EVALUASI KINERJA

PENGELOLAAN SISTEM DAN JARINGAN

PERPUSTAKAAN IPB

KHAYATUN

Pustakawan Pertama

ARTIKEL / 2010

Halaman Pengesahan

1. Judul Penelitian : Analisis Kinerja Pengelolaan Sistem dan Jaringan

di Perpustakaan IPB

2. Nama Lengkap : Ir Khayatun

a. Jenis Kelamin : Perempuan

b. NIP : 19641004 198903 2001

c. Jenjang Jabatan : Pustakawan Pertama

d. Pangkat/Gol. Ruang : Penata Tingkat I, III/d

e. Nama Instansi : Institut Pertanian Bogor

f. Alamat : Kampus IPB Darmaga, Bogor

g. Telepon/Faks : (0251) 621073 Faks. (0251) 623166

h. Email : khayatun64@yahoo.com

khayatun@ipb.ac.id

Bogor, Desember 2010

Mengesahkan:

Kepala Bidang TI, Pembinaan Mutu dan

Kerjasama,

Ir Abdul Rahman Saleh, MSi.

NIP 195907171989031005

KATA PENGANTAR

Seksi Pengelolaan Sistem dan Jaringan yang berada di bawah Bidang TI,

Pembinaan Mutu dan Kerjasama berdasarkan Surat Tugas ..... telah melaksanakan

tupoksinya selama dua tahun. Berbagai program kegiatan telah direncanakan dan

dilaksanakan selama periode tersebut. Untuk mengetahui sejauh mana hasil

pengelolaan sistem dan jaringan di Perpustakaan IPB sebagai ukuran atau penilaian

kinerja yang dicapai oleh Seksi Pengelolaan Sistem dan Jaringan perlu dilakukan kajian

analisis kinerja.

Kajian ini bertujuan untuk : (1) mengetahui hasil kegiatan yang dicapai selama

tahun 2010, (2) mengidentifikasi masalah dan kendala yang dihadapi, dan (3)

menyusun rencana kegiatan tahun 2011.

Pada kesempatan ini kami menyampaikan terima kasih kepada Kepala

Perpustakaan dan Kepala Bidang TI, Pembinaan Mutu dan Kerjasama yang telah

memberikan pengarahan sehingga Seksi ini dapat menjalankan tupoksinya tanpa

hambatan yang berarti . Terima kasih kami sampaikan pula kepada para Kepala Bidang

dan Kepala Seksi lainnya atas kerja sama yang baik selama ini. Kepada seluruh staf

Bidang TI, Pembinaan Mutu dan Kerjasama khususnya “Tim TI” staf Seksi Pengelolaan

Sistem dan Jaringan, kami ucapkan penghargaan yang setingginya atas prestasi,

kerjasama, dan semangat bekerja yang telah didedikasikan kepada tugas yang

diamanatkan. Semoga di tahun 2011 dapat meningkatkan kinerjanya sesuai dengan

program baru yang telah disusun bersama serta melanjutkan program yang belum

terlaksana di tahun 2010.

Semoga kajian analisis ini dapat menjadi acuan bagi pihak yang terkait dalam

merencanakan program kegiatan pada tahun yang akan datang.

Bogor, Desember 2010

Penulis,

iii

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ii

DAFTAR ISI iii

DAFTAR TABEL iv

PENDAHULUAN 1

Latar Belakang 1

Rumusan Masalah 2

Tujuan 2

Metode Kajian 2

TINJAUAN TEORITIS 3

Tupoksi 3

Kinerja 4

PERENCANAAN DAN PELAKSANAAN KEGIATAN

6

Perencanaan Program Kegiatan 6

Pelaksanaan Program Kegiatan 7

EVALUASI KINERJA 14

MASALAH DAN SOLUSI 18

RENCANA KEGIATAN 2011 19

KESIMPULAN 20

DAFTAR PUSTAKA 21

1

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (iptek), berimbas pada

perkembangan aplikasi untuk mendukung manajemen perpustakaan modern

sebagai sentra jejaring pengetahuan. Perkembangan iptek ini melahirkan

makna dan cara baru dalam ihwal penyediaan, pengolahan, penyimpanan,

temu kembali dan penyebaran pengetahuan. Sebagian dari manifestasi ini

adalah pengemasan pengetahuan dalam bentuk buku elektronik (e-book),

surat elektronik (e-mail), majalah elektronik (e-magazine), jurnal elektronik

(e-journal) dan pemanfaatan sarana yang ada seperti situs web, portal

intranet, blog, telnet, ftp, home page, mailing list, televisi, internet, radio

online, dan teletext. Manajemen perpustakaan modern harus dapat merakit

interkasi harmonis antara lingkungan pengguna (user environments) dan

lingkungan sumber pengetahuan (resource environments).

Dengan memperhatikan perkembangan tersebut maka tantangan yang cukup

berat yang dihadapi oleh pustakawan dewasa ini dan mendatang,

sehubungan dengan adanya suatu evolusi dari perpustakaan klasik

tradisional menuju suatu perpustakaan digital yang dikenal dengan “ hybrid

libraries”. Dalam hal ini, aplikasi teknologi informasi dan komunikasi tidak

hanya mengelola perpustakaan secara klasik, tapi juga memerlukan kreasi

dan inovasi baru, diseminasi layanan dan konten tanpa batas waktu dan

tempat, serta integrasi proses bisnis perpustakaan berkinerja tinggi

(Balitbanghut, 2010).

Perpustakaan IPB sebagai perpustakaan yang mempunyai stakeholder sivitas

akademika IPB dan masyarakat luas lainnya, tentunya harus segera

menyesuaikan diri dengan perkembangan yang telah disebutkan di atas.

Oleh karena itu Seksi Pengelolaan Sistem dan Jaringan yang berada di bawah

Bidang TI, Pembinaan Mutu dan Kerjasama yang dibentuk berdasarkan Surat

Tugas Kepala Perpustakaan Nomor 114/I30.30/KP/2008 TANGGAL 14 April

2008, diberi tugas pokok mengelola sistem informasi dan jaringan yang

2

diperlukan untuk mendukung operasionalisasi kegiatan perpustakaan yang

berbasis teknologi informasi. Berbagai program kegiatan telah direncanakan

dan dilaksanakan selama periode tersebut. Untuk mengetahui sejauh mana

hasil pengelolaan sistem dan jaringan di Perpustakaan IPB sebagai ukuran

atau penilaian kinerja yang dicapai oleh Seksi Pengelolaan Sistem dan

Jaringan, maka perlu dilakukan kajian evaluasi kinerja.

Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah disebutkan di atas, maka rumusan

masalah dalam kajian ini adalah :

1. Sejauh mana hasil kegiatan yang dicapai selama tahun 2010?

2. Apa saja masalah yang dihadapi dan bagaimana solusinya?

Tujuan

Kajian evaluasi kinerja ini bertujuan untuk :

1. mengetahui hasil kegiatan yang dicapai selama tahun 2010,

2. mengidentifikasi masalah yang dihadapi dan mencari pemecahan

masalahnya, serta

3. menyusun rencana kegiatan tahun 2011.

Metode Kajian

Kajian evaluasi kinerja ini dilakukan terhadap kinerja Seksi Pengelolaan

Sistem dan Jaringan, Bidang Teknologi Informasi, Pembinaan Mutu dan

Kerjasama, Perpustakaan IPB yang telah dilakukan selama periode Januari-

Desember 2010.

Data yang dikumpulkan meliputi data dari hasil kegiatan Seksi Pengelolaan

Sistem dan Jaringan selama tahun 2010, yaitu hasil inventarisasi dan

3

pemeliharaan sarana prasarana TI dan Jaringan, pemeliharaan dan

pengembangan konten web Perpustakaan, serta pengkajian software aplikasi

untuk perpustakaan. Dari data yang dikumpulkan kemudian dianalisis

dengan menggunakan metode deskriptif. Hasil yang diharapkan dari kajian

ini adalah tersusunnya program kegiatan yang sesuai dengan kebutuhan

Perpustakaan IPB dalam mengelola sistem dan jaringan pada masa yang akan

datang, seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang semakin

pesat.

TINJAUAN TEORITIS

Tupoksi

Salah satu fungsi perpustakaan menurut Anggaran Rumah Tangga IPB Tahun

2003 adalah “mengembangkan sistem jaringan informasi pada perguruan

tinggi di tingkat nasional maupun internasional di bidang ilmu pengetahuan,

teknologi dan seni” (IPB, 2003)

Dalam Laporan Tahunan Perpustakaan IPB (2010) disebutkan tugas pokok

dan fungsi Bidang Teknologi Informasi, Pembinaan Mutu dan Kerjasama

dan tupoksi Seksi Pengelolaan Sistem dan Jaringan. Tugas pokok Bidang

Teknologi Informasi, Pembinaan Mutu dan Kerjasama adalah menyusun dan

melaksanakan pengembangan teknologi informasi dan komunikasi yang

mendukung tugas, fungsi dan aktivitas perpustakaan, melaksanakan

perawatan sarana TI, melakukan pemantauan dan evaluasi pengadaan sarana

TI, pengembangan mutu, serta mengembangkan kerjasama dan program

pendidikan dan latihan dengan berbagai pihak.

Fungsi Bidang Teknologi Informasi, Pembinaan Mutu dan Kerjasama : a)

mengembangkan dan membina kerjasama di lingkungan IPB dan luar IPB; b)

menginformasikan dan mempromosikan Perpustakaan IPB; c) membuat

perencanaan dan usulan serta melaksanakan program diklat; d) melakukan

4

evaluasi dan pemantauan program kerja sama dan diklat serta menghimpun

opini publik; e) mengidentifikasi sarana dan prasarana TI di perpustakaan; f)

melakukan analisis kebutuhan TI yang mendukung tugas, fungsi dan aktivitas

perpustakaan; g) menyusun dan membuat software dan dataware yang

mendukung kebutuhan TI perpustakaan; h) menyusun dan melaksanakan

pengembangan jaringan komputer perpustakaan sebagai bagian dari

perpustakaan global dalam layanan online; i) melakukan perawatan dan

auditing database dan sarana TI.

Untuk melaksanakan tugas dan fungsi Bidang yang telah disebutkan di atas,

maka Seksi Pengelolaan Sistem dan Jaringan mempunyai tupoksi sebagai

berikut : a) mengkoordinir seluruh staf Seksi Pengelolaan Sistem dan

Jaringan dalam rangka pelayanan teknologi informasi secara prima; b)

memantau secara rutin kondisi hardware, netware, dataware, software,

brainware, dan homepage Perpustakaan IPB; c) menganalisis dan melakukan

pengembangan teknologi informasi di Perpustakaan IPB; d) melaksanakan

koordinasi dengan Seksi atau Bidang lain; e) menginventarisir kondisi

hardware, software, netware, dan dataware; f) memantau dan

mengkoordinasikan dengan staf, tentang pelaksanaan pemeliharaan dan

perbaikan kondisi perangkat teknologi informasi; g) mengkoordinir

pengelolaan sistem multimedia.

Kinerja

Kinerja adalah sebuah kata dalam bahasa Indonesia dari kata dasar "kerja"

yang menterjemahkan kata dari bahasa asing prestasi. Bisa pula berarti hasil

kerja. Pengertian Kinerja dalam organisasi merupakan jawaban dari

berhasil atau tidaknya tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Para atasan

atau manajer sering tidak memperhatikan kecuali sudah amat buruk atau

segala sesuatu jadi serba salah. Terlalu sering manajer tidak mengetahui

betapa buruknya kinerja telah merosot sehingga perusahaan / instansi

menghadapi krisis yang serius. Kesan-kesan buruk organisasi yang

5

mendalam berakibat dan mengabaikan tanda-tanda peringatan adanya

kinerja yang merosot. Kinerja menurut Anwar Prabu Mangkunegara (2000 :

67) “Kinerja ( prestasi kerja ) adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas

yang dicapai oleh seseorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai

dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya”. (Wikipedia)

Kinerja adalah penampilan hasil karya seseorang baik dalam hal kuantitas

maupun kualitas dalam suatu organisasi. Kinerja dapat berupa penampilan

individu maupun kelompok kerja. Penampilan hasil karya tidak terbatas

kepada personel yang menduduki jabatan fungsional maupun struktural,

tetapi juga pada keseluruhan jajaran personel dalam organisasi. Deskripsi

dari kinerja menyangkut tiga komponen penting yaitu tujuan, ukuran, dan

penilaian. Penentuan tujuan dari setiap organisasi merupakan strategi untuk

meningkatkan kinerja. Tujuan ini akan memberikan arah dan mempengaruhi

bagaimana seharusnya perilaku kerja yang diharapkan organisasi terhadap

setiap personel. Walaupun demikian penentuan saja tidaklah cukup, sebab

itu dibutuhkan ukuran apakah seorang personel telah mencapai kinerja yang

diharapkan. Untuk itu ukuran kuantitatif dan kualitatif standar kinerja untuk

setiap tugas dan jabatan personel memegang peranan penting. Sistem

pengukuran kinerja suatu perusahaan adalah suatu sistem yang bertujuan

untuk membantu manajer menilai pencapaian suatu strategi bisa melalui alat

ukur finansial maupun non finansial. (Universitas Kristen Petra, 2007)

Salah satu kunci sukses dalam implementasi manajemen strategis adalah

menyiapkan pengukuran kinerja (performance measurement). Hal ini

menjadi niscaya mengingat pengukuran kinerja merupakan salah satu

tahapan dalam siklus manajemen strategis yang dimulai dari penyusunan

rencana strategis, pengukuran kinerja (penetapan indikator), implementasi,

dan evaluasi kinerja. Pengukuran kinerja merupakan suatu proses mencatat

dan mengukur pencapaian pelaksanaan kegiatan dalam arah pencapaian

sasaran, tujuan, misi dan visi melalui hasil-hasil yang ditampilkan beberapa

produk, jasa ataupun proses. Pengukuran kinerja memiliki komponen-

6

komponen yang terdiri atas : (a) penetapan indikator kinerja; (b) pencapaian

kinerja; dan (c) evaluasi kinerja.

Evaluasi kinerja merupakan suatu proses umpan balik atas kinerja masa lalu

yang berguna untuk meningkatkan produktivitas dimasa mendatang.

Sebagai suatu proses yang berkelanjutan, evaluasi kinerja menyediakan

informasi mengenai kinerja dalam hubungannya terhadap tujuan dan

sasaran. Evaluasi kinerja merupakan kegiatan untuk menilai atau melihat

keberhasilan dan kegagalan dalam melaksanakan tugas dan fungsi yang

dibebankan. Evaluasi kinerja merupakan analisis dan interprestasi

keberhasilan atau kegagalan pencapaian kinerja.

Evaluasi kinerja berfungsi untuk : (a) mengetahui tingkat keberhasilan dan

kegagalan kinerja suatu organisasi; dan (b) memberikan masukan untuk

mengatasi permasalahan yang ada. Melalui evaluasi kinerja dapat diketahui

apakah pencapaian hasil, kemajuan dan kendala yang dijumpai dalam

pelaksanaan misi dapat dinilai dan dipelajari guna perbaikan pelaksanaan

program/kegiatan di masa yang akan datang (Bappeda)

PERENCANAAN DAN PELAKSANAAN KEGIATAN

1. Perencanaan Program Kegiatan

Penyusunan program merupakan salah satu hal yang penting dalam suatu

siklus manajemen stategis, di samping implementasi dan evaluasi kinerja.

Oleh karena itu agar kegiatan yang akan dilakukan oleh Seksi Pengelolaan

Sistem Informasi dan Jaringan dapat dilaksanakan dengan baik dibuat

perencanaan kegiatan yang terbagi menjadi dua bagian, yaitu rencana

kegiatan rutin dan kegiatan non rutin.

7

Rencana kegiatan rutin meliputi : 1) melakukan koordinasi internal staf di

lingkungan seksi; 2) memantau kondisi sarana dan prasarana TI dan

homepage Perpustakaan IPB; 3) menganalisis pengembangan TI; 4)

melakukan koordinasi eksternal dengan seksi atau bidang lain; 5) melakukan

inventarisasi sarana dan prasarana TI; dan 6) melakukan pemeliharaan dan

perbaikan sarana dan prasarana TI.

Adapun rencana kegiatan non rutin, meliputi : 1) meningkatkan kualitas

layanan TI, yang terdiri dari : (a) pengembangan layanan portal e-jurnal

terbitan IPB; (b) pengembangan layanan e-material local content (skripsi,

tesis, dan disertasi); (c) penggantian monitor OPAC dan (d) ujicoba software

otomasi perpustakaan; 2) membangun jaringan, yang terdiri dari: (a) ikut

serta dalam portal e-bursa (Dikti); (b) ikut dalam portal e-jurnal (PDII-LIPI);

(c) pemetaan jaringan; dan pengembangan web; 3) melakukan promosi

layanan via web dan partisipasi di mailinglist IPB staf; dan 4)

mengembangkan sumberdaya manusia dalam bidang teknologi informasi,

dengan dua kegiatan yaitu membangun rasa percaya diri dan meningkatkan

ketrampilan atau keahlian sumberdaya manusia di bidang TI.

2. Pelaksanaan Program Kegiatan

Kegiatan Rutin

Pelaksanaan kegiatan rutin di bawah ini dilakukan dalam rangka menjaga

kelancaran tugas seluruh bidang di Perpustakaan yang dalam hal ini

berperan sebagai pengguna sistem dan jaringan.

• Melakukan koordinasi internal staf di lingkungan seksi

Koordinasi internal dilakukan agar staf dapat melaksanakan kegiatan

sesuai dengan deskripsi kerja masing-masing untuk mendukung

tupoksi bidang. Pertemuan di tingkat bidang dilakukan tiap hari

Jum’at minimal sebulan sekali, sedangkan pertemuan di tingkat seksi

dilakukan setiap ada kegiatan yang non rutin akan dilakukan atau ada

informasi penting hasil pertemuan di tingkat bidang.

8

• Memantau kondisi sarana dan prasarana TI dan homepage

Perpustakaan IPB

Kegiatan pemantauan kondisi sarana dan prasarana TI dilakukan

secara berkala agar selalu siap pakai. Terputusnya aliran listrik di

lingkungan perpustakaan IPB, mempengaruhi sarana dan prasarana

TI, sehingga perlu dilakukan pemantauan rutin, agar akses informasi

tidak terganggu.

• Memelihara Konten Website Perpustakaan IPB

Pemeliharaan konten homepage Perpustakaan mulai bulan April 2010

telah dilakukan secara rutin, baik updating berita maupun konten

tetap lainnya. Updating database katalog dan koleksi digital masih

memerlukan perhatian terutama dalam pembenahan metadata dan

jadwal upload. Hasil yang cukup menggembirakan adalah terpilihnya

website Perpustakaan IPB menjadi juara pertama untuk kategori

kantor dalam Kompetisi Web IPB 2010 yang diselenggarakan oleh

Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi IPB.

• Melakukan koordinasi eksternal dengan seksi atau bidang lain

Koordinasi dengan bidang atau seksi lain dilakukan untuk

mengoptimalkan pemanfaatan sarana dan prasarana TI serta

operasionalisasi software di lingkungan Perpustakaan. Koordinasi

dilakukan dalam beberapa kegiatan, seperti : perbaikan software dan

hardware, pembenahan data, upload data dan sebagainya.

Koordinasi kegiatan yang lebih luas dilakukan dengan DKSI dalam

rangka pembenahan koleksi digital baik yang ada di database

perpustakaan maupun yang ada di IIRC yang dikelola DKSI.

• Melakukan inventarisasi sarana dan prasarana TI

Inventarisasi sarana dan prasarana TI biasanya dilakukan pada setiap

akhir tahun. Hasil inventarisasi ini digunakan sebagai bahan laporan

tahunan unit kerja. Untuk mengetahui perkembangan dari tahun ke

tahun berikutnya, maka pada evaluasi kinerja tahun berikutnya perlu

disajikan dalam laporan. Hasil inventarisasi pada akhir tahun 2010

dapat dilihat pada tabel berikut ini :

9

Tabel 1. Daftar Sarana dan Prasarana Teknologi Informasi Perpustakaan IPB

No. Nama

Ruangan Lokasi

Jumlah Printer Scanner

Barcode

Scanner Keterangan

Monitor CPU

1 Percetakan Lantai I 3 3 2 1 1 set Komputer Rusak

2 Sirkulasi (Opac + Tamu + Reference)

Lantai II 17 17 1 3 1 set Komp. Opac

dalam Perbaikan

Meja Resepsionis 1 1 1 Set Komputer

Tamu PPS

R.Kabid Pelayanan 1 1 1

R. Layanan Digital 14 14 1 1

2 Buah Dalam Perbaikan (Rusak)

R. Pendaftaran 3 3 1 2

R. Server Sipisis 2 2

3 R. Baca Jurnal OPAC dan S/T/D

Lantai III 6 6

R. Kabid TI (ARS) 1 1 1 1

R. Server Web 1 4 1 Monitor, 4 CPU

R. Scanner Digital 3 3 3

R. Bengkel TI 9 9

6 Buah Komputer Dalam Perbaikan (Rusak)

R. Kasi TI dan Jaringan Dan Kasi PBP

2 2 1

R. Staff PBP 6 6 1

R. Kabid Pengolahan 1 1 1

R. Kasi. Pengolahan dll. 10 10 3

4 R. Kapus Lantai IV 1 1 1

R. Sekretaris 1 1 1 R. Sekretariat 3 3 2 1

R. Arsip Audio Visual 1 1 1

R. Kabid PPA 1 1 R. Lab Arsip 6 6 1 R. Arsip Statis 2 2 1 1 R. Transit Arsip 1 1 Jumlah 96 99 19 9 5

10

• Melakukan pemeliharaan dan perbaikan sarana dan prasarana

TI

Pemeliharaan dan perbaikan sarana prasarana TI secara rutin

dilakukan, baik karena hasil pemantauan rutin maupun karena

laporan dari bidang lain di lingkungan Perpustakaan IPB atau

perpustakaan fakultas. Daftar perbaikan sarana TI pada tahun 2010

dapat dilihat pada tabel berikut ini.

Tabel 2. Daftar Perbaikan Sarana dan Prasarana TI

No. Jenis Sarana/ Prasarana yang diperbaiki

Jumlah (unit)

Deskripsi Kerusakan Unit Kerja

1 CD Writer 1 Tidak dapat membaca CD Bidang Layanan

2 Komputer 2 1. Up 128 GHz to 256 GHz, Nic

adapter D-Link

2. install ulang dan set

jaringan SIPIS

Fakultas

Perikanan

3 Komputer 1 Format dan install ulang

software

Seksi Pengadaan

4 Komputer 3 Memori penuh sehingga

sistem lambat membacanya

Seksi Prod Bahan

Pustaka Digital

dan Pembinaan

Mutu

5 Server 1 Instal MySIPISIS Pro Ruang server

6 Komputer 1 Install Winisis Fahutan

7 Komputer 1 Install Winisis dan training

pegawai

Seafast

8 Printer 2 Paper jamp R Referensi dan

Layanan Kartu

Kegiatan Non Rutin

Untuk meningkatkan kualitas layanan, terutama koleksi digital, telah

dilakukan beberapa kegiatan, antara lain :

a. Meng-update portal e-jurnal terbitan IPB

Layanan portal e-jurnal terbitan IPB telah dapat diakses melalui: website

http://e-jurnal.perpustakaan.ipb.ac.id yang sampai saat ini telah

11

mengunggah 26 judul jurnal ilmiah terbitan IPB (lihat Tabel 1) Konten

yang terdapat dalam portal ini menjadi salah satu sumber dokumen bagi

IIRC (IPB Information Resource Center).

Tabel 3. Daftar Jurnal Terbitan IPB yang Telah Diupload di

No.

http://e-

jurnal.perpustakaan.ipb.ac.id

Judul Jurnal No. Judul Jurnal 1 Agrimedia 14 Jurnal Manajemen Tropika 2 Agrotek 15 Jurnal Mikrobiologi Indonesia 3 Buletin Penelitian Ilmu Teknologi

Pangan 16 Jurnal Teknologi dan Industri

Pangan 4 Buletin Teknologi & Industri

Pangan 17 Jurnal Teknologi Hasil Hutan

5 Buletin Agronomi 18 Jurnal Teknologi Industri Pertanian

6 Buletin Ekonomi Perikanan 19 Media Gizi dan Keluarga 7 Buletin Hama dan Penyakit

Tumbuhan 20 Media Konservasi

8 Buletin Keteknikan Pertanian 21 Media Peternakan 9 Buletin Kimia 22 Media Veteriner 10 Forum Pasca Sarjana 23 Jurnal Komputer 11 Forum Statistika & Komputasi 24 Jurnal Indonesia 12 Hayati 25 Buletin Teknologi hasil

Perikanan 13 Jurnal Ilmu Tanah & Lingkungan 26 Jurnal Pengolahan Hasil

Perikanan Indonesia

b. Meng-update portal e-material yang berisi fulltext Skripsi, Tesis

dan Disertasi

Basisdata dokumen bentuk digital yang terdiri dari dokumen digital

skripsi, tesis, dan disertasi telah dapat diakses melalui website

http://e-material.perpustakaan.ipb.ac.id. Konten portal ini juga

menjadi salah satu sumber dokumen bagi IIRC. Local content lainnya

seperti artikel ilmiah karya staf IPB dan prosiding belum dapat diakses

dari website Perpustakaan IPB, karena belum ada metadatanya.

c. Menambah sumber informasi yang relevan dengan bidang ilmu

yang dicakup IPB

Situs Perpustakaan IPB seharusnya dapat menjadi sumber pertama

bagi sivitas akademika IPB dalam mencari sumber informasi. Oleh

karena itu, maka situs Perpustakaan IPB perlu dilengkapi dengan

12

alamat sumber informasi yang bermutu yang relevan dengan bidang

ilmu yang dicakup oleh IPB.

Tabel 5. Tautan Web Perpustakaan IPB

No. Nama Lembaga Alamat Situs Deskripsi 1 EBSCO e-journal http://search.ebscohost.com Elektronik jurnal ini

dilanggan oleh Ditjen Pendidikan Tinggi

2 Infotrac e-journal http://infotrac.galegroup.com No. 1 s/d 2 jurnal elektronik yang dilanggan oleh Perpustakaan IPB

3 Sciencedirect e-journal http://www.sciencedirect.com 4 ProQuest e-journal http://proquest.umi.com Dilanggan oleh Sekolah

Manajemen dan Bisnis 5 Garuda http://garuda.dikti.go.id Portal penemuan referensi

ilmiah dan umum karya bangsa Indonesia, link sejak tahun 2009

6 Institut Pertanian Bogor

http://ipb.ac.id Situs resmi IPB

7 Electronic Journal IPB http://journal.ipb.ac.id Jurnal Ilmiah Elektronik yang diterbitkan IPB

8 IPB Information Resource Center

http://iirc.ipb.ac.id Database karya ilmiah sivitas akademika IPB

9 Perpusnas RI http://www.pnri.go.id Situs resmi Perpustakaan Nasional RI

10 Kementerian Lingkungan Hidup

http://perpustakaan.menlh.go.id

Situs resmi Perpustakaan Kementerian Lingkungan Hidup

11 Perpustakaan Negara Malaysia

http://www.pnm.my Situs resmi Perpustakaaan Negara Malaysia

12 Perpustakaan UI http://www.lib.ui.ac.id Situs resmi Perpustakaan Universitas Indonesia

13 Perpustakaan UPI http://perpustakaan.upi.edu Situs resmi Perpustakaan Universitas Pendidikan Indonesia

14 Perpustakaan ITB http://www.digilib.itb.ac.id Situs resmi Perpustakaan Institut Teknologi Bandung

15 Perpustakaan Islam http://www.perpustakaan-islam.com

Situs resmi Perpustakaan Islam

16 Perpustakaan UGM http://www.lib.ugm.ac.id Situs resmi Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

17 Perpustakaan Universitas Gunadarma

http://library.gunadarma.ac.id Situs resmi Perpustakaan Universitas Gunadarma

18 Scientific Thomson http://science.thomsonreuters.com

Situs tentang artikel ilmu pengetahuan

19 Detik.com http://www.detiknews.com Situs berita digital 20 Joomla http://www.joomla.org Opensource software 21 MySQL http://www.mysql.com Opensource software 22 Php.net http://www.php.net Opensource software 23 Open Source Matter http://opensourcematter.org Opensource software

13

Tautan ke situs bidang perpustakaan juga diperlukan untuk

meningkatkan kompetensi pustakawan dan pengembangan

perpustakaan. Training petugas dan pengguna perlu dilakukan untuk

mengoptimalkan layanan ini. Web link (tautan web) yang terkoneksi

dengan web Perpustakaan sampai akhir tahun 2010 sebanyak 23

tautan, yang dapat dilihat secara lengkap pada Tabel 5.

Beberapa tautan web yang tercantum di web Perpustakaan IPB

berikut ini sudah tidak terhubung lagi, yaitu : Lurik, Goodnews,

Okezone, Republika, Koran Sidu, dan ISI Knowledge.

d. Membangun jaringan (internetworking)

Salah satu kegiatan untuk membangun jaringan dengan pengelola

informasi lainnya adalah dengan cara ikut dalam portal e-bursa (Dikti).

Di lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Depdiknas telah

dikembangkan suatu portal yang menghimpun metadata muatan lokal

dari beberapa perguruan tinggi dan lembaga penelitian di Indonesia.

Portal ini diberi nama Garuda (Garba Rujukan Digital Indonesia).

Portal ini akan menjadi pintu utama pencari informasi khususnya

informasi skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian dosen dan

publikasi perguruan tinggi lainnya. Perpustakaan IPB telah bergabung

dalam portal sebagai kontributor yang mempunyai kewajiban

mengirimkan metadata koleksi digitalnya ke portal ini.

Sampai saat ini data yang telah diupload adalah 2241 record dan yang

telah dikirim ke pengelola pada tahun 2010 namun belum diupload di

portal sebanyak 278 tesis dan 66 disertasi.

e. Mengembangkan sistem jaringan dengan perpustakaan fakultas

dan unit kerja lain di lingkungan IPB

Instalasi program WINISIS dan SIPISIS telah dilakukan ke

perpustakaan fakultas dan departemen. Penggunaan software

tersebut terus dipantau dan dibina, agar dapat diimplementasikan

dengan baik. Hasil dari kegiatan ini adalah terhimpunnya data koleksi

14

perpustakaan fakultas dengan program WINISIS. Pada tahun 2011

diharapkan data ini sudah dapat diunggah di website Perpustakaan.

Beberapa perpustakaan masih menggunakan program lain., dan hal ini

menjadi target kegiatan yang akan datang.

Meskipun sosialisasi dan instal program SIPISIS telah dilakukan di

beberapa perpustakaan Fakultas, namun beberapa perpustakaan

fakultas/departemen masih melakukan layanan secara konvensional.

Oleh karena itu seksi ini juga melayani konsultasi mengenai program

ini, bagi petugas perpustakaan fakultas atau departemen yang

mengalami kesulitan dalam menggunakannya.

f. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan SDM bidang TI

Untuk meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan staf Seksi

Pengelolaan Sistem dan Jaringan telah mengikutsertakan stafnya

untuk mengikuti pelatihan-pelatihan internal maupun eksternal di

bidang teknologi informasi dan aplikasinya.

EVALUASI KINERJA

Dari uraian pelaksanaan kegiatan di atas, maka dapat dilakukan evaluasi

kinerja pengelolaan sistem dan jaringan di Perpustakaan IPB seperti yang

akan diuraikan berikut ini.

1. Koordinasi internal staf di lingkungan seksi pengelolaan sistem dan

jaringan harus lebih ditingkatkan agar tupoksi dan kegiatan yang telah

direncanakan dapat berjalan sesuai rencana. Laporan kegiatan staf

yang biasanya dilakukan tiap tengah tahunan harus diperpendek

menjadi laporan bulanan agar monitoring kegiatan dan kinerja staf

dapat dinilai dengan tepat dan terukur. Penyusunan kembali uraian

tugas pekerjaan bagi staf TI, menjadi prioritas mengingat banyaknya

tugas yang harus dikerjakan dan terbatasnya SDM yang ada baik dari

segi jumlah maupun keahlian.

15

2. Koordinasi dengan bidang atau seksi lain dilakukan untuk

mengoptimalkan pemanfaatan sarana dan prasarana TI serta

operasionalisasi software di lingkungan Perpustakaan. Koordinasi

dilakukan dalam beberapa kegiatan, seperti : perbaikan software dan

hardware, pembenahan data, upload data dan sebagainya.

3. Koordinasi kegiatan yang lebih luas dilakukan dengan DKSI dalam

kegiatan pembenahan koleksi digital, web supporting, peningkatan

SDM TI melalui pelatihan maupun kegiatan yang mendukung

webometric IPB.

4. Pemantauan kondisi sarana dan prasarana TI di lingkungan

Perpustakaan selama ini belum dapat dilaksanakan dengan terjadwal.

Pada tahun yang akan datang perlu dibuatkan jadwal dan log book

pemantauan sarana prasarana TI.

5. Pemantauan homepage Perpustakaan IPB secara rutin telah dilakukan

tiap hari, sehingga homepage dapat diakses dengan baik. Akses

homepage seringkali terganggu oleh terputusnya aliran listrik.

6. Pada akhir tahun 2010 ini telah dilakukan perancangan website

Perpustakaan dengan menggunakan Joomla versi 1.5, untuk

menggantikan website lama yang dibangun dengan Joomla versi 1.0

7. Pengembangan TI belum dapat dilakukan pada tahun 2010 ini, karena

keterbatasan kemampuan sumberdaya manusia yang ada di Seksi ini.

Namun inisiasi pengembangan pemanfaatan software dengan pihak

luar telah dilakukan dan diharapkan pada tahun 2011 program

MySIPISISPro dapat diujicobakan dan pada akhirnya dapat

diimplementasikan.

8. Inventarisasi sarana dan prasarana TI rutin dilakukan setiap tengah

tahunan. Hasil kegiatan inventarisasi sarana dan prasarana TI dapat

dilaporkan pada laporan tengah tahunan. Inventarisasi ini bertujuan

untuk mengetahui keadaan serta kerusakan sarana dan prasarana TI.

Dengan hasil inventarisasi ini, maka pemeliharaan dan perencanaan

pengadaan barang inventaris TI dapat dilakukan dengan baik.

16

9. Pemeliharaan sarana dan prasarana TI masih mengandalkan laporan

dari masing-masing seksi atau bidang. Idealnya di waktu yang akan

datang harus dibuat jadwal rutin pemantauan dan pemeliharaan,

sehingga kerusakan dapat terdeteksi dengan cepat dan dapat segera

diperbaiki. Kerjasama dengan tenaga kebersihan terutama untuk

kebersihan hardware harus lebih baik dan jelas pembagian tugasnya.

10. Pada akhir tahun 2010, DKSI telah mengembangkan portal IPB journal

menggunakan OJS (Open Journal System) yang konten awalnya

diambil dari portal e-jurnal yang kemudian diupdate oleh masing-

masing pengelola jurnal yang diterbitkan di lingkungan IPB. Oleh

karena itu perlu dibicarakan kelanjutan pengelolaan portal e-jurnal

terbitan IPB yang beralamat website http://e-jurnal.perpustakaan.

ipb.ac.id

Perpustakaan IPB mempunyai basisdata dokumen muatan lokal (local

content) terbitan IPB dalam bentuk digital yang terdiri dari dokumen

digital skripsi, tesis, dan disertasi telah dapat diakses melalui website

http://e-material.perpustakaan.ipb.ac.id. Sedangkan local content

lainnya seperti artikel ilmiah karya staf IPB dan prosiding belum ada

metadatanya sehingga belum dapat diakses dari website Perpustakaan

IPB. Pembenahan data local content ini perlu dilakukan dan perlu dibuat

pedoman pengelolaannya termasuk penamaan filenya. Dengan

dibangunnya IPB Repository, maka perlu didiskusikan bagaimana

kelanjutan pengelolaan basisdata ini.

11. Untuk mendukung peningkatan layanan penelusuran dengan

menggunakan sumber-sumber informasi ilmiah yang bermutu yang

relevan dengan bidang pertanian, biosain dan kewirausahaan, perlu

pada situs Perpustakaan IPB ditambah tautan (web link) ke situs yang

terkait. Training petugas dan pengguna perlu juga dilakukan untuk

mengoptimalkan layanan ini.

12. Inovasi baru seperti perpanjangan pinjaman buku (renewal) dengan

pesan singkat (SMS) dan katalog online via telepon selular perlu

17

dipelajari baik teknologinya maupun pemanfaatannya dengan kajian

yang mendalam terutama dilihat dari preferensi pengguna.

13. Katalog online yang sudah dapat diakses melalui web sampai saat ini ada

pada alamat http://katalog.perpustakaan.ipb.ac.id dengan empat

database yang dapat diakses,yaitu : koleksi umum, skripsi, tesis, dan

disertasi. Database tersebut perlu dilengkapi dengan database untuk

koleksi perpustakaan fakultas yang telah dihimpun oleh Seksi Produksi

Bahan Pustaka Digital dan Pembinaan Mutu.

14. Perpustakaan IPB telah bergabung dalam portal Garuda , sebagai

kontributor yang mempunyai kewajiban mengirimkan metadata koleksi

digitalnya ke portal ini. Namun sampai saat ini pengiriman metadata

local content dari Perpustakaan IPB belum dapat berjalan dengan lancar,

karena metadata yang ada belum tertata dengan baik. Oleh karena itu

pembenahan data local content merupakan kegiatan yang mendesak

untuk dilakukan pada awal tahun 2011.

Sampai akhir tahun 2020 metadata yang telah diupload adalah 2241

record dan yang telah dikirim ke pengelola pada tahun 2010 namun

belum diupload di portal sebanyak 278 tesis dan 66 disertasi.

15. Pengembangan sistem informasi dan jaringan di seluruh perpustakaan

fakultas telah dilakukan dengan sosialisasi dan instalasi program Winisis

dan SIPISIS. Dari kegiatan tersebut perpustakaan fakultas telah

menggunakan program tersebut untuk mengelola data bibliografi, namun

demikian beberapa perpustakaan fakultas/departemen masih melakukan

layanan secara konvensional.

16. Peningkatan ketrampilan dan pengetahuan tentang TI untuk pegawai di

lingkungan Seksi Pengelolaan Sistem dan Jaringan dilakukan dengan

mengadakan berbagai pelatihan baik internal maupun eksternal seperti

pelatihan MySIPISIS Pro, Pengelolaan Jurnal berbasis web, Pengelolaan

Portal Garuda, Information Literacy dan lain sebagainya. Pengiriman staf

ke berbagai pelatihan perlu ditingkatkan pada masa yang akan datang.

18

MASALAH DAN SOLUSI

Beberapa masalah yang menjadi kendala Seksi Pengelolaan Sistem dan

Jaringan dalam melaksanakan tupoksinya, adalah :

1. Tidak adanya SDM bidang keahlian TI (programmer)

Tugas yang terkendala oleh tidak adanya programmer adalah

pengembangan software yang diperlukan untuk pengelolaan

kegiatan perpustakaan. Hal ini juga sudah dibahas dalam Kajian

Pengembangan SDM dan disarankan bahwa perlu rekruitmen SDM

bidang keahlian TI (Perpustakaan IPB, 2010). Jika hal ini tidak

segera diperhatikan dan dilaksanakan, maka pengembangan TI akan

terhambat.

2. Konversi metadata ke beberapa format

Metadata koleksi perpustakaan menggunakan format Indomarc dan

dikelola menggunakan program WINISIS. Sementara ini metadata

tersebut harus dikonversi ke berbagai format yang berbeda-beda

sesuai dengan keperluan, seperti : katalog online, Garuda, IIRC, OJS

dan IPB repository. Hal ini memerlukan tenaga dan waktu yang

cukup banyak. Oleh karena itu perlu dikaji dan dibuat sistem

pengelolaan data yang bisa digunakan untuk berbagai keperluan

tersebut.

3. Belum ada pedoman pengelolaan koleksi digital IPBana

Pedoman pengelolaan koleksi digital IPBana termasuk penamaan file

nya yang baku belum ada. Idealnya setiap dokumen digital memiliki

nama file yang unik, sehingga mudah dikenali identitasnya. Untuk itu

penyusunan pedoman tersebut harus segera disusun, sehingga

pembenahan data koleksi digital dapat segera dilakukan.

4. Belum adanya sistem informasi yang terpadu dan terintegrasi

dengan seluruh perpustakaan yang ada di lingkungan IPB dan unit

kerja terkait. Pengiriman data antar bidang maupun dari

perpustakaan Fakultas/Departemen masih manual, sehingga data

apapun, seperti data koleksi, data jumlah pengunjung dan sebagainya

19

sangat lambat. Harapan ke depan ada sistem dan jaringan yang

terpadu yang menghubungkan seluruh perpustakaan yang ada di

lingkungan IPB.

RENCANA KEGIATAN 2011

1. Menyusun tupoksi Seksi dan uraian tugas pekerjaan sesuai dengan

perkembangan tugas yang diberikan oleh pimpinan Perpustakaan.

2. Melatih SDM yang ada untuk meningkatkan pengetahuan dan

keterampilan bidang TI baik dengan pelatihan internal, seperti :

Pelatihan MySIPISISPro, Metode Penulisan Berita untuk Web, Update

berita dengan Joomla, dan lain-lain maupun bekerja sama dengan

unit kerja luar perpustakaan seperti dengan DKSI (Direktorat

Komunikasi dan Sistem Informasi, yaitu pelatihan pengelolaan IPB

Repository, Pelatihan Pengelolaan Web dan lain-lain.

3. Melakukan pembenahan metadata koleksi dan fulltext IPB ana

4. Membuat pedoman pengelolaan koleksi digital IPBana.

5. Mempersiapkan program MySIPISISPro dengan ujicoba terbatas, agar

dapat diimplementasikan pada tahun 2011.

6. Melakukan kajian sistem informasi dan jaringan yang terpadu dan

terintegrasi dengan seluruh perpustakaan yang ada di lingkungan IPB

dan unit kerja terkait, sehingga dapat diwujudkan katalog induk

Perpustakaan IPB.

7. Mengupdate website perpustakaan IPB dengan menggunakan Joomla

versi 1.5 dan diharapkan bisa dilounching pada awal bulan Maret

2011.

8. Mempersiapkan data yang akan dikirim ke pengelola Garuda.

9. Melakukan pemetaan jaringan, karena kondisi jaringan pada saat ini

kurang tertata dengan baik. Demikian pula dengan kondisi kabel

jaringannya. Pemetaan jaringan dijadwalkan mulai bulan Pebruari

dan diharapkan selesai pada bulan Maret.

20

KESIMPULAN

Dalam implementasi manajemen strategis evaluasi kinerja sangat diperlukan.

Seksi Pengelolaan Sistem dan Jaringan sebagai bagian dari unit kerja yang

memiliki perencanaan program yang telah diimplementasikan, maka untuk

mengetahui tingkat keberhasilan dan kegagalan kinerjanya dan memberikan

masukan untuk mengatasi permasalahan yang ada telah dilakukan evaluasi

kinerja. Melalui evaluasi kinerja dapat diketahui apakah pencapaian hasil,

kemajuan dan kendala yang dijumpai dalam pelaksanaan misi dapat dinilai

dan dipelajari guna perbaikan pelaksanaan program/kegiatan di masa yang

akan datang.

Kesimpulan yang diperoleh dari evaluasi kinerja Seksi Pengelolaan Sistem

dan Jaringan sebagai berikut :

1. Kinerja untuk kegiatan rutin telah dilaksanakan cukup baik, namun

perlu manajemen yang lebih baik agar kegiatan yang akan dilakukan

dapat lebih efektif dan efisien.

2. Kinerja kegiatan pengembangan teknologi informasi masih belum

maksimal karena kendala keterbatasan SDM baik dari segi jumlah

maupun bidang keahlian teknologi informasi. Oleh karena itu

pelatihan harus terus dilakukan dan rekruitmen programmer perlu

diupayakan dalam waktu yang tidak terlalu lama.

3. Koordinasi internal di lingkungan Perpustakaan IPB dan kerjasama

dengan unit kerja lain bahkan dengan pihak luar IPB perlu

ditingkatkan.

4. Dengan memperhatikan masalah yang ada dan kegiatan

pengembangan ke depan, maka rencana kegiatan 2011 harus segera

disusun rincian kerjanya agar dapat dilaksanakan dengan baik.

DAFTAR PUSTAKA

Masterplan Perpustakaan RI Ardi Koesoema Badan Penelitian dan Pengembangan Kehutanan. 2010. Kerjasama Badan Penelitian dan Pengembangan Kehutanan dengan Institut Pertanian Bogor.

[IPB] Institut Pertanian Bogor. 2010. Laporan Tahunan Perpustakaan IPB Tahun 2010. Perpustakaan IPB. Bogor.

Kinerja. http://id.wikipedia.org/wiki/Kinerja . Diakses tanggal 21 Pebruari 2010. Pukul 10.29

Pengukuran Kinerja. http://www.semarang.go.id/cms/pemerintah/lembaga/Bappeda/ evaluasi.htm. Diakses tanggal 21 Pebruari 2010. Pukul 11.00