audit operasional atas pengelolaan sediaan farmasi …

AUDIT OPERASIONAL ATAS PENGELOLAAN SEDIAAN FARMASI

Studi Kasus di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada Klaten

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh:

Decha Cindy Fatika

NIM : 162114036

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA

2020

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

i


Studi Kasus di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada Klaten

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh:

Decha Cindy Fatika

NIM : 162114036

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI


YOGYAKARTA

2020


iv

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

“Thinking you’ll be fine is asking for luck and that kind of luck doesn’t happen,

just follow your heart then you won’t regret it”

(Ikjun, Lee from Hospital Playlist)

“Either get busy living, or get busy dying”

(Andy Dufresne from The Shawshank Redemption)

“Let’s live like a tree”

(Seungyoun, Cho)

“Let’s Reboot”

(One it)

“Nihilism”

(Hanbin, Kim)

“If there’s shadow there must be a light”

(Stray Kids from Mixtape #2)

Skripsi ini saya persembahkan untuk:

Papaku, Benedictus Kardimin Difi Rahadi

Mamaku, Sumarjilah

Kakakku, Prajnya Amalia Maharani


ix

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ............................................................................................ i

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ............................................... ii

HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................... iii

HALAMAN PERSEMBAHAN ........................................................................ iv

HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ...........................v

HALAMAN PERSETUJUAN KARYA TULIS ............................................. vi

HALAMAN KATA PENGANTAR ................................................................ vii

DAFTAR ISI ...................................................................................................... ix

DAFTAR TABEL ............................................................................................. xii

DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... xiii

ABSTRAK ........................................................................................................ xiv

ABSTRACT .........................................................................................................xv

BAB I PENDAHULUAN ...........................................................................1

A. Latar Belakang ............................................................................. 1

B. Rumusan Masalah ........................................................................ 3

C. Batasan Masalah .......................................................................... 3

D. Tujuan Penelitian ......................................................................... 3

E. Manfaat Penelitian ....................................................................... 4

F. Sistematika Penulisan .................................................................. 4

BAB II KAJIAN PUSTAKA ......................................................................6

A. Pengauditan .................................................................................. 6

1. Pengertian Pengauditan ........................................................ 6

2. Jenis-jenis Audit ................................................................... 6

B. Audit Operasional ........................................................................ 7

1. Pengertian dan Ruang Lingkup Audit Operasional .............. 7

2. Tujuan Audit Operasional ..................................................... 8

3. Jenis Audit Operasional ........................................................ 9

4. Tahap-tahap Audit Operasional ............................................ 9


x

C. Efisiensi, Efektivitas, dan Ekonomisasi ..................................... 11

1. Pengertian Efisiensi ............................................................ 11

2. Pengertian Efektivitas ......................................................... 11

3. Pengertian Ekonomisasi ...................................................... 12

D. Sistem Pengendalian Internal .................................................... 12

1. Pengertian Pengendalian Internal ....................................... 12

2. Komponen Pengendalian Internal ....................................... 13

E. Persediaan .................................................................................. 15

1. Pengertian Persediaan ......................................................... 15

2. Jenis-jenis Persediaan ......................................................... 16

3. Metode Pencatatan Persediaan ........................................... 16

4. Metode Penilaian Persediaan .............................................. 17

F. Instalasi Farmasi ........................................................................ 18

1. Pengertian dan Fungsi Instalasi Farmasi ............................ 18

2. Pengelolaan Persediaan Obat Instalasi Farmasi ................. 19

BAB III METODE PENELITIAN .............................................................27

A. Jenis Penelitian .......................................................................... 27

B. Subjek dan Objek Penelitian ...................................................... 27

C. Tempat dan Waktu Penelitian .................................................... 28

D. Teknik Pengumpulan Data ........................................................ 28

E. Teknik Analisis Data ................................................................. 29

BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN .....................................35

A. Profil Instalasi Farmasi .............................................................. 35

B. Struktur Organisasi Instalasi Farmasi ........................................ 37

BAB V ANALISIS DAN PEMBAHASAN ...............................................39

A. Melakukan Audit Pendahuluan ..................................................39

B. Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen ...................... 48

C. Audit Terinci .............................................................................. 51

D. Pelaporan ................................................................................... 77

BAB VI PENUTUP ......................................................................................95

A. Kesimpulan ................................................................................ 95


xi

B. Keterbatasan Penelitian ............................................................. 95

C. Saran .......................................................................................... 95

DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................... 97

LAMPIRAN ....................................................................................................100


xii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1. Kriteria atas skor hasil persentase checklist pengendalian manajemen .. 32

Tabel 2. Perbandingan SOP dengan Kegiatan Pengelolaan Sediaan Farmasi ...... 33

Tabel 3. Kriteria atas skor hasil persentase checklist SOP.................................... 34

Tabel 4. Perbandingan SOP dengan kegiatan pemilihan sediaan farmasi ............ 52

Tabel 5. Perbandingan SOP yang ditetapkan dengan kegiatan perencanaan

kebutuhan sediaan farmasi .................................................................................... 54

Tabel 6. Perbandingan SOP dengan kegiatan pengadaan sediaan farmasi ........... 56

Tabel 7. Perbandingan SOP dengan kegiatan penerimaan sediaan farmasi .......... 58

Tabel 8. Perbandingan SOP dengan kegiatan penyimpanan sediaan farmasi ....... 59

Tabel 9. Perbandingan SOP dengan kegiatan pendistribusian sediaan farmasi .... 62

Tabel 10. Perbandingan SOP dengan kegiatan penarikan dan pemusnahan sediaan

farmasi ................................................................................................................... 64

Tabel 11. Perbandingan SOP dengan kegiatan pengendalian sediaan farmasi ..... 65

Tabel 12. Perbandingan SOP dengan kegiatan administrasi sediaan farmasi ....... 68

Tabel 13. Program Kerja Audit Pendahuluan ....................................................... 78

Tabel 14. Program Kerja Review dan Pengujian atas Sistem Pengendalian

Manajemen ............................................................................................................ 79

Tabel 15. Program Kerja Audit Lanjutan .............................................................. 84

Tabel 16. Daftar Temuan dan Rekomendasi ......................................................... 85

Tabel 17. Daftar Temuan yang Dihapus ............................................................... 88


xiii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 1: Struktur Organisasi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada .... 37

Gambar 2: Flowchart Pengelolaan Sediaan Farmasi Instalasi Farmasi Rumah

Sakit Cakra Husada ............................................................................................... 46


xiv

ABSTRAK


(Studi Kasus di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada Klaten)

Decha Cindy Fatika

NIM: 162114036

Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta

2020

Penelitian ini bertujuan untuk menilai efisiensi, efektivitas, dan ekonomisasi

atas pengelolaan sediaan farmasi pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada

Klaten dengan melakukan tahap audit operasional serta memberikan rekomendasi

perbaikan yang diperlukan sesuai hasil audit operasional atas pengelolaan sediaan

farmasi.

Jenis penelitian yang dilakukan adalah studi kasus dengan pendekatan

deskripstif komparatif yaitu membandingkan data yang diperoleh dari lapangan

dengan standar yang berkaitan sesuai dengan audit operasional. Teknik

pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara, dokumentasi, dan

checklist.

Hasil penelitian ini sesuai dengan hasil audit operasional yang telah

dilakukan. Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada telah melakukan

pengelolaan sediaan farmasi secara efisiensi, efektif, dan ekonomis. Terdapat

beberapa kelemahan atas pengelolaan sediaan farmasi yang dilakukan, namun

instalasi farmasi dapat melakukan langkah perbaikan di masa yang akan datang.

Kata kunci: audit operasional, pengelolaan sediaan farmasi, efisiensi, efektivitas,

dan ekonomisasi.


xv

ABSTRACT

OPERATIONAL AUDIT OF MANAGEMENT PHARMACY STOCKS

(Case study in the Pharmacy Department of Cakra Husada Hospital in Klaten)

Decha Cindy Fatika

NIM: 162114036

Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta

2020

The purpose of this research is to review the efficiency, effectiveness, and

economy of management pharmacy stocks at Pharmacy Department of Cakra

Husada Hospital in Klaten by performing operational audit steps and to provide

recommendations for improvements according to the results of operational audits

on management pharmacy stock at pharmacy department

This type of research is a case study with a comparative descriptive

approach that compares data obtained from the field with standards related to

operational audits. Data collection techniques used were observation, interviews,

documentation, and checklists.

The results of this research are based on the results of operational audits

that have been performed. Pharmacy Department of Cakra Husada Hospital has

been managing pharmacy stocks with due regard to the efficiency, effectiveness,

and economy. There are some weaknesses in the management of pharmacy stocks

that are carried out, but pharmacy department can take the recommendations to

improve progress toward stated goals.

Keywords: operational audit, management of pharmacy stocks, efficiency,

effectiveness, and economy


1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Salah satu bagian terpenting di rumah sakit adalah instalasi farmasi.

Instalasi farmasi adalah unit pelaksana fungsional yang menyelenggarakan

seluruh kegiatan pelayanan kefarmasian di rumah sakit (Permenkes Nomor

72 Tahun 2016). Pelayanan kefarmasian yang diberikan oleh instalasi

farmasi adalah menyediakan sediaan farmasi untuk pasien. Pengelolaan

sediaan farmasi di rumah sakit meliputi beberapa proses. Proses yang

dilakukan yaitu pemilihan, perencanaan kebutuhan, pengadaan,

penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pemusnahan dan penarikan,

pengendalian, serta administrasi (Permenkes Nomor 72 Tahun 2016).

Dalam penelitiannya, Safri (2015) menyebutkan bahwa pelayanan

yang diberikan oleh instalasi farmasi dinilai kurang memuaskan. Standar

Pelayanan Minimal Rumah Sakit yang ditetapkan untuk waktu tunggu obat

adalah maksimal 15 menit untuk obat non racikan dan 30 menit untuk obat

racikan, tanpa melihat jumlah item obat (Permenkes Nomor 58 Tahun

2014). Namun pada kenyataannya, pelayanan yang diberikan oleh instalasi

farmasi melebihi batas waktu yang ditentukan, karena pengelolaan

distribusi sediaan farmasi yang kurang baik.

Dalam Sistem Kesehatan Nasional (SKN) disebutkan bahwa

ketersediaan, pemerataan, serta jaminan mutu obat dan perbekalan

kesehatan secara terpadu harus selalu terjaga. Pada kenyataannya, instalasi


2

farmasi kerap mengalami kekosongan sediaan farmasi tertentu karena tidak

terdeteksinya sediaan yang hampir habis. Kekosongan sediaan farmasi

tertentu, terutama obat menyebabkan instalasi farmasi tidak dapat

memenuhi permintaan pasien.

Instalasi farmasi harus melakukan pengelolaan yang baik atas

sediaan farmasi, terutama dalam hal penyimpanan. Pengelolaan

penyimpanan sediaan farmasi menjadi penting karena berhubungan erat

dengan masalah kedaluwarsa. Pelayanan yang diberikan oleh instalasi

farmasi dianggap memiliki risiko yang tinggi karena berhubungan langsung

dengan pasien. Instalasi farmasi harus melakukan pengelolaan pada

penyimpanan obat sehingga tidak terjadi penumpukan obat yang

mengakibatkan kedaluwarsa.

Permasalahan-permasalahan tersebut akan berdampak secara medis

maupun ekonomis terhadap rumah sakit. Pelayanan kefarmasian yang tidak

maksimal akan memengaruhi seluruh kinerja rumah sakit karena lebih dari

90% pelayanan kesehatan di rumah sakit menggunakan perbekalan farmasi

(obat-obatan, bahan kimia, bahan radiologi, alat kedokteran, dan gas medik)

dan 50% dari seluruh pemasukan di rumah sakit berasal dari sediaan farmasi

(Sampetoding, 2015).

Berdasarkan alasan yang telah dipaparkan, pengelolaan sediaan oleh

instalasi farmasi di rumah sakit membutuhkan peranan audit operasional

dengan tujuan untuk menilai tingkat efisiensi, efektivitas, dan ekonomisasi


3

sehingga dapat dilakukan langkah perbaikan atas potensi kelemahan dan

permasalahan yang mungkin terjadi.

Atas dasar uraian di atas, peneliti tertarik untuk melakukan

penelitian dengan melakukan audit operasional atas pengelolaan sediaan

farmasi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada Klaten.

B. Rumusan Masalah

Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah “Apa hasil audit operasional

atas pengelolaan sediaan farmasi pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra

Husada Klaten?”

C. Batasan Masalah

Penelitian ini berfokus untuk melakukan audit operasional di bidang

fungsional yaitu menilai efisiensi, efektivitas, dan ekonomisasi atas

pengelolaan sediaan farmasi di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra

Husada Klaten.

D. Tujuan Penelitian

Berdasarkan rumusan masalah dan fungsi audit operasional, tujuan

penelitian ini adalah untuk menilai efisiensi, efektivitas, dan ekonomisasi

atas pengelolaan sediaan farmasi pada dan memberikan rekomendasi

perbaikan yang diperlukan sesuai hasil audit operasional di Instalasi

Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada Klaten.


4

E. Manfaat Penelitian

1. Bagi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada Klaten

Penelitian memberikan manfaat kepada pihak Instalasi Farmasi

Rumah Sakit Cakra Husada Klaten yaitu memberikan rekomendasi

perbaikan yang sesuai dengan kebutuhan dalam meningkatkan efisiensi.

efektivitas, dan ekonomisasi pengelolaan sediaan farmasi.

2. Bagi Penulis

Penelitian ini bermanfaat untuk menambah ilmu pengetahuan

penulis serta menerapkan ilmu yang sudah dipelajari pada saat perkuliahan.

3. Bagi Universitas Sanata Dharma

Penelitian ini diharapkan memberikan manfaat bagi universitas

yaitu menambah referensi bagi penelitian selanjutnya dan memberikan

kontribusi bagi universitas.

F. Sistematika Penulisan

BAB I Pendahuluan

Bab ini membahas mengenai latar belakang masalah yang

mendasari penelitian ini, rumusan masalah, batasan masalah,

tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika

penulisan.

BAB II Kajian Pustaka

Bab ini membahas mengenai teori-teori yang relevan dengan

permasalahan yang mendasari penelitian ini.


5

BAB III Metode dan Desain Penelitian

Bab ini membahas mengenai jenis penelitian, subjek dan

objek penelitian, tempat dan waktu penelitian, data yang

dicari, teknik pengumpulan data, dan teknik analisis data.

BAB IV Gambaran Umum Perusahaan

Bab ini membahas mengenai gambaran umum perusahaan

meliputi sejarah singkat, visi dan misi perusahaan, dan

struktur organisasi.

BAB V Analisis dan Pembahasan

Bab ini membahas mengenai deskripsi data, analisis data,

dan pembahasan.

BAB VI Penutup

Bab ini membahas mengenai kesimpulan dari hasil analisis

data, keterbatasan penelitian, dan saran dari penulis.


6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengauditan

1. Pengertian Pengauditan

Arens, dkk (2017: 28) menjelaskan bahwa pengauditan merupakan

proses yang dilakukan oleh pihak yang kompeten dan independen dengan

mengumpulkan dan mengevaluasi bukti tentang informasi guna

menentukan dan melaporkan kesesuaian informasi dengan kriteria yang

ditetapkan.

Pengertian pengauditan menurut Agoes (2017: 4)

“Auditing adalah suatu pemeriksaan yang dilakukan secara kritis dan

sistematis, oleh pihak yang independen, terhadap laporan keuangan yang

telah disusun oleh manajemen, beserta catatan-catatan pembukuan dan

bukti-bukti pendukungnya, dengan tujuan untuk dapat memberikan

pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan tersebut”.

2. Jenis-jenis Audit

Jusup (2014: 14) menjelaskan bahwa audit pada umumnya

dikelompokkan menjadi tiga golongan, yaitu:

a. Audit Laporan Keuangan

Audit laporan keuangan bertujuan untuk menentukan kesesuaian

antara laporan keuangan yang diperiksa apakah sesuai dengan

kriteria yang ditetapkan. Kriteria yang digunakan pada umumnya

adalah kerangka pelaporan keuangan yang berlaku.


7

b. Audit Kepatuhan

Audit kepatuhan dilakukan untuk menentukan apakah klien telah

melaksanakan prosedur yang ditetapkan oleh pihak yang memiliki

wewenang. Laporan audit kepatuhan ditujukan kepada petinggi di

dalam suatu organisasi dan tidak untuk pihak eksternal.

c. Audit Operasional

Audit operasional bertujuan untuk mengkaji prosedur dan metode di

suatu entitas guna mengevaluasi efisiensi dan efektivitas. Laporan

audit operasional berisi rekomendasi perbaikan operasi yang

ditujukan kepada manajemen. Lingkup audit operasional meliputi

akuntansi, struktur organisasi, operasi komputer, metode produksi,

pemasaran, dan bidang lain yang dapat diaudit.

B. Audit Operasional

1. Pengertian dan Ruang Lingkup Audit Operasional

Menurut Agoes (2017: 14),

“Audit operasional adalah suatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasi

suatu perusahaan, termasuk kebijakan akuntansi dan kebijakan operasional

yang telah ditentukan oleh manajemen untuk mengetahui apakah kegiatan

operasi tersebut sudah dilakukan secara efektif, efisien, dan ekonomis”.

Bayangkara (2015: 2) menjelaskan bahwa audit operasional dapat

disebut juga sebagai audit manajemen. Audit manajemen bertujuan untuk

mengevaluasi efisiensi dan efektivitas operasi suatu perusahaan. Audit

manajemen dilakukan pada suatu aktivitas yang dapat diaudit untuk menilai


8

apakah sumber daya dan dana digunakan secara efisien serta tidak

melanggar kebijakan perusahaan.

Bayangkara (2015: 5), menyatakan bahwa ruang lingkup pelaksanaan

audit manajemen meliputi seluruh aspek kegiatan manajemen dan dapat

juga mencakup aktivitas tertentu. Periode audit didasarkan pada tujuan yang

akan dicapai, yaitu bisa dalam jangka waktu satu bulan, satu tahun, atau

beberapa tahun.

2. Tujuan Audit Operasional

Bayangkara (2015: 5) menyatakan bahwa audit manajemen bertujuan

untuk mengidentifikasi kegiatan, program, dan aktivitas yang masih

memerlukan perbaikan. Rekomendasi diberikan untuk melakukan langkah

perbaikan atas pengelolaan aktivitas pada perusahaan. Tiga elemen pokok

dalam tujuan audit manajemen adalah:

a. Kriteria (criteria), adalah standar yang ditetapkan perusahaan dalam

menjalankan aktivitasnya.

b. Penyebab (cause), digambarkan sebagai aktivitas yang dilakukan

oleh setiap individu/kelompok di dalam perusahaan. Aktivitas dapat

berjalan efektif dan efisien ataupun sebaliknya.

c. Akibat (effect), merupakan perbandingan antara penyebab dengan

kriteria yang berhubungan dengan penyebab tersebut.


9

3. Jenis Audit Operasional

Menurut Arens, dkk. (2017: 825) ada 3 (tiga) jenis audit operasional,

yaitu:

a. Functional Audits, untuk menilai efektivitas, efisiensi, dan

ekonomisasi pada fungsi tertentu dalam perusahaan seperti fungsi

akuntansi, fungsi produksi, fungsi marketing dan lain-lain.

b. Organizational Audits, bekenaan dengan efektivitas, efisiensi, dan

ekonomisasi dari keseluruhan organisasi seperti departemen,

cabang, dan anak perusahaan.

c. Special Assignments, berkenaan dengan penugasan khusus yang

merupakan permintaan dari manajemen untuk mengidentifikasi

fungsi tertentu seperti keefektifan suatu sistem dan kemungkinan

adanya fraud.

4. Tahap-tahap Audit Operasional

Bayangkara (2015: 24) menyebutkan bahwa terdapat beberapa tahapan

audit operasional secara garis besar, yaitu:

a. Audit Pendahuluan

Audit pendahuluan merupakan langkah awal yang dilakukan auditor

untuk mendapatkan pemahaman terhadap informasi latar belakang

objek yang diaudit. Informasi yang didapatkan pada langkah ini

kemudian digunakan untuk menentukan tujuan audit, ruang lingkup

dan sasaran audit, review terhadap peraturan perundang-undangan

yang berkaitan dengan objek audit, serta mengembangkan kriteria


10

awal audit. Dengan melakukan audit pendahuluan, auditor dapat

merumuskan tujuan audit sementara.

2. Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen

Pada tahap ini, auditor menilai pengendalian manajemen yang

dimiliki perusahaan untuk menguji keandalan dan keefektifannya

dalam berbagai aktivitas yang dilakukan. Dengan menguji

pengendalian manajemen, auditor dapat melihat potensi kelemahan

yang mungkin terjadi pada setiap aktivitas. Hasil dari pengujian

pengendalian manajemen dapat digunakan auditor untuk

mendukung tujuan audit sementara yang sudah ditetapkan pada

tahap sebelumnya.

3. Audit Terinci

Pada tahap ini auditor melakukan pengumpulan bukti yang cukup

dan kompeten untuk mendukung tujuan audit yang telah ditentukan.

Pada tahap ini juga dilakukan pengembangan temuan untuk mencari

keterkaitan antara satu temuan dengan temuan lain dalam menguji

permasalahan yang berkaitan dengan tujuan audit. Temuan yang

cukup, relevan, dan kompeten dalam tahap ini disajikan dalam suatu

kertas kerja audit (KKA) untuk mendukung kesimpulan audit yang

dibuat dan rekomendasi yang diberikan.

d. Pelaporan

Tahapan ini bertujuan untuk mengkomunikasikan hasil audit

termasuk rekomendasi yang diberikan kepada berbagai pihak yang


11

berkepentingan. Hal ini penting untuk meyakinkan pihak

manajemen (objek audit) tentang keabsahan hasil audit dan

mendorong pihak-pihak yang berwenang untuk melakukan

perbaikan terhadap berbagai kelemahan yang ditemukan. Laporan

disajikan dalam bentuk komprehensif (menyajikan temuan-temuan

penting hasil audit untuk mendukung kesimpulan audit dan

rekomendasi). Rekomendasi harus disajikan dalam bahasa yang

operasional dan mudah dimengerti serta menarik untuk

ditindaklanjuti.

C. Efisiensi, Efektivitas, dan Ekonomisasi

1. Pengertian Efisiensi

Menurut Bayangkara (2015: 16),

“Efisiensi berhubungan dengan bagaimana perusahaan melakukan

operasinya sehingga dicapai optimalisasi penggunaan sumber daya yang

dimiliki. Efisiensi berhubungan dengan metode kerja (operasi). Dalam

hubungannya dengan konsep input-proses-output, efisiensi adalah rasio

antara output dan input. Seberapa besar output yang dihasilkan dengan

menggunakan sejumlah tertentu input yang dimiliki perusahaan”.

2. Pengertian Efektivitas


“Efektivitas dapat dipahami sebagai tingkat keberhasilan suatu

perusahaan untuk mencapai tujuannya. Efektivitas merupakan ukuran dari

output”.


12

3. Pengertian Ekonomisasi


“Ekonomisasi merupakan ukuran input yang digunakan dalam berbagai

program yang dikelola. Artinya, jika perusahaan mampu memperoleh

sumber daya yang akan digunakan dalam operasi dengan pengorbanan yang

paling kecil, ini berarti perusahaan telah mampu memperoleh sumber daya

tersebut dengan cara yang ekonomis”.

D. Sistem Pengendalian Internal

1. Pengertian Pengendalian Internal

Pengendalian internal menurut Tuanakotta (2013: 352)

“Pengendalian internal adalah proses, kebijakan, dan prosedur yang

dirancang oleh manajemen untuk memastikan pelaporan keuangan yang

andal dan pembuatan laporan keuangan sesuai dengan kerangka akuntansi

yang berlaku.”

Menurut Arens, dkk (2017) sistem pengendalian internal memiliki

tujuan utama, yaitu:

a. Keandalan pelaporan

Tujuan ini berkaitan dengan pelaporan keuangan internal dan

eksternal serta pelaporan nonkeuangan. Manajemen memiliki

kewajiban untuk memastikan bahwa penyampaian informasi harus

adil sesuai dengan kerangka pelaporan akuntansi.

b. Efisiensi dan efektivitas operasi

Pengendalian dalam perusahaan mendorong penggunaan sumber

daya secara efisien dan efektif untuk mengoptimalkan pencapaian

tujuan perusahaan.


13

c. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan

Pengendalian internal bertujuan untuk memastikan perusahaan agar

dapat menjalankan usahanya tanpa melanggar hukum peraturan-

peraturan dari internal maupun eksternal perusahaan.

2. Komponen Pengendalian Internal

Menurut Comitte of Sponsoring Organization (COSO: 2013),

komponen pengendalian internal adalah sebagai berikut:

a. Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian adalah seperangkat standar, proses, dan

struktur yang memberikan dasar untuk melaksanakan pengendalian

internal di seluruh organisasi. Lingkungan pengendalian terdari dari

lima prinsip yaitu:

1) Komitmen terhadap integritas dan nilai etika.

2) Melaksanakan tanggung jawab pengawasan

3) Menetapkan struktur, wewenang, dan tanggung jawab

4) Komitmen terhadap kompetensi

5) Mendorong akuntabilitas atas sistem pengendalian internal

b. Penilaian Risiko

Setiap entitas menghadapi berbagai risiko dari sumber eksternal dan

internal. Penilaian risiko melibatkan proses yang dinamis dan

berulang untuk mengidentifikasi dan menilai risiko terhadap

pencapaian tujuan. Dengan demikian, penilaian risiko membentuk


14

dasar untuk menentukan bagaimana risiko akan dikelola. Prinsip-

prinsip yang terkandung pada komponen penilaian risiko yaitu:

1) Menentukan tujuan

2) Mengidentifikasi dan menganalisis risiko

3) Menilai risiko fraud

4) Mengidentifikasi dan menganalisis perubahan signifikan

c. Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pengendalian adalah tindakan yang ditetapakan melalui

kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan arahan

manajemen untuk mengurangi risiko terhadap pencapaian tujuan

dilakukan. Aktivitas pengendalian dilakukan di semua tingkat

entitas, di berbagai tahapan dalam proses bisnis dan lingkungan

teknologi. Prinsip-prinsip yang terkandung pada komponen aktivitas

pengendalian yaitu:

1) Mengembangkan aktivitas pengendalian

2) Mengembangkan kontrol umum atas teknologi

3) Merinci ke dalam kebijakan dan prosedur

d. Informasi dan Komunikasi

Informasi diperlukan entitas untuk melaksanakan tanggung jawab

pengendalian internal dalam mendukung pencapaian tujuan

perusahaan. Komunikasi adalah proses memberikan, berbagi, dan

memperoleh informasi yang diperlukan secara berulang yang terus-


15

menerus. Prinsip-prinsip yang terkandung pada komponen

informasi dan komunikasi yaitu:

1) Menggunakan informasi yang relevan

2) Komunikasi internal yang efektif

3) Komunikasi eksternal yang efektif

e. Pemantauan

Pemantauan adalah evaluasi berkelanjutan, evaluasi terpisah, atau

beberapa kombinasi dari keduanya yang digunakan untuk

memastikan apakah masing-masing dari lima komponen

pengendalian internal ada dan berfungsi. Prinsip yang terkandung

pada komponen pemantauan yaitu:

1) Organisasi memilih, mengembangkan, dan melakukan evaluasi

yang sedang berlangsung dan / atau terpisah untuk memastikan

apakah komponen pengendalian internal ada dan berfungsi.

2) Organisasi mengevaluasi dan mengkomunikasikan kekurangan

pengendalian internal secara tepat waktu kepada pihak-pihak

yang bertanggung jawab untuk mengambil tindakan korektif,

termasuk manajemen dan dewan direksi.

E. Persediaan

1. Pengertian Persediaan

Menurut PSAK 14 persediaan didefinisikan sebagai berikut:

“Persediaan adalah aset:

(a) tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha biasa;

(b) dalam proses produksi untuk penjualan tersebut; atau


16

(c) dalam bentuk bahan atau perlengkapan untuk digunakan dalam

proses produksi atau pemberian jasa.”

2. Jenis-jenis Persediaan

Persediaan diklasifikasikan menjadi beberapa jenis, Jusup (2014: 418)

menjelaskan jenis persediaan, yaitu:

a. Persediaan Barang Jadi

Persediaan barang jadi adalah hasil produksi yang telah selesai dan

siap untuk dijual.

b. Persediaan Barang dalam Proses

Persediaan barang dalam proses adalah bagian dari barang yang

diproduksi yang telah mulai diproses tapi belum selesai.

c. Persediaan Bahan Mentah

Persediaan bahan mentah adalah bahan dasar yang akan digunakan

dalam produksi, tetapi belum diproses.

3. Metode Pencatatan Persediaan

Ada beberapa metode pencatatan persediaan bagi perusahaan.

Menurut Purwaji (2016: 97-98) metode pencatatan persediaan yaitu:

a. Sistem Periodik

Dalam pencatatan persediaan berdasarkan sistem periodik, mutase

barang tidak ditelusuri lebih lanjut. Pada pembelian barang dicatat

dalam akun Pembelian Barang sebesar biaya perolehannya,

sedangkan pada saat penjualan, barang dicatat dalam akun Penjualan

Barang sebesar harga jualnya. Oleh karena tidak dicatatnya, mutasi


17

barang, maka beban pokok penjualan tidak dapat diketahui setiap

kali transaksi penjualan barang terjadi.

b. Sistem Perpetual

Pada sistem perpetual, tiap-tiap jenis barang dicatat secara detail

dalam kartu persediaan (sebagai kartu pembantu persediaan). Pada

kartu tersebut, mutasi tiap-tiap jenis barang dicatat secara kontinyu,

baik kuantitas maupun biaya perolehannya. Pada saat terjadi

pembelian barang dagang, hal tersebut dicatat di posisi debit akun

Persediaan Barang sebesar biaya perolehannya dan posisi kredit

akun Utang Usaha atau Kas. Pada saat Penjualan Barang sebesar

biaya perolehannya dicatat dalam dua jurnal. Jurnal pertama

mencatat akun Penjualan Barang di posisi kredit sebesar nilai

penjualan dan posisi debit akun Piutang Usaha atau Kas, sedangkan

jurnal kedua mengkredit akun Persediaan Barang dan mendebit akun

Beban Pokok Penjualan. Oleh karena itu beban pokok penjualan

dapat diketahui langsung, maka penyesuaian pada akhir periode

tidak perlu dilakukan

4. Metode Penilaian Persediaan

Ada beberapa cara yang digunakan untuk melakukan penilaian terhadap

persediaan. Menurut Kieso, dkk (2013: 270), metode penilaian persediaan

dibagi menjadi dua yaitu:


18

a. First-In, First-Out (FIFO)

Metode ini mengasumsikan persediaan barang dagangan yang paling

awal dibeli merupakan persediaan barang dagangan yang pertama

terjual. Pada umumnya ini merupakan praktik bisnis yang baik

dengan menjual barang paling lama/tua terlebih dahulu. Kos barang

yang dibeli paling awal merupakan kos pertama yang merupakan

penentuan Harga Pokok Penjualan (HPP) dalam metode ini.

b. Average Cost

Metode average cost mengalokasikan barang yang tersedia dijual

atas dasar weighted-average unit cost (kos unit rata-rata tertimbang)

yang terjadi. Rumus yang dapat digunakan yaitu membagi Cost of

Goods Available for Sale dengan Total Units Available for Sale.

F. Instalasi Farmasi

1. Pengertian Instalasi Farmasi dan Fungsi Instalasi Farmasi

Dalam Permenkes Nomor 72 Tahun 2016, Instalasi Farmasi adalah unit

pelaksana fungsional yang menyelenggarakan seluruh kegiatan pelayanan

kefarmasian di Rumah Sakit.

Fungsi:

a. Pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis

pakai

b. Pelayanan farmasi klinik


19

2. Pengelolaan Persediaan Obat Instalasi Farmasi Rumah Sakit

Pengelolaan sediaan farmasi meliputi:

a. Pemilihan

Pemilihan adalah kegiatan untuk menetapkan jenis sediaan farmasi,

alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai sesuai dengan

kebutuhan. Kriteria pemilihan Obat untuk masuk Formularium

Rumah Sakit:

1) mengutamakan penggunaan Obat generik

2) memiliki rasio manfaat-risiko (benefit-risk ratio) yang

paling menguntungkan penderita

3) mutu terjamin, termasuk stabilitas dan bioavailabilitas

4) praktis dalam penyimpanan dan pengangkutan

5) praktis dalam penggunaan dan penyerahan

6) menguntungkan dalam hal kepatuhan dan penerimaan oleh

pasien

7) memiliki rasio manfaat-biaya (benefit-cost ratio) yang

tertinggi berdasarkan biaya langsung dan tidak lansung

8) obat lain yang terbukti paling efektif secara ilmiah dan aman

(evidence based medicines) yang paling dibutuhkan untuk

pelayanan dengan harga yang terjangkau.

Dalam rangka meningkatkan kepatuhan terhadap formularium

Rumah Sakit, maka Rumah Sakit harus mempunyai kebijakan

terkait dengan penambahan atau pengurangan Obat dalam


20

Formularium Rumah Sakit dengan mempertimbangkan indikasi

penggunaaan, efektivitas, risiko, dan biaya.

b. Perencanaan kebutuhan

Perencanaan kebutuhan merupakan kegiatan untuk menentukan

jumlah dan periode pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan

bahan medis habis pakai sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan

untuk menjamin terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat jumlah, tepat

waktu dan efisien. Pedoman perencanaan harus

mempertimbangkan:

1) anggaran yang tersedia

2) penetapan prioritas

3) sisa persediaan

4) data pemakaian periode yang lalu

5) waktu tunggu pemesanan

6) rencana pengembangann yang terjangkau dan sesuai standar

mutu.

c. Pengadaan

Pengadaan merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk

merealisasikan perencanaan kebutuhan. Pengadaan yang efektif

harus menjamin ketersediaan, jumlah, dan waktu yang tepat dengan

harga yang terjangkau dan sesuai standar mutu. Hal-hal yang perlu

diperhatikan dalam pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan,

dan Bahan Medis Habis Pakai antara lain:


21

1) Bahan baku Obat harus disertai Sertifikat Analisa.

2) Bahan berbahaya harus menyertakan Material Safety Data

Sheet (MSDS).

3) Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis

Pakai harus mempunyai Nomor Izin Edar.

4) Masa kedaluwarsa (expired date) minimal dua tahun kecuali

untuk Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis

Habis Pakai tertentu (vaksin, reagensia, dan lain-lain), atau

pada kondisi tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan.

d. Penerimaan

Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis,

spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera

dalam kontrak atau surat pesanan dengan kondisi fisik yang

diterima. Semua dokumen terkait penerimaan barang harus

tersimpan dengan baik.

e. Penyimpanan

Setelah barang diterima di instalasi farmasi perlu dilakukan

penyimpanan sebelum dilakukan pendistribusian. Penyimpanan

harus dapat menjamin kualitas dan keamanan sediaan farmasi, alat

kesehatan, dan bahan medis habis pakai sesuai dengan persyaratan

kefarmasian. Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan

kelas terapi, bentuk sediaan, dan jenis Sediaan Farmasi dan disusun

secara alfabetis dengan menerapkan prinsip First Expired First Out


22

(FEFO) dan First In First Out (FIFO) disertai sistem informasi

manajemen. Penyimpanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan

Bahan Medis Habis Pakai yang penampilan dan penamaan yang

mirip (LASA, Look Alike Sound Alike) tidak ditempatkan berdekatan

dan harus diberi penandaan khusus untuk mencegah terjadinya

kesalahan pengambilan Obat. Rumah Sakit harus dapat

menyediakan lokasi penyimpanan Obat emergency untuk kondisi

kegawatdaruratan. Tempat penyimpanan harus mudah diakses dan

terhindar dari penyalahgunaan dan pencurian.

f. Pendistribusian

Distribusi merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam rangka

menyalurkan/menyerahkan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan

bahan medis habis pakai dari tempat penyimpanan sampai kepada

unit pelayanan/pasien dengan tetap menjamin mutu, stabilitas, jenis,

jumlah, dan ketepatan waktu. Sistem distribusi di unit pelayanan

dapat dilakukan dengan cara:

1) Sistem Persediaan Lengkap di Ruangan (floor stock)

Pendistribusian Sediaan Farmasi untuk persediaan di ruang

rawat disiapkan dan dikelola oleh instalasi farmasi. Sediaan

farmasi yang disimpan di ruang rawat harus dalam jenis dan

jumlah yang sangat dibutuhkan. Dalam kondisi sementara

dimana tidak ada petugas farmasi yang mengelola (di atas

jam kerja) maka pendistribusiannya didelegasikan kepada


23

penanggung jawab ruangan. Setiap hari dilakukan serah

terima kembali pengelolaan obat floor stock kepada petugas

farmasi dari penanggung jawab ruangan. Apoteker harus

menyediakan informasi, peringatan dan kemungkinan

interaksi obat pada setiap jenis obat yang disediakan di floor

stock.

2) Sistem Resep Perorangan

Pendistribusian sediaan farmasi, berdasarkan resep

perorangan/pasien rawat jalan dan rawat inap melalui

instalasi farmasi.

3) Sistem Unit Dosis

Pendistribusian sediaan farmasi, berdasarkan resep

perorangan yang disiapkan dalam unit dosis tunggal atau

ganda, untuk penggunaan satu kali dosis/pasien. Sistem unit

dosis ini digunakan untuk pasien rawat inap.

4) Sistem Kombinasi

Sistem pendistribusian Sediaan Farmasi, bagi pasien rawat

inap dengan menggunakan kombinasi sistem floor stock

dengan sistem resep perorangan atau sistem resep

perorangan dengan sistem unit dosis, atau sistem floor stock

dengan sistem unit dosis.


24

g. Pemusnahan dan Penarikan

Pemusnahan dilakukan untuk sediaan farmasi, alat kesehatan, dan

bahan medis habis pakai apabila produk tidak memenuhi

persyaratan mutu, telah kedaluwarsa, tidak memenuhi syarat untuk

dipergunakan dalam pelayanan kesehatan atau kepentingan ilmu

pengetahuan, dan/atau dicabut izin edarnya. Pemusnahan dilakukan

untuk sediaan farmasi, bila:

1) produk tidak memenuhi persyaratan mutu

2) telah kedaluwarsa

3) tidak memenuhi syarat untuk dipergunakan dalam pelayanan

kesehatan atau kepentingan ilmu pengetahuan; dan/atau

4) dicabut izin edarnya

h. Pengendalian

Pengendalian dilakukan terhadap jenis dan jumlah persediaan dan

penggunaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis

pakai. Pengendalian dapat dilakukan dengan melakukan evaluasi

persediaan yang jarang digunakan (slow moving), melakukan

evaluasi persediaan yang tidak digunakan dalam waktu tiga bulan

berturut-turut (death stock), stok opname yang dilakukan secara

periodik dan berkala. Tujuan pengendalian persediaan sediaan

farmasi adalah untuk:

1) penggunaan obat sesuai dengan formularium rumah sakit

2) penggunaan obat sesuai dengan diagnosis dan terapi


25

3) memastikan persediaan efektif dan efisien atau tidak terjadi

kelebihan dan kekurangan/kekosongan, kerusakan,

kedaluwarsa, dan kehilangan serta pengembalian pesanan

sediaan farmasi.

i. Administrasi

Administrasi harus dilakukan secara tertib dan berkesinambungan

untuk memudahkan penelusuran kegiatan yang sudah berlalu.

Aktivitas administrasi terdiri dari:

1) Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan dan pelaporan terhadap kegiatan pengelolaan

sediaan farmasi, yang meliputi perencanaan kebutuhan,

pengadaan, penerimaan, pendistribusian, pengendalian

persediaan, pengembalian, pemusnahan dan penarikan

sediaan farmasi. Pelaporan dibuat secara periodik yang

dilakukan instalasi farmasi dalam periode waktu tertentu

(bulanan, triwulanan, semester atau pertahun).

2) Administrasi Keuangan

Apabila Instalasi Farmasi harus mengelola keuangan maka

perlu menyelenggarakan administrasi keuangan.

Administrasi keuangan merupakan pengaturan anggaran,

pengendalian dan analisa biaya, pengumpulan informasi

keuangan, penyiapan laporan, penggunaan laporan yang

berkaitan dengan semua kegiatan pelayanan kefarmasian


26

secara rutin atau tidak rutin dalam periode bulanan,

triwulanan, semesteran atau tahunan.

3) Administrasi Penghapusan.

Administrasi penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian

terhadap sediaan farmasi, yang tidak terpakai karena

kedaluwarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar dengan

cara membuat usulan penghapusan sediaan farmasi, kepada

pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku.


27

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang dilakukan adalah studi kasus dengan

pendekatan deskripstif komparatif. Studi kasus adalah penelitian yang

dilakukan secara intensif dan mendetail terhadap suatu kasus (Prastowo,

2014: 127). Studi kasus merupakan penelitian dengan karakteristik masalah

yang berkaitan dengan latar belakang dan kondisi saat ini dari subyek yang

diteliti, serta interaksinya dengan lingkungan. Pendekatan deskriptif

komparatif dilakukan dengan membandingkan praktik yang dilakukan oleh

subjek penelitian dengan standar yang digunakan oleh subjek penelitian.

Sehingga penelitian ini dilakukan dengan membandingkan praktik

pengelolaan sediaan farmasi yang dilakukan oleh Instalasi Farmasi Rumah

Sakit Cakra Husada Klaten dengan standar instalasi farmasi yaitu

Permenkes No. 72 Tahun 2016.

B. Subjek dan Objek Penelitian

1. Subjek Penelitian

Subjek penelitian adalah sesuatu, baik orang, benda maupun lembaga

(organisasi), yang sifat keadannya (“atribut”-nya) akan diteliti

(Kurniawan, 2014: 69). Subjek penelitian dalam penelitian ini adalah

sebagai berikut:


28

a. Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit

b. Staf Pergudangan Obat

2. Objek Penelitian

Objek penelitian adalah sifat keadaan (“attributes”) dari benda, orang,

atau keadaan, yang menjadi pusat perhatian atau sasaran penelitian

(Kurniawan, 2014: 69). Objek penelitian dalam penelitian ini adalah

pengelolaan sediaan farmasi pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra

Husada Klaten.

C. Tempat dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra

Husada Jl. Merbabu No.7, Gayamprit, Kec. Klaten Sel., Kabupaten Klaten,

Jawa Tengah 57412. Penelitian ini dilaksanakan pada Maret – April 2020.

D. Teknik Pengumpulan Data

1. Observasi

Observasi merupakan teknik atau pendekatan untuk mendapatkan data

primer dengan cara mengamati langsung objek datanya (Hartono, 2017:

109).

2. Wawancara

Wawancara adalah merupakan teknik pengumpulan data yang

menggunakan pertanyaan secara lisan kepada subjek penelitian. Pada

saat mengajukan pertanyaan, peneliti dapat berbicara berhadapan


29

langsung dengan responden atau bila hal itu tidak mungkin dilakukan,

juga bisa melalui alat komunikasi, misalnya pesawat telepon (Sanusi,

2014: 105).

3. Dokumentasi

Dokumentasi adalah teknik pengumpulan data yang tidak langsung

ditujukan pada subjek penelitian, namun melalui dokumen (Agung,

2012: 66)

4. Checklist

Checklist adalah pengumpulan data dengan cara membuat daftar dimana

subjek penelitian tinggal membubuhkan tanda check (√) pada kolom

jawaban yang sesuai (Arikunto, 2010: 195).

E. Teknik Analisis Data

Untuk menjawab pertanyaan dari rumusan masalah mengenai

bagaimana hasil audit operasional atas pengelolaan sediaan farmasi pada

Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada Klaten, peneliti harus

melakukan beberapa tahap pelaksanaan audit operasional. Analisis data

dilakukan melalui tahapan pelaksanaan audit operasional sebagai berikut:

1. Melakukan Audit Pendahuluan

Audit pendahuluan atau survei pendahuluan dilakukan untuk mendapat

gambaran mengenai bisnis perusahaan yang dilakukan melalui tanya jawab

dengan manajemen dan staf perusahaan serta penggunaan questionnaires

(Agoes, 2017: 14). Audit pendahuluan memberikan pemahaman kepada


30

auditor mengenai struktur, karakteristik, serta aktivitas operasi yang akan

diaudit. Informasi yang diperoleh auditor melalui audit pendahuluan dapat

dianalisis untuk mengidentifikasi hal-hal yang secara potensial

mengandung kelemahan pada klien yang diaudit.

Pada tahap ini, penulis melakukan observasi, wawancara, dan

dokumentasi di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada. Observasi

dilakukan untuk memahami proses pengelolaan sediaan farmasi secara

praktiknya. Penulis melakukan observasi selama satu minggu di bagian

gudang dan apotek serta mendokumentasikan hal penting yang relevan

dengan tujuan audit operasional. Wawancara dilakukan oleh penulis dengan

kepala instalasi farmasi dan petugas gudang sebagai narasumber utama.

Pertanyaan wawancara dibuat berdasarkan standar pengelolaan sediaan

farmasi yang dikutip dari Permenkes No. 72 Tahun 2016, UU No. 44 Tahun

2009 tentang Rumah Sakit, Permenkes No. 82 Tahun 2013 tentang Sistem

Informasi Manajemen Rumah Sakit, Assoc. of Healthcare Internal Auditors

tentang Evaluating Hospital Pharmacy Inventory Management and

Revenue Cycle Processes, dan ICQ pengelolaan persediaan secara umum

yang dikutip dari Agoes (2017:318)

Informasi yang didapatkan dari hasil observasi, wawancara, dan

dokumentasi digunakan oleh penulis untuk membuat flowchart agar proses

pengelolaan sediaan farmasi menjadi lebih mudah untuk dipahami sehingga

potensi kelemahan dapat diidentifikasi pada tahap selanjutnya untuk

menentukan temuan sementara.


31

2. Melakukan Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen

Pada tahap ini, penulis melakukan review dan pengujian terhadap

pengendalian manajemen mengenai pengelolaan sediaan farmasi pada

Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada Klaten menggunakan

checklist berdasarkan Permenkes No. 72 Tahun 2016. Checklist diisi oleh

penulis berdasarkan hasil observasi, wawancara, dan dokumentasi. Untuk

menjaga independensi dan objektivitas, penulis melakukan pengisian

checklist dengan mempertimbangkan dan menelaah standar yang sesuai

dengan pengelolaan sediaan farmasi.

Hasil dari pengujian atau review akan memberikan pemahaman kepada

penulis mengenai pengendalian yang berlaku di instalasi farmasi sehingga

penulis dapat lebih mudah mengetahui potensi-potensi kelemahan pada

pengelolaan sediaan farmasi.

Apabila pengendalian manajemen sesuai dengan pernyataan pada

checklist maka diberikan centang pada kolom jawaban “Ya”, sebaliknya

jika pengendalian manajemen tidak sesuai dengan pernyataan pada checklist

maka diberikan tanda centang pada kolom “Tidak”.

Penilaian persentase atas jawaban “Ya” dan “Tidak” pada checklist

pengendalian manajemen dilakukan dengan menggunakan rumus dan

disimpulkan mengacu pada buku Riduwan (2013: 15), yaitu:

𝑆𝑘𝑜𝑟 =𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑗𝑎𝑤𝑎𝑏𝑎𝑛 "𝑦𝑎"

𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑝𝑒𝑟𝑡𝑎𝑛𝑦𝑎𝑎𝑛 × 100%


32

Berikut merupakan tabel kriteria atas skor hasil persentase.

Tabel 1. Kriteria atas skor hasil persentase checklist pengendalian

manajemen

Skor Predikat

0% - 20% Sangat lemah

21% - 40% Lemah

41% - 60% Cukup

61% - 80% Kuat

81% - 100% Sangat kuat

Sumber: Riduwan (2013: 15)

Penulis menggunakan hasil dari pengujian manajemen untuk

mendukung tujuan audit sementara yang telah dirumuskan pada tahap

pertama. Tujuan audit sementara tersebut dapat menjadi tujuan audit

sesungguhnya atau mungkin ada beberapa tujuan audit sementara gugur

karena tidak cukup bukti yang mendukung.

3. Melakukan Audit Terinci

Audit terinci dilakukan dengan pemeriksaan terhadap transaksi

perusahaan untuk mengetahui apakah prosesnya sesuai dengan kebijakan

yang telah ditetapkan manajemen. Dalam hal ini, auditor harus melakukan

observasi terhadap kegiatan dari fungsi-fungsi yang terdapat di perusahaan

(Agoes, 2017: 15). Pada tahap ini, penulis melakukan pengumpulan bukti

yang cukup dan kompeten untuk mendukung tujuan audit yang dilakukan

dengan cara:

a. Membandingkan SOP yang telah ditetapkan instalasi farmasi dengan

praktik yang sebenarnya dilakukan untuk memperoleh bukti atas

kelemahan pengendalian atau temuan sementara.


33

Tahap ini dilakukan dengan membuat checklist untuk mencocokkan

kesesuaian antara SOP rumah sakit dengan pengelolaan sediaan

farmasi yang dilakukan oleh instalasi farmasi. Analisis data

didasarkan pada pelaksanaan SOP yang telah ditetapkan sebagai

standar, sehingga penulis dapat mengetahui pelaksanaan SOP yang

sesuai dan tidak sesuai. Apabila pelaksanaan kegiatan pengelolaan

sediaan farmasi sesuai dengan pernyataan pada checklist maka

diberikan centang pada kolom jawaban “Ya”, sebaliknya jika

pelaksanaan kegiatan pengelolaan sediaan farmasi tidak sesuai

dengan pernyataan pada checklist maka diberikan tanda centang

pada kolom “Tidak”.

Berikut merupakan contoh tabel perbandingan SOP.

Tabel 2. Perbandingan SOP dengan Kegiatan Pengelolaan Sediaan Farmasi

Nama Perusahaan: Periode Audit:

Program yang diaudit:

No Pertanyaan YA TIDAK Keterangan

1.

2.

dst

Diaudit oleh: Catatan:

Tanggal:

Sumber: Bayangkara (2015: 49)

Penilaian persentase atas jawaban “Ya” dan “Tidak” pada checklist

perbandingan SOP dilakukan dengan menggunakan rumus dan disimpulkan

mengacu pada buku Riduwan (2013: 15), yaitu:




34

Berikut merupakan tabel kriteria atas skor hasil persentase.

Tabel 3. Kriteria atas skor hasil persentase checklist SOP

Skor Predikat Predikat Predikat

0% - 20% Sangat tidak

efisien

Sangat tidak

efektif

Sangat tidak

ekonomis

21% - 40% Tidak efisien Tidak efektif Tidak ekonomis

41% - 60% Cukup efisien Cukup efektif Cukup ekonomis

61% - 80% Efisien Efektif Ekonomis

81% - 100% Sangat efisien Sangat efektif Sangat ekonomis

Sumber: Riduwan (2013: 15)

b. Mengembangkan daftar temuan disertai dengan bukti yang relevan

dan daftar temuan yang tidak ditindaklanjuti disertai alasannya.

c. Menyusun rekomendasi untuk langkah perbaikan.

4. Melaporkan Bentuk Temuan Dalam Bentuk Laporan Audit

Dalam menyusun laporan pemeriksaan, auditor tidak memberikan opini

mengenai kewajaran laporan keuangan perusahaan. Laporan dibuat mirip

dengan management letter, karena berisi temuan pemeriksaan (audit

findings) mengenai penyimpangan yang terjadi terhadap kriteria (standard)

yang berlaku yang menimbulkan menimbulkan inefisiensi, inefektivitas dan

ketidakhematan (pemborosan), serta kelemahan dalam sistem pengendalian

manajemen (management control system) yang terdapat di perusahaan.

Selain itu auditor juga memberikan saran-saran perbaikan (Agoes, 2017:

15). Pada tahap ini, penulis mengkomunikasikan hasil audit termasuk

rekomendasi kepada berbagai pihak yang berkepentingan atas pengelolaan

sediaan farmasi. Penulis menyajikan temuan-temuan dalam Bahasa

operasional dan mudah dimengerti serta menarik untuk ditindaklanjuti.


35

BAB IV

GAMBARAN UMUM DAN OBJEK PENELITIAN

A. Profil Instalasi Farmasi

Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada merupakan bagian dari

Rumah Sakit Cakra Husada yang didirikan di kota Klaten, yang berawal dari

klinik praktik dokter pribadi dr. I Gusti Made Cakra, SpTHT (alm) pada

tahun 1980. Dalam pertumbuhannya klinik ini mengalami perkembangan,

baik dalam peningkatan jumlah pasien, dinamika pelayanan, sumber daya

manusia, sehingga kebutuhan akan sarana prasarana, dan sumber daya perlu

ditingkatkan.

Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada merupakan instalasi di

bawah Kepala Bidang Penunjang Medis. Instalasi Farmasi dipimpin oleh

Apoteker sebagai Kepala Instalasi Farmasi yang membawahi urusan

administrasi farmasi, gudang farmasi, distribusi farmasi, dan informasi obat

dan farmasi klinik. Urusan-urusan tersebut dipegang oleh Apoteker, Tenaga

Teknik Kefarmasian, dan dibantu oleh tenaga administrasi. Instalasi

Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada Klaten mempunyai tata hubungan kerja

baik internal maupun eksternal.

1. Tata Hubungan Internal

Tata hubungan tata kerja internal sebagai berikut:


36

a. Kepala Instalasi Farmasi bertanggung jawab kepada Direktur

b. Kepala Instalasi Farmasi melakukan koordinasi dengan Kepala

Bidang Penunjang Medis

c. Kepala Instalasi Farmasi mengawasi dan mengendalikan mekanisme

kerja Apoteker dan Tenaga Teknik Kefarmasian sebagai pelaksana

teknis pelayanan kefarmasian

d. Kepala Instalasi Farmasi melakukan koordinasi dengan unit kerja lain

di lingkungan rumah sakit

e. Koordinator urusan di Instalasi Farmasi bertanggung jawab kepada

Kepala Instalasi Farmasi

f. Koordinator urusan melakukan koordinasi dengan koordinator urusan

lain

2. Hubungan Eksternal

Kepala Instalasi Farmasi melakukan koordinasi dengan beberapa

sektor terkai di lingkungan rumah sakit dalam melaksanakan pelayanan

farmasi.


37

B. Struktur Organisasi Instalasi Farmasi

Gambar 1: Struktur Organisasi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada

Sumber: Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada

Penjelasan atas struktur organisasi Instalasi Farmasi:

1. Kepala Instalasi Farmasi

Kepala Instalasi Farmasi membantu Kepala Bidang Penunjang

Medis RSCH dalam menyelenggarakan pengelolaan kegiatan pelayanan

farmasi di RSCH. Kepala Instalasi Farmasi bertugas untuk melakukan

fungsi perencanaan, penggerakan dan pelaksanaan, koordinasi dan

integrasi, pengawasan, dan tugas lain dengan seizin Direktur.

2. Urusan Administrasi Farmasi

Urusan Asministrasi Farmasi RSCH membantu Kepala Instalasi

Farmasi dalam menyelenggarakan pengelolaan kegiatan pelayanan

farmasi RSCH. Urusan Administrasi Farmasi RSCH bertugas untuk

melakukan perencanaan kebutuhan, mendata stok, mencatat obat

Endri Sulistyorini, S.si., Apt

Instalasi Farmasi

Urusan Administrasi

Farmasi

Urusan Gudang

Farmasi

Urusan Distribusi

Farmasi

Urusan Informasi

Farmasi

Kepala – Kepala Seksi

Sub Bagian Terkait


38

expired, melakukan tertib administrasi dokumen, dan melaksanakan

tertib administrasi surat menyurat.

3. Urusan Gudang Farmasi

Urusan Gudang Farmasi RSCH membantu Kepala Instalasi Farmasi

dalam menyelenggarakan pengelolaan kegiatan pelayanan farmasi

RSCH. Urusan Gudang Farmasi RSCH bertugas merencanakan

kebutuhan, merekap stok obat habis, mengawasi da mengontrol

permintaan perbekalan farmasi, menyalurkan perbekalan farmasi,

bertanggung jawab atas tertib administrasi, dan membuat pelaporan

berkala kepada Kepala Instalasi Farmasi.

4. Urusan Distribusi Farmasi

Urusan Gudang Farmasi RSCH membantu Kepala Instalasi Farmasi

dalam menyelenggarakan pengelolaan kegiatan pelayanan farmasi

RSCH. Urusan Gudang Farmasi RSCH bertugas merencanakan

kebutuhan obat berdasarkan resep, merencanakan permintaan perbekalan

farmasi, dan membuat pelaporan bulanan.

5. Urusan Informasi Farmasi

Urusan Informasi Farmasi RSCH membantu Kepala Instalasi

Farmasi dalam menyelenggarakan pengelolaan kegiatan pelayanan

farmasi RSCH. Urusan Informasi Farmasi RSCH bertugas melakukan

pengawasan, analisa, dan evaluasi secara berkala terhadap prosedur tetap

pengelolaan perbekalan farmasi dan pelayanan kefarmasian.


39

BAB V

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Melakukan Audit Pendahuluan

Audit pendahuluan dilakukan untuk melakukan pemahaman awal

atas segala informasi yang berkaitan dengan Instalasi Farmasi RSCH.

Program Kerja Audit Pendahuluan dapat dilihat pada tabel 10. No. KKA 1

A. Auditor membagi tahapan audit pendahuluan menjadi empat langkah,

yaitu:

1. Pemahaman Auditor terhadap Objek Audit

Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada merupakan unit penunjang

medis yang bertugas untuk memberikan pelayanan kefarmasian kepada

pasien. Kegiatan utama yang dilakukan oleh Instalasi Farmasi RSCH

adalah pengelolaan sediaan farmasi. Instalasi Farmasi RSCH membagi

pengelolaan sediaan farmasi menjadi Sembilan proses, yaitu:

a. Pemilihan

Proses pemilihan sediaan farmasi di RSCH dilakukan dengan

penyusunan formularium yang terdiri dari dua macam yaitu umum

dan BPJS. Formularium adalah daftar obat yang disusun dan disetujui

oleh Panitia Farmasi dan Terapi. Tahap penyusunan formularium

RSCH diawali dengan penyebaran angket usulan kepada dokter.

Pengajuan dari dokter akan diproses dan dipilih sesuai dengan


40

standarisasi formularium nasional. Salah satu faktor pertimbangan

terpenting adalah pola penyakit, dan yang sering ditemui di RSCH

adalah pasien mata, diabetes, hipertensi, dan febris. Selain itu, dalam

penyusunan formularium RSCH mengutamakan penggunaan obat

generic, dan hanya akan menggunakan obat merk jika obat generic

tidak tersedia sama sekali. Sedangkan untuk formularium BPJS,

RSCH hanya mengikuti aturan dari pemerintah. RSCH melakukan

revisi formularium setiap dua tahun dan evaluasi setiap tahunnya

untuk menyisipkan tambahan obat yang sering diresepkan.

b. Perencanaan Kebutuhan

Proses perencanaan sediaan farmasi RSCH dilakukan oleh petugas

gudang dan kepala farmasi. Perencanaan dilakukan setiap dua minggu

berdasarkan buku defecta yang berisi limit stok sediaan farmasi dan

dilakukan dengan mempertimbangkan anggaran yang tersedia atas

persetujuan direktur dan bagian keuangan.

c. Pengadaan

Proses pengadaan RSCH dilakukan oleh petugas gudang. Petugas

gudang akan menghubungi PBF atas perencanaan yang sebelumnya

telah disetujui oleh direktur. RSCH bekerja sama dengan sekitar lima

puluhan PBF. Kriteria yang ditetapkan RSCH untuk PBF adalah

kualitas obat dan alat kesehatan, harga terjangkau, serta tidak pernah

mendapatkan keluhan dari para pengguna. Selain dari PBF,

pengadaan juga dapat berupa hibah dari pemerintah berupa obat TB


41

dan vaksin serta donasi dari PBF yaitu berapa produk obat baru.

Namun, hingga saat ini RSCH belum pernah melakukan produksi

sediaan farmasi sendiri sehingga pengadaan hanya sebatas dari PBF,

hibah, dan donasi.

d. Penerimaan

Proses penerimaan sediaan farmasi RSCH dilakukan oleh petugas

gudang dari petugas medrep. Petugas gudang akan menerima faktur

dan mengecek setiap sediaan farmasi yang diterima yaitu jumlah,

harga, dan waktu kedaluwarsa obat. Jika terjadi kesalahan atas sediaan

farmasi yang diterima, petugas gudang berkewajiban menghubungi

pihak PBF untuk melakukan konfirmasi sesegera mungkin. Proses

penerimaan dilakukan sampai dengan input ke dalam sistem komputer

dan penyimpanan dokumen keuangan terkait penerimaan.

e. Penyimpanan

Proses penyimpanan sediaan farmasi RSCH diawasi oleh petugas

gudang. Penyimpanan sediaan farmasi diletakkan sesuai dengan

pabriknya dan dipisahkan antara merk dan generic. Penyusunannya

dilakukan menurut jenis yaitu tablet, injeksi, dan sirup. Untuk sediaan

farmasi yang mengandung bahan kimia disimpan di tempat yang

terpisah dengan pemberian label tertentu dan untuk obat yang

membutuhkan suhu rendah seperti vaksin serta suppositoria

diletakkan di lemari pendingin dengan suhu yang diawasi. Sedangkan

penyimpanan sediaan farmasi yang berada di bangsal, diawasi oleh


42

kepala ruang yang sudah berkoordinasi dengan pihak instalasi

farmasi.

f. Pendistribusian

Pendistribusian sediaan farmasi RSCH dilakukan oleh petugas

instalasi farmasi yang terdiri dari apoteker dan asisten apoteker.

Sistem distribusi sediaan farmasi RSCH terdiri dari floor stock, resep

perorangan, dan sistem UDD. Sediaan farmasi yang termasuk ke

dalam floor stock adalah infus dan BMHP (Bahan Medis Habis Pakai)

yang disediakan di bangsal-bangsal untuk keperluan pasien rawat

inap, UGD, dan ICU. Sistem resep perorangan dilakukan oleh petugas

instalasi farmasi dengan resep yang diberikan oleh dokter. Sistem

UDD dilakukan untuk rawat inap kecuali untuk klinik mata dan

kebidanan. Pada setiap sistem sediaan farmasi, petugas farmasi wajib

memperhatikan metode sediaan yang digunakan yaitu FEFO dalam

melakukan ditribusi sediaan farmasi kepada pasien. Obat dengan

kedaluwarsa yang lebih dekat akan didahulukan pengeluarannya dan

didistribusikan kepada pasien.

g. Penarikan dan Pemusnahan

Pemusnahan sediaan farmasi RSCH dilakukan oleh petugas gudang

untuk obat yang sudah melewati batas tanggal kedaluwarsa.

Pemusnahan dilakukan setiap stok obat yang kedaluwarsa terlihat

menumpuk dan dilakukan dengan cara menghancurkan obat

kemudian dilarutkan dengan air. Sedangkan, penarikan sediaan


43

farmasi dilakukan oleh pihak PBF dengan alasan tertentu seperti

kandungan zat yang tidak sesuai pada obat yang diproduksi. Sebagai

contohnya adalah penarikan obat enziplex karena mengandung lemak

babi.

h. Pengendalian

Pengendalian sediaan farmasi RSCH dilakukan dengan melakukan

stock opname setiap enam bulan sekali. Stock opname dilakukan

dengan memeriksa stok obat yang tertulis di sistem komputer dan

membandingkannya dengan perhitungan sediaan farmasi secara riil di

gudang, instalasi farmasi, serta bangsal-bangsal yang menggunakan

sistem floor stock. Stock opname dilakukan oleh kepala farmasi,

petugas gudang, dan petugas instalasi farmasi. Sediaan farmasi untuk

floor stock akan diperiksa oleh petugas farmasi yang telah ditunjuk

sebagai penanggung jawab. Pada saat dilakukan stock opname,

pelayanan tetap dilakukan dengan pencatatan manual sehingga

pemberkasan farmasi ditunda sampai dengan selesainya perhitungan

riil.

i. Administrasi

Proses administrasi sediaan farmasi RSCH dilakukan oleh petugas

gudang dan kepala farmasi. Pencatatan dan pelaporan dilakukan atas

seluruh kegiatan yang dilakukan instalasi farmasi yaitu mulai dari

perencanaan hingga pemusnahan. Pelaporan atas kinerja dan sediaan


44

farmasi dilakukan setiap sebulan sekali dan ditujukan kepada direktur

rumah sakit.

Berikut merupakan flowchart pengelolaan sediaan farmasi oleh

Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada Klaten.


45


46

Gambar 2: Flowchart Pengelolaan Sediaan Farmasi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada


47

2. Penentuan Tujuan Audit

Setelah melakukan pengamatan awal terhadap kegiatan yang dikelola

oleh objek audit, penulis menetapkan tujuan awal yaitu alasan mengapa

audit harus dilakukan pada Instalasi Farmasi RSCH. Berdasarkan hasil

pengamatan awal dan wawancara, penulis memperoleh informasi atas

potensi kelemahan-kelemahan yang mungkin terjadi. Oleh karena itu,

penulis memutuskan untuk melakukan audit operasional atas

pengelolaan sediaan farmasi dalam rangka menilai efisiensi, efektivitas,

dan ekonomisasi sehingga dapat dilakukan langkah perbaikan untuk

kedepannya.

3. Penentuan Ruang Lingkup dan Sasaran Audit

Ruang lingkup audit merupakan luas area kegiatan yang akan diaudit

oleh auditor. Ruang lingkup audit ditentukan berdasarkan tujuan awal

yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, sesuai dengan tujuan awal di atas

ruang lingkup audit operasional yang dilakukan di Instalasi Farmasi

RSCH adalah seluruh pengelolaan sediaan farmasi yaitu mencakup

proses perencanaan, pemilihan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan,

pendistribusian, pengendalian, dan administrasi.

4. Pengembangan Kriteria Awal dalam Audit

Kriteria adalah norma atau standar yang merupakan pedoman bagi setiap

individu maupun kelompok dalam melakukan aktivitasnya di dalam

perusahaan (Bayangkara, 2015:30). Penulis menggunakan checklist

pengelolaan sediaan farmasi yang dibuat berdasarkan Permenkes No. 72


48

Tahun 2016 Tentang Standar Pelayanan Kefarmasian yang menyangkut

pengelolaan sediaan farmasi.

B. Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen

Pada tahap ini, auditor menggunakan checklist pengendalian

manajemen sediaan farmasi berdasarkan Permenkes No. 72 Tahun 2016.

Penggunaan checklist bertujuan untuk menilai apakah pengendalian

manajemen yang dilakukan oleh instalasi farmasi telah berjalan dengan baik

dan sesuai sehingga dapat mendukung pengelolaan sediaan yang efektif,

efisien, dan ekonomis. Program Kerja Review dan Pengujian atas Sistem

Pengendalian Manajemen dapat dilihat di Tabel 13. No. KKA 1 B.

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang dilakukan dengan

kepala instalasi farmasi, petugas gudang, dan unit terkait, diperoleh hasil

jawaban “Ya” sebanyak 35 dan jawaban “Tidak” sebanyak 5 atas 40

pertanyaan. Sehingga diperoleh persentase 87,5% dengan perhitungan

berikut:



= ( 35

40 × 100%)

= 87,5%

Persentase 87,5% termasuk ke dalam kriteria sangat kuat (81% -

100%). Berdasarkan persentase tersebut, dapat disimpulkan bahwa

pengendalian manajemen yang dilakukan oleh instalasi farmasi tergolong


49

sangat kuat sehingga dapat mendukung pengelolaan sediaan farmasi secara

efisien, efektif, dan ekonomis.

Hasil jawaban “Tidak”, kemudian digunakan sebagai temuan

sementara yang akan ditindaklanjuti pada tahap selanjutnya, yaitu:

1. Pemilihan

Perencanaan kebutuhan sediaan farmasi yang dilakukan oleh Instalasi

Farmasi RSCH sering mengalami kekosongan obat tertentu. Temuan ini

didapatkan dari hasil wawancara dan didukung dengan pernyataan pada

tabel 14 bagian pemilihan.

2. Pengadaan Sediaan Farmasi

Pengadaan sediaan farmasi yang dilakukan oleh Instalasi Farmasi RSCH

menunjukkan bahwa tidak dilakukannya proses produksi. Temuan ini

ditunjukkan pada tabel 14 bagian pengadaan.

3. Penyimpanan Sediaan Farmasi

Penyimpanan sediaan farmasi yang dilakukan oleh Instalasi Farmasi

RSCH menunjukkan bahwa area gudang tidak dipisahkan dengan bagian

instalasi farmasi yang digunakan untuk melayani pasien atau yang sering

disebut dengan apotek. Temuan ini didapatkan dari hasil observasi yang

dilakukan oleh penulis dan didukung dengan pernyataan pada tabel 14

bagian penyimpanan.


50

4. Pendistribusian Sediaan Farmasi

Pendistribusian sediaan farmasi yang dilakukan oleh Instalasi Farmasi

RSCH menunjukkan bahwa petugas distribusi tidak melakukan

pendistribusian di rawat inap untuk periode April dan seterusnya sampai

periode yang tidak ditentukan. Temuan ini didapatkan dari hasil

wawancara dan didukung dengan pernyataan pada tabel 14 bagian

pendistribusian.

5. Pengendalian Sediaan Farmasi

Pengendalian sediaan farmasi yang dilakukan oleh Instalasi Farmasi

RSCH menunjukkan bahwa sediaan farmasi yang termasuk slow moving

dan death stock tidak dilakukan pemisahan. Temuan ini didapatkan dari

hasil wawancara dan didukung dengan pernyataan pada tabel 14 bagian

pengendalian.

Selain temuan sementara yang didapatkan dari checklist tersebut,

penulis mendapatkan temuan sementara lain, yaitu:

1. Pengadaan Sediaan Farmasi

Pengadaan sediaan farmasi yang dilakukan oleh Instalasi Farmasi RSCH

menunjukkan bahwa tidak ada pemisahan tugas antara petugas gudang

dengan petugas administrasi. Temuan ini didapatkan dari struktur

organisasi instalasi farmasi yang menyatakan bahwa urusan administrasi

farmasi berbeda dengan urusan gudang farmasi.


51

2. Pengendalian Sediaan Farmasi

Stok sediaan farmasi yang tertulis di Sistem Informasi berbeda dengan

stok riil. Temuan ini didapatkan dari hasil wawancara

C. Audit Terinci

Audit terinci atau pengujian terinci adalah tahap yang dilakukan

untuk memperoleh bukti yang cukup atas temuan sementara yang

didapatkan pada tahap sebelumnya untuk menindaklanjuti jawaban “Ya”

dan “Tidak” pada checklist. Program Kerja Audit Lanjutan dapat dilihat di

Tabel 15. No. KKA 1 C. Audit terinci dilakukan dengan melakukan

beberapa tahap, yaitu:

1. Membandingkan SOP yang telah ditetapkan instalasi farmasi dengan

praktik yang sebenarnya dilakukan untuk memperoleh bukti atas

kelemahan pengendalian atau temuan sementara.

a. Pemilihan

Jawaban atas checklist perbandingan SOP pemilihan menunjukkan

jawaban “Ya” pada setiap pernyataan. Hasil SOP menunjukkan bahwa

instalasi farmasi telah melaksanakan praktik pemilihan sesuai dengan

SOP.


52

Tabel di bawah ini merupakan tabel perbandingan SOP.

Tabel 4. Perbandingan SOP dengan kegiatan pemilihan sediaan farmasi

Nama Perusahaan: Instalasi Farmasi

Rumah Sakit Cakra Husada Klaten

Periode Audit: Maret-April

2020

Program yang Diaudit: Pemilihan Sediaan Farmasi

[03/Far/XII/2018/01]

No Pernyataan YA TIDAK Keterangan

Ekonomisasi

1. Panitia Farmasi dan terapi membuat

edaran/angket tentang usulan evaluasi

formularium yang berlaku.

√

2. Panitia Farmasi melakukan pemilihan

berdasarkan pelayanan dengan harga

yang terjangkau.

√

prioritas obat

generic

Efisiensi

3. Panitia Farmasi dan Terapi

melakukan rapat membahas

formularium.

√

4. Panitia Farmasi dan terapi menyusun

program penyusunan/revisi

formularium.

√

2 tahun sekali

Efektivitas

5. Formularium selanjutnya disyahkan

dengan SK Direktur RSCH. √

6. Formularium disosialisasikan kepada

seluruh dokter di RSCH dan unit

terkait.

√

Diaudit oleh:

Decha

Jawaban Catatan

Ya Tidak

Tanggal: 8 April 2020 6 0 -

Keterangan:

1) Ekonomisasi

Poin 1 termasuk ekonomisasi karena Panitia Farmasi membuat

edaran usulan yang difokuskan untuk obat dengan harga yang

terjangkau. Poin 2 termasuk ekonomisasi karena Panitia Farmasi


53

melakukan pemilihan obat dengan mempertimbangkan biaya

yang seminimal mungkin.

2) Efisiensi

Poin 3 dan 4 termasuk efisiensi karena penyusunan formularium

merupakan sebuah proses yang diharapkan dapat berguna agar

pengelolaan obat dapat optimal sehingga mendukung pelayanan

yang maksimal kepada pasien.

3) Efektivitas

Poin 5 termasuk efektivitas karena Direktur melakukan

persetujuan formularium dengan mempertimbangkan

keselamatan pasien yang merupakan tujuan dari instalasi farmasi.

Poin 6 termasuk efektivitas karena sosialisasi ditujukan kepada

dokter dan unit terkait guna mengurangi risiko kesalahan obat

sehingga tujuan pelayanan kepada pasien tercapai.

b. Perencanaan Kebutuhan

Jawaban atas checklist perbandingan SOP perencanaan kebutuhan

menunjukkan jawaban “Ya” pada setiap pernyataan. Hasil SOP

menunjukkan bahwa instalasi farmasi telah melaksanakan praktik

perencanaan kebutuhan sesuai dengan SOP.


54


Tabel 5. Perbandingan SOP yang ditetapkan dengan kegiatan perencanaan

kebutuhan sediaan farmasi



Periode Audit: Maret-April 2020

Program yang Diaudit: Perencanaan Kebutuhan Sediaan Farmasi

[03/Far/XII/2018/03]


Ekonomisasi

1. Urusan distribusi farmasi

mengajukan daftar permintaan

kebutuhan setiap hari kepada logistik

farmasi, permintaan berdasarkan

pengeluaran resep.

√

2. Perencanaan kebutuhan berdasarkan

kasus penyakit yang ada dan stok

yang menipis di logistik farmasi.

√

Efisiensi

3. Perencanaan kebutuhan dilakukan

dengan metode dasar perencanaan. √

berdasarkan

anggaran

4. Perencanaan pengadaan dilakukan

dengan jaminan terpenuhinya

kriteria tepat jenis, tepat jumlah,

tepat waktu dan efisien.

√

Efektivitas

1. Untuk barang fast moving

perencanaan pengadaan dapat

ditingkatkan sampai dengan

maksimum kebutuhan dua minggu.

√

2. Untuk barang slow moving

pengadaan dilakukan just in time

(stok minimal, segera dilakukan

order).

√

Diaudit oleh:

Decha

Jawaban Catatan

Ya Tidak



55

Keterangan:

1) Ekonomisasi

Poin 1 termasuk ekonomisasi karena urusan distribusi farmasi

mengajukan permintaan untuk order berdasarkan pengeluaran

resep dan obat yang sering digunakan, sehingga instalasi farmasi

tidak melakukan order atas sediaan yang jarang dikeluarkan guna

menghemat biaya. Poin 2 termasuk ekonomisasi karena tujuan

perencanaan kebutuhan berdasarkan pola penyakit adalah untuk

mencegah instalasi farmasi melakukan order atas obat yang tidak

dibutuhkan oleh pasien.

2) Efisiensi

Poin 3 dan 4 termasuk efisiensi karena metode perencanaan

dimaksudkan agar proses pengadaan yang nantinya akan

dilakukan dapat berjalan lancar dan tepat waktu tanpa adanya

keterlambatan (habis stok) sehingga pendistribusian tidak

tertunda.

3) Efektivitas

Poin 5 dan 6 termasuk efektivitas karena berkaitan dengan

ketersediaan obat untuk tujuan pelayanan dan keselamatan

pasien.

c. Pengadaan

Jawaban atas checklist perbandingan SOP pengadaan menunjukkan



56

instalasi farmasi telah melaksanakan praktik pengadaan sesuai dengan

SOP.


Tabel 6. Perbandingan SOP dengan kegiatan pengadaan sediaan farmasi




Program yang Diaudit: Pengadaan Sediaan Farmasi

[03/Far/XII/2018/04]


Ekonomisasi

1. Petugas gudang farmasi melakukan

kontrol stok perbekalan farmasi yang

menipis dan ditulis dalam buku

defecta.

√

2. Kepala Instalasi Farmasi melakukan

kroscek di buku surat pesanan. √

Efisiensi

3. Petugas pengadaan menulis di buku

surat pesanan (rangkap 2). √

4. Pengadaan bisa juga dilakukan

melalui telepon jika kebutuhan obat

menipis dan pihak distributor belum

bisa datang mengambil surat

pesanan.

√

Efektivitas

5. Kepala Instalasi Farmasi melakukan

order perbekalan farmasi dengan

menyerahkan lembar cetakan asli ke

pihak distributor farmasi, copy ke-1

untuk arsip gudang farmasi.

√

6. Surat pesanan ditandatangani oleh

Kepala Instalasi Farmasi dan

stampel Instalasi Farmasi.

√

Diaudit oleh:

Decha

Jawaban Catatan

Ya Tidak



57

Keterangan:

1) Ekonomisasi

Poin 1 dan 2 termasuk ekonomisasi karena kontrol dilakukan

untuk memeriksa apakah sediaan kosong secara riil sesuai dengan

yang tertulis di buku defecta sehingga order hanya dilakukan

untuk sediaan kosong guna penyesuaian dengan anggaran yang

telah ditentukan.

2) Efisiensi

Poin 3 termasuk efisiensi karena penulisan buku defecta

bertujuan untuk meminimalisir kesalahan atas order yang

dilakukan sehingga tidak menghambat pelayanan. Poin 4

termasuk efisiensi karena proses pengadaan dapat dilakukan

dengan cara apapun yang dianggap cepat tanpa menghambat

pelayanan.

3) Efektivitas

Poin 5 dan 6 termasuk efektivitas karena pemberian tanda tangan

merupakan bukti kepala instalasi farmasi telah melakukan

pengecekan sehingga tidak terjadi kemungkinan kesalahan order

yang dapat menghambat pelayanan kepada pasien.

d. Penerimaan

Jawaban atas checklist perbandingan SOP penerimaan menunjukkan



58

instalasi farmasi telah melaksanakan praktik penerimaan sesuai

dengan SOP.


Tabel 7. Perbandingan SOP dengan kegiatan penerimaan sediaan farmasi




Program yang Diaudit: Penerimaan Sediaan Farmasi

[03/Far/XII/2018/07]


Ekonomisasi

1. Petugas gudang farmasi menerima

perbekalan farmasi dari supplier. √

Efisiensi

2. Petugas gudang farmasi

memasukkan barang ke dalam

gudang dan mencatat dalam stok

gudang.

√

3. Petugas administrasi menginput

perbekalan farmasi sesuai faktur

dalam komputer.

√

Efektivitas

4. Petugas gudang farmasi meneliti

perbekalan farmasi baik kualitatif

(kondisi fisik, tanggal kedaluwarsa,

dan suhu untuk obat-obat yang

disimpan pada suhu dingin) maupun

kuantitatif sesuai faktur.

√

Diaudit oleh:

Decha

Jawaban Catatan

Ya Tidak


Keterangan:

1) Ekonomisasi

Poin 1 termasuk ekonomisasi karena petugas gudang

berkewajiban untuk menerima sekaligus memeriksa apakah

sediaan yang diterima telah sesuai dengan order dan jika terjadi

kesalahan, petugas gudang bertanggung jawab untuk konfirmasi


59

kepada PBF sehingga tidak memberikan kerugian yang berakibat

atas bertambahnya biaya.

2) Efisiensi

Poin 2 dan 3 termasuk efisiensi karena pencatatan dan

penginputan dilakukan agar stok sediaan farmasi di Sistem

Informasi dapat terperbarui secara real time sehingga petugas

distribusi mendapatkan informasi yang sesuai dalam melakukan

penginputan resep untuk pelayanan.

3) Efektivitas

Poin 4 termasuk efektivitas karena pengecekan obat secara

kualitatif dan kuantitatif berhubungan dengan tujan instalasi

farmasi yaitu pelayanan dan keselamatan pasien.

e. Penyimpanan

Jawaban atas checklist perbandingan SOP penyimpanan menunjukkan


instalasi farmasi telah melaksanakan praktik penyimpanan sesuai

dengan SOP.


Tabel 8. Perbandingan SOP dengan kegiatan penyimpanan sediaan farmasi




2020

Program yang Diaudit: Penyimpanan Sediaan Farmasi

[03/Far/XII/2018/12]


Ekonomisasi

1. Petugas farmasi menyimpan obat

sesuai kondisi yang sesuai bagi

stabilitas produk (leafket produk).

√


60


(lanjutan)


Monitoring suhu penyimpanan

dilakukan setiap hari meliputi suhu

dan kelembapan.

2. Petugas gudang farmasi menyimpan

obat pada rak yang telah

dikelompokkan berdasarkan obat

generic dan paten serta bentuk

sediaan, dan ditata secara alfabetis

dan memperhatikan sistem FIFO dan

FEFO.

√

Efisiensi

3. Sistem penataan obat harus disertai

informasi yang memudahkan

petugas dalam pengambilan obat

(cepat dan tepat dalam pencarian).

√

Sesuai pabrik

dan jenis

(generic/paten)

4. Setiap 6 bulan dilakukan stock

opname untuk memastikan obat

disimpan secara benar.

√

Efektivitas

5. Obat dan bahan kimia yang

digunakan untuk mempersiapkan

obat seperti aquadest, alkohol,

perhidrol, clorin, diberi label yang

secara jelas terbaca memuat nama,

tanggal kedaluwarsa, dan tanda

peringatan.

√

6. Obat high alert ditempelkan stiker

obat high alert pada setiap dos obat

penyimpanan. Penyimpanan harus

dipisahkan dengan obat lain. Beri

stiker high alert pada setiap ampul

obat high alert yang akan diserahkan

kepada perawat. Pada unti distribusi

pelayanan obat ke pasien, obat

dengan nama dan rupa mirip (Look

Alike Sound Alike/LASA diberi

stiker LASA pada kotak

penyimpanan obat, disimpan secara

terpisah/tidak dicampur untuk

meminimalkan kejadian salah ambil.

√


61


(lanjutan)


7. Simpan obat Narkotika secara

terpisah dalam lemari terkunci

double, dan obat Psikotropika dalam

lemari terkunci setiap pengeluaran

harus diketahui oleh penanggung

jawabnya dan dicatat.

√

Diaudit oleh:

Decha

Jawaban Catatan

Ya Tidak


Keterangan:

1) Ekonomisasi

Poin 1 termasuk ekonomisasi karena monitoring suhu dilakukan

agar tidak terjadi kerusakan obat yang dapat memberikan kerugian.

Pon 2 termasuk ekonomisasi karena penggunaan sistem FIFO dan

FEFO bertujuan untuk mencegah penumpukan obat kedaluwarsa

yang dapat menyebabkan kerugian.

2) Efisiensi

Poin 3 termasuk efisien karena penyertaan informasi obat bertujuan

untuk memudahkan petugas distribusi dalam menyiapkan obat

untuk pasien. Poin 4 termasuk efisien karena stock opname

dilakukan guna memastikan obat disimpan dengan benar agar

proses pendistribusian obat dapat berjalan lancar.

3) Efektivitas

Poin 5, 6, dan 7 termasuk efektivitas karena berhubungan dengan

keselamatan pasien yang merupakan tujuan dari instalasi farmasi.


62

f. Pendistribusian

Jawaban atas checklist perbandingan SOP pendistribusian



pendistribusian sesuai dengan SOP.


Tabel 9. Perbandingan SOP dengan kegiatan pendistribusian sediaan farmasi




2020

Program yang Diaudit: Pendistribusian Sediaan Farmasi

[03/Far/XII/2018/18]


Ekonomisasi

1. Petugas logistik farmasi menyiapkan

perbekalan farmasi yang diminta

bagian distribusi farmasi.

√

Efisiensi

2. Petugas logistik farmasi memasukkan

data permintaan ke dalam sistem

komputer.

√

3. Petugas logistik farmasi menyerahkan

perbekalan farmasi ke distribusi

farmasi beserta tanda terimanya.

√

4. Petugas gudang farmasi yang

menyerahkan perbekalan farmasi

memberikan paraf nama terang

penyerahan.

√

Efektivitas

5. Petugas logistik farmasi mencetak

data pengeluaran perbekalan farmasi

dibuat rangkap 2, asli sebagai bukti

tanda terima yang akan diserahkan ke

distribusi farmasi, dan copy-1 sebagai

arsip gudang farmasi.

√


63

Tabel 9. Perbandingan SOP dengan kegiatan pendistribusian sediaan farmasi

(lanjutan)


6. Petugas distribusi yang menerima

perbekalan farmasi melakukan cek

kebenaran perbekalan farmasi, dan

memberi paraf dan nama terang.

√

Diaudit oleh:

Decha

Jawaban Catatan

Ya Tidak


Keterangan:

1) Ekonomisasi

Poin 1 termasuk ekonomisasi karena berhubungan dengan input

instalasi farmasi yaitu sediaan farmasi.

2) Efisiensi

Poin 2 termasuk efisiensi karena input data ke dalam Sistem

Informasi dilakukan agar pelayanan kepada pasien dapat berkalan

dengan lancar dan tepat waktu. Poin 3 dan 4 termasuk efisiensi

karena otorisasi petugas gudang bertujuan agar tidak terjadi risiko

kesalahan dalam pengelolaan obat.

3) Efektivitas

Poin 5 dan 6 termasuk efektivitas bahwa data pengeluaran dibuat

dua rangkap guna melacak apabila terjadi kesalahan yang berakibat

atas keselamatan pasien.

g. Penarikan dan Pemusnahan

Jawaban atas checklist perbandingan SOP penarikan dan pemusnahan



64


penarikan dan pemusnahan sesuai dengan SOP.


Tabel 10. Perbandingan SOP dengan kegiatan penarikan dan pemusnahan sediaan

farmasi




2020

Program yang Diaudit: Penarikan dan Pemusnahan Sediaan Farmasi


Ekonomisasi

1. Penarikan dilakukan sesuai dengan

peraturan dan ketentuan.

[03/Far/XII/2018/49]

√

Efisiensi

2. Petugas melakukan inventarisasi

sediaan farmasi, alat kesehatan, dan

sediaan habis pakai.

[03/Far/XII/2018/60]

√

Efektivitas

3. Perbekalan farmasi yang akan ED

sampai dengan 6 bulan kedepan

ditarik ke Instalasi.

[03/Far/XII/2018/49]

√

Diaudit oleh:

Decha

Jawaban Catatan

Ya Tidak


Keterangan:

1) Ekonomisasi

Poin 1 termasuk ekonomisasi karena penarikan yang dilakukan

sesuai prosedur PBF akan mengurangi biaya yang dikeluarkan

yaitu PBF akan memberikan ganti rugi atas obat yang ditarik.


65

2) Efisiensi

Poin 2 termasuk efisiensi karena inventarisasi dilakukan untuk

mengetahui daftar stok riil sehingga pendistribusian oleh petugas

distribusi dapat berjalan lancar.

3) Efektivitas

Poin 3 termasuk efektivitas karena penarikan obat kedaluwarsa

berkaitan dengan keselamatan pasien yang merupakan tujuan

instalasi farmasi.

h. Pengendalian

Jawaban atas checklist perbandingan SOP pengendalian menunjukkan


instalasi farmasi telah melaksanakan praktik pengendalian sesuai

dengan SOP.


Tabel 11. Perbandingan SOP dengan kegiatan pengendalian sediaan farmasi




2020

Program yang Diaudit: Pengendalian Sediaan Farmasi (Efisiensi)


Ekonomisasi

1. Petugas farmasi melaporkan ke

petugas gudang farmasi jika ada obat

dan alat kesehatan yang jarang

keluar/macet agar tidak order terlebih

dahulu. [03/Far/XII/2018/67]

√

2. Petugas farmasi membuat edaran

pemberitahuan ke bangsal akan

adanya stock opname didistribusi

farmasi. [03/Far/XII/2018/55]

√


66

Tabel 11. Perbandingan SOP dengan kegiatan pengendalian sediaan farmasi

(lanjutan)


Efisiensi

3. Petugas farmasi menghitung jumlah

stok perbekalan farmasi dan

mengecek waktu ED.

[03/Far/XII/2018/55]

√

4. Petugas farmasi mengisikan jumlah

terhitung pada kolom stok fisik pada

lembar stock opname.

[03/Far/XII/2018/55]

√

5. Jika ditemukan selisih dilakukan

penelusuran ke logistik farmasi

karena kemungkinan ada obat yang

berlebih/ kurang di logistik farmasi.

[03/Far/XII/2018/55]

√

6. Petugas farmasi setiap bulan

mengecek dan memantau seluruh

persediaan obat dan alat kesehatan di

farmasi baik kondisi fisik, tempat

penyimpanan, maupun tanggal

kedaluwarsa. [03/Far/XII/2018/67]

√

Efektivitas

7. Petugas farmasi memisahkan obat dan

alat kesehatan yang ditemukan dalam

kondisi rusak ataupun batas tanggal

kedaluwarsanya kurang dari 6 bulan.

[03/Far/XII/2018/67]

√

8. Pengeluaran obat selama

penghitungan dicatat secara secara

manual oleh petugas farmasi di kartu

stok. [03/Far/XII/2018/55]

√

Diaudit oleh:

Decha

Jawaban Catatan

Ya Tidak



67

Keterangan:

1) Ekonomisasi

Poin 1 dan 2 termasuk ekonomisasi karena edaran pemberitahuan

stock opname bertujuan agar seluruh unit terkait dapat melaporkan

atas obat sisa, obat kedaluwarsa, dan sediaan slow moving maupun

death stock sehingga dapat digunakan untuk perencanaan order.

2) Efisiensi

Poin 3, 4, 5, dan 6 termasuk efisiensi karena stock opname

dilakukan guna mengidentifikasi stock riil yang dimiliki oleh

instalasi farmasi dan memeriksa apakah terdapat stock ‘hantu’ atau

hilangnya sediaan tertentu dan pemisahan sediaan kedaluwarsa

sehingga proses peresepan dan distribusi berjalan dengan lancar

dan tepat waktu.

3) Efektivitas

Poin 7 termasuk efektivitas karena evaluasi setelah dilakukan stock

opname berguna untuk meningkatkan pelayanan kepada pasien.

Poin 8 termasuk efektivitas karena cut-off dilakukan untuk menjaga

kelancaran distribusi obat kepada pasien.

i. Administrasi

Jawaban atas checklist perbandingan SOP administrasi menunjukkan


instalasi farmasi telah melaksanakan praktik administrasi sesuai

dengan SOP.


68


Tabel 12. Perbandingan SOP dengan kegiatan administrasi sediaan farmasi




2020

Program yang Diaudit: Administrasi Sediaan Farmasi


Ekonomisasi

1. Dilakukan pencatatan pada setiap

kegiatan. [03/Far/XII/2018/55] √

Efisiensi

2. Hasil rekapitulasi stock opname

dicetak dan dilaporkan ke Manager

Penunjang Medis dan Manager

Keuangan. [03/Far/XII/2018/55]

√

Efektivitas

3. Petugas menyiapkan administrasi

berupa laporan dan berita acara

pemusnahan. [03/Far/XII/2018/60]

√

Diaudit oleh:

Decha

Jawaban Catatan

Ya Tidak


Keterangan:

1) Ekonomisasi

Poin 1 termasuk ekonomisasi karena pencatatan merupakan input

untuk laporan kinerja sehingga dapat dihasilkan laporan yang

berguna untuk evaluasi.

2) Efisiensi

Poin 2 termasuk efisiensi karena rekapitulasi merupakan proses

untuk mengevaluasi anggaran, biaya yang keluar, dan pendapatan

yang didapat.


69

3) Efektivitas

Poin 3 termasuk efektivitas karena laporan berita acara

pemusnahan merupakan bagian dari keselamatan pasien yang

berkaitan dengan penanganan obat kedaluwarsa.

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang dilakukan dengan

kepala instalasi farmasi, petugas gudang, dan unit terkait, diperoleh hasil

sebagai berikut:

a. Indikator efisiensi

Jawaban “Ya” sebanyak 19 dan jawaban “Tidak” sebanyak 0 atas 19

pernyataan. Sehingga diperoleh persentase 100% dengan perhitungan

sebagai berikut:



= ( 19

19 ) × 100%

= 100%

Persentase 100% termasuk ke dalam kriteria sangat efisien (81% -


pengelolaan sediaan farmasi yang dilakukan oleh instalasi farmasi

tergolong sangat efisien.

b. Indikator efektivitas



sebagai berikut:


70



= ( 16

16 ) × 100%

= 100%

Persentase 100% termasuk ke dalam kriteria sangat efektif (81% -



tergolong sangat efektif.

c. Indikator ekonomisasi



sebagai berikut:



= ( 14

14 ) × 100%

= 100%

Persentase 100% termasuk ke dalam kriteria sangat ekonomis (81% -



tergolong sangat ekonomis.

Berdasarkan hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa

pengelolaan sediaan farmasi telah berjalan secara efisien, efektif, dan

ekonomis. Namun, perlu diketahui bahwa SOP yang dimiliki oleh

Instalasi Farmasi RSCH belum sepenuhnya mencakup beberapa hal


71

yang penting. Oleh sebab itu, penulis menambahkan kriteria lain untuk

menilai temuan sementara yaitu dengan menggunakan ICQ

pengelolaan sediaan yang dikutip dari Agoes (2017:318), UU No. 44

Tahun 2009 tentang Rumah Sakit, Permenkes No. 82 Tahun 2013

tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit, dan Assoc. of

Healthcare Internal Auditors (Evaluating Hospital Pharmacy

Inventory Management and Revenue Cycle Processes) untuk

mendukung temuan sementara yang telah dirumuskan.

2. Membuat daftar temuan disertai dengan bukti yang relevan dan daftar

temuan yang tidak ditindaklanjuti disertai alasannya

a. Daftar Temuan

1) Fungsi petugas gudang dan petugas administrasi tidak dipisahkan

(efisiensi dan efektivitas)

Instalasi Farmasi RSCH tidak melakukan pemisahan tugas antara

petugas gudang dan petugas administrasi. Tertulis di Struktur

Organisasi RSCH Instalasi Farmasi Revisi-6 bahwa urusan

administrasi farmasi dipisahkan dengan urusan distribusi farmasi.

Rangkap jabatan ini diakibatkan karena kurangnya SDM di

Instalasi Farmasi. Atas rangkap jabatan yang dilakukan, Instalasi

Farmasi maupun penulis tidak menemukan fraud yang terjadi.

Namun, rangkap jabatan mengakibatkan petugas gudang

memiliki pekerjaan yang menumpuk. Hal ini berakibat pada

efisiensi pengelolaan sediaan farmasi. Petugas gudang sebagai


72

bagian dari SDM yang dimiliki oleh instalasi farmasi, tidak dapat

bekerja secara optimal dalam melakukan tugasnya. Selain harus

melakukan pengelolaan atas gudang, petugas gudang diharuskan

untuk melakukan urusan administrasi. Rangkap jabatan tersebut

juga berakibat pada efektivitas karena petugas gudang tidak dapat

bekerja secara optimal sehingga mengakibatkan terhambatnya

distribusi obat kepada pasien.

2) Instalasi Farmasi RSCH tidak melakukan proses produksi

(ekonomisasi)

Instalasi Farmasi RSCH tidak melakukan proses produksi pada

sediaan tertentu. Tertulis pada Permenkes No. 72 Tahun 2016,

bahwa proses pengadaan dapat dilakukan dengan produksi

sendiri. Sediaan farmasi yang dapat diproduksi sendiri antara lain

aquades, hand rub, NaCl 0,45, betadine, dan lainnya. Hal ini

berakibat pada ekonomisasi pengelolaan sediaan farmasi.

Produksi dapat dilakukan untuk mengurangi biaya yang

dikeluarkan atas pengadaan. Selain itu, di tengah pandemi Covid-

19 beberapa sediaan sulit didapatkan dan sediaan tertentu

mengalami kenaikan harga yang cukup tinggi seperti hand rub

sehingga lebih baik untuk memperoduksi sendiri. Dengan

melakukan produksi sendiri, instalasi farmasi akan mendapatkan

keuntungan atas penjualan sediaan tersebut dan biaya pengadaan

berkurang.


73

3) Area gudang dan bagian apotek tidak dipisahkan (efektivitas)

Instalasi Farmasi RSCH tidak melakukan pemisahan area gudang

dengan area distribusi atau yang sering disebut dengan istilah

apotek karena tidak tersedia cukup ruang. Tertulis pada ICQ

pengelolaan sediaan yang dikutip dari Agoes (2017:318) bahwa

kecuali petugas gudang dilarang masuk gudang. Tidak

tersedianya batas antara gudang dan apotek mengakibatkan orang

lain selain petugas gudang bebas keluar masuk. Hal ini berakibat

pada efektivitas pengelolaan sediaan farmasi. Petugas distribusi

harus melewati akses yang sama dengan area gudang untuk

menyerahkan obat kepada pasien. Sedangkan akses terebut juga

digunakan petugas gudang untuk menerima sediaan farmasi dari

medrep. Pendistribusian obat dan proses penerimaan sediaan

farmasi dari medrep menjadi terhambat karena harus bergantian

keluar masuk dari akses yang sama.

4) Tidak dilakukan pemisahan atas sediaan farmasi yang termasuk

slow moving dan death stock (efisiensi)

Instalasi Farmasi RSCH tidak melakukan pemisahan atas sediaan

farmasi yang termasuk slow moving dan death stock. Tertulis

pada Permenkes No. 72 Tahun 2016, bahwa pengendalian

dilakukan dengan mengevaluasi persediaan slow moving dan

death stock. Instalasi farmasi memang telah melakukan evaluasi

terhadap sediaan slow moving maupun death stock namun tidak


74

dilakukan pemisahan atas keduanya. Hal ini berakibat pada

efisiensi pengelolaan sediaan farmasi. Sediaan slow moving dan

death stock yang tidak dipisahkan akan menumpuk di ruang

penyimpanan apotek. Sedangkan, ruangan yang dimiliki instalasi

farmasi dinilai tidak luas dan cenderung sempit. Pemisahan

sediaan slow moving dan death stock akan menghemat ruang

penyimpanan sediaan farmasi dan memperlancar proses

distribusi.

5) Stok sediaan farmasi yang tertulis di Sistem Informasi berbeda

dengan stok riil (efisiensi)

Instalasi Farmasi RSCH menggunakan Sistem Informasi atas

seluruh pengelolaan sediaan farmasi. Sistem Informasi yang

digunakan oleh instalasi farmasi sering memberikan informasi

yang salah kepada pengguna yaitu petugas gudang dan petugas

distribusi. Diatur dalam UU No. 44 Tahun 2009 tentang Rumah

Sakit dan Permenkes No. 82 Tahun 2013 pasal 1 ayat 6 bahwa

fungsi Sistem Informasi Rumah Sakit adalah untuk meningkatkan

efisiensi, efektivitas, profesionalisme, kinerja, serta akses dalam

pelayanan. Namun, Sistem Informasi yang digunakan sering

mengalami error. Hal ini berakibat pada efisiensi pengelolaan

sediaan farmasi. Petugas distribusi dan petugas gudang harus

melakukan pengecekan ulang secara manual atas jumlah sediaan


75

yang tersisa jika terjadi kesalahan sistem, hal ini akan membuang

banyak waktu dan tenaga sehingga distribusi obat terhambat.

b. Daftar Temuan Tidak Ditindaklanjuti

1) Petugas IFRS tidak melakukan distribusi obat di rawat inap.

Instalasi Farmasi RSCH tidak melakukan distribusi obat rawat

inap pada periode April hingga waktu yang tidak ditentukan.

Tertulis pada Permenkes No. 72 Tahun 2016, bahwa

pendistribusian sediaan farmasi berdasarkan resep pasien rawat

inap melalui instalasi farmasi. Instalasi farmasi memiliki alasan

kuat untuk tidak melakukan distribusi di rawat inap. Hal ini tidak

termasuk temuan dikarenakan terjadi akibat pandemi Covid-19

yang mengharuskan instalasi farmasi untuk mengurangi kontak

dengan pasien. Instalasi farmasi tidak melakukan visite dan

pendistribusian secara langsung, namun diserahkan kepada

penganggung jawab ruangan.

2) Instalasi Farmasi RSCH sering mengalami kekosongan sediaan

tertentu pada periode Maret-April 2020.

Instalasi Farmasi RSCH sering mengalami kekosongan sediaan

tertentu pada periode Maret-April 2020. Tertulis pada Permenkes

No. 72 Tahun 2016, instalasi farmasi melakukan pemilihan

sediaan didasarkan pada ketersediaan di pasaran. Namun,

Instalasi farmasi memiliki alasan kuat mengapa terjadi

kekosongan sediaan tertentu. Pandemi Covid-19 menyebabkan


76

distribusi obat menjadi tertunda dan permintaan akan obat

tertentu menjadi bertambah. Hal ini tidak termasuk temuan

dikarenakan terjadi akibat pandemi Covid-19 dan bukan

kesalahan dari perencanaan kebutuhan yang dilakukan oleh

instalasi farmasi.

3. Menyusun rekomendasi untuk langkah perbaikan

a. Kepala Instalasi Farmasi RSCH memberikan usulan kepada Direktur

untuk pengangkatan staf baru setidaknya sejumlah satu orang untuk

menjadi petugas administrasi.

b. Kepala Instalasi Farmasi RSCH memberikan usulan kepada Direktur

untuk melakukan produksi sendiri pada sediaan tertentu.

c. Instalasi Farmasi RSCH melakukan pemisahan area gudang dengan

area distribusi (apotek). Jika tidak dimungkinkan karena ruang yang

sempit, Instalasi Farmasi dapat membuat dua akses yang berbeda

antara area gudang dan area distribusi sehingga arus masuk gudang

dan distribusi berbeda.

d. Instalasi Farmasi RSCH membuat prosedur mengenai pemisahan

sediaan slow moving maupun death stock sehingga dapat

memperlancar proses distribusi.

e. Kepala Instalasi Farmasi RSCH mengadakan evaluasi dengan tim

Sistem Informasi Rumah Sakit sehingga sistem dapat disesuaikan

dengan kebutuhan pengguna yaitu petugas distribusi dan petugas

gudang.


77

D. Pelaporan

Laporan memuat kesimpulan audit tentang elemen-elemen atas

tujuan audit dan rekomendasi yang diberikan untuk memperbaiki

kekurangan yang terjadi.


78

Program Kerja Audit

Tabel 13 di bawah ini merupakan tabel Program Kerja Audit Pendahuluan.

Tabel 13. Program Kerja Audit Pendahuluan

Diaudit oleh: Jawaban Catatan

(Decha)

Ya Tidak

- - -

Tanggal:

27-03-2020

Nama Perusahaan : Instalasi Farmasi RSUP dr.

Soeradji Tirtonegoro Klaten

Periode

Audit

No.

KKA

Program yang diaudit : Pengelolaan Sediaan

Farmasi

Maret – April

2020 I A

No. Langkah-langkah

Audit Pendahuluan

Dilaksanakan

oleh

Waktu yang

Diperlukan

1.

2.

.

3.

1.

2.

3.

Tujuan:

Mendapatkan informasi mengenai profil

instalasi farmasi

Memahami proses pengelolaan sediaan

farmasi klien

Mendapatkan kesimpulan sementara

mengenai masalah terkait pengelolaan

sediaan farmasi

Langkah-langkah Kerja:

Melakukan wawancara dengan Kepala

Instalasi Farmasi

Membuat flowchart pengelolaan sediaan

farmasi

Mengamati setiap proses pengelolaan

sediaan farmasi dengan detail

Decha

Decha

Decha

Decha

Decha

Decha

27 Maret

-

31 Maret

2020


79

Tabel 14 di bawah ini merupakan tabel Program Kerja Review dan Pengujian atas

Sistem Pengendalian Manajemen. Checklist pengelolaan sediaan farmasi dibuat

berdasarkan Permenkes No. 72 Tahun 2016.


Manajemen



Periode

Audit

No.

KKA


Farmasi

Maret – April

2020 I B

ICQ dan Langkah-langkah Kerja Jawaban ICQ Pelaksanaan LK

Ya Tidak Pelaksana Waktu

A. PEMILIHAN

Tujuan:

Menilai dan menguji 3E pemilihan sediaan

farmasi

Langkah Kerja

Memeriksa formularium dan SOP

Decha 3 April

2020

1. Apakah formularium didasarkan pada:

a. formularium? √

b. standar sediaan farmasi, yang telah

ditetapkan? √

c. pola penyakit? √

d. efektivitas dan keamanan? √

e. pengobatan berbasis bukti? √

f. mutu? √

g. harga? √

h. ketersediaan di pasaran? √

B. PERENCANAAN KEBUTUHAN

Tujuan:

Menilai dan menguji 3E perencanaan

kebutuhan sediaan farmasi

Langkah Kerja:

Memeriksa formularium dan SOP

Decha 3 April

2020

1. Apakah perencanaan dilakukan dengan

menggunakan metode yang dapat

dipertanggungjawabkan?

√

2. Apakah perencanaan dilakukan dengan

mempertimbangkan pedoman:

a. anggaran yang tersedia? √


80


Manajemen (lanjutan)



b. penetapan prioritas? √

c. sisa persediaan? √

d. data pemakaian periode yang lalu? √

e. waktu tunggu pemesanan? √

f. rencana pengembangan? √

C. PENGADAAN

Tujuan:

Menilai dan menguji 3E pengadaan

sediaan farmasi

Langkah Kerja:

Memeriksa surat pesanan dan faktur

pembelian PBF serta melakukan

wawancara dengan kepala IFRS

Decha 3 April

2020

1. Apakah proses pengadaan

memperhatikan:

a. Nomor Izin Edar? √

b. masa kedaluwarsa? √

2. Apakah pengadaan dilakukan melalui

proses pembelian dengan

memperhatikan:

a. persyaratan pemasok? √

b. penentuan waktu? √

c. pemantauan rencana pengadaan? √


proses produksi sediaan farmasi?

√


proses sumbangan/dropping/hibah

dengan memperhatikan ketentuan

melakukan pencatatan dan pelaporan

disertai dokumen administrasi yang

lengkap dan jelas?

√

D. PENERIMAAN

Tujuan:

Menilai dan menguji 3E penerimaan

sediaan farmasi

Decha 3 April

2020


81





Langkah Kerja:

Memeriksa surat pesanan dan faktur

pembelian PBF

1. Apakah ada jaminan kesesuaian yang

tertera dalam kontrak atau surat

pesanan dengan kondisi fisik yang

diterima?

√

2. Apakah semua dokumen terkait

penerimaan barang harus tersimpan

dengan baik?

√

E. PENYIMPANAN

Tujuan:

Menilai dan menguji 3E penyimpanan

sediaan farmasi

Langkah Kerja:

Memeriksa gudang IFRS

Decha 3 April

2020

1. Apakah penyimpanan dapat menjamin

kualitas dan keamanan sediaan farmasi

sesuai dengan persyaratan

kefarmasian?

√

F. PENDISTRIBUSIAN

Tujuan:

Menilai dan menguji 3E pendistribusian

sediaan farmasi

Langkah Kerja:

Memeriksa dokumen floor stock,

mengamati pemberian resep, dan

wawancara dengan kepala IFRS

Decha 3 April

2020

1. Untuk sediaan floor stock:

a. apakah dikelola oleh IFRS? √

b. apakah pendistribusiannya

didelegasikan kepada penanggung

jawab ruangan?

√

c. apakah dilakukan serah terima

kembali pengelolaan obat floor

stock?

√

2. Untuk Sistem Resep Perorangan,

apakah IFRS melakukan

pendistribusian baik rawat jalan

maupun rawat inap?

√

(rawat

imap

tidak)


82





3. Untuk Sistem Unit Dosis apakah IFRS

melakukan pendistribusian dalam dosis

tunggal atau ganda?

√

(UDD)

G. Penarikan dan Pemusnahan

Tujuan:

Menilai dan menguji 3E penarikan dan

pemusnahan sediaan farmasi

Langkah Kerja:

Memeriksa SOP pelaksanaan stock

opname

Decha 3 April

2020

1. Apakah pemusnahan dilakukan apabila:

a. produk tidak memenuhi

persyaratan mutu? √

b. telah kedaluwarsa? √

c. tidak memenuhi syarat untuk

dipergunakan? √

d. dicabut izin edarnya? √

H. Pengendalian

Tujuan:

Menilai dan menguji 3E pengendalian

sediaan farmasi

Langkah Kerja:

Memeriksa pemisahan sediaan slow

moving, SOP stock opname, dan laporan

stock opname

Decha 3 April

2020

1. Apakah pengendalian dilakukan

dengan mengevaluasi sediaan slow

moving dan death stock?

√

2. Apakah stock opname dilakukan secara

periodik dan berkala? √

I. Administrasi

Tujuan:

Menilai dan menguji 3E kegiatan

administrasi sediaan farmasi

Langkah Kerja:

Memeriksa kelengkapan dokumen dan

laporan bulanan

Decha 3 April

2020


83




(Decha)

Ya Tidak Persentase 87,5% ( 35

40 × 100%), artinya

pengendalian manajemen yang dilakukan

instalasi farmasi sangat kuat dan mendukung

pengelolaan sediaan farmasi secara efisien,

efektif, dan ekonomis.

35 5

Tanggal:

3 April 2020



1. Apakah pencatatan dan pelaporan

dilakukan terhadap seluruh kegiatan

pengelolaan sediaan farmasi? √

2. Apakah laporan dibuat secara periodik

yang dilakukan dalam periode

tertentu?

√

3. Apakah IFRS menyelenggarakan

administrasi keuangan meliputi

pengaturan anggaran, pengendalian

dan analisis biaya, serta pelaporan?

√

4. Apakah IFRS membuat usulan

penghapusan sediaan farmasi kepada

pihak terkait sesuai dengan prosedur

yang berlaku?

√


84

Tabel 15 di bawah ini merupakan tabel Program Kerja Audit Lanjutan.

Tabel 15. Program Kerja Audit Lanjutan



Periode

Audit

No.

KKA


Farmasi

Maret – April

2020 I C


(Decha)

Ya Tidak

- - -

Tanggal:

08-04-2020

Temuan yang Dikembangkan dan LK

Pelaksanaan LK

Dilaksanakan

oleh

Waktu

Tujuan:

Apakah pengelolaan sedian farmasi telah dijalankan

sesuai dengan SOP yang ditetapkan dan standar yang

berlaku menurut UU Permenkes No. 72 serta terbukti

efisien, efketif, dan ekonomis?

Decha 8 April

2020

Judul Temuan:

1. Fungsi petugas gudang dan petugas administrasi

tidak dipisahkan (efisiensi dan efektivitas)

2. Instalasi farmasi tidak melakukan proses produksi

(ekonomisasi)

3. Area gudang dan bagian apotek tidak dipisahkan

(efektivitas)

4. Tidak dilakukan pemisahan atas sediaan farmasi yang

termasuk slow moving dan death stock (efisiensi)

5. Stok sediaan farmasi yang tertulis di Sistem

Informasi berbeda dengan stok riil

Langkah Kerja:

a. Memperoleh bukti atas kelemahan pengendalian atau

temuan sementara yang didapat melalui jawaban

checklist berdasarkan Permenkes No. 72 Tahun 2016

dengan membandingkan SOP yang telah ditetapkan

instalasi farmasi.

b. Membuat daftar temuan disertai dengan bukti yang

relevan dan temuan yang tidak ditindaklanjuti.

c. Menyusun rekomendasi untuk langkah perbaikan


85

Daftar Temuan dan Rekomendasi

Tabel 16 di bawah ini merupakan tabel daftar temuan dan rekomendasi.

Tabel 16. Daftar Temuan dan Rekomendasi

Nama Perusahaan : Instalasi Farmasi RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten Periode

Audit

No.

KKA

Program yang diaudit : Pengelolaan Sediaan Farmasi Maret – April

2020

No. Kondisi Kriteria Penyebab Akibat Rekomendasi

1.

Fungsi petugas gudang

dan petugas

administrasi tidak

dipisahkan.

Tertulis pada Struktur

Organisasi RSCH Instalasi

Farmasi Revisi-6 bahwa

urusan administrasi farmasi

dipisahkan dengan urusan

distribusi farmasi.

Kurangnya SDM

pada IFRS sehingga

petugas gudang

merangkap menjadi

petugas

administrasi.

Rangkap jabatan

menyebabkan

petugas gudang

memiliki tugas

yang menumpuk

sehingga berakibat

pada efisiensi dan

efektivitas.

Kepala IFRS memberikan

usulan kepada Direktur

untuk pengangkatan staf

baru setidaknya sejumlah

satu orang untuk menjadi

petugas administrasi.

2. Instalasi farmasi tidak

melakukan proses

produksi.

Tertulis pada Permenkes No.

72 Tahun 2016, proses

pengadaan dapat dilakukan

dengan produksi sendiri.

Instalasi Farmasi

tidak pernah

mencoba untuk

melakukan

produksi sendiri.

Biaya bertambah

untuk melakukan

pengadaan pada

sediaan yang dapat

diproduksi sendiri

yang berakibat pada

ekonomisasi.

Kepala IFRS memberikan

usulan kepada Direktur

untuk melakukan

produksi sendiri pada

sediaan tertentu.


86

Tabel 16. Daftar Temuan dan Rekomendasi (lanjutan)


3. Area gudang dan bagian

instalasi farmasi tidak

dipisahkan.

Tertulis pada ICQ

pengelolaan sediaan yang

dikutip dari Agoes (2017:318)

bahwa kecuali petugas gudang

dilarang masuk gudang.

Instalasi farmasi

memiliki penataan

ruang yang terlalu

sempit sehingga

tidak ada

pemisahan dengan

gudang.

Banyak orang

selain petugas

gudang keluar

masuk gudang yang

berakibat pada

efektivitas.

Instalasi farmasi

melakukan pemisahan

area gudang dengan

apotek. Jika tidak

dimungkinkan karena

ruangan yang sempit,

Instalasi farmasi dapat

membuat dua akses yang

berbeda antara area

gudang dan apotek

sehingga arus masuk

gudang dan distribusi

berbeda.

4. Tidak dilakukan

pemisahan atas sediaan

farmasi yang termasuk

slow moving dan death

stock.

Tertulis pada Permenkes No.

72 Tahun 2016, bahwa

pengendalian dilakukan

dengan mengevaluasi

persediaan slow moving dan

death stock.

Instalasi farmasi

tidak memiliki

prosedur

pemisahan sediaan

slow moving dan

death stock.

Sediaan farmasi

slow moving dan

death stock akan

memakan banyak

tempat apabila

tidak dipisahkan

yang berakibat pada

efisiensi.

Instalasi farmasi

membuat prosedur

mengenai pemisahan

sediaan slow moving

maupun death stock

sehingga dapat

memperlancar proses

distribusi.


87

Tabel 16. Daftar Temuan dan Rekomendasi (lanjutan)


5. Stok sediaan farmasi

yang tertulis di Sistem

Informasi berbeda

dengan stok riil.

Diatur dalam UU No. 44

Tahun 2009 tentang Rumah

Sakit dan Permenkes No. 82

Tahun 2013 pasal 1 ayat 6

bahwa fungsi Sistem

Informasi Rumah Sakit adalah

untuk meningkatkan efisiensi,

efektivitas, profesionalisme,

kinerja, serta akses dalam

pelayanan.

Sering terjadi error

pada Sistem

Informasi.

Petugas farmasi

mendapatkan

informasi yang

salah mengenai

sediaan farmasi.

Hal ini berakibat

pada efisiensi.

Kepala IFRS

mengadakan evaluasi

dengan tim Sistem

Informasi Rumah Sakit

sehingga sistem dapat

disesuaikan dengan

kebutuhan pengguna

yaitu petugas distribusi

dan petugas gudang.


88

Daftar Temuan yang Dihapus

Tabel 17 di bawah ini merupakan tabel Daftar Temuan yang tidak ditindaklanjuti atau dihapus.

Tabel 17. Daftar Temuan yang Dihapus

No. Kondisi Kriteria Alasan Dihapus

1. Petugas instalasi

farmasi tidak

melakukan distribusi di

rawat inap.

Tertulis pada Permenkes No. 72 Tahun

2016, bahwa pendistribusian sediaan

farmasi berdasarkan resep pasien rawat inap

melalui Instalasi Farmasi.

Instalasi farmasi memiliki alasan kuat untuk tidak melakukan

distribusi di rawat inap.

Pandemi Covid-19 mengharuskan Instalasi Farmasi untuk

mengurangi kontak dengan pasien sehingga

pendistribusiannya diserahkan kepada penganggung jawab

ruangan.

2.

Instalasi farmasi sering

mengalami kekosongan

sediaan tertentu pada

periode Maret-April

2020.

Tertulis pada Permenkes No. 72 Tahun

2016, Instalasi Farmasi melakukan

pemilihan sediaan didasarkan pada

ketersediaan di pasaran.

Instalasi farmasi memiliki alasan kuat mengapa terjadi

kekosongan sediaan tertentu.

Pandemi Covid-19 menyebabkan distribusi obat menjadi

tertunda dan permintaan akan obat tertentu menjadi

bertambah.


89

LAPORAN AUDIT OPERASIONAL

ATAS PENGELOLAAN SEDIAAN FARMASI

Klaten, 18 April 2020

Lampiran : 6 (enam)

Perihal : Laporan Hasil Audit Operasional

Kepada

Yth, Direktur RS. Cakra Husada

Di Klaten

Saya telah melakukan audit atas Pengelolaan Sediaan Farmasi pada Instalasi

Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada Klaten periode Maret/April 2020. Audit

operasional yang dilakukan tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas

kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak

memberikan pendapat atas laporan keuangan tersebut. Audit kami hanya mencakup

bidang Pengelolaan Sediaan Farmasi yang dilaksanakan oleh Instalasi Farmasi

Rumah Sakit Cakra Husada Klaten. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai

efisiensi, efektivitas, dan ekonomisasi pada pengelolaan sediaan farmasi. Atas audit

yang dilakukan, auditor memberikan saran atas kelemahan yang ditemukan pada

pengelolaan sediaan farmasi dan saran tersebut diharapkan dapat digunakan

sebagai langkah perbaikan di masa yang akan datang sehingga pengelolaan sediaan

dapat terlaksana dengan lebih efisien, efektif, dan ekonomis dalam mencapai

tujuannya.

Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi:

Bab I : Informasi Latar Belakang

Bab II : Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit

Bab III : Rekomendasi

Bab IV : Ruang Lingkup Audit

Dalam melaksanakan audit, kami saya mendapatkan banyak bantuan dari

pihak Rumah Sakit Cakra Husada terutama Instalasi Farmasi. Saya mengucapkan

terima kasih kepada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada atas kerja sama

yang diberikan.

Decha Cindy Fatika


90

Bab I

Informasi Latar Belakang

Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada merupakan bagian dari Rumah Sakit

Cakra Husada yang berlokasi di berlokasi di Jl. Merbabu No.7 Gayamprit Klaten

yang didirikan oleh pribadi dr. I Gusti Made Cakra, SpTHT (alm) pada tahun 1980.

Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada merupakan instalasi di bawah

Kepala Bidang Penunjang Medis dan bertugas menyelenggarakan seluruh kegiatan

pelayanan kefarmasian di rumah sakit.

2. Tata Hubungan Internal:

a. Kepala Instalasi Farmasi bertanggung jawab kepada Direktur

b. Kepala Instalasi Farmasi melakukan koordinasi dengan Kepala Bidang

Penunjang Medis

c. Kepala Instalasi Farmasi mengawasi dan mengendalikan mekanisme

kerja Apoteker dan Tenaga Teknik Kefarmasian sebagai pelaksana

teknis pelayanan kefarmasian

d. Kepala Instalasi Farmasi melakukan koordinasi dengan unit kerja lain

di lingkungan rumah sakit

e. Koordinator urusan di Instalasi Farmasi bertanggung jawab kepada

Kepala Instalasi Farmasi

f. Koordinator urusan melakukan koordinasi dengan koordinator urusan

lain

3. Tata Hubungan Eksternal:

Kepala Instalasi Farmasi melakukan koordinasi dengan beberapa sektor

terkai di lingkungan rumah sakit dalam melaksanakan pelayanan farmasi.

4. Struktur Instalasi Farmasi:

a. Kepala Instalasi Farmasi

b. Urusan Administrasi Farmasi

c. Urusan Gudang Farmasi

d. Urusan Distribusi Farmasi

e. Urusan Informasi Farmasi

Tujuan dilakukannya audit operasional adalah untuk:

1. Menilai efisiensi, efektivitas, dan ekonomisasi pengelolaan sediaan farmasi

2. Memberikan rekomendasi sebagai upaya perbaikan atas temuan pada

pengelolaan sediaan farmasi


91

BAB II

Kesimpulan Audit

Berdasarkan temuan (bukti) yang saya peroleh selama audit yang kami lakukan,

saya dapat menyimpulkan sebagai berikut.

Kondisi:

1. Fungsi petugas gudang dan petugas administrasi tidak dipisahkan.

2. Instalasi farmasi tidak melakukan proses produksi.

3. Area gudang dan bagian apotek tidak dipisahkan.

4. Tidak dilakukan pemisahan atas sediaan farmasi yang termasuk slow moving

dan death stock.

5. Stok sediaan farmasi yang tertulis di Sistem Informasi berbeda dengan stok riil.

Kriteria:

1. Tertulis pada Struktur Organisasi RSCH Instalasi Farmasi Revisi-6 bahwa

urusan administrasi farmasi dipisahkan dengan urusan distribusi farmasi.

2. Tertulis pada Permenkes No. 72 Tahun 2016, proses pengadaan dapat

dilakukan dengan produksi sendiri.

3. Tertulis pada ICQ pengelolaan sediaan yang dikutip dari Agoes (2017:318)

bahwa kecuali petugas gudang dilarang masuk gudang.

4. Tertulis pada Permenkes No. 72 Tahun 2016, bahwa pengendalian dilakukan

dengan mengevaluasi persediaan slow moving dan death stock.

5. Diatur dalam UU No. 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit dan Permenkes No.

82 Tahun 2013 pasal 1 ayat 6 bahwa fungsi Sistem Informasi Rumah Sakit

adalah untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, profesionalisme, kinerja,

serta akses dalam pelayanan.

Penyebab

1. Kurangnya SDM pada IFRS sehingga petugas gudang merangkap menjadi

petugas administrasi.

2. Instalasi farmasi tidak pernah mencoba untuk melakukan produksi sendiri.

3. Instalasi farmasi memiliki penataan ruang yang terlalu sempit sehingga tidak

ada pemisahan dengan gudang.

4. Instalasi farmasi tidak memiliki prosedur pemisahan sediaan slow moving dan

death stock.

5. Sering terjadi error pada Sistem Informasi.


92

Akibat

1. Rangkap jabatan menyebabkan petugas gudang memiliki tugas yang

menumpuk sehingga berakibat pada efisiensi dan efektivitas.

2. Biaya bertambah untuk melakukan pengadaan pada sediaan yang dapat

diproduksi sendiri yang berakibat pada ekonomisasi.

3. Banyak orang selain petugas gudang, keluar masuk gudang yang berakibat

pada efektivitas.

4. Sediaan farmasi slow moving dan death stock akan memakan banyak tempat

apabila tidak dipisahkan dan berakibat pada efisiensi.

5. Petugas farmasi mendapatkan informasi yang salah mengenai sediaan farmasi

yang berakibat pada efisiensi.


93

BAB III

Rekomendasi

Berdasarkan hasil audit operasional yang telah dilaksanakan, terdapat

beberapa kelemahan yang kelemahan yang diidentifikasi oleh auditor. Atas

kelemahan tersebut, auditor memberikan saran perbaikan yang diharapkan dapat

digunakan sebagai langkah perbaikan di masa yang akan datang sehingga

pengelolaan sediaan dapat terlaksana dengan lebih ekonomis, efisien, dan lebih

efektif mencapai tujuannya.

Rekomendasi:

1. Kepala Instalasi Farmasi memberikan usulan kepada Direktur untuk

pengangkatan staf baru setidaknya sejumlah satu orang untuk menjadi petugas

administrasi.

2. Kepala Instalasi Farmasi memberikan usulan kepada Direktur untuk

melakukan produksi sendiri pada sediaan tertentu.

3. Instalasi farmasi melakukan pemisahan area gudang dengan area distribusi

(apotek). Jika tidak dimungkinkan karena ruang yang sempit, instalasi farmasi

dapat membuat dua akses yang berbeda antara area gudang dan area distribusi

sehingga arus masuk gudang dan distribusi berbeda.

4. Instalasi farmasi membuat prosedur mengenai pemisahan sediaan slow moving

maupun death stock sehingga dapat memperlancar proses distribusi.

5. Kepala Instalasi Farmasi mengadakan evaluasi dengan tim Sistem Informasi

rumah sakit sehingga sistem dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengguna

yaitu petugas distribusi dan petugas gudang.


94

BAB IV

Ruang Lingkup Audit

Audit yang saya lakukan hanya meliputi masalah Pengelolaan Sediaan

Farmasi di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada Klaten untuk periode

Maret-April 2020. Audit dilakukan mencakup sistem pengedalian manajemen

Pengelolaan Sediaan Farmasi.


95

BAB VI

PENUTUP

A. Kesimpulan

Hasil audit operasional yang telah dilakukan menunjukkan bahwa Instalasi

Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada Klaten telah melaksanakan pengelolaan

sediaan farmasi secara efisien, efektif, dan ekonomis, meskipun masih terdapat

langkah perbaikan yang harus dilakukan. Pernyataan ini didukung dengan

persentase checklist pengendalian manajemen yaitu 87,5% dan checklist

pelaksanaan SOP yang menunjukkan bahwa instalasi farmasi telah

melaksanakan SOP secara keseluruhan.

B. Keterbatasan Penelitian

Selama pelaksanaan penelitian ini, penulis memiliki keterbatasan yaitu

peneliti tidak dapat melakukan pengecakan secara langsung atas sediaan

farmasi floor stock dikarenakan adanya pandemi Covid-19 yang melarang

pengunjung untuk memasuki ruangan rawat inap dan peneliti tidak melakukan

perhitungan waktu tunggu obat untuk menilai efektivitas pengelolaan sediaan

farmasi dikarenakan pasien rawat jalan yang cenderung sepi akibat Covid-19.

C. Saran

Berdasarkan kesimpulan yang telah dijabarkan, saran yang diberikan oleh

penulis yaitu, Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada Klaten melakukan


96

langkah perbaikan di masa yang akan datang berdasarkan rekomendasi yang

telah diberikan. Rekomendasi tersebut antara lain, memberikan usulan kepada

Direktur untuk pengangkatan staf baru setidaknya sejumlah satu orang untuk

menjadi petugas administrasi, memberikan usulan kepada Direktur untuk

melakukan produksi sendiri pada sediaan tertentu, melakukan pemisahan area

gudang dengan area distribusi (apotek), membuat prosedur mengenai

pemisahan sediaan slow moving maupun death stock sehingga dapat

memperlancar proses distribusi serta mengadakan evaluasi dengan tim Sistem

Informasi rumah sakit sehingga sistem dapat disesuaikan dengan kebutuhan

pengguna yaitu petugas distribusi dan petugas gudang. Langkah perbaikan

tersebut diharapkan agar pengelolaan sediaan farmasi dapat terlaksana dengan

lebih efisien, efektif, dan ekonomis.


97

DAFTAR PUSTAKA

Agoes dan Jan Hoesada. 2012. Bunga Rampai Auditing. Edisi Kedua. Salemba

Empat, Jakarta.

Agoes, Sukrisno. 2017. Auditing (Pemeriksaan Akuntan oleh Akuntan Publik).

Buku 1. Edisi Kelima. Salemba Empat, Jakarta.

Agoes, Sukrisno. 2017. Auditilang (Pemeriksaan Akuntan oleh Akuntan Publik).

Buku 2. Edisi Kelima. Salemba Empat, Jakarta.

Agung, Anak Agung Putu. 2012. Metodologi Penelitian Bisnis. UB Press, Malang.

Arens, Alvin A., Randal J., Mark S., Chris E. 2017. Auditing and Assurance

Service. Edisi 6. PEARSON, England.

Arikunto, Suharsimi. 2010. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik. Edisi

Revisi 2010. PT Rineka Cipta, Jakarta.

Association of Healthcare Internal Auditors (AHIA). 2015. Evaluating Hospital

Pharmacy Inventory Management and Revenue Cycle Processes.

https://ahia.org/AHIA/media/WhitePapers/DrugDiversionPreventionAndD

etectionJuly2018.pdf. Diunduh pada 31 Agustus 2019.

Bayangkara, IBK. 2008. Audit Manajemen: Prosedur dan Implementasi. Salemba

Empat, Jakarta.

Bayangkara, IBK. 2015. Audit Manajemen: Prosedur dan Implementasi. Salemba

Empat, Jakarta.

Comitee of Sponoring Organiation of the Treadway Commision (COSO). 2013.

Internal Control – Integrated Framework (executive summary). Durham.

Hartono, Jogiyanto. 2017. Metodologi Pene;itian Binsis (Salah KAprah

Pengalaman-Pengalaman). Edisi Keenam. BPFE Yogyakarta, Yogyakarta.

Ikatan Akuntansi Indonesia. PSAK No. 14 Tentang Persediaan- edisi revisi 2015.

Penerbit Dewan Standar Akuntansi Keuangan: PT. Raja Grafindo.

Jusup, Al. Haryono. 2014. Auditing (Pengauditan Berbasis ISA). Edisi Kedua.

Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta.

Kumaat, Valeery G. 2010. Internal Audit. Penerbit Erlangga, Jakarta.


https://ahia.org/AHIA/media/WhitePapers/DrugDiversionPreventionAndDetectionJuly2018.pdf

https://ahia.org/AHIA/media/WhitePapers/DrugDiversionPreventionAndDetectionJuly2018.pdf

98

Kurniawan, Albert. 2014. Metode Riset untuk Ekonomi & Bisnis. Bandung:

ALFABETA.

Nitari, Lili. 2018. Audit Operasional Atas Pengelolaan Persediaan Bahan Baku PT

Marel Sukses Pratama. Skripsi. Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.

Prastowo, Andi. 2014. Memahami Metode-Metode Penelitian: Suatu Tinjauan

Teoritis dan Praktik. Yogyakarta: Ar-Ruzz Media.

Purwaji, Agus., Wibowo dan Hexana Sri Lestari. Pengantar Akuntansi 2. Edisi 2.

Jakarta: Salemba Empat.

Republik Indonesia, Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 58 Tahun 2014 Tentang

Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit.

Republik Indonesia, Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 72 Tahun 2016 Tentang

Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit.

Republik Indonesia, Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 82 Tahun 2013 tentang

Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit.

Republik Indonesia, Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit.

Riduwan. 2013. Skala Pengukuran Variabel-Variabel Penelitian. Bandung:

Alfabeta.

Safri, Ratriana Dyah. 2015. Audit Manajemen Atas Fungsi Instalasi Farmasi

Rumah Sakit Palang Biru Kutoarjo. Skripsi. Universitas Negeri

Yogyakarta.

Sampetoding, Stephani Gloria Datu. 2015. Audit Operasional Atas Pengelolaan

Perbekalan Obat-obatan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Inco Soroako.

Sanusi, Anwar. 2014. Metodologi Penelitian Bisnis. Cetakan Keempat. Jakarta:

Salemba Empat.

Tuanakotta, Theodorus M. 2013. Audit Berbasis ISA, International Standards on

Auditing. Jakarta: Salemba Empat.

Weygandt, Jerry J., Paul D. Kimmel, Donald E. Kieso. 2013. Financial Accounting

Edition 2e. Wiley, United States of America.


99

Yudiana dan Sri Rahayu. 2014. Peran Audit Operasional Atas Persediaan Barang

Dagang (Studi Kasus PT. Kurnia Tirta Sembada Cab. Kota Bogor). Jurnal

Ilmiah Akuntansi dan Keuangan.


100

LAMPIRAN


101

LAMPIRAN 1 TRANSKRIP WAWANCARA

Narasumber : A. Endri Sulistyorini

Jabatan : Kepala Instalasi Farmasi

Perihal : Pengelolaan Sediaan Farmasi

Waktu : 3 April 2020

P: “Sebelum dilakukan perencanaan sediaan farmasi, sebelumnya dilakukan

pemilihan? Proses pemilihan itu gimana nggih Bu?

N: “Pemilihannya yang dari formularium Mbak.”

P: “Itu yang menyusun siapa nggih Bu?”

N: “Itu ada timnya. Ada tim farmasi terapi, jadi yang milih itu. Itu patokannya kan

standarisasi formularium nasional, terus ditambah pengajuan dari dokter-dokter

gitu kan. Jadi dokter-dokter ada mengajukan permintaan perlunya apa apa apa lalu

kita proses pilih-pilih dan kita teliti. Itu ada timnya sendiri”

P: “Untuk proses perencanana, yang merencanakan siapa saja?”

N: “Perencanaan itu pertama dari gudang, gudang kan ada masuk ke buku defecta

jadi buku limit stock itu lho mbak. He’e nanti dari buku limit stok it terus dilihat

yang menipis atau yang habis gitu terus dimasukkin ke perencanaannya gitu.”

P: “Untuk pengadaan?”

N: “Pengadaan juga dari gudang. Dari perencanaan, terus nanti kan ada acc-nya

dari Bu Direktur dan keuangan. Kecuali barang-barang yang memang cito jadi selak

dipakai apa habis-habis tenan gitu langsung kita orderkan tapi nanti kita tetap

masukkan di perencanaan.”

P: “Terus untuk penerimaan kan juga Ibu dari gudang nggih, itu dokumennya apa

saja Bu?”

N: “Nggih, Ibu dari gudang. Kalau penerimaan kan faktur tetep, ada fakturnya.

Kayake yho faktur thok i Mbak.”

P: “Ada berapa rangkap itu Bu?”

N: “Macem-macem i, Mbak. Tapi kalau kita nyimpennya dua.”

P: “Dua, satu buat farmasi?”

N: “Satu buat farma.. itu sebenarnya kan untuk keuangan karena keuangan engga

minta ya sudah.. di sini aja di gudang aja.”

P: “Oke di gudang. Terus untuk penataan juga Ibu dari Gudang?”

N: “He’em”


102

P: “Oke. Setelah diterima itukan distribusi nggih Bu? Kalau distribusi rawat jalan

itu prosesnya?”

N: “Kalau distribusi rawat jalan, di penyimpanannya dulu. Kalau dari penyimpanan

untuk rawat jalan kan kita ke apotek ha’a tah. Kalau rawat inap tetep di apotek juga.

Kalau yang di bangsal-bangsal itu kayak di perawatan di poli itu bentuknya kan

OPHB, jadi OPHB itu biaya.. BMHP, Bahan Medis Habis Pakai. Jadi kayak kapas

begitu-begitu, itu yang di poli. Kalau di apotek itu untuk rawat jalan dan rawat inap.

Terus di unit, itu ambilnya di sini juga kayak floor stock itu ngambilnya di sini juga.

Kalau di UGD terus di ICU ho’o tah, itu ngambilnya di sini.”

P: “Untuk dari gudang ke sini gitu? Langsung apa prosesnya gimana Bu?”

N: “Minta itu Mbak, ada.. untuk.. permintaannya gudang itu.. permintaan apotek.

Aa itu permintaan apotek. Yang minta cuma yang malem. Kalau pas rawat jalan

gini tah, kalau ada yang habis minta gitu.”

P: “Kalau dari apotek sendiri ada visit ngga Bu ke Rawat Inap?”

N: “Kalau kita, sebenarnya ada Mbak. Hehehe cuma ini mandeg gini belum lagi..”

P: “Oo iya soalnya covid ini nggih Bu?”

N: “Hehehe iya gitu.”

P: “Pernah penarikan obat gitu ngga Bu?”

N: “Penarikan obat dari PBF? Ada..”

P: “Apa Bu?”

N: “Apa ya kemarin itu… Enziplex? Eh opo Mbak? Ho’o yah? Enziplex? Sik iki

milosak? Tapi kita kan ngga punya (maksudnya tidak punya milosak).”

P: “Kenapa nggih Bu ditarik?”

N: “Kalau Enziplex itu kan yang ada ininya diduga pakai ini loh.. prekusornya pakai

babi itu loh. He’em Enziplex kita maksudnya.. (menunjukkan kertas) oh ini-ini ada

nih. Enziplex sama Buvacain yang selama periode.. ah udah lama banget ini,

delapan belas ini Juli.”

P: “Nanti diganti uang apa?”

N: “Di-crop-kan inkaso Mbak biasanya kita potong di inkaso. Hoo yang baru ini.

Yang ini lama banget ini delapan belas.”

P: “Terus, kala itu Bu.. pemberian harga obat itu di sini?”

N: “Oo kita ada patokannya dari manajemen, ya ini untuk harga ini-ini range ini

sampai kemarin lima ribu sampai epuluh ribu itu berapa persen itu ada. Sudah ada

patokannya.

P: “Kalau resep, resep itu berapa dokumennya ada apa aja?”


103

N: “Maksudnya?”

P: “Dari dokter ngresepin it uterus nanti diolah sama farmasi. Terus nanti farmasi

ngasih kwitansi apa?”

N: “Oh gini Mbak, kalau kita kan pasien ada dua, pasien umum sama pasien BPJS.

Kalau pasien umum jadi pasien habis periksa resepnya dianter ke apotek ho’o tah

oleh perawat terus nanti di apotek kan dilayani dan sebagainya sampai obat jadi,

terus pasiennya dipanggil kasir dulu nanti panggil kasir terus nanti dapet print-print

an kayak gini untuk ngambil obat di apotek. Itu untuk yang pasien umu. Yang

pasien BPJS, pasien periksa resepnya ke sini dianter oleh perawat nanti pasiennya

langsung nunggu. Nunggu di depan apotek, nunggu panggilan saja dia tidak

memberikan kertas ini untuk umum sama JKN kalau malem.”

P: “Kalau proses pemilihan sediaan itu gimana nggih Bu?”

N: “Pemilihan sediaan itu kan ada di formularium, sebenarnya ada panduan

formularium. Jadi ada panduan formularium, Cuma ini belum selesai panduan

formulariumnya baru direvisi soalnya.”

P: “Terus biasanya itu kayak.. kan bikin sendiri Nggih Bu? Itu mengikuti dari aturan

rumah sakit sendiri yang bikin atau dari pemerintah untuk acuannya?”

N: “Kita acuannya, kita sendiri tapikan kita ada patokannya dari formularium

nasional. Ada pasien BPJS, jadikan yang mulai revisi di April ini. Jadikan kita revisi

formularium itu setiap dua tahun. Kalau setiap tahun kita ada evaluasi. Jadi evaluasi

di sinikan isinya selama formularium itu berjalan itu ada ngga obat-obat yang

diresepkan oleh dokter yang belum masuk formularium. Itu masuknya evaluasi, jadi

evaluasi jadi nanti kita tambahkan obat yang sering diresepkan kita tambahkan kita

sisipkan di formularium itu. Taunya seperti itu nanti dua tahun kita ganti, nah yang

baru ini itu ada terbit dua, jadi untuk umum dan untuk BPJS. Kalau BPJS kita lebih

ke nurut pemerintah ya.”

P: “Biasanya kalau sini itu milih-milih obat gitu kayak pemilihan itu lebih ke obat

generic apa diutamakan atau engga nggih Bu?”

N: “Kan makanya yang di dua itu nanti kan yang di JKN itu kan yang fora(?) itu

kan isinya obat generic semua ya tapi ada paten asalkan dia generic-nya ngga ada

apalagi (tidak jelas) generic-nya memang ngga ada. Kalau yang untuk umum

asuransi kita pakainya yang paten tapi kalau yang umum ternyata ngga ada eh yang

generic ngga ada kita masukkan generic juga di sini.”

N: “Biasanya juga itu Bu, menurut pola penyakit kan? Nah di sini tuh pola penyakit

nya kebanyakan apa nggih Bu?”

P: “Kita di MHT apa ya.. diabetes, hipertensi, febris gitu-gitu i Mbak.. dan ini kayak

untuk formularium ini kan juga usulan dari dokter juga.”

P: “Kayak mereka butuhnya apa gitu ya Bu?”

N: “He’em, kan ada blangko permintaan untuk masuk di formularium itu ada.”


104

P: “Kalau.. biasanya ada ngga Bu obat yang butuh tapi ngga ada kayak kosong

gitu di pasaran?”

N: “Ada Mbak, jadi kayak amitrin ini sampai sekarang kosong. Terus apa ya..

injeksi itu sikroprasol injeksi itu”

P: “Itu mengatasinya gimana?”

N: “Hahaha kita konfirmasi biasanya kalau kita dari segi layanan kalau adakosong

kita telepon dokternya.”

P: “Nanti diganti obat lain atau?”

N: “He’em diganti obat lain bisa, ee opo ya? Kalau memang butuh banget kita

tempilkan ke tempat lain dengan beberapa cara.”

P: “Copy resep gitu Bu?”

N: “Ndak.. kita ngebel ya ini ngebel tempat lain.”

P: “Terus.. kalau rencana kebutuhan itu biasanya awal tahun akhir tahun atau per

bulan?”

N: “Kita per dua minggu perencanaannya.”

P: “Berarti banyak nggih Bu? Pusing hehe”

N: “Hahahaha karena ngga.. kalau yen negeri kan langsung berapa bulan gitu ya..”

P: “Terus.. ini nanti juga udah ada di itu nggih Bu? Formularium yang kayak

perencanaan obat itu sesuaiin sama anggaran gitu-gitu?”

N: “He’e kita kan ada anggarannya per tahun berapa eh setiap bulan.”

P: “Terus kalau prosedur pengadaan sama pemilihan itu sama apa beda nggih Bu?”

N: “Beda noo. Kalau pemilihan itu kayak kita yang mau masuk formularium itu

apa, kalau pengadaan kan kita yang sudah ada di formularium itu kita adakan gitu

tah.”

P: “Nah itu prosesnya gimana Bu?”

N: “Kalau pengadaan kita ke PBF ya.. ke PBF nah itu kan kita langsung ke PBF

kemudian ada yang dari pemerintah itu modelnya donasi. Jadi donasi itu bentuknya

ada obat TB kalau kita sih obat TB, vaksin, itu kayanya ada dua macem itu kalau

donasi. Kita kalau order langsung, kita order lewat SP ada SP nya iya. Itu contoh

SP nya terus nanti PBF ke sini dan diambil atau kita lewat WA apalagi kita sekarang

lagi kayak gini jadi banyakan lewat WA karena kondisi ya.”


105

P: “PBF nya sendiri dari mana saja nggih Bu?”

N: “Kalau.. macem-macem i mbak. Ada.. terakhir itu ada lima berapa ya.. hahaha

ada sekitar lima puluhan itu alkes sama obat sih, yang itemnya macem itu kan alkes

karena kita biasanya cari yang ini ya harga terjangkau terus ngga komplain dari

yang pengguna usernya. Kalau alkes kan yang pakai tho mbak kayak perawatnya

itu apalagi kayak itu jarum yang untuk infus itu ada yang harganya lebih mahal

malah dia ngga cocok karena mungkin ngga tau ya atau mungkin lebih rumit opo

piye ngono tapi ini ada yang harganya lebih murah malah dia cocok.”

P: “Biasanya pengadaan itu jangka waktunya? Penentua waktu pengadaan itu?”

N: “Kita per dua minggu.”

P: “Oo kayak sama tadi oh iya. Terus.. ada ngga Bu obat yang diproduksi sendiri

kayak handsanitizer atau kayak betadine handrub gitu?”

N: “Engga i.. ngga melakukan proses.”

P: “Kalau hibah tu ada buktinya juga ngga Bu?”

N: “Ada, kita kan ada serah terima dengan dinas juga.”

P: “Kalau di sini penyimpanan dan penerimaan itu dicek ngga ya Bu?”

N: “Di sini kita jumlahnya, ED-nya, batch-nya gitu sih.”

P: “ED tuh biasanya dua tahun nggih Bu?”

N: “Kalau yang cito obat-obat kayak vaksin itukan ED-nya nggak sampai..”

P: “Biasanya ada nggak Bu, udah pesen ternyata kualitas obatnya nggak sesuai..

terus apa jumlahnya nggak sesuai?”

N: “Ada.. ning ngga pernah kita catet kalau yang itu. Ho’o sih Mbak, nek dewe dari

jumlahnya ngga sama gitu tah? Kita pesen dua puluh datengnya sepuluh gitu? Aada

sih cuma ratau dicatet yho paling konfirmasi ke PBF-nya minta gitu.”

P: “Kalau penyimpanan sendiri kayak dibedain gitu ngga Bu, eum.. LASA?

N: “Kita penyimpanan ini lho kita nurut pabriknya ya. Jadi ini yang jelas dipisahkan

paten sama generic. Terus menurut sediaan kayak ini tablet, injeksi, sirup, terus

yang ini generic semua.”

P: “Kalau obat yang bahan kimia gitu Bu diberi label-label gitu nggih?”

N: “Bahan kimia iya. Bahan kimia kita kan ada B3, kemudian ada kayak alkohol,

ho’oh.”


106

P:“Niki Bu, penyimpanan bahan-bahan kimia diberi label terus nopo mboten?”

N: “Iya kan ada labelnya kayak he’em alkohol itu ada mudah terbakar.”

P: “Kalau floorstock gitu nanti apotekernya jelasin?”N: “Kalau floorstock itu unit

lain e Mbak. Kan ada penanggungjawabnya nggih ada karunya ya jadi tanggung

jawabnya ke situ ke kepala ruangnya. Kalau yang stock opname, kita yang stock

opname jadi satu personil kita nanti ke sana.”

P: “Kalau di sini ada UDD ODD gitu ngga Bu?”

N: “Iya kita.. kalau sistem UDD itu kan unit dosis ya? Kita yang rawat inap pakai

UDD. Panduan kita itu pengecualian untuk pasien ODC itu One Daily Care kayak

mata itu kan ODC ya nggak kita sistem UDD terus sama kebidanan, kebidanan

nggak kita sistem UDD karena dia pengobatannya kan pasti ada habis melahirkan

langsung obat ini terus pulang kan yang itu yang UDD tadi Cuma untuk yang

rawat inap UDD kecuali yang ODC sama kebidanan ya.”

P: “Kalau ini.. ada gudang ngga sih Bu? Apa langsung gudangnya di sini?”

N: “Gudangnya di sini.”

P: “Jadi kalau dateng ditata sama yang nata petugas gudang?”

N: “Petugas gudang, kan ada Mbak Kus ini kan petugas gudang he’em.”

P: “Kalau stock opname tadi per berapa Bu?”

N: “Per enam bulan sekali.”

P: “Itu ada ngga Bu kan di komputernya itu tertulis obat masih tapi di aslinya habis

gitu?”

N: “Hahaha ada Mbak, ini komputernya rada error gitu.”

P: “Ini sistemnya buat sendiri nggih Bu?”

N: “Kita buat sendiri, jadi ya rumah sakit ada IT nya sendiri.”

P: “Sering ya Bu error?”

N: “Iya ini Mbak lagi kemarin kita stock opname anu meneh yho Mbak? Opo

jenenge error lagi gitu lho.”

P: “Terus kalau sistem penyimpanan itu kan ada FIFO gitu kan nah itu pakainya

FIFO sama FEFO?”

N: “Iya he’em.”


107

P: “Terus ini Bu, di sini biasanya ada masalah apa Bu? Kayak kan biasanya

kehabisan stok itu sering nggih Bu?”

N: “Sering apalagi ini apalagi yang generic itu banyak dari PBF nya iya terus

barangnya kan rebutan ya kalau generic itu banyak kosong.”

P: “Apalagi baru corona ini banyak masalah nggih Bu?”

N: “Iya hahaha distibusinya rodo tersendat.”

P: “Terus kalau waktu tunggu obat gitu ada masalah engga Bu?’

N: “Waktu tunggu obat kalau kita waktu tunggu obat tho Mbak jadi kita belum

pernah ngitung dia resep itu diletakkan sini terus sampai pasien terima itu belum

pernah karena di kan apalagi kalau sore itukan numpuk-numpuk itu lho Mbak. Kita

modelnya yang kita ambil kita masukkan ke komputer baru sampai ke pasien bukan

resep diletakkan kan ada yang ngitungnya dari pertama resep diletaskkan kalau kita

pertama kali kita entry karena yang diletakkan kan udah numpuk-numpuk.”

P: “Kalau gara-gara corona ini apa yang dirasakan Bu?”

N: “Sepi ya.. terus yang terbaru ini harus banyak istirahat ini jadikan penambahan

libur untuk karyawan. Kalau memberikan obat pakai masker itu sudah dari dulu sih

Mbak. Sebenerenya ada yang harus berjarak gitu sih Mbak tapi kita enggak bisa

tempate kalau berjarak kan ada keluaran terbaru nih kalau jarak harus satu meter

nih he’eh kita satu meter lha wong ruangane cuma segitu hahaha satu meter.”

P: “Terus di sini pernah ngga Bu obat hilang?”

N: “Obat hilang nggak yho Mbak. Ya mudah-mudahan jangan Mbak hahahaha.”

P: “Berarti pengendaliannya bagus ya Bu.”

N: “Ada CCTV-nya.. ada petugas gudang terus gudang terkunci. Sebenernya nggak

boleh masuk ya kecuali petugas farmasi.”

P: “Kalau laporan farmasi itu ditujukan nanti ada per-bulan itu ditunjukannya ke

direktur apa?”

N: “Ke.. direktur Mbak ho’oh sik sik itu ada tapi apa namanya. Ini yang tahun

kemarin sih Mbak yang ini saya belum buat. Sama rapat bulanan kita ada rapat

bulanan.”

P: “Salah obat pernah nggak Bu?”

N: “Salah obat yho pernah no Mbak, kan kita ada laporannya itu. Jadi setiap.. kan

kita ada indikator mutu ya. Lha salah satunya kan kejadian insiden ya. Insiden kerja

keselamatan pasien salah satunya kan salah obat gitu terus waktu tunggu itu

masuknya di indikator mutu kan kita ada lima salah satunya IKP Insiden

Keselamatan Pasien yaitu isinya kan salah obat gitu-gitu. Itu laporannya kita tiap

bulan ada.”

P: “Bu kalau di sini ada barang konsinyasi ngga Bu?”


108

N: “He’eh ada Mbak tapi jarang sekali, ning pas ini ndak ada kebetulan tidak ada.

Jadi titip dulu ha’ah nanti yang dijual berapa baru kita.. itu dari PBF tapi udah anu

sama medrep-nya itu lho Mbak.”

P: “Kalau pemushanan obat? Setiap kapan nggih”

N: “Ho’o nanti obat ED-nya disendirikan terus dikumpulkan anu di apa itu pakai

air itu, dipecahi. Nek bubuk nanti dikasihkan air cuman itu. Kalau udah kelihatan

banyak”


109

LAMPIRAN 2 Dokumentasi

Gudang Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada Klaten


110

Freezer

Termometer


111

Apotek Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada Klaten


112

Berkas administrasi

Faktur


113

Dokumen penarikan

Formularium


114

Laporan Pengelolaan Sediaan Farmasi

Sistem Informasi Manajemen


115

Surat Izin Penelitian


116

Biodata Penulis:

Nama : Decha Cindy Fatika

Tempat, tanggal lahir : Yogyakarta, 17 Agustus 1997

Agama : Islam

E-mail : [email protected]

Riwayat Pendidikan :

PENDIDIKAN ASAL SEKOLAH TAHUN

TK TK KEMALA BHAYANGKARI 59 KLATEN 2002 - 2004

SD SD NEGERI 1 TONGGALAN KLATEN 2004 - 2010

SMP SMP NEGERI 3 KLATEN 2010 - 2013

SMA SMA NEGERI 2 KLATEN 2013 – 2016

PERGURUAN

TINGGI


YOGYAKARTA 2016 - 2020


mailto:[email protected]

audit operasional atas pengelolaan sediaan farmasi …

Documents