bab 3 analisa dan perancangan - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2009-1-00204-if bab...
TRANSCRIPT
60
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1. Analisa Organisasi
3.1.1. Puskesmas Kabupaten Maros
Kabupaten Maros merupakan salah satu Kabupaten yang secara
astronomi terletak dibagian Barat Sulawesi Selatan antara 40°- 45´- 50° LS
dan 109-20´-129-12´ BT. Luas wilayah seluruhnya adalah 1.619,11 km2 dan
secara administrasi Pemerintahan terdiri atas 14 Kecamatan, 103 Desa atau
Kelurahan. Adapun batas-batas wilayah Kabupaten Maros adalah sebagai
berikut:
• Sebelah Utara berbatasan dengan Kabupaten Pangkajene dan
Kepulauan
• Sebelah Timur berbatasan dengan Kabupaten Bone
• Sebelah Selatan berbatasan dengan Kabupaten Gowa dan Kota
Makassar
• Sebelah Barat berbatasan dengan Selat Makassar
Kondisi Topografi Kabupaten Maros sangat bervariasi mulai dari wilayah
datar sampai bergunung-gunung. Hampir semua di kecamatan terdapat
daerah pedataran yang luas keseluruhan sekitar 70.882 ha atau 43,8% dari
luas wilayah Kabupaten Maros. Sedangkan daerah yang mempunyai
61
kemiringan lereng di atas dari 40% atau wilayah yang bergunung-gunung
mempunyai luas 49.869 ha atau 30,8 dari luas wilayah Kabupaten Maros.
Jumlah penduduk Kabupaten Maros setiap tahun terjadi peningkatan, pada
tahun 2006 jumlah penduduk sebesar 297.618 jiwa.
Menurut data BPS daerah setempat pada tahun 2006, jumlah keluarga
miskin di Kabupaten Maros mencapai 22.216 KK, apabila diperkirakan
dalam satu kepala keluarga sebanyak 5 (lima) orang, maka jumlah penduduk
miskin di Kabupaten Maros menjadi sebanyak 111.080 jiwa (33,40% dari
jumlah penduduk). Sedangkan Gakin yang mendapat pelayanan Kesehatan
hanya sebanyak 13.639 atau 61,39% KK, jadi sebanyak 8.577 atau 36,61%
KK tidak mendapatkan Fasilitas Keluarga Miskin.
Puskesmas pada Kabupaten Maros tersebar pada 14 Kecamatan
dengan cakupan 103 Desa atau Kelurahan. Puskesmas pada masing-masing
Kecamatan menangani masyarakat yang berada dalam wilayah administrasi
kecamatan tersebut. Sehingga, untuk setiap kecamatan mempunyai wilayah
administrasi mencakup rata-rata sebanyak 7 desa. Dengan kata lain, wilayah
kerja untuk setiap Puskesmas menangani masyarakat yang berada dari 7 desa
di sekitar Puskesmas tersebut.
62
Dari 14 Puskesmas yang terdapat pada Kabupaten Maros, 9
puskesmas di antaranya, masih beroperasi secara manual. Puskesmas tersebut
yaitu:
1. Puskesmas Hasanuddin
2. Puskesmas Tunikamasean
3. Puskesmas Carangki
4. Puskesmas Tompubulu
5. Puskesmas Camba
6. Puskesmas Cenrana
7. Puskesmas Ladange
8. Puskesmas Moncongloe
9. Puskesmas Simbang
Sedangkan 5 di antaranya telah memiliki sistem terkomputerisasi
untuk kegiatan operasional dalam gedung puskesmas. Untuk pencatatan
kegiatan luar gedung, masih dilakukan secara manual. Kelima puskesmas
tersebut adalah, sebagai berikut:
1. Puskesmas Alliritengae
2. Puskesmas Marusu
3. Puskesmas Barandasi
4. Puskesmas Bantimurung
5. Puskesmas Mandai
63
Puskesmas bertanggungjawab atas kondisi kesehatan masyarakat
yang berada dalam wilayah kerjanya dan memantau perkembangan kesehatan
pada wilayah tersebut. Untuk selanjutnya dilaporkan kepada Dinas Kesehatan
Kabupaten Maros yang dimana secara administratif setiap Puskesmas
bertanggungjawab secara langsung kepada Dinas Kesehatan. Setiap
Puskesmas wajib untuk melaporkan status serta kondisi kesehatan
masyarakat dalam wilayah kerjanya secara periodik. Data kesehatan tersebut
nantinya dikumpulkan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten Maros untuk
dianalisis guna sebagai pertimbangan dalam mengambil keputusan daerah
dalam kaitannya dengan upaya meningkatkan perkembangan kesehatan
masyarakat Kabupaten Maros.
3.1.2. Lambang Kabupaten Maros
Gambar 3.1 Lambang Kabupaten Maros
Makna lambang sebagai berikut:
1. Dasar dari lambang yang berbentuk PERISAI menggambarkan keuletan,
ketangkasan dan kejujuran.
64
2. BAJAK (Rikkala atau Pajeko) menggambarkan kehidupan masyarakat
yang berorientasi pada bidang pertanian
3. KERIS TERHUNUS yang pangkalnya bertuliskan MAROS
menggambarkan sifat patriotik rakyat.
4. GUNUNG melambangkan keagungan dan air melambangkan pengairan
serta daerah wisata
5. RANTAI MELINGKAR BERMATA 29 menggambarkan kekuatan
dan persatuan rakyat
6. 17 BUAH PADI dan 4 KUNTUM BUNGA KEMIRI dan 5 HELAI
DAUNNYA berada diatas sayap berbulu delapan mengingatkan kita
terhadap detik proklamasi 17-8-1945
7. HURUF LONTARA’ menggambarkan dari tiga persekutuan masyarakat
hukum adat
3.1.3. Visi, Misi, dan Tujuan
Sebagai unit kesehatan daerah, puskesmas Kabupaten Maros memiliki
visi, misi dan tujuan yang sama dengan visi, misi dan tujuan pembangunan
kesehatan Kabupaten Maros.
• Visi pembangunan kesehatan Kabupaten Maros adalah “Maros Butta
Salewangang, Sehat 2009 Menuju Daerah Yang Berkesan Mapan dan
Mandiri”
• Misi pembangunan kesehatan Kabupaten Maros sebagai berikut:
65
1. Menggerakkan pembangunan Kabupaten yang berwawasan
kesehatan.
2. Memelihara dan meningkatkan pelayanan kesehatan bermutu,
merata, dan terjangkau.
3. Memelihara dan meningkatkan kesehatan individi, keluarga
dan masyarakat serta lingkungan.
4. Mendorong kemandirian masyarakat untuk hidup sehat
• Tujuan pembangunan kesehatan Kabupaten Maros adalah
“Meningkatnya kesadaran, keamanan dan kemampuan untuk hidup
sehat bagi setiap penduduk agar terwujud derajat kesehatan yang
optimal serta terwujudnya desa sehat, kecamatan sehat hingga
Kabupaten sehat”.
3.1.4. Tugas Puskesmas
Tugas puskesmas sesuai dengan Perda No.23 Tahun 1998 tentang
organisasi dan tata kerja pusat kesehatan masyarakat adalah:
Melaksanakan pelayanan pembinaan dan pengembangan upaya kesehatan
secara paripurna, kepada masyarakat di wilayah kerjanya.
3.2. Struktur Organisasi Puskesmas
66
Gambar 3.2 Bagan Struktur Organisasi Puskesmas Kabupaten Maros
Kepala Puskesmas
67
3.3. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab
3.3.1. Kepala Puskesmas
Kepala UPT Dinas Kesehatan merupakan posisi tertinggi dalam struktur
organisasi Pusat Kesehatan Masyarakat yang bertanggung jawab atas seluruh
kegiatan operasional Puskesmas pada wilayah kerjanya. Kepala Puskesmas
bertanggung jawab kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Maros.
3.3.2. Bagian Koordinasi Administrasi
Bagian Tata usaha mempunyai tugas melaksanakan perencanaan, pengelolaan
urusan kepegawaian, keuangan, perlengkapan, surat menyurat, hubungan
masyarakat, serta urusan umum pelaporan.
3.3.3. Bagian Koordinasi Upaya Kesehatan Perorangan
Bagian Koordinasi UKP mempunyai tugas untuk mengepalai dan
mengkoordinasikan tugas-tugas bagian upaya kesehatan perorangan meliputi
rawat inap, rawat jalan, persalinan, UGD, KIA KB, Laboratorium, Farmasi,
dan Klinik Gigi. Bagian Koordinasi UKP bertanggung jawab kepada Kepala
Puskesmas.
3.3.4. Bagian Koordinasi Upaya Kesehatan Masyarakat
Bagian Koordinasi UKM mempunyai tugas untuk mengepalai dan
mengkoordinasikan tugas-tugas bagian upaya kesehatan masyarakat meliputi
Imunisasi, Gizi Masyarakat, UKS, USILA, P2. Menular, PROMKES,
68
KESLING, dan Kesehatan Jiwa. Bagian Koordinasi UKP bertanggung jawab
kepada Kepala Puskesmas.
3.3.5. Bagian Rawat Inap
Bagian Rawat Inap mempunyai tugas menangani dan mengkoordinasikan
kegiatan perawatan dalam Puskesmas bagi pasien yang dirawat dengan jangka
waktu lebih dari satu hari dan membutuhkan pelayanan dan perawatan lebih
intensif.
3.3.6. Bagian Rawat Jalan
Bagian Rawat Jalan mempunyai tugas menangani dan mengkoordinasikan
kegiatan perawatan dalam Puskesmas bagi pasien yang datang berobat namun
tidak diwajibkan untuk menginap penanganan penyakit bersifat umum.
3.3.7. Bagian Persalinan
Bagian Persalinan mempunyai tugas menangani dan mengkoordinasikan
kegiatan persalinan dalam Puskesmas.
3.3.8. Bagian Unit Gawat Darurat (UGD)
Bagian UGD mempunyai tugas untuk mengani dan mengkoordinasikan
kegiatan pelayanan dan perawatan Pasien yang membutuhkan pelayanan
ekstra intensif dan seketika.
69
3.3.9. Bagian Klinik Ibu dan Anak Keluarga Berencana (KIA KB)
Bagian Klinik Ibu dan Anak Keluarga Berencana mempunyai tugas
menangani dan mengkoordinasikan kegiatan Puskesmas dalam upaya
meningkatkan kesejahteraan ibu dan anak, dan pelayanan Keluarga
Berencana.
3.3.10. Bagian Laboratorium
Bagian Laboratorium mempunyai tugas menangani dan mengkoordinasikan
kegiatan dalam laboratorium Puskesmas.
3.3.11. Bagian Farmasi
Bagian Farmasi mempunyai tugas menangani dan mengkoordinasikan obat-
obatan Puskesmas.
3.3.12. Bagian Klinik Gigi
Bagian Klinik Gigi mempunyai tugas untuk memberikan pelayanan dan
perawatan mulut, gigi dan gusi.
3.3.13. Bagian Imunisasi
Bagian Imunisasi mempunyai tugas menangani dan mengkoordinasikan
kegiatan pemberian layanan imunisasi kepada bayi.
70
3.3.14. Bagian Gizi Masyarakat
Bagian Gizi Masyarakat mempunyai tugas menangani dan
mengkoordinasikan kegiatan Puskesmas dalam upaya peningkatan gizi
masyarakat.
3.3.15. Bagian Unit Kesehatan Sekolah (UKS)
Bagian Unit Kesehatan Sekolah mempunyai tugas untuk menangani dan
mengkoordinasikan kegiatan promosi dan sosialisasi program pemerintah
kepada sekolah-sekolah yang berada dalam lingkup kerja Puskesmas.
3.3.16. Bagian Usia Lanjut (USILA)
Bagian USILA mempunyai tugas menangani dan mengkoordinasikan
meningkatkan kegiatan Puskesmas dalam upaya meningkatkan kesejahteraan
kelompok usia lanjut serta perawatannya.
3.3.17. Bagian Pemberantasan Penyakit Menular (P2. Menular)
Bagian P2. Menular mempunyai tugas menangani dan mengkoordinasikan
kegiatan pencegahan dan pemberantasan penyakit menular dalam masyarakat.
71
3.3.18. Bagian Promosi Kesehatan (PROMKES)
Bagian Promosi Kesehatan mempunyai tugas untuk menangani dan
mengkoordinasikan kegiatan promosi dan sosialisasi program pemerintah
kepada masyarakat.
3.3.19. Bagian Kesehatan Lingkungan (KESLING)
Bagian Kesehatan Lingkungan mempunyai tugas untuk menangani dan
mengkoordinasikan kegiatan dalam upaya peningkatan kesehatan lingkungan
masyarakat dalam wilayah kerjanya serta perawatan kesehatan kepada serta
memberikan penyuluhan masyarakat.
3.3.20. Bagian Kesehatan Jiwa
Bagian Kesehatan Jiwa mempunyai tugas menangani dan mengkoordinasikan
kegiatan pelayanan dan perawatan kesehatan gangguan jiwa kepada
masyarakat.
3.3.21. Bagian Puskesmas Pembantu
Merupakan unit yang melaksanakan upaya kesehatan kepada masyarakat
dalam wilayah kerja Puskesmas bersangkutan.
72
3.3.22. Bagian Bidan Desa
Bertugas malakukan pelayanan medik di dalam maupun diluar jam kerjanya
dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Puskesmas.
3.4. Sistem yang Sedang Berjalan
Kabupaten Maros memiliki 14 Puskesmas yang tersebar di 14 kecamatan. 5
diantaranya sudah memiliki Sistem Operasional Puskesmas yang mencakup kegiatan
indoor yang terkomputerisasi. Namun, 9 Puskesmas lainnya masih menjalankan
kegiatannya secara manual. Semua Puskesmas belum memiliki sistem operasional
kegiatan outdoor yang terkomputerisasi. Untuk menjalankan kegiatan operasionalnya,
Puskesmas yang berada di Kabupaten Maros menggunakan sistem berkas atau
dokumen yang kemudian diolah menjadi laporan yang diinginkan.
Sistem dalam Puskesmas diawali proses pendaftaran pasien baru. Data pasien
dicatat dalam formulir pendaftaran pasien. Setiap pasien baru mendapatkan kartu
berobat yang harus dibawa untuk kunjungan berikutnya. Pasien yang berkunjung
harus menunjukkan kartu berobat. Petugas akan mencarikan berkas riwayat
kunjungan (anamnese) pasien dan mencatat data kunjungan pasien. Setelah itu pasien
akan ditangani oleh dokter Puskesmas. Diagnosa dan pengobatan yang dilakukan oleh
dokter akan dicatat pada berkas riwayat kunjungan pasien.
73
Pasien dengan dugaan kasus penyakit tertentu yang berada dalam cakupan
kegiatan outdoor akan dirujuk dan terus dipantau oleh Puskesmas setempat. Semua
pemeriksaan dan pengobatan yang diterima oleh pasien di rumah sakit daerah akan
dicatat pada berkas formulir pencatatan penderita.
Analisa sistem yang ditampilkan dalam diagram berikut ini hanya merupakan
subsistem yang akan dibahas dalam penelitian ini, bukan sistem secara keseluruhan.
74
3.4.1. Diagram Konteks
Pasien
Dinas KesehatanDokter
RSUD
Form Pendaftaran Pasien
Keluhan
Kartu Berobat
Kartu Berobat
Bukti Kunjungan Pasien
Diagnosa
Sistem Pencatatan Puskesmas
Detail Pasien yang Dirujuk
Surat Pengantar Rujukan Pasien
Laporan Penanganan Pasien Rujukan
Permintaan Detail Pasien yang Dirujuk
Permintaan Laporan Penanganan Pasien Rujukan
Gambar 3.3 Diagram Konteks Sistem Pencatatan Puskesmas
75
3.4.2. Data Flow Diagram Level Nol
Pendaftaran Pasien
1.0
Pendaftaran Rawat Jalan
2.0
Penanganan Rawat Jalan
3.0
Perujukan4.0
Pembuatan Laporan
6.0
PasienRSUD
Dinas Kesehatan
Dokter
Pasien
Form Pendaftaran Pasien
Kartu Berobat
Informasi Pasien
Kartu Berobat
Keluhan
Bukti Kunjungan Pasien
Informasi Pasien
Kunjungan Pasien
Detail Kunjungan Pasien
Detail Kunjungan Pasien
PencatatanPasien Rujukan
5.0
Riwayat Kunjungan
Pasien
Detail Riwayat Kunjungan Pasien
Pasien Rujukan
Detail Pasien yang Dirujuk
Detail Pasien Rujukan
Riwayat Penanganan Pasien
Rujukan
Info Penanganan Pasien Rujukan
Laporan Penanganan Pasien Rujukan
Detail Riwayat Penanganan Pasien Rujukan
Info Penanganan Pasien Rujukan
Detail Kunjungan Pasien
Diagnosa
Detail Riwayat Kunjungan Pasien
Surat Pengantar Rujukan Pasien
Detail Pasien yang Dirujuk
Permintaan Detail Pasien yang Dirujuk
Permintaan Laporan Penanganan Pasien Rujukan
Gambar 3.4 Data Flow Diagram Level Nol
76
3.4.3. Data Flow Diagram Level Satu
3.4.3.1. DFD Level Satu Proses Pendaftaran Pasien
Gambar 3.5 DFD Level Satu Proses Pendaftaran Pasien
77
3.4.3.2. DFD Level Satu Proses Pendaftaran Rawat Jalan
Gambar 3.6 DFD Level Satu Proses Pendaftaran Rawat Jalan
78
3.4.3.3. DFD Level Satu Proses Penanganan Rawat Jalan
Pasien
Pencatatan Riwayat
Kunjungan Pasien
3.3
Kunjungan Pasien
Pemeriksaan Pasien
3.2
DokterRiwayat
Kunjungan Puskesmas
Identifikasi gejala3.1
Keluhan
Gejala
Gejala dan Hasil Pemerikasaan
Detail Kunjungan Pasien
Detail Riwayat Kunjungan Pasien
Diagnosa
Gambar 3.7 DFD Level Satu Proses Penanganan Rawat Jalan
79
3.4.3.4. DFD Level Satu Proses Perujukan
Gambar 3.8 DFDLevel Satu Proses Perujukan
80
3.4.3.5. DFD Level Satu Proses Pencatatan Pasien Rujukan
Detail Pasien Rujukan
Pendataan Pasien Rujukan
RSUD5.1
Pasien Rujukan
Riwayat Penanganan Pasien
Rujukan
Pencatatan Riwayat
Penanganan Pasien Rujukan
5.2
Detail Pasien Rujukan dan Riwayat Penanganan
Rujukan RSUD
Detail Riwayat Penanganan Pasien Rujukan
Gambar 3.9 DFDLevel Satu Proses Pencatatan Pasien Rujukan
81
3.5. Permasalahan yang Dihadapi
Permasalahan yang dihadapi oleh sistem yang sedang berjalan yaitu:
1. Sistem manual yang saat ini berjalan pada puskesmas menyebabkan pencarian
dan pengelolaan data membutuhkan waktu yang lama.
2. Penyimpanan data dalam bentuk kumpulan dokumen memiliki resiko yang lebih
besar terhadap kemungkinan terjadi kehilangan data yang disebabkan beberapa
faktor seperti kelalaian manusia atau kondisi fisik dokumen yang cenderung
mudah rusak. Selain itu,data riwayat kunjungan pasien yang sudah lama tidak
berkunjung akan sulit dicari dan ditelusuri kembali jika riwayat kunjungan
disimpan dalam bentuk dokumen.
3. Sistem yang belum terintegrasi menyebabkan tingginya redundansi data. Data
mengenai pasien tersebar di beberapa unit pelayanan sehingga memungkinkan
pendaftaran pasien yang sama secara berulang-ulang.
4. Pembuatan laporan yang sulit dan lama dikarenakan data-data masih disimpan
dalam bentuk dokumen sehingga pembuatan laporan memerlukan analisa
dokumen satu per satu.
82
3.6. Solusi yang Diusulkan
Untuk mengatasi permasalahan yang ada, diusulkan untuk membangun
sebuah sistem basis-data terintegrasi yang dapat memenuhi kebutuhan sebagai
berikut:
1. Mampu menyediakan informasi riwayat kunjungan pasien secara rinci, seperti:
• Data pribadi pasien
• Riwayat anamnese (keluhan dan gejala) pasien
• Pencatatan diagnosa dokter
• Riwayat tindakan yang diberikan oleh dokter
• Riwayat kunjungan
2. Mampu menyediakan informasi kunjungan puskesmas
3. Mampu menyediakan pencatatan data pasien baru
4. Mampu menyediakan informasi pendaftaran pasien rawat jalan
5. Mampu menyediakan informasi pasien yang dirujuk ke RSUD berdasarkan
penyakit tertentu
6. Mampu menyediakan informasi pasien yang dirujuk ke RSUD berdasarkan unit
pelayanan bersangkutan
7. Mampu menyediakan laporan pencatatan pasien rujukan secara periodik.