9

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Sistem

Menurut McLeod (2001, p11), sistem adalah elemen-elemen yang

terintegrasi dengan maksud untuk mencari suatu tujuan, dimana unsur-unsur dari

sistem meliputi input, tekransformasi, output, mekanisme pengendalian, tujuan dan

umpan balik.

Menurut O’Brien (2004, p8), adalah kelompok komponen yang saling

terintegrasi yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama dengan

menerima input dan memproduksi output dalam sebuah proses transformasi yang

terorganisasi.

Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan

sekelompok atau lebih elemen yang saling berkaitan satu sama lain dan terintegrasi

untuk mencapai tujuan dan sasaran yang sama.

2.2 Informasi

Menurut McLeod (2001, p15), informasi adalah data yang telah diproses

sehingga lebih berarti dan lebih bermanfaat bagi pemakai tertentu.

Menurut O’Brien (2004, p13), informasi adalah data yang telah diolah

mempunyai arti dan berguna secara konteks untuk end user tertentu.

Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan data

yang telah diproses untuk digunakan oleh para pemakai sesuai dengan

kebutuhannya..

10

2.3 Sistem Informasi

Menurut Sastradipoera (2001, p30), sistem informasi merupakan

seperangkat prosedur yang terorganisasi dengan sistematik yang jika dilaksanakan

akan menyelesaikan informasi yang dapat dimanfaatkan dalam proses pembuatan

keputusan dan proses pengawasan.

Menurut O’Brien (2004, p7), sistem informasi dapat berupa kombinasi

terorganisasi dari manusia, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi

dan sumber data yang mengumpulkan, mengubah dan menghasilkan informasi

dalam suatu organisasi.

Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah

komponen-komponen yang saling terorganisasi dan saling terhubung yang

berfungsi untuk mengumpulkan, menyimpan, memanipulasi, mengubah,

menghasilkan informasi, sehingga dapat mendukung satu atau lebih kerja sistem.

2.4 Jaringan Komunikasi

Jaringan komunikasi merupakan sebuah sistem yang mampu

menghubungkan dan menggabungkan beberapa titik komunikasi menjadi satu

kesatuan yang mampu berinteraksi antara satu dengan lainnya.

Menurut Stallings (2000, p153), jaringan komunikasi adalah fasilitas yang

menampilkan layanan transfer data di antara perangkat-perangkat yang terpasang

ke jaringan.

2.4.1 Internet

Menurut Laudon (2004, p282), internet adalah jaringan internasional dari

jaringan-jaringan yang merupakan kumpulan dari jaringan privat dan publik.

11

Menurut McLeod (2001, p73), internet mungkinkan suatu jaringan

komunikasi global yang tidak hanya menghubungkan para mitra dagang, tetapi

juga mencakup para pelanggan.

Menurut Thompson (2003, p161), internet adalah jaringan dari jaringan

dan merupakan kumpulan dari jaringan komputer yang berhubungan.

Internet suatu fenomena perubahan dalam komputer dan telekomunikasi

(O’Brien, 2004, p107).

Menurut Anonymous (3), Internet secara umum adalah kumpulan dari

jaringan komputer yang terhubung dan bekerja sebagai suatu sistem. Sedangkan

pengertian Internet secara khusus adalah suatu jaringan komputer terbesar di dunia

karena menghubungkan seluruh jaringan komputer yang ada di dunia ini.

Jadi dapat disimpulkan bahwa internet adalah kumpulan dari jaringan

komputer internasional baik privat maupun publik.

2.4.2 Intranet

Menurut Laudon (2004, p23), intranet merupakan suatu jaringan internal

yang berdasarkan pada teknologi internet dan World Wide Web (WWW). Intranet

dapat membantu perusahaan untuk menciptakan suatu lingkungan yang lebih kaya

dan lebih responsif terhadap informasi. Aplikasi internal perusahaan yang

berbasiskan web dapat dibuat interaktif dan digunakan berbagai media, teks, audio,

video. Dibuat tersedia melalui intranet, dokumen dapat selalu up-to-date, sehingga

menghapuskan biaya kertas, cetak, dan biaya distribusi.

Intranet adalah jejaring internal perusahaan yang menggunakan arsitektur,

protokol dan aplikasi yang sama seperti Internet. (Anonymous (9)).

12

Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa intranet merupakan jaringan

internal suatu perusahaan yang melalui teknologi internet dapat di akses oleh pihak

yang memiliki izin.

2.4.3 Ekstranet

Extranet adalah sebuah kelanjutan dari intranet perusahaan yang

mengkaitkan jaringan internal satu perusahaan dengan jaringan internal supplier

mereka maupun pelanggan mereka. (Anonymous (6)).

Extranet atau Ekstranet adalah jaringan pribadi yang menggunakan

protokol internet dan sistem telekomunikasi publik untuk membagi sebagian

informasi bisnis atau operasi secara aman kepada penyalur (supplier), penjual

(vendor), mitra (partner), pelanggan dan lain-lain. (Anonymous (2))

2.5 World Wide Web (WWW)

World Wide Web merupakan suatu jaringan global dari multimedia internet

untuk menyediakan informasi, pendidikan, e-Business, dan e-Commerce (O’Brien,

2004, p113).

WWW adalah ruangan informasi di internet, tempat dokumen hypermedia

disimpan dan dapat diambil melalui suatu skema alamat yang unik. WWW bukan

hanya sekedar menangani materi text, tetapi juga mampu menyimpan dan

mengambil hypermedia/multimedia yang terdiri dari text, grafik, audio dan video

(McLeod, 2001, p75)

Menurut Ellsworth (1998, p33), World Wide Web adalah jaringan yang luas

dari dokumen-dokumen yang terhubung bersama, satu set protokol (aturan) yang

menentukan bagaimana sistem bekerja dan mentransfer data, satu set ketentuan,

dan satu bagian tubuh dari software yang membuatnya bekerja dengan halus.

13

2.6 HyperText Markup Language (HTML)

Menurut Anonymous (8), HTML (HyperText Mark up Language)

merupakan suatu metoda untuk mengimplementasikan konsep hypertext dalam

suatu naskah atau dokumen. HTML sendiri bukan tergolong pada suatu bahasa

pemrograman karena sifatnya yang hanya memberikan tanda (marking up) pada

suatu naskah teks dan bukan sebagai program.

Menurut Ellswort (1998, p45), HTML adalah sistem yang digunakan untuk

membuat halaman-halaman dan dokumen-dokumen untuk ditampilkan di web.

Dokumen HTML dapat dibuat di text editor standar apa saja, walaupun hal ini

lebih mudah dilakukan dengan editor yang dirancang untuk membuat HTML.

HTML (Hypertext Markup Language) merupakan bahasa program yang

digunakan untuk menulis format dokumen yang dapat diakses dalam Web. Dengan

menggunakan format HTML setiap dokumen yang dibuat dapat dibaca oleh semua

sistem operasi dan tipe komputer yang ada di dunia. (Anonymous (7)).

Menurut Sidik dan Pohan (2002, p9), dokumen HTML adalah file teks

murni yang dapat di buat dengan editor teks sembarang. Dokumen ini dikenal

sebagai web page. Dokumen HTML merupakan dokumen yang disajikan dalam

browser web surfer. Dokumen ini umumnya berisi informasi ataupun interface

aplikasi di dalam internet.

2.7 Pengertian Portal

Portal adalah aplikasi berbasis web. Aplikasi ini menyediakan akses suatu

titik tunggal dari informasi online terdistribusi, seperti dokumen yang di dapat

melalu pencarian, berita dan link ke situs khusus. Untuk memudahkan pengguna

biasanya disediakan kemampuan pencarian dan pengorganisasian informasi.

14

Pada kenyataannya bila kita telusuri maka akan kita temukan berbagai

macam portal di internet. Disamping itu pula portal juga dalam perkembangannya

tidak hanya mendukung satu komunitas tapi beberapa komunitas. Portal juga

mendukung berbagai macam servis atau layanan yang membedakannya dengan

website HTML biasa. (anonymous (4))

Web portal adalah halaman web yang merupakan titik permulaan atau

portal, kepada sumber lain di internet atau intranet. Portal Intranet juga dikenali

sebagai enterprise information portals (EIP). Web portal biasanya menawarkan

kemudahan yang khusus kepada pengguna mereka. (anonymous (5))

2.8 Pengertian Organisasi

Menurut Gibson, Donnelly, dan Invancevich (1995, p7), orang mendirikan

organisasi karena alasan, bahwa organisasi dapat mencapai sesuatu yang tidak

dapat kita capai secara perorangan. Jadi, apakah tujuannya untuk memperoleh

suatu keuntungan, menyelenggarakan pendidikan, membantu perkembangan

agama, meningkatkan pelayanan kesehatan, mengorbitkan manusia kebulan,

memilih seorang kandidat/membangun sebuah stadion sepak bola, organisasi dapat

melaksanakan pekerjaan itu. Organisasi dapat dicirikan oleh “perilakunya yang

terarah pada tujuan”.

Tujuan dan sasaran organisasi dapat dicapai lebih efisien dan efektif

melalui tindakan-tindakan individu & kelompok yang diselenggarakan dengan

persetujuan bersama.

Menurut Sastradipoera (2001, p96), organisasi adalah suatu proses yang

menjadi tempat orang-orang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan yang telah

disepakati.

15

Organisasi adalah kesatuan yang memungkinkan masyarakat mencapai

suatu tujuan yang tidak dapat dicapai individu secara perorangan.

Organisasi sangat perlu bagi masyarakat kita. Dalam dunia industri,

pendidikan, pelayanan kesehatan, dan pengetahuan, organisasi telah memberikan

keuntungan yang mengesankan bagi standar hidup kita dan pandangan kita tentang

dunia.

Menurut Sastradipoera (2001, p96), struktur organisasi menggambarkan

segenap interaksi, menetapkan peranan, hubungan, sasaran dan ciri-ciri organisasi

tersebut.

Menurut Robbins (1998, p478), suatu struktur organisasi menjelaskan

bagaimana suatu tugas diselesaikan, di kelompokkan, dan di koordinasikan.

Menurut Gibson et al. (1995, pp15-16) untuk bekerja secara efektif dalam

organisasi, para manajer harus memiliki pemahaman yang jelas tentang struktur

organisasi. Dengan memandang suatu bagan organisasi, seseorang hanya melihat

susunan posisi, tugas-tugas pekerjaan dan garis-garis wewenang dri bagian-bagian

dalam organisasi.

Struktur organisasi merupakan pola format kegiatan dan hubungan diantara

berbagai sub-unit dalam organisasi.

2.9 Database

Menurut Connolly (2005, p), database adalah suatu kumpulan data yang

terkait secara logika, dan mendeskripsikan data tersebut, didesain untuk

menemukan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi. Database adalah tempat

penyimpanan data secara tunggal, memungkinkan tempat penyimpanan yang besar

16

dari data yang dapat digunakan secara bersamaan oleh beberapa bagian dan

pemakai-pemakai lainnya.

Menurut Laudon (2004, p221), database adalah kumpulan data yang

terorganisir secara efisien untuk melayani banyak aplikasi disaat bersamaan

dengan memusatkan data dan meminimalkan data redundancy.

Menurut Thompson (2003, p75), database adalah kumpulan file yang

saling berhubungan.

Menurut C. J Date (2000, p10), database merupakan kumpulan dari data

yang hampir tidak mengalami perubahan dan digunakan oleh aplikasi sistem pada

beberapa perusahaan.

Jadi dapat disimpulkan bahwa database merupakan kumpulan data maupun

file yang saling berhubungan, yang diorganisir secara efisien.

2.10 Knowledge Management (KM)

2.10.1 Knowledge

Menurut Anonymous (3), pengetahuan adalah data dan informasi yang

digabung dengan kemampuan, intuisi, pengalaman, gagasan, motivasi dari

sumber yang kompeten. Sumber pengetahuan bisa berupa banyak bentuk,

contoh, Koran, majalah, email, e-artikel, mailing list, e-book, kartu nama, iklan,

dan manusia. Alat-alat pengetahuan bisa dalam berbagai bentuk, misalnya:

dokumen, kertas, buku, percakapan, koran, email, papan iklan, lukisan, imajinasi,

dan apapun bentuknya yang bisa dimengerti dan yang mempunyai arti.

Knowledge berlandaskan dari data dan informasi, tetapi tidak seperti data

dan informasi, knowledge selalu dibatasi pada setiap individu dan knowledge

menggambarkan suatu hubungan sebab akibat (Probst et al, 2000, p17)

17

2.10.2 Knowledge Management

Knowledge Management merupakan sistem yang dibuat untuk

menciptakan, mendokumentasikan, menggolongkan, dan menyebarkan

knowledge dalam organisasi sehingga knowledge mudah digunakan kapan pun

diperlukan, oleh siapa saja sesuai dengan tingkat otoritas dan kompetisinya

(Widayana, 2005, p9).

Knowledge Management mengelola seluruh elemen sistem berupa

dokumen, basis data, kebijakan, dan prosedur lengkap beserta informasi tentang

pengalaman, keahlian, dan kecakapan sumber daya manusia secara individu

maupun kolektif yang dimiliki organisasi dengan bantuan teknologi informasi.

Menurut Tiwana (2000, p5), knowledge management adalah organisasi

untuk menciptakan nilai bisnis dan membangun keuntungan kompetitif.

Knowledge management juga dapat memungkinkan pembuatan, komunikasi, dan

aplikasi dari jenis knowledge untuk mencapai sasaran bisnis. Knowledge

management juga dapat dikatakan sebagai sebuah proses untuk menangkap (to

capture), menyimpan (to stay), dan mendistribusi (to distribute).

Menurut Laudon (2004, p64), knowledge management adalah

sekumpulan proses yang dikembangkan dalam sebuah organisasi untuk

membuat, mengumpulkan, menyimpan, memelihara dan menyebarkan

knowledge.

Menurut Thompson (2003, p291), knowledge management adalah

kegiatan kritikal perusahaan yang membutuhkan perhatian khusus, kemampuan

untuk menyebarkan knowledge dan keahlian dapat meningkatkan efektifitas

organisasi.

18

Menurut Anonymous (3), Management pengetahuan merencanakan,

mengumpulkan dan mengorganisir, memimpin dan mengendalikan data dan

informasi yang telah digabung dengan berbagai bentuk pemikiran dan analisa

dari macam-macam sumber yang kompeten.

Menurut Anonymous (3), KM adalah suatu disiplin ilmu yang digunakan

untuk meningkatkan performa seseorang atau organisasi, dengan cara mengatur

dan menyediakan sumber ilmu yang ada saat ini dan yang akan datang. Jadi KM

bukanlah suatu fenomena baru, tetapi merupakan suatu cara yang menerapkan

integrasi antara teknologi dengan sumber pengetahuan yang kompeten.

Jadi dapat disimpulkan bahwa knowledge management adalah suatu

proses mengumpulkan, menyimpan, dan mendistribusikan knowledge termasuk

menyebarkan keahlian yang bertujuan untuk meningkatkan efektifitas organisasi

dalam mencapai sasaran organisasi.

2.11 Dari Data, Informasi, hingga Knowledge

Menurut Widayana (2005, pp12-14), risiko persaingan bisnis yang dihadapi

saat ini semakin kompleks. Karena, langkah bisnis dituntut makin cepat, ledakan

informasi dari berbagai sumber, meningkatnya jumlah pesaing pada tingkat lokal,

regional, dan global, kondisi persaingan yang lebih agresif, perubahan politik, dan

perkembangan teknologi informasi yang semakin cepat. Menghadapi kondisi

tersebut, masih banyak organisasi bisnis yang melakukan pengolahan data,

mengumpulkan, dan menghasilkan informasi, dengan kondisi seperti berikut:

19

• Tidak tersalurkan dengan baik dalam organisasi,

• Tersebar dimana-mana, mengakibatkan sangat sulit untuk diakses (file

kertas maupun komputer),

• Diasumsikan sebagai informasi yang cerdas (Intelligence), dan

• Tidak dikelola sesuai dengan alur kerja.

Untuk menghasilkan knowledge yang bernilai tinggi, terlebih dahulu

organisasi memerlukan sistem untuk melakukan strukturisasi seluruh data dan

informasi yang dimiliki. Karena, tanpa data dan informasi tidak akan menghasilkan

knowledge. Untuk memudahkan pemahaman dalam melakukan strukturisasi data,

informasi, dan knowledge, kita perlu melihat perbedaan di antara ketiganya, seperti

berikut:

• Data merupakan fakta-fakta mentah, antara lain berupa gambar, angka yang

disajikan tanpa suatu konteks. Lembar kerja dalam spreadsheets tanpa disertai

analisis dan interpretasi data. Contohnya, 1000 karyawan merupakan data.

• Informasi adalah data yang telah tersusun dan disertai dengan referensi

terhadap suatu hubungan (konteks) yang mempunyai arti, untuk membantu

pengambilan keputusan. Contohnya, contohnya 1000 karyawan yang terdiri

atas 100 orang karyawan tetap dan 900 orang karyawan harian.

• Knowledge adalah informasi yang dilengkapi dengan pemahaman pola

hubungan dari informasi disertai pengalaman, baik individu maupun kelompok

dalam organisasi. Knowledge merupakan penerapan informasi yang diyakini

dapat langsung digunakan untuk mengambil suatu keputusan untuk bertindak.

Sebagai contoh perusahaan mempunyai 1000 karyawan yang terdiri atas 100

20

orang karyawan tetap dan 900 orang karyawan harian. Mengacu pada pola

kerja tahun ini dan rencana kerja tahun berikutnya, maka jumlah karyawan

tetap tidak perlu ditambah lagi.

2.12 Tipe Knowledge dalam Organisasi

Seukuran apapun suatu organisasi, pasti memiliki aset knowledge. Namun

pada kenyataannya, aset knowledge tersebut sering tidak digunakan secara

maksimal karena organisasi tidak memiliki sistem untuk mengelola knowledge

tersebut. Jika ditinjau lebih lanjut, terdapat beberapa tipe pengetahuan sebagai

berikut:

• Tacit knowledge adalah knowledge yang sebagian besar berada dalam

organisasi. Tacit knowledge adalah sesuatu yang kita ketahui dan alami, namun

sulit untuk diungkapkan secara jelas dan lengkap.

Tacit knowledge sangat sulit untuk dipindahkan kepada orang lain, karena

knowledge tersebut tersimpan pada masing-masing pikiran (otak) para individu

dalam organisasi sesuai dengan kompetensinya. Hal ini bisa juga berupa

pengalaman dan keahlian dari orang yang belum terdokumentasi.

Contoh: gagasan, persepsi, wawasan, keahlian.

• Explicit knowledge adalah pengetahuan dan pengalaman tentang ‘bagaimna

untuk’, yang diuraikan secara lugas dan sistematis. Ini merupakan pengetahuan

yang terdapat pada buku, referensi dan lainnya. Pengetahuan berkembang

dengan adanya informasi dan perlunya penataan informasi atau pengaturan isi

dari informasi yang ada.

Contoh: buku, laporan, dokumen, surat.

21

• Potensial Knowledge adalah ilmu pengetahuan yang digunakan untuk

menganalisis data dan mentransformasikan data menjadi pengetahuan.

Pengetahuan berkembang dari hasil analisis terhadap data yang ada.

Data yang berada dalam database suatu organisasi tidak menggambarkan

knowledge, tapi merupakan potensial knowledge, yang dapat dikatakan potensial

knowledge merupakan pengetahuan yang berasal dari kemampuan analisis

seseorang yang kemudian dapat menjadi aset pembangunan pengetahuan bangsa.

Manajemen tacit (implicit) knowledge, explicit knowledge maupun potensial

knowlegde melalui mekanisme collaboration, digital library maupun kemampuan

analisis menjadi penting untuk diimplementasikan dengan dukungan standard

operasi perguruan tinggi bersinergi dengan media digital.

2.13 Cara Terbentuknya Knowledge

Pada dasarnya pengetahuan diciptakan dari pengetahuan yang telah ada dan

terdapat empat pola dasar penciptaan pengetahuan yang mungkin terjadi dalam

sebuah organisasi (Nonaka dan Takeuchi, 1995), yaitu:

Tacit Knowledge Explicit Knowledge

Tacit Knowledge Socialization Externalization

Explicit Knowledge Internalization Combination

Tabel 2.1 Empat Model Knowledge Sharing

(Nonaka et. Al., 1995, p62)

1. Socialization

Pola ini umumnya terjadi secara natural di dalam perusahaan disaat

seseorang staf senior diminta oleh kepala bagian untuk membimbing sorang

22

staf yang baru bergabung. Staf yunior tersebut akan mengamati apa saja yang

dilakukan oleh seniornya, menirunya dan berlatih melakukan hal-hal yang telah

ditunjukkan oleh seniornya. Pola ini dapat terjadi untuk pembelajaran keahlian

teknis ataupun hal-hal yang lebih bersifat konsep seperti kebiasaan-kebiasaan

dalam perusahaan. Staf yunior akan membangun pengetahuan tacit-nya sendiri

dari pengamatan yang dilakukannya, pengamatan yang dilakukan atas perilaku

staf senior yang merupakan pencerminan pengetahuan tacit-nya sendiri. Pola

seperti ini cukup efektif untuk mentor masing-masing pribadi, tetapi tidak

dapat berkontribusi secara signifikan kepada keseluruhan perusahaan.

2. Combination

Pola ini terjadi pada saat seorang staf membaca dokumen-dokumen

yang ada seperti laporan dan studi kasus perusahaan untuk kemudian

menghasilkan dokumen baru yang merangkum serta berisi gagasan-gagasan

baru. Sama halnya seperti saat awal penulisan, berangkat dari artikel-artikel

yang telah ada dan kemudian mengintegrasikan gagasan-gagasan yang

terkandung di dalamnya serta memasukkan gagasan baru ke dalam penulisan.

Demikianlah pola penciptaan pengetahuan explicit baru dari pengetahuan

explicit yang telah ada.

3. Externalization

Penciptaan pengetahuan tidak berhenti di kedua pola tersebut.

Perusahaan harus dapat memfasilitasikan proses pembelajaran di mana para

knowledge-worker harus dapat mengartikulasikan pengetahuan tacit yang

dimiliki mereka dan mengubahnya ke dalam bentuk explicit dan

menyimpannya untuk kemudian di distribusikan ke seluruh organisasi.

23

4. Internalization

Disisi lainnya, staf lain akan membaca pengetahuan explicit tersebut

dan mulai menginternalisasikannya ke dalam pengetahuannya. Hasilnya adalah

pengetahuan tacit yang lebih luas dari sebelumnya.

2.14 Knowledge Repository

Knowledge repository merupakan tempat penyimpanan on-line yang berisi

keahlian, pengetahuan, pengalaman, dan dokumentasi tentang fakta-fakta dari

ahlinya. Dalam membuat knowledge repository, knowledge dikumpulkan,

dirangkum dan digabungkan dari sumber yang bersilangan.

Pendekatan ini mengizinkan banyak orang untuk mencari dan mengambil

knowledge yang tersusun tanpa melalui orang yang mengembangkannya. Ini

membuka kemungkinan untuk mencapai skala dalam penggunaan knowledge dan

dengan demikian mengembangkan bisnis (Anonymous (1)).

Menurut Tiwana (2000, p591), knowledge repository merupakan kumpulan

dari informasi atau pengetahuan yang disimpan dalam database yang berguna dan

menarik untuk perusahaan dan dapat di akses oleh jumlah populasi yang besar.

Knowledge repository merupakan sistem komputer yang terus menerus

menangkap dan menganalisa modal knowledge dalam sebuah organisasi. Ini

merupakan penggabungan sistem dengan orang-orang yang bisa mengambil dan

melihat informasi terstruktur dan tidak terstruktur dalam mengambil dan

mempertahankan modal knowledge perusahaan dan fasilitas penggabungan

pekerjaan (Anonymous (10)).

24

Definisi knowledge repository adalah alat atau tempat penyimpanan yang

menyimpan, memelihara, dan memanfaatkan data, informasi dan knowledge

(berupa pengalaman, dokumen, dan lain-lain) yang disediakan bagi orang yang

memiliki hak akses.

2.15 Knowledge Goal

Menurut Probst et al. (2000, p45) salah satu tujuan inti dari manajemen di

dalam perusahaan adalah mewujudkan goals dari perusahaan. Hal tersebut akan

berdampak pada proses inti yang jelas di dalam perusahaan. Dengan adanya

perusahaan, maka akan dibuat rencana strategi untuk mencapai tujuan tersebut.

Knowledge goals, dibuat berdasarkan tujuannya mendukung strategi

manajemen. Di dalam knowledge goals, dukungan terhadap tujuan tersebut dibagi

berdasarkan 3 (tiga) bagian besar, yaitu normative, strategic, serta operational.

1. Normative

Adalah dukungan knowledge management yang berdampak pada

perilaku manajemen perusahaan. Dimana dengan adanya perilaku yang

mendukung terciptanya lingkungan kerja yang optimal, maka perusahaan akan

dengan mudah bergerak untuk mencapai tujuannya. Bertujuan untuk membuat

suatu budaya perusahaan dimana keahlian individu dishare dan dikembangkan.

2. Strategic

Adalah dukungan knowledge management yang berdampak pada

pengembangan strategi perusahaan. Seperti pada bentuk struktur perusahaan,

management systems, yang berdampak langsung pada strategi perusahaan di

dalam mencapai tujuannya.

25

3. Operational

Adalah dukungan knowledge management yang berdampak pada

bentuk-bentuk kegiatan atau aktivitas kerja di dalam perusahaan. Seperti

bagaimana bentuk penyebaran informasi, bagaimana menyelesaikan suatu

pekerjaan, dan setiap tindakan atau aktivitas operasional di dalam perusahaan

yang mencerminkan cara kerja karyawan di dalam mewujudkan strategi

perusahaan.

2.16 Elemen Knowledge Management

Ada tiga elemen penting yang saling berkaitan saat ingin menerapkan KM

yaitu: people, process and technology. Satu sama lain elemen ini saling

berhubungan erat. Pengetahuan diakuisisi dari people atas pengalaman dari proses-

proses yang terjadi dalam organisasi. Teknologi berperan untuk mengubah

pengetahuan dari analog menjadi digital, yang dengan formal yang terstruktur

dapat diekstraksi sesuai kebutuhan. Ketiga elemen ini merupakan faktor terpenting

dalam membangun KM. Tanpa elemen-elemen ini, tidak akan ada sebuah KM,

yang ada hanyalah knowledge individual.

Setiap perusahaan/organisasi memiliki sekumpulan aset yang unik dan

memiliki masalah tersendiri bagaimana dan dimana aset pengetahuan tersebut

layak diaplikasikan. Karena KM dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti budaya,

strategi, proses dan isu-isu teknologi, maka penting untuk menyiapkan orang-orang

dan alat untuk sharing-knowledge serta merancang sistem manajemen pengetahuan

untuk memecahkan suatu masalah dalam perusahaan/organisasi. Secara umum

elemen sistem manajemen pengetahuan terdiri dari:

26

1. People: sebagai pelaku dalam proses pengetahuan

2. Process: memastikan bahwa KM dibutuhkan dalam proses bisnis

3. Technology: sebagai pendukung dalam proses pengetahuan

Gambar 2.1. Elemen Sistem Knowledge Management

2.16.1 People

Menurut Bergeron (2003, pp81-82) Knowledge worker adalah inti

pengoperasian suatu organisasi pengetahuan. Tidak hanya melakukan, mereka

menghadirkan potensi terbesar untuk meningkatkan nilai suatu perusahaan, tetapi

mereka juga menghadirkan resiko terbesar untuk melakukan suatu kesalahan.

Lagipula knowledge worker merupakan suatu pekerjaan yang menarik karena

merupakan suatu tantangan untuk mencapai tujuan yang mendorong masyarakat

saling berbagi pengetahuan.

Bagi knowledge worker yang menunjukkan nilai positif, menyediakan

feedback yang sesuai yang mendukung perusahaan, investasi dalam pendidikan

knowledge worker ketika ekonomi memungkinkan, dan memelihara proses-

proses berhubungan dengan kesetiaan knowledge worker semua ini

memaksimalkan nilai yang dapat dibawa oleh knowledge worker bagi perusahaan

27

2.16.2 Process

Berbagi, menyimpan dan menggunakan kembali informasi terjadi pada

kebanyakan organisasi, tapi terlepas dari aktifitas tersebut untuk mengurangi

perubahan kemungkinan akan terjadi. Dalam perbandingannya,

mengimplementasikan suatu program formal KM, dengan terbatas, memastikan

parameter dapat diteliti sehubungan dengan pelatihan terbaik, memaksimalkan

kemungkinan kesuksesan. Sebagai tambahan, program KM akan memiliki

perubahan lebih baik untuk pengolahan perusahaan.

Bagian dari tugas mengelola informasi adalah memahami proses yang

dibuat, digunakan, disimpan, dan secepatnya ditentukan dan bagaimana

memenuhi ketika biaya pengaturan lebih mahal daripada nilai yang akan

diperoleh nantinya. (Bergeron, 2003, p83)

2.16.3 Technology

Teknologi tersedia untuk memungkinkan proses KM dari low-tech

tools, seperti pena dan kertas ke high-tech expert system dan memperlihatkan

keadaan sebenarnya. Bagaimanapun kebanyakan orang mengatakan

kemungkinan teknologi, mereka menunjuk lebih kepada high-tech tools, seperti

PDA, yang menyediakan beberapa keuntungan daripada pena dan kertas.

Perbedaan antara tingkat bahan dan pengalaman pemakai.

KM menggambarkan teknologi dan pendekatan pengembangan secara

virtual setiap dasar dari pengetahuan komputer. Penyimpanan dan pengambilan

knowledge dari repository informasi dan tools database. Penggunaan

knowledge dan pemindahan dari tools interface, intranet dan internet,

groupware, pendukung keputusan dan penggabungan sistem.

28

2.17 Proses Inti Knowledge Management

Menurut Probst et. al. (2000, pp29-34), untuk pengaturan dan pengelolaan

knowledge di dalam perusahaan atau organisasi dibutuhkan pengelompokkan dan

pengkategorian masalah yang terdapat di dalam perusahaan tersebut. Hal ini

dilakukan untuk mengidentifikasi aktifitas yang dianggap sebagai proses inti dari

knowledge management dan terkait antara satu dengan yang lainnya. Adapun

kegiatan yang dianggap merupakan proses inti knowledge management dapat

dilihat melalui gambar berikut:

Gambar 2.2 Core Process Knowledge Management (Probst et al, 2000, p30)

Manajemen pengetahuan memiliki enam proses inti yaitu:

1. Knowledge Identification

Mengidentifikasikan pengetahuan eksplisit berarti menganalisa dan

menggambarkan lingkungan pengetahuan perusahaan. Banyak sekali perusahaan

yang kesulitan untuk mengatur gambaran umum data internal dan eksternal,

informasi dan kemampuan. Ketidakjelasan mengakibatkan ketidakefisienan,

Knowledgeidentification

Knowledgeaquisition

Knowledgedevelopment

Knowledgesharing/

distribution

Knowledgeutilization

Knowledgeretention

Knowledgegoals

Knowledgeassessment

Feedback

29

keputusan yang tidak tersampaikan, dan duplikasi. Manajemen pengetahuan yang

efektif harus memastikan kejelasan internal dan eksternal dan membantu karyawan

secara individual untuk menentukan apa yang mereka butuhkan.

2. Knowledge Acquisition

Perusahaan memasukkan bagian penting pengetahuan mereka dari sumber

luar. Hubungan dengan customer, supplier, pesaing, dan mitra kerja disadari,

mempunyai potensi untuk menyediakan pengetahuan – maksud potensinya adalah

jarang secara penuh digunakan. Perusahaan juga dapat membeli pengetahuan yang

tidak bisa dibangunnya sendiri dengan merekrut ahli atau memperolehnya dari

perusahaan. Manajemen pengetahuan yang sistematik harus mengambil

kemungkinan ini sebagai sesuatu yang harus diperhitungkan.

3. Knowledge Development

Pembangunan pengetahuan adalah sebagai building block yang melengkapi

perolehan pengetahuan. Fokusnya adalah menghasilkan kemampuan baru, produk

baru, ide yang lebih baik, dan proses yang lebih efisien. Pembangunan

pengetahuan meliputi seluruh usaha manajemn yang ditujukan pada menghasilkan

kemampuan yang belum ada di dalam organisasi atau yang belum ada

keberadaannya di dalam atau diluar organisasi.

Secara tradisional, pembangunan pengetahuan dipakai perusahaan dalam

melakukan riset pasar, dan membangun departemen, padahal pengetahuan penting

dapat juga bersemi dari salah satu bagian dalam organisasi. Dalam building block

ini kita memeriksa cara umum yang dilakukan perusahaan dalam berhadapan

dengan ide baru dan menggunakan kreativitas karyawannya. Ketika

dipertimbangkan dari sudut pandang manajemen pengetahuan, bahkan aktivitas

30

yang dahulu dipandang sederhana, seperti proses-proses produksi dapat dianalisa

dan dioptimalkan sehingga menghasilkan pengetahuan.

4. Knowledge sharing and Distribution

Pembagian dan distribusi pengetahuan di dalam organisasi adalah kondisi

yang vital untuk mengubah informasi yang dikhususkan atau pengalaman menjadi

sesuatu yang dapat digunakan oleh organisasi. Penentuan pada siapa saja

pengetahuan tersebut dapat diakses dan seberapa luas akses yang diberikan.

Pendistribusian pengetahuan memerlukan fasilitas yang menunjang agar

pengetahuan yang dimaksud diterima oleh orang yang bersangkutan. Langkah

yang paling penting adalah menganalisa peralihan pengetahuan dari individual ke-

group atau organisasi. Distribusi pengetahuan adalah proses membagi dan

menyebarkan pengetahuan yang sudah ada di dalam organisasi.

5. Knowledge Utilization

Keseluruhan inti dari manajemen pengetahuan adalah memastikan bahwa

pengetahuan yang sudah ada dalam organisasi dipakai secara produktif untuk

keuntungan organisasi tersebut. Sayangnya, identifikasi yang sukses, dan distribusi

pengetahuan yang penting tidak menjamin bahwa itu akan dipakai oleh perusahaan

dalam aktivitasnya sehari-hari. Ada beberapa tantangan yang merintangi

penggunaan pengetahuan yang dari luar. Oleh karena itu langkah-langkah harus

diambil untuk memastikan bahwa kemampuan yang bernilai dan aset pengetahuan

seperti paten atau lisence digunakan secara penuh.

6. Knowledge Retention

Kompetensi sekali diperoleh tidak secara otomatis tersedia untuk segala

waktu. Penyimpanan informasi yang selektif, dokumen, dan pengalaman

31

membutuhkan pengaturan. Organisasi biasanya mengeluh bahwa peraturan

kembali membutuhkan biaya dan tempat dari memori mereka. Proses untuk

menyeleksi, memasukkan dan secara teratur memperbahurui pengetahuan yang

bernilai bagi masa depan harus dengan hati-hati disusun. Jika ini tidak selesai,

keahlian yang berharga mungkin dapat begitu saja terbuang. Penyimpanan

pengetahuan tergantung pada penggunaan media penyimpanan dalam lingkup yang

luas secara efisien.

7. Knowledge Assessment

Suatu tindakan di dalam pengukuran atau penilaian dari kegiatan proses inti

manajemen pengetahuan di dalam perusahaan. Hal ini dilakukan dengan tujuan

untuk mengukur sejauh mana pengaruh yang dihasilkan knowledge di dalam

perusahaan.

8. Knowledge Goal

Merupakan suatu rencana akhir dari kegiatan dan knowledge. Dengan

knowledge goal, perusahaan akan dengan lebih mudah menentukan arah dan

strategi untuk mencapai tujuannya.