Att presentera med Power Point 2010

Grundkurs

SDM

Studentdatorutbildning vid Malmö högskola

1

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

Att presentera med PowerPoint! ____________________________________ 3

Verktygsflikar __________________________________________________________________ 3

Fliken Start ____________________________________________________________________________ 3

Fliken Design __________________________________________________________________________ 3

Fliken Infoga ___________________________________________________________________________ 3

Fliken Övergångar ______________________________________________________________________ 4

Fliken Animeringar ______________________________________________________________________ 4

Fliken Bildspel _________________________________________________________________________ 4

Fliken Granska _________________________________________________________________________ 4

Fliken Visa _____________________________________________________________________________ 4

Rullgardinen ___________________________________________________________________ 5

Vyer____________________________________________________________ 6

Normalläget ___________________________________________________________________ 6

Bild och dispositionsläge (1) ______________________________________________________________ 7

Förhandsgranskning av presentationsbild (2) _________________________________________________ 7

Anteckningsfält (3) ______________________________________________________________________ 7

Bildsortering ___________________________________________________________________ 7

Läsvyn ________________________________________________________________________ 7

Bildspelsläget __________________________________________________________________ 8

Dispositionsläget _______________________________________________________________ 8

Dispositionsfunktioner ___________________________________________________________________ 8

Övning: Ordna och flytta bilder i en presentation. _____________________________________ 9

Att skriva ut i PowerPoint _________________________________________ 10

Skapa en ny presentation _________________________________________ 11

Övning: Att skapa och spara en ny presentation _____________________________________ 12

Skapa nya bilder i din presentation _________________________________ 13

Övning: Att skapa bilder i presentationen __________________________________________ 14

Bildbakgrund ___________________________________________________ 15

Sidhuvud och sidfot ______________________________________________ 16

Design _________________________________________________________ 17

Bakgrund _____________________________________________________________________ 17

Dokumentteman ______________________________________________________________ 18

Övning: Lägg till en bakgrund och sidhuvud/sidfot. ___________________________________ 19

WordArt _____________________________________________________________________ 20

2

SmartArt _____________________________________________________________________ 20

Övning: Designa med WordArt och SmartArt ________________________________________ 22

WordArt _____________________________________________________________________________ 22

SmartArt _____________________________________________________________________________ 22

Infoga bildobjekt i din presentation _________________________________ 23

Applicera effekter på ett bildobjekt _______________________________________________ 24

Infoga övriga objekt i PowerPoint _________________________________________________ 25

Övning: Att infoga bildobjekt _____________________________________________________ 26

Hyperlänkar ____________________________________________________ 27

Övning: Att applicera interna och externa länkar _____________________________________ 29

Interna länkar _________________________________________________________________________ 29

Externa länkar ________________________________________________________________________ 29

Övergångar och Animeringar ______________________________________ 30

Övning: Övergångar och Animeringar ______________________________________________ 32

Övergångar ___________________________________________________________________________ 32

Animeringar __________________________________________________________________________ 32

Tips! __________________________________________________________ 33

Tydlighet _____________________________________________________________________ 33

Övrig layout __________________________________________________________________ 33

Teckensnitt ___________________________________________________________________ 33

Övrigt att tänka på! ____________________________________________________________ 33

Synpunkter på utbildningsmaterialet? _______________________________ 34

Ytterligare information ___________________________________________ 35

3

Att presentera med PowerPoint!

PowerPoint är ett presentationsprogram som ger stöd och underlättar vid muntliga

framträdanden, presentationer och föreläsningar. För att alla åskådare skall kunna ta del av

ditt bildspel kopplas datorn lämpligen till en projektor.

PowerPoint ingår i Microsofts Office paket. Den versionen vi kommer att gå igenom i denna

kurs är PowerPoint 2010.

Nedan följer kursmaterialet med lätt teoretisk ingång, samt en rad olika övning som har som

syfte att ge en fördjupad kunskap om de övergripande funktionerna i PowerPoint. Denna kurs

ger dig alltså en vägledning som kan hjälpa dig i ditt arbete med att skapa ett (en)

bildspel/presentation. Tanken är att du efter avslutat kurs skall kunna på egen hand skall

kunna skapa egna presentationer som är visuellt och praktiskt tilldragande för dina åhörare.

Vi kommer även att försöka svara på de frågor som kommer att dyka upp under lektionens

gång. Alla som genomgår kursen är välkomna med frågor till support@mah.se.

Verktygsflikar

Fliken Start

Arkiv-knappen

fliken Start

gruppen

Tecken

Fliken Infoga

gruppen Rita gruppen

Stycke

Fliken Design

4

Fliken Övergångar

Fliken Animeringar

Fliken Bildspel

Fliken Granska

Fliken Visa

5

Rullgardinen

I alla Office program finns det en smart funktion som vi väljer att kalla för ”rullgardinen”.

Denna funktion kan man få fram var man är i PowerPoint, eller något annat Office program

och arbetar. Man får fram funktionen genom att högerklicka med musknappen. När man gör

detta kommer en liten verktygsflik upp med en rad olika val (se bild nedan).

Det kan vara smidigt att använda detta eftersom det möjliggör snabbare arbete (de flesta valen

är de samma som finns i ovan visade verktygsflikar). Det är en genväg helt enkelt. Känn dig

fri att pröva funktionen.

6

Vyer

I PowerPoint finns det ett antal huvudvyer:

Vyn för Normalläge

Vyn för Bildsortering

Läsvy

Bildspelsläget

Normalläget När du startar PowerPoint 2010 kommer du att mötas av Normalläget, (se bild nedan). Vyn

för normalläge är troligen den vanligaste funktionen som du kommer arbeta i. Där finns de

flesta funktioner som du kan tänkas behöva för att skapa en

grundläggande presentation. Knappen för normalläge finns längst

ner till höger i verktygsfältet för vyer (se bild här bredvid).

1

2

Här väljer

man vyer!

Zoomverktyg

!

3

7

Normalläget är indelat i 3 delar (observera bilden på föregående sida):

Bild och dispositionsläge (1)

Förhandsgranskning av presentationsbild (2)

Anteckningsfält (3)

Bild och dispositionsläge (1)

Av dessa tre delar är det antagligen bild och dispositionsfältet som du kommer att arbeta mest

i. Läget är bra eftersom man får en snabb överblick om antalet bilder i presentationen, samt

det aktuella upplägget.

Förhandsgranskning av presentationsbild (2)

Här kan du se hur din bild kommer att se ut. Du kan även göra ändringar på den här vyn, tänk

dock på att dessa ändringar bara gäller denna bild och att det är en ganska begränsad vy. För

att ändra på textens format rekommenderas att du gör detta i bildbakgrunden, eftersom den

funktionen ändrar hela formatstrukturen. (Se rubriken design på sidan 17).

Anteckningsfält (3)

I detta fält kan du göra anteckningar till dina bilder, varje bild har sitt eget anteckningsfält.

Dessa anteckningar kan du sedan skriva ut och ha som stödanteckningar vid din presentation.

Bildsortering

I vyn för bildsortering får man en översikt över alla bilder som

ingår i presentationen. Här kan man flytta sina presentationsbilder

så att de kommer i den ordningen man önskar. Detta görs enkelt

genom att man håller in vänster musknapp på en bild och sedan

drar den med sig så att den lägger sig framför eller bakom en annan bild i bildsorteringen.

Släpp sedan musknappen.

I vyn för bildsortering ges även en animeringsöversikt. I de presentationsbilder där det

applicerats en animering, visas en liten stjärna längst nere till vänster under bilden. Knappen

för bildsortering finns längst ner till höger i verktygsfältet för vyer (se bild här bredvid).

Läsvyn Läsvyn kan användas för att prova sin presentation innan man

projicerar den på en duk med en projektor. När man använder

läsvyn anpassas bilderna till programfönstrets storlek. I statusfältet

längst ner till vänster syns vilken bild i ordningen som visas. Nere

till höger finns ett annat statusfält, där du snabbt kan skifta till de andra vyerna igen. För att

bläddra fram och tillbaka bland dina bilder i läsvyn, använder du piltangenterna eller de pilar

som finns längst nere till höger, där du klickar med vänster musknapp. Knappen för läsvy

finns längst ner till höger i verktygsfältet för vyer (se bild här bredvid).

8

Bildspelsläget

Bildspelsläget är den funktion som man använder när man vill visa

sin slutgiltiga presentation för sina åhörare. För att aktivera

bildspelsläget trycker man på knappen bredvid läsvy-knappen,

längst nere till höger i verktygsfältet för vyer (se bild här bredvid).

Dispositionsläget När du skapar en presentation är det viktigt att du lägger ditt "krut" på rätt ställe. Vad som

menas med krut i detta fall är innehåll och disposition. Det kan då vara en fördel med att

jobba i dispositionsläget, eftersom man får en mer övergripande vy över hur presentationen

kommer att se ut. Precis som i bildsorteringsläget (beskrivet på sidan 6) kan man sortera sina

bilder så att de kommer i rätt ordning. Mer om detta står beskrivit nedan. För att komma till

funktionen för Disposition, tryck på knappen som är markerad med en rund figur (se bild

nedan).

Dispositionsfunktioner

Dispositionsfunktionen

används som sagt för att få

en tydligare vy över ditt

arbete. När du sedan har

skrivit in alla de fakta som

du vill ha med i din

presentation är det dags

för nästa steg, att skapa

ordning i din presentation.

Detta kan du göra genom

att hålla inne vänster

musknapp på en bildikon

(1) och med enkel

musrörelse föra bilden (2)

framför eller bakom en

annan bild (3).

1

2

3

9

Övning: Ordna och flytta bilder i en presentation.

I denna övning går vi igenom det som har tagits upp ovan. Vi kommer först att gå igenom hur

man flyttar och ordnar bilder under vyn för Bildsortering, sedan hur man gör det genom

Dispositionsläget.

Instruktioner för hur man applicerar de olika elementen i denna övning finns tydligt beskrivna

på sidorna 7-8.

1. Gå in på sidan http://www.mah.se/sdm/resurs i en webbläsare, t.ex. Internet Explorer.

2. Ladda hem filen:

övning_ordna_bilder.pptx och spara

den i din hemkatalog.

3. Öppna filen genom att trycka på

Arkiv i PowerPoint (Se bild här

bredvid).

4. Tryck sedan på Öppna (Se bild här

bredvid).

5. När du trycker på öppna kommer det

att dyka upp en dialogruta, där du

skall välja den fil som du laddade

hem, enligt instruktioner ovan.

6. Leta upp filen på skrivbordet, markera den och tryck sedan

på Öppna.

7. Ordna bilderna så att de kommer i rätt nummerordning.

10

Att skriva ut i PowerPoint

Att skriva ut kan vara tämligen viktigt när man skall lämna in ett arbete, men det kanske är så

att vissa har lättare för att läsa på ett papper än på skärmen. Här nedan kommer en liten

genomgång för hur man kan skriva ut i PowerPoint.

För att komma till utskriftsegenskaperna trycker du på Arkiv knappen.

Tryck sedan på Skriv ut.

Förutom de standardiserade utskriftsegenskaper så som, om alla sidor skall skrivas ut eller om

det skall vara färg, eller inte finns här ett antal fiffiga funktioner.

Man kan skriva ut åhörarkopior. Detta innebär att man kan få plats med flera

presentationsbilder på ett papper.

För att börja trycker du på rullisten som heter Helhetsbilder (se bild nedan).

När du trycker på denna knapp dyker en rad olika alternativ upp.

Du kan här välja mellan hur många presentationsbilder du vill ska få plats på din

utskrift. Maximum är 9 bilder på ett A4-papper.

Ett tips är att välja den inställning som har tre bilder, eftersom det medföljer

anteckningsrader som man kan skriva på.

För att skriva ut trycker du till sist på knappen skriv ut högst upp.

11

Skapa en ny presentation

När man vill skapa en ny presentation i PowerPoint kan man välja mellan att skapa en tom

presentation eller använda en förinställd mall. För att skapa en ny presentation klickar man på

Arkiv-knappen (1) och väljer Nytt (2). Vad man väljer beror givetvis på ens önskemål, men

kortfattat så innebär det följande:

Tom presentation (3). Om man väljer att starta med en tom presentation, skapas ett

nytt dokument utan förinställda egenskaper förutom de standardinställningar som t.ex.

standardmarginaler och teckensnitt. I ett senare skede, efter att man har skapat sin

tomma presentation, kan man anpassa denna efter sina behov med till exempel olika

layouter för text och bakgrund. Mer om dessa layoutfunktioner kommer vi att beröra

utefter som kursen har sin gång. För att skapa din presentation trycker du på knappen

Skapa.

Teman (4). Med hjälp av denna funktion kan man enkelt skapa presentationer där

bakgrund, text, tabeller och figurer har ett gemensamt utseende. För att skapa din

presentation trycker du på knappen Skapa.

Exempelmallar (5). Om du väljer detta alternativ när du ska göra en ny presentation

kommer du att kunna välja bland en rad olika förtillverkade presentationer. Vad som

skiljer sig mellan denna inställning och ovan beskrivna tema inställning är att dessa

mallar även är ifyllda med specifik textinformation (färg teckensnitt osv.). Tryck på

skapa.

Oavsett vad du väljer så ska du sedan själv fylla presentationen med information. När man

skapar en ny presentation med hjälp av tema-funktionen, eller exempelmallar funktionen så

betyder detta alltså att presentationen kommer skapas med vissa förinställda färg, text och

rubrikmallar. Dessa ”mallar” kan man givetvis ändra på. Dessa två funktioner kan alltså ses

som tidsbesparande åtgärder, eller som inspiration till att skapa egna färgfyllda presentationer.

3

2

1

5

4 Skapa

presentationen!

12

Övning: Att skapa och spara en ny presentation

Innan du börjar arbeta med din nya presentation behöver du skapa en arbetsyta.

När man har skapat en presentation är det alltid bra att spara den också. Nedan kommer två

olika sätt att spara på gås igenom. Den vanliga ”spara som” funktionen, samt hur man sparar

en presentation så att inte PowerPoint behövs som visningsprogram.

Instruktioner för hur man applicerar de olika elementen i denna övning finns tydligt beskrivna

på sidan 11.

Skapa en helt tom presentation, utan förinställda effekter.

1. Börja med att spara din presentation, som Kina.pptx i din

hemkatalog.

2. För att spara din fil trycker du på Arkiv, och väljer Spara

som. Leta upp din hemkatalog genom att bläddra dig fram

till Den här datorn, sedan markerar du katalogen som

innehar ditt användarnamn. Döp filen till Kina, och se till

att filändelsen är satt till pptx.

3. Tryck därefter på knappen Spara i den dialogrutan som

dyker upp.

4. För att spara presentationen som ett bildspel (för att

visa på en dator som inte har PowerPoint installerat)

gör du som i punkt 1-2, förutom att du väljer en annan filändelse.

5. Den filändelse som skall användas heter ppsx (PowerPoint-bildspel)

13

Skapa nya bilder i din presentation

När du har skapat din nya presentation får du till att börja med en bild/sida. Du kan när du vill

lägga till bilder, eller sidor, för att förlänga och utveckla din presentation. För att skapa nya

bilder klickar du på knappen Ny Bild under fliken Start, se bild nedan.

Du kan också välja olika förinställda mallar på hur din nya bild/sida skall se ut. Knappen som

är beskriven ovan är delad i två. Om du trycker på den delen med pilen (se bild nedan), så får

du upp ett antal layoutalternativ för din nya bild/sida.

14

Övning: Att skapa bilder i presentationen

Nu skall du ange hur många bilder din presentation skall innehålla. Du kan givetvis när du vill

lägga till, eller ta bort bilder. Antalet bilder som vi kommer använda i övningen Kina, är

statisk eftersom den bygger på ett visst mönster, som kräver att vi arbetar med just det antalet

bilder som anges.

Inom ramen för den här övningen, ingår det också att du skall skriva in rubriker och en del

punkter som kan kopplas till landet Kina. Första bilden ska ha rubriken Kina. Resterande

bilder rubriceras enligt följande: Historia, Karta, Städer, Shanghai, Beijing och Politik.

Dessa rubriker är statiska och skall anges i den ordning som anges ovan.

Instruktioner för hur man applicerar de olika elementen i denna övning finns tydligt beskrivna

på sidan 13.

1. Klicka på knappen Ny bild sex gånger så att det totalt finns sju bilder.

2. När detta är gjort är det dags att fylla vissa av presentationsbilderna med information.

3. Börja med att ange rubriker på alla bilderna, som beskrivit ovan. Alltså, första bilden

skall inneha rubriken Kina och bild nummer två skall rubriceras Historia, bild tre

Karta, bild fyra Städer, bild fem Shanghai, bild sex Beijing, och bild sju Politik

15

Bildbakgrund

I bildbakgrunden kan du göra ändringar som ska gälla för alla bilder i din presentation. Du

kan här välja en bakgrund (toning, struktur, mönster eller bild) och om det skall gälla för

specifikt en bild eller om det skall gälla för alla. Man kan även bestämma standarden för hur

textlayouten skall se ut. Man styr även formatet på alla rubriker, underrubriker,

sidnumreringar samt sidhuvud/sidfot. Om du utför ändringar kommer detta att appliceras och

gälla för alla bilder presentationen. Detta är ett mycket tidsbesparande sätt att arbeta, samt att

du får en kontinuitet i din presentation.

Bildbakgrunden samt dess olika layoutalternativ nås genom att välja fliken Visa (1) och sedan

trycka på Bildbakgrund (2) i gruppen Bakgrundsvyer. Nedan visas verktygsfältet för

Bildbakgrund.

När du är färdig,

klickar du här för

att återgå till

normalläget!

2

1

16

Sidhuvud och sidfot

Precis som i Microsoft Word har man möjlighet att infoga sidhuvud och sidfot i PowerPoint.

Då man klickar på Sidhuvud/sidfot under Infoga-fliken får man upp ett nytt fönster (se bild

nedan)

I den lilla rutan Exempel (1) ser man en förhandsgranskning av hur presentationen påverkas

av de val man gör. I detta exempel har vi datum och tid markerat. Om du tittat på

exempelrutan ser du att datumet och tiden kommer synas nere till vänster på varje bild i

bildspelet. Vidare har vi valt att datumet ska uppdateras automatiskt när man använder sitt

bildspel.

1

17

Design

Bakgrund Om du vill ändra utseendet på bakgrunden gör du det genom att arbeta under

bildbakgrundsfunktionen. Hur du kommer till inställningarna för bildbakgrunden står

beskrivet ovan.

När du befinner dig i bildbakgrundsläget trycker du på

knappen Bakgrundsformat för att börja arbeta med

bakgrunden och dess inställningar (se bild här bredvid).

När du trycker på knappen Bakgrundsformat kommer där

upp en liten dialogruta, med ett antal olika förvalda

bakgrunder (se bild nedan).

Du kan välja en av dessa om du tycker att de passar din presentation, men du kan även

editera och skapa egna bakgrunder.

För att komma till det läge där du editerar din bakgrund, trycker du på knappen

Bakgrundsformat, precis som ovan, men väljer istället Formatera bakgrund längst ned i den

dialogruta som dyker upp (se bild nedan). När detta är gjort kommer det upp ytterligare en ny

dialogruta där du har ett antal alternativ. Här nedan gå vi igenom fyra av dessa alternativ. När

du är klar har du valet att belägga alla dina bilder med samma bakgrund. Gör detta genom att

trycka på knappen Använd för alla (se bild nedan).

1. Hel fyllning, innebär att bilderna får en heltäckande färg.

2. Toning, innebär att du kan skapa en nyans, eller toning, mellan två olika färger. En

rad olika inställningar är möjliga. Experimentera gärna.

3. Bild eller strukturfyllning, ger möjlighet till en bakgrund som liknar t ex marmor

eller trä. En rad olika inställningar är möjliga. Experimentera gärna.

4. Mönsterfyllning, innebär att du kan fylla bakgrunden med ett specifikt mönster. En

rad olika inställningar är möjliga. Experimentera gärna.

18

Dokumentteman

Dokumentteman är en funktion som kan användas på ett enkelt och snabbt vis för att sätta en

layoutstandard igenom hela din presentation. Ett dokumenttema innehåller en uppsättning

temafärger, temateckensnitt (rubriker och brödtext), samt temaeffekter (linjer och fyllning).

För att ändra teman på din presentation, genom det enkla sättet, går du till fliken Design (1).

Efter detta väljer du vilket tema du vill applicera på din presentation (2). För att få en mer

överskådlig bild av vilka teman som finns att välja mellan trycker du på den lilla piltangenten

längst ned till höger för temarutan (3).

Om du vill editera de olika teman som finns (färger, tecken, effekter) får du gå in i

inställningar för bildbakgrund (se beskrivning på sidan 8). När du är i läget för bildbakgrund

kan du under gruppen Redigera tema, ändra inställningar för färg, tecken och effekter (se bild

nedan). Det är viktigt att poängtera att dessa inställningar kan vara problematiska att editera

om man har ringa erfarenhet, eller kunskap, om PowerPoint.

1 2

3

19

Övning: Lägg till en bakgrund och sidhuvud/sidfot.

I den här övningen kommer vi att ta upp hur man anger sidhuvud/sidfot i sin presentation, hur

man anger ett tema, samt hur man ställer in sin bakgrund. Tänk på att du skall själva göra dina

val, vad gäller färg och layout.

Instruktioner för hur man applicerar de olika elementen i denna övning finns tydligt beskrivna

på sidorna 15-18.

Börja med att gå in på inställningar för Bildbakgrund.

1. Klicka på knappen för Teman och välj det temat som heter Executive.

2. Markera den översta bilden i vänstra spalten och klicka sedan på knappen

Bakgrundsformat och välj formatera bakgrundsformat.

3. När du är klar så ska alla bilder i presentationen ha samma bakgrundsfärg. Hur du

väljer att designa din bakgrund är upp till dig själv. Tänk dock på skillnaden mellan

bakgrundsfärg och textfärg när det kommer till tydlighet.

4. Slutligen lägg till dagens datum och skriv in ditt namn i sidfoten.

20

WordArt

WordArt är namnet på ett antal

standardiserade textformat och

effekter som ingår i Microsoft Office.

Förutom i PowerPoint finns även

WordArt i Excel, Publisher och Word.

Genom att välja WordArt appliceras

effekter på text. Vanligtvis används

WordArt för rubriker. Du måste ha markerat den text du vill applicera effekter på. Detta gör

du genom att vänsterklicka och hålla nere vänster musknapp och dra över

texten. WordArt finner du under fliken Infoga i gruppen Text. Dock är det

enklare att direkt välja WordArt under fliken Ritverktyg som finns

tillgänglig då en text är markerad. Se bild här bredvid.

SmartArt Med hjälp av funktionen SmartArt kan du på ett enkelt sätt

förmedla information genom ett visuellt tilltalande sätt. I

SmartArt finns det grafik för att göra grafiska listor, process

diagram, cykliska förlopp och även mer komplexa strukturer

såsom exempelvis organisationsscheman. När du väljer ett

alternativ i SmartArt så är standarden ett visst antal

punkter/figurer. Du kan naturligtvis utefter dina behov lägga till eller ta bort punkter/figurer

(mer om det kommande övning). Du finner SmartArt under fliken Infoga och gruppen

Illustrationer.

Här väljer du mellan olika

alternativ i SmartArt.

21

När man markerar ett SmartArt-objekt dyker två nya flikar upp:

Design och Format. Här kan den avancerade användaren designa

och formatera om sitt SmartArt-objekt in i minsta detalj.

Exempelvis kan man lägga till figurer

i sitt SmartArt-ojekt och under fliken

Design och gruppen Skapa grafik. Se

bild här bredvid.

Ett annat exempel på en användbar

funktion är att applicera effekter

på dina SmartArt-objekt. Du

väljer bland figureffekter under

fliken Format och gruppen

Figurformat. Se bild här

bredvid.

22

Övning: Designa med WordArt och SmartArt

Här kommer du att öva dig i funktionen för WordArt och SmartArt. WordArt är en funktion

för textdesign och SmartArt hjälper dig att skapa flödesscheman.

Instruktioner för hur man applicerar de olika elementen i denna övning finns tydligt beskrivna

på sidorna 20-21.

WordArt

1. Börja med att applicera en WordArt design på dina sju rubriker. Tänk på att välja en

design som fungerar bra tillsammans med din bakgrundsfärg och övriga layout.

SmartArt

2. Nu ska vi använda SmartArt för att göra ett organisationsschema över det politiska

systemet i Kina (notera att detta är i övningssyfte och att det såldes är av fiktiv

natur).

3. Börja med att välja den presentationsbild som innehar rubriken Politik i ditt bildspel.

När detta är gjort skall ett SmartArt schema infogas. När du ska välja en design på

din SmartArt grafik, är vårt tips alternativet ”Hierarki”. När du är inne i denna grupp,

står det dig fritt att välja vilken slutgiltig grafik du vill.

4. När grafiken är infogad i presentationen är det dags att fylla de olika rutorna med

information. Eftersom det handlar om Kinas politiska system (av fiktiv art) väljer vi

att fylla de rutor vi har med information som berättar något om detta. I den översta

rutan i vår grafik väljer vi att skriva ”Ledare”. I den som är under skriver vi, ”Vice

Ledare”. I de tre resterande rutorna skriver vi, ”Minister 1, 2 och 3”.

5. Applicera valfri layout och designa din SmartArt grafik som du anser passa din

presentation.

6. Om du är en avancerad användare står det dig fritt att skapa egna rutor och fortsätta

bygga på det politiska systemet, eller skapa annan valfri grafik genom SmartArt.

23

Infoga bildobjekt i din presentation

Om du vill infoga ett bildobjekt i din presentation gör du det lättast på följande vis.

1. Infoga bildobjektet genom att:

Välj fliken Infoga (1)

Därefter, klickar du på Bild (2). När du har tryckt på Bild kommer det att dyka

upp en dialogruta. I denna ruta letar du upp det bildobjekt som du vill infoga i

din presentation.

För att infoga trycker du på knappen som heter, Infoga.

Det finns ett alternativt sätt att infoga bildobjekt. För att använda detta gör på

följande vis. Börja med att klicka på bildikonen som finns i din

presentationsbild (3) och sedan följer du ovanstående beskrivning när

dialogrutan för infogning dyker upp.

2. Bildobjektet kommer att infogas mitt på sidan. För att flytta den så för du muspekaren

till mitten av bilden, klickar och håller ner vänster musknapp, sedan drar du bilden dit

du vill ha den. När du släpper musknappen "släpper" du bilden.

3. Om du vill ändra storlek på bilden klickar du och håller ner vänster musknapp på

någon av de vita hörnpunkterna (4, se bild på nästa sida), när du är nöjd med

storleken på bilden släpper du vänster musknapp (använd alltid hörnpunkterna om

du vill behålla bildens proportioner).

4. Vill du rotera bilden använder du dig av den gröna punkten ovanför bilden (5). Klicka

på den och håll ner vänster musknapp för att rotera bilden. Skulle hörnpunkterna

försvinna är det bara att klicka på bilden så kommer de fram igen.

Vill du att det bildobjekt som infogas skall finnas med på alla bilder, eller om du vill använda

den som bakgrund i din presentation skall du arbeta under verktyget för Bildbakgrund.

2 1

3

24

Applicera effekter på ett bildobjekt

När du har infogat ett bildobjekt kan du med olika verktyg få den att ändra utseende. Exempel

på detta kan vara att man applicerar en ram runt sin bild, eller att man får den att ”sticka ut

från pappret”, med en 3D-effekt. Vad som kan noteras är att vissa av dessa effekter kan vara

svåra att använda. De kan skapa mer oordning än ordning om man använder dem för mycket.

Tänk på att hålla din presentation tydlig.

För att applicera effekter på dina bildobjekt gör du på följande vis.

1. När du har infogat ett bildobjekt markerar du det

genom att klicka på det (om det inte redan skulle

vara markerat). När detta är gjort kommer det

dyka upp en ny flik bredvid fliken Visa, som

heter Format (se bild här bredvid). Tryck på

denna.

2. Nu har du en massa olika val som du kan välja mellan. Under gruppen Bildformat,

finns t.ex. olika ram och skugg-alternativ. Om man trycker på pilen bredvid

rutan för gruppen Bildformat, får man ytterligare fler alternativ. Vi kommer

att applicera en av dessa i övningen på nästa sida, (se bild här bredvid).

4

4 4

4

5

25

Infoga övriga objekt i PowerPoint

Du kan infoga objekt från andra Office program. Detta kan vara mycket behändigt eftersom

det sparar tid och man slipper byta program, eller spara. Det går att infoga objekt från båda

Excel och Word till din presentation.

För att göra detta trycker du fliken infoga (1).

Därefter trycker du på knappen objekt (2).

För att t.ex. infoga ett arbetsblad från Excel väljer du Microsoft Excel Worksheet i den

dialogrutan som dyker upp (3).

1

1 2

3

26

Övning: Att infoga bildobjekt

Här kommer vi att öva oss i hur man infogar bildobjekt i en PowerPoint presentation. Vi

kommer även gå in och öva oss i hur man anlägger diverse effekter på de bildobjekt som

infogats.

Instruktioner för hur man applicerar de olika elementen i denna övning finns tydligt beskrivna

på sidorna 23-25.

1. Markera den presentationsbild som innehar rubriken Karta.

2. I huvudfönstret framför dig (se till så att du befinner dig i vyn för normalläge) skall

du se en ”prickad ruta” (den befinner sig oftast under rubriken). I denna ruta skall det

infogas en bild.

3. Bilden som skall infogas finns på http://www.mah.se/sdm/resurs och heter kina.jpg

4. Spara bilden i din hemkatalog, och gå sedan tillbaka till PowerPoint.

5. Infoga bilden.

6. När bilden är infogad skall vi anpassa den så att den passar presentationen genom att

anlägga olika effekter.

7. Det står dig fritt att välja vilken effekt du vill. För den avancerade användaren finns

där även alternativ som möjliggör ytterligare modifikation av bildobjekt. Ett exempel

på effekter kan vara ”fasat perspektiv”, som ger bildobjektet en 3D-look.

27

Hyperlänkar

Hyperlänkar är ett bra redskap för att göra en

presentation mer intressant. Det vanligaste är att

man länkar till filer på ens hårddisk eller

webbsidor (externa länkar) samt till platser inom

sitt PowerPoint-dokument (interna länkar). Två

andra sätt att länka är till nytt dokument och e-

postadress.

Du måste ha markerat den text du vill göra till länk.

Detta gör du genom att vänsterklicka och hålla nere vänster

musknapp och dra över texten.

Knappen för Hyperlänk finner du under fliken Infoga i

gruppen Länkar.

Det finns ytterligare ett sätt att skapa länkar. Börja med att

markera din text och sedan högerklicka på den markerade text.

Välj därefter Hyperlänk i menyn som dyker upp. (Se bild här

bredvid).

Här väljer du mellan

länkalternativen.

28

För att länka internt gör du på följande sätt (se bild nedan): Välj Plats i det här dokumentet

och välj sedan var i dokumentet du vill länka till under Bildrubriker.

För att länka externt gör du på följande sätt: Välj Befintlig fil eller webbsida skriv sedan in

adressen till en hemsida alternativt välj en fil som du sparat på din hemkatalog.

29

Övning: Att applicera interna och externa länkar

I denna övning kommer vi att lära oss om interna och externa länkar i PowerPoint. Interna

länkar är länkar som man kan använda som ”ankare” för att t.ex. navigera inom sin egen

presentation på ett snyggt och smidigt sätt. Externa länkar är sådana som länkar till webben,

t.ex. en hemsida, YouTube-video, eller musik.

Instruktioner för hur man applicerar de olika elementen i denna övning finns tydligt beskrivna

på sidorna 27-28.

Interna länkar

1. Se till så att du befinner dig i vyn för normalläge och klicka med musen i

vänsterfältet på den presentationsbild som innehar rubriken Städer.

2. I rutan som befinner sig under rubriken (den prickade rutan), skall du skriva in tre

olika städer som finns i Kina. Det skall stå i punktform. Detta görs genom följande

metod: skriv den första staden, Shanghai, överst. Tryck sedan på enter så att du hoppar

ner ett steg i inmatningen. Där skriver du Beijing. Tryck ytterligare en gång på enter-

knappen och skriv där, Guangzhou.

3. Tanken är att när man trycker på texten Shanghai under presentationsbilden som

innehar rubriken Städer, är att man skall komma till en infosida om just den staden.

Detsamma gäller för Beijing. När det gäller Guangzhou är det en annan sak eftersom

det är extern länk. Mer om det nedan.

4. Vi skall även applicera en länk på de två presentationsbilder som innehar information

om två av de ovan nämnda städerna (Shanghai och Beijing), som gör att man kommer

tillbaka till presentationsbilden som heter Städer.

5. Se till att du befinner dig och arbetar i presentationsbilden som innehar rubriken

Shanghai. Tryck med vänstra musknappen i den ”prickade rutan” under rubriken så att

den blinkande textmarkören dyker upp.

6. Tryck på enter-knappen ett antal gånger. Du skall trycka så många gånger att du

kommer ner till botten på den ”prickiga rutan”.

7. När du är klar, skriver du ”Tillbaka till städer!”. När du är klar med detta skall du

upprepa punkt 5-7 fast under presentationsbilden som innehar rubriken Beijing. Du

kan välja att designa din text om du önskar, det står dig fritt.

8. Nu till själva länkarna. Shanghai, Beijing och våra ”tillbaka knappar” skall beläggas

som interna länkar. Följ anvisningarna på hur man applicerar en intern länk.

Externa länkar

1. Nu skall vi göra den externa länken. Det är Guangzhou som skall beläggas som en

extern länk. Det skall vara en länk till webben.

2. Börja med att se till så du befinner dig under presentationsbilden som innehar rubriken

Städer.

3. Länka texten Guangzhou till en extern webbplats.

4. Den hemsida som texten Guangzhou skall länka till är:

http://www.sv.wikipedia.org/wiki/Guangzhou. Följ anvisningar för hur man applicerar

en extern länk.

30

Övergångar och Animeringar

I PowerPoint 2010 kan du göra så att dina bildspel får effekter genom animeringar.

Presentationerna blir på det sättet mer levande. Såväl text, som bild- och ritobjekt kan du få

att röra sig efter dina önskemål.

Vill du att det ska ske en animerad övergång när en presentationsbild byts ut mot en annan

väljer du fliken övergångar.

Varje övergång du väljer har olika

effektalternativ som du kan välja

mellan. Rutan effektalternativ finner

du bredvid animeringsalternativen (se

bild till höger).

Om du vill lägga in animeringar till

text och bildobjekt väljer du fliken

animeringar. Du kan anpassa

animeringar specifikt efter dina

behov. För att applicera en

animering till ett visst objekt

eller bild behöver du först

markera det objekt, eller den

bild som du vill animera.

Markera först ett objekt och

tryck sedan på fliken animeringar (se bild bredvid).

Precis som varje övergång har även animeringar

olika effektalternativ som du kan välja mellan. Rutan

effektalternativ finner du bredvid

animeringsalternativen (se bild bredvid).

31

Man kan även ställa in tidsinställningar för både övergångar och animeringar.

Tidsinställningsalternativen finner du längst till höger både under fliken övergångar och under

fliken animeringar. De ser dock något annorlunda ut, bl.a. kan man lägga in ljud mellan

övergångar:

Tidsinställning under fliken

övergångar.

Tidsinställning under fliken

animeringar.

Det går även att ställa in så att man inte behöver klicka med musknappen, eller trycka på

någon tangent för att byta bild i din presentation (se bild nedan).

För att göra detta bockar du i ”Efter” i verktygsfältet tidsinställningar, under fliken

övergångar.

Du kan här välja hur lång tid det skall ta innan nästa bild dyker upp automatiskt.

Se till så att du har bockat av ”Vid musklickning”.

32

Övning: Övergångar och Animeringar

Här kommer vi att öva oss i övergångar och animeringar. Vi kommer i denna övning gå

igenom hur man applicerar en övergång mellan de olika bilderna som finns i en presentation,

samt hur man applicerar en specifik animering på ett objekt eller en bild.

Instruktioner för hur man applicerar de olika elementen i denna övning finns tydligt beskrivna

på sidorna 30-31.

Övergångar

1. Markera den bild du vill applicera övergångar på i det högra fältet för bilder (se till så

att du befinner dig i vyn för normalläge).

2. Följ anvisningarna på hur man applicerar en övergång. Du kan fritt välja vilken du

vill. Du får gärna experimentera fritt med de olika val av effektalternativ som finns till

hands. Beakta att vissa alternativ kan uppfattas som krångliga.

3. Applicera övergångar på alla bilder i presentationen förutom den första bilden. Du

skall alltså ha animerade övergångar på bild 2 till bild 7.

Animeringar

1. Markera den presentationsbild som innehar rubriken Karta.

2. Markera bildobjektet (kartan) genom att trycka på den med vänstra musknappen. Du

skall nu applicera valfri animation på kartan. Ett exempel på en animation här kan

vara ”väx och sväng”.

3. Markera den presentationsbild som innehar rubriken Politik.

4. Markera din SmartArt grafik genom att klicka på den med vänstra musknappen. Du

skall nu applicera ytterligare en animation på detta objekt. Det står dig fritt att välja

vilken du vill, men ett exempel kan vara animationen, ”flyg in”.

33

Tips!

I kursmaterialet ovan tas det upp ett antal saker man kan tänka på vad gäller layout, färger,

teckensnitt osv. Här kommer en kort summering av vad som har tagits upp.

Tydlighet

Tydlighet är viktigt när man skall skapa presentationer så att åhörarna inte blir trötta, eller

svårt att läsa osv. Tänk på att vissa färger inte fungerar bra ihop.

Blått och svart är ett bra exempel på detta. Om du använder en blå bakgrund med

svarta rubriker, kommer detta att vara ganska svårt att läsa, när det projiceras på

väggen.

Vit bakgrund med svart text är ett exempel på färger som fungerar bra tillsammans.

Övrig layout Tänk efter så att din presentation inte blir luddig. Med luddig menas att färgerna flyter ihop

och inte agerar, eller fungerar tillsammans.

Välj en layout som harmoniserar ihop. Man kan bygga en mycket trivsam och trevlig

presentation om man lägger lite tid på just detta.

Tänk på din målgrupp. Alla har inte samma utgångspunkt, vad gäller syn och hörsel.

Teckensnitt Teckensnitt är också viktigt att man lägger lite möda och tid på att välja.

Tänk på att välja samma teckensnitt genom hela presentationen. Samma teckensnitt

och storlek på respektive kategori av rubriker. Detsamma gäller löptexten.

Tänk på att inte ha för långa och tunga stråk med text. Det är ganska jobbigt att läsa

långa texter på en projicerad bild.

Testa detta innan du ger din slutgiltiga presentation på en projektor. Den storlek som

ser bra ut på datorn kanske ser fel ut när det blir projicerat.

Övrigt att tänka på! Det är viktigt att du lägger presentationen på rätt nivå; har åhörarna inga förkunskaper eller är

de experter inom det område som du kommer att hålla en presentation om?

Utöver att veta vilken målgrupp man har är det bra att tänka sig in i under vilka

omständigheter som presentationen sker. Frågeställningar som gäller åhörarna och är viktiga

är:

Varför lyssnar de?

Är de nyfikna på ditt budskap?

Vill de roa sig?

Vill de få information och fakta?

Är de där som kritiker och motståndare?

Gör du det för arbetsgivare eller annan ledning?

34

Är de allmänt intresserade av ämnet och kan något om bakgrunden och terminologin?

Är de experter och behöver kanske inte veta hela bakgrunden och allmänna teorier

utan vill ha information om just ditt arbete och dina slutsatser?

Oavsett kunskapsnivå inom just ditt område kanske publiken har andra erfarenheter

som du kan knyta an till.

Till sist, se till att ha roligt när du ger din presentation! En positiv presentatör är alltid mycket

enklare att lyssna på!

Synpunkter på utbildningsmaterialet?

För att vi som utbildar och skriver utbildningsmaterial skall veta vad du tyckte om kursen,

behöver vi dina synpunkter. Det är viktigt för oss att veta vad du tycker. Vi uppskattar därför

om du skulle vilja fylla i följande utvärdering:

http://www.mah.se/sdm/utvardering

35

Ytterligare information

För mer information om Microsoft PowerPoint 2010 och Office-paketet rekommenderas

Microsofts officiella webbsida (http://office.microsoft.com/sv-se/powerpoint). Där finner du

de senaste nyheterna kring Microsoft Office. På Microsofts hemsida

(http://office.microsoft.com/sv-se/?CTT=97) för Office finns en hel del mer om man vill lära

sig att använda PowerPoint 2010.

Du kan även maila till Malmö högskolas IT-support om du har frågor kring PowerPoint 2010

support@mah.se.

Skriven av: Mikael Hansson (red.) och David Osser, SDM Malmö högskola,

September 2011

Redigerad av: Mikael Hansson, Oktober, 2012

Här finner du mer

information om

PowerPoint 2010.