bab 3 analisis sistem berjalan 3.1 gambaran umum ...thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2011-2-00367-ka bab...
TRANSCRIPT
67
BAB 3
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan
Kopegtel Dinasti (Koperasi Pegawai Telkom Jakarta Timur), berdiri
berdasarkan Akte Pendirian yang disahkan oleh Kepala Kantor Wilayah
Departemen Koperasi DKI Jakarta Drs. H. B Simandjuntak/NIP.160008063 pada
tanggal 24 juni 1991 sebagai anak perusahaan dari PT. Telkom Jakarta Timur.
Kopegtel Dinasti (Koperasi Pegawai Telkom Jakarta Timur) memiliki nomor
SIUP 965/13-1.824.51 dan Nomor NPWP 01.575.193.6-002.000.
Kopegtel Dinasti (Koperasi Pegawai Telkom Jakarta Timur) berkedudukan
dan berkantor pusat di Jl. Basuki Rahmat No.8D Kampung Melayu Jakarta Timur.
Kopegtel Dinasti adalah perusahaan yang bergerak dibidang pelayanan (seperti
SOPP, wartel, cama, serpo), penjualan flexi dan speedy, outsourcing, bengkel dan
simpan pinjam, serta unit tekhnik yang menjadi bidang utamanya yaitu
pemborongan pekerjaan proyek jaringan telekomunikasi, pemasangan instalasi
kabel telepon rumah dan gedung, pemasangan sambungan baru telepon kabel
(Telkom), pemborongan pekerjaan proyek sipil dan gedung.
68
Dengan dasar keprofesionalan, peralatan kerja, gudang yang lengkap dan
komitmen pada kualitas Kopegtel Dinasti (Koperasi Pegawai Telkom Jakarta
Timur) siap melaksanakan pekerjaan yang dipercayakan oleh pelanggan dengan
hasil yang memuaskan.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
3.1.2.1 Visi Perusahaan
Visi dari Kopegtel Dinasti (Koperasi Pegawai Telkom Jakarta
Timur) adalah :
”Menjadi Partner Bisnis dan Mitra Usaha Terpecaya”.
3.1.2.2 Misi Perusahaan
Misi dari Kopegtel Dinasti adalah :
1. Melaksanakan kegiatan usaha dengan kualitas terbaik.
2. Melaksanakan kontrak kerja tepat waktu serta hasil yang
memuaskan.
3. Menyiapkan SDM Kopegtel yang kompetensi dan professional.
69
3.1.3 Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu
3.1.3.1 Kebijakan Mutu
Kebijakan mutu dari Kopegtel Dinasti adalah :
“Optimalisasi fungsi organisasi dan sumber daya yang ada, dengan
menggalang kerja sama yang baik untuk menjadikan KOPEGTEL Dinasti
sebagai perusahaan bisnis layanan jasa yang unggul, profesional dan
terpercaya”.
3.1.3.2 Sasaran Mutu
Sasaran mutu Kopegtel Dinasti adalah :
1. Meningkatkan kinerja usaha serta mengoptimalkan efisiensi biaya
untuk mendapatkan laba tertinggi sebagai jaminan tercapainya
kesejahteraan anggota dan pegawai.
2. Mempercepat pemenuhan kewajiban terhadap semua elemen terkait,
sehingga dapat meningkatkan kepercayaan partner bisnis.
3. Meningkatkan komunikasi internal dan external, sehingga dapat
mencegah timbulnya kendala terhadap proses pembayaran tagihan
pelanggan.
4. Melaksanakan kegiatan operasional sesuai standard mutu CIQS 2000-
2002 untuk efektivitas implementasi prosedur mutu serta tercapainya
kualitas hasil yang sempurna.
70
3.1.3.3 Rencana Mutu
Proses perencanaan mutu di KOPEGTEL DINASTI adalah
sebagaimana tergambar dalam diagram berikut ini :
Gambar 3.1 Rencana Mutu Kopegtel Dinasti
71
3.1.4 Proses Bisnis Perusahaan
Gambar 3.2 Proses Bisnis Kopegtel Dinasti
72
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan dan Pembagian Tugas, Tanggung Jawab,
dan Wewenang
3.2.1 Struktur Organisasi
Struktur organisasi dalam perusahaan sangatlah penting. Suatu perusahaan
tidak dapat berjalan dengan baik, tanpa didukung oleh struktur organisasi yang
baik. Struktur organisasi yang tepat bagi suatu perusahaan belum tentu cocok
bagi perusahaan yang lain. Hal ini disebabkan karena adanya perbedaan
kebutuhan struktur organisasi diantara perusahaan yang satu dengan yang
lainnya, karena pengaruh jenis, luas perusahaan, banyaknya cabang perusahaan
dan lain-lain. Suatu struktur organisasi yang baik harus mampu menggambarkan
dengan jelas mengenai tugas, tanggung jawab, dan wewenang setiap anggota
organisasi. Artinya suatu struktur organisasi dapat dikatakan baik apabila
memperhatikan :
1. Pemisahan fungsi yang tepat antara fungsi operasional, penyimpanan,
pencatatan serta pengawasan.
2. Garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas untuk menciptakan
serta menunjang pengendalian intern.
Dasar dalam menyusun suatu struktur organisasi adalah dengan
mempertimbangkan bahwa organisasi memungkinkan untuk diadakan
penyesuaian-penyesuaian tanpa harus mengadakan perubahan total.
Selain itu, struktur organisasi yang disusun juga harus dapat
menunjukkan garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas, dalam arti
73
jangan sampai terjadi terlalu banyak fungsi pada masing-masing bagian
atau pegawai. Pemisahan fungsi ini diharapkan dapat menciptakan
pengendalian intern yang memadai, sehingga mencegah beberapa
kecurangan yang akan terjadi dalam perusahaan.
Struktur organisasi yang berasal dari anggota yang merupakan
Karyawan PT. Telekomunikasi Indonesia,Tbk ditetapkan sebagai berikut:
Gambar 3.3 Struktur Organisasi External Kopegtel Dinasti
74
Struktur pengelola Kopegtel Dinasti ditetapkan sebagai berikut :
KOORD. KEUANGANKOORD. FLEXI & SPEEDY
KOORD. PENGADAAN
SPV. JARINGAN NON TELKOM
KOORD. SIPIL & ME
SPV. ADM. PROYEK
SPV. BENGKEL
KOORD. PSB & IKR KOORD. SOPP, WARTEL, CAMA
KOORD. SIMJAM & TUCM
KOORD. JARINGAN
SPV. ADM & SDM
SPV. LOGISTIK & RT
SPV. KEUANGAN
SPV. JARINGAN TELKOM
SPV. SOPP,WARTEL,CAMA,SERPO
SPV. MINIMARKETSPV. OUTSOURCHING
KOORD. MINIMARKET
MANAGER NON TEKHNIK MANAGER PELAYANAN
MANAGER REPRESENTATIVE
GENERAL MANAGER
MANAGER TEKHNIK MANAGER SUPPORT
Gambar 3.4 Struktur Organisasi Internal Kopegtel Dinasti
Adapun daftar susunan pengelola yang berlaku terlampir pada Lampiran 3.
75
3.2.2 Pembagian Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang
A. DEWAN PENASEHAT
Anggota penasehat ditunjuk dan diangkat oleh Pengurus
dengan persetujuan Pimpinan PT. TELKOM dan diumumkan
dalam Rapat Anggota.
Lowongan Anggota Penasehat yang terjadi sewaktu-waktu diisi
atas penunjukan Pengurus dengan sepengetahuan Pimpinan PT.
TELKOM dan diumumkan dalam Rapat Anggota berikutnya.
Sebagai struktur tertinggi dalam kepengurusan Kopegtel
Dinasti, Dewan Penasehat berfungsi memberikan arahan dan
solusi terbaik dalam setiap permasalahan yang yang timbul
sebagai implikasi pelaksanaan operasional Kopegtel Dinasti.
B. PENGURUS
Untuk kelancaran Organisasi :
1). Pengurus berhak :
a). Atas dasar ketentuan undang-undang perkoperasian
yang berlaku, atau atas perintah Pimpinan PT.
TELKOM dapat melakukan pemeriksaan kepada
Pengelola Kopegtel Dinasti.
b). Memberikan instruksi dalam pelaksanaan peraturan
dan pedoman yang telah menjadi keputusan Rapat
Anggota.
76
c). Memberikan peringatan atau teguran kepada anggota
yang melalaikan tugas kewajibannya yang telah
ditetapkan oleh Rapat Anggota dan menentukan
sanksinya.
d). Menetapkan garis-garis besar / pokok-pokok
kewajiban dan ketentuan untuk dijadikan pedoman
anggota.
e). Mengikutsertakan anggota untuk turut aktif membantu
usaha-usaha Kopegtel Dinasti dan atau sebaliknya.
f). Menghadiri rapat-rapat yang diselenggarakan oleh
anggota ataupun pertemuan-pertemuan anggota.
g). Menentukan kebijaksanaan dalam menyelesaikan
suatu perselisihan di kalangan anggota.
h). Menentukan kebijaksanaan daftar bidang usaha.
i). Mengangkat Pimpinan Unit Usaha atau Pengelola
sesuai dengan kebutuhan.
j). Dalam menjalankan tugas, Pengurus dapat diberikan
uang honorarium dan atau imbalan jasa, besarnya
ditetapkan dengan Surat Keputusan (SK) Pengurus.
k). Dapat menggunakan tenaga konsultan jika diperlukan.
2). Pengurus berkewajiban :
a). Membuat laporan tahunan pemeriksaan Kopegtel
Dinasti yang harus diketahui oleh setiap anggota.
b). Memelihara kerukunan diantara anggota.
77
c). Melaksanakan segala ketentuan dalam Anggaran
Dasar, Anggaran Rumah Tangga, Peraturan-peraturan
khusus dan keputusan-keputusan Rapat Anggota.
Dalam kedudukannya sebagai Pegawai PT. TELKOM,
Pengurus Kopegtel Dinasti melaksanakan tugas dan tanggung
jawabnya dengan berpedoman kepada Keputusan Direksi PT.
TELKOM Nomor KD 1067/KP-081/PEG-34/91 tanggal 24
Januari 1991 tentang Organisasi dan Tata Kerja Koperasi
Telekomunikasi serta Nomor KD 8371/KP-081/PEG-34/91
tanggal 08 Agustus 1991 tentang Petunjuk Pelaksanaan
Penyelenggaraan Koperasi Telekomunikasi, serta melaksanakan
tugas & tanggung jawabnya sebagai berikut :
i. Ketua :
Bertugas mengkoordinir, mengawasi, dan bertanggung jawab
terhadap kelangsungan Kopegtel Dinasti.
ii. Sekretaris :
Melaksanakan dan mengawasi dalam hal pengadministrasian
Kopegtel Dinasti.
iii. Bendahara :
Bertugas melaksanakan dan mengawasi seluruh kegiatan yang
berhubungan dengan keuangan dan aset Kopegtel Dinasti.
78
iv. Bagian Usaha :
Bertugas :
a). Melaksanakan penataan dan pengembangan usaha
Kopegtel Dinasti maupun usaha-usaha untuk kepentingan
umum.
b). Melaksanakan penasehatan usaha anggota.
c). Menciptakan usaha-usaha baru Kopegtel Dinasti.
d). Merencanakan bentuk jaringan usaha dengan pihak lain
dan berperan sebagai koordinasi pemasaran baik dalam
lingkungan Kopegtel Dinasti maupun masyarakat.
e). Mengembangkan kerjasama usaha dengan pihak lain untuk
kepentingan Kopegtel Dinasti.
f). Mengupayakan dukungan pembiayaan terhadap semua
kegiatan yang telah ditetapkan dalam RAT dan
pembiayaan lain yang bersifat mendesak.
C. BADAN PENGAWAS
Badan Pengawas terdiri dari seorang Ketua dan 2 (dua)
orang anggota yang dipilih dan disyahkan dalam Rapat Anggota,
dan dapat ditambah sesuai dengan kebutuhan atas persetujuan
Rapat Anggota.
Untuk menghindarkan terjadinya pergantian sekaligus seluruh
anggota Pengawas, sehingga dapat mengakibatkan pada suatu
79
waktu tidak ada Pengawas yang mengetahui soal-soal yang terjadi
pada masa tahun kerja sebelumnya, maka masa jabatan anggota
Pengawas tidak berjangka waktu sama.
Lowongan yang terjadi didalam Pengawas dapat segera
diisi kembali dari anggota lainnya yang dipilih oleh Pengawas itu
sendiri untuk selanjutnya dimintakan pengesahan dalam Rapat
Anggota. Dan Anggota Pengawas yang telah habis masa
jabatannya dapat dipilih kembali.
Pengawas menjalankan tugas pemeriksaan sekurang-kurangnya 3
(tiga) bulan sekali dan dapat meminta bantuan audit kepada
Akuntan Publik.
D. PENGELOLA
Dalam melaksanakan operasional hariannya pengurus
mengangkat pengelola operasional harian setingkat General
Manager.
1. GENERAL MANAGER :
Bertanggungjawab :
a) Menjabarkan dan mengupayakan langkah-langkah
implementasi strategis, kebijakan dan metoda pengelolaan
Kopegtel Dinasti.
80
b) Mengatur dan mengendalikan serta bertanggung jawab
terhadap proses pelaksanaan pengelolaan diseluruh unit
usaha.
c) Mengatur dan mengendalikan pelaksanaan pengelolaan
Kopegtel Dinasti di seluruh manager lini.
d) Mengelola dan mengendalikan anggaran Kopegtel Dinasti
e) Mengkoordinir penyususnan program kerja Kopegtel
Dinasti.
f) Merumuskan kebijakan pengelolaan Kopegtel Dinasti pada
level pengelolaan di unit usaha.
g) Berwenang atas nama pengurus menandatangani surat
perjanjian kerja internal maupun dengan mitra kerja.
h) Berwenang membayarkan uang yang berkaitan dengan
operasional harian Kopegtel Dinasti (Dalam hal pembayaran
uang yang berkaitan dengan operasional Kopegtel Dinasti,
untuk kepentingan pembayaran cek dan pemindah bukuan
ditanda tangani oleh General Manager sebagai pengelola dan
1 (satu) orang dari Pengurus, antara lain : Ketua, Sekretaris,
atau bendahara
Dalam melaksanakan operasional hariannya
General Manager Kopegtel Dinasti dibantu oleh 4 orang
Manager unit usaha yang diangkat oleh pengurus :
81
a). Manager Teknik.
b). Manager Non Teknik.
c). Manager Pelayanan.
d). Manager Support.
A. MANAGER TEKNIK
Bertanggung jawab :
a). Mengatur dan mengelola pelaksanaan pekerjaan
Jaringan, PSB, IKR, Outsourching Jarlokat STO
Klender, dan pekerjaan Sipil.
b). Melakukan negosiasi pekerjaan dan monitoring
terhadap pencatatan pekerjaan unit teknik serta
melakukan penagihan atas pekerjaan yang telah
dilaksanakan.
c). Mengupayakan pengembangan usaha baru.
Dalam melaksanakan pekerjaan hariannya
Manager Teknik dibantu oleh Supervisor Jaringan
Telkom, Supervisor Jaringan Non Telkom,
Supervisor Administrasi Proyek, Koordinator
Jaringan, Koordinator PSB & IKR, dan
Koordinator Sipil & ME, dengan tugasnya
masing-masing sebagai berikut :
82
1. Supervisor Jaringan Telkom
Bertugas merealiasasikan pekerjaan
Jaringan Telkom sesuai ST/SPK, mencatat dalam
pembukuan penerimaan surat tugas,
melaksanakan Aanwidzing berdasarkan SPPH dari
User terkait, membuat RAB, membuat proses
SPH, membuat hasil progres pelaksanaan serta
membuat proses penagihan dengan mengadakan
koordinasi dengan User dan melaporkan hasil
yang dikerjakan dari setiap Surat Tugas/SPK yang
dilaksanakan, serta menjaga akurasi data
pekerjaan.
2. Supervisor Jaringan Non Telkom
Bertugas merealiasasikan pekerjaan
Jaringan Telekominukasi yang bermintra dengan
Non Telkom sesuai ST/SPK, mencatat dalam
pembukuan penerimaan surat tugas,
melaksanakan Aanwidzing berdasarkan SPPH dari
User terkait, membuat RAB, membuat proses
SPH, membuat hasil progres pelaksanaan serta
membuat proses penagihan dengan mengadakan
koordinasi dengan User dan melaporkan hasil
yang dikerjakan dari setiap Surat Tugas/SPK yang
83
dilaksanakan, serta menjaga akurasi data
pekerjaan.
3. Supervisor Administrasi Proyek
Bertugas melakukan pelaksanaan
administrasi Unit Teknik serta melakukan
monitoring terhadap setiap pencatatan transaksi
dan laporan pekerjaan Unit Teknik, serta menjaga
akurasi data pekerjaan.
4. Supervisor PSB & IKR
Bertugas melaksanakan pekerjaan Instalasi
Pasang Baru Telepon dan Instalasi Kabel Rumah
sesuai ST/SPK dari user terkait, mencatat
penerimaan Surat Tugas, membuat berita acara
pekerjaan, membuat laporan hasil pekerjaan dan
menjaga akurasi pekerjaan.
5. Koordinator Sipil & ME
Bertugas merealiasasikan pekerjaan Sipil
sesuai ST/SPK, mencatat dalam pembukuan
penerimaan surat tugas, membuat RAB, membuat
proses SPH, membuat hasil progres pelaksanaan
serta membuat proses penagihan dengan
mengadakan koordinasi dengan User dan
84
melaporkan hasil yang dikerjakan dari setiap Surat
Tugas/SPK yang dilaksanakan, serta menjaga
akurasi data pekerjaan.
3.3 Mitra Kerja dan Prestasi
3.3.1 Mitra Kerja
Kesuksesan Kopegtel Dinasti (Koperasi Pegawai Telkom Jakarta
Timur) tidak berdiri sendiri, banyak pihak dibelakangnya yang terlibat baik
langsung ataupun tidak terhadap gerak maju langkah perusahaan,
diantaranya :
1. Instansi Pemerintah, terdiri dari :
a. Departemen Koperasi Republik Indonesia
b. Departemen Perdagangan dan Perindustrian Republik
Indonesia
c. Dewan Koperasi Indonesia (Dekopin)
d. Dinas Koperasi Usaha Kecil dan Menengah DKI Jakarta
2. Asosiasi dan Perhimpunan, terdiri dari :
a. Kamar Dagang Indonesia (KADIN),
b. Gabungan Pengusaha Indonesia (GAPENSI)
c. Assosiasi Pengusaha Telekomunikasi Indonesia
85
3. Mitra Kerja, terdiri dari :
a. PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk
b. PT. Summarecon Agung, Tbk
c. PT. Datanet Indonesia, Tbk
d. PT. Adhi Karya, Tbk
e. PT. Wijaya Karya, Tbk
f. PT. RSEA Sarang Tekhnik, Jo
g. PT. Mitrasindo Sukses Makmur (Couple Singapore)
h. PT. BPRK (Bank Perkreditan Rakyat Karyajatnika)
4. Vendor, terdiri dari :
a. PT. Voksel Electrik, Tbk
b. PT. Sucaco, Tbk
c. PT. Buana Selaras globalindo
d. PT. Sahid Megatronik,Tbk
e. PT. Trio Jaya Mandiri
5. Mitra Asuransi, terdiri dari :
a. Asuransi Jaminan Sosial Tenaga Kerja (Jamsostek)
b. Asuransi Tafakul Keluarga Indonesia
c. Asuransi Bumi Putra Daerah (Bumida)
d. Asuransi Jasindo
6. Mitra Perbankan, terdiri dari :
a. Bank Mandiri
b. Bank Syariah Mandiri
c. Bank Negara Indonesia 1946 (BNI 46)
86
d. Bank Muamalat Indonesia
e. Bank Danamon Syariah
f. Bank Mega Syariah
3.3.2 Prestasi
Beberapa prestasi yang telah diperoleh oleh Kopegtel Dinasti
(Koperasi Pegawai Telkom Jakarta Timur), antara lain :
NO. PREDIKAT PENGANUGERAHAN TAHUN
1. Koperasi Terbaik Harapan I
Tingkat Kota Madya Jakarta Timur
Departemen Koperasi dan Pembinaan
Pengusaha Kecil Kota Madya Jakarta
Timur
1995
2. Penilaian kesehatan Koperasi Simpan
Pinjam (KSP) dan unit Simpan Pinjam
dengan predikat nilai 80
Departemen Koperasi dan Pembinaan
Pengusaha Kecil DKI Jakarta
1996
3. Koperasi Terbaik II Kelompok
Koperasi Karyawan BUMN/BUMD
Tingkat Kota Madya Jakarta Timur
Departemen Koperasi dan Pembinaan
Pengusaha Kecil Kota Madya Jakarta
Timur
1996
4. Koperasi Terbaik III Kelompok
KOperasi Karyawan BUMN/BUMD
Tingkat Kota Madya Jakarta Timur
Departemen Koperasi dan Pembinaan
Pengusaha Kecil Kota Madya Jakarta
Timur
1997
5. Koperasi Terbaik I Kelompok Koperasi
Karyawan BUMN/BUMD
Departemen Koperasi dan Pembinaan
Pengusaha Kecil Kota Madya Jakarta
1998
87
Tingkat Kota Madya Jakarta Timur Timur
6. KOPEGTEL Terbaik V Bidang BUP Koperasi PT. Telekomunikasi
Indonesia (KOPTEL) Bandung
1999
7. Koperasi berklasifikasi A dengan nilai
91,95
Suku Dinas Koperasi, Usaha Kecil
dan Menengah Kotamadya Jakarta
Timur
2000
8. Koperasi berklasifikasi A dengan nilai
97, 24
Suku Dinas Koperasi, Usaha Kecil
dan Menengah Kotamadya Jakarta
Timur
2002
9. Koperasi Berprestasi Dewan Koperasi Indonesia Daerah
Jakarta Timur
2002
10. Koperasi berklasifikasi A dengan nilai
97,43
Suku Dinas Koperasi, Usaha Kecil
dan Menengah Kotamadya Jakarta
Timur
2003
11. Koperasi Berprestasi Dewan Koperasi Indonesia Daerah
Jakarta Timur
2003
12. Koperasi Berprestasi Dewan Koperasi Indonesia Daerah
Jakarta Timur
2004
13. Koperasi Berprestasi Dewan Koperasi Indonesia Daerah
Jakarta Timur
2005
14. Klasifikasi Koperasi kelas A dengan
nilai 87,25
Suku Dinas Koperasi, Usaha Kecil
dan Menengah Kotamadya Jakarta
Timur
2006
88
15. UMKM Terbaik untuk Kategori
Koperasi Karyawan BUMN/BUMD
Bank Syariah Mandiri 2008
16. Koperasi berprestasi tingkat DKI
Jakarta
Gubernur DKI Jakarta 2009
17. Tertib administrasi Program Jamsostek
Periode Tahun 2008-2009
Jamsostek 2009
18. Terbaik Ke-2 Berdasarkan Kriteria
Pemberi Konstribusi Pendapatan
KOPTEL tahun buku 2009
Koperasi PT. Telekomunikasi
Indonesia (KOPTEL) Bandung
2010
19. Terbaik Ke-2 Kemitraan Pengelolaan
Operasional Jarakses (POJ) Se-Divre II
Jakarta, untuk lokasi STO Pondok
Kelapa dan STO Pulo Gebang Wilayah
Jakarta Timur
PT. Telkom Divisi Access Regional 2
Jakarta
2010
20. Koperasi Berprestasi Dewan Koperasi Indonesia Daerah
Jakarta Timur
2010
Tabel 3.1 Prestasi Kopegtel Dinasti
89
3.4 Sistem Yang Sedang Berjalan
3.4.1 Prosedur Bisnis
Kopegtel Dinasti (Koperasi Pegawai Telkom Jakarta Timur)
adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang pelayanan (seperti
SOPP, wartel, cama, serpo), penjualan flexi dan speedy, outsourcing,
bengkel dan simpan pinjam, serta unit teknik yang menjadi bidang
utamanya yaitu pemborongan pekerjaan proyek jaringan telekomunikasi,
pemasangan instalasi kabel telepon rumah dan gedung, pemasangan
sambungan baru telepon kabel (Telkom), pemborongan pekerjaan proyek
sipil dan gedung.
Berikut ini adalah prosedur yang sedang berjalan dalam proses
Pembelian Material pada Kopegtel Dinasti :
Setiap ada laporan kekurangan material di dalam proyek yang
diterima oleh Spv ADM Proyek, Spv ADM Proyek akan meminta Bagian
Logistik & RT untuk mengecek persediaan material di gudang. Jika
persediaan material di gudang telah habis, Bagian Logistik & RT akan
membuat daftar material yang diperlukan lalu memberitahukan
Koordinator Pengadaan untuk membeli material tersebut.Setelah
mendapatkan kabar dari Bagian Logistik & RT, Koordinator Pengadaan
akan menghubungi 2 (dua) Supplier untuk menegosiasikan harga sebagai
bahan perbandingan harga material tersebut dan memilih Supplier yang
sesuai. Jika kesepakatan harga dengan supplier telah didapat Koordinator
90
Pengadaan akan membuat Purchase Order (PO) 2 rangkap. Rangkap 1
akan diberikan kepada Supplier dan rangkap 2 akan diarsip oleh Bagian
Keuangan. PO dibuat sebagai pemesanan barang yang dibutuhkan.
dilengkapi dengan jumlah satuan barang yang dipesan dan rincian harga
sesuai dengan kesepakatan negosiasi semula.
Setelah menerima material yang dipesan dari Supplier ke gudang,
Bagian Logistik dan RT akan mengecek jenis, jumlah dan kondisi
material yang dikirimkan disaksikan oleh pengirim barang, sesuai dengan
Surat Jalan (SJ) 3 rangkap yang diberikan oleh supplier, Bagian Logistik
dan RT akan memeriksa SJ 3 rangkap tersebut dengan kelengkapan
material. Apabila sesuai Bagian Logistik dan RT akan menandatangani SJ
3 rangkap dan memberikan cap tanda terima material masuk pada SJ 3
rangkap dimana rangkap 1 akan diberikan kembali ke Supplier, rangkap
2 akan diberikan ke Bagian Keuangan dan rangkap 3 akan diarsip, apabila
tidak sesuai dan ada material yang mengalami kerusakan maka Bagian
Logistik & RT akan melakukan retur terhadap material tersebut.
Bagian Logistik & RT akan mencatat perubahan jumlah barang
secara manual pada Kartu Stock. Bagian Logistik & RT akan membuat
dan melaporkan inventory control setiap akhir bulan kepada Supervisor
keuangan.
Beberapa hari setelah material datang, Supplier akan mengirim
Invoice ke Bagian Keuangan. Bagian Keuangan akan mengecek
91
kesesuaian Invoice dengan Purchase Order (PO) rangkap 2 dan Surat
Jalan (SJ) rangkap 2 yang diberikan dari Bagian Logistik dan RT . Jika
sesuai, Bagian keuangan akan membuat Bukti Pembayaran (BP)
sebanyak 2 rangkap.. Bagian Keuangan akan membayar Invoice tersebut
dengan cara transfer atau menggunakan cek atau giro. BP rangkap 1 akan
diberikan kepada supplier dan rangkap 2 akan diarsip Setiap akhir bulan.
92
3.4.2 Rich Picture
Gambar 3.5 Rich Picture Sistem yang Berjalan
93
3.4.3 Identifikasi Event
Internal
Agent
Start When Activity
Meminta
Material
SPV ADM
Proyek
Ketika material
di proyek habis
• Menerima
Laporan
kekurangan
material dari
proyek
• Meminta
material ke
Bagian
Logistik &
RT
Mengecek
persediaan
Bagian
Logistik &
RT
Ketika Spv
ADM Proyek
meminta
material
• Mengecek
persediaan
material.
• Membuat
daftar
material yang
diperlukan.
• Memberitahu
94
kan Bagian
Koordinator
Pengadaan
untuk
meminta
pembelian
material.
Negosiasi
Harga
Bagian
Koordinator
Pengadaan
Ketika bagian
logistik & RT
menelefon
untuk meminta
pembelian
material
• Menghubung
i 2 (dua)
supplier.
• Menegosiasi
kan harga
• Memilih
supplier.
Memesan
Material
Bagian
Koordinator
Pengadaan
Ketika sudah
menyepakati
harga dengan
salah satu
supplier
• Membuat PO
sebanyak 2
rangkap.
Menerima
Material
Bagian
Logistik &
RT
Supplier
mengirim
material, SJ 3
• Menerima
material, SJ 3
rangkap
95
rangkap
• Mengecek
kesesuaian
SJ 3 rangkap
dengan
material.
• Apabila
sesuai
menandatang
ani SJ 3
rangkap.
• Memberi cap
tanda terima
material
masuk pada
SJ 3 rangkap.
• Apabila tidak
sesuai atau
ada material
rusak maka
akan
dilakukan
retur.
• Mencatat
96
perubahan
jumlah
barang
digudang
pada kartu
stock.
• Membuat
laporan
inventory
control setiap
akhir bulan.
Membayar
Tagihan
Bagian
Keuangan
Supplier
mengirim
Invoice ke
Bagian
Keuangan
• Menerima
Invoice
• Mengecek
kesesuaian
Invoice
dengan PO
dan SJ
rangkap 2.
• Membuat BP
sebanyak 2
rangkap.
• Membayar
97
menggunaka
n cek atau
giro atau
transfer
Membuat
laporan
Bagian
Keuangan
Setiap akhir
bulan
• Mencatat
semua
transaksi BP
yang ada.
• Membuat
Laporan
kepada
Direktur
setiap akhir
bulan.
Tabel 3.2 Identifikasi Event Sistem yang Berjalan
98
3.4.4 Overview Activity Diagram
Gambar 3.6 Overview Activity Diagram Sistem yang Berjalan
99
3.4.5 Workflow Table
Actor Activities
SPV ADM Proyek
Meminta Material :
1. Menerima laporan kekurangan material
dari proyek
2. Meminta material ke Bagian Logistik
Bagian Logistik & RT
Meminta Pembelian :
3. Mengecek persediaan material
4. Membuat daftar material yang diperlukan
5. Menghubungi Bagian Koordinator
Pengadaan untuk meminta pembelian
material
Bagian Koordinator
Pengadaan
Menawar Harga :
6. Menghubungi 2 (dua) Supplier
7. Negosiasi harga
8. Memilih Supplier
Bagian Koordinator
Memesan Material :
9. Membuat PO sebanyak 2 rangkap
100
Pengadaan 10. Mengirim PO rangkap 1 ke Supplier
11. Mengarsip PO rangkap 2
Supplier
Bagian Logistik & RT
Supplier
Bagian Logistik & RT
Menerima Material :
12. Mengirim material dan SJ 3 rangkap
13. Mengecek kesesuaian SJ 3 rangkap
dengan material
14. Jika sesuai, menandatangani SJ 3 rangkap
15. Memberikan cap tanda terima material
masuk pada SJ 3 rangkap
16. Menerima SJ rangkap 1
17. Mengirim SJ rangkap 2 ke Bagian
Keuangan
18. Mengarsip SJ rangkap 3
19. Jika tidak sesuai & ada material rusak
maka akan dilakukan retur
20. Mencatat perubahan jumlah barang pada
Kartu Stock
101
21. Membuat Laporan inventory control setiap
akhir bulan.
Supplier
Bagian Keuangan
Membayar :
22. Mengirim Invoice
23. Mengecek kesesuaian Invoice dengan PO
dan SJ rangkap 2
24. Jika sesuai, membuat BP sebanyak 2
rangkap
25. Membayar menggunakan cek atau giro
atau transfer
26. Memberikan BP rangkap 1 ke Supplier
27. Mengarsip BP rangkap 2
Bagian Keuangan
Membuat Laporan :
28. Mencatat semua transaksi BP yang ada
29. Memberikan Laporan ke GM setiap akhir
bulan
Tabel 3.3 Workflow Table Sistem yang Berjalan
102
3.4.6 Formulir pada proses bisnis yang berjalan
Gambar 3.7 Formulir Kartu Stock Opname Sistem Yang Berjalan
Pada Kopegtel Dinasti Kartu Stock Opname ini digunakan oleh
Bagian Logistik & RT untuk mencatat perubahan jumlah barang yang ada
di gudang.
103
Gambar 3.8 Formulir Purchase Order
Pada Kopegtel Dinasti Formulir Purchase Order ini digunakan
oleh Bagian Koordinator Pengadaan untuk memesan material kepada
Supplier yang telah dipilih.
104
Gambar 3.9 Formulir Bukti Pembayaran Sistem yang Sedang Berjalan
Pada Kopegtel Dinasti Formulir Bukti Pembayaran ini digunakan
oleh Bagian Keuangan untuk sebagai bukti telah dilakukan pembayaran
kepada supplier.
105
3.5 Permasalahan yang Dihadapi
Adapun permasalahan-permasalahan yang dihadapi oleh Kopegtel Dinasti
(Koperasi Pegawai Telkom Jakarta Timur) adalah :
1. Tidak adanya formulir tertulis dalam proses seleksi terhadap pemilihan
supplier dalam melakukan proses pembelian.
Kriteria : Proses seleksi sangatlah penting dalam melakukan proses
pembelian untuk mendapatkan supplier yang berkualitas.
Sebab : Karena tidak adanya formulir standar tertulis (informasinya
hanya diungkapkan secara lisan) dalam proses seleksi
supplier, sehingga tidak ada bukti tertulis untuk mencegah
terjadinya kecurangan dalam pemilihan supplier
Akibat : Dapat memberikan kesempatan kepada karyawan yang
bersangkutan untuk melakukan kecurangan dalam proses
pembelian.
Rekomendasi : Membuat formulir seleksi terhadap kualitas supplier.
2. Tidak terdapatnya formulir-formulir standar (FPP & SPPH) yang
digunakan untuk melakukan proses Pembelian
Kriteria : Menurut Mulyadi (2001, p75), formulir adalah secarik
kertas yang memiliki ruang untuk diisi. Formulir akan diisi
dengan informasi tanggal pembelian, nomor urut, nama
106
barang, kode barang, kuantitas, harga satuan, harga total
setiap barang, harga total semua barang.
Sebab : Karena tidak adanya formulir standar tertulis (informasinya
hanya diungkapkan secara lisan) sehingga tidak ada bukti
tertulis untuk mencegah terjadinya kecurangan, seperti
pada saat negosiasi harga.
Akibat : Dapat memberikan kesempatan kepada karyawan yang
bersangkutan untuk melakukan kecurangan dalam proses
pembelian.
Rekomendasi : Membuat formulir standar seperti FPP, SPPH.
3. Tidak adanya integrasi data pada masing-masing bagian terkait
Kriteria : Menurut Jones dan Rama (2003, p33), although souce
documents have detailed information about each event
(manually), data must be organized and stored in other
ways in order to provide useful information. Yang
diterjemahkan bahwa walaupun dokumen sumber memiliki
informasi yang mendetil mengenai setiap event, data harus
diorganisir dan disimpan dengan cara lain dengan tujuan
menyediakan informasi yang berguna.
107
Sebab : Perusahaan belum memperhatikan manfaat-manfaat yang
dapat diperoleh dari penerapan aplikasi sistem informasi
akuntansi dalam menjalankan proses bisnis di perusahaan.
Akibat : Lambatnya arus informasi antar bagian dan dapat terjadi
kesalahan informasi.
Rekomendasi: Dengan membuat aplikasi program yang saling terhubung.
Dengan terdapatnya link yang menghubungkan data-data
antar bagian maka dapat mempercepat arus informasi pada
perusahaan dan memudahkan dalam pencarian data.
4. Tidak terdapat dokumen untuk melakukan retur pembelian.
Kriteria : Dokumen retur sangatlah penting dalam proses pembelian
sebagai bukti adanya material yang rusak untuk diganti
oleh supplier yang bersangkutan.
Sebab : Proses retur hanya dilakukan secara lisan tanpa adanya
dokumen tertulis sebagai bukti telah dilakukan retur.oleh
perusahaan.
Akibat : Menyebabkan dapat terjadinya kecurangan mengenai
jumlah baramg yang telah diterima dari supplier, dan dapat
membuat supplier tidak mengirimkan barang yang diretur,
dikarenakan tidak adanya bukti telah dilakukan retur oleh
perusahaan.
108
Rekomendasi : Membuat dokumen retur dalam proses pembelian.
5. Tidak adanya kode material untuk setiap jenis material.
Kriteria : Kode material untuk setiap jenis material sangat penting
sebagai database untuk perusahaan dalam melakukan
proses pembelian.
Sebab : Tidak adanya kode material untuk setiap jenis material
yang digunakan oleh perusahaan.
Akibat : Menyebabkan lambatnya pencarian data alat dan material
jika diperlukan, selain itu bisa mengakibatkan redudansi
data material karena tercatat lebih dari satu kali.
Rekomendasi : Memberikan kode material untuk setiap jenis material yang
digunakan.
6. Tidak adanya pemisahan tanggung jawab antara Fungsi Penyimpanan
dengan Fungsi Penerimaan
Kriteria : Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan
barang. Fungsi penerimaan merupakan fungsi operasi yang
bertanggung jawab atas penerimaan atau penolakan barang
yang diterima dari pemasok. Fungsi penyimpanan
merupakan fungsi yang bertanggung jawab atas
penyimpanan barang yang telah dinyatakan diterima oleh
fungsi penerimaan (mulyadi 2001,p314).
109
Sebab : Perusahaan ingin meminimalisasi tugas antara fungsi
penyimpanan dengan fungsi penerimaan.
Akibat : Pembagian tugas yang rangkap akan menimbulkan resiko
pada manajemen dalam mengambil keputusan,
dikarenakan kesalahan pada laporan yang diterima.
Rekomendasi : Melakukan pemisahan fungsi penyimpanan dengan fungsi
penerimaan.
7. Kurangnya Laporan yang digunakan oleh perusahaan
Kriteria : Menurut Conoly, laporan adalah special dari continous
form yang di desain khusus untuk dicetak. Laporan yang
lengkap dan akurat dapat dijadikan sebagai dasar
pengambilan keputusan oleh pihak management.
Sebab : Tidak adanya Laporan Pembelian dan laporan penerimaan
barang
Akibat : Perusahaan tidak dapat mengambil keputusan berdasarkan
data-data yang lengkap dan akurat.
Rekomendasi: Membuat Laporan Pembelian dan Laporan Penerimaan
Barang
110
3.6 Alternatif Pemecahan Masalah
Alternatif pemecahan masalahnya adalah dengan mengidentifikasi
kebutuhan informasi pada perusahaan. Dokumen yang biasanya digunakan dalam
Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Material Kopegtel Dinasti (Koperasi
Pegawai Telkom Jakarta Timur) adalah :
1. Purchase Order (PO)
PO digunakan oleh Bagian Koordinator Pengadaan untuk memesan
material kepada Supplier yang terpilih.
2. Bukti Pembayaran
Bukti Pembayaran digunakan oleh Bagian Keuangan untuk dasar
pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah
pengeluaran kas untuk pembayaran hutang kepada Supplier.
3. Kartu Stock
Kartu stock digunakan oleh Bagian Logistik & RT untuk mencatat
jumlah keluar dan masuknya barang ke dalam gudang sehingga bagian logistik
dan RT dapat mengetahui jumlah barang yang tersedia didalam gudang.
Berdasarkan permasalahan-permasalahan yang dihadapi oleh Kopegtel
Dinasti, maka didapatkan beberapa identifikasi informasi yang dibutuhkan bagi
perusahaan, yaitu sebagai berikut :
111
1. Formulir yang dibuat dan disimpan didalam perusahaan
a. Formulir Daftar Pesanan Barang
Formulir yang dibuat oleh bagian logistik untuk meminta pembelian material
ke Bagian Pembelian. FDPB memiliki fungsi yang sama dengan Purchase
Requisition (PR).
b. Formulir Daftar Supplier
Formulir ini dibuat oleh Bagian Pembelian sebagai database yang akan
digunakan ketika akan melakukan proses pemilihan supplier. Sehingga dapat
diketahui supplier mana yang akan dipilih yang memiliki kualitas yang baik.
c. Jurnal Umum Pembelian
Jurnal ini dibuat oleh Bagian Pembelian berfungsi untuk memberikan
informasi mengenai transaksi pembelian.
d. Tanda Terima Faktur
Dokumen ini dibuat oleh Bagian Keuangan sebagai bukti telah diterima
invoice dari supplier.
e. Bukti Pemberitahuan Retur (BPR)
Dokumen ini dibuat oleh bagian penerimaan apabila terjadi kerusakan pada
alat atau ketidak sesuaian material dengan yang dipesan.
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak luar perusahaan
a. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH)
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi material yang
pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi, yang menyangkut jumlah
rupiah pembelian yang besar. Formulir ini biasanya dibuat oleh Bagian
112
Pembelian untuk mendapatkan kesepakatan harga dengan supplier. SPPH ini
memiliki fungsi yang sama dengan Request for Proposal.
b. Surat Retur Pembelian (SRP)
Dokumen ini dibuat oleh Bagian Pembelian setelah menerima BPR, SRP ini
yang nantinya akan dikirim ke Supplier.
c. Formulir Tanda Terima Barang (FTTB)
Formulir ini dibuat oleh bagian Penerimaan sebagai bukti kepada Supplier
bahwa material yang dipesan telah sampai dan sesuai dengan yang
diinginkan. FTTB memiliki fungsi yang sama dengan Receiving Order (RO).
d. Bukti Pembayaran
Bukti Pembayaran ini dibuat oleh Bagian Keuangan untuk dasar pencatatan
transaksi pembelian.
3. Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan.
a. Invoice
Dokumen ini dibuat oleh supplier untuk menagih ke Perusahaan, Bukti
penerimaan berkas tagihan yang berisi total harga pembelian yang harus
dibayar.
b. Surat Jalan
Dokumen ini dibuat oleh Supplier ke Perusahaan, sebagai bukti bahwa
barang telah dikirmkan dan telah diterima.
c. Surat Penawaran Harga
Dokumen ini dibuat oleh Supplier untuk Perusahaan sebagai penawaran
harga material yang akan dibeli oleh perusahaan.
113
4. Laporan-laporan yang digunakan pada Kopegtel Dinasti (Koperasi Pegawai
Telkom Jakarta Timur) :
a. Laporan Hutang
Laporan ini dibuat oleh Bagian Keuangan untuk mengetahui seberapa
banyak hutang kita kepada Supplier.
b. Laporan Pembayaran
Laporan ini dibuat oleh Bagian Keuangan untuk mengetahui banyaknya kas
perusahaan yang digunakan.
c. Laporan Pembelian
Laporan ini dibuat oleh Bagian Pembelian untuk mengetahui barang apa saja
yang telah dibeli baik secara tunai maupun kredit.
d. Laporan Pembelian Tunai
Laporan ini dibuat oleh Bagian Pembelian untuk mengetahui barang apa saja
yang telah dibeli secara tunai.
e. Laporan Pembelian Kredit
Laporan ini dibuat oleh Bagian Pembelian untuk mengetahui barang apa saja
yang telah dibeli secara kredit.
f. Laporan Pembelian berdasarkan barang
Laporan ini dibuat oleh Bagian Pembelian untuk mengetahui barang apa saja
yang telah dibeli
114
g. Laporan Pembelian berdasarkan Supplier
Laporan ini dibuat oleh Bagian Pembelian untuk mengetahui kepada supplier
mana saja barang-barang tersebut dibeli
h. Laporan Pembelian berdasarkan PO
i. Laporan ini dibuat oleh Bagian Pembelian untuk mengetahui berapa PO
yang telah dikeluarkan serta barang apa saja yang telah dibeli
j. Laporan Retur Pembelian
Laporan ini dibuat untuk menunjukkan barang apa saja yang diretur dan
jumlah barang yang akan di retur.
k. Laporan Inventory Control
Laporan ini dibuat oleh Bagian Logistik dan RT untuk menunjukkan jumlah
barang yang tersedia digudang.