arquivologia prof. lino madureira linomadureira.wordpress · página 21 do livro arquivo teoria e...
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Arquivologia
Prof. Lino Madureira
linomadureira.wordpress.com
SUPORTE + INFORMAÇÃO = DOCUMENTO
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Material Conteúdo
SUPORTE + INFORMAÇÃO = DOCUMENTO
Material Conteúdo
SUPORTE + INFORMAÇÃO = DOCUMENTO
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DOCUMENTO + ATIVIDADE = DOCUMENTO DE ARQUIVO
SUPORTE + INFORMAÇÃO = DOCUMENTO
Departamento PessoalControle de Frequência
DOCUMENTO + ATIVIDADE = DOCUMENTO DE ARQUIVO
SUPORTE + INFORMAÇÃO = DOCUMENTO
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Cartãode
Ponto
Departamento PessoalControle de Frequência
DOCUMENTO + ATIVIDADE = DOCUMENTO DE ARQUIVO
SUPORTE + INFORMAÇÃO = DOCUMENTO
CONJUNTO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO = ARQUIVO
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Conjunto de documentosproduzidos e recebidospor órgãos públicos,instituições de caráterpúblico e entidades privadas,em decorrência do exercíciode atividades específicas,bem como por pessoa física,qualquer que seja o suporteda informação ou a naturezados documentos.
ARQUIVO
É dever do Poder Público a gestão documental e aproteção especial a documentos de arquivos, comoinstrumento de apoio à administração, à cultura,ao desenvolvimento científico e como elementos deprova e informação.
(Lei 8.159, Art. 1º)
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ORGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO
- Bibliotecas (estudo, pesquisa, consulta, fins acadêmicos)
- Museus (peças e objetos de valor cultural, histórico)
- Arquivos (funcional, servir à administração)
PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO
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- Os documentossão produzidos e conservados com objetivosfuncionais.
- Os documentos sãoproduzidos e conservados com objetivos culturais.
ARQUIVOBIBLIOTECA
ORIGEM
PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO
- Os documentos não sãoobjetos de coleção; provêmdas atividades públicas ouprivadas, servidas peloarquivo.
- Os documentos sãoproduzidos num únicoexemplar, ou limitado emnúmero de cópias.
- Há uma significaçãoorgânica entre osdocumentos.
- Os documentos sãocolecionados de fontesdiversas, adquiridos porcompra ou doação.
- Os documentos existem emnumerosos exemplares.
- A significação do acervodocumental não depende da relação que os documentostenham entre si.
ARQUIVOBIBLIOTECA
AQUISIÇÃO / CUSTÓDIA
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-Preserva-se a documentação referente a uma atividade, como um conjunto e não comounidades isoladas.
- Os julgamentos são finaise irrevogáveis.
- A documentação não raroexiste em via única.
-Aplica-se a unidadesisoladas.
- O julgamento não tem caráter irrevogável.
- O julgamento envolvequestões de conveniência, e não de preservação ouperda total.
ARQUIVOBIBLIOTECA
MÉTODO DE AVALIAÇÃO
-Preserva-se a documentação referente a uma atividade, como um conjunto e não comounidades isoladas.
- Os julgamentos são finaise irrevogáveis.
- A documentação não raroexiste em via única.
-Aplica-se a unidadesisoladas.
- O julgamento não tem caráter irrevogável.
- O julgamento envolvequestões de conveniência, e não de preservação ouperda total.
ARQUIVOBIBLIOTECA
MÉTODO DE AVALIAÇÃO
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
- Identificar Valor (Valor Primário e Valor Secundário)
- Definir Prazo de Guarda
- Definir Destinação Final (Guarda Permanente ou Eliminação)
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-Preserva-se a documentação referente a uma atividade, como um conjunto e não comounidades isoladas.
- Os julgamentos são finaise irrevogáveis.
- A documentação não raroexiste em via única.
-Aplica-se a unidadesisoladas.
- O julgamento não tem caráter irrevogável.
- O julgamento envolvequestões de conveniência, e não de preservação ouperda total.
ARQUIVOBIBLIOTECA
MÉTODO DE AVALIAÇÃO
-Estabelece classificaçãoespecífica para cadainstituição, ditada pelassuas particularidades.
- Exige conhecimento da relação entre as unidades, a organização e o funcionamento dos órgãos.
-Utiliza métodospredeterminados.
- Exige conhecimento do sistema, do conteúdo e da significação dos documentos a classificar.
ARQUIVOBIBLIOTECA
MÉTODO DE CLASSIFICAÇÃO
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-Aplica-se a conjuntosdocumentais.
- As séries sãoconsideradas unidadespara fins de descrição.
-Aplica-se a unidadesdocumentais.
-As séries (anuários, periódicos,...) sãounidades isoladas paracatalogação.
ARQUIVOBIBLIOTECA
MÉTODO DESCRITIVO
- PúblicosFederalEstadualDistrito FederalMunicipal
- PrivadosPessoa FísicaPessoa Jurídica
CLASSIFICAÇÃO QUANTO AS AGÊNCIAS CRIADORAS /ENTIDADES MANTENEDORAS
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ExecutivoLegislativoJudiciário
- PúblicosFederalEstadualDistrito FederalMunicipal
- PrivadosPessoa FísicaPessoa Jurídica
CLASSIFICAÇÃO QUANTO AS AGÊNCIAS CRIADORAS /ENTIDADES MANTENEDORAS
Página 21 do livroArquivo teoria eprática.
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Página 21 do livroArquivo teoria eprática.
ARQUIVOS PÚBLICO
Art. 7º Os arquivos públicos são osconjuntos de documentosproduzidos e recebidos, noexercício de suas atividades, porórgãos públicos de âmbito federal,estadual, do Distrito Federal emunicipal em decorrência de suasfunções administrativas,legislativas e judiciárias.
§ 1º São também públicos osconjuntos de documentosproduzidos e recebidos porinstituições de caráter público, porentidades privadas encarregadasda gestão de serviços públicos noexercício de suas atividades.
Lei 8.159
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ARQUIVOS PÚBLICO
Art. 7º Os arquivos públicos são osconjuntos de documentosproduzidos e recebidos, noexercício de suas atividades, porórgãos públicos de âmbito federal,estadual, do Distrito Federal emunicipal em decorrência de suasfunções administrativas,legislativas e judiciárias.
§ 1º São também públicos osconjuntos de documentosproduzidos e recebidos porinstituições de caráter público, porentidades privadas encarregadasda gestão de serviços públicos noexercício de suas atividades.
ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 11 Consideram-se arquivosprivados os conjuntos dedocumentos produzidos ourecebidos por pessoas físicas oujurídicas, em decorrência desuas atividades.
Art. 12 Os arquivos privadospodem ser identificados peloPoder Público como de interessepúblico e social, desde quesejam considerados comoconjuntos de fontes relevantespara a história edesenvolvimento científiconacional.
Lei 8.159
A informação sob a guarda do Estado é semprepública, devendo o acesso a ela ser restringidoapenas em casos específicos.
Prazos para o Repasse da Informação
A resposta deve ser dada imediatamente, seestiver disponível, ou em até 20 dias,prorrogáveis por mais 10 dias:
LEI 12.527 – LEI DE ACESSO À INFORMAÇÃO
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A Lei 12.527/2011 prevê exceções à regra de acessopara dados pessoais e informações classificadaspor autoridades como sigilosas.
INFORMAÇÃO PESSOAL
RESTRIÇÃO AO ACESSO
INFORMAÇÃO SIGILOSA (classificada)
A Lei 12.527/2011 prevê exceções à regra de acessopara dados pessoais e informaçõesclassificadas por autoridades como sigilosas.
Informações sob a guarda do Estado que dizemrespeito à intimidade, honra e imagem daspessoas, por exemplo, não são públicas(ficando protegidas por um prazo de cemanos).
Elas só podem ser acessadas pelos própriosindivíduos e, por terceiros, apenas em casosexcepcionais previstos na Lei.
INFORMAÇÃO PESSOAL
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INFORMAÇÃO CLASSIFICADA – Decreto 7.724/12
Ultrassecreta
Secreta
Reservada
INFORMAÇÃO CLASSIFICADA – Decreto 7.724/12
Ultrassecreta
Secreta
Reservada
25 anos(renovável uma única vez)
15 anos
5 anos
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INFORMAÇÃO CLASSIFICADA – Decreto 7.724/12
Ultrassecreta
Secreta
Reservada
25 anos(renovável uma única vez)
15 anos
5 anos
Presidente / Vice-Presidente
Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas;
Comandantes da Marinha, do Exército, da Aeronáutica; e
Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no exterior;
Titulares de autarquias, fundações,empresas públicas e sociedades deeconomia mista
Autoridades que exerçam funções dedireção, comando ou chefia do Grupo-Direção e Assessoramento Superiores -DAS, nível DAS 101.5 ou superior, e
seus equivalentes
TEORIA DAS 3 IDADESEVOLUÇÃO OU FREQUENCIA DE USO
1ª Idade – Corrente / AtivoConjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.
2ª Idade – Intermediário / Semi-AtivoConjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação.
3ª Idade – Permanente / InativoConjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.
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Corrente
Intermediário
Permanente
Valor Primário Imediato
(Administrativo)
Valor Secundário Mediato
TEORIA DAS 3 IDADESEVOLUÇÃO OU FREQUENCIA DE USO
- Setoriais
São aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente.
CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EXTENSÃO / ATUAÇÃO
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- Gerais / Centrais
São os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente.
CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EXTENSÃO / ATUAÇÃO
- Setoriais
São aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente.
Arquivos EspeciaisTem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas (fotografias, fitas, microformas, slides...), e que por esta razão merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também no registro, acondicionamento, controle e conservação.
Arquivos EspecializadosTem sob sua guarda documentos resultantes da experiência humana num campo específico, independente da forma física que apresentem.
- Documento EspecialDocumento em linguagem não-textual, em suporte não convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação tecnológica.
CLASSIFICAÇÃO QUANTO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS
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Arquivos EspeciaisTem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas (fotografias, fitas, microformas, slides...), e que por esta razão merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também no registro, acondicionamento, controle e conservação.
- Documento EspecialDocumento em linguagem não-textual, em suporte não convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação tecnológica.
CLASSIFICAÇÃO QUANTO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS
GêneroSuporte
Arquivos EspecializadosTem sob sua guarda documentos resultantes da experiência humana num campo específico, independente da forma física que apresentem.
Conteúdo
Conforme suas características os documentos podem ser classificados de acordo com os seguintes elementos: suporte, forma, formato, gênero, espécie, tipo.
CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS
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DEFINIÇÃO TÉCNICA EXEMPLOS
SUPORTE “Material sobre o qual as informações são registradas”
- Acetato - Papel- Disco Magnético- Fita Magnética - Disco Óptico- Filme
DEFINIÇÃO TÉCNICA EXEMPLOS
FORMATO“Configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado”
- Cartaz- Livro- Planta - Folhas avulsas
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DEFINIÇÃO TÉCNICA EXEMPLOS
FORMA “Estágio de preparação e de transmissão de documentos”
- Rascunho / Minuta
- Original
- Cópia
DEFINIÇÃO TÉCNICA EXEMPLOS
GÊNERO“Configuração que assume o documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo”
TextualIconográficoCartográficoAudiovisualSonoroMicrográficoInformático
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GÊNERO
Textual: Texto
GÊNERO
Iconográfico: Imagem Estática (fotografia, desenhos, gravuras,slides, diapositivos)
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GÊNERO
Cartográfico: Desenhos Técnicos
(mapas, plantas)
GÊNERO
Audiovisual: Imagem em Movimento
(com ou sem som)
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GÊNERO
Sonoro: Áudio (apenas o som)
GÊNERO
Micrográfico: Microfilmes
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GÊNERO
Informático: DocumentosDigitais
DEFINIÇÃO TÉCNICA EXEMPLOS
ESPÉCIE “Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informaçõesnele contidas”
-Boletim- Certidão- Relatório- Ata- Contrato
TIPO “Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou”
- Boletim Meteorológico - Boletim Escolar- Boletim Médico-Contrato de Prestação de Serviço-Contrato de Locação
CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOEspécie Atividade
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PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS
FundoConjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a arquivo
• Fundo Aberto ≠ Fundo Fechado
EmpresaA
Manutenção Contab .
Tesouraria Dep.Pessoal
Fundo A
EmpresaB
Manutenção Contab .
Tesouraria Dep.Pessoal
Fundo B
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Princípio da Proveniência
Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.
EmpresaA
Manutenção Contab .
Tesouraria Dep.Pessoal
Fundo A
EmpresaB
Manutenção Contab .
Tesouraria Dep.Pessoal
Fundo B
Dep.Pessoal
NãoMisturar
A com B!
Atividade Documento
Princípio da Organicidade
Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora.
EmpresaA
Manutenção Contab .
Tesouraria Dep.Pessoal
Controlede
Frequência
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Atividade
Princípio da Unicidade
Os documentos são únicos em decorrência de sua gênese.
EmpresaA
Manutenção Contab .
Tesouraria Dep.Pessoal
Controlede
Frequência
Momentoda Produção
Princípio da Ordem Original
Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.
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Princípio da Pertinência
Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. Também chamado princípio temático.
Princípio da Ordem Original
Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.
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GESTÃO DE DOCUMENTAL
GESTÃO DE DOCUMENTOS (Lei 8.159)
Considera-se gestão de documentos o conjunto deprocedimentos e operações técnicas à sua produção,tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fasecorrente e intermediária, visando a sua eliminação ourecolhimento para guarda permanente.
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ProduçãoDestinação
FinalUtilização
Eliminação
GuardaPermanente
GESTÃO DE DOCUMENTOS (Lei 8.159)
Considera-se gestão de documentos o conjunto deprocedimentos e operações técnicas à sua produção,tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fasecorrente e intermediária, visando a sua eliminação ourecolhimento para guarda permanente.
Empresa
A
Manutenção Contab.
Tesouraria Dep.Pessoal Atividade
Controlede
FrequênciaDocumento
Ficha de Frequência
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Empresa
A
Manutenção Contab.
Tesouraria Dep.Pessoal Atividade
Controlede
FrequênciaDocumento
Ficha de Frequência
1.000 Funcionários = 1.000 Fichas de Frequência por Mês
12.000 Fichas de Frequência por Ano
5 Anos de Atividades = 60.000 Fichas de Frequência
Empresa
A
Manutenção Contab.
Tesouraria Dep.Pessoal Atividade
Controlede
FrequênciaDocumento
Ficha de Frequência
120 Resmas60 Caixas2 Estantes de 6 PrateleirasAmbiente adequadoDefinição de MetodologiaRecursos Humanos
1.000 Funcionários = 1.000 Fichas de Frequência por Mês
12.000 Fichas de Frequência por Ano
5 Anos de Atividades = 60.000 Fichas de Frequência
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DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS
Análise das informações básicas (quantidade,localização, estado físico, condições dearmazenamento, grau de crescimento, freqüênciade consulta) sobre arquivos, a fim de implantarsistemas e estabelecer programas detransferência, recolhimento, microfilmagem,conservação e demais atividades.
DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS
Análise das informações básicas (quantidade,localização, estado físico, condições dearmazenamento, grau de crescimento, freqüênciade consulta) sobre arquivos, a fim de implantarsistemas e estabelecer programas detransferência, recolhimento, microfilmagem,conservação e demais atividades.
QuantidadeLocalizaçãoEstado físicoCondições de armazenamentoGrau de crescimentoFreqüência de consulta
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PRODUÇÃO: Elaboração do Documento
UTILIZAÇÃO: Estrutura
DESTINAÇÃO: Avaliação
OS TRÊS MOMENTOS (FASES) DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
Produção
Elaboração dos documentos em decorrênciadas atividades de um órgão ou setor. Oarquivista deve contribuir para que sejamcriados apenas documentos essenciais àadministração da instituição e evitadasduplicação e emissão de vias desnecessárias;sugerir a criação e a extinção de modelos eformulários; participar da seleção dos recursoshumanos que deverão desempenhar tarefasarquivísticas e afins.
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Utilização
Inclui as atividades de protocolo (recebimento,classificação, registro, distribuição, tramitação), deexpedição, de organização e arquivamento dedocumentos em fase corrente e intermediária,bem como a elaboração de normas de acesso àdocumentação e à recuperação da informação.
Destinação
Análise e avaliação dos documentos acumuladosnos arquivos, com vistas a estabelecer seusprazos de guarda, determinando, quais serãoobjeto de arquivamento permanente e quaisdeverão ser eliminados.
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AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
Processo de análise de documentos dearquivo, que estabelece os prazos de guardae a destinação, de acordo com os valoresque lhes são atribuídos.
OBJETIVOS DA AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
- Preservação Documental
- Redução da massa documental- Liberação de espaço físico
- Melhor conservação dos documentos de guarda permanente
- Incremento à pesquisa- Agilidade na recuperação dos documentos e das informações
- Racionalização da produção e do fluxo de documentos (tramite)
- Eficiência administrativa
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AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
Valor – Prazo – Destinação
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
Valor – Prazo – Destinação
Corrente
Intermediário
Permanente
Valor Primário
Valor Secundário
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AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
Valor – Prazo – Destinação
Corrente
Intermediário
Permanente
Valor Primário
Valor Secundário
VALOR PRIMÁRIOValor atribuído a documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.
VALOR SECUNDÁRIOValor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido.
Valores – Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
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Valores – Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
Valor Administrativo
Valor que um documento possui para aatividade administrativa de uma entidadeprodutora, na medida em que informa,fundamenta ou prova seus atos.
Valores – Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
Valor Fiscal
Valor atribuído a documentos ou arquivos paracomprovação de operações financeiras oufiscais.
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Valores – Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
Valor Legal
Valor que um documento possui perante a leipara comprovar um fato ou constituir umdireito.
Valores – Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
Valor Probatório
Valor intrínseco que permite a um documentode arquivo servir de prova legal.
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Valores – Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
Valor Intrínseco
Valor que um documento possui em razão deseu conteúdo, das circunstâncias de suaprodução, de suas assinaturas ou selos.
Valores – Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
Valor Informativo
Valor que um documento possui pelas informaçõesnele contidas, independentemente de seu valorprobatório.
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Valores – Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
Valor Permanente
Valor probatório ou valor informativo quejustifica a guarda permanente de umdocumento em um arquivo. Também chamadovalor arquivístico ou valor histórico.
PRAZOS
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Prazo de Vigência
Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitosadministrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades quedeterminaram sua produção.
Empresa
A
Manutenção Contab.
Tesouraria Dep.Pessoal Atividade
ControledeFrequência
Documento
Ficha de Frequência
-Realizar o pagamento
-Avaliação anual de desempenho
Ex: 5 Anos
Prazo de Prescrição
Intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa, ouqualquer interessado pode invocar a tutela do Poder Judiciário parafazer valer direito seu que entenda violado.
Prescrição: Extinção dos prazos para a aquisição ou perda dedireitos contidos nos documentos (Dicionário Brasileiro deTerminologia Arquivística).
Empresa
A
Manutenção Contab.
Tesouraria Dep.Pessoal Atividade
ControledeFrequência
Documento
Ficha de Frequência- Questões trabalhistas e previdênciárias
Ex: 47 Anos
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Prazo de Precaução
Intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa ouqualquer interessado guarda o documento antes de eliminá-lo ouencaminhá-lo para guarda definitiva no Arquivo Permanente.
Empresa
A
Manutenção Contab.
Tesouraria Dep.Pessoal Atividade
ControledeFrequência
Documento
Ficha de Frequência-Margem de segurança
Ex: 2 Anos
Destinação
Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento dedocumentos para guarda permanente, descarte ou eliminação
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TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL
Instrumento de destinação, aprovado por autoridadecompetente, que determina prazos e condições de guardatendo em vista a transferência, recolhimento, descarte oueliminação de documentos.
Eliminação47 Anos5 AnosLICENÇAS- Acidente em serviçoAtividade política- Capacitação profissional- Gestante- Paternidade
É opcional a seleção por amostragem das provas dos candidatos, segundo critérios estabelecidos pela Comissão Permanente de Avaliação.
Guarda Permanente
5 Anos6 AnosRECRUTAMENTO E SELEÇÃO- Editais;- Exemplaresúnicos de provas; - Gabaritos;- Resultados- Recurso
Destinação Final
IntermediárioCorrente
ObservaçõesTempo de arquivamento e Destinação Final
Item Documental
Data / /Responsável
Folha NºÁrea
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TRANSFERÊNCIAPassagem de documentos do arquivo corrente para o arquivointermediário. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística).
RECOLHIMENTOEntrada de documentos públicos em arquivos permanentes, comcompetência formalmente estabelecida.-Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivointermediário para o arquivo permanente. (Dicionário Brasileiro deTerminologia Arquivística).
Corrente
Intermediário
PermanenteRecolhimento
Transferência
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CLASSIFICAÇÃO
O objetivo da classificação é, basicamente, darvisibilidade às funções e às atividades doorganismo produtor do arquivo, deixando clarasas ligações entre os documentos.
PESSOALFINANCEIRO
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PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
Esquema elaborado a partir do estudo dasestruturas e funções da instituição e análise doarquivo por ela produzido, pelo qual se distribuemos documentos em classes, de acordo com métodosde arquivamento específicos.
Expressão geralmente adotada em arquivoscorrentes.
QUADRO DE ARRANJO
Esquema estabelecido para arranjo de documentosde um arquivo, a partir do estudo das estruturas,funções ou atividades do gerador e da análise doacervo.
Expressão adotada em arquivos permanentes.
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O Plano de Classificação pode seguir o critérioESTRUTURAL, ou o critério FUNCIONAL.
Critério Estrutural:que tem por eixo a estrutura administrativa daentidade produtora do arquivo
Critério Funcional:que tem por eixo as funções desempenhadaspela entidade produtora do arquivo
Estrutural
Critério Estrutural:que tem por eixo a estrutura administrativa daentidade produtora do arquivo
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Funcional
Critério Funcional:que tem por eixo as funções desempenhadaspela entidade produtora do arquivo
Um Plano de Classificação deve possuirtrês características (Schellemberg):
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Simplicidade
Flexibilidade
Expansibilidade
Um Plano de Classificação deve possuir três características (Schellemberg):
ORDENAÇÃO
Tem como objetivo básico facilitar e agilizar a consultaaos documentos, pois, mesmo no que se refere a umamesma atividade, e em relação a um mesmo tipodocumental os documentos atingem um volumesignificativo.
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Dep.Pessoal Atividade
Controlede
Frequência Documento
Ficha de Frequência
5 Anos de Atividades = 60.000 Fichas de Frequência
ORDENAÇÃO
Tem como objetivo básico facilitar e agilizar a consultaaos documentos, pois, mesmo no que se refere a umamesma atividade, e em relação a um mesmo tipodocumental os documentos atingem um volumesignificativo.
A ordenação é feita com base noselementos informativos contidos nosdocumentos:
Ficha de Frequência
•Número
•Data
•Local
•Nome
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Para a definição do critério de ordenação devemosconsiderar os tipos de busca que recai sobre cadadocumento.
Dep.Pessoal Atividade
Controlede
FrequênciaDocumento
Ficha de Frequência
MÉTODOS BÁSICOS
•ALFABÉTICO•GEOGRÁFICO•NUMÉRICOS
SimplesDígito TerminalCronológico
•IDEOGRÁFICOS (Assunto)Alfabético
enciclopédicodicionário
Numéricosduplexdecimalunitermo
MÉTODOS PADRONIZADOS
•VARIADEX
* AUTOMÁTICO* SOUNDEX* MNEMÔNICO* RÔNEO
*Métodos sem aplicaçãoprática nos arquivosbrasileiros e obsoletos
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
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MÉTODOS BÁSICOS
•ALFABÉTICO•GEOGRÁFICO•NUMÉRICOS
SimplesDígito TerminalCronológico
•IDEOGRÁFICOS (Assunto)Alfabético
enciclopédicodicionário
Numéricosduplexdecimalunitermo
MÉTODOS PADRONIZADOS
•VARIADEX
* AUTOMÁTICO* SOUNDEX* MNEMÔNICO* RÔNEO
*Métodos sem aplicaçãoprática nos arquivosbrasileiros e obsoletos
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
O método ALFANUMÉRICO não é considerado básico nem padronizado.
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* Semi Indireto – Método Alfanumérico
Sistema Diretoa busca do documento é realizada diretamente nolocal onde o documento está guardado.
Sistema Indiretopara se localizar um documento é necessário utilizarum índice ou um código.
ORDENAÇÃO ALFABÉTICA
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ORDENAÇÃO ALFABÉTICA
Lino / Paulo / Ana
ORDENAÇÃO ALFABÉTICA
Lino / Paulo / Ana
AnaLinoPaulo
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ORDENAÇÃO ALFABÉTICA
LETRA por LETRA
Considera cada letra comoelemento de ordenação. (desconsideraro espaço entre as palavras).
Ex:Monte AlegreMonte BrancoMonteiroMonte MorMontenegroMonte NegroMonte Sinai
ORDENAÇÃO ALFABÉTICA
LETRA por LETRA
Considera cada letra comoelemento de ordenação. (desconsideraro espaço entre as palavras).
Ex:Monte AlegreMonte BrancoMonteiroMonte MorMontenegroMonte NegroMonte Sinai
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ORDENAÇÃO ALFABÉTICA
LETRA por LETRA
Considera cada letra comoelemento de ordenação. (desconsideraro espaço entre as palavras).
Ex:Monte AlegreMonte BrancoMonteiroMonte MorMontenegroMonte NegroMonte Sinai
ORDENAÇÃO ALFABÉTICA
LETRA por LETRA
Considera cada letra comoelemento de ordenação. (desconsideraro espaço entre as palavras).
Ex:Monte AlegreMonte BrancoMonteiroMonte MorMontenegroMonte NegroMonte Sinai
12/05/2019
59
ORDENAÇÃO ALFABÉTICA
LETRA por LETRA
Considera cada letra comoelemento de ordenação. (desconsideraro espaço entre as palavras).
Ex:Monte AlegreMonte BrancoMonteiroMonte MorMontenegroMonte NegroMonte Sinai
ORDENAÇÃO ALFABÉTICA
LETRA por LETRA
Considera cada letra comoelemento de ordenação. (desconsideraro espaço entre as palavras).
Ex:Monte AlegreMonte BrancoMonteiroMonte MorMontenegroMonte NegroMonte Sinai
12/05/2019
60
ORDENAÇÃO ALFABÉTICA
LETRA por LETRA
Considera cada letra comoelemento de ordenação. (desconsideraro espaço entre as palavras).
Ex:Monte AlegreMonte BrancoMonteiroMonte MorMontenegroMonte NegroMonte Sinai
ORDENAÇÃO ALFABÉTICA
LETRA por LETRA
Considera cada letra comoelemento de ordenação. (desconsideraro espaço entre as palavras).
Ex:Monte AlegreMonte BrancoMonteiroMonte MorMontenegroMonte NegroMonte Sinai
12/05/2019
61
ORDENAÇÃO ALFABÉTICA
LETRA por LETRA
Considera cada letra comoelemento de ordenação. (desconsideraro espaço entre as palavras).
Ex:Monte AlegreMonte BrancoMonteiroMonte MorMontenegroMonte NegroMonte Sinai
ORDENAÇÃO ALFABÉTICA
LETRA por LETRA
Considera cada letra comoelemento de ordenação. (desconsideraro espaço entre as palavras).
Ex:Monte AlegreMonte BrancoMonteiroMonte MorMontenegroMonte NegroMonte Sinai
12/05/2019
62
ORDENAÇÃO ALFABÉTICA
- PALAVRA por PALAVRA
Considera a palavra como elemento de ordenação.
Ex:Monte AlegreMonte BrancoMonte MorMonte NegroMonte SinaiMonteiroMontenegro
ORDENAÇÃO ALFABÉTICA
- PALAVRA por PALAVRA
Considera a palavra como elemento de ordenação.
Ex:Monte AlegreMonte BrancoMonte MorMonte NegroMonte SinaiMonteiroMontenegro
12/05/2019
63
ORDENAÇÃO ALFABÉTICA
- PALAVRA por PALAVRA
Considera a palavra como elemento de ordenação.
Ex:Monte AlegreMonte BrancoMonte MorMonte NegroMonte SinaiMonteiroMontenegro
ORDENAÇÃO ALFABÉTICA
- PALAVRA por PALAVRA
Considera a palavra como elemento de ordenação.
Ex:Monte AlegreMonte BrancoMonte MorMonte NegroMonte SinaiMonteiroMontenegro
12/05/2019
64
ORDENAÇÃO ALFABÉTICA
- PALAVRA por PALAVRA
Considera a palavra como elemento de ordenação.
Ex:Monte AlegreMonte BrancoMonte MorMonte NegroMonte SinaiMonteiroMontenegro
ORDENAÇÃO ALFABÉTICA
PALAVRA por PALAVRA
Monte AlegreMonte BrancoMonte MorMonte NegroMonte SinaiMonteiroMontenegro
LETRA por LETRA
Monte AlegreMonte BrancoMonteiroMonte MorMontenegroMonte NegroMonte Sinai
12/05/2019
65
ORDENAÇÃO ALFABÉTICA
Para ambos os casos as partículas não devem ser consideradasno momento da ordenação (de, da, e,...)
Universidade Federal FluminenseUniversidade Federal de Pernambuco
ORDENAÇÃO ALFABÉTICA
Para ambos os casos as partículas não devem ser consideradasno momento da ordenação (de, da, e,...)
Universidade Federal FluminenseUniversidade Federal de Pernambuco
12/05/2019
66
ORDENAÇÃO ALFABÉTICA
Para ambos os casos as partículas não devem ser consideradasno momento da ordenação (de, da, e,...)
Universidade Federal FluminenseUniversidade Federal de Pernambuco
MÉTODO ALFABÉTICO
O elemento considerado para ordenação é o NOME
12/05/2019
67
NOME: LINO MADUREIRA FERREIRA
MÉTODO ALFABÉTICO
O elemento considerado para ordenação é o NOME
PRENOME + SOBRENOME
LINO MADUREIRA FERREIRA
NOME: LINO MADUREIRA FERREIRA
MÉTODO ALFABÉTICO
O elemento considerado para ordenação é o NOME
12/05/2019
68
PRENOME + SOBRENOME
LINO MADUREIRA FERREIRA
NOME: LINO MADUREIRA FERREIRA
MÉTODO ALFABÉTICO
O elemento considerado para ordenação é o NOME
Último Sobrenome
PRENOME + SOBRENOME
LINO MADUREIRA FERREIRA
NOME: LINO MADUREIRA FERREIRA
MÉTODO ALFABÉTICO
O elemento considerado para ordenação é o NOME
Último Sobrenome
FERREIRA, LINO MADUREIRA
12/05/2019
69
Regras de Alfabetação
1º) Para pessoa física considera-se o último sobrenome e depois o prenome.
José Antunes Andrade
12/05/2019
70
1º) Para pessoa física considera-se o último sobrenome e depois o prenome.
José Antunes Andrade
Andrade, José Antunes
2º) Quando houver sobrenomes iguais prevalece a ordem alfabética do prenome.
João AntunesPaulo AntunesAníbal Antunes
12/05/2019
71
2º) Quando houver sobrenomes iguais prevalece a ordem alfabética do prenome.
João AntunesPaulo AntunesAníbal Antunes
Antunes, AníbalAntunes, JoãoAntunes, Paulo
3º) Sobrenomes compostos por substantivo adjetivado, ou ligados por hífen, não se separam.
Marcelo Costa Montes ClarosHeitor Villa-Lobos
12/05/2019
72
3º) Sobrenomes compostos por substantivo adjetivado, ou ligados por hífen, não se separam.
Marcelo Costa Montes ClarosHeitor Villa-Lobos
Montes Claros, Marcelo CostaVilla-Lobos, Heitor
4º) Sobrenomes formados por Santo, Santa, São, não se separam.
Luis Carlos da Silva São Bento
12/05/2019
73
4º) Sobrenomes formados por Santo, Santa, São, não se separam.
Luis Carlos da Silva São Bento
São Bento, Luis Carlos da Silva
5º) As indicações de grau de parentesco como Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consideradas partes integrantes do último sobrenome e não são separados na inversão.
Carlos de Almeida Filho
12/05/2019
74
5º) As indicações de grau de parentesco como Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consideradas partes integrantes do último sobrenome e não são separados na inversão.
Carlos de Almeida Filho
Almeida Filho, Carlos de
5º) As indicações de grau de parentesco como Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consideradas partes integrantes do último sobrenome e não são separados na inversão.
Carlos de Almeida Filho
Almeida Filho, Carlos de
Almeida Sobrinho, André deAlmeida Filho, Carlos de
12/05/2019
75
5º) As indicações de grau de parentesco como Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consideradas partes integrantes do último sobrenome e não são separados na inversão.
Carlos de Almeida Filho
Almeida Filho, Carlos de
Almeida Sobrinho, André deAlmeida Filho, Carlos deAlmeida Sobrinho, Carlos de
5º) As indicações de grau de parentesco como Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consideradas partes integrantes do último sobrenome e não são separados na inversão.
Carlos de Almeida Filho
Almeida Filho, Carlos de
Almeida Sobrinho, André deAlmeida Filho, Carlos deAlmeida Sobrinho, Carlos de
12/05/2019
76
6º) Os títulos são colocados no final do nome entre parênteses.
Prof. José Cláudio de Souza
6º) Os títulos são colocados no final do nome entre parênteses.
Prof. José Cláudio de Souza
Souza, José Claudio de (Prof.)
12/05/2019
77
7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir do penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome paterno.
Carlos del Prado Morales
7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir do penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome paterno.
Carlos del Prado Morales
del PacificoOviedo y BañosLlosa
12/05/2019
78
7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir do penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome paterno.
Carlos del Prado Morales
Prado Morales, Carlos del
7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir do penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome paterno.
Carlos del Prado Morales
Prado Morales, Carlos del
Jose Morales del Prado
Morales del Prado, Jose
12/05/2019
79
Particula que antecede o sobrenome de inversão grafada com letra maiúscula
Sebastian Von Sohsten
Particula que antecede o sobrenome de inversão grafada com letra maiúscula
Sebastian Von Sohsten
VonVanDiDe
12/05/2019
80
Particula que antecede o sobrenome de inversão grafada com letra maiúscula
Sebastian Von Sohsten
Sohsten, Sebastian Von
ou
Von Sohsten, Sebastian
8º) Os nomes orientais (japonês, chinês, árabe) são registrados como se apresentam, sem inversão
Tsutomo Kato
12/05/2019
81
8º) Os nomes orientais (japonês, chinês, árabe) são registrados como se apresentam, sem inversão
Tsutomo Kato
Tsutomo Kato
9º) Nomes de empresas e instituições (pessoa jurídica) devem ser transcritos como se apresentam, porém, os artigos iniciais não devem ser considerados para alfabetação, e aparecem no fim entre parênteses.
Fundação Joaquim Nabuco
O Boticário
A. J. Distribuidora
12/05/2019
82
9º) Nomes de empresas e instituições (pessoa jurídica) devem ser transcritos como se apresentam, porém, os artigos iniciais não devem ser considerados para alfabetação, e aparecem no fim entre parênteses.
Fundação Joaquim Nabuco
Fundação Joaquim Nabuco
O Boticário
A. J. Distribuidora
9º) Nomes de empresas e instituições (pessoa jurídica) devem ser transcritos como se apresentam, porém, os artigos iniciais não devem ser considerados para alfabetação, e aparecem no fim entre parênteses.
Fundação Joaquim Nabuco
Fundação Joaquim Nabuco
O Boticário
Boticário (O)
A. J. Distribuidora
12/05/2019
83
9º) Nomes de empresas e instituições (pessoa jurídica) devem ser transcritos como se apresentam, porém, os artigos iniciais não devem ser considerados para alfabetação, e aparecem no fim entre parênteses.
Fundação Joaquim Nabuco
Fundação Joaquim Nabuco
O Boticário
Boticário (O)
A. J. Distribuidora
A. J. Distribuidora
10º) Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, os números arábicos, romanos ou escrito por extenso deverão aparecer no final entre parênteses.
II Conferência de Saúde
Quarto Encontro de Turismo
3º Congresso de Direito Penal
12/05/2019
84
10º) Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, os números arábicos, romanos ou escrito por extenso deverão aparecer no final entre parênteses.
II Conferência de Saúde
Quarto Encontro de Turismo
3º Congresso de Direito Penal
10º) Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, os números arábicos, romanos ou escrito por extenso deverão aparecer no final entre parênteses.
II Conferência de SaúdeConferência de Sáude (II)
Quarto Encontro de TurismoEncontro de Turismo (Quarto)
3º Congresso de Direito PenalCongresso de Direito Penal (3º)
12/05/2019
85
MÉTODO GEOGRÁFICO
Utiliza informações do aspecto geográfico do documento.
Local de Origem / Local de Procedência / Local do Correspondente
MÉTODO GEOGRÁFICO
Utiliza informações do aspecto geográfico do documento.
Local de Origem / Local de Procedência / Local do Correspondente
3 (três) formas de arquivamento
ESTADO – CIDADECIDADE – ESTADO
PAÍS – CIDADE
12/05/2019
86
1ª Forma: ESTADO – CIDADE
1ª Forma: ESTADO – CIDADE
Pernambuco – RecifePernambuco – BrejinhoPernambuco – CaruaruPernambuco – LimoeiroPernambuco – OlindaRio Grande do Norte – NatalRio Grande do Norte – BrejinhoRio Grande do Norte – CaicóRio Grande do Norte – Mossoró
Os documentos são agrupados por Estados
12/05/2019
87
1ª Forma: ESTADO – CIDADE
Pernambuco – RecifePernambuco – BrejinhoPernambuco – CaruaruPernambuco – LimoeiroPernambuco – OlindaRio Grande do Norte – NatalRio Grande do Norte – BrejinhoRio Grande do Norte – CaicóRio Grande do Norte – Mossoró
Os documentos são agrupados por Estados
1ª Forma: ESTADO – CIDADE
Pernambuco – RecifePernambuco – BrejinhoPernambuco – CaruaruPernambuco – LimoeiroPernambuco – OlindaRio Grande do Norte – NatalRio Grande do Norte – BrejinhoRio Grande do Norte – CaicóRio Grande do Norte – Mossoró
Os documentos são agrupados por Estados
Dentro das divisões estaduais seguem as divisões por cidades, ficando a primeira subdivisão para a capital
12/05/2019
88
1ª Forma: ESTADO – CIDADE
Pernambuco – RecifePernambuco – BrejinhoPernambuco – CaruaruPernambuco – LimoeiroPernambuco – OlindaRio Grande do Norte – NatalRio Grande do Norte – BrejinhoRio Grande do Norte – CaicóRio Grande do Norte – Mossoró
Os documentos são agrupados por Estados
Dentro das divisões estaduais seguem as divisões por cidades, ficando a primeira subdivisão para a capital
Após a capital vem as demais cidades em ordem alfabética
1ª Forma: ESTADO – CIDADE
Pernambuco – RecifePernambuco – BrejinhoPernambuco – CaruaruPernambuco – LimoeiroPernambuco – OlindaRio Grande do Norte – NatalRio Grande do Norte – BrejinhoRio Grande do Norte – CaicóRio Grande do Norte – Mossoró
Os documentos são agrupados por Estados
Dentro das divisões estaduais seguem as divisões por cidades, ficando a primeira subdivisão para a capital
Após a capital vem as demais cidades em ordem alfabética
12/05/2019
89
2ª Forma: CIDADE – ESTADO
2ª Forma: CIDADE – ESTADO
Os documentos são agrupados por Cidade em ordem alfabética
BrejinhoBrejinhoCaicóLimoeiroMossoróNatalOlindaRecife
12/05/2019
90
2ª Forma: CIDADE – ESTADO
Os documentos são agrupados por Cidade em ordem alfabética
Ao lado de cada Cidade indicar o Estado a que pertence
Brejinho – PernambucoBrejinho - Rio Grande do NorteCaicó - Rio Grande do NorteLimoeiro – PernambucoMossoró - Rio Grande do NorteNatal - Rio Grande do NorteOlinda – PernambucoRecife - Pernambuco
3ª Forma: PAÍS – CIDADE
12/05/2019
91
3ª Forma: PAÍS – CIDADE
Os documentos são agrupados por País
França – ParisFrança – LionFrança – LorenaPortugal – LisboaPortugal – CoimbraPortugal – Porto
3ª Forma: PAÍS – CIDADE
Os documentos são agrupados por País
França – ParisFrança – LionFrança – LorenaPortugal – LisboaPortugal – CoimbraPortugal – Porto
12/05/2019
92
3ª Forma: PAÍS – CIDADE
Os documentos são agrupados por País
França – ParisFrança – LionFrança – LorenaPortugal – LisboaPortugal – CoimbraPortugal – Porto
Dentro das divisões de País seguem as divisões por Cidades, ficando a primeira subdivisão para CAPITAL
3ª Forma: PAÍS – CIDADE
Os documentos são agrupados por País
França – ParisFrança – LionFrança – LorenaPortugal – LisboaPortugal – CoimbraPortugal – Porto
Dentro das divisões de País seguem as divisões por Cidades, ficando a primeira subdivisão para CAPITAL
Após a capital vem as demais cidades em ordem alfabética
12/05/2019
93
3ª Forma: PAÍS – CIDADE
Os documentos são agrupados por País
França – ParisFrança – LionFrança – LorenaPortugal – LisboaPortugal – CoimbraPortugal – Porto
Dentro das divisões de País seguem as divisões por Cidades, ficando a primeira subdivisão para CAPITAL
Após a capital vem as demais cidades em ordem alfabética
MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES
12/05/2019
94
O Método numérico simples considera um númerojá existente no documento (ex: nº de matrícula dofuncionário) ou o receptor do documento podeatribuir um número ao documento.
Importante: Controle da numeração para nãoatribuir o mesmo número para dois itens diferentes.
O método numérico simples é um método indireto,pois exige a utilização de um índice alfabético paraa realização de uma busca.
MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES
PASTAS – Dossiês de Funcionários
41737
40072
30095
30021
20241
Números Ordenados por Lista
2024130021300954007241737
12/05/2019
95
41737
40072
30095
30021
20241
ÍNDICE ALFABÉTICO
Aguiar, Antonio - 40072Caldas, Luis Henrique - 30095Guerra Filho, George - 41737Magalhães, João - 20241Tenório, Edilson – 30021
PASTAS – Dossiês de Funcionários
41737
40072
30095
30021
20241
ÍNDICE ALFABÉTICO
Aguiar, Antonio - 40072Caldas, Luis Henrique - 30095Guerra Filho, George - 41737Magalhães, João - 20241Tenório, Edilson – 30021
PASTAS – Dossiês de Funcionários
12/05/2019
96
A base do método consiste subdividir um número de seis dígitosem três grupos de dois dígitos a partir de uma leitura da direitapara a esquerda, separando os pares com hífen. O primeiro parda direita é denominado grupo primário, seguido pelo gruposecundário, e o grupo terciário.
Decompondo o número 829319 82 – 93 – 19
Sendo o grupo primário para ordenação 19, seguido do grupo secundário 93, e do grupo terciário 82.
Se o número apresentar apenas cinco dígitos o grupo terciário deverá ser complementado com um número 0 (zero).
56212 05-62-12
MÉTODO DÍGITO-TERMINAL
A base do método consiste subdividir um número de seis dígitosem três grupos de dois dígitos a partir de uma leitura da direitapara a esquerda, separando os pares com hífen. O primeiro parda direita é denominado grupo primário, seguido pelo gruposecundário, e o grupo terciário.
Decompondo o número 829319 82 – 93 – 19
Sendo o grupo primário para ordenação 19, seguido do grupo secundário 93, e do grupo terciário 82.
Se o número apresentar apenas cinco dígitos o grupo terciário deverá ser complementado com um número 0 (zero).
56212 05-62-12
MÉTODO DÍGITO-TERMINAL
12/05/2019
97
A base do método consiste subdividir um número de seis dígitosem três grupos de dois dígitos a partir de uma leitura da direitapara a esquerda, separando os pares com hífen. O primeiro parda direita é denominado grupo primário, seguido pelo gruposecundário, e o grupo terciário.
Decompondo o número 829319 19
Sendo o grupo primário para ordenação 19, seguido do grupo secundário 93, e do grupo terciário 82.
Se o número apresentar apenas cinco dígitos o grupo terciário deverá ser complementado com um número 0 (zero).
56212 05-62-12
MÉTODO DÍGITO-TERMINAL
A base do método consiste subdividir um número de seis dígitosem três grupos de dois dígitos a partir de uma leitura da direitapara a esquerda, separando os pares com hífen. O primeiro parda direita é denominado grupo primário, seguido pelo gruposecundário, e o grupo terciário.
Decompondo o número 829319 82 – 93 – 19
Sendo o grupo primário para ordenação 19, seguido do grupo secundário 93, e do grupo terciário 82.
Se o número apresentar apenas cinco dígitos o grupo terciário deverá ser complementado com um número 0 (zero).
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MÉTODO DÍGITO-TERMINAL
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98
A base do método consiste subdividir um número de seis dígitosem três grupos de dois dígitos a partir de uma leitura da direitapara a esquerda, separando os pares com hífen. O primeiro parda direita é denominado grupo primário, seguido pelo gruposecundário, e o grupo terciário.
Decompondo o número 829319 82 – 93 – 19
Sendo o grupo primário para ordenação 19, seguido do grupo secundário 93, e do grupo terciário 82.
Se o número apresentar apenas cinco dígitos o grupo terciário deverá ser complementado com um número 0 (zero).
56212 05-62-12
MÉTODO DÍGITO-TERMINAL
A base do método consiste subdividir um número de seis dígitosem três grupos de dois dígitos a partir de uma leitura da direitapara a esquerda, separando os pares com hífen. O primeiro parda direita é denominado grupo primário, seguido pelo gruposecundário, e o grupo terciário.
Decompondo o número 829319 82 – 93 – 19
Sendo o grupo primário para ordenação 19, seguido do grupo secundário 93, e do grupo terciário 82.
Se o número apresentar apenas cinco dígitos o grupo terciário deverá ser complementado com um número 0 (zero).
56212 05-62-12
MÉTODO DÍGITO-TERMINAL
12/05/2019
99
A base do método consiste subdividir um número de seis dígitosem três grupos de dois dígitos a partir de uma leitura da direitapara a esquerda, separando os pares com hífen. O primeiro parda direita é denominado grupo primário, seguido pelo gruposecundário, e o grupo terciário.
Decompondo o número 829319 82 – 93 – 19
Sendo o grupo primário para ordenação 19, seguido do grupo secundário 93, e do grupo terciário 82.
Se o número apresentar apenas cinco dígitos o grupo terciário deverá ser complementado com um número 0 (zero).
56212 05-62-12
MÉTODO DÍGITO-TERMINAL
A base do método consiste subdividir um número de seis dígitosem três grupos de dois dígitos a partir de uma leitura da direitapara a esquerda, separando os pares com hífen. O primeiro parda direita é denominado grupo primário, seguido pelo gruposecundário, e o grupo terciário.
Decompondo o número 829319 82 – 93 – 19
Sendo o grupo primário para ordenação 19, seguido do gruposecundário 93, e do grupo terciário 82.
Se o número apresentar apenas cinco dígitos o grupo terciário deverá ser complementado com um número 0 (zero).
56212 05-62-12
MÉTODO DÍGITO-TERMINAL
12/05/2019
100
A base do método consiste subdividir um número de seis dígitosem três grupos de dois dígitos a partir de uma leitura da direitapara a esquerda, separando os pares com hífen. O primeiro parda direita é denominado grupo primário, seguido pelo gruposecundário, e o grupo terciário.
Decompondo o número 829319 82 – 93 – 19
Sendo o grupo primário para ordenação 19, seguido do gruposecundário 93, e do grupo terciário 82.
Se o número apresentar apenas cinco dígitos o grupo terciáriodeverá ser complementado com um número 0 (zero).
56212 05-62-12
MÉTODO DÍGITO-TERMINAL
A base do método consiste subdividir um número de seis dígitosem três grupos de dois dígitos a partir de uma leitura da direitapara a esquerda, separando os pares com hífen. O primeiro parda direita é denominado grupo primário, seguido pelo gruposecundário, e o grupo terciário.
Decompondo o número 829319 82 – 93 – 19
Sendo o grupo primário para ordenação 19, seguido do gruposecundário 93, e do grupo terciário 82.
Se o número apresentar apenas cinco dígitos o grupo terciáriodeverá ser complementado com um número 0 (zero).
56212 05-62-12
MÉTODO DÍGITO-TERMINAL
12/05/2019
101
A base do método consiste subdividir um número de seis dígitos em três grupos de dois dígitos a partir de uma leitura da direita para a esquerda, separando os pares com hífen. O primeiro par da direita é denominado grupo primário, seguido pelo grupo secundário, e o grupo terciário.
Leitura da Direita para a Esquerda 82 – 93 – 19
Sendo o grupo primário para ordenação 19, seguido do grupo secundário 93, e do grupo terciário 82.
Se o número apresentar apenas cinco dígitos o grupo terciário deverá ser complementado com um número 0 (zero).
56212 05-62-12
MÉTODO DÍGITO-TERMINAL
NuméricoSimples
562128621294217
218703672789972689
12/05/2019
102
NuméricoSimples
562128621294217
218703672789972689
Separar os pares da direita para esquerda
05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89
NuméricoSimples
562128621294217
218703672789972689
Ordenar a partir do grupo primário
05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89
Separar os pares da direita para esquerda
05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89
12/05/2019
103
NuméricoSimples
562128621294217
218703672789972689
Ordenar a partir do grupo primário
05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89
Separar os pares da direita para esquerda
05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89
DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM
NuméricoSimples
562128621294217
218703672789972689
Ordenar a partir do grupo primário
05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89
Separar os pares da direita para esquerda
05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89
DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM
21-87-03
12/05/2019
104
NuméricoSimples
562128621294217
218703672789972689
Ordenar a partir do grupo primário
05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89
Separar os pares da direita para esquerda
05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89
DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM
21-87-03
NuméricoSimples
562128621294217
218703672789972689
Ordenar a partir do grupo primário
05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89
Separar os pares da direita para esquerda
05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89
DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM
21-87-03
12/05/2019
105
NuméricoSimples
562128621294217
218703672789972689
Ordenar a partir do grupo primário
05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89
Separar os pares da direita para esquerda
05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89
DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM
21-87-03
NuméricoSimples
562128621294217
218703672789972689
Ordenar a partir do grupo primário
05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89
Separar os pares da direita para esquerda
05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89
DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM
21-87-0305-62-12
12/05/2019
106
NuméricoSimples
562128621294217
218703672789972689
Ordenar a partir do grupo primário
05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89
Separar os pares da direita para esquerda
05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89
DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM
21-87-0305-62-1208-62-12
NuméricoSimples
562128621294217
218703672789972689
Ordenar a partir do grupo primário
05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89
Separar os pares da direita para esquerda
05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89
DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM
21-87-0305-62-1208-62-12
12/05/2019
107
NuméricoSimples
562128621294217
218703672789972689
Ordenar a partir do grupo primário
05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89
Separar os pares da direita para esquerda
05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89
DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM
21-87-0305-62-1208-62-1209-42-17
NuméricoSimples
562128621294217
218703672789972689
Ordenar a partir do grupo primário
05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89
Separar os pares da direita para esquerda
05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89
DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM
21-87-0305-62-1208-62-1209-42-17
12/05/2019
108
NuméricoSimples
562128621294217
218703672789972689
Ordenar a partir do grupo primário
05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89
Separar os pares da direita para esquerda
05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89
DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM
21-87-0305-62-1208-62-1209-42-17
NuméricoSimples
562128621294217
218703672789972689
Ordenar a partir do grupo primário
05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89
Separar os pares da direita para esquerda
05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89
DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM
21-87-0305-62-1208-62-1209-42-1797-26-89
12/05/2019
109
DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM
21-87-0305-62-1208-62-1209-42-1797-26-8967-27-89
NuméricoSimples
562128621294217
218703672789972689
Ordenar a partir do grupo primário
05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89
Separar os pares da direita para esquerda
05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89
NuméricoSimples
562128621294217
218703672789972689
Ordenar a partir do grupo primário
05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89
Separar os pares da direita para esquerda
05-62-1208-62-1209-42-1721-87-0367-27-8997-26-89
DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM
21-87-0305-62-1208-62-1209-42-1797-26-8967-27-89
12/05/2019
110
MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO
Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.No momento da ordenação, os documentos mais recentesficam sempre sobre os mais antigos.
INFORMAÇÃO CRONOLOGICA
MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO
Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.No momento da ordenação, os documentos mais recentesficam sempre sobre os mais antigos.
12/05/2019
111
MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO
Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.No momento da ordenação, os documentos mais recentesficam sempre sobre os mais antigos.
ANO
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
INFORMAÇÃO CRONOLOGICA
MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO
Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.No momento da ordenação, os documentos mais recentesficam sempre sobre os mais antigos.
MÊS
Janeiro / Jan. / 01
Fevereiro / Fev. / 02
Março / Mar. / 03
Abril / Abr. / 04
Maio / Maio / 05
Junho / Jun. / 06
Julho / Jul. / 07
Agosto / Ago. / 08
Setembro / Set. / 09
Outubro / Out. / 10
Novembro / Nov. / 11
Dezembro / Dez. / 12
INFORMAÇÃO CRONOLOGICA
12/05/2019
112
MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO
Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.No momento da ordenação, os documentos mais recentesficam sempre sobre os mais antigos.
DIA
1
2
3
4
5
...
26
27
28
29
30
31
INFORMAÇÃO CRONOLOGICA
MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO
Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.No momento da ordenação, os documentos mais recentesficam sempre sobre os mais antigos.
ANO
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
MÊS
Janeiro / Jan. / 01
Fevereiro / Fev. / 02
Março / Mar. / 03
Abril / Abr. / 04
Maio / Maio / 05
Junho / Jun. / 06
Julho / Jul. / 07
Agosto / Ago. / 08
Setembro / Set. / 09
Outubro / Out. / 10
Novembro / Nov. / 11
Dezembro / Dez. / 12
DIA
1
2
3
4
5
...
26
27
28
29
30
31
INFORMAÇÃO CRONOLOGICA
12/05/2019
113
Sequência da
Ordenação
MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO
Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.No momento da ordenação, os documentos mais recentesficam sempre sobre os mais antigos.
ANO
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
MÊS
Janeiro / Jan. / 01
Fevereiro / Fev. / 02
Março / Mar. / 03
Abril / Abr. / 04
Maio / Maio / 05
Junho / Jun. / 06
Julho / Jul. / 07
Agosto / Ago. / 08
Setembro / Set. / 09
Outubro / Out. / 10
Novembro / Nov. / 11
Dezembro / Dez. / 12
DIA
1
2
3
4
5
...
26
27
28
29
30
31
INFORMAÇÃO CRONOLOGICA
Sequência da
Ordenação
1º Ano
2º Mês
3º Dia
MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO
Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.No momento da ordenação, os documentos mais recentesficam sempre sobre os mais antigos.
ANO
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
MÊS
Janeiro / Jan. / 01
Fevereiro / Fev. / 02
Março / Mar. / 03
Abril / Abr. / 04
Maio / Maio / 05
Junho / Jun. / 06
Julho / Jul. / 07
Agosto / Ago. / 08
Setembro / Set. / 09
Outubro / Out. / 10
Novembro / Nov. / 11
Dezembro / Dez. / 12
DIA
1
2
3
4
5
...
26
27
28
29
30
31
INFORMAÇÃO CRONOLOGICA
12/05/2019
114
Sequência da
Ordenação
1º Ano
2º Mês
3º Dia
MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO
Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.No momento da ordenação, os documentos mais recentesficam sempre sobre os mais antigos.
ANO
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
MÊS
Janeiro / Jan. / 01
Fevereiro / Fev. / 02
Março / Mar. / 03
Abril / Abr. / 04
Maio / Maio / 05
Junho / Jun. / 06
Julho / Jul. / 07
Agosto / Ago. / 08
Setembro / Set. / 09
Outubro / Out. / 10
Novembro / Nov. / 11
Dezembro / Dez. / 12
DIA
1
2
3
4
5
...
26
27
28
29
30
31
INFORMAÇÃO CRONOLOGICA
ANO
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
MÊS
Janeiro / Jan. / 01
Fevereiro / Fev. / 02
Março / Mar. / 03
Abril / Abr. / 04
Maio / Maio / 05
Junho / Jun. / 06
Julho / Jul. / 07
Agosto / Ago. / 08
Setembro / Set. / 09
Outubro / Out. / 10
Novembro / Nov. / 11
Dezembro / Dez. / 12
DIA
1
2
3
4
5
...
26
27
28
29
30
31
INFORMAÇÃO CRONOLOGICA
Sequência da
Ordenação
1º Ano
2º Mês
3º Dia
MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO
Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.No momento da ordenação, os documentos mais recentesficam sempre sobre os mais antigos.
12/05/2019
115
ASSUNTO – ALFABÉTICO - DICIONÁRIO
Assuntos isolados são dispostos em ordem alfabética.
ATESTADO MÉDICOCONTA DE ÁGUACONTA DE LUZCONTRATO DE TRABALHOFOLHA DE PAGAMENTONOTA FISCAL DE ENTRADANOTA FISCAL DE IMOBILIZADONOTA FISCAL DE SAÍDATESTE DE ADMISSÃO
MÉTODOS POR ASSUNTO ALFABÉTICOS
ASSUNTO - ALFABÉTICO - ENCICLOPÉDICO
Assuntos CORRELATOS são agrupados sob um TÍTULO GERAL.
CONTABILIDADEConta de ÁguaConta de LuzNotas Fiscais
nota fiscal de entradanota fiscal de imobilizadonota fiscal de saída
PESSOALAtestado MédicoContrato de TrabalhoFolha de PagamentoTeste de Admissão
MÉTODOS POR ASSUNTO ALFABÉTICOS
12/05/2019
116
ASSUNTO – ALFABÉTICO - DICIONÁRIO
Assuntos isolados são dispostos em ordem alfabética.
ATESTADO MÉDICOCONTA DE ÁGUACONTA DE LUZCONTRATO DE TRABALHOFOLHA DE PAGAMENTONOTA FISCAL DE ENTRADANOTA FISCAL DE IMOBILIZADONOTA FISCAL DE SAÍDATESTE DE ADMISSÃO
ASSUNTO - ALFABÉTICO - ENCICLOPÉDICO
Assuntos CORRELATOS são agrupados sob um TÍTULO GERAL.
CONTABILIDADEConta de ÁguaConta de LuzNotas Fiscais
nota fiscal de entradanota fiscal de imobilizadonota fiscal de saída
PESSOALAtestado MédicoContrato de TrabalhoFolha de PagamentoTeste de Admissão
MÉTODOS POR ASSUNTO ALFABÉTICOS
ASSUNTO – NUMÉRICO - DUPLEX
CONTABILIDADE 1PESSOAL 2
Os assuntos são divididos em classes e sub-classes.
O método permite a criação ilimitada de classes, o queexige cuidado para que não sejam criadas pastas comassuntos já incluídos em sub-pastas.
Para cada assunto principal é atribuído um número
12/05/2019
117
Dentro dos assuntos principais podem ocorrer subdivisões
CONTABILIDADE 1CONTAS DE CONSUMO 1-1NOTAS FISCAIS 1-2
Dentro das subdivisões podem ocorrer novas subdivisões.
CONTABILIDADE 1CONTAS DE CONSUMO 1-1
Conta de Água 1-1-1Conta de Luz 1-1-2
NOTAS FISCAIS 1-2Nota Fiscal de Entrada 1-2-1Nota Fiscal de Imobilizado1-2-2Nota Fiscal de Saída 1-2-3
Dentro dos assuntos principais podem ocorrer subdivisões
CONTABILIDADE 1CONTAS DE CONSUMO 1-1NOTAS FISCAIS 1-2
12/05/2019
118
Para a utilização do método duplex é fundamental utilizar um plano declassificação (que contém toda estrutura numérica utilizada) + índice(para identificação do código numérico que deverá ser utilizado com base noassunto).
1 CONTABILIDADE1-1 CONTAS DE CONSUMO1-1-1 Conta de Água1-1-2 Conta de Luz1-2 NOTAS FISCAIS1-2-1 Nota Fiscal de Entrada1-2-2 Nota Fiscal de Saída
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
1-1-11-1-211-11-2-11-2-21-2
Conta de ÁguaConta de LuzCONTABILIDADECONTAS DE CONSUMONota Fiscal de EntradaNota Fiscal de SaídaNOTAS FISCAIS
ÍNDICE
1-2-2
1-2-1
1-2
1-1-2
1-1-1
1-1
1
12/05/2019
119
1-2-2
1-2-1
1-2
1-1-2
1-1-1
1-1
1
1-1-11-1-211-11-2-11-2-21-2
Conta de ÁguaConta de LuzCONTABILIDADECONTAS DE CONSUMONota Fiscal de EntradaNota Fiscal de SaídaNOTAS FISCAIS
ÍNDICE
O Método Decimal utilizado em arquivos é baseado na técnicado Sistema Decimal de Melvil Dewey – ClassificaçãoDecimal de Dewey (CDD).
Esta Classificação divide o conhecimento humano em 9 (nove)classes principais e 1 (uma) décima reservada para assuntosgerais.
0 – Obras Gerais1 – Filosofia2 – Religião3 – Ciências Sociais4 – Filologia5 – Ciências Puras6 – Ciências Aplicadas7 – Belas Artes8 – Literatura9 – História e Geografia
ASSUNTO – NUMÉRICO - DECIMAL
12/05/2019
120
O número de classificação é composto por uma parte inteira formadapor três dígitos, podendo ou não ter uma parte decimal.
100
110
111
111.1
Após o ponto podem existir quantos números forem necessários.Lembrando que cada novo número é um nível de especificidade edetalhamento maior do assunto.
Importante: Não há uma classificação universal para arquivos comuma listagem de assuntos que cubra toda espécie de documentoproduzida e recebida por uma entidade. Da Classificação de Deweypodemos aplicar aos arquivos apenas a técnica e não o sistema declassificação.
000100200 300400500600700800900
ASSUNTO – NUMÉRICO - DECIMAL
12/05/2019
121
000100200 300400500600700800900
ASSUNTO – NUMÉRICO - DECIMAL
1000
000100200 300400500600700800900
ASSUNTO – NUMÉRICO - DECIMAL
12/05/2019
122
000100200 300400500600700800900
ASSUNTO – NUMÉRICO - DECIMAL
000100200 300400500600700800900
ASSUNTO – NUMÉRICO - DECIMAL
12/05/2019
123
000100200 300400500600700800900
ASSUNTO – NUMÉRICO - DECIMAL
110 120130140150160170180190
000100200 300400500600700800900
ASSUNTO – NUMÉRICO - DECIMAL
110 120130140150160170180190
12/05/2019
124
000100200 300400500600700800900
ASSUNTO – NUMÉRICO - DECIMAL
110120130140150160170180190
000100200 300400500600700800900
ASSUNTO – NUMÉRICO - DECIMAL
110120130140150160170180190
111112113114115116117118119
12/05/2019
125
000100200 300400500600700800900
ASSUNTO – NUMÉRICO - DECIMAL
110120130140150160170180190
111 112113114115116117118119
000100200 300400500600700800900
ASSUNTO – NUMÉRICO - DECIMAL
110120130140150160170180190
111112113114115116117118119
12/05/2019
126
000100200 300400500600700800900
ASSUNTO – NUMÉRICO - DECIMAL
110120130140150160170180190
111112113114115116117118119
111.1111.2111.3111.4111.5111.6111.7111.8111.9
PESSOAL200
CONTABILIDADE100
12/05/2019
127
PESSOAL200
NOTAS FISCAIS120
CONTAS DE CONSUMO110
CONTABILIDADE100
PESSOAL200
Nota Fiscal de Saída122
Nota Fiscal de Entrada121
NOTAS FISCAIS120
Conta de Telefone113
Conta de Luz112
Conta de Água111
CONTAS DE CONSUMO110
CONTABILIDADE100
12/05/2019
128
PESSOAL200
Nota Fiscal de Saída122
Nota Fiscal de Entrada121
NOTAS FISCAIS120
Celular113.2
Fixo113.1
Conta de Telefone113
Conta de Luz112
Conta de Água111
CONTAS DE CONSUMO110
CONTABILIDADE100
PESSOAL200
Nota Fiscal de Saída122
Nota Fiscal de Entrada121
NOTAS FISCAIS120
Claro113.23
Oi113.22
Tim113.21
Celular113.2
Fixo113.1
Conta de Telefone113
Conta de Luz112
Conta de Água111
CONTAS DE CONSUMO110
CONTABILIDADE100
12/05/2019
129
PESSOAL200
Nota Fiscal de Saída122
Nota Fiscal de Entrada121
NOTAS FISCAIS120
Claro113.23
Oi113.22
Pós Pago113.212
Pré Pago113.211
Tim113.21
Celular113.2
Fixo113.1
Conta de Telefone113
Conta de Luz112
Conta de Água111
CONTAS DE CONSUMO110
CONTABILIDADE100
Método UnitermoIndexação Coordenada
- Ordenação dos documentos pelo método numéricosimples
- Criação de assunto com a indicação dos números dosdocumentos
12/05/2019
130
Apostila deArquivologiaApostila de
InformáticaProva deArquivologia
Apostila deArquivologiaApostila de
InformáticaProva deArquivologia
001002
003
12/05/2019
131
003002001
Ordenação pelo métodoNumérico Simples
003002001
Ordenação pelo métodoNumérico Simples
12/05/2019
132
003002001
Ordenação pelo métodoNumérico Simples
IndexaçãoArquivologia
003002001
Ordenação pelo métodoNumérico Simples
IndexaçãoArquivologia001 003
12/05/2019
133
003002001
Ordenação pelo métodoNumérico Simples
IndexaçãoApostila002 003
Apostila de Arquivologia?
12/05/2019
134
Apostila002 003
Arquivologia001 003
Apostila de Arquivologia?
Apostila002 003
Arquivologia001 003
Apostila de Arquivologia?
12/05/2019
135
Apostila002 003
Arquivologia001 003
Apostila de Arquivologia?
Apostila deArquivologia
Apostila deInformática
Prova deArquivologia
001002
003
MÉTODO VARIADEX
Utiliza uma combinação do MétodoAlfabético com Cores associando umacor a segunda letra do nome ou aabreviação
LETRAS CORES
A,B,C,D e abreviações ouro
E,F,G,H e abreviações rosa
I,J,K,L,M,N e abreviações verde
O,P,Q e abreviações azul
R,S,T,U,V,W,X,Y,Z e abreviações palha
12/05/2019
136
Guilherme SiqueiraLino Madureira FerreiraA. J. Transportes S/AUniversidade Federal de Pernambuco
LETRAS CORES
A,B,C,D e abreviações ouro
E,F,G,H e abreviações rosa
I,J,K,L,M,N e abreviações verde
O,P,Q e abreviações azul
R,S,T,U,V,W,X,Y,Z e abreviações palha
Guilherme SiqueiraLino Madureira FerreiraA. J. Transportes S/AUniversidade Federal de Pernambuco
LETRAS CORES
A,B,C,D e abreviações ouro
E,F,G,H e abreviações rosa
I,J,K,L,M,N e abreviações verde
O,P,Q e abreviações azul
R,S,T,U,V,W,X,Y,Z e abreviações palha
Siqueira, GuilhermeFerreira, Lino MadureiraA. J. Transportes S/AUniversidade Federal de Pernambuco
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Siqueira, GuilhermeFerreira, Lino MadureiraA. J. Transportes S/AUniversidade Federal de Pernambuco
LETRAS CORES
A,B,C,D e abreviações ouro
E,F,G,H e abreviações rosa
I,J,K,L,M,N e abreviações verde
O,P,Q e abreviações azul
R,S,T,U,V,W,X,Y,Z e abreviações palha
Siqueira, GuilhermeFerreira, Lino MadureiraA. J. Transportes S/AUniversidade Federal de Pernambuco
LETRAS CORES
A,B,C,D e abreviações ouro
E,F,G,H e abreviações rosa
I,J,K,L,M,N e abreviações verde
O,P,Q e abreviações azul
R,S,T,U,V,W,X,Y,Z e abreviações palha
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138
Universidade Federal de Pernambuco
Siqueira, Guilherme
Ferreira, Lino Madureira
A. J. Transportes S/A
Siqueira, GuilhermeFerreira, Lino MadureiraA. J. Transportes S/AUniversidade Federal de Pernambuco
ORGANIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO
Arranjo
Notação
Guia Fora
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139
ORGANIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO
Arranjo
Seqüência de operações intelectuais e físicas que visam àorganização dos documentos de um arquivo ou coleção, deacordo com um plano ou quadro previamente estabelecido.
Notação
12/05/2019
140
NotaçãoCódigo de identificação que permite a ordenação ou localização das unidades de arquivamento. Também chamado cota. Se em vigor e formulado de acordo com a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística – ISAD(G), equivale a código de referência.
121
NuméricaNotaçãoCódigo de identificação que permite a ordenação ou localização das unidades de arquivamento. Também chamado cota. Se em vigor e formulado de acordo com a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística – ISAD(G), equivale a código de referência.
12/05/2019
141
Ferreira, Luiz
121
Numérica
Alfabética
NotaçãoCódigo de identificação que permite a ordenação ou localização das unidades de arquivamento. Também chamado cota. Se em vigor e formulado de acordo com a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística – ISAD(G), equivale a código de referência.
Ferreira, Luiz Contrato 123
121
Numérica
Alfabética Mista
NotaçãoCódigo de identificação que permite a ordenação ou localização das unidades de arquivamento. Também chamado cota. Se em vigor e formulado de acordo com a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística – ISAD(G), equivale a código de referência.
12/05/2019
142
Guia Fora
125
124
123
122
121
Guia ForaIndicador colocado no lugar de umaunidade de arquivamento ou itemdocumental para assinalar a suaremoção temporária. Tambémchamado fantasma ou ficha-fantasma.
12/05/2019
143
125
124
122
121
123
Guia ForaIndicador colocado no lugar de umaunidade de arquivamento ou itemdocumental para assinalar a suaremoção temporária. Tambémchamado fantasma ou ficha-fantasma.
125
124
122
121
123
Guia Fora
Guia ForaIndicador colocado no lugar de umaunidade de arquivamento ou itemdocumental para assinalar a suaremoção temporária. Tambémchamado fantasma ou ficha-fantasma.
12/05/2019
144
125
124
Guia Fora
122
121
123
Indica o localde onde umdocumento foiretirado
Guia ForaIndicador colocado no lugar de umaunidade de arquivamento ou itemdocumental para assinalar a suaremoção temporária. Tambémchamado fantasma ou ficha-fantasma.
125
124
Guia Fora
122
121
123
Facilita o Rearquivamento
Guia ForaIndicador colocado no lugar de umaunidade de arquivamento ou itemdocumental para assinalar a suaremoção temporária. Tambémchamado fantasma ou ficha-fantasma.
12/05/2019
145
124
123
122
121
Guia ForaIndicador colocado no lugar de umaunidade de arquivamento ou itemdocumental para assinalar a suaremoção temporária. Tambémchamado fantasma ou ficha-fantasma.
125
INSTRUMENTOS DE PESQUISA
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146
Guia
Instrumento de pesquisa que oferece informações gerais sobrefundos e coleções existentes em um ou mais arquivos.
FUNDAÇÃO JOAQUIM NABUCO
(2.500.000 documentos)
JOAQUIM NABUCO
JOSUÉ DE CASTRO
BENÍCIO DIAS
FRANCISCORODRIGUES
Funcionamento: endereço, horário, telefone, e-mail, ...
Atividades: pesquisa, reprodução, orientação, visita guiada, visita técnica, estágio
Fundos
Inventário
Instrumento de pesquisa que descreve, sumária ouanaliticamente, as unidades de arquivamento de umfundo ou parte dele, cuja apresentação poderá refletir ounão a disposição física dos documentos.
JOSUÉ DE CASTRO
Fundo
Correspondências – 5.000Fotografias – 650Recortes – 15.000
Descrição Sumária
Descrição Analítica
Correspondências Ativas e Passivas de 1964 a 1973, referente ao período do exílio na França, sendo: Correspondência Ativa – 1.375Correspondência Passiva – 3.625
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147
Catálogo
Instrumento de pesquisa organizado segundo critérios temáticos, cronológicos, onomásticos ou toponímicos, reunindo a descrição individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma sumária ou analítica.
EXEMPLO - CATÁLOGO ONOMÁSTICO (por nome)
PIMENTEL, Sancho de Barros.Carta a Joaquim Nabuco tecendo considerações sobre o próximo governo feminino em que diz “... considero a viagem do Imperador um erro gravíssimo para ele e um mal imenso para a filha...” Refere-se ao artigo de Nabuco no jornal “A Reforma”.Aracaju, 23 de abril de 1871. DOC_009
PIMENTEL, Sancho de Barros.Carta a Joaquim Nabuco informando-o da reunião que houve entre os chefes liberais, depois da votação da comissão, para resolverem sobre a aceitação do poder.Aracaju, 26 de maio de 1871. DOC_010
Repertório
Instrumento de pesquisa no qual são descritospormenorizadamente documentos, pertencentes a um oumais fundos e/ou coleções, selecionados segundocritérios previamente definidos.
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Índice
Relação sistemática de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datascontidos em documentos ou em instrumentos de pesquisa,acompanhados das referências para sua localização.
EXEMPLO - ÍNDICE POR ASSUNTO
PARTIDOSConservador:DOC_004; DOC_005; DOC_006; DOC_012; DOC_013; DOC_029; DOC_030; DOC_032.
Liberal:DOC_001; DOC_004; DOC_005; DOC_010; DOC_012; DOC_015; DOC_016; DOC_017; DOC_018; DOC_022
EXEMPLO - ÍNDICE ONOMÁSTICO (por nome)
PIMENTEL, Sancho de Barros.DOC_001; DOC_002; DOC_005; DOC_007; DOC_008; DOC_009; DOC_010; DOC_012; DOC_013; DOC_015; DOC_017; DOC_018; DOC_022; DOC_0123.
Tabela de Equivalência
Instrumento que estabelece uma correspondência entre notaçõesdiferentes.
Notação NotaçãoOriginal Nova
P001_001 JC001P001_002 JC002P001_003 JC003
P002_001 JC004P002_002 JC005P002_003 JC006P002_004 JC007
P003_001 JC008P003_002 JC009
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PROTOCOLO - Atividade do Arquivo Corrente
a) Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição,controle da tramitação e expedição de documentos.
b) Serviço encarregado do recebimento, registro, autuação, classificação,distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. Também referidocomo unidade protocolizadora.
c) Marilena Leite Paes considera as seguintes atividades de protocolo: Recebimentoe Classificação; Registro e Movimentação.
Recebimento;Registro;Classificação;Movimentação.
Recebimento;Registro;Classificação;Distribuição;Controle da tramitação e expedição de documentos;Autuação.
Recebimento;Registro;Classificação;Distribuição;Controle da tramitação e expedição de documentos.
C) MLPB) RES. 14A) DBTA
* Recebimento, Análise, Triagem, Registro e Distribuição
EncaminhaNão AbreNão Registra
Não AbreRegistra
AbreRegistra
Encaminha
Encaminha
EncaminhaNão AbreRegistra
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TECNOLOGIAS PARA MUDANÇA DE SUPORTE DA INFORMAÇÃO
Microfilmagem Foco na preservação
Digitalização Foco na acessibilidade
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TECNOLOGIAS PARA MUDANÇA DE SUPORTE DA INFORMAÇÃO
MICROFILMAGEM
TECNOLOGIAS PARA MUDANÇA DE SUPORTE DA INFORMAÇÃO
Microfilmagem
Produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística)
Microfilme
O resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução”. (Decreto Nº 1.799 de 30/01/1996)
Filme resultante do processo de reprodução de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução, cuja leitura só é possível por meio de leitor de microformas. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística)
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152
Microforma
Termo genérico para designar todos os tipos de suporte contendo microimagens.
ROLO
Microforma
Termo genérico para designar todos os tipos de suporte contendo microimagens.
MICROFICHA
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Microforma
Termo genérico para designar todos os tipos de suporte contendo microimagens.
JAQUETA
LEITOR DE MICROFILMES
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Microfilmagem de Substituição
Apenas para documentos de guarda temporária (provisória).
Elimina os documentos originais)
Microfilmagem de Preservação
Incide sobre os documentos de guarda permanentes
Microfilmagem - Vantagens
Integridade das informações: Segurança contra fraudes earquivamento incorreto, facilidade de pesquisas através de Leitores deMicrofilme.
Segurança: Duas vias de microfilme, original e cópia, proporcionando àMicrofilmagem total segurança.
Rapidez de acesso: Fácil pesquisa, com auxílio de índices em banco dedados, busca das informações em poucos minutos e cópias em papel senecessário.
Redução do espaço ocupado: até 98% de redução de espaço físico dosarquivos.
Confiabilidade: Através do microfilme obtém-se total durabilidade dearquivo.
Legalidade: A Microfilmagem possui uma legislação própria. (Lei 5.433 eDecreto 1.799)
Compatibilidade: A Microfilmagem é compatível com as mídiasmagnéticas e ópticas.
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TECNOLOGIAS PARA MUDANÇA DE SUPORTE DA INFORMAÇÃO
DIGITALIZAÇÃO
TECNOLOGIAS PARA MUDANÇA DE SUPORTE DA INFORMAÇÃO
DOCUMENTO DIGITAL
PRODUZIDO DIGITAL(NATO DIGITAL)
DIGITALIZADO
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TECNOLOGIAS PARA MUDANÇA DE SUPORTE DA INFORMAÇÃO
Documento Digital: Documento codificado emdígitos binários, acessível por meio de sistemacomputacional.
Digitalização: Processo de conversão de umdocumento para o formato digital por meio dedispositivo apropriado, como um escâner.
TECNOLOGIAS PARA MUDANÇA DE SUPORTE DA INFORMAÇÃO
Documento Digital: Documento codificado emdígitos binários, acessível por meio de sistemacomputacional.
Digitalização: Processo de conversão de umdocumento para o formato digital por meio dedispositivo apropriado, como um escâner.
Resolução 31 do ConarqDigitalização de documentos de guarda permanente
12/05/2019
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Digitalização: Processo de conversão de um documento para oformato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner.
• Contribuir para o amplo acesso e disseminação dos documentosarquivísticos por meio da Tecnologia da Informação eComunicação;
• Permitir o intercâmbio de acervos documentais e de seusinstrumentos de pesquisa por meio de redes informatizadas;
• Promover a difusão e reprodução dos acervos arquivísticos nãodigitais, em formatos e apresentações diferenciados do formatooriginal;
• Incrementar a preservação e segurança dos documentosarquivísticos originais que estão em outros suportes não digitais,por restringir seu manuseio.
Preservação Digital
Migração
Conjunto de procedimentos e técnicas para assegurar a capacidadede os objetos digitais serem acessados face às mudançastecnológicas. A migração consiste na transferência de um objetodigital: a) de um suporte que está se tornando obsoleto,fisicamente deteriorado ou instável para um suporte mais novo; b)de um formato obsoleto para um formato mais atual oupadronizado; c) de uma plataforma computacional em vias dedescontinuidade para uma outra mais moderna.
Emulação
Estratégia de preservação digital que se baseia na utilização derecursos computacionais para fazer uma tecnologia atual funcionarcom as características de uma obsoleta, aceitando as mesmasentradas e produzindo as mesmas saídas.
Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos
12/05/2019
158
TECNOLOGIAS PARA MUDANÇA DE SUPORTE DA INFORMAÇÃO
Considerações
Análise do valor legal
Análise da relação custo / benefício
Necessidade de organização da documentação
12/05/2019
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PRESERVAÇÃO
Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico.
É um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais.
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
Norma Cianflone Cassares
Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico.
É um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais.
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
Norma Cianflone Cassares
PRESERVAÇÃO
Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico.
É um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais.
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
Norma Cianflone Cassares
Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico.
É um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacionalque contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais.
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
Norma Cianflone Cassares
12/05/2019
160
CONSERVAÇÃO
Promoção da preservação e da restauração dos documentos.
É um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos (higienização, reparos e acondicionamento).
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
Norma Cianflone Cassares
CONSERVAÇÃO
Promoção da preservação e da restauração dos documentos.
É um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos (higienização, reparos e acondicionamento).
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
Norma Cianflone Cassares
12/05/2019
161
Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos deterioradose danificados.
É um conjunto de medidas que objetivam a estabilizaçãoou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documentoao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometersua integridade e seu caráter histórico.
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
Norma Cianflone Cassares
RESTAURAÇÃO
Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos deterioradose danificados.
É um conjunto de medidas que objetivam a estabilizaçãoou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documentoao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometersua integridade e seu caráter histórico.
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
Norma Cianflone Cassares
RESTAURAÇÃO
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PRESERVAÇÃO
CONSERVAÇÃO
RESTAURAÇÃODESINFESTAÇÃO
LIMPEZA
ALISAMENTO
+
Decisões Administrativas e Políticas
PRESERVAÇÃO
CONSERVAÇÃO
RESTAURAÇÃODESINFESTAÇÃO
LIMPEZA
ALISAMENTO
+
Decisões Administrativas e Políticas
12/05/2019
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- Estrutura (controle ambiental)
- Climatização Temperatura 20º / Umidade 50%
- Luminosidade Luz natural e artificial
- Qualidade do Ar
- Prevenção e Combate a Agentes Biológicos
- Segurança
- Acondicionamento Invólucros (envelopes, pastas, caixas)
Fatores de Preservação
PROCEDIMENTOS TÉCNICOS
Acondicionamento
Embalagem ou guarda de documentos visando à suapreservação e acesso.
12/05/2019
164
PROCEDIMENTOS TÉCNICOS
Climatização
Processo de adequar, por meio de equipamentos, atemperatura e a umidade relativa do ar a parâmetrosfavoráveis à preservação dos documentos.
PROCEDIMENTOS TÉCNICOS
Controle Ambiental
Conjunto de procedimentos para criação e manutenção deambiente de armazenamento propício à preservação,compreendendo controle de temperatura, da umidade relativa,da qualidade do ar, da luminosidade, bem como prevenção deinfestação biológica, procedimentos de manutenção, segurançae proteção contra fogo e danos por água.
12/05/2019
165
PROCEDIMENTOS TÉCNICOS
Desacidificação
Processo pelo qual o valor do pH do papel é elevado a ummínimo de 7, com vistas à sua preservação.
PROCEDIMENTOS TÉCNICOS
Desacidificação
Processo pelo qual o valor do pH do papel é elevado a ummínimo de 7, com vistas à sua preservação.
pH = 7 (Neutro)
Abaixo de 7 é Ácido
Acima de 7 é Alcalino
12/05/2019
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PROCEDIMENTOS TÉCNICOS
Desinfecção
Processo de destruição ou inibição da atividade demicroorganismos.
PROCEDIMENTOS TÉCNICOS
Desinfestação
Processo de destruição ou inibição da atividade de insetos.
12/05/2019
167
PROCEDIMENTOS TÉCNICOS
Desumidificação
Redução da umidade relativa do ar em áreas determinadas,por meio de processos mecânicos ou químicos.
PROCEDIMENTOS TÉCNICOS
Encapsulação
Processo de preservação no qual o documento é protegidoentre folhas de poliéster transparente, cujas bordas sãoseladas.
12/05/2019
168
PROCEDIMENTOS TÉCNICOS
Fumigação
Exposição de documentos a vapores químicos, geralmente emcâmaras especiais, a vácuo ou não, para destruição de insetos,fungos e outros microorganismos.
PROCEDIMENTOS TÉCNICOS
Higienização
Retirada, por meio de técnicas apropriadas, de poeira e outrosresíduos, com vistas à preservação dos documentos.
12/05/2019
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PROCEDIMENTOS TÉCNICOS
Laminação
Processo de restauração que consiste no reforço dedocumentos deteriorados ou frágeis, colocando-os entre folhasde papel de baixa gramatura, fixadas por adesivo natural,semi-sintético ou sintético, por meio de diferentes técnicas,manuais ou mecânicas.
PROCEDIMENTOS TÉCNICOS
Planificação
Aplainamento mediante pressão, de documentos dobrados,enrolados ou amarrotados.
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PROCEDIMENTOS TÉCNICOS
Reencolagem
Encolagem que visa restituir ao papel a substância adesivaoriginal perdida.
PROCEDIMENTOS TÉCNICOS
Secagem a Vácuo
Tratamento de documentos molhados mediante gradualretirada de ar e elevação de temperatura.
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171
PROCEDIMENTOS TÉCNICOS
Secagem por Congelamento
Tratamento de documentos molhados por congelamento esubseqüente secagem mediante vácuo e gradual elevação detemperatura. Também chamado liofilização ou secagem a frio.
PROCEDIMENTOS TÉCNICOS
Umidificação
Procedimento em que documentos quebradiços e ressecadossão colocados numa atmosfera úmida para readquiriremflexibilidade pela absorção gradual do vapor d'água.
12/05/2019
172
PROCEDIMENTOS TÉCNICOS
Velatura
Processo de restauração que consiste na aplicação de reforçode papel ou tecido em qualquer face de uma folha.