bab ii tinjauan pustaka 2.1 internal -...

16

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengendalian Internal

Sistem pengendalian internal diperlukan sebagai alat pengendalian yang

membantu pihak manajemen agar seluruh kegiatan di perusahaan dapat berjalan

dengan baik, teratur, terarah sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Untuk itu pihak

manajemen perlu dibantu oleh alat pengendalian yaitu sistem pengendalian internal.

2.1.1 Pengertian Pengendalian Internal

Terdapat beberapa pendapat dari beberapa ahli yang mengemukakan

pendapatnya mengenai pengertian pengendalian internal, tetapi pada prinsipnya

pengertian-pengertian tersebut memiliki kesamaan satu sama lain.

Pengertian sistem pengendalian internal menurut Mulyadi (2008:163) dalam

bukunya Sistem Akuntansi mengatakan bahwa :

“Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efesiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.”

Adapun Krismiaji (2010:218) dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi

menjelaskan bahwa :

“Pengendalian internal (internal control) adalah rencana organisasi dan metode yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan

17

informasi yang akurat dan dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen.”

Selain itu juga Krismiaji (2010:222) mengutip definisi pengendalian internal

yang dikeluarkan oleh Committee of Sponsoring Organization (COSO) yaitu :

“Pengendalian intern adalah proses yang diterapkan oleh dewan direktur, manajemen, dan untuk memberikan jaminan yang cukup bahwa tujuan pengendalian berikut dapat dicapai, yaitu:

1. Efektivitas dan efisiensi operasi 2. Daya andal pelaporan keuangan 3. Kesesuaian dengan hukum dan peraturan yang berlaku.”

Model COSO (The Commite of Sponsoring Organisation) yang diuraikan oleh

Gondodiyoto (2007:266) dalam bukunya yang berjudul Audit Sistem Informasi

menjelaskan bahwa sistem pengendalian internal dapat didefinisikan sebagai berikut :

Internal Control : a process, effected by an entity’s board of directors, management, and other personel, designed to provide reasonanble assurance regarding the achievement of objectives in following categories :

1. Effectiveness and efficiency of operations 2. Reability of financial reporting 3. Compliance with applicable laws and regulations

Model COSO adalah salah satu model pengendalian internal yang banyak

digunakan oleh para auditor sebagai dasar untuk menganalisis dan mengembangkan

pengendalian internal. COSO adalah komite yang diorganisir oleh lima organisasi

profesi, yaitu IIA, AICPA, IMA FEI, dan AAA.

18

Sementara itu dalam buku yang berjudul Accounting Informastion System

yang diterjemahkan oleh Dewi Fitriasari dan Deny Arnos K, menyatakan bahwa :

“Pengendalian internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga asset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan.” (Romney dan Steibnbart, 2004:229)

Selain itu, menurut Gellinas, Sutton, dan Hunton (2005:237) dalam bukunya

Accounting Information Systems berpendapat bahwa “Internal control is system of

integrated element-people, structure, processes and procedures-acting together to

provide reasonable assurance that an organization archives its business process

goals.”

Dari beberapa pengertian mengenai sistem pengendalian internal diatas dapat

dipahami bahwa sistem pengendalian internal adalah rencana, metode, prosedur, dan

kebijakan yang didesain oleh manajemen untuk memberi jaminan yang memadai atas

tercapainya efisiensi dan efektivitas operasional, kehandalan pelaporan keuangan,

pengamanan terhadap asset, ketaatan dan kepatuhan terhadap undang-undang,

kebijakan dan peraturan lain yang ditetapkan oleh pimpinan perusahaan.

2.1.2 Manfaat Pengendalian Internal

Pengendalian internal bagi suatu perusahaan adalah merupakan suatu

keharusan. Bersamaan dengan kewajiban audit laporan keuangan, direksi wajib

memberikan pernyataan tentang kecukupan sistem pengendalian perusahaan yang

19

dikelolanya. Faktor-faktor yang menyebabkan makin pentingnya pengendalian antara

lain adalah :

a. Perkembangan aktivitas dan skalanya menyebabkan kompleksitas struktur, sistem dan prosedur suatu organisasi makin rumit.

b. Tanggungjawab utama untuk melindungi asset organisasi, mencegah dan menemukan kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan terletak pada managemen

c. Pengawasan oleh satu orang (saling cek) merupakan cara yang tepat untuk menutup kecurangan-kecurangan yang bisa terjadi pada manusia.

d. Pengawasan yang “built-in” langsung pada sistem berupa pengendalian internal yang baik dianggap lebih tepat daripada pemeriksaan secara langsung dan detail oleh pemeriksa (khusus dari luar organisasi)

(Gondodiyoto, 2007:249)

Selain itu Susanto (2004:98) dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi dan

Pengembangan Berbasis Komputer juga menjelaskan mengenai pentingnya

pengendalian internal antara lain :

a. Untuk memberikan jaminan yang meyakinkan bahwa tujuan dari setiap aktivitas akan dicapai

b. Untuk mengurangi resiko yang akan dihadapi oleh perusahaan karena kejahatan, bahaya atau kerugian yang disebabkan oleh penipuan, kecurangan atau penggelapan

c. Untuk memberikan jaminan yang meyakinkan dan dapat dipercayakan bahwa semua tanggung jawab hukum telah dipenuhi

Berdasarkan uraian-uraian di atas, dapat dipahami bahwa pengendalian internal

merupakan payung bagi perusahaan itu sendiri. Artinya ketentuan-ketentuan yang

diatur dalam pengendalian internal tersebut, berlaku untuk seluruh aktivitas pada

organisasi atau perusahaan. apabila pengendalian internal sebuah perusahaan itu

lemah, dapat berakibat negatif terhadap aktivitas perusahaan itu.

20

2.1.3 Tujuan Pengendalian Internal

Untuk dapat menjalankan aktivitas usahanya dengan baik, tentu saja

pengendalian internal perusahaan memiliki beberapa tujuan. Pengendalian internal

diperlukan agar pihak manajemen dapat meyakini bahwa semua pekerjaan yang

berlangsung di perusahaan tersebut senantiasa berada dalam aturan yang telah

ditetapkan perusahaan.

James Hall (2001:150) dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi

Akuntansi menyebutkan tujuan utama sistem pengendalian internal antara lain :

a. Untuk menjaga aktiva perusahaan b. Untuk memastikan akurasi dan dapat diandalkannya catatan dan informasi

akuntansi c. Untuk mempromosikan efisiensi operasi perusahaan d. Untuk mengukur kesesuaian dengan kebijakan prosedur yang telah

ditetapkan oleh manajemen

Sama halnya seperti yang diutarakan oleh Mulyadi (2008:163) tujuan sistem

pengendalian internal adalah sebagai berikut :

a. Menjaga kekayaan organisasi b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi c. Mendorong efisiensi d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen

21

Adapun penjelasan dari tujuan pengendalian internal menurut Mulyadi adalah sebagai

berikut :

a. Menjaga kekayaan organisasi

1. Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang

telah ditetapkan

a) Pembatasan akses langsung terhadap kekayaan

b) Pembatasan akses tidak langsung terhadap kekayaan

2. Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan

dengan kekayaan yang sesungguhnya ada

a) Pembandingan secara periodik antara catatan akuntansi dengan

kekayaan yang sesungguhnya ada

b) Rekonsiliasi antara catatan akuntansi yang diselenggarakan

b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

1. Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan

a) Pemberian otorisasi oleh pejabat yang berwenang

b) Pelaksanaan transaksi sesuai dengan otorisasi yang diberikan oleh

pejabat yang berwenang

2. Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi

a) Pencatatan semua transaksi yang terjadi

b) Transaksi yang dicatat adalah benar-benar terjadi

c) Transaksi yang dicatat dalam jumlah yang benar

22

d) Transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang seharusnya

e) Transaksi dicatat dengan penggolongan yang seharusnya

f) Transaksi dicatat dan diringkas dengan teliti

c. Mendorong efisiensi

Pengawasan dalam suatu organisasi berarti mencegah adanya duplikasi yang

tidak perlu, mencegah terjadinya pemborosan-pemborosan pada setiap aspek

perusahaan, dan mencegah pemakaian sumber-sumber secara tidak efisien.

d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen

Manajemen menetapkan prosedur-prosedur dan aturan-aturan untuk mencapai

tujuan yang telah ditetapkan. Pengendalian internal dapat dipakai untuk

menjamin bahwa prosedur dan aturan yang telah ditetapkan itu sudah ditaati

oleh seluruh karyawan.

Menurut COSO menjelaskan bahwa pengendalian internal memiliki tiga

tujuan utama yaitu efektifitas dan efisiensi operasi, mendorong kehandalan laporan

keuangan, dan dipatuhinya hukum dan peraturan yang ada.

Berdasarkan penjelasan mengenai tujuan pengendalian internal dapat

diketahui bahwa tujuan pengendalian internal tidak hanya mengamankan harta

perusahaan, tetapi juga untuk menghindari kemungkinan-kemungkinan yang

menyebabkan kerugian atau penyimpangan terhadap prosedur yang ditetapkan

perusahaan serta untuk mendorong efektifitas dan efisiensi perusahaan. Oleh karena

itu, ketelitian dan keakuratan akan data-data dan dipatuhinya kebijakan perusahaan

23

secara keseluruhan akan sangat membantu dalam tercapainya suatu tujuan

pengendalian internal.

2.1.4 Unsur Pengendalian Internal

Sistem pengendalian internal dapat berjalan dengan baik apabila didukung

oleh unsur-unsur yang baik pula. Unsur-unsur sistem pengendalian internal sangat

penting karena sistem mempunnyai beberapa unsur dan sifat-sifat tertentu yang dapat

meningkatkan kemungkinan dapat dipercayainya data-data akuntansi serta tindakan

pengamanan terhadap aktiva dan catatan perusahaan. Setiap unsur mempunyai kaitan

langsung dengan tujuan pengendalian internal serta langkah-langkah yang ditempuh

perusahaan untuk memenuhinya.

Menurut Krismiaji (2010:223) menyatakan bahwa menurut standarisasi

internasional yang diterapkan oleh COSO, unsur pengendalian intern terdiri dari:

a. Lingkungan pengendalian

Terdapat tujuh faktor penting dalam lingkungan pengendalian, yaitu:

1. Komitmen kepada Integritas dan Nilai Etika

Perusahaan dapat menetapkan integritas sebagai sebuah prinsip dasar

perusahaan, secara pribadi dan aktif melakukan sosialisasi sekaligus

mempraktikannya.

24

2. Filosofi dan gaya operasi manajemen

Komponen utama lingkaran pengawasan yaitu filosofi dan gaya operasi

manajemen. Jika manajemen tidak terlalu memberikan perhatian terhadap

pengendalian intern dan perilaku etik, maka karyawan perusahaan tidak

dapat diharapkan dapat mencapai tujuan pengawasan secara efektif.

3. Struktur organisasi

Struktur organisasi suatu perusahaan menetapkan garis wewenang dan

tanggung jawab, dan memberikan kerangka menyeluruh untuk

perencanaan, pengarahan, dan pengendalian operasi.

4. Komite audit

Komite ini bertanggung jawab untuk mengatasi struktur pengawasan

intern perusahaan, proses pelaporan keuangan, dan ketaatan terhadap

hukum, peraturan, dan standar yang berlaku. Tugasnya berkaitan dengan

auditor eksternal dan internal.

5. Metode penetapan wewenang dan tanggung jawab

Wewenang dan tanggung jawab biasanya diatur dan ditetapkan dalam

deskripsi jabatan (Job Description), pelatihan karyawan, rencana

kegiatan, jadwal, dan anggaran. Biasanya buku pedoman digunakan

sebagai pedoman prosedur dan kebijakan tertulis dalam berbagai

organisasi.

6. Praktik dan kebijakan tentang sumber daya manusia

25

Kebijakan dan praktik yang berkaitan dengan pengangkatan, pelatihan,

pemberian gaji, dan promosi memiliki pengaruh yang penting terhadap

kemampuan organisasi meminimalkan resiko pengawasan intern.

7. Pengaruh eksternal

Pengaruh eksternal mencakup peraturan dan ketentuan yang dikeluarkan

oleh pasar modal, badan penyusun standar akuntansi, dan BAPEPAM.

b. Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan aturan yang memberikan

jaminan yang cukup bahwa tujuan pengendalian manajemen telah dicapai.

Yang umumnya dapat dibagi atas lima bagian, yaitu:

1. Otorisasi yang tepat terhadap aktifitas dan transaksi

Otorisasi didokumentasikan dengan menandatangani, member paraf, atau

mencantumkan kode otorisasi pada dokumen atau catatan yang mewakili

transaksi

2. Pemisahan tugas

Pengendalian yang baik menghendaki tidak adanya seorang karyawan

yang terlalu banyak diberi tanggung jawab atau tugas. Seorang karyawan

mugkin saja berada dalam posisi untuk melaksanakan kecurangan,

menyembunyikan kecurangan dan kesalahan.

3. Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai

Perancangan dan penggunaan dokumen serta catatan yang tepat akan

menjamin akurasi dan kelengkapan seluruh data yang relevan tentang

26

transaksi. Dokumen yang mengawali sebuah transaksi harus berisi ruang

untuk mencantumkan otorisasi.

4. Perlindungan yang memadai terhadap akses dan penggunaan aktiva dan

catatan

Untuk melindungi aktiva dari pencurian atau penggunaan yang tidak sah

bisa dilakukan cara seperti pemisahan fungsi yang efektif, pembatasan

akses ke fasilitas dan ke ruang penyimpanan, melindungi catatan dan

dokumen dengan menggunakan kotak penyimpanan tahan api, serta

adanya filing cabinet dan ruangan harus selalu terkunci.

5. Pengecekan independen terhadap kinerja

Pengecekan internal harus independen, karena ini biasanya lebih efektif

dilaksanakan oleh seseorang yang tidak terkait dengan kegiatan

perusahaan.

c. Perhitungan Resiko

Organisasi harus menyadari dan waspada terhadap berbagai resiko yang

dihadapinya. Akuntan dapat mengevaluasi struktur pengendalian intern

dengan menggunakan strategi perhitungan resiko, diantaranya: identifikasi

ancaman, estimasi kerugian, identifikasi pengendalian, estimasi manfaat dan

pengorbanan, serta menentukan efektivitas manfaat pengorbanan.

d. Informasi dan Komunikasi

Sistem informasi yang relevan terhadap tujuan pelaporan keuangan terdiri dari

metode dan catatan yang ditetapkan untuk mencatat, mengolah,

27

mengikhtisarkan, dan melaporkan transaksi suatu entitas. Komunikasi

mencakup pemberian pemahaman peran individual dan tanggung jawab yang

berkaitan dengan pengendalian intern atas pelaporan keuangan.

e. Pemantauan Kinerja

Pemantauan kinerja merupakan hal yang penting dalam pengawasan. Metode

pokok dalam melakukan pemantauan kerja, yaitu: supervise yang mencakup

pelatihan dan asistensi karyawan, pemantauan kinerja karyawan, koreksi

kesalahan, dan penjagaan aktiva dengan cara memantau karyawan yang

memiliki akses ke aktiva tersebut, pelaporan pertanggungjawaban dan internal

auditing yang memberikan suatu penilaian terhadap efektivitas pengawasan

intern.

Sementara Gelinas, Sutton, dan Hutton (2005:230) dalam bukunya Accounting

Information System menyatakan bahwa unsur-unsur pengendalian intern adalah

sebagai berikut:

1. Control Environment (Lingkungan pengendalian)

Lingkungan pengendalian adalah faktor baik maupun intern maupun eksternal

yang dapat mempengaruhi kuat atau lemahnya suatu pengendalian intern.

2. Pervasive Control (Pengendalian pervasif)

Menetapkan tujuan dan proses pengendalian yang kemudian diterapkan ke

dalam setiap proses sistem informasi akuntansi.

28

3. Application Control (Pengendalian aplikasi)

Pengendalian aplikasi adalah pengendalian yang diterapkan pada proses-proses

tertentu. Contohnya adalah mengotorisasi slip gaji pada sistem penggajian.

Berdasarkan pendapat-pendapat diatas, maka penulis dapat katakan bahwa

unsur-unsur pengendalian intern terdiri dari lingkungan pengendalian, pengendalian

aplikasi, penilaian risiko, informasi dan komunikasi, pemantauan dan aktivitas

pengendalian, sehingga pengendalian intern perusahaan dapat beroperasi secara

efektif.

2.2 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

Penjualan merupakan salah satu aktivitas perusahaan, khususnya perusahaan

dagang yang mempunyai peran penting karena merupakan sumber pendapatan yang

sekaligus menentukan keberhasilan sebuah perusahaan.

2.2.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

Gellinas, Sutton, dan Hutton (2005:247) juga menjelaskan pengertian

mengenai sistem penjualan yaitu “The Order entry sales (OES) system is an

interacting structure of people, equipment, methods, and controls that is designed to

achieve certain goals”.

29

2.2.2 Pentingnya Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

La Midjan dan Susanto (2001:170) menjelaskan tentang peranan penting dari

sistem penjualan disebabkan oleh beberapa hal :

a. Aktivitas penjualan merupakan sumber pendapatan perusahaan. b. Pendapatan dari hasil penjualan merupakan sumber pembiayaan

perusahaan oleh karenanya perlu diamankan. c. Akibat adanya penjualan akan merubah posisi harta dan menyangkut :

1) Timbulnya piutang kalau penjualan secara kredit atau masuknya uang kontan kalau penjualan secara tunai.

2) Kuantitas barang akan berkurang di gudang karena penjualan yang terjadi.

Perusahaan atas harta perusahaan akan mempengaruhi terhadap kondisi

kekayaan perusahaan tersebut, maka dari itu manajemen perusahaan harus dapat

menciptakan sistem pengendalian internal yang memadai untuk mengatasi risiko

adanya piutang macet.

2.2.3 Klasifikasi Transaksi Penjualan

Sistem yang ditetapkan dan digunakan oleh perusahaan tentunya berbeda-

beda, sehingga menyebabkan aktivitas operasional perusahaan pun ikut berbeda. Hal

ini menyebabkan aktivitas atas transaksi, khususnya transaksi penjualan menjadi

berbeda. La Midjan dan Susanto (2001:174-175) menjelaskan mengenai klasifikasi

transaksi penjualan berdasarkan cara pelaksanaannya yaitu antara lain :

a. Penjualan secara tunai b. Penjualan secara kredit c. Penjualan secara tender

30

d. Penjualan secara konsinyasi e. Penjualan secara ekspor f. Penjualan melalui grosir

Adapun penjelasan mengenai klasifikasi transaksi penjualan tersebut adalah sebagai

berikut:

a. Penjualan secara tunai

Penjualan secara tunai dilakukan apabila pembeli menerima barang ketika

pembayaran telah dilakukan.

b. Penjualan secara kredit

Penjualan yang dilakukan dimana pembeli akan melakukan pembayaran

atas barang yang dibeli dalam jangka waktu tertentu dan telah disepakati

kedua belah pihak.

c. Penjualan secara tender

Penjualan secara tender dilakukan berdasarkan prosedur tender yang

digunakan untuk memenuhi permintaan dari pihak pembeli.

d. Penjualan secara konsinyasi

Penjualan secara konsinyasi yaitu melakukan penjualan dengan

menitipkan barang yang akan dijual kepada pihak pembeli yang juga

berperan sebagai penjual.

31

e. Penjualan secara ekspor

Penjualan secara ekspor merupakan penjualan yang dilakukan dengan

pihak luar negeri yang mengimpor barang dengan menggunakan alat bantu

pembayaran berupa Letter Of Credit (L/C).

f. Penjualan melalui grosir

Penjualan melalui grosir dilakukan dimana penjual tidak langsung menjual

barang dagangannya ke pembeli tetapi dengan menggunakan pihak atau

pedagang perantara. Grosir berfungsi menjadi perantara antara pihak atau

pedagang perantara. Grosir berfungsi menjadi perantara antara pabrik atau

importer dengan pedagang atau toko eceran.

Berdasarkan uraian mengenai klasifikasian transaksi penjualan berdasarkan

cara pelaksanaannya, dapat diketahui bagaimana sistem yang digunakan perusahaan

dengan mengetahui klasifikasi transaksi penjualan perusahaan tersebut.

2.2.4 Fungsi Yang Terkait Dengan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

Secara Kredit

Didalam menjalankan suatu aktivitasnya, sistem informasi akuntansi

penjualan secara kredit harus melibatkan beberapa unit organisasi yang saling

berhubungan dan saling mendukung satu sama lainnya. Mulyadi (2008:211)

menjelaskan fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit adalah :

32

a. Fungsi Penjualan b. Fungsi Kredit c. Fungsi Gudang d. Fungsi Pengiriman e. Fungsi Penagihan f. Fungsi Akuntansi

Adapun penjelasan mengenai fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit

tersebut adalah sebagai berikut :

a. Fungsi Penjualan

Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk

menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk

menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti

spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta otorisasi kredit, menentukan

tanggal pengiriman dan dari gudang mana akan dikirim, dan mengisi surat

order pengiriman. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat “back

order” pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memnuhi order

dari pelanggan.

b. Fungsi Kredit

Fungsi ini berada dibawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan

kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan

memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Karena hampir

semua penjualan dalam perusahaan manufaktur merupakan penjualan kredit,

maka sebelum order dari pelanggan dipenuhi, harus lebih dahulu diperoleh

otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit. Jika penolakan pemberian kredit

33

seringkali terjadi, pengecekan status kredit perlu dilakukan sebelum fungsi

penjualan mengisi surat order penjualan. Untuk mempercepat pelayanan

kepada pelanggan, surat order pengiriman dikirim langsung ke fungsi

pengiriman sebelum fungsi penjualan memperoleh otorisasi kredit dari fungsi

kredit. Namun, tembusan kredit harus dikirimkan ke fungsi kredit untuk

mendapatkan persetujuan kredit dari fungsi tersebut. Dalam hal otorisasi

kredit tidak dapat diberikan, fungsi penjualan memberitahu fungsi pengiriman

untuk membatalkan pengiriman barang kepada pelanggan.

c. Fungsi Gudang


menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan,

serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.

d. Fungsi Pengiriman


menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari

fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak

ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa otorisasi yang berwenang.

Otorisasi ini dapat berupa surat order pengiriman yang telah ditandatangani

oleh fungsi penjualan, memo debit yang ditandatangani oleh fungsi penjualan,

memo debit yang ditandatangani oleh fungsi pembelian untuk barang yang

dikirimkan kembali kepada pemasok(retur pembelian), surat perintah kerja

34

dari fungsi produksi mengenai penjualan/pembuangan aktiva tetap yang sudah

tidak dipakai lagi.

e. Fungi Penagihan


membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta

menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan

oleh fungsi akuntansi.

f. Fungsi Akuntansi


mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat

serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat

laporan penjualan. Di samping itu, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk

mencatat harga pokok persediaan yang dijual kedalam kartu persediaan.

2.2.5 Dokumen yang Digunakan

Dalam sistem informasi akuntansi penjualan tentu tidak dapat terlepas dari

dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penjualan.

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penjualan

kredit menurut Mulyadi (2008: 214) :

a. Surat order pengiriman dan tembusannya b. Faktur dan tembusannya c. Rekapitulasi harga pokok penjualan d. Bukti memorial

35

Adapun penjelasan mengenai dokumen-dokumen tersebut adalah sebagai berikut :

a. Surat order pengiriman dan tembusannya.

Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses

penjualan kredit kepada pelanggan. Berbagai tembusan surat order pengiriman

terdiri dari :

1) Surat Order Pengiriman

Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang

memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis

barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera diatas dokumen

tersebut.

2) Tembusan Kredit (Credit Copy)

Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan dan

untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit.

3) Surat pengakuan (Acknowledgement Copy)

Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk

memberitahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses

pengiriman.

4) Surat Muat (Bill of Lading)

Tembusan srat ini merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti

penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkuta umum.

Surat muat ini biasanya dibuat 3 lembar, 2 lembar untuk perusahaan

angkutan umum, dan 1 lembar disimpan sementara oleh fungsi

36

pengiriman setelag ditandatangani oleh wakil perusahaan angkutan umum

tersebut.

5) Slip Pembungkus (Packing Slip)

Dokumen ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan

fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan dalam mengidentifikasi

barang-barang yang diterimanya.

6) Tembusan Gudang (Warehouse Copy)

Merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke fungsi

gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan jumlah seperti yang

tercantum didalamnya, agar menyerahkan barang tersebut ke fungsi

pengiriman, dan untuk mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang.

7) Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy)

Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan oleh fungsi

penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan. Jika fungsi

penjualan telah menerima tembusan surat order pengiriman dari fungsi

pengiriman yang merupakan bukti telah dilaksanakan pengiriman barang,

arsip pengendalian ini kemudia diambil dan dipindahkan ke arsip order

pengiriman yang telah dipenuhi. Arsip pengendalian pengiriman

merupakan sumber informasi untuk membuat laporan mengenai pesanan

pelanggan yang belum dipenuhi (order backlogs).

37

8) Arsip Index Silang (Cross-index File Copy)

Meupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipakan seara

alfabetik menurut nama pelanggan untuk memudahkan menjawab

pertanyaan-pertanyaan dari pelanggan mengenai status pesanannya.

b. Faktur dan Tembusannya

Merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya

piutang. Berbagai tembusan surat order pengiriman terdiri dari:

1) Faktur Penjualan (Customer’s Copies)

Dokumen ini merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi

penagihan kepada pelanggan. Jumlah lembar faktur penjualan yang

dikirim kepada pelanggan adalah tergantung dari pelanggan.

2) Tembusan Piutang (Account Recevable Copy)

Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh

fungsi penagih ke fungsi akuntansi sebagai dasar ubtuk mencatat piutang

dalam kartu piutang.

3) Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy)

Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagih

akuntansi sebagai dasar mencatat transaksi penjualan dalam jurnal

penjualan.

4) Tembusan Analisis (Analysis Copy)

Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirim oleh fungsi penagihan ke

fungsi akuntansi sebagai dasar untuk menghitung harga pokok penjualan

38

yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk analisis penjualan, dan untuk

perhitungan komisi wiraniaga (sales person).

5) Tembusan Wiraniaga (Salesperson Copy)

Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penagihan kepada wiraniaga untuk

memberitahu bahwa order dari pelanggan yang lewat ditangannya telah

dipenuhi sehingga memungkinkannya menghitung komisi penjualan

menjadi haknya.

c. Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang

digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama

periode akuntansi tertentu. Data yang dicantumkan dalam rekapitulasi harga

pokok penjualan berasal dari kartu persediaan. Secara periodik harga pokok

produk yang dijual selama jangka waktu tertentu dihitung dalam rekapitulasi

harga pokok penjualan dan kemudian dibuatkan dokumen sumber berupa

bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode

akuntansi tertentu.

d. Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam

jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial meupakan

dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam

periode akuntansi tertentu.

39

Berdasarkan uraian di atas dapat dilihat bahwa dokumen-dokumen tersebut

saling berhubungan satu sama lain dan saling mendukung kelancaran sistem

informasi akuntansi penjualan. Selain itu dapat memperkecil tindak penyelewengan-

penyelewengan yang mungkin terjadi.

2.2.6 Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi

penjualan kredit menurut Mulyadi (2008:218) adalah sebagai berikut :

a. Jurnal Penjualan b. Kartu Piutang c. Kartu Persediaan d. Kartu Gudang e. Jurnal Umum

Adapun penjelasan mengenai catatan-catatan tersebut adalah sebagai berikut :

a. Jurnal Penjualan

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik

secara tunai maupun kredit. Jika perusahaan menjual beberapa macam produk

dan manajemen memerlukan informasi penjualan menurut jenis produk,

dalam jurnal penjualan dapat disediakan kolom-kolom untuk mencatat

penjualan menurut jenis produk tersebut.

b. Kartu Piutang

Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi

piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya.

40

c. Kartu Persediaan

Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi

setiap jenis persediaan.

d. Kartu Gudang

Catatan akuntansi ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat

mutasi dan persediaan fisik barang yang di simpan di gudang.

e. Jurnal Umum

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang

dijual selama periode akuntansi tertentu.

Dengan melihat uraian di atas dapat diketahui bahwa catatan-catatan

akuntansi yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penjualan tersebut

memiliki fungsi yang berbeda, tetapi semuanya saling berhubungan dan mendukung

kelancaran transaksi penjualan. Dan dengan adanya catatan akuntansi tersebut dapat

memudahkan pencatatan akuntansi serta dapat menghindari adanya penyelewengan-

penyelewengan yang mungkin terjadi.

2.2.7 Jaringan Prosedur Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

Pada dasarnya setiap perusahaan memiliki prosedur sistem informasi

akuntansi penjualan yang berbeda, tergantung jenis perusahaan tersebut. Tetapi, pada

umumnya prosedur yang digunakan perusahaan adalah sama. Adapun jaringan

41

prosedur sistem informasi akuntansi penjualan yang dikemukakan oleh Mulyadi

(2008:219) :

a. Prosedur Order Penjualan b. Prosedur Persetujuan Kredit c. Prosedur Pengiriman d. Prosedur Penagihan e. Prosedur Pencatatan Piutang f. Prosedur Distribusi Penjualan g. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan

Adapun penjelasan mengenai prosedur-prosedur tersebut adalah sebagai berikut :

a. Prosedur Order Penjualaan

Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan

menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi

penjualan kemudian membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya

kepada berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan fungsi tersebut

memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli.

b. Prosedur Persetujuan Kredit

Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujan penjualan kredit

kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit.

c. Prosedur Pengiriman

Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirmkan barang kepada pembeli

sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang

diterima dari fungsi pengiriman.

d. Prosedur Penagihan

42

Dalam prosedur ini fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan

mengirimkannya kepada pembeli. Dalam metode tertantu faktur penjualan

dibuat oleh fungsi penjualan sebagai tembusan pada waktu bagian ini

membuat surat order pengiriman.

e. Prosedur Pencatatan Piutang

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke

dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan

dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang.

f. Prosedur Distribusi Penjualan

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan

menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.

g. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodic total harga

pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.

2.3 Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit

Dalam penerapan suatu sistem di suatu perusahaan sangatlah tergantung pada

kualitas pengendalian internal sistem tersebut. Pengendalian internal dalam sistem

penjualan berupa otorisasi transakasi, pengamanan terhadap aktiva dan catatan,

pemisahan fungsi atau tugas dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai.

43

2.3.1 Unsur Pengendalian Internal dalam Sistem Informasi Akuntansi

Penjualan Kredit

Seperti sistem lain, pengendalian internal sistem penjualan kredit memiliki

elemen-elemen yang mendukung tercapainya tujuan sistem tersebut. Menurut

Mulyadi (2008:220)

1. Organisasi 2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 3. Praktik yang sehat

Adapun penjelasan mengenai elemen-elemen pengendalian internal sistem penjualan

kredit tersebut adalah sebagai berikut :

1. Organisasi

a. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit.

b. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit.

c. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas.

d. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan.

Fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi

akuntansi.tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara

lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut.

2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan

menggunakan formulir surat order pengiriman.

44

b. Persetujuan pemberi kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan

membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan tembusan

surat order pengiriman).

c. Pengiriman barang kepada langganan diotorisasi oleh fungsi pengiriman

dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada

copy surat order pengiriman.

d. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang, dan

potongan penjualan berada di tangan direktur pemasaran dengan

penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut..

e. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan

membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan.

f. Pencatatan kedalam kartu piutang ke dalam jurnal penjualan, jurnal

penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan

cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan,

buku kas masuk, dan memo kredit).

g. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang

didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat.

3. Praktik yang Sehat

a. Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.

b. Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan.

45

c. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account

receivable statement) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian

catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tertentu.

d. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening

control piutang dalam buku besar.

2.4 Control Matrix

Menurut Gelinas et al. (2005:301) Control matrix adalah alat yang di desain

untuk membantu dalam menganalisa hubungan sistem flowchart yang ada dan bentuk

narasinya.

Langkah-langkah dalam menyiapkan control matrix menurut Gelinas et al.

(2005:308) adalah :

1. Specifying control goals

Review flowchart yang ada dan bentuk deskripsi narasinya agar semakin

mengerti tentang sistemnya. Identifikasi proses bisnis, sumber daya yang

relevan, inputnya, penyimpangannya (jika ada), master data yang akan

diupdate. Specifying control goals dapat dibagi menjadi tiga, yaitu :

a. Identify operations process goals :

Effectiveness goals

Efficiency goals

Security goals

46

b. Identify information process goals :

Input goals (input validity, completeness, dan accuracy)

Update goals (Update completeness, dan accuracy)

2. Recommending control plans

Daftar rekomendasi rencana pengendalian yang sesuai dengan proses yang

sedang dianalisa. Daftar harus terhubung antara operations process

dengan information processing methods.

a. Annotating “Present” control plans

Dengan meletakkan P-1, P-2, sampai dengan P-n selain penginputan

manual, simbol manual, dan komputerise proses. Dimulai dari kolom

kiri atas dari flowchart dan ikuti proses logic sekuensial dari flowchart.

b. Evaluating “Present” control plans

Dengan memberikan nomor dan nama rencana di control matrix dan

menjelaskan nature dan extent dari rencana pengendalian dalam

matrix.

c. Identify and evaluate missing control plans

1. Examining the control matrix

Analisa control matrix dan lihat apabila ada control goals yang

tidak terdapat dalam rencana pengendalian sekarang.

47

2. Evaluating the systems flowchart

Analisa sistem flowchart agar dapat menambahkan pengendalian

lain atau kekuatan untuk pengendalian.

bab ii tinjauan pustaka 2.1 internal -...

Documents