bab 4 perancangan sistem informasi akuntansi   perancangan sistem informasi akuntansi

Download BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI    PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Post on 12-Mar-2019

228 views

Category:

Documents

2 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

BAB 4

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS

PENDAPATAN DAN PERSEDIAAN PT. METALINDO

MULTIDINAMIKA MANDIRI

4.1 Analysis Document

4.1.1 The Task

Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan dan

Persediaan pada PT. Metalindo Multidinamika Mandiri akan dimulai dengan

pendeskripsian sistem dan prosedur yang diusulkan menggunakan FACTOR

dan rich picture.

4.1.1.1 Purpose

Pengembangan sistem informasi akuntansi siklus pendapatan dan

persediaan pada perusahaan ini dilakukan untuk mendukung pencatatan dan

pengendalian internal atas transaksi yang berkaitan dengan siklus pendapatan

meliputi prosedur penerimaan pesanan dari pelanggan yang mencakup

penawaran harga kepada pelanggan, pengiriman barang jadi, penagihan, hingga

penerimaan pembayaran, dan pengelolaan persediaan meliputi pencatatan kartu

persediaan, pencatatan dan pengecekan stock opname, pengeluaran barang jadi

dan penerimaan retur barang jadi, serta pembuatan laporan-laporan secara

berkala yang dibutuhkan manajemen untuk mendukung dalam pengambilan

keputusan. Laporan-laporan yang dihasilkan adalah sebagai berikut: Laporan

2

Penjualan, Laporan Retur, Laporan Penerimaan Kas, Laporan Piutang, Laporan

Persediaan, Laporan Stock Opname, Laporan Review Limit Kredit dan Jurnal.

4.1.1.2 System Definition

Sistem informasi akuntansi siklus pendapatan dan persediaan yang

dirancang untuk PT. Metalindo Multidinamika Mandiri ini merupakan alat

bantu untuk menangani pencatatan dan pelaporan aktivitas harian perusahaan

yang berhubungan dengan siklus pendapatan dan persediaan. Sistem ini

menggunakan arsitektur client server. Setiap client dan server menggunakan

Personal Computer berbasis Windows dan client akan terhubung pada server

dengan menggunakan Local Area Network (LAN). Pengembangan sistem ini

dilakukan berdasarkan usulan perbaikan dari permasalahan yang ditemui dalam

aktivitas berjalan perusahaan. Untuk lebih jelasnya, system definition dari

sistem informasi akuntansi pendapatan dan persediaan PT. Metalindo

Multidinamika Mandiri dapat dilihat pada tabel berikut ini.

Tabel 4.1 System Definition dengan kriteria FACTOR

Functionality Sistem yang diusulkan ini akan mendukung fungsi

perusahaan dalam proses bisnis perusahaan terkait dengan

siklus pendapatan dan persediaan, dimulai dari pendataan

pelanggan, penilaian kredit pelanggan, pendataan Drawing,

pembuatan Preorder, Rencana Biaya Operasi, Surat

Penawaran Harga, pembuatan Surat Perintah Kerja,

3

pembuatan Order Sheet, pemilihan Sample, Bukti

Pengeluaran Barang Jadi, Surat Jalan, Invoice, Bukti Bayar,

Nota Retur, Surat Jalan Retur, pencatatan dan pengecekan

bahan baku, barang jadi dan melakukan stock opname serta

pembuatan laporan-laporan periodik yang dibutuhkan

manajemen untuk mendukung dalam pengambilan

keputusan, yaitu laporan penjualan, laporan retur, laporan

penerimaan kas, laporan piutang, laporan persediaan,

laporan stock opname, laporan review limit kredit dan

jurnal.

Application Domain Bagian Marketing, Bagian Engineering, Bagian Gudang,

Bagian Keuangan, dan Bagian Akuntansi

Condition Perlunya penyesuaian antara piranti lunak (software) dan

piranti keras (hardware) yang dimiliki perusahaan dengan

sistem yang akan diimplementasikan. Selain itu,

dibutuhkan pelatihan bagi karyawan yang akan

menggunakan sistem agar dapat beradaptasi dengan mudah

ketika menggunakan sistem ini.

Technology Minimal 5 Personal Computer (PC) beserta 1 buah server

yang dilengkapi beberapa peralatan tambahan seperti

printer, jaringan LAN dan fax. Piranti lunak yang

diperlukan adalah visual Studio 2008, .NET Framework

4.0, sistem operasi Microsoft Windows XP SP3 dan untuk

4

database menggunakan SQL Server 2008, serta berbagai

piranti lunak lainnya untuk mendukung jalannya sistem

yaitu driver yang dibutuhkan untuk menghubungkan PC

dengan peralatan lainnya.

Objects Pelanggan, penilaian kredit, Drawing, Preorder, Rencana

Biaya Operasi, Surat Penawaran Harga, Surat Perintah

Kerja, Order Sheet, Bukti Pengeluaran Barang Jadi, Surat

Jalan, Nota Retur, Invoice, Bukti Bayar, Sample, Kartu

Persediaan, Stock Opname, Bahan Baku, Barang Jadi, Part,

Bagian Marketing, Bagian Engineering, Bagian Gudang,

Bagian Keuangan, dan Bagian Akuntansi

Responsibility Mendukung kegiatan operasional perusahaan yang

berkaitan dalam siklus pendapatan dan persediaan dalam

hal pencatatan transaksi harian dan menghasilkan laporan

yang dibutuhkan oleh perusahaan berkaitan dengan siklus

pendapatan dan persediaan.

4.1.1.3 Context

4.1.1.3.1 Problem Domain

Prosedur yang diusulkan untuk sistem informasi akuntansi siklus

pendapatan dan persediaan di PT. Metalindo Multidinamika Mandiri adalah

sebagai berikut :

5

a. Prosedur Penerimaan Pesanan dari Pelanggan

Prosedur penerimaan project baru dimulai dari ketika Bagian Marketing

menerima pesanan dari pelanggan bertatap muka langsung. Apabila pelanggan

merupakan pelanggan baru, maka sebelum pesanan diproses, Bagian Marketing

akan mencatat informasi mengenai identitas diri dan mendaftarkan pelanggan.

Lalu menilai pelanggan dengan criteria kredit, agar mengetahui berapa besar

limit kredit yang akan diberikan kepada Pelanggan lewat 5C (Character,

Capacity, Capital, Collateral, and Condition.

Setelah itu Bagian Marketing akan mencatat data mengenai barang yang

akan dipesan dan akan menerima dalam bentuk dokumen Drawing (gambar)

Sample barang jadi dari pelanggan. Lalu dokumen akan didaftarkan oleh Bagian

Marketing pada form Drawing. Kemudian diserahkan kepada Bagian

Engineering. Drawing Sample barang jadi yang diterima akan dipelajari oleh

Bagian Engineering. Apabila Bagian Engineering menyatakan sanggup, maka

Bagian Marketing akan membuatkan Preorder sebanyak empat rangkap. Satu

rangkap untuk pelanggan, satu rangkap disimpan bagian Marketing, satu untuk

bagian akuntansi, dan satu rangkap lagi diberikan kepada bagian Engineering

dimana akan dicatat pemesanan pelanggan mengenai barang yang ingin dipesan

sesuai dengan Drawing yang telah diterima. Lalu bagian Engineering membuat

rencana proses produksi untuk mengetahui sanggup atau tidak terhadap pesanan

pelanggan. Apabila tidak sanggup, maka Bagian Marketing akan

memberitahukan kepada pelanggan dan proses tidak dilanjutkan. Tetapi apabila

sanggup, bagian Engineering akan membuat form RBO (Rencana Biaya Operasi)

yang berisi kalkulasi kebutuhan produksi barang baru sebanyak dua rangkap.

6

RBO rangkap kedua akan diarsip, sedangkan RBO rangkap pertama akan

diserahkan kepada Bagian Marketing dan digunakan untuk pembuatan

penawaran harga kepada pelanggan dalam bentuk dokumen SPH (Surat

Penawaran Harga). SPH dibuat sebanyak dua rangkap, SPH rangkap kedua untuk

diarsip, sedangkan SPH rangkap pertama dikirimkan ke pelanggan untuk

mendapatkan kesepakatan harga. Apabila kesepakatan tercapai, berdasarkan

dokumen Preorder Bagian Marketing akan membuat SPK (Surat Perintah Kerja)

untuk diserahkan kepada Bagian Engineering.

Bagian Engineering mulai melakukan persiapan untuk pembuatan

Sample barang jadi. Setelah proses selesai, Sample tersebut akan dikirim ke

bagian Marketing. Lalu selanjutnya Bagian Marketing akan mengirim Sample

barang jadi tersebut kepada pelanggan.

Apabila Sample dinyatakan OK oleh pelanggan, maka Bagian Marketing

akan mengkonfirmasi ulang kepada pelanggan. Bagian Marketing dengan

memeriksa kesesuaian pesanan dari pelanggan. Pemeriksaan meliputi nama

barang, kode barang, harga, syarat pembayaran, quantity, waktu pengiriman, dan

status barang. Apabila terjadi ketidaksesuaian maka Marketing akan

menindaklanjuti kepada pelanggan.

Bagian Marketing juga akan mengecek limit kredit pelanggan yakni

dengan mengecek jumlah piutang pelanggan dan total piutang (dalam hal ini total

OS yang terhutang). Apabila salah satu syarat tidak terpenuhi maka pelanggan

tidak bisa melakukan pembayaran secara kredit dan harus segera menyelesaikan

pembayaran terhadap OS yang terhutang, namun bila syarat terpenuhi pelanggan

bisa melakukan pembayaran secara kredit. Apabila pengecekan sudah sesuai

7

serta limit kredit sesuai, maka Marketing akan membuatkan OS (Order Sheet)

sebanyak empat rangkap. Satu rangkap untuk pelanggan, satu rangkap untuk

bagian Marketing, satu untuk bagian akuntansi, dan satu rangkap lagi diberikan

kepada bagian Produksi. Setiap terjadinya transaksi pemesanan barang, maka

bagian Akuntansi akan membuat jurnal penjualan atas dasar OS. Pada akhir

bulan, Bagian Marketing akan membuat Laporan Penjualan. Setelah itu bagian

Produksi akan membuat barang jadi sesuai dengan Order Sheet, dan

mengirimnya ke bagian Gudang.

b. Prosedur Penanganan & Pengiriman Barang Jadi

Bagian Gudang akan menerima barang jadi yang sudah melalui proses

pemeriksaan

Recommended

View more >