bbpp1103 prinsip pengurusan

8/15/2019 BBPP1103 Prinsip Pengurusan

1/263

BBPP1103

PRINSIPPENGURUSANShahrol Aman Ahmad

Azhari RamliNasri Nalimi

Azelin AzizProf Madya Dr Santhi Raghavan


2/263

Edisi Pertama, Ogos 2012

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM), Ogos 2012, BBPP1103Hak cipta terpelihara. Tiada bahagian daripada bahan ini boleh disalin semula dalam mana-manacara tanpa kebenaran secara bertulis daripada Presiden Open University Malaysia (OUM).

Pengarah Projek: Prof Dr Mansor Fadzil Prof Dr Zakaria IsmailOpen University Malaysia

Penulis Modul: Shahrol Aman Ahmad Azhari Ramli Nasri Nalimi Azelin AzizUniversiti Utara Malaysia

Prof Madya Dr Santhi Raghavan Open University Malaysia

Penyederhana: Dr Wardah MohamadOpen University Malaysia

Penterjemah: Tun Nur Afizah Zainal Ariff Universiti Sains Islam Malaysia

Dibangunkan oleh: Pusat Reka Bentuk Pengajaran dan TeknologiOpen University Malaysia

Dicetak oleh: Meteor Doc. Sdn. Bhd.Lot 47-48, Jalan SR 1/9, Seksyen 9,Jalan Serdang Raya, Taman Serdang Raya,43300 Seri Kembangan, Selangor Darul Ehsan


3/263

Panduan Kursus xi xvii Topik 1 Apakah itu Pengurusan? 1

1.1 Definisi Pengurusan 21.2 Siapakah Pengurus? 3

1.2.1 Fungsi-fungsi Pengurusan 31.2.2 Peranan Pengurus 51.2.3 Kemahiran Seorang Pengurus 8

1.3 Jenis-jenis Pengurus 101.4 Evolusi Teori Pengurusan 111.4.1 Perspektif Klasikal 121.4.2 Perspektif Kemanusiaan 171.4.3 Pendekatan Pengurusan Kuantitatif 181.4.4 Pendekatan Kontemporari 19

Rumusan 23Kata Kunci 24

Topik 2 Perancangan 25

2.1 Definisi Perancangan 262.2 Bagaimana Merancang Dengan Berkesan? 272.3 Jenis-Jenis Perancangan 312.4 Kelebihan-kelebihan dan Kelemahan-kelemahan

Perancangan 352.4.1 Kelebihan-kelebihan Perancangan 362.4.2 Kelemahan-kelemahan Perancangan 37


Topik 3 Pembuatan Keputusan 413.1 Persekitaran Pembuatan Keputusan 423.1.1 Pembuatan Keputusan dalam Keadaan Kepastian 433.1.2 Pembuatan Keputusan dalam Keadaan

Ketidakpastian 433.1.3 Pembuatan Keputusan dalam Keadaan Berisiko 43

3.2 Proses Pembuatan Keputusan yang Rasional 46

Isi Kandungan


4/263

ISI KANDUNGANiv

3.3 Batasan-batasan dalam Pembuatan Keputusan Rasional 483.3.1 Kesilapan Umum dalam Pembuatan Keputusan 493.3.2 Kerasionalan Terbatas 50

3.3.3 Persekitaran Berisiko 513.4 Bagaimana Memperbaiki Pembuatan Keputusan 513.4.1 Menggunakan Peraturan dan Ujian 523.4.2 Menggunakan Kumpulan 54

3.5 Kaedah-kaedah Pembuatan Keputusan Berkumpulan 553.5.1 Sumbangsaran 553.5.2 Teknik Kumpulan Nominal 563.5.3 Teknik Delphi 573.5.4 Kelebihan-kelebihan Pembuatan Keputusan

Berkumpulan 58

3.5.5 Kelemahan-kelemahan Pembuatan KeputusanBerkumpulan 59Rumusan 63Kata Kunci 63

Topik 4 Reka Bentuk Organisasi 644.1 Faktor-faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi 65

4.1.1 Strategi Organisasi 654.1.2 Saiz Organisasi 664.1.3 Teknologi 664.1.4 Persekitaran 67

4.2 Mereka Bentuk Struktur Organisasi 674.2.1 Penjabatanan 67

4.3 Autoriti 714.3.1 Rantaian Arahan 724.3.2 Autoriti Lini dan Staf 734.3.3 Fungsi Lini dan Staf 734.3.4 Jangkauan Kawalan 74

4.4 Pemusatan dan Pemencaran 754.5 Reka Bentuk Kerja 76

4.5.1 Pengkhususan Kerja 774.5.2 Pusingan, Perluasan dan Pengayaan Kerja 77

4.6 Reka Bentuk Proses Organisasi 794.6.1 Kemunculan Reka Bentuk Organisasi Baru 79



5/263

ISI KANDUNGAN v

Topik 5 Pengurusan Sumber Manusia 875.1 Menentukan Keperluan Sumber Manusia 88

5.1.1 Analisis Kerja 89

5.1.2 Ramalan 915.2 Perekrutan/Pengambilan 925.2.1 Perekrutan Dalaman 925.2.2 Perekrutan Luaran 93

5.3 Pemilihan Pekerja Berkelayakan 945.3.1 Borang Permohonan dan Resume 945.3.2 Rujukan dan Semakan Latar Belakang 955.3.3 Ujian Pemilihan 955.3.4 Temu Duga 97

5.4 Pembangunan Pekerja Berkelayakan 98

5.4.1 Orientasi 995.4.2 Latihan 995.4.3 Menentukan Keperluan Latihan 995.4.4 Kaedah Latihan 101

5.5 Penilaian Prestasi 1035.5.1 Siapa yang Harus Menilai? 1045.5.2 Kaedah-kaedah Penilaian Prestasi 105

5.6 Mengekalkan Pekerja Berkelayakan 1075.7 Pemisahan Pekerja 109

5.7.1 Pemberhentian Pekerja 1095.7.2 Pengecilan 1105.7.3 Persaraan 1115.7.4 Pusing Ganti Pekerja 112


Topik 6 Komunikasi dalam Organisasi 1176.1 Definisi Komunikasi 1186.2 Jenis-jenis Komunikasi 121

6.2.1 Komunikasi Formal 1216.2.2 Komunikasi Tidak Formal 1246.2.3 Komunikasi Bukan Lisan 125

6.3 Meningkatkan Keberkesanan Komunikasi 1256.3.1 Halangan dalam Komunikasi 1256.3.2 Langkah-langkah Mengatasi Halangan dalam

Komunikasi 127Rumusan 132Kata Kunci 132


6/263

ISI KANDUNGANvi

Topik 7 Motivasi 1337.1 Model Klasikal dan Pengurusan Saintifik 134

7.1.1 Pendekatan-pendekatan dalam Motivasi 135

7.2 Pendekatan Berasaskan Keperluan 1367.2.1 Hierarki Keperluan Maslow 1367.2.2 Model Dua Faktor 1387.2.3 Teori Perolehan Keperluan 140

7.3 Pendekatan Berasaskan Proses 1417.3.1 Teori Jangkaan 1417.3.2 Teori Ekuiti 1427.3.3 Model Penetapan Matlamat 1447.3.4 Model Pengukuhan 145

Rumusan 149

Kata Kunci 150Topik 8 Kepimpinan 151

8.1 Pendekatan Kepimpinan 1528.1.1 Pendekatan Berpusatkan Pemimpin 1528.1.2 Pendekatan Kepimpinan Berpusatkan Pengikut 1588.1.3 Pendekatan Interaktif 159

8.2 Kepimpinan Strategik 1658.2.1 Kepimpinan Berwawasan 1668.2.2 Kepimpinan Karismatik 1668.2.3 Kepimpinan Transaksi 1668.2.4 Kepimpinan Transformasi 166


Topik 9 Kawalan 1719.1 Definisi Kawalan 172

9.1.1 Jaminan Kualiti 1729.1.2 Persediaan Menghadapi Perubahan 173

9.2 Langkah-langkah dalam Proses Kawalan 1739.2.1 Menetapkan Standard 1749.2.2 Mengukur Prestasi dan Membuat Perbandingan 1749.2.3 Tindakan Pembetulan 175

9.3 Proses Dinamik 1759.4 Kaedah Asas dalam Kawalan 175

9.4.1 Prakawalan/Kawalan Awalan 1769.4.2 Kawalan Serentak 1769.4.3 Kawalan Maklum Balas 177


7/263

ISI KANDUNGAN vii

9.5 Bentuk-bentuk Kawalan 1779.5.1 Kawalan Birokratik 1779.5.2 Kawalan Objektif 178

9.5.3 Kawalan Normatif 1789.5.4 Kawalan Bersepadu 1789.5.5 Kawalan Diri 179

9.6 Faktor-faktor yang Perlu Dikawal 1799.6.1 Kewangan 1799.6.2 Sumber Manusia 1809.6.3 Operasi Dalaman 1809.6.4 Pelanggan 181


Topik 1 Mengurus Pasukan 18510.1 Perbezaan antara Pasukan dengan Kumpulan 18610.2 Kelebihan Pasukan 18710.3 Kelemahan Pasukan 18910.4 Bilakah Pasukan Diperlukan? 19010.5 Jenis-jenis Pasukan 19210.6 Ciri-ciri Pasukan 196

10.6.1 Norma Pasukan 19610.6.2 Perpaduan Pasukan 19610.6.3 Konflik Pasukan 19710.6.4 Fasa-fasa dalam Pembangunan Pasukan 197

10.7 Ke Arah Membina Pasukan Berprestasi Tinggi 200Rumusan 205Kata Kunci 206

Topik 11 Inovasi dan Perubahan 2 711.1 Mengapakah Inovasi Penting? 208

11.1.1 Kitaran Teknologi 20811.2 Pengurusan Inovasi 209

11.2.1 Mengurus Sumber-sumber Inovasi 21011.3 Perubahan dalam Organisasi 211

11.3.1 Faktor-faktor yang Membawa kepada Perubahan 21211.4 Mengurus Perubahan 215

11.4.1 Aspek-aspek yang Boleh Diubah oleh EjenPerubahan 217

11.5 Halangan kepada Perubahan 21911.5.1 Halangan Secara Individu 22011.5.2 Halangan Organisasi 220


8/263

ISI KANDUNGANviii

11.6 Mengatasi Halangan kepada Perubahan 22211.4 Cara-cara Mengurus Perubahan 223Rumusan 227

Kata Kunci 227

Jawapan 228


9/263

PANDUAN KURSUS


10/263


11/263

PANDUAN KURSUS xi

DESKRIPSI PANDUAN KURSUS

Anda perlu membaca Panduan Kursus dengan berhati-hati daripada awalsehingga akhir. Ia menyatakan kandungan kursus dengan ringkas dan bertujuanmembantu anda memahami kandungan kursus. Ia juga mencadangkan jumlahtempoh masa untuk anda habiskan bagi melengkapkan kursus ini dengansepenuhnya. Sentiasalah rujuk Panduan Kursus secara berterusan semasa andamembaca kandungan kursus kerana ia dapat membantu dalam menjelaskankomponen-komponen pembelajaran penting yang mungkin anda terlepaspandang.

PENGENALAN

BBPP11 3 Prinsip Pengurusan adalah salah satu kursus yang ditawarkan olehFakulti Perniagaan dan Pengurusan di Open University Malaysia (OUM). Kursusini melibatkan 3 jam kredit dan harus dijalankan dalam tempoh masa 15 minggu.

KEPADA SIAPA KURSUS INI DITAWARKAN

Kursus ini adalah kursus wajib di Open University Malaysia.

Sebagai pelajar jarak jauh, anda seharusnya fasih dengan keperluanpembelajaran kendiri dan mampu mengoptimakan kaedah pembelajaran danpersekitaran yang sedia ada. Sebelum anda memulakan kursus ini, sila pastikananda maklum dengan bahan kursus, kelayakan kursus dan bagaimana kursustersebut dikendalikan.

PERUNTUKAN MASA PEMBELAJARAN

Berdasarkan piawaian OUM, seseorang pelajar itu perlu memperuntukkan40 jam pembelajaran bagi setiap jam kredit. Selaras dengan piawaian ini, kursus

yang bernilai tiga jam kredit memerlukan masa selama 120 jam pembelajaran.Anggaran masa pembelajaran ialah seperti yang ditunjukkan di dalam Jadual 1.


12/263

PANDUAN KURSUS xii

Jadual 1: Anggaran Masa Pembelajaran

Aktiviti Pembelajaran JamPembelajaran

Membaca kandungan kursus dan mengambil bahagian dalamperbincangan awal 3

Membaca modul 60

Menghadiri 3 hingga 5 sesi tutorial 10

Perbincangan atas talian 12

Mengulang Kaji 15

Menyiapkan Tugasan, Ujian dan Peperiksaan 20

JUMLAH MASA PEMBELAJARAN 12

HASIL PEMBELAJARAN

Di akhir kursus ini, anda seharusnya dapat:

1. Menghuraikan beberapa konsep-konsep asas, fungsi-fungsi dan kemahiranasas dalam pengurusan;

2. Menerangkan pengurusan dalam sebuah organisasi termasuk pekerja dansumber fizikal;

3. Menerangkan perubahan dalam pengurusan dan amalan pengurusansemasa dalam dunia perniagaan hari ini; dan

4. Mengaplikasikan prinsip-prinsip pengurusan di tempat kerja.

SINOPSIS KURSUS

Kursus ini terbahagi kepada 11 topik. Sinopsis untuk setiap topik adalah sepertiyang disenaraikan berikut:

Topik 1 memberi gambaran keseluruhan tentang pengurusan dan peranan yangharus dimainkan oleh pengurus. Kemahiran pengurusan yang diperlukan padatahap yang berbeza juga akan diperkenalkan. Pelajar akan didedahkan kepadaevolusi pemikiran pengurusan yang menjelaskan pemikiran yang disumbangkanoleh pemikir pengurusan utama.


13/263

PANDUAN KURSUS xiii

Topik 2 membincangkan perancangan sebagai salah satu fungsi yang palingpenting dalam pengurusan. Proses yang terlibat dalam perancangan yang berkesan, jenis perancangan serta kebaikan dan keburukan perancangan turut

dibincangkan.

Topik 3 membincangkan proses pembuatan keputusan termasuklah mengenalpasti masalah, menghasilkan penyelesaian alternatif, memilih dan melaksanakanpenyelesaian terbaik yang ada. Topik ini juga akan membincangkan situasimembuat keputusan syarat-syarat tertentu, keadaan tidak menentu dankeadaan berisiko serta langkah-langkah yang terlibat dalam membuat keputusanrasional. Jenis-jenis batasan dalam proses membuat keputusan, kerasionalanterikat, kesilapan lazim dan persekitaran berisiko juga akan dibincangkan.Akhirnya, topik ini membincangkan dua kaedah untuk meningkatkan kualiti

keputusan yang dibuat dengan menggunakan peraturan tertentu dan ujian.Pembuatan keputusan secara kumpulan turut dibincangkan.

Topik 4 membincangkan reka bentuk sesebuah organisasi. Beberapa faktoryang mempengaruhi struktur organisasi seperti strategi, saiz, alam sekitardan teknologi akan dibincangkan. Jenis-jenis organisasi seperti penjabatanan berdasarkan fungsi, produk, pelanggan, lokasi geografi dan matriks akanditerangkan. Ini diikuti oleh pengurusan organisasi yang melibatkan autoriti,rantaian arahan, jangkauan kawalan, penyerahan kerja, pemusatan danpemencaran. Topik ini juga akan membincangkan reka bentuk kerja yangmelibatkan pengkhususan kerja, pusingan kerja, pengayaan kerja dan perluasankerja. Akhirnya, topik ini juga akan menerangkan reka bentuk organisasi dan beberapa jenis struktur baru lain seperti struktur mekanistik dan organik.

Topik 5 menumpukan perhatian kepada pengurusan sumber manusia. Topikini membincangkan perancangan sumber manusia, teknik perekrutan danpemilihan pekerja. Turut dibincangkan juga kepentingan latihan, penilaianprestasi, saraan dan penamatan kakitangan.

Topik 6 meliputi komunikasi, di mana elemen asas dalam proses komunikasiadalah dinyatakan. Sistem komunikasi formal yang kerap digunakan sepertikomunikasi menegak, mendatar dan melintang juga dipersembahkan. Turutdibincangkan juga komunikasi tidak formal dan komunikasi bukan lisan. Topikini juga akan membincangkan kaedah untuk meningkatkan komunikasi denganmengenal pasti halangan kepada komunikasi termasuk langkah-langkah untukmengatasinya.


14/263

PANDUAN KURSUS xiv

Topik 8 membincangkan tentang kepimpinan. Topik ini akan membincangkankepimpinan berasaskan tiga pendekatan iaitu berpusatkan pemimpin, berpusatkan pengikut dan interaktif. Pendekatan berpusatkan pemimpin memberi

tumpuan kepada ciri-ciri personaliti, tingkah laku pemimpin dan gayakepimpinan pemimpin. Di bawah pendekatan tingkah laku, penyelidikan olehOhio State University, Michigan University dan Grid Pengurusan akandibincangkan. Pendekatan berpusatkan pengikut memberi tumpuan kepadapembolehubah gantian dan peneutralan kepimpinan. Dalam pendekataninteraktif, model kepimpinan situasi, model kontingensi Fiedler, model laluan-matlamat serta kontinum kepimpinan juga akan dihuraikan. Pada akhir topik ini,kepimpinan strategik akan turut dibincangkan.

Topik 9 meliputi fungsi kawalan. Topik ini membincangkan langkah-langkah

dalam proses kawalan. Turut dibincangkan ialah tiga jenis kaedah kawalan danlima bentuk kawalan. Akhirnya, topik ini akan membincangkan faktor-faktoryang perlu dikawal oleh beberapa pihak seperti kewangan, sumber manusia,kualiti dan juga pelanggan.

Topik 1 memberi tumpuan kepada pasukan. Topik ini bermula denganperbezaan yang terdapat antara pasukan dengan kumpulan, kelebihan dankelemahan pasukan dan bila pasukan digunakan. Turut dibincangkan ialah jenispasukan yang wujud dalam persekitaran. Beberapa ciri dan isu pasukan yang boleh mempengaruhi tahap prestasi pasukan juga akan dibincangkan.

Topik 11 membincangkan kepentingan inovasi dan cara-cara mengurus inovasi.Topik ini juga akan membincangkan kuasa-kuasa perubahan dalam organisasi.Faktor-faktor yang boleh menyebabkan perubahan kepada organisasi, cara-caramengurus perubahan, tentangan terhadap sebarang perubahan dan taktikmengatasi halangan kepada perubahan juga akan diterangkan.

PANDUAN SUSUN ATUR TEKS

Sebelum anda membaca modul ini, adalah penting sekiranya anda mengambil

tahu akan susun atur teks modul. Memahami susun atur teks akan membantuanda untuk mengatur pembelajaran anda supaya lebih objektif dan berkesan.Secara amnya, susun atur teks bagi setiap topik adalah seperti berikut:

Hasil Pembelajaran: Ia merupakan apa yang anda harus capai setelah selesaimembaca sesuatu topik. Setelah selesai membaca setiap topik anda digalakkanmerujuk kepada senarai hasil pembelajaran berkenaan untuk memastikan samaada anda dapat atau tidak mencapainya. Dengan amalan ini anda akan dapatmengukur dan mempertingkatkan penguasaan kandungan sesuatu topik.


15/263

PANDUAN KURSUS xv

Semak Kendiri: Soalan-soalan diselitkan pada bahagian-bahagian tertentu dalamsesuatu topik. Soalan-soalan ini menguji kefahaman tentang maklumat yanganda telah baca. Jawapan untuk soalan-soalan ini biasanya terdapat di dalam

perenggan-perenggan yang sebelumnya. Anda digalakkan menjawab soalan-soalan semak kendiri ini untuk menguji dan memastikan sama ada anda telahmemahami kandungan sesuatu topik dan seterusnya menyediakan andamenghadapi ujian dan peperiksaan kelak. Kebanyakan jawapan kepada soalan-soalan yang ditanya terdapat di dalam modul ini sendiri.

Aktiviti: Aktiviti-aktiviti juga diselitkan pada bahagian-bahagian tertentu dalamsesuatu topik dengan tujuan menggalakkan anda mengaplikasi konsep danprinsip yang anda telah pelajari kepada situasi sebenar. Aktiviti-aktiviti ini jugamemperluaskan kefahaman kandungan yang dipelajari dengan menggalakkan

anda melakukan sesuatu seperti berfikir secara mendalam, memberi pendapat, berbincang bersama rakan dalam kelas, merujuk kepada laman sesawang,membaca artikel jurnal dan seumpamanya.

Kes Mini: Kes mini pengurusan untuk modul ini terdiri daripada gambar/senario dan beberapa soalan. Ia direka bentuk untuk menguji pemahaman topikyang dibincangkan.

Rumusan: Di akhir sesuatu topik, isi-isi penting topik tersebut disenaraikan.Komponen ini membantu anda untuk mengingat dan mengimbas semulakeseluruhan topik. Anda haruslah memastikan bahawa anda memahami setiappernyataan yang disenaraikan. Jika tidak, sila kembali membaca topik berkenaan.

Perkataan Penting: Di akhir topik disenaraikan beberapa perkataan dan frasapenting yang digunakan di dalam topik berkenaan. Anda mesti dapatmenjelaskan setiap perkataan dan frasa ini. Jika tidak, sila kembali membacatopik berkenaan.

Rujukan: Rujukan adalah bahagian di mana senarai buku teks, jurnal, artikel,kandungan elektronik atau sumber-sumber yang boleh ditemui yang berkaitandan berguna dalam melalui modul atau kursus. Senarai ini boleh dilihat di dalam beberapa bahagian seperti di dalam Panduan Kursus (di bahagian Rujukan), diakhir setiap topik atau di akhir modul. Anda digalakkan membaca bahagian- bahagian yang berkaitan dalam senarai rujukan tersebut untuk mendapatkanmaklumat lanjut dan memperkukuhkan kefahaman anda.


16/263

PANDUAN KURSUS xvi

PENGETAHUAN ASAS

Tiada prasyarat kelulusan daripada kursus lain diperlukan bagi menjalani

kursus ini.

KAEDAH PENILAIAN

Sila rujuk myVLE.

RUJUKAN

Bateman, T. S., & Snell, S. A. (2008). Management: Building competitive

advantage (8th ed.). Boston : Irwin-McGraw Hill.

Jones, G. R., George & J. M. (2007). Contemporary management (5th ed.). Boston.

Rue, L. W., & Byars, L. L. (2004). Management: Skills and application (11th ed.).Boston: Irwin-Mc-Graw-Hill.


17/263

PENGENALANSebelum kita mempelajari dengan lebih mendalam tentang aspek-aspekpengurusan, kita haruslah memahami erti pengurusan terlebih dahulu.

Mari kita lihat perbezaan di antara golongan profesional dengan pengurusan.Doktor, akauntan, jurutera, arkitek, peguam dan sebagainya adalah beberapacontoh golongan profesional. Misalnya, seorang doktor berkhidmat untukpesakitnya dengan menggunakan keupayaan serta kepakarannya. Beliau tidakakan mengarahkan orang lain untuk melakukan pekerjaan tersebut bagi

pihaknya.

Jururawat pula berperanan sebagai pembantu doktor. Dia tidak memilikikelayakan dan keupayaan yang serupa dengan seorang doktor untukmenjalankan pekerjaannya. Oleh itu, seorang jururawat sekadar membantudoktor memeriksa pesakit. Dengan kata lain, seorang doktor tidak bolehmemberi tugas hakikinya kepada jururawat atau pembantunya yang lain.Perkara ini adalah sama untuk golongan profesional yang lain.

Di akhir topik ini, anda seharusnya dapat:

1. Menerangkan maksud pengurusan;

2. Mengenal pasti fungsi-fungsi pengurusan;

3. Menilai peranan pengurus;

4. Mengenal pasti beberapa kemahiran utama seorang pengurus; dan

5. Membincangkan perspektif yang berlainan dalam pengurusan.

HASIL PEMBELAJARAN

TToo pp ii

11 Apakah ituPengurusan?


18/263

TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN? 2

Golongan profesional sememangnya berbeza daripada golongan pengurusan.Seorang pengurus seharusnya bijak mengarah orang lain untuk melaksanakankerja dengan cekap dan berkesan. Dengan erti kata lain, pengurusan bermaksud

memastikan sesuatu tugas itu dijalankan dengan baik sehingga selesai. Ini bermakna bahawa seorang pengurus tidak semestinya tahu cara untukmelaksanakan kerja tertentu tetapi perlu berperanan sebagai penyelaras denganmemastikan tugas itu dijalankan dengan lancar. Contohnya, seorang penguruskilang kasut tidak semestinya tahu dengan terperinci cara untuk memasangkasut; namun, dia perlu memastikan semua sumber yang telah diperuntukkankepadanya termasuk sumber manusia iaitu pekerja-pekerja di bawahkawalannya berfungsi dengan baik dan objektif organisasi yang telah ditetapkandapat dicapai. Seterusnya, seseorang pengurus harus memastikan bahawaobjektif-objektif ini dicapai secara cekap dan berkesan.

DEFINISI PENGURUSAN

Keberkesanan sebenarnya adalah pencapaian matlamat yang membolehkanobjektif sebuah organisasi menjadi kenyataan atau secara ringkasnya,„melakukan sesuatu yang betul‰.

Kecekapan pula adalah melaksanakan kerja dengan usaha, kos dan pembaziranyang minimum atau dengan kata lain, „melakukan sesuatu dengan betul.‰Sebuah organisasi akan berjaya hasil daripada pengurusan yang cekap dan berkesan.

Seseorang itu boleh dikatakan cekap tetapi tidak berkesan atau berkesan tetapitidak cekap dalam menguruskan tugas-tugas yang tertentu. Kedua-dua elementidak saling bergantung antara satu sama lain. Katakan seorang pekerja kilangtelah menemui jalan pintas untuk membuat sesuatu kerja pada kos yang rendah.Namun demikian, dalam usahanya untuk menjimatkan kos dia telah menyimpang

Pengurusan boleh didefinisikan sebagai proses memantau danmenyelaraskan sumber-sumber dengan cekap dan berkesan selaras denganmatlamat organisasi.

1.1

Pada pendapat anda, apakah maksud pengurusan?

SEMAK KENDIRI 1.1


19/263


daripada objektif etika syarikat. Misalnya, dia bertindak dengan membuang sisapengeluaran kilang ke dalam sungai padahal salah satu daripada objektif etikasyarikatnya adalah untuk memelihara alam sekitar. Oleh itu, pekerja kilang

tersebut melalui tindakannya telah menyimpang daripada objektif organisasinya.Walaupun dia cekap, dia tidak berkesan.

Sebaliknya, seorang pekerja boleh dianggap berkesan tetapi tidak cekap sekiranyadia menggunakan kaedah lama untuk menangani isu pengurusan, sedangkanterdapat cara yang lebih cekap yang boleh diguna pakai tanpa menyimpangdaripada matlamat asal organisasi. Misalnya dalam menyampaikan maklumat,seorang pekerja menghantar surat melalui pos dan bukannya emel. Walaupuntindakannya itu tidak bertentangan dengan objektif organisasi, dia telahmembazirkan sebahagian daripada sumber yang diperuntukkan kepadanya.

Oleh itu, definisi pengurusan tidak sempurna tanpa kedua-dua elemen yangpenting ini iaitu kecekapan dan keberkesanan.

SIAPAKAH PENGURUS?

Terdapat tiga cara untuk kita memahami pengurus. Cara tradisi untukmenganalisa tugas pengurus ialah dengan melihat fungsi-fungsi kerja yangdilakukan oleh pengurus. Pendekatan kedua ialah dengan melihat peranan

pengurus dan cara ketiga ialah dengan menganalisa kemahiran yang diperlukanoleh seseorang pengurus.

1.2.1 Fungsi-fungsi Pengurusan

Pengurusan boleh ditakrifkan sebagai proses memantau dan menyelaras sumberdengan cekap dan berkesan selaras dengan matlamat organisasi. Dengan katalain, pengurusan merujuk kepada proses mendelegasikan tugas kepada pekerjauntuk dilaksanakan dengan jayanya.

Pengurus terlibat dalam beberapa aktiviti asas. Aktiviti-aktiviti ini bolehdikategorikan mengikut fungsi-fungsi pengurusan seperti yang ditunjukkan didalam Rajah 1.1.

Pengurus adalah seorang individu yang bertanggungjawab secara langsunguntuk memastikan bahawa setiap tugas dilaksanakan oleh orang atau pekerjadi dalam sesebuah organisasi.

1.2


20/263


Rajah 1.1: Fungsi-fungsi pengurusanSumber: Diadaptasi daripada Lewis et al. (2001).

Management, challenges in the 21st century

Jadual 1.1 berikut menerangkan setiap fungsi pengurusan.

Jadual 1.1: Fungsi-fungsi Pengurusan

Fungsi-fungsiPengurusan Penerangan

Perancangan Menentukan objektif yang perlu dicapai dalam jangka masa tertentudan apa yang perlu dilakukan untuk mencapai objektif tersebut.Semua peringkat pengurusan dalam sesebuah organisasi perluterlibat dalam proses perancangan. Para pengurus perlumembangunkan objektif-objektif yang selaras dengan strategikeseluruhan organisasi.

Pengorganisasian Menentukan tugas-tugas yang perlu dibuat; siapa yang melaksanakandan menyelaraskan tugas; bagaimana tugas dikategorikan; siapa yangmelaporkan dan kepada siapa; dan di mana keputusan perlu dibuat.Pengurus perlu menyusun atur maklumat, sumber dan aliran kerjaorganisasi secara logik dan berkesan agar dia mampu bertindak secarapositif terhadap sebarang perubahan dalam persekitaran perniagaan.

Kepimpinan Ini melibatkan memotivasikan pekerja bawahan; memilih salurankomunikasi yang paling efektif; menangani konflik; dan mengarahserta membimbing orang lain dengan niat untuk mencapai kesemuaobjektif organisasi. Pemimpin berkesan pada masa kini perlu

berwawasan dalam membayangkan masa hadapan, serta berkongsiwawasannya dengan pekerja lain dan menggalakkan mereka untukmerealisasikan wawasan tersebut.

Pengawalan Mengukur prestasi dalam semua objektif yang telah ditetapkan,memastikan sebab-sebab penyimpangan berlaku dan mengambiltindakan yang sewajarnya di mana perlu. Pengawalan merupakansatu fungsi yang penting dalam proses pengurusan kerana iamenyediakan kaedah atau cara bagi memastikan bahawa organisasi bergerak ke arah pencapaian objektifnya.


21/263


Proses pengurusan di setiap peringkat organisasi melibatkan perancangan,pengorganisasian, kepimpinan dan pengawalan sumber dalam sebuahorganisasi. Seseorang pengurus tidak semestinya tahu cara melaksanakan tugas

yang tertentu tetapi dia hanya berperanan sebagai penyelaras dalam memastikanoperasi dapat berjalan dengan lancar.

Sebagai contoh, seorang pengurus dalam kilang pengeluaran pakaian tidak perlutahu dengan mendalam kaedah untuk membuat pakaian. Namun demikian, diaperlu memastikan setiap sumber di bawah pengawalannya seperti modal, kilangdan tenaga manusia berfungsi dengan betul dan matlamat organisasi tercapai.

Walau bagaimanapun, kesemua fungsi yang dinyatakan di atas adalah bertujuanuntuk menunjukkan klasifikasi di dalam pembelajaran pengurusan. Secara

realitinya, anda harus tahu bahawa keempat-empat fungsi pengurusan tersebutadalah saling bergantung antara satu sama lain. Sebagai contoh, sebuahorganisasi yang mempunyai struktur yang baik tidak mungkin berkembangtanpa perancangan yang rapi. Organisasi tidak akan maju seandainya iadipimpin oleh pengarah yang cekap tetapi mempunyai sistem pengawalan yanglemah. Oleh itu, semua peranan adalah sama pentingnya dalam sesebuahorganisasi.

1.2.2 Peranan Pengurus

Seperti yang telah dinyatakan sebelum ini, terdapat pelbagai cara bagi mengenalpasti seorang pengurus. Seseorang pengurus boleh dikenalpasti bukan sahajamelalui fungsi-fungsi yang dilaksanakannya tetapi melalui cara-cara yang lain juga. Seorang profesor dalam pengurusan, Prof Henry Mintzberg, telahmenjalankan satu analisis terperinci tentang pengurus dengan cara berjalan disekitar tempat kerja dan memerhati pengurus membuat kerja. Beliau mendapatipengurus bukan sahaja merancang, mengorganisasi, memimpin dan mengawaltetapi memainkan peranan-peranan penting lain seperti yang dijelaskan di bawah (Lewis, P. S. et al ; 2001):

Pada pandangan anda, apakah peranan-peranan yang perlu dilakukanuntuk menjadi seorang pengurus yang berjaya?

AKTIVITI 1.1


22/263


(a) Peranan sebagai TunggakSeorang pengurus perlu menjalankan tugas-tugas istiadat. Misalnya, naibcanselor sebuah universiti mesti terlibat dalam majlis pelancaran program

di universiti, manakala ketua sebuah jabatan bertanggungjawab untukmelayan para pelanggannya.

(b) Peranan sebagai Pemimpin Secara tidak langsung, seorang pengurus memainkan peranan sebagaiseorang pemimpin. Setiap pengurus mesti berfungsi sebagai pemimpindalam memberi motivasi dan semangat kepada orang bawahannya.Pengurus harus memimpin ahli-ahli unitnya untuk melaksanakan kerjadengan berkesan ke arah pencapaian matlamat unit dan juga organisasi, disamping menyelesaikan masalah-masalah dan isu yang timbul.

(c) Peranan sebagai Pegawai Perhubungan Seorang pengurus turut berperanan untuk menyampaikan maklumat yangrelevan kepada pihak di luar unit dan juga di luar organisasi. Pengurus juga akan memperuntukkan masa untuk berinteraksi dengan pihak di luarorganisasinya. Oleh yang demikian, seseorang pengurus berperanansebagai saluran komunikasi di antara jabatannya dengan jabatan-jabatanlain di dalam mahupun di luar organisasi.

Contohnya, seorang pengurus sumber manusia mungkin menghubungipengurus kewangan untuk menyemak dana yang diperuntukkan untukpengambilan pekerja baharu dalam organisasi sebelum pengambilanpekerja dimulakan.

(d) Peranan sebagai Jurucakap Pengurus sesebuah organisasi lazimnya berperanan sebagai jurucakap.Sebagai contoh, seorang penyelia akan memastikan pengurus operasidibekalkan dengan maklumat terkini tentang operasi kilang pengeluaran.Pada masa yang sama, pengurus besar sebuah kilang akan melobi pihak berkuasa tempatan untuk mendapatkan tender yang baharu.

(e) Peranan sebagai Perunding Tiada organisasi yang bebas daripada masalah. Mahupun terdapat pelbagaikerumitan, seorang pengurus harus mencari jalan keluar bagi setiapmasalah yang timbul. Oleh kerana seorang pengurus berperanan sebagaiperunding, maka kebanyakan masanya akan dihabiskan dalamperbincangan dengan kakitangan organisasi. Contohnya, seorang pengurusakan berunding dengan wakil kesatuan pekerja untuk mencapai perjanjiansecara baik berkaitan gaji pekerja.


23/263


(f) Peranan sebagai Pencetus Idea Dua pakar pengurusan, Sumantra Ghoshal dan Christopher Bartlett(Dessler, G; 2001), menegaskan peranan tambahan pengurus adalah sebagai

pencetus tindakan korporat dan transformasi. Selain itu, seorang pengurusyang cemerlang adalah seseorang yang dapat menyemai tiga proses yangmembawa para pekerjanya ke arah mencapai inisiatif perubahan. Sekarangmari kita lihat ketiga-tiga proses tersebut. Proses-prosesnya adalah seperti berikut:

(i) Proses KeusahawananPengurus akan cuba memperbaiki prestasi unitnya dan apabila beliaumendapat idea yang bagus, beliau akan melancarkan program agarideanya itu boleh menjadi kenyataan.

Penyelidikan yang dijalankan di Jepun, Amerika Syarikat dan Eropahmenunjukkan bahawa seorang pengurus yang berjaya adalah seorangyang menumpukan sepenuh masa dan tenaganya untuk memupukpekerja-pekerjanya supaya berfikir sebagai usahawan. Untukmencapai objektif ini, pengurus perlu memberi kuasa, menyokongdan memberi insentif kepada para pekerjanya untuk mencapai halatuju mereka masing-masing.

(ii) Proses Pembangunan KeupayaanDalam dunia yang berpusatkan teknologi, konglomerat perlumengoptimakan kelebihannya sebagai sebuah pertubuhan yang besar. Ia bukan sahaja perlu menggunakan sepenuhya kelebihan-kelebihan dari segi skala ekonomi tetapi juga dari segi peningkatanpengetahuan dan keupayaan para pekerjanya.

Seorang pengurus yang berjaya akan mewujudkan persekitarankondusif yang mendorong pekerjanya untuk sanggup menanggungtanggungjawab tambahan. Dia juga memberi perhatian dalammenyediakan latihan dan bimbingan yang diperlukan olehpekerjanya untuk membina motivasi diri. Selain itu, seorangpengurus yang berjaya akan memberi ruang kepada pekerjanyauntuk membuat kesilapan semasa latihan dijalankan. Pekerja tidakseharusnya gentar tentang hukuman bagi kesilapan yang dilakukan,malah mereka digalakkan untuk belajar daripada kesilapan masing-masing.


24/263


(iii) Proses ReformasiSeorang pengurus yang berjaya akan mengenal pasti keadaan yangmungkin menggugat strategi organisasi dan andaian lain yang dibuat.

Dengan kata lain, seorang pengurus mampu menyemai sikap bertanya di kalangan subordinatnya. Antara soalan yang ditanyaadalah mengapa sesuatu itu dilakukan dalam cara tertentu dan samaada terdapat alternatif lain untuk membuat sesuatu.

1.2.3 Kemahiran Seorang Pengurus

Apabila sebuah organisasi menyenarai pendek kakitangan untuk jawatanpengurusan, ia akan memilih individu yang memiliki kemahiran teknikal, antaraperorangan dan konseptual. Maka, pendekatan ketiga dalam memahami tugaspengurus adalah dengan cara menganalisa kemahiran yang diperlukan dalammenjalankan tugas.

Rajah 1.2 menunjukkan tiga jenis kemahiran penting yang diperlukan padasetiap peringkat pengurusan. Anak panah menghala ke atas menunjukkan jeniskemahiran yang semakin diperlukan oleh pengurusan atasan; manakala anakpanah menghala ke bawah menunjukkan kemahiran yang diperlukan olehpengurusan bawahan atau pengurus lini.

Rajah 1.2: Kemahiran yang diperlukan oleh seorang pengurus

Apakah kemahiran-kemahiran yang diperlukan oleh seorang pengurus?

SEMAK KENDIRI 1.2


25/263


(a) Kemahiran Konseptual Kemahiran konseptual merujuk kepada kebolehan seseorang untuk melihatkeadaan organisasi secara menyeluruh serta impak bahagian-bahagian

berlainan terhadap organisasi, sama ada secara keseluruhan ataupun antarasatu sama lain. Ia juga melibatkan pemerhatian bagaimana organisasimenyesuaikan diri atau terpengaruh dengan faktor persekitaran luaranseperti masyarakat, tekanan ekonomi, pelanggan dan persaingan. Seorangpengurus yang cekap mampu mengenal pasti, memahami danmenyelesaikan pelbagai jenis masalah dan perspektif kritikal yang lain.Keperluan bagi kemahiran konseptual menjadi semakin penting apabilaseseorang pengurus itu berada di tahap yang lebih tinggi dalam hierarkipengurusan.

(b) Kemahiran antara Perorangan Kemahiran antara perorangan merupakan kebolehan untuk bekerja dengan baik bersama orang lain. Pengurus dengan kemahiran antara peroranganyang baik mampu bekerja dengan lebih berkesan dalam sebuah kumpulan,mengalakkan pekerja-pekerja lain memberi input dan maklum balas sertapeka dengan keperluan dan pandangan orang lain. Pengurus itu jugasecara tidak langsung akan menjadi seorang pendengar dan ahlikomunikasi yang baik. Kemahiran antara perorangan adalah penting disemua peringkat pengurusan. Namun demikian, pengurus di peringkat bawahan akan lebih tertumpu kepada penyelesaian masalah teknikal,manakala pengurus di peringkat pertengahan dan atasan akan berurusanterus dengan mereka yang terlibat.

(c) Kemahiran Teknikal Kemahiran teknikal merupakan kebolehan dalam mengaplikaskan beberapa prosedur, teknik dan pengetahuan khusus yang diperlukandalam sesuatu tugas. Misalnya bagi seorang penyelia kilang kasut,kemahiran teknikal yang diperlukan termasuklah yang berkaitan denganlangkah-langkah yang terlibat dalam pengeluaran kasut dari peringkatpermulaan sehinggalah produk akhir itu siap. Bagi seorang pemajuperumahan pula, kemahiran teknikalnya termasuklah kemahiran dalamcara menyiapkan pembangunan di sebuah taman perumahan.

Kemahiran teknikal adalah amat penting bagi pengurus peringkat bawahankerana mereka menyelia pekerja-pekerja di sektor pengeluaran danperkhidmatan. Seseorang pengurus seharusnya mempunyai pengetahuanteknikal di samping kemahiran dalam melatih pekerja baru dan membantumereka menyelesaikan pelbagai masalah. Kemahiran dan pengetahuanteknikal diperlukan dalam menangani masalah operasi yang tidak mampudiatasi oleh pekerja bawahan. Namun, semakin tinggi kedudukan


26/263


pengurus dalam hierarki organisasi, semakin kurang pula kemahiranteknikal yang diperlukan.

JENIS-JENIS PENGURUS

Kebanyakan organisasi mempunyai pelbagai jenis pengurus. Di universiti,contohnya, terdapat naib canselor, timbalan naib canselor, dekan, timbalandekan, ketua jabatan dan ketua program. Di samping itu, terdapat pegawai-pegawai lain seperti pengurus sumber manusia, bendahari, ketua sekuriti dansebagainya. Manakala di sektor korporat, terdapat presiden, naib presiden,pengurus operasi, pengurus jualan, pengurus kewangan, penyelia dan lain-lain.

Kesemua pegawai yang disebutkan tadi tergolong sebagai pengurus keranamereka merancang, mengorganisasi, memimpin dan mengawal pekerja-pekerjadan tugas-tugas dalam organisasi dengan tujuan mencapai matlamat organisasitersebut. Terdapat berbagai cara untuk mengkategorikan pengurus. Kita bolehmembezakan pengurus antara satu sama lain berdasarkan peringkat, kedudukandan fungsi mereka dalam organisasi.

Pengurus peringkat atasan merupakan pengurus tertinggi dalam sesebuahorganisasi. Jawatan yang diberi termasuklah presiden, ketua pegawai eksekutif,naib presiden atau ketua pegawai kewangan.

Di bawah pengurus atasan adalah pengurus peringkat pertengahan . Lazimnyamereka di peringkat ini dikenali sebagai pengurus.

Pengurus peringkat bawahan atau pengurus lini merupakan pengurus palingrendah dalam hierarki pengurusan. Mereka juga dikenali sebagai penyelia. Initermasuklah penyelia pengeluaran yang menyelia pekerja di kilang.

Kesemua peringkat ini mempunyai persamaan. Pengurus di semua peringkatmerancang, menyusun, memimpin dan mengawal pekerja-pekerja dan tugas-tugas dalam organisasi. Pengurus juga meluangkan masa bersama golonganpekerja melalui perbualan dan pemantauan; mempengaruhi dan memberimotivasi; dan menghadiri persidangan dan mesyuarat jawatankuasa bersemukadengan pengurus lain.

1.3

Apakah kemahiran-kemahiran lain yang diperlukan oleh seorangpengurus?

SEMAK KENDIRI 1.3


27/263


Namun demikian, terdapat dua perbezaan utama di kalangan ketiga-tigaperingkat pengurusan ini. Pertamanya, pengurus atasan dan pertengahanmempunyai seorang atau beberapa orang pengurus sebagai pekerja bawahan

mereka. Ringkasnya, pengurus atasan mengurus pengurus-pengurus laindibawahnya. Pengurus bawahan atau pengurus lini hanya mengurus pekerja biasa sahaja. Pengurus di peringkat masing-masing menggunakan masa merekasecara berlainan. Pengurus atasan meluangkan kebanyakan daripada masanyauntuk merancang dan mendefinisi matlamat. Pengurus di peringkat pertengahan bertugas untuk mendefinisikan matlamat projek tertentu untuk dilaksanakanoleh pengurus bawahan. Pengurus bawahan atau pengurus lini pula memberiarahan dan mengawal orang bawahan mereka dalam memastikan sesuatu projekitu berjaya.

EVOLUSI TEORI PENGURUSAN

Dari awal abad ke-19 sehingga abad ke-20, pihak pengurus dan cendekiawantelah membentuk satu rangka kerja teori untuk menerangkan apa yang merekapercaya sebagai amalan pengurusan yang baik. Usaha mereka telah membawakepada lima kelas perspektif pengurusan yang berlainan klasikal,kemanusiaan, kuantitatif, sistem dan kontemporari. Setiap perspektif adalah berasaskan beberapa andaian berlainan terhadap objektif organisasi danperlakuan manusia. Rajah 1.3 di bawah akan membantu anda memahami urutankronologi perspektif-perspektif tersebut.

1.4

Berdasarkan apa yang anda telah pelajari, kenal pasti perbezaan antaraketiga-tiga peringkat pengurusan dan berikan jawapan anda dalam bentuk jadual.

SEMAK KENDIRI 1.4

Terangkan setiap fungsi pengurusan yang telah anda pelajari.

LATIHAN 1.1


28/263


Rajah 1.3: Evolusi teori pengurusan

Mungkin anda tertanya-tanya mengapa penting atau perlunya untuk

mempelajari sejarah pembangunan atau evolusi pemikiran pengurusan.Pengajian sejarah membolehkan kita belajar daripada kesilapan lampau, agar iadapat dielakkan pada masa akan datang. Sejarah juga membolehkan kita belajardaripada kejayaan mereka yang terdahulu agar kejayaan tersebut boleh diulangipada masa hadapan. Paling penting sekali, kita seharusnya memahami mengapaperistiwa-peristiwa itu berlaku demi memperbaiki keadaan organisasi kita padamasa hadapan.

1.4.1 Perspektif Klasikal

Perspektif ini mula diperkenalkan pada abad ke-19 dan awal abad ke-20. Iatertumpu kepada pendekatan rasional dan saintifik dalam pengajian pengurusanserta mencari beberapa jalan penyelesaian untuk membentuk organisasi yanglebih cekap. Terdapat tiga kelas kecil di bawah perspektif ini iaitu pengurusansaintifik, pengurusan birokratik dan pengurusan pentadbiran.

(a) Pengurusan Saintifik Pendekatan ini wujud sewaktu produktiviti dianggap kritikal olehgolongan perniagaan. Perniagaan pada ketika itu sedang melaluiperkembangan yang pesat tetapi para peniaga menghadapi masalahkekurangan pekerja yang ketara. Oleh itu, pihak pengurusan berusahauntuk mencari cara-cara untuk memperbaiki prestasi pekerja secara berterusan. Tumpuan kepada peningkatan kecekapan pekerja dikenalisebagai pendekatan pengurusan saintifik. Beberapa penyelidik telahmenyumbang ke arah pengurusan saintifik termasuk Frederick WinslowTaylor, Frank dan Lilian Gilbreth dan Henry Gantt.


29/263


Frederick Taylor (1856 1915), seorang jurutera mekanik, berpendapat bahawa kebanyakan masalah timbul akibat daripada amalan pengurusanyang buruk dan juga berpunca daripada masalah pekerja. Beliau

menyarankan agar pihak pengurusan berubah dan kaedah transformasi inihanya boleh dicapai menerusi penyelidikan saintifik. Beliau mengesyorkankeputusan yang dibuat berasaskan peraturan ikut kebiasaan digantikandengan prosedur yang ditetapkan selepas setiap keadaan telah dianalisa.Beliau telah diberi gelaran „Bapa Pengurusan Saintifik‰ hasil daripadateorinya yang menyatakan bahawa produktiviti pekerja boleh diperbaikimelalui amalan pengurusan berdasarkan penyelidikan saintifik. Untukmeningkatkan prestasi pekerja, Taylor menjalankan penyelidikan bertajukKajian Masa dan Pergerakan.

Hasil dari kajian tersebut, Taylor telah mengenal pasti lima prinsippengurusan yang mampu meningkatkan kecekapan pengeluaran seperti berikut:

(i) Menggunakan pendekatan saintifik dalam menentukan amalanterbaik dan bukan bergantung kepada peraturan ikut kebiasaan;

(ii) Memilih pekerja yang sesuai dalam melaksanakan tugas tertentu.Sesuai di sini merangkumi aspek-aspek mental dan juga fizikal;

(iii) Melatih dan meningkatkan tahap pekerja agar mereka dapat

melaksanakan tugas yang diberi selaras dengan prosedur-proseduryang ditetapkan;

(iv) Memberi insentif kewangan demi memastikan pekerja melaksanakantugas dengan sewajarnya; dan

(v) Memindahkan kesemua tanggungjawab perancangan danpengorganisasian daripada pekerja kepada pengurus.

Taylor bukan berseorangan dalam penyelidikan ini. Rakannya yang bernama Henry Gantt (1861 1919) telah menumpukan perhatian kepada

sistem kawalan dalam penjadualan pengeluaran. Carta Gantt masihdigunakan sehingga ke hari ini dalam merancang jadual projek dan jugadisesuaikan dalam aplikasi penjadualan berkomputer.

Gandingan suami isteri Frank (1868 1924) dan Lillian Gilbreth(1878 1972) juga telah berusaha untuk mengembangkan pendekatanpengurusan saintifik ini. Lillian merupakan perintis dalam bidangpsikologi industri dan telah memberikan banyak sumbangan terhadap bidang pengurusan sumber manusia. Beliau yakin sekiranya pengurusan


30/263


saintifik digunakan secara meluas, keupayaan setiap pekerja dapatdipertingkatkan dengan ketara.

(b) Pengurusan Birokratik Pengurusan birokratik merupakan pendekatan pengurusan berlandaskangaris panduan, hierarki, pembahagian kerja yang jelas dan juga peraturandan prosedur. Max Weber (1864 1920), seorang ahli teori sosial berbangsa Jerman, telah memperkenalkan beberapa konsep birokratik. Antarakomponen birokrasi termasuklah:

(i) Autoriti dan tanggungjawab yang dinyatakan dengan jelas;

(ii) Kedudukan dalam sebuah organsasi yang distrukturkan menuruthierarki;

(iii) Kenaikan pangkat berdasarkan kelayakan;

(iv) Merekodkan semua tindakan dan keputusan pentadbiran demimemastikan kesinambungan peraturan organisasi;

(v) Pengasingan pemilikan dan pengurusan; dan

(vi) Semua pekerja tertakluk kepada garis panduan secara sama ratatanpa bias.

Pendekatan birokratik ini berusaha ke arah peningkatan kecekapan danmemastikan kesinambungan bagi semua operasi dalam sebuah organisasi.Pendekatan ini berlainan daripada pengurusan saintifik yang hanyamemfokuskan pekerja sebagai seorang individu. Namun demikian, prinsipyang pada asalnya digunakan untuk meningkatkan kecekapan ini boleh juga mengakibatkan ketidakcekapan berlaku. Garis panduan yang ketatakan melambatkan proses pembuatan keputusan. Ini mengakibatkanorganisasi tidak mampu untuk bertindak balas dengan pantas kepadakeperluan persekitaran dan kadangkala boleh mencetuskan konflik dalammelakukan tugas secara profesional.

(c) Pengurusan Tadbir Pendekatan pengurusan tadbir tertumpu kepada organisasi secarakeseluruhannya. Antara penyumbang kepada pendekatan ini termasuklahHenri Fayol, Mary Parker Follett dan Chester I. Barnard.

Henri Fayol (1841 1925), seorang Perancis, dianggap sebagai pelopor teoripentadbiran setelah memperkenalkan prinsip-prinsip organisasi dan beberapa fungsi pentadbiran. Sumbangannya yang paling relevan adalahdalam memberikan definisi dan peranan seorang pentadbir.


31/263


Fayol mentakrifkan pentadbiran dan pengurusan sebagai perancangan,pengorganisasian, pengarahan, penyelarasan dan kawalan. Beliau telahmengenal pasti 14 prinsip pengurusan iaitu:

(i) Pembahagian Kerja Konsep ini bersangkutan dengan pengkhususan kerja, berdasarkanandaian-andaian berikut: Tiada orang yang boleh melakukan semua kerja; Setiap kerja memerlukan kemahiran yang berlainan; dan Pengulangan kerja dapat meningkatkan kecekapan.

(ii) Autoriti Hak untuk mengarah dan berkuasa untuk dipatuhi. Di sini, autoriti dipejabat perlulah dibezakan dengan autoriti peribadi.

(iii) Disiplin Berdasarkan penghormatan dan pematuhan.

(iv) Paduan Arahan Seorang pekerja sepatutnya menerima arahan daripada seorang ketuasahaja.

(v) Kesatuan Arah Seorang ketua dan satu arah tujuan bagi satu aktiviti yangmempunyai objektif yang sama.

(vi) Kepentingan Umum Perlu Mengatasi Kepentingan Peribadi Kepentingan individu tidak sepatutnya mengatasi kepentinganorganisasi.

(vii) Imbuhan Pembayaran gaji berasaskan pelbagai faktor.

(viii) Pemusatan Pemusatan kerja bergantung kepada situasi dan saluran komunikasiyang formal.

(ix) Rantaian Skalar Ini berkaitan dengan garis kuasa dan saluran komunikasi formal.


32/263


(x) Teratur Semua sumber diperuntukkan pada tempat dan masa yang betul.Pekerja yang terlibat dalam melakukan kerja yang khusus juga harus

ditugaskan di lokasi yang sama sekiranya boleh.

(xi) Ekuiti Semua pekerja mendapat layanan yang adil dan saksama seberapamungkin.

(xii) Kestabilan dari Segi Tempoh Kerja Pengurusan sepatutnya menjadikan pengekalan pekerja yangproduktif sebagai satu keutamaan.

(xiii) Inisiatif Pengurusan harus menggalakkan inisiatif pekerja dalam aktiviti baru/tambahan.

(xiv) sprit de corps Satu terma yang dipinjam daripada bahasa Perancis, yang membawamaksud sifat setia kawan di kalangan kumpulan. Ia menekankankepada suasana harmoni dan penyatuan dalam sesebuah organsiasi.

Mary Parker Follet (1868 1933) merupakan seorang yang terlatih dalam bidangfalsafah dan sains politik. Pendekatan beliau tertumpu kepada penglibatanpekerja dan perkongsian maklumat di kalangan para pengurus. Diamenitikberatkan kepentingan matlamat bersama di kalangan orang bawahandemi mengurangkan konflik di kalangan individu. Idea Follet bertentangandengan idea yang diketengahkan oleh pengurusan saintifik tetapi selari denganpengurusan moden. Pendekatannya tertumpu kepada individu dan bukanteknik kejuruteraan. Follet menekankan beberapa isu yang relevan bagi tahun1990an seperti kemanusiaan, etika, autoriti dan kepimpinan untuk memberiinspirasi kepada golongan pekerja agar mereka cemerlang dalam pekerjaanmereka. Antara konsepnya yang utama termasuklah agihan kuasa, memimpinpekerja dan bukan mengarah mereka serta membenarkan pekerja untuk bertindak mengikut keadaan.

Chester I. Barnard (1886 1961) pula memperkenalkan konsep organisasi tidakformal. Beliau percaya organisasi bukan sekadar mesin dan perhubungan tidakformal boleh dijadikan „alat‰ yang mantap dan aset kepada organisasi sekiranyaia diuruskan dengan betul. Beliau juga memperkenalkan Teori PenerimaanAutoriti yang menyatakan bahawa pekerja mempunyai pilihan dalam menurutiarahan daripada pihak pengurusan. Pengurus sepatutnya melayan pekerjanya


33/263


dengan baik sebab penerimaan pihak berkuasa di kalangan orang bawahannyaadalah kritikal dalam menjayakan sebuah organisasi.

Secara keseluruhannya, perspektif klasik terhadap pengurusan adalah sangatpenting dan memberi organisasi kemahiran asas untuk meningkatkanproduktiviti dan meraih sokongan padu daripada golongan pekerja.

1.4.2 Perspektif Kemanusiaan

Mary Parker Follet dan Chester Barnard merupakan pengasas utama pendekatankemanusiaan dalam pengurusan. Pendekatan ini memberi penekanan terhadappentingnya pemahaman gelagat manusia, keperluan pekerja, sikap pekerjadalam persekitaran kerja dan juga proses-proses interaksi sosial dan berkumpulan. Antara kategori dalam pendekatan kemanusiaan adalah pergerakan perhubungan manusia, pandangan sumber manusia dan pendekatansains kelakuan.

(a) Pergerakan Hubungan ManusiaPendekatan ini berdasarkan premis bahawa kawalan berkesan datangdaripada pekerja individu dan bukannya daripada kawalan ketat pihak berkuasa. Pendekatan ini berasal daripada penyelidikan yang dijalankan diWestern Electric CompanyÊs Hawthorne Works di Chicago di antara 1927dan 1932. Penyelidikan itu dipantau oleh Elton Mayo dan FritzRoethlisberger, dua ahli psikologi dari Universiti Harvard. Pada asalnya,penyelidikan ini bertujuan untuk mengkaji perhubungan antara keadaanfizikal dan pengeluaran. Cahaya penyinaran suhu dan faktor-faktor lain berkaitan persekitaran kerja dipilih sebagai keadaan fizikal. Kesimpulanasal yang diperoleh oleh para penyelidik bercanggah dengan keputusanyang mereka jangkakan.

Tiga siri eksperimen telah dilaksanakan dan hasil kesemua ujian didapati bercanggah dengan apa yang dijangkakan. Dalam ujian pertama, radiasicahaya dijadikan sebagai situasi fizikal. Andaian yang dibuat adalah tahap

keterangan cahaya mampu meningkatkan pengeluaran pekerja. Namundemikian, didapati bahawa output pengeluaran semakin bertambah, samaada cahaya diterangkan atau dimalapkan. Ini bermakna bahawa terdapatfaktor-faktor lain yang menyebabkan peningkatan produktiviti. Perkarayang sama terjadi dalam eksperimen kedua dan ketiga di mana keadaanfizikal lain telah dipilih. Keputusan ini tidak dapat menerangkan dengan jelas sebab-sebab peningkatan dalam pengeluaran.


34/263


Secara kesimpulannya, penyelidikan Hawthorne menunjukkan bahawaproduktiviti pekerja bertambah kerana mereka menerima layanan istimewadaripada pihak pengurusan. Perhubungan manusia berkait rapat dengan

peningkatan dalam pengeluaran. Tekanan kumpulan juga mampumemberi kesan kepada perlakuan seseorang. Kualiti kumpulan sangat berkesan dalam menentukan output seorang pekerja. Imbuhan wang pulatidak memberi kesan yang banyak berbanding kualiti, sentimen dan jaminan kumpulan. Pada kesimpulannya, penyelidikan Hawthorne telahmemulakan satu era baru; di mana pengurusan mula sedar bahawamanusia ini sememangnya kompleks dan merupakan input berpengaruhdalam menentukan prestasi sesebuah organisasi.

(b) Pendekatan Sumber Manusia

Pendekatan ini menekankan bahawa poduktiviti pekerja akan bertambahapabila kepuasan pekerja dari segi keperluan asas dipenuhi. Pergerakan ini bolehlah disamakan dengan ladang tenusu di mana lembu-lembu yangselesa akan menghasilkan susu yang lebih banyak. Dari kaca matapengurusan pula, pekerja yang puas hati akan meningkatkan prestasi kerjamereka. Pendekatan ini menggabungkan struktur kerja dengan beberapateori motivasi.

Antara pakar motivasi utama bagi pendekatan ini adalah Abraham Maslowdan Douglas McGregor (sila rujuk Topik 7 di bawah tajuk Motivasi).

(c) Pendekatan Sains Sosial Pendekatan sains sosial telah membangunkan teori perlakuan manusia berdasarkan kaedah-kaedah saintifik dan pembelajaran. Ia berpunca dari beberapa bidang seperti sosiologi, psikologi, antropologi, ekonomi dan bidang-bidang lain dalam memahami gelagat pekerja dan interaksi dalamsesebuah organisasi.

Pendekatan ini boleh dilihat dalam kebanyakan syarikat. Sektor-sektorekonomi serta sosiologi telah banyak mempengaruhi bagaimana pengurusmendalami strategi dan struktur sesebuah organisasi. Psikologi juga telahmempengaruhi pendekatan pengurusan melalui motivasi, komunikasi,kepimpinan dan pengurusan staf.

1.4.3 Pendekatan Pengurusan Kuantitatif

Pendekatan ini bermula sewaktu era Perang Dunia Kedua, di mana teknikkuantitatif digunakan dalam perang untuk mengendali kapal dan bom bagitentera British. Ketiga-tiga konsep utama dalam pendekatan ini adalahpengurusan sains, pengurusan operasi dan pengurusan sistem maklumat.


35/263


(a) Pengurusan Sains Pendekatan ini dikemukakan untuk mengatasi pelbagai masalah yangtimbul semasa Perang Dunia Kedua. Sekumpulan ahli matematik, fizik dan

sains telah dibentuk untuk mengatasi isu-isu militari tersebut. Oleh sebab iamelibatkan isu-isu berulang dalam pemindahan peralatan dan manusiasecara pantas dan berkesan, teknik-teknik tersebut telah digunakan oleh beberapa firma yang besar.

(b) Pengurusan Operasi Pendekatan ini merujuk kepada sektor pengurusan yang tertumpu kepadapengeluaran produk dan perkhidmatan. Mereka yang terlibat denganpengurusan operasi menggunakan beberapa teknik kuantitatif dalammengatasi isu-isu berkaitan pembuatan. Antara kaedah yang biasa

digunakan termasuk ramalan, pemodelan inventori, pemprograman lineardan bukan linear dan teori-teori pusingan, penjadualan, simulasi dananalisis pulangan modal.

(c) Pengurusan Sistem Maklumat Pendekatan ini merupakan subsektor baru dalam pendekatan pengurusankuantitatif. Beberapa sistem telah direka bentuk untuk menyediakanmaklumat yang relevan kepada pengurus pada masa dan kos yangsewajarnya. Dengan terciptanya komputer digital berkelajuan tinggi, iamembuka peluang kepada pengurusan untuk mengguna pakai peralatantersebut. Sistem-sistem komputer ini mengumpul maklumat untukmembantu pihak pengurusan membuat keputusan.

1.4.4 Pendekatan Kontemporari

Pengurusan secara semulajadi adalah kompleks dan dinamik. Unsur-unsur bagisetiap pendekatan yang telah dibincangkan masih digunakan sehingga ke hariini. Pendekatan kemanusiaan merupakan pendekatan yang paling menonjoltetapi akhir-akhir ini, terdapat beberapa perubahan dalam pendekatan tersebut.

Dua teori utama di bawah perspektif ini adalah teori-teori sistem dankontingensi.

(a) Teori SistemSatu sistem merangkumi beberapa bahagian berkait rapat yang padaamnya berfungsi untuk mencapai objektif yang sama. Fungsi sistem adalahuntuk mengubah input yang terdapat dari persekitaran luaran kepadaoutput. Lima komponen sistem ini adalah seperti berikut:


36/263


37/263


(b) Pendekatan Kontingensi Pendekatan pengurusan klasikal diandaikan sebagai pandangan universal.Konsep pengurusan dianggap universal di mana amalan pengurusan ialah

sama untuk semua keadaan. Dalam pengajian perniagaan, pandanganalternatif telah timbul.

Seorang itu mempelajari pengurusan dengan melalui masalah-masalah yangdiutarakan dalam kajian kes. Pendekatan kontingensi menggabungkanpemerhatian universal dengan pemerhatian kes. Dalam pendekatan ini,tindakan pengurus bergantung kepada beberapa kontingensi yang berlakudalam organisasi.

Pernyataan BENAR B) atau PALSU P) 1. Seorang pengurus berfikiran moden tidak akan melaksanakan

fungsi-fungsi pengurusan yang klasik.

2. Kemahiran konseptual merupakan kemahiran paling penting bagipengurus di peringkat bawahan.

3. Kesilapan-kesilapan yang dilakukan oleh para pengurus sehinggamereka tidak diberikan peluang untuk kenaikan pangkat adalahdisebabkan mereka tidak peka terhadap orang lain.

4. Bagi kebanyakan pengurus, pengetahuan, kemahiran dankebolehan yang mendatangkan kejayaan semasa kerjaya awalmereka tidak semestinya akan membantu mereka berjaya sebagaiseorang pengurus.

5. Pengurusan saintifik memberi tumpuan kepada produktiviti

seorang pekerja.

LATIHAN 1.2


38/263


Soalan-soalan Aneka Pilihan 1. Fungsi pengurusan manakah yang melibatkan pemantauan pembaikan

dan mengambil tindakan pembetulan sekiranya perlu?

A. PerancanganB. PenyusunanC. KepimpinanD. Pengawalan

2. Apakah perbezaan antara pengurus tradisional dengan pengurusmasa kini?

A. Pengalaman penuh yang diperoleh pengurus.B. Cara pengurus melaksanakan fungsi-fungsi pengurusan tradisional.C. Jumlah bilangan fungsi pengurusan tradisional yang dilaksanakan.D. Hanya pengurus tradisional akan melaksanakan fungsi pengurusan

tradisional.

3. Apakah unsur-unsur baru dalam fungsi-fungsi pengurusan semasayang tidak menjelaskan fungsi-fungsi pengurusan secara tradisional?

A. Realisasi kerjaB. Menghadapi sainganC. Mengurus beberapa individu, projek dan prosesD. Memimpin

4. Antara berikut yang manakah BUKAN langkah yang terlibat dalammerealisasikan kerja?

A. Menentukan objektif-objektif yang perlu dicapai.B. Merancang bagaimana untuk mencapai objektif yang ditetapkan.C. Mengumpul dan mengurus maklumat yang diperlukan demi

membuat keputusan terbaik.

D. Menilai tahap saingan di pasaran.5. Siapakah yang bertanggungjawab untuk menetapkan objektif yang selaras

dengan objektif organisasi, perancangan dan juga pelaksanaannya?

A. Pengurusan tinggiB. Pengurusan pertengahanC. Pengurusan rendah/bahagianD. Ketua pasukan


39/263


Pengurusan adalah satu seni mengarah orang lain melaksanakan kerjadengan mengutamakan aspek keberkesanan dan kecekapan pelaksanaannya.

Keberkesanan adalah pencapaian matlamat yang membolehkan objektiforganisasi menjadi kenyataan atau secara ringkasnya „melakukan sesuatuyang betul‰.

Kecekapan pula adalah melaksanakan kerja dengan usaha, kos danpembaziran yang minimum atau dengan kata lain „melakukan sesuatudengan betul‰.

Fungsi pengurusan boleh dibahagikan kepada perancangan, penyusunan,kepimpinan dan pengawalan. Pengurus memainkan berbagai jenis peranandalam sebuah organisasi.

Peranan-peranannya termasuk sebagai tunggak, ketua, pegawai perhubungan, jurucakap, perunding, pencetus idea, pembangunan keupayaan dan penggalaktransformasi.

Kemahiran pengurusan adalah penting untuk memastikan kejayaan seorangpengurus. Ia merangkumi kemahiran-kemahiran konseptual, interpersonal

dan teknikal. Pengurus pula boleh dibahagikan kepada tiga jenis: pengurusan atasan,

pengurusan pertengahan dan pengurusan bawahan.

Evolusi pengurusan berkembang seiring dengan tamadun awal manusia diMesir, China dan Babylon.

Kaedah pengurusan pada waktu itu berlainan dengan kaedah pengurusanpada hari ini.

Pengurusan moden berkembang dengan pesatnya selepas kemunculanRevolusi Perindustrian di Eropah.

Pada amnya, terdapat dua sistem yang terkenal dalam perbincangan berkaitan dengan trend atau pengurusan tetapan minda, iaitu sistem rasionaldan sistem sosial.

Antara tokoh terkenal dalam sistem rasional termasuk Henri Fayol, MaxWeber dan Frederick Taylor, manakala dalam sistem sosial pula adalah EltonMayo, William Ouchi dan Henry Mintzberg.


40/263


Keberkesanan

Kecekapan

Kemahiran interpersonal/antaraperorangan

Kemahiran konseptual

Kemahiran teknikal

Kepimpinan

Pengawalan

Penyusunan

Pengurusan saintifik

Perancangan


41/263

PENGENALANPerancangan adalah salah satu daripada fungsi pengurusan, di sampingpenyusunan, pengawalan dan kepimpinan. Bagi membolehkan sesebuahorganisasi berfungsi dengan berkesan maka perancangan yang baik amatlahpenting.

Menurut C. W. Roney (Certo, 2000), secara amnya perancangan dibuat bagi duatujuan. Pertama, ia dibuat adalah sebagai suatu perlindungan kepada sesebuahorganisasi. Ini bermakna apabila perancangan dibuat, seorang pengurus boleh

meramal kesan-kesan daripada setiap cadangan atau tindakan alternatif yangakan dilaksanakan. Dalam situasi ini, pengurus akan memilih tindakan alternatifyang memberi hasil terbaik kepada organisasi dan melindunginya daripadasebarang keputusan yang merugikan.

Kedua, perancangan dibuat untuk meningkatkan tahap keyakinan sesebuahorganisasi. Sebagai contoh, apabila sesebuah organisasi membuka satu cawangan baru, ia bukanlah suatu kebetulan tetapi hasil daripada perancangan yang teliti.Dengan perancangan yang betul, pengurus-pengurus boleh memastikan apayang perlu dilakukan, bagaimana untuk melaksanakan tindakan-tindakan

Di akhir topik ini, anda seharusnya dapat:

1. Menjelaskan maksud perancangan;

2. Mengaplikasikan proses-proses yang terlibat dalam perancanganyang berkesan;

3. Mengenal pasti jenis-jenis perancangan; dan

4. Membandingkan kelebihan-kelebihan dan kelemahan-kelemahanperancangan.

HASIL PEMBELAJARAN

TToo pp ii

22 Perancangan


42/263

TOPIK 2 PERANCANGAN 26

berkenaan, mengapa ia dilakukan, bila ia perlu dibuat, di mana ia dibuat, siapaperlu melaksanakannya dan sebagainya. Tanpa perancangan yang baik,sesebuah organisasi tidak mampu untuk berkembang.

Daripada perbincangan awal, kita boleh membuat kesimpulan betapapentingnya perancangan bagi mencapai kejayaan dalam sesebuah organisasi.Dalam bahagian seterusnya, kita akan mempelajari dengan lebih terperincitentang fungsi-fungsi perancangan. Topik-topik yang akan dibincangkan ialahdefinisi perancangan, bagaimana untuk membuat perancangan yang berkesan, jenis-jenis perancangan serta kelebihan-kelebihan dan kelemahan-kelemahanperancangan.

DEFINISI PERANCANGAN

Sebelum kita membincangkan perancangan organisasi dengan lebih lanjut,adalah lebih baik dianalisis definisinya terlebih dahulu. Berikut adalah beberapadefinisi perancangan yang dicadangkan oleh para intelek pengurusan Barat.

(a) Perancangan bermaksud menentukan objektif-objektif yang ingin dicapaidan memilih tindakan-tindakan yang perlu diambil untuk mencapaiobjektif tersebut (Lewis et al., 2001).

(b) Perancangan merupakan cadangan tindakan-tindakan yang perlu dibuat

oleh sesebuah organisasi untuk mencapai objektif-objektifnya (Certo, 2000).(c) Perancangan merupakan suatu proses untuk menentukan objektif-objektif

yang ingin dicapai pada masa hadapan termasuk tindakan-tindakan yangperlu diambil untuk mencapai objektif-objektif tersebut (Rue & Byars,2000).

(d) Perancangan melibatkan definisi objektif, pembentukan strategi dan pelan-pelan tindakan untuk menyelaras aktiviti-aktiviti organisasi (Robbins,1996).

(e) Perancangan merujuk kepada proses menentukan objektif-objektifsesebuah organisasi dan membuat keputusan mengenai cara yang terbaikuntuk mencapainya (Bartol & Martin, 1994).

Berdasarkan definisi-definisi yang telah diberikan, perancangan melibatkanaktiviti-aktiviti mengenal pasti objektif-objektif yang perlu dicapai termasukmenentukan strategi-strategi yang perlu diterima pakai untuk mencapai objektif-objektif yang telah ditetapkan. Secara ringkasnya, perancangan menekankanhasil akhir termasuk cara-cara untuk melaksanakan tugas tersebut. Menerusiperancangan, pengurus-pengurus akan dapat menentukan cara untuk

2.1


43/263


mengagihkan sumber-sumber yang sedia ada dengan cekap demi mencapaiobjektif-objektif organisasi.

BAGAIMANA MERANCANG DENGANBERKESAN?

Perancangan yang berkesan melibatkan lima proses utama (a) menentukanobjektif-objektif yang perlu dicapai; (b) membina komitmen individu untukmencapai objektif-objektif tersebut; (c) membentuk pelan-pelan tindakan; (d)

memantau kemajuan dan (e) mengekalkan fleksibiliti (Williams, 2000). Proses-proses ini bukan sahaja bertujuan untuk membuat perancangan tetapi juga untukmemastikan perancangan tersebut dilaksanakan secara betul dan berkesan.

(a) Menentukan Objektif-objektif Langkah pertama dalam perancangan adalah menentukan objektif-objektifyang ingin dicapai. Suatu objektif yang baik seharusnya mempunyai ciri-ciri S.M.A.R.T. specific, measurable, attainable, realistic and timely ataudalam bahasa Melayu objektif itu perlu: khusus, boleh diukur, bolehdicapai, realistik dan tepat pada masanya seperti yang ditunjukkandalam Rajah 2.1.

Rajah 2.1: Ciri-ciri untuk mencapai objektif-objektif yang baik

2.2

Apakah yang anda faham tentang perancangan berkesan dalamsesebuah organisasi?

SEMAK KENDIRI 2.1

Berdasarkan apa yang telah dibincangkan, berikan satu definisiperancangan menurut kefahaman anda. Bandingkan jawapan andadengan rakan-rakan.

AKTIVITI 2.1


44/263


(i) Objektif yang KhususObjektif tersebut mestilah dinyatakan secara khusus. Katakan sebuahorganisasi ingin meningkatkan pengeluarannya pada tahun ini. Oleh

itu, ia mesti menyatakan dengan jelas berapa banyak peningkatanyang ingin dicapai, sebagai contoh 10 atau 20 peratus atau lebih.

(ii) Objektif yang Boleh Diukur Suatu objektif yang baik adalah objektif yang boleh diukur secarakuantitatif. Pengukuran seperti ini adalah penting untuk menentukansama ada objektif tersebut boleh dicapai atau tidak. Berdasarkancontoh di atas, peningkatan dalam pengeluaran boleh diukur dengancara mengira produk yang dihasilkan. Andainya selepas pengiraandidapati ada pertambahan sebanyak 10 peratus berbanding denganapa yang diandaikan sebelumnya, ini bermakna objektif yangdirancang sebelum itu iaitu peningkatan sebanyak 10 peratus telahtercapai.

(iii) Objektif yang Boleh Dicapai Suatu objektif yang baik adalah objektif yang tidak mustahil untukdicapai. Objektif yang boleh dicapai akan menaikkan semangatpekerja-pekerja, manakala objektif yang tidak boleh dicapai hanyaakan melemahkan semangat mereka.

(iv) Objektif yang Realistik

Objektif yang realistik adalah suatu objektif yang munasabah.Katakan kapasiti pengeluaran Syarikat A telah mencecah tahap yangmaksimum. Pihak pengurusan mengambil keputusan untukmenentukan objektif meningkatkan pengeluaran sebanyak 30 peratusdaripada tahap maksimum. Objektif ini sememangnya tidak realistikdan tidak boleh dicapai kerana kapasiti pengeluaran sudah punmencapai tahap maksimum. Oleh itu, adalah penting bagi pengurussesebuah organisasi untuk menilai keupayaan organisasi tersebutsebelum membuat sebarang perancangan.

(v) Objektif yang Tepat Pada Masanya Suatu objektif yang baik biasanya akan menyatakan jangka masa yangperlu diambil untuk mencapai objektif tersebut. Misalnya, satu tahunatau tiga tahun. Dalam jangka masa ini, semua sumber akandigabungkan dan ditumpukan ke arah mencapai objektif itu.

(b) Membina Komitmen IndividuWalaupun objektif-objektif telah ditentukan, ini tidak menjamin semuaindividu dalam organisasi akan terdorong untuk mencapainya. Maka,selepas menentukan objektif-objektif tersebut, langkah susulan yang perlu


45/263


diambil adalah untuk memupuk komitmen pada setiap individu dalamorganisasi itu ke arah mencapai objektif tersebut. Terdapat empat cara yang boleh digunakan untuk mewujudkan komitmen di kalangan ahli-ahli

sesebuah organisasi untuk mencapai objektif tersebut. Sila rujuk Jadual 2.1untuk kaedah-kaedah dan penerangannya.

Jadual 2.1: Kaedah-kaedah Mewujudkan Komitmen

Kaedah Penerangan

Penentuanobjektif-objektifmenerusikerjasamadengan semuaahli dalamorganisasi

Biasanya, apabila keputusan dibuat hasil daripada kerjasamadengan ahli-ahli lain, ia akan menimbulkan rasa pemilikanterhadap keputusan yang dibuat. Apabila ahli-ahli merasakankeputusan yang dibuat adalah berdasarkan persetujuan mereka,ia akan mewujudkan komitmen di kalangan mereka untukmemastikan kejayaan pelaksanaannya. Kaedah ini merupakanpendekatan yang terbaik dan lazimnya digunakan dalamorganisasi untuk meningkatkan komitmen pekerja-pekerja.

Objektif-objektifyang munasabah

Objektif yang ditentukan perlulah munasabah agar pekerja-pekerja bersemangat untuk melaksanakan tugas mereka sehinggaobjektif yang telah dirancangkan tercapai. Objektif-objektif yangtidak realistik dengan sasaran yang tinggi sememangnya sukardicapai, manakala objektif-objektif dengan sasaran yang terlalurendah hanya akan membosankan pekerja-pekerja.

Pengumumanobjektif-objektifkepada ahli-ahlidalam organisasi

Pada amnya, apabila suatu objektif diketahui umum, kita akanrasa malu sekiranya objektif-objektif tersebut gagal dicapai. Olehitu, kita akan bekerja lebih keras untuk memastikan objektif yangtelah dirancang dapat dicapai.

Mendapatsokongandaripadapengurusanatasan

Untuk memudahkan lagi operasi kerja, adalah baik untukmendapat sokongan daripada pengurusan atasan. Sokongan ini boleh diberi dalam bentuk kewangan, pendapat, nasihat dansebagainya. Dengan sokongan ini, semua urusan akan menjadilebih mudah dan secara tidak langsung mendorong kita untukmencapai objektif-objektif tersebut.

(c) Menyediakan Pelan TindakanPelan-pelan tindakan akan disediakan selepas mengenal pasti komitmenyang akan diberikan oleh ahli-ahli organisasi ke arah mencapai objektif-objektif yang telah ditetapkan. Pelan tindakan ini akan menerangkanlangkah-langkah yang perlu diambil untuk melaksanakan tugas, individu-individu yang terlibat, sumber-sumber dan masa yang diperlukan untukmencapai objektif-objektif tersebut.


46/263


47/263


JENIS-JENIS PERANCANGAN

Walaupun perancangan ditakrifkan sebagai proses menentukan objektif danmengenal pasti kaedah-kaedah untuk mencapai objektif, perancangan jugaterdiri daripada beberapa jenis. Perancangan wujud dalam beberapa bentuk dansaiz serta mempunyai maksud yang tersendiri. Menurut Dessler (2001),perancangan boleh dikategorikan kepada tiga dimensi utama iaitu perancangan berasaskan format, hierarki organisasi dan kekerapan penggunaan. Rajah 2.2meringkaskan jenis-jenis perancangan berdasarkan dimensi-dimensi ini.

Rajah 2.2: Jenis-jenis perancangan

(a) Perancangan Berasaskan Format Perancangan berbeza daripada segi format iaitu cara ia dipersembahkan. Jika perancangan ditulis dalam bentuk pernyataan, yang menyatakan apayang perlu dicapai dan bagaimana ia boleh dicapai, maka ia dipanggilperancangan deskriptif. Contohnya perancangan kerjaya seseorang.Terdapat juga perancangan yang dinyatakan dalam bentuk pernyataankewangan. Perancangan jenis ini dikenali sebagai belanjawan disebabkanpelan ini dinyatakan secara kuantitatif dengan menggunakan istilah-istilahkewangan. Sementara itu, perancangan grafik merujuk kepadaperancangan yang menerangkan apa yang perlu dicapai dan bagaimanauntuk mencapainya dalam bentuk carta. Salah satu contoh perancangangrafik adalah carta Gantt. Carta ini menunjukkan jangka masa yangdiperlukan untuk melaksanakan sesuatu aktiviti dalam bentuk carta bar.

2.3

Renung kembali nasib beberapa syarikat terkenal di Malaysia yangterpaksa mencairkan atau menjual saham mereka kepada syarikat lainakibat kegagalan mengekalkan kedudukan mereka dalam duniaperdagangan. Mungkinkah ini disebabkan oleh kegagalan merekamempraktikkan perancangan awal mereka?

SEMAK KENDIRI 2.2


48/263


(b) Perancangan Berdasarkan Hierarki Organisasi Selain format, perancangan juga berbeza daripada segi aspek jangka masa.Sebahagian perancangan adalah untuk jangka masa yang panjang,

manakala sebahagian lain adalah untuk jangka pendek. Perancangandilakukan oleh pengurusan berdasarkan hierarki organisasi. Pada amnya,terdapat tiga peringkat dalam organisasi iaitu pengurusan atasan,pengurusan pertengahan dan pengurusan bawahan. Objektif sesebuahorganisasi perlulah ditentukan pada setiap tahap organisasi. Perancangan jenis ini dikenali sebagai perancangan atas ke bawah yang merangkumiperancangan/pelan strategik, pelan taktikal dan pelan operasi. Sila rujuk Jadual 2.2 untuk penerangan selanjutnya.

Jadual 2.2: Perancangan Berdasarkan Hierarki Organisasi

HierarkiOrganisasi Perancangan Penerangan

PengurusanPeringkatAtasan

PelanStrategik

Ini merupakan perancangan keseluruhan bagi sesebuahorganisasi yang menerangkan hala tuju umum organisasidan bagaimana ia boleh menempatkan dirinya dalampasaran berbanding dengan pesaing-pesaingnya yang laindari segi kedudukan. Perancangan strategik lazimnyamerangkumi jangka masa yang panjang dan dibuat untuktempoh dua hingga lima tahun ke hadapan. Pengurusanatasan akan bertanggungjawab untuk menyediakan pelanini.

PengurusanPeringkatPertengahan

PelanTaktikal

Pelan ini disediakan dan dilaksanakan oleh pengurusan diperingkat pertengahan. Ia menerangkan bagaimanasesebuah organisasi mengagihkan dan menggunakansumber, dana (kewangan) serta individu dalam organisasitersebut untuk mencapai objektif-objektif yang telahditentukan. Perancangan taktikal biasanya melibatkan

jangka masa yang sederhana dan dibuat antara enam bulanhingga dua tahun.

PengurusanPeringkatBawahan

Pelan Operasi Ini merupakan perancangan harian yang disediakan dandilaksanakan oleh pengurusan peringkat bawahan yang

juga dikenali sebagai pengurus bahagian. Biasanyaperancangan ini menerangkan pengeluaran danpengagihan produk untuk tempoh 30 hari hingga enam

bulan.

Walaupun setiap peringkat pengurusan membuat perancangan merekasendiri, perancangan itu hanya akan menjadi berkesan apabila objektif dantindakan dibuat pada peringkat sekongan bawahan serta selari denganobjektif dan tindakan yang dibuat oleh pengurusan peringkat pertengahandan atasan.


49/263


(c) Perancangan Berdasarkan Kekerapan Penggunaan Di samping format dan hierarki organisasi, perancangan juga berbezadaripada aspek kekerapan penggunaan. Sesetengah perancangan hanya

digunakan sekali manakala sebahagian lagi digunakan secara berulang.

Perancangan yang hanya digunakan sekali dikenali sebagai perancangansekali guna. Ia disediakan secara khusus untuk memenuhi tujuan-tujuantertentu, misalnya, pembukaan sebuah cawangan baru. Walaupunorganisasi tersebut mungkin membuka lebih daripada satu cawangan,setiap perancangan yang dibuat hanya boleh diguna pakai untuk cawangantertentu sahaja.

Ini adalah kerana setiap cawangan sudah semestinya mempunyai sumber-

sumber yang berbeza sama ada daripada segi kewangan, tenaga manusia,agihan pelanggan, saiz kawasan cawangan dan lain-lain. Oleh itu,perancangan untuk pembukaan cawangan baru di Gombak, misalnya,tidak boleh digunakan untuk pembukaan cawangan baru di Alor Setar.Contoh lain bagi jenis perancangan ini adalah belanjawan yang disediakanuntuk jangka masa tertentu.

Perancangan yang digunakan secara berulang kali dikenali sebagaiperancangan tetap. Perancangan ini digunakan untuk mengurus situasiyang kerap timbul dalam sesebuah organisasi seperti masalah disiplinpekerja-pekerja. Terdapat tiga jenis perancangan tetap iaitu polisi, prosedurdan peraturan.

(i) PolisiPolisi merupakan garis panduan atau prinsip am dalam mengurus sesuatusituasi.

(ii) ProsedurProsedur merujuk kepada tindakan atau proses yang mesti diambilsekiranya sesuatu situasi itu timbul. Ianya lebih khusus berbanding denganpolisi.

(iii) PeraturanPeraturan merupakan garis panduan yang khusus dalam mengambiltindakan. Peraturan biasanya lebih khusus berbanding prosedur.

Contoh berikut dapat membantu anda memahami perancangan tetapdengan lebih baik. Syarikat Suria Sdn Bhd telah membuat polisi yang manapekerja-pekerjanya adalah bertanggungjawab untuk memastikan setiapproduk yang dijual kepada pelanggan-pelanggan berada dalam keadaan


50/263


yang baik. Bagi sebarang produk rosak yang dijual, pelanggan-pelanggan berhak menuntut ganti rugi daripada syarikat. Namun demikian, sebelumganti rugi dibayar, terdapat beberapa prosedur yang perlu dipatuhi.

Pertama, merekodkan kerosakan yang berlaku dalam sistem inventori dankedua, mendapatkan kelulusan daripada pengurus jabatan terlebih dahulusebelum membuat bayaran ganti rugi. Walaupun begitu, peraturan tersebutmenyatakan bahawa sebarang laporan kerosakan mestilah dibuat dalam jangka masa 30 hari daripada tarikh pembelian.

Perhatikan bahawa semua aktiviti yang terlibat, iaitu aktiviti penjualanproduk kepada pelanggan-pelanggan, tuntutan ganti rugi daripadapelanggan-pelanggan dan juga bayaran ganti rugi oleh perniagaanmerupakan antara aktiviti-aktiviti berulang dalam sesebuah perniagaan;

lantas, polisi, prosedur dan peraturan telah ditetapkan sebagai garispanduan untuk mengurus semua aktiviti tersebut. Oleh itu, setiap kaliaktiviti ini berlaku, polisi, prosedur dan peraturan yang sama akan digunapakai. Secara ringkasnya, perancangan yang sama (iaitu polisi, prosedurdan peraturan) boleh digunakan secara berulang kali untuk menguruskanaktiviti-aktiviti yang berulang.

Kartun di atas menunjukkan pembentangan objektif oleh seorang wanitadan sebuah robot. Pada pendapat anda, apakah implikasinya kepadaorganisasi berkenaan sekiranya objektif yang ditentukan adalah tidaktepat dan tidak rasional?

AKTIVITI 2.2


51/263


KELEBIHAN-KELEBIHAN DANKELEMAHAN-KELEMAHANPERANCANGAN

Walaupun perancangan mempunyai kelebihan-kelebihan yang tertentu, ia jugamempunyai kelemahan-kelemahannya. Dalam bahagian ini, kita akan mengenalpasti kelebihan-kelebihan dan kelemahan-kelemahan perancangan. Denganmemahaminya, seseorang pengurus akan dapat menilai kualiti perancanganyang telah dilaksanakan. Jadual 2.3 memberikan ringkasan tentang kelebihan-kelebihan dan kelemahan-kelemahan perancangan.

Jadual 2.3: Kelebihan-kelebihan dan Kelemahan-kelemahan Perancangan

Kelebihan Kelemahan

Menghasilkan usaha intensif ke arahobjektif organisasi.

Mewujudkan usaha berterusan dikalangan pengurus dalam hierarkiorganisasi.

Menerangkan hala tuju organisasikepada pengurus-pengurus danpekerja-pekerja.

Membantu pengurus-pengurus dalammewujudkan strategi-strategi kerja.

Mewujudkan impak yang positifterhadap individu dan organisasi.

Mengekang perubahan yang berlakudalam organisasi.

Perancangan tidak mengambil kiraketidakpastian yang diandaikanuntuk masa hadapan.

Memisahkan antara perancang danpelaksana.

2.4

Apakah perbezaan antara perancangan berdasarkan format denganperancangan berdasarkan kekerapan penggunaan?

LATIHAN 2.1


52/263


2.4.1 Kelebihan-kelebihan Perancangan

Jadual 2.4 menerangkan secara lanjut kelebihan-kelebihan perancangan.

Jadual 2.4: Kelebihan-kelebihan Perancangan

Kelebihan Penerangan

Menghasilkanusaha intensif

Pekerja-pekerja akan bekerja dengan lebih keras sekiranya adaperancangan, iaitu, objektif-objektif dan strategi-strategi kerja.Selain itu, prestasi kerja boleh dipertingkatkan lagi kerana merekasedar hala tuju yang perlu dicapai.

Usaha berterusan

Perancangan melibatkan jangka masa yang tertentu. Pengurus-pengurus yang terlibat dalam perancangan akan tahu bahawa

objektif-objektif tersebut hanya boleh dicapai apabila tiba masanya.Oleh itu, usaha intensif yang dilaksanakan akan diteruskansehinggalah objektif-objektif yang dirancangkan berjaya dicapaidan pengurus-pengurus dan pekerja-pekerja akan bekerja lebih bersungguh-sungguh sepanjang tempoh masa yang diberikanuntuk mencapai objektif tersebut.

Hala tuju bersepadu

Dengan perancangan, pekerja-pekerja akan tahu objektif-objektifyang perlu dicapai termasuk strategi-strategi yang mesti diikuti.Secara tidak langsung, semua ahli-ahli organisasi mempunyai halatuju yang mesti dituruti dan mereka akan bergerak ke arah halatuju atau objektif yang sama.

Mewujudkanstrategi kerja

Seperti yang ditakrifkan sebelum ini, apabila seorang penguruskanan menetapkan suatu objektif untuk dicapai, secara automatik,pengurus-pengurus di peringkat pertengahan dan bawahan akanmenyoal cara-cara untuk mencapai objektif yang disasarkan itu.Untuk mencapai objektif tersebut, pengurus-pengurus perlumewujudkan strategi-strategi yang boleh dijadikan garis panduandalam menentukan aktiviti-aktiviti yang perlu dilaksanakan agarobjektif yang dirancang boleh dicapai.

Impak yangpositifterhadapindividu danorganisasi

Perancangan telah terbukti berkesan kepada organisasi dan jugaindividu. Pada amnya, organisasi yang terlibat dalam perancanganakan memperoleh keuntungan yang lebih dan berkembang denganlebih cepat berbanding dengan organisasi yang tidak terlibat dalamperancangan. Ia juga boleh diguna pakai kepada individu, samaada pengurus mahupun pekerja. Biasanya, prestasi kerja adalahlebih baik sekiranya mereka mempunyai objektif dan strategisemasa melakukan kerja.


53/263


2.4.2 Kelemahan-kelemahan Perancangan

Jadual 2.5 menjelaskan kelemahan-kelemahan perancangan.

Jadual 2.5: Kelemahan-kelemahan Perancangan

Kelemahan Penerangan

Mengekangperubahandanpenyesuaian

Lazimnya, perancangan dibuat untuk jangka masa yang tertentu.Apabila perubahan berlaku dalam persekitaran, maka rancangan-rancangan yang sedia ada perlu dikemas kini semula. Perubahan-perubahan kepada persekitaran ini boleh berlaku daripada aspekperubahan cita rasa pelanggan-pelanggan, perubahan teknologi,perundangan dan lain-lain. Namun demikian, ada kalanya individuatau organisasi terlalu komited untuk mencapai objektif yang telahdirancangkan sebelum ini sehinggakan mereka tidak sedar yangstrategi-strategi yang telah dibuat tidak lagi sesuai dan perludipinda. Kegagalan untuk menyedari tentang perlunya perubahanakan menyebabkan kegagalan pelaksanaan rancangan yang sediaada.

Ketidakpastianterhadapandaian-andaian

Perancangan biasanya berlandaskan andaian-andaian bagi kejadian-kejadian pada masa hadapan. Misalnya, seorang pengurusmengandaikan permintaan akan meningkat pada masa hadapan;maka pelan-pelan dibuat untuk meningkatkan pengeluaran produk bagi memenuhi permintaan. Bagi melaksanakan pelan itu, andaian

terhadap isu-isu masa hadapan mestilah tepat. Terdapat banyakelemen yang tidak pasti yang wujud dalam ramalan masa hadapan.Sekiranya ramalan yang dibuat adalah salah, maka perancanganyang dibuat berasaskan andaian berkenaan akan gagal akhirnya.

Pemisahanantaraperancang danpelaksana

Pada amnya, perancangan dibuat oleh pengurus peringkat atasan,manakala pelaksanaannya dijalankan oleh pekerja di peringkat bawahan. Kadangkala pengasingan ini boleh menyebabkan pelanyang dibuat menjadi tidak serasi dengan keupayaan pekerja-pekerja. Ini berlaku apabila orang yang merancang itu tidak terlibatsecara langsung dalam bahagian operasi. Oleh itu, mereka tidaktahu dengan mendalam tentang tahap keupayaan dan kekanganyang dihadapi di peringkat operasi, yang kemudiannyamengakibatkan kegagalan dalam perancangan tersebut.

Berdasarkan apa yang anda telah pelajari, cuba jelaskan kepentinganperancangan yang berkesan dan implikasi-implikasinya terhadap syarikatanda sekiranya perancangan tersebut gagal mencapai objektif organisasi.

AKTIVITI 2.3


54/263


Soalan Esei

Daripada perbincangan di atas, senaraikan kelemahan-kelemahanperancangan.

Soalan-soalan Aneka Pilihan

1. Proses pengurusan yang manakah menentukan objektif yang perludicapai dan juga untuk mengenal pasti kaedah-kaedah untukmencapai objektif tersebut?

A. Pembentukan strategiB. Pelaksanaan taktikalC. PerancanganD. Pentadbiran

2. Apakah langkah pertama dalam perancangan berkesan?

A. Mengekalkan kefleksibelan dalam perancanganB. Membentuk pelan tindakan

C. Menentukan objektif-objektifD. Membina komitmen ke arah pencapaian objektif

3. Jenis perancangan tetap yang manakah menyediakan garis panduankhusus untuk mengambil tindakan yang tertentu?

A. SyaratB. PolisiC. ProsedurD. Peraturan

LATIHAN 2.2


55/263


4. „Ahmad, tolong pastikan yang anda terangkan kepada kakitangananda langkah-langkah untuk menetapkan proses kerja yang baru, belanjawan yang diberi dan orang yang terlibat,‰ kata Encik Ali.

Apakah langkah dalam proses perancangan yang dimaksudkan olehEncik Ali?

A. Menentukan objektifB. Membina komitmen individuC. Menyediakan pelan tindakanD. Memantau kemajuan

5. Siapakah yang bertanggungjawab untuk membentuk pelan taktikal?

A. Pengurus-pengurus peringkat atasanB. Pengurus-pengurus peringkat pertengahanC. Pengurus-pengurus peringkat bawahanD. Semua pengurus di atas

Pernyataan BENAR B) atau PALSU P)

1. Perancangan dibuat berdasarkan andaian-andaian pada masahadapan.

2. Salah satu kelemahan perancangan adalah ia mengekang perubahandan penyesuaian dalam sesebuah organisasi.

3. Perancangan operasi dibuat untuk menentukan bagaimana sesebuahorganisasi boleh menggunakan sumber-sumber, belanjawan danindividu-individu untuk mencapai objektif yang khusus.

4. Perancangan tetap merupakan perancangan yang dibuat secarakhusus untuk tujuan tertentu.

bbpp1103 prinsip pengurusan

Documents