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Organisationsvorschriften[Verwaltungseinheit]

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Organisationsvorschriften [Verwaltungseinheit] Version 0.1

Inhaltsverzeichnis

1 Ziel und Zweck der Organisationsvorschriften 3

2 Grundsätze 32.1 Anpassungen der Organisationsvorschriften...........................................................................42.2 Ordnungssystem [Verwaltungseinheit]....................................................................................42.3 Klassifikation, Vorgaben Datenschutz.....................................................................................42.4 Titel: Abkürzungen, Akronyme.................................................................................................4

3 Ablauforganisation 53.1 Bearbeitungsprozess...............................................................................................................53.2 Lifecycle Management.............................................................................................................6

4 Aufbauorganisation: Funktionen, Verantwortlichkeiten und Rollen 94.1 Zugriffskonzept: Offene Informationskultur..............................................................................94.2 Funktionen, Verantwortlichkeiten und Rollen..........................................................................9

5 Inkraftsetzung 11

6 Anhänge/ Detailregelungen und Spezifizierungen 12Anhang 1 Aktualisierungs- und Änderungskontrolle....................................................................12Anhang 2 Begriffe........................................................................................................................ 12Anhang 3 Abkürzungen...............................................................................................................13Anhang 4 Organigramm..............................................................................................................13Anhang 5 Rollenverteilung...........................................................................................................13Anhang 6 Negativliste.................................................................................................................. 14Anhang 7 Scanning-Anweisungen...............................................................................................14Anhang 8 Liste juristisch relevante Unterlagen............................................................................14Anhang 9 Liste der autorisierten Ablagen....................................................................................15Anhang 10 Beschreibung der Einsatzgebiete und ihre Anwendungen..........................................15Anhang 11 Liste der Zusatzkomponenten.....................................................................................16Anhang 12 Bewertungsentscheide des BAR.................................................................................16Anhang 13 Anweisungen zum Dossierabschluss für Dossierverantwortliche................................16Anhang 14 Anweisungen für die Aussonderung für das CC GEVER............................................16Anhang 15 Liste der Rubriken betreffend der Near Line-Ablage XY.............................................16Anhang 16 Anweisung zum Umgang mit klassifizierten und Datenschutzrelevanten Informationen

und Verschlüsselung.............................................................................................................17Anhang 17 Liste der Unterlagen mit eingeschränktem Zugriff.......................................................18Anhang 18 Eingangsbearbeitungsprozess....................................................................................19

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1 Ziel und Zweck der Organisationsvorschriften

Die Organisationsvorschriften dienen als Grundlage für die tägliche Arbeit mit GEVER (elektronische Geschäftsverwaltung). Sie beschreiben gestützt auf rechtliche und technische Normen und Standards1 die Organisation der GEVER sowie die Umsetzung der Anforderungen an eine systematische Aktenführung.

Die Aktenführung fördert eine transparente und nachvollziehbare Geschäftstätigkeit und unterstützt die effiziente Geschäftsabwicklung.

Sie ermöglicht der [Verwaltungseinheit]

· in laufenden Geschäften die Übersicht zu wahren und die Koordination zu gewährleisten (Informationsmanagement);

· sich selbst und dem Bundesrat Rechenschaft abzulegen (Planung, Controlling, Aufsicht);

· Dritten (z.B. Akteneinsichtsrecht der Betroffenen) oder dem Parlament Rechenschaft über ihre geschäftlichen Aktivitäten abzulegen.

· die Umsetzung des Bundesgesetzes über das Öffentlichkeitsprinzip (BGÖ) zu gewährleisten.

2 Grundsätze

Die vorliegenden Organisationsvorschriften sind für alle Mitarbeitenden der [Verwaltungseinheit] verbindlich.

Die Organisationsvorschriften gelten für die Registrierung und Ablage aller Unterlagen, die im Rahmen der Verwaltungstätigkeit empfangen oder erstellt werden. Sie gelten sinngemäss auch für die Bearbeitung von digitalen Daten ausserhalb der GEVER-Anwendung (z.B. Datensammlungen, Datenbanken; vgl. Anhang 8 und 9).

Das digitale Dossier gilt als das massgebliche und vollständige Dossier.

Alle geschäftsrelevanten Unterlagen müssen vollständig registriert und abgelegt werden. Dies gilt insbesondere auch für E-Mails, Faxe, Telefonnotizen sowie Beilagen (Mikrofichen, Mikrofilme, Tonspuren, CDs, Videos, Fotos, Bilder etc.). Unterlagen, die für den Nachweis der Verwaltungstätigkeit nicht relevant sind, müssen nicht registriert werden (vgl. Anhang 6).

Grundsätzlich werden alle Unterlagen in der GEVER-Anwendung verwaltet. Ausnahmen werden in Anhang 6 abschliessend aufgelistet. Von den (z.B. auf dem Postweg) eingehenden Unterlagen werden nur als „persönlich“, „vertraulich“ oder an den Personaldienst adressierte Unterlagen ungeöffnet direkt an die Adressaten weitergeleitet.2 Die restliche Post wird geöffnet und – sofern geschäftsrelevant – in der GEVER-Anwendung registriert.

Es steht in der Verantwortung des Sachbearbeitenden, allfällige geschäftsrelevante und als persönlich oder vertraulich adressierte Unterlagen zu registrieren.

Die Linienvorgesetzten sind gemeinsam mit den Sachbearbeitenden verantwortlich für die Korrektheit und Vollständigkeit der Dossiers im Zuständigkeitsbereich.

1 Regierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetz [RVOG], Bundesgesetz über die Archivierung [BGA], Bundesgesetz über

den Datenschutz [DSG], Bundesgesetz über das Öffentlichkeitsprinzip der Verwaltung [BGÖ], Weisungen Aktenführung (WAF),

Informationsschutzverordnung ISchV, ZGB, OR, GebüV, GEVER Standards: A290, P019, P023,I016, I017, I019, die

Weisungen des IRB betr. Informatikssicherheit (WIsB, 1. November 2004) etc.

2 Vgl. 5. Tätigkeitsberichts des EDÖB 1997/1998, Ziffer 4.6., Öffnen privater Post durch den Arbeitgeber. Zu Kennzeichnung

privater Post vgl. Fussnote 4, S.5

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2.1 Anpassungen der OrganisationsvorschriftenDie Organisationsvorschriften (OV) werden periodisch (mindestens alle 6 Monate) durch die [OV-Verantwortliche] überprüft. Allfällige Änderungs- oder Ergänzungsvorschläge der Mitarbeitenden sind erwünscht und direkt an die [OV-Verantwortliche] zu richten. Anträge zu Anpassungen der OV werden durch die [OV-Verantwortliche] an die Geschäftsleitung gestellt und von dieser verabschiedet.

2.2 Ordnungssystem [Verwaltungseinheit]Das Ordnungssystem (OS) ist die massgebende Struktur für die Ablage aller geschäftsrelevanten Unterlagen. Es ist aufgabenorientiert aufgebaut und umfasst alle Aufgaben. Anpassungen (Integration neuer Aufgaben) können nach Rücksprache mit [CC GEVER] durch die genannte Stelle vorgenommen werden. Dabei gelten die Grundsätze der Aufgabenorientierung, der Übersichtlichkeit und der einheitlichen Systematik im gesamten OS [Verwaltungseinheit].

Die [CC GEVER] ist zuständig für die vollständige Erfassung der notwendigen Metadaten auf der Stufe Rubrik. Jeder Rubrik ist eine federführende Organisationseinheit zugeordnet, welche für die Erarbeitung der weiteren Metadaten hinzugezogen werden kann.

2.3 Klassifikation, Vorgaben DatenschutzGeschäfte, welche klassifizierte Unterlagen nach ISchV enthalten oder nach Personennamen erschlossen sind und besonders schützenswerte Personendaten oder Persönlichkeitsprofile enthalten, sind im Ordnungssystem in den Metadaten entsprechend zu kennzeichnen und der Zugriff technisch einzuschränken.

Die federführenden Organisationseinheiten sind für die Umsetzung dieser Vorgaben verantwortlich (vgl. Anhang 16).

2.4 Titel: Abkürzungen, AkronymeTitel und Metadaten müssen bis auf Stufe Dokument klar, verständlich und in [deutscher Sprache] erfasst werden. Ausnahmen für andere Sprachen können mit dem CC GEVER abgesprochen werden.

Titel sind aussagekräftig zu formulieren, d.h. sie enthalten kurze Angaben zum Geschäft und ev. Absender und Datum (in der Form jjjj-tt-mm, z.B. bei Protokollen).

Titel dürfen keine Abkürzungen enthalten. Abkürzungen oder Akronyme3 müssen aufgeschlüsselt sein (in runder Klammer), ausgenommen diejenigen, die in den Standardwörterbüchern der Landessprachen enthalten sind (z.B. DUDEN). Damit ist sichergestellt, dass sowohl nach Abkürzungen als auch nach dem Namen gesucht werden kann.

Fachbereichsspezifische Regelungen sind zugelassen, sofern sie diesem Grundsatz nicht widersprechen. Sie sind der [OV-Verantwortlichen] mitzuteilen.

3 Aus dem Anfangsbuchstaben mehrerer Wörter gebildetes Wort

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Eingangs-behandlung Geschäftsbearbeitung Ausgangsbehandlung

Digitale Post

Physische Post


3 Ablauforganisation

Eine nachvollziehbare und transparente Geschäftsverwaltung muss durch die umfassende und lückenlose Erfassung der Unterlagen und durch das Aufzeichnen der Geschäftsabläufe sichergestellt werden. Es wird definiert, welche Organisationseinheiten bzw. welche Mitarbeitenden für welche Aufgabe in den nachfolgend aufgeführten Bearbeitungsphasen zuständig sind.

3.1 BearbeitungsprozessDer Prozess der Geschäftsbearbeitung ist wie folgt geregelt:

Eingangsbehandlung

Beim zentralen Posteingang werden die Eingänge durch das CC GEVER digital erfasst. Die Verteilung der Eingangspost erfolgt mittels [Laufweg] in der GEVER-Anwendung. Sie geschieht für alle Organisationseinheiten einheitlich und wird nach folgenden Kriterien durchgeführt:

· Unpersönliche Post – Organisationseinheit nicht erkennbar: [Leitung Stab]

· Unpersönliche Post – Organisationseinheit erkennbar: Direkt an Organisationseinheit

· Persönlich adressierte Post4: direkte Zustellung

Die Leitung der Organisationseinheit ist zuständig für die Zuteilung der Federführung von eingehender Post, die durch das CC GEVER nicht bereits einem Sachbearbeitenden zugewiesen werden konnte.

· Der Sachbearbeitende ist für die Registrierung der Unterlagen (Eingänge, Ausgänge, interne Unterlagen) zuständig. Er beantragt zudem die Eröffnung neuer Dossiers in der GEVER-Anwendung. Subdossiers können anschliessend von den Sachbearbeitenden selber eröffnet und verwaltet werden (max. [2 Hierarchiestufen], Ausnahmen können beim CC GEVER beantragt werden).

Physische Posteingänge werden im CC GEVER in Tagesmappen gesammelt und nach [3 Monaten] vernichtet (Ausnahmen vgl. Anhang 8).

Im Anhang 18 ist die Eingangsbearbeitung detailliert beschrieben (Beispiel BAR).

Eingehende Mails E-Mails an die zentrale Amts-Adresse werden vom CC GEVER mittels [Laufweg] in der GEVER-Anwendung an die zuständige Person oder Stelle weitergeleitet. Der zuständige Sachbearbeitende registriert die E-Mail.

Adressen sind in der GEVER-Anwendung hinterlegt. Sie werden durch das CC GEVER erfasst und wenn nötig aktualisiert. Das CC GEVER ist für die Qualitätskontrolle verantwortlich. Bedürfnisse nach Änderungen oder Neuerfassung von Adressen aus den Organisationseinheiten sind dem CC GEVER zu melden.

E-Mails direkt an einen Sachbearbeitenden ([email protected]), werden vom betroffenen Sachbearbeitenden registriert. Bei Unklarheiten

4 Als persönliche Post gelten mit „privat“, „persönlich“ oder „eigenhändig“ adressierte Unterlagen. Das blosse Voranstellen des

Namens genügt nicht, um zu zeigen, dass die Post einem Mitarbeitenden als Privatperson zugestellt wird. Stellt der

Mitarbeitende nach Öffnen des Briefs fest, dass die als „privat“ gekennzeichnete Post geschäftsrelevant ist, muss er sie dem

CC GEVER zum Einscannen geben.

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mailto:[email protected]

Controlling

Dossier-eröffnung Dossier-verwaltung Dossier-abschluss

Verschlüsselung

Aussonderung Aufbewahrung im Amt

Ablieferung ans Archiv

Ausleihe abgelieferter Akten aus dem BAR


hinsichtlich der Registrierung ist vorgängig die für dieses Geschäft federführende Stelle oder das CC GEVER zu kontaktieren.

Geschäftsbearbeitung

Die interne Bearbeitung – also der Austausch von Unterlagen und Dokumenten erfolgt durch die Leitung als auch die Sachbearbeitenden ausschliesslich über die GEVER-Anwendung mittels der Funktion [Laufweg] und der Abarbeitung im Arbeitsvorrat.

Die Bearbeitung von Geschäftsvorfällen mit Dritten erfolgt wie bisher mittels Papier oder via E-Mail.

Ausgangsbehandlung

Der Versand von Unterlagen (ob digital oder in Papierform) obliegt nach wie vor den zuständigen Sachbearbeitenden. Der Nachweis des Versands eines Ausgangs erfolgt sowohl durch die Leitung als auch die Sachbearbeitenden digital. Das bedeutet, dass die unterzeichnende Person auf einem Ausgangs-Dokument das Visum "Versand bestätigen" anbringt. Die Leitung ist die genehmigende Stelle bei Ausgängen, bei denen sie gemäss der Unterschriftenregelung des Amtes verantwortlich ist.

Ausgedruckte und von Hand unterschriebene Ausgänge werden nicht wieder eingescannt. Hier gilt das Visum „Versand bestätigen“. Ausnahmen sind beim CC GEVER zu beantragen.

Abteilungsspezifische Bearbeitungsreglemente (Arbeitsanweisungen, Ergänzungen der OV) sind ausdrücklich erwünscht. Sie sind der [OV-Verantwortlichen] mitzuteilen.

3.2 Lifecycle ManagementDie [Verwaltungseinheit] untersteht dem BGA und den entsprechenden Ausführungserlassen.

Unterlagen müssen so aufbewahrt werden, dass sie während ihres gesamten Lebenszyklus (von der Entstehung bis zur Aufbewahrung, Archivierung oder Vernichtung) bei Bedarf jederzeit zur Verfügung stehen.

Dossiereröffnung Dossiers werden auf Antrag der federführenden Organisationseinheit durch das CC GEVER eröffnet. Das CC GEVER prüft bei der Dossiereröffnung die korrekte Eingliederung in das Ordnungssystem, die Verständlichkeit und die Regelkonformität des Dossiertitels.

Die Liste der möglichen Zusatzkomponenten findet sich im Anhang 11. Noch nicht vorhandene Zusatzkomponenten können beim CC GEVER via [Administrativen Auftrag in der GEVER-Anwendung] beantragt werden.

Mit der Eröffnung der Dossiers werden die Metadaten von der Ordnungsposition automatisch auf das Dossier übertragen. Individuelle Anpassungen sollen die Ausnahme bleiben und müssen mit der Dossierbestellung beim CC GEVER beantragt werden.

Das CC GEVER kann bei Bedarf Rücksprache mit der federführenden Stelle nehmen und in begründeten Fällen eine Dossiereröffnung verweigern.

Dossierverwaltung Für die Bewirtschaftung des Dossiers ist die federführende

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Organisationseinheit verantwortlich.

Im Rahmen des Controllings werden durch das [CC GEVER] die Dossiers auf ihre korrekte Führung hin überprüft.

Verschlüsselung, Klassifizierte

Unterlagen

Die Verschlüsselung von Unterlagen wird auf ein Minimum beschränkt. Sie wird, ausser gesetzlich vorgeschrieben, zur Übermittlung, nicht aber zur Ablage verwendet. Verschlüsselte Unterlagen müssen spätestens vor der Ablieferung ans Bundesarchiv entschlüsselt werden.

Der Umgang mit klassifizierten Unterlagen richtet sich nach der ISchV.

Detaillierte Anweisungen zu Verschlüsselung und Klassifikation finden sich in Anhang 16.

Controlling Das [CC GEVER] ist berechtigt, Kontrollen in der GEVER-Anwendung durchzuführen. Über die gemachten Feststellungen erstellt es [jährlich in Zusammenarbeit mit der OV-Verantwortlichen] einen Bericht zuhanden der Direktion.

Dossierabschluss Die federführende Organisationseinheit löst nach Geschäftsabschluss den Dossierabschluss aus. Als Vorraussetzung für den Abschluss bereinigt die zuständige Stelle die Dossiers. Sie ist u.a. dafür zuständig, dass die Metadaten den Vorgaben für die Archivierung des Schweizerischen Bundesarchivs entsprechen und die Dokumente in archivtaugliche Formate umgewandelt werden (vgl. Anhang 13).

Prinzipiell können Dossiers abgeschlossen werden, wenn seit [1 Jahr] kein Dokumentenzuwachs mehr erfolgt ist.

Das CC GEVER schliesst die Dossiers im System ab und kontrolliert diese vorher.

Aussonderung Das CC GEVER überprüft gemeinsam mit den zuständigen Organisationseinheiten die Ablagen und Informationsspeicher [alle fünf Jahre] dahingehend, ob Dossiers abgeschlossen und/oder ausgesondert werden können.

Aufbewahrung im Amt

Alle als nicht archivwürdig beurteilten Unterlagen werden bis zum Ablauf der definierten und hinterlegten Aufbewahrungsfrist in der GEVER-Anwendung aufbewahrt. Die Dossiers können nach Ablauf ihrer allfälligen Aufbewahrungsfrist gelöscht werden (Primärdaten).

Ausgenommen sind Dossiers der Rubriken in Anhang 15, welche [2 Jahre nach Dossierabschluss] durch das CC GEVER in die Near Line-Ablage XY verschoben werden. Hier bleiben sie bis zum Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist für die Mitarbeitenden lesend zugänglich, anschliessend werden sie gelöscht (Primärdaten).

Die Metadaten der gelöschten Unterlagen / Dossiers werden [gemeinsam mit den Ablieferungsverzeichnissen aufbewahrt; im Sinne „was vernichtet wird, wird belegt“]. Gesetzliche Vorschriften (z.B. Datenschutz), die das Löschen oder Anonymisieren der Metadaten vorschreiben, werden berücksichtigt.

Für die Aufbewahrung und Bewirtschaftung dieser Unterlagen ist das CC GEVER zuständig.

Ablieferung ans Aus archivwürdigen Dossiers (vgl. Anhang 12) wird ein SIP (Submission

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http://www.bar.admin.ch/themen/00876/00877/index.html?lang=de&download=M3wBPgDB/8ull6Du36WenojQ1NTTjaXZnqWfVpzLhmfhnapmmc7Zi6rZnqCkkIN0gn2EbKbXrZ6lhuDZz8mMps2gpKfo


Archiv Information Package) gemäss den Vorgaben des BAR gebildet und abgeliefert. Das CC GEVER ist für die Ablieferung und alle dazu gehörigen Arbeitsschritte (Erstellung und Kontrolle des SIP, Schutzfristen melden, Transfer ins BAR, Empfangsbestätigung BAR entgegennehmen und Löschen der Primärdaten auslösen, Findmittel verwalten etc.) verantwortlich.

Ausleihe abgelieferter

Akten aus dem BAR

Der Zugang zu Unterlagen, die zur Archivierung an das Schweizerische Bundesarchiv abgeliefert wurden, richtet sich nach den Bestimmungen des Bundesgesetzes über die Archivierung [BGA] sowie den entsprechenden Ausführungserlassen.

Die federführende Stelle bestellt die Unterlagen beim CC GEVER, welche diese beim BAR anfordert und auch deren Rückgabe überprüft.

Einsichtsgesuche von Dritten werden durch das CC GEVER dem [Rechtsdienst] weitergeleitet.

Im Übrigen gilt das GEVER-Verfahren nach Organisationshandbuch GEVER (OHb).

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http://www.bk.admin.ch/themen/04609/04719/index.html?lang=de

http://www.bar.admin.ch/dienstleistungen/00900/index.html?lang=de


4 Aufbauorganisation: Funktionen, Verantwortlichkeiten und Rollen

4.1 Zugriffskonzept: Offene InformationskulturGrundsätzlich sind alle Unterlagen allen Mitarbeitenden zugänglich (lesen und schreiben), ausser diejenigen der in Anhang 17 abschliessend aufgeführten Rubriken oder Dossiers.

4.2 Funktionen, Verantwortlichkeiten und Rollen Die Mitarbeitenden der [Verwaltungseinheit] haben aufgrund ihrer verschiedenen Funktionen verschiedene Verantwortlichkeiten in der Geschäftsverwaltung. Diese werden anhand von Rollen definiert und beschrieben. Verantwortlichkeiten und Rollen können sowohl technischer (verbunden mit entsprechenden Rechten in der GEVER-Anwendung, fachspezifisch) als auch organisatorischer Natur sein (vgl. Anhang 5).

4.2.1 Fachspezifische Rollen (verbunden mit Rechten in der GEVER Anwendung)

Sachbearbeiter/in Standardrolle für Mitarbeitende in der GEVER-Anwendung.

Beantragt Dossiers für neue Geschäfte beim CC GEVER.

Erfasst (registriert) und bearbeitet die geschäftsrelevanten Unterlagen in der GEVER-Anwendung. Unterlagenkategorien gemäss der Negativliste in Anhang 6 müssen nicht registriert werden.

Ist für den Versand von Ausgängen zuständig und weist diesen jeweils in der GEVER-Anwendung nach (Visum „Versand bestätigen“).

Stellt seine Stellvertretung durch Vergabe von Stellvertreter-Rechten in der GEVER-Anwendung sicher.

Registrator/in Alle Mitarbeitenden des CC GEVER besitzen diese Rolle, um ihre fachspezifischen Aufgaben zu erledigen (vgl. Beschreibung CC GEVER S.10).

Leiter/in Hat Zugriff auf sensitive Dossiers gemäss Zugriffskonzept (vgl. Anhang 17).

GEVER Administrator Amt

Ist in Zusammenarbeit mit dem Applikationsverantwortlichen zuständig für den Kontakt mit dem Leistungserbringer.

Ist verantwortlich für die Betreuung und die Koordination der technischen und organisatorischen Aufgaben rund um die GEVER-Anwendung.

Administration der GEVER-Anwendung, pflegt das Ordnungssystem und die Vorlagen, kann im Bedarfsfall Stellvertretungen einrichten.

Die Rolle GEVER Administrator Amt können nur Mitarbeitende des CC GEVER innehaben.

Systemadministrator/in

Leistungserbringer

Erbringt die technische Administration der GEVER-Anwendung gemäss dem Service Level Agreement (SLA) mit der [Verwaltungseinheit].

4.2.2 Organisationsspezifische Rollen

Direktion Erlässt die Organisationsvorschriften.

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Geschäftsleitung Legt die Informationen mit eingeschränkten Zugriffsrechten fest.

OV-Verantwortliche Ist verantwortlich für den Unterhalt der Organisationsvorschriften (inkl. Anhänge) und die Kontrolle ihrer Umsetzung durch die Mitarbeitenden der [Verwaltungseinheit]. Führt Schulungen zu den Organisationsvorschriften durch.

Linienvorgesetzte/r Ist verantwortlich für die Umsetzung der Organisationsvorschriften im eigenen Zuständigkeitsbereich (inkl. Spezifizierung der Organisationsvorschriften).

Meldet neue Mitarbeitende (inkl. Rollen) zur Erfassung in der GEVER-Anwendung und allfällige Änderungen an das CC GEVER.

Benutzer/in Ist verantwortlich für die Einhaltung der Organisationsvorschriften.

Jeder Mitarbeitende in der [Verwaltungseinheit] wird in der GEVER-Anwendung mit dem Eintritt durch das CC GEVER erfasst und allfällige Änderungen festgehalten.

Jeder Benutzende wird einer oder mehreren Organisationseinheiten zugewiesen und erhält eine oder mehrere Rollen.

Mit dem Austritt des Benutzenden aus der [Verwaltungseinheit] wird der Benutzende inaktiv gesetzt. Die noch offenen Pendenzen / Dossiers mit Federführung durch den Benutzenden etc. müssen vor dem Austritt abgetreten werden. Nach dem Austritt werden sie durch das CC GEVER dem jeweiligen Linienvorgesetzten übertragen.

SuperUser Ist die erste Ansprechperson für alle Benutzenden zur täglichen Bedienung der GEVER-Anwendung. Kann der SuperUser nicht weiterhelfen oder ist es ein technisches Problem, wendet er sich an das CC GEVER.

CC GEVER Verwaltet den zentralen Posteingang der [Verwaltungseinheit].

Ist zuständig für das Lifecycle Management der Unterlagen (inkl. Dossiereröffnung und -wiedereröffnung, Abschluss und Aussonderung der Dossiers).

Erbringt die fachliche Administration der GEVER-Anwendung.5

Führt Aus- und Weiterbildungen zu der Verwendung der GEVER-Anwendung durch. Stellt den Support der SuperUser sicher und leitet eine SuperUser Group Amt.

Ist verantwortlich für das Controlling in Zusammenarbeit mit der OV-Verantwortlichen. Unterstützt die OV-Verantwortliche: zur Verfügung stellen von Suchabfragen, Erfahrungswerte aus dem täglichen Betrieb zur Umsetzung der OV etc.

Führt die Papierablage (inkl. Ausleihkontrolle) und die Altablage (inkl. Near Line-Ablage).

Das CC GEVER ist ebenfalls für die Adressverwaltung und das Prozessdesign in der GEVER-Anwendung verantwortlich.

Änderungen am Ordnungssystem werden durch das CC GEVER genehmigt.

5 Die Tätigkeiten zur fachlichen Administration der GEVER-Anwendung sind im Administratoren-Handbuch geregelt.

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Applikationsverantwortliche/r

Unterhält die Applikation von der Gestaltung über die Pflege bis hin zur Aktualisierung. Er ist verantwortlich für die Planung, die Beantragung und die Überwachung aller Aktivitäten, welche notwendig sind, um die GEVER-Anwendung zu nutzen und den ändernden Bedürfnissen und Rahmenbedingungen anzupassen.

Bedürfnisse für die Weiterentwicklung der GEVER-Anwendung sind dem Applikationsverantwortlichen zu melden. Dieser prüft das Bedürfnis und leitet es, sofern es für die ganze Dienststelle wichtig ist, an die User Group [Produkt]6 weiter.

Vertritt die [Verwaltungseinheit] in (departementalen) GEVER-Arbeitsgrup-pen und -Gremien.

Öffentlichkeitsbeauftragte/r

Empfängt, bearbeitet und beantwortet BGÖ-Anfragen.

Pflegt auf Anfrage die Metadaten von Unterlagen betreffend BGÖ-Status und Zugänglichkeit nach BGÖ in der GEVER-Anwendung gemäss der Weisung BGÖ des [EDI vom 1.6.06].

5 Inkraftsetzung

Diese Weisungen treten auf den [tt.mm.jjjj] in Kraft und ersetzen alle früheren diesbezüglichen Bestimmungen.

Name Amt

Unterschrift

Vorname Name, Direktor/in

6 Siehe auch Prozesse Change- und Releasemanagement im Reglement der User Group Fabasoft [P015].

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6 Anhänge/ Detailregelungen und Spezifizierungen

Anhang 1 Aktualisierungs- und Änderungskontrolle

Aktualisierungskontrolle:

Überprüfungsrhythmus Weisung jährlich, Anhänge laufend mindestens aber halbjährlich

Federführung [OV-Verantwortliche]

Änderungskontrolle:

Version Datum Name oder Rolle Bemerkungen (geändert, geprüft, genehmigt)

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Anhang 2 Begriffe

Dossier

Als Dossier gilt die Gesamtheit (Kollektiv) der Unterlagen zu einem Geschäft. Grundsätzlich entspricht ein Dossier einem Geschäft. Durch Zusammenfassen artverwandter Geschäfte bzw. durch Aufteilung von Dossiers in Subdossiers kann diese Grundstruktur den jeweiligen Bedürfnissen angepasst werden. Die Dossierbildung erfolgt auf der Grundlage des Ordnungssystems.

Geschäft

Die Bearbeitung der Amtsaufgaben erfolgt in Form von Geschäften. Das einzelne Geschäft umfasst den Geschäftsprozess (z.B. Steuerung, Bearbeitung) und die dazugehörenden Unterlagen sowie deren Eingliederung in das dafür geschaffene Ordnungssystem. Die Gesamtheit der während der Laufzeit eines Geschäfts registrierten Unterlagen und die Prozessinformationen erlauben es, die Geschäftstätigkeit zuverlässig nachzuweisen.

GEVER; elektronische Geschäftsverwaltung

Bezeichnet die Gesamtheit der Aktivitäten und Regeln für die Planung, Steuerung, Kontrolle und Nachweis von Geschäften. Sie umfasst die dokumenten- bzw. dossierbezogene Aktenführung (Führen von Geschäftsunterlagen) und das geschäftsbezogene Prozessmanagement, dient der wirksamen und effizienten Geschäftstätigkeit der Verwaltungseinheiten und besteht aus den Elementen Aktenführung, Geschäftskontrolle und Ablaufsteuerung.

Handakten

Unterlagen, die ein Mitarbeitender neben den in der GEVER aufbewahrten Unterlagen zu seinem persönlichen dienstlichen Gebrauch führt.

Ordnungssystem

Das Ordnungssystem bildet alle Aufgaben der [Verwaltungseinheit] ab und verschafft damit einen Überblick über alle Aufgabenbereiche. Es stellt die Grundlage dar für die Registrierung der Unterlagen bzw. die Dossierbildung.

Organisationseinheiten

Eine Organisationseinheit ist ein Teil der [Verwaltungseinheit]. Dies kann eine Abteilung, Sektion oder Gruppe sein. Es kann aber auch ein Projektteam oder eine andere Gruppe darstellen.

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Unterlagen

Unterlagen sind alle geschäftsrelevanten Informationen, unabhängig vom Informationsträger, welche bei der Erfüllung von Aufgaben des Bundes erstellt, empfangen oder verwendet werden. Dazu gehören auch alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten (z.B. Metainformationen, Historisierungsdaten), die für das Verständnis dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind.

Anhang 3 Abkürzungen

BAR Schweizerisches Bundesarchiv

BGA Bundesgesetz über die Archivierung

BGÖ Bundesgesetz über das Öffentlichkeitsprinzip der Verwaltung

CC GEVER Kompetenzzentrum GEVER

DSG Bundesgesetz über den Datenschutz

ISchV Verordnung über den Schutz von Informationen des Bundes

Anhang 4 Organigramm

Direktion Direktor: T. Bonumeur

Stv: M. Toulmonde

Ressourcen Leiter : C. Briand

Bereich A

Bereich B

Stab Leiter: M. Toulmonde

Stv: R. Favre

Logistik

Finanzen Leiter : D. Meier

CC GEVER Leiter: S. Fröhlicher

Stv: I. Simpatico

Abteilung AB

Abteilung AC

Abteilung BD

Abteilung BE

Anhang 5 Rollenverteilung

Rollen:

SuperUser Direktion/Stab Abteilung AC Abteilung AB …

K. Sauber B. Munter J. Seret …

Applikationsverantwortlich [Produkt] S. Fröhlicher; Stv: C. Briand

GEVER Administrator Amt S. Fröhlicher, I. Simpatico

OV-Verantwortliche R. Favre

Öffentlichkeitsbeauftragte/r H. Bazzana

… …

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Anhang 6 Negativliste

Folgende Unterlagenkategorien gelten als nicht geschäftsrelevant und müssen nicht in der GEVER-Anwendung abgelegt werden:

Nr. Was

1 Zeitungen und Zeitschriften

2 Gesetzessammlungen

3 Unverbindliche Offerten

4 Lieferscheine

5 Informations-, Werbe- und Rundschreiben

6 Einladungen

… …

Anhang 7 Scanning-Anweisungen

Die Scanning-Anweisungen regeln, wie das Scanning durchgeführt wird. Zusätzlich wird geregelt, welche Unterlagen in der GEVER-Anwendung mit Metadaten erfasst, aber nicht komplett gescannt und in der physischen Ablage aufbewahrt werden.

Grundsätzlich werden alle Unterlagen als pdf-Datei eingescannt. Alle physischen Unterlagen werden im CC GEVER zentral gescannt. Briefe und allfällige Beilagen werden separat gescannt. Dies er-möglicht, dass Brief und Beilage(n) in der GEVER-Anwendung separat erschlossen (registriert) und somit unabhängig voneinander zugänglich und unabhängig wieder verwendbar sind. Die GEVER-Anwendung muss jedoch die Zusammengehörigkeit in den Metadaten dokumentieren. Die Vollständigkeit und Qualität (Lesbarkeit) der gescannten Unterlagen wird durch eine Qualitätssicherung sichergestellt: 1. Alle Unterlagen werden beidseitig gescannt und leere Seiten entfernt. 2. Alles wird in die richtige Reihenfolge gebracht und nochmals kontrolliert, ob auch sämtliche Elemente vorhanden und gut lesbar sind.

Physische Dokumente bis und mit Format [A4] und [100] Blatt werden eingescannt.

Bei umfangreicheren Dokumentationen wird die erste Seite gescannt. Grössere Formate und nicht scanbare Medien werden in der GEVER-Anwendung durch die Erfassung eines Dokuments (Metadaten und Standort) erschlossen. Diese Unterlagen werden an die zuständige Stelle zusätzlich in physischer Form weitergeleitet.

Spezielle Wünsche von Organisationseinheiten bezüglich Scanning und Digitalisierung können an das CC GEVER gerichtet werden.

Anhang 8 Liste juristisch relevante Unterlagen

Juristisch relevante Unterlagen werden sowohl in Papier- als auch in digitaler Form aufbewahrt. Die Aufbewahrung erfolgt beim CC GEVER in der bereits vorhandenen Infrastruktur (Ablage gemäss Ordnungssystem) und kann dort bei Bedarf angefordert werden. Als juristisch relevante Unterlagen gelten folgende Unterlagentypen:

─ Staatsverträge

─ Verträge mit Dienstleistungsanbietern

─ Anonyme Schreiben

─ Drohbriefe

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Anhang 9 Liste der autorisierten Ablagen

Die Amtsablage besteht aus der Gesamtheit aller autorisierten Ablagen. Neben den autorisierten dürfen keine weiteren Ablagen geführt werden. Es steht den Mitarbeitenden frei, Arbeitskopien (Mehrfachkopien, Handakten) anzufertigen und physisch in ihren Büros aufzubewahren. Ausgenommen sind klassifizierte Unterlagen.

Grundsätzlich erfolgt die Ablage der geschäftsrelevanten Unterlagen in der GEVER-Anwendung. Sie steht den Mitarbeitenden 7 Tage die Woche rund um die Uhr zur Verfügung. Das digitale Dossier in GEVER gilt als massgebliches, vollständiges und verlässliches Dossier.

Physische Unterlagen werden nach deren Erledigung an folgenden Orten aufbewahrt und vom zuständigen Mitarbeitenden betreut.

Nr. Ablage Standort Zuständigkeit/StV. Zugangszeiten

1 Ablage Tagesmappen Posteingänge

1. EG, Büro XXX CC GEVER 08.00 – 12.0014.00 – 17.00

2 Physisch aufzubewahrende Unterlagen (vgl. Anhang 5)

1. EG, Büro YYY CC GEVER

3 Personaldossiers Personaldienst M.-C. Gut 08.00 – 12.014.00 – 17.00

4 Buchhaltung Büro ZZZ D. Meier 08.00 – 12.0014.00 – 17.00

Anhang 10 Beschreibung der Einsatzgebiete und ihre Anwendungen

Die Abwicklung des Verwaltungsgeschäftes erfolgt mit folgenden Anwendungen:

Nr. Einsatzgebiet Anwendung Zuständigkeit Bemerkungen

1 Geschäftsverwaltung [GEVER] [CC GEVER]

2 Buchhaltungsdaten [Buchhaltung] [Buchhaltung] Buchungsbelege werden nicht eingescannt. Sie werden in Ordnern chronologisch 10 Jahre aufbewahrt.

3 Datenbank MOTS für Übersetzungen

[Datenbank MOTS]

[Abteilung AB] Endversionen müssen in GE-VER im entsprechenden Sachdossier abgelegt (kopiert) werden.

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Anhang 11 Liste der Zusatzkomponenten

Anhang 12 Bewertungsentscheide des BAR

Anhang 13 Anweisungen zum Dossierabschluss für Dossierverantwortliche

Anhang 14 Anweisungen für die Aussonderung für das CC GEVER

Anhang 15 Liste der Rubriken betreffend der Near Line-Ablage XY

Dossiers unter folgenden Rubriken werden in die Near Line-Ablage XY transferiert.

Rubriken Aufbewahrungsfrist

021 Planung und Ziele 20 Jahre

117.4 Personalausweise 50 Jahre

122.4 Budgets 50 Jahre

531 Interne Forschung 10 Jahre

… …

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Anhang 16 Anweisung zum Umgang mit klassifizierten und Datenschutzrelevanten Informationen und Verschlüsselung

Unterlagen, welche dem Informations- oder Datenschutz7 unterstehen (ist auf den Metadaten der Unterlagen ersichtlich) dürfen nur für autorisierte Personen einsehbar und bearbeitbar sein. Dies bedeutet unter anderem:

Für analoge Unterlagen:

- Die Unterlagen dürfen nicht offen auf Schreibtischen liegen, auch nicht während kurzer Abwesenheiten oder Pausen.

- Die Unterlagen müssen unverzüglich vom Kopierer / Drucker geholt werden.

Für digitale Unterlagen:

Digitale Unterlagen, welche nach ISchV klassifiziert sind, dürfen nur für Berechtigte zugänglich sein [Ablage nur in autorisiertem Ablageort (Speicherung) und Zugang mit entsprechenden Zugriffsrechten. Der/die Vorgesetzte hat die Möglichkeit auf die Unterlagen zuzugreifen, wenn der Berechtigte keinen Zugang mehr hat; sein es, weil er nicht mehr dort arbeitet, krank ist etc.].

[Detaillierte Anweisungen zu Übermittlung und Bearbeitung]

Klassifizierte Unterlagen müssen dem BAR angeboten werden. Bei Archivwürdigkeit wird der Zugriff anhand verlängerter Schutzfristen (Art. 11 ff. BGA) geprüft und kann entsprechend angefordert werden.

Verschlüsselung

Die Verschlüsselung von Informationen sollte auf ein Minimum beschränkt werden, damit die langfristige Benutzbarkeit und Bewirtschaftung gewährleistet wird.

Im Folgenden wird detailliert beschrieben, was verschlüsselt werden darf / muss, wer verschlüsseln darf und wann und wer entschlüsseln kann / muss:

· Nur Unterlagen, die als [GEHEIM oder VERTRAULICH] klassifiziert sind, dürfen verschlüsselt werden und verschlüsselt abgelegt werden. Die Unterlagen, die als [INTERN] klassifiziert sind, dürfen für die Übermittlung verschlüsselt werden.

· [Der zuständige Sachbearbeitende] ist befugt, die klassifizierten Unterlagen zu verschlüsseln.

· Bei einer Änderung des Klassifikationsstatus oder vor der Registrierung (ausgenommen [GEHEIME und VERTRAULICHE] Unterlagen) müssen die entsprechenden Unterlagen [vom zuständigen Sachbearbeitenden] entschlüsselt werden. Die [Leitung Abteilung] ist im Besitz eines Sicherheitsmechanismus, welcher im Bedarfsfall alle in der [Verwaltungseinheit] verschlüsselten Unterlagen entschlüsseln kann. Spätestens vor der Ablieferung ans Bundesarchiv sind archivwürdige Unterlagen zwingend zu entschlüsseln.

7 Gemäss ISchV (SR 510.411) und DSG (SR 235.1) sowie Nachfolgeerlasse

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http://www.admin.ch/ch/d/sr/c235_1.html

http://www.admin.ch/ch/d/sr/c510_411.html

Az:

Anhang 17 Liste der Unterlagen mit eingeschränktem Zugriff

Grundsätzlich haben alle Mitarbeiter Schreib- und Leserechte mit folgenden Ausnahmen:

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Ordnungsposition Rubriktitel Begründung

033.11 Unterlagen zur Amtsführung - X X - - - - X - Handlungsfähigkeit Amtsleitung

033.12 Unterlagen zur Ressortleitung - X X X - - - X - Handlungsfähigkeit Ressortleitung

033.211 Unterlagen zur Dienstleitung - X X X X - - X - Handlungsfähigkeit Dienstleitung

033.212 Beurteilungen und Zielvereinbarungen

X - X X X X - - - Gesetzlicher Rahmen

033.31 Unterlagen zu GL-Sitzungen - X X X - - - X - Handlungsfähigkeit Geschäftsleitung

145.01 Dienstleistungsverträge - X X X - - X X - Wahrung des Geschäftsgeheimnisses

152 Ereignisvorbereitung und -bewältigung, Grundlagen

- X X - - - - - X Sicherheitsbestimmungen

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Anhang 18 Eingangsbearbeitungsprozess

[Beispiel aus dem Bundesarchiv]

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