Chương I: Tổng quan về quản trị nhân sự

 

1.1. Khái niệm về quản trị nhân sự 

1.2. Thực trạng và thách thức quản trị nhân sự trong các doanh nghiệp Việt Nam

1.3. Kinh nghiệm quản trị nhân sự trong các công ty vừa và nhỏ ở Châu Á

1.1. Khái niệm về quản trị nhân sự: Kể từ khi hình thành xã hội loài người, con người biết hợp quần thành tổ chức thì vấn đề quản trị bắt đầu xuất hiện. Mỗi hình thái kinh tế xã hội đều gắn liền với một phương thức sản xuất nhất định, xu hướng của quản trị ngày càng phức tạp cùng với sự phát triển ngày càng cao của nền kinh tế xã hội.  Trên thị trường ngày nay, các doanh nghiệp đang đứng trước thách thức phải tăng cường tối đa hiệu quả cung cấp các sản phẩm dịch vụ của mình. Điều này đòi hỏi phải có sự quan tâm tới chất lượng sản phẩm và dịch vụ, tới các phương thức Marketing và bán hàng tốt cũng như các quy trình nội bộ hiệu quả. Các doanh nghiệp hàng đầu thường cố gắng để tạo sự cân bằng giữa tính chất nhất quán và sự sáng tạo. Để đạt được mục tiêu này, họ dựa vào một số tài sản lớn nhất của mình đó là “nguồn nhân lực”. Công tác quản trị nhân sự giúp tìm kiếm, phát triển và duy trì đội ngũ nhân viên và quản lý có chất lượng- những người tham gia tích cực vào sự thành công của công ty. Các tổ chức trông mong vào các nhà chuyên môn về quản trị nhân sự giúp họ đạt được hiệu quả và năng suất cao hơn với một hạn chế về lực lượng lao động. Một trong những yêu cầu chính của quản trị nhân sự là tìm ra đúng người, đúng số lượng và đúng thời điểm trên các điều kiện thỏa mãn cả doanh nghiệp và nhân viên mới. Khi lựa chọn được những người có kỹ năng thích hợp làm việc ở đúng vị trí thì cả nhân viên lẫn công ty đều có lợi. • Khái niệm về nhân lực. Bao gồm tất cả các tiềm năng của con người trong một tổ chức hay xã hội (kể cả những thành viên trong ban lãnh đạo doanh nghiệp) tức là tất cả các thành viên trong doanh nghiệp sử dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng xử và giá trị đạo đức để thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp. 

• Quản trị nhân sự- Một vài quan điểm tiếp cận: “Quản trị nhân sự là tổ hợp toàn bộ mục tiêu, chiến lược và công cụ mà qua đó, các nhà quản trị và nhân viên trong doanh nghiệp dùng làm nền tảng cho cung cách ứng xử để phát triển doanh nghiệp”.Một khái niệm khác: “Quản trị nhân sự là tất cả các hoạt động, chính sách và các quyết định quản lý liên quan và có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và cán bộ công nhân viên của nó. Quản trị nhân sự đòi hỏi phải có tầm nhìn chiến lược và gắn với chiến lược hoạt động của công ty”. Ở đây danh từ “Quản trị” bao gồm các khía cạnh nhân sự liên quan đến cơ cấu, điều hành và phát triển. - Cơ cấu: Xây dựng cách lãnh đạo cho nhân sự, tạo cho nhân sự các hệ thống (phù hợp với các yếu tố bên trong và bên ngoài DN) để điều khiển quá trình. - Điều hành: Nghĩa là chỉ đạo nhân lực trong ý nghĩa điều khiển cung cách ứng xử của nhân viên qua quá trình lãnh đạo nhân viên và chế ngự hệ thống nhân sự - Phát triên: Là cách lãnh đạo để khuyến khích khả năng học hỏi hoàn thiện liên tục việc tạo dựng cơ cấu tổ chức và điều hành tổ chức. Vậy Quản trị nhân sự là gì? Các doanh nghiệp đều có các nguồn lực, bao gồm tiền bạc , vật chất, thiết bị và con người cần thiết để tạo ra hàng hóa và dịch vụ mà doanh nghiệp đưa ra thị trường.Hầu hết các doanh nghiệp đều xây dựng các thủ tục và quy trình về cung cấp nguyên vật liệu và thiết bị nhằm đảm bảo việc cung cấp đầy đủ chúng khi cần thiết. Tương tự như vậy, các doanh nghiệp cần phải quan tâm đến qui trình quản lý con người- một nguồn lực quan trọng của họ. Quản trị nhân sự bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên viên của doanh nghiệp. Mục tiêu chủ yếu của quản trị nhân sự là nhằm đảm bảo đủ số lượng người lao động với mức trình độ và kỹ năng phù hợp, bố trí họ vào đúng công việc, và vào đúng thời điểm để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Như vậy, một câu hỏi đặt ra: ai phụ trách quản trị nhân sự trong quản lý doanh nghiệp? rõ ràng câu trả lời sẽ là: mọi nhà quản lý trong doanh nghiệp. Quản trị nhân sự là đảm bảo có đúng người với kỹ năng và trình độ phù hợp,

vào đúng công việc và vào đúng thời điểm thích hợp để thực hiện mục tiêu của công ty. Nhưng dù ở bất cứ xã hội nào vấn đề mấu chốt của quản trị vẫn là quản trị nhân sự. Một doanh nghiệp dù có nguồn tài chính dồi dào, nguồn tài nguyên vật tư phong phú, hệ thống máy móc thiết bị hiện đại đi chăng nữa cũng sẽ trở nên vô ích, nếu không biết hoặc quản trị kém nguồn tài nguyên nhân sự. Chính cung cách quản trị tài nguyên nhân sự này tạo ra bộ mặt văn hoá của tổ chức, tạo ra bầu không khí có sự đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau hay lúc nào cũng căng thẳng bất ổn định. Nghiên cứu môn quản trị căn bản cho chúng ta nắm được các chức năng cơ bản của quản trị bao gồm: - Chức năng hoạch định - Chức năng tổ chức - Chức năng lãnh đạo - Chức năng kiểm tra Nhiều tác giả coi các chức năng quản trị về hoạch định, tổ chức lãnh đạo và kiểm tra là trung tâm về các cuộc bàn luận về quản trị. Những chức năng hợp thành quá trình quản trị này, quá trình được hợp thành một cách từ từ để một việc nào đó đều liên quan đến quản trị bất kể theo kiểu tổ chức hay ở cấp quản trị nào. Khi luận giải về vấn đề này các nhà quản trị Harold, Koontz và Cyril nói: "Khi hành động theo khả năng quản trị của mình, các chủ tịch, trưởng phòng, đốc công, giám thị, trưởng khoa, giám mục và những người đứng đầu các cơ quan của chính phủ đều làm cùng một việc. Với tư cách nhà quản trị tất cả những người này phần nào đều tiến hành theo công việc được hoàn thành cùng với con người và thông qua con người. Với tư cách nhà quản trị, mỗi người trong số họ lúc này hay lúc khác đều phải được thực hiện những nhiệm vụ đặc trưng của những nhà quản trị". Thậm chí một quản trị gia được việc cũng sử dụng các chức năng quản trị này, mặc dù trong nhiều trường hợp các chức năng này cũng được sử dụng theo trực giác. Hoạch định bao hàm một việc thiết lập các mục tiêu và đối tượng đối với tổ chức và phát triển các biểu đồ công việc cho thấy những mục tiêu và đối tượng đó được hoàn thành như thế nào. Khi kế hoạch đã được hình thành thì việc tổ chức trở nên quan trọng. Chức năng này bao hàm việc kết hợp các nguồn lực với nhau là con người, vốn và thiết bị một cách hiệu quả nhất để hoàn thành mục tiêu. Do vậy tổ chức bao hàm nhiều việc kết hợp các nguồn lực. Vì vậy, quản trị nhân sự chính là việc thực hiện chức năng tổ chức của quản

trị căn bản. bao gồm các nội dung cơ bản sau đây: 1. Phân tích công việc 2. Tuyển dụng nhân viên 3. Đào tạo và nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên 4. Nâng cao hiệu quả sử dung lao động thông qua việc sử dụng hệ thống kích thích vật chất và tinh thần đối với nhân viên. Như vậy quản trị nhân sự gắn liền với việc tổ chức, bất kỳ doanh nghiệp nào hình thành và hoạt động thì đều phải có bộ phận tổ chức.

1.2. Thực trạng và thách thức quản trị nhân sự trong các doanh nghiệp Việt Nam. a. Các nhân tố ảnh hưởng đến việc quản trị nhân sự ở các công ty vừa và nhỏ Việt Nam. • Các nhân tố môi trường bên ngoài. - Sự thay đổi nhanh chóng của bên ngoài. - Xu hướng toàn cầu hóa nền kinh tế. - Tính cạnh tranh ngày càng gay gắt. - Các yếu tố văn hóa Việt nam cũng như giá trị công việc của người Việt Nam. - Tỉ lệ thất nghiệp trong các vùng. - Sự quan tâm và ủng hộ của Chính phủ Việt Nam cho các DNNVV.

 - Phong cách quản trị nhân sự trong các công ty nhà nước và công ty lớn. • Các nhân tố thuộc về tổ chức. - Qui mô của doanh nghiệp cũng như số lượng công nhân trong các doanh nghiệp. - Loại hình kinh doanh. - Cấu trúc tổ chức doanh nghiệp. - Nguồn gốc hình thành doanh nghiệp: chủ yếu xuất phát từ kinh doanh hộ gia đình và sử dụng các hình thức quản lý truyền thống của kinh tế gia đình. - Các yêu cầu của công việc. • Các nhân tố thuộc về người lao động và các lãnh đạo.  - Sự nhận thức về vai trò của các công tác quản trị nhân lực trong công ty cũng như mối quan hệ quản trị nhân lực với các chức năng quản lý khác trong công ty của cán bộ quản lý và chủ doanh nghiệp. - Sự nhận thức về vai trò của nguồn nhân lực trong công ty. Thiên về khía cạnh là nguồn lực hay yếu tố con người trong quản trị sản xuất kinh doanh. - Công nhân làm việc là năng động sáng tạo hay thụ động. - Công nhân làm việc chỉ vì tiền hay vì các nhu cầu khác nữa. - Kỹ năng, tay nghề của các công nhân là cao hay thấp. - Công nhân có kế hoạch phát triển cá nhân dài hạn hay chỉ chú ý đến từng giai đoạn ngắn. Tình huống tham khảo: Một thử thách lớn của công ty Hạnh Hà Hạnh Hà là một công ty TNHH hoạt động trong lĩnh vực tư vấn- đầu tư một lĩnh vực còn là mới mẻ đối với Việt nam hiện nay nhất là đối với một công ty tư nhân. Tuy nhiên công ty Hạnh Hà ra đời là phù hợp với xã hội và các nhu cầu về dịch vụ tư vấn cho cả các công ty đầu tư trong nước và nước ngoài. Với chính đổi mới và mở cửa của Đảng và nhà nước Việt Nam, có càng ngày càng nhiều các công ty nước ngoài vào làm ăn ở nước ta. Các dự án đầu tư ngày càng nhiều mở ra một thị trường lớn về dịch vụ cho các đối tác

đầu tư về nghiên cứu thị trường, hướng dẫn các thủ tục pháp lý và các dịch vụ liên quan đến đầu tư khác cho các công ty tư vấn trong đó có công ty Hạnh Hà. Tuy nhiên nhiều công ty nước ngoài làm ăn ở Việt Nam cũng làm cho công ty Hạnh Hà gặp những khó khăn thử thách lớn liên quan đến vấn đề con người trong công ty. Là một công ty tư vấn như nhiều nhà tư vấn thường nói : “Tư vấn là phải hơn người khác một cái đầu”, công ty Hạnh Hà cần cán bộ chuyên gia giỏi cả về kiến thức chuyên môn đầu tư, biết viết dự án về đầu tư, kiến thức nghiên cứu về thị trường,am hiểu về pháp luật Việt Nam và tập quán Văn hóa, làm ăn kinh doanh của các hãng nước ngoài và tất nhiên là phải giỏi ngoại ngứ và tin học. Tìm ra chuyên gia có cả kiến thức về những tiêu chuẩn trên là một vấn đề chẳng dễ dàng chút nào đối với công ty Hạnh Hà khi bắt đầu hợp đồng. “những công ty nước ngoài với mức trả lương khả cao, điều kiện làm việc hơn hẳn, họ có thẻ thu hút nguồn nhân lực có trình độ của chúng tôi”- Ông giám đốc công ty hạnh Hà nói. Ông còn cho biết thêm “ công ty chúng tôi hiện có rất nhiều khách hàng, có rất nhiều dự án đầu tư lớn đang trong túi của chúng tôi chờ xử lý nhưng chúng tôi không có đủ người để triển khai”.Nhiều lần đành để mất khách hàng, mà mỗi lần trả lời từ chối khách hàng với lời xin lỗi- chúng tôi không thể giúp ngài bây giờ- là một lần giảm uy tín của công ty. Không thể hiểu tình trạng này sẽ dẫn tới đâu- ông giám đốc thở dài. Khi trả lời câu hỏi tại sao với một thị trường rộng lớn về lao động và được coi là rẻ nhất trong vùng, đồng thời số người tốt nghiệp đại học trong những năm gần đây ngày một tăng lên mà công ty Hạnh Hà vân gặp phải tình trạng thiếu người như vậy. Ông giám đốc công ty Hạnh Hà cho biết đúng là như vậy, chúng ta không thiếu nhân lực có rất người người nộp đơn xin làm việc. Nhưng số người giỏi thì rất hiếm. Những người xin vào là có thể làm việc một cách độc lập ngay, có thể giao cho phụ trách các dự án thì công ty chúng tôi gần như chưa gặp được ai”. Ông còn biết thêm từ kinh nghiệm bản thân nhiều thử thách to lớn về vấn dề nhân lực của công ty như sau: “Đới với nhiều người công ty tư nhân chúng tôi chưa là nơi để họ tạm dừng chân, thực tế ở công ty đã chỉ ra rằng, nhiều người đến làm việc từ chỗ là sinh viên mới ra trường chưa có kinh nghiệm, được làm việc ở các công ty, có môi trường để học thêm qua tiếp xúc với các dự án đầu tư, với người nước ngoài, họ đã trưởng thành nhanh chóng. Nhưng khi cảm thấy “đủ lông, đủ cánh”, họ lại xin đi làm việc cho các công ty nước ngoài có thu nhập cao hơn, một số ra đi con không nói với chúng tôi một lời”- Ông giám đốc phàn nàn. Theo anh (chị), có những khó khăn và thuận lợi nào về khía cạnh con người đối với công ty Việt nam nhất là các công ty tư nhân trong điều kiện môi trường kinh doanh hiện nay. Anh (chị) sẽ làm gì nếu Anh (chị) là giám đốc công ty Hạnh Hà để khắc phục thử thách to lớn nói trên? 

b. Xu hướng quản trị nguồn nhân lực trong các DNNVV Việt nam. - Sự cần thiết phải quản trị nhân sự cũng như các hoạt động quản lý khác trong các công ty một cách bài bản hơn, có khoa học hơn, giảm tính tự phát trong quản lý hoặc quản lý theo thói quen. - Thiên hướng quản lý theo “quá trình”. - Sự thay đổi trong phong cách lãnh đạo. - Sự thay đổi mục đích làm việc của công nhân và cán bộ trong công ty từ ngắn hạn sang dài hạn. - Quá trình tuyển dụng sẽ ngày càng trở nên khó khăn hơn do sự thay đổi của nguồn lao động cũng như do sự xuất hiện của nhiều khu công nghiệp lớn. - Nhu cầu về lao động có kỹ thuật và chuyên môn hóa cao ngày càng lớn. - Sự cần thiết phải có kế hoạch và xây dựng chiến lược nguồn nhân lực cho công ty. - Nhu cầu đào tạo về phát triển nguồn nhân lực ngày càng cao. - Các chính sách quản trị nhân sự càng phải rõ và chi tiết hơn. - Vai trò quan trọng của việc chỉ rõ chức trách nhiệm vụ cụ thể cho từng vị trí công việc cũng như hệ thông thông tin về nhân lực trong công ty ngày càng được coi trọng. - Các công ty sẽ ngày càng nhận rõ sự cần thiết phải có một cán bộ chuyên môn phụ trách các vấn đề quản trị nhân lực trong công ty của mình. Tình huống tham khảo 2 Một số vấn đề quản trị nhân sự trong các doanh nghiệp tư nhân vừa và nhỏ hiện nay. Cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế Việt nam, trong những năm qua các DNNVV Việt nam đã có những sự phát triển mạnh mẽ đáng ghi nhận. Tuy nhiên, sự hoạt động của các doanh nghiệp này đã làm nảy sinh rất nhiều vấn đề cân phải được các nhà quan lý nghiên cứu và xem xét. một trong những vấn đề nảy sinh đó là việc quản trị nhân sự trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Dưới đây là kết quả điều tra 10 doanh nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu tư nhân lớn tại Hà Nội tháng 10 năm 1997. Qua kết quả điều tra này chúng ta có thể rút ra đôi điều về hoạt động quản trị nhân sự trong

các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay. 

 Các đặc điểm cơ bản của 10 công ty được phỏng vấn

 

Công ty

Người được

phỏng vấn

Năm thành

lập

Loại hình sở hữu và kinh

doanhSố lao động

Mức lương trung bình trong tháng

(đồng)

1 Phó GĐ 19873 cổ đông

SX thiết bị điện tử

>200 300,000-1,000,000

2 Giám đốc 1994Gia đình

May xuất khẩu>300 350,000-1,500,000

3 Giám đốc 19946 cổ đông

May xuất khẩu>350 350,000-1,500,000

4 Giám đốc 1991Một chủ SHHương liệu

288 400,000-1,200,000

5 Giám đốc 19925 cổ đông

May xuất khẩu205 350,000-1,200,000

6 Giám đốc 199210 cổ đông

Giầy thể thảo xuất khẩu

980 500,000- 1,500,000

7 Phó GĐ 19922 cổ đông

May xuất khẩu250 300,000-1,000,000

8 Giám đốc 1993Gia đình

hàng thủ công xuất khẩu

80 350,000-1,000,000

9Cố vấn    

GĐ1993

2 cổ đôngMay xuất khẩu

150 300,000-900,000

10 Giám đốc 1995Gia đình

Sản phẩm dệt xuất khẩu

Trên 90 và các gia đình

trong xã350,000-1,200,000

  Từ kết quả điều tra 10 doanh nghiệp, tác giả nhận thấy có 90 % doanh nghiệp ta nhân sản xuất trong diện điều tra được hình thành xuất phát từ kinh tế hộ gia đình. Giám đốc có một vai trò quan trọng trong việc ra mọi quyết định và quản lý mọi hoạt động của công ty. Ban giám đốc cũng thường bao gồm những người trong gia đình hay họ hàng và bạn bè thân thích cùng góp vốn để xây dựng công ty. Bộ phận quan lý hành chính thường chỉ bao gồm 3-4 người trong gia đình với các mảng công việc được phân công tương đối cụ thể theo số lượng các phân xưởng hay công việc của công ty trong từng thời điểm. Việc quản lý nhân lực trong các doanh nghiệp này cũng được đơn giản hóa rất nhiều. sự đơn giản hóa này được thể hiện như sau: 

 - 95% các doanh nghiệp được phỏng vấn không cần có một bộ phận chức năng chuyên làm công tác quản lý nhân lực, thậm chí không còn một chuyên trách phụ trách các vấn đề này. Những doanh nghiệp này thường giao cho một người trong ban giám đốc kiêm phụ trách luôn việc quản lý nhân lực hay chia các công việc quản trị nhân lực cho các thành viên trong ban giám đốc: người thị phụ trách tuyển dụng và bố trí lao động, người trả lương… - Việc tuyển dụng lao động và bố trí lao động trong doanh nghiệp chủ yếu dựa vào các mối quan hệ hay sự giới thiệu của người quen hoặc qua trung tâm giới thiệu việc làm. Các yêu cầu tuyển dụng không có gì đặc biệt chỉ cần chăm chỉ, tốt nghiệp phổ thông trung học và chưa xây dựng gia đình là tốt nhất, không đòi hỏi tay nghề cao ngay từ ban đầu. - Công việc quan trọng là chiếm nhiều thời gian nhất trong quản trị nhân lực của các công ty này là giám sát công nhân và việc trả lương, thưởng một cách “xứng đáng” cho công nhân viên của công ty. Đối với các công ty này thì hầu hết tiền lương được trả theo sản phẩm. Việc tính toán đơn giá lương cho công nhân cao hay thấp tùy thuộc vào giá trị của đơn hàng ký được. Trung bình tiền trả lương cho công nhân chiếm khoảng 10% giá trị của đơn hàng. Ngoài việc tính lương theo sản phẩm, các công ty cũng chú trọng đến việc thưởng cho nhân viên khi có năng suất và chất lượng lao động cao. Hình thức trả thưởng này theo yêu cầu cân phải theo dõi và kiểm tra sản phẩm trong từng ngày của công nhân để làm cơ sở tính lương. Trong những doanh nghiệp có trên 100 công nhân thì công việc giám sát công nhân được giao cho đội trưởng hay ca trưởng theo dõi. Những đội trưởng hay ca trưởng này thường là những công nhân lành nghề đã làm việc lâu năm cho ông chủ, phần lớn họ chỉ có trình độ văn hóa hết phổ thông trung học và không cân qua một lớp đào tạo nào. - Không quan tâm nhiều đến việc tạo ra sự phát triển nghề nghiệp và thăng tiến cho nhân viên. Các giám đốc có thể trả lương cao và giao trách nhiệm quản lý cho số kỹ thuật giỏi này song không muốn cho họ đi đào tạo để nâng cao tay nghề cũng như kỹ năng quan lý. - Chỉ quan tâm đến việc tìm lao động và trả lương bằng tiền là chủ yếu, ít đề cập đến việc tạo ra động lực khiến người lao động gắn bó với công ty. Chỉ 30% trong số các công ty điều tra là có quan tâm đến việc tạo điều kiện ăn ở cho coong nhân như có nhà tập thể hoặc giúp công nhân thuê nhà với giá rẻ. số công ty còn lại khác hầu như không quan tâm đến điều đó vì không có điều kiện hoặc quan điểm của giám đốc đó là việc của bản thân người công nhân. - Phân lớn các giám đốc những công ty này không được sự đào tạo một cách bài bản về các kỹ năng quản lý và kinh doanh trong cơ chế thị trường. Giám đốc và những người quản lý của họ thường quản lý theo các kinh

nghiệm vốn có của mình trong quá trình làm việc ở các công ty bao cấp trước đây hay học từ cha mẹ, bạn bè. Một số ít các giám đốc cũng theo học các khóa đào tạo kỹ năng quản lý ngắn hạn ở các nơi song khả năng áp dụng là rất ít. Trên 80% số giám đốc được phỏng vấn cho rằng việc kinh doanh hiện nay được dựa trên mối quan hệ là chủ yếu. Theo họ : “Việc công ty V.P có nhiều đơn hàng xuất khẩu hơn công ty chúng tôi là do giám đốc có một mối quan hệ mật thiết từ lâu với Bộ Thương mại…”. Do vậy , với họ việc rèn luyện kỹ năng “quan hệ” được đặt lên hàng đầu. Có quan hệ tốt, họ sẽ có nhiều đơn đặt hàng, nhiều khách hàng và thậm chí có thể vay hay chiếm dụng được vốn… các kỹ năng khác đều được học và vận dụng theo quan điểm “quan hệ”. - Trên thực tế, 80% các sản phẩm mà những doanh nghiệp sản xuất tư nhân lớn nhất ở Hà Nội hiện nay làm chủ yếu là gia công hàng xuất khẩu. Doanh thu phụ thuộc rất lớn vào số lượng các đơn hàng ký được với nước ngoài. Chỉ có 4 trong số 15 doanh nghiệp được phỏng vấn có các đơn hàng dài hạn nhất là 5 năm, 80% số giám đốc được hỏi cho rằng việc mở rộng quá lớn doanh nghiệp sẽ là rất mạo hiểm vì rất khó thay đổi linh hoạt theo đơn hàng ký được với khách. Có những doanh nghiệp còn phải thay đổi công nhân theo từng vụ hàng vì không đủ tiền trả công cho công nhân khi không ký được đơn hàng, và tuyển thêm nhân viên khi có đơn hàng mới. Câu hỏi thảo luận:  1. Bạn có thể nói gì về thực trạng quản trị nhân sự trong các doanh nghiệp điều tra nói trên? 2. Có gì khác trong việc quản trị nhân sự ở các doanh nghiệp này so với các doanh nghiệp vừa và nhỏ khác ở Hà nội và doanh nghiệp?  3. Hãy đánh giá những điểm tốt và chưa tốt trong hoạt động quản trị nhân sự ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt nam nói chung trong thời gian qua.   c. Một số vấn đề mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt nam đang phải đối mặt liên quan đến chức năng quản trị nhân sự 

Dấu hiệu Nguyên nhân

• Gặp khó khăn trong việc xác định lương đúng, đủ cho người lao động• Thường xuyên gặp những sự phàn nàn về chính sách lương

• Thiếu cơ sở về việc đánh giá các kinh nghiệm, trình độ đào tạo và các công việc trước đây cũng như sự phát triển kỹ năng của từng cán bộ nhân viên• Thiếu cơ sở để chỉ ra số lượng và loại kỹ năng thực tế đang sẵn có trong công ty• Thiếu cơ sở trong việc phân tích và phân loại các mức lương cho người lao động• Thiếu căn cứ trong việc định ra định mức đánh giá kết quả hoạt động

• Không đủ căn cứ xác đáng cho việc chỉ ra những yêu cầu cần thiết cho từng công việc• Không thể hiện đầy đủ mối quan hệ giữa tiền lương và giá trị công việc• Thiếu sự linh hoạt trong hệ thống tiền lương

Đôi khi dư thừa nguồn nhân lực hoặc có sự thiếu hụt nhân lực

• Không đủ cơ sở để chỉ ra số lượng thực tế và các loại kỹ năng cần thiết cho việc tuyển dụng, sắp xếp lại nhân viên hoặc đề bạt phát triển nhân viên• Thường xuyên lặp lại các sai lầm trong việc tuyển dụng bởi vì thiếu các căn cứ và các thông tin về nguồn lao động có thể tuyển dụngtrong vùng.• Không biết hoặc không có các căn cứ về những yêu cầu tối thiểu cơ bản đối với lao động trong một tương lai• Không biết hay không có đủ các cơ sở cần thiết về các điều kiện đào tạo

• Không kiểm soát nổi chi phí lao động hoặc các chi phí quản lý• Để cho chi phí lao động tăng hoặc giảm một cách không bình thường trong một thời gian ngắn• Tỉ lệ luân chuyển lao động cao

• Không biết và không có các căn cứ chính xác cho việc xác định tỉ lệ lương, lợi ích và chi phí của người lao động cũng như thời gian nghỉ phép và thái độ làm việc của người lao động.• Không biết và chưa có một căn cứ hợp lý cho việc xác định chi phí đào tạo người lao động• Không biết hoặc thiếu cơ sở xác định liệu công ty có thể trang trải các chi phí lao động hay không?• Không xác định rõ nguyên tắc, chính sách cũng như các ưu tiên khi quản trị nhân sự• Người lao động không biết, không hiểu hay không đồng ý với những nguyên tắc quản lý, chính sách hay các ưu tiên trong quản lý nhân lực.• Tuyển dụng và thuê những lao động không tốt• Người lao động thực hiện những công việc giống nhau vì có sự không rõ ràng và trùng lắp trong phân công trách nhiệm và quyền hạn cho họ• Không công bằng, không chính xác hay không nhất quán trong việc trả lương• Chọn các chương trình đào tạo không đúng , thiếu hợp lý dẫn đến chất lựơng và năng suất lao động của ngừơi lao động thấp• Cấu trúc của lương là không nhất quán• Các mức lương là thiếu sự linh hoạt

• Gặp khó khăn trong việc xác định quĩ đào tạo và các quĩ khác cho các hoạt động quản trị nhân sự.

• Thiếu các căn cứ cơ bản cho việc xác định số lượng và loại kỹ năng cần thiết để tuyển dụng, thuyên chuyển và đề bạt lao động• Không có các thông tin cần thiết cho việc xác định số lượng và cá loại các chương trình đào tạo cần thiết cho từng công nhân trong công ty

• Chi tiêu quá nhiều cho các hoạt động quản trị nhân sự

• Không đủ các thông tin và cơ sở cần thiết cho việc xác định một cách chi tiết các chi phí đào tạo• Không biết hay không có đủ các thông tin cơ bản cho các hoạt động đào tạo và phát triển của công ty• Không có hệ thống để kiểm soát chi phía và duy trì vị thế cạnh tranh của công ty

• Có các dấu hiệu nghiêm trọng về việc trì hoãn sản xuất, phải làm lại sản phẩm hay sự từ chối và phàn nàn của khách hàng

• Công nhân không biết, không hiểu hay không đồng ý với các chính sách nhân sự của công ty• Công nhân có nhiều phàn nàn, và có đề nghị đang chờ được giải quyết.• Công nhân rất khó có thể đưa ra các lời chất vấn hay than phiền trên các khía cạnh khác nhau.• Công nhân có tinh thần làm việc chưa tốt• Công nhân có năng suất lao động thấp• Thiếu căn cứ để đưa ra tiêu chuẩn về kết quả công việc cho nhân viên • Không có căn cứ để chỉ ra sự cần thiết phải xác định rõ chức năng cho từng công việc• Không có đủ các thông tin cho việc cất nhắc, sắp xếp lại lao động hay thuê thêm lao động.• Công nhân thường làm các công việc giống nhau do sự không rõ ràng trong việc phân công trách nhiệm và quyền hạn của họ.• Công nhân thường hay tranh cãi và có nhiều mâu thuẫn và thường hay nhầm lẫn về vai trò và chức năng của từng người trong công việc.• Công nhân được đào tạo không đúng và không tốt dẫn đến chất lượng làm việc tồi và năng suất lao động• Thiếu các thông tin để so sánh kết quả hoạt động thực tế với tiêu chuẩn đã đề ra

• Năng suất lao động của công nhân thấp

• Thiếu cơ sở để so sánh thực tế với tiêu chuẩn kết quả công việc Không biết hay không có đủ thông tin về các loại và các mức độ kỹ năng cần thiết của người lao động• Không có đủ các thông tin về sự phát triển nguồn nhân lực cần thiết cuả công ty• Thiếu sự nhất quán trong cấu trúc lương của công ty

• Tỉ lệ tai nạn lao động cao• Tỉ lệ nghỉ việc và đi làm muộn cao• Tỉ lệ người xin chuyển công tác cao• Tỉ lệ luân chuyển lao động cao

• Không biết hay không có đủ thông tin về yêu cầu nguồn lao động• Không có đủ thông tin về các loại và các mức độ kỹ năng cần thiết• Công nhân không biết, không hiểu hay không đồng ý với các chính sách nhân lực của công ty• Công nhân có những phàn nàn, chất vấn chưa được giải quyết

• Công nhân rất khó đưa ra các lời chất vấn và phàn nàn trên các khía cạnh khác nhau• Công nhân có đạo đức chưa tốt lắm• Thuê và tuyển chọn công nhân không bảo đảm chất lượng• Công nhân luôn thắc mắc về những sự trùng lặp trong việc phân định trách nhiệm và quyền hạn• Công nhân thường xuyên tranh cãi, có mâu thuẫn và hiểu nhầm về trách nhiệm của các cán bộ phụ trách• Trả lương không công bằng và không chính xác• Có các khoá đào tạo không đúng hay kém chất lượng làm giảm năng suất lao động trong công ty

• Gặp khó khăn trong việc bắt đầu hay thiết kế lại chương trình phát triển nghề nghiệp cho cán bộ công nhân viên của công ty • Khó khăn trong việc tuyển dụng, cất nhắc và xắp xếp lại lao động

• Thiếu các thông tin về số lượng thực tế và các loại kỹ năng lao động cần thiết để làm cơ sở cho việc tuyển dụng, cất nhắc hay xắp xếp lại nhân viên• Thiếu các thông tin về số lượng cũng như loại kỹ năng sẵn có trong công ty • Thiếu các thông tin cơ bản về số lượng thưc tế cũng như các loại chương trình đào tạo cần có cho từng nhân viên của công ty

• Khó khăn trong việc xác định các hình thức phạt hay buộc phải điều chỉnh hoạt động do vi phạm nội qui của công ty hay làm thiệt hại đến công ty

• Không có đủ các tài liệu cơ bản để xác định phạm vi và mức độ vi phạm hay làm thiệt hại cho công ty

• Gặp khó khăn trong việc xác định một công việc là thành công hay thất bại • Gặp khó khăn trong việc bảo vệ các quyết định trong quá trình tuyển dụng

• Không có một hệ thống chuẩn cho việc xác định đầy đủ kỹ năng, trí lực và tinh thần thái độ làm việc cần thiết cho từng công việc• Không có một hệ thống chuẩn cho việc tuyển chọn những người có thể làm việc một cách hiệu quả trong môi trường cụ thể của công ty• Chưa có một hệ thống chuẩn để có thể xác định được liệu người xin việc là thực sự có kiến thức và các kỹ năng như họ nói, đặc biệt là đối với các loại kỹ năng khó xác định.• Không có một hệ thống chuẩn cho việc xác định đầy đủ kỹ năng, trí lực, tinh thần thái độ làm việc cần thiết cho từng công việc

• Không có một hệ thống chuẩn cho việc tuyển chọn những người có thể làm việc một cách hiệu quả trong môi trường cụ thể của công ty

 d. Chủ doanh nghiệp và các chức năng quản trị nhân sự ở các công ty vừa và nhỏ Việt Nam Trong các công ty vừa và nhỏ ở Việt Nam, chức năng quản lý nhân lực được mở rộng cho tất cả các nhà quản lý trực tuyến. Có nghĩa là, quản lý nhân lực không những là nhiệm vụ của cán bộ phòng nhân sự mà còn là nhiệm vụ của tất cả các cán bộ quản lý các bộ phận trong doanh nghiệp hay tổ chức. Sự thống nhất hoá trong quản trị nhân sự đòi hỏi sự thống nhất hoá trong việc xây dựng chiến lược quản trị nhân sự và chiến lược kinh doanh của DN. Chiến lược, chính sách quản trị nhân sự trong DN gắn liền chặt chẽ với chiến lược chung, tác động qua lại lẫn nhau. Trong nhận thức, hầu hết các chủ doanh nghiệp đều thống nhất rằng: - Con người được coi là yếu tố quan trọng nhất của cả hệ thống để xây dựng chiến lược kinh doanh và tạo lợi thế cạnh tranh. - Quản trị nhân sự không chỉ là phương tiện để đạt mục đích mà vừa là phương tiện, vừa là mục đích hoạt động của hệ thống. - Kết quả hoạt động của DN được tạo dựng do con người và cũng là vì con người. - Nguồn nhân lực được coi là lợi thế cạnh tranh then chốt và quyết định của DN. - Chính sách kinh doanh được xây dựng dựa trên lợi thế của nguồn nhân lực - Nguồn nhân lực cũng trở thành động lực chủ yếu e. Chức năng và trách nhiệm chủ yếu của cán bộ quản trị nhân sự trong các doanh nghiệp ở Việt Nam • Chức năng chủ yếu của cán bộ quản trị nhân sự. Lập kế hoạch sử dụng và phát triển nguồn nhân lực. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Quản lý duy trì và khuyến khích nguồn nhân lực. • Các trách nhiệm chủ yếu của cán bộ quản trị nhân sự

 Thiết kế và đưa ra các mục tiêu về nguồn nhân lực trong một kế hoạch kinh doanh tổng thể Chỉ rõ sự đóng góp của công tác quản trị nhân sự đối với các mục tiêu của doanh nghiệp. Nhận ra các vấn đề về quản lý có thể xuất hiện khi nâng cao hiệu hiệu quả quản trị nhân sự Thiết kế, gợi ý và thực hiện các chính sách lao động để nâng cao năng suất lao động, thoả mãn yêu cầu công việc đem lại lợi nhuận cao. Giúp cho các cán bộ quản lý chức năng khác nhận thức được trách nhiệm của họ trong việc quản trị nhân sự trong chính bộ phận của mình. Cung cấp các công cụ và các phương tiện cần thiết tạo một môi trường kinh doanh thuận lợi phù hợp với sự phát triển của lực lượng lao động. Thiết kế ra các thủ tục cần thiết cho công tác tuyển dụng, lựa chọn, sử dụng và đề bạt, phát triển và trả lương cho nhân viên trong tổ chức. Đảm bảo rằng các thủ tục này cũng đựơc sử dụng trong đánh giá kết quả công việc. Hình thành nên các tổ chức đoàn thể để khuyến khích tính sáng tạo của người lao động cũng như các tổ chức công đoàn (nếu có), quan tâm đến các lợi ích cá nhân của người lao động, quan tâm đến công tác đào tạo và phát triển, công tác truyền đạt thông tin, phân phối lợi ích cho ngừơi lao động, và việc giải quyết các vấn đề tranh chấp của người lao động. Giúp cho người lao động hiểu rõ các chính sách quản lý và và nâng cao hiểu biết của người lao động đối với công tác quản lý. Giúp đỡ các cá nhân người lao động giải quyết các vấn đề tác động đến tinh thần và hiệu quả làm việc trong công ty Quan tâm đến các qui định của chính phủ trong việc bảo đảm lợi ích cho ngừơi lao động. • Các kỹ năng, kiến thức và khả năng cần có của cán bộ quản trị nhân sự. (liệt kê một cách ngẫu nhiên không theo trình tự) - Thông thạo và hiểu biết về các nguyên tắc Marketing, sản xuất và tài chính - Tính cách thật thà thẳng thắn, kiên trì và nhạy cảm

 - Có kỹ năng truyền đạt bằng lời và bằng văn bản tốt - Có khả năng phỏng vấn, thuyết phục động viên, khả năng ra chính sách và đào tạo tốt - Có khả năng tính toán tốt để làm việc có hiệu quả trong chương trình tính toán lương cho nhân viên - Có khả năng sử dụng máy tính cá nhân - Có hiểu biết sâu sắc về luật và các qui định của chính phủ Việt nam đặc biệt là luật lao động - Có hiểu biết chung về các mức lương truyền thống và chương trình đảm bảo lợi ích của ngừơi lao động - Có kỹ năng quan hệ cá nhân tốt - Có khả năng đảm bảo bí mật các thông tin cần thiết - Có kỹ năng giải quyết mâu thuẫn một cách hiệu quả - Có hiểu biết nhất định về tâm lý để có thể thông cảm với các hành vi của ngừơi lao động trong các mối quan hệ xã hội và quan hệ với môi trường xung quanh. - Thật sự tế nhị khi làm việc với các tổ chức đoàn thể về tuyển chọn và đề bạt nhân viên cũng như khi giải quyết các tranh chấp, kiện tụng, tai nạn, chậm trễ hay khi động viên khích lệ và đào tạo nhân viên trong công ty. - Có hiểu biết nhất định về kinh tế học vì quản trị nhân sự chính là quản lý một yếu tố của quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm để đem lại lợi nhuận cho công ty, cần phải hiểu rõ các vấn đề liên quan đến lương và các lợi ích khác của ngừơi lao động. - Có khả năng phân tích, phân loại, hệ thống hoá và đưa vào bảng các số liệu cần thiết liên quan đến việc quản trị nhân sự - Có khả năng sáng tạo, tưởng tượng để giải quyết tốt các mâu thuẫn trong công ty - Hiểu sâu sắc về văn hoá và phong cách quản lý của Việt nam để có được nhóm làm việc hiệu quả. Tình huống tham khảo 3

 Quản trị nhân sự ở một công ty thêu may Công ty TB được thành lập trên cơ sở nghề truyền thống của gia đình trong ngành thêu ren từ năm 1992. Trong những năm qua công ty đã không ngừng phát triển từ chỗ chỉ có 20 công nhân đến nay đã có trên 300 công nhân. Vốn pháp định của công ty hiện nay là 300 triệu đồng VN. Quân - Chủ của công ty – Hiện đang là giám đốc công ty là một bộ đội xuất ngũ sau khi tham gia nghĩa vụ ở Campuchia trở về. Anh đã có bằng đại học tại chức về kinh tế hai năm trước đây. Công ty TB chuyên sản xuất gia công hàng thêu cho nước ngoài. Khách hàng chủ yếu hiện nay của công ty là các siêu thị và các khách sạn lớn ở Châu Âu, Singapore và Philipin. Mặc dù là sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng nước ngoài nhưng công ty cũng có một cơ sở sản xuất chỉ chuyên làm hàng cung cấp cho thị trường nội địa theo các mẫu mã riêng của mình với mục đích là giới thiệu sản phẩm. Vì vậy, nhiều khách hàng đã ký các hợp đồng gia công theo các mẫu mã công ty TB sản xuất. Theo cách này, khách hàng chỉ việc cung cấp nguyên vật liệu còn mẫu mã thiết kế, máy móc thiết bị và con người để làm ra sản phẩm sẽ do công ty đảm nhận. Hiện nay công ty có hai xưởng sản xuất chính nằm trong ở ngoại ô thành phố.  Là giám đốc, Quân chỉ phụ trách các vấn đề quản lý chung trong công ty còn những vấn đề cụ thể ông giao cho hai người em ruột của mình và vợ. Quân có hai trách nhiệm chính trong công ty là quản lý tài chính và phụ trách bộ phận sản xuất giới thiệu sản phẩm. Em trai thứ nhất của Quân là Hùng, tốt nghiệp đại học kỹ thuật ra phụ trách toàn bộ hoạt động của một cơ sở sản xuất ở Thanh trì Hà nội. Em trai thứ hai của Quân – Thanh, phụ trách toàn bộ hoạt động của cơ sở sản xuất thứ hai ở Thanh Xuân, Hà nội. Thanh cũng là bộ đội xuất ngũ hiện đang theo học tại chức của trường Bách Khoa. Nhiệm vụ của Hùng và Thanh là phải đào tạo công nhân, phân công công nhân vào các vị trí trong dây truyền sản xuất, bảo dưỡng máy móc thiết bị và đảm nhận các vấn đề kỹ thuật trong hai xưởng sản xuất trên.  Chị Hà, vợ của Quân, cán bộ của một công ty ngoại thương nghỉ không lương. Anh Quân giao cho chị Hà phụ trách các vấn đề đối nội và đối ngoại của công ty. Với vai trò như là một phó giám đốc chị Hà có hai trách nhiệm chính. Thứ nhất, chị Hà phải đảm nhận việc liên hệ với bạn hàng bên ngoài, tiến hành các hoạt động Marketing để tìm kiếm các hợp đồng về cho công ty. Thứ hai, chị Hà phải đảm nhận các hoạt động quản trị nhân sự của công ty như tuyển dụng và trả lương nhân viên. Các mối quan hệ của chị khi làm tại công ty Unimex và với bè bạn khi học trong trường đại học Ngoại thương rất có giá trị cho chị trong việc tìm kiếm bạn hàng, đặc biệt là trong môi trường và phong cách quản lý kinh doanh của Việt nam hiện nay.  Là người cán bộ quản lý nữ duy nhất trong công ty với các công việc không

mấy bận bịu, chị Hà thường được cử đi học các lớp đào tạo bồi dưỡng cán bộ quản lý kinh tế ở trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân và trường đại học Ngoại Thương. Sau mỗi lần đi học về chị có thêm được các mối quan hệ mới, các kỹ năng và các kiến thức mới. Vì thế chị cũng rất ham học và chịu khó nâng cao trình độ và kỹ năng làm việc của mình. Hiện nay chị có thể tự mình giao tiếp với khách hàng bằng tiếng Anh và có thể giúp chồng giải quyết nhiều mối quan hệ khác trong kinh doanh.  Bên cạnh sự chịu khó học hỏi, chị Hà cũng có nhiều tính cách cá nhân rất phù hợp với vị trí mà chồng đã giao cho mình. Là một người phụ nữ chị luôn mềm mỏng trong các mối quan hệ với bạn hàng và công nhân của công ty. Chị luôn quan tâm đến công nhân nữ trong lúc khó khăn, và được công nhân trong công ty quí mến. Chị thực sự là cánh tay phải đắc lực của chồng trong mọi công việc. Theo chị, chỉ cần hiểu và thông cảm với công nhân, trả lương thích đáng cho họ thì họ sẽ làm việc tốt. Các công nhân mà chị tuyển thường là những học sinh mới tốt nghiệp phổ thông không thi được vào các trường đại học hoặc những thanh niên nghèo gia đình khó khăn phải bỏ học giữa chừng. Nhận họ vào làm chị cảm thấy như mình đã thực hiện được một công việc từ thiện rồi. Tuy nhiên, chị giành rất nhiều thời gian để quan tâm đến công nhân. Tìm hiểu nguyện vọng và khó khăn của họ và tìm cách giúp đỡ. Công tác giám sát nhân viên chị giao cho một tổ trưởng và đề nghị tổ trưởng báo cáo cho chị thông tin hàng ngày mà họ biết một cách thật đơn giản như ai có mặt, vắng mặt, năng suất của mỗi người là bao nhiêu..? Bản thân những tổ trưởng này cũng chẳng hề có một kiến thức nào về quản lý cả. Họ làm theo những gì chị dặn và được hưởng thêm 40.000 đồng một tháng cho trách nhiệm này. Các tổ trưởng thường là những nhân viên được tuyển thông qua mối quan hệ thân thiết với gia đình và được gia đình tin cậy. Thông thường, sau khi ký được một hợp đồng mới, Chị Hà sẽ tiến hành tuyển nhân viên theo số lượng nhất định sau khi cân nhắc với năng lực sản xuất hiện có và thời hạn phải hoàn thành hợp đồng. Công nhân sẽ được ký các hợp đồng ngắn hạn tuỳ theo thời gian cần thiết của công việc. Bằng tài ngoại giao của mình trong viẹc tìm kiếm khách hàng mới, chị chưa bao giờ phải lo lắng đến việc cho nhân viên nghỉ việc trước hợp đồng.  90% lao động trong công ty TB là lao động hợp đồng tạm thời. Trong đó 80% là nữ thanh niên. 85% trong số họ được tuyển thông qua hai nguồn chủ yếu là các trung tâm giới thiệu việc làm và bạn bè giới thiệu. Lúc đầu họ được tuyển dưới dạng công nhân học nghề và được làm thử việc trong hai tháng. Trong hai tháng này, công nhân vừa học việc vừa làm ra các sản phẩm nhưng được trả lương theo chế độ học việc là 350.000 đồng một tháng. Sau hai tháng, công nhân sẽ được xếp vào dây truyền sản xuất và trả lương theo chế độ khoán sản phẩm. Tiền lương chị trả cho công nhân hàng tháng cũng được tính rất đơn giản theo 5%-8% giá trị sản phẩm theo hợp đồng ký được với khách. Mức lương tối thiểu của công nhân là 350.000 đồng một tháng. Nếu người công nhân nào chăm chỉ làm việc có năng suất và chất lượng cao có thể nhận được 700.000đồng một tháng. Không tính thời gian học việc ra,

trong quá trình sản xuất, nếu công nhân nào làm hỏng sản phẩm trầm trọng thì chị sẽ trừ lương của người đó theo giá trị sản phẩm hỏng. Vì thế công nhân của chị rất ít khi làm hỏng sản phẩm. Tuy nhiên, chị không có cách nào để quản lý giờ làm việc của nhân viên vì họ luôn đến làm muộn với các lý do chính đáng như con ốm, đưa con đi học.... Đôi khi chị nghĩ cần phải thông cảm với tình trạng này vì nhân viên của chị phần lớn nà nữ, hơn nữa chị lại trả lương theo sản phẩm chứ không theo giờ làm việc. Hiện tượng này càng ngày càng tăng dần theo sự tăng lên của các đám cưới trong công ty.  Khi được hỏi về kinh nghiệm quản trị nhân sự, và các chính sách mà chị có, chị đã vui vẻ nói rằng chẳng cần gì phải quá to tát. Công nhân sẽ được phổ biến nội qui làm việc ngay ngày đầu tiên bước chân vào công ty. Bản nội qui đó được phóng to và dán trong các xưởng sản xuất nơi mà hàng ngày công nhân của chị có thể dễ dàng nhìn thấy nhất. Việc quan trọng nhất của hoạt động quản trị nhân lực mà chị đảm nhận đó là các công việc như làm sao tuyển được nhân viên chăm chỉ và khéo tay một chút. Điều này chẳng ai dạy được và nó phụ thuộc rất nhiều vào sự cảm nhận và sự hiểu biết nghề thêu của những người làm công tác tuyển dụng nhân viên. bên cạnh đó còn phải tính đến các mối quan hệ mà người đó có với các trung tâm giới thiệu việc làm hoặc qua bạn bè. Đôi khi kinh nghiệm và cảm giác không phải lúc nào cũng đúng. Song sự nhầm lẫn là không đáng kể. Công việc quan trọng thứ hai là trả lương và giám sát việc thực hiện kết quả công việc. Công việc này ở công ty chị cũng rất rõ ràng vì chị trả lương theo sản phẩm. Giá trị tính lương cho từng sản phẩm có thể được chia theo các công đoạn của quá trình sản xuất và định giá theo thời gian trung bình để làm ra sản phẩm đó. Mức trung bình đó do hai cán bộ kỹ thuật là anh Thanh và anh Hùng cố vấn cho chị. Mức lương của công nhân sẽ được tăng nếu chị có được các hợp đồng với đơn giá cao hơn. Công nhân của chị luôn được anh Hùng và anh Thanh đào tạo về các cách sử dụng máy móc thiết bị mới hoặc làm ra các mẫu mới. Hai anh này cũng chỉ cần đào tạo một số thợ lành nghề trước và những người thợ này có trách nhiệm hướng dẫn cho các công nhân khác cùng với hai anh. Thời gian để học mẫu mới hoặc cách sử dụng các thiết bị mới ở công ty chỉ được phép tối đa là 3 ngày. Vì mẫu mới chỉ cần thay đổi một số thao tác, các nguyên tắc sử dụng công nghệ thêu may họ đã được học ngay trong giai đoạn thử việc rồi. Câu hỏi thảo luận:  1. Vai trò của chị Hà trong công ty là gì? Chị đã làm tốt vai trò của mình chưa vì sao?  2. Anh (Chị) suy nghĩ gì về sự phân biệt chức trách nhiệm vụ và vai trò giữa : Anh Quân - giám đốc công ty, chị Hà - phụ trách nhân sự, và hai quản đốc phân xưởng Hùng - Thanh? 1.3. Kinh nghiệm quản trị nhân sự trong các công ty vừa và nhỏ ở Châu

Á Nhiều công ty vừa và nhỏ ở Châu á nói chung vẫn có các quan niệm không rõ ràng về quản trị nhân lực là gì và vai trò của nó trong tổ chức như thế nào. Tuy nhiên, nhiều dấu hiệu về các suy nghĩ và hoạt động quản lý đã thể hiện rõ tính chất của quản trị nguồn nhân lực trong các tổ chức này. Việc quản lý các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong khu vực này chịu ảnh hưởng rất mạnh của yếu tố văn hoá. Theo tổng kết của các nhà quản lý, có ba loại hình quản trị nhân sự điển hình trong các công ty vừa và nhỏ ở Châu á là: cách quản lý theo kiểu Trung Quốc, cách quản lý theo kiểu Nhật Bản và cách quản lý theo kiểu Phương Tây. So sánh các phong cách quản trị nhân sự ở các công ty vừa và nhỏ ở

Châu Á:

Các khía cạnh cơ bản

Theo kiểu  Nhật Bản

Theo kiểu Trung Quốc Theo kiểu Phương TâyTruyền thống Hiện đạị

Khái quát chung những điểm nổi bật

Con người là nhân tố số 1; Quan hệ chủ thợ kiểu “trong nhà”; Nhấn mạnh yếu tố tập thể; Nhấn mạnh thâm niên và sự ổn định của công việc

Ông chủ quản lý quán xuyến mọi việc; Nhấn mạnh lòng trung thành; Nhấn mạnh quan hệ; Không áp dụng qui trình quản lý chính thống

Nhấn mạnh lòng trung thành; Quan hệ; áp dụng linh hoạt qui trình quản lý chính thống

Chính thống, cụ thể, chi tiết; Nhấn mạnh vào kết quả; Nhấn mạnh tính cá nhân

Thiết kế, bố trí công việc

Chung, rộng và linh hoạt; Luân chuyển công việc; Nhấn mạnh trình tự phát triển

Không rõ ràng; Linh hoạt; bố trí người theo độ tin cậy

Qui định rõ chức trách nhiệm vụ đối với công việc nhưng vẫn bảo đảm sự linh hoạt;

Qui định rõ ràng chức trách nhiệm vụ, chi tiết cụ thể; Nhấn mạnh sự “làm giàu” công việc.

Thu hút, tuyển chọn

Nhấn mạnh tư chất; Ưu tiên người mới rời ghế nhà trường; Tuyển “đồng đội”; Nhấn mạnh các nguồn bên trong.

Nhấn mạnh yếu tố quan hệ; Thu hút từ các nguồn người quen, bạn bè; Không có qui định, chính sách chung về quá

Nhấn mạnh yếu tố khả năng; Có tính đến yếu tố quan hệ; Mở rộng các nguồn thu hút nhân viên khác ngoài nguồn từ

Dựa vào khả năng; Dựa vào sự phù hợp với văn hoá công ty; Bài bản trong tuyển chọn; Thu hút từ nhiều nguồn

trình thu hút tuyển chọn

người quen.

Đánh giá kết quả

Khả năng hợp tác; Đánh giá theo hành vi; Đánh giá để phát triển

Lòng trung thành; Đánh giá theo hành vi; Nhấn mạnh phương pháp thực hiện

Nhấn mạnh hơn vào kết quả cuối cùng, song vẫn tính đến yếu tố hành vi.

Đánh giá theo kết quả; Phương pháp đánh giá rõ ràng

Thanh toán Dựa nhiều vào yếu tố thâm niên làm việc tại công ty;

Không xác định cụ thể rõ ràng; Dựa nhiều vào sự trung thành và quan hệ; Nhấn mạnh yếu tố thâm niên; Vai trò công đoàn ít

Xác định cụ thể, rõ ràng; Có tính đến yếu tố trung thành song cũng trên cơ sở kết quả công việc; Yếu tố thâm niên cũng được tính đến; Công đoàn có vai trò nhất định

Trả lương theo công việc và kết quả công việc;

Đào tạo và phát triển

Đào tạo kỹ năng cụ thể cho công ty; Đào tạo suốt đời bằng nhiều cách; Đào tạo qua công việc

Xem xét đào tạo trên cơ sở: “Có ảnh hưởng đến lòng trung thành không?”

Nhấn mạnh đào tạo trên cơ sở nhu cầu công ty. Cá nhân đóng vai trò chủ động; Công ty tạo điều kiện ủng hộ

Công ty có vai trò chủ động. Cá nhân cũng có kế hoạch phát triển cá nhân mình. Nhu cầu cá nhân và yêu cầu của công ty luôn được xem xét cân đối

Chương II: Phân tích công việc

 Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị nhân sự. Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp. Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết phân tích công việc. Mục đích chủ yếu của phân tích công việc là hướng dẫn giải thích cách thức xác định một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công việc và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất. 

1. Nội dung cơ bản của phân tích công việc  

 

2. Các phương pháp phân tích công việc  

1. Nội dung cơ bản của phân tích công việc: 1.1. Khái niệm: - Phân tích công việc là những công việc, thủ tục xác định quyền hạn, trách nhiệm, kỹ năng theo yêu cầu của công việc và làm cơ sở xác định cho việc quản trị nhân sự nhằm thực hiện công việc một cách tốt nhất. - Phân tích công việc cung cấp các thông tin về yêu cầu, đặc điểm của công việc, làm cơ sở cho việc xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. - Bảng mô tả công việc là văn bản liệt kê các quyền hạn trách nhiệm khi thực hiện công việc, các mối quan hệ trong báo cáo thực hiện công việc, các điều kiện làm việc, trách nhiệm thanh tra, giám sát các tiêu chuẩn cần đạt được trong quá trình thực hiện công việc. - Bảng tiêu chuẩn công việc là văn bản tóm tắt những yêu cầu về phẩm chất cá nhân, những nét tiêu biểu và đặc điểm về trình độ học vấn, năng lực, nguyện vọng, sở thích... của người thực hiện công việc. Bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc được sử dụng làm thông tin cơ sở cho việc tuyển lựa, chọn lọc và đào tạo nhân viên, đánh giá việc thực hiện công việc và trả công lao động. 1.2. Thông tin để thực hiện phân tích công việc: Để thực hiện phân tích công việc được chính xác cần phải sử dụng các loại thông tin dưới đây: 1. Thông tin về tình hình thực hiện công việc: Các thông tin được thu nhập trên cơ sở của công việc thực tế thực hiện công việc, như phương pháp làm việc, hao phí thời gian thực hiện công việc, các yếu tố của thành phần công việc. 2. Thông tin về yêu cầu nhân sự:  Bao gồm tất cả các yêu cầu về nhân viên thực hiện công việc như học vấn,

trình độ chuyên môn, kỹ năng, các kiến thức hiểu biết liên quan đến thực hiện công việc, các thuộc tính cá nhân. 3. Thông tin về các yêu cầu đặc điểm, tính năng tác dụng, số lượng, chủng loại của các máy móc, trang bị dụng cụ được sử dụng trong quá trình sử dụng công việc. 4. Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc: Bao gồm các tiêu chuẩn, định mức thời gian thực hiện, số lượng, chất lượng của sản phẩm hay công việc... Tiêu chuẩn mẫu là cơ sở để đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên. 5. Các thông tin về điều kiện thực hiện công việc: Bao gồm các thông tin liên quan đến các vấn đề điều kiện làm việc như sự cố gắng về thể lực, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều kiện tổ chức hoạt động, của công ty, chế độ lương bổng, quần áo đồng phục... 1.3. Trình tự thực hiện phân tích công việc: Bước 1: Xác định mục đích sử dụng các thông tin phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu nhập thông tin phân tích hợp lý nhất. Bước 2: Thu nhập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của công ty, phòng ban, phân xưởng, sơ đồ quy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ (nếu có). Bước 3: Chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc, nhất là khi cần phân tích các công việc tương tự như nhau. Bước 4: áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tuỳ theo yêu cầu mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập. Tuỳ theo dạng hoạt động và khả năng tài chính, có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp thu nhập thông tin sau đây: Quan sát, bấm giờ, chụp ảnh, phỏng vấn, bảng câu hỏi. Bước 5: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin. Những thông tin thu thập để phân tích công việc trong bước 4 cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác, đầy đủ bằng chính các nhân viên, công nhân thực hiện công việc và các giám thị, giám sát tình hình thực hiện công việc đó. Bước 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. 

2. Các phương pháp phân tích công việc: 2.1. Phương pháp phân tích công việc trên cơ sở của việc đánh giá thực hiện các chức năng. - Phương pháp này được dựa trên ba yếu tố chủ yếu là: dữ liệu, con người và vật dụng. Mỗi loại yếu tố dữ liệu, mỗi nhân viên phải thực hiện các chức năng sau: + Những chức năng cơ bản của quá trình thực hiện công việc của một nhân viên. Những chức năng cơ bản trong quá trình thực hiện công việc của một nhân viên.

Dữ liệu Con người Vật dụng

1. Tổng hợp 1. Cố vấn 1. Xếp đặt, bố trí

2. Phối hợp 2. Đàm phán 2. Làm việc chính xác

3. Phân tích 3. Chỉ dẫn 3. Thao tác kiểm tra

4. Sưu tập, biên soạn 4. Thanh tra, giám sát 4. Điều khiển

5. Tính toán 5. Tiêu khiển, giải trí5. Thực hiện thao tác bằng tay

6. Sao chép 6. Thuyết phục 6. Chăm nom, giữ gìn

7. So sánh 7. Nói ra hiệu 7. Nuối nấng

  8. Phục vụ 8. Giao nhận

  9. Giúp đỡ theo chỉ dẫn  

 - Các số thứ tự chỉ mức độ khó khăn phức tạp và tầm quan trọng của các chức năng khi thực hiện công việc. 2.2. Phương pháp bảng câu hỏi phân tích chức vụ Phương pháp này nhằm mục đích thu thập các thông tin định lượng, đánh giá mức độ của các trách nhiệm, nhiệm vụ của các công việc khác nhau. Người phân tích công việc phải xác định mỗi vấn đề có vai trò gì đối với công việc và nếu có thì ở phạm vi, mức độ áp dụng thế nào theo cách phân loại. 1 - Rất ít áp dụng 2 - Thỉnh thoảng 3 - Bình thường 4 - Đáng kể

 5 - Thường xuyên Tất cả công việc đều được đánh giá điểm trên cơ sở xác định xem công việc được đánh giá như thế nào theo 5 nhóm. 1 - Ra quyết định, giao dịch và trách nhiệm xã hội 2 - Thực hiện các công việc mang tính chất hành nghề, đòi hỏi kỹ năng cao. 3 - Công việc đòi hỏi sự cố gắng về thể lực. 4 - Công việc đòi hỏi phải điều khiển máy móc thiết bị 5 - Xử lý thông tin Sử dụng kết quả bảng đánh giá câu hỏi phân tích chức vụ, để so sánh công việc này với công việc khác và làm cơ sở để trả lương cho nhân viên. 2.3. Phương pháp phân tích công việc theo chức vụ kỹ thuật: Áp dụng để phân tích các công việc do công nhân thực hiện nhằm xác định cấp bậc hay mức độ phức tạp của công việc. 1 - Xác định những chức năng chủ yếu trong thực hiện công việc thông thường, có thể phân loại được 2 - Tính điểm các chức năng: So sánh các chức năng trên cơ sở các yêu cầu, đặc điểm khi thực hiện công việc, từ đó xác định quan hệ tỷ lệ giữa các chức năng. Chức năng thực hiện công việc được đánh giá là quan trọng nhất, chiếm tỷ trọng cao nhất so với tất cả các chức năng khác trong thực hiện công việc. Mỗi chức năng lại chia thành bốn mức độ phức tạp, ứng với mỗi mức độ phức tạp đó người ta cho điểm tối thiểu đến tối đa. 3 - Xác định số điểm của mỗi công việc: Số điểm của mỗi công việc được tính bằng tổng số diểm cho tất cả các chức năng của công việc. 4 - Chuyển từ điểm sang bậc: Căn cứ vào tổng số điểm của mỗi công việc để chuyển từ điểm sang bậc. Mỗi công việc có mức độ phức tạp và tầm quan trọng khác nhau sẽ được xếp vào một cấp bậc kỹ thuật nhất định, công việc càng phức tạp, tinh thần trách nhiệm càng cao thì cấp bậc kỹ thuật cũng càng cao. * Tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật do Nhà nước thống nhất quản lý trong phạm vi

toàn quốc. Các doanh nghiệp không có quyền ban hành các tiêu chuẩn kỹ thuật. * Số lượng bậc của các công việc trong cùng một nghề bao giờ cũng tương ứng với số bậc lương của công nhân nghề đó. * Khoảng cách về điểm giữa các bậc của các công việc trong cùng một nghề được xác định tương ứng với hệ số lương của công nhân nghề đó. 2.4. Nội dung chính của Bản mô tả công việc: 2.4.1. Thế nào là bản mô tả công việc? Một bản mô tả công việc là văn bản nêu ra các nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan tới một công việc được giao và những đIều kiện đối với người làm nhiệm vụ đó. Bản mô tả công việc phảI được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, tạo ra sự so sánh với các công việc khác và dễ hiểu đối với người giao cũng như người nhận công việc đó. 2.4.2. Tại sao lại cần thiết phải có bản mô tả công việc ? - Để mọi người biết họ cần phải làm gì. - Định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho người làm nhiệm vụ đó. - Công việc không bị lặp lại do một người khác làm. - Tránh được các tình huống va chạm - Mọi người biết ai làm và làm nhiệm vụ gì - Mỗi người đều phải có một bản mô tả công việc, thậm chí cả người chồng hoặc vợ của người chủ doanh nghiệp cũng phải có nếu họ có liên quan đến công việc. 2.4.3. Những thông tin mà một bản mô tả công việc cần có Không có một mẫu chuẩn bào dành cho các bản mô tả công việc vì có quá nhiều công việc khác nhau. Tuy nhiên một bản mô tả công việc được cho là hiệu quả đều gồm các thông tin sau: a. Tên công việc của người được tuyển vào cho việc đó, vị trí trong sơ đồ tổ chức, nơi làm việc: thành phố nào, nhà máy nào, phòng nào, máy móc gì v.v. b. Công việc cần thực hiện: 

Có bản mô tả chính xác ai là người thực hiện công việc đó, người đó sẽ tiến hành ra sao và tại sao lại làm công việc đó. Xác định phạm vi và mục đích công việc. Những hướng dẫn chi tiết bao gốm công việc được giao, nhiệm vụ cụ thể, phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, quan hê công việc, phương pháp cụ thể, thiết bị kĩ thuật, điều kiện làm việc và những ví dụ cụ thể được diễn đạt theo một trình tự thời gian hoặc lozic. c. Chỉ dẫn chi tiết về công việc: Những kĩ năng tinh thần (nền tảng giáo dục, kiến thức công việc, trách nhiệm công việc) và những kĩ năng về thể chất, điều kiện làm việc là những yếu tố quan trọng trong bản mô tả công việc . Những đánh giá về các thuộc tính và tầm quan trọng của chúng có thể mang tính chủ quan vì những yêu cầu thường xuyên phát sinh từ việc thực hiện nhiệm vụ. d. Tiêu chuẩn thực hiện công việc: Hầu hết những bản mô tả công việc đều nêu rõ nhiệm vụ cụ thể nhưng không yêu cầu cần phảI thực hiện tốt công việc đó ở mức nào. Những tiêu chuẩn đối với việc thực hiện công việc đã loạI bỏ được yếu tố không rõ ràng này. Chẳng hạn như tiêu chuẩn có thể là: Trong một ngày phải lắp được 5 chiếc xe đạp hay bán tăng một số lượng hàng nhất định là ......trong một tháng.  2.5. Cần phải chuẩn bị bản mô tả công việc như thế nào? Bản thảo của bản mô tả công việc có thể tiến hành theo 4 bước: lập kế hoạch, thu thập thông tin, viết lại và phê chuẩn. • Bước 1: Lập kế hoạch: Việc chuẩn bị tốt dẫn tới kết quả tốt. Giai đoạn chuẩn bị cần phải xác định các trách nhiệm chính và công tác kiểm tra đánh giá? Công việc đó nhằm đạt được cái gì? (Nhiệm vụ) Người đảm đương công việc đó cần phảI nỗ lực như thế nào? (Trách nhiệm) Kết quả công việc được đánh giá như thế nào? (Kiểm tra) • Bước 2: Thu thập thông tin: Điều quan trọng là thu thập thông tin đầy đủ để đặt công việc vào một hoàn cảnh có liên quan đến các công việc khác trong cơ cấu tổ chức và thông báo về các mối quan hệ có liên quan. Vị trí công việc được miêu tả rõ nhất bằng sơ đồ.

 Những yếu tố cơ bản tạo thành công việc là: Trách nhiệm, thông tin, kết quả và điều kiện kinh tế. • Trách nhiệm gồm 2 yếu tố: Giao phó và cân nhắc. Về cân nhắc, bạn cần biết liệu người đảm đương công việc đó sẽ tiến hành theo sự suy xét riêng của bản thân, hay thực hiện sau khi đã xin phép trước, hay người đó giao quyền thực hiện đó cho người khác. Chẳng hạn, tìm hiểu xem quyền hạn về tàI chính của người quản lý ở mức độ nào là một đIều quan trọng. Có thể anh ta chỉ định các nhân viên khác hoặc một người quản lý khác và kiểm soát công việc của họ, xác định phương pháp làm việc và trật tự ưu tiên công việc, hoặc liệu anh ta có khả năng cấp vốn và những chi phí hiện tại hay không? • Những yêu cầu về Trao đổi thông tin chính là muốn đề cập tới loại thông tin do người làm công việc đó nhận và cung cấp. Thông tin được truyền đạt hay ghi bằng văn bản. Thông tin đó quan trọng và phức tạp tới mức nào ? Người đảm nhận công việc đó phải thường tiếp xúc với những ai? Vị trí của họ ? Họ là những người trong hay ngoài công ty? • Kết quả công việc: Cuối cùng, điều cần thiết là xem người nhận công việc đó đã đạt được kết quả gì ? Kết quả đạt được dưới hình thức chỉ dẫn, đề xuất, tư vấn hay dịch vụ. Nếu đó là kết quả tổng hợp thì nó dùng để làm gì ? Đó có phải là đầu vào cho công việc của ai đó khác không ? • Điều kiện về kinh tế: Mức lương và những lợi ích khác.  • Bước 3: Phác thảo bản mô tả công việc: Điều này nghĩa là chuyển những thông tin đã thu thập thành bản mô tả công việc nhằm mục đích giúp người làm công việc đó và người quản lý có thể hình dung cùng một bức tranh giống nhau và bao quát được phạm vi công việc. Bản mô tả công việc có thể do người làm công việc đó hoặc người quản lý soạn, đôI khi người quản lý viết bản thảo sau khi đã thảo luận với người đảm đương công việc. Những chi tiết sau cần thiết khi soạn thảo các thông tin và chuyển chúng thành bản mô tả công việc . Mục đích công việc: Tại sao lại cần công việc này? Mục đích công việc cần được xác định trước khi phác thảo những vấn đề còn lại của một bản mô tả công việc. Tuy vậy có thể quay lại thay đổi mục đích công việc sao cho phù hợp sau khi đã hoàn thành bản mô tả công việc. 

Nhiệm vụ chính/Trách nhiệm: Nếu công việc bao gồm những chi tiết chính của một hoạt động thì phải được chỉ rõ trong mục những điểm căn bản của văn bản. Trong trường hợp cụ thể, cấu trúc tiêu biểu và phạm vi công việc phảI nổi bật trong văn bản. Một văn bản mô tả thành công là văn bản chỉ rõ phạm vi công việc, phác hoạ được nội dung công việc nhưng đồng thời phải rút ngắn những thông tin quá chi tiết về những thủ tục hàng ngày. Những thông tin quan trọng khác cần bao gồm là : Trách nhiệm báo cáo: công việc đó cần báo cáo với ai ? Kết quả đạt được:Công việc hoàn thành được xác định như thế nào ? Điều kiện kinh tế: Mức lương và những quyền lợi khác.  • Bước 4: Phê chuẩn bản mô tả công việc: Người làm công việc đó và người quản lý phải cùng nhau thảo luận và nhất trí về văn bản mô tả công việc. người làm công việc đó và người giám sát hoặc người quản lý phảI cùng thống nhất xem nên giải quyết như thế nào khi người làm công việc đó gặp phải những vấn đề cần giải quyết. Người quản lý cần chỉ đạo cấp dưới sao cho cùng thống nhất về bản mô tả công việc đảm bảo công việc tiến hành thuận lợi mà không có kẽ hở hoặc sự chồng chéo lên nhau.  Tình huống tham khảo 4 Bản mô tả công việc Quản đốc sản xuất nhà máy Chiến Thắng Vài nét chính về nhà máy: Chiến Thắng Steel là công ty sản xuất thép chịu lực bê tông. Công ty bắt đầu đi vào hoạt động cách đây 2 năm và dần dần trở thành nhà cung cấp thép lớn nhất phía Nam đất nước. Công ty hy vọng đầu tư máy móc thiết bị mới nhằm tăng sản lượng hơn nữa trong 2 năm tới. Giám sát viên nhà máy sẽ đóng vai trò then chốt trong việc quản lý đội ngũ giám sát công việc sản xuất của nhà máy với mục tiêu mở rộng qui mô. Bản mô tả công việc Vị trí:Quản đốc sản xuất Chịu trách nhiệm trước:Chủ doanh nghiệp/quản lý

 Nhân viên:7 công nhân chịu trách nhiệm trước quản đốc sản xuất Mục đích công việc Trách nhiệm chính của người quản đốc sản xuất là đảm bảo việc sản xuất của nhà máy với hiệu quả cao nhất. Quản đốc chịu trách nhiệm duy trì mức sản xuất ít nhất là 80% công suất và năng suất lao động tối thiểu là 2 tấn 1 người 1 ngày đối với nhân viên cấp dưới. Nhiệm vụ và trách nhiệm Quản đốc sản xuất sẽ báo cáo trực tiếp với ông Thông, giám đốc nhà máy. Anh ta sẽ tư vấn ông Thông về công suất sản xuất của nhà máy, về việc tuyển dụng và thải hồi nhân viên, mua thiết bị mới và hoạch định sản xuất. Nhiệm vụ của quản đốc là : • Chuẩn bị báo cáo kế hoạch sản xuất hàng tháng, lên danh sách những vật liệu cần thiết trong phạm vi nguồn lực và nguyên liệu.  • Huấn luyện công nhân mới để đạt tối đa công suất sản xuất. Cứ 3 tháng 1 lần đánh giá chất lượng lao động của công nhân.  • Đảm bảo sự hoạt động liên tục của các thiết bị máy móc và hạn chế tối đa sự hỏng hóc.  • Tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm, đảm bảo các sản phẩm làm ra đều đạt tiêu chuẩn chất lượng.  • Giải quyết các vấn đề nảy sinh hàng ngày đảm bảo việc sản xuất liên tục như mục tiêu đã đề ra.  Tư vấn cho người quản lý trong các lĩnh vực: lựa chọn công nghệ cho sự phát triển tương lai, tuyển dụng và thi hành kỷ luật đối với nhân viên, bố trí phân xưởng và thực hiện những gì liên quan tới việc nâng cấp sản lượng hoặc năng suất sản xuất của nhà máy. Điều kiện làm việc: Giờ hành chính. Người đảm nhận chức vụ này có văn phòng làm việc và điện thoại riêng. Điều kiện kinh tế: Mức lương từ 3.000.000 đến 3.500.000 đồng một tháng, 3 tuần nghỉ phép có lương, trong trường hợp ốm được nghỉ 3 tháng hưởng lương bình thường. 2.6. Nội dung chính của bảng tiêu chuẩn công việc:

 Các công việc rất đa dạng nên các yêu cầu của công việc cũng rất đa dạng, phong phú. Những yêu cầu chung của bảng tiêu chuẩn công việc là:  - Trình độ văn hoá, chuyên môn và các khoá đào tạo đã qua. - Các môn học chủ yếu của các khoá được đào tạo, kết quả thi các môn học chủ yếu và tốt nghiệp. - Trình độ ngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ gì và mức độ về đọc, nghe và viết. - Thâm niên công tác trong nghề và các thành tích đã đạt được. - Tuổi đời - Sức khoẻ - Ngoại hình - Năng khiếu đặc biệt và các yêu cầu đặc biệt như ghi tốc ký, đánh máy. - Hoàn cảnh gia đình - Tham vọng cầu tiến, sở thích, nguyện vọng cá nhân. - Các tiêu chuẩn đặc thù khác theo yêu cầu của công việc

Chương III: Tuyển dụng nhân viên

 

1. Xác định đối tượng nhân viên doanh nghiệp cần 

 

2. Nội dung trình tự của công tác tuyển dụng nhân viên 

1. Xác định đối tượng nhân viên doanh nghiệp cần: Do không có thời gian và kỹ năng để tự làm hết tất cả mọi việc, doanh nghiệp cần phải tuyển thêm nhân viên. Các DN nhỏ nhất thường có khoảng một đến hai nhân viên làm việc nửa ngày. Còn đối với các DN khác thì số lượng nhân viên chính thức sẽ nhiều hơn. Ðể nắm được nhu cầu về nhân viên, doanh nghiệp nên cân nhắc các yếu tố sau: 1. Xác định loại kỹ năng doanh nghiệp sẽ cần.

 2. Xác định doanh nghiệp sẽ cần bao nhiêu loại kỹ năng khác nhau. 3. Xác định các cách khác nhau để đáp ứng được các kỹ năng đó. 4. Xác định loại nhiệm vụ cần làm - Ðầu tiên, Doanh nghiệp cần xây dựng Bản mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn công việc của tất cả các vị trí cần làm trong quá trình hoạt động kinh doanh.  - Bước tiếp theo là quyết định xem doanh nghiệp sẽ cần hoàn thành bao nhiêu nhiệm vụ. Doanh nghiệp sẽ phải đánh giá khối lượng công việc cần làm trong mỗi lĩnh vực nhiệm vụ. Các thông tin này sẽ giúp doanh nghiệp lập kế hoạch cho nhân viên của mình. Doanh nghiệp hãy ghi nhớ rằng các nhiệm vụ khác nhau có thể yêu cầu cùng một loại kỹ năng. Do đó doanh nghiệp phải tính đến điều này khi xác định mình cần bao nhiêu kỹ năng khác nhau. Xác định các cách khác nhau để đáp ứng được những kỹ năng đó. Khi doanh nghiệp phải xác định các nhiệm vụ cần hoàn thành trong DN doanh nghiệp phải nghĩ đến cách thực hiện các nhiệm vụ đó. Sau đây là các cách để có được những kỹ năng doanh nghiệp cần: - Nâng cao kỹ năng của mình bằng cách tự học hỏi hay đúc rút thêm kinh nghiệm. - Liên kết với các DN khác để họ đảm nhiệm một phần công việc ho doanh nghiệp (ví dụ như dịch vụ đưa hàng, bán hàng hoá của doanh nghiệp). - Thuê nhân công có các kỹ năng cần thiết. Làm thế nào để xác định được yêu cầu về nhân viên trong doanh nghiệp? 1. Doanh nghiệp hãy xem lại danh mục các công việc ở phần trên. Ðó chính là những nhiệm vụ thông thường cần có trong một DN. 2. Doanh nghiệp hãy điền thêm vào danh mục đó những nhiệm vụ cần có để DN của doanh nghiệp sản xuất hay cung cấp dịch vụ. 3. Trong các công việc trên, hãy xác định liệu đội ngũ nhân viên hiện tại của doanh nghiệp có đủ thời gian và kinh nghiệm cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ đó hay không? 

4. Nếu doanh nghiệp không có đủ thời gian hay kỹ năng, doanh nghiệp nên thuê ai lo giúp doanh nghiệp làm các công việc này.  2. Nội dung trình tự của công tác tuyển dụng nhân viên. Các công tác tuyển dụng thường trải qua 6 bước: 2.1. Chuẩn bị tổ chức tuyển dụng: Bước chuẩn bị tổ chức tuyển dụng cần xác định được: - Các loại văn bản, qui định về tuyển dụng cần tuân theo. - Số lượng nhân viên cần tuyển. - Tiêu chuẩn nhân viên cần tuyển. - Số lượng, thành phần hội đồng tuyển dụng. - Quyền hạn, trách nhiệm của hội đồng tuyển dụng. 2.2. Thông báo tuyển dụng: Có thể áp dụng các hình thức thông báo tuyển dụng sau đây: - Thông qua văn phòng dịch vụ lao động - Quảng cáo trên báo chí, đài phát thanh, vô tuyến truyền hình. - Niêm yết trước cổng doanh nghiệp. Yêu cầu thông báo nên ngắn gọn, rõ ràng, chi tiết và đầy đủ những thông tin cơ bản cho các ứng viên về tuổi tác, sức khoẻ, trình độ. Càng có nhiều ứng viên cho một chỗ làm việc càng có điều kiện để tuyển chọn nhân viên phù hợp. 2.3. Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ: a. Thu nhận hồ sơ: Tất cả mọi hồ sơ xin việc đều phải ghi vào sổ xin việc, có phân loại chi tiết cho tiện sử dụng sau này. Nên lập hồ sơ cho từng ứng viên. Mỗi hồ sơ gồm có: - Đơn xin việc: (Theo mẫu của doanh nghiệp - xem phần phụ lục) ứng viên tự

điền vào. Đơn xin việc là bước đầu tiên trong quá trình đánh giá các ứng viên. Biểu mẫu xin việc làm cung cấp các thông tin về trình độ học vấn, các thành tích đã đạt được trước đây, những điểm mạnh và những điểm yếu của từng ứng viên. Trong thực tế các công ty thường sử dụng nhiều biểu mẫu xin việc làm khác nhau đối với từng đối tượng như: các chức vụ quản trị, chuyên gia kỹ thuật, lao động chuyên môn... Đối với các biểu mẫu xin việc làm, yêu cầu trả lời các câu hỏi chi tiết về trình độ học vấn, giáo dục... Đối với các công nhân làm việc theo giờ, biểu mẫu xin việc làm lại tập trung vào các vấn đề: trang bị dụng cụ mà ứng viên có thể sử dụng, và mức độ thành thạo, kinh nghiệm làm việc thực tế. Tham khảo biểu mẫu xin việc làm đối với các ứng viên vào các chức vụ quản trị, cán bộ kỹ thuật, chuyên môn. - Các văn bằng chứng chỉ tốt nghiệp. - Sơ yếu lý lịch cá nhân: Tóm tắt lý lịch, hoàn cảnh cá nhân và gia đình. Ngoài ra sau khi kiểm tra phỏng vấn và khám bệnh sẽ bổ sung thêm vào hồ sơ bảng kết quả phỏng vấn, tìm hiểu về tính tình, sở thích, năng khiếu, tri thức.... và kết quả khám bệnh của ứng viên. b. Nghiên cứu hồ sơ: Nghiên cứu hồ sơ nhằm ghi lại các thông tin chủ yếu về ứng viên báo gồm: - Học vấn, kinh nghiệm, quá trình công tác. - Khả năng tri thức, mức độ tinh thần. - Sức khoẻ. - Trình độ tay nghề. - Tính tình, đạo đức, tình cảm, nguyện vọng. Trong giai đoạn này có thể loại bớt một số ứng viên không thích hợp với công việc, không cần phải làm tiếp các thủ tục khác trong tuyển dụng. 2.4. Kiểm tra, sát hạch, trắc nghiệm và phỏng vấn ứng viên: Đây là bước khó khăn nhất đối với ứng viên nhằm chọn ra các ứng viên phù hợp nhất. Áp dụng hình thức kiểm tra, sát hạch để đánh giá ứng viên về các kiến thức cơ bản, khả năng thực hành hay trình độ lành nghề... dưới dạng bài thi, bài tập thực hành, làm thử một mẫu công việc như đánh máy, sử dụng máy vi tính, thư ký... Áp dụng hình thức trắc nghiệm để đánh giá ứng viên về một số khả năng

đặc biệt như: trí nhớ, mức độ khéo léo của bàn tay. Phỏng vấn để đánh giá ứng viên về phương diện cá nhân như các đặc điểm về tính cách, khí chất, diện mạo. Trong cuộc phỏng vấn cần: - Khẳng định và xác định các thông tin mà họ đưa ra về trình độ, kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm; - Cung cấp thêm thông tin cho các ứng cử viên về công việc cần làm và tiêu chuẩn yêu cầu khi thực hiện công việc; - Khám phá những khả năng khác có ở ứng cử viên mà doanh nghiệp có thể sử dụng; - Đưa ra mức lương và điều kiện làm việc để xác minh xem đối tượng phỏng vấn có chấp nhận việc hay không. - Doanh nghiệp nên kiểm tra lại các bản nhận xét về quá trình làm việc trước đây của các ứng cử viên. 2.5. Kiểm tra sức khoẻ: Sức khỏe là yếu tố rất quan trọng đối với tất cả các loại lao động, cho nên trước khi tuyển dụng cần thiết phải kiểm tra sức khoẻ. Kiểm tra sức khoẻ là nhằm xác định được sức khoẻ của người dự tuyển, mà còn có thể phát hiện ra bệnh tật bẩm sinh của họ làm tiền đề việc quyết định tuyển dụng. 2.6. Quyết định tuyển dụng: - Doanh nghiệp nên tránh để bị rơi vào các tình huống chủ quan trong việc chọn lựa nhân viên theo ý thích mà không liên quan đến nhu cầu công việc. Ở Việt Nam, người ta thường cho rằng người nhà và họ hàng có thể làm việc tốt hơn, nhưng đôi khi những người này lại gây ra những rắc rối khác. - Thông thường Trưởng phòng nhân sự đề nghị, giám đốc ra quyết định tuyển dụng hoặc ký hợp đồng lao động. Trong quyết định tuyển dụng hoặc hợp đồng lao động cần ghi rõ về chức vụ, lương bổng, thời gian thử việc, khế ước. - Các nhân viên mới được doanh nghiệp phổ biến về lịch sử hình thành và phát triển, các cơ sở hoạt động, các chính sách và nội qui chung, các yếu tố về điều kiện làm việc, thời gian làm việc, ngày nghỉ, các chế độ khen thưởng, kỷ luật, an toàn lao động. 

Nhân viên mới được giới thiệu với người phụ trách, ban lãnh đạo cơ sở và những người có quan hệ công tác sau này. - Bước đầu của một nhân viên mới nhận việc thường có cảm giác lo lắng, hồi hộp, ngại ngần không muốn tham gia thảo luận các vấn đề với viên giám thị và các đồng nghiệp là do: 1. Công việc mới kéo theo sự thay đổi quan hệ con người, máy móc, thiết bị, giờ gấc, thói quen sinh hoạt. Càng nhiều sự thay đổi thì nhân viên càng khó quen với công việc mới. 2. Một số nhân viên mới thường có những mong muốn không thực tế, mong muốn của họ thường cao hơn so với những điểm thuận lợi của công việc mới, dẫn đến có khoảng cách giữa những vấn đề lý thuyết và thực tế. 3. Ngạc nhiên thắc mắc gây ra những lo lắng, hồi hộp. Sự ngạc nhiên, thắc mắc thường được tích tụ lại khi những mong đợi về một người nào đó, một sự kiện nào đó. Nhằm giảm bớt sự căng thẳng, hồi hộp của nhân viên mới, làm cho họ tin vào hành động, tác phong của mình, điều chỉnh mình phù hợp với các yêu cầu của doanh nghiệp. Làm cho nhân viên mới yên tâm làm việc, doanh nghiệp thường tổ chức  "Chương trình định hướng đối với nhân viên mới". Chương trình định hướng là chương trình đặc biệt dành riêng để hướng dẫn nhân viên mới, trong đó tóm tắt các chính sách, điều luật, nội qui và quyền hạn của nhân viên. Doanh nghiệp có thể trao cho nhân viên mới đến cuốn sổ tay "Đón mừng bạn mới đến" và thực hiện các nội dung hướng dẫn trong cuốn sổ tay đó với nhân viên mới. * Chương trình định hướng đối với nhân viên mới có những nội dung sau: Kế hoạch thực hiện công việc  Nhân viên mới phải biết được thế nào là đã làm tốt công việc và thế nào là chưa.  Giới thiệu công việc  Doanh nghiệp nên dành một hai ngày đầu để giới thiệu cho nhân viên đó về các hoạt động chính trong cơ quan. Ðối với mỗi nhân viên, những ngày đầu làm việc đều rất quan trọng vì đây là lúc họ định hướng cho công việc trong tương lai.  

Phân công công việc  Mỗi nhân viên cần có những nhiệm vụ cụ thể rõ ràng để hoàn thành trong ngày. Ví dụ như nhân viên tiếp tân thì cần phải biết là hàng ngày mình sẽ phải nghe và trả lời các cuộc điện thoại, tiếp đón khách đến doanh nghiệp và chỉ dẫn những điều họ muốn hỏi... Nếu đã có sẵn bản mô tả công việc đầy đủ và chi tiết thì việc phân công công việc sẽ dễ dàng hơn và bản thân nhân viên khi bước vào làm cho doanh nghiệp cũng sẽ hiểu rõ hơn về công việc đang chờ đợi họ.  Ðào tạo và động viên nhân viên trong công việc  Vấn đề thành bại không chỉ phụ thuộc vào ý tưởng kinh doanh tốt hay không mà còn vào việc nhân viên có kỹ năng nghiệp vụ, tay nghề và động cơ làm việc tốt hay không. Do vậy điều quan trọng trước tiên là cần cân nhắc xem nên đào tạo và động viên nhân viên như thế nào.  Ðể có thể động viên các nhân viên làm việc tốt, cần hiểu điều gì sẽ làm cho họ hài lòng. Mỗi nhân viên đều muốn cảm thấy thoải mái trong công việc. Hai vấn đề quan trọng ảnh hưởng lớn tới các nhu cầu này là mức lương và điều kiện làm việc.  Ðánh giá kết quả công việc  Mục đích của việc đánh giá kết quả công việc là để cải thiện hiệu suất làm việc. Nếu nhân viên hoàn thành xuất sắc một công việc nào đó nhà doanh nghiệp phải thông báo cho họ biết càng sớm càng tốt bằng cách thể hiện sự đánh giá cao kết quả làm việc của họ. Nếu họ làm một việc nào đó chưa tốt, bạn cũng phải giải thích rõ vấn đề cho họ để họ có cơ hội sửa sai. Kinh nghiệm cho thấy, nếu tuyển dụng được những người đã bỏ thời gian tìm hiểu ngành nghề và sự cạnh tranh của công ty thì khả năng họ sẽ ở lại công ty lâu hơn. Để tuyển dụng được nhân viên gắn bó với công ty, tránh việc tuyển dụng không đúng người, các doanh nghiệp cần lưu ý một số điềm sau: - Xác định xem ai sẽ cam kết làm việc với công ty trong mọi hoàn cảnh. Nhiều doanh nghiệp rất ngại tuyển dụng những ứng viên muốn thay đổi chỗ làm. Mặc dù có thể có nhiều lý do chính đáng cho việc thay đổi công việc, song điều này vẫn chứng tỏ rằng bản thân họ gặp khó khăn khi tự ràng buộc mình với với công ty. - Tìm hiểu mục tiêu lâu dài của ứng viên. Có thể bắt đầu với câu hỏi tại sao họ muốn thay đổi công ty. Khi nghe những câu trả lời như “tìm kiếm một công việc mang tính thách thức cao hơn” hay “có cơ hội làm việc ở một công

ty mà sự sáng tạo và đóng góp của mình được công nhận", nhà tuyển dụng nên hỏi sâu hơn nữa. Chẳng hạn như có thể hỏi thách thức nào mà họ thực sự đang tìm kiếm? Hay động cơ nào thúc đẩy họ tới làm việc ở công ty bạn? Ngoài ra, phải cố gắng xác định xem các ứng viên có thể hòa nhập với công ty hay không. Nếu công ty muốn thu hút những nhân viên có ý nghĩ độc lập, có đề xuất và chấp nhận rủi ro trong hoạt động kinh doanh, thì những người tự tin và có óc sáng tạo sẽ là những người thích hợp nhất với công ty. - Trong quá trình tuyển chọn, doanh nghiệp có thể mời ứng viên dành một ngày để gặp gỡ nhân viên và quan sát các hoạt động của công ty, thậm chí có thể yêu cầu ứng viên thực hiện vài công việc. Điều này không chỉ giúp bạn và ứng viên có thêm yếu tố xác định "người phù hợp nhất", mà còn giúp ứng viên có cái nhìn thực tế về khả năng ứng phó với điều kiện làm việc trong thời gian lâu dài. Nên tạo điều kiện cho ứng cử viên quan sát tính cách của các nhà quản trị cao nhất trong công ty. Trong một môi trường mà quan hệ giữa các nhân viên là những mối quan hệ đối đầu thì chỉ những ứng viên có kinh nghiệm làm việc lâu năm mới có thể "lưu chân" tại công ty. Nhân viên được tuyển chọn kỹ càng, phù hợp với hoạt động của công ty là "sản phẩm" của một quá trình, từ việc đánh giá toàn diện nhu cầu của công ty đề ra tiêu chuẩn cho các ứng viên thích hợp... đến sự kết hợp trình độ và năng lực của ứng viên với những tiêu chuẩn này. - Khi cần tuyển chọn nhân viên đã được đào tạo, điều này có thể xác định được thông qua việc nghiên cứu hồ sơ nhân viên, các cuộc điều tra, trắc nghiệm và phỏng vấn. Tuy nhiên vấn đề sẽ trở nên phức tạp hơn khi cần tuyển chọn nhân viên để đào tạo họ trước khi họ chính thức được giao thực hiện công việc. Tuyển chọn nhân viên để đào tạo căn cứ vào: 1 - Thực hiện phân tích công việc và xác định nên đánh giá thực hiện công việc như thế nào? (Tiêu chuẩn mẫu để đánh giá) 2 - Xác định những yêu cầu, đặc điểm chính xác của cá nhân mà ta dự đoán sẽ làm công việc được thực hiện tốt nhất như: bàn tay khéo léo, trí thông minh, mức độ nhạy cảm của tâm lý... 3 - Chọn lựa các ứng viên theo yêu cầu của doanh nghiệp. 4 - Yêu cầu ứng viên làm việc và đánh giá việc thực hiện công việc của ứng viên.  5 - Phân tích mối quan hệ giữa những nét yêu cầu ở mục 2 và việc thực hiện công việc của từng ứng viên. Từ đó rút ra kết luận cần thiết về yêu cầu đối với ứng viên. 

Chương IV: Đánh giá thực hiện công việc

 

I. Khái niệm và vai trò của đánh giá thực hiện công việc  

 

II. Các phương pháp đánh giá tình hình thực hiện công việc 

 

III. Các điểm cần lưu ý trong đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên 

IV. Phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc

I. Khái niệm và vai trò của đánh giá thực hiện công việc. Khái niệm: Đánh giá công việc thực hiện là đo lường kết quả công việc thực hiện so với chỉ tiêu đề ra. Vai trò của đánh giá thực hiện công việc: - Đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên cung cấp các thông tin cơ bản, dựa vào đó, các doanh nghiệp mới có thể ra quyết định về vấn đề thăng tiến và tiền lương của nhân viên. - Giúp cho cán bộ nhân sự và các nhân viên có cơ hội để xem xét lại các phẩm chất liên quan đến công việc cần thiết phải có của một nhân viên. Hầu hết mọi nhân viên đều mong muốn biết được các nhân xét, đánh giá của người chỉ huy, lãnh đạo về việc thực hiện công việc của mình. Đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên, cung cấp các thông tin này cho nhân viên. - Giúp cho các cán bộ nhân sự và các nhân viên xây dựng kế hoạch điều chỉnh lại những sai sót trong việc thực hiện công việc của nhân viên. Nội dung trình tự đánh giá tình hình thực hiện công việc được tiến hành theo ba bước. 1. Xác định công việc. Xác định công việc có nghĩa là sự thống nhất giữa cán bộ nhân sự và nhân

viên về : - Doanh nghiệp mong đợi nhân viên thực hiện cái gì. - Những tiêu chuẩn mẫu, căn cứ vào đó sẽ tiến hành đánh giá thực hiện công việc của nhân viên. 2. Đánh giá việc thực hiện công việc có nghĩa là so sánh việc thực hiện công việc của nhân viên với tiêu chuẩn mẫu. Trong bước này có thể sử dụng nhiều phương pháp đánh giá thực hiện công việc khác nhau. 3. Cung cấp thông tin phản hồi: Có thể thực hiện một lần khi việc đánh giá thực hiện công việc kết thúc hoặc có thể thực hiện công việc nhiều lần trong suốt quá trình đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên, điều này phụ thuộc vào tính chất, đặc điểm của công việc. Các công việc rất đa dạng và phức tạp. Đánh giá tình hình thực hiện công việc của công nhân sản xuất làm việc theo định mức lao động thì đơn giản, có thể căn cứ trực tiếp vào mức độ hoàn thành của công nhân. Đánh giá tinh hình thực hiện công việc của các nhân viên khác lại rất phức tạp, khó chính xác và thường sử dụng những phương pháp cần thiết. II. Các phương pháp đánh giá tình hình thực hiện công việc. 1. Đánh giá bằng bảng điểm và đồ thị. Đây là phương pháp đơn giản và phổ biến nhất để đánh giá thực hiện công việc. Trong bảng liệt kê những điểm chính yếu theo yêu cầu của công việc như chất lượng, số lượng công việc... và sắp xếp thứ tự theo đánh giá thực hiện công việc từ mức kém nhất đến xuất sắc, hoặc theo các thang điểm (ví dụ: thang điểm 10, thang điểm 100). Mỗi nhân viên sẽ được cho điểm phù hợp với mức độ thực hiện từng điểm chính theo yêu cầu của công việc. Sau đó tổng hợp lại, đưa ra đánh giá chung về tình hình thực hiện công việc của nhân viên. 

- Họ tên nhân viên - Công việc - Bộ phận - Giai đoạn đánh giá từ …………đến…………..

 Các yếu tố Điểm đánh giá Ghi chú

Khối lượng công việc hoàn thành Tốt  

KháTrung bình

Kém

Chất lượng thực hiện công việc

TốtKhá

Trung bìnhKém

 

Hành vi, tác phong trong công việc

TốtKhá

Trung bìnhKém

 

Tổng hợp kết quả

TốtKhá

Trung bìnhKém

 

 Bảng đánh giá tình hình thự hiện công việc của nhân viên theo phương pháp cho điểm: 2. Xếp hạng luân phiên. Một phương pháp đơn giản để đánh giá nhân viên là sắp xếp họ từ người giỏi nhất đến người kém nhất, theo một số điểm chính như: Thái độ làm việc, kết quả công việc ... Cách thực hiện: - Liệt kê tất cả các nhân viên cần đánh giá. - Trên biểu mẫu, đối với từng điểm chính, xác định nhân viên được đánh giá cao nhất, lần lượt đến người kém nhất. 3. So sánh cặp. Phương pháp so sánh cặp giúp cho việc sắp xếp nhân viên theo phương pháp sắp xếp, có hiệu quả cao hơn. Đối với mỗi yêu cầu (hay điểm) chính yếu như số lượng và chất lượng công việc... Mỗi nhân viên sẽ được so sánh với một nhân viên khác trong từng cặp. Ví dụ

Theo kết quả so sánh trên, nhân viên A được đánh giá tốt nhất, nhân viên C bị đánh giá kém nhất. 4. Phê bình lưu giữ. Theo phương pháp này cán bộ nhân sự lưu giữ lại một số vấn đề rắc rối, trục trặc liên quan đến tư cách thực hiện công việc của mỗi nhân viên, sau khoảng thời gian 6 tháng, cán bộ nhân sự gặp nhân viên để bàn về việc thực hiện công việc của nhân viên, nhắc lại các rắc rối hay trục trặc đó, và kiểm tra xem nhân viên có tự giải quyết được các rắc rối trục trặc đó chưa. Ưu điểm của phương pháp này là nó yêu cầu các cán bộ nhân sự phải luôn luôn nhắc nhở đến các rắc rối, các trục trặc trong việc thực hiện công việc của nhân viên và từ đó có biện pháp kiểm tra, nhắc nhở nhân viên, tìm cách loại trừ các sai sót của họ trong thực hiện công việc. 5. Phương pháp mẫu tường thuật. Cán bộ nhân sự yêu cầu nhân viên dưới quyền mô tả, tường thuật lại việc thực hiện công việc của nhân viên dưới quyền nhằm sơ bộ đề ra mục tiêu, kế hoạch hành động và khuyến khích sao cho nhân viên làm việc có thể vượt các tiêu chuẩn mẫu. Trong mẫu tường thuật cũng có phần đánh giá sơ bộ thực hiện công việc của nhân viên về các mặt. Yêu cầu giám sát, kinh nghiệm làm việc và đánh giá chung về thực hiện công việc. 6. Phương pháp phối hợp. Phương pháp này phối hợp những ưu điểm của phương pháp mẫu tường thuật phe bình và cho điểm. Trình tự thực hiện như sau: 1. Xác định các điểm mấu chốt và rắc rối trong công việc . 

2. Chia các điểm mấu chốt và rắc rối thành nhiều nhóm nhỏ. Mỗi nhóm là một đại lượng. 3. Với mỗi đại lượng cần được đánh giá chia theo nhiều mức khác nhau, phân loại từ mức kém nhất đến mức tốt nhất. Ơ mỗi mức có minh hoạ giải thích bằng điểm mấu chốt hoặc rắc rối trong thực hiện công việc. Ưu điểm của phương pháp này là:Tiêu chuẩn đánh giá được chọn lọc chính xác, rõ ràng, dễ hiểu. Cung cấp thông tin nhận xét, đánh giá về người thực hiện công việc nhanh chóng. Các đại lượng đánh giá độc lập với nhau và phù hợp với thực tế. III. Các điểm cần lưu ý trong đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên. 1. Những lỗi thường mắc khi thực hiện đánh giá công việc. - Tiêu chuẩn không rõ ràng: Cần phân biệt rõ yêu cầu ở mỗi mức: xuất sắc, khá, trung bình, kém là gì. Làm được những việc gì, kỷ năng cụ thể ra sao thì xếp vào loại xuất sắc. Những người khác nhau sẽ có cách hiểu và áp dụng khác nhau về các tiêu chuẩn xuất sắc, khá, trung bình và kém. Nếu như không có cách hướng dẫn phân loại cụ thể với tiêu chuẩn không rõ ràng, cùng một nhân viên có thể được đánh giá ở mức khác nhau. Điều này sẽ làm giảm tính chính xác và hiệu quả của việc đánh giá thực hiện công việc của nhân viên. - Thiên kiến: Thể hiện khi đánh giá chung, việc thực hiện công việc của nhân viên, cán bộ nhân sự chỉ căn cứ trên một tiêu chuẩn nào đó hoặc một nét chính nào đó. - Xu hướng trung bình: Xu hướng đánh giá nhân viên về mức trung bình, không có người xuất sắc, cũng không có người quá kém. - Xu hướng cực đoan: Cán bộ nhân sự có xu hướng đánh giá nhân viên theo cách quá cao hoặc quá thấp. Tất cả nhân viên dều được đánh giá tốt cả hoặc kém cả. - Định kiến:Xu hướng để cho các yếu tố khác biệt về cá nhân như tuổi tác, màu da, giới tính ảnh hưởng đến đánh giá thực hiện công việc. 2. Một số biện pháp cơ bản để đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên. Làm cho nhân viên tin tưởng vào việc đánh giá thực hiện công việc là công bằng và họ tích cực, chủ động tham gia vào quá trình đánh giá là một biện pháp để nâng cao hiệu quả đánh giá thực hiện công việc. Để đạt được việc

đánh giá là khách quan cán bộ nhân sự cần chú ý một số mặt sau đây: 1. tiến hành đánh giá việc thực hiện công việc thường xuyên. Nêu ra được nhân viên làm tốt, các nhận xét về đánh giá việc thực hiện công việc sẽ làm cho họ phấn khởi, hăng say làm việc. Nếu họ làm chưa tốt, họ sẽ có cơ hội tìm hiểu về các thiếu sót của họ và họ sửa chữa để hoàn thành nhiệm vụ của mình. 2. Cán bộ nhân sự cần thể hiện họ là người hiểu biết, quan tâm đến công việc của nhân viên được đánh giá. Giữa giám thị và nhân viên cần có sự nhất trí về những trách nhiệm chính cần thực hiện trong công việc. 3. Cán bộ nhân sự cần phối hợp với nhân viên, đề nghị họ cũng tham gia vào việc hoạch định công việc, làm cơ sở cho việc đánh giá tốt hơn, nhằm loại trừ những sửa đổi trong việc đánh giá. 4. Đào tạo, huấn luyện cán bộ nhân sự trong công tác đánh giá thực hiện công việc của nhân viên. Nhằm loại bỏ những lỗi lầm thường mắc phải trong đánh giá thực hiện công việc của nhân viên, cần đào tạo huấn luyện cán bộ nhân sự làm công tác đánh giá thực hiện công việc của nhân viên. Căn cứ vào việc xếp loại, đánh giá theo các tiêu thức khác nhau, người hướng dẫn sẽ giải thích các lỗi mà người đánh giá vừa mắc phải. Sau đó người hướng dẫn sẽ chỉ ra cách đánh giá chung và có minh hoạ thêm về những sai lầm của người đánh giá vừa thực hiện. Trong quá trình đánh giá cần chú ý nhiều yêu tố ngoại cảnh tác động đến mức độ chính xác của việc đánh giá thực hiện công việc như: Tỷ lệ thuyên chuyển, tiền lương trung bình trong đơn vị, các áp lực khác từ bên ngoài. Do đó việc đào tạo người đánh giá có hiệu quả, cần chú ý đến những vấn đề thực tế cuộc sống sẽ ảnh hướng đến kết quả đánh giá thực hiện công việc. IV. Phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc. 1. Mục đích của phỏng vấn. Phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc nhằm nghiên cứu, phát hiện và điều chỉnh các sai sót trong thực hiện công việc của nhân viên hoặc duy trì và nâng cao kỹ năng thực hiện công việc của nhân viên. Có ba hình thức phỏng vấn dựa trên ba mục tiêu khác nhau. 1. Thoả mãn - thăng tiến. 

Việc thực hiện công việc của nhân viên thoả mãn, hay đáp ứng các nhu cầu tiêu chuẩn đặt ra thì nhân viên đó sẽ có khả năng thực hiện thăng tiến. Mục đích của phỏng vấn là thảo luận với nhân viên về kế hoạch nghề nghiệp và các kế hoạch hành động đặc biệt để nâng cao trình độ văn hoá, chuyên môn cho nhân viên, tạo cho họ có đủ khả năng để thực hiện những công việc, chức vụ và yêu cầu cao hơn. 2. Thoả mãn không thăng tiến: Nhằm duy trì và nâng cao kỹ năng thực hiện công việc của nhân viên. Hình thức phỏng vấn này áp dụng đối với các nhân viên đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ ở cương vị hiện nay nhưng họ không có cơ hội thăng tiến do các nguyên nhân: - Nhân viên đã đạt được điểm hoặc mức cao nhất trong các cuộc thi. - Không có chức vụ trống. - Do hạn chế về trình độ giáo dục đào tạo của nhân viên. - Bản thân nhân viên không có nguyện vọng thăng tiến Vì việc thực hiện công việc của nhân viên đã thoả mãn các yêu cầu tiêu chuẩn cho nên người phỏng vấn phải tìm ra các biện pháp thích hợp để khuyến khích họ tiếp tục duy trì và nâng cao kỹ năng thực hiện công việc, thông qua các hình thức khen thưởng thích hợp. 3. Không thoả mãn - điều chỉnh: Loại phỏng vấn này áp dụng đối với những nhân viên không đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn trong thực hiện công việc. Có hai cách giải quyết: - Yêu cầu nhân viên điều chỉnh, sửa chữa những sai sót của họ trong thực hiện công việc. - Những nhân viên không có khả năng điều chỉnh lại hoạt động của mình, không thể đạt được yêu cầu tiêu chuẩn thì phải chuyển họ sang thực hiện công việc khác, đơn giản nhất hoặc phải cho nghỉ việc. 2. Chuẩn bị phỏng vấn. Buổi chuẩn bị phỏng vấn giữ vai trò đặc biệt quan trọng đối với hiệu quả phỏng vấn. Chuẩn bị phỏng vấn phải chú ý đến các nội dung chủ yếu sau đây: 1. Thu thập dữ liệu thông tin cần thiết.

 Nghiên cứu bên mô tả công việc của nhân viên với các tiêu chuẩn mẫu, xem xét lại hồ sơ nhân viên về các nhận xét, đánh giá thực hiện công việc của nhân viên lần gần nhứt. 2. Chuẩn bị cho nhân viên: Thông báo cho họ biết trước ít nhất là một tuần thời gian hỏng vấn. Phân tích các vấn đề, thu thập các thắc mắc phàn nàn của nhân viên liên quan đến việc thực hiện công việc người bị phỏng vấn, nên chú ý vào các công việc quan trọng nhất trong toàn bộ hoạt động của người bị phỏng vấn. Khi kết thúc phỏng vấn cần cám ơn nhân viên và tóm tắt những nội dung chủ yếu cho họ biết được những điểm chính của họ. 3. Khuyến khích nhân viên nói nhiều trong phỏng vấn. Cách duy nhất và rất đơn giản để cho nhân viên có thể thay đổi hoạt động, cách làm việc của họ là để cho họ nói nhiều, sao cho họ có thể nhận ra sự thiếu hụt và chấp nhận sự cần thiết phải thay đổi trong hoạt động của họ. Những việc nên làm để khuyến khích nhân viên nói nhiều. - Im lặng nghe họ nói một cách chăn chú, không ngắt lời họ. - Sự dụng các câu hỏi thăm dò như: Ông (hay bà) ? - Đặt câu hỏi vào dạng tình huống cần giải quyết : Giả sử ông là lãnh đạo phòng sản xuất, ông có nghĩ là ở đây còn nhiều lãng phí không? - Sử dụng các câu khuyến khích: Ông cứ nói tiếp đi, rồi sao nữa... - Sử dụng các câu hỏi lựa chọn: Những vấn đề mà ông không muốn làm cho công ty là gì ? - Nhắc lại câu trả lời cuối cùng của nhân viên và đặt thành câu hỏi. Ví dụ: Khi nhân viên nói: "Tôi không nghĩ là tôi làm xong công việc". Phỏng vấn viên có thể hỏi: "Ông không nghĩ là ông có thể làm xong công việc, tại sao thế ? - Chú ý nhận ra tình cảm, suy nghĩ thật của nhân viên thông qua những điều mà nhân viên nói. Ví dụ khi nhân viên tỏ ra ngại ngần với khả năng tăng tiến, phỏng vấn viên cần suy nghĩ, đặt vấn đề : Phải chăng họ cho rằng việc đánh giá thực hiện không công bằng. Những điều cần tránh: - Nói quá nhiều

 - Hỏi các câu hỏi chỉ để nhân viên trả lời "có", "không" - Khuyên bảo nhân viên ; ví dụ: Ông nên làm... Nếu tôi là ông tôi sẽ. - Không nên nói ra những câu thô bạo. - Không nên nhạo báng, bông đùa nhân viên. - Không nên đi quá xa chủ đề. 4. Đối xử với tính phòng ngự của nhân viên. Thường thường ai cũng dựng lên cho mình sự phòng ngự, hay tự bênh vực cho những yếu kém của mình. Khi bị phê bình là làm việc kém, nhân viên sẽ phản ứng lại bằng cách: - Phủ nhận khuyết điểm, tránh trả lời các câu hỏi liên quan. - Tức giận, phản bác lại một cách quyết liệt. Vì vậy vấn đề hiểu biết, biết cách tiếp xúc và xử lý với tính phòng ngự của nhân viên là một kỹ năng quan trong trong việc đánh giá thực hiện công việc. Sau đây là một số chỉ dẫn trong cách xử lý với tính phòng ngự của nhân viên. - Hãy suy nghĩ rằng tính phòng ngự là rất bình thường, không có gì đặc biệt và không cần ngạc nhiên về nó. - Không bao giờ tấn công vào tính phòng ngự của nhân viên cố gắng chỉ phê bình vấn đề, sự kiện, không đề cập đến con người. - Hoãn hành động lại: Đôi khi trong thực tế, điều tốt nhất nên thực hiện là không làm gì cả. Giành một thời gian hiệu quả cho suy nghĩ và tìm ra giải pháp hợp lý. - Phát hiện ra những hạn chế của chính bạn. Đừng bao giờ nghĩ rằng bạn sẽ giải quyết được tất cả mọi vấn đề, nhất là những vấn đề nhân sự và cũng đừng cố gắng tỏ ra bạn là một nhà tâm lý học đối với nhân viên. Ngẫm nghĩ và tôn trọng ý kiến của nhân viên trước khi nhận xét, đánh giá về họ. - Khi cần phê bình nhân viên, cần phải thực hiện theo cách nào sao cho vấn đề nhân viên duy trì được lòng tự trọng. Thông thường nên thực hiện phê bình nhân viên riêng biệt, và phê bình giảm nhẹ mức độ, có ví dụ cụ thể về

tình huống phê bình, đồng thời có hướng dẫn sửa chữa, điều chỉnh. Không lấy làm trò cười về những lỗi lầm của người khác. Thực hiện phê bình có mục đích, không dựa theo định kiến cá nhân. 5. Hướng phỏng vấn tới việc nâng cao kỹ năng thực hiện công việc của nhân viên. Một nghiên cứu cho thấy, nhân viên có thoả mãn với cuộc phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc không, thường phụ thuộc vào 3 vấn đề: - Không cảm thấy run sợ khi bị phỏng vấn. - Có cơ hội để chuẩn bị lý tưởng, cảm xúc, thuần phục với chương trình phỏng vấn. - Gặp một nhà phỏng vấn giỏi. Tuy nhiên mục đích chính của cuộc phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc không phải là làm cho nhân viên thấy thoả mãn hay hài lòng với cuộc phỏng vấn, mục đích chính của phỏng vấn là giúp nhân viên tiếp tục nâng cao kỹ năng thực hiện công việc. Do đó trách nhiệm của người phỏng vấn là phải: - Làm sáng tỏ những vấn đề có liên quan đến công việc. - Xếp đặt các mục tiêu cần đạt được và lập thời gian biểu thực hiện, thông qua kế hoạch hành động cụ thể. - Tìm hiểu nhân viên và tìm ra biện pháp khuyến khích họ thích hợp.

Chương V: Trả công lao động

  Thu nhập luôn là mối quan tâm hàng đầu của người lao động. Ở một mức độ nhất định, thu nhập có thể được xem là bằng chứng thể hiện địa vị, uy tín….của người lao động đối với xã hội.

1. Hệ thống tiền lương

2. Các hình thức tiền lương chủ yếu 

3. Xác định mức lương 

 

4. Các nội dung chính trong chế độ tiền lương và phúc lợi

xã hội theo qui định của nhà nước 

1. Hệ thống tiền lương. Thu nhập của người lao động bao gồm: tiền lương, phụ cấp, tiền thưởng và phúc lợi. Trong đó, tiền lương chiếm tỷ trọng lớn nhất. Toàn bộ tiền lương của doanh nghiệp trả cho nhân viên do công việc làm của họ, là động lực chủ yếu kích thích nhân viên làm việc tốt. Tiền lương là thu nhập chủ yếu giúp cho nhân viên làm thuê duy trì và nâng cao mức sống cho họ và gia đình họ và họ có thể hoà đồng với trình độ văn minh trong xã hội. Ở một mức độ nhất định, tiền lương là một bằng chứng thể hiện giá trị, địa vị uy tín của một người lao động đối với gia đình, doanh nghiệp và xã hội. Tiền lương còn thể hiện chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp đối với người lao động. Nhân viên luôn tự hào đối với mức lương của mình; khi nhân viên cảm thấy việc trả lương không xứng đáng với việc làm của họ, họ sẽ không hăng hái, tích cực làm việc. Hệ thống tiền lương giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong chính sách khuyến khích vật chất và tinh thần đối với nhân viên. Tiền lương được hiểu là số tiền mà chủ sử dụng lao động trả cho người lao động tương ứng với số lượng và chất lượng lao động tiêu hao trong quá trình làm việc. Hiểu theo nghĩa rộng, tiền lương không chỉ bao hàm các yếu tố tài chính mà còn có cả các yếu tố phi tài chính. Phần tài chính bao gồm tài chính trực tiếp và gián tiếp.  + Tài chính trực tiếp bao gồm tiền lương, tiền thưởng, tiền hoa hồng + Tài chính gián tiếp bao gồm bảo hiểm, chế độ phúc lợi…. Phần phi tài chính chứa đựng các lợi ích mang lại cho người lao động từ bản thân công việc và môi trường làm việc như sức hấp dẫn của công việc, sự vui vẻ, mức độ tích luỹ kiến thức, tự học hỏi, sự ghi nhận của xã hội….

 1. Yêu cầu cơ bản và các hình thức tiền lương. - Cách tính đơn giản, dễ hiểu, rõ ràng để mọi người đều hiểu và kiểm tra được tiền lương của mình. - Trong cơ cấu tiền lương nên có phần ổn định và phần linh hoạt để dễ dàng điều chỉnh khi có sự thay đổi các yếu tố liên quan đến trả công lao động. - Hệ thống tiền lương của doanh nghiệp phải tuân thủ theo yêu cầu của pháp luật và phải thể hiện tính công bằng trong trả lương giữa các doanh nghiệp trong cùng ngành nghề sản xuất kinh doanh. - Trả lương cho nhân viên phải căn cứ vào năng lực và sự cố gắng, đóng góp của nhân viên đối với hoạt động phát triển của doanh nghiệp. 2. Các hình thức tiền lương chủ yếu. Trả lương theo sản phẩm: là phương pháp trả lương căn cứ vào đơn giá hoàn thành một đơn vị sản phẩm hay công việc và số lượng đơn vị hay công việc đã được thực hiện. Đây là hình thức trả lương mang tính chất kích thích vật chất mạnh mẽ đối với nhân viên, được sử dụng phổ biến đối với các doanh nghiệp. Trả lương theo thời gian. áp dụng đối với nhân viên thực hiện các công việc không thể tiến hành định mức chính xác và chặt chẽ hoặc do tính chất của

sản xuất hạn chế, nếu thực hiện trả lương theo sản phẩm sẽ không đảm bảo được chất lượng sản phẩm không đem lại hiệu quả thiết thực. Tiền lương được tính trên cơ sở số lượng thời gian làm việc và đơn giá tiền lương trong một đơn vị thời gian. - Tiền lương trả cho nhân viên dưới hình thức tiền tệ là tiền lương danh nghĩa. Cùng một số tiền như nhau nhưng ở các thời điểm khác nhau hoặc ở các vùng khác nhau sẽ mua được khối lượng hàng hoá và dịch vụ khác nhau do giá cả hàng hoá và dịch vụ thay đổi. Khái niệm tiền lương thực tế được sử dụng để xác định số lượng hàng hoá tiêu dùng và dịch vụ mà người lao động nhận được thông qua tiền lương danh nghĩa. Tiền lương thực tế phụ thuộc vào hai yếu tố cơ bản: Tổng số tiền lương danh nghĩa nhận được và chỉ số giá cả hàng hoá tiêu dùng và dịch vụ. Mối liên hệ giữa tiền lương thực tế và tiền lương danh nghĩa thể hiện trong công thức:

 WR : Tiền lương thực tế Wm : Tiền lương danh nghĩa CPI : Chỉ số giá cả hàng hóa tiêu dùng và dịch vụ.  Muốn cho thu nhập thực tế của người lao động tăng lên thì chỉ số tiền lương danh nghĩa phải tăng nhanh hơn chỉ số giá cả hàng hoá tiêu dùng và dịch vụ. 3. Xác định mức lương. 3.1. Nghiên cứu tiền lương. Nghiên cứu tiền lương nhằm xác định mức lương thịnh hành đối với các công việc nhất định trong khu vực. Nghiên cứu, khảo sát tiền lương sẽ cung cấp các thông tin về những mức lương đặc biệt cho các công việc đặc biệt. Thông thường nghiên cứu tiền lương theo các bản câu hỏi in sẵn là dễ hiểu và đơn giản nhất, tuy nhiên, các cuộc khảo sát, nghiên cứu qua điện thoại, qua quảng cáo trên thông tin đại chúng cũng là nguồn thông tin rất tốt. Sau khi nghiên cứu mức tiền lương của các công ty khác, mỗi công ty sẽ quyết định chính sách tiền lương của mình cho phù hợp với tình hình thực tế

của công ty. Trường hợp công ty muốn áp dụng mức trả lương giống như các công ty khác mức lương thấp nhất và mức lương của một số công việc chuẩn trong công ty được áp dụng theo giá thị trường khu vực. Công ty ấn định mức lương cao hơn giá thị trường khi công ty có nhu cầu cần tuyển hoặc thu hút được số lao động có trình độ lành nghề cao để mở rộng sản xuất kinh doanh, tạo uy tín cạnh tranh cho công ty, hoặc khi hoạt động của công ty đạt mức ổng định và hiệu quả kinh tế cao. Công ty ấn định mức lương thấp hơn giá thị trường trong trường hợp công ty có các khoản phúc lợi và thu nhập thêm cho nhân viên, bảm đảm cho tổng thu nhập của nhân viên không thấp hơn so với công ty khác; hoặc khi công ty tạo cho nhân viên công việc làm ổn định lâu dài hay công ty có khả năng tạo cho nhân viên những cơ hội tăng tiến trong nghề nghiệp.  Áp dụng nghiên cứu tiền lương theo ba cách: 1. Khoảng trên 20% các chức vụ được định giá thực theo giá thị trường khu vực. Cách này dựa vào việc nghiên cứu tiền lương thực tế trên thị trường khu vực. 2. Dữ liệu nghiên cứu được sử dụng để đánh giá các công việc chuẩn, từ đó có thể định giá cho các công việc khác trên cơ sở mối liên hệ của các công việc khác đối với công việc chuẩn. 3. Các nghiên cứu thu thập các dữ liệu về các khoản phúc lợi và các khoản thu nhập thêm khác như bảo hiểm, nghỉ ốm, thời gian nghỉ phép... làm căn cứ cơ bản cho các quyết định của doanh nghiệp liên quan đến phúc lợi của nhân viên. 3.2. Xem xét các yếu tố ảnh hưởng tới mức lương Thông thường, khi nghiên cứu tiền lương, doanh nghiệp có thể phân nhóm các yếu tố ảnh hưởng đến mức lương sẽ trả cho người lao động, xem xét mức độ trọng yếu của việc ảnh hưởng tới mức lương. Các yếu tố đó có thể được liệt kê như sau (hình dưới) a. Căn cứ vào bản thân công việc: Công việc là yếu tố quyết định và ảnh hưởng tới luơng bổng. Hầu hết các công ty chú ý đến giá trị thực sự của từng công việc cụ thể. Có nhiều phương pháp đánh giá công việc, nhưng sử dụng các công cụ như bản mô tả công việc, phân tích công việc để đánh giá công việc là cách làm khoa học và hiệu quả. Các yếu tố thuộc về bản thân công việc cần đánh giá:

 1. Kỹ năng: - Yêu cầu lao động trí óc - Mức độ phức tạp của công việc - Các phẩm chất cá nhân cần thiết - Khả năng ra quyết định - Kỹ năng quản trị - Các kiến thức xã hội cần thiết cho công việc - Khả năng hoà đồng - Khả năng thực hiện chi tiết công việc - Mức độ khéo léo - Khả năng sáng tạo - Khả năng bẩm sinh - Kinh nghiệm 2. Trách nhiệm về các vấn đề: - Tiền bạc - Sự trung thành - Ra quyết định - Kiểm soát công việc - Quan hệ với cộng đồng - Chất lượng công việc  - Tài sản doanh nghiệp - Sự bí mật về thông tin - Xây dựng chính sách…

 3. Cố gắng: - Yêu cầu về thể lực - Yêu cầu về trí óc - Áp lực của công việc - Yêu cầu mức độ chi tiết trong công việc 4. Điều kiện làm việc - Môi trường công việc - Các rủi ro  b.Căn cứ vào bản thân nhân viên: - Thực hiện công việc năng suất, kịp tiến độ - Kinh nghiệm - Thâm niên - Khả năng thăng tiến - Sự ưa thích cá nhân - Các yếu tố khác c. Môi trường công ty: - Chính sách, chiến lược kinh doanh của công ty - Văn hoá của công ty: Ví dụ ở một số công ty coi trọng sự sáng tạo, công ty sẵn sàng trả lương cao cho những công việc đòi hỏi sự sáng tạo. - Tình hình tài chính công ty - Cơ cấu tổ chức công ty: ở các công ty có nhiều cấp trung gian thì cơ cấu tiền lương cũng có nhiều mức tương ứng. d. Thị trường lao động - Các qui định của pháp luật về tiền lương và tiền công, ký kết hợp đồng lao

động, thời điểm trả lương, nợ lương, bảo hiểm….. - Mức sống của dân cư địa phương nơi doanh nghiệp có trụ sở - Tập quán sinh hoạt và tiêu dùng của dân cư - Mức lương trung bình trên thị trường lao động của các công việc tương tự 4. Các nội dung chính trong chế độ tiền lương và phúc lợi xã hội theo qui định của nhà nước 4.1. Hình thức trả lương a) Trả lương theo thời gian là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc thực tế : • Tiền công tháng là tiền lương trả cố định hàng tháng trên cơ sở HĐLĐ; • Tiền lương tuần là tiền lương trả cho một tuần làm việc được xác định trên cơ sở tiền lương tháng nhân với 12 tháng và chia cho 52 tuần;  • Tiền lương ngày là tiền lương trả cho một ngày làm việc được xác định trên cơ sở tiền lương tháng chia cho 26 ngày;  • Tiền lương giờ là tiền lương trả cho một giờ làm việc được xác định trên cơ sở tiền lương ngày chia cho số giờ tiêu chuẩn  ( 8 giờ trong 1 ngày là 40 giờ trong 1 tuần).  b) Trả lương theo sản phẩm là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào số lượng, chất lượng sản phẩm họ làm ra. c) Trả lương khoán là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng và chất lượng công việc phải hoàn thành Người lao động được trả lương trực tiếp đầy đủ, đúng thời hạn và tại nơi làm việc. Trường hợp đặc biệt phải trả lương chậm, không được chậm quá một tháng và người sử dụng lao động phải đền bù cho người lao động một khoản tiền ít nhất bằng lãi suất tiền gửi tiết kiệm do ngân hàng nhà nước công bố tại thời điểm trả lương 4.2. Mức lương khi làm thêm giờ vào ban ngày: a) Vào ngày thường, được trả lương ít nhất bằng 150% của tiền lương giờ của ngày làm việc bình thường b) Vào ngày nghỉ hàng tuần được trả lương ít nhất bằng 200% của tiền

lương của ngày làm việc bình thường và vào ngày lễ được trả lương ít nhất bằng 300% của tiền lương của ngày làm việc bình thường Trường hợp người lao động được nghỉ bù những giờ làm thêm thì người sử dụng lao động chỉ phải trả phần chênh lệch bằng 50% tiền lương giờ của ngày làm việc bình thường, nếu làm thêm giờ vào ngày bình thường, bằng 100%, nếu làm thêm giờ vào ngày nghỉ hàng tuần hoặc ngày lễ. c) Đối với người được trả lương theo sản phẩm, sau khi hoàn thành định mức số lượng, khối lượng sản phẩm tính theo giờ tiêu chuẩn, nếu người sử dụng lao động có yêu cầu làm thêm thì đơn giá những sản phẩm làm thêm ngoài định mức giờ tiêu chuẩn được tăng thêm 50%, nếu sản phẩm được làm thêm vào ngày thường; 100% nếu sản phẩm đựợc làm thêm vào ngày nghỉ hàng tuần hoặc ngày lễ. Cách tính tiền lương làm thêm giờ: 

Tiền lương làm thêm giờ = Tiền lương giờ x Số giờ làm thêm x 150% hoặc 200%

 4.3. Mức lương khi làm việc vào ban đêm: a) Mức ít nhất 35% tiền lương làm việc vào ban ngày, áp dụng cho trường hợp làm việc liên tục vào ban đêm từ 8 ngày trở lên trong một tháng không phân biệt hình thức trả lương. b) Mức ít nhất 30% tiền lương làm việc vào ban ngày, áp dụng cho các trường hợp làm việc vào ban đêm còn lại không phân biệt hình thức trả lương. c) Đối với lao động trả lương theo sản phẩm, lương khoán nếu làm việc vào ban đêm thì đơn giá tiền lương được tăng thêm ít nhất 30% hoặc ít nhất 35% so với đơn giá tiền lương làm việc vào ban ngày Trường hợp làm thêm giờ vào ban đêm thì tiền lương giờ làm thêm được tính trả như làm thêm giờ vào ban ngày, cộng với tiền lương trả thêm khi làm việc vào ban đêm. Cách tính tiền lương trả thêm khi làm việc vào ban đêm: 

Tiền lương trả thêm = Tiền lương giờ x Số giờ làm việc ban đêm x ít nhất 30% hoặc ít nhất 35%

 • Người sử dụng lao động có trách nhiệm trích từ lợi nhuận hàng năm để thưởng cho người lao động đã làm việc tại doanh nghiệp từ một năm trở lên, có đóng góp và kết quả sản xuất, kinh doanh của doanh nghiêp, mức trích

thưởng ít nhất là 10% lợi nhuận còn lại của doanh nghiệp.  • Mức lương tối thiếu này làm căn cứ để tính các mức lương khác của hệ thống thang lương, bảng lương, mức phụ cấp lương và để trả công đối với những người làm công việc đơn giản nhất trong điều kiện lao động bình thường. Mức lương tối thiểu hiện nay là 210.000đ/tháng.  • Tiền lương và trợ cấp của người về hưu và nghỉ mất sức lao động  Những người hưởng trợ cấp mất sức lao động có đủ 15 năm đến 20 năm công tác thực tế đóng bảo hiểm xã hội, tại thời điểm hết hạn, cắt trợ cấp mất sức nếu nam đủ 60 tuổi, nữ đủ 55 tuổi thì tiếp tục được hưởng trợ cấp mức quy định chung 100.000 đồng/tháng, được Nhà nước mua BH y tế và trợ cấp mai táng. Còn các đối tượng là công nhân, viên chức có đủ 15 năm đến 20 năm công tác thực tế đóng bảo hiểm xã hội thì giao cho địa phương xem xét hoàn cảnh đời sống cụ thể để trợ cấp. 4.4. Phụ cấp lương:  a) Phụ cấp khu vực: áp dụng đối với những nơi xa xôi, hẻo lánh có nhiều khó khăn và khí hậu xấu. Phụ cấp gồm 7 mức: 0,1; 0,2; 0,3; 04; 0,5; 0,7 và 1,0 so với mức lương tối thiếu. b) Phụ cấp độc hại, nguy hiểm: áp dụng đối với nghề hoặc công việc có điều kiện lao động độc hại, nguy hiểm chưa được xác định trong mức lương Phụ cấp gồm 4 mức : 0,1; 0,2; 0,3 và 0,4 so với mức lương tối thiểu. c) Phụ cấp trách nhiệm: áp dụng đối với một số nghề hoặc công việc đòi hỏi trách nhiệm cao hoặc phải kiêm nhiệm công tác quản lý không thuộc chức vụ lãnh đạo  Phụ cấp gồm 3 mức : 0,1; 0,2; 0,3 so với mức lương tổi thiểu d) Phụ cấp làm đêm: áp dụng đối với công nhân lao động làm việc từ 22 giờ đến 6 giờ sáng. Phụ cấp gồm 2 mức: • 30% tiền lương cấp bậc hoặc chức vụ đối với công việc không thường xuyên làm việc ban đêm  • 40% tiền lương cấp bậc hoặc chức vụ đối với công việc theo ca (chế độ làm việc 3 ca) hoặc chuyên làm việc ban đêm.  

e) Phụ cấp đắt đỏ: áp dụng đối với những nơi có chỉ số giá sinh hoạt (lương thực, thực phẩm, dịch vụ) cao hơn chỉ số giá sinh hoạt bình quân chung của cả nước từ 10% trở lên. Phụ cấp gồm 5 mức: 0,1; 0,15; 0,2; 0,25; và 0,3 so với mức lương tối thiểu. f) Phụ cấp lưu thông: áp dụng đối với một số nghề hoặc công việc phải thường xuyên thay đổi địa điểm làm việc và nơi ở Phụ cấp gồm 3 mức: 0,2; 0,4; 0,6 so với mức lương tối thiểu  4.5. Mức đóng bảo hiểm xã hội Doanh nghiệp sử dụng lao động đóng bằng 15% so với tổng quỹ tiền lương của những người tham gia bảo hiểm xã hội trong đơn vị, trong đó 10% để chi các chế độ hưu trí, tử tuất và 5% để chi các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp. Người lao động đóng bằng 5% tiền lương tháng để chi các chế độ hưu trí và tử tuất. - Tất cả các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức nếu sử dụng lao động làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ 3 tháng trở lên hoặc hợp đồng lao động không xác định thời hạn thì phải mua bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động. - Đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn dưới ba tháng thì các khoản bảo hiểm xã hội được tính vào tiền lương do người sử dụng lao động trả theo quy định của Chính phủ, để người lao động tham gia bảo hiểm xã hội theo loại hình tự nguyện hoặc tự lo liệu về bảo hiểm. Khi hết hạn hợp đồng lao động mà người lao động tiếp tục làm việc hoặc cam kết hợp đồng lao động mới, thì áp dụng chế độ bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định trên. Khi Doanh nghiệp sử dụng lao động đóng bảo hiểm xã hội cho mỗi người lao động thì phải đóng ngay 20% tổng quỹ lương, cho nên Doanh nghiệp sử dụng lao động được khấu trừ 5% tiền lương tháng của người lao động để đóng BHXH. 4.6. Mức đóng bảo hiểm y tế - Doanh nghiệp đóng bảo hiểm y tế cho người lao động là 3% tiền lương tháng trong đó người sử dụng lao động đóng 2% và người lao động đóng 1%, Giám đốc các doanh nghiệp có trách nhiệm thu nộp cho cơ quan bảo hiểm y tế theo định kỳ ít nhất 3 tháng 1 lần.

- Chỉ những Doanh nghiệp có từ 10 lao động thường xuyên trở lên mới được đóng bảo hiểm y tế cho người lao động. Trường hợp Doanh nghiệp sử dụng lao động sử dụng dưới 10 lao động hoặc lao động thời vụ thì tiền BHYT được tính vào tiền lương của người lao động.

Chương VI: Hợp đồng lao động và các quy định của pháp luật trong giải quyết các tranh chấp lao động

 

I. Hợp đồng lao động

II. Thỏa ước lao động tập thể 

 

III. Nội quy lao   động  

 

IV. Giải quyết   tranh chấp lao   động  

Mẫu Hợp đồng lao động

I. Hợp đồng lao động 1. Khái niệm hợp đồng lao động - Hợp đồng lao động là sự thoả thuận giữa người lao động và doanh nghiệp sử dụng lao động, thuê mướn lao động (gọi chung là người sử dụng lao động) về việc làm có trả công, mà hai bên cam kết với nhau về điều kiện sử dụng lao động và điều kiện lao động, về quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động. - Hợp đồng lao động do hai bên thoả thuận nhất thiết phải có các nội dung chủ yếu sau đây : công việc phải làm, tiền công (tiền lương), nơi làm việc, thời hạn hợp đồng, những điều kiện theo quy định của pháp luật về an toàn, vệ sinh lao động và bảo hiểm xã hội đối với người lao động. - Tiền công (tiền lương) trả cho người lao động không được thấp hơn mức lương tối thiểu do nhà nước quy định. - Hợp đồng lao động được giao kết theo nguyên tắc tự do, tự nguyện, bình đẳng không trái với pháp luật và thoả ước lao động tập thể ở những nơi có ký kết thoả ước lao động tập thể.

 - Hợp đồng lao động được giao kết bằng văn bản hoặc bằng miệng: • Hợp đồng lao động được ký kết bằng văn bản phải được làm thành 2 bản, mỗi bên giữ một bản;  • Hợp đồng lao động được giao kết bằng miệng thì các bên đương nhiên phải tuân theo các quy định của pháp luật lao động, và chỉ áp dụng đối với một số công việc có tính chất tạm thời mà thời hạn dưới 3 tháng.  2. Giao kết Hợp đồng lao động: - Hợp đồng lao động được giao kết trực tiếp giữa người lao động với sử dụng lao động hoặc với người đại diện hợp pháp của sử dụng lao động. - Hợp đồng lao động được giao kết trực tiếp giữa sử dụng lao động với từng người lao động. Hợp đồng lao động cũng có thể được ký kết giữa sử dụng lao động với một người lao động được uỷ quyền đại diện cho một nhóm người lao động. Trong trường hợp này, Hợp đồng lao động có hiệu lực như giao kết với từng người lao động. - Người lao động có thể giao kết nhiều Hợp đồng lao động với nhiều sử dụng lao động nếu có khả năng thực hiện nhiều hợp đồng. - Hợp đồng lao động ký kết bằng văn bản phải theo mẫu do Bộ Lao động Thương binh và Xã hội ấn hành và phải làm thanh 2 bản, mỗi bên giữ một bản. Trong trường hợp hai bên thoả thuận đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì người lao động được miễn lệ phí, tem chứng thư. - Hợp đồng lao động được giao kết theo một trong những loại sau đây: • Hợp đồng lao động với thời hạn không xác định  • Hợp đồng lao động với thời hạn xác định  • Hợp đồng lao động theo một công việc nhất định theo mùa vụ ...  - Các bên giao kết Hợp đồng lao động phải có năng lực pháp lý và năng lực hành vi lao động. - Khi giao kết hợp đồng lao động, sử dụng lao động với người lao động có thể thoả thuận việc làm thử và thời gian thử việc, thủ tục được quy định như sau: • Thời gian thử việc không được quá 60 ngày đối với công việc có chức danh nghề cần trình độ chuyên môn, kỹ thuật bậc đại học và trên đại học

 • Thời gian thử việc không quá 30 ngày đối với công việc có chức danh nghề cần trình độ trung cấp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ .  • Thời gian thử việc không quá 6 ngày đối với những lao động khác.  - Việc làm thử có thể được giao kết bằng hợp đồng riêng. Hết thời hạn thử việc nói trên, người sử dụng lao động có trách nhiệm thông báo kết quả thử việc cho người lao động, nếu đạt yêu cầu hoặc người lao động không được thông báo mà vẫn tiếp tục làm việc thì người đó đương nhiên được làm việc chính thức, hai bên phải tiến hành giao kết Hợp đồng lao động. - Quyền và nghĩa vụ trong thời gian thử việc do hai bên thoả thuận. Riêng tiền công (tiền lương) ít nhất phải bằng 70% mức lương cấp bậc của công việc đó. Trong thời gian thử việc, mỗi bên đều có quyền huỷ bỏ Hợp đồng lao động mà không cần báo trước và không phải bồi thường. - Hợp đồng lao động bằng văn bản có hiệu lực từ ngày ký hoặc từ ngày do hai bên thoả thuận, Hợp đồng lao động giao kết bằng miệng có hiệu lực từ ngày người lao động bắt đầu làm việc. Trong trường hợp người lao động đã thực tế tiến hành công việc hoặc đã thử việc mà thoả thuận không có hợp đồng riêng thì Hợp đồng lao động có hiệu lực kể từ ngày bắt đầu làm việc hoặc ngày bắt đầu thử việc. - Đối với các trường hợp lao động thường xuyên có thời hạn từ 1 năm trở nên, thì người sử dụng lao động nên sử dụng bản Hợp đồng lao động của Sở LĐTBXH tỉnh, thành phố (xem mẫu dưới đây). Đối với các trương hợp công việc đòi hỏi phải có những qui định cụ thể hơn bản Hợp đồng lao động của Sở LĐTBXH thì các bên có thể bổ xung thêm một bản Phụ lục Hợp đồng. 3. Chấm dứt Hợp đồng lao động: a) Hợp đồng lao động đương nhiên chấm dứt khi có một trong các trường hợp sau: - Hợp đồng hết hạn, công việc thoả thuận theo hợp đồng đã hoàn thành;  - Hai bên cùng thoả thuận chấm dứt hợp đồng; - Người lao động bị kết án tù giam hoặc bị hình phạt buộc người đó không được tiếp tục làm công việc cũ;  - Người lao động chết;  Người sử dụng lao động chết hoặc bị kết án tù gian hoặc bị hình phạt buộc

người đó không được tiếp tục làm công việc cũ mà doanh nghiệp đóng cửa.  b) Nguời lao động làm việc theo Hợp đồng lao động xác định thời hạn từ 1 năm đến 3 năm, Hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định mà thời hạn dưới một năm có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng trước thời hạn trong những trường hợp sau:  Không được bố trí theo đúng công việc, địa chỉ làm việc hoặc không được bảo đảm các điều kiện làm việc đã thoả thuận trong hợp đồng;  Không được trả công đầy đủ hoặc trả công không đúng thời hạn theo hợp đồng;  Bị ngược đãi, bị cưỡng bức lao động;  Bản thân hoặc gia đình thật sự có hoàn cảnh khó khăn không thể tiếp tục thực hiện hợp đồng;  Được bầu làm nhiệm vụ chuyên trách ở cơ quan dân cử hoặc được bổ nhiệm giữ chức vụ trong bộ máy nhà nước;  Người lao động nữ có thai phải nghỉ việc theo chỉ định của thầy thuốc;  Khi đơn phương chấm dứt Hợp đồng lao động, người lao động phải báo cho người sử dụng lao động biết trước theo thời gian nhất định. c) Người sử dụng lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trong những trường hợp sau đây: Người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng; Người lao động bị xử lý kỷ luật, sa thải;  Người lao động làm theo Hợp đồng lao động không xác định thời hạn ốm đau đã điều trị 12 tháng liền, người lao động làm theo Hợp đồng lao động xác định thời hạn ốm đau đã điều trị 6 tháng liền và người lao động làm theo Hợp đồng lao động dưới 1 năm đau ốm đã điều trị quá nửa thời hạn Hợp đồng lao động, mà khả năng lao động chưa hồi phục. Khi sức khoẻ của người lao động bình phục, thì được xem xét để giao kết tiếp Hợp đồng lao động;  Do thiên tai, hoả hoạn hoặc những lý do bất khả kháng khác mà người sử dụng lao động đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng vẫn buộc phải thu hẹp sản xuất, giảm chỗ làm việc;  Doanh nghiệp chấm dứt hoạt động.

 Khi đơn phương chấm dứt Hợp đồng lao động, người sử dụng lao động phải báo trước cho người lao động biết trước: + ít nhất 45 ngày đối với Hợp đồng lao động không xác định thời hạn;  + ít nhất 30 ngày đối với Hợp đồng lao động xác định thời hạn từ một năm đến 3 năm;  + ít nhất 3 ngày đối với Hợp đồng lao động theo mùa vụ, theo một công việc nhất định mà thời hạn dưới 1 năm.  d) Người sử dụng lao động không được đơn phương chấm dứt Hợp đồng lao động trong những trường hợp sau: Người lao động ốm đau hoặc bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp đang điều trị, điều dưỡng theo quyết định của thầy thuốc;  Người lao động đang nghỉ hàng năm, nghỉ về việc riêng và những trường hợp nghỉ khác được người sử dụng lao động cho phép; Người lao động là phụ nữ đang có thai, đang nghỉ đẻ theo chế độ quy định, đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi;  e) Trong trường hợp người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt Hợp đồng lao động trái pháp luật thì phải nhận người lao động trở lại làm việc và phải bồi thường một khoản tiền tương ứng với tiền lương trong những ngày người lao động không được làm việc. Trong trường hợp người lao động không muốn trở lại làm việc, thì ngoài khoản tiền được bồi dưỡng tương ứng với tiền lương trong những ngày không được làm việc, người lao động còn được trợ cấp thôi việc. - Trong trường hợp người lao động đơn phương chấm dứt Hợp đồng lao động trái pháp luật thì không được trợ cấp thôi việc. - Trong trường hợp đơn phương chấm dứt Hợp đồng lao động nếu vi phạm quy định về thời hạn báo trước, bên vi phạm phải bồi thường cho bên kia một khoản tiền tương ứng với tiền lương của người lao động trong những ngày báo trước. - Khi chấm dứt Hợp đồng lao động đối với người lao động đã làm việc thường xuyên trong doanh nghiệp từ 1 năm trở lên, người sử dụng lao động có trách nhiệm trợ cấp thôi việc, cứ mỗi năm làm việc là nửa tháng lương, cộng với phụ cấp lương nếu có (tiền lương làm căn cứ để tính chế độ trợ cấp thôi việc là tiền lương theo Hợp đồng lao động được tính bình quân của 6 tháng liền trước khi chấm dứt Hợp đồng lao động cùng với phụ cấp nếu

có.) - Trong thời hạn 7 ngày, kể từ ngày chấm dứt Hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trường hợp đặc biệt có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày. - Trong trường hợp doanh nghiệp bị phá sản thì các khoản có liên quan đến quyền lợi của người lao động được thanh toán theo quy định của Luật phá sản doanh nghiệp. - Hợp đồng lao động mà người sử dụng lao động ký với người nghỉ hưu, Hợp đồng lao động của đơn vị, cá nhân có sử dụng dưới 10 người lao động hoặc làm công việc có thời hạn dưới 3 tháng thì các quyền lợi của người lao động được tính gộp vào tiền lương gồm các khoản sau:  • Lương tương ứng với cấp bậc công việc hoặc lương thoả thuận nhưng không thấp hơn lương tối thiểu;  • Khoản BHXH 15% mức lương, tiền công nói trên;  • Khoản bảo hiểm y tế: 2% mức lương, tiền công nói trên;  • Tiền lương những ngày nghỉ hàng năm (nghỉ phép) chia cho 12 tháng cộng vào tiền lương hàng tháng (Hợp đồng lao động từ 1 năm trở lên);  • Nếu Hợp đồng lao động ký thời hạn từ 1 năm trở lên là 0,5 tháng lương chia 12 tháng cộng vào tiền lương tháng.  II. Thỏa ước lao động tập thể

1. Thương lượng và ký kết thỏa ước lao động tập thể: - Thỏa ước lao động tập thể do đại diện của tập thể lao động và người sử dụng lao động thương lượng và ký kết theo nguyên tắc tự nguyên, bình đẳng và công khai. - Việc ký kết thỏa ước lao động tập thể chỉ được tiến hành khi có trên 50% số người của tập thể lao động trong doanh nghiệp tán thành nội dung thỏa ước đã thương lượng. 2. Nội dung chủ yếu của thỏa ước lao động tập thể: Thỏa ước lao động tập thể gồm những cam kết về việc làm và đảm bảo việc làm; thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp lương, định mức lao động; an toàn lao động, vệ sinh lao động và bảo hiểm xã hội đối với người lao động.

 3. Đăng ký thỏa ước lao động tập thể: Thỏa ước lao động tập thể phải được làm thành 4 bản, trong đó: - Một bản do người sử dụng lao động giữ; - Một bản do Ban chấp hành công đoàn cơ sở giữ; - Một bản do Ban chấp hành công đoàn cơ sở gửi công đoàn cấp trên - Một bản do người sử dụng lao động đăng ký tại gửi Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính chậm nhất 10 ngày, kể từ ngày ký. 4. Hiệu lực và thời hạn của thỏa ước lao động tập thể: 4.1. Hiệu lực: Thỏa ước lao động tập thể có hiệu lực kể từ ngày được Sở Lao động - Thương binh và Xã hội đăng ký. Chậm nhất 15 ngày, kể từ ngày nhận được bản thỏa ước lao động tập thể, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội phải thông báo việc đăng ký. Hết thời hạn nói trên mà không có thông báo thì thỏa ước tập thể đương nhiên có hiệu lực. Khi thỏa ước lao động tập thể có hiệu lực, người sử dụng lao động phải thông báo cho mọi người lao động trong doanh nghiệp biết để thực hiện, kể cả những người vào làm việc sau này. 4.2. Thời hạn: Thỏa ước lao động tập thể được ký kết với thời hạn từ một năm đến ba năm. Đối với doanh nghiệp lần đầu ký kết thỏa ước lao động tập thể, thì có thể ký kết với thời hạn dưới một năm. Trong trường hợp phân chia doanh nghiệp, chuyển quyền sở hữu, quyền quản lý hoặc quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, thì người sử dụng lao động kế tiếp phải chịu trách nhiệm tiếp tục thực hiện thỏa ước lao động tập thể cho tới khi hết hạn hoặc ký kết thỏa ước tập thể mới. 4.3. Chi phí: Người sử dụng lao động phải chịu mọi chi phí cho việc thương lượng, ký kết, đăng ký, sửa đổi, bổ sung, công bố thỏa ước lao động tập thể. Các đại diện tập thể người lao động là người lao động do doanh nghiệp trả

lương, thì vẫn được trả lương trong thời gian tham gia thương lượng, ký kết thỏa ước tập thể. III. Nội quy lao động.  - Doanh nghiệp có sử dụng từ 10 lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản. Nội quy lao động phải được thông báo đến từng người lao động và những điểm chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết trong doanh nghiệp. 1. Các nội dung trong nội qui lao động: Nội quy lao động phải có các nội dung chủ yếu sau: - Thời giờ làm việc và thời giờ nghỉ ngơi; - Trật tự trong doanh nghiệp; - An toàn lao động và vệ sinh lao động ở nơi làm việc; - Việc bảo vệ tài sản và bí mật công nghệ, kinh doanh của doanh nghiệp; - Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động, các hình thức xử lý kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất. 2. Thủ tục ban hành và đăng ký Nội quy lao động: - Trước khi ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của Ban chấp hành công đoàn cơ sở trong doanh nghiệp. Sau đó, người sử dụng lao động phải đăng ký tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội. Nội quy lao động có hiệu lực kể từ ngày được đăng ký. Chậm nhất 10 ngày, kể từ ngày nhận được bản nội quy lao động, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội phải thông báo việc đăng ký. Nếu hết thời hạn trên mà không có thông báo, thì bản nội quy lao động đương nhiên có hiệu lực. IV. Giải quyết tranh chấp lao động.  Căn cứ vào Bộ luật Lao động, Luật số 35/2002/QH10 ngày 19/4/2002 về việc sưả đổi, bổ sung một số đIều của Bộ luật Lao động có hiệu lực từ 1/1/2003. 1. Các loại tranh chấp lao động: - Tranh chấp lao động bao gồm các tranh chấp lao động cá nhân giữa người lao động với người sử dụng lao động và tranh chấp lao động tập thể giữa tập thể người lao động với người sử dụng lao động. 

2. Các nguyên tắc giải quyết: 2.1. Tranh chấp lao động được giải quyết theo các nguyên tắc sau: a. Thương lượng trực tiếp và tự dàn xếp giữa hai bên tranh chấp tại nơi phát sinh tranh chấp;  b. Thông qua hòa giải, trọng tài trên cơ sở tôn trọng quyền và lợi ích của hai bên, tôn trọng lợi ích chung của xã hội và tuân theo pháp luật;  c. Giải quyết công khai, khách quan, kịp thời, nhanh chóng, đúng pháp luật;  d. Có sự tham gia của đại diện công đoàn và của đại diện người sử dụng lao động trong quá trình giải quyết tranh chấp.  2.2. Những tranh chấp lao động cá nhân sau đây có thể yêu cầu tòa án nhân dân cấp huyện giải quyết, không nhất thiết phải thông qua hòa giải tại cơ sở: a. Tranh chấp về xử lý kỷ luật lao động theo hình thức sa thải hoặc trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động;  b. Tranh chấp về bồi thường thiệt hại, trợ cấp khi chấm dứt hợp đồng lao động  c. Tranh chấp giữa người giúp việc gia đình với người sử dụng lao động;  d. Tranh chấp về bảo hiểm xã hội quy định tại điểm b khoản 2 Điều 151 của Bộ luật Lao động  e. Tranh chấp về bồi thường thiệt hại giữa người lao động với doanh nghiệp xuất khẩu lao động.  3. Thời hiệu yêu cầu giải quyết tranh chấp lao động: Thời hiệu yêu cầu giải quyết việc tranh chấp lao động cá nhân, kể từ ngày mỗi bên tranh chấp cho rằng quyền, lợi ích của mình bị vi phạm được quy định như sau: - Một (01) năm đối với các tranh chấp lao động quy định tại mục 2 nêu trên; - Một năm, đối với tranh chấp quy định tại điểm d khoản 2 Điều 166 Bộ Luật lao động; - Ba năm, đối với tranh chấp quy định tại điểm d khoản 2 Điều 166 Bộ luật lao động;

 - Sáu tháng, đối với các loại tranh chấp lao động khác.

   

MẪU HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG 

Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt NamĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc

***

(Ban hành kèm theo Quyết định số 207/LĐ - TBXH - QĐ ngày 02 - 4 - 1993

của Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội)  Chúng tôi, một bên là ông, bà: .......................................................................  Chức vụ: ...................................Đại diện cho:  Địa chỉ:  Điện thoại:  Và một bên là ông, bà: .................................Sinh ngày ..... tháng ..... năm  Nghề nghiệp: ......................................................................................................  Thường trú tại: ...................................................................................................  Mang CMND hoặc sổ lao động số :  Cấp ngày ...... tháng ...... năm ...... tại............................................ ...................  Thoả thuận ký kết hợp đồng lao động và cam kết làm đúng những điều kiện sau đây: Điều 1: Ông (bà) làm việc theo loại hợp đồng lao động Từ ngày ..... tháng .... năm ..... đến ngày ...... tháng ...... năm ........................ Thời gian thử việc từ ngày ....... tháng ....... năm ...... đến ngày ..... tháng ...... năm ..............  

Tại địa điểm: .......................................................................................................  Chức vụ: và công việc phải làm: ...................................................................... Điều 2: Chế độ làm việc: ..................................................................................  Thời gian làm việc: ............................................................................................ Được cấp phát những dụng cụ làm việc gồm:............................................... Điều kiện an toàn và vệ sinh lao động tại nơi làm việc theo quy định hiện hành của Nhà nước.  Điều 3: Nghĩa vụ, quyền hạn và các quyền lợi người lao động đựơc hưởng như sau:  1. Nghĩa vụ: Trong công việc chịu sự điều hành trực tiếp của ông (bà) .................... Hoàn thành những công việc đã cam kết trong hợp đồng lao động. Chấp hành nghiêm túc nội quy, quy chế của đơn vị, kỷ luật lao động, an toàn lao động và các quy định trong thoả ước lao dộng và các quy định trong thoả ước lao động tập thể.  2. Quyền hạn: Có quyền đề xuất, khiếu nại, thay đổi, tạm hoãn, chấm dứt Hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật lao động hiện hành.  3. Quyền lợi: Phương tiện đi lại làm việc:....................................... Mức lương chính hoặc tiền công:.................... được trả ........ lần vào các ngày . ..... và ngày ....... hàng tháng.  Phụ cấp gồm ................................................................................. Được trang bị bảo hộ lao động gồm..........ngày nghỉ hàng năm được hưởng lương (nghỉ lễ, phép, việc riêng)...... Bảo hiểm xã hội ............................................................................ Được hưởng các khoản thưởng, nâng lương, bồi dưỡng nghiệp vụ, thực hiện nhiệm vụ hợp tác khoa học, công nghệ với các đơn vị ở trong nước hoặc ngoài nước ....................................................... Được hưởng các chế độ ngừng việc, trợ cấp thôi việc, bồi dưỡng theo quy định của pháp luật lao động.

 Điều 4: Nghĩa vụ và quyền hạn của người sử dụng lao động:  1. Nghĩa vụ : Thực hiện đầy đủ những điều kiện cần thiết đã cam kết trong Hợp đồng lao động để người lao động làm việc đạt hiệu quả. Bảo đảm việc làm cho người lao động theo hợp đồng đã ký. Thanh toán đầy đủ, dứt điểm các chế độ và quyền lợi của người lao động đã cam kết trong Hợp đồng lao động.  2. Quyền hạn: Có quyền điều chuyển tạm thời người lao động, tạm ngừng việc, thay đổi, tạm hoãn, chấm dứt Hợp đồng lao động và áp dụng các biện pháp kỷluật theo quy định của pháp luật lao động.  Điều 5: Điều khoản chung:  1.Những thoả thuận khác: ....................................................... 2.Hợp đồng lao động có hiệu lực từ ngày.....tháng......năm.....đến ngày.....tháng.....năm.......  Điều 6: Hợp đồng lao động này được lập thành 2 bản  • 1 bản do người lao động giữ  • 1 bản do người sử dụng lao động giữ  

Làm tại:.....................................

Người lao động

(Ký tên)

Người Sử Dụng Lao Động (Ký tên)

(Ký tên, đóng dấu) 

Chương VII: Đào tạo và huấn luyện nhân viên

 Lao động có chuyên môn, kỹ thuật là nhân tố quyết định sự thành công hay thất bại trong quá trình cạnh tranh trên thị trường. Ðầu tư vào con người là đầu tư mang ý nghĩa chiến lược, trong nhiều trường hợp nó hơn hẵn so với việc đầu tư vào việc đổi mới công nghệ và thiết bị trong quá trình sản xuất kinh doanh. Ðào tạo và nâng cao năng lực chuyên môn kỹ thuật cho tất cả mọi lao động của doanh nghiệp là khâu quan trọng nối liền quá trình tuyển dụng với quá trình sử dụng lao động có hiệu quả.  

Kinh nghiệm thực tế của các công ty thành đạt và phát triển cho thấy công ty nào chú trọng tới đào tạo và huấn luyện nhân viên, công ty đó có nhiều cơ hội thành công hơn trong kinh doanh.  Trong quá trình đào tạo, mỗi nhân viên sẽ tự tích luỹ được những thiếu hụt về kiến thức và kỹ năng, cập nhật thêm kiến thưc và đặc biệt là học tập được kinh nghiệm của những đồng nghiệp khác để đáp ứng nhu cầu công việc và đối đầu với những thách thức trong tương lai. Đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp là một tiến trình liên tục. Các bước tiến hành thông thường là: + Ấn định nhu cầu đào tạo và phát triển + Xác định các mục tiêu đào tạo cụ thể + Lựa chọn các phương pháp thích hợp + Lựa chọn các phương tiện thích hợp

I. Xác định nhu cầu đào tạo 

II. Tiến trình đào tạo và phát triển nhân sự  

 

III. Khái niệm, vai trò và nội dung của đào tạo nâng cao năng lực kỹ thuật 

 

IV. Khái niệm và quá trình đào tạo nâng cao năng lực quản trị 

I. Xác định nhu cầu đào tạo:  - Công tác đào tạo và huấn luyện phải giúp ích cho việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp, hay nói một cách khác là không có sự khác biệt giữa mục tiêu của doanh nghiệp với mục tiêu của việc đào tạo nhân viên. Chính vì vậy nhu cầu đào tạo nhân viên được xem xét bắt đầu từ nhu cầu của chính bản thân doanh nghiệp. Muốn vậy doanh nghiệp phải tự trả lời các câu hỏi: - Thách thức của môi trường kinh doanh đặt ra cho doanh nghiệp trong ngắn hạn và dài hạn là gì? - Nhân viên của doanh nghiệp có khả năng đáp ứng đến đâu các đòi hỏi của thị trường?

 - Nhân viên của doanh nghiệp còn thiếu gì để thực hiện chiến lược của doanh nghiệp? Nhu cầu đào tạo của mỗi nhân viên là có những điểm khác biệt do kiến thúc cơ bản, tiềm năng và hoài bão phát triển của họ không giống nhau. Do vậy các hoạt động đào tạo phải hướng tới việc thiết kế chương trình sao cho đáp ứng được yêu cầu của từng đối tượng. Nhu cầu đào tạo quyết định phương pháp đào tạo. Không có bất kỳ chương trình hay phương thức nào phù hợp với mọi nhu cầu. Các chương trình đào tạo được chọn lựa trên cơ sở dung hoà mong muốn của các cá nhân với mục tiêu của doanh nghiệp, trong đó hiệu quả kinh doanh được đưa ra làm tiêu chí ảnh hưởng có tính quyết định. Nhiều thất bại trong công tác phát triển nhân sự là nhiều doanh nghiệp chưa chú trọng đến hiệu quả đào tạo, không đánh giá được tác động của việc đào tạo tới quá trình thực hiện nhiệm vụ của mỗi nhân viên. 1.1. Chu kỳ nghề nghiệp. Chu kỳ nghề nghiệp là các giai đoạn trong cuộc đời nghề nghiệp của con người. Hiểu được bản chất của chu kỳ nghề nghiệp là điều rất cần thiết và quan trọng nhằm giúp cho việc hoạch định và phát triển nghề nghiệp. Các giai đoạn chính của chu kỳ nghề nghiệp gồm có: giai đoạn phát triển, giai đoạn thăm dò, giai đoạn thiết lập, giai đoạn duy trì và giai đoạn suy tàn. Giai đoạn phát triển. Giai đoạn này bắt đầu từ lúc mới sinh thường kéo dài đến năm 18 tuổi. Ðây là giai đoạn phát triển con người tự khẳng định, có chịu ảnh hưởng qua lại của gia đình, trường học và môi trường xã hội. Vào cuối giai đoạn này, con người đã bắt đầu phát triển những khả năng, có thể bắt đầu có một số suy nghĩ thực tế về nghề nghiệp tương lai. Giai đoạn thăm dò. Giai đoạn này kéo dài khoảng từ năm 18 tuổi đến năm 24 tuổi. Trong thời gian này con người thực sự có rất nhiều sự lựa chọn nghề nghiệp khác nhau, thông thường con người hướng sự lựa chọn và những nghề đã được nghe, chỉ dẫn hoặc giảng giải hoặc những nghề mà họ cho là phù hợp nhất với khả năng và nguyện vọng của họ. Ðiều quan trọng nhất trong giai đoạn này là con người cần phát triển sự hiểu biết thực tế và khả năng nghề nghiệp của họ. Con người cần khám phá và phát triển được giá trị, động cơ, tham vọng trong nghề nghiệp, đề ra các quyết định và vấn đề tiếp tục đào tạo trên

cơ sở các nguồn thông tin về lựa chọn nghề nghiệp. Giai đoạn thiết lập. Giai đoạn này kéo dài khoảng từ 25 đến 44 tuổi. Ðây là giai đoạn trung tâm trong nghề nghiệp của mỗi người. Vào đầu giai đoạn có một số người đã tìm được một số nghề thích hợp và hoạt động nghề nghiệp giúp cho họ có một chỗ đứng lâu dài, cố định trong nghề. Thông thường con người thường theo đuổi nghề nghiệp mà họ lựa chọn lúc ban đầu, nhưng có người thì giai đoạn này chỉ là tiếp tục kiểm tra năng lực và mức độ cầu tiến về nghề nghiệp của mình. Giai đoạn thiết lập gồm 3 thời kỳ: 1. Thời kỳ thử thách: Kéo dài từ năm 25 tuổi đến khoảng năm 30 tuổi. Trong giai đoạn này, chủ yếu là con người xác định nghề nghiệp đã lựa chọn có phù hợp hay không ? Nếu nghề lựa chọn ban đầu không phù hợp, con người thường thay đổi nghề vào giai đoạn này. 2. Thời kỳ ổn định: Thường kéo dài từ 30 đến 40 tuổi. Trong thời kỳ này con người có mục tiêu nghề nghiệp và họ thường đưa ra các kế hoạch nghề nghiệp rõ ràng nhằm xác định cần phải tiếp tục làm gì để đạt được các tham vọng nghề nghiệp. Có hai khuynh hướng, tiếp tục theo đuổi nghề này hay sẽ chuyển sang nghề khác. 3. Thời kỳ khủng hoảng nghề nghiệp: Thời kỳ này thường kéo dài từ giữa năm 30 tuổi đến giữa năm 40 tuổi. Trong giai đoạn này con người thường so sánh những gì họ đã ra sức cố gắng theo đuổi, những khó khăn vất vả trong nghề nghiệp mà họ đã trải qua, những gì mà họ đã phải hy sinh hoặc chịu thiệt thòi để theo đuổi nghề nghiệp và so sánh những tham vọng mục tiêu nghề nghiệp với những gì mà họ đã đạt được trong nghề nghiệp như công danh, địa vị, lương bổng... Nhiều người đã nhận thấy họ đã không làm được những gì họ mong muốn, những ước mơ của họ đã không thành sự thật, sự cố gắng và hy sinh vì nghề nghiệp của họ đã không được đánh giá đền bù xứng đáng, do đó họ thất vọng về nghề nghiệp. Một số người khác, ngay trong lúc đầu của giai đoạn này đã cảm thấy rất khó khăn khi phải đối đầu với những quyết định chọn lựa những gì thực tế có thể đạt được và như vậy họ sẽ thoả mãn mong muốn được bao nhiêu ? Cũng trong giai đoạn này, con người thường lần đầu tiên nhận ra những điểm mấu chốt trong nghề nghiệp, con người sẽ cố gắng duy trì, theo đuổi nó cho đến suốt đời. Giai đoạn duy trì. 

Giai đoạn này thường kéo dài từ 45 đến 60 tuổi. Nhiều người chuyển thẳng từ giai đoạn ổn định sang giai đoạn duy trì, không phải trải qua những khó khăn thất vọng trong giai đoạn khủng hoảng nghề nghiệp giữa đời. Trong giai đoạn duy trì, con người tạo cho mình một chỗ đứng ổn định, vững vàng trong công việc. Phần lớn những cố gắng trong nghề nghiệp của họ lúc này đều nhằm mục đích củng cố chỗ đứng chắc chắn của mình trong nghề nghiệp. Giai đoạn suy tàn. Giai đoạn suy tàn là cuối cùng khi tuổi đời của con người đã cao, sức khoẻ giảm sút, trí nhớ kém. Trong giai đoạn này ý thức trách nhiệm đối với công việc giảm sút và họ phải chấp nhận vai trò của lớp trẻ. 1.2- Phương pháp xác định nhu cầu đào tạo kỹ thuật về mặt định lượng. - Xác định nhu cầu nhân viên kỹ thuật cần có theo các phương pháp sau: a. Phương pháp tính toán căn cứ vào tổng hao phí thời gian lao động kỹ thuật cần thiết cho từng loại sản phẩm và quỹ thời gian lao động của nhân viên kỹ thuật tương ứng.

 KTi: Nhu cầu nhân viên kỹ thuật thuộc loại nghề chuyên môn i  Ti : Tổng thời gian hao phí lao động kỹ thuật thuộc nghề chuyên môn i cần thiết để sản xuất.  Qi:Quỹ thời gian lao động của một nhân viên kỹ thuật thuộc nghề chuyên môn i. Hi : Khả năng hoàn thành vượt mức ở kỳ triển vọng của nhân viên kỹ thuật thuộc nghề chuyên môn i.

 

 b. Phương pháp tính toán căn cứ vào số lượng máy móc, trang bị kỹ

thuật cần thiết cho quá trình sản xuất, mức đảm nhận của một nhân viên kỹ thuật và hệ số ca làm việc của máy móc thiết bị.

       SM.HCaKT = -----------------            n

 KT : Nhu cầu nhân viên kỹ thuật SM : Số lượng máy móc trang bị kỹ thuật cần thiết ở kỳ triển vọng Hca: Hệ số ca làm việc của máy móc trang thiết bị n : Số lợng máy móc, trang bị cho một nhân viên kỹ thuật phụ trách. c. Phương pháp chỉ số. Dự đoán nhu cầu nhân viên kỹ thuật căn cứ vào chỉ số tăng của sản phẩm, chỉ số tăng của nhân viên kỹ thuật trên tổng số nhân viên và chỉ số tăng năng suất lao động ở kỳ kế hoạch.

       ISF. ITIKT = -------------          Iw

 IKT : Chỉ số tăng nhân viên kỹ thuật ISF : Chỉ số tăng sản phẩm It : Chỉ số tăng tỷ trọng nhân viên kỹ thuật trên tổng số nhân viên Iw : Chỉ số tăng năng suất lao động Phương pháp này cho số liệu không chính xác bằng 2 phương pháp trên, thường dùng để dự đoán nhu cầu nhân viên kỹ thuật cho các công ty lớn trong các kế hoạch dài hạn. d. Phương pháp trực tiếp. Căn cứ vào bảng phân tích công việc và phân tích tình hình thực hiện công việc, căn cứ vào cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp để xác định trực tiếp số lượng nhân viên kỹ thuật từng loại. Phương pháp này tương đối phức tạp, lâu nhưng chính xác. Sau khi xác định được nhu cầu nhân viên kỹ thuật cần có ở kỳ triển vọng, cần xác định nhu cầu bổ sung nhân viên kỹ thuật bao gồm: 

1. Nhu cầu tăng để phát triển sản xuất bằng nhu cầu cần có trừ đi số đã có. 2. Nhu cầu thay thế cho những người mất sức lao động, nghỉ hưu, thuyên chuyển... Nhu cầu thay thế tính bằng tỷ lệ phần trăm trên tổng số nhân viên kỹ thuật. Nhu cầu bổ sung chính là nhu cầu đào tạo. Nhu cầu tuyển sinh đào tạo bao giờ cũng lớn hơn ( hoặc tối thiểu là bằng ) nhu cầu đào tạo do phải trừ bớt đi lượng rơi rớt trong đào tạo và được xác định theo công thức: II. Tiến trình đào tạo và phát triển nhân sự Nghiên cứu nhu cầu đào tạo, phát triển nghề nghiêp của đội ngũ nhân viên là cơ sở cho việc hoạch định các chương trình đào tạo cụ thể. Sơ đồ dưới đây phản ánh các bước đi tổng quát của tiến trình đào tạo nhân sự trong một doanh nghiệp. Chúng ta xem xét 2 nội dung lớn của việc đào tạo, đó là đào tạo nâng cao năng lực kỹ thuật và đào tạo nâng cao kỹ năng quản trị. Đào tạo nâng cao năng lực kỹ thuật và năng lực quản trị là rất cần thiết và ngày càng có tầm quan trọng đối với tất cả các ngành sản xuất kinh doanh. Mỗi doanh nghiệp đều cần thiết đào tạo nâng cao năng lực chuyên môn cho đơn vị mình và có rất nhiều phương pháp đào tạo và nâng cao năng lực kỹ thuật khác nhau. Sự phát triển trong nội bộ doanh nghiệp là nguồn chủ yếu cung cấp các nhà quản trị tài năng. Các nhà quản trị giữ vai trò đặc biệt quan trọng đối với sự thành công hay thất bại trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Mỗi cấp quản trị khác nhau yêu cầu đối với kỹ năng cần có ở mỗi nhà quản trị khác nhau và có các phơng pháp đào tạo khác nhau nhằm đáp ứng cho nhu cầu cấp thiết ở mỗi cấp. III. Khái niệm, vai trò và nội dung của đào tạo nâng cao năng lực kỹ thuật. 3.1. Khái niệm. - Lao động lành nghề bao gồm hai bộ phận: Công nhân, nhân viên kỹ thuật và nhà quản trị, chuyên gia, các cán bộ chuyên môn khác. Trình độ lành nghề của một người lao động thể hiện ở sự hiểu biết lý thuyết kỹ thuật sản xuất, kỹ năng thực hành để hoàn thành những công việc có mức độ phức tạp nhất định thuộc một nghề, một chuyên môn nào đó. So với

lao động giản đơn, lao động lành nghề đòi hỏi có chất lượng lao động cao hơn, thực hiện các công việc có mức độ chính xác, tinh vi, khéo léo hơn và do đó, tạo ra một giá trị lớn hơn trong cùng một đơn vị thời gian làm việc. Trình độ lành nghề của công nhân, nhân viên kỹ thuật thể hiện ở tiêu chuẩn, cấp bậc kỹ thuật. Ðối với các nhà quản trị, chuyên gia và cán bộ chuyên môn khác, nó thể hiện ở các tiểu chuẩn và trình độ học vấn và trình độ chính trị, khả năng tổ chức và quản lý thực hiện các nhiệm vụ được giao. Ðào tạo nâng cao năng lực kỹ thuật là quá trình giảng dạy và nâng cao cho người lao động những kỹ năng cơ bản, cần thiết để thực hiện công việc. Ðào tạo kỹ thuật rất đa dạng, bao gồm việc hướng dẫn cho nhân viên đứng máy, cách vận hành, sử dụng máy, hướng dẫn cho nhân viên bán hàng cách bán các sản phẩm của công ty, hoặc hướng dẫn cho cán bộ nhân sự cách phỏng vấn đánh giá nhân viên mới. 3.2. Vai trò của đào tạo kỹ thuật. Ðào tạo kỹ thuật là một trong số những biện pháp quan trọng nhất để nâng cao trình độ lành nghề cho nhân viên nhằm đạt được hiệu quả sản xuất cao nhất. Vai trò của đào tạo kỹ thuật ngày càng nâng cao do các nguyên nhân sau đây: - Việc áp dụng các trang thiết bị công nghệ, kỹ thuật mới vào trong quá trình sản xuất làm cho lao động thủ công dần dần được thay thế bằng lao động máy móc. Người công nhân cần phải có kiến thức kỹ thuật mới có thể điều khiển sử dụng tối đa công suất máy móc thiết bị, đưa ra các kiến nghị cải tiến kỹ thuật, nâng cao các thông số kỹ thuật của máy móc nhằm làm cho nó phù hợp hơn với đặc điểm tâm lý của con người. - Việc áp dụng máy móc kỹ thuật vào trong quá trình sản xuất làm cho tỉ trọng thời gian máy làm việc tăng lên trong quỹ thời gian ca. Ðiều này dẫn đến khả năng mở rộng phạm vi và các chức năng hoạt động của nhân viên, xuất hiện yêu cầu nhân viên phải biết kiêm nhiệm nghề, ngoài nghề chính phải biết một số nghề khác. Nhân viên phải được đào tạo ở diện rộng, có thể thực hiện nhiều nghề, nhiều chức năng khác nhau trong quá trình sản xuất. - Sự phát triển của nền sản xuất xã hội.... tính chất phức tạp của sản xuất ngày càng tăng, nhiều mặt hàng, sản phẩm mới ra đời để đáp ứng nhu cầu, thị hiếu khách hàng, cũng làm tăng thêm nhu cầu đào tạo kỹ thuật. - Trong quá trình lao động nhân viên đã tích luỹ được những thói quen và kinh nghiệm sản xuất nhưng quá trình tự đào tạo này diễn ra rất lâu với số

lượng ít; chỉ có thực hiện đào tạo kỹ thuật mới có thể nhanh chóng cung cấp một số lượng đông nhân viên kỹ thuật cần thiết cho quá trình sản xuất. Ðào tạo kỹ thuật cho nhân viên là một yêu cầu tất yếu khách quan của quá trình phát triển sản xuất kinh doanh. 3.3. Chuẩn bị quá trình đào tạo kỹ thuật. Muốn đào tạo kỹ thuật có hiệu quả cần xác định sự cần thiết của nhu cầu và khả năng đào tạo, đặc điểm, cơ cấu và tính chất ngành nghề, yêu cầu kỹ thuật của ngành nghề, từ đó tổ chức các hình thức đào tạo phù hợp. Ðào tạo kỹ thuật áp dụng đối với các đối tượng sau đây: - Nhân viên mới: Bao gồm những người chưa tham gia lao động sản xuất và những người đã tham gia lao động sản xuất nhưng chưa từng làm công việc đó bao giờ. Ðó là công việc mới đối với nhân viên. - Nhân viên đang thực hiện công việc nhưng chưa đáp ứng yêu cầu của nhiệm vụ được giao. Việc xác định số nhân viên đang thực hiện công việc này rất phức tạp vì việc đánh gía tiêu chuẩn mẫu của họ không rõ ràng và không chính xác. Hai yếu tố cơ bản để xác định sự cần thiết của đào tạo. Phân tích công việc phục vụ đào tạo. Phân tích công việc phục vụ đào tạo là nghiên cứu công việc một cách chi tiết nhằm xác định các kỹ năng cần thiết khi thực hiện công việc từ đó tiến hành chương trình đào tạo phù hợp. Phân tích công việc để xác định sự cần thiết đào tạo nhân viên mới là dựa vào bản mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. Thông thường người ta sử dụng biểu mẫu phân tích công việc, trong đó có chứa các loại thông tin chủ yếu: - Liệt kê các nhiệm vụ công việc chính. - Xác định mức độ thường xuyên thực hiện các nhiệm vụ công việc. - Tiêu chuẩn mẫu thực hiện công việc. - Ðiều kiện thực hiện công việc. - Các kỹ năng và kiến thức cần thiết giảng dạy cho nhân viên. 

Phân tích thực hiện công việc phục vụ đào tạo. - Phân tích thực hiện công việc phục vụ đào tạo là nghiên cứu kỹ lỡng việc thực hiện công việc và sau đó điều chỉnh chúng cho phù hợp với các trang thiết bị kỹ thuật mới, nhân viên mới, hoặc chương trình đào tạo hay một vài sự điều chỉnh khác. Quá trình thực hiện gồm 10 bước: 1. Ðánh giá thực hiện công việc: Xác định, đánh giá sự khác biệt trong việc thực hiện công việc của nhân viên trong thực tế và so sánh với yêu cầu của doanhnghiệp đặt ra đối với nhân viên. 2. Phân tích chi phí xác định việc điều chỉnh lại vấn đề có đánh giá so với những cố gắng về thời gian và chi phí mà một người nào đó thực hiện. 3. Xác định vấn đề chưa biết làm và vấn đề không muốn làm, đây là vấn đề trung tâm nhất trong phân tích thực hiện công việc. Ở đây cần trả lời 3 câu hỏi: - Nhân viên có biết cần làm gì, và ta mong đợi ở họ những gì ? - Họ có làm được công việc nếu họ muốn không ? - Nhân viên có muốn làm và thường xuyên thực hiện công việc tốt không ? 4. Ðặt ra các tiêu chuẩn mẫu. Khi nhân viên không thực hiện được công việc ở mức trung bình chỉ đơn giản là họ chưa biết mức trung bình là như thế nào, vì họ nghĩ đơn giản rằng họ đã thực hiện được như tiêu chuẩn mẫu và tìm hiểu xem nhân viên đã biết các tiêu chuẩn mẫu chưa?  5. Loại bỏ các trở ngại khi thực hiện. Trong nhiều trường hợp nhân viên hoàn thành không tốt công việc không phải do lỗi của nhân viên mà do sai sót trong tổ chức , kỹ thuật như thiếu thông tin, thiếu nguyên liệu... 6. Thực hành. Có trường hợp nhân viên mất đi kỹ năng hay kiến thức mà họ đã có vì họ không có điều kiện thực hành lại. 7. Ðào tạo. Cần lưu ý là không phải đào tạo bao giờ cũng là giải pháp tốt nhất đối với nhân viên chưa biết làm. Nên dự tính các chi phí đào tạo và hiệu quả mang lại trong đào tạo trước khi thực hiện đào tạo. 8. Thay đổi công việc. Trong một số trường hợp, cách tốt nhất để hoàn thiện thực hiện công việc là thay đổi lại phân công thực hiện công việc cho phù hợp với sở trường của nhân viên. 9. Thuyên chuyển hoặc cho nghỉ việc. Cuối cùng nếu tất cả các cố gắng của nhân viên nhưng không thực hiện được công việc thì phải thuyên chuyển

hoặc cho nghỉ việc. 10. Khen thưởng và kỷ luật. Nhân viên có thể làm công việc tốt nếu họ muốn. Trong trường hợp họ làm tốt có thể áp dụng phương pháp thưởng, còn họ làm không tốt có thể áp dụng phương pháp phạt. 3.4. Ðào tạo và các phương pháp đào tạo kỹ thuật. 3.4.1. Nguyên tắc đào tạo. Quá trình đào tạo là quá trình giảng dạy và học tập. Các nguyên tắc cơ bản trong đào tạo là: 1. Khi bắt đầu đào tạo phải cung cấp cho học viên kiến thức chung về vấn đề đã học. Ðiều này giúp cho học viên hiểu được các bước trong đào tạo và tích cực tham gia vào quá trình đào tạo. 2. Sử dụng nhiều ví dụ tương tự để minh hoạ khi cung cấp cho học viên các tư liệu, kiến thức mới. 3. Phân chia khối lượng học tập thành từng phần trọn vẹn và học trong những khoảng thời gian nhất định, chỉ nên cung cấp cho học viên một khối lượng thông tin vừa đủ đối với khả năng tiếp thu của học viên. 4. Cố gắng sử dụng các vấn đề và khái niệm quen thuộc đối với học viên. 5. Cố gắng tối đa các tình huống trong đào tạo giống với thực tế. 6. Xác định những nét đặc biệt quan trọng trong nhiệm vụ, công việc cho học viên. 7. Học viên tiếp thu kiến thức bằng cách thực hành sẽ mau nhớ, lâu quên. Cố gắng cho họ thực tập trên các ví dụ thực tế càng nhiều, càng tốt. Thực hành và ôn luyện là phương pháp quan trọng để học được kỹ năng mới. 8. Thường xuyên khuyến khích và yêu cầu học viên củng cố các kiến thức đã học được. 9. Học viên tiếp thu được nhiều nhất khi họ học theo tốc độ và phơng pháp cách thức của riêng họ. 10. Có biện pháp kịp thời khuyến khích, khen thưởng học viên đạt kết quả tốt. 3.4.2. Các hình thức đào tạo nhân viên kỹ thuật chủ yếu: 

3.4.2.1. Ðào tạo tại nơi làm việc. Ðào tạo tại nơi làm việc là hình thức đào tạo học viên cách thức thực hiện công việc ngay trong quá trình làm việc. Thông thường tất cả mọi người, từ nhân viên thư ký hành chính đến giám đốc doanh nghiệp đều ít nhiều nhận được sự đào tạo tại nơi làm việc khi họ tham gia thực hiện công việc của doanh nghiệp. Nhiều chuyên gia cho rằng đó là hình thức chung nhất, phổ biến rộng rãi nhất và thiết thực nhất để đào tạo nhân viên những kỹ năng cơ bản phù hợp và cần thiết cho việc thực hiện công việc. Việc đào tạo thường xuyên do các nhân viên lành nghề và các giảng viên hướng dẫn thực hiện. Các dạng đào tạo nơi làm việc. a. Kèm cặp hướng dẫn tại chỗ: Ðây là hình thức phổ biến nhất. Cách thức tổ chức đơn giản nhất để cho học viên quan sát, ghi nhớ, học tập và làm theo giảng viên. Thường được áp dụng để đào tạo nhân viên vận hành máy, nhân viên bán hàng hoặc đào tạo các trợ lý giám đốc thành các quản trị gia cấp cao của doanh nghiệp. b. Luân phiên thay đổi công việc. Các học viên thường là các thực tập viên về quản trị, họ được luân phiên chuyển từ công việc của phòng ban này sang công việc của phòng ban khác. Ðào tạo nơi làm việc có nhiều ưu điểm: - Ðơn giản, có thể đào tạo nhiều người cùng một lúc. - Ít tốn kém, thời gian đào tạo ngắn. Học viên trong quá trình học tập tạo ra sản phẩm, không cần các phương tiện học tập chuyên biệt như phòng học, đội ngũ cán bộ giảng dạy riêng. - Học viên học được ngay cách giải quyết các vấn đề thực tiễn và mau chóng có các thông tin phản hồi về kết quả học tập, thực hiện công việc của học viên. Nhược điểm của hình thức đào tạo này: Người hướng dẫn (nhân viên lành nghề) có thể cảm thấy nhân viên mới là mối nguy hiểm đối với vấn đề công ăn việc làm của họ và phần trách nhiệm thêm về mặt đào tạo có thể sẽ là bất lợi đối với họ. Ngoài ra do người hướng dẫn thường ít có kinh nghiệm sư phạm nên sự hướng dẫn của họ có thể

không theo trình tự từ dễ đến khó, không theo quy trình công nghệ. Học viên tiếp thu hạn chế về mặt lý luận và đôi khi còn học được cả thói quen xấu trong việc thực hiện của người hướng dẫn. Trình tự thực hiện quá trình đào tạo : Bước 1: Chuẩn bị. - Làm cho học viên thấy thoải mái, tránh hồi hộp xúc động. - Giải thích cho học viên hiểu vì sao họ được chọn để đào tạo. - Phát triển hình thức, đặt các câu hỏi khuyến khích, cố gắng tìm xem những gì người học đã biết có liên quan đến công việc. - Giải thích toàn bộ công việc và liên hệ với những gì học viên đã biết. - Cố gắng ở mức cao nhất đưa học viên vào điều kiện làm việc bình thường. - Cho học viên làm quen với các trang bị dụng cụ, kỹ thuật ... nơi làm việc. Bước 2: Thao tác mẫu. - Giải thích cho học viên các yêu cầu về số lượng và chất lượng công việc. - Thực hiện mẫu công việc ở tốc độ bình thường. - Thực công việc ở tốc độ chậm vài lần, giải thích từng bước thực hiện. - Giải thích các phần khó và những chỗ dễ mắc lỗi trong khi thực hiện công việc. - Thực hiện lại công việc ở tốc độ chậm vài lần, giải thích kỹ những điều chủ yếu. - Yêu cầu học viên giải thích từng bước khi bạn thực hiện lại công việc ở tốc độ chậm. Bước 3: Làm thử. - Yêu cầu học viên thực hiện công việc vài lần ở tốc độ chậm, vừa làm vừa giải thích từng bước thực hiện. Sửa lỗi cho học viên khi cần thiết, hoặc bổ sung uốn nắn một số công việc, thao tác khi học viên thực hiện công việc trong những lần đầu tiên. - Thực hiện công việc lại ở tốc độ bình thường.

 - Yêu cầu học viên thực hiện công việc, dần dần tăng tốc độ và kỹ năng thực hiện. - Ðể cho học viên phát huy cao khả năng độc lập trong khi thực hiện công việc, nhưng phải luôn quan sát họ làm việc. Bước 4: Tự thực hiện - Chỉ định người giúp đỡ học viên khi học viên cần có sự giúp đỡ trong quá trình thực hiện công việc. - Dần dần giảm bớt sự giám sát kiểm tra việc thực hiện công việc. - Chỉ cho học viên phương pháp làm việc tốt nhất và sửa cho họ những sai sót. Tránh để cho các sai sót này trở thành thói quen. - Khen ngợi, khi học viên làm tốt. - Khuyến khích học viên cho đến khi họ đạt được các tiêu chuẩn mẫu về số lượng và chất lượng công việc. 3.4.2.2. Ðào tạo chỉ dẫn. Ðào tạo chỉ dẫn là liệt kê ở mỗi công việc những nhân viên, những bước chính cùng với những điểm then chốt trong thực hiện nhằm hướng dẫn nhân viên cách làm theo từng bước. Trong mỗi bước cần chỉ rõ cần phải làm gì với những điểm then chốt, cách thức thực hiện thế nào và tại sao. 3.4.2.3. Ðào tạo bài giảng. Ðào tạo theo phương pháp bài giảng là học sinh được nghe lý thuyết trước khi thực hiện các bước thực hành. - Ưu điểm của phương pháp này là nhanh chóng và đơn giản khi cung cấp kiến thức cho một nhóm lớn học viên. Các tài liệu in ấn nh sách vở, sổ tay thường được sử dụng trong phương pháp đào tạo này gây ra sự tốn kém. Phương pháp đào tạo theo bài giảng được sử dụng như một phần trong chương trình đào tạo và thường được phối hợp với phần yêu cầu thực hành các kỹ năng mới. Phương pháp đào tạo theo bài giảng thường được áp dụng trong các hình thức đào tạo ở các trường đào tạo chính quy, thường được áp dụng đối với việc đào tạo nghề tương đối phức tạp và thời gian đào tạo lâu. 

3.4.2.4. Ðào tạo nghe nhìn. Ðào tạo theo phương pháp nghe nhìn là cung cấp thông tin cho học viên bằng các kỹ thuật nghe nhìn như phim băng hình, radio... Phương pháp đào tạo này rất có hiệu quả và được áp dụng rộng rãi nhất trong các trường hợp sau đây: - Khi cần thiết phải minh hoạ về cách thức thực hiện các phần công việc khác nhau không phụ thuộc vào trình tự thời gian. - Khi cần phải minh hoạ cho các sự việc hiện tượng khó diễn tả đơn thuần bằng lời nói trong bài giảng. - Khi quá trình đào tạo thực hiện ở phạm vi rộng và sẽ rất tốn kém cho việc chuyển học viên từ địa điểm này sang địa điểm khác. 3.4.2.5. Ðào tạo theo chuyên đề. Phương pháp đào tạo theo chuyên đề là phương pháp giảng dạy một cách có hệ thống các kỹ năng thực hiện công việc bao gồm: - Ðề ra câu hỏi, sự kiện, vấn đề cho học viên. - Yêu cầu học viên trả lời. - Cho biết thông tin nhận xét về mức độ chuẩn xác trong câu trả lời của học viên. Ưu điểm của phương pháp này: Làm giảm thời gian đào tạo và thuận lợi cho học viên cho phép học viên được học theo tốc độ nhanh, cung cấp ngay các thông tin phản hồi và làm giảm các lỗi hoặc các trục trặc trong quá trình học tập. Nhược điểm của phơng pháp này: Tốn kém và thiếu kiến thức tổng hợp. 3.4.2.6. Ðào tạo mô phỏng. Phương pháp đào tạo mô phỏng là cho học viên thực hành trên những trang thiết bị kỹ thuật ngoài nơi làm việc. Ưu điểm của phương pháp này là: Ðào tạo tại nơi làm việc mà không cần đặt học viên vào nơi làm việc thực tế, đặc biệt trong các trường hợp công việc đào tạo đòi hỏi chi phí lớn hoặc quá nguy hiểm. Phương pháp này thường được thực hành trong phòng thực nghiệm có các trang thiết bị kỹ thuật giống hoặc mô phỏng như nơi làm việc thực tế.

 3.4.2.7. Ðào tạo có máy tính hỗ trợ. Hiện nay nhiều doanh nghiệp sử dụng máy tính để tạo thuận lợi cho quá trình đào tạo. Ưu điểm của phương pháp này là: Cung cấp các thông tin chỉ dẫn cho các cá nhân học tập theo tốc độ của cá nhân. Học viên tiếp thu kiến thức mới dễ dàng, thuận lợi. Học viên có thể sử dụng máy tính bất cứ lúc nào họ muốn và nhận được ngay các thông tin phản hồi đối với các dữ kiện mới đưa vào. Phương pháp đào tạo có máy tính hỗ trợ cung cấp các số liệu tính toán đánh giá thực hiện các bài kiểm tra trắc nghiệm dựa vào đó người hướng dẫn có thể biết được điểm yếu và phương pháp khắc phục cho từng học viên trong quá trình đào tạo. Phương pháp đào tạo này dễ dàng hỗ trợ cho việc tiếp thu, thực hành các kỹ thuật, công nghệ mới cần thiết cho học viên. 3.5. Ðánh giá kết quả đào tạo. Sau khi học viên học xong một phần hoặc toàn bộ chương trình đào tạo, chương trình đào tạo cần được đánh giá để xem lại mục tiêu đặt ra của chương trình đã đạt được đến mức độ nào. Ðánh giá kết quả đào tạo cần được thực hiện theo 3 bước cơ bản: 3.5.1. Thí nghiệm kiểm tra. Ðó là phương pháp kiểm tra kết quả của chương trình đào tạo áp dụng đối với hai nhóm: - Nhóm được đào tạo - Nhóm kiểm tra (không được đào tạo) Hai nhóm này được đánh giá, so sánh theo số liệu thích hợp như số lượng sản phẩm, chất lượng công việc….. Ðối với nhóm được đào tạo, lúc trước và sau giai đoạn làm việc tương ứng với thời gian đào tạo. Theo cách này có thể đánh giá được phạm vi, mức độ ảnh hưởng của quá trình đào tạo đối với thực hiện công việc. 3.5.2. Ðánh giá hiệu quả đào tạo. Có thể đánh giá hiệu quả đào tạo theo 4 vấn đề cơ bản: 1. Phản ứng: Trước hết đánh gía phản ứng của học viên đối với chương trình đào tạo. Họ có thích chương trình không ? 

2. Học thuộc: Doanh nghiệp có thể kiểm tra xem học viên đã nắm vững các nguyên tắc, kỹ năng, các yếu tố cần phải học. 3. Tư cách: Tư cách của học viên có thay đổi do kết quả của chương trình đào tạo. 4. Kết quả: Ðây là vấn đề quan trọng nhất. Kết quả cuối cùng có đạt được mục tiêu đào tạo không ? Có làm giảm tỷ lệ thuyên chuyển không ? Số lượng phàn nàn của khách hàng có giảm không ?..... 3.5.3. Ðánh giá hiệu quả đào tạo bằng định lượng. Ðể có thể đánh giá hiệu quả đào tạo về mặt định lượng, cần xác định được tổng chi phí đào tạo và lợi ích tăng thêm do kết quả đào tạo hàng năm. Chi phí đào tạo bao gồm các khâu chủ yếu: - Chi phí cho các phương tiện vật chất kỹ thuật cơ bản như: Xây dựng trường sở, trang bị kỹ thuật, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình giảng dạy. - Chi phí đội ngũ cán bộ quản lý trường, cán bộ giảng dạy lý thuyết và thực hành, nhân viên hướng dẫn và học bổng cho học viên (nếu có). - Tổng chi phí được quy về chi phí đồng thời trong đào tạo. - Thời gian thu hồi vốn đào tạo được xác định theo công thức:

       KT = --------       P

 T: Thời gian thu hồi vốn đào tạo K: Chi phí đồng thời trong đào tạo P: Lợi ích tăng thêm hàng năm do kết quả đào tạo, xác định bằng khoản chênh lệch giữa lợi ích mang lại cho doanh nghiệp của nhân viên trước và sau đào tạo. IV. Khái niệm và quá trình đào tạo nâng cao năng lực quản trị. 4.1. Khái niệm. - Ðào tạo và nâng cao năng lực quản trị là sự cố gắng để nâng cao khả năng quản trị bằng cách truyền đạt các kiến thức, làm thay đổi quan điểm hay

nâng cao kỹ năng thực hành của nhà quản trị ở các cấp. - Ðào tạo và nâng cao năng lực quản trị bao gồm các chương trình hay khoá học đào tạo các kiến thức chuyên môn. Các khoá thực tập kèm cặp tai nơi làm việc, luôn phiên thay đổi công việc, các cuộc hội thảo chuyên đề. 4.2. Quá trình thực hiện. Quá trình thực hiện nâng cao năng lực quản trị điển hình có các bước sau: 1. Xây dựng thiết kế tổ chức, thiết kế nhu cầu phát triển lãnh đạo các phòng ban dựa trên các yếu tố cơ bản như các hợp đồng kinh tế, kế hoạch mở rộng sản xuất kinh doanh. 2. Phòng nhân sự xem xét lại các bản hồ sơ tóm tắt năng lực cá nhân để xác định kỹ năng của mỗi nhân viên. Các bản tóm tắt này có thể thu thập dựa trên các dữ liệu về các vấn đề như trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, giấy bảo lãnh, các kết quả đánh giá thực hiện công việc. 3. Xây dựng biểu đồ thuyên chuyển. Xác định tiềm năng phát triển cho các chức vụ quản trị cũng như nhu cầu được tiếp tục đào tạo, nâng cao năng lực quản trị của các nhân viên, các nhà quản trị cấp dưới và cấp trên.  4.3. Yêu cầu phát triển năng lực quản trị ở cấp quản trị khác nhau. 4.3.1. Phân loại các cấp bậc quản trị trong doanh nghiệp. + Cấp 1: Cấp thực hành: Gồm các nhà quản trị hàng đầu phụ trách công tác chỉ đạo đường lối chiến lợc, điều hành tổng quát hoạt động của toàn bộ tổ chức. + Cấp 2: Cấp trung: Gồm những nhà quản trị trung gian chỉ đạo việc thực hành đường lối do nhà quản trị cấp điều hành đề ra cho một ngành chuyên môn của tổ chức. Chỉ đạo các hoạt động chính trong một ngành chuyên môn nhất định. Quản trị cấp trung gọi là nhà quản trị chấp hành. + Cấp 3: Cấp thấp: Bao gồm các quản trị gia chỉ đạo thực hiện các công tác cụ thể, còn gọi là quản trị gia thực hiện. Các cấp quản trị khác nhau có các yêu cầu phát triển năng lực khác nhau. Ơ cấp dưới và cấp trung cần chú trọng những kỹ năng mang tính chất kỹ thuật. Ơ cấp điều hành cần chú trọng các kỹ năng kinh doanh chung. (Xem bảng 4.3)  

Bảng 4.3. Yêu cầu phát triển năng lực quản trị ở các cấp khác nhau.

Cấp điều hành Cấp trung Cấp thấp

1. Quản trị thời gian 2. Hoạch định, tổ chức3. Ðánh giá việc thực hiện4. Giải quyết những khó khăn5. Hiểu tính cách con người6. Tự phân tích7. Khích lệ người khác8. Quản trị tài chính9. Dự thảo ngân sách10. Xếp đặt mục tiêu và thứ tự ưu tiên11. Triệu tập và điều hành các cuộc họp12. Giao tiếp miệng và viết13. Quan hệ quản trị14. Chiến lược và chính sách

1. Ðánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên2. Khích lệ người khác3. Xếp đặt mục tiêu và thứ tự ưu tiên4. Giao tiếp (miệng và viết)5. Hoạch định và tổ chức6. Hiểu tính cách con người7. Quản trị thời gian8. Xây dựng đội ngũ9. Thực hiện các cuộc họp có hiệu quả10. Phát triển và đào tạo cộng sự11. Chọn lựa nhân viên12. Khả năng ra quyết định.

1. Khích lệ nhân viên2. Ðánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên3. Khả năng thủ lĩnh4. Khả năng giao tiếp miệng5. Hiểu được tính cách con người6. Phát triển và đào tạo cộng sự7. Xếp đặt mục tiêu và thứ tự ưu tiên8. Kỷ luật9. Hoạch định và tổ chức10. Quản trị thời gian11. Kèm cặp nhân viên12. Chọn lựa nhân viên13. Ra quyết định.

 Ghi chú: Số thứ tự của các kỹ năng thể hiện vai trò khác nhau. 4.4. Các phương pháp đào tạo nhà quản trị tại nơi làm việc. 4.4.1 Luân phiên thay đổi công việc. Luân phiên thay đổi công việc là một phương pháp đào tạo nhà quản trị bằng cách chuyển các thực tập viên từ phòng ban này sang phòng ban khác để mở rộng kinh nghiệm làm việc và xác định những điểm mạnh yếu của họ. Thực tập viên quản trị là những người sắp tốt nghiệp đại học, có thể lưu giữ lại một thời gian ở mỗi phòng ban của doanh nghiệp. Họ sẽ học được phương pháp kinh doanh, phương pháp thực hiện công việc của mỗi phòng ban bằng cách trực tiếp.Phương pháp này có các ưu điểm: - Giúp cho thực tập viên tránh được tình trạng trì trệ do thường xuyên được giới thiệu về những điểm mới, những cách nhìn khác nhau của mỗi phòng ban. 

- Sự thay đổi công việc theo chu kỳ góp phần phát triển quan hệ hợp tác giữa các phòng ban. Ðể nâng cao hiệu quả của phương pháp đào tạo luân phiên thay đổi công việc cần lưu ý: - Chương trình đào tạo không phải là mẫu chuẩn để áp dụng thống nhất cho tất cả mọi người, nên thay đổi chương trình thực tập cho phù hợp với khả năng của từng thực tập viên. - Thời gian thực tập phụ thuộc vào yếu tố chủ yếu là thực tập viên nắm vững được các vấn đề, biết cách giải quyết các vấn đề nhanh hay chậm. Các nhà quản trị được giao trách nhiệm phụ trách các thực tập viên cần được huấn luyện đặc biệt để có thể thu nhận được các thông tin phản hồi từ thực tập viên và hướng dẫn thực tập viên một cách hứng thú dễ hiểu. 4.4.2. Kèm cặp trực tiếp tại nơi làm việc. Thực tập viên làm việc trực tiếp với người mà họ sẽ thay thế. Người này có trách nhiệm hướng dẫn thực tập viên cách thức giải quyết tất cả các vấn đề trong phạm vi trách nhiệm. Ðiều này giúp các nhà quản trị bớt được một số trách nhiệm. Còn thực tập viên học được cách giải quyết thực tế. Các nhà quản trị sẽ yên tâm khi vắng mặt trong những trường hợp nhất định. Phương pháp này thường được áp dụng để đào tạo các nhà quản trị cấp cao của doanh nghiệp. 4.4.3. Ðào tạo giám đốc trẻ. Ðào tạo giám đốc trẻ là phương pháp đào tạo các thực tập viên quản trị cấp trung về các kinh nghiệm trong việc phân tích các vấn đề của công ty bằng cách mời họ vào vị trí của các giám đốc trẻ và đưa ra đường lối chính sách của doanh nghiệp. Mục đích của phương pháp này giúp các thực tập viên nắm được kinh nghiệm ra quyết định, lập chính sách và phân tích các vấn đề của doanh nghiệp ở cương vị các giám đốc điều hành của doanh nghiệp. 4.4.4. Học tập qua hành động. Ðây là phương pháp đào tạo quản trị, trong đó các thực tập viên được phép giành toàn bộ thời gian cho việc phân tích và giải quyết các vấn đề trong các phòng ban khác hoặc doanh nghiệp khác. Các thực tập viên sinh hoạt theo nhóm đề tài khoảng từ 4 đến 5 người, họ gặp nhau sau một khoảng thời gian nhất định để thảo luận, đánh giá các kết

quả đã đạt được. Ưu điểm của phương pháp này là: - Giúp cho các học viên có các kinh nghiệm trong việc giải quyết các vấn đề thực tế, góp phần phát triển năng lực tổ chức, hoạch định và phân tích các vấn đề. - Có thể tạo nên sự hợp tác tốt đẹp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp. Nhược điểm của phương pháp này là giải phóng thực tập viên, cho phép họ làm việc với các đề án bên ngoài doanh nghiệp, do đó các nhà quản trị thường phải tốn nhiều thời gian làm các công việc mà lẽ ra các thực tập viên có thể giúp họ thực hiện đồng thời, các thực tập viên thường cảm thấy khó khăn khi trở về cương vị công tác cũ của họ. 4.5. Các phương pháp đào tạo nâng cao trình độ nhà quản trị ngoài nơi làm việc. 4.5.1. Nghiên cứu tình huống. Phương pháp nghiên cứu tình huống là các thực tập viên được trao đổi các bản mô tả các vấn đề tổ chức và mỗi người tự phân tích các tình huống, dự đoán vấn đề và trình bày các giải pháp của mình trong cuộc thảo luận nhóm với các thực tập viên khác. Phương pháp nghiên cứu tình huống nhằm cung cấp cho các thực tập viên những kinh nghiệm thực tế trong việc xác định và phân tích các vấn đề tổng hợp với sự giúp đỡ của những người hướng dẫn thảo luận để được đào tạo. Thông qua thảo luận nghiên cứu tình huống, các thực tập viên biết được rằng có nhiều cách tiếp cận, giải quyết các vấn đề phức tạp của doanh nghiệp và quyết định của mỗi người bao giờ cũng chịu ảnh hưởng bởi yếu tố nhu cầu hay tiêu chuẩn riêng của họ. Ưu điểm của phương pháp này: - Sử dụng chính các vấn đề doanh nghiệp - Tạo khả năng lớn nhất để thu hút mọi người tham gia phát triển các quan điểm khác nhau và đề ra quyết định. - Thực tập viên có thể được lôi kéo và cảm thấy nghiên cứu tình huống rất hấp dẫn trên cơ sở của việc sáng tạo ra các mức độ, tiêu thức...khác nhau khi tiếp cận nội dung của tình huống. Ðể nâng cao hiệu quả đào tạo của phương pháp nghiên cứu tình huống, cần phải: 

- Ðưa ra các tình huống thật, từ hoạt động của doanh nghiệp, giúp cho học viên hiểu được cơ sở, bản chất của tình huống và dễ dàng chuyển các kiến thức đã học thành kinh nghiệm để giải quyết công việc. - Người hướng dẫn phải chuẩn bị tình huống kỹ lưỡng, đưa ra thảo luận ở nhóm trước khi đưa vấn đề ra thảo luận ở lớp. 4.5.2. Trò chơi quản trị. Trong các trò chơi quản trị sử dụng máy tính, các thành viên được chia về một số công ty, mỗi công ty có từ 4 đến 6 học viên. Các nhóm này phải cạnh tranh với nhóm khác trong thị trường mô phỏng giống như trong thực tế. Mối công ty xác định mục tiêu chủ yếu của mình và có thể lựa chọn một số quyết định khác nhau. Ví dụ công ty được phép quyết định cần chi phí bao nhiêu cho quảng cáo, cho sản xuất,... Thông thường các dữ kiện trong 2 hay 3 năm được cô đọng trong trò chơi vài ngày. Ðiều giống như trong thực tế là mỗi công ty không được biết về quyết định của các công ty khác mặc dù các quyết định đó ảnh hưởng đến hoạt động của công ty. Ưu điểm của phương pháp trò chơi quản trị. - Con người học được nhiều nhất bằng cách phán đoán những gì ảnh hưởng tới hoạt động của công ty từ thương trường. Trò chơi rất hữu ích cho thực tập viên trong việc phải đương đầu với rắc rối trong kinh doanh. - Trò chơi rất thú vị, hấp dẫn đối với thực tập viên vì tính sinh động hiện thực và tính cạnh tranh của nó. - Giúp các thực tập viên phát triển khả năng giải quyết các vấn đề cũng như phải tập trung đến yêu cầu đề ra chiến lược, hoạch định chính sách hơn là đơn giản đưa ra các quyết định. - Trò chơi rất hữu ích trong việc phát triển khả năng thủ lĩnh và khuyến khích khả năng hợp tác làm việc tập thể. Nhược điểm của phương pháp trò chơi quản trị là các giải pháp mà học viên đa ra còn đơn điệu và rập khuôn, nó không thể phong phú bằng thực tế trên thương trường.  4.5.3. Hội thảo bên ngoài. Các cuộc hội thảo được tổ chức nhằm nâng cao trình độ đánh giá nhân viên, khả năng thủ lĩnh, khả năng giao tiếp, khả năng xếp đặt mục tiêu, khả năng khuyến khích thúc đẩy người khác và khả năng ra quyết định. Các cuộc hội thảo thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như: Quản trị đại cương;

Quản trị nguồn nhân lực; Bán hàng và tiếp thị;Quản trị đối ngoại; Quản trị tài chính; Quản trị sản xuất, dịch vụ nói chung; Quản trị và nghiên cứu Marketing... Các khoá hội thảo được tổ chức nhiều hình thức khác nhau để giải quyết một hoặc một số vấn đề trong kinh doanh. 4.5.4. Chương trình liên kết với trường đại học. Hệ thống các trường đại học thực hiện ba hình thức chủ yếu để nâng cao trình độ quản trị. - Chương trình đào tạo tiếp tục về khả năng thủ lĩnh, khả năng giám sát... kéo dài từ vài ngày đến vài tháng. - Các khoá riêng đào tạo trong các lĩnh vực quản trị kinh doanh, mà mỗi nhà quản trị cần lĩnh hội để làm đầy đủ, phong phú hơn các kiến thức cơ sở của họ. - Các chương trình đào tạo cấp chứng chỉ, như chứng chỉ cho học viên quản trị thường được áp dụng theo dạng ngắn hạn. 4.5.5. Phương pháp nhập vai. Phương pháp này thường được áp dụng để nâng cao khả năng thủ lĩnh, kỹ năng phỏng vấn, bán hàng và một số kỹ năng khác. Người ta sáng tạo ra các tình huống thực tế và yêu cầu các thực tập viên nhập vai một nhân vật quản trị gia nào dó trong tình huống. Việc tham gia nhập vai như vậy thường dẫn đến các cuộc thảo luận, tranh cải giữa các thành viên tham gia. Ðây là một phương pháp rất thú vị và không tốn kém để phát triển nhiều kỹ năng mới. Ðể thực tập hoàn chỉnh một bài tập này cần khoảng một giờ hoặc hơn một giờ. Ðể cho thực tập viên không cảm thấy làm phí thời gian, người hướng dẫn cần chuẩn bị kỹ lưỡng các lời giải thích và hướng dẫn đối với người thực hiện. 4.5.6. Phương pháp huấn luyện theo mô hình mẫu. Ðây là một phương pháp đào tạo mới, bao gồm các bước như sau: 1. Trình bày cho thực tập viên về mô hình mẫu hay cách đúng đắn nhất để thực hiện một công việc gì đó. 2. Cho thực tập viên thực hành theo mẫu vừa hướng dẫn. 3. Cho thực tập viên biết các lời nhận xét, đánh giá về việc thực hiện công

việc của họ. Phương pháp này được áp dụng để : - Ðào tạo các nhà quản trị cấp thấp làm tốt hơn các công việc liên quan đến việc giám sát nhân viên. - Huấn luyện các nhà quản trị cấp trung để thực hiện tốt hơn các tình huống trong giao dịch như thảo luận các vấn đề thực hiện công việc, thảo luận về các thói quen không tốt trong công việc, phỏng vấn, đánh gía thực hiện công việc, thảo luận về vấn đề tiền lương. - Huấn luyện nhân viên tham gia vào việc phê bình, các yêu cầu và sự giúp đỡ, bày tỏ lòng trung thực và kính trọng.

Chương VIII: Nâng cao hiệu quả sử dụng lao động

 Tuyển chọn những nhân viên có năng lực, đào tạo và nâng cao trình độ lành nghề cho họ mới chỉ là những yếu tố quan trọng ban đầu, là điều kiện cần thiết nhưng chưa đủ để bộ máy quản trị của doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả. Nhân viên có năng lực không có nghĩa là họ sẽ làm việc tốt. Từng cá nhân tốt không có nghĩa là hoạt động của tập thể doanh nghiệp chắc chắn làm tốt. Làm thế nào để phát huy được các khă năng tiềm tàng trong mỗi nhân viên và tạo thành sức mạnh tập thể của doanh nghiệp để đạt được năng suất, chất lượng và hiệu quả cao hơn. Vấn đề nâng cao hiệu quả sử dụng lao động là khoa học và nghệ thuật của quản trị nhân sự. Các lý thuyết dưới đây hướng dẫn nhà quản trị hình thành phương pháp kích thích đội ngũ lao động theo mục tiêu của doanh nghiệp.

I. Thuyết động cơ thúc đẩy và hành vi

II. Kích thích vật chất

III. Kích thích tinh thần 

IV. Các hình thức khuyến khích khác

I. Thuyết động cơ thúc đẩy và hành vi:  Nghiên cứu động cơ thúc đẩy và hành vi là vấn đề hết sức cần thiết để hiểu bản chất con người nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng lao động. Nhận thức được tầm quan trọng của yếu tố con người trong các tổ chức, chúng ta cần phải tìm hiểu về một lý thuyết có thể giúp các nhà quản trị nhân sự có thể hiểu được hành vi của con người, nhằm hiểu được nguyên nhân dẫn đến hành vi mà còn dự đoán những thay đổi và khống chế hành vi tác động xấu đến hoạt động của doanh nghiệp.

 1. Hành vi: Hành vi về cơ bản là hoạt động có hướng đích. Hành vi của chúng ta nói chung là do mong muốn đạt được một mục đích nào đó thúc đẩy. Mỗi cá nhân không phải lúc nào cũng hiểu biết một cách có ý thức mục đích. Tất cả chúng ta đã nhiều lần tự hỏi "Tại sao mình lại làm như thế?" lý do là hành vi của chúng ta không phải lúc nào cũng rõ ràng trong trí óc. Những động cơ thúc đẩy những kiểu hành vi cá nhân bản năng "cá tính" là hướng tới một tiềm thức với mức độ đáng kể và vì vậy không thể dễ dàng kiểm tra, đánh giá. Không phải lúc nào con người cũng nhận thức được mọi điều họ muốn, do đó nhiều hành động của con người chịu ảnh hưởng của các động cơ tiềm thức hoặc các nhu cầu. Ðộng cơ của hầu hết mọi người và kết cấu phức tạp, nhiều lớp và lớn lao. Một phần quan trọng của động cơ của con người ẩn dưới vẻ bề ngoài, nghĩa là không phải luôn luôn rõ ràng. Nhiều khi chỉ một phần nhỏ của động cơ của một người là có thể thấy rõ được hoặc chính người đó nhận thức được. Ðiều đó có thể là do cá nhân thiếu sự nhận thức nội tâm của mình. Ðơn vị cơ sở của hành vi là hoạt động. Toàn bộ hành vi là một chuỗi hành động. Là con người chúng ta luôn có sự hoạt động như đi bộ, nói chuyện, ăn, ngủ, làm việc... Trong nhiều trường hợp cụ thể chúng ta thường thực hiện nhiều hành động cùng một lúc như nói chuyện trong khi đi bộ hoặc lái xe đến nơi làm việc. Bất cứ lúc nào chúng ta cũng có thể thay đổi hành động hoặc tổ hợp hành động và bắt đầu làm việc khác. Ðiều này dẫn đến một vài câu hỏi quan trọng là: Tại sao chúng ta làm việc này, chứ không làm việc khác? Tại sao họ lại thay đổi hành động. Với tư cách nhà quản trị chúng ta làm thế nào để có thể dự đoán và thậm chí kiểm soát được hành động hoặc biết được những hành động gì mà một người có thể thực hiện vào lúc nào đó. Ðể dự đoán hành vi, các nhà quản trị phải biết động cơ hoặc nhu cầu nào sẽ dẫn đến một hành động nhất định tại một thời điểm nhất định. 2. Ðộng cơ thúc đẩy: Con người không chỉ khác nhau về khả năng hành động mà còn khác nhau về ý chí hành động hoặc sự thúc đẩy. Sự thúc đẩy phụ thuộc vào sức mạnh của động cơ. Ðộng cơ đôi khi được xác định như là nhu cầu, ý muốn, nghị lực hoặc sự thúc đẩy của cá nhân. Ðộng cơ hướng tới mục đích, cái mục đích có thể là ý thức hoặc chỉ trong tiềm thức. Ðộng cơ là nguyên nhân dẫn đến hành vi, chúng thức tỉnh và duy trì hành động, định hướng hành vi chung của cá nhân. Thực chất các động cơ hoặc nhu cầu là những yếu tố chính của hành động. Ðộng cơ và nhu cầu có thể thay thế nhau. Nhu cầu trong trường hợp này không liên quan đến sự khẩn

cấp hoặc bất kỳ một sự mong muốn cấp thiết nào về một cái gì đó. Nó chỉ có nghĩa một cái gì đó trong một cá nhân, thúc đẩy cá nhân đó hành động. 3. Mục đích: Mục đích là trạng thái mong muốn đạt được là những cái bên ngoài cá nhân. Ðôi khi mục đích ngụ ý như là hy vọng đạt được phần thưởng mà các động cơ hướng tới. Những mục đích này được các nhà quản trị gọi là các tác nhân kích thích. Các nhà quản trị thường có những thành công trong việc khuyến khích nhân viên, thường tạo ra một môi trường có những mục đích thích hợp (tác nhân kích thích) để thoả mãn nhu cầu. Mục đích là một trạng thại mong muốn của cá nhân hay tổ chức hướng tới nhằm đạt được. 4. Sức mạnh của động cơ: Ðộng cơ hoặc nhu cầu là những nguyên nhân gây ra hành vi. Mọi cá nhân đều có rất nhiều nhu cầu. Tất cả các nhu cầu này cạnh tranh với hành vi của họ. Vậy cái gì quyết định động cơ nào trong số các động cơ của một người nhằm cố gắng thoả mãn thông qua hành động. Nhu cầu mạnh nhất tại một thời điểm nhất định sẽ dẫn đến hành động. Thay đổi sức mạnh động cơ: Một động cơ có xu hướng yếu đi nếu nó đã được thoả mãn hoặc bị hạn chế sự thoả mãn. 1. Sự thoả mãn nhu cầu:  Theo Maslow khi một nhu cầu được thoả mãn, thì nó không còn là yếu tố tạo ra động cơ của hành vi nữa. Các nhu cầu mạnh đã được đáp ứng coi như đã được thoả mãn, nhu cầu cạnh tranh khác lúc đó lại trở nên mạnh hơn. Nếu một nhu cầu mạnh là khát nước, thì việc uống nước sẽ giảm mức cấp thiết của nhu cầu này, và lúc đó các nhu cầu khác lại trở nên quan trọng hơn. 2. Cản trở việc thoả mãn nhu cầu:  Việc thoả mãn một nhu cầu có thể bị cản trở lại. Ðôi lúc nhu cầu có thể trở nên yếu, xong không phải lúc nào điều đó cũng xảy ra ngay từ đầu mà có thể có xu hướng con người lặp lại hành vi. Ðây là một cố gắng để vượt qua trở ngại thông qua việc quyết định vấn đề bằng cách thử và sửa sai. Người ta có thể thử hành vi khác nhau để tìm ra hành vi có thể thoả mãn mục tiêu hoặc làm giảm sức ép qua trở ngại. Người ta có thể thử theo một hướng trước khi sang hướng 2 và 3, tại đó đã đạt được mục tiêu mà phần nào đã thành công. Nếu vì một lý do nào đó không thành công, họ có thể thay đổi mục tiêu, miễn sao mục tiêu đó đảm bảo thoả mãn nhu cầu. Ví dụ, một học sinh tốt nghiệp PTTH họ có thể thi vào trường đại học chính qui, nếu không đỗ họ có thể thi

vào đại học mở rộng hoặc trung cấp. 3. Sự bất hoà có nhận thức. Những động cơ bị cản trở và thất bại liên tục trong việc lặp lại hành vi có thể dẫn đến việc lặp lại hành vi một cách bất hợp lý. Leon Festinger đã phân tích hiện tượng này. Lý thuyết về sự bất hoà có nhận thức đầu tiên liên quan đến các mối quan hệ tồn tại giữa các nhận thức con người về chính mình và môi trường mình đang sống. Khi nhận thức cá nhân không có gì chung, chúng được coi là không liên quan với nhau. Nếu sự nhận thức cá nhân này có liên quan đến nhận thức cá nhân khác chúng được coi là có mối quan hệ hoà hợp. Sự bất hoà xảy ra khi có sự xung đột giữa hai nhận thức liên quan với nhau. Ðiều gây ra căng thẳng không thuận lợi về tâm lý và làm cho cá nhân đó phải cố gắng thay đổi một trong những hành vi không phù hợp để giảm căng thẳng hoặc sự bất hoà. Thực chất người đó lặp lại hành vi để lấy lại tình trạng hoà hợp hoặc cân bằng. 4. Sự vỡ mộng. Ngăn chặn hoặc cản trở việc đạt mục tiêu được coi là sự tạo ra sự vỡ mộng. Hiện tượng này được xác định về mặt điều kiện cá nhân chứ không vì môi trường bên ngoài. Một người có thể bị vỡ mộng do một vật cản tưởng tượng và có thể không bị vỡ mộng bởi một vật cản thật. Hành vi lặp lại hợp lý có thể dẫn tới việc hình thành mục tiêu thay đổi hoặc giảm sức mạnh của nhu cầu. Hành vi phi lý có thể xảy ra dưới một vài hình thức khi bị cản trở việc đạt mục tiêu vẫn tiếp tục diễn ra và sự vỡ mộng tăng lên. Sự vỡ mộng có thể tăng lên tới mức cá nhân đó có thể làm một hành vi ngổ ngược. - Sự ngổ ngược có thể dẫn tới hành vi phá huỷ như gây ra sự đập phá. Người công nhân tức giận có thể xúc phạm tới người quản trị, có thể làm tổn hại tới công việc hoặc thanh danh của người quản trị, qua hành động của họ. - Sự lý giải duy lý là đưa ra lý do bào chữa. - Thoái lui là không chống lại. - Tính cố hữu xảy ra khi một người liên tục thực hiện những hành vi tương tự lặp lại mặc dù kinh nghiệm cho thấy điều đó sẽ không đạt được mục đích gì. - Sự cam chịu hoặc sự hờ hững xảy ra sau khi vỡ mộng kéo dài, người ta mất đi hết hy vọng đạt được mục đích trong một hoàn cảnh đặc biệt và rút lui khỏi sự thật và nguồn gốc gây cho họ sự vỡ mộng. Một nhà quản trị nên nhớ rằng sự ngổ ngược, sự lý giải duy lý, thoái lui, tính

cố hữu và sự cam chịu đều là những triệu chứng vỡ mộng, là dấu hiệu tồn tại tình trạng vỡ mộng. 5. Tăng cường sức mạnh của động cơ: Hành vi có thể bị thay đổi nếu một nhu cầu hiện tại trở nên mạnh tới mức giờ đây trở thành động lực mạnh. Một nhu cầu có xu hướng mạnh lên hoặc yếu đi theo chu kỳ. Người ta có thể tăng hoặc trì hoãn tốc độ của mô hình chu kỳ này bằng cách tác động đến môi trường. Ví dụ, nhu cầu thức ăn của một người không thể rất mạnh, trừ khi môi trường hiện thời thay đổi đến mức người ta nhìn và ngửi thấy mùi thơm của món ăn hấp dẫn. Con người có một loạt nhu cầu ở bất cứ thời điểm nào, họ có thể đói, khát và mệt mỏi, nhưng nhu cầu mạnh nhất sẽ quyết định họ phải làm gì. 5. Hành động: Các hành động xuất hiện do nhu cầu mạnh, có thể phân chia làm hai loại: Hành động hướng đích và hành động thực hiện mục đích. Những khái niệm này rất quan trọng đối với nhà quản trị nhân sự vì nó ảnh hưởng đến việc nghiên cứu hành vi của con người. 5.1. Hành động hướng đích: Là hành vi được hướng vào việc đạt tới mục đích. Nếu nhu cầu có cường độ mạnh nhất tại một thời điểm là đói, các hành động như tìm chỗ để ăn, mua thức ăn, hay chuẩn bị đồ ăn sẽ được coi là hành động hướng đích. 5.2. Hành động thực hiện mục đích sẽ diễn ra vì chính mục đích đó.  Trong trường hợp đói, thức ăn là mục đích, ăn là hành động của mục đích. Hành động hướng đích và hành động thực hiện mục đích có sự khác biệt quan trọng ảnh hưởng tới cường độ nhu cầu. Trong hành động hướng đích, cường độ nhu cầu có xu hướng tăng khi có một hành động cho tới khi hành vi mục đích đạt được hoặc tan vỡ. Sự vỡ mộng tăng khi việc phấn đấu đạt mục đích liên tục bị cản trở. Nếu sự vỡ mộng đủ mạnh, cường độ của nhu cầu đối với mục đích đó có thể giảm cho tới khi không đủ sức để gây ảnh hưởng tới hành vi nữa, lúc đó người ta sẽ từ bỏ nhu cầu đó. Cường độ của nhu cầu có xu hướng ngày càng tăng khi người ta thực hiện hành động hướng đích. Hành động thực hiện mục đích bắt đầu, cường độ nhu cầu giảm xuống khi người ta thực hiện hành động đó. Ví dụ, khi một người ăn ngày càng nhiều, cường độ nhu cầu thức ăn sẽ giảm xuống trong thời gian cụ thể đó. Tại điểm này khi nhu cầu khác trở nên mạnh hơn nhu cầu hiện tại, hành vi sẽ thay đổi. Ví dụ, để chuẩn bị buổi ăn tra, thức ăn phải

được chuẩn bị từ buổi sáng (hành động hướng đích), nhu cầu ăn tăng lên đến mức hầu như không để đợi tới khi bữa ăn được dọn lên bàn. Khi chúng ta bắt đầu ăn (hành động thực hiện mục đích), cường độ nhu cầu này giảm bớt tới mức nhu cầu khác trở nên quan trọng hơn. Khi chúng ta rời khỏi bàn, nhu cầu ăn đã hoàn toàn được thoả mãn. Hành động của chúng ta chuyển sang nhu cầu khác như uống nước, ngủ trưa hay nghe một bản nhạc trước khi đi ngủ. Nên nhớ rằng chúng ta không bao giờ thoả mãn hoàn toàn một nhu cầu, chúng ta chỉ thoả mãn nhu cầu đó trong một thời gian nhất định. 6. Tình huống thúc đẩy: Tình huống thúc đẩy trong đó các động cơ của một cá nhân hướng tới việc đạt được mục đích. Ðộng cơ cao nhất đã tạo ra hành vi, hành vi này hoặc là hành động hướng đích hoặc là hành động thực hiện mục đích. Vì không thể nào đạt được tất cả các mục đích, các cá nhân không phải lúc nào cũng đạt tới hành động thực hiện mục đích, dù có động cơ mạnh.  Các nhà quản trị nhân sự luôn nhớ rằng, nếu muốn gây ảnh hưởng đến hành vi của một người khác, trước hết phải hiểu động cơ hoặc nhu cầu gì là quan trọng nhất đối với người đó vào lúc đó. Một mục đích có hiệu lực phải phù hợp với cấu trúc nhu cầu mà người đó có liên quan. Vấn đề cần quan tâm là nên thực hiện hành động hướng đích hay hành động thực hiện mục đích. Nếu người ta có các hành động hướng đích quá lâu, sự vỡ mộng sẽ xuất hiện tới mức người đó có thể từ bỏ hoặc có những hành động vô lý khác. Mặt khác, nếu một người chỉ có hành động thực hiện mục đích và mục đích đó không thay đổi thì sự thích thú sẽ mất đi và tính lạnh nhạt sẽ tăng lên cùng với xu hướng giảm động cơ thúc đẩy. Một kiểu hành vi thích hợp và có kết quả hơn có thể là thực hiện tuần hoàn liên tục hành động hướng đích và hành động thực hiện mục đích. Một mục đích thích hợp cho một công nhân mới được làm việc và không có ý nghĩa đối với người công nhân đã làm việc được 1 năm và lâu năm. Quá trình diễn ra giữa hành động hướng đích và hành động thực hiện mục đích theo một chu kỳ và sự thách đố liên tục đối với nhà quản trị. Khi người công nhân tăng được khả năng để đạt được mục đích, thì cấp trên phải đánh giá lại và tạo môi trường cho phép thay đổi các mục đích và tạo ra các cơ hội tăng trởng và phát triển. Quá trình nhận biết và phát triển, nhà quản tri không phải luôn luôn tạo ra mục đích cho công nhân mà quan trọng là tạo ra môi trường thuận lợi cho cấp dưới có thể thiết lập được mục đích riêng của họ. Khi con người tham gia vào việc thiết lập mục đích riêng, họ sẽ gắn bó với công việc hơn và cố gắng nhiều hơn để thực hiện hành động hướng đích. 7. Triển vọng và khả năng sẵn có: Hai yếu tố ảnh hưởng đến sức mạnh của nhu cầu là triển vọng và khả năng sẵn có. Triển vọng có xu hướng ảnh hưởng tới động cơ hoặc nhu cầu, còn

khả năng sẵn có ảnh hưởng nhiều tới việc lĩnh hội các mục đích. Triển vọng được hiểu là khả năng thoả mãn một nhu cầu nhất định của một cá nhân dựa trên kinh nghiệm cũ. Kinh nghiệm ở đây có thể thực có hoặc người khác truyền cho. Kinh nghiệm do truyền lại có từ nhiều nguồn, như từ bố mẹ, từ nhóm người cùng địa vị xã hội, từ các thầy cô giáo, từ sách vở.  Ví dụ, cha của một cậu bé là một thợ gò hàn rất giỏi, cậu ta muốn theo chân bố. Như vậy triển vọng của cậu con trai có thể trở thành thợ gò hàn tương đối cao, bởi vậy sức mạnh nhu cầu là cao. Nhưng nếu trong quá trình học nghề lúc đầu cậu ta tạo ra sản phẩm không có gì là đẹp. Sự thất bại nhỏ không đủ làm nhụt chí con người mà đôi khi nó còn làm tăng thêm hành động. Nhưng nếu các sản phẩm về sau của cậu ta cứ tiếp tục không đạt yêu cầu kỹ thuật, và cuối cùng động cơ này sẽ không còn đủ mạnh hay không được dành quyền ưu tiên cao nữa. Thực tế là, sau khi đã đủ những kinh nghiệm mà không thành đạt người ta có thể từ bỏ mục đích. Khả năng sẵn có phản ánh những giới hạn môi trường đã đạt được nhận thức. Nó được xác định bởi một động cơ cá nhân nhận thức như thế nào để có thể tiếp cận những mục đích có thể thoả mãn một nhu cầu nhất định. Những hành động thực hiện mục đích này không thể có được nữa do hạn chế của môi trường. Một người có thể rất muốn đọc nhng nếu không có gì thắp sáng thì người đó sẽ mau chóng chán nản không muốn cố gắng tìm cách thoả mãn mong muốn này và sẽ làm việc khác. Các động cơ, nhu cầu của một cá nhân được hướng tới những mục đích là những khát vọng trong môi trường đó. Những mục đích này được cá nhân đó hiểu là có thể tồn tại hoặc không tồn tại, điều này ảnh hưởng đến triển vọng. Nếu triển vọng cao, sức mạnh động cơ sẽ tăng. Kinh nghiệm có thể ảnh hưởng tới cách nhận biết cảm giác của ta về khả năng sẵn có. Sự tồn tại các mục đích trong môi trường đó có thể ảnh hưởng tới sức mạnh nhất định của động cơ. 8. Phát triển tính cách: Trong quá trình trưởng thành, con người có thói quen hoặc phản ứng có điều kiện đối với các tác nhân kích thích khác nhau. Toàn bộ những thói quen này quyết định tính cách của họ. Thói quen a+ thói quen b+ thói quen c+... + thói quen n = tính cách. Khi cá nhân bắt đầu hành động theo cách tương tự với những điều kiện tương tự, thì đó chính là tính cách của họ. Dựa vào nó ta có thể dự đoán những hành vi nhất định của người này. Tính cách thường dễ thay đổi khi tuổi còn nhỏ, càng trở nên khó thay đổi khi con người nhiều tuổi. Khi một cá nhân xử sự trong một tình huống thúc đẩy, hành vi đó trở thành

một chất liệu mới được người ta tiếp nhận trở thành kinh nghiệm quá khứ của người đó. Chất liệu đó được dựa vào càng sớm thì ảnh hưởng của nó đối với hành vi sau này càng lớn. Bởi vì trong tổng số những kinh nghiệm đã qua của một thanh niên, vào quãng đầu cuộc đời, những hành vi đó chiếm tỷ trọng lớn hơn là những hành vi giống như vậy diễn ra sau này. Hành vi càng được củng cố lâu thì càng đậm nét và khó thay đổi. Ðiều này cho ta một bài học là đào tạo những người trẻ tuổi không chỉ ít tốn kém hơn mà khả năng sử dụng lao động dài hơn so với việc đào tạo người lớn. Nghiên cứu hành vi, động cơ, nhu cầu của nhân viên là cơ sở để nàh quản trị đưa ra các biện pháp kích thích nhân viên làm việc, gắn bó với doanh nghiệp. Các biện pháp kích thích nhân viên làm việc có rất nhiều và rất đa dạng. Nhìn chung, có thể phân làm 2 nhóm chính: kích thích bằng vật chất và kích thích bằng tinh thần.  II. Kích thích vật chất Kích thích vật chất là một động lực quan trọng thúc đẩy nhân viên làm việc nhiệt tình, có trách nhiệm, phấn đấu nâng cao hiệu quả sản xuất và công tác. Kích thích vật chất rất đa dạng và phong phú. 1. Kích thích đối với nhân viên làm việc theo sản phẩm. Áp dụng hệ thống trả lương theo sản phẩm là một hình thức kích thích vật chất có từ lâu đã được sử dụng rộng rãi, có hiệu quả cao. Nó gắn thu nhập của nhân viên với kết quả sản xuất, lao động trực tiếp của họ. Nhân viên ra sức học tập văn hoá, nâng cao trình độ lành nghề, phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật... tìm mọi biện pháp để nâng cao năng suất lao động. Trả lương theo sản phẩm góp phần giáo dục ý thức lao động tự giác, thúc đẩy phong trào thi đua hăng hái sản xuất giữa các nhân viên trong xí nghiệp, công ty. Trả lương theo sản phẩm có thể được thực hiện theo nhiều dạng khác nhau. 1.1. Trả lương theo sản phẩm trực tiếp cá nhân. Ðược áp đụng đối với những công nhân trực tiếp sản xuất, trong điều kiện quá trình lao động của họ mang tính chất tương đối độc lập, có thể định mức, kiểm tra, nghiệm thu sản phẩm một cách cụ thể, riêng biệt. Áp dụng định mức lao động để có tiêu chuẩn sản phẩm và đơn giá tiền lương phù hợp. 1.2. Trả lương tính theo sản phẩm của nhóm. 

Áp dụng đối với những công việc cần một nhóm người phối hợp cùng thực hiện như lắp ráp thiết bị, sản xuất ở các bộ phận làm việc theo dây chuyền, sửa chữa cơ khí... trường hợp công việc đa dạng và ít lặp lại về nguyên tắc có thể tiến hành định mức lao động trên cơ sở khoa học nhưng trong thực tế thường dựa trên cơ sở kinh nghiệm để xác định đơn giá tiền lương cho cả nhóm. Trường hợp sản phẩm cố định nên tiến hành định mức lao động để xác định tiêu chuẩn sản phẩm và đơn giá tiền lương cho cả nhóm. 1.3. Trả lương theo sản phẩm gián tiếp. Áp dụng trả lương cho công nhân phụ. Công việc của họ có ảnh hưởng nhiều đến kết quả lao động của công nhân chính hưởng lương theo sản phẩm như công nhân sửa chữa, phục vụ máy dệt; công nhân điều chỉnh trong nhà máy cơ khí. Tiền lương của công nhân phụ tính bằng cách lấy mức độ hoàn thành tiêu chuẩn sản phẩm của công nhân chính nhân với mức tiền lương của công nhân phụ. 2. Kích thích theo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp: Kích thích chung theo kết quả kinh donah của doanh nghiệp được áp dụng chung cho tất cả nhân viên trong doanh nghiệp. Hình thức này giúp cho mỗi nhân viên hiểu được mối quan hệ giữa lợi ích cá nhân với kết quả chung của doanh nghiệp. Hệ thống kích thích theo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp được chia làm các loại sau: Thưởng theo năng suất, chất lượng; chia lời; bán cổ phần cho nhân viên….. 2.1. Các hình thức thưởng theo năng suất và chất lượng: Thưởng theo năng suất và chất lượng chú trọng đến các đóng góp của nhân viên nhằm đạt được các mục tiêu sản xuất kinh doanh cụ thể trong khoảng thời gian ngắn. Cách làm này áp dụng theo mô hình của Scanlon, mô hình của Rucker và mô hình tiết kiệm thời gian. Mô hình của Scanlon: Mô hình này được áp dụng tại công ty Rocky Mountain Data Systems. Sau 5 tháng áp dụng, lợi nhuận công ty tăng 22%, doanh thu tăng 11%, thu nhập của nhân viên tăng 14% và mối quan hệ trong lao động được cải thiện rất nhiều so với trước. 

Mô hình của Scanlon kích thích nhân viên giảm chi phí lao động trên tổng doanh thu. Theo mô hình này, trước hết cần xác định Hệ số chi phí lao động chuẩn trng điều kiện sản xuất bình thường.

        Chi phí lao độngHệ số chi phí lao động chuẩn

= ------------------------------

            Doanh thu Hàng tháng đối chiếu kết quả thực hiện thực tế với hệ số chi phí lao động chuẩn. Sau khi trừ đi một tỷ lệ phần trăm nhất định trong phần tiết kiệm được để dự phòng cho các tháng sau, phần còn lại sẽ được chia theo tỷ lệ nhất định cho doanh nghiệp và thưởng cho nhân viên. Tỷ lệ giữa phần để lại cho doanh nghiệp và phần thưởng cho nhân viên có thể là 1:2 1:3… tuỳ theo từng doanh nghiệp. Cuối năm số dự phòng không sử dụng hết sẽ được chia lại cho nhân viên dưới dạng thưởng. Mô hình Rucker: Mô hình này tương tự như mô hình Scanlon, nhưng thay thế yếu tố doanh thu bằng Giá trị gia tăng. Công thức của Rucker là:

         Chi phí lao độngHệ số chi phí lao động chuẩn

= -------------------------------

          Giá trị gia tăng Mô hình này kích thích nhân viên giảm chi phí sản xuất, tiết kiệm nguyên vật liệu, và tiết kiệm các yếu tố vật chất khác trong quá trình sản xuất kinh doanh. Mô hình thưởng do tiết kiệm thời gian: Xuất phát từ quan điểm cho rằng mọi nhân viên trực tiếp và gián tiếp đều tham gia vào quá trình tạo ra sản phẩm, do đó họ đều cần được khuyến khích, khen thwngr khi kết quả cuối cùng của doanh nghiệp là tốt. Mô hình này có điểm tương tự như cách trả lương theo sản phẩm, nhưng hệ thống tiêu chuẩn và khen thưởng được áp dụng chung cho mọi nhân viên trong doanh nghiệp. Trên cơ sở tính toán giờ chuẩn để thực hiện công việc, lợi ích đem lại do tiết kiệm thời gian thực hiện công việc sẽ được chia đều cho một bên là toàn bộ nhân viên, một bên là doanh nghiệp. Theo đánh giá của tổ chức US General Accounting Office, có hơn 1000

doanhnghiệp ở Mỹ áp dụng mô hình này. 2.2. Chia lời Nhằm kích thích nhân viên làm việc tốt và gắm bó với doanh nghiệp, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng kế hoạch chia một phần lợi nhuận cho nhân viên. Như vậy ngoài tiền lương, thưởng hàng tháng, nhân viên còn được chia thêm một phần lợi nhuận. Trên thực tế có 3 kiểu chia lời phổ biến: + Chia lời trả bằng tiền hàng năm hoặc quí sau khi quyết toán. + Chia lời cho nhân viên dưới dạng phiếu tín dụng và chỉ trả cho nhân viên khi họ không làm việc cho doanh nghiệp nữa,về hưu, hoặc không còn khả năng lao động, hoặc chết. Phương thức kích thích thông qua chia một phần lợi nhuận doanh nghiệp có nhứng ưu điểm sau: - Doanh nghiệp chỉ chia lời cho nhân viên khi kinh doanh có lãi, khả năng tài chính của doanh nghiệp là tốt. - Nhân viên không đòi doanh nghiệp tăng lương khi có lạm phát, điều này giúp ích cho doanh nghiệp có trạng thái ổn định về tài chính và nhân sự. - Lợi ích của nhân viên gắn bó chặt chẽ với lợi ích của doanh nghiệp. Nhân viên quan tâm nhiều hơn tới tăng năng suất lao động, giảm chi phí, tăng hiệu quả thực hiện công việc. 2.3. Bán cổ phần cho nhân viên Bán cổ phần cho nhân viên có tác dụng tưong tự như việc chia lời. Lợi ích kích thích nhân viên không chỉ ở mức độ vật chất mà còn thực sự động viên họ qua việc cho họ sở hữu một phần doanh nghiẹp. Năm 2000, ước tính ở Mỹ có khoảng 25% nhân viên có sở hữu cổ phiếu. Trên thực tế, 70% doanh nghiệp kinh doanh thất bại đều xem kế hoạch bán cổ phần cho nhân viên là giải pháp tối ưu để cứu doanh nghiệp. 3. Trợ cấp và các khoản thu nhập thêm khác: Trợ cấp và các khoản thu nhập thêm khác có thể bao gồm rất nhiều loại như: Trả lương trong thời gian nghỉ phép, trợ cấp ốm đau, thai sản, trợ cấp y tế, bảo hiểm……Ở một mức độ nhất định, đó là những qui định bắt buộc, nhưng sự vận dụng các qui định này ở các doanh nghiệp khác nhau là khác nhau. Lợi ích mang lại từ các khoản trợ cấp và thu nhập thêm khác cũng có tác dụng đáng kể kích thích nhân viên làm việc và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.

 III. Kích thích tinh thần: Lợi ích vật chất giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong việc kích thích nhân viên làm việc. Tuy nhiên các kích thích về tinh thần cũng có vai trò rất lớn, đôi khi thay thế các kích thích vật chất, nhằm thoả mãn các nhu cầu và động cơ ngày càng cao của nhân viên. Mọi người lao động cần có niềm vui trong công việc, được kính trọng và được ghi nhận thành quả lao động. Lợi ích kinh tế cang cao thì đòi hỏi về lợi ích tinh thần càng cao tuơng ứng. Kích thích về tình thần có tác dụng nâng cao tính tự giác và sáng tạo trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Dưới đây là một số chương tình kích thích tinh thần nhằm nâng cao hiệu quả làm việc ở các công ty. 1. Nâng cao chất lượng cuộc đời làm việc: Nâng cao chất lượng cuộc đời làm việc là thể hiện mức độ thoả mãn các nhu cầu cá nhân quan trọng do làm việc trong doanh nghiệp. Bao gồm các nội dung: - Được quan tâm, đối xử bình đẳng - Có cơ hội như nhau trong phát triển nghề nghiệp - Được tham gia tích cực vào các quyết định có liên quan đến cá nhân - Được ghi nhận và tưởng thưởng khi có thành tích. - Môi trường làm việc lành mạnh, an toàn - Lương được trả tương xứng, công bằng. Quản trị nhân sự có khả năng tác động lên chất lượng cuộc đời làm việc của nhân viên trên nhiều phuơng diện.

Hoạt độngSự tác động lên Chất lượng cuộc đời làm việc của

nhân viên

Phân tích công việc Bố trí nhân viên phù hợp với công việcGiúp nhân viên tìm được cách ngắn nhất để làm tốt công việc

Chọn lựa Đặt đúng người vào đúng việc sao cho mỗi nhân viên có được sự thoả mãn tối đaĐược tặng thưởngGặt hái được những kinh nghiệm trong công việc

Đánh giá công việc Trả lương đầy đủ, hợp lý, công bằngMở rộng các chương trình phúc lợi

Chính sách về an toàn

Tạo môi trường làm việc an toàn, lành mạnh

Khen thưởng Kích thích về vật chất và tinh thần cho nhân viên

 2. Quản trị chương trình mục tiêu Khái niệm:  Quản trị chương trình mục tiêu bao gồm việc đặt ra các mục tiêu cụ thể , có thể đo lường được cho từng nhân viên, sau đó định kỳ xem xét lại quá trình tiến bộ của nhân viên đó. Quản trị chương trình mục tiêu là quá trình được xây dựng trên 3 cơ sở: Xác định mục tiêu, thông tin phản hồi và mọi cá nhân tham gia. Các nhà quản trị khuyến khích nhân viên tham gia vào các chương trình mục tiêu theo những cách sau: - Đặt mục tiêu cụ thể cho doanh nghiệp theo từng giai đoạn - Đặt mục tiêu cho các phòng ban - Toàn bộ nhân viên phòng ban tham gia thảo luận về mục tiêu của phòng ban và thông qua. - Từng cá nhân đề ra chương trình hành động - Xem xét lại việc thực hiện: lãnh đạo các phòng ban xem xét lại việc thực hiện của các nhân viên so sánh với mục tiêu đề ra - Cung cấp thông tin phản hồi của việc đánh giá cho nhân viên Thông tin phản hồi về kết quả thực hiện công việc là điều kiện rất quan trọng để nhân viên làm việc tốt hơn. Người làm tốt sẽ phấn khởi, nhiệt tình trong công việc hơn, người làm chưa tốt sẽ được chỉ dẫn hoàn thiện công việc. Việc cung cấp thông tin phản hồi còn giúp nhân viên hiểu rõ vị trí và trọng trách của họ. Cách thức xác định mục tiêu có hiệu quả - Đặt mục tiêu trên cơ sở sản phẩm đầu ra, có số liệu cụ thể, đo đếm được - Các mục tiêu nên tập trung vào các vấn đề trọng yếu như số lượng, chỉ tiêu

chất lượng, thời gian, doanh thu hay lợi nhuận…. - Thường xuyên đề ra các mục tiêu khả thi và nâng cao hơn trước. - Chia mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ đạt được trong từng thời gian cụ thể. 3. Chương trình nâng cao hiệu quả làm việc nhóm Khái niệm: Chương trình này áp dụng cho nhóm người lao động trong doanh nghiệp. Chươg trình này cho phép nhân viên biết đượ công việc của họ được thiết kế như thế nào, trong quá trình thực hiện ra sao, các yêu cầu về thái độ, tinh thần và kỹ thuật của công việc tốt hơn, phát huy tinh thần tập thể, tự học hỏi cầu tiến của nhân viên. Nhóm tự quản: Nhóm thường tổ chức dưới 20 nhân viên. Nhóm bầu ra trưởng nhóm. Nhóm có mức độ độc lập hoạt động cao, thường được giao toàn quyền và chịu trách nhiệm toàn bộ trong một phần việc nhất định. Nhóm sẽ tự xác định phương pháp cần thiết, sắp xếp thời gian, bố trí thành viên…trên cơ sở các mục tiêu yêu cầu sản xuất kinh doanh đặt ra từ trước. Kinh nghiệm áp dụng nhóm tự quản ở các công ty cho thấy kết quả rất khả quan, tạo ra bầu không khí thuận tiện cho sản xuất kinh doanh. Quan hệ lao động được cải thiện rất rõ nét. Thực chất mỗi nhân viên được trao chức năng của nhà quản trị, vì vậy họ chủ động hơn, sáng tạo hơn và tự giác hơn. Năng suất lao động và chất lượng sản phẩm cũng tăng cao hơn.  IV. Các hình thức khuyến khích khác: - Áp dụng chế độ thời gian làm việc linh hoạt: Do đặc điểm về cá nhân và gia đình khác nhau, việc áp dụng thời gian làm việc linh hoạt cho phép nhân viên làm chủ, thoải mái và tự do trong thu xếp công việc. Chế độ thời gian làm việc linh hoạt được thể hiện qua việc cho phép nhân viên lựa chọn thời gian làm việc thích hợp, được rút ngắn ngày làm việc, thoả thuận thay thế thực hiện công việc….. - Tổ chức các hội thi, liên hoan, lễ kỷ niệm, các hoạt động giao lưu, dã ngoại…..

Chương IX: Một số kỹ năng quản trị có liên quan đến công tác quản lý nguồn nhân lực trong hoạt động quản lý kinh doanh của doanh nghiệp

 

I. Khái niệm chung về lãnh đạo và quản trị  

 

II. Phẩm chất của một người lãnh đạo, quản trị 

 

III. Các học thuyết lãnh đạo, quản trị

 

IV. Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả

I. Khái niệm chung về lãnh đạo và quản trị: 1. Khái niệm lãnh đạo và quản trị: a. Lãnh đạo: Lãnh đạo là quá trình gây cảm hứng cho người khác làm việc chăm chỉ và hiệu quả. Các hoạt động lãnh đạo cơ bản là: + Chỉ đạo: Cung cấp các chỉ dẫn và giám thị việc hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên ở mức độ cao nhất + Gợi ý: Hướng dẫn, giải thích các quyết định, vạch ra hướng tác nghiệp và giám sát nhân viên thực hiện. + Hỗ trợ-động viên: Tạo điều kiện thuận lợi về mọi mặt cho các cố gắng của nhân viên nhằm hoàn thành nhiệm vụ và chia sẻ trách nhiệm với họ trong việc lựa chọn quyết định, tạo cho nhân viên cơ hội để thoả mãn cao nhất trong công việc. + Đôn đốc: Thúc đẩy nhân viên hoàn thành công việc + Làm gương trong mọi sự thay đổi + Uỷ quyền: Trao trách nhiệm, quyền quyết định và giải quyết vấn đề cho nhân viên. Đặc trưng của một nhà lãnh đạo được thể hiện trên các nội dung sau: 1. Tầm nhìn

 Bất kỳ một nhà lãnh đạo giỏi nào cũng có cảm giác tốt về mục tiêu và có khả năng đưa ra mục tiêu đó. 2. Chủ trương Chủ trương là cái liên kết mọi người với nhà lãnh đạo, là cái mà trong một nhà lãnh đạo hiệu quả thì luôn đi cùng với tầm nhìn. 3. Sự tin cậy Mọi người sẽ không đi theo nhà lãnh đạo trừ khi anh ta cho họ cho thấy sự nhất quán và kiên định. 4. Sự bình dị Những nhà lãnh đạo thành công nhất là những người xem bản thân như là người hỗ trợ cho nhân viên của mình chứ không phải là buộc nhân viên làm việc cho mình.  5. Bình tĩnh Lãnh đạo tốt không làm rối tung mọi vấn đề như thể thế giới sắp sập đến nơi khi có một vấn đề rắc rối nào đó xảy ra. Họ sẽ đưa ra những câu kiểu như "Chúng ta có thể giải quyết việc này". 6. Rõ ràng Những lãnh đạo thực sự biết cách làm sáng tỏ vấn đề. Họ không làm cho nó trở nên phức tạp. 7. Tự chủ Những nhà lãnh đạo thành công nhất biết họ là ai và sẽ không cố gắng "uốn" mình để trở thành những người không phải là họ. b. Khái niệm quản trị Quản trị là một quá trình nhằm đạt đến sự thành công trong các mục tiêu đề ra bằng việc phối hợp hữu hiệu các nguồn lực của doanh nghiệp. Từ khái niệm này giúp chúng ta nhận ra rằng, quản trị là một hoạt động liên tục và cần thiết khi con người kết hợp với nhau trong một tổ chức. Ðó là quá trình nhằm tạo nên sức mạnh gắn liền các vấn đề lại với nhau trong tổ chức và thúc đẩy các vấn đề chuyển động. Mục tiêu của quản trị là tạo ra giá trị thặng dư tức tìm ra phương thức thích hợp để thực hiện công việc nhằm đạt hiệu quả cao nhất với chi phí các nguồn lực ít nhất.

 Nói chung, quản trị là một hình thức phức tạp mà các nhà quản trị kinh doanh phải quản trị từ khâu đầu đến khâu cuối của một chu kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, thực chất của quản trị kinh doanh là quản trị các yếu tố đầu vào, quá trình sản xuất kinh doanh các yếu tố đầu ra theo quá trình hoạt động.  - Theo quá trình quản trị kinh doanh: công tác quản trị trong doanh nghiệp là quá trình lập kế họach, tổ chức phối hợp và điều chỉnh các hoạt động của các thành viên , các bộ phận và các chức năng trong doanh nghiệp nhằm huy động tối đưa mọi nguồn lực để đạt được các mục tiêu đã đặt ra của tổ chức. - Theo quan điểm hệ thống quản trị: quản trị còn là việc thực hành những hoạt động trong mỗi tổ chức một cách có ý thức và liên tục. Quản trị trong một doanh nghiệp tồn tại trong một hệ thống bao gồm các khâu, các phần, các bộ phận có mối liên hệ khăng khít với nhau, tác động qua lại lẫn nhau và thúc đẩy nhau phát triển. - Ở đây cần phân biệt rõ sự khác nhau giữa lãnh đạo và quản trị. Trên thực tế ranh giới của hai khái niệm này không dễ phân biệt. Sự phân biệt lãnh đạo và quản trị dựa trên các nội dung sau:

Lãnh đạo Quản trị

Lãnh đạo tác động đến con người Quản trị tác động đến công việc

Làm những cái đúng Làm đúng

Đạt mục tiêu thông qua việc cổ vũ động viện

Đạt mục tiêu thông qua hệ thống chính sách, mệnh lệnh, yêu cầu công việc

Nhà lãnh đạo đề ra phương hướng, viễn cảnh, chủ trương, sách lược

Nhà quản trị xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch, kiểm tra giám sát…

 2. Ý nghĩa của quản trị và lãnh đạo: Khi con người kết hợp với nhau trong một tập thể để cùng nhau làm việc, người ta có thể tự phát làm những việc cần thiết theo cách suy nghĩ riêng của mỗi người. Lối làm việc như thế cũng có thể đem lại kết quả, hoặc cũng có thể không đem lại kết quả. Nhưng nếu người ta biết tổ chức hoạt động thì triển vọng đạt kết quả sẽ chắc chắn hơn, đặc biệt quan trọng không phải chỉ là kết quả mà sẽ còn ít tốn kém thời gian, tiền bạc, nguyên vật liệu và những phí tổn khác. Khi chúng ta so sánh giữa kết quả đạt được với chi phí để thực hiện sẽ có khái niệm là hiệu quả. 

Hiệu quả = Kết quả - Chi phí 

Hiệu quả sẽ tăng trong hai trường hợp: - Tăng kết quả với chi phí không đổi. - Giảm chi phí mà vẫn giữ nguyên kết quả. Muốn đạt được cả hai điều đó đòi hỏi phải biết cách quản trị, không biết cách quản trị lãnh đạo cũng đạt được kết quả nhưng hiệu quả sẽ đạt thấp. Một sự quản trị, lãnh đạo giỏi không những mang lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp mà còn có ý nghĩa quan trọng góp phần đưa nền kinh tế đất nước nhanh chóng phát triển. Trong hoạt động kinh doanh, người nào luôn tìm cách giảm chi phí và tăng kết quả tức là luôn tìm cách tăng hiệu quả. Có thể nói rằng, lý do cần thiết của hoạt động quản trị lãnh đạo chính là muốn có hiệu quả và chỉ khi nào người ta quan tâm đến hiệu quả thì người ta mới quan tâm đến hoạt động quản trị, lãnh đạo. Trong thực tế, mọi nỗ lực hữu ích của một doanh nghiệp được vạch ra nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức, với thời gian, nguyên vật liệu ít nhất đều phải lựa chọn quá trình cơ bản, các nguyên tắc và các kỹ thuật. Mục tiêu của hoạt động quản trị, lãnh đạo như vậy là nhằm giúp chúng ta có những kiến thức, kỹ năng cần thiết để gia tăng hiệu quả trong hoạt động kinh doanh vì mục tiêu lợi nhuận cũng như mục tiêu phi lợi nhuận. 3. Vai trò của nhà quản trị, lãnh đạo Vai trò là toàn bộ những cách ứng xử được thiết lập sao cho phù hợp với chức vụ hoặc bộ phận, cơ quan riêng biệt.  Henry Mintzberg nghiên cứu các hoạt động của nhà quản lý và cho rằng mọi nhà quản lý đều phải thực hiện 10 vai trò khác nhau và được phân thành 3 nhóm như sau: a. Nhóm vai trò quan hệ với con người.  Nhóm vai trò quan hệ với con người bao gồm khả năng phát triển và duy trì mối quan hệ với người khác một cách hiệu quả.  Vai trò đại diện gắn liền với vị trí trong sự phân cấp quản trị, vai trò lãnh đạo đòi hỏi việc xây dựng mối quan hệ với cộng sự , tiếp xúc và thúc đẩy họ làm việc, vai trò liên hệ tập trung vào việc duy trì mối quan hệ cả bên trong và bên ngoài tổ chức. Vai trò quan hệ với con người giúp các nhà quản trị xây dựng mạng lưới làm việc cần thiết để thực hiện các vai trò quan trọng khác. 

b. Nhóm vai trò thông tin. Vai trò thông tin gắn liền với việc tiếp nhân thông tin và truyền đạt thông tin sao cho nhà quản trị thể hiện là trung tâm đầu não của tổ chức. Vai trò thu thập thông tin là nắm bắt thông tin cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Vai trò truyền đạt hoạt động theo 2 cách: thứ nhất, nhà quản lý truyền đạt những thông tin tiếp nhận được từ bên ngoài đến các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp, những người có thể sử dụng những thông tin này; thứ hai, nhà quản lý giúp truyền đạt những thông tin từ cấp dưới này đến cấp thấp hơn hoặc đến các thành viên khác trong tổ chức, những người có thể sử dụng thông tin một cách hiệu quả nhất. Trong khi vai trò truyền đạt cung cấp thông tin cho nội bộ thì vai trò phát ngôn phổ biến thông tin cho bên ngoài về những vấn đề như kế hoạch, chính sách, kết quả hoạt động của tổ chức. Do đó, nhà quản lý tìm kiếm thông tin trong vai trò giám sát, truyền đạt thông tin với nội bộ và sau đó kết hợp việc cung cấp thông tin quan trọng theo yêu cầu của vai trò quyết định.  

10 vai trò quản trị của Minztberg

Vai trò Nội dung

Quan hệ con người

1.Ðại diện. Tham gia vào các sự kiện khác nhau: phát biểu, giới thiệu, tượng trưng cho tổ chức

2.Lãnh đạo Xây dựng mối quan hệ với cấp dưới, động viên, thúc đẩy nhân viên

3.Liên hệ Duy trì mối quan hệ mạng lưới làm việc nội bộ với bên ngoài và giúp cung cấp thông tin

Thông tin

4.Thu thập thông tin Thu thập thông tin bên trong và bên ngoài về những vấn đề có thể ảnh hưởng tổ chức

5.Truyền đạt. Truyền đạt những thông tin cả bên trong và bên ngoài cho nội bộ

6.Phát ngôn Truyền đạt những thông tin của tổ chức cho bên ngoài.

Quyết định

7.Doanh nhân Hành động như người khởi xướng, thiết kế, khuyến khích những cải tiến và đổi mới

8.Giải quyết những xáo trộn Có những hành động đúng và kịp thời khi DN đối mặt với những vấn đề quan trọng những khó khăn bất ngờ.

9.Phân phối Chịu trách nhiệm phân phối các nguồn lực: thời gian, ngân quỹ, phương tiện, nhân sự

10.Ðàm phán Ðại diện cho tổ chức thương lượng, đàm phán

 c. Nhóm vai trò quyết định. Nhóm vai trò quyết định bao gồm việc ra những quyết định quan trong có ảnh hưởng đến tổ chức. Có 4 vai trò mô tả nhà quản lý là người quyết định. Vai trò cách tân hay còn gọi là vai trò doanh nhân, là người luôn ở điểm gốc của mọi thay đổi và cải tiến, khai thác các cơ hội mới. Vai trò thứ 2 trong nhóm này là vai trò xử lý các tình huống: gắn liền với việc đưa ra các hành động kịp thời khi tổ chức phải đối mặt với những biến cố bất ngờ, những khó khăn không lường trước được. Vai trò thứ ba là phân phối các nguồn lực của tổ chức. Cuối cùng, vai trò đàm phán thể hiện sự đại diện cho tổ chức thương lượng đàm phán ký kết các hợp đồng, ảnh hưởng tùy theo các lĩnh vực trách nhiệm của nhà quản lý. Trong các cuuộc tiếp xúc làm ăn, nhà quản lý phải là một chuyên gia trong lĩnh vực ngoại giao. Làm ăn thời mở cửa đa phần là các cuộc tiếp xúc, muốn thành đạt phải học cách thương lượng. Mềm dẻo kết hợp với cứng rắn và cương quyết, lý trí cùng với nhân bản là bí quyết thành công trong thơng lợng với đối tác. * Vai trò của doanh nhân (nhà kinh doanh): khuyến khích sự đổi mới. Ðổi mới là sự khởi đầu một ý tưởng mới được áp dụng cho quá trình tiến triển của công việc, sản phẩm hoặc dịch vụ. Quá trình đổi mới, cải tiến gắn liền với vai trò của những người đứng đầu trong doanh nghiệp, cụ thể như gắn liền với sự tìm kiếm các cơ hội trong kinh doanh. Tuy nhiên, thúc đẩy sự cải tiến, đổi mới trong doanh nghiệp đòi hỏi phải kết hợp những nỗ lực của các thành viên. Hiếm khi có sự cải tiến, đổi mới thành công lại là kết quả lao động duy nhất của một người. Các nghiên cứu đã cho thấy rằng, quá trình đổi mới cải tiến thường diễn ra ở những nơi mà ở đó các cá nhân ở các cấp độ khác nhau thực hiện 3 loại vai trò khác nhau của doanh nhân: người khởi xướng ý tưởng, người tài trợ (đỡ đầu) và là người phối hợp hoạt động. - Người khởi xướng ý tưởng: là người phát hiện ra những ý tưởng mới hoặc tin tưởng vào giá trị của những sáng kiến và ủng hộ nó mặc dù phải đương đầu nhiều khó khăn trở ngại. Chúng ta thường cho rằng những người cách tân là người sáng tạo, dám chấp nhận những mạo hiểm rủi ro. Họ thường là những người ở các cấp thấp hơn trong tổ chức, người phát hiện ra vấn đề và biết đề xuất giải pháp. Tuy nhiên, sự sáng tạo cần thiết phải có các loại vai trò kế tiếp.  - Người tài trợ: Một người quản trị cấp giữa nhận biết những điểm quan trọng về những sáng kiến của tổ chức, từ đó giúp tìm kiếm nguồn tài chính

cần thiết cho việc phát triển cải tiến và thúc đẩy các bớc tiến hành thực sự. Ðổi mới trong tổ chức không thể thiếu sự hiện diện của người tài trợ, tuy nhiên việc thực hiện những đổi mới đó còn phụ thuộc vào vai trò thứ ba- người phối hợp hoạt động - Người phối hợp: Là người quản trị cấp cao, người ủng hộ cho sự cần thiết phải đổi mới, cung cấp tài chính cho các hoạt động cải tiến, khuyến khích, nâng đỡ và tôn trọng, bảo vệ các sáng kiến cải tiến của các thành viên. Việc cải tiến thường vấp phải các cản trở của lề lối cũ và nó thường khiến cho những người quen thói thủ thường e ngại. Người phối hợp sẽ đảm nhận vai trò cân bằng các thế lực sao cho các sáng kiến cải tiến có thể được thực hiện. Thông qua việc thực hiện vai trò phối hợp, các nhà quản lý sẽ khuyến khích, thúc đẩy việc cải tiến, đổi mới. Thiếu một trong ba vai trò thì sự đổi mới,cải tiến khó có thể thực hiện được. II. Phẩm chất của một người lãnh đạo, quản trị Một số cuốn sách có tính giáo khoa về lĩnh vực này cho rằng người lãnh đạo, quản trị cần có các tố chất: - Có học vấn cao, có kinh nghiệm về chuyên môn và về đời sống xã hội - Linh hoạt - Có nghị lực, suy nghĩ lành mạnh, sáng suốt - Trung thực, có sức khỏe tốt. - Trí tuệ cao, có năng lực đạt được mục tiêu đề ra - Sẵn sàng chịu trách nhiệm cá nhân - Có khả năng đóng vai trò là một cố vấn và tư vấn sáng suốt - Có tính tự tin, bình tĩnh khi gặp rắc rối về quan hệ hoặc khi có sự cố về tổ chức. - Có tính kiên trì, thần kinh vững và có chí theo đuổi mục đích đến cùng, thái độ giao tiếp niềm nở, thân mật nhưng dứt khoát với mọi người. Cuốn sách "Chiến lược kinh doanh" của B. Karlof cho rằng: Một nhà lãnh đạo giỏi là người vững tin, có tầm nhìn xa trông rộng, cởi mở, ham học hỏi, biết đúc kết kinh nghiệm kinh doanh của bản thân và của người khác, hướng vào kết quả, dứt khoát, có óc phê phán, có sức lôi cuốn thuyết phục và gây được lòng tin, nhiệt tình, bình tĩnh, biết lắng nghe người khác, biết nhận lỗi khi sai lầm, thiện tâm và chu đáo, mềm dẻo, sẵn sàng giúp đỡ người khác

phát triển, sáng tạo nhưng kiên định. Một cuộc nghiên cứu qui mô do nhóm "Hệ thống quản lý quốc tế" được tiến hành ở một số nước trên khắp thế giới đã xác định 10 tính cách cá nhân cơ bản của một chủ doanh nghiệp chỉ ra sự khác biệt giữa chủ doanh nghiệp không thành đạt và chủ doanh nghiệp thành đạt, đó là :. 1. Tìm kiếm cơ hội Tìm kiếm và thực hiện các cơ hội kinh doanh mới, động não và xác định những giải pháp sáng tạo cho những vấn đề kinh doanh, suy nghĩ theo các cách khác nhau để tìm ra cách giải quyết, chủ động nắm bắt các cơ hội để thu lượm thông tin kinh doanh, nhân sự có kinh nghiệm, các trang thiết bị, thiết kế sản phẩm và dịch vụ, thị trường và tài chính, . . .  2. Kiên trì Tiến hành các hoạt động khác nhau hoặc lặp lại để vượt qua những trở ngại trong kinh doanh. Không từ bỏ sau lần thất bại lần đầu để giải quyết vấn đề. Hy sinh cá nhân hoặc thực hiện các cố gắng phi thường để hoàn thành công việc. tiếp tục giũ vững lập trường của mình trước đối thủ hoặc những dấu hiệu ít có thành công ở phút ban đầu.  3. Cam kết thực hiện theo hợp đồng. Chấp nhận trách nhiệm về các vấn đề để hoàn thành công việc cho khách hàng. Giúp công nhân để hoàn thành công việc. Thể hiện những quan tâm làm hài lòng khách hàng.  4. Đáp ứng chất lượng và hiệu quả  5. Chấp nhận rủi ro Có khả năng chấp nhận những gì mà mình cho là những rủi ro vừa phải. Thường nên có một biện pháp thích ứng cho những tình huống có yếu tố rủi ro. Tính toán rủi ro trong các quyết định kinh doanh 6. Đặt mục đích Đặt ra các mục tiêu rõ ràng và cụ thể trước mắt . Xây dựng các mục tiêu lâu dài, rõ ràng. 7. Giám sát và lập kế hoạch có hệ thống Phát triển và sử dụng hợp lý từng bước các kế hoạch để đạt được mục đích. Đánh giá các kế hoạch hành động khác có thể dùng để thay thế. Giám sát

tiến trình và chuyển sang các chiến lược dự phòng khi cần thiết để đạt được mục đích.  8. Tìm kiếm thông tin Đích thân tìm kiếm thông tin về các khách hàng, các nhà cung cấp và các đối thủ cạnh tranh. Sử dụng các quan hệ hoặc mạng thông tin để thu thập thông tin có lợi.  9. Thuyết phục và mạng lưới công việc Phát triển và sử dụng các chiến lược đã được cân nhắc cẩn thận để tác động hoặc thuyết phục người khác. Sử dụng quan hệ kinh doanh và cá nhân để hoàn thành mục tiêu kinh doanh của bạn. 10. Tự tin Hiểu chính bản thân minh và tin tưởng chắc chắn vào chính mình và khả năng của chính mình. Thể hiện sự tự tin trong khả năng của bạn để hoàn thành các nhiệm vụ khó khăn hoặc đáp ứng những thử thách.  Các phong cách quản lý kém hiệu quả Làm thế nào để trở thành một nhà quản lý hiệu quả? Vấn đề đơn giản là hãy tránh trở thành một nhà quản lý tồi. Một nhà quản lý tồi thường có ba sai lầm không nên mắc phải, đó là trở thành nhà quản lý độc tài, lười biếng và lạm dụng quyền lực.  Ba điều này rất quan trọng vì thực ra, nếu mắc sai lầm trong quản lý thì tổn hại sẽ rơi vào cả nhà quản lý và công ty của anh ta. Nhà quản lý có thể rơi vào những cạm bẫy mà anh ta rất khó gỡ ra. Vì thế, ngay từ đầu cần thông minh và sáng suốt để tránh mắc phải sai lầm. Thế nào là nhà quản lý độc tài?  Một trong những sai lầm đầu tiên là bạn trở thành một nhà quản lý độc tài. Khó có nhà quản lý nào lại thừa nhận họ đang chứng tỏ mình là nhà quản lý độc tài. Nhưng liệu có ai thử kiểm tra cách quản lý của chính mình để đảm bảo rằng họ không quá độc tài trong quản lý nhân viên của mình hay không?  Một nhà quản lý độc tài thường là người ít tin tưởng hay thiếu niềm tin ở người khác. Họ thấy không ai còn có thể hơn họ trong công việc nào đó và khó có thể làm tốt hơn họ. Do vậy họ đã không thành công trong giao phó việc cho cấp dưới. Khi giao phó cho nhân viên một việc nào đó thì họ thường đóng góp ý kiến từng chút một vào công việc đó và thường xuyên kiểm tra đi kiểm tra lại để đảm bảo rằng công việc đó hoàn tất theo ý muốn của mình.

Thời gian quản lý nhân viên của họ quá chặt chẽ dẫn tới sự kém chất lượng trong sản xuất.  Nhà quản lý này cũng ít quan tâm tới nguyện vọng của nhân viên. Trong khi ở các doanh nghiệp hiện nay, các nhân viên đều muốn có sự tự do cá nhân. Những nhân viên này có trình độ nhất định và họ cũng muốn áp dụng kiến thức mà họ đã học được vào công việc. Nhưng nhà quản lý lại ít tạo cho họ có cơ hội đó thì họ sẽ làm thoái chí nhân viên của mình.  Với các nhà quản lý độc tài, các nhân viên không được sử dụng hết kiến thức, tài năng và năng lực chuyên môn. Vì vậy họ thấy bất mãn. Nhưng tệ hơn là ngay chính nhà quản lý độc tài cũng mất đi nhiều cơ hội để trau dồi nghề nghiệp của mình. Một nhà quản lý như vậy có thể làm công ty mất đi nhân viên tài năng và giảm năng suất trong sản xuất.  Để tránh trở thành một nhà quản lý độc tài, bạn hãy phải đặt niềm tin ở người khác, nhất là những người làm việc cho bạn. Để có thể tin cậy họ thì nên tìm hiểu những nhân viên làm việc cho mình, biết được những điểm yếu và điểm mạnh của bạn. Cần giao phó công việc dựa trên các điểm yếu và điểm mạnh này. Cần cho nhân viên của bạn học những nghiệp vụ mà họ cần. Nên biết công việc đó yêu cầu như thế nào và tuyển đúng nhân viên có thể đảm nhận tốt công việc đó. Cần chọn lựa kỹ càng người sắp thay thế vị trí của bạn và lập tức huấn luyện họ.  Cũng nên nhận ra rằng công việc không thể hoàn tất khi bạn làm chỉ có một mình. Khi giao việc cho nhân viên, cần hiểu rằng ủy quyền một cách hiệu quả cũng có nghĩa là chấp nhận những biến cố ngoài ý muốn có thể kèm theo. Nhà quản lý có thể không nhận được kết quả như mong đợi nhưng cần phải chấp nhận nó và chấp nhận những sai phạm đã xảy ra.  Nhà quản lý lười biếng là gì?  Một cách thức quản lý khác cũng dẫn đến sai lầm, đó là trở thành nhà quản lý lười biếng. Người này luôn đùn đẩy mọi công việc cho nhân viên của mình. Họ có khuynh hướng đưa cho nhân viên của mình mọi công việc để có thời gian rảnh. Kết quả là các nhân viên phải làm việc quá nhiều nên họ thường nói với cấp trên rằng: đó chẳng phải là công việc của họ, nó không có trong bản hợp đồng lao động, trong khi chất lượng công việc lại rất thấp. Với nhà quản lý lười biếng thì nhân viên ngày càng làm những công việc ngoài khả năng chuyên môn của họ và họ cũng chẳng bỏ ra một khoảng thời gian nào để bồi dưỡng thêm nghiệp vụ cho nhân viên. Để tránh thành nhà quản lý lười biếng, bạn cần luôn luôn lập một bản kế hoạch bao gồm cả những dự án ngắn hạn và dài hạn kèm theo thời gian thực hiện. Bạn cần triển khai những công việc sao cho thật tốt, cố gắng học hỏi những cách thức quản lý tốt.

 Bạn cũng nên lập kế hoạch cho công việc kế tiếp bằng cách làm việc để đạt được nó. Nên nhớ rằng bạn đang bị theo dõi và đánh giá bởi những người khác.  Một cách quản lý sai lầm thứ ba mà không ít người mắc phải, đó là trở thành một nhà quản lý quá lạm dụng quyền hành.  Thường những người này còn trẻ. Họ ít nhạy bén trong cách quản lý cũng như thất bại trong việc tìm hiểu môi trường làm việc mới.  Nhà quản lý lạm dụng quyền lực  Nhà quản lý này thường cho rằng việc mình làm là một nhiệm vụ được giao và ít khi đưa ra lời giải thích. Nhân viên không những cảm thấy bực tức mà họ sẽ còn nghĩ ra cách để cản trở công việc mà những người này thấy khó lòng có thể đạt hiệu quả 100%. Vậy là sẽ dẫn đến thất bại khi một nhà quản lý lạm dụng quyền lực phân công công việc. Nên nhớ rằng những ai quá lạm dụng quyền hành của mình đều sớm bị sa thải. Chính họ cũng thấy bản thân mình không thể thích nghi với môi trường làm việc hiện tại.  Điều tệ hại nhất là mối quan hệ giữa người này với thành viên trong công ty và thỉnh thoảng là cả các thành viên ngoài công ty cũng không hài lòng. Quyền hành chung của tập thể sẽ biến thành quyền hành cá nhân của họ. Chính từ đó họ có thể thu về nhiều lợi ích cho bản thân mình, chứ không phải cho công ty.  Để tránh trở thành một nhà quản lý lạm dụng quyền hành, bạn cần hiểu rằng quyền lực này là áp dụng cho công ty chứ không phải cho riêng cá nhân bạn. Nên có suy nghĩ về người quản lý quá áp dụng quyền lực trước kia của mình vào cảm nhận về người đó như thế nào. Bạn cũng nên nghĩ đến việc trao quyền hành cho tất cả các nhân viên chứ không phải chỉ cho riêng cá nhân mình. Nên nhìn xa trông rộng và cần biết rằng chính mình đang cần các nhân viên mà mình đã từng tạo ra khoảng cách không thân thiện với họ. Cuối cùng, các nhà quản lý cần phải hiểu rõ về môi trường đa dạng nơi mà họ đang làm việc. Quản lý tính đa dạng một cách hiệu quả đòi hỏi nhà quản lý phải năng động và sáng tạo. Chìa khóa để thành công trong quản lý trước tiên là nhà quản lý cần nhận biết được những nét khác nhau trong môi trường làm việc và từ đó có cách thức đối xử thích ứng nhất. III. Các học thuyết lãnh đạo, quản trị Học thuyết hay còn gọi là lý thuyết là những khái quát lý luận về một lĩnh vực nào đó, thông qua nghiên cứu và khảo nghiệm thực tế, từ đó vận dụng vào các hoạt động thực tiễn trong mỗi lĩnh vực. 

Học thuyết về lãnh đạo, quản trị kinh doanh là những khái quát lý luận về lãnh đạo, quản trị các hoạt động kinh doanh. Các học thuyết về lãnh đạo, quản trị là cơ sở, là nền tảng dẫn đường cho hoạt động sản xuất kinh doanh một cách khoa học, có hệ thống. Từ những năm 1800 khi nền công nghiệp và các hoạt động sản xuất phát triển mạnh, thực tiễn đã tổng kết và rút ra thành những lý thuyết với nhiều trường phái hay các nhóm lý thuyết khác nhau.  Có thể chia thành ba nhóm lý thuyết lãnh đạo, quản trị học: 1. Lý thuyết lãnh đạo, quản trị cổ điển. Trường phái cổ điển bao gồm một số tác giả với những nghiên cứu về quản trị kinh doanh, dới đây là một số tác giả điển hình và những tư tởng chủ yếu của họ. a. Lý thuyết lãnh đạo, quản trị khoa học Frederich Taylor (1856 - 1915): Taylor xuất thân là một công nhân và trở thành kỹ sư trải qua quá trình ban ngày đi làm, ban đêm đi học hàm thụ đại học. Trong quá trình làm việc trong nhà máy luyện cán thép, Taylor đã có nhiều cơ hôi quan sát và thực hành lãnh đạo, quản trị trong nhà máy. Ông là tác giả với những nghiên cứu và lý thuyết khá nổi tiếng về lãnh đạo, quản trị trong thời gian từ 1890 đến 1930. Những nguyên tắc cơ bản trong lý thuyết của Taylor là: - Xây dựng các phương pháp khoa học để thực hiện công việc, nhiệm vụ của từng công nhân - Lựa chọn công nhân một cách khoa học và huấn luyện họ phơng pháp khoa học để thực hiện công việc - Tổ chức giáo dục và giám sát công nhân để đảm bảo họ thực hiện theo đúng phơng pháp - Xây dựng và củng cố quan hệ giữa người lao động và nhà lãnh đạo, quản trị Biện pháp thực hiện: Ðể thực hiện những nguyên tắc của mình, Taylor đã tiến hành: - Nghiên cứu các loại thời gian làm việc của công nhân theo từng công việc. - Phân chia công việc của từng công nhân thành những công việc bộ phận

nhỏ để cải tiến và tối ưu hóa. - Xây dựng hệ thống khuyến khích người lao động làm việc, thực hiện trả công theo lao động. Những kết quả qua áp dụng lý thuyết của Taylor là năng suất lao động tăng lên rất nhanh và khối lượng sản phẩm tăng nhiều. Tuy nhiên, lý thuyết của Taylor nghiêng về "kỹ thuật hóa, máy móc hóa" con người, sức lao động bị khai thác kiệt quệ làm cho công nhân đấu tranh chống lại các chính sách về lãnh đạo, quản trị. Herny L. Gantt: Là kỹ sư chuyên về hệ thống kiểm soát trong nhà máy. Trên cơ sở các lý thuyết của Taylor, Gantt đã phát triển và đưa ra lý thuyết của mình, trong đó chủ yếu tập trung vào mở rộng hệ thống khuyến khích vật chất cho người lao động với các biện pháp như : - Khuyến khích công nhân sau một ngày làm việc nếu họ làm việc tốt. - Khuyến khích cho đốc công, quản đốc dựa vào kết quả làm việc của công nhân dưới sự giám sát trực tiếp của họ nhằm động viên họ trong công việc lãnh đạo, quản trị. Biện pháp này đã khuyến khích các đốc công quản lý tốt hơn. Cũng trên cơ sở này, các phương pháp quản trị tiến độ thực hiện mới được đưa vào trong quản lý như phương pháp đường găng (CPM -Critical Path Method) và phương pháp sơ đồ mạng lới (PERT - Program Evaluation and Revie Technique). Trong lý thuyết này, khía cạnh lợi ích được chú ý hơn nhiều. Frank B (1868 - 1924) và Liliant M. Gibreth (1878 -1972) Hai tác giả này đã nghiên cứu rất chi tiết quá trình thực hiện và quan hệ giữa các thao tác, động tác và cử động với một mức độ căng thẳng và mệt mỏi nhất định của công nhân trong quá trình làm việc, từ đó đưa ra phương pháp thực hành tối ưu nhằm tăng năng suất lao động, giảm sự mệt mỏi của công nhân. Các phương pháp thuộc trường phái này đã có những đóng góp có giá trị cho sự phát triển của tư tởng lãnh đạo, quản trị, phát triển kỹ năng lãnh đạo, quản trị qua phân công, chuyên môn hóa quá trình lao động, đồng thời là những người đầu tiên nêu lên tầm quan trọng của việc tuyển chọn và huấn luyện nhân viên, dùng đãi ngộ để tăng năng suất lao động. Tuy nhiên, các tác giả đã phát triển một phơng pháp lãnh đạo, quản trị mang tính khoa học hóa một cách thuần túy như "máy móc hóa con người", gắn chặt con người vào một dây chuyền công nghệ để lãnh đạo, quản trị và tăng năng suất lao động. 

b. Lý thuyết lãnh đạo, quản trị hành chính  Trường phái lãnh đạo, quản trị hành chính đã phát triển những nguyên tắc lãnh đạo, quản trị chung cho cả tổ chức, tiêu biểu cho trường phái này có các tác giả với các công trình nghiên cứu và lý thuyết như sau: Henry Fayol (1841 - 1925): Quan điểm của Fayol là tập trung vào xây dựng một tổ chức tổng thể để lãnh đạo, quản trị quá trình làm việc. Ông cho rằng, năng suất lao động của con người làm việc chung trong một tập thể tùy thuộc vào sự sắp xếp, tổ chức của nhà lãnh đạo, quản trị. Ðể có thể làm tốt việc sắp xếp, tổ chức doanh nghiệp, Fayol đã đa ra và yêu cầu các nhà lãnh đạo, quản trị nên áp dụng 14 nguyên tắc trong lãnh đạo, quản trị: - Phân công lao động trong quá trình làm việc một cách chặt chẽ - Phải xác định rõ mối quan hệ quyền hành và trách nhiệm. - Phải xây dựng và áp dụng chế độ kỷ luật nghiêm ngặt trong quá trình làm việc . - Thống nhất trong các mệnh lệnh điều khiển, chỉ huy - Lãnh đạo tập trung - Lợi ích cá nhân phải gắn liền và phục vụ cho lợi ích của tập thể , lợi ích chung. - Xây dựng chế độ trả công một cách xứng đáng theo kết quả lao động - Lãnh đạo, quản trị thống nhất - Phân quyền và định rõ cơ cấu lãnh đạo, quản trị trong tổ chức - Trật tự  - Công bằng: tạo quan hệ bình đẳng trong công việc - Công việc của mỗi người phải được ổn định trong tổ chức - Khuyến khích sự sáng tạo trong quá trình làm việc - Khuyến khích phát triển các giá trị chung trong quá trình làm việc của một tổ chức . Max Weber (1864 - 1920): Nhà xã hội học ngời Ðức, tác giả đã phát triển một tổ chức quan liêu bàn giấy. Khái niệm quan liêu bàn giấy được định

nghĩa: là hệ thổng chức vụ và nhiệm vụ được xác định rõ ràng, phân công phân nhiệm chính xác, hệ thống quyền hành có tôn ti trật tự. Theo Weber, hệ thống tổ chức kinh doanh phải được: - Xây dựng một cơ cấu tổ chức chặt chẽ. - Ðịnh rõ các quy định, các luật lệ, chính sách trong hoạt động lãnh đạo, quản trị. - Ðịnh rõ quyền lực và thừa hành trong lãnh đạo, quản trị. Chester Barnard (1886 - 1961): Tác giả cho rằng một tổ chức là một hệ thống hợp pháp của nhiều người với ba yếu tố cơ bản: * Sự sẵn sàng hợp tác. * Có mục tiêu chung. * Có sự thông đạt. Nếu thiếu một trong ba yếu tố đó tổ chức sẽ tan vỡ. Cũng như Weber, ông nhấn mạnh yếu tố quyền hành trong tổ chức, nhưng ông cho rằng nguồn gốc quyền hành không xuất phát từ người ra lệnh, mà xuất phát từ sự chấp nhận của cấp dưới. Ðiều đó chỉ có được khi với bốn điều kiện như sau: - Cấp dưới hiểu rõ mệnh lệnh - Nội dung ra lệnh phải phù hợp với mục tiêu của tổ chức - Nội dung ra lệnh phải phù hợp với lợi ích cá nhân của cấp dưới - Cấp dưới có khả năng thực hiện mệnh lệnh đó. * Trường phái lãnh đạo, quản trị hành chính chủ trương rằng năng suất lao động sẽ đạt cao trong một tổ chức được sắp đặt hợp lý, đóng góp trong lý luận cũng như trong thực hành lãnh đạo, quản trị: những nguyên tắc lãnh đạo, quản trị, các hình thức tổ chức, quyền lực và sự ủy quyền.... 2. Nhóm lý thuyết hành vi - tâm lý xã hội trong lãnh đạo, quản trị kinh doanh. Nhóm lý thuyết này nhấn mạnh vai trò con người trong tổ chức, quan điểm của nhóm này cho rằng năng suất lao động không chỉ do yếu tố vật chất quyết định mà còn do nhu cầu tâm lý xã hội của con ngời. "Vấn đề tổ chức là vấn đề con người" và họ chỉ ra rằng trong trường phái cổ điển có nhiều hạn chế vì đã bỏ qua yếu tố con người trong quá trình làm việc.

 * Tác giả của lý thuyết các quan hệ con người trong tổ chức là Mary Parker Pollet (1868 - 1933). Nữ tác giả này cho rằng, trong quá trình làm việc, người lao động có các mối quan hệ giữa họ với nhau và giữa họ với một thể chế tổ chức nhất định bao gồm: - Quan hệ giữa công nhân với công nhân - Quan hệ giữa công nhân với các nhà lãnh đạo, quản trị Ðồng thời tác giả cũng nhấn mạnh, hiệu quả của lãnh đạo, quản trị phụ thuộc vào việc giải quyết các mối quan hệ này. * Những quan điểm về hành vi con người: các tác giả trong trường phái này cho rằng hoạt động của con người phụ thuộc nhiều vào các yếu tố tâm lý xã hội. Chính các yếu tố này tạo nên các quan hệ tốt đẹp trong quá trình lao động, từ đó mà có thể đạt hiệu quả cao trong quá trình làm việc. Ðiển hình trong quan điểm này là các nghiên cứu về các tác động tâm lý vào quá trình lao động tại Western Electric’s Hawthorne Plant. Công trình nghiên cứu này gọi là những nghiên cứu Hawthorne. Trong nghiên cứu đó, các tác giả đã sử dụng các biện pháp tạo cho công nhân cảm giác tâm lý là họ đang được các nhà lãnh đạo, quản trị chú ý đến như: - Thay đổi chế độ sáng (tăng và giảm độ sáng). - Thay đổi về tiền lương. - Thay đổi thời gian làm việc. Sự thay đổi này đã dẫn đến các tác động tâm lý làm tăng năng suất lao động. Tiếp cận các động cơ về hành vi của con người: các tác giả đã tập trung nghiên cứu vào các yếu tố tác động vào hành vi của con người trong quá trình làm việc với tư cách là động cơ làm việc của họ. Abraham Moslow (1908 - 1970): nhà tâm lý học, tác giả đã xây dựng lý thuyết về nhu cầu của con ngời, bao gồm 5 cấp độ được xếp từ cấp thấp đến cấp cao : - Nhu cầu thiết yếu - Nhu cầu an toàn - Nhu cầu được hoà nhập 

- Nhu cầu được nhận biết và tôn trọng - Nhu cầu tự hoàn thiện - Một nhu cầu đã tương đối được thỏa mãn thì nó không còn là xung động mạnh để thôi thúc nữa. - Một nhu cầu đã tương đối được thỏa mãn, tác phong con người sẽ bị chi phối bởi nhu cầu khác cao hơn. Như vậy, muốn lãnh đạo, quản trị hữu hiệu phải chú ý đáp ứng nhu cầu của con người. Doughlas Mc Gregor (1906 - 1964) đã phát triển lý thuyết tác phong trong lãnh đạo, quản trị, ông cho rằng các nhà lãnh đạo, quản trị trước đây đã tiến hành cách thức lãnh đạo, quản trị trên những giả thuyết sai lầm về tác phong con người. Những giả thuyết đó cho rằng phần đông mọi người đều không thích làm việc, thích được chi huy hơn là tự chịu trách nhiệm và hầu hết làm việc vì lợi ích vật chất. Vì vậy các nhà lãnh đạo, quản trị đã xây dựng những bộ máy tổ chức với quyền hành tập trung đặt ra nhiều quy tắc thủ tục, đồng thời với hệ thống kiểm tra giám sát chặt chẽ. Gregor gọi những giả thuyết đó là X và đề nghị một lọat giả thuyết khác mà ông gọi là giả thuyết Y. Thuyết Y cho rằng con người sẽ thích thú với công việc nếu có được những thuận lợi và họ có thể đóng góp nhiều hơn cho tổ chức. Mc Gregor cho rằng, thay vì nhấn mạnh đến cơ chế kiểm tra thì nhà lãnh đạo, quản trị nên quan tâm nhiều hơn đến sự phối hợp hoạt động. Chris Argyris: nghiên cứu tư cách con người và các yếu tố đời sống tổ chức đã cho rằng, một sự nhấn mạnh thái quá của nhà lãnh đạo, quản trị đối với việc kiểm sóat nhân viên sẽ dẫn tới nhân viên có thái độ thụ động, lệ thuộc và né tránh trách nhiệm. Trong trạng thái tâm lý đó họ sẽ cảm thấy bất bình và có thái độ tiêu cực đối với việc hoàn thành mục tiêu chung. Argyris cho rằng bản chất con người luôn muốn độc lập trong hành động, sự đa dạng trong mối quan tâm và khả năng tự chủ. Nhà lãnh đạo, quản trị hữu hiệu là người biết tạo điều kiện cho nhân viên ứng xử như những người trưởng thành và điều đó chỉ có lợi cho tổ chức. * Tư tưởng của trường phái tác phong nhấn mạnh nhu cầu xã hội, được quý trọng và tự thể hiện mình của người lao động. Lý thuyết này bổ sung cho lý thuyết lãnh đạo, quản trị cổ điển khi cho rằng năng suất không chỉ thuần túy là vấn đề kỹ thuật. Nó cũng giúp cải tiến cách thức và tác phong lãnh đạo, quản trị trong tổ chức, xác nhận mối liên hệ giữa năng suất và tác phong hoạt động. Lý thuyết tác phong có sự đóng góp lớn trong lý thuyết và thực hành lãnh đạo, quản trị, giúp các nhà lãnh đạo, quản trị hiểu rõ hơn về sự động viên con người, về ảnh hưởng của tập thể đối với tác phong cũng như các vấn đề tâm lý lãnh đạo, quản trị.

 3. Lý thuyết định lượng trong lãnh đạo, quản trị. Trường phái này ra đời vào thời kỳ đầu của Ðại chiến thế giới II, xuất phát từ nhu cầu giải quyết các vấn đề phức tạp trong lãnh đạo, quản trị của thời kỳ chiến tranh. Trường phái này do các nhà toán học, vật lý học và các nhà khoa học khác đưa ra, họ tập trung vào trong một nhóm cùng nghiên cứu và đề xuất các phương pháp lãnh đạo, quản trị, dùng các mô hình toán học, các thuật toán kết hợp với sử dụng máy tính vào lãnh đạo, quản trị và điều hành các hoạt động kinh doanh trong các DN. Trường phái này tiếp cận trên 3 áp dụng cơ bản là quản trị khoa học, quản trị tác nghiệp và quản trị hệ thống thông tin. * Quản trị khoa học: Một trong những áp dụng chính của trường phái này là quản trị khoa học, nhưng khác với lãnh đạo, quản trị khoa học của Taylor ra đời ở đầu thế kỷ này. ở đây khoa học lãnh đạo, quản trị là đường lối lãnh đạo, quản trị dùng những phân tích toán học trong quyết định, sử dụng các công cụ thống kê, các mô hình toán kinh tê để giải quyết các vấn đề trong sản xuất kinh doanh. * Quản trị tác nghiệp: là áp dụng phương pháp định lượng vào công tác tổ chức và kiểm soát hoạt động. Lãnh đạo, quản trị hoạt động sử dụng những kỹ thuật định lượng như dự đoán, kiểm tra hàng tồn kho, lập trình tuyến tính, lý thuyết hệ quả, lý thuyết hệ thống…. * Quản trị hệ thống thông tin: là những chương trình tích hợp thu thập và xử lý thông tin giúp cho việc ra quyết định. Hệ thống thông tin là kết quả hợp lý của việc ngày càng có sự công nhân sức mạnh và giá trị của thông tin, và thông tin phải sẵn sàng dưới dạng thích hợp, đúng thời điểm cho các nhà lãnh đạo, quản trị làm quyết định. Trường phái định lượng thâm nhập vào hầu hết trong mọi tổ chức hiện đại với những kỹ thuật phức tạp. Trường phái này rất quan trong cho các nhà lãnh đạo, quản trị các tổ chức lớn và hiện đại ngày nay. Các kỹ thuật của trường phái này đã đóng góp rất lớn vào việc nâng cao trình độ hoạch định và kiểm tra hoạt dộng. 4. Lý thuyết lãnh đạo, quản trị hiện đại. a. Trường phái tiếp cận theo hệ thống. Trường phái lý thuyết này quan niệm rằng một tổ chức được coi như một hệ thống trực tiếp thống nhất của các bộ phận có quan hệ hữu cơ với nhau. Các khái niệm dưới đây được sử dụng để mô tả các quan hệ của tổ chức trong hoạt động lãnh đạo, quản trị: 

* Phân hệ trong lãnh đạo, quản trị: là những bộ phận trong tổ chức liên kết với nhau trong một hệ thống tổ chức thống nhất. * Cộng lực hay phát huy lợi thế của hiệp đồng tập thể: là trạng thái trong đó cái chung được coi lớn hơn cái riêng. Trong một hệ thống tổ chức, cộng lực có nghĩa là các bộ phận tác động qua lại lẫn nhau trong hoạt động sẽ tạo ra sức mạnh chung được tăng lên gấp bội và mang lại hiệu quả cao hơn nhiều so với trong trường hợp các bộ phận hoạt động độc lập. b. Khảo hướng ngẫu nhiên Theo lý luận này, cách thức để đạt được các mục tiêu của một tổ chức có thể rất khác nhau, điều đó phụ thuộc vào từng điều kiện và hoàn cảnh cụ thể. Do đó, trong từng môi trường khác nhau các phương pháp và kỹ thuật lãnh đạo, quản trị khác nhau, không thể có lý thuyết chung áp dụng trong mọi điều kiện, hòan cảnh, bởi vì mỗi vấn đề nó là riêng biệt, độc đáo. c. Khảo hướng quá trình. Trong sự biến đổi rất nhanh chóng cả về quy mô, tính chất và tốc độ của môi trường kinh doanh trong và ngoài DN, các nhà lãnh đạo, quản trị hiện nay cho rằng cần phải đổi mới tư duy trong quá trình lãnh đạo, quản trị, trọng tâm trong các quan điểm đó là hoạt động và hiệu quả trong lãnh đạo, quản trị gắn liền với mối quan hệ với con người và thời gian.  Vấn đề kết hợp năng động nhiều quan điểm và lý thuyết trong lãnh đạo, quản trị là tất yếu và cần thiết, vì yếu tố thời gian và quan hệ con người đang gây ra sức ép lớn đối với các nhà lãnh đạo, quản trị. Trong lãnh đạo, quản trị cần vận dụng linh hoạt các lý thuyết cần thiết vào trong từng tình huống cụ thể và lãnh đạo, quản trị luôn luôn gắn với: - Các yếu tố môi trường kinh doanh. - Ðạo đức và trách nhiệm xã hội trong kinh doanh. - Vấn đề toàn cầu hóa và lãnh đạo, quản trị. - Sáng tạo trong kinh doanh. - Sự khác biệt về văn hóa trong lãnh đạo, quản trị. - Lãnh đạo, quản trị và trách nhiệm về đồng bộ. d. Mô hình năng lực: Làm thế nào quản lý doanh nghiệp có hiệu quả là câu hỏi trăn trở của nhiều

ông chủ, bà chủ và giám đốc các xí nghiệp hiện nay trên thế giới. Hiện nay trên thế giới, các xí nghiệp, nhất là các xí nghiệp của các nước công nghiệp phát triển, đang sử dụng phổ biến mô hình quản lý gọi là "mô hình năng lực" được đánh giá là rất có hiệu quả.  Cùng với sự phát triển sản xuất, kinh doanh hậu công nghiệp, ngay từ thập kỷ 80 thế kỷ 20, các xí nghiệp phương Tây đều nghiên cứu phương thức quản lý xí nghiệp hiện đại, trong đó có quản lý theo "mô hình năng lực" (Competence mode). Tại Trung Quốc, những xí nghiệp liên doanh ở vùng Hoa Bắc đã thí điểm thực hiện và hiệu quả khá tốt, nên ngày càng nhiều xí nghiệp ở các địa phương khác cũng áp dụng theo. "Mô hình năng lực" là xem xét khả năng chủ yếu của lãnh đạo, công nhân viên ở các cương vị công tác khác nhau cũng như những hành vi tương ứng của họ trong các cương vị này, từ đó xác định năng lực chủ yếu của họ cũng như mức độ thành thục để hoàn thành công việc cần thiết theo yêu cầu đã giao cho họ đảm nhiệm. Mô hình này có nước gọi là "Mô hình tố chất" hay "Mô hình tin cậy". Xí nghiệp cần phải có khả năng cạnh tranh cơ bản của mình trên thị trường. Đó chính là cơ sở và nguồn gốc để xí nghiệp luôn giành được ưu thế trong cạnh tranh. Để thực hiện được khả năng cạnh tranh chủ yếu thì công nhân viên của xí nghiệp cũng phải có khả năng cạnh tranh tương ứng. Khả năng chủ yếu này là sự tổng hợp của những trí thức, kỹ năng, phẩm chất có thể quan sát và nhận biết được với khả năng tổ chức tạo ra sức cạnh tranh. Hiện nay phương pháp tương đối phổ biến để xây dựng mô hình này là "D.I.D", nghĩa là phát hiện-sắp đặt-giao việc (discover-install-delivery).  Trong giai đoạn phát hiện thì trước tiên phải làm rõ mục tiêu, nghiệp vụ hiện nay đối với công tác quản lý nguồn nhân lực cũng như khung tổ chức của xí nghiệp, quan niệm giá trị và văn hoá xí nghiệp. Xí nghiệp cần xác định được chiến lược nghiệp vụ và ảnh hưởng của chiến lược này đối với hệ thống quản lý nguồn nhân lực. Từ đó xí nghiệp xây dựng kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo. Khâu then chốt nhất trong giai đoạn phát hiện là xác định được "dạng năng lực" thích hợp đối với xí nghiệp, xác định rõ chiến lược và mục tiêu phát triển của công ty, từ đó xác định điểm cần tập trung năng lực chủ yếu của công ty vào đó.  Trong giai đoạn sắp đặt phải xác định rõ khả năng tổng thể, khả năng từng cấp và mô tả chi tiết khả năng các cấp, soạn thảo ra mô hình khả năng của xí nghiệp. Sau đó đối chiếu, đánh giá từng điểm với từng cán bộ công nhân để sử dụng, phát huy tốt nhất khả năng của từng người. Khâu then chốt trong giai đoạn này là xác định rõ khả năng thực thi, đánh giá những hoạt động có hiệu quả, thể hiện cụ thể của năng lực chủ yếu về lĩnh vực nào. Giai đoạn giao việc là gắn kết kế hoạch đưa ra với công tác quản lý nhân lực của từng người, áp dụng rộng rãi cho những người quản lý các khâu sản

xuất kinh doanh và những người trực tiếp làm việc trên tuyến một; kịp thời kiểm tra kết quả và rút kinh nghiệm. Trong giai đoạn này điều quan trọng là phải bồi dưỡng tốt nghiệp vụ và công tác quản lý cho cán bộ quản lý ở các tuyến sản xuất. Tìm hiểu tâm lý của nhân viên khi thực hiện và khuyến khích động viên họ mạnh dạn làm theo yêu cầu và nhiệm vụ được giao. Đồng thời ông chủ hoặc giám đốc công ty phải xem xét hiệu quả thực sự trong quá trình thực hiện mô hình này.  Hiện nay hầu hết công ty nước ngoài hoặc công ty liên doanh với nước ngoài ở Trung Quốc đều thực hiện mô hình này. Nhiều công ty, xí nghiệp của Trung Quốc đã bắt đầu thực hiện, nhưng gặp phải không ít vấn đề chưa giải quyết ổn thoả, nên vẫn đang trong thời kỳ thăm dò và thí điểm để rút kinh nghiệm. Qua thí điểm ở Trung Quốc, các nhà kinh tế Trung Quốc cho rằng đối với những xí nghiệp kỹ thuật cao hoặc có hàm lượng kỹ thuật cao thì mô hình này tương đối thích hợp, còn đối với những xí nghiệp lao động tập trung cao thì chưa có hiệu qủa rõ rệt. e. Phương pháp ba kỹ năng: Mặc dầu việc lựa chọn và đào tạo các nhà quản lý giỏi được đông đảo mọi người thừa nhận là một trong những vấn đề phức tạp nhất trong kinh doanh, song điều đáng ngạc nhiên là giữa những người điều hành hoặc các nhà giáo dục có rất ít sự nhất trí về những tiêu chuẩn của một nhà quản lý giỏi. Các chương trình phát triển cán bộ điều hành của một số công ty và trường đại học hàng đầu đất nước phản ánh một sự khác biệt ghê gớm trong các mục tiêu của họ. Nguồn gốc của sự khác biệt này là ở chỗ các doanh nghiệp tìm kiếm những đặc điểm hay những thuộc tính sẽ cho phép xác định một cách khách quan "nhà quản lý lý tưởng", người được trang bị để xử lý một cách có hiệu quả bất cứ vấn đề nào ở bất cứ tổ chức nào.  "Giả thiết cho rằng có một kiểu nhà quản lý đang được công nhận rộng rãi, cho dù dưới dạng công khai hay ngấm ngầm. Cho đến nay, bất cứ nhà quản lý nào có lẽ đều biết rằng một công ty thì cần đến tất cả loại cán bộ quản lý cho các cấp công việc khác nhau. Những phẩm chất cần thiết cho một giám sát viên ở cửa hàng có lẽ hoàn toàn trái ngược với những phẩm chất cần cho một phó giám đốc phụ trách sản xuất.  Đến nay, cuộc săn lùng hình mẫu nhà quản lý đã trở nên sôi nổi đến mức nhiều công ty, trong lúc tập trung vào những tính cách hay những phẩm chất đặc biệt nhất định, có nguy cơ đánh mất tầm nhìn về mối quan tâm thực sự của họ: Một con người có thể thực hiện được những gì?.  Các nội dung dưới đây đề xuất một phương pháp có thể hữu dụng hơn trong việc lựa chọn và phát triển các nhà quản lý. Phương pháp này không phải

dựa trên cách đánh giá người quản lý giỏi là người như thế nào (những đặc điểm nổi bật và tính cách bẩm sinh của anh ta), mà dựa trên cách đánh giá những cái họ làm (các loại kỹ năng họ phô diễn khi tiến hành công việc của họ một cách có hiệu quả). Kỹ năng, trong nghĩa sử dụng ở đây, chỉ ra những khả năng có thể phát triển, không nhất thiết là khả năng bẩm sinh, và những gì được biểu lộ ra trong khi thực hiện công việc, không chỉ đơn thuần là tiềm năng. Vậy nên tiêu chuẩn có tính nguyên tắc của kỹ năng cao phải là hành động có hiệu quả trong những điều kiện khác nhau.  Phương pháp này giả thiết rằng hoạt động quản lý có hiệu quả thường dựa trên ba kỹ năng cơ bản có khả năng phát triển. Những kỹ năng này loại bỏ nhu cầu xác định những đặc điểm đặc biệt và có thể đem lại một cách nhìn và cách hiểu hữu dụng hơn về quá trình quản lý. Phương pháp này là kết quả tự nhiên của sự quan sát mắt thấy tai nghe quá trình làm việc của các nhà quản lý, kết hợp với việc xem xét những nghiên cứu thực nghiệm thời gian vừa qua trong ngành quản lý.  Phương pháp ba kỹ năng giả định rằng, nhà quản lý là người:  (a) Định hướng các hoạt động của những người khác (b) chịu trách nhiệm đạt những mục tiêu nhất định thông qua những cố gắng đó. Trong định nghĩa này, nhà quản lý thành đạt dựa trên ba kỹ năng cơ bản, mà chúng ta sẽ gọi là kỹ thuật, con người và nhận thức. Sẽ là không thực tiễn nếu khẳng định rằng những kỹ năng này không có liên quan lẫn nhau, tuy nhiên, việc xem xét tách rời từng kỹ năng và phát triển chúng một cách độc lập vẫn có thể có giá trị thực tiễn.  Hoạt động quản lý hiệu quả phụ thuộc vào ba chức năng cá nhân cơ bản, được gọi là kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng con người và kỹ năng nhận thức. Nhà quản lý cần có: (a) đủ kỹ năng kỹ thuật để hoàn thành phần cơ học của công việc riêng biệt mà ông ta chịu trách nhiệm; (b) đủ kỹ năng con người trong công tác với những người khác để làm một thành viên tích cực của nhóm và để có khả năng phát triển những cố gắng hợp tác trong đội hình mà ông ta lãnh đạo; (c)đủ kỹ năng nhận thức để nhận biết những mối liên quan lẫn nhau giữa những yếu tố khác nhau tham gia vào tình huống của ông ta, kỹ năng sẽ đưa ông ta tới những hành động chắc chắn đem lại tối đa hiệu quả cho toàn bộ tổ chức.  Tầm quan trọng tương đối của ba kỹ năng này theo cấp trách nhiệm điều hành. Tại những cấp thấp hơn, kỹ năng kỹ thuật và kỹ năng con người là những yếu tố cần thiết nhất. Tại những cấp cao hơn, tính hiệu quả của hoạt động điều hành phần lớn phụ thuộc vào kỹ năng con người và kỹ năng nhận thức. ở cấp cao nhất, kỹ năng nhận thức trở thành yếu tố quan trọng nhất

trong tất cả những hoạt động quản lý thành công.  Phương pháp ba kỹ năng này nhấn mạnh rằng những nhà quản lý giỏi không nhất thiết phải là bẩm sinh; họ có thể được phát triển mà thành. Nó vượt qua sự cần thiết phải xác định những điểm đặc thù bằng cách cố gắng đưa ra một phương pháp xem xét quá trình điều hành một cách hữu ích hơn. Bằng cách giúp cho người ta xác định được những kỹ năng cần thiết nhất tại những cấp trách nhiệm khác nhau, nó có thể tự chứng minh là hữu ích cho việc lựa chọn, đào tạo và đề bạt các cán bộ điều hành.  Kỹ năng kỹ thuật Với nghĩa sử dụng ở đây, kỹ năng kỹ thuật bao hàm sự hiểu biết và sự thành thạo về một loại hình hoạt động đặc biệt, nhất là loại hình hoạt động có liên quan đến các phương pháp, các chu trình, các thủ tục hay các kỹ thuật. Chúng ta có thể mường tượng tương đối dễ dàng những kỹ năng kỹ thuật của nhà phẫu thuật, nhạc sĩ, nhân viên kế toán hay kỹ sư khi mỗi người trong số họ thực hiện những chức năng riêng biệt của họ. Kỹ năng kỹ thuật đòi hỏi kiến thức chuyên môn, khả năng phân tích trong chuyên môn đó và sự thành thạo, dễ dàng trong việc sử dụng các công cụ và kỹ thuật của chuyên ngành đặc biệt đó. Trong số ba kỹ năng nói trên, kỹ năng kỹ thuật có lẽ là cái quen thuộc nhất bởi vì nó cụ thể nhất,số người đòi hỏi là đông nhất. Hầu hết các chương trình hướng nghiệp và đào tạo vừa học vừa làm chủ yếu quan tâm đến việc phát triển kỹ năng kỹ thuật chuyên môn này.  Kỹ năng con người Với nghĩa sử dụng ở đây, kỹ năng con người là khả năng của người quản lý trong việc lao động một cách có hiệu quả với tư cách là một thành viên của nhóm và động viên cố gắng hợp tác trong nhóm mà ông ta lãnh đạo. Trong khi kỹ năng kỹ thuật trước hết đề cập đến chuyện làm việc với"các đồ vật" (các chu trình hay các đối tượng vật chất) thì kỹ năng con người trước hết đề cập đến chuyện làm việc với mọi người. Kỹ năng này được phô diễn trong cái cách một cá nhân nhận thức (và thừa nhận cách nhận thức về) các cấp trên của anh ta, nhận thức những người ngang cấp với anh ta và những người cấp dưới của anh ta, cũng như trong cái cách anh ta hành động sau đó.  Người có kỹ năng con người phát triển cao là người nhận thức được những thái độ, giả thiết và niềm tin của chính mình đối với các cá nhân khác hay đối với các nhóm; anh ta có khả năng thấy được tính hữu ích và những hạn chế của các cảm giác này. Bằng cách chấp nhận sự tồn tại của những quan điểm, những nhận thức và những niềm tin khác với những quan điểm, nhận thức và niềm tin của chính mình, anh ta có kỹ năng hiểu được cái mà những người khác thực sự muốn nói qua từ ngữ và hành vi của họ. Anh ta cũng có kỹ năng thành thạo như thế trong việc bằng hành vi của mình, truyền đạt cho

những người khác điều mà anh ta muốn nói đến, trong những ngữ cảnh của những người kia.  Người như vậy thường cố gắng tạo ra một bầu không khí tán thành và đảm bảo, trong đó những người dưới quyền cảm thấy tự do trong việc tự biểu lộ bản thân mà không sợ bị khiển trách hoặc chế nhạo, bằng cách khuyến khích họ tham gia vào việc lập kế hoạch và tiến hành những công việc có ảnh hưởng trực tiếp đến họ. Anh có đủ nhậy cảm đối với những nhu cầu và động cơ của những người khác trong tổ chức đến mức anh ta có thể đánh giá những phản ứng có thể đối với, và những hậu quả của những cách hành động khác nhau mà anh ta có thể làm. Với sự nhạy cảm như vậy, anh ta có khả năng và mong muốn hành động theo cách nào có tính đến được những nhận thức đó của những người khác.  Kỹ năng thực tế trong công tác với những người khác phải trở thành một hoạt động tự nhiên, liên tục, vì rằng nó đòi hỏi tính nhạy cảm không chỉ ở thời điểm ra quyết định mà còn cả trong hành vi ứng xử hàng ngày của cá nhân. Kỹ năng con người không thể là "một thứ đôi khi thỉnh thoảng". Các phương pháp kỹ thuật không thể áp dụng một cách tùy tiện, cũng như những đặc điểm nhân cách không thế đặt vào và láy đi như một chiếc áo khoác. Vì rằng tất cả những gì mà một nhà quản lý làm và nói (hoặc bỏ qua không nói và không làm) đều có ảnh hưởng đến những người cộng tác với anh ta nên cái tâm thực của bản thân anh ta sớm hay muộn cũng sẽ lộ rõ. Vì vậy, để hoạt động có hiệu quả, kỹ năng này phải được phát triển một cách tự nhiên và vô ý thức, cũng như phải phù hợp, phô diễn trong những hành vi cá nhân đó. Nó phải trở thành một bộ phận cấu thành của toàn bộ bản chất của anh ta.  Vì rằng kỹ năng con người là một bộ phận có tầm quan trọng sống còn đến như vậy của mỗi công việc nhà quản lý làm nên dễ mô tả những ví dụ về kỹ năng con người không đáp ứng hơn là về những trường hợp có kỹ năng cao.  Kỹ năng nhận thức Với nghĩa sử dụng ở đây, kỹ năng nhận thức bao gồm khả năng bao quát doanh nghiệp như một tổng thể. Khả năng này bao gồm việc thừa nhận các tổ chức khác nhau của tổ chức phụ thuộc lẫn nhau như thế nào, và những thay đổi trong một bộ phận bất kỳ ảnh hưởng đến tất cả những bộ phận khác như thế nào. Khả năng này cũng mở rộng đến việc hình dung được mối quan hệ giữa một cá thể doanh nghiệp với tất cả ngành công nghiệp, với cả cộng đồng, và các lực lượng chính trị, xã hội và kinh tế trên cả nước với tư cách là một tổng thể. Thừa nhận những mối quan hệ này và nhận thức được những yếu tố nổi bật trong bất kỳ tình huống nào, người quản lý khi đó sẽ có thể hành động theo cách nào nâng cao được phúc lợi tổng thể của toàn bộ tổ chức.

 Vì thế sự thành công của bất cứ quyết định nào đều phụ thuộc vào kỹ năng nhận thức của những người đưa ra quyết định và những người chuyển quyết định thành hành động. Chẳng hạn, khi thực hiện một thay đổi quan trọng trong chính sách tiếp thị thì điều tối quan trọng là phải tính đến những tác động đối với sản xuất, việc kiểm tra, tài chính, công tác nghiên cứu và những con người có liên quan. Và công việc này giữ nguyên tầm quan trọng của nó cho đến tận cấp cán bộ điều hành cuối cùng, người phải thi hành chính sách mới. Nếu như mỗi nhà quản lý đều thừa nhận những quan hệ tổng thể và tầm quan trọng của sự thay đổi thì họ gần như chắc chắn sẽ là người điều hành sự thay đổi đó có hiệu quả hơn. Và do vậy, cơ hội thành công sẽ tăng lên rất nhiều.  Không chỉ có việc phối hợp một cách hiệu quả các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp mới phụ thuộc vào kỹ năng nhận thức của các nhà quản lý mà toàn bộ đường hướng và sắc thái tương lai của tổ chức cũng tùy thuộc vào đó. Thái độ của người điều hành cao nhất quyết định sắc thái toàn bộ tính chất phản ứng của tổ chức và quyết định "nhân cách của công ty", cái phân biệt cách tiến hành kinh doanh của một doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác. Những thái độ này là phản ảnh của kỹ năng nhận thức của nhà quản lý (mà một số người coi là "khả năng sáng tạo" của anh ta - cái cách mà anh ta nhận thức và phản ứng lại trước định hướng mà doanh nghiệp cần đi theo, trước các mục tiêu và chính sách của công ty, và những lợi ích của các cổ đông và các nhân viên trong công ty). Vì rằng thành công trên tổng thể của công ty phụ thuộc vào kỹ năng nhận thức của người điều hành trong việc hình thành và thực hiện các quyết định chính sách, nên kỹ năng này là một thành phần không thể tách rời, thành phần làm chức năng phối hợp của quá trình điều hành và có tầm quan trọng không thể chối cãi trên tổng thể.  Chúng ta có thể để ý rằng kỹ thuật nhận thức, với nghĩa hết sức thực tiễn, là hiện thân của sự suy xét cả những khía cạnh kỹ thuật lẫn những khía cạnh con người của tổ chức. Cho đến nay, khái niệm kỹ năng, với tư cách là khả năng biến kiến thức thành hành động, phải giúp cho con người ta phân biệt được ba kỹ năng: thực hiện các hoạt động kỹ thuật (kỹ năng kỹ thuật), hiểu và đào tạo ra động cơ cho các cá nhân và các nhóm (kỹ năng con người) và phối hợp và liên kết tất cả các hoạt động và các lợi ích của tổ chức để phục vụ một mục tiêu chung (kỹ năng nhận thức).  Kỹ năng kỹ thuật là yếu tố tạo ra nhiều điểm ưu việt của công nghiệp hiện đại. Nó là yếu tố không thể thiếu của một hoạt động có hiệu quả. Tuy nhiên, kỹ năng kỹ thuật có tầm quan trọng lớn nhất là tại những cấp quảnViệc phân tách công việc quản lý hiệu quả thành ba chức năng cơ bản như vậy trước hết có ích cho mục đích phân tích. Trên thực tế, những kỹ năng này có liên quan mật thiết với nhau đến mức khó mà xác định được đâu là điểm một kỹ

năng kết thúc và kỹ năng khác bắt đầu. Tuy nhiên, chỉ vì một lý do các kỹ năng có liên quan lẫn nhau thì không thể suy ra rằng việc xem xét chúng một cách riêng rẽ, hoặc xem xét chúng bằng cách thay đổi tầm quan trọng đặt vào chúng, sẽ không thể đem lại cho chúng ta giá trị nào đó. Khi chơi golf, hoạt động của tay, cổ tay, hông, vai, cánh tay và đầu, tất cả đều có liên quan với nhau; nhưng để có được động tác tốt hơn, việc tập riêng từng bộ phận trong số những bộ phận này thường là có tác dụng. Cũng vậy, trong những điều kiện chơi khác nhau, tầm quan trọng tương đối của các bộ phận này đổi khác. Tương tự như thế, mặc dầu tất cả ba kỹ năng đều quan trọng tại mỗi cấp quản lý, song tầm quan trọng tương đối của kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng con người và kỹ năng nhận thức của nhà quản lý cũng thay đổi tùy theo những cấp trách nhiệm khác nhau. lý bên dưới. Khi nhà quản lý tiến dần lên ngày càng cao hơn so với hoạt động vật chất thực tế thì nhu cầu về kỹ năng kỹ thuật trở nên ít quan trọng hơn, giả định rằng ông ta có những cán bộ cấp dưới có kỹ năng và ông ta có thể giúp họ giải quyết những vấn đề riêng của họ. ở cấp đỉnh cao, kỹ năng kỹ thuật có thể gần như không tồn tại và nhà quản lý có thể vẫn có khả năng làm việc với hiệu xuất cao nếu như các kỹ năng con nguời và nhận thức của ông ta phát triển cao.  Tất cả chúng ta đều quen thuộc với "những nhà quản lý chuyên nghiệp" đang trở thành hình mẫu của cộng đồng các nhà quản lý hiện đại của chúng ta. Những con người này di chuyển hết sức dễ dàng từ ngành sản xuất này sang ngành sản xuất khác và không mất đi một chút tính hiệu quả nào đáng kể. Những kỹ năng con người và nhận thức của họ có vẻ như đã đền bù lại việc họ không quen thuộc với những khía cạnh kỹ thuật của công việc mới.  Kỹ năng con người, khả năng làm việc với những người khác là kỹ năng có tầm quan trọng sống còn đối với hiệu quả điều hành tại bất cứ cấp nào. Một nghiên cứu mới đây đã cho thấy rằng kỹ năng con người có tầm quan trọng tối cao ở cấp đốc công, chỉ ra rằng chức năng chính của người đốc công với tư cách là nhà quản lý, đó là duy trì được sự cộng tác của mọi người trong nhóm lao động. Một nghiên cứu khác khẳng định lại phát hiện này và mở rộng nó sang nhóm cán bộ quản lý bậc trung, có bổ sung thêm rằng nhà quản lý trước hết cần phải quan tâm đến việc tạo điều kiện cho sự giao lưu trong tổ chức. Còn một nghiên cứu nữa, tập trung chủ yếu vào hoạt động quản lý ở cấp cao nhất lại nhấn mạnh sự cần thiết của tự nhận thức và sự nhạy cảm đối với những quan hệ con người của các nhà quản lý cấp này. Những khám phá này có xu hướng chỉ ra rằng kỹ năng con người hết sức quan trọng ở tất cả các cấp, song cũng chỉ ra sự khác biệt trong tầm quan trọng tương đối ở các cấp khác nhau.  Kỹ năng con người tỏ ra quan trọng nhất ở những cấp thấp hơn, nơi mà số lần giao tiếp trực tiếp giữa những nhà quản lý và những cán bộ dưới quyền là lớn nhất. Càng lên những cấp quản lý cao hơn, số lượng và tần số những giao tiếp cá nhân đó càng giảm, và kỹ năng con người cũng trở nên ít cần thiết hơn theo tỷ lệ thuận, mặc dầu có lẽ không tỷ lệ thuận một cách tuyệt

đối. Cùng lúc đó, kỹ năng nhận thức trở nên ngày càng quan trọng hơn do nhu cầu ra quyết định chính sách và hành động trên tầm rộng lớn. Kỹ năng con người xử lý các quan hệ với các cá nhân khi đó trở thành phụ trợ cho kỹ năng nhận thức hòa nhập các lợi ích và hoạt động của nhóm thành một tổng thể.  Kỹ năng nhận thức, như đã chỉ ra trong những phần trên, ngày càng trở nên tối quan trọng tại những vị trí điều hành có trách nhiệm lớn hơn, nơi mà những tác động của kỹ năng này đạt mức tối đa và dễ quan sát nhất. Trên thực tế, những phát hiện của các nghiên cứu thời gian gần đây đưa tới một kết luận là tại cấp quản lý cao nhất, kỹ năng nhận thức này trở thành khả năng quan trọng nhất trong tất cả.  Như ông Herman W. Steinkraus, chủ tịch công ty Bridgeport Brass đã nói: "Một trong những bài học quan trọng nhất mà tôi đã học được ở công việc này (cương vị chủ tịch) là tầm quan trọng của việc phối hợp các phòng ban khác nhau thành một đội công tác có hiệu quả và điểm thứ hai là phải nhận thức được để thay đổi theo thời gian việc nhấn mạnh tầm quan trọng tương đối của các phòng ban khác nhau đối với doanh nghiệp".  Vậy là có vẻ như các cấp chịu trách nhiệm điều hành thấp hơn, kỹ năng kỹ thuật và kỹ năng con người là yêu cầu có tính nguyên tắc. Lên những cấp cao hơn, kỹ năng kỹ thuật trở nên tương đối ít quan trọng hơn, trong khi cần thiết phải có kỹ năng nhận thức tăng lên nhanh chóng. Tại cấp cao nhất của tổ chức, kỹ năng nhận thức trở thành kỹ năng quan trọng nhất của tất cả các quá trình điều hành thành công. Một giám đốc điều hành có thể thiếu kỹ năng kỹ thuật hay kỹ năng con người mà vẫn làm việc có hiệu quả nếu như ông ta có những người dưới quyền có khả năng lớn về các hướng này. Tuy nhiên, nếu như kỹ năng nhận thức của ông ta yếu thì sự thành công của toàn bộ tổ chức có thể bị nguy hiểm.  Phương pháp ba kỹ năng này chỉ ra rằng có thể thu được những lợi ích đáng kể từ việc xác định lại các mục tiêu của các chương trình phát triển cán bộ điều hành, từ việc xem xét lại cách bố trí các cán bộ điều hành trong các tổ chức và từ việc xem xét lại các chu trình kiểm tra và lựa chọn các cán bộ điều hành có triển vọng.  Phát triển cán bộ điều hành Nhiều chương trình phát triển cán bộ điều hành có thể không đạt được những kết quả thỏa đáng do thiếu khả năng thúc đẩy sự phát triển của những kỹ năng điều hành đó. Những chương trình nào chỉ tập trung vào việc phổ biến thông tin hoặc phát triển những đặc điểm đặc biệt sẽ tỏ ra rất kém tác dụng trong việc tăng cường những kỹ năng điều hành của các ứng cử viên. Giám đốc một công ty lớn, chịu trách nhiệm về các hoạt động phát triển cán

bộ điều hành của công ty ông ta đã mô tả về một chương trình thông tin thuần túy như sau: "Điều chúng tôi cố gắng thực hiện là tập trung những người trẻ tuổi, nhiều hứa hẹn để gặp gỡ với những nhà quản lý cấp cao của chúng tôi trong những cuộc họp thường xuyên mỗi tháng. Tại đó, chúng tôi cho các cán bộ trẻ cơ hội đặt câu hỏi để cho họ tìm hiểu về lịch sử của công ty và tìm hiểu cách chúng tôi đã làm việc trước kia và vì sao lại làm như vậy".  Chẳng có gì ngạc nhiên là các nhà quản lý cao cấp lẫn các cán bộ trẻ, không ai cảm thấy chương trình này làm tăng khả năng điều hành của họ cả. Sự vô nghĩa của việc theo đuổi những đặc điểm đặc biệt trở nên rõ ràng khi chúng ta xem xét phản ứng của một nhà quản lý trong một loạt các tình huống khác nhau. Trong khi xử lý những bối cảnh khác nhau này, anh ta có thể phô diễn một đặc điểm trong một trường hợp - chẳng hạn như sự lấn át khi làm việc với cấp dưới - và phô diễn đặc điểm đối lập hoàn toàn trong những tập hợp điều kiện khác - chẳng hạn như tính dễ bảo khi làm việc với cấp trên. Tuy nhiên, trong mỗi trường hợp, anh ta đều có thể hành động một cách phù hợp để đạt được kết quả tốt nhất. Vậy thì đặc điểm nào chúng ta có thể xác định như là đặc trưng đáng mong muốn?  Trường hợp như trên chỉ ra rằng sẽ có ích hơn khi đánh giá nhà quản lý theo kết quả hoạt động của ông ta thay vì dựa trên những đặc điểm quan sát thấy của ông ra. Các kỹ năng dễ xác định hơn là các đặc điểm và lại ít bị hiểu sai lạc hơn. Thêm nữa, các kỹ năng đem lại một khung tham chiếu có khả năng ứng dụng trực tiếp hơn cho việc phát triển cán bộ điều hành, vì rằng bất kỳ sự tiến bộ nào trong các kỹ năng của một cán bộ điều hành đều tất yếu phải dẫn đến hoạt động có hiệu quả hơn. Vẫn còn một nguy cơ khác tồn tại trong nhiều chương trình phát triển cán bộ điều hành hiện hữu. Nó nằm trong sự hăng hái thiếu chuyên môn mà một số công ty và trường đại học đưa vào với những khoá học về "quan hệ con người" của họ. Trong những khoá học này, dường như sẽ có hai cái bẫy cố hữu:  (1) Các khoá học về quan hệ con người có thể chỉ là phổ biến thông tin hoặc phổ biến những kỹ thuật đặc biệt, chứ không phải là khoá học phát triển kỹ năng con người của cá nhân.  (2) Ngay cả nếu như có học về phát triển cá nhân thì một số công ty, bằng cách đặt tất cả sự chú ý của họ vào kỹ năng con người, có thể hoàn toàn bỏ qua những yêu cầu đào tạo cho những cương vị lãnh đạo cao nhất.  Vì thế, điều quan trọng có lẽ là việc đào tạo các ứng cử viên cho các chức vụ điều hành phải nhằm phát triển những kỹ năng nào cần thiết nhất đối với cương vị trách nhiệm mà ứng cử viên đó đang được xem xét đề bạt. Bố trí người điều hành 

Tư tưởng ba kỹ năng này đề xuất những khả năng hình thành ngay lập tức các đội hình quản lý từ các cá nhân với những kỹ năng phụ. Ví dụ, một tổ chức phân phối qui mô trung bình ở miền Trung có vị chủ tịch là một người có khả năng nhận thức phi thường nhưng kỹ năng con người lại vô cùng hạn chế. Tuy nhiên, ông ta có hai phó chủ tịch với kỹ năng con người cao khác thường. Ba con người này tạo nên một ban điều hành rất thành đạt. Những kỹ năng của mỗi thành viên lại bù đắp cho những thiếu hụt của các thành viên khác. Xí nghiệp do hai người lãnh đạo bổ sung cho nhau, trong đó một người lãnh đạo duy trì "sự lãnh đạo công việc" còn người kia tạo ra "sự lãnh đạo xã hội" có lẽ cũng có thể là một thí dụ thích hợp.  Lựa chọn người điều hành Ngày nay, người ta rất hay sử dụng những loại phương cách kiểm tra khác nhau để cố gắng xác định trước những khả năng của các ứng cử viên có triển vọng đề bạt vào một cương vị. Các nhà quản lý bị kiểm tra về mọi thứ, từ "tính quyết đoán" đến "tính phục tùng".  Phương pháp ba kỹ năng này khiến cho việc kiểm tra đặc điểm trở nên không cần thiết và thay thế việc kiểm tra bằng những chu trình xem xét khả năng của ứng cử viên trong việc ứng phó với những vấn đề và tình huống thực tế mà anh ta sẽ gặp phải trong công việc của mình. Những chu trình này có tác dụng chỉ báo một người có thể làm được gì trong những tình huống đặc biệt. Các chu trình dùng cho việc lựa chọn và cho việc đo lường sự phát triển là như nhau. Chúng sẽ được mô tả trong phần về phát triển các kỹ năng điều hành tiếp dưới đây. Phát triển các kỹ năng Đã nhiều năm nay, nhiều người khẳng định rằng khả năng lãnh đạo là vốn có trong một số cá nhân nhất định được lựa chọn. Chúng ta thường nói về "những lãnh tụ bẩm sinh","những nhà quản lý bẩm sinh","những người bán hàng bẩm sinh". Có một sự thật không cần bàn cãi là một số người có năng khiếu hay khả năng tự nhiên hay bẩm sinh, lớn hơn về những kỹ năng nhất định. Tuy nhiên, các nghiên cứu trong ngành tâm lý học và sinh lý học cũng chỉ ra rằng, thứ nhất, những người có năng khiếu hay khả năng mạnh có thể tăng cường kỹ năng của họ thông qua thực tiễn và đào tạo và thứ hai, ngay cả những người thiếu khả năng tự nhiên cũng có thể nâng cao thành tích và hiệu quả chung của họ.  Trường phái kỹ năng trong khoa quản lý cho rằng chúng ta có thể hy vọng nâng cao hiệu quả điều hành của chúng ta và đào tạo những nhà quản lý giỏi hơn cho tương lai. Trường phái kỹ năng này ngụ ý học mà làm, làm mà học. Những người khác học theo những cách khác nhau, nhưng các kỹ năng

chỉ được phát triển thông qua thực tiễn và thông qua việc học hỏi những điều gắn liền với học vấn và kinh nghiệm cá nhân riêng của mỗi con người. Nếu được thực hiện tốt, việc đào tạo về những kỹ năng điều hành cơ bản này sẽ phải làm tăng khả năng điều hành một cách chắc chắn hơn và nhanh hơn so với việc học thông qua kinh nghiệm thiếu tổ chức. Vậy thì có những cách nào để có thể tiến hành kiểu đào tạo này? Phát triển kỹ năng kỹ thuật Việc phát triển kỹ năng kỹ thuật đã được các tổ chức công nghiệp cũng như các tổ chức đào tạo chú ý rất nhiều trong nhiều năm và đã đạt được nhiều tiến bộ. Việc truyền thụ rộng rãi các nguyên tắc, các cơ cấu và các quá trình của đặc điểm cá nhân, cùng với thực tiễn và kinh nghiệm thực tế khi mà cá nhân được một cấp trên theo dõi và giúp đỡ, tỏ ra có hiệu quả nhất Phát triển kỹ năng con người Kỹ năng con người thì trái lại, ít được hiểu hơn nhiều và chỉ đến thời gian gần đây mới có những tiến bộ có hệ thống trong việc phát triển nó. Nhiều phương pháp khác nhau trong việc phát triển kỹ năng con người đã được các trường đại học khác nhau và các chuyên gia ngày nay theo đuổi. Những phương pháp này dựa trên các bộ môn khoa học như tâm lý học, xã hội học và nhân chủng học.  Một số trong các phương pháp này được ứng dụng trong "tâm lý học ứng dụng", "khoa công trình về con người" và một số đông các ứng dụng với tên gọi khác đòi hỏi có các chuyên gia kỹ thuật để giúp đỡ các nhà kinh doanh những vấn đề con người của họ. Tuy nhiên, trên thực tế, các nhà quản lý phải phát triển kỹ năng con người của chính họ chứ không phải dựa vào lời khuyên của những người khác. Để trở nên người có hiệu quả, họ phải xây dựng quan điểm riêng của họ về hoạt động của con người, để sao cho họ (a) nhận thấy được những cảm giác và cảm tình mà họ đưa vào tình huống; (b) có thái độ về những kinh nghiệm của bản thân họ, điều sẽ làm cho họ có khả năng đánh giá lại và học từ những kinh nghiệm ấy; (c) phát triển khả năng hiểu điều những người khác cố gắng truyền đạt cho họ thông qua các hành động và lời nói (công khai hay ngầm) của những người đó; và (d) phát triển khả năng truyền đạt thành công những tư tưởng và thái độ của họ tới những người khác.  Một số cá nhân có thể phát triển kỹ năng con người này mà không cần đến đào tạo chính thức. Những người khác có thể được các cấp trên trực tiếp của họ giúp đỡ cá nhân như một bộ phận cấu thành của quá trình "huấn luyện" sẽ được mô tả dưới đây. Hiệu quả của sự giúp đỡ này rõ ràng là phụ thuộc vào trình độ kỹ năng con người mà người cán bộ cấp trên có được.  Đối với những nhóm lớn hơn, việc sử dụng những vấn đề tình huống cùng

với vai trò đóng theo kiểu ứng khẩu có thể rất hiệu quả. Kiểu đào tạo này có thể được hình thành trên cơ sở chính thức hoặc không chính thức, song nó đòi hỏi phải có người hướng dẫn có kỹ năng cao và có một chuỗi những hoạt động có tổ chức Nó có thể cho phép đánh giá gần đúng thực tiễn ở một chừng mực đáng kể mà người ta có thể làm được trên cơ sở lớp học liên tục và đem lại cơ hội phản ánh có phê bình mà người ta ít thấy trong thực tế thường nhật. Một phần quan trọng của qui trình là học viên tự kiểm tra các khái niệm và giá trị của bản thân mình, một việc có thể giúp cho anh ta có khả năng phát triển những thái độ hữu ích hơn về bản thân và về những người khác. Cùng với sự thay đổi trong thái độ, có hy vọng rằng một số kỹ năng tích cực trong việc xử lý các vấn đề con người cũng sẽ đến.  Kỹ năng con người cũng được kiểm tra tại lớp học, với những giới hạn hợp lý, bằng hàng loạt các phân tích những ghi chép tỷ mỉ về các tình huống thực tế có liên quan đến hành động điều hành, cùng với một loạt các cơ hội nhập vai mà trong đó học viên được đòi hỏi phải thực hiện những chi tiết của hành động mà anh ta đề xuất. Bằng cách đó, có thể đánh giá được sự hiểu biết của học viên về toàn bộ tình huống và khả năng cá nhân của bản thân anh ta trong việc làm một điều gì đó để ứng phó với tình huống.  Trong công việc, thường hay có những cơ hội cho cán bộ cấp trên quan sát khả năng làm việc có hiệu quả với những người khác của cá nhân cấp dưới. Những quan sát này có thể tỏ ra là những đánh giá quá chủ quan và giá trị của chúng có thể còn phụ thuộc vào kỹ năng con người của người thực hiện chúng. Tuy nhiên, có phải rằng mỗi quyết định đề bạt, phân tích cho cùng, đều phụ thuộc vào sự đánh giá chủ quan của một người nào đó hay không? Và liệu có nên chê bai tính chủ quan này hay là cố gắng nhiều hơn để phát triển kỹ năng con người của các cán bộ trng tổ chức của chúng ta, đặng thực hiện những đánh giá như vậy cho có hiệu quả? Phát triển kỹ năng nhận thức Cũng giống như kỹ năng con người, kỹ năng nhận thức chỉ được số ít người hiểu. Một số phương pháp đã được thử ứng dụng nhằm giúp phát triển khả năng này, với những mức độ thành công khác nhau. Bằng phương pháp cấp trên "huấn luyện" cấp dưới, bao giờ cũng thu được một số kết quả tốt nhất. Đó không phải là ý tưởng mới. Nó suy ra rằng một trong những trách nhiệm chính của nhà quản lý, đó là giúp những người dưới quyền anh ta phát triển những tiềm năng điều hành của họ. Một trong những cách cấp trên có thể giúp "huấn luyện" cấp dưới của mình, đó là giao cho cấp dưới một trách nhiệm đặc biệt và sau đó, mỗi khi cấp dưới tìm kiếm sự giúp đỡ thì đáp lại, không phải bằng cách đưa ra những câu trả lời mà bằng những câu hỏi có tính chất tìm tòi hoặc những quan điểm.  Một phương pháp tuyệt diệu để phát triển kỹ năng nhận thức, đó là thông qua việc chuyển vị trí công tác. Có nghĩa là chuyển những cán bộ trẻ nhiều

hứa hẹn qua những chức năng khác nhau trong kinh doanh. Tuy nhiên trên cùng một cấp trách nhiệm, việc này đem lại cho những cán bộ đó cơ hội, nói một cách văn học là "xỏ vào giày của người khác".  Đối với những nhóm lớn hơn, loại khoá học tình huống - vấn đề như mô tả ở trên, chỉ sử dụng những trường hợp có liên quan đến chính sách quản lý của ban giám đốc và việc phối hợp giữa các phòng ban, có thể là hữu ích. Những khoá học kiểu này, thường được gọi là "Quản lý chung", hay là "Chính sách Kinh doanh" đang ngày càng trở nên thịnh hành. Cũng có thể đánh giá được kỹ năng nhận thức trong môi trường lớp học với một hiệu quả vừa phải thông qua việc trình bày những loạt bài mô tả chi tiết các tình huống đặc biệt phức tạp. Trong những bài học này, học viên được yêu cầu phải đưa ra một chương trình hành động để ứng phó với những lực lượng hoạt động đằng sau mỗi tình huống và sao cho xem xét được những tác động của hành động đó đối với những chức năng và những bộ phận khác nhau của tổ chức và toàn bộ môi trường của nó.  Trong công việc, một giám sát viên tỉnh táo phải thường xuyên tìm được những cơ hội để quan sát xem cấp dưới của mình có khả năng đến đâu trong việc liên kết bản thân anh ta và công việc của anh ta với những chức năng khác và các hoạt động khác của công ty.  Giống như kỹ năng con người, kỹ năng nhận thức cũng phải trở thành một phần tự nhiên trong bản thân của nhà quản lý. Có thể chỉ ra những phương pháp khác nhau để phát triển những người có bản chất nền tảng học vấn, thái độ và kinh nghiệm khác nhau. Tuy nhiên, trong trường hợp nào cũng vậy, nên lựa chọn phương pháp nào sẽ giúp cho nhà quản lý có thể phát triển kỹ năng cá nhân của ông ta trong việc hình dung cả công ty như một tổng thể cũng như việc phối hợp và liên kết các bộ phận khác nhau của công ty.  IV. Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả: Nhóm làm việc hình thành nên một đơn vị hoạt động cơ bản thông qua một quá trình. Nội dung dưới đây đề cập đến những vấn đề cơ bản của một nhóm làm việc và đề xuất những cách thức tạo ra sự phát triển. Nhóm làm việc là gì? Một nhóm người làm việc trong cùng một văn phòng hay thậm chí một dự án chung không phải lúc nào cũng tiến hành công việc của một nhóm làm việc. Nếu nhóm đó được quản lý theo kiểu chuyên quyền độc đoán hoàn toàn, có lẽ sẽ không có nhiều cơ hội cho sự tác động qua lại liên quan đến công việc giữa các thành viên trong nhóm. Nếu có bất kỳ tư tưởng bè phái nào trong nhóm, hoạt động của nhóm sẽ không bao giờ tiến triển được. Ngược lại,

nhóm làm việc là phương thức có thể được tận dụng dù với những cá nhân ở những khoảng cách xa làm việc ở những dự án khác nhau. Nói một cách đơn giản, nhóm làm việc tạo ra một tinh thần hợp tác, phối hợp, những thủ tục được hiểu biết chung và nhiều hơn nữa. Nếu điều này diễn ra trong một nhóm người, hoạt động của họ sẽ được cải thiện bởi sự hỗ trợ chung (cả về thực tế lẫn lý thuyết). Nếu bạn cho rằng đây là một định nghĩa không rõ ràng khi áp dụng vào thế giới công nghiệp, hãy xem xét hiệu quả ngược lại, cái mà một người khó tính, cứng đầu nhưng hay phát biểu tác động lên công việc của bạn; sau đó đặt nó tương phản với việc được làm việc trong một không khí hợp tác thân thiện và cởi mở. Phát triển nhóm Thông thường, người ta coi sự phát triển của một nhóm có 4 giai đoạn: Hình thành, Xung đột, Bình thường hóa, Vận hành. Hình thành là giai đoạn nhóm được tập hợp lại. Mọi người đều rất giữ gìn và rụt rè. Sự xung đột hiếm khi được phát ngôn một cách trực tiếp, chủ yếu là mang tính chất cá nhân và hoàn toàn là tiêu cực. Do nhóm còn mới nên các cá nhân sẽ bị hạn chế bởi những ý kiến riêng của mình và nhìn chung là khép kín. Điều này đặc biệt đúng đối với một thành viên kém quan trọng và lo âu quá. Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở những người nổi trội lên như một người lãnh đạo. Xung đột là giai đoạn tiếp theo. Khi đó, các bè phái được hình thành, các tính cách va chạm nhau, không ai chịu lùi một bước trước khi giơ nanh múa vuốt. Điều quan trọng nhất là rất ít sự giao tiếp vì không có ai lắng nghe và một số người vẫn không sẵn sàng nói chuyện cởi mở. Sự thật là, sự xung đột này dường như là một thái cực đối với nhóm làm việc của bạn nhưng nếu bạn nhìn xuyên qua cái bề ngoài tử tế và thấy được những lời mỉa mai, công kích, ám chỉ, có thể bức tranh sẽ rõ hơn. Giai đoạn bình thường hóa: Ở giai đoạn này, nhóm bắt đầu nhận thấy những lợi ích của việc cộng tác cùng với nhau và sự giảm bớt xung đột nội bộ. Do một tinh thần hợp tác mới hiện hữu, mọi thành viên bắt đầu cảm thấy an toàn trong việc bày tỏ quan điểm của mình và những vấn đề này được thảo luận cởi mở bên với toàn bộ nhóm. Sự tiến bộ lớn nhất là mọi người có thể bắt đầu lắng nghe nhau. Những phương pháp làm việc được hình thành và toàn bộ nhóm đều nhận biết được điều đó. Giai đoạn hoạt động trôi chảy: Đây là điểm cao trào, khi nhóm làm việc đã ổn định trong một hệ thống cho phép trao đổi những quan điểm tự do và thoải mái và có sự hỗ trợ cao độ của cả nhóm đối với mỗi thành viên và với các quyết định của nhóm. 

Theo khía cạnh hoạt động, nhóm bắt đầu ở một mức độ hoạt động nhỏ hơn mức hoạt động của mọi cá nhân cộng lại và sau đó đột ngột giảm xuống điểm thấp nhất trước khi chuyển sang giai đoạn Bình thường hoá và sau đó là một mức độ hoạt động cao hơn nhiều so với lúc mới bắt đầu. Chính mức độ hoạt động được nâng lên này là lý do chính giải thích cho việc sử dụng nhóm làm việc chứ không phải đơn thuần là những tập hợp các nhân viên. Kỹ năng làm việc nhóm Nhóm làm việc là một loạt những thay đổi diễn ra khi một nhóm những cá nhân tập hợp lại và hình thành một đơn vị hoạt động gắn kết và hiệu quả. Nếu hiểu rõ quá trình này, có thể đẩy mạnh sự hoạt động của nhóm. Có hai tập hợp kỹ năng mà một nhóm cần phải có: - Kỹ năng quản trị - Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân  Và việc tăng cường hoạt động của một nhóm đơn giản chỉ là việc tăng cường nắm bắt những kỹ năng này Là một đơn vị tự quản, một nhóm phải đảm nhiệm một cách tập thể phần lớn những chức năng của một người lãnh đạo nhóm. Ví dụ như tổ chức các cuộc họp, quyết định ngân quỹ, vạch kế hoạch chiến lược, thiết lập mục tiêu, giám sát hoạt động... Người ta ngày càng nhận ra rằng thật là một điều sai lầm khi trông đợi một cá nhân bất chợt phải đảm nhiệm vai trò quản lý mà không có sự trợ giúp; trong một nhóm làm việc thì điều này càng trở nên đúng hơn. Ngay cả khi có những nhà quản lý thực sự trong nhóm, đầu tiên họ cũng phải đồng ý với một phương thức và sau đó là thuyết phục và đào tạo những người còn lại trong nhóm. Là một tập hợp nhiều người, một nhóm cần phải ôn lại một số cung cách và kỹ năng quản lý cơ bản. Và để tránh tình trạng không tuân lệnh và xung đột, người đó cần nắm được những cách thức quản lý tốt và cả nhóm cần phải biết cách thực hiện những cách thức này mà không gây ra tình trạng đối đầu thiếu tính xây dựng. Thúc đẩy sự phát triển Một thực tiễn thường thấy trong việc thúc đẩy sự phát triển của nhóm là chỉ định, và nếu cần thiết, đào tạo một "người hỗ trợ nhóm". Vai trò của người này là liên tục tập trung sự chú ý của nhóm vào hoạt động của nhóm và gợi ý những cơ cấu cũng như biện pháp hỗ trợ và phát huy những kỹ năng làm việc nhóm. Tuy nhiên, điều này nhất định chỉ là một chiến lược ngắn hạn vì sự tồn của một người hỗ trợ nhóm đơn lẻ có thể ngăn cản nhóm nhận những

trách nhiệm chung cho hoạt động của cả nhóm. Mục đích của bất kỳ một nhóm nào cũng là sự hỗ trợ được thực hiện bởi tất cả các thành viên một cách công bằng và liên tục. Nếu trách nhiệm này mọi người được nhận biết và thực hiện ngay từ đầu, sẽ tránh được giai đoạn Xung đột và nhóm sẽ phát triển thẳng lên giai đoạn Bình thường hóa. Sau đây là một loạt những gợi ý có thể giúp hình thành một nhóm làm việc. Chúng chỉ nên được coi như những gợi ý; một nhóm sẽ làm việc với những biện pháp và phương thức riêng của mình. Trọng tâm Hai trọng tâm cơ bản là nhóm và nhiệm vụ Nếu có điều gì đó được quyết định, chính nhóm là nơi quyết định đó được sinh ra. Nếu có một vấn đề nào đó, nhóm sẽ giải quyết nó. Nếu một thành viên làm việc không đạt mức mong đợi, chính nhóm sẽ yêu cầu anh ta thay đổi. Nếu những xung đột cá nhân phát sinh, hãy nhìn chúng dưới góc độ nhiệm vụ. Nếu ban đầu có thiếu một cơ cấu hoặc mục đích trong công việc, hãy đặt chúng trên khía cạnh nhiệm vụ. Nếu có những tranh cãi giữa những phương thực hành động khác nhau, hãy thảo luận chúng cũng theo hướng nhiệm vụ. Làm minh bạch Trong bất kỳ công tác quản lý nào, tính minh bạch của các tiêu chí là cực kỳ quan trọng - trong nhóm làm việc, điều đó thậm chí còn trở nên quan trọng hơn rất nhiều. Giả sử rằng có 80% xác suất một cá nhân có thể hiểu được nhiệm vụ một cách rõ ràng (một tỷ lệ rất cao). Nếu có 8 thành viên trong nhóm, lúc đó xác suất của toàn bộ nhóm làm việc với cùng một nhiệm vụ chỉ là 17%. Và tất cả những quyết định và hành động trong suốt thời gian tồn tại của nhóm đều có chung một nguyên nhân như vậy. Trách nhiệm đầu tiên của nhóm là xác định một cách rõ nhiệm vụ của mình và ghi lại nó để luôn xem xét nó một cách thường xuyên. Bản cam kết nhiệm vụ này có thể được sửa chữa hay thay thế nhưng luôn luôn phải là một tiêu điểm cho những mục đích xem xét và hành động của nhóm. Nhân tố chìm Trong bất kỳ nhóm nào cũng luôn có một người im lặng và không phát biểu nhiều. Cá nhân đó là nhân tố ít được sử dụng nhất trong toàn nhóm và điều đó thể hiện rõ nhất sự hiệu quả của nỗ lực tối thiểu của nhóm. Trách nhiệm của người đó là phải phát biểu và đóng góp. Trách nhiệm của nhóm là khuyến khích và phát triển cá nhân đó để đưa anh ta vào những cuộc thảo luận và hoạt động và có những hỗ trợ tích cực mỗi khi có những thảo luận và

hoạt động đó. Người tích cực có ý kiến Trong bất kỳ nhóm nào cũng có một người nổi bật, ý kiến của người đó luôn chiếm phần lớn trong cuộc thảo luận. Trách nhiệm của mỗi cá nhân là xem xét xem họ có thiên về ý kiến của người đó hay không. Trách nhiệm của cả nhóm là hỏi xem liệu người này có thể trình bày vấn đề ngắn gọn lại và yêu cầu anh ta trình bày về một ý kiến khác. Ghi lại trên giấy Thông thường một quyết định không được ghi lại sẽ trở nên nhạt dần và phải thảo luận lại. Điều này có thể tránh được đơn giản bằng cách ghi lại trước sự chứng kiến của nhiều người nơi quyết định được đưa ra. Cách này có ưu điểm hơn là mỗi quyết định phải được trình bày dưới một hình thức rõ ràng và chính xác đảm bảo nó đã được xem xét kỹ. Hồi âm (Tiêu cực) Tất cả những lời phê bình phải trung lập: tập trung vào nhiệm vụ chứ không phải cá nhân. Do đó, thay vì gọi ai đó là người khờ khạo, tốt hơn hết là chỉ ra sai sót của anh ta và giúp anh ta sửa chữa. Điều cần thiết là phải áp dụng chính sách lấy phản hồi một cách thường xuyên, đặc biệt là đối với những vấn đề nhỏ - điều này có thể được xem như là việc huấn luyện chung và giảm những tác động tiêu cực của việc phê bình gây ra khi mọi việc diễn ra không suôn sẻ. Tất cả mọi lời phê bình phải kèm theo một lời gợi ý thay đổi. Phản hồi (tích cực) Nếu một ai đó làm tốt việc gì đó, đừng ngần ngại khen. Điều này không chỉ củng cố những việc làm đáng khen ngợi mà còn làm giảm những phản hồi tiêu cực có thể có sau này. Sự tiến triển trong nhiệm vụ cũng nên được nhấn mạnh. Giải quyết những sai lầm Sự thành công lâu dài của một nhóm phụ thuộc vào việc nhóm giải quyết những sai lầm như thế nào. Bất kỳ một sai sót nào cũng nên được cả nhóm tìm hiểu. Làm thế không phải để đổ lỗi cho ai đó (vì sai lầm là do cả nhóm và một người nào đó chỉ làm theo nhiệm vụ được giao) mà để kiểm tra những nguyên nhân và tìm kiếm phương pháp kiểm soát và ngăn chặn sự lặp lại sai lầm đó. Một lỗi lầm chỉ xảy ra một lần khi nó được giải quyết một cách đúng đắn. Một thực tiễn đặc biệt hữu dụng đó là ủy quyền thực hiện một giải pháp sửa

chữa đã được thống nhất cho chính cá nhân hay nhóm con đã mắc lỗi. Biện pháp này cho phép nhóm có được sự tin tưởng và sự tự giác sửa đổi. Giải quyết bế tắc Nếu hai quan điểm đối lập tồn tại trong cùng một nhóm thì phải có một hành động gì đó để giải quyết ngay. Nhiều chiến lược khả thi cùng tồn tại. Mỗi nhóm con có thể thảo luận quan điểm của nhóm khác để hiểu rõ hơn nó. Một nguyên tắc chung nên được nhấn mạnh và sự khác biệt cần phải được nhìn thấy để có một chiến lược thay thế khác. Mỗi nhóm có thể thảo luận trên nền của một nhiệm vụ ban đầu. Nhưng trước hết nhóm nên quyết định dành bao nhiêu thời gian để thảo luận những lợi ích thực tế và sau đó giải quyết xong vấn đề đó sau thời gian đó, nếu vấn đề không quan trọng, hãy tung đồng xu. Định hướng  Khi mỗi vấn đề nhỏ được thảo luận, bức tranh lớn hơn sẽ mờ đi. Do đó, nên thường xuyên nhắc nhở nhóm: đây là nơi mà chúng ta xuất phát, đây là nơi mà chúng ta phải đến, đây là nơi mà chúng ta nên đến. Tránh những giải pháp đơn lẻ Những ý kiến đầu tiên thường không phải là tốt nhất. Đối với bất kỳ vấn đề gì được nêu ra, nhóm phải có được những biện pháp thay thế, đánh giá chúng theo góc độ nhiệm vụ, chọn lấy một phương pháp và thực hiện nó. Nhưng quan trọng nhất, chúng phải kiểm soát được kết quả, lập kế hoạch cho việc xem xét lại và có sự chuẩn bị cho việc thay đổi kế hoạch. Chủ động thông tin Thông tin là trách nhiệm của cả người nói và người nghe. Người nói phải chủ động tìm kiếm cơ hội thể hiện những ý tưởng theo một cách chính xác và rõ ràng - người nghe phải chủ động tìm cách hiểu những điều đã được nói và yêu cầu xác minh rõ những điều chưa chắc chắn. Cuối cùng, cả hai bên phải chắc chắn rằng những ý tưởng đã được truyền đạt một cách chính xác, có thể bằng cách người nghe tóm tắt lại những gì đã được truyền đạt theo một cách khác. Các nhóm giống như những mối quan hệ - bạn phải làm việc trên những mối quan hệ đó. Ở nơi làm việc, chúng tạo thành một đơn vị hoạt động quan trọng trong đó những nhu cầu trợ giúp luôn luôn được nhận biết. Bằng việc khiến chính nhóm có trách nhiệm với sự hỗ trợ của mình, trách nhiệm trở thành một công cụ thúc đẩy cho công việc của một nhóm. Điều quan trọng đó là những nhu cầu phải được nhận biết và được cả nhóm giải quyết một cách công khai. Thời gian và nguồn lực phải được nhóm và ban quản lý cao hơn phân bổ cho yếu tố này và hoạt động của nhóm phải được lập kế hoạch,

theo dõi và xem xét lại giống như những hoạt động được quản lý khác.

Chương X: Kỹ năng đàm phán

 

I. Các khái niệm chung 

 

II. Chuẩn bị đàm phán 

 

III. Mở đầu đàm phán 

 IV. Tạo sự hiểu biết

 

V. Thương lượng 

 

VI. Kết thúc đàm phán 

 

VII. Văn hóa trong đàm phán kinh doanh quốc tế 

I. Các khái niệm chung Trong kinh doanh, doanh nghiệp nào cũng muốn đạt kết quả, lợi nhuận cao nhất. Ðiều đó phụ thuộc rất nhiều ở tài ngoại giao, đàm phán, thương thảo hợp đồng của nhà kinh doanh trên thương trường. 1. Khái niệm đàm phán:  Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ người khác. Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại được thiết kế nhằm thỏa thuận trong khi giữa ta và bên kia có những quyền lợi có thể chia sẻ và có những quyền lợi đối kháng. Francois de Cailere, một nhà đàm phán, thương thuyết nổi tiếng của Pháp ngay từ năm 1716 đã khẳng định: "Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải là

người mềm dẻo như ngọn cỏ và cũng phải cứng rắn như một khối đá. Người đó phải có phản xạ ứng xử nhanh nhậy và phải là người biết lắng nghe, lịch sự và có thể đem lại cảm giác dễ chịu cho đối tác. Song đồng thời cũng phải biết tranh luận, thuyết phục bằng cách biết hé lộ, đưa ra những thông tin có vẻ là bí mật đối với người khác. Nhà đàm phán giỏi còn phải biết tự chế ngự mình để thông tin có vẻ là bí mật đối với người khác để tránh bị mắc vào chủ định, thậm chí bẫy của đối tác, tránh buột miệng nói những lời chưa kịp nghĩ và không bị chi phối bởi định kiến chủ quan. 2. Những nguyên tắc cơ bản: 1. Đàm phán là một hoạt động tự nguyện. 2. Một bên muốn thay đổi tình hình hiện tại và tin rằng có thể đạt được. 3. Mục đích của đàm phán là thỏa thuận. 4. Không phải mọi cuộc đàm phán đều kết thúc bằng thỏa thuận. 5. Không đạt được thỏa thuận có khi là kết quả tốt. 6. Thời gian là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tiến trình và kết quả đàm phán. 7. Không để cuộc đàm phán bị phá vỡ hoàn toàn. 8. Kết quả mỹ mãn là cải thiện được tình hình hiện tại của cả 2 bên. 9. Tiến trình bị ảnh hưởng bởi những người đàm phán của các bên. 3. Các phương pháp đàm phán. Đàm phán có thể chia ra làm 3 phương pháp cơ bản:  

Vấn đề Đàm phán mềm Đàm phán cứngĐàm phánnguyên tắc

Đối tác Bè bạn Địch thủ Người cộng tác

Mục tiêu Đạt được thỏa thuận Giành được thắng lợiGiải quyết công việc hiệu quả

Nhượng bộ Nhượng bộ để tăng tiến quan hệ

Yêu cầu bên kia nhượng bộ

Phân tích công việc và quan hệ để trao đổi nhượng bộ

Thái độ Ôn hòa Cứng rắn Ôn hòa với người, cứng rắn với công việc

Tín nhiệm Tín nhiệm đối tác Không tín nhiệm đối tác

sự tín nhiệm không liên quan đến đàm phán

Lập trường Dễ thay đổi lập trường

Giữ vững lập trường Trọng điểm đặt ở lợi ích chứ không ở lập trường

Cách làm Đề xuất kiến nghị Uy hiếp bên kia Cùng tìm kiếm lợi ích chung

Điều kiện để thỏa thuận

Nhượng bộ để đạt được thỏa thuận

Để đạt được cái muốn có mới chịu thỏa thuận

Cả 2 bên cùng có lợi

Phương án Tìm ra phương án đối tác có thể chấp thuận

Tìm ra phương án mà mình chấp thuận

Vạch ra nhiều phương án cho 2 bên lựa chọn

Kiên trì Kiên trì muốn đạt được thỏa thuận

Kiên trì giữ vững lập trường

Kiên trì tiêu chuẩn khách quan

Biểu hiện Hết sức tránh tính nóng nảy

Thi đua sức mạnh ý chí giữa đôi bên

Căn cứ vào tiêu chuẩn khách quan để đạt được thỏa thuận

Kết quả Khuất phục trước sức ép của đối tác

Tăng sức ép khiến bên kia khuất phục hoặc đổ vỡ.

Khuất phục nguyên tắc chứ không khuất phục sức ép.

  4. Các hình thức đàm phán:  Do đàm phán là quá trình có tính mục đích nên trong thực tế có rất nhiều cách được thể hiện để đàm phán. Tựu chung lại có thể chia đàm phán theo hình thức thể hiện, gồm đàm phán bằng văn bản, đàm phán bằng gặp mặt và đàm phán qua điện thoại. Trong kinh doanh, mỗi một hình thức đàm phán được sử dụng phát huy những hiệu quả rất rõ rệt nếu doanh nhân biết sử dụng chúng đúng nơi, đúng lúc. a. Đàm phán bằng văn bản Các dạng đàm phán bằng văn bản thường thấy trong hoạt động kinh doanh

là: - Hỏi giá: Do người mua đưa ra và không ràng buộc người hỏi phải mua - Chào hàng • Chào hàng cố định: Người chào hàng bị ràng buộc với chào hàng của mình trong thời hạn hiệu lực của chào hàng. • Chào hàng tự do: Người chào hàng kh ô ng bị ràng buộc với chào hàng của mình. - Đổi giá: Đổi giá xảy ra khi một bên từ chối đề nghị của bên kia và đưa ra đề nghị mới. Khi đó đề nghị mới trở thành chào hàng mới và làm cho chào hàng cũ hết hiệu lực. - Chấp nhận. Một chấp nhận có hiệu lực phải đảm bảo: - Hoàn toàn, vô điều kiện. - Khi chào hàng vẫn còn hiệu lực. - Do chính người được chào hàng chấp nhận. - Được truyền đạt đến tận người chào hàng. - Xác nhận: Là việc khẳng định lại những điều thỏa thuận cuối cùng giữa các bên để tăng thêm tính chắc chắn và phân biệt với những đàm phán ban đầu. b. Đàm phán bằng gặp mặt và điện thoại. - Bắt tay Bắt tay khi gặp mặt và chia tay nhau trong cùng một ngày tại cùng một địa điểm hoặc khi bày tỏ sự chúc mừng người khác. Các nguyên tắc bắt tay thông dụng: - Người chìa tay trước: Phụ nữ, người lớn tuổi,người có chức vụ cao, chủ nhà - Cần tránh: đeo găng tay, bóp quá mạnh, cầm tay hờ hững, lắc quá mạnh,

giữ quá lâu. - Mắt nhìn thẳng, tập trung, nét mặt vui vẻ - Giới thiệu Giới thiệu trẻ với già, người địa vị xã hội thấp với người địa vị xã hội cao,nam với nữ, khách với chủ….. - Trao và nhận danh thiếp Khi trao danh thiếp cần chú ý: - Đưa mặt có chữ dễ đọc - Không cầm cả hộp đựng danh thiếp để trao - Đưa bằng hai tay - Vừa đưa vừa tự giới thiệu họ tên mình - Trao cho tất cả những người có mặt Khi nhận danh thiếp cần chú ý: - Nhận bằng 2 tay với thái độ trân trọng, tránh hờ hững, tránh vồ vập - Cố gắng nhớ tên và chức vụ của người trao rồi mới cất đi - Trao danh thiếp của mình. Nếu không có thì phải xin lỗi, hẹn lần sau. - Ứng xử với phụ nữ Luôn tỏ ra quan tâm, săn sóc, tôn trọng và giúp đỡ. Ví dụ - Lối đi hẹp, nhường phụ nữ đi trước - Chỗ khó đi, phải đi trước mở đường - Phải để phụ nữ chủ động khoác tay chỗ quãng đường khó đi - Lên cầu thang, phụ nữ đi trước, xuống cầu thang phụ nữ đi sau. - Kéo ghế mời phụ nữ ngồi - Muốn hút thuốc phải xin lỗi

 - Không chạm vào người phụ nữ khi chưa được phép, nhưng phụ nữ được quyền chạm vào nam giới mà không cần xin phép. - Thăm hỏi Nếu muốn thăm hỏi, cần báo trước xin được thăm hỏi. Nếu tặng hoa thì tặng tận tay, nếu tặng quà thì chỉ để trên bàn. Đến và ra về đúng giờ đã hẹn. -Tiếp chuyện Trong phòng khách xếp ghế nệm dài, chủ nhà bên trái, khách bên phải, những người khác lần lượt ngồi các ghế tiếp theo theo thứ tư trên dưới theo vị trí xuất khẩu hay tuổi tác. Không rung đùi hay nhìn ngang liếc dọc, không lấy thứ gì ra xem khi chủ nhà không giói thiệu. - Điện thoại - Người gọi tự giới thiệu mình là ai? Ở đâu? Lý do gọi? - Người nhận thể hiện sự sẵn lòng nghe - Hãy mỉm cười khi nói chuyện điện thoại - Khi cần giữ máy, hãy chứng tỏ mình vẫn đang cầm máy.Nếu cần giữ quá lâu thì hãy yêu cầu người gọi xem mình có thể gọi lại cho họ không? - Sẵn sàng ghi chép khi điện thoại - Để người gọi kết thúc cuộc nói chuyện 5. Những lỗi thông thường trong đàm phán 1. Bước vào đàm phán với đầu óc thiếu minh mẫn 2. Không biết đối tác ai là người có quyền quyết định 3. Không biết điểm mạnh của mình là gì và sử dụng nó như thế nào 4. Bước vào đàm phán với mục đích chung chung 5. Không đề xuất những quan điểm và lý lẽ có giá trị 6. Không kiểm soát các yếu tố tưởng như không quan trọng như thời gian và trật tự của các vấn đề 

7. Không để cho bên kia đưa ra đề nghị trước 8. Bỏ qua thời gian và địa điểm như là 1 vũ khí trong đàm phán 9. Từ bỏ khi cuộc đàm phán dường như đi đến chỗ bế tắc 10. Không biết kết thúc đúng lúc Những điểm cơ bản để tránh lỗi thông thường 1. Không ngắt lời bên kia. Nói ít và tích cực nghe 2. Đặt các câu hỏi mở có mục đích dể tạo sự hiểu biết 3. Sử dụng chú giải, những bình luận hài hước và tich cực 4. Sử dụng viêc ngừng đàm phán để kiểm soát được nội bộ 5. Lập 1 mục tiêu rõ ràng, cụ thể và thực tế trước khi đàm phán 6. Tóm tắt thường xuyên 7. Liệt kê những điểm cần giải thích và những điểm đã hiểu 8. Tránh dùng những ngôn ngữ yếu 9. Không chỉ trích bên kia. Tìm ra những điểm chung của cả 2 bên để đi đến thỏa thuận 10. Tránh chọc tức 11. Tránh đưa ra quá nhiều lý do cho đề nghị của mình. 12. Tránh bộc lộ cảm xúc bột phát, khiển trách, công kích hay chế nhạo cá nhân. 6. Các nguyên tắc dẫn đến thành công trong đàm phán 1. Ấn tượng ban đầu. Không nên đối đầu ngay với đối tác đàm phán bằng những yêu cầu đòi hỏi. Trước hết phải tạo ra một không khí tin cậy, dễ chịu bằng một vài câu nói mang tính cá nhân bằng cử chỉ và thái độ vui vẻ, dễ chịu. Bạn luôn nhớ rằng sẽ không bao giờ có cơ bội lần thứ hai để gây ấn tượng ban đầu. Sau đó bạn sẽ bắt đầu nói về chủ đề nội dung mà bạn định đàm phán, thương thuyết với đối tác.

 2. Chú ý tới các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể trong khi đàm phán. Ít nhất một nửa thông tin định truyền đạt trong đàm phán được thông qua và tiếp nhận qua các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể bạn. ít nhất một phần ba thông tin được tiếp nhận thông qua tiếng nói, giọng điệu và cách nói của người đàm phán. Một gương mặt hồ hởi, thái độ cởi mở sẽ nhanh chóng tạo nên thiện cảm từ phía đối tác đàm phán. ý thức đánh giá cao, coi trọng đối tác của người đám phán sẽ thể hiện ngay trong cách thể hiện, giọng điệu và cách nói. Chỉ có thể đàm phán và thuyết phục thành công nếu tự người đàm phán không có ý thức và cảm giác mình sẽ hoặc đang đóng kịch với đối tác. 3. Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán và luôn luôn bám sát theo đuổi mục tiêu này trong suốt quá trình đàm phán.  Người nào không biết rõ mình muốn gì thì sẽ thường đạt được kết quả mà mình không mong muốn. Vì vậy, trước khi vào cuộc đàm phán thương thuyết, người đàm phán phải cố gắng chia tách mục tiêu cuối cùng của mình thành những mục tiêu nhỏ mà mình phải trao đổi với đối tác và đạt được kết quả. Nếu càng có nhiều mục tiêu cụ thể và luôn theo đuổi các mục tiêu này trong quá trình đàm phám thì kết quả cuối cùng của đàm phán càng chóng đạt được. 4. Người đàm phán tốt phải biết rèn cho mình có khả năng lắng nghe đối tác nói.  Người ta nói rằng người thắng cuộc bao giờ cũng là người biết nghe. Chỉ có ai thật sự quan tâm chú ý lắng nghe đối tác đàm phán với mình nói gì, muốn gì thì người đó mới có những phản ứng, lý lẽ phù hợp có lợi cho mình. Khi nghe đối tác trình bày cần phải biết phân biệt tâm trạng, thái độ của họ. Xem họ có biểu hiện trạng thái quá hưng phấn, bốc đồng, ức chế hay bực bội không. Cũng có thể đối tác đàm phán đang muốn lôi kéo, cuốn hút về một hướng khác và tìm cách khai thác thêm thông tin.  5. Phải biết trình bày, sử dụng từ ngữ một cách khôn khéo, linh hoạt. Đừng bao giờ nói rằng vấn đề này mình có quan điểm khác mà nên nói về cơ bản mình cũng nghĩ như vậy nhưng chỉ muốn nhấn mạnh thêm điểm này. Ðừng nói thẳng rằng đối tác có cách nhìn nhận sai lầm mà nên nói đó cũng là một cách nhìn nhận đúng nhưng chúng ta cũng thử lật lại vấn đề một lần nữa xem sao. Ðừng bao giờ nói hàng hóa, dịch vụ của mình là rẻ vì rẻ thường đem lại ấn tượng hay suy diễn không tốt về chất lượng. Khi đang tranh cãi, đàm phán về giá cả thì đừng nói: chúng ta sẽ không đạt được kết quả nếu chỉ đàm phán về giá mà nên chuyển hướng. Trước khi tiếp tục đàm

phán về giá cả, chúng ta nên trao đổi xem xét thêm chất lượng, hình thức của hàng hoá, phương thức thanh toán,... Nếu đối tác bị ấn tượng thì vấn đề giá cả không còn quá gay cấn khi tiếp tục đàm phán. 6. Người đàm phán kinh doanh phải biết hỏi nhiều thay vì nói nhiều.  Người nào hỏi nhiều thì người đó sẽ có lợi thế, không chỉ về thông tin mà cả về tâm lý, về tính chủ động trong đàm phán. Những câu hỏi hợp lý khéo léo sẽ chứng minh cho đối tác là mình luôn luôn lắng nghe, quan tâm đến điều họ đang nói. Chính trong thời gian lắng nghe bạn có thể phân tích, tìm hiểu các động cơ, ý muốn của đối tác đàm phán. Tùy từng trường hợp có thể đặt câu hỏi trực tiếp hay gián tiếp. Câu hỏi trực tiếp thường được đặt ra khi mới bắt đầu đàm phán, giúp giảm bớt khoảng cách giữa hai bên đàm phán và có được nhiều thông tin trước khi thật sự bắt đầu đàm phán. Các câu hỏi gián tiếp cũng có thể là câu hỏi đón đầu, thường sử dụng ở những giai đoạn sau của cuộc đàm phán thương thuyết. Khi cần làm rõ hay khẳng định một điều gì, nên đặt câu hỏi sao cho đối tác chỉ cần trả lời có hay không. Tất nhiên phải thận trọng nếu đặt nhiều câu hỏi loại này vì sẽ gây cho đối tác cảm giác bực mình, khó chịu. 7. Người đàm phán cần phải biết mình có thể được phép đi tới đâu, tự do đàm phán tới giới hạn nào. Ðâu là điểm thấp nhất mà mình có thể chấp nhận được. Ðâu là điểm mình không bao giờ được thay đổi theo hướng có lợi cho đối tác. Biết được giới hạn đàm phán, tức là sẽ biết được thời điểm phải ngừng hay chấm dứt đàm phán và chuyển hướng, tìm phương án giải quyết khác. Không phải cuộc đàm phán thương thuyết thương mại nào cũng dẫn đến ký kết hợp đồng thương mại. Người có khả năng đàm phán tốt phải là người có đủ dũng cảm và quyết đoán không chịu ký kết một hợp đồng kinh doanh nếu có thể gây bất lợi cho mình. Ðể đàm phán thành công, không nên thực hiện cứng nhắc theo nguyên tắc "được ăn cả, ngã về không". 8. Ðể thành công trong đàm phán kinh doanh, cần có một ý thức, tư duy sẵn sàng thoả hiệp nếu cần thiết.  Có khi "một món quà nhỏ", một sự nhường nhịn, chấp nhận nhỏ cho đối tác thì có thể đem lại cho bạn cả một hợp đồng kinh doanh béo bở. Ðàm phán kinh doanh là một quá trình thường xuyên phải chấp nhận "cho và nhận"; phải cân nhắc so sánh, phải tranh luận và chờ đợi. Ðừng nên để xuất hiện cảm giác lộ liễu có người thắng và người thua sau cuộc đàm phán kinh doanh, nếu như bạn còn tiếp tục kinh doanh với đối tác đó. Kết quả đàm phán là cả hai bên đều có lợi, là sự trao đổi tự nguyện giữa hai bên. Vì vậy, khi đàm phán không chỉ chú ý cứng nhắc một chiều quyền lợi, mục đích riêng của một bên mà phải chú ý đến cả nhu cầu của bên kia. 

9. Ðể tránh cho những hiểu lầm vô tình hay hữu ý và để tránh nội dung đàm phán, thương thuyết bị lệch hướng, nhà đàm phán phải biết nhắc lại kết luận những điểm đã trao đổi, thống nhất giữa hai bên trước khi chuyển sang nội dung đàm phán mới. Làm được điều đó tức là nhà đàm phán đã chủ động điều tiết buổi thương thuyết. Những điểm chưa rõ có thể sẽ được giải quyết khi được nhắc lại. Nếu khéo léo thì nhà thương thuyết có thể đưa cả hướng giải quyết cho điểm nội dung đàm phán tiếp theo. Thực hiện việc nhắc lại và tóm tắt từng nội dung đã đàm phán sẽ giúp cho nhà thương thuyết luôn luôn không xa rời mục tiêu đàm phán, quá trình đàm phán trở nên có hệ thống, bài bản và là cơ sở cho những lần đàm phán tiếp theo. 7. Những điều cần tránh để đàm phán không thất bại 1. Nói quá nhỏ: Nếu nói quá nhỏ khi đàm phán sẽ làm đối tác không tập trung và có thể dẫn đến hiểu lầm. Vì vậy cần phải nói đủ nghe rõ, ngắn gọn và nên nói chậm hơn lúc bình thường. Như thế đối tác sẽ có thời gian để nghe, tiếp nhận và hấp thụ các thông tin, lý lẽ mà nhà đàm phán muốn truyền đạt. 2. Không nhìn vào mắt đối tác đàm phán: sẽ gây cảm giác không thiện cảm, không tin tưởng, thậm chí gây nghi ngờ từ phía đối tác, nhìn vào mắt đối tác khi đàm phán, vừa thể hiện sự tự tin, quan tâm của mình vừa đem lại tin cậy cho đối tác. 3. Không có kế hoạch cụ thể: Cuộc đàm phán không có kế hoạch cụ thể định trước sẽ không đem lại kết quả như mong muốn. Nếu có nhiều nội dung, lĩnh vực đàm phán thì cần phải phân loại, sắp xếp trước để tránh lẫn lộn khi đàm phán. 4. Không thông báo trước nội dung đàm phán khi thỏa thuận lịch đàm phán với đối tác:  Điều này có thể làm cho buổi đàm phán thương thuyết sẽ thất bại và nhiều khi thất bại với lý do đáng buồn như nhầm nội dung đàm phán hay phía công ty đối tác cử nhầm người ra đàm phán vì không rõ nội dung sẽ đàm phán. 5. Ðể cho đối tác quá nhiều tự do, quyền chủ động khi đàm phán: Nếu đối tác nói quá nhiều thì người đàm phán nên chủ động, khéo léo, cắt ngang hay đổi hướng bằng những câu hỏi hợp lý để cùng nhau quay về nội dung chính của đàm phán. Có nhiều trường hợp đối tác lợi dụng gặp gỡ đàm phán để quảng cáo, đàm phán bán một mặt hàng hoàn toàn khác.

 6. Ðưa hết tất cả thông tin, lý lẽ trình bày thuyết phục ra ngay từ đầu buổi đàm phán:  Như vậy, chẳng khác gì nhà đàm phán đã "bắn hết đạn" ngay từ lúc đầu mà không hiệu quả. Hãy sử dụng lần lượt các thông tin, lý lẽ thuyết phục của mình cho từng nội dung hay từng thắc mắc tìm hiểu của đối tác. Nên nhớ rằng đối tác cần có thời gian để tiếp nhận, "tiêu hoá" các thông tin trước khi bị thuyết phục để đi đến thống nhất trong đàm phán. 7. Lảng tránh ý kiến phản đối hay nghi ngờ từ phía đối tác: Ðiều đó chỉ làm cho đối tác càng có lý do khẳng định ý kiến phản đối hay nghi ngờ của họ và từ đó sẽ gây ra định kiến trong suốt quá trình đàm phán. Vì vậy, cần phải hỏi lại thắc mắc của đối tác và kiên nhẫn trả lời bằng tất cả các lý lẽ thông tin của mình. 8. Không chuẩn bị trước các giới hạn cần thiết khi đàm phán: Ðiều này đã hạn chế rất nhiều phạm vi đàm phán khi không thể có những linh hoạt nhân nhượng trong chừng mực có thể. Và như thế, không chỉ gây thất bại cho lần đàm phán thương thuyết này mà còn tạo ra định kiến và báo trước thất bại cho cả những lần đàm phán sau. 9. Người đàm phán tìm cách áp đảo đối tác: Người đàm phán giỏi không tìm cách áp đảo, dạy bảo đối tác mà nên tự đặt mình là người thể hiện tinh thần học hỏi khi đàm phán. Không nên có những lời lẽ, cử chỉ mang tính áp đảo gây mất cảm tình, khó chịu cho đối tác. II. Chuẩn bị đàm phán. 1- Đánh giá tình hình: a. Thu thập thông tin về thị trường. - Luật pháp và tập quán buôn bán. - Đặc điểm của nhu cầu trên thị trường. - Các loại thuế và chi phí. - Các nhân tố chính trị và xã hội. - Các điều kiện về khí hậu, thời tiết. b. Thu thập thông tin về đối tượng kinh doanh.

 Đối tượng kinh doanh có thể là hàng hóa, dịch vụ, nhà đất,… cần được tìm hiểu đầy đủ những thông tin về nó, chẳng hạn: - Công dụng và đặc tính. - Xu hướng biến động cung cầu, giá cả. - Các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng. c. Thu thập thông tin đối tác - Mục tiêu, lĩnh vực hoạt động và những khả năng. - Tổ chức nhân sự: Tìm hiểu quyền hạn bên kia, ai là người có quyền quyết định. - Lịch làm việc: Nếu nắm được lịch làm việc của bên kia, có thể sử dụng yếu tố thời gian để gây sức ép. - Xác định nhu cầu, mong muốn của đối tác. Sơ bộ định dạng đối tác.  Ví dụ: Trong đàm phán mua bán, có thể tạm chia khách hàng thành những loại sau: Khách hàng trọng giá cả Là khách hàng tìm cách mua với giá thấp nhất với chất lượng ở mức tối thiểu. Họ không chấp nhận giá cao hơn để đổi lấy chất lượng cao hơn. Khách hàng trọng giá trị: Là loại khách hàng ngại chi phí cao và nhận thức rõ về sự chênh lệch chất lượng. Họ chỉ chấp nhận giá cao sau khi đã kiểm tra kỹ về chất lượng và so sánh sự chênh lệch về chi phí giữa các giải pháp thay thế. Khách hàng trung thành: Là khách hàng thường sãn sàng đánh đổi chi phí để lấy chất lượng mà họ đã biết rõ. Họ ngại rủi ro có thể xảy ra nếu với những đối tác mới. Khách hàng trọng tiện lợi. Là những khách hàng thích chọn nơi cung cấp tiện lợi nhất, không cần so sánh các giải pháp thay thế để tìm ra chênh lệch về chi phí và  chất lượng. 

d. Thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh. Cần nhận biết đối thủ cạnh tranh của mình là ai để có những biện pháp khắc phục và cạnh tranh lại. Từ đó đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của mình so với đối thủ cạnh tranh trên thị trường và trong quan điểm của đối tác. Phân tích SWOT. • Điểm mạnh: là tất cả những yếu tố thuận lợi từ bên trong cho phép ta đạt được mục tiêu, tận dụng được mọi cơ hội và tránh được các nguy cơ. • Điểm yếu: Là tất cả những yếu tố hạn chế bên trong khiến cho ta gặp khó khăn để đạt đến mục tiêu cũng như tận dụng được mọi cơ hội và tránh được những nguy cơ. • Cơ hội: là tất cả những gì xảy ra bên ngoài có tác động thuận lợi đến hoạt động của ta. • Nguy cơ: Là tất cả những gì xảy ra từ bên ngoài có tác động thuận lợi đến hoạt động của ta. 2. Đề ra mục tiêu:  Mục tiêu đề ra càng cụ thể càng tốt, và đương nhiên phải tính đến các yếu tố như: tính thực tế, mối quan hệ giữa kết quả và chi phí, mức độ chấp nhận….Doanh nghiệp có thể lựa chọn: + Một mục tiêu cao nhất- kết quả có thể đạt được tốt nhất. + Một mục tiêu thấp nhất- kết quả thấp nhất, vãn có thể chấp nhận. + Một mục tiêu trọng tâm- cái mà bạn thực sự mong muốn được giải quyết........ 3. Chuẩn bị nhân sự + Thành viên trong đoàn đàm phán Trưởng đoàn, chuyên viên pháp lý, kỹ thuật, thương mại, phiên dịch (nếu cần) + Tự đánh giá: Tự đánh giá để biết những tính cách cá nhân của từng người có lợi và bất lợi cho đàm phán

 Thế nào là người đàm phán giỏi ?  • Những người đàm phán trung bình chỉ nghĩ đến hiện tại, nhưng những người đàm phán giỏi thì bao giờ cũng cân nhắc đến mục đích lâu dài. Họ đưa ra nhiều gợi ý khác nhau và bao giờ cũng cân nhắc các giải pháp hai lần.  • Những người đàm phán trung bình đặt ra các mục tiêu của họ một cách đơn lẻ - ví dụ "chúng tôi hy vọng sẽ nhận được giá là 2 đô la".  • Những người đàm phán giỏi đặt ra các mục tiêu của họ trong một phạm vi nhất định, điều này có thể hiểu như là "chúng tôi hy vọng nhận được 2 đô la, nhưng nếu chúng tôi chỉ nhận được có 1.50 đô la thì cũng được".Điều có nghĩa là người đàm phán giỏi rất linh hoạt.  Những người đàm phán giỏi không tự khoá mình vào một chỗ mà điều đó có thể làm họ mất mặt nếu họ phải nhượng bộ. Những người đàm phán trung bình cố gắng thuyết phục bằng cách đưa ra thật nhiều lý lẽ. Họ sử dụng một loạt các biện pháp tranh luận khác nhau. Nhưng những người đàm phán giỏi thì không đưa ra quá nhiều lý do.Họ chỉ nhắc lại những lý do giống nhau. Họ cũng tóm tắt và cân nhắc các điểm chính, kiểm tra xem họ đã hiểu mọi thứ một cách chính xác hay chưa.  4. Lựa chọn chiến lược, chiến thuật 4.1. Lựa chọn kiểu chiến lược. a. Chiến lược “Cộng tác” Sự tiếp cận của người đàm phán đối với xung đột là giải quyết nó nhưng vẫn giữ được quan hệ cá nhân và đảm bảo cả 2 bên đều đạt được mục đích của mình. Quan điểm với xung đột là những hành động cá nhân không chỉ đại diện cho lợi ích của bản thân mà còn đại diện cho lợi ích của bên đối kháng. Khi nhận thấy xung đột tồn tại, người đàm phán sử dụng phương pháp giải quyết xung đột để chế ngự tình hình. Đây là cách giải quyết mang tính cộng tác mà nó đòi hỏi cả 2 bên đều giữ quan điểm “thắng-thắng”, tuy nhiên nó cũng đòi hỏi thời gian, nghị lực và sáng tạo. Chiến lược “Cộng tác” sử dụng tốt nhất khi: - Vấn đề rất quan trọng cần thỏa hiệp.  - Mục đích là để hợp nhất những quan điểm khác nhau. - Cần sự cam kết để giải quyết công việc.

 - Mong muốn xây dựng hoặc duy trì mối quan hệ. b. Chiến lược “Thỏa hiệp” Khi nhận thấy một giải pháp để đạt được kết quả “thắng-thắng” là không có thể, người đàm phán hướng tới một kết quả bao gồm một phần nhỏ thắng lợi và một phần nhỏ thua thiệt, cả 2 đều liên quan đến mục tiêu và quan hệ của các bên. Sự thuyết phục và lôi kéo có ảnh hưởng lớn đến kiểu này. Mục đích là tìm ra một số cách có thể dùng được chấp nhận mà nó phần nào làm hài lòng cả 2 bên.Tình thế thỏa hiệp có nghĩa là cả 2 bên chấp nhận và thực hiện một quan điểm “thắng ít- thua ít”. Chiến lược “Thoả hiệp” sử dụng tốt nhất khi: - Vấn đề là quan trọng nhưng không thể giải quyết được. - Mối quan hệ là quan trọng nhưng không thể hòa giải.  - Các bên có sức mạnh ngang nhau cùng muốn đạt được những mục đích duy nhất. - Cần đạt được cách giải quyết tạm thời đối với những vấn đề phức tạp. - Cần tìm ra một giải pháp thích hợp vì áp lực thời gian. - Chỉ có một sự lựa chọn duy nhất chứ không có giải pháp nào khác. c. Chiến lược “Hòa giải” Cách tiếp cận của người đàm phán đối với xung đột là cần phải duy trì mối quan hệ cá nhân bằng bất cứ giá nào, có liên quan rất ít hoặc không có liên quan gì đến mục đích của các bên. Nhượng bộ, thỏa hiệp vô nguyên tắc và tránh xung đột được nhìn nhận như là cách để bảo vệ quan hệ. Đây là sự chịu thua hoặc kết quả “thua- thắng”, mà quan điểm của người đàm phán là chịu thua, cho phép bên kia thắng. Chiến lược “Hoà giải” sử dụng tốt nhất khi: - Nhận thấy mình sai. - Mong muốn được xem là người biết điều. - Vấn đề quan trọng hơn đối với phía bên kia. - Mong muốn tạo được tín nhiệm cho những vấn đề sau.

 - Muốn giảm đến mức tối thiểu thiệt hại khi ở thế yếu. - Sự hòa thuận và ổn định là quan trọng hơn. d. Chiến lược “Kiểm soát”: Người đàm phán tiếp cận với xung đột là để nắm được những bước cần thiết và đảm bảo thỏa mãn được mục đích cá nhân, cho dù tiêu phí mối quan hệ. Xung đột được xem như là một lời tuyên bố thắng, cần thắng lợi bằng bất cứ cách nào. Đây là một cách giải quyết mà người đàm phán sử dụng bất cứ sức mạnh nào xem như thích hợp để bảo vệ một quan điểm mà họ tin đúng hoặc cố gắng thắng. Chiến lược “Kiểm soát” sử dụng tốt nhất khi: - Hành động nhanh chóng, dứt khoát là vấn đề sống còn ( như trường hợp khẩn cấp). - Một vấn đề quan trọng đòi hỏi phải hành động bất thường. - Biết mình đúng. - Phía bên kia lợi dụng cơ hội của thái độ hợp tác. e. Chiến lược “Tránh né”. Người đàm phán xem xét xung đột là những cái phải tránh xa bằng mọi giá. Chủ đề trung tâm của kiểu này là lảng tránh, nó tạo ra kết quả là làm thất vọng hoàn toàn cho các bên liên quan. Mục đích của các bên không được đáp ứng, mà cũng không duy trì được mối quan hệ kiểu này có thể tạo hình thức ngoại giao để làm chênh lệch một vấn đề, hoãn lại một vấn đề cho đến lúc thuận lợi hơn, hoặc đơn giản là rút lui khỏi một tình huống đang bị đe dọa. Đây là quan điểm rút lui hoặc “thua-thắng”, mà trong đó quan điểm của người đàm phán là rút lui, chấp nhận thua, cho phép bên kia thắng trong danh dự. Chiến lược “tránh né” sử dụng tốt nhất khi: - Những vấn đề không quan trọng. - Có nhiều vấn đề cấp bách giải quyết khác. - Không có cơ hội đạt được mục đích khác. - Có khả năng làm xấu đi cuộc đàm phán hơn là đạt được những lợi ích.

 - Cần bình tĩnh và lấy lại tiến độ. - Phía bên kia có thể giải quyết xung đột có hiệu quả hơn. - Cần thời gian để thu thập thông tin. 4.2. Lựa chọn chiến thuật. a. Địa điểm đàm phán. - Đàm phán chủ trường: được tiến hành tại văn phòng của mình. - Đàm phán khách trường: Đàm phán tiến hành tại cơ sở của khách hàng. - Đàm phán ở địa điểm trung lập. b. Thời gian đàm phán. Lưu ý: - Cần có thời gian để giải lao. - Thời gian trống cho phép trưởng đoàn và chuyên gia có ý kiến tham mưu, hay trưởng đoàn hai bên tham khảo ý kiến của nhau. - Chú ý về tập quán về thời gian làm việc ở mỗi nơi ( bắt đầu và kết thúc lúc mấy giờ). - Hiệu quả làm việc của con người thay đổi theo thời gian và nhiệt độ, thời tiết. c. Thái độ đàm phán. Thái độ đơn giản và thẳng thắn:  Là thái độ “nói cho nhanh, cho đỡ tốn thì giờ”, trình bày thẳng vào vấn đề. Nó có tác dụng tước vũ khí của bên kia và nhanh chóng đi đến thỏa thuận. Chỉ sử dụng khi: - Đã quen thuộc bên kia. - Cuộc đàm phán đang bị bế tắc, cần được gỡ ra càng sớm càng tốt. - Sức ép về thời gian không cho phép kéo dài thời gian đàm phán, buộc phải

kết thúc đàm phán ngay. Thái độ gây sức ép và cương quyết:  Là thái độ đề cập mạnh, xuyên qua các vấn đề nhạy cảm, cần thực hiện hết sức tinh tế, vì nếu bên kia biết được họ sẽ rất khó chịu. Được sử dụng khi:  - Ta ở thế mạnh hơn. - Phía bên kia cần kết thúc sớm. - Ta muốn khoanh vùng giới hạn đàm phán. Thái độ thờ ơ, xa lánh:  Là thái độ tỏ ra không quan tâm đến sức mạnh của đối tác, sử dụng tâm lý ngược đối với bên kia , tránh cho bên kia nghĩ là họ hớ hênh.Thái độ này làm cho đối tác bối rối không biết được tình hình của mình thế nào. Chỉ sử dụng khi: - Phía bên kia họ mạnh hơn. - Ta đang chịu sức ép thời gian. - Ta đã có giải pháp thay thế. III. Mở đầu đàm phán. 1. Tạo không khí đàm phán. Nếu xuất phát từ góc độ có lợi cho việc đạt được thỏa thuận, nên tạo được một bầu không khí tin cậy lẫn nhau, thành thật hợp tác.Cố gắng xây dựng một mối quan hệ tốt với phía bên kia ngay từ giây phút gặp mặt, dù bạn đã biết hoặc không biết họ trước đó. Một vài câu chuyện "xã giao" ban đầu sẽ là những cầu nối làm quen có hiệu quả trong hoàn cảnh này 2. Đưa ra những đề nghị ban đầu: Sự tiến triển của cuộc đàm phán bị ảnh hưởng lớn vào những đề nghị ban đầu của 2 bên vì một số lí do sau: - Nó truyền đạt thông tin về thái độ, nguyện vọng, sự quan tâm và nhận thức

của bên kia và những vấn đề bất đồng. - Nó có khả năng tiếp tục tạo bầu không khí trong đàm phán.  - Nó có thể được sử dụng để các bên thăm dò tình hình của phía bên kia trước khi đưa ra quyết định của mình. - Nó có thể được các bên sử dụng để thiết lập vùng đàm phán. + Lựa chọn vấn đề “dễ trước, khó sau”. + Khuyến khích bên kia đưa ra đề nghị trước. + Không bao giờ chấp nhận một đề nghị đầu tiên mà phải luôn yêu cầu những đề nghị tốt hơn. + Không đưa ra đề nghị đầu tiên tốt nhất và kiên trì bảo vệ. - Cần phải tính toán để đưa ra đề nghị hợp lý nằm trong phạm vi có thể thỏa thuận. - Lợi ích thực sự từ một đề nghị quá cao ban đầu phải được cân nhắc với những mất mát thể diện do phải nhượng bộ lớn để tránh thất bại lớn trong đàm phán. - Tạo ra cạnh tranh: Cần cho bên kia biết rằng chúng ta không phải chỉ có một cơ hội này, họ không phải là đối tác duy nhất. 3. Lập chương trình làm việc. Đối với những cuộc đàm phán chính thức cho những vấn đề lớn, việc lập ra chương trình làm việc nên được bằng văn bản, cung cấp cho bên kia để có thời gian chuẩn bị. Tuy nhiên chương trình làm việc vẫn có thể đàm phán thay đổi lại. IV. Tạo sự hiểu biết. 1. Đặt câu hỏi. 1.1. Năm chức năng của câu hỏi trong đàm phán - Thu thập thông tin nhất định. - Đưa ra thông tin. - Làm cho phí bên kia chuyển hướng.

 - Hướng suy nghĩ của phía bên kia đi đến một kết luận. - Thu hút sự chú ý. Loại câu hỏi: - Câu hỏi mở để đạt được thông tin khái quát liên quan đến vấn đề có liên quan. - Câu hỏi thăm dò để gợi thêm ra những thông tin. - Câu hỏi đóng để xác minh những điểm nhất định về sự kiện và để nhận được những câu trả lời đơn giản là có và không. - Câu hỏi giả thiết để khai thác những ý kiến của bên kia về một vấn đề nhất định. 1.2. Kỹ thuật đặt câu hỏi. - Không đặt nhiều những câu hỏi đóng trừ khi không cần thiết. - Đặt câu hỏi yêu cầu trả lời bằng số liệu, chứ không nên yêu cầu trả lời bằng giải pháp. - Ngữ điệu của câu hỏi là trung tính va thái độ bình tĩnh. Nhưng công kích lớn tiếng hoặc áp đặt không mang lại những đáp ứng tích cực. - Nếu định lấy thông tin khó moi hỏi, hãy đặt một loạt các câu hỏi mềm mỏng trước để tự động hóa câu trả lời của bên kia, sau đó mới đặt câu hỏi chính. 2. Im Lặng. Sự im lặng trong đàm phán có ý nghĩa: - Buộc bên kia tiếp tục phát biểu. - Báo hiệu rằng mình đã nói đủ. - Thể hiện những bất bình hoặc không chấp nhận những quan điểm của bên kia. - Thể hiện một sự thất vọng. - Im lặng trong một khoảng thời gian ngắn sau một số câu nói còn có tác dụng thu hút sự chú ý của bên kia.

 - Im lặng còn thể hiện sự miễn cưỡng. 3. Lắng nghe: Lắng nghe trong đàm phán để:  - Thể hiện sự tôn trọng của ta và cũng thỏa mãn nhu cầu tự trọng của bên kia làm cho quan hệ hai bên gắn bó hơn, đàm phán thuận lợi hơn. - Phát hiện sự mâu thuẫn, thiếu nhất quán trong quan điểm, lập luận của bên kia. - Phát hiện những điểm then chốt có giá trị ( bối cảnh, thời gian, quyền lợi và nhu cầu của bên kia…) để đoán được sự trung thực trong lời nói của phái bên kia. - Biết được bên kia thực sự đã hiểu vấn đề chưa. Muốn lắng nghe có hiệu quả cần: - Loại bỏ tất cả những gì có thể phân tán tư tưởng. - Phát một tín hiệu thể hiện đang lắng nghe. - Bộc lộ thái độ chia sẻ. - Sử dụng những câu từ, bôi trơn. - Hãy lắng nghe cả cách nói. - Không cắt ngang. - Không phát biểu giúp (nói leo) khi bên kia gặp khó khăn trong diễn đạt. - Nhắc lại hoặc chú giải về điều mà phía bên kia vừa mới nói để kiểm tra lại tính chính xác hoặc để cô đọng lại. - Không vội phán quyết. - Yêu cầu giải thích những điểm chưa rõ. - Sử dụng những cầu nối để chuyển sang chủ đề tiếp theo. - Ghi chép để vạch ra những điểm cơ bản. 

4. Quan sát. 4.1. Diện mạo: Quan sát diện mạo phải hết sức cẩn thận vì có thể bị nhầm lẫn. Do đó phải dùng cả kinh nghiệm, linh cảm và những thông tin thu thập được về bên kia để có cách hành động. Nói chung việc cảm nhận qua diện mạo chỉ dùng để tham khảo. 4.2. Thái độ:  Nếu bên kia có thái độ kiêu ngạo thì cuộc đàm phán sẽ diễn ra trong không khí đối địch, nếu có thái độ thân thiện, thẳng thắn thì đàm phán sẽ diễn ra trong tinh thần hợp tác cùng giải quyết vấn đề. Tuy nhiên cũng không nên tin ngay vào các giả thiết về thái độ ngay từ ban đầu vì thái độ của họ sẽ biến đổi theo tình hình của cuộc đàm phán. 4.3. Cử chỉ: • Nghe chăm chú, thể hiện: - Mở mắt to và lanh lợi. - Khuynh hướng hơi đổ về phía trước. - Bàn tay mở và cánh tay duỗi. • Thủ thế, thể hiện. - Mở mắt và lanh lợi. - Tư thế thẳng đứng. - Cánh tay và chân hơi chéo nhau. - Nắm chặt tay. • Thất vọng, thể hiện. - Bàn tay nắm hơi chặt. - Xoa gáy. - Nhìn ra lối ra hoặc bên ngoài. 

• Chán ngán, thể hiện. - Khuynh hướng ngả về sau. - Nhìn đồng hồ. - Vẽ nguệch ngoạc hoặc gõ ngón tay. • Tin tưởng, thể hiện. - Cử chỉ thư giãn và cởi mở. - Ngồi thẳng. • Dối trá, thể hiện. - Ít tiếp xúc bằng mắt. - Đột ngột thay đổi độ cao của giọng nói. - Che miệng trong khi nói. 5. Phân tích những lý lẽ và quan điểm. Khi phân tích nên nhìn vào: - Những nhầm lẫn hoặc bỏ sót thực tế. - Thiếu logic. - Sử dụng thống kê có chọn lọc. - Những công việc ẩn dấu. - Xuyên tạc những điều ưu tiên. 6. Trả lời câu hỏi. • Không trả lời nếu: - Chưa hiểu câu hỏi. - Phát hiện những câu hỏi không đáng trả lời. • Kéo dài thời gian suy nghĩ: không nên trả lời ngay khi bên kia đặt câu hỏi. 

Nêu lý do chưa trả lời. • Có thể trả lời bằng cách. - Trả lời một phần. - Chấp nhận sự cắt ngang câu trả lời. - Cử chỉ thể hiện không có gì để nói. - Trả lời mập mờ, không khẳng định mà cũng phủ định. - Hỏi một đằng trả lời một nẻo. - Buộc phía bên kia tự tìm câu trả lời. V. Thương lượng. 1. Truyền đạt thông tin. • Năm nguyên tắc cơ bản trong truyền đạt thông tin: - Truyền đạt thông tin là quá trình 2 chiều  - Biết chính xác giá trị cái mà mình muốn nói. - Nói như thế nào thường quan trọng hơn là nói cái gì - Quan sát bên kia khi nói với họ. - Cách bố cục những câu nói có định hướng tác động mạnh mẽ đến đối thủ. • 12 lời khuyên để tạo bố cục câu nói có sức thuyết phục hơn: - Sử dụng những lý lẽ 2 mặt. - Rút ra kết luận. - Ngôn ngữ diễn đạt lý lẽ rõ ràng, khúc chiết. - Những tính từ kích động, động từ mạnh. - Sự suy rộng. - Tạo lý lẽ phù hợp với người nghe. 

- Ngắn gọn và đơn giản. Trình bày số liệu. - Đưa ra lý do. - Lý lẽ mạnh nhất. - Những câu hỏi mở ( Tại sao? Ở đâu? Khi nào?) và những câu hỏi giả thiết (cái gì… nếu…?) - Logic và mạch lạc - Ý kiến và kết luận của mình. 2. Thuyết phục. - Hướng về người ra quyết định. - Nêu ra lợi ích của phía bên kia nếu họ chấp thuận. - Nêu ra hậu quả đối với phía bên kia nếu họ không chấp thuận. - Dẫn chứng bằng xác nhận của bên thứ 3. - Khuyên bảo và gợi ý:  Ví dụ : Đặt mình vào tình thế của bên kia. - Đề nghị giá trọn gói. - Đề nghị giá bằng số lẻ: Gây cảm tưởng thấp hơn đáng kể so với giá thực tế. - Giữ thể diện cho bên kia. 3. Đối phó với những thủ thuật của bên kia. - Sắp xếp chỗ ngồi: Sắp xếp chỗ ngồi sao cho ta quan sát được nhiều nhất các cử chỉ, thái độ của đối thủ. - Quan sát: Không bỏ qua bất kỳ chi tiết nào của đối thủ. - Lảng tránh: Khi không muốn trực tiếp bàn bạc, thương lượng về vấn đề. - Đe dọa: Nhằm gây sức ép buộc đối thủ nhanh chóng chấp nhận. - Phản bác: Đưa ra các luận cứ chứng minh đề nghị của bên kia là vô lý.

 - Đưa ra đề nghị cuối cùng: Gây sức ép về tâm lý hoặc gửi tới đối thủ thông điệp “chấm dứt đàm phán”. - Giận dữ và thù địch - Đòi mức giá phải chăng. + So sánh với mức giá trong quá khứ. + So sánh với giá ở nơi khác. + So sánh với các nhà cung cấp khác. + So sánh với những giá của hàng hóa khác. + Nêu ra quan hệ giá và chất lượng. - Nhượng bộ. - Câu giờ/ kéo dài thời gian. - Tự đề cao. - Lấn tới. - Người tốt- kẻ xấu. - Biết thành chuyện đã rồi. - Động tác giả. - Lộ thông tin: Cố tình để lộ thông tin. - Chuyển trọng tâm. - Chia để trị - Xoa trước đánh sau. - Leo thang thẩm quyền. - Bao nhiêu- nếu. 4. Nhượng bộ. 

Nhượng bộ là sự thay đổi một quan điểm trước đó mà bạn đã giữ và bảo vệ một cách công khai. Nhượng bộ là cái bắt buộc phải có và luôn được trông đợi trong đàm phán. 4.1. Trước khi đưa ra nhượng bộ. Trước khi đưa ra bất cứ một sự nhượng bộ nào cũng cần đặt ra 3 vấn đề: - Có nên thực hiện bây giờ hay không? - Nên nhượng bộ bao nhiêu? - Sẽ được trả lại cái gì? 4.2. Kỹ thuật nhượng bộ. - Nhượng bộ nhỏ - Nhượng bộ có điều kiện - Nhượng bộ có lý do. - Diễn đạt bằng chính những từ ngữ và thành ngữ mà bên kia sử dụng. 5. Phá vỡ bế tắc. 5.1. Nguyên nhân bế tắc Bế tắc có thể xảy ra bởi một số nguyên nhân sau: - Chưa hiểu biết lẫn nhau. - Cả hai bên có những mục tiêu khác xa nhau. - Một bên nhầm lẫn sự kiên quyết với sự cứng nhắc về quan điểm lập trường và sẽ không nhượng bộ ngay cả để giữ cho một cuộc đàm phán tồn tại. - Vì một chiến thuật thận trọng trong đàm phán để bắt ép phía bên kia xem xét lại quan điểm của họ và nhượng bộ. 5.2. Xử lý bế tắc. - Quay trở lại những thông tin thu được và tạo sự hiểu biết để tạo thêm những lựa chọn bổ sung. Có thể có một vấn đề quan trọng chưa được nêu ra: 

- Tìm ra phương án khác đề cùng đạt được mục đích. - Thông báo cho phía bên kia về hậu quả nếu không đạt được một giải pháp nào cả. - Chuyển sang thảo luận một vấn đề khác ít quan trọng hơn cả 2 bên có thể thỏa thuận - Nhượng bộ một điểm nào đó không quan trọng - Tạo ra thời gian ngừng đàm phán để suy nghĩ vấn đề và đàm phán lại sau đó. Đưa ra yêu cầu nếu cần những thông tin bổ xung. - Chuyển từ đàm phán song phương sang đàm phán đa phương và thông báo cho đối tác biết về việc này. - Sử dụng người thứ ba: yêu cầu một người ngoài hành động như là một người hòa giải, người dàn xếp hay người trọng tài. - Bỏ bàn đàm phán để bên kia liên hệ lại. Sử dụng khi: + Phía bên kia không muốn ký kết thỏa thuận. + Bên kia muốn ký kết thỏa thuận mà ta không chấp nhận nổi. + Bên kia đưa ra những thỏa thuận mà ta không hề dự kiến. + Khi có những số liệu được cung cấp khiến cho việc đi đên thỏa thuận không còn có lợi với ta nữa. VI. Kết thúc đàm phán. Khi bạn cảm thấy việc đàm phán đã đạt được những thỏa thuận chủ yếu, bạn có thể kết thúc bằng những công việc sau: 1. Hoàn tất thỏa thuận. Để tránh những sự bất ngờ khó chịu, trước khi ngừng vòng đàm phán cuối cùng: - Làm cho dễ hiểu những điều kiện của thảo thuận. - Tự hỏi những câu hỏi: Ai đạt được bao nhiêu của cái gì, khi nào? - Lập thỏa thuận thành văn bản. 

2. Rút kinh nghiệm. Hãy tự hỏi những câu hỏi như sau: - Mình có hài lòng với kết quả của cuộc đàm phán không? - Ai là người đàm phán có hiệu quả nhất? - Ai đã nhường nhịn nhất? tại sao? - Những chiến lược và những hành động nào hữu hiệu cho đàm phán nhất? - Những hành động nào đã cản trở cuộc đàm phán? - Mình đã tin cậy phía bên kia chưa? Điều gì ảnh hưởng đến cảm nhận này nhất? - Thời gian đã được sử dụng như thế nào? Liệu có thể sử dụng nó tốt hơn không? - Các bên đã lắng nghe lẫn nhau như thế nào? Ai đã nói nhiều nhất? - Những giải pháp sáng tạo có được đề nghị không? điều gì xảy ra với chúng? - Mình đã hiểu thấu đáo những vấn đề ẩn dấu và những vấn đề có liên quan đến bên kia không? Phía bên kia liệu có hiểu mình không? - Sự chuẩn bị của mình có thích đáng không?Nó ảnh hưởng đến đàm phán như thế nào? - Những lý lẽ nào, mạnh nhất được phía bên kia nêu ra. Họ tiếp thu ý kiến và lý lẽ của mình như thế nào? - Những điểm cơ bản nào mà mình học được từ cuộc đàm phán này?Mình sẽ làm gì khác trong lần đàm phán tới?....... VII. Văn hóa trong đàm phán kinh doanh quốc tế 1. Những lưu ý khi đàm phán với một nền văn hóa khác: - Tìm hiểu sự khác biệt về văn hóa của những người bạn định đàm phán. - Đề phòng đưa ra nhận định chủ quan về văn hóa. - Những phong cách về chiến lược và chiến thuật cần đàm phán làm cho

thích nghi với con người, vấn đề và hoàn cảnh - Ngôn ngữ là vấn đề quan trọng để liên kết giữa các nền văn hóa và giữa những người đàm phán, nhưng nó cũng có thể là rào cản. - Cẩn thận về ngôn ngữ cử chỉ và ý nghĩa kèm theo. - Với những nền văn hóa khác nhau cần có những kiểu đàm phán khác nhau. 

Một số khác biệt cơ bản giữa văn hóa phương đông và phương Tây.

Vấn đề Phương Tây Phương Đông

Phong tục tập quán

Chú trọng tới các quyền, mục đích, ý muốn riêng của từng người

Chú trọng tới tính cộng đồng, cái riêng được coi là một phần của cái chung.

Đổi mới Coi trọng ý nghĩ mới, cách thực hiện tốt nhất công việc đang làm

Coi trọng phong tục, tính kế thừa và sự duy trì cấu trúc xã hội hiện tại

Năng động

Có tính năng động cao. Không cần thiết phải có mối quan hệ cá nhân đậm đà và vững chắc mới được coi là tiền đề cho giao dịch

Ít năng động hơn. Những người đồng sự kinh doanh có khuynh hướng buôn bán với nhau lâu dài và thường khoan dung cho nhau những khuyết điểm của người kia (ở một mức độ nhất định)

Diễn cảm Mạnh dạn biểu hiện cảm xúc một cách tự nhiên

Thường hay bộc lộ cảm xúc mạnh ở nơi công cộng

Đối chất Việc thách thức, đối chất và ngạo mạn là những điều thuộc về bản chất trong nhiều mối quan hệ

Hợp tác đạt mục tiêu chung và tránh mọi hành vi làm mất mặt

Mất uy tín

Sau khi thua trận ( mất uy tín), vẫn có thể hành động bình thường

“Mất mặt” là một điều hết sức xấu và tổn hại tới công việc sau này.

Quan điểm đối với số liệu

Việc quyết định có khuynh hướng dựa vào tính hợp lý và dựa trên cơ sở các số liệu tổng quát

Việc quyết định có xu hướng vào trực giác

Cách suy nghĩ

Bắt đầu từ việc quan sát sự vật xung quanh và thận trọng rút ra một nguyên lý hành động cho một tình huống cụ thể. Đó là kiểu suy nghĩ “từ

Bắt đầu với những nguyên lý chung của hành động và được gắn vào các tình huống. Đó là kiểu suy nghĩ “ từ trên xuống”

dưới lên”

Người đàm phán

Người đàm phán thường là một ủy viên điều hành của công ty

Người chủ công ty thường là người đàm phán

Tập trungMột nhà kinh doanh thường có những việc khác nhau trong đầu kết hợp với việc đàm phán hiện tại

Hướng suy nghĩ vào một mục tiêu duy nhất. Họ chỉ nghĩ về giao dịch hiện tại

Thời gianThời gian là một mối bận tâm chủ yếu

Công việc đạt được kết quả mỹ mãn có giá trị hơn công việc được thực hiện đúng tiến độ

Luật pháp và đạo đức

Tôn trọng luật pháp. Hợp đồng là cơ bản

Sống theo đạo dức. Cảm giác tín nhiệm là cơ bản.

  2. Kinh nghiệm đàm phán với đối tác nước ngoài: Bắt đầu đàm phán:  - Đừng bao giờ nói "Vâng” với đề nghị đầu tiên  - Đòi hỏi nhiều hơn những gì bạn hy vọng đạt được - Có phản ứng trước từng đề xuất của đối tác - Tránh đối đầu. - Đóng vai trò người bán hay người mua bất đắc dĩ.  - Viện cấp quyết định cao hơn hoặc "kẻ đấm người xoa". - Đừng bao giờ đề nghị nhượng bộ ngang bằng  - Biết cách đặt các vấn đề bế tắc sang một bên (Bế tắc không hẳn là ngõ cụt hoàn toàn). - Luôn đề nghị thỏa thiệp  - Đề phòng tạo ra ấn tượng trông chờ vào những nhượng bộ tiếp theo của bạn. Trong quá trình đàm phán: - Đừng bao giờ bó hẹp nội dung đàm phán vào một vấn đề.

 - Trong đàm phán không phải tất cả mọi người đều có mối quan tâm giống nhau. Giá cả không phải lúc nào cũng là vấn đề quan trọng nhất. - Đừng quá tham lam  - Khi đàm phán đã kết thúc hãy tặng lại cho đối tác một vài nhượng bộ nhỏ. Ví dụ: một dịch vụ bổ trợ không quan trọng. - Bạn cần hiểu rõ phong cách đàm phán của bản thân và cố gắng sửa đổi cho thích nghi với đối tác. - Chuẩn bị thật kỹ cho đàm phán. Kết thúc đàm phán: - Đặt phía đối tác vào hoàn cảnh dễ chấp nhận kết quả đàm phán. - Luôn tự hỏi: Đây có phải là tình thế cả hai bên đều giành được thắng lợi hay không? a. Đàm phán với một số đối tác ở châu Âu Cần nhạy cảm với nguồn gốc dân tộc, đặc tính văn hóa; Nắm nhiều thông tin về các dân tộc châu Âu nhưng không theo mẫu rập khuôn bởi hiện tại đây là một cộng đồng các dân tộc đa dạng hơn bao giờ hết; Chuẩn bị tốt và tự tin; Linh hoạt khi trao đổi và không ngại đưa ra các câu hỏi đơn giản. Đối tác Anh: - Hẹn làm việc trước, hãy đến đúng giờ nhưng đừng đến sớm. - Người Anh ít hỏi những vấn đề liên quan đến cá nhân. - Là một xã hội phân biệt giai cấp, mặc dù hiện nay vấn đề này đang dần thay đổi. - Các doanh nhân không giữ một tốc độ làm việc điên rồ như người Mỹ. - Đừng nên lẫn lộn phong cách Anh và Mỹ Đối tác Pháp  - Họ làm việc trong môi trường cạnh tranh cao, vì vậy thường gây ấn tượng là người không lịch sự lắm. 

- Thường niềm nở và thân mật, tự hào về văn hóa và khả năng hùng biện của dân tộc mình. - Thích thắng trong cuộc tranh luận về tính hợp lý của vấn đề mình đưa ra. - Trong đàm phán "Vâng" tức là "Có thể", "Không" tức là chúng ta hãy cùng thỏa thuận. - Hệ thống lãnh đạo trong các doanh nghiệp Pháp rất tập trung từ cao xuống thấp. Hãy luôn đến đúng giờ, đừng làm hỏng bữa ăn vì có ý bàn chuyện kinh doanh trong khi dùng bữa. Đối tác Đức - Phong cách ứng xử lễ nghi hơn người Mỹ. Hẹn đúng giờ là yêu cầu rất quan trọng - Tập trung vào thỏa thuận hợp đồng hơn là giữ mối quan hệ giữa các bên đối tác - Thích các hợp đồng thật chi tiết và thực hiện chính xác các hợp đồng đó. Không thích thay đổi hợp đồng khi đã soạn thảo xong. - Rất chú ý đến các chức danh: Ví dụ Ngài Giáo sư Schmitt. b. Đàm phán với đối tác Nhật Bản: - Cách ứng xử qua điện thoại Doanh nhân Nhật rất coi tọng ứng xử qua điện thoại. Khi điện thoại cho đối tác, cần xưng hô rõ ràng tên cá nhân và tên công ty, cố gắng nói ngắn gọn nội dung công việc để không làm mất thời gian người mình đối thoại khi họ đang bận. Cần ghi trước ra giấy những điểm cần nói  - Giữ đúng hẹn. Luôn giữ đúng hẹn, tuyệt đối không để đối tác chờ là một nguyên tắc bất di bất dịch.  - Coi trọng hình thức Sự coi trọng hình thức được xem là một đặc điểm thể hiện văn hoá Nhật Bản. Chú ý đến hình thức bên ngoài là phép lịch sự thể hiện việc giữ gìn phẩm chất con người và đương nhiên được coi trọng trong môi trường kinh doanh. Trang phục yêu cầu có phần khác nhau tuỳ theo từng ngành và từng loại công việc nhưng thường thì những người làm công việc giao dịch cần

phải đặc biệt lưu ý. Việc gây ấn tượng gọn gàng và cảm giác sạch sẽ bằng trang phục phù hợp với hoàn cảnh công việc được cho là có ảnh hưởng quan trọng đến uy tín của cá nhân và sau đó là uy tín của công ty. Cách làm của người Nhật là “xuất phát từ hình thức”, có nghĩa là [bắt đầu từ việc hoàn thiện hình thức sau đó tiếp tục cụ thể hoá dần nội dung. Người Nhậ “cất” công việc trong ngăn kéo cho đến khi đạt được hình thức ở mức mong muốn mới tiến hành, có lẽ vì thế mà có ý kiến đánh giá người Nhật ứng phó chậm. Nhưng thực ra có khi bên trong công việc đang được tiến hành từng bước. Trước một cuộc họp, bản tóm tắt về nội dung cuộc họp phải được phát. Đọc trước bản tóm tắt, nắm bắt nội dung chính của cuộc họp và chuẩn bị ý kiến của mình được coi là việc làm không chỉ cho người phát biểu mà cho tất cả mọi người tham gia. Sự coi trọng hình thức không chỉ được thể hiện qua các tài liệu giấy tờ như văn thư, sổ kế toán của công ty mà nhiều yếu tố khác cũng được thiết lập dưới những hình thức thống nhất. Con dấu và danh thiếp Người nước ngoài cho rằng con dấu dễ bị làm giả hơn chữ kí bằng tay và hoài nghi không biết có cách nào để phân biệt thật giả, nhưng ở Nhật Bản quy định đóng dấu trên các văn bản chính thức, chứ không dùng chữ kí. Chữ kí không có hiệu lực pháp lý, do vậy các cá nhân cũng như công ty, các cơ quan Chính phủ đều có con dấu riêng của mình và dùng nó trong các văn bản chính thức. Khi chào hỏi làm quen lần đầu tiên bao giờ người Nhật cũng trao đổi danh thiếp, từ đó bắt đầu quan hệ. Sau khi nhận danh thiếp, phải giữ gìn danh thiếp đó cẩn thận để thể hiện sự tôn trọng đối với người mình gặp. Không được nhét vào túi mà phải cẩn thận cho vào sổ để danh thiếp, trong trường hợp đang nói chuyện thì người ta đặt danh thiếp đó lên bàn. Người Nhật nhìn danh thiếp, nhận biết tên công ty và chức vụ của người đối thoại đề qua đó thể hiện thái độ và sử dụng kinh ngữ phù hợp với địa vị của người đó. Địa điểm đàm phán  Việc trao đổi kinh doanh không nhất thiết phải tiến hành ở văn phòng. Tất nhiên, phần nhiều thoả thuận tại văn phòng, song có không ít những cuộc thoả thuận được tiến hành dưới hình thức những bữa ăn tối. Có khi người Nhật vừa chúc rượu vừa bàn bạc chuyện kinh doanh đến tận những chi tiết cụ thể, bữa ăn tối cũng còn là dịp để trao đổi thông tin.  Những nét tinh thần độc đáo hình thành qua lịch sử lâu đời được thế hệ người Nhật ngày nay kế tục, song đồng thời quá trình quốc tế hoá đã tạo nhiều cơ hội tiếp xúc với nền văn hoá mới cũng làm cho cả người Nhật và công ty Nhật Bản dần dần thay đổi. Nhân viên của các công ty Nhật Bản trải qua quá trình đào tạo, giáo dục và tích lũy kinh nghiệm thực tế trong công việc, khi được cử sang các chi nhánh ở nước ngoài phải đối mặt với việc

thích ứng với nền văn hoá của nước đó. Vì vậy, làm sao để giữ gìn được bản sắc văn hoá độc đáo của dân tộc, đồng thời hoà nhập được với công đồng quốc tế là một vấn đề lớn mà mỗi một cá nhân và công ty của Nhật Bản đều quan tâm.

Chương XI: Kỹ năng thuyết trình

 Trong từ điển từ “thuyết trình” có rất nhiều nghĩa. Chúng ta sẽ hiểu từ “thuyết trình” theo nghĩa xuất phát từ “trình bày” có nghĩa là “đưa cho ai đó một cái gì đó – nói điều gì đó với ai đó” hoặc giao tiếp với ai đó. “Thuyết trình” là một hình thức của giao tiếp và có thể được nhận thấy ở dưới nhiều hình thức khác nhau. Một số ví dụ của thuyết trình trong kinh doanh là: Viết: Thư, lời nhắn, báo cáo, nhận xét, biên bản của cuộc họp, các cuộc họp, đề nghị … Nói: Chuyện trò, họp, phỏng vấn, bán một sản phẩm hoặc dịch vụ Hành động :Ngôn ngữ cử chỉ, hành động Các nội dung về “Kỹ năng thuyết trình” dưới đây sẽ không bao gồm các chi tiết của một bài thuyết trình dưới dạng viết, mà chỉ đề cập tới hai kiểu dạng thuyết trình nói đó là: • Một bài giới thiệu sản phẩm/bán hàng tốt • Tổ chức cuộc họp

1. Giới thiệu sản phẩm và bán hàng 

 

2. Tổ chức cuộc họp

1. Giới thiệu sản phẩm và bán hàng 1.1. Các đặc điểm của một bài phát biểu hiệu quả - Có mục đích/chức năng rõ ràng: Trước khi tiến hành giới thiệu về sản phẩm hoặc bán hàng, mục đích/chức năng của bài thuyết trình cần phải được đặt ra. Điều này sẽ bảo đảm một cơ hội tốt hơn nhằm đạt được hiệu quả thuyết trình. 

Có bốn mục đích và chức năng chính của một bài phát biểu. 1- Chức năng thông báo: Cung cấp thông tin về sản phẩm dịch vụ và các vấn đề liên quan. 2- Chức năng thuyết phục: Nhằm đạt tới kết quả bắt buộc người nghe phải nghe theo  3- Chức năng kiểm soát: Nhằm bảo đảm rằng bài giới thiệu phải đi theo đúng chức năng hoặc mục đích 4- Chức năng kết hợp: Kết hợp các chức năng trên với nhau vì mục tiêu chung của bài trình bày. Bất kỳ bài giới thiệu sản phẩm hoặc bán hàng nào đều phải có ít nhất một trong các chức năng chủ yếu trên hoặc một chức năng chủ yếu và kết hợp với các chức năng thứ yếu khác nữa. - Được chuẩn bị chu đáo: Càng chuẩn bị chu đáo càng tăng sức thuyết phục. Một trong những nguyên tắc cơ bản là “không phải tình bày những gì bạn muốn mà trình bày những gì họ muốn nghe”. Mặc dù chủ đề bài phát biểu hay hoặc dở, thì người phát biểu lúc nào cũng phải tuân thủ chiến lược “chuẩn bị”. Được chuẩn bị sẽ giảm được mức độ sợ hãi. - Nội dung:  Nội dung của bất kỳ bài phát biểu nào cần phải theo thứ tự logic. Hơn thế nữa, bài phát biểu phải được trình bày một cách rõ ràng với thông tin đầy đủ. Điều đó sẽ tạo ra ham muốn lắng nghe và hiểu được ý của người trình bày. Để có thể đạt được những khả năng đó, thì việc chuẩn bị là vô cùng quan trọng. Nội dung sẽ bao gồm 3 phần và chia thời gian bài phát biểu theo tỷ lệ. Đó là:  + Giới thiệu - Mục đích phát biểu - Tạo nên sự hoà hợp - Giới thiệu chủ đề bài phát biểu + Trình bày các điểm chính: Các điểm chính với chi tiết giải thích hoặc tương phản

 + Hiển thị dưới dạng hình ảnh minh hoạ để tăng cường thêm cho nội dung trình bày. Trình bày những bức ảnh, hình vẽ, đồ hoạ,… sẽ có kết quả tốt. Một bức ảnh có thể nói hàng nghìn từ. Lợi ích chính của các giáo cụ trực quan nhằm chuyển tải những thông tin kinh doanh sẽ giúp cho người nghe/người đọc hiểu và nhớ hơn. Chỉ cần nhìn liếc qua mọi thông tin về quá khứ, hiện tại và tương lai sẽ được phân tích nhanh chóng. + Kết thúc trình bày: - Nhắc lại mục đích và khuyến khích  - Tóm tắt các điểm chính. 1.2. Các đặc điểm của một người thuyết trình tốt • Thể hiện tính cách cá nhân - Hoà hợp với người nghe. - Liên lạc bằng mắt với người nghe. - Thể hiện sự tự tin: Qua hành động, điệu bộ, cử chỉ, lời nói…. - Có khả năng trả lời câu hỏi: Trả lời mọi câu hỏi đặt ra có liên quan đến nội dung trình bày và không bao giờ nói “không biết” khi bị hỏi. • Kiểm soát được giọng nói và các yếu tố tương tác - Kiểm soát giọng nói: Người trình bày có thể tuỳ theo diễn biến của nội dung mà sử dụng các cấp độ, nhịp độ giọng nói khác nhau nhằm nhấn mạnh nội dung hoặc thu hút sự tập trung của người nghe. - Sử dụng microphone - Đoán trước được phản ứng: Chuẩn bị tốt và tích luỹ kinh nghiệm cho phép dự đoán trước được các khả năng phản ứng, các tình huống có thể khơi gợi phản ứng của người nghe. Người trình bày cần hiểu rằng phản ứng của người nghe là “lời mời gọi để được thuyết phục”. Phản ứng của người nghe không bao giờ được coi là sự cản trở hay dấu hiệu thất bại của bài trình bày. - Biết người nghe và đọc được ngôn ngữ của chỉ của người nghe Bài tập thực hành: Hãy sắp xếp các đoạn dưới đây để thành một bài phát biểu về “Khách sạn

Happy”  Trên đây đã tóm tắt xong bài phát biểu của tôi hôm nay về “Khách sạn Happy”. Tôi hy vọng rằng các bạn sẽ đến với khách sạn chúng tôi trong các công việc kinh doanh của bạn. Khách sạn sẽ luôn quan tâm đến nhu cầu của khách hàng của bạn. Như trên đã nói các phòng đều lớn với đồ nội thất làm bằng gỗ cây tếch, nhà hàng có nhiều loại món ăn với giá cả hợp lý và mọi người ở đây đều thân thiện. ở lại với chúng tôi các bạn sẽ cảm thấy thật tuyệt vời.  Khách sạn có 3 nhà hàng. Một nhà hàng phục vụ các món ăn Việt Nam, một nhà hàng phục vụ các món ăn châu Âu như thịt nướng và bánh sandwiches. Nhà hàng thứ 3 nằm dưới tầng trệt chuyên phục vụ các món cá. Các món ăn đều ngon và giá cả rất hợp lý. Khách sạn có 100 phòng hạng superior và 50 phòng executive. Các phòng đều được trang bị đồ nội thất bằng gỗ tếch và dường nghỉ đều rất sách sẽ và êm ái. Đèn được thiết kế tốt và sáng sủa. Mỗi phòng đều rộng và bạn thậm chí có thể có cả một cuộc họp kinh doanh nhỏ. Bài phát biểu hôm nay về “Khách sạn Happy”. Mục đích của bài phát biểu là nhằm cung cấp cho các bạn thông tin về khách sạn mới này. Hy vọng rằng cuối bài trình bày này các bạn sẽ cân nhắc đến việc trở thành khách hàng quen thuộc của khách sạn. Tôi sẽ trình bày 3 điểm mấu chốt sau:  Đó là:  (a) Phòng  (b) Nhà hàng và cuối cùng là (c) con người Khách sạn có 150 người. Tất cả mọi người đều đã được đào tạo. Để cung cấp dịch vụ khách hàng tốt họ được dạy phải luôn mỉm cười. Khách hàng sẽ rất thích thú khi nói chuyện với họ. Đồng phục của mọi người đều chỉnh tề và sạch sẽ. 2. Tổ chức cuộc họp 2.1. Các đặc điểm của một cuộc họp tốt Khái niệm: Một cuộc họp là gì?  - Họp là một hình thức giao tiếp. Đó là một nhóm người tập trung nhau lại với mục đích để thảo luận, tranh cãi hoặc quyết định. Vì một cuộc họp thường

liên quan đến nhiều người, nên thường khác nhau về ý kiến và có thể gây nên các vấn đề.  - Một cuộc họp tốt sẽ hạn chế những sự khác biệt đó và kết quả có thể đạt được ngay. Mọi cuộc họp đều phải được chuẩn bị, cân nhắc và tiến hành để xem làm thế thế nào để mọi thứ đều tốt. - Các kiểu họp khác nhau về qui mô (số lượng người tham dự), tính chất (chính thức hoặc không chính thức), thời gian… Cả hai loại cuộc họp chính thức và không chính thức đều cần đến sự cẩn thận và quan tâm. Nó sẽ trở nên ít chính thức hơn khi có sự thờ ơ và vấn đề xảy ra. - Các cuộc họp đều phải tuân thủ một hoặc kết hợp các mục đích sau:

• Kiểm soát

 

• Kết hợp

 

• Thông báo

 

• Thuyết phục

Tiến trình một cuộc họp sẽ bao gồm:

• Phân tích và giải quyết các vấn đề

 

• Tư vấn và giải hoà các xung đột

 

• Thảo luận và trao đổi quan điểm

 

• Nêu vấn đề và tạo động cơ

 

• Xúc tiến thay đổi kiến thức, kỹ năng và quan điểm

 

• Nhận được ý kiến và hồi âm

 

• Tăng cường hỏi đáp

 

• Đào tạo và phát triển

Nói chung mục đích của bất kỳ cuộc họp nào đều nhằm đến một quyết định, một hành động hoặc một sự thay đổi - Chi phí và hiệu quả Mọi cuộc họp đều phải tính đến chi phí. Dưới đây là ví dụ một số chi phí khác nhau : + Chi phí thời gian + Chi phí vật chất: tiền và các dụng cụ phụ trợ sử dụng + Chi phí cơ hội: Mọi người có thể làm được việc gì nếu họ không đến cuộc họp, giá trị của những hoạt động này như thế nao?, là bao nhiêu?. Vì vậy hãy luôn nghĩ đến thời gian của mọi người và bạn phải chắc chắn rằng cuộc họp của bạn là đáng giá để tổ chức và tham dự Cuộc họp tồi sẽ dẫn đến: - Quyết định tồi - Chính sách tồi - Tạo nên sự hỗn độn và xáo trộn - Gián đoạn công việc - Gây chú ý tới những nhiệm vụ nhỏ hơn là những nhiệm vụ lớn quan trọng 

- Tinh thần thấp - Giảm tiến trình làm việc và hoãn lại hành động - Nước mắt  Phí thời gian và tiền bạc  … tất cả những điều trên dẫn đến kết quả công việc không hiệu quả Do đó một cuộc họp tốt nhất thiết phải có bài phát biểu của chủ tịch và các thành viên. Để tránh chi phí cao và khó khăn và đảm bảo rằng cuộc họp sẽ thành công và đáng giá, thì câu hỏi đầu tiên cần phải đặt ra khi chuẩn bị một cuộc họp là : Cuộc họp có thực sự cần thiết không?” Có lý do cụ thể và mục đích rõ ràng cho cuộc họp sẽ đạt được những ảnh hưởng sau:

• Mọi người sẽ hiểu rõ tại sao cuộc họp được tổ chức

 

• Mọi người sẽ được chuẩn bị và có thể đóng góp

 

• Mọi người sẽ được tập trung

 

• Mọi người sẽ muốn tham dự cuộc họp của bạn nếu cuộc họp là có hiệu quả.

 

• Sắp xếp và môi trường: Việc sắp xếp và môi trường trong phòng họp tạo nên không khí cho cuộc họp. Đó chính là thuyết trình có chuẩn bị. Điều đó có thể tăng cường hơn cho bài thuyết trình nói. Việc bố trí chỗ ngồi là rất quan trọng và sẽ được sử dụng cho các cuộc họp khác nhau:

Kiểu dạng phòng họp:

 + Tròn, oval + Hội thảo / hội nghị + Hình vuông + Hình chữ U Môi trường xung quanh cũng tạo nên không khí cho cuộc họp. Cân nhắc những vấn đề môi trường này sẽ tăng cường thêm cho bài thuyết trình. Các yếu tố về môi trường như: + Nhiệt độ và không khí trong phòng + Sạch sẽ + Ánh sáng + Kích cỡ phòng + Mùi /mùi thơm + Thiết bị nghe nhìn + Hệ thống âm thanh + Tiếng động, tiếng ồn 2.2. Vai trò của một người chủ toạ thuyết trình tốt a. Công tác chuẩn bị trước cuộc họp Chuẩn bị chương trình - Các mục mới để thảo luận, và cụ thể ai sẽ dẫn hoặc - Thứ tự để tổng kết lại cuộc họp trước và các hoạt động tiếp theo - Thời gian chương trình, thời gian nghỉ ( nếu cần) - Các vấn đề hành chính - Tài liệu - Bảo đảm rằng biên bản và chương trình được phát đúng lúc

 - Bố trí phòng họp - Chỗ ngồi cho đại biểu - Cà phê giải khát Chuẩn bị về cá nhân - Chương trình - Bản thân: Trang phục, diện mạo, kiểm soát cảm xúc… b. Diễn biến quá trình họp Thông báo và giới thiệu chương trình Chủ toạ sẽ thông báo cho mọi người về: + Hình thức của cuộc họp + Chương trình của cuộc họp Chương trình sẽ như một chiếc bản đồ của cuộc họp. Nó sẽ nói cho chúng ta thứ tự của các vấn đề sẽ thảo luận. Có ba phần chính được gọi là thủ tục khai mạc, vấn đề kinh doanh chính và thủ tục bế mạc. Một chương trình tốt sẽ tăng cường hơn cho các bài thuyết trình trong cuộc họp. + Biên bản: Trong một số cuộc họp, thì biên bản sẽ rất cần thiết. Đôi khi nó chỉ là một mẫu form đơn giản trong khi ở một số cuộc họp khác nó được viết chính thức tiếp theo chương trình. Đó là một hình thức của bài thuyết trình viết sẽ giúp cho bài thuyết trình nói (chủ toạ và các thành viên thảo luận) Biên bản là các bản viết thường xuyên với ba chức năng: +Thúc giục hành động: Nhắc mọi người đã nhận nhiệm vụ trong cuộc họp phải làm và làm đúng thời hạn + Là bước nối với cuộc họp tiếp theo: nối giữa các cuộc họp bảo đảm rằng các vấn đề được báo cáo hoặc được triển khai + Ghi chép:  Ghi chép thường xuyên những gì đã xảy ra và quyết định được thống nhất. Biên bản tốt sẽ rất hiệu quả và là bài trình bày hữu ích nếu chúng :

 + Chính xác: điều này rất quan trọng vì bất kỳ bỏ sót nào cũng gây nên vấn đề + Mục tiêu: Dù ai chuẩn bị biên bản cũng phải đưa ra mục tiêu và không được đưa ý kiến cá nhân vào + Dễ hiểu: Tóm tắt và ghi chép đúng + Trách nhiệm: Ai sẽ đảm nhiệm việc gì, trước thời hạn nào, tất cả được viết và trình bày theo tiêu chuẩn  Cơ cấu - Tuân theo chương trình - Thời gian Kiểm soát - Thời gian - Ứng xử và thời gian nói chuyện của mọi người - Đặt câu hỏi Tóm tắt - Mỗi phần của chương trình - Đạt được quyết định rõ ràng Lắng nghe - Cách ứng xử của mọi người - Đóng góp Cách nói: - Hình thức ngôn ngữ cử chỉ tỏ ra tự tin - Nói rõ ràng và dùng những câu ngắn, đơn giản, không sử dụng tiếng lóng - Thay đổi tốc độ nói, sẵn sàng đặt câu hỏi 

- Chọn mức âm lượng phù hợp với người nghe - Nếu sử dụng micro, để micro cách miệng 4 cm - Vừa nói vừa minh hoạ 2.3. Người thuyết trình hiệu quả a. Ấn tượng đầu tiên và ấn tượng cuối cùng Ấn tượng tốt đầu tiên của người thuyết trình sẽ tạo ra:

• Tin tưởng

 

• Tin cậy

 

• Hưởng ứng

Ấn tượng cuối cùng của người thuyết trình sẽ tạo ra:

• Một ấn tượng lâu dài

 

• Cơ hội khác

Quy luật 7 áp dụng cho cả ấn tượng đầu và cuối buổi họp: Các nghiên cứu về tâm lý-xã hội học chỉ ra rằng người tình bày có thể và có cơ hội gây ấn tượng mạnh nhất trong 7 giây đầu tiên/cuối cùng. - Bảy giây đầu tiên / cuối cùng khi xuất hiện và hành động - Bảy giây đầu tiên/cuối cùng của chuyển động - Bảy giây đầu tiên/cuối cùng của bài phát biểu Bề ngoài và hành động ‘nói lên hàng ngàn từ’ về người thuyết trình, trong đó việc ăn mặc chỉnh tề của người trình bày có ý nghĩa rất lớn, cần phải cân nhắc đến chi tiết sau sao cho phù hợp: + Tóc

 + Khuôn mặt + Quần áo, kiểu quần áo và lý do sử dụng kiểu quần áo đó. + Giầy + Những thứ khác: cà vạt, thắt lưng, hoa tai, nước hoa…. + Kết hợp mầu sắc  b. Cách ứng xử hiệu quả Để có thể nhận được sự kính trọng, thì hướng tới người nghe chính xác là rất quan trọng. Trong trình bày có rất nhiều hình thức gọi người nghe dựa theo vị trí, môi trường và địa điểm. Ví dụ:  “Ông Trần Văn Công, trưởng phòng kinh doanh sẽ…..(chính thức giới thiệu ai đó) “Các quý ông, quý bà ở công ty…… (chính thức chỉ định nhóm người) “Thưa các vị khách quý, thưa ông chủ tịch……” Lưu ý rằng trong trình bày không bao giờ được phép gọi tên không, mà cần gọi đầy đủ họ tên với chức danh ngắn gọn Hướng tới người nghe bao gồm tất cả các hình thức viết và hành động phù hợp khi trình bày. Viết : Ví dụ: Lời chào mừng cho các bức thư và lời nhắn Hành động : Ví dụ:  + Đưa và nhận tài liệu, cặp, sách, báo cáo + Đưa và nhận danh thiếp + Bắt tay + Cúi chào 

+ Cử chỉ:  Ngôn ngữ cử chỉ là một hình thức giao tiếp im lặng và tế nhị. Trong hầu hết các trường hợp, ngôn ngữ cử chỉ được thực hiện thậm chí không chủ định. Ngôn ngữ cử chỉ có thể chuyển tải các nội dung nhất định. Chúng ta cần học cách đọc được các thông điệp và bắt đầu hiểu được các thông điệp cử chỉ. Hiểu các kiểu cử chỉ khác nhau  Buồn giận: Thở ngắn và phát những tiếng như ‘tsk’, vặn tay, ghì chặt tay, chỉ ngón tay, đưa tay lên tóc vuốt, gãi gáy… Lo lắng: Ho, phát ra âm thanh như ‘whew’, huýt sáo, hút thuốc, cấu véo, bồn chồn, lắc tiền hoặc chìa khoá, kéo tai, vặn tay….Hợp tác: Tựa người về phía trước, tay mở, ngồi ở mép ghế, thiết lập các cử chỉ từ tay đến mặt, áo choàng không cài khuyBảo thủ: Vòng tay liếc nhìn các phía, sờ mũi, dụi mắt, cài khuy áo khoác, dịch chuyển xa ra. Quyền lực, tự tin: Có những cử chỉ thân thiện, ngồi thẳng, chống tay thành hình tháp, để tay đằng sau lưng, để tay trong túi áo với ngón tay cái ra ngoài, cử chỉ niềm nở, quay lưng vào người khác, ngồi ở tư thế nghỉ ngơi và gần như nằm ra. Yếu đuối và không cảm thấy an toàn: Có những chuyển động nhỏ, rụt vai, nhai kẹo cao su, ngồi chơi không, cắn ngón tay, dựa mình về phía sau. Sử dụng các kiểu hiệu quả Sử dụng các kiểu hiệu quả có thể truyền tải một thông điệp hoặc một phản ứng dựa trên từng trường hợp. Ngôn ngữ cử chỉ hiệu quả là rất quan trọng trong một bài phát biểu ngắn hay dài. Việc sử dụng như thế nào tuỳ thuộc vào mục đích của người trình bày nhằm tăng sức thuyết phục hoặc chuyển tới người nghe một thông điệp không lời tế nhị.