bab 4 perancangan sistem informasi …thesis.binus.ac.id/doc/bab4/2010-1-00014-aksi bab 4.1.pdf108...
TRANSCRIPT
108
BAB 4
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PENJUALAN KREDIT, PIUTANG DAN PENERIMAAN KAS
PADA PT PANCA KEMAS KRIDA MANUNGGAL
4.1 Analysis Document
4.1.1 The Task
Perancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit, piutang dan
penerimaan kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal akan dimulai dengan
deskripsi dari sistem dan penggambaran rich picture. Deskripsi dari sistem akan
menggambarkan sistem yang diusulkan dengan menggunakan FACTOR criteria dan
dan gambaran sistem dengan menggunakan Rich Picture.
4.1.1.1 Purpose
Pengembangan dari sistem informasi akuntansi penjualan kredit,
piutang dan penerimaan kas ini bertujuan untuk membantu karyawan yang
terlibat dalam transaksi–transaksi tersebut setiap hari dan juga mendukung
pencatatan dan penyediaan laporan yang terkait dengan transaksi tersebut.
Sistem ini akan membantu karyawan dalam menangani transaksi mulai dari
penerimaan pesanan dari pelanggan, pengiriman barang, retur penjualan
barang, proses penagihan piutang pelanggan sampai dengan penerimaan
pembayaran dari pelanggan. Selain itu sistem ini juga dimaksudkan untuk
meningkatkan pengendalian internal yang ada dalam perusahaan.
109
4.1.1.2 System Definition
Sistem informasi akuntansi penjualan kredit, piutang dan penerimaan
kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal dibuat secara terkomputerisasi
yang bertujuan untuk mendukung aktivitas sehari–hari perusahaan yang
berhubungan dengan penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas. Sistem ini
menggunakan beberapa PC (Personal Computer) berbasis Windows
menggunakan arsitektur Client-Server yang terhubung melalui LAN (Local
Area Network). Bahasa pemrograman pada sistem ini akan menggunakan
Microsoft Visual Basic.Net dengan menggunakan database Microsoft SQL
Server 2005. Pengembangan dari sistem ini dilakukan berdasarkan usulan
perbaikan dari permasalahan yang telah ditemukan pada aktivitas berjalan
perusahaan.
Tabel 4.1 berikut ini adalah system definition dari sistem informasi
akuntansi penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas pada PT Panca Kemas
Krida Manunggal :
Tabel 4.1 System Definition Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit, Piutang dan Penerimaan Kas Functionality Sistem yang dibangun ini diharapkan dapat mendukung
pencatatan transaksi yang berhubungan dengan kegiatan penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas dan menyajikan laporan-laporan yang akurat, dapat diandalkan dan up to date.
Application Domain
Pihak-pihak yang akan menggunakan sistem ini antara lain staff bagian kredit, staff bagian penjualan, staff bagian produksi, staff bagian penagihan, staff bagian keuangan dan staff bagian akuntansi. Mereka semua akan berinteraksi secara langsung dengan menggunakan sistem informasi akuntansi penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas.
Condition Sistem informasi akuntansi penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas ini dikembangkan untuk mengatasi masalah-masalah internal yang ditemukan dalam prosedur penjualan
110
kredit, piutang dan penerimaan kas yang sedang berjalan dalam perusahaan.
Technology Sistem ini menggunakan beberapa PC (Personal Computer) dengan spesifikasi secukupnya menggunakan sistem operasi Windows dengan menambahkan beberapa perangkat seperti printer dan fax dan terhubung melalui LAN (Local Area Network). Bahasa pemrograman yang digunakan adalah pada sistem ini adalah Visual Basic.Net dengan menggunakan database Microsoft SQL Server 2005.
Object Karyawan, Pelanggan, Barang, Surat Persetujuan Kredit, Pesanan Penjualan, Surat Jalan, Faktur Penjualan, Surat Retur Barang, Surat Penagihan, Bukti Terima Kas, Limit Kredit, Penilaian Pelanggan, Piutang dan Jurnal.
Responsibility Bertanggung jawab untuk menghasilkan dokumen-dokumen dan laporan-laporan yang berhubungan dengan penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas secara akurat dan tepat waktu.
4.1.1.3 Context
4.1.1.3.1 Problem Domain
Prosedur yang diusulkan oleh penulis terhadap sistem
informasi akuntansi penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas
pada PT Panca Kemas Krida Manunggal adalah sebagai berikut :
- Prosedur Penerimaan Pesanan :
• Bagi pelanggan baru yang ingin melakukan transaksi, Bagian
Penjualan akan mendata informasi mengenai pelanggan
tersebut.
• Bagian Penjualan akan mencatat data pelanggan tersebut ke
dalam database pelanggan.
• Apabila ingin melakukan pembelian secara kredit maka
pelanggan harus mengisi dan mengajukan Formulir
Permohonan Kredit yang diotorisasi oleh Bagian Kredit. Dari
111
Formulir Permohonan Kredit ini, Bagian Kredit akan
melakukan penilaian pelanggan berdasarkan faktor 5C
(Character, Capacity, Capital, Collateral, Condition) untuk
dapat menentukan apakah kreditnya disetujui atau tidak dan
menetapkan besarnya limit kredit.
• Kemudian, Bagian Kredit akan mengotorisasi dan menentukan
limit kredit masing-masing bagi pelanggannya sebelum
mereka dapat melakukan transaksi secara kredit.
• Pelanggan baru dapat melakukan kredit apabila permohonan
persetujuan kredit telah disetujui dan masih belum mencapai
batas limit kredit.
• Pelanggan yang ingin memesan barang akan menghubungi
Bagian Penjualan untuk menanyakan tentang jenis harga
barang tersebut serta melakukan negosiasi harga.
• Setelah terjadi kesepakatan harga, Pelanggan lalu memberikan
pesanan pembelian kepada Bagian Penjualan.
• Apabila pelanggan tersebut telah mencapai batas limit kredit,
maka Bagian Penjualan akan memberitahu kepada Bagian
Kredit kemudian Bagian Kredit akan membuat Surat
Persetujuan Kredit untuk pelanggan tersebut.
• Surat Persetujuan Kredit tersebut kemudian diotorisasi oleh
Manajer Kredit.
112
• Apabila barang dan harga telah disepakati serta Surat
Persetujuan Kredit telah diotorisasi, maka berdasarkan
pesanan pembelian yang diterima dari pelanggan, Bagian
Penjualan akan membuat Pesanan Penjualan sebanyak tiga
rangkap.
• Pesanan Penjualan rangkap satu akan diarsip oleh Bagian
Penjualan secara permanen berdasarkan nomor urut.
• Pesanan Penjualan rangkap dua akan diberikan kepada Bagian
Produksi.
• Pesanan Penjualan rangkap tiga akan diberikan kepada Bagian
Keuangan.
• Berdasarkan Pesanan Penjualan, Bagian Produksi akan
memproduksi barang sesuai dengan pesanan pelanggan.
• Setelah barang selesai diproduksi maka bagian Produksi
membuat Surat Jalan sebanyak empat rangkap dan diberikan
kepada Bagian Pengiriman beserta barang yang dipesan oleh
pelanggan.
- Prosedur Pengiriman Barang :
• Setelah menerima Surat Jalan empat rangkap dan barang dari
Bagian Produksi, Bagian Pengiriman akan mengirim barang
kepada pelanggan disertai dengan Surat Jalan tersebut.
113
• Pelanggan menerima barang dan Surat Jalan lalu
menandatangani Surat Jalan sebanyak empat rangkap.
• Surat Jalan rangkap empat akan disimpan oleh pelanggan
sebagai bukti penerimaan barang. Sedangkan Surat Jalan
rangkap 1, 2 dan 3 dikembalikan kepada Bagian Pengiriman.
• Bagian Pengiriman akan mengarsip Surat Jalan rangkap 3
secara permanen berdasarkan nomor urut.
• Surat Jalan rangkap 1 diberikan kepada Bagian Produksi.
• Surat Jalan rangkap 2 diberikan kepada Bagian Keuangan.
• Setelah menerima Surat Jalan rangkap 1 dari Bagian
Pengiriman, Bagian Produksi mengarsip Surat Jalan rangkap 2
tersebut secara permanen berdasarkan nomor urut.
• Setelah pengiriman barang, Bagian Keuangan akan mengecek
kesesuaian antara Pesanan Penjualan rangkap 3 dan Surat
Jalan rangkap 2.
• Apabila sesuai, maka bagian Keuangan akan membuat Faktur
Penjualan sebanyak 4 rangkap dan Faktur Pajak Standar
sebanyak 3 rangkap.
• Faktur Penjualan rangkap 1 diberikan kepada Bagian
Penagihan untuk melakukan penagihan barang.
• Faktur Penjualan rangkap 2 diberikan kepada pelanggan.
• Faktur Penjualan rangkap 3 diberikan kepada Bagian
Akuntansi untuk melakukan pencatatan Jurnal Penjualan
114
• Faktur Penjualan rangkap 4 diarsip oleh Bagian Keuangan
secara permanen berdasarkan nomor urut.
• Faktur Pajak Standar rangkap 1 dikirim kepada pelanggan.
• Faktur Pajak Standar rangkap 2 dan 3 diarsip sementara
dimana pada akhir bulan akan digunakan untuk membuat
Laporan Rekapitulasi Pajak.
- Prosedur Retur Penjualan :
• Pelanggan dapat melakukan retur penjualan dengan syarat
jangka waktu retur tidak lebih 10 hari dari tanggal pembelian
barang.
• Apabila pelanggan ingin melakukan retur barang, maka ia
harus membawa barang tersebut kepada bagian Penjualan
disertai dengan Surat Jalan rangkap 4 yang diterima pada saat
pengiriman barang.
• Berdasarkan Surat Jalan tersebut, bagian Penjualan akan
mengecek kondisi barang dan kesesuaian antara barang dan
Surat Jalan, kesesuaian antara tanggal penjualan dan tanggal
retur barang dan kesesuaian alasan pengembalian barang
dengan kondisi barang.
• Apabila layak untuk dilakukan retur, maka bagian Penjualan
membuat Surat Retur Barang sebanyak empat rangkap.
115
• Surat Retur Barang rangkap 1 diberikan kepada Bagian
Produksi beserta barang retur.
• Surat Retur Barang rangkap 2 diberikan kepada Bagian
Akuntansi untuk dibuat Jurnal Retur Penjualan.
• Surat Retur Barang rangkap 3 diarsip oleh Bagian Penjualan
secara permanen berdasarkan nomor urut.
• Surat Retur Barang rangkap 4 diberikan kepada Bagian
Penagihan.
- Prosedur Penagihan Piutang :
• Mendekati tanggal jatuh tempo, Bagian Penagihan membuat
Surat Penagihan berdasarkan Faktur Penjualan yang diterima
dari Bagian Keuangan dan Surat Retur Barang yang diterima
dari Bagian Penjualan. Jumlah yang harus dibayar oleh
pelanggan merupakan selisih antara jumlah yang tertera di
Faktur Penjualan dengan Surat Retur Barang.
• Pada saat melakukan penagihan, Bagian Penagihan akan
membawa Surat Penagihan, Faktur Penjualan dan Surat Retur
Barang.
116
- Prosedur Penerimaan Pembayaran :
• Setelah melakukan penagihan, maka bagian Penagihan akan
menerima pembayaran dari pelanggan baik berupa transfer
antar bank, cek maupun giro atau cash.
• Apabila pembayaran dilakukan dengan transfer, maka
pelanggan harus menyerahkan bukti transfer tersebut kepada
Bagian Penagihan. Apabila pelanggan membayar dengan giro
atau cek, pembayaran baru dianggap lunas setelah cek atau
giro tersebut telah dicairkan / diuangkan.
• Setelah menerima pembayaran dari pelanggan, maka Bagian
Penagihan akan bertukar faktur dengan menyerahkan Faktur
Penjualan rangkap 1 kepada pelanggan (telah dibubuhi tanda
lunas) dan menerima Faktur Penjualan rangkap 2 dari
pelanggan.
• Setelah itu Bagian Penagihan akan menyetorkan hasil
pembayaran tersebut ke bank dan akan mendapat bukti setoran
dari bank tersebut.
• Berdasarkan bukti setoran tersebut, Bagian Keuangan akan
membuat Bukti Terima Kas sebanyak 3 rangkap.
• Bukti Terima Kas rangkap 1 dikirim kepada pelanggan
sebagai bukti pelunasan piutang.
• Bukti Terima Kas rangkap 2 diberikan kepada Bagian
Akuntansi untuk mencatat ke dalam Jurnal Penerimaan Kas
117
• Bukti Terima Kas rangkap 3 diarsip oleh Bagian Keuangan
secara permanen berdasarkan nomot urut.
• Pada akhir bulan, Bagian Akuntansi akan mencatat Laporan
Jurnal Penjualan, Laporan Jurnal Penerimaan Kas dan
Laporan Jurnal Retur Penjualan yang akan diberikan kepada
Manajer sebagai pelaporan bulanan kegiatan operasional
perusahaan
Gambar 4.1 berikut ini adalah Rich Picture dari sistem yang
diusulkan oleh penulis:
118
Gambar 4.1 Rich Picture yang Diusulkan dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit, Piutang dan Penerimaan Kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal
119
Berikut ini adalah flowchart dari sistem yang diusulkan oleh penulis:
1. Prosedur Penerimaan Pesanan
Gambar 4.2 Flowchart Sistem Prosedur Penerimaan Pesanan Bagian Penjualan
120
Gambar 4.3 Flowchart Sistem Prosedur Penerimaan Pesanan Bagian Kredit
121
Gambar 4.4 Flowchart Sistem Prosedur Penerimaan Pesanan Bagian Produksi
122
2. Prosedur Pengiriman Barang
Gambar 4.5 Flowchart Sistem Prosedur Pengiriman Barang Bagian Pengiriman dan Bagian Produksi
123
Gambar 4.6 Flowchart Sistem Prosedur Pengiriman Barang Bagian Keuangan
124
3. Prosedur Retur Penjualan
Gambar 4.7 Flowchart Sistem Prosedur Retur Penjualan Bagian Penjualan dan Bagian Produksi
125
4. Prosedur Penagihan Piutang
Gambar 4.8 Flowchart Sistem Prosedur Penagihan Piutang Bagian Penagihan
126
5. Prosedur Penerimaan Pembayaran
Gambar 4.9 Flowchart Sistem Prosedur Penerimaan Pembayaran Bagian Penagihan
127
Bagian Keuangan
14
Entry data BTKSP
Menyimpan dan Mencetak data
BTKPiutang BTK
3
2
BTK 1
N
15
KepadaPelanggan
Bukti Setoran
Bukti Setoran
Gambar 4.10 Flowchart Sistem Prosedur Penerimaan Pembayaran Bagian Keuangan
128
Gambar 4.11 Flowchart Sistem Prosedur Penerimaan Pembayaran Bagian Akuntansi
129
4.1.1.3.2 Application Domain
Sistem informasi akuntansi penjualan kredit, piutang dan
penerimaan kas yang dibangun, diharapkan dapat membantu dan
mendukung tugas-tugas dan tanggung jawab dari Bagian Kredit
seperti membuat Surat Persetujuan Kredit, melakukan penilaian
pelanggan dan membuat Laporan Limit Kredit Pelanggan, membantu
Bagian Penjualan seperti membuat Pesanan Penjualan dan Surat
Retur Barang dan membuat laporan operasional seperti Laporan
Penjualan dan Laporan Retur Penjualan, membantu Bagian Produksi
dalam membuat Surat Jalan untuk pesanan dan pengiriman barang ke
pelanggan, membantu Bagian Keuangan dalam membuat Faktur
Penjualan, Bukti Terima Kas dan Laporan Penerimaan Kas,
membantu Bagian Penagihan dalam membuat Surat Penagihan untuk
menagih kepada pelanggan, membuat Laporan Piutang dan Laporan
Faktur Jatuh Tempo, dan membantu Bagian Akuntansi dalam
membuat Laporan Jurnal Penjualan, Jurnal Retur Penjualan, Jurnal
Penerimaan Kas, Laporan Analisis Umur Piutang dan Laporan Rekap
PPN.
4.1.2 Problem Domain
Analisa problem domain pada sistem informasi akuntansi penjualan kredit,
piutang dan penerimaan kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal melibatkan
aktivitas analisis terhadap cluster, structure dan class.
130
4.1.2.1 Cluster
Model sistem informasi akuntansi penjualan kredit, piutang dan
penerimaan kas secara keseluruhan terdiri dari beberapa cluster antara lain :
Cluster Karyawan, Cluster Pelanggan, Cluster Persetujuan Kredit, Cluster
Pemesanan, Cluster Pengiriman, Cluster Faktur, Cluster Retur, Cluster
Penagihan, Cluster Pembayaran, dan Cluster Penilaian Pelanggan.
Gambar 4.12 di bawah ini merupakan model sistem informasi
akuntansi penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas pada PT Panca Kemas
Krida Manunggal:
Gambar 4.12 Model Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit, Piutang dan Penerimaan Kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal
4.1.2.2 Structure
Pada gambar 4.13 digambarkan struktur “Karyawan” yang terkait
dengan sistem informasi akuntansi penjualan kredit, piutang dan penerimaan
kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal yang terdiri dari “Bagian
131
Kredit”, “Bagian Penjualan”, “Bagian Produksi”, “Bagian Keuangan” dan
“Bagian Penagihan”.
Gambar 4.13 Struktur “Karyawan”
Pada gambar 4.14 digambarkan struktur “Pelanggan” yang terdiri
dari “Pelanggan”, “Piutang” dan “Limit Kredit”. Hubungan yang terjadi
adalah agregasi dimana satu Pelanggan memiliki satu Piutang dan satu Limit
Kredit.
Gambar 4.14 Struktur “Pelanggan”
Pada gambar 4.15 digambarkan struktur “Persetujuan Kredit” yang
hanya terdiri dari “Surat Persetujuan Kredit”.
Gambar 4.15 Struktur “Persetujuan Kredit”
132
Pada gambar 4.16 digambarkan struktur “Pemesanan” yang terdiri
dari “Pesanan Penjualan” dan “Barang” dimana satu Pesanan Penjualan
memiliki hubungan asosiasi dengan banyak barang.
Gambar 4.16 Struktur “Pemesanan”
Pada gambar 4.17 digambarkan struktur “Pengiriman” yang hanya
terdiri dari “Surat Jalan”.
Gambar 4.17 Struktur “Pengiriman”
Pada gambar 4.18 digambarkan struktur “Faktur” yang hanya terdiri
dari “Faktur Penjualan”.
Gambar 4.18 Struktur “Faktur”
Pada gambar 4.19 digambarkan struktur “Retur” yang hanya terdiri
dari “Surat Retur Barang”.
Gambar 4.19 Struktur “Retur”
133
Pada gambar 4.20 digambarkan struktur “Penagihan” yang hanya
terdiri dari “Surat Penagihan”.
Gambar 4.20 Struktur “Penagihan”
Pada gambar 4.21 digambarkan struktur “Pembayaran” yang hanya
terdiri dari “Bukti Terima Kas”.
Gambar 4.21 Struktur “Pembayaran”
Pada gambar 4.22 digambarkan struktur “Penilaian Pelanggan” yang
hanya terdiri dari “Penilaian Pelanggan”.
Gambar 4.22 Struktur “Penilaian Pelanggan”
134
Pada gambar 4.23 di bawah ini menunjukkan Class Diagram lengkap
pada sistem informasi akuntansi penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas
pada PT Panca Kemas Krida Manunggal.
Gambar 4.23 Class Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit, Piutang dan Penerimaan Kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal
135
Hubungan antara class “Bagian Kredit” dengan “Penilaian
Pelanggan”, “Penilaian Pelanggan” dengan “Limit Kredit”, “Limit Kredit”
dengan “Pelanggan”, terjadi ketika Bagian Kredit melakukan penilaian
pelanggan dan mengubah limit kredit pelanggan.
Hubungan antara class “Bagian Kredit” dengan “Surat Persetujuan
Kredit”, “Surat Persetujuan Kredit” dengan “Pelanggan” terjadi ketika Bagian
Kredit membuat dan mengotorisasi Surat Persetujuan Kredit ketika limit
kredit pelanggan tidak mencukupi untuk melakukan pesanan.
Hubungan antara class “Bagian Penjualan” dengan class “Pesanan
Penjualan”, “Pesanan Penjualan” dengan “Pelanggan”, “Pesanan Penjualan
dengan class “Surat Persetujuan Kredit”, “Pesanan Penjualan” dengan
“Barang” terjadi ketika pelanggan memesan barang, Bagian Penjualan
menerima pesanan penjualan dari pelanggan dan membuat Pesanan Penjualan
Hubungan antara class “Bagian Produksi” dengan “Surat Jalan”,
“Surat Jalan dengan “Detail Surat Jalan”, class “Surat Jalan” dengan “Pesanan
Penjualan” terjadi ketika Bagian Produksi membuat Surat Jalan dan mengirim
barang pesanan kepada pelanggan.
Hubungan antara class “Bagian Keuangan” dengan “Faktur
Penjualan”, “Faktur Penjualan” dengan “Surat Jalan”,”Faktur Penjualan”
dengan “Piutang”, “Faktur Penjualan” dengan “Jurnal” terjadi ketika Bagian
Keuangan membuat Faktur Penjualan atas pengiriman barang kepada
pelanggan dan menambah piutang pelanggan.
Hubungan antara class “Bagian Penjualan” dengan “Surat Retur
Barang”, “Surat Retur Barang” dengan “Surat Jalan”, “Surat Retur Barang”
136
dengan “Barang”, “Surat Retur Barang” dengan “Piutang”, “Surat Retur
Barang” dengan “Jurnal” terjadi ketika Bagian Penjualan menerima retur dari
pelanggan, membuat Surat Retur Barang dan mengurangi piutang pelanggan.
Hubungan antara class “Bagian Penagihan” dengan “Surat
Penagihan”, “Surat Penagihan” dengan “Faktur Penjualan”, “Surat
Penagihan” dengan “Surat Retur Barang” terjadi ketika Bagian Penagihan
membuat Surat Penagihan dan melakukan penagihan kepada pelanggan.
Hubungan antara class ”Bagian Keuangan” dengan “Bukti Terima
Kas”, “Bukti Terima Kas” dengan “Surat Penagihan”, “Bukti Terima Kas”
dengan “Piutang”, “Bukti Terima Kas” dengan “Jurnal” terjadi ketika Bagian
Keuangan menerima pembayaran dari pelanggan, membuat Bukti Terima Kas
dan mengurangi piutang pelanggan.
4.1.2.3 Classes
Class-class yang terdapat pada sistem informasi akuntansi penjualan
kredit, piutang dan penerimaan kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal
antara lain :
• Bagian_Kredit
Class “Bagian_Kredit” merupakan kumpulan objek-objek karyawan
bagian kredit yang bekerja di perusahaan dimana atribut dari class
“Bagian_Kredit” diturunkan dari class “Karyawan”. Gambar 4.24
menggambarkan class dari “Bagian_Kredit” dan gambar 4.25
menggambarkan behavioral pattern dari class “Bagian_Kredit”.
137
+Menilai_Pelanggan()+Memberi_Persetujuan()
-Kode_Karyawan : String-Nama_Karyawan : String-Alamat : String-No_Telepon : Integer-Bagian : String-Password : String
Bagian_Kredit
Gambar 4.24 Class “Bagian_Kredit”
Gambar 4.25 Behavioral Pattern dari Class “Bagian_Kredit”
• Bagian_Penjualan
Class “Bagian_Penjualan” merupakan kumpulan objek-objek karyawan
bagian penjualan yang bekerja di perusahaan dimana atribut dari class
“Bagian_Penjualan” diturunkan dari class “Karyawan”. Gambar 4.26
menggambarkan class dari “Bagian_Penjualan” dan gambar 4.27
menggambarkan behavioral pattern dari class “Bagian_Penjualan”.
Gambar 4.26 Class “Bagian_Penjualan”
138
Gambar 4.27 Behavioral Pattern dari Class “Penjualan”
• Bagian_Produksi
Class “Bagian_Produksi” merupakan kumpulan objek-objek karyawan
bagian produksi yang bekerja di perusahaan dimana atribut dari class
“Bagian_Produksi” diturunkan dari class “Karyawan”. Gambar 4.28
menggambarkan class dari “Bagian_Produksi” dan gambar 4.29
menggambarkan behavioral pattern dari class “Bagian_Produksi”.
Gambar 4.28 Class “Bagian_Produksi”
Gambar 4.29 Behavioral Pattern dari Class “Bagian_Produksi”
139
• Bagian_Keuangan
Class “Bagian_Keuangan” merupakan kumpulan objek-objek karyawan
bagian keuangan yang bekerja di perusahaan dimana atribut dari class
“Bagian_Keuangan” diturunkan dari class “Karyawan”. Gambar 4.30
menggambarkan class dari “Bagian_Keuangan” dan gambar 4.31
menggambarkan behavioral pattern dari class “Bagian_Keuangan”.
Gambar 4.30 Class “Bagian_Keuangan”
Gambar 4.31 Behavioral Pattern dari Class “Bagian_Keuangan”
• Bagian_Penagihan
Class “Bagian_Penagihan” merupakan kumpulan objek-objek karyawan
bagian penagihan yang bekerja di perusahaan dimana atribut dari class
“Bagian_Penagihan” diturunkan dari class “Karyawan”. Gambar 4.32
menggambarkan class “Bagian_Penagihan” dan gambar 4.33
menggambarkan behavioral pattern dari class “Bagian_Penagihan”.
140
Gambar 4.32 Class “Bagian_Penagihan”
Gambar 4.33 Behavioral Pattern dari Class “Bagian_Penagihan”
• Surat_Persetujuan_Kredit
Class “Surat_Persetujuan_Kredit” merupakan kumpulan dokumen surat
persetujuan kredit yang dibuat di PT Panca Kemas Krida Manunggal.
Gambar 4.34 menggambarkan class dari “Surat_Persetujuan_Kredit” dan
gambar 4.35 menggambarkan behavioral pattern dari class
“Surat_Persetujuan_Kredit”.
Gambar 4.33 Class “Surat_Persetujuan_Kredit”
Gambar 4.34 Behavioral Pattern dari Class “Surat_Persetujuan_Kredit”
141
• Pesanan_Penjualan
Class “Pesanan_Penjualan” merupakan kumpulan dokumen pesanan
penjualan yang dibuat di PT Panca Kemas Krida Manunggal. Gambar 4.36
menggambarkan class dari “Pesanan_Penjualan” dan gambar 4.37
menggambarkan behavioral pattern dari class “Pesanan_Penjualan”.
Gambar 4.36 Class “Pesanan_Penjualan”
Gambar 4.37 Behavioral Pattern dari Class “Pesanan Penjualan”
• Surat_Jalan
Class “Surat_Jalan” merupakan kumpulan dokumen surat jalan yang
dibuat di PT Panca Kemas Krida Manunggal. Gambar 4.38
menggambarkan class “Surat_Jalan” dan gambar 4.39 menggambarkan
behavioral pattern dari class “Surat_Jalan”.
142
Gambar 4.38 Class “Surat_Jalan”
Gambar 4.39 Behavioral Pattern dari Class “Surat_Jalan”
• Faktur_Penjualan
Class “Faktur_Penjualan” merupakan kumpulan dokumen faktur
penjualan yang dibuat di PT Panca Kemas Krida Manunggal. Gambar 4.40
menggambarkan class dari “Faktur_Penjualan dan gambar 4.41
menggambarkan behavioral pattern dari class “Faktur_Penjualan”.
Gambar 4.40 Class”Faktur_Penjualan”
143
Gambar 4.41 Behavioral Pattern dari Class “Faktur_Penjualan”
• Surat_Retur_Barang
Class “Surat_Retur_Barang” merupakan kumpulan dokumen surat retur
barang yang dibuat di PT Panca Kemas Krida Manunggal. Gambar 4.42
menggambarkan class dari “Surat_Retur_Barang” dan gambar 4.43
menggambarkan behavioral pattern dari class “Surat_Retur_Barang”.
Gambar 4.42 Class “Surat_Retur_Barang”
Gambar 4.43 Behavioral Pattern dari Class “Surat_Retur_Barang”
• Surat_Penagihan
Class “Surat_Penagihan” merupakan kumpulan dokumen surat penagihan
yang dibuat di PT Panca Kemas Krida Manunggal. Gambar 4.44
menggambarkan class dari “Surat_Penagihan” dan gambar 4.45
menggambarkan behavioral pattern dari class “Surat_Penagihan”.
144
Gambar 4.44 Class “Surat_Penagihan”
Gambar 4.45 Behavioral Pattern dari Class “Surat_Penagihan”
• Bukti_Terima_Kas
Class “Bukti_Terima_Kas” merupakan kumpulan dokumen-dokumen
bukti terima kas yang dibuat di PT Panca Kemas Krida Manunggal.
Gambar 4.46 menggambarkan class dari “Bukti_Terima_Kas” dan gambar
4.47 menggambarkan behavioral pattern dari class “Bukti_Terima_Kas”.
Gambar 4.46 Class “Bukti_Terima_Kas”
Gambar 4.47 Behavioral Pattern dari Class “Bukti_Terima_Kas”
145
• Pelanggan
Class “Pelanggan” merupakan kumpulan pelanggan yang terdaftar pada
PT Panca Kemas Krida Manunggal. Gambar 4.48 menggambarkan class
dari “Pelanggan” dan gambar 4.49 menggambarkan behavioral pattern
dari class “Pelanggan”.
Gambar 4.48 Class “Pelanggan”
Gambar 4.49 Behavioral Pattern dari Class “Pelanggan”
• Penilaian_Pelanggan
Class “Penilaian_Pelanggan” merupakan kumpulan penilaian pelanggan
yang dilakukan oleh Bagian Kredit kepada pelanggan setiap periode
tertentu. Gambar 4.50 menggambarkan class dari “Penilaian_Pelanggan”
146
dan gambar 4.51 menggambarkan behavioral pattern dari class
“Penilaian_Pelanggan”.
Gambar 4.50 Class “Penilaian_Pelanggan”
/ Menilai_Pelanggan,Active
/ Menilai_Pelanggan
Gambar 4.51 Behavioral Pattern dari Class “Penilaian_Pelanggan”
• Limit_Kredit
Class “Limit_Kredit” merupakan kumpulan limit kredit yang dimiliki oleh
pelanggan dalam melakukan transaksi kredit. Gambar 4.52
menggambarkan class dari “Limit_Kredit” dan Gambar 4.53
menggambarkan behavioral pattern dari class “Limit_Kredit”.
Gambar 4.52 Class “Limit_Kredit”
Gambar 4.53 Behavioral Pattern dari Class “Limit_Kredit”
147
• Piutang
Class “Piutang” merupakan kumpulan objek-objek piutang yang dimiliki
oleh masing-masing pelanggan di PT Panca Kemas Krida Manunggal.
Gambar 4.54 menggambarkan class dari “Piutang” dan gambar 4.55
behavioral pattern dari class “Piutang”.
Gambar 4.54 Class “Piutang”
Gambar 4.55 Behavioral Pattern dari Class “Piutang”
• Barang
Class “Barang” merupakan kumpulan objek barang yang terdapat di PT
Panca Kemas Krida Manunggal. Gambar 4.56 menggambarkan Class
“Barang” dan gambar 4.57 menggambarkan behavioral pattern dari class
“Barang”.
148
Gambar 4.56 Class “Barang”
Gambar 4.57 Behavioral Pattern dari Class “Barang”
• Jurnal
Class “Jurnal” merupakan kumpulan jurnal yang dibuat di PT Panca
Kemas Krida Manunggal. Gambar 4.58 menggambarkan class dari
“Jurnal” dan Gambar 4.59 menggambarkan behavioral pattern dari class
“Jurnal”.
Gambar 4.58 Class “Jurnal”
149
Gambar 4.59 Behavioral Pattern dari Class “Jurnal”
150
4.1.2.4 Events
Tabel 4.2 di bawah ini merupakan event table dari sistem informasi akuntansi
penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas pada PT Panca Kemas Krida
Manunggal :
Tabel 4.2 Event Table Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit, Piutang dan Penerimaan Kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal
Event
Men
dafta
r_Pe
lang
gan
Men
ilai_
Pela
ngga
n
Mem
beri_
Pers
etuj
uan
Men
erim
a_Pe
sana
n
Men
girim
_Bar
ang
Men
girim
_Fak
tur
Mer
etur
_Bar
ang
Men
agih
_Pel
angg
an
Men
erim
a_Pe
mba
yara
n
Bagian_Kredit * *
Bagian_Penjualan * * Bagian_Produksi * Bagian_Keuangan * * Bagian_Penagihan * Penilaian_Pelanggan *
Limit_Kredit * Pelanggan + * * * * Barang * * Piutang * * * Surat_Persetujuan_Kredit + Pesanan_Penjualan + + Surat_Jalan + + + Surat_Retur_Barang + + Faktur_Penjualan + +
Surat_Penagihan + +
Bukti_Terima_Kas +
Jurnal * * *
151
4.1.3 Application Domain
4.1.3.1 Usage
4.1.3.1.1 Overview
Terdapat enam aktor dalam sistem informasi akuntansi
penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas pada PT Panca Kemas
Krida Manunggal antara lain karyawan bagian Kredit, karyawan
bagian Penjualan, karyawan bagian Produksi, karyawan bagian
Keuangan, karyawan bagian Penagihan dan karyawan bagian
Akuntansi. Tabel 4.3 di bawah menunjukkan hubungan antara actor
dan usecase yang disajikan dalam actor table.
152
Usecase
Actor
Bag
ian_
Kre
dit
Bag
ian_
Penj
uala
n
Bag
ian_
Prod
uksi
Bag
ian_
Keu
anga
n
Bag
ian_
Pena
giha
n
Bag
ian_
Aku
ntan
si
Mendaftar_Pelanggan_Baru v Mendaftar_Barang_Baru v Menilai_Pelanggan_Baru v Menyetujui_Pengajuan_Kredit v Membuat_Pesanan_Penjualan v Membuat_Surat_Jalan v Membuat_Faktur_Penjualan v Membuat_Surat_Retur v Membuat_Surat_Penagihan v Membuat_Bukti_Terima_Kas v Membuat_Laporan_Penjualan v Membuat_Laporan_Retur_Penjualan v Membuat_Laporan_Penerimaan_Kas v Membuat_Laporan_Piutang v Membuat_Laporan_Limit_Kredit_Pelanggan v Membuat_Laporan_Analisa_Umur_Piutang v Membuat_Laporan_Faktur_Belum_Lunas v Membuat_Laporan_Jurnal_Penjualan v Membuat_Laporan_Jurnal_Retur_Penjualan v Membuat_Laporan_Jurnal_Penerimaan_Kas v Membuat_Laporan_Rekap_PPN v Menilai_Pelanggan_Lama v
Tabel 4.3 Actor Table Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit, Piutang dan Penerimaan Kas
153
4.1.3.1.2 Actors
Aktor yang terdapat dalam sistem informasi penjualan
kredit, piutang dan penerimaan kas pada PT Panca Kemas Krida
Manunggal dapat dispesifikasikan sebagai berikut :
Tabel 4.4 Spesifikasi Aktor “Bagian_Penjualan” Bagian_Penjualan
Tujuan Karyawan bagian penjualan memiliki tanggung jawab dalam menerima dan mendata pelanggan baru, membuat pesanan penjualan serta meningkatkan penjualan perusahaan, menerima retur barang dan membuat Surat Retur Barang. Serta pada akhir bulan, karyawan bagian penjualan akan membuat laporan penjualan dan laporan retur penjualan yang ditujukan kepada pihak manajemen.
Karakteristik Karyawan bagian penjualan harus memiliki pengalaman dan kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik kepada pelanggan serta memiliki ketelitian yang tinggi dalam menangani pesanan dari pelanggan.
Contoh Karyawan bagian Penjualan “A” merupakan karyawan tetap perusahaan dan melakukan berbagai tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya seperti membuat Pesanan Penjualan, membuat Surat Retur Barang, membuat Laporan Penjualan dan membuat Laporan Retur Penjualan.
Tabel 4.5 Spesifikasi Aktor “Bagian_Kredit” Bagian_Kredit
Tujuan Karyawan bagian kredit memiliki tanggung jawab dalam melakukan penyetujuan pengajuan kredit pelanggan dalam melakukan pemesanan dan melakukan penilaian pelanggan baru maupun lama untuk menentukan limit kredit yang dapat dimiliki oleh pelanggan serta membuat laporan limit kredit pelanggan yang ditujukan kepada pihak manajemen.
Karakteristik Karyawan bagian kredit harus memiliki ketelitian dan pengalaman dalam mengelola kredit pelanggan serta memiliki kemampuan dalam menilai pelanggan untuk menentukan limit kredit pelanggan
154
Contoh Karyawan bagian Kredit “B” merupakan karyawan tetap perusahaan dan melakukan berbagai tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya seperti membuat Surat Persetujuan Kredit dan membuat Laporan Limit Kredit
Tabel 4.6 Spesifikasi Aktor “Bagian_Produksi”
Bagian_Produksi Tujuan Karyawan bagian produksi memiliki tanggung jawab
dalam melakukan produksi barang dan membuat surat jalan untuk mengirimkan pesanan kepada pelanggan.
Karakteristik Karyawan bagian produksi harus memiliki ketelitian yang tinggi dalam melakukan produksi atas pesanan pelanggan dan pengecekan barang yang akan dikirim kepada pelanggan.
Contoh Karyawan bagian produksi “C”merupakan karyawan tetap perusahaan dan melakukan berbagai tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya seperti membuat Surat Jalan
Tabel 4.7 Spesifikasi Aktor “Bagian_Keuangan”
Bagian_Keuangan Tujuan Karyawan bagian Keuangan memiliki tanggung
jawab dalam pengelolaan keuangan perusahaan meliputi penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan. Mereka juga bertanggung jawab dalam membuat Faktur Penjualan dan Bukti Terima Kas serta membuat Laporan Penerimaan Kas yang ditujukan kepada pihak manajemen.
Karakteristik Karyawan bagian keuangan harus memiliki pengalaman yang memadai dalam mengelola keuangan suatu perusahaan serta memiliki ketelitian yang tinggi untuk menerima pembayaran dari pelanggan.
Contoh Karyawan bagian keuangan “D” merupakan karyawan tetap perusahaan dan melakukan berbagai tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya seperti membuat Faktur Penjualan, membuat Surat Retur Barang dan membuat Laporan Penerimaan Kas
155
Tabel 4.8 Spesifikasi Aktor “Bagian_Penagihan” Bagian_Penagihan
Tujuan Karyawan bagian Penagihan memiliki tanggung jawab dalam menagih setiap piutang pelanggan yang hampir jatuh tempo serta membuat surat penagihan membuat laporan piutang pelanggan dan laporan faktur jatuh tempo yang ditujukan kepada pihak manajemen.
Karakteristik Karyawan bagian penagihan harus memiliki pengalaman yang cukup dalam melakukan penagihan kepada pelanggan khususnya yang sering telat melunasi tagihannya dan mempunyai ketelitian dalam menerima pembayaran dari pelanggan
Contoh Karyawan bagian penagihan “E” merupakan karyawan tetap perusahaan dan melakukan berbagai tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya seperti membuat Surat Penagihan, membuat Laporan Piutang dan Laporan Faktur Jatuh Tempo
Tabel 4.9 Spesifikasi Aktor “Bagian_Akuntansi”
Bagian_Akuntansi Tujuan Karyawan bagian Akuntansi memiliki tanggung
jawab dalam melakukan pencatatan transaksi perusahaan dan membuat laporan jurnal penjualan, laporan jurnal retur penjualan, laporan jurnal penerimaan kas, laporan analisis umur piutang dan laporan rekap PPN.
Karakteristik Karyawan bagian akuntansi harus memiliki pengalaman yang cukup dalam bidang akuntansi dan memiliki ketelitian yang tinggi dalam pencatatan transaksi keuangan perusahaan dan membuat laporan bulanan perusahaan.
Contoh Karyawan bagian akuntansi “F” merupakan karyawan tetap perusahaan dan melakukan berbagai tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya seperti membuat Laporan Jurnal Penjualan, Laporan Jurnal Retur Penjualan, Laporan Jurnal Penerimaan Kas, Laporan Analisis Umur Piutang dan Laporan Rekap PPN
156
4.1.3.1.3 Use Case
Gambar 4.59 di bawah ini menunjukkan usecase diagram dari sistem
informasi akuntansi penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas
pada PT Panca Kemas Krida Manunggal
157
Gambar 4.60 Use Case Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit, Piutang dan Penerimaan Kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal
158
Berikut ini adalah Usecase Specification dari masing-
masing usecase pada sistem informasi akuntansi penjualan kredit,
piutang dan penerimaan kas pada PT Panca Kemas Krida
Manunggal:
Tabel 4.10 Usecase Specification “Mendaftar Pelanggan Baru” Mendaftar Pelanggan Baru
Usecase Usecase ini dilakukan oleh Bagian Penjualan dan menjelaskan proses pendaftaran pelanggan baru. Dimulai ketika ada pelanggan baru yang ingin melakukan transaksi ke perusahaan. Maka Bagian Penjualan akan langsung mencatat data pelanggan baru tersebut . Setelah semua data valid maka bagian penjualan akan menyimpannya ke dalam sistem.
Objects Pelanggan, Karyawan
Function Create(), get_data_pelanggan(), add_pelanggan(), save()
Tabel 4.11 Usecase Specification “Mendaftar Barang Baru” Mendaftar Barang Baru
Usecase Usecase ini dilakukan oleh Bagian Penjualan dan menjelaskan proses pencatatan barang baru. Dimulai ketika ada barang jenis baru yang ingin dipesan oleh pelanggan. Maka Bagian Penjualan akan mencatat barang baru tersebut. Setelah semua data valid maka bagian penjualan akan menyimpannya ke dalam sistem.
Objects Barang, Karyawan
Function Create(), get_data_barang(), add_barang(), save()
159
Tabel 4.12 Usecase Specification “Menilai Pelanggan Baru” Menilai Pelanggan Baru
Usecase Usecase ini dilakukan oleh Bagian Kredit dan menjelaskan proses dalam melakukan penilaian pelanggan yang ingin melakukan transaksi kredit. Bagian Kredit akan memasukkan Kode Pelanggan dan memunculkan data pelanggan. Lalu bagian Kredit akan memasukkan point-point berdasarkan 5C yaitu Character, Capital, Capacity, Condition dan Collateral. Setelah menghitung point tersebut, maka limit kredit pelanggan akan muncul secara otomatis. Lalu bagian kredit akan menyimpana data tersebut ke dalam sistem.
Objects Karyawan, Penilaian Pelanggan, Pelanggan, Limit Kredit
Function Create(), get_data_pelanggan(), hitung_total_point(), Save()
Tabel 4.13 Usecase Specification “Menyetujui Pengajuan Kredit” Menyetujui Pengajuan Kredit
Usecase Usecase ini dilakukan oleh Bagian Kredit dan menjelaskan proses dari menyetujui kredit pelanggan. Apabila pelanggan ingin memesan barang, namun telah melebihi batas limit kreditnya, maka Bagian Kredit akan membuat dan mengotorisasi surat persetujuan kredit untuk menambah limit kredit pelanggan tersebut. Bagian kredit akan memasukkan limit kredit yang dimohon oleh pelanggan. Setelah semua data valid, maka bagian kredit akan menyimpan data tersebut ke dalam sistem dan mencetaknya.
Objects Karyawan, Surat Persetujuan Kredit, Pelanggan, Limit Kredit, Piutang
Function Create(), get_data_pelanggan(), get_data_limit_kredit(), save(), print()
160
Tabel 4.14 Usecase Specification “Membuat Pesanan Penjualan” Membuat Pesanan Penjualan
Usecase Usecase ini dilakukan oleh Bagian Penjualan dan menjelaskan proses mencatat pesanan pelanggan. Dimulai ketika ada pelanggan yang ingin melakukan pesanan barang dan bagian penjualanmenerima Purchase Order dari pelanggan. Maka Bagian Penjualan akan memasukkan data pelanggan dan Nomor PO Pelanggan lalu memasukkan data barang yang diinginkan, kemudian Bagian Penjualan akan menyimpan data Pesanan Penjualan ke dalam sistem dan mencetaknya. Bagian Penjualan juga dapat melihat data dari pesanan penjualan yang pernah dibuat sebelumnya.
Objects Pelanggan, Barang, Karyawan, Pesanan Penjualan, Detail Pesanan Penjualan, Piutang, Limit Kredit
Function Create(), get_data_pelanggan(), get_data_barang(), add_grid_pesanan(), hitung_total_pesanan(), save(), print()
Tabel 4.15 Usecase Specification “Membuat Surat Jalan” Membuat Surat Jalan
Usecase Usecase ini dilakukan oleh Bagian Produksi dan menjelaskan proses pencatatan Surat Jalan. Dimulai ketika Bagian Produksi menerima Pesanan Penjualan dari Bagian Penjualan. Bagian Produksi akan memasukkan Kode Pesanan Penjualan ke dalam sistem dan memunculkan data pesanan pelanggan tersebut lalu memasukkan data tentang pengiriman barang seperti nomor kendaraan dan nama pengirimnya. Selanjutnya Bagian Produksi akan menyiapkan barang dan menyimpan data tersebut ke dalam sistem dan mencetaknya. Bagian Produksi juga dapat melihat data dari pesanan penjualan yang pernah dibuat sebelumnya.
Objects Karyawan, Surat Jalan, Pesanan Penjualan, Pelanggan, Detail_PP, Detail_SJ
Function Create(), get_data_pp(), get_data_barang(), hitung_kuantitas(), save(), print()
161
Tabel 4.16 Usecase Specification “Membuat Faktur Penjualan” Membuat Faktur Penjualan
Usecase Usecase ini dilakukan oleh Bagian Keuangan dan menjelaskan proses pencatatan Faktur Penjualan. Dimulai ketika Bagian Keuangan menerima Surat Jalan dari Bagian Produksi. Lalu Bagian Keuangan akan memasukkan Kode Surat Jalan dan memunculkan data barang yang dikirim di Surat Jalan tersebut. Lalu Bagian Keuangan akan memasukkan tanggal jatuh tempo dari faktur penjualan, kemudian menyimpannya ke dalam sistem dan mencetaknya. Bagian Keuangan juga dapat melihat data dari faktur penjualan yang pernah dibuat sebelumnya.
Objects Karyawan, Pelanggan, Faktur Penjualan, Surat Jalan, Detail Surat Jalan, Detail Faktur Penjualan, Pesanan Penjualan, Piutang
Function Create(), get_data_sj(), get_data_barang(), hitung_total_faktur(), save(), print()
Tabel 4.17 Usecase Specification “Membuat Surat Retur Barang” Membuat Surat Retur Barang
Usecase Usecase ini dilakukan oleh Bagian Penjualan dan menjelaskan proses pencatatan Surat Retur Barang. Dimulai ketika Bagian Penjualan menerima retur barang cacat atau rusak dari pelanggan dan memasukkan Kode Surat Jalan yang dibawa oleh pelanggan. Lalu Bagian Penjualan akan memeriksa kondisi barang apakah sesuai dengan yang ada di Surat Jalan atau tidak. Jika sesuai, Bagian Penjualan akan mencatat data barang retur ke dalam Surat Retur Barang, mencatat alasan retur, lalu menyimpan data tersebut ke dalam sistem dan kemudian mencetaknya. Bagian Penjualan juga dapat melihat data dari surat retur barang yang pernah dibuat sebelumnya.
Objects Karyawan, Pelanggan, Surat Jalan, Surat Retur Barang, Detail Surat Jalan, Detail Surat Retur Barang, Piutang, Barang, Pesanan Penjualan
Function Create(), get_data_sj(), add_grid_retur(), hitung_total_retur(), save(), print()
162
Tabel 4.18 Usecase Specification “Membuat Surat Penagihan” Membuat Surat Penagihan
Usecase Usecase ini dibuat oleh Bagian Penagihan dan menjelaskan tentang proses pencatatan Surat Penagihan. Dimulai ketika Bagian Penagihan menerima Faktur Penjualan dsan Surat Retur Barang (jika ada retur). Bagian Penagihan akan memasukkan kode Faktur Penjualan dan memunculkan data dari faktur dan retur barang (jika ada retur). Total tagihan seluruhnya akan dihitung secara otomatis. Kemudian Bagian Penagihan akan menyimpan ke dalam sistem dan mencetaknya. Bagian Penagihan juga dapat melihat data dari surat penagihan yang pernah dibuat sebelumnya.
Objects Karyawan, Pelanggan, Surat Penagihan, Faktur Penjualan, Surat Retur Barang, Surat Jalan, Pesanan Penjualan
Function Create(), get_data_fp(), get_data_srb(), hitung_total_tagihan(), save(), print()
Tabel 4.19 Usecase Specification “Membuat Bukti Terima Kas” Membuat Bukti Terima Kas
Usecase Usecase ini dibuat oleh Bagian Keuangan dan menjelaskan tentang proses pencatatan Bukti Terima Kas. Dimulai ketika Bagian Keuangan menerima pembayaran pelanggan dan Surat Penagihan dari Bagian Penagihan. Bagian Penagihan selanjutnya akan memasukkan kode Surat Penagihan dan memunculkan data tentang jumlah tagihan pelanggan. Kemudian Bagian Keuangan akan menginput data tentang pembayaran beserta bank nya. Setelah itu Bagian Keuangan akan menyimpan ke dalam sistem dan mencetaknya. Bagian keuangan juga dapat melihat data dari bukti terima kas yang pernah dibuat sebelumnya.
Objects Karyawan, Bukti Terima Kas, Surat_Penagihan, Faktur Penjualan, Surat Jalan, Pesanan Penjualan, Pelanggan, Piutang
Function Create(), Get_data_sp(), save(), print()
163
Tabel 4.20 Usecase Specification “Membuat Laporan Penjualan”
Membuat Laporan Penjualan Usecase Usecase ini dilakukan oleh bagian Penjualan dan
menjelaskan tentang proses dari mencetak Laporan Penjualan. Bagian Penjualan memasukkan tanggal periode awal dan akhir serta memilih apakah ingin mencetak laporan penjualan per transaksi atau per barang. Lalu sistem akan secara otomatis mencetak Laporan Penjualan yang sesuai dengan tanggal tersebut.
Objects Karyawan, Faktur Penjualan, Surat Jalan, Pesanan Penjualan, Pelanggan, Barang, Detail Faktur Penjualan,
Function Create(), get_data_fp(), get_data_pelanggan(), hitung_total_jual(), print()
Tabel 4.21 Usecase Specification “Membuat Laporan Retur Penjualan”
Membuat Laporan Retur Penjualan Usecase Usecase ini dilakukan oleh Bagian Penjualan dan
menjelaskan tentang proses dari mencetak Laporan Retur Penjualan. Bagian Penjualan memasukkan tanggal periode awal dan akhir serta memilih apakah ingin mencetak laporan retur penjualan per transaksi atau per barang. Lalu sistem akan secara otomatis mencetak Laporan Retur Penjualan yang sesuai dengan tanggal tersebut.
Objects Karyawan, Surat Retur Barang, Surat Jalan, Pesanan Penjualan, Pelanggan, Detail Surat Retur Barang, Barang
Function Create(), get_data_srb(), get_data_pelanggan(), hitung_total_retur(), print()
164
Tabel 4.22 Usecase Specification “Membuat Laporan Penerimaan Kas”
Membuat Laporan Penerimaan Kas Usecase Usecase ini dilakukan oleh Bagian Keuangan dan
menjelaskan tentang proses dari mencetak Laporan Penerimaan Kas. Bagian Keuangan akan memasukkan tanggal periode awal dan akhir lalu sistem akan secara otomatis mencetak Laporan Penerimaan Kas yang sesuai dengan tanggal tersebut.
Objects Karyawan, Bukti Terima Kas, Surat Penagihan, Faktur Penjualan, Surat Jalan, Pesanan Penjualan, Pelanggan,
Function Create(0, get_data_btk(), get_data_pelanggan(), hitung_total_terima(), print()
Tabel 4.23 Usecase Specification “Membuat Laporan Piutang” Membuat Laporan Piutang
Usecase Usecase ini dilakukan oleh Bagian Penagihan dan menjelaskan tentang proses dari mencetak Laporan Piutang. Sistem akan secara otomatis menghitung total seluruh piutang pelanggan dan mencetak laporan tersebut.
Objects Karyawan, Pelanggan, Piutang, Faktur Penjualan
Function Create(), get_data_pelanggan(), hitung_total_piutang(), print()
Tabel 4.24 Usecase Specification “Membuat Laporan Limit Kredit Pelanggan”
Membuat Laporan Limit Kredit Pelanggan Usecase Usecase ini dilakukan oleh Bagian Kredit dan
menjelaskan tentang proses dari mencetak Laporan Limit Kredit Pelanggan. Sistem akan secara otomatis menampilkan limit kredit lama maupun limit kredit baru dari seluruh pelanggan dan mencetak laporan tersebut.
Objects Karyawan, Pelanggan, Limit Kredit Function Create(), get_data_pelanggan(), get_limit_kredit(),
print()
165
Tabel 4.25 Usecase Specification “Membuat Laporan Analisa Umur Piutang”
Membuat Laporan Analisa Umur Piutang Usecase Usecase ini dilakukan oleh Bagian Akuntansi dan
menjelaskan tentang proses dari mencetak Lapora Analisa Umur Piutang. Bagian Akuntansi akan memasukkan tanggal awal dan akhir laporan dan sistem akan mencetak Laporan Analisa Umur Piutang dari tanggal tersebut.
Objects Karyawan, Faktur Penjualan, Pelanggan
Function Create(), get_data_fp(), get_data_pelanggan(), hitung_piutang_jatuh_tempo(), print()
Tabel 4.26 Usecase Specification “Membuat Laporan Faktur Jatuh Tempo”
Membuat Laporan Faktur Jatuh Tempo Usecase Usecase ini dibuat oleh Bagian Penagihan dan
menjelaskan tentang proses dari mencetak laporan faktur penjualan yang sudah jatuh tempo dari pelanggan. Bagian penagihan akan memasukkan periode awal dan akhir dari faktur penjualan dan sistem akan mencetak Laporan dari Faktur yang jatuh tempo
Objects Karyawan, Pelanggan, Faktur_Penjualan
Function Create(), get_data_fp(), get_data_pelanggan(), hitung_total_fp(), print()
Tabel 4.27 Usecase Specification “Membuat Laporan Jurnal Penjualan”
Membuat Laporan Jurnal Penjualan Usecase Usecase ini dilakukan oleh Bagian Akuntansi dan
menjelaskan proses dari mencetak Laporan Jurnal Penjualan. Bagian Akuntansi akan memasukkan tanggal awal dan akhir dari laporan tersebut. Lalu sistem akan secara otomatis menampilkan Laporan Jurnal Penjualan tersebut dan mencetaknya
Objects Karyawan, Jurnal, Faktur Penjualan Function Create(), get_data_jurnal(), get_data_fp(), print()
166
Tabel 4.28 Usecase Specification “Membuat Laporan Jurnal Retur Penjualan”
Membuat Laporan Jurnal Retur Penjualan Usecase Usecase ini dilakukan oleh Bagian Akuntansi dan
menjelaskan proses dari mencetak Laporan Jurnal Retur Penjualan. Bagian Akuntansi akan memasukkan tanggal awal dan akhir dari laporan tersebut. Lalu sistem akan secara otomatis menampilkan Laporan Jurnal Retur Penjualan tersebut dan mencetaknya
Objects Karyawan, Jurnal, Surat Retur Barang,
Function Create(), get_data_jurnal(), get_data_srb(), print()
Tabel 4.29 Usecase Specification “Membuat Laporan Jurnal Penerimaan Kas”
Membuat Laporan Jurnal Penerimaan Kas Usecase Usecase ini dilakukan oleh Bagian Akuntansi dan
menjelaskan proses dari mencetak Laporan Penerimaan Kas. Bagian Akuntansi akan memasukkan tanggal awal dan akhir dari laporan tersebut. Lalu sistem akan secara otomatis menampilkan Laporan Jurnal Penerimaan Kas tersebut dan mencetaknya
Objects Karyawan, Jurnal, Bukti Terima Kas
Function Create(), get_data_jurnal(), get_data_btk(), print()
Tabel 4.30 Usecase Specification “Membuat Laporan Rekap PPN” Membuat Laporan Jurnal Penjualan
Usecase Usecase ini dilakukan oleh Bagian Akuntansi dan menjelaskan proses dari mencetak Laporan Rekap PPN. Bagian Akuntansi akan memasukkan tanggal awal dan akhir dari laporan tersebut. Lalu sistem akan secara otomatis menampilkan Laporan Rekap PPN tersebut dan mencetaknya
Objects Karyawan, Faktur Penjualan Function Create(), get_data_fp(), get_data_pelanggan(),
hitung_total_ppn(), print()
167
Tabel 4.31 Usecase Specification “Menilai Pelanggan Lama” Menilai Pelanggan Lama
Usecase Usecase ini dilakukan oleh Bagian Kredit dan menjelaskan tentang proses penilaian terhadap pelanggan lama untuk menentukan limit kredit mereka. Bagian kredit akan menilai pelanggan dari sisi history penjualan, retur, piutang serta lama pelanggan tersebut terdaftar di perusahaan yang nantinya akan digunakan untuk penentuan limit kredit pelanggan.
Objects Karyawan, Pelanggan, Faktur_Penjualan, Surat_Retur_Barang, Bukti_Terima_Kas, Piutang, Penilaian_Pelanggan, Limit_Kredit
Function Create(), get_data_pelanggan(), get_data_fp(), get_data_srb(), hitung_total_point(), print()
168
Berikut ini adalah sequence diagram dari masing-masing usecase
dari sistem informasi akuntansi penjualan kredit, piutang dan
penerimaan kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal:
Gambar 4.61 Sequence Diagram untuk Usecase “Mendaftar Pelanggan Baru”
169
Gambar 4.62 Referensi Sequence Diagram “Add Pelanggan”
170
Gambar 4.63 Referensi Sequence Diagram “Edit Pelanggan”
171
Gambar 4.64 Sequence Diagram untuk Usecase “Mendaftar Barang Baru”
172
Klik_Save()
Bagian Penjualan
Windows Master Barang
Input_Data_Barang()
Barang
ALT
add_new_barang()
Klik_Cancel()
get_data_pelanggan()
Result()
Generate_Code_Barang()
Klik_Get()
Gambar 4.65 Referensi Sequence Diagram “Add Barang”
173
Gambar 4.66 Referensi Sequence Diagram “Edit Barang”
174
Gambar 4.67 Sequence Diagram untuk Usecase “Menilai Pelanggan Baru”
175
Gambar 4.68 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Surat Persetujuan Kredit”
176
Gambar 4.69 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Pesanan Penjualan”
177
Gambar 4.70 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Surat Jalan”
178
Gambar 4.71 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Faktur Penjualan”
179
Gambar 4.72 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Surat Retur Barang”
180
Gambar 4.73 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Surat Penagihan”
181
Gambar 4.74 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Bukti Terima Kas”
182
Gambar 4.75 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Laporan Penjualan”
183
Gambar 4.76 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Laporan Retur Penjualan”
184
Gambar 4.77 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Laporan Penerimaan Kas”
185
Gambar 4.78 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Laporan Piutang”
186
Gambar 4.79 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Laporan Limit Kredit”
187
Gambar 4.80 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Laporan Analisa Umur Piutang”
188
Gambar 4.81 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Laporan Faktur Jatuh Tempo”
189
Gambar 4.82 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Laporan Jurnal Penjualan”
190
Gambar 4.83 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Laporan Jurnal Retur Penjualan”
191
Gambar 4.84 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Laporan Jurnal Penerimaan Kas”
192
Gambar 4.85 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Laporan Rekap PPN”
193
Gambar 4.86 Sequence Diagram untuk Usecase “Menilai Pelanggan Lama”
194
4.1.3.2 Function List
Tabel 4.32 berikut ini merupakan daftar function list dari sistem informasi
penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas pada PT Panca Kemas Krida
Manunggal:
Tabel 4.32 Function List Sistem Informasi Penjualan Kredit, Piutang dan Penerimaan Kas
Function Complexity Type Get() Add() Edit() Remove() Get_last_record() Generate() Go_to() Add_Grid() Remove_Grid() Hitung_total_point_pelanggan_baru() Hitung_limit_kredit() Hitung_sisa_limit_kredit() Hitung_kuantitas_barang() Hitung_total_faktur() Hitung_total_retur() Hitung_total_tagihan() Hitung_total_lappenjualan() Hitung_total_lapretur() Hitung_total_terima_kas() Hitung_total_piutang() Hitung_total_ppn() Hitung_analisis_umur_piutang() Hitung_total_point_pelanggan_lama() Save() Clear() Print()
Simple Simple Simple Simple Simple Simple Simple Simple Simple Medium Medium Medium Medium Complex Medium Medium Medium Medium Medium Medium Medium Complex Complex Medium Simple Medium
Read Update Update Update Read Update Read Update Update Compute Compute Compute Compute Compute Compute Compute Compute Compute Compute Compute Compute Compute Compute Update Update Read
195
4.1.3.3 User Interface
Berikut adalah gambaran User Interface Sistem Informasi Akuntansi
Penjualan, Piutang dan Penerimaan Kas PT Panca Kemas Krida Manunggal :
4.1.3.3.1 Dialogue Style
Untuk setiap user interface memiliki windows yang mewakili
setiap class-class yang penting dan windows-windows tersebut
berperan penting dalam proses penjualan kredit, piutang dan
penerimaan kas di PT Panca Kemas Krida Manunggal. Selain itu,
windows terkait juga menyediakan fasilitas pencetakan yang dapat
mencetak laporan-laporan yang dapat digunakan oleh pihak-pihak
yang terkait untuk menjalankan tugasnya dan memberikan informasi
yang diperlukan bagi manajemen. Untuk lebih jelasnya, daftar user
interface dan pencetakannya dapat dilihat pada tabel 4.33 di bawah:
Tabel 4.33 Dialogue Style User Interface Windows Print Out
Login Menu Utama File
• Change Password • Log Out • Exit
Master • Pelanggan • Barang
Credit • Tambah Surat Persetujuan
Kredit • Penilaian Pelanggan Baru • Penilaian Pelanggan Lama • Print Laporan Limit Kredit
Pelanggan
Surat Persetujuan Kredit Laporan Limit Kredit Pelanggan
196
Sales • Tambah Pesanan Penjualan • View Pesanan Penjualan • Tambah Surat Retur Barang • View Surat Retur Barang • Print Laporan Penjualan • Print Laporan Retur
Penjualan
Pesanan Penjualan Surat Retur Barang Laporan Penjualan Laporan Retur Penjualan
Production • Tambah Surat Jalan • View Surat Jalan • View Pesanan Penjualan
Surat Jalan
Finance • Tambah Faktur Penjualan • View Faktur Penjualan • Tambah Bukti Terima Kas • View Bukti Terima Kas • Print Laporan Penerimaan
Kas
Faktur Penjualan Bukti Terima Kas Laporan Penerimaan Kas
Collector • Tambah Surat Penagihan • View Surat Penagihan • Print Laporan Piutang • Print Laporan Faktur Jatuh
Tempo
Surat Penagihan Laporan Piutang Laporan Faktur Jatuh Tempo
Accounting • Print Laporan Jurnal
Penjualan • Print Laporan Jurnal Retur
Penjualan • Print Laporan Jurnal
Penerimaan Kas • Print Laporan Analisa Umur
Piutang • Print Laporan Rekap PPN
Laporan Jurnal Penjualan Laporan Jurnal Retur Penjualan Laporan Jurnal Penerimaan Kas Laporan Analisa Umur Piutang Laporan rekap PPN
Exit
197
4.1.3.3.2 Overview
Gambar 4.87 di bawah ini merupakan navigation diagram
yang menyediakan hubungan antara windows-windows interface:
198
Gambar 4.87 Navigation Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit, Piutang dan Penerimaan Kas.