20

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Umum Organisasi

3.1.1 Sejarah dan Perkembangan PT Fukumimi Berkah Bersama

PT Fukumimi Berkah Bersama mendirikan gerai pertamanya di Indonesia

pada Februari 2015, di Pantai Indah Kapuk, Jakarta Utara. PT Fukumimi Berkah

Bersama adalah sebuah restoran waralaba Jepang yang diberi nama Fukumimi Ginza

from Tokyo restoran yang fokus menjual Yakitori. Yakitori adalah salah satu

makanan Jepang yang paling populer, di Indonesia biasa disebut dengan sate, namun

benar-benar berbeda dalam gaya, bentuk dan rasa. PT Fukumimi Berkah Bersama

melayani pengunjung dengan konsep dapur terbuka yang disajikan dalam gaya

interior Jepang.

PT Fukumimi Berkah Bersama mempunyai 24 karyawan yang terdiri dari 6

Waiters, 3 Kasir, 10 Team Kitchen, 1 Chef, 1 Manager, 1 Human Resource

Development, dan 1 Purchasing Staff. Di dunia kami mempunyai 30 outlet yang

tersebar diempat negara yaitu:

1. Jepang: Tokyo 13 Outlet, Chiba 10 Outlet.

2. Kanada: Vancouver 2 Outlet, Toronto 1 Outlet.

3. India: New Delhi 2 Outlet.

4. Indonesia: Jakarta 2 Outlet.

21

Logo perusahaan merupakan suatu identitas perusahaan yang melambangkan jati diri

perusahaan.

Gambar: III.1.

Logo Perusahaan PT Fukumimi Berkah Bersama

PT Fukumimi Berkah Bersama beralamatkan di Ruko Emerald Pantai Indah

Kapuk No. 11-12 RT. 001/RT. 06, Kelurahan Kamal Muara Kecamatan Penjaringan

Jakarta Utara. Nomor telepon: (021) 29032915 dan fax: (021) 2903 2913, email:

Ignis.Fukubebe@gmail.com, facebook: Fukumimiginza, twitter: @Fukumimiginza,

instragram: #Fukumimiginza.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Tata Kerja PT Fukumimi Berkah Bersama

Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja)

dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau

kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda. Sebagai suatu perusahaan PT Fukumimi

Berkah Bersama tentunya telah memiliki suatu struktur organisasi yang cukup baik

ditinjau dari adanya pembagian pelaksaan tugas, wewenang dan tanggung jawab.

Adapun struktur organisasi PT Fukumimi Berkah Bersama adalah sebagai

berikut:

22

Sumber: Olahan Penulis

Gambar III.2.

Struktur Organisasi PT Fukumimi Berkah Bersama

Dalam suatu organisasi, pembagian tugas dan wewenang sangat penting agar

setiap pekerja dalam perusahaan dapat mengetahi hal-hal apa saja yang menjadi

tanggung jawabnya. Dengan demikian, setiap pekerja dapat mengerjakan tugasnya

masing-masing dengan penuh tanggung jawab. Berikut tugas dan wewenang di PT

Fukumimi Berkah Bersama:

1. Direktur

Tugas dan wewenang Direktur adalah:

a. Memutuskan dan menentukan peraturan dan kebijakan tertinggi dalam

perusahaan.

b. Bertanggung jawab dalam memimpin dan menjalankan perusahaan.

DIREKTUR

HRD MANAGER RESTORAN

PURCHASING STAFF GUDANG KASIR HALL KITCHEN

23

c. Bertanggung jawab atas kerugian yang dihadapi perusahaan termaksuk juga

keuntungan perusahaan.

d. Merencanakan serta mengembangkan sumber-sumber pendapatan dan

pembelanjaan kekayaan perusahaan.

e. Bertindak sebagai perwakilan perusahaan dalam hubungannya dengan dunia

luar perusahaan.

2. Manager

Tugas dan wewenang Manager adalah:

a. Memastikan setiap kegiatan diseluruh area berjalan dengan baik.

b. Memastikan Kepuasan pelanggan yang dilayani.

c. Memberikan briefing setiap hari dan memimpin doa sebelum pekerjaan

dimulai.

d. Memastikan prosedur opening dan closing dilakukan dengan benar.

e. Mengkoordinasikan pelatihan crew untuk meningkatkan keterampilan dan

pengetahuannya.

f. Mengawasi keuangan kasir harian.

g. Membuat laporan keuangan.

h. Melakukan analisa menyeluruh dan membuat weekly report, general report.

i. Menjaga seluruh asset perusahaan.

j. Menjalankan kebijakan prosedur yang berlaku diperusahaan.

24

3. Human Resource Development

Tugas dan wewenang Human Resource Development adalah:

a. Merencanakan dan mengkordinasikan tenaga kerja perusahaan, perusahaan

hanya mempekerjakan karyawan yang berbakat.

b. Menjadi penghubung antara Management dengan karyawannya.

c. Melakukan pelayanan karyawan.

d. Mengkoordinir proses perekrutan, wawancara kerja, seleksi, dan penempatan

karyawan baru.

e. Menangani isu-isu ketenagakerjaan, seperti memediasi pertikaian dan

mengarahkan prosedur kedisiplinan.

4. Kasir

Tugas dan wewenang Kasir adalah:

a. Memastikan komputer dan printernya berfungsi dengan baik.

b. Menyiapkan uang kecil untuk kembalian.

c. Melayani konsumen yang melakukan pembayaran.

d. Mengerjakan administrasi kasir.

e. Mendata ulang penjualan.

5. Hall

Tugas dan wewenang Hall adalah:

a. Membersihkan area restoran sesuai dengan SOP (Standar Operational

Prochedure).

b. Menata susunan meja dan peralatan makan dimeja sesuai dengan SOP

(Standar Operational Prochedure).

25

c. Melakukan pelayanan kepada tamu sesuai SOP (Standar Operational

Prochedure).

d. Melakukan pengecekan dan inventory peralatan makan secara berkala pada

saat opening maupun closing.

e. Melakukan pencatatan pesanan makanan dan minuman sesuai SOP (Standar

Operational Prochedure).

f. Mengikuti briefing.

g. Melakukan general cleaning area restoran setiap satu bulan sekali.

6. Kitchen

Tugas dan wewenang Kitchen adalah:

a. Menyiapkan, memasak, dan mengontrol mutu produk.

b. Membersihkan peralatan dan area dapur.

c. Mengontrol persediaan produk dan memasak apabila kurang.

d. Menghitung dan melaporkan persediaan produk yang ada didapur.

e. Melakukan pembuatan minuman sesuai dengan standar resep perusahaan.

f. Mengikuti briefing.

7. Purchasing Staff

Tugas dan wewenang Purchasing Staff adalah:

a. Membuat dan mencetak PO (Purchase Order) dan mengirim ke vendor, agar

proses pembelian dapat berjalan dengan baik sesui jadwal dan spesifikasi

yang diinginkan.

b. Melakukan input biaya-biaya yang timbul untuk pengiriman barang yang

dibebankan kepada penerima barang.

26

c. Membuat laporan bulanan pembelian, untuk menjadi bahan informasi bagi

atasan dalam pengambilan keputusan.

d. Melakukan pembelian alat-alat seperti office supplies, agar tersedia sesuai

dengan yang dibutuhkan oleh setiap departemen.

8. Gudang

Tugas dan wewenang Gudang adalah:

a. Melakukan penerimaan barang dan meneliti apakah barang sesuai dengan

faktur pembelian dan surat pesanan.

b. Membuat laporan bulanan stok barang.

c. Melakukan stock opname setiap akhir bulan.

d. Membuat surat permintaan pembelian yang ditujukan kepada purchasing

staff.

3.1.3. Kegiatan Usaha PT Fukumimi Berkah Bersama

PT Fukumimi Berkah Bersama adalah sebuah restoran waralaba Jepang yang

mengkhususkan diri pada Yakitori. Yakitori adalah salah satu makanan Jepang yang

paling populer, di Indonesia biasa disebut dengan sate namun benar-benar berbeda

dalam gaya, bentuk dan rasa. PT Fukumimi Berkah Bersama melayani pengunjung

dengan konsep dapur terbuka yang disajikan dalam gaya interior Jepang.

Adapun daftar menu yang disajikan oleh restoran Fukumimi Ginza from

Tokyo sebagai berikut:

1. Yakitori

Yakitori adalah sate khas jepang yang dipotong kecil untuk ukuran sekali gigit,

ditusuk dengan tusukan bambu, lalu dibakar dengan api arang putih atau dikenal

27

oleh orang jepang dengan nama binchotan dalam bahasa inggris white charcoal

adalah sebuah arang yang berasal dari jepang yang sudah dimulai dibuat ratusan

tahun yang lalu. Sesuai namanya binchotan arang ini berbunyi nyaring dengan

warna hitam sedikit keputihan. Satu tusuk yakitori umumnya hanya berisi 1 jenis

bagian dari ayam, sapi, babi yang bisa dikombinasikan dengan daun bawang dan

ataupun sayurannya saja seperti daun bawang, bawang putih, jamur shiitake,

jagung dan tomat kecil dalam satu tusuk.

2. Bihada nabe

Bihada nabe adalah masakan jepang yang dimasak dihidangkan di dalam panci

besar dan diletakan di dalam kompor kecil yang ada di atas meja yang

dihidangkan untuk beberapa orang. Makanan ini diambil sendiri dari panci oleh

orang yang ingin memakannya dan dipindahakan ke mangkuk milik sendiri

untuk dimakan. Isi dari bihada nabe tersebut adalah daging ayam dicincang

harus dengan bawang bombay, jagung kecil, bayam jepang atau yang biasa

disebut dengan horenso, timun jepang yang biasa disebut dengan zucchini, jamur

shiimeji, jamur kuping, okra adalah sayauran yang menyerupai oyong namu

ukurannya hanya 11 sampai dengan 12 cm, udang besar 2 pcs.

3. Salad

Di Fukumimi sendiri ada 3 salad yang diberi nama bari soba salada adalah salad

yang berisi sayuran dan mie yang digoreng terlebih dahulu hingga kering, age

jako no wafu salada adalah salad yang berisi tahu dan ikan teri.

4. Appetizer

28

Appetizer adalah sajian yang merangsang selera biasanya dihidangkan sebelum

makanan utama atau sebagai yang pertama saja. Di Fukumimi ada beberapa

bentuk Appetizer yaitu shio negi dofu yang terdiri dari tahu sutra, ikan teri dan

saus spesial lalu yamitsuki kyabetsu yang terdiri dari kol dengan garam ditambah

saus spesial, hiyayako adalah tahu sutra yang dimasak dengan cara spesial,

dashimaki tamago adalah telur dadar ala jepang dan masih banyak lagi.

5. Nasi dan sup

Di fukumimi terdapat beberapa jenis menu yang berbahan dasar nasi dan sup

seperti yakionigiri shoyu adalah nasi yang dibakar berbentuk segitiga dan

dihidangkan dengan sup ayam, noukou torigara soup adalah sup ayam spesial,

tori zosui adalah nasi yang berada di dalam hidangan sup, fukumimi mesi salmon

adalah nasi goring ala jepang dengan campuran salmon.

6. Desserts

Desserts adalah sajian yang disajikan setelah hidangan utama atau biasanya

disebut juga dengan hidangan atau sajian penutup di fukumimi ada beberapa

macam sajian penutup diantaranya adalah, kinakowarabi mochi adalah mochi ala

jepang dengan taburan tepung kacang, jikasei mango purin adalah puding

mangga spesial, maccha ice cream adalah es krim green tea , ogura ice cream

adalah es krim kacang merah.

7. Minuman

Banyak ragam minuman yang ada di fukumimi seperti tea adalah teh yang

disajikan tanpa gula, tea sotou iri adalah teh yang disajikan dengan gula atau

biasa disebut di Indonesia dengan teh manis, ocha adalah teh hijau ala jepang,

29

coke adalah coca cola, suparaito adalah sprite, orange juice adalah jus jeruk,

watermelon juice adalah jus semangka, pineapple juice adalah jus nanas, mineral

water adalah air dalam kemasan botol, ryokucha hai adalah vodka with green tea,

koucha hai adalah vodka with black tea, nama lemon sawa adalah vodka with

soda and lemon, orange hai adalah vodka with orange juice kaku highball adalah

whiskey with soda, cola highball adalah whiskey with cola, bintang beer adalah

bir bintang, Sapporo beer adalah bir jepang, jack daniels, aka wine botoru adalah

wine merah dalam kemasan botol, shiro wine botoru adalah wine putih dalam

kemasan botol.

30

3.2. Data Penelitian

3.2.1. Analisis Prosedur Administrasi Pembelian

1. Prosedur Administrasi Pembelian

Bag Gudang Bag Pembelian M. Restoran Supplier Finance

Sumber: Olahan Penulis

Gambar III.3.

Prosedur Administrasi Pembelian PT Fukumimi Berkah Bersama

Membuat

stok barang

Mengecek

PP

Mengecek

stok barang

Membuat

PP

Menentukan

supplier

Appr

Membuat PO

Mencetak PO

PO Dikirim

PO

Diterima

Pengiriman

barang

Penerimaan

barang

Membuat

laporan

pembelian

Ya

Permintaan

Pembayaran

Melakukan

Pembayaran

Menerima

Pembayaran

31

Penjelasan untuk gambar prosedur administrasi pembelian bahan baku di atas

sebagai berikut:

a. Membuat stok barang

Bagian gudang membuat stok setiap pagi sebelum mereka melakukan

persiapan mengolah bahan baku dan dimalam hari sebelum mereka pulang

atau tutup penjualan.

b. Mengecek stok barang

Setelah bagian gudang membuat stok barang lalu mereka mengecek barang.

c. Membuat PP (permintaan pembelian)

Apabila ada barang atau bahan baku yang mendekati minimal stok atau habis

maka bagian gudang akan membuat permintaan pembelian kepada bagian

pembelian.

d. Mengecek PP (permintaan pembeliaan)

Jika bagian gudang sudah memberikan permintaan pembelian maka, bagian

pembelian wajib mengecek permintaan pembelian.

e. Menentukan supplier

Setelah mengecek permintaan pembelian langkah selanjutnya adalah

menentukan supplier dengan cara menyortir supplier terbaik dalam arti

barang berkualitas baik dengan harga yang paling murah dan menghubunggi

pihak supplier melalui telepon atau email untuk menanyakan stok barang

yang ada di supplier.

32

f. Membuat PO (purchase order)

Setelah menentukan supplier langkah selanjutnya adalah membuat PO

(purchase order).

g. Mencetak PO (purchase order)

Setelah purchase order selesai dibuat maka dicetak.

h. Meminta approval

Setelah purchase order selesai dicetak maka akan diserahkan kepada

Manager untuk meminta peresetujuan.

i. PO (purchase order) dikirim

Setelah PO (purchase order) disetujui maka PO (purchase order)

dikembalian kebagian pembelian untuk dikirim ke supplier melalui fax atau

email.

j. PO (purchase order) diterima

Setelah PO (purchase order) diterima oleh pihak supplier maka mereka

menyiapkan barang yang dipesan customer sesuai dengan PO (purchase

order) yang dikirimkan oleh customer.

k. Pengiriman barang

Setelah barang sudah disiapkan oleh pihak supplier maka pihak supplier

akan mengatur jadwal untuk dilakukannya pengiriman ke pihak customer.

l. Penerimaan barang

Setelah barang dikirim oleh pihak supplier maka bagian gudang mengecek

barang yang telah dikirim oleh pihak supplier apabila barang sudah sesuai

dengan surat jalan pihak gudang akan menerima barang tersebut.

33

m. Membuat laporan pembeliaan

Setelah bagian gudang menerima barang maka pihak gudang memberikan

surat jalan kepada bagian pembelian untuk dibuatkan laporan pembelian.

n. Permintaan pembayaran

Setelah bagian pembelian selesai membuat laporan pembelian maka bagian

pembelian membuat permintaan pembayaran kepada bagian keuangan.

o. Melakukan pembayaran

Setelah bagian keuangan menerima permintaan pembayaran dari bagian

pembelian maka bagian keuangan akan menjadwalkan pembayaran kepada

supplier agar tidak melewati batas jatuh tempo dan melakukan pembayaran

tepat pada waktunya.

p. Menerima pembayaran

Setelah bagian keuangan melakukan pembayaran maka pihak supplier akan

menerima pembayaran sesuai dengan barang yang telah dikirim.

34

2. Data Administrasi Pembelian

Sumber: Bagian Pembelian PT Fukumimi Berkah Bersama

Gambar III.4.

Laporan Harian Pembelian pada Bulan Mei 2016

35

Laporan harian pembelian untuk bulan mei terdiri dari beberapa kolom yaitu

kolom tanggal yang diisi dengan tanggal surat jalan atau bon dari supplier, kolom

item diisi dengan bahan baku yang dibeli sesuai dengan surat jalan atau bon dari

supplier, kolom bahan makanan diisi dengan harga pembelian bahan makanan, bahan

minuman diisi dengan harga bahan minuman, kolom listrik diisi dengan harga

pembelian token listrik, kolom pam diisi dengan harga pembayaran tagihan pam,

kolom telepon diisi dengan harga pembayaran tagihan telepon, kolom solar/bbm diisi

dengan harga pembelian solar/bbm, kolom perlengkapan resto diisi dengan harga

pembelian perlengkapan restoran, kolom perlengkapan kantor diisi dengan harga

pembelian perlengkapan kantor, kolom total diisi dengan total keseluruhan dari

kolom bahan makanan, bahan minuman, listrik, pam, telepon, solar/bbm,

perlengkapan resto dan perlengkapan kantor dan kolom nomor urut diisi dengan

nomor urut penyerahan surat jalan atau bon yang telah disortir menurut tanggal

kedatangan bon.

Sumber: Bagian Pembelian PT Fukumimi Berkah Bersama

Gambar III.5.

Form Permintaan Pembelian Bulan Mei 2016

36

Form permintaan pembelian terdiri dari beberapa kolom yaitu kolom no,

kolom kode barang/nama supplier, kolom nama barang, kolom jumlah barang, kolom

satuan jumlah barang, dan kolom keterangan.

Sumber: Bagian Pembelian PT Fukumimi Berkah Bersama

Gambar III.6.

Purchase Order (PO) Bulan Mei 2016

Purchase order atau yang biasa disebut dengan surat pesanan yang biasanya

dibuat oleh bagian pembelian untuk dikirim kepada supplier, dibagian kanan atas

berisi nama dan alamat perusahaan dan disebelah kiri berisi nama dan alamat

supplier, dibagian bawah terdapat kolom no yang diisi dengan nomor urut, kolom

description diisi dengan nama barang yang akan dipesan, kolom jml diisi dengan

37

jumlah barang yang akan dipesan, kolom satuan diisi dengan satuan jumlah barang

yang akan dipesan, kolom unit diisi dengan harga satuan barang yang akan dipesan,

kolom total diisi dengan total harga keseluruhan barang yang akan dipesan.

Sumber: Bagian Pembelian PT Fukumimi Berkah Bersama

Gambar III. 7.

Laporan Bulanan Pembelian pada Bulan Mei 2016

38

Laporan bulanan pembelian untuk bulan mei terdiri dari beberapa kolom yaitu

kolom keterangan diisi dengan nama supplier, kolom bahan makanan diisi dengan

harga pembelian bahan makanan, bahan minuman diisi dengan harga bahan

minuman, kolom listrik diisi dengan harga pembelian token listrik, kolom pam diisi

dengan harga pembayaran tagihan pam, kolom telepon diisi dengan harga

pembayaran tagihan telepon, kolom solar/bbm diisi dengan harga pembelian

solar/bbm, kolom perlengkapan resto diisi dengan harga pembelian perlengkapan

restoran, kolom perlengkapan kantor diisi dengan harga pembelian perlengkapan

kantor, kolom total diisi dengan total keseluruhan dari kolom bahan makanan, bahan

minuman, listrik, pam, telepon, solar/bbm, perlengkapan resto dan perlengkapan

kantor dan kolom nomer urut diisi dengan nomer urut laporan harian pembelian untuk

bulan mei 2016. Pada bulan mei 2016 terdapat 76 transaki pembelian.

3.2.2. Permasalahan Yang Timbul Dalam Pembelian Bahan Baku pada PT

Fukumimi Berkah Bersama.

Menurut penulis pada pelaksanaan pembelian bahan baku di PT Fukumimi

Berkah Bersama tidak sesuai dengan standard operation procedure yang ada

dikarenakan terdapat beberapa kendala diantaranya adalah:

1. Dalam penyetokan dan pengecekan karena kelalaian bagian gudang dalam hal

mengecek dan menyetok bahan baku sehingga stok menjadi tidak terkendali dan

menyebabkan penumpukan bahan baku.

2. Dalam hal ketidaktersediaan bahan baku di supplier dikarenakan bahan baku di

supplier sedang tidak tersedia.

39

3. Dalam pembuatan laporan pembelian karena keterlambatan pemberian surat jalan

kepada bagian pembelian sehingga menghambat pembuatan laporan pembelan

dan pembayaran ke bagian supplier.

4. Pembayaran terlambat kepada supplier karena keterlambatan pengiriman dari

supplier menggangu kinerja perusahaan dalam melakukan penjualan.

Keterlambatan pihak supplier dikarenakan bagian keuangan tidak membayar

supplier tepat pada waktunya, dari kejadian tersebut berpengaruh terhadap

pemesanan bahan baku atau barang selanjutnya tidak bisa dikirim atau terjadi

keterlambatan pengiriman.

5. Dalam penerimaan barang karena terjadinya penerimaan barang yang tidak

sesuai dari pesanan atau purchase order tetapi surat jalan sesuai dengan purchase

order. Hal ini terjadi karena pihak supplier salah memberikan barang atau bahan

baku.

3.2.3. Solusi dalam Mengatasi Masalah Yang Timbul dalam Pembelian Bahan

Baku pada PT Fukumimi Berkah Bersama.

Adapun solusi dari masalah-masalah yang timbul dalam pembelian PT

Fukumimi Berkah Bersama sebagai berikut:

1. Bagian gudang sebelum menyetok bahan baku, bahan baku ditempatkan sesuai

dengan penempatanya dan tidak berpindah-pindah agar pada saat penyetokan

tidak ada satupun bahan baku yang terlewatkan.

2. Mempunyai banyak cadangan supplier.

3. Bagian gudang diberikan buku ekspedisi jika ada pihak supplier memberikan

surat jalan langsung ditulis dibuku tersebut agar surat jalan tidak tercecer bahkan

40

hilang dan sebagai tanda bukti bahwa surat jalan tersebut telah diberikan kepada

pihak pembelian.

4. Bagian keuangan membuat laporan hutang untuk mengetahui tanggal jatuh

tempo pada tiap-tiap supplier.

5. Bagian gudang mengkonfirmasi kepada bagian pembelian bahwa barang yang

dikirimkan oleh pihak supplier tidak sesuai dengan barang yang diminta oleh

bagian gudang, bagian pembelian mengkonfirmasi kepada pihak supplier melalui

telepon bahwa barang yang dikirimkan tidak sesuai dengan surat jalan yang

dikirimkan pihak supplier bagian pembelian meminta pihak supplier untuk

mengirim ulang barang yang sebenarnya atau sesuai dengan surat jalan yang

pihak supplier kirimkan, dan menahan barang yang salah dengan catatan barang

yang salah ditempatkan dengan baik sampai barang penggantinya dikirim ulang

oleh pihak supplier.