base de datos en excel
TRANSCRIPT
BASE
DE
DATOS
Lorena Molina Valdiviezo.
Mic
roso
ft E
xcel
200
7. B
ase
de D
ato
s.
2
BASE DE DATOS
CONCEPTO
Una base de datos es un conjunto o colección de datos, la misma que se encuentra organizada
por campos y registros. Microsoft Excel incluye funciones de base de datos para realizar un
análisis de los mismos, los cuales se encuentran almacenados en forma de lista.
CAMPOS Y REGISTROS
Los campos representan a las características generales, se encuentra representado por
columnas. Ejemplo: Nombre, Apellido, edad, estado civil, etc.
Los registros son los datos específicos de cada campo, se encuentra representado por filas.
Ejemplo: Andrés Carrasco, 20 años, soltero.
FUNCIONES DE LA CATEGORÍA BASE DE DATOS:
Función Descripción
bdcontar
Cuenta las celdas que contienen números en una columna de
una lista o base de datos y que concuerdan con las condiciones
especificadas.
El argumento campo es opcional. Si se pasa por alto,
BDCONTAR cuenta todos los registros de la base de datos que
coinciden con los criterios.
bdcontara
Cuenta las celdas que no están en blanco dentro de una
columna de una lista o base de datos que cumplen las
condiciones especificadas.
Lorena Molina Valdiviezo.
Mic
roso
ft E
xcel
200
7. B
ase
de D
ato
s.
3
Función Descripción
El argumento campo es opcional. Si se pasa por alto,
BDCONTARA cuenta todos los registros de la base de datos
que coinciden con los criterios.
bddesvest
Calcula la desviación estándar de una población basándose en
una muestra y utilizando los números de una columna de una
lista o base de datos que coincida con las condiciones
especificadas.
bddesvestp
Calcula la desviación estándar de una población basándose en
toda la población y utilizando los números de una columna de
una lista o base de datos que concuerden con las condiciones
especificadas.
bdextraer
Extrae un único valor de una columna de una lista o base de
datos que coincida con las condiciones especificadas.
Si ningún registro coincide con los criterios, BDEXTRAER
devuelve el valor de error #¡VALOR!.
Si más de un registro coincide con los criterios, BDEXTRAER
devuelve el valor de error #¡NUM!.
bdmax Devuelve el valor máximo de una columna de una lista o base
de datos que coincida con las condiciones especificadas.
Bdmin Devuelve el valor mínimo de una columna de una lista o base
de datos que coincida con las condiciones especificadas.
bdproducto Multiplica los valores de una columna de una lista o base de
datos que coincidan con las condiciones especificadas.
bdpromedio
Devuelve el promedio de los valores de una columna de una
lista o base de datos que coinciden con las condiciones
especificadas.
Bdsuma Suma los números de una columna de una lista o base de
datos que concuerden con las condiciones especificadas.
Bdvar
Calcula la varianza de una población basándose en una
muestra y utilizando los números de una columna de una lista
o base de datos que coincida con las condiciones especificadas.
Bdvarp
Calcula la varianza de una población basándose en toda la
población y utilizando los números de una columna de una lista
o base de datos que concuerden con las condiciones
especificadas.
Lorena Molina Valdiviezo.
Mic
roso
ft E
xcel
200
7. B
ase
de D
ato
s.
4
ESTRUCTURA O SINTAXIS
Microsoft Excel agrupa 12 funciones en la categoría BASE DE DATOS, las mismas que poseen la
siguiente estructura:
En donde:
origen_bd: son todos los datos incluyendo las cabeceras de la lista de datos.
Campo: es el nombre de la columna (va entre comillas “”) o se puede indicar el
número de columna.
Condición: es el rango de las condiciones o criterios que debe cumplir incluyendo
las cabeceras. Para las condiciones se puede hacer uso de los
operadores AND / OR.
NOTA:
Las condiciones que son escritas en la misma fila, se interpretan con el
operador lógico AND (Y), en cambio las condiciones escritas en diversas filas,
son interpretadas con el operador lógico OR(O), pudiendo hacerse una
combinación entre los dos operadores.
CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS La empresa “ABC DATOS”, dedicada al desarrollo y ejecución de proyectos desea conocer:
Cuántos proyectos se ejecutaron en el mes de Enero cuyos montos sean mayores a
$400?
Cuál es monto promedio invertido en el Proyecto Auditoría Informática?.
Cuál es el monto total ejecutado por la Ing. Paulina Rubio en la ciudad de Riobamba?.
Cuál es monto mínimo de los proyectos ejecutados en el mes de Enero en las ciudades
de Riobamba, Ambato, Latacunga y Loja.
Quién ejecutó el proyecto Contabilidad de Costos en el mes de Febrero, en la ciudad de
Ambato?
Dicha empresa lleva un registro de los nombres de los proyectos a ser ejecutados, así como
también el mes en el que fueron ejecutados, el nombre del encargado, la ciudad y el monto.
Nombre_función(origen_bd;campo;condición)
Lorena Molina Valdiviezo.
Mic
roso
ft E
xcel
200
7. B
ase
de D
ato
s.
5
Para poder dar solución se deben seguir los siguientes pasos:
1. Crear la Base de datos.
Para crear la base de datos se debe identificar los campos, e ingresar los registros.
Para este ejercicio los campos son: Proyectos, Mes, Encargado, Ciudad y Monto.
Proyecto Mes Encargado Ciudad MontoContabilidad de Costos Enero Ing. Stefany rubio Riobamba 450,00$ Regresar a PP
Contabilidad de Cooperativas Enero Ing. Paulina Rubio Ambato 550,00$
Auditoría Informática Enero Ing. Verónica Coello Loja 350,00$
Tributación Enero Ing. Santiago Torres Riobamba 400,00$
Auditoría Financiera Enero Ing. Stefany rubio Latacunga 500,00$
Contabilidad de Costos Febrero Ing. Paúl Lapo Ambato 300,00$
Contabilidad de Cooperativas Febrero Ing. Paulina Rubio Riobamba 350,00$
Auditoría Informática Febrero Ing. Santiago Torres Latacunga 250,00$
Tributación Marzo Ing. Verónica Coello Ambato 350,00$
Auditoría Financiera Marzo Ing. Stefany rubio Riobamba 450,00$
Contabilidad de Costos Marzo Ing. Santiago Torres Cuenca 350,00$
Contabilidad de Cooperativas Abril Ing. Paulina Rubio Latacunga 750,00$
Auditoría Informática Abril Ing. Santiago Torres Ambato 700,00$
Tributación Abril Ing. Paúl Lapo Riobamba 650,00$
Auditoría Financiera Abril Ing. Stefany rubio Loja 600,00$
Contabilidad de Costos Abril Ing. Verónica Coello Latacunga 450,00$
Contabilidad de Cooperativas Abril Ing. Paúl Lapo Ambato 500,00$
Auditoría Informática Mayo Ing. Paulina Rubio Riobamba 450,00$
Tributación Mayo Ing. Stefany rubio Loja 400,00$
Auditoría Financiera Mayo Ing. Santiago Torres Latacunga 350,00$
Auditoría Financiera Mayo Ing. Paúl Lapo Ambato 450,00$
Tributación Junio Ing. Paulina Rubio Riobamba 500,00$
Contabilidad de Cooperativas Junio Ing. Stefany rubio Loja 450,00$
Contabilidad de Costos Junio Ing. Verónica Coello Cuenca 600,00$
Auditoría Informática Junio Ing. Santiago Torres Latacunga 600,00$
2. Copiar las cabeceras (campos).
Después de crear la base de datos(campos y registros), se debe copiar todos los
nombres de los campos a otro lugar.
Proyecto Mes Encargado Ciudad Monto
3. Escribir las condiciones o criterios de búsqueda, y aplicar la función.
Las condiciones o criterios de búsqueda deben ser escritas en la parte inferior de las
cabeceras que fueron copiadas. (paso2).
Lorena Molina Valdiviezo.
Mic
roso
ft E
xcel
200
7. B
ase
de D
ato
s.
6
Si se desea aplicar el operador lógico AND, las condiciones o criterios deben ser
escritas en la misma fila.
Si se desea aplicar el operador lógico OR, las condiciones o criterios deben ser
escritas en filas diferentes.
En las condiciones o criterios se deben utilizar los operadores de relación: (>,
<, >=, <=, =, <>).
Pregunta 1: Cuántos proyectos se ejecutaron en el mes de Enero cuyos montos sean
mayores a $400?
Para conocer cuántos proyectos se ejecutaron en el mes de Enero cuyo monto sea
mayor a $400, se debe aplicar la función bdcontar.
Resultado: Se han ejecutado 3 proyectos en el mes de enero cuyo monto es mayor a
$400
Condiciones
Campo Origen de la
BD
Condición
Lorena Molina Valdiviezo.
Mic
roso
ft E
xcel
200
7. B
ase
de D
ato
s.
7
Pregunta 2: Cuál es monto promedio invertido en el Proyecto Auditoría Informática?.
Para conocer el monto promedio se debe aplicar la función bdpromedio.
Proyecto Mes Encargado Ciudad Monto
=Auditoría Informática
Resultado: El monto promedio es de $470.
Pregunta 3: Cuál es el monto total ejecutado por la Ing. Paulina Rubio en la ciudad de
Riobamba?.
Para conocer el monto total se debe aplicar la función bdsuma.
Resultado: El monto total es de $1300.
Pregunta 4: Cuál es monto mínimo de los proyectos ejecutados en el mes de Enero en
las ciudades de Riobamba, Ambato, Latacunga y Loja.
Para conocer el monto mínimo se debe aplicar la función bdmin.
Campo Origen de la
BD
Condición
Condiciones
Resultado
Lorena Molina Valdiviezo.
Mic
roso
ft E
xcel
200
7. B
ase
de D
ato
s.
8
Resultado: El monto mínimo es de $350.
Pregunta 5: Quién ejecutó el proyecto Contabilidad de Costos en el mes de Febrero,
en la ciudad de Ambato?
Para conocer el nombre del encargado se debe emplear la función bdextraer.
Resultado: El Ing. Paúl Lapo ha ejecutado el proyecto Contabilidad de Costos en el
mes de Febrero en la ciudad de Ambato.
Condiciones
Resultado
Condiciones
Resultado
Función
Función
Lorena Molina Valdiviezo.
Mic
roso
ft E
xcel
200
7. B
ase
de D
ato
s.
9
PROYECTO MES MONTO
Elaboración de yogurt de 2lt Enero 150
Elaboración de quesos Enero 350
Elaboración de yogurt de 4lt Febrero 350
Elaboración de quesos Febrero 800
Elaboración de yogurt de 2lt Marzo 150
Actividad Intra-Áulica
De la siguiente Base de datos se desea conocer:
o Ejercicio 1: Cuántos proyectos se realizaron en el mes
de Enero.
o Ejercicio 2: Cuál es el monto máximo que se pagó por la
ejecución de un proyecto.
o Ejercicio 3: Cuál es el monto mínimo que se canceló por
la ejecución de un proyecto.
o Ejercicio 4: Cual es el promedio cancelado por los
proyectos.
o Ejercicio 5: Cuántos proyectos se ejecutaron en el mes
de Febrero, cuyo monto fluctúe entre $100 y $500.
Lorena Molina Valdiviezo.
Mic
roso
ft E
xcel
200
7. B
ase
de D
ato
s.
10
Actividad Extra-Áulica
Realizar un ejercicio con cada una de las funciones de la
categoría Base de Datos, relacionada a su carrera.
Indicaciones Generales :
o Crear una Base de datos.
o Ingresar por lo menos 10 registros.
o Este trabajo será presentado en Excel en el próximo
encuentro.
o Este trabajo es grupal.