Subiectul Nr.2

2. Realizati o misiune de audit intern cu privire la ciclul Vinzari-Incasari pina la nivelul intocmirii matricei riscurilor si a raportului intermediar, inclusiv.

Rezolvare:

Proceduri generale

1. Examinaţi jurnalele şi fişierul sistematic, identificând operaţiunile şi sumele neobişnuite;2. Examinaţi fişierul sistematic, identificând creditările diverse;3. Calculaţi totalurile pe linii şi coloane ale jurnalului încasărilor şi ale jurnalului vânzărilor şi

confruntaţi-le cu cartea mare;4. Observaţi dacă contabilul conferă soldul contului bancar cu evidenţele contabile interne;5. Observaţi dacă se foloseşte o andosare restrictivă pentru încasări;6. Observaţi dacă situaţiile recapitulative lunare sunt expediate clienţilor;7. Observaţi dacă contabilul compară totalul fişierului sistematic cu contul de carte mare;8. Examinaţi fişierul totalurilor pe pachete de date, identificând iniţialele angajatului responsabil

de controlul datelor;9. Examinaţi lista de preţuri aprobate din fişierul sistematic al stocurilor, verificând corectitudinea

şi autorizarea adecvată;

Expedierea (livrarea) bunurilor

10. Verificaţi o porţiune din succesiunea numerică a documentelor de livrare;11. Confruntaţi documentele de livrare selectate cu jurnalul vânzărilor, pentru a confirma că

fiecare dintre ele a fost inclus.

Facturarea clienţilor şi înregistrarea vânzărilor în evidenţele contabile

12. Verificaţi o porţiune din succesiunea numerică a facturilor de vânzări din jurnalul vânzărilor;13. Confruntaţi numerele de facturi de vânzare selectate din jurnalul vânzărilor cu:a) Fişierul sistematic al creanţelor-clienţi, verificând suma, data şi numărul facturii;b) Copia facturii de vânzare, verificând suma totală înregistrată în jurnal, data, numele clientului şi

clasificarea contului. Verificaţi preţurile, înmulţirile şi însumările. Examinaţi documentele justificative, identificând menţiunea verificării interne;

c) Avizul de expediţie, verificând numele clientului, descrierea produselor, cantitatea şi data;d) Copia ordinului de vânzare, verificând numele clientului, descrierea produselor, cantitate, data

şi menţiunea verificării interne;e) Comanda clientului, verificând numele clientului, descrierea produselor, cantitatea, dar şi

aprobarea creditării.14. Confruntaţi vânzările înregistrate pornind de la jurnalul vânzărilor spre dosarul documentelor

justificative, care cuprinde o copie a facturii de vânzare, avizul de expediţie, a ordinului de vânzare şi a comenzii clientului;

Prelucrarea încasărilor şi înregistrarea sumelor în evidenţele contabile

15. Obţineţi o listă preliminară a încasărilor şi confruntaţi sumele cu jurnalul încasărilor, verificând numele, sumele şi datele;

16. Comparaţi lista preliminară a încasărilor cu copia borderoului de vărsământ, verificând numele, sumele şi datele. Confruntaţi totalul din jurnalul încasărilor cu extrasul de cont bancar, verificând întârzierile în depozitare;

17. Examinaţi listele preliminare, verificând clasificarea corectă a conturilor;18. Întocmiţi o justificare a încasărilor;19. Confruntaţi încasările înregistrate în jurnalul încasărilor cu extrasul de cont bancar, verificând

datele şi sumele depozitelor;20. Confruntaţi înregistrările selectate din jurnalul încasărilor cu înregistrările din fişierul sistematic

al creanţelor-clienţi verificând datele şi sumele;21. Confruntaţi creditările selectate din fişierul sistematic al creanţelor-clienţi cu jurnalul

încasărilor,verificând datele şi sumele.

Prezentarea SEBASTIAN S.R.L.

SEBASTIAN S.R.L., a fost înfiinţată în anul 1990 de asociatul unic, domnul Victor Mihuţ, ca o societate cu răspundere limitată şi funcţionează cu sediul principal în Bucureşti având sucursale în Braşov şi Piteşti.

Activele societăţii au valoare de 18 593 798,3 lei calculate la data de 01.01.2009. Activităţile se desfăşoară în:

Bucureşti: 8 700 mp teren şi 2 400 mp construcţii;

Braşov: 1 000 mp teren şi 1 860 mp construcţii;

Piteşti: 1 300 mp teren şi 650 mp construcţii.

Toate spaţiile construite sau neconstruite sunt libere de sarcini şi sunt proprietatea societăţii SEBASTIAN S.R.L.

Capitalul social a fost majorat de la 100 lei în 1991, la 7 189 000 lei în prezent prin aportul exclusiv al domnului Preşedinte Victot Mihuţ.

Activitatea firmei

Societatea SEBASTIAN a desfăşurat de la înfiinţare până în prezent următoarele activităţi, evoluţia fiind ascendentă, trecând prin mai multe faze:

1990 – activitate de taximetrie

1992 – comercializare de autoturisme OLTCIT şi activitatea de rent-a-car ale autoturismelor;

1993 – primele vânzări cu plata eşalonată de autoturisme OLTCIT;

-se demarează construcţia sediului propriu în Bucureşti;

1997– începe activitatea de vânzare a autoturismelor în sistem leasing;

-demarează activitatea de reparaţii auto;

-demarează construcţia sediului în Piteşti;

1998 – SEBASTIAN S.R.L. devine distribuitor autorizat al DAEWOO AUTOTURISME;

-începe vânzarea de autoturisme DAEWOO cu plata în rate cu suport financiar propriu şi

bancar;

-se definitivează sediul din Bucureşti;

2000 – se încheie primele contracte în leasing-ul propriu, pentru autoturismele DAEWOO;2002 – acordă finanţări pentru toate tipurile de autoturisme;

-leasing-ul devine principala activitate a firmei;

-vânzarea de autoturisme DAEWOO este în continuă creştere şi se adaugă şi alte mărci de

prestigiu în domeniul auto: BMW, MERCEDES, W, OPEL, LAND ROVER, SKODA,

RENAULT, PEUGEOUT, MITSUBISHI, KIA, NISSAN.

- se finalizează sediul din Pitesti;

2004 – ponderea contractelor de leasing începe să fie deţinută de utilaje şi echipamente astfel: SEBASTIAN S.R.L. predă la chee fabrici de cherestea, de pâine, de confecţii, încălţăminte, utilaje de construcţii (toată gama).

-începe construcţia sediului propriu în Braşov;

2006 – începe modernizarea sediului din Bucureşti, înălţarea cu trei etaje (metal şi sticlă)

2008 - începe o a doua investiţie la Braşov: sediu, service auto ultra modern;

2009 - la Piteşti începe o altă investiţie şi anume: showroom, sală, capacităţi de cazare.

Atlierele auto ale societatii sunt aprovizionate de Registrul Auto Roman pentru desfasurarea activitatii curente cat si pentrui efectuarea de inspenctii tehnice periodice.

Recunoaşterea activităţii evolutive a societăţii a fost confirmată prin clasificări meritorii în Topul Firmelor întocmit de Camera de Comerţ şi Industrie a României:

2002 – locul IV în topul firmelor pe municipiul Bucureşti;

- locul V în Topul Naţional al Firmelor;

2004 – locul III în Topul Firmelor pe municipiul Bucureşti;

-locul III în Topul Naţional al Firmelor;

2006 – locul II în Topul Firmelor din municipiul Bucureşti;

2008 – locul II în Topul Naţional al Firmelor;

2009 – locul IV în Topul Firmelor din Bucureşti (în domeniul comerţului)

Pentru viitor se intenţionează:

1. Dezvoltarea cu preponderenţă a activităţii de leasing;2. Îmbunătăţirea calitÎţii serviciilor oferite clienţilor prezenţi şi viitori;

Datele Firmei

Capitalul social: 24 112 000 lei la data subscrierii şi vărsării

Nr. Reg. Com.: J40/775/1991

Codul fiscal: R1553653

Conturi Bancare:

BCR Lipscani – 2511.1-7/ROL

BCITI – 101005797000

BCR Braşov – 2511.31-115.2/ROL

BRD Braşov – 25110096206218

BCR Piteşti – 2511.1-93.1/ROL

BANCA TRANSILVANIA Piteşti – 2511000003501276

ABN AMRO BANK S.A. Piteşti – 264.10.01.00.648/ROL

BANCA AGRICOLĂ sucursala coordonatoare Argeş – 284670

BRD-GSG sucursala Argeş – 251100996026445

Adresele sediilor:

Bucureşti: str. Împăratul Traian, nr. 32, sector 4

Tel.: 021/332.28.52; 021/332.36.14;

Fax: 092.154.049

E-mail: bucureşti@sebastian.ro

Braşov: str. Avram Iancu, nr. 36

Tel.: 0268/417.332

Fax: 0268/414.581

E-mail: braşov@sebastian.ro

Piteşti: Aleea Războieni, bl. 20, sc.A, parter

Tel.: 0248/250.900; 0248/250.127

Fax: 092/154.047

E-mail: piteşti@sebastian.ro

Descirerea etapelor în succesiunea logică

Etapa 0:

Zilnic, secretariatul marketing-vânzări are obligaţia de a înscrie în programul SAM – urmărire contacte de leasing – încasări zilnice pentru fiecare contract.

În acest scop primeşte:

- De la compartimentul financiar-contabil, copii de pe extrasele de cont bancare;- Informare, de la compartimentul financiar-contabil, privind sumele încasate pentru leasing prin

caseria sucursalei;- Copii ale ordinelor de plată transmise prin fax de către utilizatori;- Orice alte documente, se referă la încasări pentru leasing ( proces-verbal de compensare, contracte

barter etc.) numai cu aprobarea managerului de sucursală.Decadal, directorul marketing-vânzări al sucursalei efectuează analiza încasărilor la contractele de

leasing, în acest scop folosind raportul „Lista soldurilor la zi” din macheta „Urmărire contracte leasing”.

Managerul sucursalei împreuna cu directorul de marketing-vânzări vor analiza pentru luna care a trecut „Lista Soldurilor la Zi”.

Etapa 1: În urma analizei zilnice, decadale şi lunare se stabileşte, de către Direcţia marketing-vânzări, modul de desfacere a contractelor.

Etapa 2: Decadal se verifică de către Direcţia marketing-vânzări dacă pentru contractele a căror desfacere nu este normală, există excepţii reprezentând convenţii scrise sau verbale cu utilizatorul.

ATENTIE! Convenţiile încheiate cu utilizatorul se vor păstra obligatoriu la dosarul de leasing. De difuzarea acestora se va ocupa managerul, singurul în măsură să adopte o asemenea convenţie. Pentru convenţiile verbale stabilite de manager, Direcţia markering-vânzări va completa formularul „Convenţie Verbală” şi va solicita managerului confirmarea prin semnatură.

Etapa 3: Decadal se aduc la cunoştinţă managerului convenţiile cu utilizatorii, acesta efctuând reglajele necesare în programul „Urmărire contracte leasing”.

Etapa 4:

Zilnic, secretariatul marketing-vânzări al sucursalei completează formularul de încasări zilnice conform informaţiilor primite în Etapa 0 şi îl transmite electronic prin secretariatul sucursalei la secretariatul general cu destinaţia „Direcţia marketing-vânzări SEBASTIAN S.R.L.”

Decadal, secretariatul marketing-vânzări al sucursalei completează formularul de raportare reglaje pe care îl transmite electronic.

Lunar, secretariatul marketing-vânzări al sucursalei completează formularul de raportare închideri contracte.

Etapa5: Directorul marketing-vânzări analizează lunar termenele de închidere ale contractelor şi stabileşte dacă la termenele respective contractele s-au închis normal prin încasarea valorii totale a contractelor şi a eventualelor penalităţi.

Dacă un contract se închide normal dispune secretariatului marketing-vânzări întocmirea fişei de radiere.

Dacă la termenul de închidere nu s-a încasat valoarea contractului şi eventualele penalităţi, contractul se consideră a se desfăşura anormal şi se revine la Etapa 1.

Etapa 6: Se întocmeşte de către secretariatul marketing-vânzări fişa de radiere conform datelor din programul „Urmărire contracte leasing”

Etapa 7: Secretara marketing-vânzări se deplasează cu fişa de radiere în scopul obţinerii vizelor la:

- Compartimentul administrativ la inspectoratul de asigurări care se va înscrie dacă sunt sau nu sume de încasat de la utilizator;

- Compartimentul financiar-contabil care va certifica sumele înscrise în fişa de radiere conform evidentelor contabile.

Etapa 8: În situaţia în care compartimentul ce verifică şi vizează fişa de radiere au înscris în aceste eventuale debiete ale utilizatorului, direcţia marketing-vânzări a sucursalei urmareşte încasarea acestora după care supune din nou fişa de radiere vizării.

Etapa 9: Dacă fişa de radiere a obţinut vizele, secretariatul marketing-vânzări solicită de la managerul de sucursală aprobarea pentru radiere.

Etapa 10: După ce fişa de radiere a fost probată, se înmânează la compartimentul financiar-contabilîn vederea emiterii facturii de vânzare

Compartimentul financiar-contabil are obligaţia de a solicita avizul telefonic al Direcţiei financiar-contabile pentru emiterea facturii.

Obligatoriu va înscrie în fişa de radiere numărul şi data facturii de vânzare şi o va restitui Direcţiei marketing-vânzări.

Etapa 11: Direcţia marketing-vânzări a sucursalei nu va primi de la compatimentul financiar contabil fişa de radiere decât cu numărul facturii de vânzare înscris. Fişa de radiere se anexează la dosarul de leasing. În acest moment va inştiinţa compartimentul administrativ, respectiv inspectorul de asigurări şi biroul înmatriculare, faptul că bunul respectiv poate fi radiat din proprietatea SEBASTIAN S.R.L. dar nu se va mai asigura de către firmă.

Direcţia marketing-vânzări va pune la dipoziţia acestora toate documentele necesare radierii.

Dacă este cazul compartimentului administrativ, va solicita de la intituţiile în drept restituirea sumelor ce reprezintă luni de asigurare neutilizate sau impozite şi taxe achitate în plus faţă de perioada în care bunul a fost proprietatea SEBASTIAN S.R.L.

Compartimentul administrativ are obligaţia de a radia bunul şi programul SAM „Evidenţa Patrimoniului” după ce a intrat în posesia documentelor ce atestă radierea.

Compartimentul administrativ înmânează direcţiei marketing-vânzări documentele referitoare la radiere.

Etapa 12: Direcţia marketing-vânzări ataşează la dosarul de leasind documentele referitoare la radiere şi arhivează dosarul.

Etapa 13: Dacă din analizele efectuate rezultă că un contract de leasing nu se desfăşoară normal, că pentru contractul respectiv nu există excepţii şi că încercările de a se încasa debitele nu au avut rezultate, managerul de sucursală va hotărî rezilierea contractului care se va lua cel mai târziu la două rate consecutive neîncasate.

Hotărârea de reziliere se va aduce la cunoştinţă direcţiei marketing-vânzări a sucursalei şi a compartimentului juridic.

Etapa 14: Direcţia marketing-vânzări va completa, în urma hotărârii de reziliere, formularul „Fişa de reziliere” şi o va înmâna managerului de sucursală împreună cu dosarul de leasing.

Etapa 15: Managerul de sucursală verifică dacă fişa de reziliere este corect întocmită.

Etapa 16: Dacă fişa de reziliere este corect întocmită, aceasta se va înapoia direcţiei marketing-vânzări şi se va difuza compartimentului juridic sau direcţiei din societate care a încheiat cu un asigurator o asigurare de risc financiar.

Compartimentul juridic va notifica utilizatorul despre rezilierea contractului şi îl va soma să achite debitul financiar.

Direcţia marketing-vânzări prin persoana desemnată, va completa biletele la ordin cu debitul financiar din fişa de reziliere şi le va înainta cu borderou compartimentului financiar-contabil, care le va introduce în bancă pentru decontare.

Etapa 17: Compartimentul financiar-contabil va urmări încasarea sau introducerea biletelor la ordin neonorate.

Biletele la ordin neonorate se predau cu borderou prin mesager la compartimentimentul juridic şi extrasul de cont cu sume încasate din biletele de ordin la direcţia marketing-vânzări.

Compartimentul juridic, prin persoana desemnată, va întreprinde imediat toate demersurile necesare pentru investirea biletelor la ordin cu formula executorie.