36

BAB 3

ANALISIS PERUSAHAAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan

Sejarah berdirinya perusahaan penerbangan pembawa bendera Negara

(Flag Carrier) Indonesia tidak terpisahkan dengan sejarah perjalanan bangsa

Indonesia. Sebagai National Flag Carrier, selanjutnya oleh Soekarno diberi

nama GARUDA INDONESIA AIRWAYS, harus selalu siap melaksanakan

tugas-tugas kenegaraan. Adapun tugas kenegaraan pertama adalah membawa

Soekarno dari Yogyakarta menuju Jakarta untuk dilantik menjadi Presiden

Republik Indonesia Serikat (RIS) pada tahun 1949.

PT. GARUDA INDONESIA resmi menjadi Perusahaan Negara pada

tahun 1950, yang kemudian berubah berdasarkan akte No. 8 tgl 4 Maret 1975.

Menurut akte Pendirian perusahaan, tujuan perusahaan adalah melaksanakan

dan menunjang kebijaksanaan pemerintah di bidang pembangunan dan

ekonomi nasional pada umumnya, khususnya di bidang jasa pengangkutan

udara dan bidang lainnya yang berkaitan dengan jasa pengangkutan udara

serta memupuk keuntungan bagi Perusahaan dengan menyelenggarakan

angkutan penerbangan.

37

Sepanjang tahun 80an, armada PT. GARUDA INDONESIA dan

kegiatan operasionalnya mengalami rasionalisasi dan restrukturisasi besar-

besaran di dalam masa pertumbuhan karyawan penerbangan secara global

yang sebelumnya tidak pernah terjadi.

Sejak tahun 2005 tim manajemen yang baru mulai membuat

perencanaan bagi masa depan PT. GARUDA INDONESIA. Di bawah

manajemen baru, PT. GARUDA INDONESIA melaksanakan evaluasi ulang

dan restrukturisasi perusahaan secara menyeluruh dengan tujuan

meningkatkan efisiensi kegiatan operasional, membangun kembali kekuatan

keuangan, menambah tingkat kesadaran para karyawan untuk menanggapi

pelanggan, dan yang terpenting adalah memperbaharui dan membangkitkan

semangat PT. GARUDA INDONESIA.

PT. GARUDA INDONESIA menjalankan kegiatan usaha di bidang-

bidang sebagai berikut:

1. Pengangkutan udara penumpang, barang dan pos dalam negeri dan luar

negeri;

2. Pengangkutan udara borongan untuk penumpang dan barang dalam

negeri dan luar negeri;

3. Jasa pelayanan sistem informasi yang berkaitan dengan pengangkutan

udara;

4. Jasa konsultasi, pendidikan dan pelatihan yang berkaitan dengan

pengangkutan udara, dan

5. Jasa pelayanan kesehatan personil penerbangan.

38

PT. GARUDA INDONESIA per akhir 2008 mengoperasikan 54

pesawat terbang, termasuk tiga Boeing 747-400, enam Airbus 330-300,

empat puluh lima pesawat Boeing 737 (300, 400, 500, dan 800) dan saat ini

melayani 50 penerbangan baik tujuan dalam maupun luar negeri.

3.1.2 Visi, Misi dan Sasaran Perusahaan

Dalam menjalankan bisnisnya, PT. GARUDA INDONESIA

mempunyai visi, misi dan sasaran perusahaan, yakni:

• Visi Perusahaan

Menjadi perusahaan penerbangan pilihan utama di Indonesia yang

berdaya saing Internasional.

• Misi Perusahaan

Memberikan layanan dan jasa angkutan udara yang memberikan

kepuasan kepada pengguna jasa secara terpadu dan profesional dan

didukung oleh sumber daya manusia yang kompeten.

• Sasaran Perusahaan

1. Menjadi “tuan rumah” di dalam negeri (penerbangan domestik) dan

mampu berkompetensi setara dengan perusahaan penerbangan

internasional lainnya.

2. Menjadi “leading carrier” dalam penerbangan dalam negeri dan “flag

carrier” dalam penerbangan internasional.

3. Menjadi usaha yang bergerak di bidang “consumer service”.

39

Struktur Organisasi PT. GARUDA INDONESIA

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. GARUDA INDONESIA

Sumber : PT. GARUDA INDONESIA

40

3.1.3 Pembagian Tugas dan Wewenang

3.1.3.1 Unsur – unsur Organisasi Induk

1. Unsur Pelaksana: yaitu yang menjalankan kebijakan; dipimpin

oleh Direktur dengan dibantu oleh Vice President (disingkat VP)

dan/atau Senior General Manager (disingkat Senior GM).

2. Unsur Pendukung: yaitu fungsi yang mempunyai peran

mendukung Direktur Utama dan/atau direksi; dipimpin oleh VP.

3. Strategic Business Unit (SBU): yaitu suatu unit usaha mandiri

dalam Perusahaan yang berorientasi pada optimasi sumber daya

yang bertujuan memaksimalkan nilai Perusahaan dengan

memberikan hasil produksi dan layanan jasa kepada pelanggan,

baik di dalam maupun di luar korporasi; dipimpin oleh VP.

4. Anak perusahaan (subsidiaries), yaitu suatu badan hukum

tersendiri yang dibentuk Perusahaan untuk mendukung kegiatan

Perusahaan Induk dan dikelola secara mandiri, namun masih

dalam kontrol Perusahaan Induk.

3.1.3.2 Unsur Pelaksana

Unsur Pelaksana dalam Organisasi Induk PT. GARUDA

INDONESIA (Persero), terdiri dari:

1. Commersial Services; bertanggung jawab terhadap pencapaian

Sales & Revenue dan Service pre-in-post flight, melalui

pengelolaan network, marketing, revenue, service, service

41

delivery dan cabin crew secara terintegrasi; dipimpin oleh

Direktur Niaga.

2. Operation Services; bertanggung jawab terhadap pelaksanaan

operasi penerbangan, melalui pengelolaan cockpit, ground

operations, flight dispatch, operation control dan dukungan

operasional lainnya; dipimpin oleh Direktur Operasi.

3. Engineering & Maintenance Services; bertanggung jawab

terhadap penjaminan keterdesiaan pesawat yang airworthy

melalui pengendalian dan pengelolaan kualitas perawatan

pesawat; dipimpin oleh Direktur Teknik.

4. Corporate Strategy & Information Technology Services;

bertanggung jawab terhadap perumusan strategi dan perencanaan

jangka panjang melalui pembentukan Strategy Management

Office serta dukungan teknologi informasi yang handal; dipimpin

oleh Direktur Strategi & Teknologi Informasi.

5. Financial Services & Group CFO; bertanggung jawab terhadap

pengelolaan keuangan Perusahaan melalui pengelolaan treasury,

financial analysis, coimptroller dan pengelolaan aset; dipimpin

oleh Direktur Keuangan.

6. Human Capital Management & Corporate Support Services;

bertanggung jawab terhadap pengelolaan Sumber Daya Manusia,

Pendidikan & Pelatihan serta Pengadaan; dipimpin oleh Direktur

SDM dan Umum.

42

7. Area Management; merupakan pengelola pelaksanaan seluruh

kebijakan dan bisnis Perusahaan di Branch Offices tempat dimana

Perusahaan melakukan bisnis, yang terdiri dari: Area Western

Indonesia (WEI); Area Eastern Indonesia (EAI); Area Asia

(ASA) & Middle East (MEA); Area Japan, Korea, China (JKC);

Area South West Pacific (SWP). Area Mangement dalam

melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Board of

Director (BoD), namun secara operasional dikelola oleh Direktur

Niaga.

3.1.3.3 Unsur Pendukung

Unsur Pendukung dalam Organisasi Induk PT. GARUDA

INDONESIA (Persero) terdiri dari:

1. Unit Corporate Quality, Safety & Aviation Security; berfungsi

untuk mengelola Safety management system; bertanggung jawab

kepada Direktur Utama, namun secara operasional dikelola oleh

Direktur Operasi.

2. Unit Internal Audit; berfungsi untuk memastikan efektivitas

sistem audit internal Perusahaan; bertanggung jawab kepada

Direktur Utama, namun secara secara operasional dikelola oleh

Direktur Keuangan.

3. Unit Corporate Secretary, berfungsi untuk melindungi

Perusahaan dari aspek hukum melalui pemberian pendapat

hukum, Penyelesaian Permasalahan Hukum, Legalisasi

43

Perjanjian; memastikan struktur dan mekanisme Good Corporate

Governance (GCG) terimplementasi & selaras; memastikan

penyelenggaraan administrasi Perusahaan sesuai hukum dan

perundangan yang berlaku dan prinsip GCG, serta mendukung

layanan umum; bertanggung jawab kepada Direksi namun secara

operasional dikelola oleh Direktur SDM & Umum.

4. Unit Hajj; berfungsi untuk mengelola penerbangan haji;

bertanggung jawab kepada Direksi, namun secara opersaional

dikelola oleh Direktur Operasi.

5. Corporate Safety Committee; merupakan suatu forum rapat resmi

Perusahaan yang melakukan pertemuan secara berkala untuk

membahas isu-isu yang terkait dengan flight safety/keselamatan

penerbangan, aviation security/keamanan penerbangan,

health/keselamatan, dan environment/lingkungan. Forum ini

dipimpin oleh Predisent & CEO. Corporate Safety Commitee

bukan merupakan organisasi struktural.

6. Unit CEO Office, bertindak sebagai fasilitator kegiatan Direksi

melalui pengelolaan agenda dan jadwal rapat Direksi serta

memonitor tindak lanjutnya dan usulan-usulan strategis GA

Group; bertanggung jawab secara langsung kepada Direktur

Utama.

7. Unit Enterprise Risk Management, bertindak sebagai pengelola

Risiko Perusahaan melalui System Early Warning kepada unit-

44

unit; bertanggung jawab secara secara langsung kepada Direktur

Utama, namun secara operasional dikelola oleh Direktur Teknik.

8. Unit Corporate Communication, bertindak secara pengelola

komunikasi & informasi Perusahaan (eksternal & internal) secara

efektif, secara mengelola Corporate Social Responsibility (CSR)

& Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL),

bertanggung jawab secara langsung kepada Direktur Utama,

namun secara operasional dikelola oleh Direktur SDM & Umum.

3.1.3.4 Strategic Business Unit

SBU PT. GARUDA INDONESIA (Persero) terdiri dari:

1. SBU Garuda Cargo; mengelola bisnis cargo, yang secara

operasional dikelola oleh Direktur Niaga.

2. SBU Garuda Sentra Medika (GSM); mengelola bisnis kesehatan,

yang secara operasional dikelola oleh Direktur Teknik.

3.1.3.5 Anak Perusahaan

Anak Perusahaan PT. GARUDA INDONESIA (Persero) terdiri dari:

1. PT Aerowisata; bergerak di bidang jasa penyediaan barang

dan/atau jasa yang bermutu tinggi dan berdaya saing kuat di

bidang Usaha Pariwisata dan Jasa Pendukung Angkutan Udara.

2. PT Garuda Maintenance Facility Aero Asia (GMF Aero Asia,

disingkat menjadi GMFAA); bergerak di bidang usaha perawatan

pesawat terbang (Maintenance & Repair Organization/MRO).

45

3. PT Abacus Distribution System Indonesia; bergerak di bidang

usaha utama Global Distribuition System (GDS).

4. PT Aero Systems Indonesia; bergerak di bidang penyediaan

sistem teknologi informasi untuk airline.

5. PT Citilink Indonesia; bergerak di bidang Angkutan Udara Niaga

berjadwal yang berbiaya murah.

3.2 Analisis Proses Bisnis

Gambar 3.2 Proses Bisnis PT. GARUDA INDONESIA Sumber : PT. GARUDA INDONESIA

46

3.2.1 Organizational Management

PT. GARUDA INDONESIA memiliki beberapa submodul HCM

SAP salah satunya adalah Organizational Management. Pada modul

Organizational Management (OM) terdapat struktur organisasi dari

perusahaan tersebut. Struktur Organisasi menggambarkan hirearki dari setiap

unit organisasi yang ada pada perusahaan itu sendiri.

• Unit Organisasi (Organizational Unit)

Unit-unit Organisasi (Organizational Units) tersebut dihubungkan satu

sama lain dalam suatu hirearki yang akan membentuk sebuah struktur

keseluruhan organisasi. Unit organisasi berhubungan juga dengan Cost

Center dari bagian Akuntansi. Pada PT. GARUDA INDONESIA Cost

Center di-assign sesuai dengan Departemen.

• Pekerjaan (Job)

Pekerjaan (Job) menggambarkan klasifikasi tanggung jawab yang khusus

pada organisasi. Didalam Job sudah terdapat tugas spesifik dan

kemampuan khusus yang harus dimiliki orang yang nantinya melakukan

Job tersebut.

• Posisi (Position)

Setiap Job memiliki beberapa position yang harus diisi oleh setiap

karyawan. Posisi dimiliki setiap karyawan. Ada beberapa Posisi yang

memiliki Job yang sama. Posisi dapat 100% penuh (tidak ada yang

lowong), sebagian penuh, atau lowong.

47

 

Gambar 3.3 Relasi antara job and position

Sumber : PT. GARUDA INDONESIA

Organizational Management berkaitan erat dengan struktur

organisasi perusahaan. Struktur Organisasi PT. GARUDA INDONESIA

terlebih dahulu dibuat skema tugas dan posisi yang jelas. Pada awal

pengimplementasian modul HCM, struktur organisasi harus di-assign

pertama kali. Setiap unit organisasi dibagi dan dijelaskan cakupan bagian

yang ada didalamnya. Setiap Job didefinisikan tugas dan spesifikasinya

secara lengkap dan jelas. Begitu pula dengan posisi yang nantinya akan di-

assign kepada setiap karyawan yang dimiliki PT. GARUDA INDONESIA.

Organizational Management yang mencakup struktur organisasi

dapat mengalami perubahan. Perubahan dalam struktur Organisasi tersebut

dapat disebabkan oleh beberapa hal, salah satunya adalah tuntutan bisnis.

• 20 positions for Aircraft Maintenance engineer• 5 positions for HR Speciali st 1• 3 positions for HR Speciali st 2• ………………….• ………………….

• Aircraft Mtn Engineer• HR Specia list 1• HR Specia list 2• HR Specia list 3• HR admi nistration 1• HR admi nistration 2•…………..

JOB

• Bidang Long Range Aircraft Mtn• Bidang Perencanaan & Pengembangan SDMl• BidangLine Maint enance• Seksi Rotable & General• …………….• ……………………….• ……………………….

ORGANISATION UNIT

POSITION

GarudaOrganis ati on Structure

48

Perubahan struktur organisasi juga pernah terjadi dalam PT. GARUDA

INDONESIA.

Perubahan struktur dalam PT. GARUDA INDONESIA terjadi karena

adanya perubahan kebijakan dari menajemen strategik perusahaan dengan

mempertimbangkan tuntutan bisnis pada perkembangan Perusahaan. Sebagai

contoh, terdapat peningkatan target penjualan pada Sales Area Jakarta dan

sekitarnya. Sebelumnya Sales Area Bandung masuk ke dalam Jakarta, yang

artinya dua daerah tersebut memiliki General Manager yang sama. Tetapi

dalam mencapai tujuan target penjualan yang lebih besar, maka Sales Area

Bandung dibuat menjadi berdiri sendiri. Dengan dibuatnya Unit baru di

Bandung, secara otomatis diperlukan pula General Manger (Posisi) yang

baru yang akan menjabat disana. Perubahan tersebut menyebabkan terjadi

pula perubahan struktur Organizational Managament di dalam sistem.

Perubahan OM juga terjadi pada PT. GARUDA INDONESIA, saat

kebijakan perusahaan untuk bekerjasama dengan pihak Outsourcing dalam

perekrutan security. Data pegawai khususnya penjaga keamanan (security)

dihapus dalam sistem karena tidak diperlukan lagi, maka otomatis unit dan

posisi tersebut dihilangkan.

3.2.2 Personnel Administration

Dimulai dari adanya penerimaan karyawan pada proses recruitment.

Setiap karyawan pada PT. GARUDA INDONESIA mungkin mengalami

perubahan data yang dikarenakan adanya action-action. Beberapa action-

action yang ada dalam PT. GARUDA INDONESIA seperti:

49

• Masuk data pegawai baru

• Perubahan status pegawai

• Perpanjangan kontrak

• Mutasi

• Promosi

• Tugas Pendidikan

• Kembali dari pendidikan

• Termination

• Pelanggaran disiplin

• Dll

Dari action-action yang ada di atas, hanya akan dibahas action masuk data

pegawai baru, promosi, mutasi dan termination.

Jika ada penerimaan karyawan baru, maka akan dilakukan action

masuk data pegawai baru. Infotypes yang terkait meliputi: Personal data,

Organizational assignment, addresses, planning working time, Basic pay,

Bank detail, Capital formation, Fiscal data, Social insurance, Contract

elements, dan Leave entitlement.

Jika ada karyawan yang akan di promosi, maka akan dilakukan action

promosi. Infotypes yang terkait meliputi: Organizational management, Basic

pay, Company instruction, Date specification, dan Monitoring of task.

Jika ada karyawan yang akan dipindah tugaskan, maka akan

dilakukan action mutasi. Infotypes yang terkait meliputi: Organizational

50

management, Basic pay, Company instruction, Date specification, dan

Monitoring of task.

Jika ada karyawan yang akan berhenti kerja karena beberapa alasan

seperti: atas permintaan sendiri, habis kontrak, program pensiun dini,

meninggal dunia, cacat, dll, maka akan dilakukan action termination.

Infotypes yang terkait meliputi : Organizational management, Payroll

exception, Company instruction, Date specification, dan Monitoring of task.

Setelah dilakukannya action-action tersebut maka sistem akan secara

otomatis melakukan peng-update-an terhadap master data karyawan.

OrganizationManagement

Recruitment

Train ing

Transfer

Change Employee Info

PerformanceAppraisal

Disciplinary

Payroll

Resignation

Retir ement

Deceased

ServiceTerminated

PERSONNEL MANAGEMENT

Promotion/Demotion Termination

Gambar 3.4 Skenario Personnel Management Sumber : PT. GARUDA INDONESIA

51

3.2.3 Time Management

Skenario ini secara khusus ditetapkan untuk manajemen. Ini

berfokus pada semua informasi yang terkait dengan waktu yang dihabiskan

karyawan untuk bekerja dan ketersediaan karyawan. Untuk kesuksesan dan

keefisienan skenario manajemen waktu, manajemen PT. GARUDA

INDONESIA perlu menetapkan tujuan-tujuan tertentu, kriteria kesuksesan

dan indikator kinerja untuk skenario ini. Selanjutnya indikator kinerja perlu

untuk direncanakan, hasil aktual dikumpulkan dan dianalisis perbedaannya.

Proses Time Management

Workload AbsenceApproval

DefineRoster

TimeRegistration

TIME MANAGEMENT

Payroll

Gambar 3.5 Skenario Time Management Sumber : PT. GARUDA INDONESIA

Kepala departemen akan menentukan beban kerja (workload) dan

persetujuan absen (Absence Approval). Setelah itu, daftar shift didefinisikan

52

dalam sistem dengan mempertimbangkan ketersediaan karyawan (misalnya,

menggunakan hari libur, keluar, dll). Pendefinisian daftar difasilitasi melalui

integrasi antara absen dengan penjadwalan shift. Karyawan dengan

penjadwalan shift yang dikenal dalam SAP dan konsekuensi keuangan secara

otomatis akan diteruskan ke SAP penggajian.

SAP memungkinkan pencatatan waktu positif dan negatif pada waktu

kerja karyawan. Pencatatan waktu yang positif digunakan ketika sistem HR

SAP terhubung dengan alat pencatatan waktu. Setelah registrasi waktu di

SAP kemudian akan dievaluasi dalam SAP, jam lembur dan ketidakhadiran

secara otomatis dihitung berdasarkan kriteria lembur yang ditentukan dalam

shift master. Kemudian jam tersebut dilanjutkan ke bagian penggajian untuk

perhitungan keuangan cuti dan lembur yang belum dibayar.

3.2.4 Payroll

Gambar 3.6 Skenario Payroll

Sumber : PT. GARUDA INDONESIA

53

Skenario ini berfokus pada semua transaksi yang terkait proses

penggajian. Objek utama yang dibahas dalam skenario ini adalah gaji

karyawan. Untuk mencapai sebuah skenario penggajian yang sukses dan

efisien, PT. GARUDA INDONESIA manajemen perlu menetapkan tujuan-

tujuan tertentu, kriteria kesuksesan dan indikator kinerja untuk skenario ini.

Selanjutnya indikator kinerja perlu untuk direncanakan, hasil aktual

dikumpulkan dan dianalisis perbedaannya.

Dalam skenario ini, semua transaksi penggajian dimasukkan secara

manual atau secara otomatis dimasukkan lewat penggajian (payroll).

Sumber-sumber yang terkait data penggajian adalah waktu registrasi,

peningkatan / penurunan dan penyesuaian manual. Dalam proses penggajian,

program penggajian dijalankan untuk menentukan gaji pokok karyawan,

pembayaran lembur, bonus, pembayaran khusus, dan pemotongan untuk

setiap periode. Setelah proses perhitungan penggajian selesai, pembayaran

akan dilakukan.

Hasil penggajian bersama dengan perhitungan pajak ditransfer ke

akuntansi keuangan dan akuntansi biaya. Penggajian memungkinkan untuk

simulasi akuntansi biaya dan perencanaan biaya personil, berdasarkan hasil

gaji masa lalu dan kemungkinan kenaikan gaji.

3.2.5 Recruitment

Ketika ada posisi kosong dalam sebuah perusahaan, penggantian

(baik dari eksternal atau internal) harus dilakukan. Posisi-posisi yang kosong

dipublikasikan dalam iklan lowongan pekerjaan melalui beberapa media,

54

seperti koran untuk pelamar eksternal dan modul employee-self-service untuk

pelamar internal. Iklan tersebut mempublikasikan satu atau lebih lowongan

pekerjaan, untuk mendapatkan pelamar-pelamar yang cocok. Memeriksa

sura-surat lamaran yang diterima merupakan salah satu proses perekrutan.

Karyawan diberi peringkat menggunakan perbandingan profil (match-up)

dari persyaratan perkerjaan dan kualifikas i pelamar. Pemohon kemudian

akan melalui prosedur seleksi, dan karyawan/pemohon yang sesuai akan

dipekerjakan atau dipromosikan/transfer.

Proses Bisnis Recruitment

Permintaan akan karyawan berasal dari divisi-divisi PT. GARUDA

INDONESIA yang membutuhkan. Divisi-divisi tersebut akan meminta divisi

HR mencari tenaga kerja untuk mengisi posisi yang kosong pada divisinya.

Position Requirement akan ditentukan oleh divisi yang bersangkutan.

Selanjutnya Divisi Human Resource (HR) akan mencari calon yang

cocok (baik calon dari eksternal maupun internal) untuk mengisi lowongan

tersebut. Lowongan dipublikasikan melalui pemasangan iklan pada beberapa

medium seperti koran atau majalah untuk applicant eksternal dan modul

employee-self-service untuk applicant internal.

55

• Applicant Eksternal

Manajemen pada PT. GARUDA INDONESIA akan meng-input

data applicant ke dalam sistem. Data pelamar akan disimpan sebagai data

histori applicant dan akan dipertimbangkan kembali pada lowongan

lainnya. Setiap applicant akan mendapatkan personnel number.

Setelah mendapatkan lamaran dari beberapa applicant , akan

dilakukan seleksi untuk memilih beberapa applicant yang cocok untuk

menempati posisi yang kosong. Applicant akan diundang untuk

mengikuti interview dan tes yang sesuai dengan bidangnya masing-

masing. Selain itu, akan dilakukan profile matchup antara job

requirement yang ditentukan masing-masing divisi dengan employee

qualification.

Jika dianggap memenuhi kriteria yang diinginkan, applicant

tersebut akan dipanggil kembali dan ditempatkan dalam perusahaan

untuk mengisi posisi yang kosong. Data applicant tersebut akan

dipindahkan dari master data applicant ke master data karyawan melalui

fitur Employee Administration dan karyawan akan mendapatkan

personnel number yang baru.

• Applicant Internal

Manajemen PT. GARUDA INDONESIA akan mengecek

qualification dari masing-masing applicant internal. Employee

56

qualification akan dibandingkan dengan job requirement yang ditentukan

oleh divisi.

Jika cocok ataupun sesuai, applicant internal akan dipromosikan

ataupun dipindahkan dari posisinya yang lama. Kemudian dengan fitur

Employee Administration, data applicant internal akan diganti dan di

proses sesuai dengan posisinya yang baru. Setelah itu, applicant internal

akan memperoleh personnel number yang baru. Jika tidak match antara

Employee Requirement dengan Job Qualification, akan dibuat rencana

pengembangan untuk menaikkan qualification applicant internal tersebut

melalui training-training.

Gambar 3.7 Skenario bisnis recruitment

Sumber : PT. GARUDA INDONESIA

VacantPosition

InternalApplicant

Invitation

Selection

Hiring

Pass

Fail

CandidateSelection

Promotion/Transfer

Match?

DevelopmentPlan

Training &Event Mgt

RecruitmentTools

AdministrationSelection

Employee Administration

OrganisationManagement

Employee Administration

Yes

No

No

Yes

Career &Succession

ExternalApplicant

57

3.2.6 Career & Succession Planning

Kelompok proses bisnis ini digunakan untuk memaksimalkan

utilitas karyawan terhadap perusahaan. Dengan menggunakan account

preferences and suitability karyawan, kita dapat meningkatkan kepuasan

kerja mereka. Personnel Development juga di-set untuk memastikan semua

karyawan pada setiap area fungsional di dalam perusahaan selalu memenuhi

standar yang diharuskan. Kebutuhan Personnel Development ditentukan

dengan membandingkan persyaratan kerja saat ini atau masa depan dengan

kualifikasi, preferensi dan aspirasi karyawan. Untuk melakukan skenario ini,

kita perlu membuat katalog (catalogue) yang berisi kualifikasi-kualifikasi

yang kemudian akan kita tetapkan pada objek (karyawan, pekerjaan, posisi)

spesifik kualifikasi masing-masing objek. Dalam perencanaan karir (Career

Planning), kita dapat mengidentifikasi kemungkinan Career goals dan

gambaran Career Plan setiap karyawan, sementara Succession Planning

berkaitan dalam pencarian seseorang untuk mengisi posisi yang ditinggalkan.

Proses Bisnis Career & Succession Planning

Proses perencanaan karir akan menggabungkan kepribadian,

keterampilan dan kemampuan karyawan dan pada akhirnya akan

menentukan tahapan posisi yang dapat ditempati oleh karyawan untuk karier

masa depan, dan ukuran pelatihan yang diperlukan untuk memperoleh

kualifikasi tambahan yang diperlukan. Skenario perencanaan karir

mengantisipasi perkembangan karir karyawan.

58

Manajemen PT. GARUDA INDONESIA dapat menggunakan

berbagai kriteria dalam proses perencanaan karir dan memilih masing-

masing kriteria dan menggabungkan mereka. Sebagai tambahan manajemen

PT. GARUDA INDONESIA dapat menggunakan kriteria sebagai berikut:

• Kualifikasi (Qualifications)

• Preferensi (Preferences)

• Potensi (Potentials)

• Designations

• Ketidaksukaan (Dislikes)

Untuk memaksimalkan penggunaan proses perencanaan karir,

manajemen PT. GARUDA INDONESIA perlu melakukan pemeliharaan

terhadap katalog kualifikasi dan model karir untuk karyawan mereka.

Proses akan dimulai ketika manajemen PT. GARUDA INDONESIA

memiliki posisi kosong dari modul Organizational Management (OM) dan

dilanjutkan dengan melakukan profil match up yang dapat menemukan orang

yang paling cocok terhadap kualifikasi/persyaratan posisi. Sistem akan

menampilkan semua objek dalam bentuk daftar peringkat (ranking list).

Setelah menemukan orang yang tepat, manajemen PT. GARUDA

INDONESIA dapat mengajukan calon tersebut untuk

dipromosikan/ditransfer ke posisi yang kosong. Jika mereka tidak dapat

menemukan orang yang tepat, mereka akan mendapatkan informasi tentang

orang yang mendekati persyaratan posisi dan manajemen PT. GARUDA

59

INDONESIA dapat mengajukan orang-orang tersebut untuk promosi atau

transfer atau rencana pengembangan lebih lanjut, seperti pelatihan.

Gambar 3.8 Skenario Bisnis Career and Succession Planning Sumber : PT. GARUDA INDONESIA

3.2.7 Performance Management System

Kelompok proses bisnis ini menangani semua proses HR yang terkait

dengan pencatatan dan evaluasi penilaian karyawan. Pencatatan penilaian

karyawan merupakan fasilitas bagaimana mencatat susunan Sistem

Manajemen Personalia (Personnel Management System) ke dalam SAP R/3.

Sedangkan evaluasi penilaian adalah bagaimana sistem melakukan

perhitungan berhubungan dengan hal akuntansi penggajian (Payroll).

Trainingand

Event

CareerPlanning

Success ionPlan

Profi le Mat ch Up

Develo pmentPla n

P romo tion/Tran sfer

Car eer Su ccession Pl anning

Ma tch ? ?

Yes

NoEmpl oyeeAd minis tr ation

Emplo yeeAdministrationO rgani za tion

Manag ement

60

Proses Bisnis Performance Management System

Karyawan memiliki aktivitas kerja mereka sendiri dan tujuan yang

harus dicapai dalam setiap periode.

Berdasarkan rencana kinerja karyawan dan hasil pencapaian kinerja,

maka pengawas akan mendistribusikan formulir evaluasi di tiap periode,

yang telah diisi oleh pengawas. Kemudian kinerja pekerjaan akan ditinjau

ulang dan dibahas, dengan maksud untuk mengidentifikasi kelemahan dan

kekuatan serta kesempatan untuk perbaikan dan pengembangan keterampilan

karyawan.

Hasil-hasil penilaian yg telah disetujui digunakan, baik secara

langsung atau tidak langsung, untuk membantu menentukan hasil terbaik dan

perencanaan karir. Dengan kata lain, hasil evaluasi digunakan untuk

mengidentifikasi karyawan yang berkinerja lebih baik yang seharusnya

mendapatkan kenaikan gaji yang pantas, bonus dan promosi. Dengan cara

yang sama, hasil penilaian digunakan untuk mengidentifikasi karyawan yang

memiliki kinerja yang menurun yang mungkin nantinya membutuhkan

beberapa konseling atau pengembangan.

Hasil penilaian karyawan akan disimpan dalam infotype, termasuk

juga nama evaluator, dan informasi yang berkaitan dengan skala reklasifikasi

atau promosi.

61

Gambar 3.9 Skenario Bisnis Performance Management System

Sumber : PT. GARUDA INDONESIA

3.2.8 Training & Event Management

Kelompok proses bisnis ini memungkinkan kita untuk mengelola

semua jenis kegiatan bisnis dari kegiatan pelatihan sampai konvensi (rapat)

dengan sederhana dan efisien. Meliputi fungsi perencanaan, pelaksanaan,

follow-up processing, alokasi biaya internal dan penagihan. Komponen

Training & Event Management berisi berbagai fungsi tambahan, yang

memudahkan kita, misalnya membuat brosur acara bisnis, komponen ini

memiliki koneksi langsung ke Microsoft Word. Integrasi dengan komponen

lain dari SAP R/3 juga dicakup oleh kelompok proses bisnis ini, seperti

Manajemen Waktu (Time Management), Pengembangan Personil (Personnel

Development), Manajemen Organisasi (Organizational Management) dan

Pengendalian (Controlling). Koneksi dengan Time Management

Di str ib ut eAp prai sal

Form

R evi ewEmp lo yee

Perfo rmance

Determin eApprais al

ResultDev elopmen t

P lan ning

For msRe sult

Career & Successi on

Planning

Co stPla nn ing

Co mpensa tionPla nn ing

Sal ary I ncreaseand

B onu s

T rai ni ng & E vent

Management

62

memungkinkan kita untuk merekam kehadiran untuk karyawan yang telah

di-book untuk hadir atau melaksanakan kegiatan bisnis.

Proses Bisnis Training & Event Management

Training and Event Management diintegrasikan dengan komponen

aplikasi berikut: Time Management, Personnel Development, Organizational

Management, Materials Management, Sales and Distribution, dan

Controlling.

Integrasi dengan modul lain memungkinkan pertukaran data cepat

dan efisien. Integrasi dengan Controlling memungkinkan untuk alokasi biaya

kegiatan. Integrasi dengan Material Management memungkinkan untuk

mengelola materi pelatihan dengan menggunakan materi master. Integrasi

pada Time Management digunakan untuk mencatat kehadiran untuk

karyawan yang diperintahkan untuk hadir atau melaksanakan kegiatan usaha.

Integrasi dengan Personnel Development akan secara otomatis

memperbaharui kualifikasi karyawan, terutama untuk pelatihan wajib.

Dari perencanaan karir, masing-masing GM, DM dan AM PT.

GARUDA INDONESIA akan tahu bawahan mana yang membutuhkan

pelatihan untuk meningkatkan kinerja dan mengembangkan keterampilan

mereka. GM dan DM hanya dapat langsung memesankan pelatihan untuk

sub-koordinat nya saja, langsung ke sistem SAP, termasuk harga pelatihan

dan cost center. Sedangkan AM dapat memesankan pelatihan bagi seluruh

karyawan di direktorat-nya.

63

Untuk peserta eksternal, petugas pelatihan akan memeriksa jadwal

pelatihan dan ketersediaan tempat duduk. Sebelum menetapkan peserta,

administrator harus memeriksa sumber-sumber daya yang diperlukan dalam

pelatihan seperti ruang kelas, instruktur (eksternal) dan stasioneri.

Setelah kehadiran karyawan dikonfirmasi, administrator akan

memeriksa kegiatan bisnis itu sendiri. Jika kegiatan bisnis dibatalkan, semua

peserta akan dipindahkan ke kegiatan lain yang tersedia dalam waktu tertentu

dan mengirimkan surat pemberitahuan. Jika kegiatan bisnis adalah dipesan

(booked), pelatihan akan dilaksanakan sesuai jadwal namun belum dimulai

dan masih menunggu peserta lainnya. Jika pelatihan telah dimulai dan masih

berlangsung, kegiatan bisnis tersebut akan diteruskan ke langkah-langkah

berikutnya. Dalam langkah ini, semua data waktu untuk peserta dan

instruktur internal akan dimasukkan dalam Time Management. Jika

kehadiran karyawan adalah sebagai salah satu peserta, waktu data yang akan

disimpan sebagai pelatihan (training). Tetapi jika kehadiran karyawan adalah

sebagai seorang instruktur, ketika data yang akan disimpan sebagai seorang

instruktur (trainer).

Setelah pelatihan selesai diadakan, administrator akan melakukan

penilaian untuk peserta dan instruktur. Selanjutnya, mereka akan melakukan

tagihan, jika para peserta datang dari luar PT. GARUDA INDONESIA.

Mereka juga akan mengirimkan data transfer biaya untuk pengontrolan.

64

Gambar 3.10 Skenario Bisnis Training & Event Management Sumber : PT. GARUDA INDONESIA

3.2.9 Compensation Management

Kelompok proses bisnis ini digunakan untuk membantu manajemen

dalam pengendalian dan kebijakan remunirasi administrasi. Hal ini juga

memungkinkan fitur untuk Job Pricing, Anggaran Sentralisasi dan

Desentralisasi, menggulirkan Rencana Kompensasi (Compensation Plan)

pada struktur organisasi dan pelaporan total kompensasi untuk tingkat

karyawan.

CheckTrainingSchedule

AnalyzeTrainingNeeds

AssignResources

Career andSuccession

Carry-outBilling

Carry-outAppraisal

AllocateInternal

Cost

Cancel

Replace

Pre-Book

Re-Book

Book

FirmlyBooking

Cancel

Proceed

ProcessTraining?

TimeManagementFI/CO SD

ProcessAttendee?

CheckTraining

Requirement

Requestfor

Training

NewTraining?

TrainingDesign/

Subcontract.

CreateTraining

Schedule.

AssignResources

TransferCost

CMS

CMS

65

Proses Bisnis Compensation Management

Manajemen PT. GARUDA INDONESIA harus menetapkan

perencanaan untuk setiap karyawan berdasarkan kriteria kelayakan, rencana

dan mengelola remunerasi distribusi melalui struktur organisasi dan memutar

distribusi remunerasi.

Administrasi Kompensasi memungkinkan manajemen PT. GARUDA

INDONESIA untuk melakukan tugas-tugas kompensasi, misalnya kenaikan

gaji, mendistribusikan bonus, saham penghargaan atas struktur organisasi

dan menyediakan mekanisme untuk persetujuan multi-level.

Manajemen PT. GARUDA INDONESIA dapat menyimpan semua

set berbeda untuk setiap proses perhitungan kompensasi dan rencana

kompensasi di tingkat karyawan. Ini akan memungkinkan mereka untuk

merekam perubahan dalam kompensasi penghargaan kepada karyawan

lembur, juga mencatat rincian kompensasi penghargaan.

Gambar 3.11 Skenario Bisnis Compensation Management

P ers o nnelC ost P lanni ng

C omp ensa tionA dmi nistra tion

P lanne d La borC ost

Proc essPr omo tion

O rg anis ationM an agem ent

O rg aniza tionUn it

Pro ce s sS alar y

C omp ensa tionB udg et

C om pens ation P roc ess

66

3.2.10 Personnel Cost Planning

Kelompok proses bisnis ini digunakan untuk perencanaan yang

berfokus pada biaya yang berkaitan dengan pembiayaan pegawai. Dengan

fungsi ini, pengguna dapat mensimulasikan gaji, tunjangan, dan

kesejahteraan bagi karyawan sesuai dengan anggaran perusahaan. Selain itu,

Personnel Cost Planning juga memiliki integrasi dengan modul Controlling

untuk menanamkan anggaran, yang telah disimulasi dan disetujui.

Proses Bisnis Personnel Cost Planning

Sebagai prasyarat pelaksanaan perencanaan biaya personil,

manajemen PT. GARUDA INDONESIA harus mempertahankan struktur

organisasi. Perencanaan Biaya personil memiliki kemampuan untuk faktor

kekosongan posisi dan perubahan organisasi, seperti pengurangan staf atau

peningkatan, ke dalam perhitungan. Kemampuan ini sangat membantu jika

perusahaan memiliki rencana ekspansi, perampingan atau reorganisasi

umum.

Selain itu pengguna PT. GARUDA INDONESIA harus

mempertahankan indeks dari semua posisi di Organisasi PT. GARUDA

INDONESIA, untuk menentukan masing-masing posisi dalam unit

organisasi yang ada dalam struktur organisasi PT. GARUDA INDONESIA.

Ini berarti bahwa harus ada hubungan antara posisi dan unit-unit organisasi.

67

Gambar 3.12 Skenario Bisnis Personnel Cost Planning Sumber : PT. GARUDA INDONESIA

3.2.11 Employee Self Service

Employee Self Service (ESS) adalah seperangkat komponen yang

mudah digunakan (easy-to-use) yang memberi wewenang pada karyawan

untuk melihat data mereka dalam R/3 System melalui Intranet atau kios-kios

informasi yang akan tersedia di beberapa kantor PT. GARUDA

INDONESIA. Dengan cara ini, layanan ESS SAP memperluas fungsionalitas

SAP R/3 untuk semua karyawan dalam sebuah organisasi. Beberapa

informasi, seperti data pribadi, akuntansi penggajian (pernyataan

remunerasi), status konsesi, manajemen waktu, sistem manajemen kinerja

dan informasi HR akan tersedia dalam modul ini.

Administrat ion PlannedScenario

Planned LaborCost

Realization

Match?

Not match

Payroll

OrganisationManagement

Yes

No

OrganizationUnit

ScenarioGroup

Planning Period

CompensationPlanning

68

Proses Bisnis Employee Self Service

Sistem ini dirancang untuk membantu karyawan Garuda untuk

menampilkan data mereka sendiri dalam sistem SAP. Untuk mengakses data,

semua karyawan hanya perlu memiliki internet browser atau pergi ke ESS

PT. GARUDA INDONESIA atau pergi ke kios ESS terdekat.

Personal Data

Melalui halaman ini karyawan PT. GARUDA INDONESIA dapat

melihat data mereka sendiri seperti nama, alamat, nomor telepon dan lain-

lain.

Employee Qualification

Manajemen PT. GARUDA INDONESIA dapat menampilkan katalog

kualifikasi dari staf mereka setiap saat mereka butuhkan.

Time Management

Karyawan PT. GARUDA INDONESIA dapat menampilkan jadwal

kerja harian atau bulanan dan data absen.

Payroll

Karyawan PT. GARUDA INDONESIA dapat melihat slip

pembayaran mereka secara online melalui menu ini, apa yang harus mereka

lakukan adalah masukkan jumlah karyawan, bulan periode penggajian yang

ingin mereka tampilkan, kemudian slip pembayaran akan ditampilkan.

Performance Management

Manajemen PT. GARUDA INDONESIA mampu menampilkan

penilaian kinerja staf mereka.

69

Concession

Fungsi ini dibangun untuk membantu para karyawannya untuk

memeriksa status konsesi.

Training

Melalui halaman ini, karyawan PT. GARUDA INDONESIA dapat

melihat jadwal pelatihan untuk bulan tertentu dan memeriksa status

pelatihannya.

HR Information

Karyawan PT. GARUDA INDONESIA dapat menampilkan

beberapa instruksi perusahaan (SK) dan mendapatkan informasi HR yang

terbaru.

Gambar 3.13 Skenario Bisnis Employee Self Service Sumber : PT. GARUDA INDONESIA

70

3.3 Analisa SWOT

Analisa Internal

Kekuatan (Strengths)

• Kualitas pelayanan penerbangan yang tinggi – Domestik

Kualitas pelayanan penerbangan yang tinggi membuat PT. GARUDA

INDONESIA menjadi pioner di bidangnya. Dari keramahtamahan seluruh

personil yang dimiliki sampai jaminan keselamatan yang aman. Khususnya

untuk penerbangan domestik, PT. GARUDA INDONESIA merupakan jasa

penerbangan dengan layanan yang terbaik.

• Pengalaman Garuda Airways

PT. GARUDA INDONESIA sebagai National Flag Carrier telah diresmikan

Soekarno sejak tahun 1949. Pengalaman PT. GARUDA INDONESIA

khususnya sebagai jasa pengangkutan udara sudah tidak dapat diragukan lagi.

Tidak hanya penerbangan domestik, PT. GARUDA INDONESIA juga telah

melayani penerbangan hingga Internasional. Pengalaman dan jam terbang yang

tinggi ini merupakan kekuatan PT. GARUDA INDONESIA dalam persaingan

dengan jasa penerbangan lainnya.

• Sumber Daya Manusia yang berkualitas

Sumber Daya Manusia (SDM) yang dimiliki PT. GARUDA INDONESIA

merupakan orang-orang yang profesional dibidangnya masing-masing. Setiap

karyawan memiliki kualitas yang baik dalam bidang tertentu, sehingga

menjadikan seluruh proses bisnis berjalan dengan baik. PT. GARUDA

INDONESIA juga sangat memperhatikan kelanjutan karir dan pengembangan

71

diri tiap karyawannya. Karena itu, bagian HR PT. GARUDA INDONESIA

memiliki berbagai program pelatihan dan pengembangan yang berkelanjutan

untuk meningkatkan kualitas tiap personil yang mereka miliki.

• Manajemen bisnis dan operasional yang baik

Manajemen bisnis dan operasional yang baik telah dimiliki PT. GARUDA

INDONESIA sebagai salah satu kekuatan mereka. PT. GARUDA INDONESIA

terus menerus melakukan perkembangan terhadap manajemen dan operasional

tersebut untuk terus mendapatkan serifikasi ISO (International Standard

Operation) yang merupakan standar baku mutu Internasional.

Kelemahan (Weakness)

• Posisi PT. GARUDA INDONESIA dalam Pasar Internasional

Untuk Pasar Internasional, PT. GARUDA INDONESIA sempat mengalami

penurunan pada tingkat penjualan. Ada beberapa faktor yang menyebabkan hal

tersebut, sebut saja tingginya tingkat kecelakaan yang terjadi selama tahun

bersangkutan, dsb.

• Pembatalan penerbangan yang tinggi

Adanya kesalahan atau kekurangan teknis sering menyebabkan pembatalan

penerbangan.

• Indeks kepuasan karyawan yang rendah

Indeks kepuasan karayawan akan pengguna sistem agak rendah. Karyawan lebih

terbiasa dengan tampilan yang mudah dimengerti. Indeks kepuasan karyawan

akan insentif, cuti, dan hak-hak lainnya masih rendah.

72

Analisa Eksternal

Peluang (Opportunity)

• Penjualan Saham PT. GARUDA INDONESIA ke publik (IPO / gopublic

Approval)

PT. GARUDA INDONESIA dapat meningkatkan modal dan mengurangi resiko

usaha dengan menjual beberapa saham PT. GARUDA INDONESIA ke publik.

Ini merupakan peluang besar bagi PT. GARUDA INDONESIA untuk lebih

aman khususnya dalam bidang keuangan.

• Pasar domestik baru yang berpotensial besar

Saat ini kebutuhan bisnis pada kota-kota tertentu meningkat pesat. Hal ini

menuntut adanya akses yang cepat dalam menuju kota tersebut. Dasar ini

membuka peluang bagi PT. GARUDA INDONESIA untuk membuka jalur

penerbangan baru pada pasar domestik yang berpotensial bisnis.

• Pertumbuhan Unit Organisasi dan Anak Perusahaan

Unit Organisasi yang di miliki PT. GARUDA INDONESIA atau SBU (Strategic

Business Unit) merupakan unit kerja di PT. GARUDA INDONESIA yang

bernilai strategis yaitu: GSM (Garuda Sentra Medika), GITC (Garuda Indonesia

Training Centre)

PT. GARUDA INDONESIA juga memiliki beberapa anak perusahaan seperti

PT. AWS (AeroWisata) usaha catering, hotel & pariwisata, PT. GMFAA

(Garuda Maintenance Facility AeroAsia) usaha perawatan pesawat, dll.

Pertumbuhan pesat pada setiap Unit Organisasi dan Anak Perusahaan yang

73

berada dibawah nama PT. GARUDA INDONESIA merupakan peluang yang

signifikan bagi PT. GARUDA INDONESIA itu sendiri.

Ancaman (Threats)

• Pesaing baru

Munculnya pesaing penerbangan sejenis dengan harga yang lebih murah, dan

cara pemesanan yang lebih mudah. Hal tersebut menjadi aspek penting dalam

persaingan. Hingga perusahaan perlu mempertimbangkan untuk tetap menjaga

kualitas tetapi dengan harga yang lebih terjangkau.

• Kehandalan sistem IT dalam periode puncak

Kehandalan sistem IT sangat dibutuhkan khususnya disaat periode puncak. Saat

pemesanan meningkat drastis ataupun saat jadwal terbang tinggi sehingga

dibutuhkan sistem yang cepat tanggap dan melakukannya tanpa ada kesalahan

atau down secara tiba-tiba.

• Perusahaan penerbangan mewakili negara dengan pelayanan yang berkualitas

tinggi dalam lingkungan ASEAN

PT. GARUDA INDONESIA sebagai perusahaan penerbangan resmi negara

memiliki tanggung jawab untuk mengharumkan nama negara khususnya di

lingkungan ASEAN dalam meningkatkan kualitas pelayanan yang dimiliki.

74

Matriks SWOT

IFSA

EFSA

Strengths (S)

• Kualitas pelayanan penerbangan yang baik – Domestik

• Pengalaman Garuda Airways

• Sumber Daya Manusia yang berkualitas

• Manajemen bisnis dan operasional yang baik

Weaknesses (W)

• Posisi PT. GARUDA INDONESIA dalam Pasar Internasional

• Pembatalan penerbangan yang tinggi

• Indeks kepuasan

karyawan yang rendah

Opportunities (O)

• Pasar domestik baru yang berpotensial besar

• Penjualan Saham Garuda ke publik

• Pertumbuhan Unit

Organisasi dan Anak

Perusahaan

S trategi SO

• Menata ulang kegiatan operasi dan manajemen agar kembali menjadi penerbangan yang tepat waktu dengan kualitas layanan yang prima.

• Menata ulang aspek bisnis agar seluruh penerbangan menjadi positif.

• Menjadikan organisasi dan manajemen yang dibangun kembali efektif, sehingga perusahaan dapat berkembang sejajar dengan perusahaan penerbangan Internasional lainnya.

• Meningkatkan operasi dari bisnis perusahaan agar mampu melayani penerbangan yang

S trategi WO

• Meningkatkan pelayanan khususnya untuk jalur internasional

• Mengantisipasi pembatalan penerbangan dengan memberi kompensasi yang baik terhadap customer

75

menjangkau penerbangan (destination) yang semakin luas di manca negara.

Threats (T)

• Pesaing baru • Kehandalan sistem IT

dalam periode puncak • Perusahaan

penerbangan mewakili

negara dengan

pelayanan yang

berkualitas tinggi

dalam lingkungan

ASEAN

S trategi ST

• Meningkatkan kualitas pelayanan

• Melakukan diferensiasi produk agar tetap unik dibanding pesaing baru

• Mengevaluasi dan memperbaiki kinerja sistem terutama saat peak periods

S trategi WT

• Memperbaiki faktor-faktor teknis maupun non teknis untuk menguranngi tingak pembatalan penerbangan.

Tabel 3.1 SWOT PT. GARUDA INDONESIA

Setelah mengetahui kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman yang ada, maka

selanjutnya akan dilakukan pembobotan bagi tiap faktor internal dan eksternal yang

telah disebutkan diatas yang dapat dilihat pada tabel 3.2 dan tabel 3.3.

Tabel 3.2 IFAS

Faktor-Faktor strategi internal Bobot Rating Bobot x Rating

Strengths (S)

1. Kualitas pelayanan penerbangan

2. Pengalaman Garuda Airways

20%

20%

4

4

0.8

0.8

76

3. SDM yang berkualitas

4. Manajemen bisnis dan operasional

13%

12%

3

3

0.39

0.36

TOTAL S 65% 2.35

Weakness (W)

1. Posisi PT. GARUDA INDONESIA

dalam Pasar Internasional

2. Pembatalan penerbangan

3. Indeks kepuasan karyawan

15%

8%

12%

2

1

2

0.3

0.08

0.24

TOTAL W 35% 0.62

TOTAL SW 100% 1.73

Tabel 3.3 EFAS

Faktor-Faktor strategi internal Bobot Rating Bobot x Rating

Opportunities (O)

1. Potensial Pasar domestik

2. Penjualan Saham PT. GARUDA

INDONESIA ke publik

3. Pertumbuhan Unit Organisasi dan

Anak Perusahaan

20%

15%

20%

4

3

4

0.8

0.45

0.8

TOTAL O 55% 2.05

77

Threats (T)

1. Pesaing baru

2. Kehandalan sistem IT

3. Perusahaan penerbangan

mewakili negara dalam

lingkungan ASEAN

15%

15%

15%

3

2

1

0.45

0.3

0.15

TOTAL T 45% 0.9

TOTAL OT 100% 1.15

Dari hasil perhitungan pada tabel dan tabel, dapat disimpulkan bahwa posisi

PT. GARUDA INDONESIA terletak pada kuadran 1 (Growth Oriented Strategy)

pada persaingan industri saat ini. Posisi ini sangat menguntungkan karena berarti PT.

GARUDA INDONESIA dapat memanfaatkan peluang yang ada untuk

memaksimalkan kekuatan.

78

EFAS

Peluang Eksternal (+)

Kuadran 3 (WO) Kuadran 1 (SO)

2

(1.15)

Kelemahan Internal (-) Kekuatan Internal (+) IFAS

1 (1.73) 2

Kuadran 4 (WT) Kuadran 2 (ST)

Ancaman Eksternal (-)

Gambar 3.14 Diagram Analisa SWOT PT. GARUDA INDONESIA

3.4 Analisa CSFs (Critical Success Factors)

Dari hasil analisis SWOT, kita dapat menyimpulkan beberapa faktor yang

menjadi penentu keberhasilan PT. GARUDA INDONESIA. Adapan faktor-faktor

keberhasilan yang dimilik PT. GARUDA INDONESIA adalah sebagai berikut:

1. Jumlah pesawat

PT. GARUDA INDONESIA memiliki jumlah pesawat yang cukup banyak yaitu

sekitar 60 buah. Termasuk tiga Boeing 747-400, enam Airbus 330-300, lima

puluh satu pesawat Boeing 737 (300, 400, 500, dan 800) dan saat ini melayani

50 penerbangan baik tujuan dalam maupun luar negeri.

79

2. Produksi ASK (available seat kilometer)

ASK yang dimaksud disini adalah jumlah penumpang yg diangkut per

kilometernya. Pendapatan penerbangan didapatkan dari ketersediaan kursi di

setiap kilometer jarak penerbangan oleh karenanya dibutuhkan armada yang

memadai untuk meningkatkan prosuksi ASK tersebut sehingga target

pendapatan dapat tercapai sesuai harapan.

3. Jumlah keberangkatan domestik

Adapun jumlah keberangkatan domestik yang dimiliki PT. GARUDA

INDONESIA saat ini adalah sekitar 30 jalur. Dan jika memungkinkan akan

membuka beberapa jalur baru dalam tahun ini.

4. Jumlah keberangkatan Internasional

PT. GARUDA INDONESIA juga memiliki jalur keberangkatan Internasional.

Sampai dengan saat ini PT. GARUDA INDONESIA melayani sekitar 24

penerbangan Internasional termasuk Bangkok, Beijing, Hongkong, Ho Chi Minh

City, Kuala Lumpur, Seoul, Singapura, dll.

5. Jumlah penumpang yg diangkut dlm setahun berjalan

Jumlah penumpang merupakan faktor penentu dalam jasa penerbangan PT.

GARUDA INDONESIA dalam menghitung apakah jumlah tersebut sudah sesuai

target. Dari hasil tersebut, manajemen dapat menentukan strategi dalam

meningkatkan ataupun memperbaiki kualitas pelayanan, dsb.

6. Produktivitas SDM

SDM merupakan aset tak berwujud bagi perusahaan. Kinerja SDM yang baik

akan memberi dampak positif pada kinerja perusahaan secara keseluruhan. Oleh

sebab itu PT. GARUDA INDONESIA sangat diperhatikan kualitas kemampuan

80

setiap SDM yang mereka miliki. Program-program pelatihan dan pengembangan

disiapkan untuk setiap individu untuk menunjang karir dan suksesinya.

7. Pendapatan operasional dan bersih

Jaminan kualitas pelayanan, pemesanan tiket on-line, dan kemudahan-

kemudahan lainnya membuat tingkat penjualan PT. GARUDA INDONESIA

meningkat. Dengan meningkatnya penjualan semakin tinggi pula profit yang

didapatkan perusahaan.

8. Peringkat perusahaan penerbangan (dalam aliansi Skytrax)

PT. GARUDA INDONESIA berhasil mendapatkan sertifikasi sebagai maskapai

penerbangan bintang empat untuk periode 2010 dari Skytrax Research di akhir

tahun 2009 ini. Skytrax sendiri merupakan sebuah lembaga berskala dunia yang

melakukan review terhadap 620 maskapai penerbangan dan juga 645 bandara

udara dari berbagai macam negara.

81

3.5 Analisa Divisi ICT

3.5.1 Visi, Misi dan Strategi Divisi ICT (Information Communication &

Technology)

Visi dari Divisi ICT PT. GARUDA INDONESIA yaitu

“ menjadikan GIS sebagai IS Solution Provider untuk PT. GARUDA

INDONESIA melalui solusi total dengan karyawan yang profesional”.

Misi dari Divisi ICT PT.GARUDA INDONESIA yaitu “memberikan

pelayanan dan jasa konsultasi di bidang sistem & teknologi informasi

berstandar internasional serta menjadikan IS sebagai alat strategis

perusahaan dalam manajemen, perencanaan strategis, keunggulan bersaing

dan pengambilan keputusan.

Strategi:

- Meningkatkan otomatisasi, mengurangi kebergantungan pada aktivitas

manual dengan menggunakan teknologi yang handal.

- Menyediakan infrastruktur yang mampu memberikan ketangkasan bisnis

dan efisiensi operasional.

- Menanggulangi gangguan ataupun resiko yang berpotensial secara tepat,

efektif dan efisien.

- Meningkatkan kompetensi ICT baik SDM maupun infrastruktur, serta

melakukan pengembangan perencanaan strategi IT secara berkala.

82

3.5.2 Struktur Organisasi Divisi ICT

Gambar 3.15 Struktur Organisasi Divisi ICT

Sumber : PT. GARUDA INDONESIA

3.5.3 Tugas dan Wewenang

Tugas dan wewenang masing-masing sub divisi dalam divisi ICT adalah:

1. SM Sales & Marketing IT; bertanggung jawab dalam menjembatani dan

menjaga hubungan yang baik dengan pihak ketiga yang menyangkut

kerjasama proyek.

2. SM Cargo IT; bertanggung jawab dalam menyediakan aplikasi yang

berkaitan dengan pengiriman barang (cargo).

83

3. SM Operation IT; bertanggung jawab dalam menyediakan sistem

aplikasi untuk mendukung kegiatan operasi penerbangan.

4. SM Maintenance & Engineering IT; bertanggung jawab dalam

menyediakan dan mendukung komponen/sperparate untuk perawatan

mesin.

5. SM Human Capital IT; bertanggung jawab dalam pengelolaan dan

pengembangan sumber daya manusia yang berkualitas dan kompeten.

6. SM Finance IT; bertanggung jawab dalam mengelola dan menangani

semua masalah yang berkaitan dengan keuangan IT (arus kas dan

kecukupan dana).

7. SM ICT Planning & Governance; bertanggung jawab dalam

perencanakan dan pengendalikan sistem prosedur IT.

8. SM ICT Infrastucture; bertanggung jawab dalam menyediakan

infrastruktur berupa hardware, software, dan jaringan komunikasi untuk

mendukung fungsi bisnis IT.

9. SM ICT Operation & Service Management; bertanggung jawab dalam

pengelolaan dan pemeliharaan terhadap sistem IT agar dapat berjalan

dengan produktif dan efisien.

10. SM Office Business & Application Colaboration; bertanggung jawab

dalam pengembangan dan penerapan tool terhadap keseluruhan aplikasi.

11. SM Web & Portal; bertanggung jawab dalam pengendalian terhadap

pengembangan web dan portal.

84

12. SM Business Inteligence; bertanggung jawab dalam memantau dan

mengendalikan sistem aplikasi dalam menyediakan laporan hasil analisa

data terhadap data-data yang bersifat transaksional.

3.5.4 Proses Bisnis Divisi ICT Khususnya Pengembangan SAP Modul HCM

Pengembangan sistem SAP HCM dilakukan ketika adanya

permintaan user yang dikarenakan beberapa faktor, diantaranya: kebutuhan

user akan laporan yang lebih lengkap dan jelas, perubahan prosedur internal

pada PT. GARUDA INDONESIA, aturan eksternal perusahaan, tuntutan

bisnis ataupun perkembangan teknologi. Permintaan pengembangan sistem

disampaikan oleh user kepada SM Human Capital IT. SM Human Capital IT

kemudian akan mengkaji teknologi, skill, resource dan environment yang

dimiliki PT. GARUDA INDONESIA apakah sudah mampu untuk

mendukung proses pengembangan sistem SAP HCM tersebut. Jika tidak, SM

Human Capital IT akan berkonsultasi dengan divisi ICT Planning &

Governance untuk meminta dukungan pengembangan sistem, seperti

pembelian teknologi baru, pelatihan skill, dan sebagainya.

Setelah pengembangan sistem dilakukan, maka akan diadakan testing

pada sistem SAP HCM yang baru. Bila sistem SAP HCM sudah memenuhi

keinginan user, maka sistem tersebut akan diimplementasikan dan di-

maintenance secara berkala.

85

Gambar 3.16 Proses Bisnis Divisi ICT

(Pengembangan Sistem SAP HCM)

USER • Report • Internal Procedure • External rule • Business • Technologies

SM HUMAN CAPITAL

IT PLANNING &

GOVERNANCE

• Technology • Skill  • Resource and

Environment 

assess

request consult

provide