bab iii analisis sistem berjalan · dan diagnosa pasien di form rekam medis lalu dokter membuatkan...
TRANSCRIPT
19
BAB III
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
Tinjauan perusahaan berisikan data-data tentang perusahaan yang dibagi
menjadi sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan, serta struktur organisasi.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
Klinik & Rumah Bersalin yang berawal dari Praktek Bidan Swasta Umi
Rahmawati yang terletak di Jalan Makmur Raya RT 02 / RW 10 No.118, Kelurahan
Jatimulya, Kecamatan Tambun Selatan, Kabupaten Bekasi, yang berdiri pada tanggal
14 Januari 2001 dengan Surat Izin Pratama (SIP) : No.503/15/DINKES/RB/2018.
Berkembangnya kebutuhan masyarakat untuk memperoleh pelayanan
kesehatan yang lebih baik dan lengkap, maka manajemen Bidan Umi Rahmawati
meningkatkan status dan pelayanan menjadi Klinik & Rumah Bersalin Umi Rahma
sejak tanggal 19 Juni 2011.
Dalam menjalankan fungsinya, Klinik & Rumah Bersalin Umi Rahma
memberikan pelayanan kebidanan, penyakit kandungan, kesehatan untuk Ibu dan
Anak, pelayanan kesehatan umum serta klinik gigi diberikan secara optimal dan
profesional bagi pasien dan keluarga pasien.
Dengan tujuan didirikan Klinik & Rumah Bersalin Umi Rahma yaitu
mewujudkan derajat kesehatan yang setinggi-tingginya bagi semua lapisan masyarakat
melalui pemeliharaan kesehatan secara prefentif, promosi, kuratif dan rehabilitatif
yang dilaksanakan secara menyeluruh. Visi dari Klinik & Rumah Bersalin Umi Rahma
20
yaitu “Menjadikan Klinik & Rumah Bersalin Umi Rahma pilihan bagi masyarakat
sekitar dengan pelayan kesehatan yang terbaik”. Selain itu Misi dari Klinik & Rumah
Bersalin Umi Rahma antara lain melakukan upaya secara berlanjut untuk
meningkatkan mutu pelayanan kepada masyarakat, melakukan pengelolaan Klinik &
Rumah Bersalin secara professional agar tercapai efisiensi dan efektifitas yang tinggi,
dan memberikan pelayanan dengan ramah dan sabar dengan biaya yang terjangkau.
Serta dilengkapi dengan Motto “Melayani Setulus Ibu”.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Sumber : Klinik & Rumah Bersalin Umi Rahma
Gambar III.1. Struktur Organisasi Klinik & Rumah Bersalin Umi Rahma.
Adapun fungsi dari struktur organisasi tersebut adalah sebagai berikut:
a. Pimpinan Klinik
Tugas dan tanggung jawab pimpinan Klinik & Rumah Bersalin Umi Rahma
adalah melakukan pelaksanaan pembangunan kemitraan pelayanan kesehatan
21
pada klinik serta melakukan pelaksanaan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan
tugas.
b. Administrasi
Melakukan pelayanan pendaftaran atau membuat kartu berobat pasien,
merekap kunjungan pasien, membuat laporan kunjungan pasien, mengelola
laporan keuangan perbulan.
c. Dokter Umum
Melakukan pelayanan umum, melakukan tindakan medis, melakukan
pemulihan pasien, menerima dan melakukan rujukan, melakukan dan
menerima konsultasi pasien dan masyarakat, melakukan monitoring dan
evaluasi pelaksanaan manajemen klinik serta menerima konsultasi pembinaan
kegiatan klinik.
d. Bidan
Menolong persalinan,memantau persalinan, mendampingi dokter menolong
persalinan, merujuk pasien dengan resiko tinggi ke rumah sakit, memantau
perawatan ibu dan bayi.
e. Apoteker
Melakukan pengecekan obat, meracik obat serta membuat data stok obat,
menyusun dan menerima arsip resep dan merekap transaksi harian.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Suatu prosedur atau tahapan-tahapan yang dilakukan sebelum memulai suatu
kegiatan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan disebut proses sistem. Sesuai dengan
ruang lingkup yang dibahas dalam penyusunan Tugas Akhir ini, maka proses sistem
dimulai dari:
22
1. Proses Pendaftaran Pasien
Pasien melakukan pendaftaran dan bagian administrasi meminta fotocopy KTP
sebagai syarat pendaftaran. Lalu administrasi menanyakan terlebih dahulu ke
pasien, apakah pasien tersebut adalah basien baru atau pasien lama. Jika pasien
baru maka administrasi membuatkan kartu berobat untuk dibawa pada
kunjungan berikutnya dan membuatkan form rekam medis. Selanjutnya,
administrasi mengambil form catatan medis serta menyerahkan keruang
pemeriksaan.
2. Proses Pemeriksaan Pasien
Setelah dokter menerima form rekam medis dari administrasi maka dokter
melakukan proses pemeriksaan pasien, dokter memanggil pasien berdasarkan
urutan form rekam medis. Kemudian pasien memasuki ruang pemeriksaan dan
menyampaikan keluhan kepada dokter. Selanjutnya dokter menangani pasien
atau melakukan pemeriksaan medis. Setelah diperiksa dokter mencatat keluhan
dan diagnosa pasien di form rekam medis lalu dokter membuatkan resep obat
yang diberikan ke pasien.
3. Proses Pembayaran
Pasien menyerahkan resep obat ke Apoteker. Apoteker menerima resep obat
kemudian meracikan obat sesuai resep yang diberikan Dokter. Kemudian
Apoteker memberikan obat kepada pasien dan menjelaskan cara
pemakaiannya. Setelah pasien menerima obat dari Apoteker, pasien melakukan
pembayaran biaya pemeriksaan dan obat. Kemudian Apoteker membuat
kwitansi pembayaran dan mencatat hasil transaksi, lalu kwitansi diterima oleh
pasien sebagai bukti pembayaran.
23
4. Proses Pembuatan Laporan
Pembuatan laporan dilakukan secara manual yaitu laporan harian dan laporan
bulanan yang akan diserahkan kepada pemilik klinik.
3.3. Activity Diagram
1. Activity Diagram Pendaftaran Pasien
Gambar III.2. Activity Diagram Pendafaran Pasien.
act Activ ity Pendaftaran Pasien
AdministrasiPasien
Pasien melakukan
pendaftaranMenerima
pendaftaran
Meminta Fotocopy KTP
sebagai syarat
pendaftaran
Menyiapkan
Fotocopy KTP
Menyerahkan
Fotocopy KTPMenerima Fotocopy
KTP
Menanyakan status
pasien
Membuatkan kartu
berobat dan form
rekam medis
Pasien
Baru?
Ya
Tidak
Menyerahkan kartu
berobat
Menerima kartu
berobat
Menyimpan kartu
berobatMengambil form
rekam medis
Menyerahkan kartu
pasien
Melakukan proses
pedaftaran
pemeriksaan
24
2. Activity Diagram Pemeriksaan Pasien
Gambar.III.3. Activity Diagram Pemeriksaan Pasien
act Activ ity Diagram Pemeriksaan Pasien
DokterAdministrasiPasien
Memberikan form
rekam medisMenerima form
rekam medis
Memanggil pasien
berdasarkan urutan
form rekam medis
Memasuki ruang
pemeriksaan
Melakukan
pemeriksaan medis
Mencatat hasil
pemeriksaan di form
rekam medis
Membuatkan resep
obat
Memberikan resep
obat
Menerima resep
obat
Menyampaikan
keluhan
25
3. Activity Diagram Pembayaran
Gambar III.4. Activity Diagram Pembayaran
4. Activity Diagram Pembuatan Laporan
Gambar III.5. Activity Diagram Pembuatan Laporan
act Activ ity Diagram Pembayaran
ApotekerPasien
Menyerahkan
resep obat
Menerima resep
obat
Mengecek obat
Meracik obat
Menyerahkan obat
serta menjelaskan
cara pemakaian
Menerima obat
Melakukan
pembayaran
Membuatkan
kwitansi
pembayaran
Menyerahkan
kwitansi
Menerima kwitansi
Merekap transaksi
act Activ ity Diagram Laporan
Administrasi Pemilik Klinik
Membuat laporan
harian
Membuat laporan
bulanan
Menyerahkan laporan Menerima laporan
26
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Spesifikasi sistem berjalan pada Klinik & Rumah Bersalin Umi Rahma terdiri
dari spesifikasi dokumen masukan dan spesifikasi dokumen keluaran, yaitu sebagai
berikut:
3.4.1. Spesifikasi Dokumen Masukan
Bentuk dokumen masukan adalah bentuk dari dokumen-dokumen yang masuk
atau diterima untuk proses. Dibawah ini adalah uraian bentuk dokumen masukan:
1. Nama Dokumen : Fotocopy KTP
Fungsi : Sebagai identitas pasien
Sumber : Pasien
Tujuan : Administrasi
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap kali kunjungan pasien
Bentuk : Lampiran A.1
3.4.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran
Bentuk dokumen keluaran adalah bentuk dari dokumen-dokumen yang keluar
atau dibuat untuk melakukan proses. Dibawah ini adalah uraian bentuk dokumen
keluaran:
1. Nama Dokumen : Kartu Berobat Pasien
Fungsi : Setiap ada pendaftaran
Sumber : Administrasi
Tujuan : Pasien
Media : Kertas
27
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap kali kunjungan pasien
Bentuk : Lampiran B.1
2. Nama Dokumen : Resep Obat
Fungsi : Setiap resep untuk pasien
Sumber : Pasien
Tujuan : Administrasi
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap kali melakukan pemeriksaan pasien
Bentuk : Lampiran B.2
3. Nama Dokumen : Form Rekam Medis
Fungsi : Sebagai hasil diagnosa penyakit
Sumber : Administrasi
Tujuan : Dokter
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap hari melakukan pemeriksaan pasien
Bentuk : Lampiran B.3
4. Nama Dokumen : Laporan Harian
Fungsi : Sebagai bukti pengeluaran dan penerimaan kas
Sumber : Apoteker
28
Tujuan : Pemilik klinik
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap hari
Bentuk : Lampiran B.4
5. Nama Dokumen : Laporan Per-Bulan Diagnosa
Fungsi : Sebagai hasil diagnosa pasien
Sumber : Administrasi
Tujuan : Pemilik klinik
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap bulan
Bentuk : Lampiran B.5
6. Nama Dokumen : Kwitansi pembayaran
Fungsi : Sebagai bukti pembayaran obat
Sumber : Apoteker
Tujuan : Pasien
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap pemeriksaan pasien
Bentuk : Lampiran B.6
29
3.5. Permasalahan Pokok
Berdasarkan hasil pengamatan, maka penulis mengambil kesimpulan bahwa
permasalahan yang sedang dihadapi oleh Klinik & Rumah Bersalin Umi Rahma
diantaranya adalah:
1. Penyimpanan data berupa dokumen yang berisi tumpukan kertas sehingga sulit
dalam pencarian data.
2. Dokumen yang menggunakan kertas rentan sobek dan hilang.
3. Pembuatan laporan data pasien memerlukan waktu yang lama dan rentan
terjadi kesalahan karena masih dilakukan dengan pencatatan secara manual.
3.6. Pemecahan Masalah
Setelah ditemukan permasalahan serta kelemahan yang ada pada sistem yang
sedang berjalan tersebut maka berikut adalah pemecahan masalahnya:
1. Memudahkan dalam menyimpan dan mencari data.
2. Mengubah sistem manual tersebut menjadi sebuah website.
3. Merancang sistem untuk pembuatan laporan yang disajikan secara efisien,
sehingga laporan dapat dicetak setiap waktu pada saat dibutuhkan.
Dengan demikian diharapkan sistem yang akan berjalan nantinya dapat lebih
memudahkan kegiatan di Klinik & Rumah Bersalin Umi Rahma. Sehingga
menghasilkan data yang akurat dan tepat.