bab iii analisa sistem berjalan.docx
TRANSCRIPT
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Sistem berjalan adalah proses input-output data yang terjadi pada suatu sistem yang
sedang berjalan. Tujuannya untuk memberikan gambaran secara terperinci tentang masalah
yang timbul dalam suatu organisasi atau perusahaan.
Dalam prosedur sistem berjalan, banyak sekali ditemukan aliran data beserta proses
keluar masuknya data tersebut yang tergambar dalam diagram aliran data. Tak terlepas dari
itu semua, sistem berjalan juga mempunyai kamus data yang memudahkan user dalam
membaca setiap pengkodean. Pengkodean ini dilakukan agar memudahkan user dalam
menginput setiap data.
Dalam hal penginputan data, sistem berjalan mempunyai dokumen-dokumen berupa
dokumen masukan dan dokumen pengeluaran. Dokumen tersebut berguna sebagai resi atau
bukti bahwa adanya proses yang telah berlangsung.
Untuk beberapa perusahaan yang sudah berbasis komputerisasi secara sempurna,
terdapat spesifikasi file, struktur kode dan spesifikasi program dengan tingkat kerumitan yang
cukup tinggi. Namun untuk PT. TIKI JNE cabang Bandung yang masih menggunakan
komputerisasi sederhana, mereka tidak memiliki data mengenai spesifikasi file, struktur kode
yang komplek dan spesifikasi program. Semua itu hanya terintegrasi di pusatnya, yaitu
Jakarta.
Meskipun demikian dengan teknik yang sedemikian rupa, mereka mampu
melaksanakan sistem dengan baik. Semua data input yang ada di Bandung, dikirim ke
pusatnya. Di sanalah baru spesifikasi file, pengkodean dan spesifikasi program dibuat secara
mendetail oleh bagian IT dan accounting.
26
3.2. Tinjauan Perusahaan
3.2.1 Sejarah PT. TIKI JNE
JNE yang merupakan kepanjangan dari Jalur Nugraha Ekakurir merupakan suatu
perusahaan yang bergerak dalam bidang pengiriman dan logistik. Yang berpusat di Jakarta.
Untuk daerah Bandung, JNE berpusat di Komplek Permata Kawaluyan Ruko 1-4, Jalan
Kawaluyan Bandung. JNE memiliki nama resmi yakni PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir yang
berasal dari bahasa Sansekerta dan merupakan salah satu perusahaan kurir terbesar di
Indonesia.
PT. TIKI JNE didirikan pada tanggal 26 November 1990 oleh Soeprapto Suparno.
Awalnya JNE ini dirintis sebagai sebuah divisi dari PT. Citra van Titipan Kilat yang bergerak
dalam bidang jasa kurir Internasional. Awalnya JNE hanya bermodalkan 100 juta rupiah dan
ditangani oleh delapan orang untuk urusan impor barang dari luar negeri ke Indonesia. Tahun
1991. JNE bergabung ke ACCA yakni sebuah asosiasi perusahaan-perusahaan kurir beberapa
negari Asia yang berpusat di Hongkong. Dari situ JNE diberi kesempatan untuk
mengembangan usaha sampai ke seluruh dunia. Karena pada saat itu sedang maraknya
persaingan di pasar domestic, maka JNE juga ikut mengambil bagian dalam perluasan
jaringan domestik. JNE juga memperluas pelayananannya melalui bidang logistik dan
distribusi.
Selama bertahun-tahun TIKI dan JNE berkembang menjadi dua perusahaan dan
bersaing. JNE menjadi perusahaan diri sendiri dengan manajemen diri sendiri. JNE membuat
logo sendiri yang berbeda dengan logo TIKI. JNE juga membeli gedung-gedung pada tahun
2002 dan mendirikan JNE Operations Sorting Center. Kemudian membeli gedung untuk
pusat kantor JNE dan didirikan pada tahun 2004. Dua-duanya berada di Jakarta.
27
Berikut adalah gambar logo PT. TIKI JNE :
Gambar 3.1 Logo JNE
Sumber : www.jne.co.id
3.2.1.1 Visi dan Misi PT. TIKI JNE
Adapun visi PT. TIKI JNE adalah menjadi perusahaan logistik utama kelas dunia.
Dan memiliki misi yaitu memberi pengalaman terbaik kepada pelanggan secara konsisten.
Dari visi yang telah disebutkan di atas mengandung pengertian bahwa semua pihak
JNE baik agen maupun bagian manajemen selalu berusaha untuk memberikan yang terbaik
secara konsisten kepada customer di setiap tahap. Adapun tahap dasar yang dibangun
bersama pelanggan yaitu :
1. Tahap ketika pelanggan mulai bertanya melalui telpon, SMS, email atau datang
langsung ke counter.
2. Tahap ketika pelanggan mulai akan bertransaksi, mencari counter yang cocok dan
melakukan transaksi produk JNE di counter.
3. Tahap ketika proses operasional kiriman dilaksanakan.
4. Tahap ketika pelanggan membutuhkan layanan purna jual seperti status kiriman,
komplain, dll.
Untuk menjalankan tahap-tahap yang disebutkan dengan sempurna, pihak JNE selalu
mencari SDM dengan kualitas yang baik dan berwawasan tinggi, sehingga dapat memberi
performa layanan kepada customer.
28
3.2.1.2 Struktur Organisasi
JNE berpusat di Jakarta dengan susunan organisasi seperti berikut :
• Komisaris Utama : Soeprapto Suparno
• Presiden Komisaris : H. Soelasmo
• Komisaris : 1. Hj. Nuraini Soeprapto
2. R. Rusmadi
3. Hui Mariawati
• Presiden Direktur : H. Soeprapto Suparno
• Direktur Eksekutif : H.M. Johari Zein
• Direktur Keuangan : Hui Chandra Fireta
• Direktur Operasional : Edi Santoso
• Direktur Marketing : Mohamad Feriadio
3.2.1.3 Penghargaan dan Target
Adapun award atau penghargaan yang pernah diraih oleh PT. TIKI JNE adalah :
1. ADIKARYA POS – Tahun 1998 &2001
2. SATYALANCANA WIRAKARYA – Tahun 2004 & 2009
3. SUPERBRANDS Indonesia – Tahun 2005
4. ANUGRAH PRODUK ASLI INDONESIA – Tahun 2008
5. MARKETING AWARD-BRAND CHAMPION 2011- Tahun 2011
6. PERUSAHAAN LOGISTIK TERPOPULER DAN TERBAIK versi Mark Plus-
Tahun 2011
7. INDONESIA ORIGINAL BRAND 2011 versi Majalah SWA-Tahun 2011
8. Sertifikasi ISO 9001 – 2000 – diraih tahun 2004 – 2009
Keanggotaan
1. ASPERINDO (Asosiasi Perusahaan Jasa Pengiriman Ekspress Indonesia)
2. FIATA (International Federation of Freight Forwarders Associations)
3. IATA (International Air Transport Associations)
4. GAFEKSI (Gabungan Forwarder & Expedisi Indonesia)
29
Dan adalagi target yang ingin dicapai JNE secara jangka panjang, antara lain :
1. 2012 – re-launching (melaunching kembali) layanan logistik.
2. 2015 – tuan rumah perusahaan jasa express di Indonesia.
3. 2020 – perusahaan logistik Indonesia.
4. 2025 – tuan rumah perusahaan logistik di Indonesia.
5. 2030 – perusahaan logistik kelas dunia.
6. 2040 – perusahaan supply chain Indonesia.
7. 2050 – perusahaan supply chain kelas dunia.
30
3.3. Prosedur Sistem Berjalan
Sistem berjalan adalah proses keluar masuknya berkas yang terjadi pada suatu sistem
yang sedang dijalankan. Tujuan dari pembahasan sistem berjalan ini adalah untuk
memberikan gambaran yang lebih jelas tentang bentuk permasalahan yang ada pada suatu
perusahaan.
Atau secara gamblangnya sistem berjalan merupakan sebuah sistem yang
menganalisis tentang suatu proses atau siklus dari awal sampai akhir proses tersebut. Sistem
berjalan bersifat kontinu dan digunakan sebagai aturan acuan dasar. Dari sistem berjalan
inilah dapat diambil keputusan untuk mengambil langkah yang baru dalam sebuah
pembaharuan kinerja.
Dalam hal ini, tim penulis meneliti tentang sistm berjalan dan diagram aliran data di
mana penulis mengambil JNE sebagai objek penelitian. Di JNE prosedur sistem berjalan
yang digunakan terdiri dari :
Pengiriman barang
Pengecekan fisik kiriman
Penimbangan berat kiriman
Perhitungan biaya kirim
Pembuatan laporan cash register
Pembayaran
a. Pengiriman Barang
Di sini si pengirim datang langsung ke sales counter JNE terdekat. Kemudian mengisi
form yang disediakan, yang berisi nama pengirim, alamat pengirim, nomor telepon pengirim,
nama penerima, alamat penerima dan nomor telepon penerima.
Barang yang dapat dikirim beupa dokumen dan paket. Dengan persyaratan yang telah
ditetapkan JNE. Adapun barang-barang yang tidak boleh dikirim, antara lain :
Warkat pos, kartu pos atau alamat tujun yang berbentuk PO BOX.
Barang yang mudah terbakar atau mudah meledak, seperti gas LPG, etanol, dsb.
Narkotika, miras dan zat-zat adiktif lainnya.
31
Barang-barang yang menyinggung kesusilaan, mengganggu keamanan, ketertiban dan
stabilitas nasional.
Makanan basah dan mudah basi.
Tanaman dan hewan.
Senjata api, pisau dan petasan.
Perhiasan dan barang-barang berharga.
Untuk beberapa kategori barang yang tidak boleh dikirim, dapat dikirim dengan jalur
lain. Dan pihak JNE tidak bertanggung jawab atas kerusakan ataupun kehilangan dari
barang-barang tersebut.
b. Pengecekan Fisik Kiriman
Pengecekan fisik kiriman dilakukan agar pihak JNE maupun pihak pengirim
mengetahui bagaimana kondisi terakhir barang sebelum dikirim. Apabila terdapat kerusakan
maka barang dikembalikan ke pengirim.
c. Penimbangan Berat Kiriman
Penimbangan berat kiriman dilakukan untuk kemudian menghitung berapa biaya
kirim yang harus dibayar oleh pengirim.
Penimbangan berat dilakukan dengan dua cara, yaitu :
Berat Timbangan
Kiriman ditimbangan dengan timbangan pada umumnya dan berat kiriman ditentukan
dengan satuan kilogram.
Berat Volumetrik
Kiriman diukur dengan meteran standar dalam bentuk sentimeter. Unsur-unsur yang
diukur yaitu panjang, tinggi dan lebar. Semua ukuran itu dihitung dengan rumus :
panjang ×lebar × tinggi6000
32
d. Perhitungan Biaya Kirim
Perhitungan biaya kirim berdasarkan berat barang yang dikirim. Untuk wilayah
Bandung biaya kirim sebesar Rp 9.000/kg. Patokan harga ditetapkan sesuai tujuan
pengiriman. Apabila brang yang mempunyai nilai akan dikenakan biaya optional untuk
compability. Sedangkan jika barang yang dikirim berbentuk barang elektronik, maka adanya
biaya tambahan. Biaya yang dihitung antara lain : biaya administrasi sebesar Rp 5.000,00 ;
biaya asuransi sebesar 0,2% dari harga barang dan biaya lainnya sebesar 1% dari biaya kirim.
e. Pembuatan Laporan Cash Register
Setelah barang dicek dan ditimbang, maka pihak sales counter menginput data
masukan kemudian membuat laporan cash register. Dari laporan ini akan mencetak connote
sebagai bukti kepada pengirim dan kepada pihak JNE sendiri.
f. Pembayaran
Setelah semua proses selesai, maka hal terakhir yang dilakukan adalah melakukan
pembayaran di sales counter sesuai biaya yang dikenakan.
Dari prosedur sistem berjalan di atas, apabila ada kehilangan barang atau protes dari
pihak pengirim maupun penerima, pihak JNE bersedia melakukan ganti rugi. Penggantian
benda diukur dengan asuransi harga barang. Proses klaim dilakukan dengan melalui beberapa
syarat. Antara lain :
Pihak penerima ataupun pengirim mengajukan surat klaim.
Pihak penerima ataupun pengirim menunjukkan bon pembelian barang yang
hilang.
33
3.4. Diagram Aliran Data Sistem Berjalan
Berdasarkan diagram aliran data yang dilampirkan di atas, terlihat prosedur sistem
berjalan pengiriman barang dimulai dari proses customer datang ke sales counter sampai
pembayaran di sales counter. Untuk pembahasan ini, diagram aliran yang disajikan oleh
penulis berupa diagram konteks, diagram detail dan diagram nol yang diolah dari hasil data
flow chart.
Diagram aliran data itu sendiri memudahkan pembaca dalam memahami bagaimana
sistem yang berjalan di perusahaan tersebut.
Secara umum penggambaran diagram konteks sistem pengiriman di JNE sebagai
berikut :
Mengirim dokumen atau paket
Laporan pengiriman, cash register, BPIK
Gambar 3.2 Diagram Konteks
Dari diagram di atas terlihat secara ringkas bahwa customer datang PT. TIKI JNE
terdekat untuk melakukan pengiriman barang. Di sana nantinya akan dilayani oleh sales
counter. Apabila semua proses telah dilaksanakan dengan baik, maka barang akan dikirim ke
customer yang dituju.
Berikut adalah gambar diagram nol pengiriman barang di PT. TIKI JNE :
34
CUSTOMERSISTEM
PENGIRIMAN BARANG PT.
TIKI JNE
SALES COUNTER
BARANG DIKIRIM
Dari diagram nol di atas, terlihat bahwa cutomer akan melakukan pengiriman berupa
dokumen atau paket. Pada saat itu customer nantinya akan mendapat connote pengiriman.
Lalu setelah itu dilakukan pengecekkan fisik kiriman, kemudian pihak JNE membuat Berita
Pemeriksaan Isi Kiriman yang melaporkan apakah kiriman dalam keadaan baik atau rusak.
Apabila kiriman dalam keadaan rusak, maka kiriman terrsebut masuk ke return to shipper.
Setelah pembuatan BPIK maka kiriman ditimbang dan dihitung berapa biaya yang
dikenakan atas kiriman tersebut. Data berat dan biaya ini nantinya masuk ke data storage
bagian entry data. Di mana entry data ini berguna dalam pencetakkan e-connote dan
pepmbuatan laporan cash register. Lalu setelah semua proses selesai, proses terakhir yaiu
pembayaran berdasarkan yang tertera di e-connote. Pembayaran dilakukan di sales counter.
Apabila di atas adalah gambar diagram konteks dan diagram nol, maka berikut adalah
gambar diagram detail.
35
Diagram detail menggambarkan aliran data lebih rinci lagi dari diagram nol. Dari
diagram di atas terlihat langkah pertama customer mengisi connote pengiriman. Dari situ
kiriman diperiksa fisiknya apakah masih bagus atau sudah rusak. Setelah ini pihak JNE
membuat Berita Pemeriksaan Isi Kiriman. Kemudian paket kiriman ditimbang. Data berat
dan biaya kemudian dimasukkan ke BPIK dan entry data.
Setelah input data entry dan input data e-connote, sales counter mengeluarkan e-
connote yang kemudian e-connote dan entry data tersebut dicetak. E-connote dan data entry
kemudian digunakan untuk pembuatan laporan cash register. Setelah semua proses selesai,
langkah terakhir yaitu customer melakukan pembayaran di sales counter.
3.5. Kamus Data Sistem Berjalan
Adapun kamus data sistem berjalan terbagi atas dua jenis, yaitu :
Kamus data dokumen masukan
Kamus data dokumen keluaran
3.5.1. Kamus Data Dokumen Masukan
1. Nama Arus Data : Connote Pengiriman Barang
Alias : ̶
Bentuk Data : Cetakan Manual
Arus Data : Cutomer – proses 1.0 Pengiriman
Penjelasan : Customer mengisi connote pengiriman saat akan mengirim barang.
Periode : Setiap saat akan melakukan pengiriman barang
Struktur Data : Header + Isi
Header : Judul formulir
Isi : {Nama Pengirim + Alamat Pengirim + Kota Pengirim
+ Telp Pengirim}
{Nama Penerima + Alamat Penerima + Kota Penerima
+ UP/Kontak + Telp Penerima}
36
2. Nama Arus Data : Badan Pemeriksa Isi Kiriman
Alias : BPIK
Bentuk Data : Cetakan Manual
Arus Data : Proses 2.0 Cek fisik – proses 3.0 Penimbangan berat kiriman
Penjelasan : Bagian pengecek memeriksa isi kiriman lalu melaporkannya dalam
BPIK.
Periode : Setiap saat akan melakukan pengiriman barang
Struktur Data : Header + Isi
Header : Judul BPIK
Isi : {Nama Pengirim + Alamat Pengirim + Kota Pengirim
+ Telp Pengirim}
{Keadaan isi barang berupa kondisi barang apakah masih baik
atau sudah rusak}
3.5.2. Kamus Data Dokumen Keluaran
1. Nama Arus Data : e-Connote
Alias : --
Bentuk Data : Cetakan Online
Arus Data : Proses 4.0 Pencetakkan e-connote dan data entry – proses 5.0
Pembuatan laporan cash register.
Penjelasan : Setelah pengecekkan kondisi, penimbanan berat dan perhitungan
biaya paket, maka bagian sales akan mencetak e-connote untuk
pengirim barang sebagai resi bukti.
Periode : Setiap saat akan melakukan pengiriman barang
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header : {Logo dan Alamat JNE + Kota Asal + No. Pelanggan + Kota
Tujuan + Pembayaran}
Isi : {Nama Pengirim + Kota Asal + Kode Pos + Telepon +
Attention + Penerima + Alamat Penerima + Attention + Kode
Pos + Telepon + Instruksi Khusus + Catatan + Nilai Barang +
Keterangan Barang}
Footer : {Dokumen ini dicetak secara otomatis dengan “JNE online
system” untuk pengecekan status kiriman silahkan
37
mengunjungi www.jne.co.id Hak Cipta PT. TIKI JNE}
2. Nama Arus Data : e-Connote Lembar Untuk Pengirim
Alias : --
Bentuk Data : Cetakan Online
Arus Data : Proses 4.0 Pencetakkan e-connote dan data entry – proses 5.0
Pembuatan laporan cash register.
Penjelasan : Setelah pengecekkan kondisi, penimbanan berat dan perhitungan
biaya paket, maka bagian sales akan mencetak e-connote untuk
pengirim barang sebagai resi bukti.
Periode : Setiap saat akan melakukan pengiriman barang
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header : {Judul e-Connote + Tanggal Pengiriman + Layanan + Kode
Pengiriman + Jenis Kiriman + Stempel + Spesifikasi
Kiriman}
Isi : {Jumlah Kiriman + Berat Kiriman + Biaya Kirim + Biaya
Lain-Lain + Asuransi + Adm. Asuransi Total Biaya}
Footer : {Tanda Tangan Petugas + Tanda Tangan Pengirim + Point
Transaksi}
{Dengan menandatangani e-connote ini, pengirim telah
membaca, memahami dan sepakat untuk terikat dengan
Syarat Standar Pengiriman (SSP) PT. TIKI JNE yang
tercantum dalam halaman dua yang merupakan satu kesatuan
tidak terpisahkan dari e-connote ini}
3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan
Spesifikasi sistem berjalan adalah merupakan rangkaian proses yang tersaji pada
sistem berjalan yang dibuat dimana memerlukan berbagai dokumen baik itu dokumen
masukan maupun dokumen keluaran. Adapun spesifikasi sistem berjalan yang penulis
uraikan yaitu sistem pengiriman dan penerimaan barang di PT.TIKI JNE.
38
3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen input atau dokumen masukan adalah sebagai bentuk masukan beberapa
dokumen yang diolah didalam proses untuk menghasilkan sesuai yang diharapkan. Adapun
dokumen masukan yang digunakan untuk pengiriman barang pada PT.TIKI JNE adalah :
Tabel 3.1 Data Pelanggan Agen
Tabel di atas merupakan table data pelanggan agen yang diisi setiap akan memulai
transaksi pengiriman. Bentuk dokumen ini masih berupa cetakan manual yang belum
menggunakan sistem yang rumit. Di sini customer hanya mengisi data-data yang diminta.
Nantinya data pelanggan agen atau bisa juga disebut connote pengiriman ini dipakai sebagai
bukti apabila terjadi kesalahan dalam pengiriman barang.
39
Gambar 3.5 Contoh Bentuk BPIK
BPIK merupakan kepanjangan dari Berita Pemeriksaan Isi Kiriman. Di mana BPIK
ini semacm laporan mengenai kondisi barang. BPIK diisi oleh pihak JNE, setelah
dilakukannya pengecekan kondisi kiriman/barang. Sehingga baik pihak JNE maupun
customer, sama-sama mengetahui bagaimana kondisi kiriman pada saat terakhir kali sebelum
dikirim.
3.6.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen output atau dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen keluaran dari
pengelolaan dokumen input perusahaan berupa dokumen-dokumen yang mendukung segala
kegiatan manajemen serta dokumen hasil pencatatan atau laporan. Adapun dokumen keluaran
yang digunakan dalam sistem penerimaan barang PT.TIKI JNE adalah :
40
BPIK
(Berita Pemeriksa Isi Kiriman)
Nama Pengirim : xxxxxxx
Alamat Pengirim : xxxxxxx
Kota Pengirim : xxxxxxx
Telp Pengirim : xxxxxxx
Kondisi Kiriman : xxxxxxx
41
PETUNJUK LANJUTCARA PENGISIAN CONOTE CASH
untuk Agen JNE Cabang Bandung
Mengacu pada petunjuk pengisian Conote Cash pada poster, berikut adalah penjelasan lanjut
setiap nomor :
1. Tidak perlu selalu diisi.
2. Tidak diisi.
3. Tidak diisi.
4. Kode kota asal kiriman, yaitu Bandung, kodenya BDO.
5. Kode kota tujuan kiriman (kode dapat dilihat pda setiap daftar tarif).
6. Tidak diisi.
7. Diisi dengan nama Agen dan Nomor Agen,missal : Agen Dramaga 099.
8. Sebatas informasi saja tentang nomor resi/AWB kiriman yang penting untuk pelacakan
kiriman.
9. Diisi lengkap nama dan alamat pengirim, yaitu :
a. Company name : diisi nama pengirim, jika kiriman atas nama pribadi, diisi dengan
nama perusahaan jika kiriman atas nama perusahaan.
b. Address : diisi dengan alamat pengirim lengkap.
c. City : kota pengirim, yaitu Bandung.
d. Provincy : provinsi : Jawa Barat.
e. Nama : diisi jika kiriman atas nama perusahaan, yaitu nama pengirim/bagian di
perusahaan, contoh : BUDI/BAGIAN KEUANGAN.
f. Postal/ZIP Kode : Kode POS.
g. Country : Negara Indonesia.
h. Tel No : diisi nomor telepon pengirim, pastikan ada nomor telepon pengirim,
usahakan HP (terutama untuk SS dan YES), jika tidak ada, nomor telepon
rumah/kantor.
10. Diisi lengkap nama dan alamat penerima, yaitu :
a. Company name : diisi nama penerima, jika penerima atas nama pribadi, diisi dengan
nama perusahaan jika penerima atas nama perusahaan.
b. Address : diisi dengan alamat penerima lengkap.
c. City : kota tujuan penerima.
d. Provincy : provinsi tujuan penerima.
42
e. Nama : diisi jika penerima atas nama perusahaan, yaitu nama ORANG
penerima/bagian di perusahaan, contoh : JOKO/BAGIAN HRD.
f. Postal/ZIP Kode : Kode POS.
g. Country : Negara Indonesia jika kiriman domestic, Negara tujuan jika kiriman
internasional.
h. Tel No : diisi nomor telepon penerima, pastikan ada nomor telepon, usahakan HP, jika
tidak ada, nomor telepon rumah/kantor.
11. Diisi dengan lengkap isi kiriman apa saja.
12. Diisi dengan instruksi kiriman seperti :
a. “KIRIMAN DIAMBIL SENDIRI” jika penerima mau mengambil sendiri kiirimannya
di kantor JNE kota tujuan.
b. “PENTING” untuk menandakan kiriman sangat penting/segera diantar.
c. “HUBUNGI PENERIMA SETELAH SAMPAI”, jika menginginkan pihak JNE kota
tujuan menghubungi terlebih dahulu nomor HP/Tlp penerima ketika kiriman sudah
sampai di kantor JNE kota tujuan.
d. “PACKING KAYU” jika kiriman dipacking kayu.
e. “ASURANSI” jika kiriman diasuransikan.
f. “PACKING KAYU, TIDAK ASURANSI”, jika kiriman dipacking kayu tapi tidak
diasuransi.
g. “ASURANSI, TIDAK PACKING KAYU”, jika kiriman diasuransi tapi tidak
dipacking kayu.
h. “ASURANSI DAN PACKING KAYU”, jika kiriman diasuransikan dan dipacking
kayu.
i. Dan lain-lain sesuai dengan instruksi yang diinginkan.
13. Harus diceklis “cash” jika kiriman cash, dan COD jika kiriman COD (cash on Delivery).
COD adalah jenis pegiriman yang pembayarannya dibebankan pada penerima di kota
tujuan.
14. Diisi dengan berat dan jumlah kiriman, yaitu :
a. Description : diisi dengan lengkap isi kiriman apa saja.
b. Pieces : diisi dengan jumlah pieces kiriman, yaitu jumlah bungkus kiriman.
c. Weight : diisi dengan berat kiriman (kg)
d. Lengt, width,height, weight vol adalah jika kiriman diukur volumetrik
i. Length : panjang (cm)
ii. Width : lebar (cm)
43
iii. Height : tinggi (cm)
iv. Weight Vol : kg setelah dihitung volumetrik (kg)
15. Pilihan service untuk diceklis (V) atau silang (X).
a. Khusus untuk kiriman dari Bogor tujuan Bogor harus diceklis “Intracity”.
b. Pilih salah satu service :
i. Super Speed Service : untuk SS.
ii. YES Guarante Service, : untuk YES.
iii. Reguler Service : untuk REGULER.
iv. OKE Cost Saving Service : untuk OKE.
v. International : untuk Internasional.
vi. Others : untuk service lain : seperti kiriman sepeda motor.
16. Ceklis (V) atau silang (X) jenis type kiriman .
a. Document : untuk kiriman jenis dokumen.
b. Parcel untuk kiriman jenis non dokumen/paket.
17. Diisi tariff kiriman terdiri atas :
a. Tariff : adalah tariff dasar kiriman (tidak termasuk asuransi dan surcharge), jika
packing kayu, biaya packing kayu sudah dimasukan dalam tariff ini.
b. Other Fee : jika ada surcharge.
c. Insurance : biaya asuransi jika kiriman diasuransikan.
d. Insurance Adm : biaya administrasi asuransi (Rp. 5000).
e. Amount : jumlah biaya dari a, b, c, d.
18. Diisi dengan nama dan tandatangan pengirim.
19. Diisi dengan nama dan tandatangan petugas Agen, disertai dengan menuliskan waktu
(time) dan tanggal (date).
20. Akan disi oleh penerima nanti jika sudah sampai.
21. Diis dengan nama dan tandatangan jika kiriman menggunakan COD (cash on Delivery)
yaitu kiriman dengan biaya dibebankan pada penerima di kota tujuan.
22. Berisi informasi tentang aturan kiriman, ketentuan jika kiriman hilang atau rusak.
23. Berisi informasi tentang aturan tidak dapat menerima kiriman dengan alamat POBOX.
44
3.7. Permasalahan Pokok
Sistem yang digunakan oleh PT.TIKI JNE Bandung bisa dikatakan cukup baik begitu
pula proses kerja yang terjadi di JNE, tetapi masih terdapat kendala-kendala atau masalah-
masalah yang ada pada perusahaan tersebut. Di sini penulis menyebutkan masalah-masalah
yang sering dihadapi PT.TIKI JNE Bandung tersebut, yaitu:
1. PT. TIKI JNE Bandung masih menggunakan sistem komputerisasi ssecara sederhana,
sehingga data-data inputan terprogram secara sederhana. Karena pada dasarnya data-
data tersebut dikirim secara online ke Jakarta, pusatnya kantor JNE.
2. Dikarenakan pengiriman data ke Jakarta via online, pihak JNE sering kali mengalami
gangguan jaringan yang membuat pengiriman data menjadi tersendat.
3. Secara manualnya, pihak JNE juga mengalami gangguan seperti printer yang rusak
ataupun hardware-hardware yang mengalami kerusakan.
3.8. Alternatif Pemecahan Masalah
Berdasarkan permasalahan yang sering terjadi di PT. TIKI JNE Bandung, maka
penulis menyarankan alternatif pemecahan masalah kepada pihak JNE yaitu memperbaiki
dan lebih meningkatkan perawatan terhadap hardware-hardware yang digunakan seperti
service rutin dan pembersihan hardware sehingga masa pakai hardware tersebut lebih awet.
Selain itu untuk masalah jaringan, penulis menyarankan untuk memilih paket
internet yang lebih bagus dan memilih operator layanan yang sudah terbukti kualitasnya
sehingga dapat meminimalisir gangguan jaringan. Di samping itu, hendaknya pihak JNE
membuat print out setiap input data sebagai back up file yang tercetak sehingga apabila
terjadi kerusakan input-input data tersebut tidak langsung hilang dan terhapus.
45