anderen Sprache ins EN, FR. aus einer anderen Sprache in eine andere Sprache. Zuschlag für ggf. dringende Übersetzungen binnen 24 Std.

Musik

. Kreierung einer originellen Melodie, alle Rechte abgetreten

. musikalische Untermalung, alle Rechte abgetreten

. Aushandlung der Vervielfältigungs- und Wiedergabe-/Übertragungsrechte für eine Melodie mit dem Musikalienverleger56

Material(technische DrehausrüstungenSchneiden und VertonenVervielfältigungZubehör). PC mit Modem. Handy. Videorec. – Wiedergabe- und Aufzeichnungsgerät Beta DIGI. Videorec. – Wiedergabe- und Aufzeichnungsgerät Beta SP. Videorec. – Wiedergabe- und Aufzeichnungsgerät DVC PRO 25. Videorecorder – Wiedergabe- und Aufzeichnungsgerät DV CAM. Videobandwiedergabegerät Beta SP (z.B.. BVW 22P). Videobandwiedergabegerät DVC PRO 25. Videobandwiedergabegerät DVC CAM. portables Schneidemodul DVC PRO 25 (Laptop Editor) . Videobandaufzeichnungsgerät DAT. Weitwinkelkamera x 0,8. ENG- Ausrüstung . TV-Studio mit mehreren Kameras (3) mit "green key" oder "blue

… Euro/Person/Stunde… Euro/Person/Stunde

… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag

… Euro/Seite… Euro/Seite… Euro/Seite… Euro/Seite

+ … %

…Euro/Tag…Euro/Min.

… Euro/Person/Tag

… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag

56 Diese Position ist auch für die Bezahlung der Wiedergabe-/Übertragungsrechte an einem Musikstück zu verwenden, die somit in "Euro/Person/Tag" abzurechnen sind.

319

key" auf jeder Kamera. Das Studio ist in Standardauflösung und in Auflösung 1080i/50 betriebsbereit, verfügt über eine Einrichtung für die vollständige Ausleuchtung und ein einheitliches Telepromptersystem für alle drei Kameras. Schneidebank mit 2 Schneidemaschinen Beta SP/DIGI mit Zeichengenerator und Nahbesprechungsmikrofon, ohne Cutter. Schneidebank mit 2 Schneidemaschinen digital (DVC PRO 25) mit Zeichengenerator und Nahbesprechungsmikrofon, ohne Cutter. Schneidebank mit 3 Schneidemaschinen digital (DVC PRO 25) mit Zeichengenerator, Mischer, digitalen Videoeffekten, Tonmischer und Nahbesprechungsmikrofon, ohne Cutter. nichtlinearer Montageraum SD/HD für hochauflösendes Material, ohne Cutter. Zur Verfügung stehen muss eine komplette Palette an Video- und Audioeffekten. virtuelle Schneidebank ohne Cutter. digitales Car-TV mit mehreren Kameras (3 Kameras) einschließlich Personal. tragbare Ausrüstung für das Hochfahren des Signals zum Satelliten, einschließlich Personal. Farbmonitor in Broadcastqualität. Camcorder Beta SP. Camcorder Beta digital. Camcorder DVC PRO 25. Camcorder DV CAM. Maschinen, Apparate/Fahrbühne für Videokameras (Typ Key West). Grundausleuchtung. Ausrüstung für die Ausleuchtung: Kit 1 (Reportage). Ausrüstung für die Ausleuchtung: Kit 2 (voll bestückter LKW). Handmikrofon. Ansteckmikrofon. Basistonmaterial. Videoaufnahme (Digitalisierung der Videobilder), einschließlich Personal. Video-Log-in (Einloggausrüstung). Videoüberschriften, Untertitel, einschließlich Personal. Zeichengenerator. digitales Tonstudio mit Aufzeichnungskabine und Tonmischpult. digitales Regiepult mit Zeichengenerator, Mischer für digitalisierte Videoeffekte, Tonmischer. Datenbearbeitungsstation für Einloggen (Vorauswahl der Bilder vor Schnitt/Montage). Digitalisierung der Bilder in niedriger Auflösung (für Schnitt/Montage einer Arbeitsvorlage). Digitalisierung der Bilder in hoher Auflösung (für Schnitt/Montage der Endfassung). grafischer Bildschirmarbeitsplatz 2D. grafischer Bildschirmarbeitsplatz 2D einschließlich Personal. grafischer Bildschirmarbeitsplatz 3D. grafischer Bildschirmarbeitsplatz 3D einschließlich Personal

… Euro/Tag

… Euro/Tag

… Euro/Tag

… Euro/Tag

… Euro/Tag… Euro/Tag

… Euro/Tag

… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag

… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag

… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag

… Euro/Tag

… Euro/Tag

… Euro/Tag

… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag

320

. grafischer Bildschirmarbeitsplatz für Spezialeffekte (Typ Schwertlilie). grafischer Bildschirmarbeitsplatz für Spezialeffekte (Typ Schwertlilie) einschließlich Personal. Kompression/digitale Videokodierung (Dateientyp MPEG1, AVI, WMP, Quicktime, Real, MP3) . 1 Min. . 5 Min. . 20 Min. . 60 Min. und mehr. Kompression/digitale Videokodierung (Dateientyp MPEG2) . 1 Min. . 5 Min. . 20 Min. . 60 Min. und mehr

… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag

… Euro/Tag

… Euro/Datei… Euro/Datei… Euro/Datei… Euro/Datei

… Euro/Datei… Euro/Datei… Euro/Datei… Euro/Datei

Vervielfältigung eines Masters Beta digital57 in Beta digital

. 30 Min. . 25 Exemplare . 50 Exemplare . 100 Exemplare und mehr

. 60 Min. . 25 Exemplare . 50 Exemplare . 100 Exemplare und mehr

. 61 Min. und mehr . 25 Exemplare . 50 Exemplare . 100 Exemplare und mehr

Vervielfältigung eines Masters Beta digital in Beta SP

. 30 Min. . 25 Exemplare . 50 Exemplare . 100 Exemplare und mehr

. 60 Min. . 25 Exemplare . 50 Exemplare . 100 Exemplare und mehr

. 61 Min. und mehr . 25 Exemplare . 50 Exemplare . 100 Exemplare und mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

57 Für die Masters zu verwendendes Format.

321

Vervielfältigung eines Masters Beta digital in DVC PRO

. 30 Min. . 25 Exemplare . 50 Exemplare . 100 Exemplare und mehr

. 60 Min. . 25 Exemplare . 50 Exemplare . 100 Exemplare und mehr

. 61 Min. und mehr . 25 Exemplare . 50 Exemplare . 100 Exemplare und mehr

Vervielfältigung eines Masters Beta digital in DV CAM

. 30 Min. . 25 Exemplare . 50 Exemplare . 100 Exemplare und mehr

. 60 Min. . 25 Exemplare . 50 Exemplare . 100 Exemplare und mehr

. 61 Min und mehr . 25 Exemplare . 50 Exemplare . 100 Exemplare und mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

Auf der Grundlage eines Masters Beta digital Herstellung durch Pressung einer DVD-R einschließlich Autorensoftware, Programmierung, Erstellung und Vordruck des Umschlags und Labels

. 30 Min. . 100 Exemplare . 200 Exemplare . 500 Exemplare . 1 000 Exemplare und mehr

. 60 Min. . 100 Exemplare . 200 Exemplare . 500 Exemplare . 1 000 Exemplare und mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

322

. 90 Min. . 100 Exemplare . 200 Exemplare . 500 Exemplare . 1 000 Exemplare und mehr

. 120 Min. . 100 Exemplare . 200 Exemplare . 500 Exemplare . 1 000 Exemplare und mehr

. 180 Min. . 100 Exemplare . 200 Exemplare . 500 Exemplare . 1 000 Exemplare und mehr

. 240 Min. und mehr . 100 Exemplare . 200 Exemplare . 500 Exemplare . 1 000 Exemplare und mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

Lieferung der Kassette Beta SP

. 30 Min.

. 60 Min.

. 90 Min. und mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

Lieferung der Kassette DV CAM

. 30 Min.

. 60 Min.

. 90 Min. und mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

Lieferung der Kassette DVC PRO

. 30 Min.

. 60 Min.

. 90 Min. und mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

Lieferung der Kassette Beta digital

. 30 Min.

. 60 Min.

. 90 Min. und mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

Lieferung der DVD-R

. 100 Exemplare

. 200 Exemplare

. 500 Exemplare

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

323

. 1 000 Exemplare und mehr … Euro/StückLieferung der DVD-R

. 100 Exemplare

. 200 Exemplare

. 500 Exemplare

. 1 000 Exemplare und mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

Lieferung der "Diva Box"

. 100 Exemplare

. 200 Exemplare

. 500 Exemplare

. 1 000 Exemplare und mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

Lieferung einer Hülle mit Umschlag

. 100 Exemplare

. 200 Exemplare

. 500 Exemplare

. 1 000 Exemplare und mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

Prozentsatz etwaiger Zuschläge

Beschreibung Stückkosten

Für jede Dienstleistung, bei der Personalkosten anfallen, beträgt der Prozentsatz etwaiger Zuschläge für Samstags-, Sonntags- und Feiertagsarbeiten vorbehaltlich der Zustimmung der Europäischen Kommission

… %

Vom Bieter unter Umständen hinzugefügte Elemente58

Beschreibung Stückkosten

… …… …… …Für jede Dienstleistung, bei der Personalkosten anfallen, beträgt der Prozentsatz etwaiger Zuschläge für Samstags-, Sonntags- und Feiertagsarbeiten vorbehaltlich der Zustimmung der Europäischen Kommission

+ … %

58 Bis zu 20 Prozent der Anzahl der bereits vorhandenen Elemente.

324

Komponente "Veranstaltungen" (z.B. Konferenzen, Ausstellungen und Roadshows)

Beschreibung Stückkosten

Personal

. Sekretär

. Pädagoge

. Ausbilder

. Zeichner

. Ausrüstungsinstallateur/-monteur

. Monteur für Ausstellungsstände/Messebauer

. Informatiktechniker

. Elektriker

. Empfangsperson

. Fotograf

. Sicherheitsbediensteter (Tag)

. Sicherheitsbediensteter (Nacht)

. Fahrer PKW

. Fahrer LKW

… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag

Hotelzimmer "Einzelbelegung", incl. Frühstück, der höheren Kategorie (4 Sterne)59 in den Hauptstädten der Mitgliedstaaten der Europäischen Union

. Brüssel

. Paris

. London

. Berlin

. Wien

. Dublin

. Lissabon

. Madrid

. Luxemburg

. Den Haag

. Kopenhagen

. Stockholm

. Helsinki

. Rom

. Athen

. Tallinn

. Riga

. Wilna

. Warschau

. Prag

… Euro/Nacht… Euro/Nacht… Euro/Nacht… Euro/Nacht… Euro/Nacht… Euro/Nacht… Euro/Nacht… Euro/Nacht… Euro/Nacht… Euro/Nacht… Euro/Nacht… Euro/Nacht… Euro/Nacht… Euro/Nacht… Euro/Nacht… Euro/Nacht… Euro/Nacht…Euro/Nacht… Euro/Nacht… Euro/Nacht

59 Diese Unterscheidung zwischen den Hauptstädten erklärt sich aus den sehr großen Unterschieden zwischen den Hotelpreisen der einzelnen Städte und den starken Auswirkungen, die sich daraus auf den Finanzierungsplan für die Veranstaltungsorganisation ergeben können. Dies gilt auch für die Hauptstädte außerhalb der EU.

325

. Bratislava

. Ljubljana

. Budapest

. Sofia

. Bukarest

. La Valetta

. Nikosia

… Euro/Nacht… Euro/Nacht… Euro/Nacht… Euro/Nacht… Euro/Nacht… Euro/Nacht… Euro/Nacht

Hotelzimmer "Einzelbelegung", incl. Frühstück, der höheren Kategorie (4 Sterne)60 in den Hauptstädten der EFTA/des EWR (Schweiz, Island, Liechtenstein und Norwegen)

. Bern

. Reykjavik

. Vaduz

. Oslo

… Euro/Nacht… Euro/Nacht… Euro/Nacht… Euro/Nacht

Hotelzimmer "Einzelbelegung", incl. Frühstück, der höheren Kategorie (4 Sterne)61 in den Hauptstädten der Bewerberländer (Kroatien, Ehemalige Jugoslawische Republik Mazedonien sowie Türkei)

. Zagreb

. Ankara

. Skopje

… Euro/Nacht… Euro/Nacht… Euro/Nacht

Hotelzimmer "Einzelbelegung", incl. Frühstück, der höheren Kategorie (4 Sterne)62 in anderen Drittländern

… Euro/Nacht

Mittagessen mit Bedienung am Tisch (incl. Wein, Wasser und Kaffee)

. mit Aperitif

. ohne Aperitif

… Euro/Person… Euro/Person

Mittagessen mit Selbstbedienung am Buffet (incl. Wein, Wasser und Kaffee)

. mit Aperitif

. ohne Aperitif

… Euro/Person… Euro/Person

Cocktail (alkoholische Getränke, Wasser und Fruchtsäfte mit fünf süßen oder sauren Häppchen)

… Euro/Person

60 Diese Unterscheidung zwischen den Hauptstädten erklärt sich aus den sehr großen Unterschieden zwischen den Hotelpreisen der einzelnen Städte und den starken Auswirkungen, die sich daraus auf den Finanzierungsplan für die Veranstaltungsorganisation ergeben können. Dies gilt auch für die Hauptstädte außerhalb der EU.

61 Diese Unterscheidung zwischen den Hauptstädten erklärt sich aus den sehr großen Unterschieden zwischen den Hotelpreisen der einzelnen Städte und den starken Auswirkungen, die sich daraus auf den Finanzierungsplan für die Veranstaltungsorganisation ergeben können. Dies gilt auch für die Hauptstädte außerhalb der EU.

62 Diese Unterscheidung zwischen den Hauptstädten erklärt sich aus den sehr großen Unterschieden zwischen den Hotelpreisen der einzelnen Städte und den starken Auswirkungen, die sich daraus auf den Finanzierungsplan für die Veranstaltungsorganisation ergeben können. Dies gilt auch für die Hauptstädte außerhalb der EU.

326

Abendessen (incl. Wein, Wasser und Kaffee)

. mit Aperitif

. ohne Aperitif… Euro/Person… Euro/Person

Kaffeepause

. Kaffee/Tee

. Kaffee/Tee mit Gebäck… Euro/Person… Euro/Person

Getränke im Konferenzsaal (Wasser und Fruchtsäfte) … Euro/PersonFotografien

. Laden von Fotografien auf DVD und Kopieren dieser DVD auf eine andere DVD . unter 50 Exemplare . 100 Exemplare . 200 Exemplare . 300 Exemplare . 400 Exemplare . 500 Exemplare und mehr

. Entwicklung einer Fotografie bei Abnahmen von mindestens 10 Stück . 10 * 15 cm . 20 * 30 cm . 30 * 45 cm . 40 * 60 cm . 50 * 75 cm

. Rahmen bei Abnahme von mindestens 10 Stück für Fotografien im Format . 20 * 30 cm . 30 * 45 cm . 40 * 60 cm . 50 * 75 cm . 70 * 100 cm . größer als 70 * 100 cm

. Einrahmung

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/StückAuf der Basis eines Masters CD Audio Herstellung durch Pressung einer CD-R einschließlich Autorensoftware, Programmierung, Erstellung und Vordruck des Umschlags und Labels. unter 50 Exemplare. 100 Exemplare. 200 Exemplare. 300 Exemplare. 400 Exemplare. 500 Exemplare und mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

Lieferung einer CD-R

327

. 100 Exemplare

. 200 Exemplare

. 500 Exemplare

. 1 000 Exemplare und mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

Personenbeförderung am Ort (Omnibus, Minibus, Taxi usw.) … Euro/Person/TagAnmietung eines Konferenzsaals, ohne Dolmetschanlage

. unter 50 Sitzplätze

. 100 Sitzplätze

. 200 Sitzplätze

. 300 Sitzplätze

. 400 Sitzplätze

. 500 Sitzplätze und mehr

… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag

Anmietung eines Konferenzsaals mit Möglichkeiten für die Simultanverdolmetschung

. 1 bis 3 Dolmetscherkabinen . unter 50 Sitzplätze . 100 Sitzplätze . 200 Sitzplätze . 300 Sitzplätze . 400 Sitzplätze . 500 Sitzplätze und mehr

. 4 Dolmetscherkabinen oder mehr . unter 50 Sitzplätze . 100 Sitzplätze . 200 Sitzplätze . 300 Sitzplätze . 400 Sitzplätze . 500 Sitzplätze und mehr

… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag

… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag… Euro/Tag

Lautsprecher-/Beschallungsanlage für Konferenzsaal … Euro/StückEinrichtung und Bereitstellung von audiovisuellen Materialien, EDV, Fernmelde- und Bürokommunikationssystemen während der gesamten Dauer einer Veranstaltung

. Multimedia-PC mit Bildschirm 17"

. Schwarz-Weiß-Drucker

. Farbdrucker

. Plasmabildschirm 42'' mit PC-Anschluss

. Wiedergabe- und Projektionssystem für CD-Rom und DVD auf Großbildschirm. Tageslichtprojektor. Videoprojektor mit hoher Auflösung. Infokonsole (interaktives Multimediaterminal). Videostreaming, Kanaleffekt (Kanal / 4 Stunden Übertragung / 50 Simultanverbindungen). Kopfhörer/Empfänger. Großbildschirm im Format +/- 2,50 m * 2 m. Großbildschirm im Format +/- 3,50 m * 2,50 m

… Euro/Stück/Tag… Euro/Stück/Tag… Euro/Stück/Tag… Euro/Stück/Tag… Euro/Stück/Tag

… Euro/Stück/Tag… Euro/Stück/Tag… Euro/Stück/Tag… Euro/Stück/Tag

… Euro/Stück/Tag… Euro/Stück/Tag… Euro/Stück/Tag

328

. Telefon

. Telefax

. Schwarz-Weiß-Fotokopierer

. Farbkopierer

. Schreibtisch

. Tribüne mit vier Mikrofonen

. Rednerpult mit Mikrofon

. schnurloses Mikrofon

. Konferenz-/Schreibblocktafel (Flipchart)

. Marker für Konferenz-/Schreibblocktafel

… Euro/Stück/Tag… Euro/Stück/Tag… Euro/Stück/Tag… Euro/Stück/Tag… Euro/Stück/Tag… Euro/Stück/Tag… Euro/Stück/Tag… Euro/Stück/Tag… Euro/Stück/Tag

…Euro/StückInstallation eines Simultanverdolmetschungssystems in einem für ein solches System unvorbereiteten Saal

… Euro/Kabine/Tag

Zuschlag für Saal mit Telekonferenzsystem … Euro/Tag

Zuschlag für Saal mit Videokonferenzsystem … Euro/Tag

Nutzung des Telekonferenzsystems für internationale Kommunikation

… Euro/Stunde

Nutzung des Videokonferenzsystems für internationale Kommunikation

… Euro/Stunde

Saaldekoration (Fahnen, Blumengestecke, Pflanzen usw.) … Euro/DekorationsartikelSpruchbänder/Werbebanner … Euro/m²/TagAnfertigung von Kattunen/Kalikos zur Verwendung für drinnen und/oder draußen

… Euro/m²

Kompletter Ausstellungsstand (Montageplatten im Baukastensystem, mit Innenverkabelung, Installationsboden, Beleuchtung, kleiner Lagerraum mit Regalen, Höhe +/- 2,5 m)

… Euro/laufender Meter/Tag

Kompletter Ausstellungsstand (siehe vorstehend) mit einem zusätzlichen Küchenraum

… Euro/laufender Meter/Tag

Schnurloses Mikrofon bei Bestückung des Ausstellungsstands mit Lautsprecher-/Beschallungsanlage

… Euro/Tag

Ausstellungsstand Typ "Regenschirm" mit Beleuchtungskit, Ausmaße +/- 3 Meter, Höhe +/- 2,50 Meter

… Euro/Stück/Tag

Rundzelt oder Ausstellungszelt für Freilandausstellungen … Euro/m²/TagAufbau eines Ausstellungsstands … Euro/m²Abbau eines Ausstellungsstands … Euro/m²Montageplatte mit Beleuchtung, Höhe +/- 2,50 Meter … Euro/laufender Meter/TagFotoabzug – Einschweißen in PVC-Folie (oder anderen Werkstoff) 3 mm – Plastifizierung eines Fotos

. im Format kleiner als 0,70 m * 1,00 m

. im Format 0,70 m * 1,00 m oder größer… Euro/Stück… Euro/Stück

Aluminiumrahmen, lackiert, für Poster/Plakate … Euro/laufender MeterStromversorgung … Euro/TagFeuersicherer Fußbodenbelag für Ausstellung … Euro/m²Heizstrahler für Rundzelt oder Ausstellungszelt für Freilandausstellungen

… Euro/Stück/Tag

Feuerlöscher … Euro/Stück/TagTisch … Euro/Stück/Tag

329

Stuhl … Euro/Stück/TagKleiderständer auf Rollen (für +/- 40 Kleidungsstücke) … Euro/Stück/TagEmpfangsstand … Euro/Stück/TagBroschürenständer … Euro/Stück/TagSchreibblocktafel

. Schreibblock einfach

. Schreibblock bedruckt… Euro/Stück… Euro/Stück

Metallschrank mit Schlüsselschloss

. kleiner Schrank

. großer Schrank… Euro/Stück/Tag… Euro/Stück/Tag

Kleinkühlschrank … Euro/Stück/TagHerstellung von Konferenzkits mit Aufschrift auf allen Teilen

. Standardkit (Stofftragetasche, Plastikkugelschreiber und Konferenzmappe aus Stoff mit Notizblock im Format A4) . unter 50 Exemplare . 100 Exemplare . 200 Exemplare . 300 Exemplare . 400 Exemplare . 500 Exemplare und mehr

. Prestigekit (Ledertasche und Konferenzmappe in Leder mit Notizblock im Format A4, Metallkugelschreiber, Taschenrechner und Hüllen für Visitenkarten und CDs) bei Abnahme von mindestens 10 Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück

Entwurf und Anfertigung von Konferenzansteckern/-schildchen für die Teilnehmer

. Anstecker, schwarz-weiß . unter 50 Stück . 100 Stück . 200 Stück . 300 Stück . 400 Stück . 500 Stück und mehr

. Anstecker, farbig . unter 50 Stück . 100 Stück . 200 Stück . 300 Stück . 400 Stück . 500 Stück und mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

330

Notizblock

. Format A4 . unter 50 Stück . 100 Stück . 200 Stück . 300 Stück . 400 Stück . 500 Stück und mehr

. Format A5 . unter 50 Stück . 100 Stück . 200 Stück . 300 Stück . 400 Stück . 500 Stück und mehr

. Format B5 . unter 50 Stück . 100 Stück . 200 Stück . 300 Stück . 400 Stück . 500 Stück und mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

Erstellen und Anbringen von Beschilderungen/Hinweistafeln … Euro/TagAufzeichnung der Sitzungen für die spätere Niederschrift (aufzuzeichnen ist jede Sprachfassung)

… Euro/Sprache/Tag

Mitschrift des vollen Wortlauts (Wort für Wort) der Vorträge und Diskussionen

… Euro/Seite

Abfassen der Schlussfolgerungen der Konferenz … Euro/Person/TagDruck von kartonierten Hüllen (Heftmappen)63 zum Einlegen von Dokumenten im Format A4

. unter 50 Stück

. 100 Stück

. 200 Stück

. 300 Stück

. 400 Stück

. 500 Stück und mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

Druck von Programmen, Ankündigungen, Faltblättern usw.64

. unter 50 Stück

. 100 Stück

. 200 Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

63 Geschlossenes Format: A4+ (215 x 302 mm). Druck: ganz im Vierfarbendruck. Papier: Innenseite 350 g/m² – Beschichtung matt. Verarbeitung: drei Verschlussklappen.

64 Offenes Format: A4. Geschlossenes Format: A4 dreifach gefaltet. Druck: ganz im Vierfarbendruck. Papier: Innenseite 135 g/m² – Oberfläche matt.

331

. 300 Stück

. 400 Stück

. 500 Stück und mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

Laserdruck, schwarz-weiß … Euro/SeiteLaserdruck, farbig … Euro/SeiteReprografie, schwarz-weiß … Euro/SeiteReprographie, farbig … Euro/SeiteDruck, schwarz-weiß … Euro/SeiteDruck, farbig … Euro/SeiteZusammenstellen und Einsortieren/Kuvertieren von Werbemitteln/Konferenzunterlagen in Tragetaschen, Hüllen (Heftmappen), Umschläge, Pakete usw.

… Euro/Stunde

Werbemittel zur großflächigen Verteilung mit Aufschrift im Vierfarbendruck65

. Kugelschreiber . 1 000 Stück . 5 000 Stück . 10 000 Stück und mehr. Schlüsselbänder . 1 000 Stück . 5 000 Stück . 10 000 Stück und mehr. Selbstklebende Notizzettel ("Post-It®") rechteckig66

. 1 000 Stück . 5 000 Stück . 10 000 Stück und mehr. Selbstklebende Notizzettel ("Post-It®") rund67

. 1 000 Stück . 5 000 Stück . 10 000 Stück und mehr. Luftballons . 1 000 Stück . 5 000 Stück . 10 000 Stück und mehr. Schlüsselanhänger . 1 000 Stück . 5 000 Stück . 10 000 Stück und mehr. Taschenlampe, klein . 1 000 Stück . 5 000 Stück . 10 000 Stück und mehr. Taschenrechner mit Solarzellen, klein . 1 000 Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück65 Als Aufschrift könnten z.B. dienen: Europäische Fahne, "Europäische Union", "Justiz, Freiheit und

Sicherheit" und URL der GD JLS. Dies gilt auch für die Kleidungsstücke mit eingeschränktem Verwender-/Verteilerkreis.

66 Block von 50 Notizzetteln, rechteckig, Format: +/- 10 cm * 7 cm.67 Block von 50 Notizzetteln, rund, Durchmesser: +/- 7 cm.

332

. 5 000 Stück . 10 000 Stück und mehr. Mauspad . 1 000 Stück . 5 000 Stück . 10 000 Stück und mehr. Papiertragetasche68 mit zwei Tragegriffen . 1 000 Stück . 5 000 Stück . 10 000 Stück und mehr. Plastiktragetaschen, recycelbar . 1 000 Stück . 5 000 Stück . 10 000 Stück und mehr. Leichtstofftragetaschen . 1 000 Stück . 5 000 Stück . 10 000 Stück und mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

Kleidungsstücke für einen eingeschränkten Verwender-/Verteilerkreis mit Aufdruck im Vierfarbendruck bei Abnahme von mindestens 50 Stück

. Schirmkappe

. T-Shirt

. Poloshirt (mit Kragen)

. Sweatshirt

. Windschutzweste

. Fleecejacke

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

Fähnchen69

. 1 000 Stück

. 5 000 Stück

. 10 000 Stück und mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

Anmietung eines KFZ

. PKW

. Minibus

. Lieferwagen

. LKW (+/- 20-Tonner)

. Ausstellungswagen70

… Euro/Stück/Tag… Euro/Stück/Tag… Euro/Stück/Tag… Euro/Stück/Tag… Euro/Stück/Tag

Individuelle Gestaltung eines KFZ71

68 Zum Verteilen von Informationsmaterialien und Werbeartikeln in den Ausmaßen +/- 30 cm * 20 cm. Dies gilt auch für die Plastik- und die Stofftragetaschen.

69 Papierfähnchen in den Ausmaßen +/- 15 cm * 10 cm mit der Europafahne auf der einen und der Nationalflagge auf der anderen Seite.

70 Lastzug/Sattelanhänger, für Veranstaltungen und Ausstellungen konzipiert, mit Hebebühne für Rollstuhlfahrer ausgestattet, damit gehbehinderte Besucher Zugang haben, ferner mit integriertem Podium in den Ausmaßen +/- 50 m², Lautsprecher-/Beschallungsanlage, Beleuchtung, VIP-Bereich für Interview- und Fotoaufnahmen. Beispiel abrufbar auf der Website der GD Beschäftigung, soziale Angelegenheiten und Chancengleichheit unter folgender Adresse: http://ec.europa.eu/news/around/070424_fra_fr.htm.

333

. PKW

. Lieferwagen

. LKW

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

Konzeption und Durchführung eines Quizspiels (+/- 10 Fragen)

… Euro/Person/Tag

Erfolgskontrolle betreffend die Berichterstattung über eine Veranstaltung durch die Medien72

… Euro/Person/Tag

Kopieren einer Datei auf CD-ROM

. unter 50 Stück

. 100 Stück

. 200 Stück

. 300 Stück

. 400 Stück

. 500 Stück und mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

Kuvertieren von Briefen und anderen Unterlagen im Kleinformat, einschließlich Aufkleben von Adressenetiketten und Einlieferung bei der Post oder dem betreffenden Express-Kurierdienst (ohne Versandkosten)

… Euro/Stück

Verpacken von Paketen, einschließlich Aufkleben von Adressenetiketten und Einlieferung bei der Post oder dem betreffenden Express-Kurierdienst (ohne Versandkosten)

… Euro/Stück

Versenden von Briefen oder Paketen mit Express-Kurierdienst im Inland. 20 g. 50 g. 100 g . 300 g. 500 g. 1 kg und mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/kgVersenden von Briefen oder Paketen mit normaler Post im Inland. 20 g. 50 g. 100 g . 300 g. 500 g. 1 kg und mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/kgBeförderung von schweren Paketen/Frachtstücken im Inland … Euro/kg/kmVersendung von Briefen oder Paketen mit Express-Kurierdienst ins Ausland (innerhalb der UE)

. 20 g

. 50 g

. 100 g

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

71 Ganzheitliche Beklebung (Seitenteile, Front- und Heckseite) mit individueller Note, einschließlich Kreierung, Anfertigung, Anbringung und Wiederentfernung.

72 Verfolgung der Medienberichterstattung (Printmedien, Web, Fernsehkanäle und Rundfunkanstalten) während der gesamten Dauer der Veranstaltung und Erstellung eines Berichts darüber nach Abschluss der Veranstaltung.

334

. 300 g

. 500 g

. 1 kg und mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/kgVersendung von Briefen oder Paketen mit normaler Post ins Ausland (innerhalb der UE)

. 20 g

. 50 g

. 100 g

. 300 g

. 500 g

. 1 kg und mehr

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

… Euro/kgBeförderung von schweren Paketen/Frachtstücken ins Ausland (innerhalb der UE)

… Euro/kg/km

Lokale Auslieferung von Päckchen … Euro/StückEinlagerung von Produkten an gesicherten Orten … Euro/m³/TagEndreinigung des Ortes, an dem eine Veranstaltung organisiert wurde (einschließlich der Beseitigung von Paletten, Verpackungen usw.)

… Euro/m²

335

Prozentsatz etwaiger Zuschläge

Beschreibung Stückkosten

Für jede Dienstleistung, bei der Personalkosten anfallen, beträgt der Prozentsatz etwaiger Zuschläge für Samstags-, Sonntags- und Feiertagsarbeiten vorbehaltlich der Zustimmung der Europäischen Kommission

… %

Vom Bieter unter Umständen hinzugefügte Elemente73

Beschreibung Stückkosten

… …… …… …Für jede Dienstleistung, bei der Personalkosten anfallen, beträgt der Prozentsatz etwaiger Zuschläge für Samstags-, Sonntags- und Feiertagsarbeiten vorbehaltlich der Zustimmung der Europäischen Kommission

+ … %

73 Bis zu 20 Prozent der Anzahl der bereits vorhandenen Elemente.

336

Komponente "Kommunikationskampagnen" (z.B. Wettbewerb)

Beschreibung Stückkosten

Personal

. Koordinator eines Netzes

. Verantwortlicher für Werbemaßnahmen

. Teleoperateur74

. Spieleentwerfer/-entwickler für Quiz

. diplomierte Krankenschwester75 (Tag)

. diplomierte Krankenschwester (Nacht)

. Zeremonienmeister

. Musiker

. Fremdenführen

. Animateur76

Websitepersonal

. technischer Leiter

. künstlerischer Leiter

. EDV-Entwickler für Website

. Editor

. Ergonom

. Grafiker

. Webmaster

… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag

… Euro/Person/Nacht… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag

… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag… Euro/Person/Tag

Kauf eines Domainnamens-Web … Euro/StückHosting, Pflege und Verwaltung einer Website … Euro/MonatEintrittskarte für eine bestimmte Örtlichkeit oder Attraktion77 … Euro/StückMittagessen mit Bedienung am Tisch (inkl. Wasser und nichtalkoholische Getränke)

… Euro/Person

Mittagessen vom Buffet (inkl. Wasser und nichtalkoholische Getränke)

… Euro/Person

Cocktail (inkl. Wasser und nichtalkoholische Getränke und fünf süßen oder sauren Häppchen)

… Euro/Person

Abendessen (inkl. Wasser und nichtalkoholische Getränke) … Euro/PersonKaffeepause

. Kaffee/Tee, Wasser, Fruchtsäfte

. Kaffee/Tee, Wasser, Fruchtsäfte mit Gebäck… Euro/Person… Euro/Person

Imbisskorb … Euro/Person

74 Einschließlich der Nutzung der notwendigen Kommunikationsmittel (Telefon, Telefax, E-Mail).75 Für die Begleitung einer Gruppe Jugendlicher.76 Für die Animation mit Spielen, Sport, Karaoke usw.77 Museum, Ausstellung, Bowling, Talkshow usw.

337

Gegenstände mit eingeschränktem Verwendungszweck mit einfarbigem (mehrfarbigen) Aufdruck und Aufschrift(en) bei Abnahme von mindestens 10 Stück

. Goldmedaillen

. Silbermedaillen

. Bronzemedaillen

. Trophäen 1. Preis

. Trophäen 2. Preis

. Trophäen 3. Preis

. Diplome mit Rahmung im Format A3

. Diplome mit Rahmung im Format A4

. Rucksäcke

. Regenschirme

. Knirpsregenschirme

… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück… Euro/Stück

Prozentsatz etwaiger Zuschläge

Beschreibung Stückkosten

Für jede Dienstleistung, bei der Personalkosten anfallen, beträgt der Prozentsatz etwaiger Zuschläge für Samstags-, Sonntags- und Feiertagsarbeiten vorbehaltlich der Zustimmung der Europäischen Kommission

… %

Vom Bieter unter Umständen hinzugefügte Elemente78

Beschreibung Stückkosten

… …… …… …Für jede Dienstleistung, bei der Personalkosten anfallen, beträgt der Prozentsatz etwaiger Zuschläge für Samstags-, Sonntags- und Feiertagsarbeiten vorbehaltlich der Zustimmung der Europäischen Kommission

+ … %

78 Bis zu 20 Prozent der Anzahl der bereits vorhandenen Elemente.

338

ANHANG IV.3

ENTWURF DES RAHMENVERTRAGS FÜR LOS 3 UND SEINE ANHÄNGE

Anhang IV.3.a: Leistungsbeschreibung 363

Anhang IV.3.b: Angebot des Auftragnehmers (einschließlichausgefülltes Preisverzeichnis) 364

Anhang IV.3.c: Entwurf des spezifischen Einzelvertrags 365

Anhang IV.3.d: Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers 369

Anhang IV.3.e: Finanzgarantie 370

Anhang IV.3.f: Bevollmächtigung 372

339

EUROPÄISCHE KOMMISSIONGENERALDIREKTION JUSTIZ, FREIHEIT UND SICHERHEIT

Direktion A: Allgemeine Angelegenheiten

ENTWURF DES DIENSTLEISTUNGSRAHMENVERTRAGS

RAHMENVERTRAG Nr. … (Los 3)

Die Europäische Gemeinschaft (nachstehend „die Gemeinschaft“), vertreten durch die Kommission der Europäischen Gemeinschaften (nachstehend „die Kommission“), die zur Unterzeichnung dieses Vertrages vertreten wird durch

Herrn Tung-Laï MARGUEDirektorGeneraldirektion "Justiz, Freiheit und Sicherheit"Direktion A "Allgemeine Angelegenheiten"

einerseits,

und

[vollständige Bezeichnung des Auftragnehmers]

[Rechtsform] (Diese Angabe entfällt, wenn es sich beim Auftragnehmer um eine natürliche Person oder eine öffentlich-rechtliche Einrichtung handelt.)

[Nummer der Eintragung in das Berufsregister] (Diese Angabe entfällt, wenn es sich beim Auftragnehmer um eine öffentlich-rechtliche Einrichtung handelt. Bei natürlichen Personen ist die Nummer des Personalausweises, Reisepasses oder eines gleichwertigen Dokuments anzugeben).

[vollständige Geschäftsanschrift]

[Umsatzsteuer-Identifikationsnummer]

(nachstehend "der Auftragnehmer"), der zur Unterzeichnung dieses Rahmenvertrags vertreten wird durch [Name, Vorname und Funktion]

andererseits,

340

VEREINBAREN

die folgenden Besonderen Bedingungen und Allgemeinen Bedingungen sowie folgende Anhänge -

Anhang I: Leistungsbeschreibung (Ausschreibung Nr. [… zu ergänzen] vom [… zu ergänzen])

Anhang II: Angebot des Auftragnehmers (Nr. [… zu ergänzen] vom [… zu ergänzen]) mit Preisverzeichnis

Anhang III: Auftragsschein/Einzelvertrag

Anhang IV: Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers

Anhang V: Finanzgarantie

Anhang VI: Bevollmächtigung -

die Bestandteile dieses Rahmenvertrags (im Folgenden "der Vertrag" genannt) sind.

Die Bestimmungen der Besonderen Bedingungen gehen den Bestimmungen der übrigen Teile des Vertrags vor. Die Bestimmungen der Allgemeinen Bedingungen gehen den Bestimmungen der Anhänge vor. Die Bestimmungen der Leistungsbeschreibung (Anhang I) gehen den Bestimmungen der Auftragsscheine und der spezifischen Einzelverträge (Anhang III) und letztere gehen den Bestimmungen des Angebots (Annhang II) vor.

Vorbehaltlich der vorstehenden Bestimmungen sind die verschiedenen Teile dieses Vertrags als sich gegenseitig erläuternd zu verstehen. Etwaige Unklarheiten oder Widersprüche innerhalb eines Teils oder zwischen den Teilen werden durch schriftliche Anweisung der Kommission geklärt bzw. ausgeräumt. Der Auftragnehmer kann eine solche Anweisung unbeschadet seiner Rechte gemäß Artikel I.8 anfechten.

341

I – BESONDERE BEDINGUNGEN

ARTIKEL I.1 - VERTRAGSGEGENSTAND

I.1.1 Der Vertrag hat im audiovisuellen Bereich zum Ziel, die Fernseh- und Radioanstalten mittels verschiedener Aktionen in höherem Maße für die Tätigkeiten der Europäischen Union zu interessieren, insbesondere, aber nicht allein im Bereich Justiz, Freiheit und Sicherheit.

Diese Aktionen können Folgendes umfassen (die Aufstellung ist nicht abschließend):

Unterstützung bei der Festlegung der Zielgruppen und bei der Ermittlung ihres Bedarfs; Beratung in Sachen Kommunikationsstrategie der Europäischen Kommission

gegenüber den Fernseh- und Rundfunkanstalten und den ins Auge gefassten Zielgruppen;

Produktion von Reportagen, Dokumentarfilmen, Videos, VNR (Newsreleases auf Video), Fernseh- und Radiospots, Animationsfilmen usw.;

Vervielfältigung und Versand dieser Produkte; Verbreitung bei den Medien, d.h. Werbung für diese Produktionen bei den

Fernseh- und Rundfunkanstalten, einschließlich EBS (Europe by Satellite)79, zu Zwecken ihrer kostenfreien Ausstrahlung;

Erfolgskontrolle bei jeder Verbreitung an die Medien und Erstellung eines Berichts über die erfolgten Ausstrahlungen;

Vervielfältigung der Produktionen in allen geeigneten Formaten; Organisation von Pressekonferenzen und/oder Pressereisen für

Journalisten/Produzenten von audiovisuellen Medien; Suche nach Zielpersonen, z.B. Journalisten/Produzenten von an europäischen

Themen interessierten Fernseh- und/oder Rundfunkanstalten; medienwirksame Ankündigung und Berichterstattung von Veranstaltungen bei den

audiovisuellen Medien, insbesondere im Wege der Erstellung, Drucklegung und Versendung von Pressemitteilungen oder Pressedossiers;

Erfolgskontrolle bezüglich der Reaktionen in den audiovisuellen Medien auf die Tätigkeiten der Europäischen Union, insbesondere, aber nicht allein im Bereich Justiz, Freiheit und Sicherheit.

Der Vertrag hat bei den an einem bestimmten Ort organisierten Veranstaltungen zum Ziel, sowohl bestimmte Zielgruppen als auch die breite Öffentlichkeit für die Tätigkeiten der Europäischen Union mittels verschiedener Aktionen zu sensibilisieren, insbesondere, aber nicht allein im Bereich Justiz, Freiheit und Sicherheit.

Diese Aktionen können Folgendes umfassen (die Aufstellung ist nicht abschließend):

Unterstützung bei der Festlegung der Zielgruppen und bei der Ermittlung ihres Bedarfs;

79 Nähere Informationen zu EBS sind über folgende Website abrufbar: http://ec.europa.eu/avservices/ebs/welcome_en.cfm.

342

Organisation von Konferenzen und Ausstellungen, einschließlich folgender Aspekte:

o Einladung der Teilnehmer;o Abwicklung der Anmelde- und Einschreibungsformalitäten;o Abwicklung der Personenbeförderung und der Bereitstellung von

Unterkünften;o Abwicklung der Verpflegung mit Speisen und Getränken und der

Kaffeepausen;o Reservierung der Tagungssäle (Konferenzen) oder der Standflächen

(Ausstellungen);o Einrichtung, Dekoration, Ausstattung/Bewirtschaftung usw. der Tagungsräume

bzw. der Standflächen;o Anmietung vom Material, einschließlich der Stände, Fahrzeuge,

Beförderungsmittel usw.;o Aufbau, Einbau und Abbau des Materials;o Abwicklung der Verdolmetschung und Übersetzung;o Aufzeichnung, Übertragung und Übersetzung der Wortbeiträge;o Organisation einer Pressekonferenz zum Auftakt;o Gestaltung, Anfertigung, Verpackung und Verteilung von Informations- und

Werbematerialien;o Versand der Materialien;o Transport der Materialien;o Erstellung von Fotoaufnahmen;o Aufzeichnung auf Video;o Anwesenheit von Technikern, Empfangspersonal und Vertretern des

Auftragnehmers während des gesamten Ablaufs der Veranstaltung.

Der Vertrag hat bei den dezentralen Kommunikationskampagnen80 zum Ziel, bestimmte Zielgruppen für die Tätigkeiten der Europäischen Union mittels verschiedener Aktionen zu sensibilisieren, insbesondere, aber nicht allein im Bereich Justiz, Freiheit und Sicherheit.

Die Aktionen können Folgendes umfassen (diese Aufstellung ist nicht abschließend:

Unterstützung bei der Festlegung von Zielgruppen und bei der Ermittlung ihres Bedarfs;

Erwerb oder Anlegung von Verzeichnissen über Strukturen mit potenziellem Interesse an europäischen Themen (Berufsverbände, Journalistenverbände, Nichtregierungsorganisationen, Eltern- und Lehrerverbände, Schulen, Jugendvereinigungen/Jugendzentren, Feriendörfer/Jugendlager, Luftkurzentren und andere Arten von Organisationen, Vereinigungen und Gruppen/Vereinen usw.);

Schaffung und Pflege eines nationalen Partnerschaftsnetzes, das in jedem Land zur Organisation und Förderung einer entsprechenden Tätigkeit beiträgt;

Werbung für eine Tätigkeit bei potenziell interessierten Zielpersonen durch E-Mail, Fax und Telefon;

80 Sie bestehen jedoch aus einem Organisationsteil vor Ort, wie z.B. der Organisation der jeweiligen Jury (Preisrichter) und der Preisverleihungen im Rahmen eines Wettbewerbs.

343

Werbung für eine Tätigkeit bei potenziell interessierten Zielpersonen durch Verbreitung von Aushängen/Plakaten und Broschüren;

Gestaltung, Einrichtung und Verwaltung einer Website für eine bestimmte Dauer, in der Regel mehrsprachig, die spezifisch einer Gemeinschaftstätigkeit gewidmet ist;

Erwerb von Internetadressen; bei Organisation einer Aktivität, wie z.B. eines Wettbewerbs, Abwicklung der

Einschreibungsformalitäten und Steuerung der Mitwirkung der Teilnehmer; bei Organisation einer Aktivität, wie z.B. eines Wettbewerbs, Organisation einer

Jury; bei Organisation einer Aktivität, wie z.B. eines Wettbewerbs, Organisation der

Preisverleihungen; Abwicklung der Verdolmetschung und Übersetzung.

I.1.2 Mit der Unterzeichnung des Vertrags geht die Kommission keine Kaufverpflichtung ein. Für die Kommission verbindlich sind lediglich die zur Durchführung des Vertrags ausgestellten Auftragsscheine und spezifischen Einzelverträge.

I.1.3 Vom Zeitpunkt der Aufforderung zur Vertragserfüllung an oder ab Beginn der Vertragserfüllung erbringt der Auftragnehmer die ihm übertragenen Dienstleistungen nach Maßgabe sämtlicher Vertragsbestimmungen.

I.1.4 Der Auftragnehmer erwirbt mit diesem Vertrag kein ausschließliches Recht, die in Anhang II.3.a genannten Leistungen für die Kommission zu erbringen.Der Auftragnehmer wird als [erster, zweiter, dritter] Auftragnehmer des Mehrfachrahmenvertrags (Kaskadensystem) ausgesucht. Bei den anderen Auftragnehmern, die aufgrund der bei der Bewertung der Angebote vorgenommenen Einstufung berücksichtigt werden, handelt es sich um

[Name und Adresse der beiden anderen Auftragnehmer]

ARTIKEL I.2 – LAUFZEIT

I.2.1 Der Vertrag tritt am Tag seiner Unterzeichnung durch die zuletzt unterzeichnende Partei in Kraft.

I.2.2 Die Vertragserfüllung darf keinesfalls vor dem Tag des Inkrafttretens des Vertrags beginnen. Die Auftragsausführung darf keinesfalls vor dem Tag des Wirksamwerdens des jeweiligen Auftragsscheins bzw. des spezifischen Einzelvertrags beginnen.

I.2.3 Der Vertrag ist auf zwölf Monate ab seinem Inkrafttreten befristet. Diese Vertragslaufzeit und alle anderen im Vertrag genannten Zeiträume sind, soweit nicht anders angegeben, in Kalendertagen ausgedrückt.

I.2.4 Die Auftragsscheine bzw. spezifischen Einzelverträge sind vor Ablauf des Vertrags, auf den sie sich beziehen, unterschrieben zurückzusenden.

Der Vertrag gilt nach seinem Erlöschen für die ausgestellten Auftragsscheine bzw. spezifischen Einzelverträge weiter, jedoch nicht länger als sechs Monate.

344

I.2.5 Der Vertrag kann höchstens dreimal um je ein Jahr verlängert werden, dies aber nur vor Vertragsablauf und mit ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung der Parteien. Die Verlängerung bedeutet nicht, dass bestehende Verpflichtungen geändert oder zurückgestellt werden.

ARTIKEL I.3 – AUFTRAGSWERT

I.3.1 Der Preis der Dienstleistungen wird stets nach Maßgabe des Preisverzeichnisses in Anhang II errechnet.

Als Höchstbetrag, der von der Kommission für die Dienstleistungen (einschließlich Reise- und Aufenthaltskosten) aus dem Vertrag zu zahlen ist, wird ein Auftragswert von insgesamt 4 500 000 EUR (vier Millionen fünfhunderttausend Euro) angesetzt, mit dem alle ausgeführten Arbeiten abgegolten sind.

I.3.2 Die Preise sind in Euro anzugeben.

I.3.3 Die Preise sind Festpreise und können im ersten Jahr der Vertragserfüllung nicht geändert werden.

Ab dem zweiten Jahr der Vertragserfüllung kann jeder Preis jährlich auf Antrag einer der Vertragsparteien nach oben oder unten angepasst werden; der Antrag muss per Einschreiben spätestens 60 Tage vor dem Jahrestag der Vertragsunterzeichnung bei der anderen Vertragspartei eingehen. Die Kommission erwirbt die Leistung zu den Preisen, die zum Zeitpunkt der Unterzeichnung der jeweiligen Auftragsscheine oder spezifischen Einzelverträge gelten. Diese Preise dürfen nicht geändert werden.

Bei der Anpassung des Preises wird die Entwicklung des harmonisierten Verbraucherpreisindex VPI-EWU (Euro-Währungsgebiet) zugrunde gelegt, wobei die Erstveröffentlichung des Index durch das Amt für amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaften im EUROSTAT-Monatsbulletin (http://www.ec.europa.eu/eurostat/ ) maßgebend ist.

Die Anpassung erfolgt nach folgender Formel:

Pr = Po (Ir/Io)

Dabei sind

Pr = angepasster Preis;Po = Preis im ursprünglichen Angebot;Io = Index des Monats, in dem die Bindefrist des Angebots abläuft;Ir = Index des Monats, in dem das Schreiben mit dem Antrag auf Preisanpassung

eingegangen ist.

I.3.4. Über den im Auftragsschein oder spezifischen Einzelvertrag festgesetzten Gesamtpreis hinaus werden Reise- und Aufenthaltskosten sowie Versandkosten des Auftragnehmers nach Artikel II.7 erstattet, genauso wie die sonstigen in der Leistungsbeschreibung für die Dauer der Durchführung des Vertrags vorgesehenen Ausgaben. Das in Artikel II.7.4 Buchstabe d) vorgesehene Tagegeld richtet sich nach

345

Anhang IV. Außerdem werden die Unterbringungskosten nach Artikel II.7.1 bis zu dem in Anhang III festgelegten Höchstbetrag erstattet.

ARTIKEL I.4 – DURCHFÜHRUNG DES VERTRAGS

Jede Anmeldung zum Leistungsbezug eines bestimmten Produkts oder einer bestimmten Dienstleistung ist Gegenstand einer schriftlichen Anfrage der Europäischen Kommission beim Auftragnehmer, auf die der ausgewählte Auftragnehmer ein detailliertes Angebot vorlegen muss. Der Auftragnehmer verfügt ab dem Zeitpunkt der Versendung der Anfrage durch die Kommission über die in ihrer Anfrage festgelegte Anzahl von Werktagen (in der Regel zwischen zehn und 20 Werktagen, je nach Komplexität der Arbeiten), um sein Angebot vorzulegen.

Ist der Auftragnehmer nicht verfügbar, so teilt er der Kommission die Gründe für seine Absage binnen fünf Tagen mit; die Kommission ist dann berechtigt, die Anfrage dem nächsten Auftragnehmer auf der Liste zuzuleiten.

Ebenso gilt der Auftragnehmer bei Nichteinhaltung der Frist oder im Fall von Meinungsverschiedenheiten über das Angebot, die selbst nach Erörterungen und Verhandlungen noch nicht ausgeräumt sind, als nicht verfügbar, und die Kommission ist dann berechtigt, die Anfrage dem nächsten Auftragnehmer auf der Liste zuzuleiten.

Binnen zehn Werktagen nach dem Tag, an dem die Kommission dem Auftragnehmer einen Auftragsschein bzw. spezifischen Vertrag übermittelt hat, muss dieser ordnungsgemäß unterzeichnet und datiert wieder bei der Kommission eingehen. Bei Nichteinhaltung dieser Frist gilt der Auftragnehmer als nicht verfügbar, und die Kommission ist dann berechtigt, die Anfrage dem nächsten Auftragnehmer auf der Liste zuzuleiten.

ARTIKEL I.5 – ZAHLUNGSFRISTEN

Die vertraglichen Zahlungen erfolgen nach Maßgabe von Artikel II.4. Die Zahlungen erfolgen nur, wenn der Auftragnehmer bei Vorlage der Rechnung sämtliche Vertragspflichten erfüllt hat. Neue Rechnungen dürfen nicht eingereicht werden, wenn Rechnungen für frühere Auftragsscheine oder spezifische Verträge wegen Nicht- oder Schlechterfüllung nicht bezahlt wurden.

I.5.1 Vorfinanzierung

Bei Auftragsscheinen oder spezifischen Einzelverträgen, deren Gesamtauftragswert unter 40 000 EUR liegt, gibt es keine Vorfinanzierung.

Bei Auftragsscheinen oder spezifischen Einzelverträgen, deren Gesamtauftragswert 40 000 EUR oder mehr beträgt, gilt Folgendes:

Der Auftragnehmer kann eine Vorfinanzierung in Höhe von 30 % des Gesamtpreises der betreffenden Dienstleistung verlangen, mit Ausnahme etwaiger Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers und etwaiger unvorhergesehener Ausgaben.

I.5.2 Zwischenzahlungen

346

Bei Auftragsscheinen oder spezifischen Einzelverträgen, deren Gesamtauftragswert unter 40 000 EUR liegt, gibt es keine Zwischenzahlungen.

Bei Auftragsscheinen oder spezifischen Einzelverträgen, deren Gesamtauftragswert 40 000 EUR oder mehr beträgt, gilt Folgendes:

Für eine Dienstleistung mit einer Ausführungszeit von unter sechs Monaten gibt es keine Zwischenzahlungen.

Für eine Dienstleistung mit einer Ausführungszeit von sechs Monaten oder mehr kann der Auftragnehmer eine Zwischenzahlung von 30 % des Gesamtauftragswertes der betreffenden Dienstleistung verlangen, mit Ausnahme etwaiger Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers und etwaiger unvorhergesehener Ausgaben.

Anträge des Auftragnehmers auf Zwischenzahlungen sind zulässig, wenn ihnen entweder ein gemäß den Anweisungen des Auftragsscheins oder des spezifischen Einzelvertrags erstellter Zwischenbericht über die technische Durchführung oder eine Annahmebestätigung der Europäischen Kommission für die jeweilige Dienstleistung beiliegt.

Beim Bericht über die technische Durchführung verfügt die Europäische Kommission über eine Frist von 20 Tagen ab Eingang des Berichts, um diesen zu genehmigen oder abzulehnen; der Auftragnehmer verfügt über eine Frist von 10 Tagen, um zusätzliche Informationen oder einen neuen Bericht vorzulegen.

Binnen 30 Tagen nach der Genehmigung des Berichts oder der Annahme der Dienstleistung durch die Europäische Kommission erfolgt die Zwischenzahlung in Höhe von 30 % des im Auftragsschein oder im spezifischen Einzelvertrag festgelegten Gesamtbetrags für die betreffenden Dienstleistung, mit Ausnahme etwaiger Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers und etwaiger unvorhergesehener Ausgaben.

I.5.3 Zahlung des Restbetrags

Die Zahlung des Restbetrags erfolgt nach der Ausführung der Dienstleistung durch den Auftragnehmer und nach ihrer Annahme durch die Europäische Kommission, und zwar binnen 30 Tagen nach Eingang des Antrags des Auftragnehmers auf Zahlung.

Antrage des Auftragnehmers auf Zahlung des Restbetrags sind zulässig, wenn ihnen Folgendes beiliegt:

entweder ein gemäß den Anweisungen des Auftragsscheins oder des spezifischen Einzelvertrags erstellter Abschlussbericht über die technische Durchführung oder eine Annahmebestätigung der Europäischen Kommission für die jeweilige Dienstleistung;

eine Aufstellung der erstattungsfähigen Ausgaben gemäß Artikel II.7 des Rahmenvertragsentwurfs;

die betreffenden Rechnungen, auf denen die Referenznummern des Rahmenvertrags und des Auftragsscheins bzw. des spezifischen Einzelvertrags angegeben sind, denen sie zuzuordnen sind.

347

Beim Bericht über die technische Durchführung verfügt die Europäische Kommission über eine Frist von 20 Tagen ab Eingang des Berichts, um diesen zu genehmigen oder abzulehnen; der Auftragnehmer verfügt über eine Frist von 10 Tagen, um zusätzliche Informationen oder einen neuen Bericht vorzulegen.

Binnen 30 Tagen nach der Genehmigung des Berichts oder der Annahme der Dienstleistung durch die Europäische Kommission erfolgt die Zahlung des für die eingereichten Rechnungen noch ausstehenden Restbetrags.

[Für Auftragnehmer, die ihren Sitz in Belgien haben, gilt der Vertrag als Antrag auf Befreiung von der Umsatzsteuer (MwSt.) Nr. 450, sofern auf der Rechnung/den Rechnungen des Auftragnehmers der Vermerk „Befreiung von der Mehrwertsteuer nach Artikel 42 Absatz 3.3 des Mehrwertsteuergesetzbuchs“ oder ein gleichwertiger Vermerk in französischer oder niederländischer Sprache angebracht wird.]

[Für Auftragnehmer, die ihren Sitz in Italien haben, gilt der Vertrag als Antrag auf Befreiung von der Umsatzsteuer (MwSt.), sofern auf der Rechnung/den Rechnungen des Auftragnehmers der Vermerk „Operazione non imponibile ai sensi dell'articolo 72, comma 3) paragrafo 3 del D.P.R. n. 633 del 26/10/1972 come modificato da ultimo dal D.L. n. 323 del 20/06/1996 convertito in Legge n. 425 dell'8/8/1996“ angebracht wird.

I.5.4 Finanzgarantie

Bei einer Vorfinanzierung von über 150 000 EUR (einhundertfünfzigtausend Euro) ist eine von einer Bank, einem zugelassenen Finanzinstitut oder einem Dritten zugunsten der Europäischen Kommission ausgestellte Finanzgarantie in Höhe des vorfinanzierten Betrags zu leisten (Anhang V).

ARTIKEL I.6 - BANKKONTO

Die Zahlungen erfolgen auf folgendes Euro-Konto des Auftragnehmers:

Name der Bank: [….zu ergänzen]Anschrift der kontoführenden Zweigstelle: [….zu ergänzen]Genaue Bezeichnung des Kontoinhabers: [….zu ergänzen]Vollständige Kontonummer einschließlich der Bankcodes: [….zu ergänzen]IBAN-Code des Kontos: [….zu ergänzen]

ARTIKEL I.7 – ALLGEMEINE VERWALTUNGSBESTIMMUNGEN

Alle Mitteilungen im Zusammenhang mit dem Vertrag haben zu ihrer Wirksamkeit schriftlich und unter Angabe der Vertragsnummer sowie der Nummer des Auftragsscheins bzw. des spezifischen Einzelvertrags zu erfolgen. Nicht eingeschriebene Schriftstücke gelten als zu dem Zeitpunkt bei der Kommission eingegangen, zu dem die unten angegebene zuständige Abteilung das jeweilige Schreiben registriert hat. Mitteilungen sind an folgende Anschrift zu richten:

An die Kommission:

Europäische Kommission

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Generaldirektion "Justiz, Freiheit und Sicherheit"Direktion "Allgemeine Angelegenheiten"Referat " Information und Kommunikation "z.Hd. des ReferatsleitersBüro: LX 46 7/811049 BrüsselBelgien

An den Auftragnehmer:

Herrn/Frau […][Funktion][Firmenname][Vollständige Anschrift]

ARTIKEL I.8 – ANWENDBARES RECHT UND GERICHTSSTAND

I.8.1 Dieser Vertrag unterliegt dem materiellen Recht Belgiens.

I.8.2. Für alle Streitigkeiten zwischen den Vertragsparteien über die Auslegung oder Anwendung dieses Vertrags, die nicht gütlich beigelegt werden können, sind die Gerichte von Brüssel zuständig.

ARTIKEL I.9 - DATENSCHUTZ

Alle im Vertrag enthaltenen personenbezogenen Daten werden gemäß der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr bearbeitet. Die Bearbeitung dieser Daten erfolgt einzig und allein zum Zweck der Erfüllung, der Verwaltung und des ‚Follow-up’ des Vertrags durch die für die Verarbeitung verantwortliche Stelle der Generaldirektion "Justiz, Freiheit und Sicherheit" (GD JLS). Sie können jedoch den Stellen, die nach Maßgabe des Gemeinschaftsrechts Überwachungs- oder Überprüfungsaufgaben wahrnehmen, übermittelt werden. Der Auftragnehmer hat Zugang zu seinen persönlichen Daten und das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten zu fordern. Fragen in Zusammenhang mit der Bearbeitung der personenbezogenen Daten sind an die für die Verarbeitung verantwortliche Stelle der Generaldirektion "Justiz, Freiheit und Sicherheit" (GD JLS) zu richten. Der Auftragnehmer kann sich jederzeit an den Europäischen Datenschutzbeauftragen wenden: (http://www.cc.cec/dataprotectionofficer/).

ARTIKEL I.10 – KÜNDIGUNG DURCH EINE VERTRAGSPARTEI

Jede Vertragspartei kann den Vertrag unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von 2 Monaten nach eigenem Ermessen und ohne Schadensersatzpflicht kündigen. Kündigt die Kommission den Vertrag, hat der Auftragnehmer lediglich Anspruch auf eine anteilige Vergütung entsprechend den vor der Kündigung in Auftrag gegebenen Dienstleistungen. Bei Erhalt des Kündigungsschreibens hat der Auftragnehmer alle erforderlichen Maßnahmen zu treffen, um die Ausgaben möglichst gering zu halten, Schäden zu vermeiden und von ihm selbst eingegangene Verpflichtungen zu annullieren oder deren Umfang zu reduzieren. Er hat binnen 60 Tagen nach dem Wirksamwerden der Kündigung die in den Besonderen

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Bedingungen vorgesehenen Berichte und Unterlagen für die bis zum Wirksamwerden der Kündigung erbrachten Leistungen zu erstellen.

ARTIKEL I.11 – SONSTIGE BESONDERE BEDINGUNGEN

I.11.1 Vertragsstrafen

Erfüllt der Auftragnehmer seine vertraglichen Dienstleistungspflichten nicht binnen der in den Auftragsscheinen bzw. den spezifischen Einzelverträgen vorgesehenen Fristen oder handelt es sich bei der erbrachten Dienstleistung um einen Fall der Schlechterfüllung, so werden Vertragsstrafen gemäß den folgenden Modalitäten verhängt.

Im Fall der Nichteinhaltung der Fristen

wird eine Geldstrafe nach Maßgabe folgender Formel verhängt:

[0,5 % des Gesamtwertes der Dienstleistung] X [Anzahl der Werktage der Säumnis].

Insgesamt darf die Vertragsstrafe im Fall der Fristüberschreitung jedoch einen Höchstbetrag von 20 % des Auftragswertes gemäß Auftragsschein bzw. spezifischem Einzelvertrag nicht übersteigen. Diese Vertragsstrafen werden ohne vorherige Mahnung mit Eintritt der Säumnis fällig.

Im Fall der Schlechterfüllung

bei der Erbringung der Dienstleistungen kann die Europäische Kommission nach der zweiten Vorlage/Vorstellung die Ausführung des Auftragsscheins oder des spezifischen Einzelvertrags mit dem unzuverlässigen Auftragnehmer abbrechen und den zweiten Auftragnehmer auf der Liste mit dem Auftrag betrauen, danach gegebenenfalls und nach demselben Verfahren den dritten Auftragnehmer. In diesem Fall ist der unzuverlässige Auftragnehmer verpflichtet, sämtliche Zahlungen, die er in Ausführung des Auftragsscheins oder des spezifischen Einzelvertrags bereits erhalten hat, zurückzuzahlen.

I.11.2 Aussetzung der Auftragsvergabe

Die Europäische Kommission kann die Auftragsvergabe an den unzuverlässigen Auftragnehmer unter bestimmten Umständen aussetzen.

Hat ein Auftragnehmer Dienstleistungen mit einer Verspätung bezüglich der im Auftragsschein oder im spezifischen Einzelvertrag festgelegten Frist erbracht, die sich nachteilig auf die Ergebnisse der in Auftrag gegebenen Aktion auswirkt, und ist diese Verspätung nicht den Dienststellen der Europäischen Kommission anzulasten, oder wurde bei diesem Auftragnehmer mindestens zweimal eine Schlechterfüllung bezüglich der Ausführung eines Auftragsscheins oder eines spezifischen Einzelvertrags festgestellt, so kann die Europäische Kommission die Auftragsvergabe der nächsten drei Dienstleistungen an diesen Auftragnehmer ohne Weiteres mittels eingeschriebenen Briefes aussetzen.

350

II – ALLGEMEINE BEDINGUNGEN

ARTIKEL II.1 - VERTRAGSERFÜLLUNG

II.1.1 Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Vertrag fachgerecht auszuführen. Der Auftragnehmer allein haftet für die Einhaltung der ihm insbesondere auf Grund arbeits-, steuer- und sozialrechtlicher Bestimmungen obliegenden rechtlichen Verpflichtungen.

II.1.2 Der Auftragnehmer besorgt in eigener Verantwortung die Genehmigungen bzw. Lizenzen, die nach dem am Erfüllungsort geltenden Recht für die Vertragserfüllung erforderlich sind.

II.1.3 Unbeschadet von Artikel II.3 betrifft jede Bezugnahme auf die Mitarbeiter des Auftragnehmers in diesem Vertrag ausschließlich Personen, die an der Vertragserfüllung beteiligt sind.

II.1.4 Der Auftragnehmer setzt zur Vertragserfüllung ausschließlich Mitarbeiter ein, die die erforderlichen beruflichen Qualifikationen und Erfahrungen für die Ausführung des ihm erteilten Auftrags besitzen.

II.1.5 Der Auftragnehmer darf die Kommission weder vertreten noch durch sein Auftreten den Anschein erwecken, dies sei der Fall. Der Auftragnehmer stellt Dritten gegenüber klar, dass er nicht dem Europäischen Öffentlichen Dienst angehört.

II.1.6 Der Auftragnehmer allein haftet für das zur Auftragsausführung eingesetzte Personal.

Der Auftragnehmer regelt das Beschäftigungs- oder Dienstverhältnis zu seinen Mitarbeitern wie folgt:

Die Mitarbeiter, die den dem Auftragnehmer erteilten Auftrag ausführen, dürfen keine unmittelbaren Weisungen von der Kommission entgegennehmen,

Die Kommission fungiert in keinem Fall als Arbeitgeber der Mitarbeiter. Die Mitarbeiter können aus der vertraglichen Beziehung zwischen Kommission und Auftragnehmer keinerlei Rechte gegenüber der Kommission ableiten.

II.1.7 Bei Störungen oder Zwischenfällen infolge von Handlungen eines in den Räumlichkeiten der Kommission arbeitenden Mitarbeiters des Auftragnehmers, oder wenn die Erfahrung und/oder fachliche Befähigung eines Mitarbeiters des Auftragnehmers nicht dem aufgrund des Vertrags erforderlichen Profil entspricht, ersetzt der Auftragnehmer den betreffenden Mitarbeiter unverzüglich. Die Kommission kann mit entsprechender Begründung den Ersatz eines Mitarbeiters des Auftragnehmers verlangen. Das Ersatzpersonal muss über die erforderlichen Qualifikationen verfügen und in der Lage sein, den Vertrag unter denselben Bedingungen zu erfüllen. Der Auftragnehmer haftet für jede Verzögerung bei der Auftragsausführung, die sich daraus ergibt, dass ein Mitarbeiter nach Maßgabe dieses Artikels ersetzt wird

351

II.1.8 Wird die Auftragsausführung mittelbar oder unmittelbar durch unvorhergesehene Ereignisse, Handlungen oder Unterlassungen teilweise oder vollständig behindert, so hat der Auftragnehmer dies umgehend von sich aus festzustellen und der Kommission schriftlich zu melden. In der Meldung ist die Ursache zu beschreiben und anzugeben, wann das Problem eingetreten ist. Außerdem ist mitzuteilen, welche Abhilfemaßnahmen der Auftragnehmer ergriffen hat, um seinen vertraglichen Verpflichtungen in vollem Umfang nachzukommen. Der Auftragnehmer bemüht sich vorrangig um die Lösung des Problems und nicht um die Klärung der Haftungsfrage.

II.1.9 Erfüllt der Auftragnehmer seine vertraglichen Pflichten nicht nach Maßgabe des Vertrags, kann die Kommission - unbeschadet ihres Rechts, den Vertrag zu kündigen – im Verhältnis zum entstandenen Schaden Zahlungen kürzen oder bereits ausgezahlte Beträge zurückfordern. Außerdem kann die Kommission gemäß Artikel II.16 Vertragsstrafen verhängen oder einen pauschalierten Schadensersatz verlangen.

ARTIKEL II. 2 – HAFTUNG

II.2.1 Die Kommission kann nicht für Schäden haftbar gemacht werden, die dem Auftragnehmer bei der Vertragserfüllung entstehen, es sei denn diese Schäden sind auf ein vorsätzlich regelwidriges oder grob fahrlässiges Verhalten der Kommission zurückzuführen.

II.2.2 Der Auftragnehmer haftet für alle von ihm bei der Vertragserfüllung, einschließlich der im Rahmen der Erteilung von Unteraufträgen gemäß Artikel II.13 verursachten Verluste und Schäden. Die Kommission kann nicht für Handlungen oder Unterlassungen des Auftragnehmers bei der Vertragserfüllung haftbar gemacht werden.

II.2.3 Führt ein durch den Auftragnehmer bei der Ausführung des Vertrags verursachter Schaden dazu, dass ein Dritter gegen die Kommission vorgeht, Ansprüche gegen sie geltend macht oder ein Verfahren gegen sie anstrengt, so ersetzt der Auftragnehmer der Kommission den hieraus entstehenden Schaden.

II.2.4 Erhebt ein Dritter im Zusammenhang mit der Vertragserfüllung Klage gegen die Kommission, leistet der Auftragnehmer der Kommission Beistand. Die Kommission kann gegebenenfalls die dem Auftragnehmer dadurch entstehenden Kosten tragen.

II.2.5 Der Auftragnehmer schließt die nach dem maßgeblichen Recht erforderlichen Versicherungen zur Deckung von Risiken und Schäden bei der Vertragserfüllung ab. Er schließt eine angemessene, den Gepflogenheiten in seinem Wirtschaftszweig entsprechende Zusatzversicherung ab. Der Kommission erhält auf Wunsch eine Kopie der jeweiligen Versicherungspolicen.

ARTIKEL II.3 - INTERESSENKONFLIKT

II.3.1 Der Auftragnehmer trifft alle nötigen Vorkehrungen, um eine Situation zu vermeiden, die eine unparteiische und objektive Vertragserfüllung beeinträchtigen könnte. Ein derartiger Interessenkonflikt kann sich insbesondere aus einem wirtschaftlichen Interesse, politischer Affinität oder nationalen Bindungen, familiären oder freundschaftlichen Beziehungen sowie sonstigen Bindungen oder

352

Interessengemeinschaften ergeben. Entstehen im Zuge der Vertragserfüllung Interessenkonflikte, so sind diese der Kommission unverzüglich schriftlich mitzuteilen. Der Auftragnehmer trifft alle nötigen Vorkehrungen, um diese Interessenkonflikte zu beenden.Die Kommission behält sich vor, die in diesem Zusammenhang getroffenen Maßnahmen des Auftragnehmers auf ihre Angemessenheit hin zu prüfen und erforderlichenfalls zusätzliche Maßnahmen zu verlangen, für deren Durchführung sie eine Frist setzt. Der Auftragnehmer trägt dafür Sorge, dass Mitarbeiter und Geschäftsleitung nicht in eine Situation geraten, die zu einem Interessenkonflikt führen könnte. Unbeschadet von Artikel II.1 ersetzt der Auftragnehmer umgehend und ohne jegliche Entschädigung durch die Kommission jeden Mitarbeiter, der sich in einer derartigen Situation befindet.

II.3.2 Der Auftragnehmer meidet Kontakte, die seine Unabhängigkeit beeinträchtigen könnten.

II.3.3 Der Auftragnehmer erklärt, dass

er keine Angebote gleich welcher Art gemacht hat und auch in Zukunft nicht machen wird, aus denen sich ein Vorteil im Rahmen dieses Vertrags ableiten lässt;

er weder mittelbar noch unmittelbar als Anreiz oder Entgelt für die Vergabe des Auftrags oder seine Erfüllung finanzielle Vorteile oder eine Sachleistung gewährt, erhalten, zu erhalten versucht oder angenommen hat, die als rechtswidriges Verhalten oder Bestechung bzw. Bestechlichkeit anzusehen sind, und dies auch in Zukunft nicht tun wird.

II.3.4 Der Auftragnehmer gibt schriftlich alle einschlägigen Verpflichtungen an seine Mitarbeiter, die Geschäftsleitung sowie die an der Vertragserfüllung beteiligten Dritten weiter. Er übermittelt der Kommission auf ihren Wunsch eine Kopie der Weisungen und eingegangenen Verpflichtungen.

ARTIKEL II. 4 – FAKTURIERUNG UND ZAHLUNGEN

II.4.1 Vorfinanzierung

Ist in Artikel I.5.1 eine Sicherheitsleistung vorgesehen, leistet der Auftragnehmer zur Deckung der vertraglich vorgesehenen Vorfinanzierung eine von einer Bank oder einen zugelassenen Finanzinstitut (dem Bürgen) gestellte Bankbürgschaft oder gleichwertige Sicherheit in Höhe des in vorgenanntem Artikel angegebenen Betrags. Diese Sicherheit kann auch in Form einer selbstschuldnerischen Bürgschaft eines Dritten gestellt werden.

Auf Verlangen der Kommission zahlt ihr der Bürge einen Betrag in Höhe der Zahlungen, die von der Kommission an den Auftragnehmer geleistet wurden, für die dieser aber noch keine entsprechende Gegenleistung erbracht hat.

Der Bürge leistet auf erste Anforderung und verzichtet gegenüber der Kommission auf die Einrede der Vorausklage gegen den Hauptschuldner (den Auftragnehmer).

In der Bürgschaftserklärung ist festzulegen, dass sie spätestens ab dem Tag gilt, an dem der Auftragnehmer die Vorfinanzierung erhält. Die Kommission befreit den

353

Bürgen von seinen Verpflichtungen, sobald der Auftragnehmer nachweist, dass er die der Vorfinanzierung entsprechenden Leistungen erbracht hat. Die Sicherheit wird zurückbehalten, bis die Vorfinanzierung mit den Zwischenzahlungen oder dem Restbetrag verrechnet worden ist. Sie wird in dem darauf folgenden Monat freigegeben. Die Kosten für diese Sicherheitsleistung sind vom Auftragnehmer zu tragen.

II.4.2 Zwischenzahlungen

Nach Ablauf der Fristen in Anhang I übermittelt der Auftragnehmer der Kommission einen förmlichen Zahlungsantrag, dem er nach Maßgabe der Besonderen Bedingungen folgende Unterlagen beifügt:

einen Zwischenbericht über die technische Durchführung, der entsprechend den Anweisungen in Anhang I erstellt wird;

die betreffenden Rechnungen, auf denen die Nummer des Vertrags und des jeweiligen Auftragsscheins bzw. des spezifischen Einzelvertrags angegeben ist, dem sie zuzuordnen sind;

eine Aufstellung der nach Artikel II.7 erstattungsfähigen Ausgaben.

Ist die Vorlage des Berichts Zahlungsvoraussetzung, verfügt die Kommission ab seinem Eingang über die in den Besonderen Bedingungen genannte Frist, um

den Bericht zu genehmigen, wobei sie gegebenenfalls Bemerkungen bzw. Vorbehalte anbringen oder diese Frist aussetzen und zusätzliche Informationen anfordern kann, oder

den Bericht abzulehnen und einen neuen Bericht zu verlangen.

Äußert sich die Kommission binnen dieser Frist nicht, so gilt der Bericht als genehmigt. Mit der Genehmigung des Berichts wird weder dessen Ordnungsmäßigkeit noch die Echtheit, Vollständigkeit und Richtigkeit der darin enthaltenen Erklärungen und Informationen bestätigt.

Verlangt die Kommission einen neuen Bericht, weil sie den zunächst vorgelegten Bericht ablehnt, ist ihr der neue Bericht innerhalb der in den Besonderen Bedingungen genannten Frist zu übermitteln. Die oben genannten Bestimmungen finden auch auf den neuen Bericht Anwendung.

II.4.3 Zahlung des Restbetrags

Binnen sechzig Tagen nach Abschluss der im jeweiligen Auftrag oder spezifischen Einzelvertrag aufgeführten Leistungen übermittelt der Auftragnehmer der Kommission einen förmlichen Zahlungsantrag, dem er nach Maßgabe der Besonderen Bedingungen folgende Unterlagen beifügt:

den Abschlussbericht über die technische Durchführung, der entsprechend den Anweisungen in Anhang I erstellt wird;

die betreffenden Rechnungen, auf denen die Nummer des Vertrags und des jeweiligen Auftrags oder des spezifischen Einzelvertrags angegeben ist, dem sie zuzuordnen sind;

354

eine Aufstellung der nach Artikel II.7 erstattungsfähigen Ausgaben.

Ist die Vorlage des Berichts Zahlungsvoraussetzung, verfügt die Kommission ab seinem Eingang über die in den Besonderen Bedingungen genannte Frist, um

den Bericht zu genehmigen, wobei sie gegebenenfalls Bemerkungen bzw. Vorbehalte anbringen oder diese Frist aussetzen und zusätzliche Informationen anfordern kann, oder

den Bericht abzulehnen und einen neuen Bericht zu verlangen.

Äußert sich die Kommission binnen dieser Frist nicht, so gilt der Bericht als genehmigt. Mit der Genehmigung des Berichts wird weder dessen Ordnungsmäßigkeit noch die Echtheit, Vollständigkeit und Richtigkeit der darin enthaltenen Erklärungen und Informationen bestätigt.

Verlangt die Kommission einen neuen Bericht, weil sie den zunächst vorgelegten Bericht ablehnt, ist ihr der neue Bericht innerhalb der in den Besonderen Bedingungen genannten Frist zu übermitteln. Die oben genannten Bestimmungen finden auch auf den neuen Bericht Anwendung.

ARTIKEL II.5 – ZAHLUNGEN – ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN

II.5.1 Eine Zahlung gilt als an dem Tag geleistet, an dem das Bankkonto der Kommission belastet wird.

II.5.2 Die Kommission kann die Zahlungsfristen in Artikel I.5 jederzeit aussetzen, sofern sie dem Auftragnehmer mitteilt, dass sie seinem Zahlungsantrag nicht stattgeben kann, weil die Zahlung nicht fällig ist oder die erforderlichen Belege nicht ordnungsgemäß beigefügt sind. Bezweifelt die Kommission die Erstattungsfähigkeit der im Zahlungsantrag angegebenen Ausgaben, kann sie die Zahlungsfrist aussetzen, um weitere Überprüfungen, insbesondere Kontrollen vor Ort, vorzunehmen und sich vor Leistung der Zahlung von der Erstattungsfähigkeit der Ausgaben zu überzeugen.

Die Kommission benachrichtigt den Auftragnehmer davon durch Einschreiben mit Rückschein oder auf gleichwertige Art. Die Aussetzung ist ab dem Tag wirksam, an dem die Kommission diese Mitteilung absendet. Die in Artikel I.5 genannte Frist läuft weiter, sobald die Aussetzung aufgehoben ist.

II.5.3 Bei verspäteter Zahlung kann der Auftragnehmer binnen zwei Monaten nach Eingang der Zahlung Verzugszinsen fordern. Diese werden berechnet zu dem von der Europäischen Zentralbank für ihre jüngsten Hauptrefinanzierungsgeschäfte zugrunde gelegten Zinssatz („Referenzzinssatz“) zuzüglich sieben Prozentpunkten („Marge“). Maßgeblich ist der am ersten Kalendertag des Fälligkeitsmonats geltende Referenzzinssatz, der im Amtsblatt der Europäischen Union, Reihe C, veröffentlicht wird. Die Verzugszinsen fallen an für den Zeitraum ab dem ersten Kalendertag nach Ablauf der Zahlungsfrist bis zu dem Kalendertag, an dem die Zahlung erfolgt. Die Aussetzung der Zahlung durch die Kommission gilt nicht als Zahlungsverzug.

ARTIKEL II. 6 – RÜCKFORDERUNG

355

II.6.1 Wurde dem Auftragnehmer mehr ausgezahlt als im Vertrag vorgesehen, oder ist eine Rückforderung nach Maßgabe des Vertrags gerechtfertigt, so zahlt der Auftragnehmer die betreffenden Beträge in Euro entsprechend den von der Kommission festgelegten Modalitäten und Fristen zurück, nachdem er eine entsprechende Zahlungsaufforderung erhalten hat.

II.6.2 Kommt der Empfänger der Zahlungsaufforderung binnen der darin gesetzten Frist nicht nach, so werden Verzugszinsen zu dem in Artikel II.5.3 genannten Zinssatz fällig. Die Zinsen fallen an für den Zeitraum ab dem ersten Kalendertag nach Ablauf der Zahlungsfrist bis zu dem Kalendertag, an dem der geschuldete Betrag vollständig zurückgezahlt ist.

II.6.3 Die Einziehung der der Kommission geschuldeten Beträge kann, wenn es sich dabei um Forderungen handelt, die auf einen Geldbetrag lauten, fällig und einredefrei sind, nach Unterrichtung des Auftragnehmers durch Aufrechnung mit den Forderungen des Auftragnehmers gegen die Gemeinschaften erfolgen, wenn diese ebenfalls auf einen Geldbetrag lauten, fällig und einredefrei sind. Wurde eine Sicherheit geleistet, so kann die Kommission auch die Sicherheit einbehalten.

ARTIKEL II. 7 – ERSTATTUNGEN

II.7.1 Soweit in den Besonderen Bedingungen oder in Anhang I vorgesehen, erstattet die Kommission die Ausgaben, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der Auftragsausführung stehen, gegen Vorlage der Originalbelege, insbesondere von Quittungen und benutzten Fahrkarten.

II.7.2 Etwaige Reise- und Aufenthaltskosten werden auf der Grundlage der kürzesten Reisestrecke erstattet.

II.7.3 Reisekosten werden wie folgt erstattet:

a) Flugreisen bis zu dem am Tag der Reservierung geltenden Höchstpreis für den Flug in der Touristenklasse;

b) Schiffsreisen oder Einsenbahnfahrten bis zum Höchstpreis für eine Reise erster Klasse;

c) Fahrten mit dem PKW zum Preis einer Eisenbahnfahrt erster Klasse für dieselbe Strecke am selben Tag;

d) Reisen an einen Ort außerhalb der Gemeinschaft nach Maßgabe der allgemeinen Bedingungen dieses Artikels, sofern die Kommission der Reise vorab schriftlich zugestimmt hat.

II.7.4 Aufenthaltskosten werden auf der Grundlage eines Tagegeldes wie folgt erstattet:a) Für Reisen über eine Entfernung von bis zu 200 km (Hin- und Rückfahrt) wird kein

Tagegeld gezahlt.b) Tagegeld wird ausschließlich auf Vorlage eines Nachweises gezahlt, in dem die

Anwesenheit der betreffenden Person am Bestimmungsort bestätigt wird.

356

c) Mit dem Tagegeld werden pauschal alle Aufenthaltskosten, einschließlich Unterbringung, Mahlzeiten, Beförderung vor Ort, Versicherungen und Spesen, abgegolten.

d) Falls Anspruch auf Tagegeld besteht, wird der in Artikel I.3. genannte Betrag zugrunde gelegt.

II.7.5 Die Kosten für den Versand von unbegleiteten Ausrüstungsgegenständen und Gepäckstücken werden nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung der Kommission erstattet.

ARTIKEL II. 8 – EIGENTUMSRECHTE AN DEN ERGEBNISSEN – GEISTIGES UND GEWERBLICHES EIGENTUM

Mit Ausnahme etwaiger bereits vor Vertragsabschluss bestehender Rechte sind sämtliche Ergebnisse und Rechte, einschließlich der Urheberrechte und sonstigen Rechte am geistigen oder gewerblichen Eigentum, die im Zuge der Vertragserfüllung erzielt bzw. erworben werden, Eigentum der Gemeinschaft, die ohne geografische oder sonstige Beschränkungen frei über deren Verwendung, Veröffentlichung, Abtretung und Übertragung an Dritte entscheiden kann.

ARTIKEL II. 9 – GEHEIMHALTUNGSPFLICHT

II.9.1. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, Informationen und Unterlagen im Zusammenhang mit der Vertragserfüllung streng vertraulich zu behandeln und weder anderweitig zu verwenden noch an Dritte weiterzugeben. Diese Verpflichtung besteht auch nach Abschluss der Leistungen fort.

II.9.2. Die Mitarbeiter und die Geschäftsleitung des Auftragnehmers verpflichten sich ihm gegenüber, dass sie über sämtliche Informationen, von denen sie bei der Ausführung der Leistungen direkt oder indirekt Kenntnis erhalten, Stillschweigen bewahren und keine Unterlagen oder sonstige, nicht für die Öffentlichkeit bestimmte Informationen an Dritte weitergeben oder zu ihrem eigenen Vorteil bzw. zum Vorteil Dritter verwenden, und zwar auch nicht nach Abschluss der Leistungen.

ARTIKEL II.10 – NUTZUNG, VERBREITUNG UND VERÖFFENTLICHUNG VON INFORMATIONEN

II.10.1 Der Auftragnehmer gestattet der Kommission, alle im Vertrag enthaltenen oder damit zusammenhängenden Informationen zu verarbeiten, zu nutzen und in Medien und sonstigen Informationsquellen zu Zwecken jedweder Art zu verbreiten und zu veröffentlichen. Dies gilt insbesondere für die Identität des Auftragnehmers, den Gegenstand und die Laufzeit des Vertrags, ihren eigenen Finanzierungsbeitrag sowie die erstellten Berichte. Im Falle personenbezogener Daten findet Artikel I.9 Anwendung.

II.10.2 Vorbehaltlich anders lautender Bestimmungen in den Besonderen Bedingungen ist die Kommission nicht verpflichtet, die in Erfüllung des Vertrags vorgelegten Unterlagen oder Informationen zu verbreiten oder zu veröffentlichen. Entscheidet sie sich gegen eine Veröffentlichung, so kann der Auftragnehmer die Unterlagen oder

357

Informationen nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung der Kommission anderweitig verbreiten oder veröffentlichen lassen.

II.10.3 Der Auftragnehmer darf mit dem Vertrag zusammenhängende Informationen nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung der Kommission verbreiten oder veröffentlichen; dabei ist der von der Gemeinschaft gezahlte Finanzierungsbetrag anzugeben. Ferner ist darauf hinzuweisen, dass die geäußerten Auffassungen ausschließlich die Meinung des Auftragnehmers und nicht den offiziellen Standpunkt der Kommission wiedergeben.

II.10.4 Der Auftragnehmer darf Informationen, von denen er im Zuge der Vertragserfüllung Kenntnis erhält, zu anderen Zwecken als der Vertragserfüllung nur nach vorheriger ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung der Kommission verwenden.

ARTIKEL II. 11 – STEUERLICHE BESTIMMUNGEN

II.11.1 Der Auftragnehmer trägt die alleinige Verantwortung für die Einhaltung des anwendbaren nationalen Steuerrechts. Jeder Verstoß hat die Ungültigkeit der vorgelegten Rechnungen zur Folge.

II.11.2 Dem Auftragnehmer ist bekannt, dass die Kommission gemäß Artikel 3 und Artikel 4 des Protokolls über die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen Gemeinschaften grundsätzlich von allen Zöllen, Steuern und Abgaben und damit auch von der Umsatzsteuer (USt.) befreit ist.

II.11.3 Der Auftragnehmer unternimmt alle behördlichen Schritte, um sicherzustellen, dass die zur Vertragserfüllung benötigten Waren und Dienstleistungen von allen Steuern und Abgaben, einschließlich der Umsatzsteuer (USt.), befreit sind.

II.11.4 In den Rechnungen des Auftragnehmers sind der umsatzsteuerliche Ort der Leistung sowie – jeweils gesondert - die Beträge ohne und mit Umsatzsteuer (USt.) anzugeben.

ARTIKEL II. 12 – HÖHERE GEWALT

II.12.1 Unter "höherer Gewalt" sind unvorhersehbare und außergewöhnliche, trotz der gebotenen Sorgfalt unabwendbare Situationen oder Ereignisse zu verstehen, die unabhängig vom Willen der Vertragsparteien eintreten, nicht auf einem Fehler oder einer Fahrlässigkeit einer Vertragspartei oder eines Unterauftragnehmers beruhen und eine der Vertragsparteien daran hindern, eine ihrer vertraglichen Pflichten zu erfüllen. Fehler an Material oder Ausrüstungsgegenständen sowie Verzögerungen bei deren Bereitstellung, Arbeitskonflikte, Streiks oder finanzielle Schwierigkeiten können nur dann als höhere Gewalt geltend gemacht werden, wenn sie unmittelbar Folge eines anerkannten Falls höherer Gewalt sind.

II.12.2 Sieht sich eine der Vertragsparteien mit höherer Gewalt konfrontiert, so unterrichtet sie unbeschadet von Artikel II.1.8 die andere Vertragspartei hiervon unverzüglich durch Einschreiben mit Rückschein oder ein gleichwertiges Schriftstück, wobei sie Art, voraussichtliche Dauer und vorhersehbare Folgen des betreffenden Ereignisses angibt.

358

II.12.3 Es wird keiner Vertragspartei als Verstoß gegen die Pflichten aus dem Vertrag ausgelegt, wenn sie durch höhere Gewalt an der Erfüllung dieser Pflichten gehindert ist. Kann der Auftragnehmer infolge höherer Gewalt seine vertraglichen Pflichten nicht erfüllen, so hat er lediglich Anspruch auf Bezahlung der tatsächlich erbrachten Leistungen.

II.12.4 Die Vertragsparteien ergreifen alle erforderlichen Maßnahmen, um etwaige Schäden möglichst gering zu halten.

ARTIKEL II. 13 - UNTERAUFTRÄGE

II.13.1 Der Auftragnehmer darf ohne vorherige schriftliche Zustimmung der Kommission weder Unteraufträge vergeben noch den Vertrag de facto von einem Dritten erfüllen lassen.

II.13.2 Die Zustimmung der Kommission zur Vergabe von Unteraufträgen entbindet den Auftragnehmer nicht von seinen vertraglichen Pflichten ihr gegenüber. Er allein haftet für die ordnungsgemäße Erfüllung des Vertrags.

II.13.3 Der Auftragnehmer trägt dafür Sorge, dass die Unterauftragsvergabe nicht die Rechte und Sicherheiten beeinträchtigt, die der Kommission aus dem Vertrag, insbesondere nach Artikel II.17, zustehen.

ARTIKEL II. 14 – ABTRETUNG

II.14.1 Der Auftragnehmer darf seine Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag nicht ohne vorherige schriftliche Zustimmung der Kommission ganz oder teilweise an Dritte abtreten.

II.14.2 Erfolgt die Abtretung ohne die Zustimmung gemäß Absatz 1 oder unter Missachtung der an eine Zustimmung geknüpften Auflagen, so kann sie der Kommission nicht entgegengehalten werden und ist ihr gegenüber unwirksam.

ARTIKEL II. 15 – KÜNDIGUNG DURCH DIE KOMMISSION

II.15.1 Die Kommission kann diesen Vertrag, einen noch nicht erledigten Auftrag oder einen spezifischen Einzelvertrag kündigen, wenn

(a) wenn der Auftragnehmer sich im Insolvenzverfahren, in Liquidation oder im gerichtlichen Vergleichsverfahren befindet oder seine gewerbliche Tätigkeit eingestellt hat oder sich aufgrund eines in den einzelstaatlichen Rechts- und Verwaltungsvorschriften vorgesehenen gleichartigen Verfahrens in einer vergleichbaren Lage befindet;

(b) der Auftragnehmer aufgrund eines rechtskräftigen Urteils aus Gründen bestraft worden ist, die seine berufliche Zuverlässigkeit infrage stellen;

359

(c) der Auftragnehmer im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit eine schwere Verfehlung begangen hat, welche die Kommission nachweislich festgestellt hat;

(d) der Auftragnehmer seiner Pflicht zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen, Steuern oder sonstigen Abgaben nach den Rechtsvorschriften des Landes seiner Niederlassung, des Landes des öffentlichen Auftraggebers oder des Landes der Auftragserfüllung nicht nachgekommen ist;

(e) die Kommission den Auftragnehmer ernsthaft des Betrugs, der Korruption oder der Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung oder einer anderen rechtswidrigen, gegen die finanziellen Interessen der Gemeinschaften gerichteten Handlung verdächtigt;

(f) der Auftragnehmer seinen Verpflichtungen nach Artikel II.3 nicht nachkommt;

(g) der Auftragnehmer im Zuge der Mitteilung der von der Kommission für die Teilnahme an der Ausschreibung verlangten Auskünfte falsche Erklärungen abgegeben hat oder die verlangten Auskünfte nicht erteilt hat;

(h) durch rechtliche, finanzielle, technische oder organisatorische Änderungen beim Auftragnehmer die Vertragserfüllung nach Auffassung der Kommission unter Umständen wesentlich beeinträchtigt wird;

(i) die Auftragsausführung nicht tatsächlich binnen fünfzehn Tagen nach dem dafür vorgesehenen Datum begonnen wurde und der vom Auftragnehmer gegebenenfalls vorgeschlagene neue Termin von der Kommission nicht akzeptiert wird;

(j) der Auftragnehmer aus einem von ihm zu vertretenden Grund eine der zur Vertragserfüllung erforderlichen Genehmigungen nicht erhält;

(k) der Auftragnehmer seine vertraglichen Pflichten fortgesetzt in schwerwiegender Weise verletzt, obwohl er mit förmlichem Schreiben über den ihm vorgeworfenen Tatbestand unterrichtet und ihm eine mit Erhalt der förmlichen Mitteilung anlaufende angemessene Frist gesetzt wurde, um Abhilfe zu schaffen.

II.15.2 In einem Fall höherer Gewalt, der gemäß Artikel II.12 mitgeteilt wird, kann jede Vertragspartei den Vertrag kündigen, wenn die Vertragserfüllung nicht für mindestens ein Fünftel des in Artikel I.2.3 festgelegten Zeitraums gewährleistet werden kann.

II.15.3 Vor einer Kündigung gemäß den Buchstaben e), h) oder k) erhält der Auftragnehmer Gelegenheit zur Stellungnahme. Die Kündigung wird an dem Tag wirksam, an dem der Auftragnehmer das Kündigungsschreiben per Einschreiben mit Rückschein erhält, bzw. an dem Tag, der im Kündigungsschreiben angegeben ist.

II.15.4 Rechtswirkungen der Kündigung

360

Kündigt die Kommission den Vertrag, einen noch nicht erledigten Auftrag oder einen spezifischen Einzelvertrag nach Maßgabe dieses Artikels und unbeschadet aller anderen in diesem Vertrag vorgesehenen Maßnahmen, so verzichtet der Auftragnehmer auf jegliche Forderung bezüglich des daraus entstandenen Schadens, einschließlich des wegen der nicht abgeschlossenen Arbeiten entgangenen Gewinns. Ab Erhalt des Kündigungsschreibens trifft der Auftragnehmer alle erforderlichen Maßnahmen, um die Ausgaben so gering wie möglich zu halten, Schäden zu vermeiden und seine Vertragsverhältnisse mit Dritten rückgängig zu machen oder so weit wie möglich zu lösen. Er erstellt binnen sechzig Tagen nach Wirksamwerden der Kündigung die in den Besonderen Bedingungen vorgesehenen Berichte und Unterlagen für die bis zum Wirksamwerden der Kündigung erbrachten Leistungen.

Die Kommission kann für erlittenen Schaden Schadenersatz fordern und die im Rahmen des Vertrags bereits an den Auftragnehmer gezahlten Beträge zurückfordern.

Nach der Kündigung kann die Kommission einen anderen Auftragnehmer damit beauftragen, den Auftrag auszuführen bzw. zu Ende zu führen. Unbeschadet aller sonstigen Rechte und Ansprüche, die ihr aus diesem Vertrag erwachsen, kann sie vom Auftragnehmer die Übernahme aller dadurch entstehenden zusätzlichen Kosten verlangen.

ARTIKEL II.16 – PAUSCHALIERTER SCHADENSERSATZ

Unbeschadet der tatsächlichen oder potenziellen Haftung des Auftragnehmers aufgrund des Vertrags sowie des Kündigungsrechts der Kommission kann die Kommission entscheiden, vom Auftragnehmer bei nicht fristgerechter Erfüllung seiner vertraglichen Verpflichtungen einen pauschalierten Schadensersatz zu verlangen, der sich pro Kalendertag seines Verzugs auf 0,2% des betreffenden Auftragswertes beläuft. Der Auftragnehmer kann gegen die betreffende Entscheidung binnen dreißig Tagen nach dem Tag, an dem ihm diese Entscheidung per Einschreiben mit Rückschein oder durch ein gleichwertiges Schriftstück zugestellt wurde, Einwände erheben. Äußert sich der Auftragnehmer binnen dieser Frist nicht oder nimmt die Kommission ihre Entscheidung binnen dreißig Tagen nach Erhalt seiner Stellungnahme nicht schriftlich zurück, ist der pauschalierte Schadensersatz vollstreckbar. Der pauschalierte Schadensersatz wird nicht gefordert, wenn vorgesehen ist, dass für den Fall des Leistungsverzugs Zinsen zu zahlen sind. Die Kommission und der Auftragnehmer erkennen ausdrücklich an, dass die gemäß diesem Artikel zu zahlenden Beträge einen pauschalierten Schadensersatz und keine Vertragsstrafe darstellen und ein angemessener Ausgleich für die Verluste sind, die erfahrungsgemäß aus einer solchen Vertragsverletzung erwachsen können.

ARTIKEL II.17 – KONTROLLEN UND PRÜFUNGEN

II.17.1 Gemäß Artikel 142 der Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften ist der Rechnungshof befugt, die Unterlagen im Besitz von natürlichen oder juristischen Personen, die Mittel aus dem Haushalt der Europäischen Gemeinschaften erhalten, vom Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung an und bis zu fünf Jahren nach Zahlung des Restbetrags für die letzterbrachte vertragliche Leistung zu prüfen.

361

II.17.2 Die Kommission oder eine externe Stelle ihrer Wahl haben vom Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung an und bis zu fünf Jahren nach Zahlung des Restbetrags für die letzterbrachte vertragliche Leistung in Bezug auf Kontrollen und Rechnungsprüfungen im Zusammenhang mit der Erfüllung der vertraglichen Pflichten die gleichen Rechte wie der Europäische Rechnungshof.

II.17.3 Darüber hinaus kann das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung gemäß der Verordnung (Euratom, EG) Nr.2185/96 des Rates und der Verordnung (EG) Nr.1073/1999 des Europäischen Parlaments und des Rates vom Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung an und bis zu fünf Jahren nach Zahlung des Restbetrags für die letzterbrachte vertragliche Leistung Kontrollen und Prüfungen vor Ort vornehmen.

ARTIKEL II. 18 - VERTRAGSÄNDERUNGEN

Zur Änderung des Vertrags bedarf es einer schriftlichen Vereinbarung zwischen den Vertragsparteien. Diesbezügliche mündliche Absprachen sind für die Vertragsparteien nicht bindend. Auftragsscheine und spezifische Einzelverträge gelten nicht als Vertragsänderung.

ARTIKEL II.19 – AUSSETZUNG DES VERTRAGS

Die Kommission kann unbeschadet ihres Kündigungsrechts jederzeit und aus jedwedem Grund die Ausführung des Vertrags, laufender Aufträge bzw. spezifischer Einzelverträge ganz oder teilweise aussetzen. Die Aussetzung ist ab dem Tag, an dem diese Entscheidung dem Auftragnehmer per Einschreiben mit Rückschein oder auf gleichwertige Art mitgeteilt wird, bzw. ab einem späteren in der Mitteilung genannten Zeitpunkt wirksam. Die Kommission kann den Auftragnehmer danach jederzeit auffordern, die ausgesetzte Auftragsausführung wieder aufzunehmen. Der Auftragnehmer hat im Falle der Aussetzung des Vertrags, eines Auftrags bzw. eines spezifischen Einzelvertrags oder eines Teils davon keinen Anspruch auf Schadensersatz.

362

UNTERSCHRIFTEN

Für den Auftragnehmer:

[Firma/Vorname/Name/Funktion]

Unterschrift[en]: _______________________

Für die Kommission,

Tung-Laï MARGUEDirektor

Unterschrift:_____________________

Brüssel, den [……Datum] Brüssel, den [……Datum]

In zweifacher Ausfertigung in deutscher Sprache.

363

ANHANG IV.3.a: LEISTUNGSBESCHREIBUNG

Anhang IV.3.a des Rahmenvertrags enthält die Leistungsbeschreibung und ist dieser Aufforderung zur Angebotsabgabe beigefügt.

364

ANHANG IV.3.b: ANGEBOT DES AUFTRAGNEHMERS

(einschließlich ausgefülltes Preisverzeichnis)

Anhang IV.3.b des Rahmenvertrags enthält das Angebot des Zuschlagsempfängers.

365

ANHANG IV.3.c: ENTWURF DES SPEZIFISCHEN EINZELVERTRAGS

Spezifischer Einzelvertrag Nr. […] zur Durchführung des Rahmenvertrags Nr. [...]

Die Europäische Gemeinschaft (nachstehend „die Gemeinschaft“), vertreten durch die Kommission der Europäischen Gemeinschaften (nachstehend „die Kommission“), die zur Unterzeichnung dieses Vertrages vertreten wird durch

Herrn Tung-Laï MARGUEDirektorGeneraldirektion "Justiz, Freiheit und Sicherheit"Direktion A: "Allgemeine Angelegenheiten"

einerseits

und

[vollständige Bezeichnung des Auftragnehmers]

[Rechtsform]

[Nummer der Eintragung in das Berufsregister]

[vollständige Geschäftsanschrift]

[Umsatzsteuer-Identifikationsnummer]

(nachstehend "der Auftragnehmer"), der zur Unterzeichnung dieses Vertrags vertreten wird durch

[Name, Vorname und Funktion]

andererseits,

366

VEREINBAREN

Artikel 1: Präambel

1. Mit Datum vom [……Datum] haben die Europäische Kommission und der Auftragnehmer den Rahmenvertrag Nr. [……zu ergänzen] über Dienstleistungen im Bereich Information und Kommunikation unterzeichnet. Mit seiner Unterzeichnung durch die Vertragsparteien wird der vorliegende spezifische Einzelvertrag Bestandteil dieses Rahmenvertrags.

[Falls zutreffend:

2. Mit Datum vom [……Datum] haben die Europäische Kommission und der Auftragnehmer eine Zusatzvereinbarung zum Rahmenvertrag Nr. [……zu ergänzen] unterzeichnet, mit der die Laufzeit dieses Rahmenvertrags um einen Zeitraum von 12 Monaten verlängert wird.]

[Falls zutreffend:

3. Mit Datum vom [……Datum] haben die Europäische Kommission und der Auftragnehmer eine Zusatzvereinbarung zum Rahmenvertrag Nr. [……zu ergänzen] unterzeichnet, mit der im Einzelnen geregelt wird, dass [……zu ergänzen].]

4. Alle Klauseln und Bestimmungen des Rahmenvertrags, die durch die Bestimmungen dieses spezifischen Einzelvertrags weder abgeändert noch für ungültig erklärt werden, finden auf diesen unmittelbar und in vollem Umfang Anwendung.

5. Dieser spezifische Einzelvertrag erstreckt sich auf Los [……zu ergänzen] und basiert auf dem spezifischen Angebot des Auftragnehmers vom [……Datum].

Artikel 2: Vertragsgegenstand

1. Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur Erfüllung der in der schriftlichen Anfrage der Kommission (Anmeldung zum Leistungsbezug, Anhang 1) beschriebenen Aufgaben, auf die der Auftragnehmer dann in seinem spezifischen Angebot (Anhang 2) Bezug genommen hat, und zwar zu den im Rahmenvertrag und in diesem spezifischen Einzelvertrag sowie in ihren Anhängen - die Bestandteile dieser Verträge sind - festgelegten Vertragsbedingungen.

2. Gegenstand dieses spezifischen Einzelvertrags ist der/die/das [……kurze Beschreibung des Vertragszwecks].

Artikel 3: Laufzeit

3. Dieser spezifische Einzelvertrag tritt am Tag seiner Unterzeichnung durch die zuletzt unterzeichnende Partei in Kraft.

4. Die Auftragsausführung darf [Tage/Monate] nicht überschreiten. Die Auftragsausführung beginnt am Tag des Inkrafttretens dieses spezifischen Einzelvertrags. Die Frist für die Auftragsausführung darf nur überschritten werden, wenn die Parteien dies vor Fristablauf schriftlich vereinbaren.

367

[Falls zutreffend:

Artikel 4: Berichte und Unterlagen

Über die vom Auftragnehmer in Erfüllung dieses spezifischen Einzelvertrags wahrgenommenen Aufgaben sind der Europäischen Kommission Berichte vorzulegen, die gemäß den Bestimmungen in Anhang 1 zu erstellen sind.]

[Falls zutreffend:

Artikel 4: Abnahme der Arbeiten

1. Sobald die Dienstleistungen zum Pauschalbetrag erbracht sind, stellt die Europäische Kommission ein Abnahmeprotokoll aus, in dem das Datum der Abnahme der Leistung anzugeben und jeglicher etwaige Vorbehalt gegen die erbrachten Dienstleistungen zu vermerken ist.

2. Enthalten die gelieferten Unterlagen Fehler bzw. Irrtümer, teilt die Kommission dem Auftragnehmer die erkannten Probleme mit und fordert ihn dazu auf, ihr eine berichtigte Fassung vorzulegen.]

Artikel 5: Fakturierung und Zahlungen

5. Die Europäische Kommission verpflichtet sich, dem Auftragnehmer als Gegenleistung für die erbrachten Dienstleistungen und in Erfüllung dieses spezifischen Einzelvertrags einen Betrag in Höhe von maximal [Betrag in Zahlen und in Worten] zu zahlen. Es besteht Einvernehmen darüber, dass der genannte Betrag alle die vom Auftragnehmer in Erfüllung dieses spezifischen Einzelvertrags getätigten Ausgaben mit abdeckt.

6. Über den vorstehend angegebenen Höchstbetrag hinaus werden die Reise- und Aufenthaltskosten sowie die Versandkosten des Auftragnehmers und ferner etwaige unvorhergesehene Ausgaben bis zu einem Betrag in Höhe von insgesamt [Betrag in Zahlen und in Worten] gemäß den im Rahmenvertrag vorgesehenen Modalitäten erstattet.

7. Auf der Rechnung sind die Nummer des Rahmenvertrags und dieses spezifischen Einzelvertrags sowie gegebenenfalls das Dokument über die Abnahme der Leistungen anzugeben.

8. Die Rechnung ist an folgende Anschrift zu richten:

Europäische KommissionGeneraldirektion [Bezeichnung]Referat [Bezeichnung]z.Hd. [Name][Anschrift]B – 1049 Brüssel

Artikel 6: Verwaltungsbestimmungen

368

1. Mit der Durchführung dieses spezifischen Einzelvertrags befasst sind folgende Personen:

In der Europäischen Kommission:

- Verwaltungsfragen: [Name], Generaldirektion [Bezeichnung], [Anschrift], B-1049 Brüssel

- Technische Fragen: [Name], Generaldirektion [Bezeichnung], [Anschrift], B-1049 Brüssel

Beim Auftragnehmer:

- Verwaltungsfragen: [Name] und [Anschrift]

- Technische Fragen: [Name] und [Anschrift]

2. Sämtliche Mitteilungen im Rahmen dieses spezifischen Einzelvertrags müssen schriftlich erfolgen und an die zuständigen Personen gerichtet sein.

Artikel 7: Anhänge

Folgende Dokumente sind diesem spezifischen Einzelvertrag im Anhang beigefügt und Bestandteile dessen:

Anhang 1: Aufgabenbeschreibung – Anfrage der Europäischen Kommission vom [Datum]

Anhang 2: Spezifisches Angebot des Auftragnehmers vom [Datum]

Anhang 3: Rahmenvertrag

UNTERSCHRIFTEN

Für den Auftragnehmer:

[Firma/Vorname/Name/Funktion]

Unterschrift[en]: _______________________

Für die Europäische Kommission:

Tung-Laï MARGUEDirektor

Unterschrift:_____________________

[Brüssel], den [Datum] Brüssel, den [Datum]

In zweifacher Ausfertigung in [deutscher] Sprache.

369

ANHANG IV.3.d: REISE- UND AUFENTHALTSKOSTEN DES AUFTRAGNEHMERS

Siehe Anhang II.3.d) zu Los 1 (S. 103).

370

ANHANG IV.3.e: FINANZGARANTIE

Auszufüllen auf Geschäftspapier mit dem Briefkopf des betreffenden Finanzinstituts 

                                                            Zu Händen der                                                           

Europäischen KommissionGeneraldirektion "Justiz, Freiheit und Sicherheit"Direktion "Allgemeine Angelegenheiten"Referat "Information und Kommunikation"LX 46 7/81B – 1049 Brüssel

                                                            - nachstehend “die Kommission“-  

Betreff:  Garantie Nr.…         Finanzgarantie für die Rückzahlung einer Vorfinanzierung, die zahlbar ist im Rahmen des spezifischen Einzelvertrags Nr. [JLS/…] - [Vertragsbezeichnung] als Bestandteil des Rahmenvertrags Nr. [JLS/…] - "Unterstützung bei der Durchführung von Informations- und Kommunikationsmaßnahmen über die Tätigkeiten der Europäischen Union auf dem Gebiet der Gemeinschaftspolitiken im Allgemeinen und im Bereich Justiz, Freiheit und Sicherheit im Besonderen" – Los 3 "Audiovisuelle Materialien, Veranstaltungen, Kommunikationskampagnen" [die betreffenden Vertragsnummern und Vertragsbezeichnungen sind bei jedem Schriftverkehr anzugeben]

Wir, die Unterzeichneten [……Name und Anschrift des Finanzinstituts], erklären hiermit unwiderruflich, dass wir der Kommission bedingungslos und auf erste Aufforderung als Hauptschuldner für Rechnung von

[……Name und Anschrift des Auftragnehmers],

nachstehend "der Auftragnehmer",

betreffend die Zahlung in Höhe von [Betrag der Vorfinanzierung in Euro in Worten und Zahlen] entsprechend der Finanzgarantie gemäß Artikel I.5.4 des Rahmenvertrags Nr. [JLS/…] - "Unterstützung bei der Durchführung von Informations- und Kommunikationsmaßnahmen über die Tätigkeiten der Europäischen Union auf dem Gebiet der Gemeinschaftspolitiken im Allgemeinen und im Bereich Justiz, Freiheit und Sicherheit im Besonderen" – Los 3 "Audiovisuelle Materialien, Veranstaltungen,

Wird die Finanzgarantie nicht von einer Bank oder einem Finanzinstitut gestellt, so ist der Wortlaut der Garantie den Gegebenheiten anzupassen.

371

Kommunikationskampagnen", der zwischen dem Auftragnehmer und der Kommission geschlossen wurde, nachstehend "der Vertrag", bürgen.

Die Zahlung der Sicherheitsleistung erfolgt unstreitig und ohne dass es eines Gerichtsverfahrens bedürfte auf Eingang Ihrer ersten schriftlichen Aufforderung (durch Einschreiben mit Rückschein), in der erklärt wird, dass der Auftragnehmer eine seiner Vertragspflichten nicht erfüllt hat. Aus keinerlei Gründen werden wir die Zahlung verzögern oder Einreden bzw. Einwendungen gegen die Sicherheitsleistung erheben. Wir benachrichtigen Sie schriftlich, sobald die Zahlung erfolgt ist. Insbesondere erkennen wir an, dass uns keinerlei Änderung der Bestimmungen des Rahmenvertrags, die zwischen der Kommission und dem Auftragnehmer vereinbart wird, aus unserer Verantwortung aus dieser Bürgschaft befreien kann. Wir erklären hiermit unseren Verzicht auf Informationen über jedwede Änderungen, Zusätze oder Modifizierungen zum Rahmenvertrag. Wir nehmen zur Kenntnis, dass diese Bürgschaft solange rechtswirksam bleibt, bis der Teil des Gesamtbetrags des spezifischen Einzelvertrags, den diese Vorfinanzierung ausmacht, durch Zahlungen der Kommission abgegolten ist; und dass die Kommission sich verpflichtet, diese Finanzgarantie binnen 30 Tagen nach diesem Zeitpunkt zurückzugeben. Diese Finanzgarantie unterliegt dem für den Rahmenvertrag geltenden Recht. Jeder Rechtsstreit über diese Finanzgarantie unterliegt ausschließlich der Rechtsprechung der für den Rahmenvertrag zuständigen Gerichte.

Diese Finanzgarantie tritt mit ihrer Unterzeichnung rechtswirksam in Kraft.  

……………………..                                                          …………………………([Ort], den….[Datum]) (Unterschrift(en)81

81 Der (die) Name(n) und die Funktion(en) des (bzw. der) für den Sicherungsgeber unterzeichnenden Person(en) sind in Großbuchstaben zu schreiben.

372

ANHANG IV.3.f: BEVOLLMÄCHTIGUNG

Vereinbarung / Bevollmächtigung

Muster 1

(ZUR BESTIMMUNG EINES UNTERNEHMENS DES UNTERNEHMENSZUSAMMENSCHLUSSES ZUM FEDERFÜHRENDEN UNTERNEHMEN

UND ZUR ERTEILUNG DER ENTSPRECHENDEN VOLLMACHTEN AN DIESES UNTERNEHMEN)

Wir, die Unterzeichneten,

– Unterzeichner 1 (Name, Funktion, Unternehmen, Firmenanschrift, USt.-IdNr.),– Unterzeichner 2 (Name, Funktion, Unternehmen, Firmenanschrift, USt.-IdNr.),– …– Unterzeichner N (Name, Funktion, Unternehmen, Firmenanschrift, USt.-IdNr.),

jeder für sich im Besitz der erforderlichen Geschäftsfähigkeit und Geschäftsführungsbefugnis, um für sein Unternehmen rechtsverbindlich zu handeln,

VEREINBAREN HIERMIT FOLGENDES:

(1) Die Europäische Kommission hat den Rahmenvertrag Nr. … ("den Vertrag") auf der Grundlage des gemeinsamen Angebots, das sie am …/…/… zur Lieferung von/Versorgung mit … und/oder zur Erbringung von Dienstleistungen für … ("die Lieferungen und/oder die Dienstleistungen") eingereicht haben, an das Unternehmen 1, das Unternehmen 2, …, das Unternehmen N ("die Mitglieder des Unternehmenszusammenschlusses") vergeben.

(2) Als Mitunterzeichner des Vertrags gilt für sämtliche Mitglieder des Unternehmenszusammenschlusses:

(a) Sie haften der Europäischen Kommission gesamtschuldnerisch und solidarisch für die Vertragserfüllung.

(b) Sie halten die Bestimmungen und Bedingungen des Vertrags ein und gewährleisten die ordnungsgemäße Ausführung ihres jeweiligen Anteils an den Lieferungen/Versorgungsleistungen und/oder Dienstleistungen.

(3) Zu diesen Zwecken bestimmen die Mitglieder des Unternehmenszusammenschlusses das Unternehmen X zum federführenden Unternehmen. [N.B.: Das federführende Unternehmen muss eines der Mitglieder des Unternehmenszusammenschlusses sein.]

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(4) Die Zahlungen der Europäischen Kommission im Zusammenhang mit den Lieferungen/Versorgungsleistungen und/oder den Dienstleistungen erfolgen auf das Bankkonto des federführenden Unternehmens. [……Einzelheiten zur Bank, deren Anschrift und Kontonummer usw.]

(5) Die Mitglieder des Unternehmenszusammenschlusses erteilen dem federführenden Unternehmen alle erforderlichen Vollmachten, um im Zusammenhang mit den Lieferungen/Versorgungsleistungen und/oder den Dienstleistungen in ihrem Namen und für ihre Rechnung handeln zu können. Diese Bevollmächtigung umfasst insbesondere folgende Aufgaben:

(a) Das federführende Unternehmen unterzeichnet alle vertraglichen Dokumente — einschließlich des Rahmenvertrags, der spezifischen Vereinbarungen und der betreffenden Änderungen — und stellt im Namen und für Rechnung der Mitglieder des Unternehmenszusammenschlusses alle Rechnungen im Zusammenhang mit den Lieferungen/Versorgungsleistungen und/oder den Dienstleistungen aus.

(b) Das federführende Unternehmen handelt als alleiniger Ansprechpartner/einzige Anlaufstelle der Europäischen Kommission im Zusammenhang mit den im Rahmen des Vertrags zu erbringenden Lieferungen/Versorgungsleistungen und/oder Dienstleistungen. Es koordiniert die Bereitstellung der Lieferungen/Versorgungsleistungen und/oder Dienstleistungen für die Europäische Kommission durch die Mitglieder des Unternehmenszusammenschlusses und achtet auf die ordnungsgemäße Anwendung und Durchführung des Vertrags.

Diese Vereinbarung/Bevollmächtigung kann nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Europäischen Kommission geändert werden.

Diese Vereinbarung/Bevollmächtigung tritt außer Kraft, wenn sämtliche Vertragspflichten der Mitglieder des Unternehmenszusammenschlusses gegenüber der Europäischen Kommission im Zusammenhang mit den im Rahmen des Vertrags zu erbringenden Lieferungen/Versorgungsleistungen und/oder Dienstleistungen erfüllt sind. Vor diesem Zeitpunkt können die Parteien diese Vereinbarung nur mit Zustimmung der Kommission außer Kraft setzen.

…[Ort], den …/…/…[Datum] …………………[Unterschriften]

NameFunktionUnternehmen

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