asociacion solidarista trabajadores del banco … de fiscalia periodo... · o examinar los libros...

PERIODO 2016-2017

ASOCIACION SOLIDARISTA TRABAJADORES

DEL BANCO POPULAR y A FINES

INFORME

ORGANO FISCALIZADOR

ASEBANPO Informe período 2016-2017

Órgano Fiscalizador

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PRESENTACION

Los suscritos Fiscales de la Asociación ASEBANPO, en cumplimiento de nuestras

obligaciones establecidas en la Ley de Asociaciones Solidaristas, Estatuto de ASEBANPO, rendimos cuentas de la gestión de fiscalización durante el periodo 2016-2017.

OBJETIVO GENERAL

De conformidad con lo dispuesto en la Ley de asociaciones Solidaristas y el estatuto de ASEBANPO, se nos encomienda la vigilancia de la Asociación Solidarista ASEBANPO, revisar los registros documentales que soportan las

operaciones financieras de inversión y de la colocación de recursos, ejerciendo vigilancia del uso adecuado de los recursos financieros por parte de la Junta

Directiva de nuestra Organización.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

o Dar seguimiento en la gestión y toma de decisiones de la Junta Directiva, en

temas de orden financiero conforme lo dispuesto en los Estatutos.

o Dar seguimiento a la atención de las recomendaciones de Auditoría externa,

de las recomendaciones de los representantes patronales y de la Fiscalía.

o Examinar los libros de control interno; Libro de Actas de Junta Directiva,

Libro de Afiliación de Asociados, Libro de actas del Comité de Crédito, Libro

de actas de la Comisión de Inversiones, entre otros.

o Comunicar a la asamblea las situaciones de la actuación de la Junta

Directiva y Administración que llamen a la atención de esta fiscalía en

atención a las obligaciones de control y vigilancia otorgadas a este órgano

por los estatutos de ASEBANPO, y demás normativa aplicable.



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RESULTADOS OBTENIDOS EN LA FISCALIZACION REALIZADA

REVISIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y AUXILIARES Y CONCILIACIONES BANCARIAS

Se verificó que la administración de ASEBANPO realizó estados financieros mensuales,

con las conciliaciones bancarias y los respectivos auxiliares, los cuales fueron

revisados por el comité de auditoría y estados financieros y fueron sometidos a

conocimiento, revisión y aprobación por parte de la Junta Directiva.

Mensualmente y forma consistente se le dio seguimiento a los estados financieros y la conciliación de los saldos de estos con los respectivos auxiliares y estados de cuenta, sin que a la fecha se hayan determinado diferencias relevantes por lo que se concluyó

con un resultado satisfactorio.

De igual forma se verificó el envió en forma y tiempo de los estados de cuenta de

cada asociado cumpliendo con lo dispuesto en los Estatutos.

REVISIÓN CONTROL INTERNO Y PRUEBAS EFECTUADAS A CUENTAS ESPECÍFICAS

ARQUEOS DE CAJA CHICA.

Los arqueos realizados por la administración, y verificados por esta fiscalía reflejaron resultados satisfactorios en el uso, manejo y registro de los gastos realizados por caja chica, cuyo manto asignado se mantuvo en ¢150,000.00.

REVISIÓN CONTROL INTERNO

Como parte del proceso de mejora al control interno, en conjunto con la

administración, se procedió a la revisión de los procesos de control que aplica ASEBANPO sobre los productos y servicios que presta esta asociación.

A partir de este proceso, se ha venido implementando un cuestionario para la revisión y seguimiento de aspectos relacionados con riesgo operativo. A la fecha se han abarcado las áreas de Seguridad Física y lógica; Efectivo y Valores; ahorro a plazo y

ahorros programados; Recepción, análisis, y formalización de crédito; Control de Socios, aspectos que se han agregado a las revisiones que la administración venía

aplicando.



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Valga señalar que las revisiones efectuadas durante este periodo por esta fiscalía y la administración han detectado algunas opciones de mejora en aspectos vinculados a

caja chica, control y revisión de conciliaciones bancarias, el control de activos fijos, Emisión, registro y anulación de cheques, que fueron oportunamente comunicadas y

atendidas por la Dirección Ejecutiva.

REVISIÓN DE CARTERA EN COBRO JUDICIAL Y COBRO ADMINISTRATIVO

Esta fiscalía en cumplimiento de acuerdo de esta Junta Directiva, realizó una revisión de las operaciones que se encontraban en cobro judicial al 30 de junio 2017, las cuales son

gestionados por los abogados contratados para tal efecto. La revisión realizada evidenció algunas debilidades en la gestión de los casos por parte

los profesionales contratados, que de no actuarse con la debida diligencia podría exponer a la asociación a que los juzgados respectivos puedan declarar la deserción de los casos,

con la consecuente pérdida económica para ASEBANPO. Este aspecto le fue comunicado a la administración y elevado para conocimiento de la Junta Directiva para su debida atención.

Sobre este punto debe señalarse que el mismo había sido informado a esta Asamblea en

el informe de fiscalía para el periodo 2015-2016, en el cual además recomendó una

valoración de la actuación de los abogados contratados para cobro judicial, y que esta

fiscalía reitera para el periodo 2016-2017, en virtud del poco avance en la gestión de los

casos por parte de los profesionales contratados.

Con corte al 30 de setiembre 2017, se tienen registradas 38 operaciones en cobro

judicial que representan el 1,43% de la cartera total y que se distribuyen de la siguiente forma, según el tipo de crédito:



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CREDITOS EN MORA COBRO JUDICIAL

TIPO DE LINEA

CANTIDAD

DE

CREDITOS

MONTO

AUTOMATICO 9 3.008.768,17

AGUINALDO 1 195.211,45

ORDINARIO 25 67.073.811,71

COMPRA DE SALDOS SIN FIADOR 2 1.973.307,23

PERSONAL HIPOTECARIO 1 5.384.111,92

TOTAL 38 ₡ 77.635.210,48

Fuente: Información aportada por el área Contable de ASEBANPO

Cantidad de operaciones y cuantía en cobro judicial que se mantiene a niveles similares

que los del cierre contable de setiembre 2016, que registraba 37 operaciones en cobro judicial y un saldo de ¢70.3 millones.

Sobre la Cartera en estado de cobro administrativo, se tiene que esta compuesta por 16

operaciones que representan el 0,27% de la cartera total, y sobre los cuales la administración realiza ordinariamente acciones para su recuperación que han derivado en

un bajo porcentaje de morosidad. Esta bajo nivel de operaciones en cobro administrativo, se vio favorecida con el acuerdo

tomado por la Asamblea General de Asociados de noviembre del 2015, que facultó a la administración a que previo a la devolución de los excedentes del periodo, se verificara

que el asociado estuviera al día con sus obligaciones de ASEBANPO, de no ser así aplicar estos excedentes al pago de las cuotas morosas de dichas operaciones.

Sobre las operaciones en cobro administrativo, debe señalarse que la principal causa de esta se origina en los periodos de incapacidad que disfrutan los asociados, quienes

incumplen con el pago de las cuotas al recibir la indemnización de la CCSS y deben recurrir a arreglos de pago y readecuaciones para normalizar sus operaciones morosas.

Finalmente señalar que durante este periodo se realizó la actualización de la política para la aplicación de estimaciones por incobrabilidad administrativa, desvaloración o deterioro,

la cual al cierre de setiembre se encontraba en proceso de aprobación por parte de la Junta Directiva, que permitirá en caso de operaciones declaradas incobrables, darlas de baja del balance realizando los ajustes contables requeridos en cada caso.



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COLOCACIÓN DE CRÉDITO

Durante el periodo octubre 2916 a setiembre 2017, ASEBANPO logro la colocación de

1.173 operaciones de crédito por un monto total de ₡1.652.927.690,70, operaciones

que se muestran clasificadas por línea de crédito en la tabla siguiente:

ASEBANPO

Colocación de créditos

01 oct 2016 al 30 set 2017

Línea de crédito operaciones % operaciones Total otorgado % monto

001 Préstamos Ordinarios Fiduciario 65 préstamos 5,54% ₡276.604.300 16,73%

002 Crédito Rápido 6 meses 29 préstamos 2,47% ₡4.951.774 0,30%

005 Prestamos Vivienda 9.25% 6 préstamos 0,51% ₡123.800.000 7,49%

010 Prestamos Compra Saldos Tarjeta Crédito Fiduciario 3 préstamos 0,26% ₡7.562.063 0,46%

011 Back to Back/ Ahorro especial 15 préstamos 1,28% ₡24.588.000 1,49%

019 Crédito Rápido 3 meses 84 préstamos 7,16% ₡3.039.215 0,18%

026 Prestamos Consumo Hipotecario - 11.25% 8 préstamos 0,68% ₡263.000.000 15,91%

030 Crédito Especial 40 préstamos 3,41% ₡49.634.000 3,00%

100 Préstamos Excedentes 172 préstamos 14,66% ₡85.378.000 5,17%

104 Préstamos Educación y Salud Sin Fiador 6 préstamos 0,51% ₡5.259.643 0,32%

106 Préstamos Educación y Salud Fiduciario 2 préstamos 0,17% ₡3.116.269 0,19%

110 Préstamo Aguinaldo 131 préstamos 11,17% ₡67.882.000 4,11%

210 Crédito Automático 100% 574 préstamos 48,93% ₡664.049.427 40,17%



Total colocado en periodo 2016-2017 1.173 100,00% $1.652.927.690,70 100,00% Fuente: Datos contables de ASEBANPO

Según se observa en la tabla precedente, ASEBANPO durante este periodo y gracias al gran esfuerzo desarrollado por la administración ha logrado una excelente colocación de crédito.

Colocación que se vio favorecida por las modificaciones a las condiciones de algunas

líneas de crédito, que fueron aprobadas por la Junta Directiva durante el mes de julio 2017, y cuyas modificaciones abarcaron entre otras, la modificación de las línea de crédito automático (aumento del porcentaje del crédito), ordinario (aumento del monto

máximo, plazo y condiciones de los fiadores) y educación y salud y eliminación de la línea



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compra de saldos, condiciones que vinieron a flexibilizar la colocación de crédito, y mejorar las condiciones hacia los asociados con mejores tasas de interés, ajuste de

requisitos y una mayor monto de disponible en los casos de crédito automático.

Con respecto a la colocación lograda, según se visualiza en la tabla anterior, el 77,29% de la colocación de créditos se concentra en las líneas de préstamo Ordinario Fiduciario (16,73%), Consumo Hipotecario (15,91%), y créditos automáticos (44,65).

Contrario a lo indicado el 22,71% restante de la colocación, se distribuye entre las

restantes línea de crédito, entre las que destacan líneas de crédito de vivienda, salud, y otras, para las cuales esta Fiscalía considera que la Junta Directiva debe establecer acciones directas oportunas e inmediatas para mejorar su competitividad a fin de

incentivar la colocación dentro de niveles de riesgo controlados, máxime que dentro de estas se encuentran líneas sociales como vivienda y salud.

Sobre la colocación de crédito, debe señalarse que a la fecha de corte, la colocación de crédito alcanza apenas un 27,55% del total de activos de la asociación, frente al 72,45%

que representan las inversiones, por lo que existe un amplio margen para elevar la colocación de crédito, y con esto incrementar la rentabilidad hacia los asociados.

Incremento en la colocación que vendría a mejorar los porcentajes de rentabilidad que se ofrece a los asociados, y para lo cual debe señalarse que al cierre del 30 de setiembre y

para el periodo de este informe, la rentabilidad promedio de la cartera de crédito alcanzó un promedio anual del 11.84% frente a la rentabilidad promedio de la cartera de

inversiones que registró un rendimiento del 7,61%. Por lo que se requiere que la Junta Directiva establezca lineamientos claros y específicos

para mejorar la competitividad de las líneas de crédito y con esto incrementar su colocación y la rentabilidad asociada a estas inversiones.

CUMPLIMIENTO DE NORMATIVA EN EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO.

A nivel operativo en las revisiones realizadas por esta auditoria, la encargada de control

interno y la auditoria interna sobre el otorgamiento de crédito no se han identificado desviaciones relevantes a los procedimientos de control interno, y en los casos identificados la administración ha aplicado los procedimientos de control para corregir y

mejorar las debilidades identificadas.

Buen desempeño que fue ratificado en la revisión efectuada por la auditoria externa en la carta de Gerencia 1-2017, para la cual el despacho Carvajal y Colegiados señala “la



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cuenta posee un nivel de riesgo bajo, ya que no detectamos situaciones relevantes que afectan el control interno.” Identificando situaciones menores relacionadas con una

muestra de expedientes cuya solicitud de crédito no se encontró firmada por un miembro del comité de crédito y para lo cual la administración subsano e implemento los controles

requeridos. Se verificó el que se ha cumplido en forma satisfactoria lo señalado en el artículo 21

inciso b) de los estatutos de ASEBANPO que señala que de los recursos de cesantía se podrá disponer hasta el 60% para créditos con garantía real” al 30 de setiembre 2017, al

30 de setiembre 2017, se tienen invertidos de estos recursos un 23% en créditos con garantía real frente al 77% que se mantiene en inversiones, con un cumplimiento satisfactorio de la norma señalada.

INVERSIONES

Se verificó que al 30 de setiembre del 2016 la Administración de ASEBANPO ha cumplido en forma satisfactoria con los porcentajes máximos de inversión establecidos en el

artículo 21 del Estatuto de la Asociación, respetando la proporción establecida. Los recursos fueron invertidos en Cooperativas, Mutuales, Banco Popular y Banco Central de Costa Rica.

Como resultado de la gestión de la Junta Directiva en este período 2016-2017, se logró

un rendimiento sobre el patrimonio del 8,10%, lo cual representa ¢1.317,2 millones de colones de excedentes. Al comparar este resultado respecto del período 2015-2016, se identifica para el 2017, se da una disminución en los excedentes a distribuir de ¢122,8

millones de colones.

Si bien se cumple con los porcentajes de concentración entre público y privado según lo establece el artículo 21 del estatuto, Al analizarse las entidades en que ASEBANPO mantiene sus inversiones, se identifica que existe una muy alta concentración de

inversiones en únicamente 6 entidades financieras, de las cuales llama la atención que fuera del Banco Central de Costa Rica y Banco Popular que concentran el 59,5% de las

inversiones, el restante 40,5% de todas las inversiones se mantienen en 3 cooperativas y una mutual, condición que conlleva a establecer que las inversiones en el sector privado

están concentradas en un único sector financiero y de cuya concentración se tiene un elevado riesgo de contagio en caso de que algunas de estas entidades sufra alguna situación financiera adversa.

A partir de lo indicado esta fiscalía advierte a esta asamblea y a la Junta Directiva a

establecer una mayor diversificación de inversiones que limiten los riesgos que esta concentración de inversiones puede conllevar para los intereses de ASEBANPO. Se detalla concentración de inversiones al 30 de setiembre de 2017.



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Esta fiscalía debe advertir además que la Junta Directiva actual ha sido omiso en promover nuevas opciones de inversión y ha limitado su diversificación a identificar

nuevas cooperativas donde invertir, por lo que urge identificar y promover nuevas, opciones de inversión que limiten la concentración señalada, y eleven la rentabilidad de los recursos de ASEBANPO, valorando los niveles de riesgo asociados a estas nuevas

inversiones. INVERSIÓN EN DESCUENTO DE FACTURAS.

Después de múltiples acciones por parte de la administración para la implementación del

servicio de descuento de facturas, este se inició en julio del presente, direccionado a proveedores de bienes y servicios del Banco Popular.

Al 30 de setiembre las inversiones en este producto, alcanzó a ¢166.047.929,97, a una tasa del 18%. Del total colocado a la fecha de corte, se había recuperado

¢78.170.372,63 que corresponde al 47% del total colocado.

Para la realización de dichas inversiones, se verificó el análisis efectuado por la administración y el establecimiento de un reglamento para el Descuento de facturas, así como procedimientos de operación y control que facilitan y aseguran una sana colocación

y recuperación de los recursos invertidos, donde vale recalcar que a la fecha este producto se limita a proveedores de Bienes y Servicios del Banco Popular únicamente,

limitando con esto los posibles riesgos asociados a este tipo de inversión. INVERSIONES BAJO MODALIDAD DE PORTAFOLIO DE ADMINISTRACIÓN BURSATIL.

Como parte de la inversiones realizadas durante el año 2016-2017, se determinó que se

realizaron inversiones bajo la modalidad de portafolio de administración bursátil, este constituye una modalidad bajo la cual se entrega un monto determinado a un puesto de bolsa, en este caso Popular Valores Puesto de Bolsa, para que ellos bajo su conocimiento

y responsabilidad realicen las inversiones que consideren más convenientes en

Recursos invertidos según entidad monto invertido porcentaje Concentración

Inversiones en BPDC 6.194.202.667,03 43,3%

Inversiones BEM BCCR 2.315.947.236,00 16,2%

Coopeservidores 621.166.170,57 4,3%

Coopenae 770.359.658,15 5,4%

Coopeande #1 3.212.299.337,50 22,5%

Grupo Mutual Alajuela la Vivienda 1.193.300.417,87 8,3%

Total Recursos Administrados 14.307.275.487,12 100,0% 100,0%

40,5%

59,5%



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instrumentos definidos por ellos mismos, principalmente operaciones de mercado secundario, recompras, entre otros.

Se determinó que para este ejercicio se le entregó en administración al puesto de bolsa

un monto de ¢600,0 millones, obteniendo el puesto de bolsa una rentabilidad total combinada bajo esta modalidad del 8,735%, porcentaje un tanto inferior a lo que se pudo haber logrado de haberse mantenido la administración de estos recursos bajo el

modelo de inversiones directas coordinadas por el comité de inversiones. Lo anterior por cuanto para el mismo periodo las tasas promedio de mercado rendaban el 9,0% en las

instituciones donde ASEBANPO mantenía inversiones. De igual forma, se determinó que durante el mes de diciembre la Junta Directiva

nombrada, realizó la compra de dólares para inversiones en esa moneda, las cuales se efectuaron sin ningún sustento técnico, y sin que esta inversión estuviera respaldada o

vinculada con productos o servicios prestados por esta asociación. Si bien el resultado fue favorable al momento de hacer la liquidación de esta inversión,

es opinión de esta fiscalía, que las inversiones futuras deben responder a un análisis detallado de los instrumentos a realizar y para los cuales se debe ejercer la debida

diligencia anticipando eventuales cambios en los precios de mercado o rentabilidad que pudieran afectar la rentabilidad de las inversiones.

En el caso de inversiones en moneda extranjera si bien el reglamento de inversiones faculta su realización, la misma debe corresponder a productos o servicios que ofrece la

asociación. A fin de no incurrir en inversiones que vengan a constituir meros instrumentos de especulación, que puedan exponer a la asociación a eventuales pérdidas por este tipo de inversiones.

Se detalla un resumen de las inversiones realizadas y los rendimientos logrados:

Fecha inicial Fecha Final Instrumento Plazo Monto Aportado Ganancia Rendimiento Inversión en Colones

29/02/2016 06/03/2017 trading y apalancamientos

371,00

600.000.000,00

42.944.450,80 6,95%

Inversión en Dólares

29/02/2016 06/02/2017 apalancamientos 343,00

100.000,00

4.250,74 4,46%

06/12/2016 06/02/2017 trading 62,00

289.880,00

4.805,38 9,63%

Rendimiento en dólares 8,30%

Rendimiento en colones 6,95%

Rendimiento total del portafolio 8,73%



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SEGUIMIENTO DE LA GESTIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA Y COMITES DE APOYO.

GESTIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA:

Acuerdos de Acuerdos de Junta Directiva En este periodo 2016-2017, se tomaron 422 acuerdos. De los cuales 389 acuerdos se

encuentran cumplidos, 11 en proceso, 8 derogados o en proceso de derogación y 14 permanentes.

Lo cual refleja una labor bastante importante en el compromiso y participación de los señores Directores en las sesiones de Junta Directiva durante este periodo.

Participación de miembros de Junta Directiva en sesiones de este órgano.

Se determinó que durante este periodo, varios miembros de esta Junta Directiva

registran una cantidad relevante de ausencias a sesiones de este órgano directivo. Se detalla la asistencia para las 38 sesiones celebradas:

DIRECTIVO CARGO Sesiones a las que

debió asistir N° sesiones a

que asistió N° sesiones en

que estuvo ausente

AUSENCIA JUSTIFICADA SI O NO

Maurilio Aguilar Rojas Presidente (1) 5 2 3 SI José Armando Fallas Esquivel Presidente (2) 23 23 0 SI Grettel Soto Hernández Vice Presidente 36 34 2 Si Armando Rojas Chinchilla Secretario (a) 7 5 2 Si Wendy Arroyo Rivera Secretario (a) (2) 23 22 1 Julia Porras Mora Tesorera 36 31 5 Si Jorge Gómez Bermúdez Vocal 1 36 18 18 Si Rodrigo Sánchez Robles Vocal 2 (2)-(3) 23 6 17 Si Silvia Goyez Rojas Vocal 3 36 1 35 Si Alexander Barrantes Boniche Fiscal 1 36 33 3 Si Sandra Morales Pinto Fiscal 2 36 30 6 SI Joaquin Rojas Paninsky Popular Valores 14 13 1 SI José Martín Barahona Popular Valores 14 0 14 SI

(1) Nombrado en octubre 2017 y renunció en febrero 2017

(2) Nombrado en febrero 2017

(3) Incapacitado



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Las ausencias identificadas fueron justificadas en la gran mayoría de los casos, siendo las obligaciones laborales la principal causa de las mismas.

APORTE DE LOS COMITÉS DE TRABAJO EN ASEBANPO

En relación a los comités de apoyo de la Junta Directiva, se detallan cantidad de sesiones

celebradas asistencia a los mismos y principales acciones realizadas.

Comité de Inversiones: 29 sesiones de trabajo Entre sus principales aportes esta la revisión y modificación del reglamento de

inversiones, asi como el análisis y aprobación de la normativa y procedimientos que faculta al descuento de factura.

Se detalla la participación de los integrantes de este comité en sesiones de trabajo:

DIRECTIVO Condición Sesiones a las que debió asistir

N° sesiones a que asistió

N° sesiones en que estuvo

ausente


Julia Porras Mora Delegado JD 29 29 0 -- José A. Fallas Esquivel Delegado JD 20 7 13 SI Wendy Arroyo Rivera Delegado JD 20 19 1 Si Víctor Sánchez Ulate Asociado 29 28 1 Si Michael Chaves Ramirez Asociado 26 22 4 Si

Llama la atención que siendo este comité uno de los más importantes de la ASEBANPO,

en el que se toman decisiones muy importantes de inversión, la participación del presidente de la Junta Directiva, en este comité fue muy baja, registrando la

participación en solo 7 de las 20 sesiones, en las que debió asistir, por lo que es cuestionable la falta de interés demostrada hacia este comité.

Comité de Crédito 16 sesiones de trabajo

El aporte de este comité se vio reflejado en la modificación a las condiciones de algunas líneas de crédito de ASEBANPO, quedando pendiente la revisión de otras propuestas de

modificación presentadas por la administración. De igual forma, se dio la aprobación del Reglamento de Bienes Adjudicados y el trasladó a Junta Directiva del reglamento de negociaciones de pago. En este comité se dio una participación más que satisfactoria de

los miembros que lo integran.



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Comité de Imagen 14 sesiones de trabajo

La asistencia a esta comisión se detalla de seguido:




ausente


Grettel Soto Hernández Delegado JD 14 14 0 -- Jorge Gomez Bermúdez Delegado JD 14 12 2 SI Julia Porras Mora Delegado JD 14 19 1 Si Silvia Goyez Rojas Delegado JD 14 0 14 Si Michelle Alfaro Mendoza Asociado 14 28 1 Si Nestor Monge Chavarría Asociado 8 3 5 Si

Se reitera la falta de participación de miembros delegados de Junta Directiva en este

comité.

En cuanto a los aportes de este comité, al 30 de setiembre se registraban 1404 asociados, hacia quienes se formularon al menos 19 actividades, incluidas en el plan de mercadeo, fidelización y responsabilidad social, entre las que se citan las siguientes:

Sorteo de paquetes de útiles por entrada a clases

Charla: Uso eficiente del tiempo

Celebración San Valentín con rifa de cenas en fogo Brasil

Paquetes de laboratorios Químicos en oficinas de ASEBANPO

Lanzamiento del programa "Premio a la Excelencia"

V caminata ecológica a Tapantí

Colecta TEAM DANI

Celebración del día del Padre actividad go Karts

Campaña atención oftalmológica en oficinas ASEBANPO

Seguimiento programa “Consultorio Financiero”

Patrocinio a la semana del riego

Celebración del día de la madre

Chequeo dermatológico en oficinas ASEBANPO

Lanzamiento mall virtual www.mallasebanpo.com

Charla "Administración de finanzas familiares"

Plan de fidelización con sorteo de premios mensuales entre cumpleañeros de cada

mes

Organización de las asambleas ordinarias y las actividades de gala.



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Se suscribieron 20 Convenios, para beneficio de los asociados según se detalla:

1. Destinos TV- Agencia de viajes

2. Punta Leona- Hotel de playa

3. Grupo Barceló- Hoteles de playa

4. Hotel Double Tree by Hilton- Hotel de playa

5. Tiendas Ekono-Tienda por departamentos

6. La Guacamaya- Repuesto de auto

7. Desarrollo Literario- Libros

8. Cero Stress- Venta de autos Toyota usados

9. Teatro Nacional- Teatro

10. Clínica Integral- Clínica de psicología y psicopedagogía

11. Funeraria Polini- Funeraria

12. Mall Aso Tienda- Mall virtual

13. Innova Salud- Clínica de terapia física y rehabilitación

14. Importadora Monge- Tecnología y electrodomésticos

15. Eco Quintas- Quintas en San Carlos

16. Hotel Chachagua- Hotel de montaña

17. Rancho Humo Estancia- Hotel en humedales de Guanacaste

18. Punto Fusión- Fabricación y venta de bisutería

19. Promotional Signs - Pandoras

20. Thrifty Rent a Car- Rent a car

Comité de T. I. 5 sesiones de trabajo

La asistencia a este comité por pate de los miembros designados, se detalla de seguido:




ausente


Jorge Gomez Bermúdez Delegado JD 5 3 2 si Rodrigo Sanchez Robles Delegado JD 2 (2) 1 1 SI Leonardo Mora Ulloa Delegado JD 3 (1) 3 - Si Marcia Padilla Asociado 5 2 3 Si Edgar Zúñiga Poveda Asociado 5 3 2 Si Michael Chaves Asociado 3 (1) 3 - --

1- Fueron excluidos en febrero 2017

2- Renuncio en febrero 2017 a Junta Directiva



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Se identificó que este comité, recomendó y así fue aprobado por la Junta Directiva anterior, el inició de negociaciones para el cambio del equipo de cómputo de los

funcionarios de la administración de ASEBANPO, mediante un contrato de leasing.

Sin embargo, el mismo no fue concretado durante la presente administración debido a que el presidente de la Junta Directiva cuestionó sin mayor fundamento la modalidad de leasing analizada y aprobada, lo que obligo a realizar un nuevo análisis que culminó con

la ratificación por parte de la Junta Directiva actual de la modalidad de adquisición mediante leasing.

El retraso en la adquisición del equipo de cómputo, expuso a la administración a laborar con equipos que presentaron fallas en su funcionamiento, limitando la eficiencia y

operación de la administración por no contar con equipos actualizados y en óptimas condiciones para el desarrollo de sus labores.

Como aportes de este comité, se tiene el análisis para la formalización de los procedimientos y reglamentación interna, para la identificación y gestión de riesgos de

TI, el ejercicio formal de análisis de riesgos, la propuesta para la definición y establecimiento de una Política de continuidad de servicios tecnológicos sustentada en la

definición de los planes de continuidad de ASEBANPO, la definición de una política de Riesgo Tecnológico de conformidad con el marco de control de riesgos de ASEBANPO, lo anterior en cumplimiento a las recomendación de la auditoria externa 2015 y cuya

normativas de mitigación están en proceso de análisis y aprobación por parte de la Junta Directiva.

OPCIONES DE MEJORA A INCORPORAR EN LA GESTIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA

Conocedores de la dificulta que representa asistir a las reuniones de Junta Directiva y

permanecer en la totalidad de cada sesión, no solo para los miembros actuales, sino para cualquier otro miembro futuro, sumado al hecho de la disgregación de dependencias que significará el plan de Solución de planta física, esta fiscalía ha considerado urgente y

necesario, que a nivel de Junta Directiva y comités, se implementen cambios que venga a facilitar la participación y el aprovechamiento del tiempo en las sesiones de Junta

Directiva y Comités de apoyo. Estos aspectos vendrían facilitar el aprovechamiento del tiempo y facilitar la integración y

participación de funcionarios no sólo del edificio central, sino de otras oficinas y zonas geográficas, además de lograr que todos los miembros participen en la totalidad sdel

tiempo requerido para la sesiones, y no se tengan que suspender las mismas por falta de



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quórum, o que la sesión sea concentrada en 3 o 4 miembros de la Junta Directiva que son los que cuentan con la facilidad de participar y permanecer la sesión completa.

A continuación, esta fiscalía enumera las propuestas a considerar:

Realizar las sesiones de Junta Directiva y comités fuera del horario laboral y después de las 4:30 p.m., a fin de facilitar la participación de aquellos funcionarios que debido a sus

labores, no pueden participar en el horario actualmente establecido (12 medio día), así como facilitar la participación de los miembros de la Junta Directiva y comités, en la

totalidad de la sesión. Complementario a este cambio de horario, se propone considerar para la realización de

sesiones de Junta Directiva y comités, la utilización de recursos tecnológicos como las video conferencias, de tal forma que se facilite la participación de los miembros inscritos,

sin incurrir en desplazamientos y pérdida de tiempo por esta condición, con lo que se facilita la integración de posibles asociados de zonas alejadas, que de la forma en que se realiza a hasta ahora, no tienen ninguna opción de formar parte en estos cuerpos

directivos y de apoyo.

CUMPLIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA EXTERNA.

El informe de Auditoría Externa, con corte al 30 de setiembre, señaló algunas inconsistencias en la aplicación de controles para la aprobación de crédito y en la

impresión y firma de actas de Junta Directiva, aspectos para los cuales la administración ha tomado acciones para mitigar las inconsistencias detectadas. CUMPLIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES DE LOS REPRESENTANTES PATRONALES

Los informes de los Representantes Patronales, fueron conocidos y analizados por la Junta Directiva mensualmente.

Para el presente periodo en estos informes no se señalaron desviaciones al control

interno, o recomendaciones a cumplir en la administración de los recursos de cesantía que realiza ASEBANPO. CONTROL DE LOS LIBROS DE LA ORGANIZACIÓN

Pese a los esfuerzos de la administración para llevar actualizados los libros legales de la

organización, se determinó que al 30 de setiembre de 2017, la gran mayoría de estos evidenciaron incumplimientos relevantes en la impresión, firma y custodia de los mismos.



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Sobre la falta de actualización de estos libros legales de la organización, se determinó que la Junta Directiva había establecido la transcripción literal como medio de

documentar lo acontecido en las sesiones de Junta Directiva y de los distintos comités. Esta forma de transcripción, generó trabajo adicional para la administración, para lograr

la transcripción de dichas actas. Sumado a lo anterior, la Secretaria de esta Junta Directiva con la anuencia del Presidente

de la Junta Directiva implementó procesos de revisión que, a criterio de esta fiscalía, resultaron ser excesivos e innecesarios, ya que se realiza una revisión inquisitiva sobre

la literalidad de la transcripción realizada. De esta forma la Secretaria de esta Junta Directiva, genero procesos de revisión sobre actas que ya habían sido debidamente revisadas por los participantes de cada sesión y que además contaban con la respectiva

aprobación por parte de la Junta Directiva.

La situación señalada generó atrasos relevantes en la impresión y firma de los libros legales según, se detalla de seguido para cada caso

Libro de actas de Junta Directiva.

Se registraron 36 sesiones durante el periodo octubre 2016 y setiembre 2017. De estas sesiones al 30 de setiembre de 2017 se encontraban impresas y firmadas en el

libro legal, las actas de las sesiones que van desde la 539-2017 del 05 de octubre de 2016 a la 558-2017 del 26 de abril de 2017.

A esa fecha, se identificó que pese a haber sido transcritas y aprobadas por la Junta Directiva, se tenían 11 actas en proceso de revisión por parte de la Secretaria de esta

Junta Directiva, sin que existiera justificación para esto, puesto que como se indicó, las mismas ya habían sido aprobadas en Junta Directiva. A la fecha de revisión se

encontraban 4 actas en proceso de transcripción, las cuales no se habían podido concluir, en ocasión del atraso provocado por la imposición de la transcripción literal de estas las

mismas. Las actas pendientes de impresión y firma se detallan de seguido:

Número y fecha de la sesión Condición del acta al 30-9-17

Sesión No.559,17/05/2017 Aprobada, Transcrita, en revisión de secretaria.




Sesión No.563, 05/07/2017 Aprobada, Transcrita, en revisión de secretaria.





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Sesión No.570,06/09/2017 Sin aprobar en proceso de Transcripción

Sesión No.571, 13/09/2017 Sin aprobar en proceso de Transcripción

Sesión No.572, 18/09/2017 Sin aprobar en proceso de Transcripción



En el mes de octubre 2017, la Junta Directiva modificó el proceso de transcripción de actas a fin de tratar de colaborar con la oportuna transcripción de actas y formalización, sin embargo se insiste en mantener la revisión de las actas aprobadas por parte de la

Secretaria limitando con esto la agilidad de la impresión y firma final de las mismas.

Libro de Afiliación de Asociados

Situación similar se determinó para el libro de afiliación de asociados el cual al 30 de setiembre registraba la anotación del asiento 2213-2017 correspondiente a los asociados

autorizados en la sesión 558 del 30 de agosto de 2017, condición que lleva a establecer que esa fecha estaban pendientes de transcribir y firmar los asientos correspondientes a los socios admitidos desde la sesión 559 2017 del 17 de mayo de 2017 a la sesión 574-

2017 del 25 de setiembre de 2017, de igual forma el atraso en la transcripción y firma en el libro legal de lo ya aprobado, se origina en la revisión que realiza la Secretaria de esta

Junta Directiva.

Libro de actas del Comité de Inversiones.

Al 30 de setiembre 2017, se identificó que la última acta transcrita y firmada en el libro

legal correspondió a la sesión 291-2017 del 25 de abril de 2017, sin embargo estaban pendientes de transcripción y firma en los libros legales las actas que van desde la sesión 292-2017 del 03 de mayo 2017 a la número 305-2017 del 25 de setiembre de 2017.

Señalando la administración que las actas de la 292-2017 a la 299-2017 se encontraban transcritas y aprobadas, sin embargo se mantenían en revisión por parte de la

Secretaria, mientras que de la 300-2017 a la 305-2017, se en encontraban en proceso de transcripción.



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Libro de actas del Comité de Auditoria y Estados Financieros.

Al 30 de setiembre 2017, la última acta transcrita y firmada en el libro legal, corresponde a la sesión 25-2017 del 21 de marzo 2017. Por lo que se encontraban pendientes de

anotar en el libro legal las actas que van desde el acta de la Sesión No. 26-2017 del 07 de abril de 2017 hasta el acta de la sesión número 32-2017 del 12 de setiembre de 2017. Señalar que del acta 26-2017 a la 30-2017 contaban con la transcripción y

aprobación respectiva, sin embargo no se habían podido imprimir y firmar en el libro legal por la revisión que aplica la Secretaria de esta Junta Directiva, mientras que las

actas 31 y 32 2017 se encontraban en proceso de transcripción.

Libro de actas del Comité de Crédito

Al 30 de setiembre se encontraban transcritas y firmadas en el libro legal hasta el acta 200 del 17 de marzo de 2017, identificándose que las actas de la sesión 201-2017 del 21 de abril de 2017 y hasta el acta de la sesión 205-20107 del 19 de setiembre de 2017, no

se encontraban transcritas y firmadas en el libro legal respectivo . Es de señalar que las actas de la 201-2017 a la 203-2017, se encontraban transcritas y pendientes de firmas,

mientras que las actas 204 y 205 2017 estaban en proceso de transcripción.

Libro de actas del Comité de Proyección e imagen.

Al 30 de setiembre se encontraban transcritas y firmadas en el libro legal hasta el acta de la sesión 25-2017 del 02 de mayo de 2017, identificándose que las actas sesiones de la 26-2017 del 26 de mayo de 2017 y hasta el acta de la sesión 29-20107 del 26 de julio

de 2017, se encontraban transcritas, pero pendientes de impresión y firma en el libro legal.

En relación a la asistencia a este comité, se identificó una débil participación de 3 de los representantes de la Junta Directiva nombrados para integrarlo, vocal II, Tesorera y

presidente, registraron en este mismo orden 14, 9 y 10 ausencias a estas sesiones de trabajo.

Libro de actas del Comité de Tecnología de Información.

Al 30 de setiembre se encontraban transcritas en el libro legal hasta el acta 22-2017 del 16 de marzo de 2017, identificándose que únicamente estaba pendiente de imprimir el

acta 23-2017 del 25 de agosto de 2017. En este caso se encontró que la actas de las sesiones números 20, 21, 22 no registraron la firma de uno o dos más integrantes de



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este comité específicamente Rodrigo Sánchez Robres por enfermedad y otros por la dificultad de ubicación para recoger las firmas correspondientes.

Revisión libros legales Contables

Se revisaron los libros contables legales al 30 de setiembre del 2017, identificándose que el Libro Diario y libro de Inventario y Balance, se encontraban impresos, firmados y

actualizados al 30 de setiembre de 2017, cumpliendo en forma satisfactoria la administración con esta obligación legal.

APORTES DE CESANTÍA Y APORTE EN CUSTODIA

Según registros los aportes que se mantienen, se distribuyen de la siguiente forma:

Entidad Número de

asociados

Monto de aporte en

colones

BPDC 1213 13.383.159.334,55

Popular Seguros 23 46.847.372,37

Totales 1279 .13.430.006.706.92

En aportes en custodia se registra ¢407.250.838,57 millones en aportes en custodia, que

corresponde a 213 ex asociados que renunciaron a la organización, pero se encuentran laborando para el Banco Popular y Popular Seguros.

TRASLADOS DE RECURSOS DE LA CESANTÍA DE LOS ASOCIADOS POR PARTE DE

COOPEBANPO R.L.

La administración ha sido constante en dar seguimiento a los traslados de los dineros de

los asociados por parte de la Cooperativa Coopebanpo RL al menos dentro del plazo definido por ellos mismos, es decir, máximo un año; no obstante, en muchos de los

casos se dan atrasos injustificados por parte de dicha Cooperativa, lo que evidentemente genera un perjuicio para el Asociado, lo que provoca el retrasó en la acreditación de estos recursos a la cuenta individual del asociado, según registros a la fecha de corte se

mantiene pendiente de traslado un total de ¢84,372,372.88

Aumento en el número de Asociados A setiembre de 2016, había 1.279 asociados y al 30 de setiembre del 2017, se tenía un

total de 1.404 asociados(as). Durante este periodo no se dio la aprobación del Plan



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Estratégico de ASEBANPO, por lo que a la fecha no se tiene establecido objetivos de crecimiento de asociados. Pese a lo señalado, los esfuerzos de la administración han

elevado la afiliación para este periodo en 9,77%, manteniendo un crecimiento y consolidación de nuestra organización durante este periodo.

OTROS ASPECTOS A INFORMAR

NOMBRAMIENTO DE FUNCIONARIOS CON REPRESENTACIÓN PATRONAL EN LA

JUNTA DIRECTIVA DE ASEBANPO.

Como parte de las funciones asignadas a este órgano fiscalización, durante el mes de

noviembre de 2016 y a raíz del nombramiento en la Junta Directiva del MBA. Maurilio Aguilar Rojas, Director de la Dirección Corporativa de Riesgo y Lic. Armando Rojas, Director de Consultoría Jurídica, en calidad de Presidente y Secretario respectivamente,

esta fiscalía realizó consultas ante la Asesoría Jurídica del Movimiento Solidarista y del Ministerio de Trabajo, a fin de obtener criterios legales en cuanto a si estos

nombramientos le aplicaba la limitación establecido en el artículo 14 de la ley de Asociaciones solidaristas, que en lo relevante señala:

“No podrán ocupar cargo alguno en la Junta Directiva los que ostenten la condición de representantes patronales, entendidos estos como directores, gerentes, auditores,

administradores o apoderados de la empresa.”

Al respecto se obtuvo el criterios de fecha 8 de diciembre de 2016 y 12 de enero de 20107 del Asesor Legal de Movimiento Solidarista Lic. Ronald Hidalgo, y el criterio DAJ-AER-OFP-022-17 de la Dirección de Asuntos Jurídicos del Ministerio de Trabajo y

Seguridad Social, que en resumen señalan que los funcionarios con representación patronal, no pueden formar parte de la Junta Directiva de la Asociación Solidarista,

criterios que fueron complementados con el oficio DIRCH-018-2017 del 6 de enero de 2017en el que Dirección de Capital Humano, indica que los funcionarios nombrados en el puesto de Director de Riesgo Corporativo y Director de Consultoría Jurídica ostentan

representación patronal.

Esta condición obligo a realizar la Asamblea General Ordinaria número 18-2017 de 10 de febrero del corriente, en el que se aceptó la renuncia del Presidente y Secretario nombrados en la asamblea general ordinaria número 17-2016 del 4 de noviembre 2016 y

la elección de nuevos miembros para estos puestos.

A partir de esta condición y a efectos de limitar la reiteración de nombrar funcionarios con representación personal dentro de la Junta Directiva de ASEBANPO, la actual Junta



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Directiva, solicitó a la Dirección de Capital Humano un detalle de los funcionarios con representación patronal, detalle de funcionarios que se incluyó dentro de la convocatoria

a fin de que en la elección de los nuevos miembros se considere esta limitación legal para la elección de la nueva Junta Directiva.

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA.

Como parte de la revisión realizada, se determinó que el plan estratégico de ASEBANPO, se formuló para el periodo 2016-2017, para el cual se acordó la revisión anual del

mismo, a fin de verificar las metas ya que algunas no estaban establecidas para los años siguientes.

Durante el presente periodo, pese a varios esfuerzos de la administración para lograr la revisión y actualización de dicho plan y sus metas, esta revisión y actualización no se ha

concretado. A la fecha y como elemento sustituto de este plan de estratégico, la actual presidencia

solicitó a la Dirección Ejecutiva realizar un análisis de proyecciones de las principales cuentas del estado de resultados y balance general, el que será utilizado como un

presupuesto para medir el desempeño de las principales variables durante el periodo 2018- Sin embargo, estas proyecciones fueron formuladas bajo criterios definidos en forma personal por la presidencia de esta Junta Directiva, sin que conste el

establecimiento de una misión, visión y de objetivos y metas estratégicas, por lo que las proyecciones realizadas, a criterio de esta fiscalía, limitan la utilidad de esta herramienta

para lograr el desarrollo y crecimiento de esta asociación.

RELACIONES DE JUNTA DIRECTIVA CON LA ADMINISTRACIÓN.

Con gran preocupación, esta fiscalía ha identificado un alarmante deterioro de la relación

entre la Presidencia de la Junta Directiva actual con la administración de ASEBANPO y otros miembros de esta Junta Directiva, en cuenta esta fiscalía.

Como antecedente podemos indicar que se ha cuestionado e intentado desvalorar el trabajo de los Comités y de Juntas Directivas Anteriores.

Esta fiscalía ha sido testigo de la imposición de criterios y cuestionamiento de decisiones por parte del Presidente de esta Junta Directiva, las cuales fueron tomadas por parte de

anteriores Juntas Directivas, y comités de apoyo, , sin que medie una justificación válida, justificando muchas veces dichos cuestionamientos en un “a mí no me parece” o “yo no

creo que deba hacerse así”, como fue el caso de la adquisición del equipo de cómputo



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para la administración, compra que había sido objeto de un análisis técnico por parte del comité de TI, con personal calificado y conocedor del tema, que concluyó con la

recomendación de comprar vía leasing.

Esta opción de compra contaba con la debida aprobación por parte de la Junta Directiva 2015-2016, y se estaba en proceso de formalizar el contrato con la empresa proveedora, el cual debió ser suspendido por el cuestionamiento del Presidente de esta Junta

Directiva, basado en un “a mí no me parece”, acción que obligó a posponer la compra por más de 4 meses, mientras el comité técnico volvía a presentar el estudio con las

condiciones técnicas de la recomendación, al señor Presidente, la cual se mantuvo finalmente tal como había sido aprobada en la anterior Junta Directiva, retraso que impactó en que la administración tuviese que incurrir en costos de reparación de algunos

de los equipos en uso, y que por su deterioro, exponían riesgos de pérdida de información y retraso en su operación a la asociación .

Autoritarismo que ha llevado a cuestionar e imponer acciones que violentan acuerdos tomados en sesiones de Junta Directiva, y de comités de apoyo, sobre el que se puede

exponer otro ejemplo, con la imposición de que se incluyera y firmara por parte de los integrantes del comité de inversiones de una carátula de aprobación de los giros por

descuento de facturas, y sin cuya firma el señor Presidente se oponía a firmar los giros ya aprobados para estas líneas de inversión, acciones que no estaba normada en ninguno de los procedimientos internos, ni reglamentación para la aprobación o giro de

estos recursos y cuya utilización debió ser anulada en el comité de Inversiones

Acciones de esta presidencia que han llegado al punto de prácticamente lograr la anulación de los acuerdos tomados en la Sesión 577-2017 del 25 de octubre pasado, en ocasión de que el presidente no estuvo en dicha sesión, y que entre otros temas incluía

la agenda de esta Asamblea General, acciones que se ha desarrollado sin encontrar mayor oposición por parte de otros miembros de esta Junta Directiva, en ocasión del

autoritarismo impuesto, donde las sesiones de Junta Directiva se han convertido prácticamente en un monólogo.

Esta fiscalía ha visto como la actitud autoritaria e impositiva del Presidente de esta Junta Directiva ha ido más allá de los límites normales, llegando incluso a eliminar de la

agenda de la Junta Directiva los puntos de representantes de la administración y de fiscalía, tratando de limitar con esto la participación de estos miembros en las sesiones

de Junta Directiva. Estas acciones han ido en contra de una armoniosa toma de decisiones, en un cuerpo

colegiado como lo es la Junta Directiva de ASEBANPO, en el que debe prevalecer la toma decisiones bajo un esquema de consenso, respetando el criterio de la mayoría y no bajo



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la imposición de criterios personales y donde además se debe respetar el trabajo desarrollado por anteriores Juntas Directivas, comités, y la Administración de esta

organización.

Sumado a las actuaciones señaladas, y no menos graves, esta fiscalía ha sido testigo de mal trato y agresión verbal, que en forma reiterada la presidencia de esta Junta Directiva ha desarrollado hacia a funcionarios de la administración, acciones que se ha observado

durante el desarrollo de reuniones de Junta Directiva y Comités, y desconocemos si ocurre lo mismo o algo peor, en el trato que esta presidencia realiza en la comunicación

a nivel personal o por teléfono. Esta fiscalía ha sido testigo del mal trato verbal y la utilización de frases y poses

intimidatorias y amenazantes por parte del Presidente de la Junta Directiva hacia la Directora Ejecutiva y otros funcionarios de la administración, ante simples observaciones

de estos funcionarios, en cumplimiento de sus labores. Actitudes que se dan en cualquier momento, y sin que medie una provocación de parte

de los funcionarios administrativos, que justifique esta reacción de parte del Presidente de esta Junta Directiva- Acciones que buscan minimizar el trabajo de la Administración

y en casos han afectado la misma autoestima de estos funcionarios con frases tales como “no me venga usted a hacer problemas aquí”, “callese que eso no es con usted”.

Incluso esta fiscalía ha sido objeto de agresiones verbales por intervenciones ante estas prácticas tan negativas con frases tales como “usted no se meta eso no es con usted”

acciones y actitudes que han impuesto un clima de agresión e intimidación hacia la Administración y demás miembros de la Junta Directiva, que según conoce esta fiscalía de manera informal, algunos miembros de esta junta han indicado, que han llegado a

abstenerse de cuestionar algunas acciones a fin de evitar sufrir este tipo de agresión.

Agresiones verbales y tratos intimidatorios y autoritarios, que podría llevar a que los funcionarios objeto de estos mal tratos presenten eventuales acciones legales en contra de ASEBANPO, amparados en la nueva ley laboral, lo cual podría generar daños

económicos y de imagen hacia esta organización, ante la actitud intransigente, prepotente y hasta agresiva del Presidente de esta Junta Directiva.

Acciones, que además han afectado la armonía y el buen trato que debe darse entre la

Presidencia y la Administración de ASEBANPO, así como con los demás miembros de esta Junta Directiva, donde se debe respetar a los compañeros de la Administración, los cuales hacen un muy buen trabajo, con personal motivado y comprometido, quienes no

tiene que sufrir agresiones por el mal carácter o falta de educación de una persona.



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Estas acciones intimidatorias se han ido desarrollando ante la falta de acción de algunos miembros y valiéndose de ciertas alianzas internas que no han cuestionado las actitudes

negativas de parte de la Presidencia de esta Junta Directiva.

La Junta Directiva de ASEBANPO es un cuerpo colegiado, donde una persona no es más que los miembros de Junta Directiva, y donde debe prevalecer la toma de decisiones en forma colegiada, y no en forma personal, todo bajo un clima de armonía y respeto.

Para exponer la situación señalada, esta fiscalía solicitó a la Dirección Ejecutiva la

inclusión de un punto de Agenda en la sesión 577-2017 del 25 de octubre del 2017, comunicando la Dirección Ejecutiva que el señor Presidente desestimó incluir el punto de la fiscalía en la agenda. Ante la gravedad de los hechos, esta fiscalía ha considerado someter a esta Asamblea la revocatoria del nombramiento del actual Presidente de la Junta Directiva y proceder al

nombramiento de un nuevo Presidente por el plazo que resta, recomendación justificada, ante el grave daño que significa mantener un insano clima laboral para la Administración

y la gestión de esta Junta Directiva, ante actitudes prepotentes, amenazantes y dictatoriales que el actual Presidente ha adoptado, así como las agresiones verbales y posturas amenazantes e intimidantes ejecutadas por esta presidencia contra funcionarios

de la administración y hacia esta misma fiscalía; asi como los efectos negativos a nivel de imagen, y los posibles efectos penales y civiles que puedan derivarse de acciones

judiciales que puedan promover los funcionarios de la Asociación, por la conducta autoritaria, intimidatoria, de menosprecio y agresión verbal que ha desarrollado el actual Presidente y de lo cual esta fiscalía ha sido testigo, en reiteradas ocasiones.

CONCLUSION y RECOMENDACIONES

Como resultado de la fiscalización realizada a las operaciones y actividades de ASEBANPO para el periodo 2016-2017, esta fiscalía valora, que la administración ha cumplido en

forma satisfactoria las obligaciones legales que le han sido encomendadas en ocasión de la administración de los recursos de cesantía y ahorros de los asociados.

La administración ha cumplido en tiempo y forma con la información financiera e información legal de sus operaciones en cumplimiento de las obligaciones que le imponen

los estatutos de esta organización y demás normativa aplicable.

Igualmente ha cumplido con la normativa vigente para la administración de los recursos de Cesantía en cuanto al manejo de estos para ofrecer créditos a sus asociados así como



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en la realización de inversiones en los porcentajes establecidos y en instituciones de primer orden debidamente autorizadas.

ASEBANPO cuenta con procedimientos, reglamentos y directrices que guían el accionar

de las operaciones y ofrecen una garantía razonable de que las operaciones y actividades se ajustan a lo establecido en la normativa interna y externa, condición que se vio ratificada en los resultados de la auditoria externa que presenta una opinión limpia y dos

únicas recomendaciones de control interno, para las cuales la administración ha tomado las acciones necesarias para su corrección y no reiteración.

Los procedimientos de control interno han sido objeto de revisión y aporte de opciones de mejora por parte de esta fiscalía, para lo cual se recomienda continuar con la

aplicación de las revisiones de riesgo operativo, y la mejora continua de los procedimientos de control y detección que han sido introducidos y que a la fecha han

dado una mayor seguridad de que las operaciones están siendo controladas y monitoreadas con oportunidad y especialización necesaria.

Pese a lo anterior esta fiscalía ha identificado algunos aspectos en la administración y Dirección de esta asociación que merecen la atención por parte de la dirección ejecutiva

y la Junta Directiva con miras a lograr un crecimiento y consolidación de esta asociación los cuales se resumen de seguido:

Se deben establecer procedimientos de seguimiento a los procesos de cobro judicial, que permitan un control del avance de los casos y las gestiones de los abogados contratados

para esta función a fin de lograr una recuperación más oportuna de las sumas sometidas a estos procesos de cobro, así como limitar el riesgo de declaraciones de deserciones por la inacción de los procesos, que podría materializar pérdidas ante procesos declarados en

abandono por parte de los juzgados responsables.

En este periodo se aprobaron modificaciones en las condiciones de algunas de las líneas de crédito que ofrece ASEBANPO a sus afiliados, acciones que han mejorado en forma significativa la colocación.

Sin embargo, se tiene que 3 líneas de crédito concentran el 77,29% de la colocación

lograda durante el año 2017, condición que lleva a esta fiscalía a recomendar continuar con el análisis de las condiciones de todas las líneas de crédito a fin de determinar

modificaciones que las hagan atractivas y competitivas todas las líneas de crédito de ASEBANPO, frente las condiciones que se ofrecen en el mercado, y con esto lograr un mayor bienestar para los asociados, con condiciones accesibles, y niveles de rentabilidad

razonables.



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En materia de inversiones igualmente la asociación ha cumplido en forma con los límites de inversión de los recursos de cesantía por según lo establece el artículo 21 del estatuto

vigente.

Sin embargo, según se detalla en este informe, en materia de inversiones igualmente se presentan condiciones de concentración de estas inversiones en 6 entidades financieras que concentran el 59,5% de las inversiones de ASEBANPO, en las que el sector

cooperativo es el principal destino de las inversiones de esta asociación, por lo que con miras a minimizar la dependencia hacia ese sector, y con esto igualmente minimizar el

riesgo de mercado asociado a concentrar inversiones en un único sector, se recomienda, que la Junta Directiva establezca una mayor diversificación de inversiones que limiten los riesgos que esta concentración de inversiones puede conllevar para los intereses de

ASEBANPO.

De igual forma promover nuevas opciones de inversión que diversifiquen la cartera de inversión y eleven la rentabilidad de las inversiones realizadas con los recursos de Cesantía y de la Asociación, valorando los niveles de riesgo asociados a estas nuevas

inversiones.

Opciones de inversión que deben resultar de un detallado y bien estructurado análisis de los productos de inversión y de las operaciones de esta asociación a fin de no incurrir en opciones de inversión que vengan a generar menores rentabilidades, tal como lo ocurrido

con el ejercicio de inversión bajo portafolio de inversión realizado en la anterior administración, o inversiones que no se justifican en actividades o servicios de esta

asociación como fue la inversión en dólares realizada durante este ejercicio económico. La administración y la Junta Directiva evidencian un muy satisfactorio cumplimiento y

seguimiento a los acuerdos de Junta Directiva, comités de apoyo y auditoria externa.

En cuanto a la participación de los miembros de Junta Directiva y comités de apoyo se determinaron reiteradas ausencias de algunos miembros, estas ausencias justificadas principalmente por aspectos laborales que limitaban a estos miembros su participación

en las sesiones programadas, y cuando lograban asistir, las obligaciones laborales les limitaban permanecer en la totalidad de la sesión.

Ante estas condiciones esta fiscalía ha propuesto modificaciones al horario de realización

de estas sesiones fuera de horario laboral, así como la introducción del uso de herramientas tecnológicas tal como las video conferencias a fin de facilitar la participación asociados fuera del área metropolitana, así como solventar la dificultad que

significaría lograr una reunión en ocasión del proceso de solución de planta física que va a disgregar las dependencias administrativas alojadas en el edificio central.



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Los comités de apoyo constituyen instancias que si bien su nombre lo señala son de

apoyo, algunos de estos comités asumen funciones de muy alta importancia para las operaciones de ASEBANPO, por lo que no es admisible que los miembros de Junta

Directiva nombrados en dichos comités se desliguen de participar en estas instancias tal como ocurrió en el comité de inversiones, donde el presidente de esta asociación participo solo en 7 de las 20 sesiones realizadas durante el plazo en que ha estado

nombrado. Por lo que esta fiscalía llama la atención a los miembros de Junta Directiva nombrados en

estos comités de apoyo a participar activamente, en ocasión de la relevancia de las decisiones que se toman en estos niveles

Esta fiscalía determinó, y asi lo ratificó la auditoria externa, la existencia de atrasos muy significativos en la transcripción a los libros legales y la respectiva firma de las actas de

sesiones de Junta Directiva, comités de apoyo, y libros de socios. Estos atrasos originados en decisiones de esta Junta Directiva que estableció la transcripción literal de las actas indicadas.

Lo anterior sumado a procesos de revisión ejecutados por la Secretaria de esta Junta

Directiva, lo cuales a criterio de esta fiscalía han sido excesivos e innecesarios dado que dichas actas contaban con la debida aprobación y es cuestionable que se ejecuten procesos de revisión y ajuste a estas actas posterior a su aprobación por parte comité

respectivo y de sus miembros.

Si bien la Junta Directiva modificó el proceso de transcripción de actas, esta fiscalía advierte que igualmente se deben eliminar aquellos procesos de revisión que resulten excesivos e innecesarios, máxime cuando las actas ya han sido aprobadas y no se

justifica su ajuste posterior.

La identificación de los funcionarios del Banco Popular y Popular valores que ostentan representación patronal, y por lo tanto están limitados a formar parte de la Junta Directiva de ASEBANPO de acuerdo a lo establecido en el artículo 14 de la Ley de

Asociaciones solidaristas, debe ser incorporado al reglamento de Elecciones y actualizarse periódicamente a fin de no incurrir en nombramientos de miembros que

sean afectos a esta limitación.

En cuanto a la planeación estratégica, la Junta Directiva debe realizar las acciones necesarias para actualizar el plan actual vigente, definiendo claramente las metas y objetivos estratégicos que guíen las actividades de ASEBANPO.



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Finalmente, reiterar la recomendación planteada en este informe a fin de que se someta a consideración de esta asamblea una solicitud de revocatoria del nombramiento del

actual presidente y proceder a la elección de un nuevo presidente, por el plazo que le queda al actual presidente.

Lo anterior justificado por los hechos denunciados por esta fiscalía en relación con la actuación autoritaria, prepotente, así como las reiteradas agresiones verbales y actitudes

amenazantes, intimidatorias de parte del actual presidente.

Sumado al el irrespeto y cuestionamientos sin fundamento a decisiones tomadas por otras juntas directivas, y comités de apoyo, asi como la actitud de intentar desvalorar el trabajo desarrollado por la Dirección Ejecutiva y los demás funcionarios de la

administración de ASEBANPO.

Actuaciones que de mantenerse afectarían en gran medida la operación de la Asociación, y la expone a efectos negativos a nivel de imagen, y posibles efectos penales y civiles que puedan derivarse de acciones judiciales que puedan promover los funcionarios de la

asociación por la conducta autoritaria, intimidatoria, de menosprecio y agresión verbal que ha desarrollado el actual presidente y de lo cual esta fiscalía ha sido testigo, en

reiteradas ocasiones.

Atentamente,

Lic. Alexander Barrantes Boniche Licda. Sandra Morales Pinto

Fiscal Fiscal

asociacion solidarista trabajadores del banco … de fiscalia periodo... · o examinar los libros...

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