operaciones de base de datos en excel - inegi.org.mx 2007_m_ihi47.pdf · instituto nacional de...

Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática

2008

Operaciones de base de datos en Excel

Herramientas informáticas para el personal de mando. Office2007

DGITI

Contenido

Familiarizarse con Excel 2007 .......................................................................................................................................................... 4 Introducción .................................................................................................................................................................................... 4 Objetivos ........................................................................................................................................................................................ 4 Acerca de este curso ..................................................................................................................................................................... 4 Qué ha cambiado y por qué ........................................................................................................................................................... 4

¿Qué hay en la cinta de opciones? .......................................................................................................................................... 5

Más comandos pero sólo cuando se necesitan ....................................................................................................................... 5

Más opciones si las necesita .................................................................................................................................................... 6

Comandos en la barra de herramientas ................................................................................................................................... 6

¿Dónde están los métodos abreviados de teclado? ................................................................................................................ 6

Una vista nueva ........................................................................................................................................................................ 7

Con una resolución de pantalla distinta, cambia lo que se ve ................................................................................................. 7

Ponga a prueba sus conocimientos ......................................................................................................................................... 8 Empezar a trabajar en Excel .......................................................................................................................................................... 8

Abrir el archivo .......................................................................................................................................................................... 9

Insertar una columna ................................................................................................................................................................ 9

Modificar y dar formato a datos ................................................................................................................................................ 9

Escribir una fórmula ................................................................................................................................................................ 10

Agregar encabezados y pies de página ................................................................................................................................. 10

Imprimir ................................................................................................................................................................................... 11

La ventana Nuevo libro ........................................................................................................................................................... 11

Ponga a prueba sus conocimientos ....................................................................................................................................... 11 Un nuevo formato de archivo ....................................................................................................................................................... 12

¿Cómo se trabaja con personas que aún no tienen Excel 2007? .......................................................................................... 12

Ventajas del nuevo formato .................................................................................................................................................... 13

Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones al guardar ................................................................................................... 13

Ponga a prueba sus conocimientos ....................................................................................................................................... 14

Introducción a informes de tabla dinámica .................................................................................................................................. 15 Introducción .................................................................................................................................................................................. 15 Objetivos ...................................................................................................................................................................................... 15 Acerca de este curso ................................................................................................................................................................... 15 Haga que los datos trabajen para usted ...................................................................................................................................... 15

Revisar los datos de origen .................................................................................................................................................... 16

Crear tabla dinámica ............................................................................................................................................................... 16

Información básica del informe de tabla dinámica ................................................................................................................. 17

Poner a prueba sus conocimientos ........................................................................................................................................ 17

Filtrar datos de informe de tabla dinámica ................................................................................................................................... 19 Introducción .................................................................................................................................................................................. 19 Objetivos ...................................................................................................................................................................................... 19 Acerca de este curso ................................................................................................................................................................... 19 Ver sólo los datos que desea ver en los informes de tabla dinámica .......................................................................................... 19

Poner a prueba sus conocimientos ........................................................................................................................................ 20

Volver a ordenar datos .................................................................................................................................................................... 21 Introducción .................................................................................................................................................................................. 21

Objetivos ...................................................................................................................................................................................... 21 Acerca de este curso ................................................................................................................................................................... 21 Opciones de ordenación de Excel 2007 ...................................................................................................................................... 21

Ordenar texto .......................................................................................................................................................................... 22

Ordenar números .................................................................................................................................................................... 22

Ordenar fechas u horas .......................................................................................................................................................... 22

Ordenar filas ........................................................................................................................................................................... 22

Ordenar por más de una columna o fila ................................................................................................................................. 23

Ordenar una columna en un rango de celdas sin afectar a las demás .................................................................................. 24

Ponga a prueba sus conocimientos ....................................................................................................................................... 24

Respuestas ponte a prueba ............................................................................................................................................................ 25 Familiarizarse con Excel 2007 ..................................................................................................................................................... 25

Qué ha cambiado y por qué ................................................................................................................................................... 25

Empezar a trabajar en Excel .................................................................................................................................................. 25

Un nuevo formato de archivo.................................................................................................................................................. 26 Introducción a informes de tabla dinámica .................................................................................................................................. 27 Filtrar datos de informe de tabla dinámica ................................................................................................................................... 27 Volver a ordenar datos ................................................................................................................................................................. 28

Tarjeta de referencia rápida ............................................................................................................................................................ 30 Familiarizarse con Excel 2007 ..................................................................................................................................................... 30 Introducción a informes de tabla dinámica .................................................................................................................................. 33 Filtrar datos de informe de tabla dinámica ................................................................................................................................... 34

Bibliografía ....................................................................................................................................................................................... 37

Familiarizarse con Excel 2007

Introducción

Se presenta una nueva versión de Excel. Cuando abra Excel verá la hoja de cálculo que le es familiar. También notará que hay nuevos elementos en la parte superior de la ventana.

Los menús y los botones anteriores de Excel han sido reemplazados por esta nueva banda de opciones, con fichas en las que hacer clic para llegar a los comandos. La banda se pensó para facilitar el uso de Excel y la búsqueda de los comandos que más se utilizan.

Objetivos

Entender el nuevo aspecto de Excel.

Buscar comandos habituales en la cinta de opciones: Cortar, Copiar, Pegar, Insertar filas de hoja, Insertar columnas de hoja y Suma.

Guardar libros con los nuevos formatos de archivo de Excel.

Acerca de este curso

Este curso incluye:

Tres lecciones autoguiadas y dos sesiones prácticas. Para las sesiones prácticas se requiere Excel 2007.

Una pequeña prueba (sin puntuación) al final de cada lección.

Una tarjeta de referencia rápida que podrá llevarse del curso.

Qué ha cambiado y por qué

Sí, es mucho lo que ha cambiado, sobre todo en el área superior de la ventana.

Pero es un buen cambio, porque lo que se necesita está más visible y más a mano. En lugar de tener unas 30 barras de herramientas ocultas y comandos escondidos entre menús, hay un centro de control, la cinta de opciones, que aglutina los elementos esenciales y los presenta en primer plano.

Cuando pruebe el nuevo diseño, descubrirá que tiene sentido la forma en que se han agrupado los comandos que ya sabe utilizar.

¿Qué hay en la cinta de opciones?

Son tres los componentes básicos de la cinta de opciones:

1. Fichas Hay siete en la parte superior y cada una de ellas representa una de las tareas básicas que se hacen en Excel.

2. Grupos Cada ficha tiene grupos que muestran elementos relacionados entre sí.

3. Comandos Un comando es un botón, un cuadro en el que se escribe información o un menú.

¿Por dónde se empieza? Se empieza por el principio, por la primera ficha.

Los comandos más importantes de Excel se encuentran en la primera ficha, la ficha Inicio. Estos comandos son los que se han identificado en Microsoft como los más empleados para llevar a cabo tareas básicas en hojas de cálculo.

Por ejemplo, los comandos Pegar, Cortar y Copiar aparecen en primer lugar en la ficha Inicio, dentro del grupo Portapapeles. Los comandos para el formato de fuentes aparecen después, dentro del grupo Fuente. Los comandos que centran o alinean texto a la derecha o a la izquierda están en el grupo Alineación y los comandos que insertan y borran celdas, filas, columnas y hojas de cálculo se encuentran en el grupo Celdas.

Los grupos aglutinan todos los comandos que se necesitan para realizar una tarea concreta, y se mantienen a la vista y disponibles para su uso mientras se trabaja en la tarea, en lugar de permanecer escondidos en los menús. Estos comandos esenciales están a la vista en la parte superior del área de trabajo.

He aquí un ejemplo de las ventajas que presenta: si desea mostrar texto en varias líneas de una celda, no es necesario hacer clic en un comando de un menú, en una ficha de un cuadro de diálogo y, por último,

en una opción. Sencillamente se hace clic en el botón Ajustar texto del grupo Alineación, de la ficha Inicio. Lo verá en el ejercicio práctico.

Más comandos pero sólo cuando se necesitan

Los comandos de la cinta de opciones son los que más se utilizan. En lugar de mostrar todos los comandos todo el tiempo, Excel 2007 muestra algunos comandos en respuesta a las acciones que se realizan.

Por ejemplo, si no hay un gráfico en una hoja de cálculo, los comandos que se usan para trabajar con gráficos no son necesarios.

Pero una vez creado, aparecen las Herramientas de gráficos con tres fichas: Diseño, Presentación y Formato. En dichas fichas están los comandos que se precisan para trabajar con un gráfico. La cinta de opciones responde a la acción del usuario.

Use la ficha Diseño para cambiar el tipo de gráfico o moverlo a otra ubicación; la ficha Presentación para cambiar los títulos y otros elementos del gráfico y la ficha Formato para agregar relleno de color y cambiar el estilo de las líneas. Cuando termine el gráfico, haga clic fuera del área del gráfico. Desaparecerán las Herramientas de gráficos. Para volver a verlas, haga clic dentro del gráfico y se mostrarán.

Así que no se preocupe si no ve todos los comandos todo el tiempo. Dé los primeros pasos y los comandos necesarios estarán a mano.

Más opciones si las necesita

Cuando vea esta flecha (denominada iniciador de cuadros de diálogo) en la esquina inferior derecha de un grupo, significa que hay más opciones dentro del grupo. Haga clic en la flecha y se mostrará un cuadro de diálogo o panel de tareas.

Por ejemplo, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, se encuentran todos los comandos que más se utilizan para efectuar cambios en las fuentes: cambio de fuente, cambio del tamaño de fuente y formato de negrita, cursiva o subrayado.

Si desea más opciones, por ejemplo, superíndice, haga clic en la flecha de la derecha de Fuente y aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas, con ésta y otras opciones relativas a las fuentes.

Haga clic en la flecha en la parte inferior de un grupo para obtener más opciones si las necesita.

1. Haga clic en la flecha en el grupo Fuente.

2. Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Comandos en la barra de herramientas

Si utiliza con frecuencia comandos que no están tan a mano como le gustaría, es muy sencillo agregarlos a la barra de herramientas de acceso rápido, que se encuentra sobre la cinta de opciones cuando se inicia Excel 2007. En dicha barra, los comandos están siempre visibles y cercanos.

Por ejemplo, si utiliza todos los días el Autofiltro y prefiere evitar hacer clic en la ficha Datos para tener acceso al comando Filtro cada vez, puede agregarlo a la barra de herramientas de acceso rápido.

Para ello, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en Filtro de la ficha Datos y después haga clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido.

Para quitar un botón de esa barra, haga clic en ella con el botón secundario del mouse y después haga clic en Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido.

¿Dónde están los métodos abreviados de teclado?

Si trabaja con el teclado más que con el mouse (ratón), le gustará conocer los métodos abreviados de Excel 2007.

El diseño de la cinta de opciones trae consigo nuevos métodos abreviados. ¿Por qué? Porque supone dos grandes ventajas con respecto a versiones anteriores:

Métodos abreviados para cada botón de la cinta de opciones.

Métodos abreviados que requieren menor combinación de teclas.

Uso de nuevos métodos abreviados

Los nuevos métodos abreviados también tienen nombre: Sugerencias de teclas, que aparecen al presionar ALT.

Todas las fichas de la cinta de opciones, los comandos de las fichas, la barra de herramientas de acceso rápido y el botón de Microsoft Office tienen sugerencias de teclas.

Presione la tecla de la ficha que desea mostrar. Aparecerán todos los identificadores de sugerencias de teclas para los botones de la ficha. Utilice la tecla correspondiente al botón que desea.

¿Dónde están los antiguos métodos abreviados? Los antiguos métodos de teclado que comienzan con CTRL se mantienen intactos y los puede seguir utilizando como antes. Por ejemplo, la combinación CTRL+C aún copia algo en el portapapeles y la combinación CTRL+V pega algo del portapapeles.

Puede usar las sugerencias de teclas para, por ejemplo, centrar el texto en Excel.

1. Presione ALT para que aparezcan las sugerencias de teclas de método abreviado.

2. Después presione O para seleccionar la ficha Inicio.

3. Presione A y después C en el grupo Alineación para centrar el texto seleccionado.

Una vista nueva

La cinta de opciones no es la única novedad de Excel 2007. La vista Diseño de página también es nueva. Si ha trabajado en la vista Diseño de página de Microsoft Office Word, se alegrará de disfrutar de las mismas ventajas en Excel.

Para llegar a la nueva vista, haga clic en Vista Diseño de página, en la barra de herramientas Ver

en la parte inferior derecha de la pantalla. O haga clic en la ficha Vista de la cinta de opciones y después en Vista Diseño de página, en el grupo Vistas de libro.

En la vista Diseño de página hay márgenes de página en la parte superior, lateral e inferior de la hoja de cálculo, además de un espacio azul entre las hojas. La regla lateral y superior ayudan a ajustar los márgenes. Es posible mostrar y ocultar las reglas según convenga (haga clic en Regla, en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Vista).

Con esta nueva vista, no hace falta la vista preliminar para hacer ajustes en la hoja de cálculo antes de imprimirla.

Es fácil agregar encabezados y pies de página en la vista Diseño de página. A medida que escribe en la nueva área de encabezados y pies de página en la parte superior o inferior de la página, se abre la ficha Diseño con todos los comandos que necesita para crear los encabezados y pies de página.

Es posible ver cada hoja de un libro en la vista que mejor se ajusta a las peculiaridades de la hoja. Simplemente seleccione una vista en la barra de herramientas Ver o en el grupo Vistas de libro en la ficha Vista de cada hoja de cálculo. La vista Normal y la vista previa de salto de página se encuentran ahí.

Sugerencia Si prefiere la vista Diseño de página, pero con un poco menos de espacio blanco en los márgenes, oculte parte de ese espacio blanco.

La nueva vista Diseño de página de Excel.

1. Encabezados de columna. 2. Encabezados de fila. 3. Reglas de margen.

Con una resolución de pantalla distinta, cambia lo que se ve

Todo lo descrito hasta ahora es de aplicación cuando la pantalla tiene la máxima resolución y la ventana de Excel está maximizada. Si no es así, la apariencia cambia. ¿Cómo? Del modo siguiente:

Resolución baja Si la pantalla tiene una resolución de 800 por 600 píxeles, por ejemplo, algunos grupos de la cinta de opciones sólo mostrarán el nombre del grupo, no de los comandos, y es necesario hacer clic en la flecha del botón para verlos.

Por ejemplo, en la ficha Vista, el grupo Mostrar u ocultar tiene diversos comandos para mostrar u ocultar elementos. Con una resolución mayor, verá todos los comandos del grupo Mostrar u ocultar. Con una resolución de 800 por 600, se ve el botón Mostrar u ocultar, pero no los comandos del grupo.

En ese caso, haga clic en la flecha del botón del grupo Mostrar u ocultar para mostrarlos.

Los grupos que, con una resolución menor, muestran sólo el nombre del grupo son los que tienen los comandos menos utilizados.

Minimizada Con cualquier resolución, si reduce el tamaño de la ventana de Excel, hay un tamaño en el que algunos grupos sólo muestran el nombre y es preciso hacer clic en la flecha del botón del grupo para mostrar los comandos.

Ponga a prueba sus conocimientos

Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas serán privadas y los resultados de la prueba no se puntuarán.

Es posible personalizar Excel 2007 agregando comandos a la barra de herramientas de acceso rápido.

a) Verdadero.

b) Falso.

En el ejercicio práctico, aprendió que si no le gusta el espacio en blanco de la vista Diseño de página, tiene que cambiar a la vista Normal.

a) Verdadero.

b) Falso.

El mejor modo de comenzar en Excel 2007 es yendo a _____.

a) La barra de herramientas Ver.

b) La ficha Inicio.

c) Botón de Microsoft Office.

Algunos comandos aparecen sólo cuando se necesitan.

a) Verdadero.

b) Falso.

Empezar a trabajar en Excel

Ha dedicado algún tiempo a orientarse con el nuevo aspecto de Excel 2007. Ahora ha llegado el momento de ponerse a trabajar.

Abrir el archivo

Está abriendo un libro creado en una versión anterior de Excel. Haga clic en el botón de Microsoft

Office en la esquina superior izquierda de la ventana. Ahí se encuentran algunos comandos que ha usado para abrir y guardar libros.

Antes de entrar en materia, observe que este menú presenta más opciones, por ejemplo, encontrará la configuración que controla aspectos como activar o desactivar el estilo de referencia F1C1, o mostrar la barra de fórmulas en la ventana del programa. Haga clic en Opciones de Excel, en la parte inferior del menú para tener acceso a ellas.

En versiones anteriores de Excel se establecían dichas opciones en el cuadro de diálogo Opciones, que se abría en el menú Herramientas. En esta versión, muchas de esas opciones están aquí, más visibles y más cerca para trabajar con archivos viejos o nuevos.

Ahora, volviendo al libro, haga clic en Abrir, seleccione el libro que desee y después haga clic en Abrir.

Eso es todo lo que hay que hacer para abrir un archivo creado en una versión anterior. Ya puede empezar a trabajar.

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office para abrir este menú.

2. En el menú, haga clic en Abrir para abrir un libro existente.

3. O bien, haga clic en Opciones de Excel, en la parte inferior del menú para configurar las opciones del programa.

Insertar una columna

Supongamos que la hoja de cálculo contiene filas de productos que se han pedido a varios proveedores.

Tiene que agregar una columna de categorías para identificar los diferentes productos como lácteos, cereales, frutas, etc. Esa columna irá entre dos de las columnas de datos que hay en la hoja.

Desea agregar la columna a la derecha de la columna Cantidad, así que hace clic en la columna Proveedor. Después, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha en Insertar. En el menú que se muestra, haga clic en Insertar columnas de hoja. Se insertará una nueva columna en blanco donde podrá escribir los datos nuevos.

Una vez agregada la columna y nuevos datos, si necesita ajustar el ancho de columna para encajar los datos, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y en la lista que se muestra haga clic en Autoajustar ancho de columna.

En la lista Formato se encuentran todos los comandos necesarios para ajustar el alto de columna y el ancho de fila, así como para mostrar u ocultar filas, columnas y hojas.

Modificar y dar formato a datos

Los títulos de columna resaltarán más si están en negrita. Seleccione la fila de los títulos y, a

continuación, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en Negrita.

Con los títulos aún seleccionados, decide cambiarles de color y de tamaño, para que resalten aún más.

En el grupo Fuente, haga clic en la flecha de Color de fuente y aparecerán muchos más colores entre los que elegir. Podrá ver qué aspecto tendrán los títulos con distintos colores si señala cualquier color y espera un momento. Con esta visualización previa, ya no es necesario hacer una selección para ver el color y después deshacerla si no es lo que se buscaba. Cuando vea un color que le guste, haga clic en él.

Para cambiar el tamaño de fuente, puede hacer clic en el botón Aumentar tamaño de fuente o puede hacer clic en la flecha situada junto al cuadro Tamaño de fuente para ver los tamaños (este método también ofrece la presentación previa).

Teniendo los títulos seleccionados, decide centrarlos en las celdas. En el grupo Alineación, hace clic en

el botón Centrar y listo.

Por último, descubre que necesita escribir un nuevo pedido de la Salsa de pimiento picante de Luisiana.

Así que selecciona el nombre del producto y en el grupo Portapapeles, hace clic en el botón Copiar .

Después hace clic en la fila inferior y en el grupo Portapapeles de nuevo hace clic en el botón Pegar .

Escribir una fórmula

Antes de entregar el informe, desea sumar los números de la columna Cantidad. Esto se consigue

fácilmente usando el botón Suma .

Se encuentra en el grupo Modificar de la ficha Inicio. Coloque el cursor en la última celda de la columna Cantidad y haga clic en el botón Suma. A continuación, presione ENTER y Excel calculará la suma de los números mediante la función SUMA.

Si desea realizar algo más que sumar, haga clic en la flecha del botón.Suma . Después haga clic en alguna de las funciones de la lista que se muestra: Promedio, Contar, Máx o Mín. Si hace clic en Más funciones, se abrirá el cuadro de diálogo Insertar función, en el que puede elegir entre todas las funciones de Excel. O bien, haga clic en la ficha Fórmulas y eche un vistazo a los grupos Biblioteca de funciones y Cálculo.

Para escribir una fórmula sencilla, en la ficha Inicio, del grupo Modificar, haga clic en el botón Suma.

1. Botón Suma de la ficha Inicio. 2. Resultado de la fórmula.

Agregar encabezados y pies de página

Como toque final, suponga que decide agregar encabezados y pies de página a la hoja de cálculo para que se vea claro de qué tratan los datos.

Primero, cambie a la vista Diseño de página. Haga clic en la ficha Vista y después en Vista Diseño de página en el grupo Vistas de libro. (O haga clic en el botón central de la barra de

herramientas Ver , en la parte inferior de la ventana).

Es muy fácil agregar encabezados y pies de página en la vista Diseño de página. En lugar de abrir un cuadro de diálogo para agregar un encabezado, sólo tiene que colocar el punto de inserción en el área situada en la parte superior de la página que dice Haga clic para agregar encabezado.

En cuanto hace clic, las fichas Herramientas para encabezado y pie de página y Diseño aparecen en la cinta de opciones. Contienen todos los comandos necesarios para trabajar con los encabezados y pies de página. También existe un comando nuevo en Excel 2007 para agregar encabezados y pies de página diferentes en las páginas pares e impares.

Como encabezado de este informe, escriba Informe de ventas de Junio y ya está. En cuanto haga clic en la hoja de cálculo, desaparecerán las Herramientas para encabezado y pie de página y Diseño, con sus comandos, hasta que vuelva a necesitarlos. Para volver a mostrarlos, haga clic en el área del encabezado o del pie.

Imprimir

Ha llegado el momento de imprimir el informe para llevar las copias que necesita a la reunión.

En versiones anteriores de Excel, seguramente tenía que pasar varias veces de la vista Diseño de página a la vista Normal para ajustar la hoja de cálculo antes de imprimir. O quizá hacía varios intentos hasta conseguir que las hojas impresas tuviesen el aspecto final esperado.

En la vista Diseño de página, puede realizar ajustes y ver los cambios en la pantalla antes de imprimir. Haga clic en la ficha Diseño de página para definir las opciones de impresión.

En esta ficha, en el grupo Configurar página, haga clic en Orientación y seleccione Horizontal o Vertical. En la página Diseño de página, verá cómo cambia la orientación y la apariencia de los datos.

Estando en el grupo Configurar página, haga clic en Tamaño para elegir el tamaño del papel. Observará el resultado de las opciones elegidas según las va aplicando. Lo que ve en pantalla es lo que se imprimirá.

La ventana Nuevo libro

Cuando hace clic en el botón de Microsoft

Office y después en Nuevo, se abre la ventana Nuevo libro. En la parte superior de la ventana, puede seleccionar un nuevo libro en blanco o una plantilla.

A la izquierda encontrará diferentes categorías de plantillas instaladas con Excel 2007. Haga clic en Destacado bajo Microsoft Office Online a la izquierda para obtener vínculos a demostraciones de vídeo y plantillas en línea para presupuestos, calendarios, informes de gastos, etc.



Para insertar una nueva columna, se comienza haciendo clic en el grupo Celdas de la ficha Inicio.

a) Verdadero.

b) Falso.

En el ejercicio práctico aprendió la forma de imprimir encabezados de columnas y de filas. ¿En qué ficha se encuentra esta opción?

a) Inicio.

b) Diseño de página.

c) Datos.

¿Dónde está el botón que abre y cierra los archivos?

a) En la primera ficha.

b) En la esquina superior izquierda de la ventana.

c) Bajo la banda de opciones.

En la vista Diseño de página, desea agregar un encabezado a la hoja de cálculo pero no ve el comando que necesita. Para llegar a los comandos, tiene que hacer clic en el área que dice "Haga clic para agregar encabezado".

a) Verdadero.

b) Falso.

Un nuevo formato de archivo

Excel 2007 tiene un nuevo formato de archivo. ¿Para qué? Para proporcionar mayor seguridad, reducir el riesgo de que se dañen; reducir el tamaño y otra serie de características nuevas.

No se preocupe porque no tendrá problemas para abrir ni para modificar un libro creado en una versión anterior a Excel 2007.

Siga leyendo para saber cómo compartir las hojas de cálculo creadas en Excel 2007 con personas que aún no tienen Excel 2007 y conozca más detalles sobre las razones por las que se ha cambiado el formato de archivo.

¿Cómo se trabaja con personas que aún no tienen Excel 2007?

En Excel 2007 puede abrir archivos creados en versiones anteriores de Excel, de Excel 95 a Excel 2003.

Pero, ¿y si es usted la primera persona de su centro de trabajo que utiliza Excel 2007? ¿Qué ocurre si tiene que compartir archivos con otros departamentos que aún no utilizan Excel 2007? Puede compartir todos los libros de trabajo; ésta es la manera:

Los archivos viejos continúan siéndolo a menos que usted decida lo contrario. Si abre un archivo creado en una versión anterior, cuando guarde el archivo y el trabajo que haya hecho en él, la configuración automática del cuadro de diálogo Guardar como es guardarlo manteniendo su formato original. Si lo inició en Excel 2003, Excel 2007 lo guardará con formato 2003 salvo que se especifique otra opción.

Las nuevas características advertirán si se guarda el archivo como antiguo. Cuando guarda un archivo con el formato de una versión anterior, un comprobador de compatibilidad le indicará si alguna de las características de la versión 2007 no son compatibles con la versión anterior.

Por ejemplo, si aplica un color a un encabezado en Excel 2007 y después guarda el archivo con formato de Excel 97-2003, el comprobador de compatibilidad le indicará que las versiones anteriores de Excel no tienen la opción de color para encabezados y pies de página, y que el encabezado aparecerá como texto sin formato.

Importante Si una característica nueva no va a estar disponible cuando se guarda un archivo en un formato anterior y se vuelve a abrir en Excel 2007, el comprobador de compatibilidad se lo notificará.

Siempre puede copiar primero los archivos más recientes con el nuevo formato. Es sencillo mantener una copia de un libro con formato 2007. Use Guardar como y especifique Libro de Excel (*.xlsx). Dicha copia del archivo contendrá todas las características de Excel 2007.

Comparta documentos entre versiones utilizando un convertidor. Si crea un archivo en 2007 y lo guarda con el formato de 2007, los compañeros que tengan las versiones de Excel de 2000 a 2003 (y las últimas revisiones y Service Packs) podrán trabajar en sus archivos de 2007. Cuando hagan clic en su documento, se les preguntará si desean descargar un convertidor que les permita abrir el documento.

Si los detalles técnicos son de su interés, el formato de archivo de Excel 2007 se basa en XML (Lenguaje de marcado extensible) y comprende los formatos XML abiertos de Office. También es el nuevo formato de archivo de Microsoft Office Word 2007 y PowerPoint 2007.

Ventajas del nuevo formato

El nuevo formato de archivo trae consigo mejoras en Excel. Las ventajas principales son:

Nuevas características Además de las características vistas en las lecciones anteriores, el número de filas ha crecido de 65.536 a 1.048.576 y el número de columnas ha aumentado de 256 a 16.384. Puede escribir fórmulas más largas en la nueva barra de fórmulas de tamaño variable. Y si hace clic en grandes fragmentos de texto en una celda, la barra de fórmulas ya no ocupa parte de la cuadrícula de la hoja de cálculo.

Archivos más seguros Los libros que contienen macros o código no deseado se identifican y bloquean más fácilmente.

Menor riesgo de que los archivos se dañen Excel ha mejorado la capacidad de abrir archivos dañados y recuperar una parte del trabajo que, de otro modo, se perdería.

Menor tamaño de archivo Los libros están comprimidos; el tamaño de archivo es entre 50 y 75 por ciento más pequeño que en versiones anteriores de Excel. Los archivos comprimidos se abren y se guardan del mismo modo que abría y guardaba cualquier archivo de Excel.

Datos más útiles Se puede hacer más con los datos porque la base de XML facilita la tarea de integrarlos con conjuntos de datos de otros programas y equipos. Por ejemplo, almacenar los datos presupuestarios en un programa especializado, seleccionar la información que necesita e importarla a un documento de Word, a una hoja de Excel y a una base de datos de Access.

Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones al guardar

Puede elegir entre varios tipos de archivos para guardar en Excel 2007.

Libro de Excel (*.xlsx) Guarde libros que no contengan macros ni código de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) como libros de Excel. Si intenta guardar como Libro

de Excel un libro que contiene comandos de macros o proyectos de VBA, Excel le notificará que se eliminará la macro o el código VBA.

Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm) Guarde un libro con este formato de archivo cuando contenga macros o código VBA. Si intenta guardar un libro que contiene macros o VBA como Libro de Excel, Excel le advertirá para que no elija esta opción.

Plantilla de Excel (*.xltx) Guarde el libro como este tipo cuando necesite una plantilla.

Plantilla de Excel habilitada para macros (*.xltm) Guarde un libro como este tipo de archivo cuando necesite una plantilla y el libro contenga macros o código de VBA.

Libro binario de Excel (*.xlsb) Guarde el libro como este tipo de archivo cuando tenga un libro especialmente grande; este tipo de archivo se abrirá antes que un libro de Excel grande. Este formato mantiene las nuevas características de Excel salvo XML.

Libro de Excel 97-2003 (*.xls) Utilice este formato cuando tenga que compartir el archivo con alguien que trabaja con versiones anteriores del programa y no cuenta con el Paquete de compatibilidad de Microsoft para Office 2007.

Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls) Utilice este formato cuando tenga que compartir el archivo con alguien que utiliza Microsoft Excel 5.0. La mayor parte de las características de Excel 2007 no estarán disponibles.



Si guarda un archivo creado en una versión anterior de Excel como archivo de Excel 2007, dicho archivo usará todas las nuevas características de Excel.

a) Verdadero.

b) Falso.

El formato de archivo de Excel 2007 cambia a XML porque:

a) Permite agregar nuevas características a Excel.

b) Los archivos son más seguros.

c) Un riesgo menor de que los archivos se dañen.

d) Un tamaño de archivo menor.

e) Todo lo anterior.

Con el Paquete de compatibilidad de Microsoft instalado, los archivos de Excel 2007 pueden abrirse en las siguientes versiones de Excel:

a) Excel 95- Excel 2003.

b) Excel 97- Excel 2003.

c) Excel 2000- Excel 2003.

Alguien le envía un archivo de Excel 2003 y usted lo abre en Excel 2007. Cuando termina de trabajar con el archivo en la versión 2007, el archivo se guardará automáticamente como Excel 2007, a menos que cambie la opción.

a) Verdadero.

b) Falso.

Introducción a informes de tabla dinámica

Introducción

Su hoja de cálculo tiene muchos datos, pero ¿sabe lo que todos esos números significan? Sus datos ¿responden a todas sus preguntas? Los informes de tabla dinámica pueden ayudar a analizar datos numéricos y responder a preguntas al respecto.

En cuestión de segundos puede ver quién ha vendido más, y dónde. Vea qué trimestres han sido los más rentables, y qué producto ha sido el más vendido. Haga preguntas y vea las respuestas.

Con los informes de tabla dinámica, puede ver la misma información de maneras distintas con tan solo unos clics. Los datos se ponen en su sitio, contestan a sus preguntas y le dicen lo que significan.

Objetivos

Una vez finalizado este curso, sabrá realizar las siguientes tareas:

Utilizar un informe de tabla dinámica para analizar y resumir sus datos.


Este curso incluye:

Una lección a su ritmo y una sesión práctica. Para la cual se necesita Excel 2007.



Haga que los datos trabajen para usted

Imagine una hoja de cálculo de Excel con datos de ventas con cientos o miles de filas de datos. El diseño de la hoja de cálculo recoge todos los datos sobre los comerciales de dos países y cuánto han vendido en días concretos. Pero todo eso es demasiado... (Enumerado en fila tras fila y dividido en múltiples columnas). ¿Cómo puede obtener información sobre la hoja de cálculo? ¿Cómo puede lograr entender todos estos datos?

¿Quién es el que más ha vendido? ¿Quién ha vendido más por trimestre o por año? ¿Qué país ha vendido más? Podrá responder a todas esas preguntas con los informes de tabla dinámica (es como

encontrar una aguja en un pajar). Un informe de tabla dinámica convierte todos los datos en informes breves y concisos que le dicen exactamente lo que necesita saber.

Revisar los datos de origen

Antes de empezar a trabajar con un informe de tabla dinámica, eche un vistazo a su hoja de cálculo Excel para comprobar que está bien preparada para el informe.

Cuando crea un informe de tabla dinámica, cada columna de sus datos de origen se convierte en un campo que puede utilizar en el informe. Los campos resumen múltiples filas de información de los datos de origen.

Los nombres de los campos para el informe proceden de los títulos de las columnas de sus datos de origen. Compruebe que tiene nombres para cada columna de la primera fila de la hoja de cálculo de los datos de origen.

En la imagen anterior, los títulos de columnas País, Vendedor, Cantidad del pedido, Fecha del pedido e Id. del pedido se convertirán en nombres de campos. Cuando crea un informe, algo que hará en la práctica al final de la lección, sabrá, por ejemplo, que el campo Vendedor representa los datos del Vendedor de la hoja de cálculo.

Las filas restantes que aparecen debajo de los encabezados deberán contener elementos similares de la misma columna. Por ejemplo, el texto deberá estar en una columna; los números, en otra; y las fechas en otra. Dicho de otro modo, una columna que contiene números no deberá contener texto, etc.

Para terminar, no deberá haber columnas vacías en los datos que está utilizando para el informe de la tabla dinámica. También recomendamos que no haya filas vacías; por ejemplo, las filas en blanco que se utilizan para separar un bloque de datos de otro deberán eliminarse.

Nota También puede utilizar datos de fuentes externas, algo que no cubrimos en este curso. Puede obtener más información acerca de las fuentes de datos en la tarjeta de referencia rápida que se encuentra al final del curso.

Crear tabla dinámica

Cuando los datos están listos, coloque el cursor en cualquier lugar. Eso incluirá todos los datos de la hoja de cálculo en el informe. O simplemente seleccione los datos que quiere utilizar en el informe. A continuación, en la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica y, a continuación, vuelva a hacer clic en Tabla dinámica. Aparece el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.

Seleccione una tabla o un rango ya está seleccionado para usted. La casilla Tabla/Rango muestra el rango de los datos seleccionados. Nueva hoja de cálculo ya está seleccionado como lugar en el que se ubicará el informe (puede hacer clic en Hoja de cálculo existente si no desea que el informe se coloque en una hoja de cálculo nueva).

Información básica del informe de tabla dinámica

Esto es lo que ve en la nueva hoja de cálculo tras cerrar el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.

A un lado está la zona de diseño, lista para el informe de tabla dinámica y, al otro lado se encuentra la lista de campos de tabla dinámica. Esta lista muestra los títulos de las columnas de los datos de origen. Como decíamos antes, cada título es un campo: País, Vendedor, etc.

Para crear un informe de tabla dinámica, desplace cualquiera de los campos a la zona de diseño para el informe de tabla dinámica. Puede hacerlo activando la casilla de verificación junto al nombre del campo, o haciendo clic con el botón secundario del ratón en el nombre de un campo y seleccionando un lugar al que mover el campo.

Si ha trabajado con informes de tabla dinámica antes, es normal que se pregunte si todavía puede arrastrar campos para elaborar un informe. Sí puede, y lo verá al final de la lección.

Sugerencia Si hace clic fuera del área de diseño (de un informe de tabla dinámica), la lista de campos de la tabla dinámica desaparece. Para recuperar la lista de campos, haga clic dentro del área de diseño de la tabla dinámica o en el informe.

Poner a prueba sus conocimientos


Tras elaborar su informe de tabla dinámica, puede modificar el diseño.

a) Verdadero.

b) Falso.

¿En qué consisten los campos de la tabla dinámica?

a) Son columnas de datos de origen.

b) El área donde desplaza los datos.

c) El área de diseño del informe de la tabla dinámica.

En la lista de campos de la tabla dinámica puede indicar qué campos ya se muestran en el informe.

a) Verdadero.

b) Falso.

¿Cómo elimina un campo de un informe de tabla dinámica?

a) En el área Arrastrar campos entre áreas más abajo de la Lista de campos de la tabla dinámica, haga clic en la flecha junto al nombre del campo y, a continuación, seleccione Eliminar campo.

b) Haga clic con el botón secundario del ratón en el campo que quiera eliminar y, en el menú contextual, seleccione Eliminar "nombre del campo".

c) Deseleccione la casilla de verificación junto al nombre del campo en la Lista de campos de la tabla dinámica.

d) Todas las anteriores.

El primer campo que agrega a un informe de tabla dinámica que no contiene números se agrega automáticamente a la parte _____ del informe.

a) Etiquetas de columnas.

b) Filtro de informes.

c) Etiquetas de filas.

Como ya ha aprendido en la práctica, cuando ve un signo positivo (+) junto a un campo, es que hay más información sobre el campo en el informe.

a) Verdadero.

b) Falso.

Filtrar datos de informe de tabla dinámica

Introducción

Un informe de tabla dinámica le ayuda a ver qué significan los datos. Puede hacer que el informe resulte aún más claro filtrando los datos. El filtrado muestra sólo los datos que se desean ver y oculta el resto temporalmente.

Aprenda cómo indicar a Excel 2007 lo que desea ver y descubra cuántas formas hay de mejorar su visión en este breve curso.

Objetivos

Una vez finalizado este curso, sabrá realizar las siguientes tareas:

Filtro para ocultar y mostrar datos seleccionados en informes de tabla dinámica.


Este curso incluye:

Una lección autoguiada y una sesión práctica para experimentar. La práctica requiere Excel 2007.



Ver sólo los datos que desea ver en los informes de tabla dinámica

Imagine que ha abierto un informe de tabla dinámica de productos vendidos por Adventure Works, una empresa de material deportivo.

El informe resume de forma precisa más de 6.000 filas de datos de hoja de cálculo de Excel, mostrando qué significan todos los datos. Puede ver, por ejemplo, los totales de ventas anuales de cada producto durante un período de tres años y también hay un total general de ventas de cada producto.

Ahora desea ver los detalles específicos. Adventure Works vende productos desde botellas de agua hasta bicicletas de carretera y chalecos. Desearía ver sólo las ventas de bicicletas de carretera. Después desearía ver qué bicicletas de carretera son las más vendidas. Y después desea ver cómo se han vendido determinadas bicicletas de carretera durante un cierto período de tiempo.

Puede ver exactamente lo que desea filtrando los datos del informe de tabla dinámica.

Poner a prueba sus conocimientos


Puede ver si se ha aplicado un filtro a un campo.

a) Verdadero.

b) Falso.

Tiene dos filtros aplicados. Desea borrar un filtro. Pero el comando Borrar filtro de no está disponible, de modo que:

a) No puede deshacer el filtro y tiene que volver a crear el informe de tabla dinámica.

b) En la ficha Opciones de la cinta de opciones, en el grupo Acciones, haga clic en la flecha en el botón Borrar y, a continuación, haga clic en Borrar filtros.

c) Haga clic en la flecha junto al icono de filtro en Rótulos de fila o Rótulos de columna. En el cuadro Seleccionar campo, haga clic en otro nombre de campo.

Puede borrar un filtro desde la lista de campos de tabla dinámica.

a) Verdadero.

b) Falso.

La única forma de agregar filtros es haciendo clic en la flecha junto a Rótulos de fila o Rótulos de columna.

a) Verdadero.

b) Falso.

En el ejercicio agregó un filtro de informe a un informe de tabla dinámica. Dicho filtro se utiliza para:

a) Ocultar todos los datos dinámicos.

b) Mostrar un subconjunto de datos, generalmente una línea de productos, un marco de tiempo o una región geográfica.

c) Ocultar los subtotales y totales generales en un informe de tabla dinámica.

Tiene fechas en el informe de tabla dinámica, pero cuando intenta aplicar un filtro, el comando Filtros de fecha no aparece. ¿Cuál cree que podría ser el problema?

a) Es posible que esté haciendo clic en el área incorrecta del informe para ver el comando.

b) A las fechas no se les ha dado el formato correcto de fecha.

c) Ambas opciones.

Volver a ordenar datos

Introducción

Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.

Objetivos

Cuando finalice esta lección, podrá:

Enumerar las opciones de ordenación.

Ordenar una lista de datos en Excel 2007.


Este curso incluye:

Una lección autoguiada y una sesión práctica para experimentar. La práctica requiere Excel 2007.


Opciones de ordenación de Excel 2007

Al ordenar los datos de una hoja de cálculo, reorganiza las filas en función del contenido de las celdas de una columna determinada. Puede ordenar los datos por texto, número, y fecha y hora de una o más columnas. También puede ordenar por una lista personalizada o por formatos como color de la celda, color de la fuente o conjunto de iconos. La mayoría de las operaciones de ordenación son ordenaciones de columna, pero también puede ordenar los datos por filas. Excel 2007 ofrece las siguientes opciones de ordenación, que puede utilizar para ordenar los datos:

Orden ascendente. Puede usar la opción Orden ascendente para ordenar las filas de una hoja de cálculo en orden ascendente.

o Los números se ordenan del número negativo más bajo al número positivo más alto.

o Las fechas se ordenan de la fecha más antigua a la fecha más reciente.

o El texto alfanumérico se ordena de izquierda a derecha, carácter por carácter.

o En los valores lógicos, FALSO se coloca antes que VERDADERO.

o Las celdas en blanco se ponen siempre en último lugar.

Orden descendente. Puede usar la opción Orden descendente para ordenar las filas de una hoja de cálculo en orden descendente. Los números se ordenan del número positivo más alto al número negativo más bajo. Las fechas se ordenan de la fecha más reciente a la fecha más antigua. El texto alfanumérico se ordena de derecha a izquierda, carácter por carácter. En los valores lógicos, VERDADERO se coloca antes que FALSO. Las celdas en blanco se ponen siempre en último lugar.

Nota Con los botones Orden ascendente y Orden descendente se ordenan las filas de una hoja de cálculo en función del contenido de una columna. No puede utilizar estas opciones para ordenar los datos por dos o más columnas.

Ordenar texto

1. Seleccione una columna de datos alfanuméricos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar.

3. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para ordenar en orden alfanumérico ascendente, haga clic en Ordenar de A a Z.

Para ordenar en orden alfanumérico descendente, haga clic en Ordenar de Z a A.

Ordenar números

1. Seleccione una columna de datos numéricos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene datos numéricos.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para ordenar de números más bajos a números más altos, haga clic en Ordenar de menor a mayor.

Para ordenar de números más altos a números más bajos, haga clic en Ordenar de mayor a menor.

Ordenar fechas u horas

1. Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene fechas u horas.

2. Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o en una tabla. 3. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, siga uno de los

procedimientos siguientes:

Para ordenar de una hora o fecha anterior a una posterior, haga clic en Ordenar de más antiguos a más recientes.

Para ordenar de una hora o fecha posterior a una anterior, haga clic en Ordenar de más recientes a más antiguos.

Ordenar filas

1. Seleccione una fila de datos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Orden personalizado.

Se mostrará el cuadro de diálogo Ordenar.

3. Haga clic en Opciones.

4. En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, en Orientación, haga clic en Ordenar de izquierda a derecha y, a continuación, en Aceptar.

5. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la fila que desea ordenar. 6. Siga el procedimiento siguiente:

Por valor

1. En Ordenar según, seleccione Valores. 2. En Criterio de ordenación, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para los valores de texto, seleccione A a Z o Z a A.

Para los valores numéricos, seleccione De menor a mayor o De mayor a menor.

Para los valores de fecha y hora, seleccione De más antiguos a más recientes o De más recientes a más antiguos.

Ordenar por más de una columna o fila

Puede ordenar por más de una columna o fila cuando tiene datos que desea agrupar por el mismo valor en una columna o fila y ordenar después otra columna o fila dentro de ese grupo de valores iguales. Por ejemplo, si tiene una columna Departamento y empleado, puede ordenar primero por Departamento (para agrupar a todos los empleados del mismo departamento) y, después, ordenar por nombre (para escribir los nombres en orden alfabético dentro de cada departamento). Puede ordenar hasta un máximo de 64 columnas.

Nota Para obtener resultados óptimos, el rango de celdas que se ordene debe tener encabezados de columna.

1. Seleccione un rango de celdas con dos o más columnas de datos, o asegúrese de que la celda activa se encuentra en una tabla con dos o más columnas.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Personalizar ordenación.

Se mostrará el cuadro de diálogo Ordenar.

3. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la primera columna que desea ordenar. 4. En Ordenar según, seleccione el tipo de ordenación. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para ordenar por texto, número o fecha y hora, seleccione Valores.

Para ordenar por formato, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.

5. En Ordenar, seleccione el modo en que desea ordenar. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para los valores de texto, seleccione A a Z o Z a A.

Para los valores numéricos, seleccione De menor a mayor o De mayor a menor.

Para los valores de fecha y hora, seleccione De más antiguos a más recientes o De más recientes a más antiguos.

Para ordenar según una lista personalizada, seleccione Lista personalizada.

6. Para agregar otra columna por la que ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a continuación, repita los pasos del tres al cinco.

7. Para copiar una columna por la que ordenar, seleccione la entrada y, a continuación, haga clic en Copiar nivel.

8. Para eliminar una columna por la que ordenar, seleccione la entrada y, a continuación, haga clic en Eliminar nivel.

Nota Debe conservar al menos una entrada en la lista.

9. Para cambiar el orden en el que se ordenan las columnas, seleccione una entrada y, a continuación, haga clic en la flecha Arriba o Abajo para cambiar el orden.

Las entradas más altas de la lista se ordenan antes que las más bajas.

Ordenar una columna en un rango de celdas sin afectar a las demás

Tenga cuidado cuando utilice esta característica. Ordenar por una columna en un rango puede producir resultados que no desea, por ejemplo trasladar celdas de dicha columna lejos de las otras celdas de la misma fila.

Nota El siguiente procedimiento no se puede realizar en una tabla.

1. Seleccione una columna en rango de celdas que contenga dos o varias columnas. 2. Para seleccionar la columna que desea ordenar, haga clic en el encabezado de columna. 3. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, haga clic en uno

de los comandos de ordenación que haya disponibles. 4. Aparecerá el cuadro de diálogo Advertencia antes de ordenar. 5. Seleccione Continuar con la selección actual. 6. Haga clic en Ordenar. 7. Seleccione las demás opciones de ordenación que desea en el cuadro de diálogo Ordenar y, a

continuación, haga clic en Aceptar.

Si el resultado no es el que desea, haga clic en Deshacer .


Orden ascendente coloca los valores VERDADEROS antes que los FALSOS.

a) Verdadero.

b) Falso.

Orden descendente ordena las fechas de la más antigua a la fecha más reciente.

a) Verdadero.

b) Falso.

Si la columna que desea ordenar contiene números almacenados como números y números almacenados como texto, será necesario que les aplique formato de texto.

a) Verdadero.

b) Falso.

Puede ordenar por más de una columna o fila cuando tiene datos que desea agrupar por el mismo valor en una columna o fila y ordenar después otra columna o fila dentro de ese grupo de valores iguales.

a) Verdadero.

b) Falso.

Respuestas ponte a prueba


Qué ha cambiado y por qué

Es posible personalizar Excel 2007 agregando comandos a la barra de herramientas de acceso rápido.

a) Exacto. Puede agregar los comandos que desea tener a mano a la barra de herramientas de acceso rápido.

b) Incorrecto, sí pueden agregarse comandos a la barra de herramientas de acceso rápido. Ésa es su función.

En el ejercicio práctico, aprendió que si no le gusta el espacio en blanco de la vista Diseño de página, tiene que cambiar a la vista Normal.

a) No, puede ocultar el espacio en blanco de la vista Diseño de página para tener más espacio. Haga clic en el área superior o inferior o en los márgenes de la página, o presione CTRL+MAYÚS+W.

b) Correcto. Puede ocultar ese espacio en blanco de la vista Diseño de página.

El mejor modo de comenzar en Excel 2007 es yendo a _____.

a) Se puede cambiar de vista con esta barra de herramientas, pero no es de gran ayuda para comenzar. Inténtelo de nuevo.

b) La primera ficha de la cinta de opciones es la ficha Inicio. Contiene los comandos para las tareas que se realizan habitualmente, pero hay otro lugar al que puede ir para empezar.

c) Haga clic en el botón situado en la esquina superior izquierda de la ventana para obtener los mismos comandos que utilizaba antes para abrir y guardar sus libros (este botón sustituye al menú Archivo). El menú contiene elementos útiles, como opciones del programa que controlan aspectos como activar o desactivar el estilo de referencia R1C1 o mostrar la barra de fórmulas en la ventana del programa. Haga clic en Opciones de Excel, en la parte inferior del menú para tener acceso a las opciones.

Algunos comandos aparecen sólo cuando se necesitan.

a) Correcto. Después de un par de pasos, aparece una ficha nueva con todos los comandos que se necesitan. Por ejemplo, inserte un gráfico o un encabezado o un pie de página, y se mostrarán más comandos.

b) Incorrecto. Después de un par de pasos, aparece una ficha nueva con todos los comandos que se necesitan. Por ejemplo, inserte un gráfico o un encabezado o un pie de página, y se mostrarán más comandos.

Empezar a trabajar en Excel

Para insertar una nueva columna, se comienza haciendo clic en el grupo Celdas de la ficha Inicio.

a) Exacto. Después se hace clic en la flecha situada junto a Insertar y, a continuación, en Insertar columnas de hoja.

b) No, es correcto. Haga clic en el grupo Celdas; después haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, a continuación, en Insertar columnas de hoja (o Celdas, Filas de hoja u Hoja). Para eliminar, haga clic en Eliminar, en el grupo Celdas.

En el ejercicio práctico aprendió la forma de imprimir encabezados de columnas y de filas. ¿En qué ficha se encuentra esta opción?

a) No; vuelva a intentarlo.

b) Correcto. Mire en el grupo Opciones de página.

c) No, inténtelo de nuevo.

http://office.microsoft.com/training/Training.aspx?AssetID=RP100620733082&CTT=6&Origin=RC100620753082

¿Dónde está el botón que abre y cierra los archivos?

a) No, pero casi acierta. Inténtelo de nuevo.

b) Exactamente.

c) No, va en la dirección contraria. Inténtelo de nuevo.

En la vista Diseño de página, desea agregar un encabezado a la hoja de cálculo pero no ve el comando que necesita. Para llegar a los comandos, tiene que hacer clic en el área que dice "Haga clic para agregar encabezado".

a) Perfecto. En cuanto hace clic, aparecen las fichas Herramientas para encabezado y pie de página y Diseño en la banda de opciones. Contienen todos los comandos necesarios para trabajar con los encabezados y pies de página.

b) Incorrecto. Las Herramientas para encabezado y pie de página y Diseño aparecen en la banda de opciones en cuanto se hace clic en el área "Haga clic para agregar encabezado". Contienen todos los comandos necesarios para trabajar con los encabezados y pies de página.

Un nuevo formato de archivo

Si guarda un archivo creado en una versión anterior de Excel como archivo de Excel 2007, dicho archivo usará todas las nuevas características de Excel.

a) Correcto.

b) Incorrecto. Se obtienen más columnas y filas y, además, se pueden crear fórmulas más complejas, con más argumentos y más niveles de anidamiento.

El formato de archivo de Excel 2007 cambia a XML porque:

a) Sí, hay nuevas características, por ejemplo, una cantidad mayor de filas y columnas. Pero se trata de algo más. Inténtelo de nuevo..

b) Sí, cuesta menos identificar y bloquear los libros que contienen macros y código no deseado. Pero se trata de algo más. Inténtelo de nuevo.

c) Sí, Excel ha mejorado la capacidad de abrir archivos dañados y recuperar una parte del trabajo que, de otro modo, se perdería. Pero eso no es todo. Inténtelo de nuevo.

d) Sí, los libros están comprimidos; el tamaño de archivo se ha reducido entre un 50 y un 75 por ciento con respecto a versiones anteriores. Pero eso no es todo. Inténtelo de nuevo.

e) Perfecto. Lo ha hecho muy bien.

Con el Paquete de compatibilidad de Microsoft instalado, los archivos de Excel 2007 pueden abrirse en las siguientes versiones de Excel:

a) No; vuelva a intentarlo.

b) No, inténtelo de nuevo.

c) Correcto.

Alguien le envía un archivo de Excel 2003 y usted lo abre en Excel 2007. Cuando termina de trabajar con el archivo en la versión 2007, el archivo se guardará automáticamente como Excel 2007, a menos que cambie la opción.

a) No, no es correcto. Cuando se abre un archivo creado en una versión anterior y se guarda, la configuración automática del cuadro de diálogo Guardar como es el formato de la versión original. Si se creó en Excel 2003, Excel 2007 lo guardará con formato 2003 salvo que especifique otra opción.

b) Excelente. Si comenzó en Excel 2003, Excel 2007 lo guarda con formato 2003 salvo que especifique otra opción.

http://office.microsoft.com/training/Training.aspx?AssetID=RP100620743082&CTT=6&Origin=RC100620753082


Tras elaborar su informe de tabla dinámica, puede modificar el diseño.

a) Correcto. Como ha aprendido en la práctica, puede hacer clic con el botón secundario en un campo y seleccionar una opción para desplazar el campo a otro lugar. También puede deseleccionar una casilla de verificación de la lista de campos de la tabla dinámica para eliminar un campo del diseño.

b) Incorrecto. Puede realizar cambios sobre la marcha o empezar de cero.

¿En qué consisten los campos de la tabla dinámica?

a) Exactamente. Los encabezados de columnas de los datos de origen se convierten en los nombres de los campos que puede utilizar para crear un informe de tabla dinámica. Cada campo resume múltiples filas de información de los datos de origen.

b) Casi, pero no. Los campos son los elementos a partir de los que elabora el informe y que puede mover, no el área en la que los mueve. Vuelva a intentarlo.

c) No es correcto. El área de diseño es donde elabora el informe, utilizando los campos. Vuelva a intentarlo.

En la lista de campos de la tabla dinámica puede indicar qué campos ya se muestran en el informe.

a) Sí, es cierto. Los campos que se utilizan en el informe tienen una marca, y los nombres aparecen en negrita.

b) No, no es correcto. Puede decir qué campos se han utilizado en el informe seleccionando la marca junto al nombre del campo, y porque los nombres del campo aparecen en negrita.

¿Cómo elimina un campo de un informe de tabla dinámica?

a) Sí, pero hay más de una manera de eliminar un campo. Vuelva a intentarlo.

b) Sí, pero hay otra manera de eliminar un campo. Vuelva a intentarlo.

c) Sí, pero no es la manera de eliminar el nombre de un campo del informe.

d) Exacto. Éstas son todas las maneras con las que puede eliminar un campo de un informe de tabla dinámica, como ha aprendido en las fases prácticas.

El primer campo que agrega a un informe de tabla dinámica que no contiene números se agrega automáticamente a la parte _____ del informe.

a) No, es la etiqueta que ve sobre valores, desglosándolos por columna en lugar de por filas.

b) No, sólo agrega un campo como un filtro de informe cuando desea filtrar todo el informe. Vuelva a intentarlo.

c) Correcto. Los campos no numéricos se colocan automáticamente en la orientación de Etiquetas de filas a la izquierda del informe. A medida que agrega más campos no numéricos, Excel los coloca dentro de los campos que ya están en el informe de la tabla dinámica, creando una jerarquía.

Como ya ha aprendido en la práctica, cuando ve un signo positivo (+) junto a un campo, es que hay más información sobre el campo en el informe.

a) Sí, cuando ve un signo positivo, haga clic para ampliar el campo y ver más información. Haga clic en el signo menos (-) para contraer el campo.

b) Lo sentimos, pero esa afirmación es cierta. Cuando ve un signo positivo, haga clic para ampliar el campo y ver más información. Haga clic en el signo menos (-) para contraer el campo.


Puede ver si se ha aplicado un filtro a un campo.

a) Sí. El icono de filtro junto a Rótulos de fila o Rótulos de columna le permite conocer que algunos datos se han ocultado porque se ha aplicado un filtro.

b) No. Puede decirlo mediante el icono de filtro junto a Rótulos de fila o Rótulos de columna. Si ve el icono de filtro, sabe que algunos datos se han ocultado porque se ha aplicado un filtro.

Tiene dos filtros aplicados. Desea borrar un filtro. Pero el comando Borrar filtro de no está disponible, de modo que:

a) No, esa no es la solución. Hay otra más sencilla. Inténtelo de nuevo.

b) Pero esto borrará ambos filtros, no sólo uno. Inténtelo de nuevo.

c) Excelente. El nombre del cuadro Seleccionar campo debe coincidir con el nombre del filtro que desea borrar.

Puede borrar un filtro desde la lista de campos de tabla dinámica.

a) Sí. Coloque el cursor sobre el icono de filtro junto al nombre de campo que contiene el filtro que desea borrar. Haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, borre el filtro. Puede utilizar la lista de campos para ver qué campos tienen filtros y para borrar un filtro a la vez que mantiene otros.

b) Es incorrecto. Puede borrar filtros de esta forma. Coloque el cursor sobre el icono de filtro junto al nombre de campo que contiene el filtro que desea borrar. Haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, borre el filtro. Puede utilizar la lista de campos para ver qué campos tienen filtros y para borrar un filtro a la vez que mantiene otros.

La única forma de agregar filtros es haciendo clic en la flecha junto a Rótulos de fila o Rótulos de columna.

a) No, hay otras formas de filtrar. También puede agregar filtros haciendo clic con el botón secundario en un elemento de un campo y seleccionando un comando de filtro. Incluso puede hacer clic en un nombre de campo en la lista de campos de tabla dinámica, haga clic en la flecha junto a dicho nombre y obtendrá un menú que puede utilizar para crear un filtro.

b) Perfecto. También puede agregar filtros haciendo clic con el botón secundario en un elemento de un campo y seleccionando un comando de filtro. Incluso puede hacer clic en un nombre de campo en la lista de campos de tabla dinámica, haga clic en la flecha junto a dicho nombre y obtendrá un menú que puede utilizar para crear un filtro.

En el ejercicio agregó un filtro de informe a un informe de tabla dinámica. Dicho filtro se utiliza para:

a) No. Para quitar los números en un informe, simplemente desactive la casilla de verificación del campo con números de la lista de campos de tabla dinámica.

b) Sí, correcto. Para agregar un campo como filtro de informe, haga clic con el botón secundario en el nombre del campo en la lista de campos de tabla dinámica y, a continuación, haga clic en Agregar a filtro de informe.

c) No, en absoluto. Pero si desea ocultarlos, haga clic en la ficha Diseño, haga clic en los botones Subtotales y Totales generales en el grupo Diseño y realice una selección.

Tiene fechas en el informe de tabla dinámica, pero cuando intenta aplicar un filtro, el comando Filtros de fecha no aparece. ¿Cuál cree que podría ser el problema?

a) Sí, por ejemplo, podría hacer clic en la flecha en Rótulos de fila cuando el campo con fechas está en el área de Rótulos de columna. O podría hacer clic en un elemento de datos en el área incorrecta. Por ejemplo, si las fechas están en el área Etiquetas de columna del informe, es ahí donde tiene que hacer clic. Pero aún hay más, inténtelo de nuevo.

b) Correcto. Vuelva a los datos de origen y seleccione la columna de fechas. Haga clic en la ficha Inicio y en el grupo Número, haga clic en la flecha en la esquina inferior derecha para abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas. En la ficha Número, compruebe que a las fechas se le ha dado formato de fecha. Si no, aplique formato de fecha. Pero aún hay más, inténtelo de nuevo.

c) Correcto. Si no puede ver el comando Filtros de fecha, asegúrese de hacer clic en el área del informe en que se han diseñado las fechas y que tienen el formato correcto de fecha.

Volver a ordenar datos

Orden ascendente coloca los valores VERDADEROS antes que los FALSOS.

a) No.

b) Correcto.

Orden descendente orden las fechas MÁS ANTIGUA a la fecha MÁS RECIENTE.

a) No.

b) Correcto.

Si la columna que desea ordenar contiene números almacenados como números y números almacenados como texto, será necesario que les aplique formato de texto.

a) Correcto.

b) No.

Puede ordenar por más de una columna o fila cuando tiene datos que desea agrupar por el mismo valor en una columna o fila y ordenar después otra columna o fila dentro de ese grupo de valores iguales.

a) Correcto.

b) No.

Tarjeta de referencia rápida


Por qué se han realizado cambios en Microsoft® Office Excel® 2007

En lugar de tener cerca de 30 barras de herramientas ocultas y comandos escondidos entre los menús, ahora dispone de un centro de control que agrupa todos los elementos esenciales.

Las personas que utilizan Excel se decantan por una serie de comandos que usan una y otra vez. Estos comandos son ahora más visibles.

Reducir el tamaño de la cinta de opciones

Cualquiera que sea la ficha activa, haga clic dos veces en ella La cinta de opciones y sus comandos desaparecen temporalmente. Para recuperarla, haga clic una vez en cualquier ficha. O bien, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en cualquier botón de la cinta de opciones y haga clic en Minimizar la cinta de opciones. Para que vuelva a aparecer la cinta de opciones, haga clic con el botón secundario del mouse en una ficha y haga clic de nuevo en Minimizar la cinta de opciones.

¿Qué ha pasado con el menú Archivo?

En Excel 2007, el menú Archivo se ha reemplazado por el botón de Microsoft Office . Haga clic en él, situado en la esquina superior izquierda de la ventana, para ver los mismos comandos básicos de las versiones anteriores para abrir, guardar e imprimir documentos.

Encontrará también aquí las opciones del programa que controlan aspectos como el estilo de referencia R1C1, el número de hojas en blanco de un nuevo libro y la dirección que toma el cursor después de presionar Enter.

Haga clic en Opciones de Excel en la parte inferior de este menú y, a continuación, haga clic en cualquiera de las categorías de la lista a la izquierda.

En versiones anteriores de Excel, podía definir opciones en el cuadro de diálogo Opciones, que se abría en el menú Herramientas. En esta versión, muchas de esas opciones están disponibles a través del botón de Microsoft Office, donde están más visibles y más cerca para trabajar con archivos viejos o nuevos.

Vista Diseño de página

La vista Diseño de página es nueva en Excel 2007. Si ha trabajado en la vista Diseño de impresión en Microsoft Office Word, esta nueva vista de Excel le resultará familiar.

En la vista Diseño de página hay márgenes de página en la parte superior, a los lados y en la parte inferior de la hoja de cálculo, además de un espacio azul entre las hojas. Hay reglas en la parte superior y en los lados para que pueda ajustar los márgenes. Puede activar o desactivar los márgenes cuando los necesite.

Es muy fácil agregar encabezados y pies de página en la vista Diseño de página. En la parte superior e inferior de la página hay un área de encabezado y pie de página. Cuando se escribe en esta área, se abren las Herramientas de encabezado y pie de página.

Sugerencia Asimismo puede escribir el texto de los encabezados y pies de página si hace clic en la ficha Insertar. A continuación, en el grupo Texto, haga clic en Encabezado y pie de página. Aparecen automáticamente todos los comandos para especificar los encabezados y los pies de página. O bien, en la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en Imprimir títulos. Se abrirá el cuadro de diálogo Configurar página. Haga clic en la ficha Encabezado y pie de página y especifique los encabezados y pies de página de igual forma que en las versiones anteriores de Excel.

Para cambiar las vistas, haga clic en la ficha Ver y seleccione una vista en el grupo Vistas de libro. O

bien, seleccione una vista haciendo clic en un botón de la barra de herramientas Ver en la parte inferior derecha de la ventana.

Para cambiar la vista de página en la que se abre Excel, haga clic en el botón de Microsoft Office , haga clic en Opciones de Excel al final de este menú y seleccione Más frecuentes. En Al crear nuevos libros, seleccione una opción en Vista predeterminada para hojas nuevas.

Con una resolución de pantalla distinta, cambia lo que se ve

Si la resolución de pantalla del equipo es baja, por ejemplo, 800 por 600, algunos grupos de la cinta de opciones sólo mostrarán el nombre del grupo en lugar de todos los comandos del grupo. En ese caso, tendrá que hacer clic en la flecha del grupo para mostrar los comandos.

Con cualquier resolución, si reduce el tamaño de la ventana de Excel, hay un tamaño en el que algunos grupos sólo muestran el nombre y es preciso hacer clic en la flecha del grupo para mostrar todos los comandos.

Si trabaja en un Tablet PC con una pantalla pequeña, comprobará que la cinta de opciones se ajusta y muestra versiones más reducidas de las fichas y los grupos. Si trabaja con una pantalla mayor, la cinta se ajusta y muestra versiones más grandes.

Comandos en la barra de herramientas

Si usa comandos a diario cuyo acceso no es tan rápido como desearía, puede agregarlos fácilmente a la barra de herramientas de acceso rápido, que se encuentra encima de la cinta de opciones.

Por ejemplo, si utiliza todos los días el Autofiltro y prefiere evitar hacer clic en la ficha Datos para tener acceso al comando Filtro, puede agregar el botón Filtro a la barra de herramientas de acceso rápido.

Personalización rápida

La barra de herramientas puede personalizarse de diferentes modos:

Puede agregar botones a la barra de herramientas haciendo clic con el botón secundario del mouse en cualquier botón y haciendo clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido.

Puede hacer clic en el comando Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, que aparece al hacer clic con el botón secundario del mouse en algún botón. En el cuadro de diálogo que aparece, elija alguno de los comandos disponibles.

Para mover la barra a la fila que le corresponde justo debajo de la cinta de opciones, haga clic en la flecha situada en el extremo de la barra y después, en Mostrar la barra de herramientas de acceso rápido por debajo de la cinta de opciones. Para colocarla encima de la cinta, siga los mismos pasos pero haga clic en Mostrar la barra de herramientas de acceso rápido por encima de la cinta de opciones.

Eliminar un botón de la barra de herramientas de acceso rápido

1. Haga clic con el botón secundario del mouse en un botón de la barra de herramientas. 2. Haga clic en Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido.

Nuevos métodos abreviados de teclado

Los nuevos métodos abreviados de teclado tienen un nombre nuevo: sugerencias de teclas. Al presionar la tecla ALT, aparecen todos los identificadores de las sugerencias de teclas para todas las fichas de la cinta de opciones, la barra de herramientas de acceso rápido y el botón de Microsoft Office.

Presione la tecla de la ficha que desea mostrar. Aparecerán todos los identificadores de sugerencias de teclas para los botones de la ficha. A continuación, utilice la tecla correspondiente al botón que desea.

Los métodos abreviados de teclado anteriores que comenzaban con CTRL siguen intactos, por ejemplo, CTRL+C sigue copiando en el Portapapeles y CTRL+V sigue pegando del Portapapeles.

Nota La mayoría de los antiguos métodos abreviados formados con la tecla ALT+ tecla abreviada de menú siguen funcionando. Sin embargo, deberá sabérselos de memoria, ya que no tendrá indicadores en la pantalla para saber qué teclas presionar.

Recuerde una versión anterior de Office, en la que presionaba ALT+E para abrir el menú Editar y después presionaba la letra subrayada de uno de los comandos del menú. Todavía puede presionar ALT y después presionar una de las antiguas teclas de menú, E (Editar), V (Ver), I (Insertar), etcétera. Pero no se abrirá el menú, sino un cuadro emergente en el que se indica que está utilizando una tecla de acceso de Office 2007. Si conoce la secuencia completa de teclas, siga adelante para iniciar el comando. Si no la sabe, presione ESC y utilice los indicadores de las sugerencias de teclas en su lugar.

Cómo trabajar con personas que no tienen Excel 2007

En Excel 2007 puede abrir archivos creados en versiones anteriores de Excel, de Excel 95 a Excel 2003.

Cuando guarda un archivo creado originalmente en una versión anterior, la opción automática del cuadro de diálogo Guardar como es guardarlo como en la versión anterior.

Cuando guarda un archivo con el formato de una versión anterior, un comprobador de compatibilidad le indicará si alguna de las características de la versión 2007 no son compatibles con la versión anterior.

Tenga en cuenta que cuando abre un archivo de Excel creado en una versión anterior, o cuando guarda un archivo creado en 2007 como una versión anterior, el modo de compatibilidad se activa automáticamente.

Por ejemplo, si su hoja de cálculo Excel 2007 contiene 100.000 filas de datos (en la nueva versión se pueden agregar más filas), recibirá un aviso antes de que se eliminen las filas a partir de la 65.636. De ese modo, puede transferir primero esos datos a otra hoja cálculo. Obviamente, si sabe desde el principio que va a guardar el archivo en una versión anterior, es recomendable no incluir datos más allá de la fila 65.636 y de la columna 256 (en la nueva versión también se pueden agregar más columnas).

El comprobador de compatibilidad se ejecuta automáticamente. También puede ejecutarlo manualmente cuando no esté seguro de si algunas funciones de un libro son incompatibles con versiones anteriores.

Haga clic en el botón de Microsoft Office , elija Preparar y haga clic en Ejecutar comprobador de compatibilidad.

Si desea guardar el archivo en una versión anterior y que tenga todas las características de Excel 2007, guarde también una copia en 2007, como un libro de Excel.

Los compañeros que dispongan de las versiones de Excel de 2000 a 2003 (y las últimas revisiones y Service Packs) pueden trabajar en sus archivos de 2007. Cuando hagan clic en su documento, se les preguntará si desean descargar un convertidor que les permita abrir el documento.

Por qué se ha cambiado el formato de archivo

El nuevo formato de archivo de 2007 trae consigo mejoras en Excel. Se basa en XML (Lenguaje de marcado extensible) e incluye los formatos XML abiertos de Office. Es el nuevo formato de archivo predeterminado de Microsoft Office Word 2007, Excel 2007 y PowerPoint® 2007. No es necesario que conozca XML. Recuerde sólo que el nuevo formato basado en XML:

Ayuda a crear documentos más seguros separando archivos que contienen secuencias de comandos o macros, y facilitando la identificación y el bloqueo de código o macros no deseados.

Ayuda a crear tamaños de archivos de documentos más pequeños.

Ayuda a crear documentos menos sensibles a los daños.


Preparar los datos de origen

Presentamos recomendaciones para configurar su hoja de cálculo Microsoft® Office Excel® 2007 para un informe Excel 2007 PivotTable®:

Cada columna debe tener un encabezado. Éstos se utilizan para nombrar los campos del informe del gráfico dinámico (un campo resume múltiples filas de información de los datos de origen).

Coloque datos similares en cada columna. Por ejemplo, elementos de texto en una columna, números en otra y fechas en otra.

Elimine las filas o las columnas en blanco.

Nota Si abre en Excel 2007 una hoja de cálculo Excel creada en una versión anterior a Excel 2007, y crea un informe de tabla dinámica Excel 2007, el área de diseño será la clásica de tabla dinámica en lugar de Excel 2007. Para evitarlo:

1. Guarde los datos como un archivo Excel 2007. 2. Cierre la hoja de cálculo. 3. Vuelva a abrirla. 4. Cree el informe de tabla dinámica.

Si lo hace antes de crear el informe de tabla dinámica, el área de diseño será Excel 2007.

Cree un informe de tabla dinámica

1. Seleccione una celda o un rango de celdas. 2. Haga clic en la ficha Insertar. En el grupo Tablas, haga clic en la flecha de Tabla dinámica y, en el menú,

haga clic en Tabla dinámica.

Se abre el cuadro de diálogo Crear una tabla dinámica.

3. Seleccionar una tabla o un rango ya está seleccionado para usted. La casilla Tabla/Rango muestra el rango de los datos seleccionados.

4. Nueva hoja de cálculo también está seleccionado como el lugar en el que se colocará el informe (puede hacer clic Hoja de cálculo existente si no desea que el informe se coloque en una nueva hoja de cálculo). Haga clic en Aceptar.

A la izquierda se encuentra el área de diseño lista para el informe de tabla dinámica y, a la derecha se encuentra la Lista del campo de la tabla dinámica. Esta lista muestra los títulos de las columnas de los datos de origen: Cada título es un campo de la lista.

5. En la lista de campos, seleccione las casillas de verificación junto a los campos que desea agregar al informe.

Los campos se agregan automáticamente al informe. Los campos que no son numéricos se agregan a la zona de etiquetas Filas del informe. A medida que agrega más campos no numéricos, Excel los coloca dentro de los campos que ya están en el informe de la tabla dinámica, creando una jerarquía. Los campos numéricos se agregan a la derecha.

Para eliminar un campo del informe, deseleccione la casilla de verificación junto al nombre del campo de la lista.

Para eliminar todos los campos de un informe para que pueda volver a empezar, haga clic en la ficha Opciones de la Cinta bajo Herramientas de la tabla dinámica. En el grupo Acciones, haga clic en la flecha del botón Eliminar y, a continuación, seleccione Borrar todo.

Para eliminar todo el informe, haga clic en la ficha Opciones. En el grupo Acciones, haga clic en la flecha de Seleccionar. Haga clic en Toda la tabla. A continuación, presione SUPR.

Ordenar un campo

Haga clic con el botón secundario del ratón en una celda del campo que desea ordenar. Seleccione Ordenar y, a continuación, haga clic en una opción. Por ejemplo, haga clic en Ordenar de mayor a menor o Más opciones.

Agrupar un campo

Puede agrupar datos que contienen fechas u horas siguiendo estos pasos. Para agrupar manualmente elementos seleccionados, consulte el tema de Ayuda sobre agrupar en Ver también, más adelante.

1. Haga clic con el botón secundario del ratón en una celda del campo que desea agrupar y, a continuación, haga clic en Grupo. En el cuadro de diálogo Grupos, seleccione una opción y haga clic en Aceptar.

2. Para desagrupar, haga clic en el campo agrupado, clic con el botón derecho del ratón, y seleccione Desagrupar.

Agregar un filtro de informe

Utilice un filtro de informes para centrarse en un subconjunto de datos del informe, a menudo una línea de producto, un periodo de tiempo o una región geográfica.

En la Lista de campos de la tabla dinámica, haga clic con el botón secundario en el nombre de un campo y seleccione Agregar un filtro de informe.

Desplazar un informe

Cuando desplaza un informe de tabla dinámica, transpone la vista vertical u horizontal de un campo, desplazando filas al área de columnas o desplazando columnas al área de filas.

Haga clic con el botón secundario del ratón en el campo que desea desplazar. Seleccione Mover y Mover "nombre del campo" a Columnas, o seleccione Mover "nombre del campo" a Filas.

Mover un informe de tabla dinámica a otro lugar

1. Haga clic en el informe de la tabla dinámica. 2. Haga clic en la ficha Opciones de la Cinta bajo Herramientas de tabla dinámica. En el grupo Acciones,

haga clic en Mover tabla dinámica.

Se abre el cuadro de diálogo Mover tabla dinámica.

3. En Seleccione dónde se coloca el informe tabla dinámica; seleccione Nueva hoja de cálculo o, en la casilla Ubicación de Hoja de cálculo existente, escriba la primera celda en el rango de celdas donde desea colocar el informe de la tabla dinámica. A continuación haga clic en Aceptar.

Imprimir un informe de tabla dinámica

Para establecer las opciones de impresión, haga clic en el informe de tabla dinámica. Haga clic en la ficha Opciones de la Cinta de Herramientas de tabla dinámica. En el grupo Tabla dinámica, haga clic en Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones de la tabla dinámica, de la ficha Imprimir, seleccione las opciones que desee.


Establecer un filtro para texto en Rótulos de fila o Rótulos de columna

Haga clic en la flecha junto a Rótulos de fila o Rótulos de columna, dependiendo de si el campo que desea filtrar está en el área de filas o de columnas del informe. Al hacer clic en dicha fecha, aparece un menú con el cuadro Seleccionar campo en la parte superior que utilizará para seleccionar el campo al que aplicar un filtro.

El menú también muestra una lista de todas las filas en el campo que seleccione. Mirar los elementos de la lista es una forma de comprobar que ha seleccionado el campo correcto que filtrar. Para filtrar el informe

Desactive la casilla de verificación junto a (Seleccionar todo) en la lista para desactivar todas las casillas de verificación junto a los elementos de la lista. A continuación, haga clic en las casillas de verificación junto a los elementos que desea mostrar en el informe de tabla dinámica.

O bien,

Seleccione Filtros de rótulo y seleccione un operador de comparación como, por ejemplo, Es igual a o Contiene. En el cuadro de diálogo Filtro de rótulo <nombre del campo>, en el cuadro de la derecha, escriba texto. A continuación, haga clic en Aceptar.

También puede establecer un filtro haciendo clic dentro de un campo en lugar de hacer clic en la flecha junto a Rótulos de fila o Rótulos de columna.

Para ocultar los elementos seleccionados dentro de un campo, seleccione los elementos, elija Filtro y, a continuación, seleccione Ocultar elementos seleccionados.

Para mostrar los elementos seleccionados dentro de un campo, seleccione los elementos, elija Filtro y, a continuación, seleccione Conservar sólo los elementos seleccionados.

Establecer un filtro de valor

Haga clic en la flecha junto a Rótulos de fila o Rótulos de columna. Seleccione Filtros de valor, seleccione un operador de comparación como, por ejemplo, Es igual a, No es igual a o Mayor que. En el cuadro de diálogo Filtro de valor <nombre del campo>, escriba los números en el último cuadro y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Establecer un filtro de fecha

Haga clic en la flecha junto a Rótulos de fila o Rótulos de columna. Sabrá si está en el área en la que se puede filtrar por fechas si el comando Filtros de fecha está disponible.

Desactive la casilla de verificación junto a (Seleccionar todo) y, a continuación, active las casillas de verificación junto a las fechas que desea mostrar. A continuación, haga clic en Aceptar. O bien,

Haga clic en Filtros de fecha y, a continuación, seleccione un operador de comparación como, por ejemplo, Anterior, Posterior o Entre. En el cuadro de diálogo Filtro de fecha <nombre del campo>, escriba las fechas en los cuadros vacíos. A continuación, haga clic en Aceptar.

Quitar filtros

Puede quitar los filtros uno a uno o quitar rápidamente todos los filtros a la vez.

Quitar un filtro en el informe de tabla dinámica

Para quitar un filtro de un campo específico, haga clic en el icono de filtro cuando el campo filtrado aparece en el informe, en Rótulos de fila o en Rótulos de columna. A continuación haga clic en Borrar filtro de <nombre del campo>. O active la casilla de verificación junto a (Seleccionar todo) para hacer que todos los datos del campo sean visibles.

Para borrar un filtro en elementos dentro de un campo, haga clic con el botón secundario dentro de un campo, seleccione Filtro y, a continuación, haga clic en Borrar filtro de <nombre del campo>.

Si no ve el comando Borrar filtro de para el campo filtrado:

Asegúrese de que ha seleccionado el área correcta del informe en la que borrar el filtro: filas o columnas.

¿Aparece el nombre de campo correcto en el cuadro Seleccionar campo? Dicho cuadro se ve cuando se hace clic en el icono de filtro. El nombre de campo en dicho cuadro debe coincidir con el nombre del campo en que desea eliminar el filtro. Si el nombre de campo del cuadro es incorrecto, seleccione el campo correcto en la lista que aparece al hacer clic en la flecha junto al cuadro.

Quitar un filtro en la lista de campos de tabla dinámica

Mueva el cursor sobre el icono de filtro junto al nombre del campo al que desea quitar el filtro. Haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Borrar filtro de <nombre del campo>. O active la casilla de verificación junto a (Seleccionar todo) para hacer que todos los datos del campo sean visibles.

Quitar todos los filtros a la vez

En la parte superior de la ventana, en la cinta de opciones, haga clic en la ficha Opciones debajo de Herramientas de tabla dinámica. En el grupo Acciones, haga clic en Borrar, y, a continuación, en Borrar filtros. Asegúrese de que desea hacerlo antes de deshacer todas las selecciones.

Bibliografía

Los contenidos de los materiales de la colección de Herramientas informáticas para personal de mandos Office 2007 fueron tomados y adaptados del sitio de Microsoft en la dirección:

http://office.microsoft.com/es-mx/training/FX100565003082.aspx .

http://office.microsoft.com/es-mx/training/FX100565003082.aspx

operaciones de base de datos en excel - inegi.org.mx 2007_m_ihi47.pdf · instituto nacional de...

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