bab iv rancangan sistem usulan 4.1. umum...46 bab iv rancangan sistem usulan 4.1. umum sistem...

46

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Sistem informasi yang diusulkan memiliki beberapa keunggulan dan

perbedaan dari sistem yang sedang berjalan, sistem yang diusulkan telah

terotomatisasi sehingga lebih mudah digunakan, integritas data terjaga tidak akan

memaka waktu yang lama dalam mengolah data, karena didalamnya telah

disediakan pencetakan laporan-laporan dan fasilitas lainnya yang akan

memudahkan user untuk menggunakan sistem ini.

Berdasarkan analisa yang telah dilakukan, penulis menyarankan sebuah

rancangan sistem yang terkomputerisasi dalam bab ini, maka penulis akan

membahas mengenai sistem usulan yang tepat guna untuk diterapkan pada kantor

bupati Kabupaten Kubu Raya.

4.2. Prosedur Sistem Umum

1. Prosedur Masuk Dalam Program

Pada prosedur ini masyarakat melakukan login untuk masuk program yang

diusulkan, serta memberikan File Kartu Tanda Penduduk (KTP), File Kartu

Keluarga (KK), dan File Surat Keterangan Tidak Mampu (SKTM) yang kemudian

akan di scan oleh Petugas Pendataan untuk dimasukkan didalam program.

2. Prosedur Pendataan Penduduk

Masyarakat melakukan prosedur pendataan penduduk dengan mengisi data

dengan format yang ada pada tampilan program yaitu pada menu data penduduk

miskin.

47

3. Prosedur Pemeriksaan Data Penduduk

Kemudian Kepala Desa menerima file data serta melakukan prosedur

pemeriksaan persyaratan data, File Kartu Keluarga (KK), File Kartu Tanda

Penduduk (KTP), dan File Surat Keterangan Tidak Mampu (SKTM) dari

penduduk untuk kemudian dikirimkan kepada ke bagian Kepala Urusan

Kesejahteraan Rakyat di Pemerintah Desa.

4. Prosedur Rekomendasi Data Penduduk

Bagian Pemberdaya Masyarakat Kecamatan memberikan rekomendasi data

penduduk kepada Pemerintahan dan Trantip (Pemtip) berupa file Data Penduduk

Miskin (DPM).

5. Prosedur Laporan Data Penduduk Miskin

Kemudian bagian Pemerintahan dan Trantip (Pemptip) membuat laporan data

penduduk berupa laporan data penduduk miskin (LDPM) kepada Badan

Perencanaan Pembangunan Daerah (Bapedda) di Kantor Bupati Kubu Raya untuk

dicap dan ditandat

4.3 Diagram Alir Data Sistem Usulan

Dalam menyusun rancangan sistem usulan ini, penulis akan menjelaskan

bentuk diagram alir data sistem pengolahan data penduduk secara garis besar dan

lebih jelas dari bab sebelumnya.

4.3.1 Diagram Konteks

Diagram konteks berfungsi untuk mendefinisikan awal dan akhir dari data

yang masuk serta keluaran pada suatu sistem berikut ini adalah diagram konteks

sistem informasi pemerintahan kantor Bupati Kubu Raya yang diusulkan.

48

Gambar IV. 1

Diagram Konteks Pendataan Penduduk Miskin yang diusulkan

Keterangan :

FC_KK : Foto Copy Kartu Keluarga

FC_KTP : Foto Copy Kartu Tanda Penduduk

FC_SKTM : Foto Copy Surat Keterangan Tidak Mampu

DSP :Data Survey Penduduk

LDPM :Laporan Data Penduduk Miskin

49

4.3.2 Diagram Nol Sistem Usulan

Gambar IV.2

Diagram Nol Sistem Pendataan Penduduk Miskin yang Diusulkan

Keterangan :

File_KK : File Kartu Keluarga

File_KTP : File Kartu Tanda Penduduk

File_SKTM : File Surat Keterangan Tanda Penduduk

DPM : Data Penduduk Miskin

LDPM :Laporan Data Penduduk Miskin

50

4.4 Kamus Data Sistem Usulan

Kamus Data Dapat Mendefinisikan dengan lengkap data yang mengalir

diantara proses, penyimpanan data dan entitas luar pada sistem. Data yang

mengalir tersebut dapat berupa masukkan untuk sistem atau hasil dari proses

sistem. Kamus data dibuat berdasarkan data yang mengalir pada diagram konteks

dan DFD sebagai berikut :

1. Nama Arus Data : Data Petugas

Alias : DP

Bentuk Data : Cetakkan Komputer

Arus Data : Setiap Masuk Sistem

Penjelasan : Untuk Mengetahui Data Petugas

Periode : Setiap Masuk ke Sistem Pendataan Penduduk

Struktur Data : Header+Isi

Header = Judul

Isi = Kode_Petugas + Nama + Jabatan + Password +

Ulangi_Password

2. Nama Arus Data : Data Penduduk Miskin

Alias : DKM


Arus Data : Setiap Keluarga Miskin

Penjelasan : Untuk Mengetahui Produk Keluarga Miskin

Periode : Setiap Kepala Keluarga

51

Struktur Data : Header+Isi

Header = Judul

Isi = Desa + No_NIK + Nama_Kepala_Keluarga + No_KTP +

Jumlah_Keluarga + Alamat + Pekerjaan +Pddk Orang_Tua + Penghasilan +

Sumber_Listrik + Sumber_Air + Luas_Bangunan +

Tempat_Buang_Air_Besar

3. Nama Arus Data : Laporan Data Penduduk Miskin

Alias : LPM


Arus Data : Data Penduduk Miskin

Penjelasan : Untuk Mendata Penduduk Miskin

Periode : Setiap Penduduk Miskin

Struktur Data : Header + Isi

Header = Judul

Isi = Desa + No_NIK + Nama_Kepala_Keluarga + No_KTP +

Jumlah_Keluarga + Alamat + Pekerjaan + Pddk_Orang_Tua + Penghasilan

+ Sumber_Listrik + Sumber_Air + Luas_bangunan +

Tempat_Buang_Air_Besar

4.5 Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan akan membahas mengenai rincian

bentuk dokumen-dokumen masukan dan keluaran yang diusulkan pada sistem

pendataan penduduk miskin pada kantor camat banyuke hulu kabupaten landak.

52

Disini penulis akan menjelaskan tentang spesifikasi rancangan sistem usulan

berupa bentuk uraian pembuatan program yang akan penulis gunakan, diantaranya

adalah:

4.5.1 Bentuk Dokumen Masukan

1. Nama Depan : Kartu Keluarga

Sumber : Penduduk Miskin

Tujuan : Bagian Pemerintah Desa dan Kecamatan

Frekuensi : Setiap Penyerahan dan Penduduk Miskin

Media : Tampilan Layar

Jumlah : 1

2. Nama Depan : Kartu Tanda Penduduk


Tujuan : Kepala Desa



Jumlah : 1

3. Nama Depan : Surat Keterangan Tidak Mampu


Tujuan : Kepala Desa



Jumlah : 1

53

4.5.2 Bentuk Dokumen Keluaran

Bentuk Ini dijelaskan bentuk dokumen yang keluar dari sistem

1. Nama Depan : Laporan Data Penduduk Miskin

Sumber : Pemerintah dan Trantip (Pemtip)

Tujuan : Camat

Frekuensi : Setiap satu bulan sekali


Jumlah : 2 rangkap

2. Nama Depan : Data Penduduk Miskin

Sumber : Kepala Urusan Kesejahteraan Rakyat dan

Pemerintah dan Trantip

Tujuan : Pemerintah Desa dan Kecamatan

Frekuensi : Setiap satu bulan sekali


Jumlah : 2 rangkap

4.5.3 Entity Relationship Diagram (ERD)

Penggambaran proses relasi yang telah dibuat pada diagram Alir Data

sehigga berhubungan antar Entity Relationship Diagram, dapat terlihat dan

melibatkan rancangan field-field didalam database.

Berikut adalah ERD yang dibuat untuk sistem pendataan penduduk miskin

pada Kantor Bupati Kubu Raya

54

Gambar IV.3

Entity Relationship Diagram

55

4.5.4. Logical Record Structure (LRS)

Gambar IV. 4. Logical Record Structure

4.5.5 Spesifikasi file

Adapun spesifikasi file yang penulis gunakan dalam rancangan program

sistem usulan pengarsipan surat keluar masuk pada Kantor Bupati Kubu Raya

adalah sebagai berikut :

Data_Penduduk

No_ KTP * Nama Alamat Jenis Kelamin Tempat Lahir Agama Tgl_Lahir Status Pendidikan Pekerjaan No_KK ** Status_dalam KK Kode_Petugas **

Data_Petugas

Kode_Petugas * Nama Jabatan Password

Data_Desa

Kode_Desa * Nama_Desa Kabupaten Provinsi Kode_Pos Kode_Petugas **

Data_Penduduk_Miskin

No_KK *

Nama_Kepala_Keluarga

Jumlah_Keluarga

Alamat

Pekerjaan

Pendidikan_Terakhir

Penghasilan

Luas_Bangunan_Rumah

Tempat_Buang_Air

Sumber_Air

Sumber_Listrik

Kode_Desa **

56

1. Nama Tabel : Data_Penduduk

Akronomi File : Penduduk frm

Tipe file : File Master

Akses File : Random

Record : 170

Organisasi File : index squential

Media File : Harddisk

Kunci_File : No_KTP

Software : My SQL

Tabel IV.1 Struktur File Penduduk

Nama Field Type Length Keterangan

No_KTP Char 25 Primary Key

Nama Char 30

Alamat Varchar 25

Jenis_Kelamin Varchar 20

Tempat_Lahir Varchar 20

Tgl_Lahir Date

Agama Varchar 5

Status Varchar 15

Pendidikan Varchar 15

Pekerjaan Varchar 15

No_KK Varchar 15

Status_dalam_KK Varchar 15

57

Kode_Petugas Varchar 15

2. Nama Tabel : Data_Penduduk_Miskin

Akronomi File : Miskin frm


Akses File : Random

Record : 310



Kunci_File : No_KK

Software : My SQL

Tabel IV.2 Struktur File Penduduk Miskin


No_KK Varchar 20 Primary Key

Nama_Kepala_Keluarga Varchar 25

Jumlah_Keluarga Varchar 10

Alamat Varchar 30

Pekerjaan Varchar 30

Pendidikan_Terakhir Varchar 30

Penghasilan Varchar 25

Sumber_Listrik Varchar 25

Sumber_Air Varchar 25

58

Luas_Bangunan Varchar 20

Tempat_Buang_Air Varchar 30

Kode_Desa Char 20 Foreign Key

3. Nama Tabel : Data_Desa

Akronomi File : Desa frm


Akses File : Random

Record : 90



Kunci_File : Kode_Desa

Software : My SQL

Tabel IV.3 Struktur File Desa


Kode_Desa Char 20 Primary Key

Nama_Desa Varchar 20

Kabupaten Varchar 15

Provinsi Varchar 15

Kode_Pos Varchar 20

Kode_Petugas Char 20 Foreign Key

Tabel IV.4 Struktur File Petugas

59


Kode_Petugas Char 20 Foreign Key

Nama Char 30

Jabatan Varchar 15

Password Varchar 20

4.5.6. Struktur Kode

Didalam menyusun rancangan sistem usulan pada bab ini, penulisan

menggunakan tipe pengkodean ( data coding ) Blok, yaitu dimana pengkodean

menggunakan struktur tertentu. Adapun tujuan dan pengkodean kode pada sistem

ini adalah untuk menghemat waktu pencairan data dan pengolahan data.

1. Pengkodean NIK

Format kode NIK adalah :

X X x X X X X X X x x X X x X x

Kode Prov Kode Kab Kode Kec TTL No

Seri

Contoh : 6102070406922002

60

2. Pengkodean Nomor KK

Format kode Nomor KK adalah :

X X x X X X X X X x x X X x X x

Kode Prov Kode Kab Kode Kec Tanggal Pencetakan No

Seri

Contoh : 6102070103152003

4.5.7 Spesifikasi Program

Berikut ini merupakan HIPO yang dirancang sebagai struktur menu sistem

Pendataan penduduk miskin pada Kantor Bupati Kabupaten Kubu Raya.

Sumber : Hasil Penelitian

Gambar IV.5

Diagram HIPO Sistem Usulan

61

Spesifikasi program ini akan menjelaskan nama program dan fungsi masing-

masing program yang sebelumnya telah digambarkan dalam bentuk HIPO.

Adapun penjelasannya adalah :

1. Spesifikasi program user

Nama program : Login

Akronim Program : User frm

Fungsi Program : Untuk masuk ke sistem pendataan

Bahasa Program : Visual Basic 6.0

Gambar IV.6 Menu Login

Proses program :

Ketika from dijalankan, klik tombol ubah untuk mengubah data, klik tombol

hapus untuk menghapus data, klik tombol batal untuk membatalkan penginputan

data atau klik tombol simpan untuk menyimpan data, data akan tersimpan di

dalam database dan Klik tombol keluar untuk keluar dari form Petugas.

62

2. Spesifikasi Program menu utama

Nama Program : Menu Utama

Akronim Program : Menu_Utama frm

Fungsi Program : Untuk menampilkan menu utama program


Proses Program :

a. Setelah sukses Login melalui form Login, maka user dapat mengakses

menu utama.

b. Jika di klik menu file master maka akan muncul menu sub data

penduduk miskin dan penduduk.

c. Jika di klik menu data, maka akan muncul sub menu data petugas, dan

data desa.

d. Jika di klik menu laporan maka akan muncul sub menu Laporan

penduduk miskin

e. Jika di klik menu Logout, maka program akan di akhiri.

3. Spesifikasi program menu petugas

Nama Program : Data Petugas

Akronim Program : Data petugas frm

Fungsi Program : Untuk menampilkan menu data petugas


Bentuk Lampiran

63

Sumber : Hasil Perancangan

Gambar IV.7 Menu data petugas

Proses program :

Ketika from dijalankan, klik tombol ubah untuk mengubah data, klik tombol



dalam database dan klik tombol keluar untuk keluar dari form petugas.

4. Spesifikasi program sub menu desa

Nama Program : Data Desa

Akronim Program : Data Desa frm

Fungsi Program : Untuk menampilkan menu data desa

Bahasa Program : Visual Basic

Bentuk Lampiran :

64

Gambar IV.8 Menu Data Desa

Proses Program :

Ketika form dijalankan, klik tombol ubah untuk mengubah data, klik tombol



dalam database dan klik tombol keluar untuk keluar dari form Desa.

5. Spesifikasi program sub menu penduduk miskin

Nama Program : Data penduduk Miskin

Akronim Program : Data_Penduduk_Miskin frm

Fungsi Program : Untuk menampilkan data penduduk miskin


65

Gambar IV.9 Menu Data Penduduk Miskin

Proses Program :




dalam database dan klik tombol keluar untuk keluar dari form penduduk miskin.

66

6. Spesifikasi Program sub menu penduduk

Nama Program : Data penduduk

Akronim Program : Data_Penduduk frm

Fungsi Program : Untuk megetahui data penduduk


Bentuk Lampiran : -

Gambar IV.10 Menu data Penduduk

Proses Program :




dalam database dan klik tombol keluar untuk keluar dari form penduduk.

67

7. Spesifikasi Program Menu Laporan

Nama Program : Laporan Penduduk Miskin

Akronim Program : Laporan Penduduk Miskin frm

Fungsi Program : Menampilkan laporan data penduduk miskin


Gambar IV.11 Menu laporan data penduduk miskin

Proses Program :




dalam database dan klik tombol keluar untuk keluar dari form penduduk.

68

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

Penggunaan komputer saat ini telah mencapai tingkat maksimum, sehingga

perkembangan teknologi terus diamati oleh para user. Komputer merupakan

sarana mendukung bagi manajemen suatu instansi. Penggunaan komputer sebagai

alat bantu dalam pengolahan data merupakan pilihan yang tepat agar aktifasi

instansi dapat termanajemen dengan baik. Sarana pendukung tersebut terdiri dari

perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan user (brainware).

Keberhasilan suatu program dalam mengolah data menjadi suatu informasi yang

berguna bagi suatu instansi tidak terlepas dari peran user (brainware) yang

mengoperasikannya. Dengan demikian komputer akan mampu membaca perintah-

perintah bahasa mesin, kemudian diterjemahkan oleh manusia sehingga

menghasilkan informasi yang berguna bagi aktifasi instansi.

4.6.1 Umum

Sistem komputer merupakan suatu media yang sangat diperlukan dalam

melaksanakan sistem yang diusulkan, karena disini setiap sistem yang diusulkan

memerlukan suatu program.

Program merupakan suatu rancangan yang nantinya digunakan untuk

mempermudah penerapan dalam melaksanakan pekerjaan terutama dalam proses

pemasukkan data. Sehingga dalam menggunakan media komputerisasi dapat

meningkatkan kualitas, waktu dan biaya bagi keuntungan perusahaan.

69

4.6.2. Perangkat keras (hardware)

Perangkat keras merupakan elemen vital yang diperlukan untuk

mennja;ankan program aplikasi atau software yang akan digunakan. Elemen-

elemen vital tersebut merupakan peralatan masukkan (input device). Spesifikasi

perangkat keras minimal yang dibutuhkan adalah sebagai berikut :

1. Processor : Intel Core i3 @4.00 Ghz

2. Memory (RAM) : 4 GB

3. Monitor : WXGA 14”

4. Hardisk : 500GB

5. Mouse : Standart Mouse

6. Keyboard : Standar 102 Keys

7. Printer : Int Jet

4.6.3 Perangkat lunak (software)

Perangkat yang dipakai dalam sistem usulan berupa program-program yang

nantinya dapat memberikan kemudahan dalam pengelola data.

Adapun perangkat lunak yang penulis usulkan dalam sistem usulan ini adalah :

1. Sistem operasi : Microsoft Windows 7

2. Software Aplikasi : Microsoft Visual Basic 6.0

3. Database : MySQL

4. Program Pendukung : MySQL Connector

70

4.7 Jadwal Implementasi

Jadwal implementasi sistem merupakan suatu rencana penerapan sistem atau

rencana realisasi sistem usulan. Dalam jadwal implementasi akan dijelaskan

langkah-langkah atau tahap-tahap dalam perencanaan sistem yang diusulkan.

Penjadwalan ini berhubungan dengan lamanya waktu yang akan digunakan dalam

penerapan sistem dari perhitungan waktu tersebut akan didapatkan berapa lama

waktu yang dibutuhkan sampai sistem tersebut dapat dioperasikan secara optimal.

Adapun langkah-langkah dalam pengimplementasian sistem usulan dapat dibagi

menjadi beberapa langkah, antara lain adalah :

1. Pengumpulan data awal

Pada tahap ini, penulis sistem mengumpulkan data-data sistem berjalan yang

akan dibutuhkan dalam perancangan sistem usulan. Tahap ini merupakan tahap

paling awal dalam implementasi sistem usulan.

2. Analisa sistem

Anlisa sistem adalah penulis mempelajari sistem yang telah ada serta

menganalisa masalah yang sering dihadapi, tujuannya adalah untuk mendapatkan

gambaran tentang bentuk permasalahan sistem yang dibutuhkan, agar sistem yang

dibuat nantinya tepat guna dan bermanfaat bagi kinerja instansi.

3. Perancangan Konseptual

Tahap ini merupakan tahap perancangan sistem secara konseptual, artinya

semua sistem yang akan diimplementasikan dibuat dalam bentuk konsep meliputi

perancangan basis data, pembuatan DAD, pembuatan HIPO, serta pengkodean

berdasarkan analisa sistem pada tahap sebelumnya.

71

4. Pembuatan Program

Setelah file terkumpul barulah masuk kedalam tahapan pembuatan program,

dimana programmer membuat aplikasi sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan

berdasarkan tahap analisa sistem.

5. Pengujian (testing)

Pada tahap ini perancang sistem menguji program yang telah dibuat pada

tahap sebelumnya, penguji bertujuan untuk melihat apakah program sudah sesuai

dengan kebutuhan.

6. Pembuatan buku petunjuk operasi

Setelah program selesai dibuat, kemudian penulis membuat buku petunjuk

operasi aplikasi dengan tujuan sebagai salah satu sarana penunjang.

7. Penyuluhan dan training

Tahap ini adalah tahap dimana penulis mengadakan pelatihan kepada

pengguna sistem mengenai sistem yang akan diterapkan, sehingga ketika sistem

diterapkan, sehingga sistem dapat dikuasai oleh pengguna dan bermanfaat bagi

instansi.

8. Test Sistem

Test Sistem merupakan tahapan yang bertujuan untuk melaksanakan uji coba

terhadap sistem secara keseluruhan dan sampai dimana sistem ini dapat dipahami

secara baik dan benar. Kegiatan ini dapat dilakukan apabila file-file serta program

telah selesai dipersiapkan.

9. Peralihan sistem

Kriteria penentuan peralihan sistem adalah sebagai berikut :

Peralihan sistem dapat dilakukan sesuai dengan kegiatan yang ada.

72

a) Penulisan memakai metode peralihan sistem dimana pengoperasian

sistem usulan diterapkan bersama-sama dengan sistem berjalan.

b) Setelah melihat bahwa kondisi sistem usulan dapat diterapkan dengan

baik, maka sistem berjalan dapat dihentikan dan digantikan dengan

sistem usulan.

Tabel IV.5 Jadwal Implementasi

No Kegiatan

Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Pengumpulan Data

2 Analisa Sistem

3 Perancangan Sistem

4 Pembuatan Program

5 Pengujian Program

6 Pelatihan

7 Test Sistem

8 Peralihan Sisten

bab iv rancangan sistem usulan 4.1. umum...46 bab iv rancangan sistem usulan 4.1. umum sistem...

Documents