bab 3 analisis sistem yang berjalanthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2012-1-00460-aksi bab3001.pdf · bab...
TRANSCRIPT
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Latar Belakang Perusahaan
PT. Saga Machie adalah perusahaan dagang alas kaki (sepatu dan sandal)
dan produk garmen yang berdiri sejak tahun 1992. Perusahaan ini berlokasi di
Jl. H. Agus Salim No.67, Jakarta Pusat. PT. Saga Machie didirikan
berdasarkan akta nomor 202 tanggal 30 maret 1993, yang dibuat dihadapan
notaris Bapak Darsono Ps. S.H yang berkedudukan di Jakarta. Akta pendirian
perusahaan atas nama PT. Saga Machie dengan nomor NPWP 1.609.878.2-
027.000 pada tanggal 27 April 1993.
Setelah melihat peluang pasar, PT. Saga Machie semakin gencar
mengeluarkan desain-desain up-to-date untuk alas kaki wanita dan pria.
Peluangnya sangat positif sehingga mengeluarkan produk Studio Nine dan
lisensi Elle dari Paris untuk memenuhi kebutuhan pasar. PT. Saga Machie
tidak hanya mendistribusikan produknya secara satuan, tapi juga dengan
jumlah besar kepada PT. Exelcomindo, Hotel Ritz Calton, dan Gaya Spa. PT.
Saga Machie telah diakui keunggulannya dan telah menerima sertifikat ISO
9001 sebanyak dua kali, yaitu pada tahun 2008 dan tahun 2011. ISO 9001
mengenai sertifikasi sistem manajemen kualitas. Sertifikat ini diperoleh untuk
Uji Kelayakan Balai Besar Kulit, Karet, dan Plastik (BBKKP), sehingga
produk PT. Saga Machie siap bersaing dengan produk impor lainnya.
Beberapa toko (boutiques) yang dimiliki oleh PT. Saga Machie yang
terdapat di beberapa tempat seperti:
71
1. Mal Puri Indah (Jakarta)
2. Mal Kelapa Gading III (Jakarta)
3. Cibubur Junction (Jakarta)
4. Cihampelas Walk (Jakarta)
5. Mal Gandaria City (Jakarta)
6. Mal Paris Van Java (Bandung)
7. Plaza Surabaya (Surabaya)
8. Mal Pasar Baru (Balikpapan)
9. Plaza Ambarrukmo (Yogyakarta)
Produk PT. Saga Machie dipasarkan melalui kerjasama dengan beberapa
department stores terkemuka, kerjasama dilakukan dengan penggunaan
sistem pembagian margin (konsinyasi) yang berbeda setiap department store.
Beberapa department store yang bekerjasama dengan PT. Saga Machie dalam
penjualan konsinyasi antara lain :
1. Centro Department Store (Jakarta, Bali, Yogyakarta, Depok)
2. Diamond Department Store (Jakarta)
3. Java Department Store (Jakarta, Bekasi, Makasar)
4. Matahari Department Store (Citos-Jakarta, Manado, Medan)
5. Mega Department Store (Pekanbaru)
6. Metro Department Store (Jakarta, Bandung, Surabaya)
7. Sogo Department Store (Jakarta, Surabaya, Medan, Bali)
8. Golden Department Store (Jakarta)
9. Pasaraya Department Store (Jakarta)
10. Keris Galeri Department Store (Surabaya)
11. Debenhams Department Store (Jakarta)
72
12. Center Point Department Store (Malang)
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi dari PT. Saga Machie adalah membuat sebuah pemikiran dari suatu
pendekatan yang positif dan membantu kita untuk membangun yang baik
dengan customer dan tim. Menghargai satu sama lain merupakan inti
terpenting dari sebuah perilaku antara tim, supplier, dan customer. Visi
spesifik dari perusahan ini adalah menjaga kinerja kualitas barang pada
persentase 98,5% dan menjaga kinerja kualitas barang masuk pada 99%.
Untuk Departemen Penjualan memiliki visi meningkatkan kenaikan penjualan
tahunan sebesar 5%.
Misi PT. Saga Machie adalah berkomitmen memberikan yang terbaik
melalui kepemimpinan berkualitas dan perbaikan terus-menerus dalam
perdagangan alas kaki dan produk garmen untuk sepenuhnya memenuhi
kebutuhan pelanggan.
3.1.3 Struktur Organisasi
Struktur organisasi mempunyai peranan penting dalam sebuah
perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi, dapat menjelaskan tugas,
wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing departemen yang ada
dalam suatu organisasi. Struktur organisasi suatu perusahaan harus disusun
dengan sedemikian rupa agar tugas dan tanggung jawab serta kedudukan
masing-masing anggota dapat terlihat dengan jelas sehingga kelancaran kerja
dan hubungan yang baik antar setiap departemen dalam perusahaan dapat
terlaksana.
Bentuk struktur organisasi yang digunakan PT. Saga Machie adalah
struktur organisasi departemen dimana setiap manajer bertanggung jawab atas
73
departemen-departemen yang terspesialisasi seperti operasional, komunikasi
pemasaran, penjualan, keuangan, akuntansi dan human resource. Adapun
struktur organisasi pada PT. Saga Machie dipaparkan pada gambar di bawah
ini:
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Saga Machie
(Sumber: PT. Saga Machie, periode 2011)
74
3.1.4 Pembagian Tugas dan Wewenang
Dalam perusahan diperlukan human resource yang diberdayakan untuk
mengelola dan menjalankan kegiatan operasional perusahaan. Ruang lingkup
karyawan yang luas dan banyak dalam perusahaan skala besar diperlukan
jumlah jumlah personil yang cukup untuk mengimbangi wewenang-wenang
dalam perusahaan tersebut pada setiap level.
3.1.4.1 Senior Management
Untuk pembagian tugas dan wewenang pada PT Saga Machie untuk
tingkat senior management adalah sebagai berikut:
1) Managing Director (Owner) memiliki wewenang sebagai berikut:
a. Memimpin dan mengendalikan jalannya perusahaan untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
b. Mengatur pembagian karyawanan sesuai dengan divisinya
masing-masing.
c. Mengawasi pelaksanaan operasi melalui laporan yang diterima.
d. Menyetujui dan menetapkan program kerja dan rencana
anggaran perusahaan.
e. Bertanggungjawab kepada Dewan Direksi: memimpin rapat
direksi dan juga menjadi pengambil keputusan terakhir atas
perencanaan, investasi dan masalah dalam perusahaan.
f. Menerima hasil laporan yang berhubungan dengan kegiatan
perusahaan dari General Manager secara berkala.
2) General Manager memiliki wewenang sebagai berikut:
a. Membantu direktur dalam menjalankan perusahaan.
75
b. Membuat laporan perkembangan perusahaan untuk Direktur
secara berkala.
c. Mengkoordinir dan mengawasi aktifitas seluruh karyawan
dibawahnya.
d. Bertanggung jawab kepada direktur.
e. Membantu Direktur dalam pembagian tugas setiap divisi.
3.1.4.2 Operational Department
Untuk pembagian tugas dan wewenang pada PT Saga Machie untuk
tingkat operational department adalah sebagai berikut:
1) Manajer Operasi memiliki wewenang sebagai berikut:
a. Bertanggung jawab atas tugas operasional gudang sehari-hari.
b. Bertanggung jawab atas pengiriman barang.
c. Bertanggung jawab atas barang yang diterima.
d. Mengontrol stok barang di gudang.
e. Memberikan laporan kepada General Manager dan Owner.
2) Warehouse Supervisor memiliki wewenang sebagai berikut:
a. Bertanggung jawab atas sirkulasi barang (masuk dan keluar).
b. Bertanggung jawab atas barang yang diterima dari supplier.
c. Bertanggung jawab atas pengembalian barang dari toko.
d. Bertanggung jawab atas daftar persediaan barang yang akan
diberikan kepada administrasi gudang.
e. Bertanggung jawab pada departemen gudang.
f. Memberikan laporan kepada manajer operasional.
3) Warehouse Staff memiliki wewenang sebagai berikut:
a. Menangani barang menurut merek.
76
b. Bertanggung jawab atas stok barang dan tata letak barang.
c. Mendistribusikan barang sesuai dengan pesanan dari product
executive.
d. Memberikan laporan kepada supervisor warehouse.
4) Pemeriksa Barang memiliki wewenang sebagai berikut:
a. Menangani barang kembali yang masuk.
b. Memeriksa barang kembali.
c. Memeriksa barang masuk.
d. Membantu staf gudang lain pada tugas berkala.
5) Packing and Preparation memiliki wewenang sebagai berikut:
a. Bertugas untuk mengemas dan mempersiapkan pengiriman
barang dan melaporkan ke supervisor warehouse.
b. Menanggani barang-barang prioritas untuk dikemas dan
disiapkan untuk pengiriaman.
c. Memastikan barang dikemas sesuai dengan daftar persediaan.
6) Ekspedisi / Pengiriman memiliki wewenang sebagai berikut:
a. Menangani barang masuk dari supplier lokal.
b. Memproses faktur supplier dan mengirimkannya kepada
keuangan.
c. Membantu manajer operasional pada tugas berkala.
d. Memberikan laporan kepada manajer operasional.
7) EDP (Entry Data Processing) memiliki wewenang sebagai berikut:
a. Menginput barang masuk dari supplier.
b. Menginput barang kembali dari toko.
c. Mempersiapkan laporan stok.
77
d. Menjaga data barang pada sistem.
e. Memelihara sistem operasional.
f. Memberikan laporan kepada manajer operasional.
8) Customer Service memiliki wewenang sebagai berikut:
a. Menangani service kepada customer.
b. Menangani reparasi sepatu dari customer.
c. Menangani keluhan customer.
d. Memeriksa barang yang ditolak dari toko lokal.
e. Memberikan laporan kepada manajer operasional.
9) Resepsionis memiliki wewenang sebagai berikut:
a. Menangani panggilan telepon masuk dan keluar.
b. Menerima faktur supplier.
c. Menerima surat masuk.
d. Mendistribusikan surat kepada departemen.
e. Memberikan laporan kepada manajer operasional.
10) Warehouse Administration memiliki wewenang sebagai berikut:
a. Mempersiapkan pengiriman barang untuk mengirimkan barang ke
toko.
b. Mempersiapkan faktur kas.
c. Mengisi dokumen penting.
d. Memberikan laporan kepada manajer operasional.
11) Driver memiliki wewenang sebagai berikut:
a. Mengirimkan barang ke toko.
b. Mengirimkan barang kembali ke gudang.
c. Bertanggung jawab atas kendaraan perusahaan.
78
d. Memberikan laporan kepada manajer operasional.
3.1.4.3 Corporate Marketing Communication Department
Untuk pembagian tugas dan wewenang pada PT Saga Machie untuk
tingkat Corporate Marketing Communication Department adalah sebagai
berikut:
1) Corporate Marketing Communication Manager memiliki wewenang
sebagai berikut:
a. Merencanakan dan membangun komunikasi perusahaan.
b. Mempersiapkan bahan untuk berita perusahaan.
c. Bertanggung jawab untuk komunikasi internal dan eksternal
perusahaan.
d. Memelihara relasi bisnis dengan pihak ketiga dan media masa
(jurnalis, editor berita, dan sebagainya).
e. Bertanggung jawab atas membangun dan memelihara identitas
perusahaan.
f. Bertanggung jawab atas komunikasi merek, distribusi penjualan
dan pembangunan produk.
g. Melakukan koordinasi dengan manajer penjualan dengan tujuan
komunikasi merek.
h. Bertanggung jawab atas kegiatan promosi, seperti sesi foto
sepatu, dan lain-lain.
2) Training Consultant memiliki wewenang sebagai berikut:
a. Memberikan training motivasi, skill, dan perbaikan diri kepada
semua staf dan Sales Promotion (SPG/SPB).
79
b. Memberikan teknik pemasaran dan penjualan kepada semua
eksekutif produk.
c. Memberikan laporan kepada General Manager dan Owner.
3) Advertising and Promotion memiliki wewenang sebagai berikut:
a. Mempersiapkan semua rencana promosi untuk semua merek.
b. Mempersiapkan materi promosi (seperti banner, poster).
c. Menangani database customer untuk kepentingan promosi.
d. Menangani display produk untuk semua toko.
e. Bekerjasama dengan Departemen Penjualan untuk
mengsukseskan program Departemen Penjualan.
f. Memberikan laporan kepada Corporate Marketing
Communication Manager.
3.1.4.4 Sales Department
Untuk pembagian tugas dan wewenang pada PT Saga Machie untuk
tingkat Sales Department adalah sebagai berikut:
1) Sales Manager memiliki wewenang sebagai berikut:
a. Bertanggung jawab untuk aktivitas penjualan harian.
b. Bertanggung jawab atas bisnis perusahaan dengan pembeli.
c. Memelihara relasi bisnis dengan pembeli.
d. Memberikan laporan kepada General Manager dan Owner.
2) Product Executive/ Merchandise memiliki wewenang sebagai berikut:
a. Mempersiapkan laporan-laporan, yaitu: MOH per merek dan per
customer; OTB per merek; dan laporan kuantitas per merek untuk
setiap program penjualan.
b. Mempersiapkan PO ke supplier.
80
c. Mempersiapkan analisis barang per artikel berdasarkan
karakteristik mudah dijual / tidak mudah dijual.
d. Mempersiapkan analisis tingkat per toko berdasarkan pada nilai,
kuantitas dan rata-rata.
e. Memberikan laporan kepada Manajer Penjualan.
3) Eksekutif Penjualan Perusahaan memiliki wewenang sebagai berikut:
a. Melakukan penetrasi market untuk perusahaan.
b. Menangani bisnis dengan perusahaan.
c. Memberikan laporan kepada Manajer Penjualan.
4) Counter Supervisor (Sales Promotion Counter/ SPCS)
a. Mengkoordinasi program penjualan ke toko.
b. Mengumpulkan laporan dari toko mingguan dan bulanan.
c. Mempersiapkan laporan stok barangMemelihara stok barang
yang ada di toko.
d. Merupakan penengah antara SPG dan manajemen.
e. Memberikan laporan kepada Manajer Penjualan.
5) Boutique Supervisor (Sales Promotion Counter/ SPCS)
a. Mengkoordinasi program penjualan ke toko.
b. Mengumpulkan laporan dari toko harian dan bulanan.
c. Mempersiapkan laporan mingguan dan bulanan untuk Owner.
d. Menangani operasi harian toko.
e. Merupakan penengah antara SPG dan manajemen.
f. Memberikan laporan kepada Sales Manager.
6) Sales Promotion Supervisor (SPS)
a. Mengkoordinasi program penjualan ke toko
81
b. Mengumpulkan laporan dari toko harian dan bulanan
c. Menangani rekrutmen SPG dan interview
d. Menangani operasi harian SPG
e. Merupakan penengah antara SPG dan manajemen
f. Memberikan laporan kepada Manajer Penjualan
7) Sales Promotion Girl/ Sales Promotion Boy (SP)
a. Menjual produk yang dipasarkan.
b. Menerima dan meretur barang.
c. Membuat laporan mingguan, laporan stok dan laporan penjualan
harian.
d. Menerima keluhan dari customer.
e. Membuat Form Order dari counter.
3.1.4.5 Tax And Accounting Department
Untuk pembagian tugas dan wewenang pada PT Saga Machie untuk
tingkat Tax And Accounting Department adalah sebagai berikut:
1) Tax And Accounting Manager memiliki wewenang sebagai berikut:
a. Bertanggung jawab atas laporan dan rincian keuangan
perusahaan.
b. Bertanggung jawab atas ketepatan data internal dan eksternal.
c. Bertanggung jawab atas internal audit.
d. Bertanggung jawab atas laporan dan rincian pajak.
e. Membuat Laporan keuangan ke General Manager perusahaan.
2) Tax Administration memiliki wewenang sebagai berikut:
a. Membuat faktur penagihan pajak.
b. Menyediakan pembayaran pajak.
82
c. Membuat Laporan pajak.
d. Menangani Laporan pajak ke pemerintah.
e. Mempersiapkan Laporan keuangan external perusahaan.
f. Membuat Laporan yang diberikan ke manajer akuntansi dan
pajak.
3) Accounting Administration memiliki wewenang sebagai berikut:
a. Menyediakan data transaksi.
b. Membuat bukti akuntansi berdasarkan rincian transaksi.
c. Menginput data transaksi ke program akuntansi.
d. Menyimpan file untuk kebutuhan internal.
e. Mengecek absensi staf.
f. Menangani gaji SPG.
g. Menyiapkan laporan keuangan toko.
h. Membuat laporan ke Manajer akuntansi dan pajak.
4) Sales Administration memiliki wewenang sebagai berikut:
a. Mengumpulkan laporan harian dan bulanan dari toko.
b. Menyiapkan laporan mingguan dan bulanan ke Owner.
c. Menginput laporan penjualan ke program penjualan.
d. Membuat faktur bulanan ke pembeli.
e. Membuat laporan ke Manajer akuntansi dan pajak.
3.1.4.6 Finance Department
Untuk pembagian tugas dan wewenang pada PT Saga Machie untuk
tingkat Finance Department adalah sebagai berikut:
1) Finance Manager memiliki wewenang sebagai berikut:
a. Menanggani kegiatan berkaitan bank dan kurs mata uang asing.
83
b. Menyiapkan kas secara rutin dan laporan bank.
c. Bertanggung jawab menagih ke pembeli.
d. Memeriksa pembayaran dari konsumen.
e. Menyiapkan pembayaran ke pemasok.
f. Mengkalkulasikan bunga pinjaman bank.
g. Menyiapkan laporan berkaitan dengan keuangan kepada
General Manager dan Owner.
h. Memelihara hubungan bisnis dengan bank.
2) Purchasing
a. Menangani pembelian barang.
b. Mengecek harga paling rendah dari pemasok.
c. Meningkatkan hubungan bisnis dengan pemasok.
d. Membuat laporan kepada Finance Manager.
3) Collector
a. Mengirim faktur perusahaan kepada pelangan.
b. Membuat pembayaran ke bank.
c. Menerima pembayaran dari pelanggan.
d. Membuat laporan ke Finance Manager.
3.14.7 Human Resource Department
Untuk pembagian tugas dan wewenang pada PT Saga Machie untuk
tingkat Human Resource Department untuk jabatan Human Resource
Manager adalah sebagai berikut:
a. Mengawasi dan menyiapkan aktivitas sumber daya manusia
perusahaan.
84
b. Bertanggung jawab dalam mencari dan merekrut calon karyawan
baru.
c. Bertanggung jawab dalam pelatihan karyawan internal dan
eksternal.
d. Bertanggung jawab dalam penilaian kinerja karyawan.
e. Bertanggung jawab dalam kompensasi (penggajian) dan
tunjangan.
f. Melakukan review peraturan dan regulasi karyawan dalam
kegiatan operasional.
g. Bertanggung jawab atas hubungan kerja (promosi, demosi, atau
terminasi/pemberhentian) karyawan.
h. Memonitor secara periodik catatan/data karyawan ter-update.
3.2 Gambaran Sistem yang Berjalan
3.2.1 Karyawan dan Waktu Operasional
Kategori karyawan di perusahaan ini terbagi dua, yaitu karyawan internal
dan karyawan eksternal. Total sumber daya yang diperkerjakan di perusahaan
ini kurang lebih 429 karyawan. Berikut adalah jumlah karyawan eksternal
(Sales Promotion Girl / Sales Promotion Boy) bekerja di luar kantor pusat
sebanyak 375 personil dan karyawan internal staf bekerja di kantor pusat
sebanyak 54 personil. Waktu operasional yang berlaku di perusahaan untuk
karyawan internal dan karyawan eksternal berbeda, pejelasannnya adalah
sebagai berikut:
1) Kantor pusat
85
Hari kerja berlaku dari Senin sampai Sabtu. Waktu kerja pada hari Senin
sampai dengan Jumat adalah pukul 09.00 – 17.00 WIB dan hari Sabtu
adalah pukul 09.00 – 14.00 WIB. Waktu istirahat atau waktu makan
adalah pukul 12.00 – 13.00 WIB. Hari Non-operasional setiap Hari
Minggu.
2) Di luar kantor pusat ( boutique/ counter/department store)
Hari operasional kerja tergantung dengan perjanjian kerja, diberikan hak
hari non-operasional empat hari setiap bulan. Pada Hari Raya atau libur
Nasional ada kemungkinan tetap masuk kerja tergantung perjanjian kerja.
Waktu operasional dibagi menjadi dua shift. Shift pertama pukul 09.30 –
17.00 WIB dan shift kedua pukul 14.30 – 22.00 WIB. Waktu istirahat
atau waktu makan pada shift pertama dari pukul 11.00 – 12.00 WIB.
Sedangkan untuk shift kedua diberikan dua opsional waktu istirahat,
antara pukul 16.00 – 17.00 WIB atau 19.00 – 20.00 WIB.
3.2.2 Tata Tertib Perusahaan
Perusahan membuat peraturan merupakan salah satu bentuk komunikasi
kepada seluruh karyawan agar memiliki tanggung jawab dalam perkerjaan.
Peraturan dibuat untuk mengarahkan visi dan misi perusahan. Oleh karena
itu, di bawah ini adalah daftar peraturan yang diberlakukan untuk seluruh
karyawan:
a. Peraturan umum
i. Setiap karyawan diwajibkan untuk menjaga serta memelihara
keamanan seluruh harta benda milik perusahaan.
ii. Setiap karyawan harus bersikap sopan di dalam perusahaan dan
patuh kepada peraturan atau petunjuk yang ada di perusahaan.
86
iii. Setiap karyawan dilarang untuk menggunakan fasilitas
perusahaan untuk kepentingan pribadi, baik di dalam jam kerja
maupun di luar jam kerja.
iv. Setiap karyawan wajib mengisi daftar hadir/ time attandance
yang disediakan pada saat masuk dan pulang.
v. Setiap karyawan dilarang melakukan keonaran dan berkelahi di
lingkungan perusahaan.
vi. Setiap karyawan dilarang keras membawa benda-benda yang
dapat membahayakan jiwa manusia, seperti senjata api, senjata
tajam, bahan peledak dan sejenisnya.
vii. Setiap karyawan dilarang melakukan tindakan-tindakan yang
melanggar norma kesusilaan, norma kepatuhan, dan norma sosial
lainnya.
b. Bentuk disiplin
i. Denda akan dibebankan kepada karyawan yang terlambat kerja
dari jam operasional yang telah ditetapkan.
ii. Karyawan masuk setengah hari (waktu kerja minimal empat jam
dalam sehari), maka tidak akan memperoleh uang makan atau
insentif.
iii. Perusahaan dapat memberikan surat peringatan tertulis kepada
setiap karyawan yang melakukan pelanggaran tata tertib kerja
perusahaan.
iv. Kepada karyawan yang melakukan pelanggaran tata tertib
perusahaan akan diberikan Surat Peringatan I, Surat Peringatan II,
dan Surat Pengertian III.
87
v. Masing-masing Surat Peringatan memiliki masa berlaku selama
enam bulan dan apabila ternyata karyawan tersebut masih
melakukan pelanggaran maka perusahaan dapat melakukan
pemutusan hubungan kerja bila dalam waktu enam bulan telah
diberikan Surat Pengertian III.
c. Hari libur, cuti dan, izin
i. Hari libur resmi adalah hari libur yang ditetapkan oleh pemerintah
setiap tahun. (pengecualian untuk karyawan eksternal disesuaikan
dengan libur pengganti)
ii. Cuti
• Cuti tahunan dengan mendapat gaji adalah dua belas hari
kerja termasuk cuti bersama yang ditetapkan oleh
pemerintah, setelah melewati masa percobaan selama tiga
bulan.
• Cuti tahunan diambil dalam periode satu tahun sejak diterima
kerja. Bila tidak diambil dalam periode tersebut, cuti tahunan
dinyatakan hangus.
• Cuti bersalin dengan waktu tiga bulan dengan mendapat gaji.
• Cuti diajaukan minimal seminggu sebelum hari pengambilan
cuti.
iii. Izin meninggalkan karyawan dengan gaji penuh. Karyawan dapat
diberi izin meninggalkan dengan kondisi dan waktu:
• Pernikahan karyawan yang sah: tiga hari.
• Pernikahan anak sah karyawan: dua hari.
• Pengkhitanan anak laki-laki sah karyawan: dua hari.
88
• Pembaptisan anak sah karyawan: dua hari.
• Istri sah karyawan bersalin/keguguran: dua hari.
• Kematian anggota keluarga (orang tua/ mertua, adik/ kakak
kandung, suami/istri, dan anak sah/ menantu karyawan): dua
hari. (apabila terjadi di luar kota dengan jarak lebih dari
300km, maka izin tersebut di atas mendapat tambahan
sebanyak-banyaknya dua hari).
• Kematian anggota keluarga dalam serumah: satu hari.
3.2.2.1 Tata Tertib untuk Karyawan Internal
Berikut ini adalah perincian peraturan yang diberlakukan untuk
karyawan internal (staf) PT. Saga Machie:
a. Staf baru dalam masa percobaan (probation) tiga bulan bila tidak tidak
sesuai dengan harapan performa kinerja yang diinginkan. Maka,
perpanjangan atau pemutusan menjadi karyawan tetap akan
dipertimbangkan kembali oleh HRD dan kepala departemen
(supervisor).
b. Setiap staf yang terlambat hadir akan dikenakan denda Rp 3000,00 per
jam.
c. Setiap staf wajib mengikuti pelatihan yang diadakan oleh perusahaan.
d. Pengunduran diri diajukan staf sebulan sebelum masa hubungan kerja
diputusakan.
e. Insentif akan diberikan kepada staf ada beberapa bentuk:
i. Insentif kerajinan kehadiran ,staf yang dalam sebulan penuh (26
hari per bulan) tidak mengambil jatah cuti atau izin akan
89
diberikan insentif sebesar Rp 100.000,00 bersamaan dengan
waktu pembagian gaji.
ii. Insentif masa kerja staf (THR):
� Masa kerja lebih dari enam tahun diberikan insentif sebesar
satu setengah kali dari gaji pokok.
� Masa kerja kurang dari enam tahun akan diberikan insentf
sebesar satu kali gaji pokok.
f. Setiap staf yang tidak memberikan informasi/ berita ketidakhadiran
tidak akan memperoleh tunjangan uang makan selama tidak bekerja.
g. Cuti diajukan kepada Human Resource Manager dan disetujui oleh
kepala departemen karyawan minimal seminggu sebelum hari
pengambilan cuti.
h. Lembur tidak diberlakukan untuk karyawan internal dengan
penambahan kompensasi.
3.2.2.2 Tata Tertib untuk Karyawan Eksternal
Berikut adalah daftar peraturan untuk karyawan eksternal (Sales
Promotion) PT. Saga Machie:
a. Masa latihan/ training/ percobaan bagi mitra usaha/ agen baru (Sales
Promotion/SP) berlangsung selama tiga bulan sejak tanggal ditugaskan.
Bilamana yang bersangkutan dinilai belum memenuhi standar
perusahaan, maka kepada yang bersangkutan dapat diberikan
perpanjangan masa pelatihan usaha/ training/ percobaan selama satu
bulan lagi. Dan bersedia ditempatkan di boutique/ counter/ department
store mana saja.
90
b. Apabila dalam masa pelatihan usaha/ training/ percobaaan ternyata
tidak dinilai memenuhi standar perusahaan maka mitra usaha/ agen
(Sales Promotion) yang bersangkutan dapat diberhentikan dari masa
pelatihan usaha/ training/ percobaan.
c. Apabila dalam masa pelatihan usaha/ training percobaan ternyata yang
bersangkutan mengundurkan diri atas keinginannya sendiri atau tidak
melaksanakan tugas tanpa pemberitahuan/ tidak melapor maka akan
dikenakan biaya administrasi Rp 200.000,00.
d. Apabila mitra usaha/ agen (Sales Promotion) yang bersangkutan
terbukti melakukan sesuatu hal yang tidak jujur melaksanakan
tugasnya, yang bersangkutan bersedia mengundurkan diri/ dikeluarkan
dari perusahaan tanpa menuntut sesuatu apapun.
e. Apabila situasi toko/ counter ramai pengunjung maka mitra usaha/ agen
(Sales Promotion) wajib untuk lembur menjaga toko/ counter untuk
melayani konsumen dengan baik. Dan bilamana rekan usaha absen
(berhalangan hadir) maka yang bersangkutan wajib untuk tetap lembur
melaksanakan tugas di counter dengan mendapatkan kompensasi sesuai
yang ditentukan perusahaan.
f. Bertanggung jawab menjaga kualitas produk toko/ counter yang
ditempati, menjaga serta mempertahankan nama baik perusahaan dalam
menjalankan segala hal yang berkaitan dengan tugas meliputi:
i. Tata tertib, absensi, tingkah laku, customer service, penulisan bon
penjualan, lembur, meng-input penjualan ke komputer.
ii. Selalu menjaga penampilan, kerapihan dan kebersihan badan
(BB).
91
iii. Memberikan data-data yang diberikan demi kelancaran
mekanisme usaha dalam pencapaian penjualan yang ditargetkan
oleh perusahaan serta tanggung jawab atas kebenaran laporan
stock yan dibuat dan menyerahkan kepada stocker/ supplier
masing-masing tepat pada waktu yang ditentukan oleh
perusahaan.
iv. Menjaga dan merawat barang-barang inventaris perusahaan
berupa: barang dagangan, display, alat tulis, dan perlengkapan
lainnya.
v. Wajib menghadiri rapat setiap bulan tepat pada waktunya, sesuai
dengan jam, hari, tanggal dan surat konsolidasi yang telah
ditentukan.
vi. Memberikan laporan yang dapat dipertanggungjawabkan jika
berhalangan hadir dalam tugas sebelum pukul 09.30WIB.
g. Komisi dan uang hadir dikeluarkan setiap awal dan pertengahan bulan
berjalan.
h. Pengambilan masa cuti setelah satu tahun masa kemitraan sebanyak 12
hari terhitung tiga hari setelah Hari Raya dan harus diajukan satu bulan
sebelumnya secara tertulis (kecuali hal-hal yang mendesak).
i. Pengunduran diri diajukan satu bulan sebelumnya. Bila tidak mengikuti
prosedur tersebut, maka akan dikenakan sanksi berikut: uang hadir dan
komisi akan dihapuskan/ tidak dapat diberikan.
3.2.3 Prosedur Human Resource Management (HRM) yang Berjalan
3.2.3.1 Prosedur Absensi
92
Pada perusahaan ini pembagian subsistem HRM terbagi atas lima bagian,
yaitu rekrutmen, pelatihan, penilaian kinerja, kompensasi, dan karir
karyawan. Sebelum pembahasan mengenai kelima subsistem tersebut, maka
akan dibahas prosedur absensi. Berikut adalah gambar sistem absensi atau
kehadiran yang berjalan pada PT. Saga Machie:
93
Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Berjalan Human Resource Management pada Absensi
94
Gambar 3.3 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management
pada Absensi Karyawan Internal (Staf)
Prosedur absensi karyawan terbagi atas dua bagian karena perbedaan
prosedur antara karyawan internal (staf) dan karyawan eksternal (Sales
Promotion/ SP). Dalam perusahaan dimulai dengan absensi oleh staf dengan
menggunakan kartu AMANO dan alat pembaca finger print (sidik jari) ketika
95
tiba dan meninggalkan kantor pusat. Data-data absensi karyawan akan
direkapitulasi menjadi laporan absensi oleh departemen Administration setiap
minggu untuk rekapitulasi data absensi staf menggunakan kartu AMANO.
Penggunaan absensi dengan dua metode karena untuk mencegah kesalahan
laporan absensi secara teknis dengan mesin finger print. Pada akhir bulan
sebelum masa pembagian gaji data direkapitulasi oleh Administration kepada
HRD. Laporan Absensi tersebut akan diberikan kepada Human Resource
Manager untuk diperiksa dan ditandatangani. Oleh Human Resource
Manager akan memberikan laporan tersebut kepada Accounting untuk
keperluan penggajian.
96
Gambar 3.4 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Absensi Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP)
Sedangkan untuk absensi karyawan eksternal (Sales Promotion), absensi
akan dimulai dengan mengisi daftar kehadiran dengan kartu AMANO/
absensi tandatangan/ absensi dengan alat pembaca sidik jari (finger print)
ketika tiba dan meninggalkan counter/ department store. Sistem absensi
dapat berbeda-beda karena adanya perbedaaan kebijakan di setiap counter/
department store. Data-data absensi akan diawasi oleh Sales Promotion
Counter Supervisor (SPCS). Data-data absensi tersebut diberikan berupa
laporan absensi Sales Promotion kepada Sales Promotion Supervisor (SPS)
untuk diperiksa. Setelah diperiksa maka akan diberikan kepada Accounting
97
dan departemen Administration untuk menyimpan data Sales Promotion
untuk keperluan administrasi.
Gambar 3.5 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Cuti Karyawan Internal (Staf)
Untuk prosedur cuti yang berlaku di perusahaan, karyawan internal (staf)
akan mengajukan cuti seminggu sebelum waktu pengambilan cuti kepada
98
kepala departemen (atasan) dengan mengisi Formulir Cuti dan Absensi.
Setelah kepala departemen akan menyetujui permohonan cuti tersebut.
Permohonan akan diajukan kepada HRD, HRD setelah menyetujui
permohonan tersebut kemudian akan meng-update data karyawan yang
mengajukan cuti dengan menyerahkan data cuti kepada Administration.
99
Gambar 3.6 Flowchart Sistem Berjalan pada Human Resource Management Cuti Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP)
Untuk prosedur cuti karyawan eksternal (Sales Promotion/ SP) dimulai
dengan pengisian Formulir Cuti dan Absensi yang akan diajukan kepada
SPCS seminggu sebelum hari pengambilan cuti. Setelah SPCS menyetujui
100
permohonan tersebut, pernohonan akan diberikan kepada SPS. SPS akan
mempertimbangkan permohonan tersebut.
Gambar 3.7 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management
pada Lembur Karyawan Eksternal
Untuk prosedur lembur hanya berlaku pada karyawan eksternal (Sales
Promotion/ SP) saja. SP sudah menandatangani perjanjian di formulir
penerimaan Sales Promotion untuk bersedia lembur (overtime) bila diminta.
101
Jadi, prosedur lembur langsung dilaksanakan oleh SP bila SPCS meminta
secara verbal. Permintaan lembur kepada SP sesuai dengan kondisi/ syarat
yang telah disetujui oleh SP pada Formulir Penerimaan Sales Promotion.
3.2.3.2 Prosedur Rekrutmen (Recruitment)
Pada prosedur subsitem HRM ini, terbagi atas dua kategori. Sistem
rekrutmen untuk karyawan internal (staf) dan karyawan internal (Sales
Promotion/ SP) berbeda. Prosedur rekrutmen dilakukan oelh pihak yang
berbeda. Rekrutmen sumber daya manusia dapat berasal dari dalam dan luar
perusahaan. Dari dalam perusahaan berkaitan dengan promosi, mutasi,
demosi dan transfer. Fokus utama dari sumber daya manusia direkrut dari
luar perusahaan. Pada kedua gambar di bawah ini akan menjelaskan
bagaimana prosedur yang berjalan pada saat rekrutmen. Dimulai dengan
gambar prosedur rekrutmen untuk karyawan internal (staf) sebagai berikut:
102
Gambar 3.8 Rich Picture Sistem Berjalan Human Resource Management
pada Rekrutmen Karyawan Internal (Staf)
103
Gambar 3.9 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management
pada Rekrutmen Karyawan Internal (Staf) - 1/4
104
Gambar 3.10 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management
pada Rekrutmen Karyawan Internal (Staf) - 2/4
105
Gambar 3.11 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Rekrutmen Karyawan Internal (Staf) - 3/4
106
Gambar 3.12 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Rekrutmen Karyawan Internal (Staf) - 4/4
Pada gambar-gambar diatas menjelaskan proses rekrutmen oleh diajukan
oleh setiap masing-masing departemen tidak secara tertulis. Permintaan calon
karyawan internal baru hanya sekedar permintaan secara verbal saja disetujui
oleh Human Resource Department (HRD). Dalam proses rekutmen oleh
disebarkan oleh departemen Administration melalui papan pengumuman
perusahan/ social media/ mouth to mouth/ dan iklan (bila rekrutmen internal
tidak memenuhi jumlah personil yang diinginkan).
107
Saat pelamar (calon staf/ applicant) tertarik dengan posisi jabatan yang
ditawarkan maka mereka akan memenuhi persyaratan atau dokumen secara
administrasi yang diperlukan. Syarat administrasi berupa kesesuaian data
pribadi dan kompetensi yang diperlukan oleh masing-masing kepala
departemen. Departemen Administration memberikan data pelamar yang
memenuhi syarat administrasi dan yang telah melengkapi dokumen-dokumen
yang diminta kepada untuk diperiksa HRD.
Data-data pelamar akan diserahkan kepada kepala departemen yang
mencari personil baru oleh HRD. Data tersebut diberikan bila personil yang
dibutuhkan oleh kepala departemen harus memiliki kemampuan teknis
tertentu. Dan personil baru tersebut akan mengikuti Tes Potensi Akademik
(TPA/ Ability Test) yang akan diberikan langsung oleh kepala departemen.
Kemudian hasil tes tersebut akan dilaporkan kepada Human Resource
Manager.
Laporan hasil tes potensi akademik akan digunakan HRD (bila ada TPA).
Bila tidak ada TPA, maka data pelamar dari departemen Administration
pelamar tersebut oleh HRD akan diperiksa kembali. Kemudian, HRD akan
memanggil pelamar untuk tahap seleksi selanjutnya, yaitu wawancara (interview)
dengan telepon. Wawancara akan dilakukan oleh General Manager dan Human
Resource Manager. Data pelamar,hasil laporan TPA dan hasil wawancara akan
dibandingkan dan dipertimbangkan untuk memlih karyawan baru.
Setelah memilih karyawan baru, maka HRD akan memberikan data pelamar
yang lulus seleksi untuk dipanggil. Pelamar yang terpilih akan dipanggil via telepon
oleh departemen Administration. Karyawan baru akan mengisi data pibadi karyawan
dan menandatangani surat perjanjian kerja. Pada saat panggilan penerimaan
karyawan baru akan menerima tata tertib yang berlaku di dalam perusahaan.
108
Berikut ini adalah gambar dan penjelasan prosedur rekrutmen yang berjalan
pada karyawan eksternal (Sales Promotion):
Gambar 3.13 Rich Picture Sistem Berjalan Human Resource Management pada Rekrutmen Karyawan Eksternal
109
Gambar 3.14 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada
Rekrutmen Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP) – 1/4
110
Gambar 3.15 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada
Rekrutmen Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP) – 2/4
111
Gambar 3.16 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada
Rekrutmen Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP) – 3/4
112
Gambar 3.17 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Rekrutmen Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP) – 4/4
Pada gambar-gambar di atas menjelaskan prosedur rekrutmen untuk
karyawan eksternal (Sales Promotion/ SP). Rekrutmen dimulai dengan
pengajuan permintaan penambahan personil baru (Sales Promotion) oleh
masing-masing Sales Promotion Counter Supervisor (SPCS) kepada Sales
Promotion Supervisor (SPS) secara verbal. Kemudian permintaan
penambahan SP baru akan dilanjutkan SPS kepada HRD secara verbal. Oleh
HRD akan ditindaklanjuti dengan permintaan tersebut disebarkan melalui
pengumuman lowongan pekerjaan yang ditempel di papan pengumuman di
setiap counter/ department store dalam bentuk flayer oleh departemen
Administrasi ataupun disebarkan dengan posting di social media.
Pelamar yang berminat akan mengisi fomulir pendaftaran SP dan
menyerahkan berkas-berkas yang diminta. Setelah departemen
113
Administration menyesuaikan data pelamar dengan persyaratan yang diajukan
oleh SPS. Maka data pelamar Sales Promotion akan diberikan kepada SPS
untuk diperiksa dan dipertimbangkan. Data pelamar tersebut dipertimbangkan
dalam hal siapa pelamar yang berhak mengikuti tahap seleksi selanjutnya,
yaitu: tahap wawancara.
SPS memberikan data pelamar yang akan dipanggil kembali untuk
mengikuti wawancara kepada departemen Administration. Departemen
Administration akan memanggil pelamar untuk tahap wawancara. Setelah
pelamar diwawancara oleh SPS, SPS memberikan laporan hasil wawancara
dan data pelamar yang lulus seleksi SP ke departemen Administration.
Departemen Administration akan mengumumkan ke dalam bentuk surat
pelamar yang lulus seleksi ditempel ke papan penumuman di counter/
departemen store.
Calon Sales Promotion baru akan datang ke kantor pusat untuk mengisi
formulir karyawan eksternal sekaligus menandatangani surat perjanjian kerja,
sosialisasi tata tertib yang berlaku dan menerima Surat Jalan (Mandate) Sales
Promotion. Surat Jalan ini berguna untuk bukti penerimaan Sales Promotion
baru untuk bekerja di counter/ department store yang ditunjuk oleh SPS.
Sales Promotion baru akan memberikan Surat Jalan ini kepada SPCS.
3.2.3.3 Prosedur Pelatihan (Training)
Dalam subsistem human resource management untuk pelatihan akan
dijelaskan dengan gambar dan narasi. Pelatihan dalam perusahan
mengunakan metode arahan instruktur dan metode on-the-job training (OJT).
Berikut adalah gambar prosedur pelatihan yang dilaksanakan dalam
perusahaan:
114
Gambar 3.18 Rich Picture Sistem Berjalan Human Resource Management pada Pelatihan
115
Gambar 3.19 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management
pada Pelatihan – 1/2
116
Gambar 3.20 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Pelatihan – 2/2
117
Pada gambar-gambar di atas menjelaskan tentang prosedur pelatihan
dalam perusahan akan melakukan pelatihan seluruh karyawan secara periodik
(sebulan sekali). Dimulai dengan SPS memberikan pengajuan data karyawan
eksternal yang perlu mengikuti pelatihan sebelum jadwal pelatihan kepada
HRD. HRD akan mengajukan Proposal Karyawan (Internal & Eksternal)
yang mengikuti pelatihan kepada General Manager dan Director.
Setelah Proposal disetujui (ditandatangani) oleh General Manager dan
Director, maka proposal tersebut diberikan kepada Training Consultant (TC)
sebagai perintah pelaksanaan pelatihan. TC kemudian melaksanakan
pelatihan dan memberikan materi pelatihan kepada peserta pelatihan
(karyawan). Setelah pelaksanaan pelatihan TC akan mengadakan kuis untuk
peserta pelatihan. Hasil kuis akan diinformasikan kepada masing-masing
peserta pelatihan. Laporan pelatihan akan diserahkan TC kepada General
Manager dan Director.
3.2.3.4 Prosedur Penilaian Kinerja (Performance Appraisal)
Pada prosedur penilaian kinerja akan dijelaskan pada gambar dan narasi
di bawah ini. Berikut adalah gambar yang memaparkan prosedur subsistem
HR pada penilaian kinerja:
118
Gambar 3.21 Rich Picture Sistem Berjalan Human Resource Management pada Penilaian Kinerja
119
Gambar 3.22 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Penilaian Kinerja Karyawan Internal (Staf)
120
Gambar 3.23 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management
pada Penilaian Kinerja Karyawan Internal (Staf)
121
Penjelasan atas gambar-gambar di atas dimulai dengan permintaan HRD
kepada departemen Administration untuk menyerahkan laporan data absensi
dan data pribadi karyawan internal. Data-data tersebut digunakan oleh HRD
untuk memperhatikan tingkat kerajinan karyawan dari kehadiran di tempat
kerja. Penilaian karyawan internal dilakukan oleh masing-masing kepala
departemen dari sisi performa kinerja masing-masing karyawan internal di
lapangan kerja dengan Formulir Staf Performance Review. Laporan penilaian
dari kepala departemen diperiksa oleh HRD. Kemudian hasil tingkat
kerajinan karyawan tersebut digabung dengan penilaian kinerja (Staff
Performance Review) dan dilaporkan kepada General Manager.
Untuk penilaian kinerja karyawan eksternal dilakukan oleh masing-
masing SPCS dengan menggunakan lembar (Staf Performance Review). Hasil
penilaian tersebut akan dilaporkan kepada SPS beserta dengan dokumen
pendukung (data absensi dan data pribadi Sales Promotion). Setelah diperiksa
kembali oleh SPS laporan tersebut. Kemudian SPS akan memberikan laporan
penilaian kinerja Sales Promotion kepada General Manager. Laporan
penilain kinerja digunakan untuk membantu dalam perkembangan karir
karyawan (transfer/ promosi/ demosi/ pemberhentian)
3.2.3.5 Prosedur Kompensasi (Compensation)
Berikut ini adalah gambar dan narasi tentang prosedur sistem berjalan
HR pada pemberian kompensasi karyawan. Kompensasi sering kali disebut
dengan penggajian. Berikut adalah pemaparan gambar prosedur tersebut:
122
Gambar 3.24 Rich Picture Sistem Berjalan Human Resource Management pada Kompensasi Karyawan Internal (Staf)
123
Gambar 3.25 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Kompensasi Karyawan Internal (Staf) – 1/2
124
Gambar 3.26 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Kompensasi Karyawan Internal (Staf) – 2/2
125
Pada gambar-gambar di atas menjelaskan tentang prosedur pemberian
kompensasi kepada karyawan internal (staf). Dimulai ketika mendekati akhir
bulan (setiap tanggal 25), departemen Administration memberikan data
absensi yang berkaitan dengan perhitungan insentif (kehadiran 100% dalam
sebulan, tunjangan makan dan transportasi, denda terlambat jika ada). Data
ini diberikan kepada HRD untuk diperiksa dan dilaporkan kepada departemen
Accounting untuk menghitung gaji bersih karyawan.
Gambar 3.27 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Kasbon Karyawan Internal (Staf)
126
Bila ada staf yang mengajukan kasbon, maka staf akan mengajukan
formulir kasbon dengan mengisi formulir kasbon. Lalu diajukan kepada
bagian Finance dan diajukan langsung kepada Director, bila Director telah
menyetujui pengajuan kasbon tersebut. Maka, setelah ditandatangani
Formulir Kasbon tersebut di berikan kepada Finance untuk pembuktian
persetujuan pengeluaran kas. Data kasbon diterima dari departemen Finance
sebagai faktor pengurang dari gaji jika ada kasbon karyawan. Selain laporan
absensi dari staf yang diterima oleh departemen Accounting. Laporan
tersebut diperiksa kembali dalam hal menjaga keakuratan data untuk
menghitung gaji bersih.
Setelah menghitung jumlah gaji bersih karyawan internal oleh
departemen Accounting dari HRD. Departemen Acccounting akan
melaporkan total gaji bersih karyawan internal kepada Director. Setelah
laporan permintaan gaji ditandatangani oleh Director, laporan tersebut
diberikan kepada Finance untuk memperoleh kas. Dana yang dikeluarkan
untuk gaji akan dilaporkan oleh Finance kepada Director. Kas yang telah
dicairkan dari Finance akan dibagikan oleh Accounting akan diditribusikan
langsung ke karyawan internal.
Untuk penggajian karyawan eksternal (Sales Promotion) dijelaskan
dengan gambar dan narasi dibawah ini sebagai berikut:
127
Gambar 3.28 Rich Picture Sistem Berjalan Human Resource Management pada Kompensasi pada Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP)
128
Gambar 3.29 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Kompensasi pada Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP) - 1/2
129
Gambar 3.30 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Kompensasi pada Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP) - 1/2
130
Sedangkan kas untuk penggajian karyawan eksternal (Sales Promotion)
akan dimulai ketika mendekati akhir bulan (setiap tanggal 25), SPCS
memberikan data absensi yang berkaitan dengan faktor perhitungan insentif (
tunjangan makan dan transportasi dan denda terlambat jika ada). Data ini
diberikan kepada SPS untuk diperiksa dan dilaporkan kepada departemen
Accounting untuk menghitung gaji bersih Sales Promotion.
Gambar 3.31 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management
pada Kasbon pada Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP)
131
Untuk Sales Promotion yang akan mengajukan Formulir Kasbon kepada
Finance. Lalu Finance akan mengajukan Formulir Kasbon kepada Director.
Bila Director meneyetujui dan menandatangani Formulir Kasbon, formulir
tersebut akan diberikan kepada Finance sebagai bukti persetujuan. Finance
akan mencairkan dana tersebut dan memberikan kepada SP.
Setelah data absensi dan data kasbon SP diterima oleh Accounting maka
akan dilakukan perhitungan gaji bersih. Accounting akan melakukan
perhitungan gaji bersih dan mengajukan permohonan permintaan gaji SP
kepada Director. Setelah Director memberikan persetujuan untuk Laporan
Permitaan Gaji SP, Laporan tersebut dilampirkan kepada Finance untuk
mencairkan dana untuk pembayaran gaji SP.
Setelah mendapat dana cair tersebut dari Finance ke Accounting, dana
diberikan kepada SPS sebagai penanggung pendistribusian gaji kepada
masing-masing Sales Promotion. Pembagian gaji untuk karyawan eksternal
akan dibagikan setiap tanggal tiga awal bulan dengan slip gaji oleh SPS.
132
Gambar 3.32 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Komisi pada Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP)- 1/2
133
Gambar 3.33 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Komisi pada Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP) – 2/2
134
Sedangkan untuk pembagian akan komisi Sales Promotion dimulai
dengan SPCS akan memberikan data jumlah item yang terjual masing-masing
SP pada tanggal 15 dari data penjualan bulan sebelumnya. Data jumlah item
yang terjual dilaporkan kepada SPS untuk menghitung komisi yang akan
diterima setiap tanggal 17. Kemudian data tersebut diperiksa kembali oleh
SPS yang ditindaklajuti dengan pelaporan kepada Accounting dengan bentuk
laporan permintaan komisi Sales Promotion.
Accounting akan memeriksa data dan laporan yang diajukan oleh SPS.
Setelah diperiksa, maka akan diajukan persetujuan akan laporan permintaan
komisi SP kepada Director. Setelah laporan permintaan komisi disetujui dan
ditandatangani oleh Director, maka laporan tersebut diberikan sebagai bukti
untuk mencairkan dana komisi Sales Promotion. Komisi tersebut kemudian
diserahkan kepada SPS untuk membagikannya kepada para sales promotion
yang berhak.
3.2.3.6 Prosedur Karir (Career)
Berikut ini adalah gambar dan narasi tentang prosedur sistem berjalan
HR pada karir (terminasi) karyawan. Pada prosedur karir khususnya
pemberhentian akan dibagi menjadi dua prosedur, yaitu: prosedur
pemberhentian karyawan internal (staf) dan karyawan eksternal (sales
promotion). Berikut ini adalah pemaparan gambar dan narasi prosedur
tersebut:
135
Gambar 3.34 Rich Picture Sistem Berjalan Human Resource Management
pada Terminasi Karyawan Internal (Staf)
136
Gambar 3.35 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management
pada Terminasi Karyawan Internal (Staf) – 1/2
137
Gambar 3.36 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management
pada Terminasi Karyawan Internal (Staf) – 2/2
138
Pada gambar-gambar di atas menjelaskan prosedur pemberhentian pada
karyawan internal (staf). Dimulai dengan staf mengajukan surat pengunduran
diri kepada kepala departemen. Pengajuan pengunduran diri staf harus
diajukan sebulan sebelum pengakhiran hubungan kerja dengan perusahaan.
Pengajuan pengunduran diri oleh kepala departemen bila disetujui, maka staf
akan mengisi formulir pengunduran diri staf. Kepala departemen kemudian
akan menyerahkan Formulir tersebut kepada HRD untuk disetujui. Sebelum
HRD menerima pengunduran diri staf, HRD akan memeriksa data kasbon staf
dengan menyerahkan formulir pengunduran diri staf ke departemen Finance.
Setelah Finance memeriksa data kasbon staf, jika tidak ada kewajiban
kasbon yang harus dibayar staf, maka Finance akan memberikan bukti
pelunasan kasbon. Bukti perlunasan tersebut sebagai bentuk konfirmasi atas
permintaan HRD memeriksa data kasbon staf. Lalu pengajuan pengunduran
diri staf akan diterima oleh HRD. Setelah menerima penggajuan diri tersebut,
formulir pengajuan pengunduran diri tersebut diserahkan kepada
Administration untuk meng-update data karyawan yang masih aktif.
Bilamana staf yang mengajukan pengunduran diri masih memiliki
kewajiban kasbon yang harus dibayar, maka staf akan ditagih oleh Finance.
Setelah pelunasan kasbon, Finance akan memberikan bukti pelunasan kepada
staf dan HRD. HRD akan menyetujui pengajuan pengunduran diri staf,
kemudian dilanjutkan dengan formulir pengajuan diri diserahkan kepada staf
yang mengajukan pengunduran diri dan Adminitration. Administration akan
meng-update data karyawan yang masih aktif bekerja dalam perusahaan.
Berikut ini adalah gambar dan narasi mengenai prosedur sistem berjalan
HR pada pemberhentian karyawan eksternal (sales promotion/ SP):
139
Gambar 3.37 Rich Picture Sistem Berjalan Human Resource
Management pada Terminasi Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP)
140
Gambar 3.38 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management
pada Terminasi Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP) -1/2
141
Gambar 3.39 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Terminasi Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP) -2/2
142
Pada gambar-gambar di atas menjelaskan prosedur terminasi
(pemberhentian) pada karyawan eksternal (Sales promotion/ SP). Dimulai
dengan SP mengajukan surat pengunduran diri kepada Sales Promotion
Counter Supervisor (SPCS). Pengajuan pengunduran diri SP harus diajukan
sebulan sebelum pengakhiran hubungan kerja dengan perusahaan. Pengajuan
pengunduran diri oleh SPSC bila disetujui, maka SP akan mengisi formulir
pengunduran diri SP. SPSC kemudian akan menyerahkan Formulir tersebut
kepada Sales Promotion Supervisor (SPS) untuk disetujui. Sebelum SPS
menerima pengunduran diri SP, SPS akan memeriksa data kasbon staf dengan
menyerahkan formulir pengunduran diri SP ke departemen Finance.
Setelah Finance memeriksa data kasbon SP, jika tidak ada kewajiban
kasbon yang harus dibayar SP, maka Finance akan memberikan bukti
pelunasan kasbon. Bukti perlunasan tersebut sebagai bentuk konfirmasi atas
permintaan SPS memeriksa data kasbon SP. Lalu pengajuan pengunduran diri
SP akan diterima oleh SPS. Setelah menerima penggajuan diri tersebut,
formulir pengajuan pengunduran diri tersebut diserahkan kepada
Administration untuk meng-update data karyawan yang masih aktif.
Bilamana SP yang mengajukan pengunduran diri masih memiliki
kewajiban kasbon yang harus dibayar, maka SP akan ditagih oleh Finance.
Setelah pelunasan kasbon, Finance akan memberikan bukti pelunasan kepada
SP dan SPS. SPS akan menyetujui pengajuan pengunduran diri SP, kemudian
dilanjutkan dengan formulir pengajuan diri diserahkan kepada SPS yang
mengajukan pengunduran diri dan Adminitration. Administration akan meng-
update data karyawan yang masih aktif bekerja dalam perusahaan.
3.3 Evaluasi Sistem yang Berjalan
143
Dalam evaluasi sistem yang berjalan pada Human Resource Management (HRM)
pada PT. Saga Machie terdapat beberapa kelemahan. Berikut adalah uraian
kelemahan yang ditemukan dan perlu direkomendasikan perlu perbaikan:
3.3.1 Kelemahan Sistem Berjalan
3.3.1.1 Kelemahan Sistem Berjalan Pada Absensi
Dalam prosedur absensi atau kehadiran terdapat beberapa kelemahan
dalam sistem berjalan Human Resource Management. Pembahasan tentang
kelemahan dan akibat yang akan muncul atas kelemahan tersebut sebagai
berikut dengan gambar Flowchart di bawah ini:
1. Prosedur absensi antara karyawan internal dan eksternal berbeda dan
rekapitulasi absensi secara mingguan (tidak setiap hari di-update). Hal ini
akan mengakibatkan resiko kehilangan data absensi karyawan,
keterlambatan waktu akses data absensi, waktu ekstra untuk meng-input
ulang data absensi ke komputer, ketidakakuratan pencatatan, dan
keterlambatan pelaporan absensi kepada HRD dan Accounting.
2. Tidak ada dokumentasi untuk pencatatan lembur yang dilaksanakan oleh
Sales Promotion. Hal ini akan mengakibatkan kemungkinan data lembur
tidak dapat diakui oleh Sales Promotion karena data lembur tidak ada
atau hilang.
3. Tidak ada laporan absensi Sales Promotion dari Administration atau SPS
kepada HRD. Hal ini mengakibatkan HRD tidak mengetahui informasi
mengenai kehadiran (tingkat kerajinan kehadiran) Sales Promotion.
4. Tidak ada pengendalian waktu efektif karyawan, sehingga karyawan
dapat korupsi waktu keluar masuk kantor.
3.3.1.2 Kelemahan Sistem Berjalan Pada Rekrutmen
144
Dalam prosedur rekrutmen karyawan internal (staf) terdapat beberapa
kelemahan dalam sistem berjalan Human Resource Management.
Pembahasan tentang kelemahan dan akibat yang akan muncul atas kelemahan
tersebut adalah sebagai berikut:
1. Tidak ada dokumentasi pada saat permintaaan staf baru. Hal ini dapat
mengakibatkan pada saat rekrutmen petugas yang melakukan perekrutan
harus mencari data mengenai kriteria potensi detil yang dibutuhkan untuk
staf baru kepada kepala departemen.
2. Tidak ada laporan penerimaan staf baru kepada General Manager dan
Director. Hal ini dapat mengakibatkan pihak manajemen tingkat atas
tidak mengetahui jumlah karyawan yang bekerja di perusahaan. Dan ada
kemungkinan General Manager dan Director tidak mengetahui ada biaya
yang dikeluarkan untuk rekrutmen (tidak transparan).
3. Tidak ada laporan penerimaan staf dari Administration untuk HRD. Hal
ini dapat mengakibatkan HRD tidak mengetahui data terbaru mengenai
jumlah staf yang baru masuk dan total staf yang bekerja dalam
perusahaan.
Sedangkan untuk kelemahan yang ditemukan pada prosedur Human
Resource Management pada rekrutmen karyawan eksternal (Sales Promotion)
yang ditemukan adalah sebagai berikut:
1. Tidak ada dokumentasi permintaaan Sales Promotion baru dari SPSC
kepada SPS dan HRD. Sehingga hal ini mengakibatkan pada saat
penempatan Sales Promotion baru, SPS harus mencari informasi lokasi
SPCS yang meminta tambahan personil baru dan menghambat atau
memperlambat proses penempatan Sales Promotion.
145
2. Tidak ada laporan penerimaan Sales Promotion baru kepada HRD
sehingga HRD tidak mengetahui jumlah personil baru yang diterima.
Dan akibat lainnya adalah HRD tidak dapat memberikan laporan kepada
General Manger dan Director. Penyebab tidak ada laporan kepada HRD
dari SPS adalah tidak ada koordinasi antara HRD dan SPS.
3.3.1.3 Kelemahan Sistem Berjalan Pada Pelatihan
Dalam prosedur pelatihan terdapat beberapa kelemahan dalam sistem
berjalan Human Resource Management. Pembahasan tentang kelemahan dan
akibat yang akan muncul atas kelemahan tersebut adalah sebagai berikut:
1. HRD tidak dapat melakukan perbandingan data penilaian kinerja
karyawan dengan hasil pelatihan Training Consultant (TC). Hal ini
mengakibatkan tidak ada evaluasi atas kefektivitasan pada hasil pelatihan
yang dilakukan oleh HRD dan laporan dari TC selain karena tidak ada
pelaporan dari TC.
2. TC tidak mengetahui faktor-faktor yang perlu ditingkatkan dalam
pelatihan. Hal ini materi yang disampaikan oleh TC kurang tepat sasaran
pada personil tertentu.
3. Tidak ada laporan hasil pelatihan kepada HRD, sehingga HRD tidak
mengetahui hasil pelatihan karyawan.
3.3.1.4 Kelemahan Sistem Berjalan Pada Penilaian Kinerja
Dalam prosedur penilaian kinerja terdapat beberapa kelemahan dalam
sistem berjalan Human Resource Management. Pembahasan tentang
kelemahan dan akibat yang akan muncul atas kelemahan tersebut adalah
sebagai berikut:
146
1. Laporan penilaian kinerja tidak digunakan untuk menganalisis dan
merekomendasikan perkembangan karir karyawan oleh HRD. Hal ini
mengakibatkan pelaksanaan penilaian kinerja hanya tidak maksimal
tujuannya.
2. Tidak ada laporan penilaian kinerja Sales Promotion dari TC kepada
HRD, sehingga HRD tidak mengetahui perkembangan atau tingkat
kinerja karyawan.
3. Laporan Penilaian Kinerja tidak dipergunakan untuk merekomendasikan
perkembangan karir Sales Promotion. Hal ini menyebabkan laporan yang
diberikan tidak maksimal fungsinya.
4. Tidak ada standar penilaian atas kinerja karyawan. Penilaian kinerja tidak
ada perbandingan untuk standar yang diinginkan agar mencegah
penilaian kinerja cenderung subjektif.
3.3.1.5 Kelemahan Sistem Berjalan Pada Kompensasi
Dalam prosedur kompensasi/ penggajian terdapat beberapa kelemahan
dalam sistem berjalan Human Resource Management pada karyawan internal
(staf). Pembahasan tentang kelemahan dan akibat yang akan muncul atas
kelemahan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Pembayaran gaji staff, gaji Sales Promotion, dan komisi Sales Promotion
sebagian besar dalam bentuk tunai. Hal ini dapat mengakibatkan
kurangnya keamanan pengeluaran kas oleh pihak perusahaan dari bank.
Dan kurangnya tingkat keamanan karyawan pada saat pembagian gaji
dan komisi.
147
2. Pembayaran gaji karyawan internal (staf) sebagian masih berbentuk
tunai. Akibat dapat menyebabkan kurang amannya dalam pembagian kas
tersebut.
3. Tidak ada dokumentasi untuk arsip perusahaan pada pengajuan Formulir
Kasbon bagi perusahaan. Bila tidak ada dokumentasi pada Kasbon, ada
kemungkinan staf dapat melakukan kecurangan dengan menyangkal
klaim kasbon yang terutang kepada perusahaan. Sehingga perusahaan
dapat mengalami kerugian atas kecurangan tersebut karena tidak ada
bukti atas kecurangan tersebut.
Kelemahan yang terjadi pada prosedur kompensasi pada karyawan eksternal
(Sales Promotion/ SP) adalah sebagai berikut:
1 Tidak ada dokumen pendukung untuk penerimaan kas yang diberikan
kepada SPS dari Accounting. Hal ini dapat mengakibatkan kecurangan
dari SPS kas yang diterima dimanipulasi.
2 Keterlambatan pencatatan pengeluaran kas pada saat pengeluaran kas
gaji dan komisi karena data komisi diperoleh pada tanggal pertengahan
bulan selanjutanya. Akibat dari keterlambatan ini pencatatan laporan
pengeluaran kas terlambat dan tidak real time. Sehingga perlu sistem
pencatatan yang terkomputerisasi tentang data penjualan yang dilakukan
setiap Sales Promotion.
3 Tidak ada laporan dari SPS kepada HRD atas permintaan gaji dan komisi
Sales Promotion. Akibat dari tidak adanya korelasi antara HRD dan SPS
dapat mengakibatkan tidak mengetahui pembagian gaji yang diminta.
148
4 Tidak ada dokumentasi pencatatan lembur sehingga Sales Promotion
tidak dapat membuktikan bila terjadi kesalahan perhitungan komisi untuk
lembur.
3.1.1.1 Kelemahan Sistem Berjalan Pada Karir
Dalam sistem berjalan pada karir karyawan, karyawan akan mendapatkan
promosi oleh kepala departemen dari penilaian kinerja. Sedangkan untuk
mutasi, demosi tidak ada penilaian khusus atau dokumen pendukung dalam
penentuannya. Sedangkan dalam hal terminasi, karyawan dianjurkan untuk
mengajukan pengunduran diri. Prosedur yang berjalan saat terminasi adalah
ketika karyawan dianggap tidak memenuhi standar kinerja. Karyawan akan
akan mengisi formulir pengajuan diri kepada HRD yang sebelumnya
diotorisasi oleh kepala departemen. Formulir pengajuan diri akan disetujui
bila karyawan telah melunasi kasbon kepada perusahaan. Riwayat kasbon
karyawan yang mengajukan pengunduran diri akan diperiksa oleh
Accounting.
4.1.1 Saran Perbaikan
3.1.1.1 Saran Perbaikan Pada Absensi
Saran perbaikan untuk sistem human resource pada absensi PT. Saga Machie
adalah:
1. Rekomendasi untuk mencegah hilangnya data dan keterlambatan
pelaporan absensi adalah dengan proses pendataan secara harian
secara terkomputerisasi berbasis website dan terintegrasi. Hal ini
untuk mencegah faktor kesalahan manusia (human error),
kesalahanan penyampaian informasi karena tidak lengkap dan
menghemat waktu input data.
149
2. Adanya pencatatan untuk lembur Sales Promotion dengan Formulir
Lembur. Agar pada saat pembagian gaji, nilai yang gaji dibagikan
dapat dipertanggungjawabkan.
3. Adanya laporan kepada HRD setiap bulan untuk mengetahui tingkat
kehadiran karyawan internal dan eksternal. Laporan kehadiran
tersebut dapat dipergunakan sebagai salah satu faktor penilaian kinerja
karyawan.
4. Dalam sistem absensi karyawan terdapat penentuan sanksi bila
terlambat masuk kantor dan pulang lebih awal dari waktu yang telah
ditentukan. Serta penentuan sanksi bila keluar pada waktu istirahat
sebelum waktunya.
3.1.1.2 Saran Perbaikan Pada Rekrutmen
Saran perbaikan untuk sistem human resource pada rekrutmen untuk
karyawan internal (staf) PT. Saga Machie adalah:
1. Disarankan agar adanya Formulir Permintaan Karyawan Baru dari
Kepala Departemen (pengaju permohonan) kepada HRD. Sehingga
memudahkan petugas rekrutmen menyeleksi calon staf baru karena sudah
mengetahui detil persyaratan ketrampilan yang diharapkan. Formulir ini
juga dapat berfungsi sebagai bentuk laporan kegiatan HRD.
2. Adanya laporan rekrutmen karyawan baru kepada General Manager dan
Director. Agar data karyawan dalam perusahaan update dan mengetahui
biaya yang dikeluarkan untuk proses rekrutmen.
3. Adanya memberikan tanggung jawab baru kepada Administration untuk
memberikan laporan kepada HRD jumlah staf dan sales promotion yang
baru masuk kerja dan dan total karyawan kepada HRD.
150
Sedangkan untuk saran perbaikan pada prosedur Human Resource
Management pada rekrutmen karyawan eksternal (Sales Promotion) yang
ditemukan adalah sebagai berikut:
1. Adanya Formulir Permintaaan Karyawan Baru dalam proses rekrutmen.
Formulir ini membantu mencatat kriteria, jumlah, dan lokasi penempatan
Sales Promotion baru.
2. SPS memberikan laporan atas kegiatan rekrutmen dan hasil atas
rekrutmen yang dilakukan agar informasi tentang karyawan up-to-date
kepada HRD dari Surat Jalan yang dikeluarkan.
3.1.1.3 Saran Perbaikan Pada Pelatihan
Saran perbaikan yang diusulkan pada prosedur pelatihan Human Resource
Mangement adalah sebagai berikut:
1. Adanya prates pelatihan dari Training Consultant (TC) kepada HRD
untuk membandingkan penilaian kinerja sebelum dan setelah pelatihan
untuk mengamati perkembangan karyawan setelah mengikuti pelatihan.
2. Training Consultant harus mencari informasi tentang materi yang tepat
sasaran dengan mengadakan prates pelatihan sebelumnya agar materi
yang disampaikan tepat sasaran.
3. Training Consultant dianjurkan untuk membuat laporan hasil pelatihan
agar HRD dapat dapat mengetahui perkembangan kinerja karyawan.
3.1.1.4 Saran Perbaikan Pada Penilaian Kinerja
Saran perbaikan pada prosedur penilaian kinerja pada sistem yang berjalan
adalah sebagai berikut:
151
1. Dengan adanya penentuan bentuk tindakan evaluasi atas penilaian kinerja
staf untuk memberikan rekomendasi atas karir karyawan yang pantas
didapatkan oleh HRD.
2. SPS memberikan laporan penilaian kinerja kepada HRD, sehingga
membantu dalam proses membuat perencanaan strategis untuk
peningkatan kinerja yang diinginkan dalam pelatihan.
3. Adanya penggunaan laporan penilaian kinerja karyawan sebagai faktor
untuk perkembangan karir Sales Promotion.
4. Adanya penetapan standar performa kinerja sehingga dapat dilakukan
evaluasi atas penilaian kinerja tersebut.
3.1.1.5 Saran Perbaikan Pada Kompensasi
Saran perbaikan pada prosedur kompensasi pada sistem yang berjalan adalah
sebagai berikut:
1. Adanya keseragaman prosedur pembagian gaji karyawan internal (staf)
dan karyawan eksternal (sales promotion) tidak secara tunai. Pembagian
gaji langsung ke rekening masing-masing karyawan dengan kerja sama
dengan bank.
2. Diperlukan rangkap dalam formulir kasbon sebagai bukti untuk menagih
karyawan yang masih belum lunas kasbon.
Kelemahan yang terjadi pada prosefur kompensasi pada karyawan eksternal
(Sales Promotion/ SP) adalah sebagai berikut:
1. Adanya Formulir Penerimaan Kas Sementara (Kwitansi) oleh SPS dari
Accounting untuk mencegah terjadinya penggelapan uang kompensasi.
2. Diperlukan sistem pencatatan yang terkomputerisasi tentang data
penjualan yang dilakukan setiap Sales Promotion. Dengan pergantian
152
sistem komputerisasi diharapkan tidak terjadi keterlambatan penyerahan
data komisi Sales Promotion.
3. Adanya laporan permintaan gaji dengan otorisasi dari HRD terlebih
dahulu sebelum dilaporkan ke Accounting oleh SPS.
4. Dibuat Formulir Perintah Lembur ke Adminsitration untuk menjaga
keakuratan data pada saat penggajian.
5. Dibuat sistem input data yang terintegrasi dengan kantor pusat secara
real time sehingga Sales Promotion tidak perlu datang ke kantor dua kali
untuk mendapatkan gaji dan komisi.
6. Adanya sistem absensi karyawan yang di-update setiap hari dan dapat
diperiksa oleh karyawan setiap hari. Sehingga adanya transparansi
perhitungan gaji dan ada bukti untuk meng-klaim kesalahan pencatatan
sesegera mungkin.
7. Dengan membuat rangkap setiap pengajuan kasbon atau data pengajuan
kasbon langsung diarsip setelah disetujui oleh pihak yang berwenang.
3.1.16 Saran Perbaikan Pada Karir
Saran perbaikan untuk prosedur karir (promosi, mutasi, demosi) adalah
dengan adanya nilai standar atas pengembangan karir karyawan dan
transparansi atas pengembangan karir tersebut. Ada evaluasi perbaikan atas
performa kinerja yang tidak memuaskan selain dari sisi jenjang karir.