glossario arquivologia

7/23/2019 glossario arquivologia

1/27

ac_glossa_130520.doc

PCD 063.01

Universidade Federal de Juiz de ForaReitoria

Arquivo Central

GLOSSRIO BSICO DE ARQUIVOLOGIA

Prof. Galba Ribeiro Di Mambro

Juiz de Fora Maio de 2013


2/27

Glossrio Bsico de Arquivologia


2

SUMRIO

APRESENTAO .................................................................................................. 3

TERMINOLOGIA ................................................................................................... 4

REFERNCIAS ........................................................................................................ 26


3/27



3

APRESENTAO

O Glossrio Bsico de Arquivologia destina-se a todos os agentes do Sistema de Arquivos daUFJF, isto , os responsveis pelos setores com funes de protocolo e de arquivo corrente e

todos os responsveis pela produo e recebimento de documentos de arquivo na UFJF, dequalquer natureza ou em qualquer suporte, em razo do exerccio de suas funes e atribuies,alm dos servidores do Arquivo Central e das Comisses mencionadas acima. importante queos agentes do Sistema acostumem-se a consulta-lo, no propsito do melhor desempenho desuas funes e atividades.

A elaborao do Glossrio partiu da anlise do glossrio elaborado pelo Conselho Nacional deArquivos, constante da publicao Classificao, temporalidade e destinao de documentos dearquivo... 1 Alguns termos no foram incorporados ao presente Glossrio. As definies dosdemais termos foram confrontadas com as do Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica,2adotando-se a quase totalidade das definies do Dicionrio. Para alguns termos, forammantidas as definies das duas fontes.

Outras fontes foram consultadas com acrscimo de termos que no constam das duas fontesacima. Em alguns casos, foram utilizadas definies um pouco diferentes do Dicionrio, parapermitir ao leitor a percepo de ligeiras diferenas de formulao terminolgica. O Glossrioda Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos do CONARQ contribui com alguns termosarquivsticos, que no dispensa a consulta a ele.3 Ressaltamos a consulta e incorporao determos provenientes da Portaria normativa n 05, de 19 de dezembro de 2002, da Secretria-Adjunta de Logstica e Tecnologia da Informao, do Ministrio do Planejamento, Oramento eGesto. O Autor acrescentou alguns termos usuais que no constam de nenhuma das fontesconsultadas, esperando receber crticas dos leitores para o aperfeioamento da definiespropostas.

1 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Classificao, temporalidade e destinao dedocumentos de arquivo; relativos s atividades-meio da administrao pblica. Rio de

Janeiro: Arquivo Nacional, 2001, p. 134-146.2

ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica. Rio de Janeiro:Arquivo Nacional, 2005. 232 p. (Publicaes Tcnicas, 41)3 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Cmara Tcnica de Documentos

Eletrnicos CTDE. Glossrio. Verso 5.0Rio de Janeiro: CONARQ, 2009.


4/27



4

TERMINOLOGIA

ACERVO. Totalidade dos documentos conservados num arquivo (2). (CAMARGO &BELLOTTO, Dicionrio...1996.)

ACERVO. Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.(ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

ACESSO.1. Possibilidade de consulta a documentos. 2. Funo arquivstica destinada a tornaracessveis os documentos e a promover sua utilizao mediante a preparao e a publicao deinstrumentos de pesquisa, a organizao de servios educativos, de referncia e divulgao.(CONS. NAC. ARQ. Classificao...,p. 134.)

ACONDICIONAMENTO. Ato ou efeito de guardar e embalar documentos de formaapropriada sua preservao [acesso] e manuseio. (CONS. NAC. ARQ. Classificao..., p.134.)

ACUMULAO. Reunio de documentos produzidos e/ou recebidos no curso das atividadesde uma entidade coletiva, pessoa [fsica ou jurdica] ou famlia. (ARQUIVO NACIONAL,Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Unidade acumuladora.

AMOSTRAGEM. Fragmento de uma srie documental destinada eliminao, selecionadopor meio de critrios especficos para guarda permanente, a fim de exemplificar, revelarespecificidades, alteraes de rotinas administrativas ou de procedimentos tcnicos, e registrarocorrncias em momentos marcantes. (OLIVEIRA, Daise. 2003, p. 186.)

AMOSTRAGEM. Tcnica de seleo em que, de um dado conjunto de documentos elege-seum subconjunto representativo do todo. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

ANEXAO. Juntada, em carter definitivo, de documento ou processo a outro processo, naqual prevalece, para referncia, o nmero do processo mais antigo. (ARQUIVO NACIONAL,Dicionrio..., 2005.)

ANEXO. 1. Documento ou processo juntado, em carter definitivo, a outro documento ouprocesso, eventualmente da mesma procedncia, por afinidade de contedo. 2. Depsito(1) forada sede do arquivo. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

APENSAO. Juntada, em carter temporrio, 4 com o objetivo de elucidar ou subsidiar amatria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independncia. (ARQUIVONACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Desapensao.

APENSAMENTO. Ao pela qual se rene a um processo, em carter provisrio ou definitivo,documento a ele relacionado. Ver tambm: Anexao; Juntada. (CAMARGO & BELLOTTO,Dicionrio...1996.)

APENSO. Documento ou processo juntado a processo, sem contudo passar a integr-lo.(ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Desapensao.

4 A definio de apensamento, dada pelo CAMARGO & BELLOTTO, admite o carter

provisrio ou definitivo do apensamento, e no apenas o carter temporrio, como define oDicionrio do Arquivo Nacional. Seria mais apropriado considerar o apenso/apensamentocomo uma juntada provisria de um processo ou outro documento e, quando a juntada fordefinitiva, seria considerada uma anexao e no uma apensao.


5/27



5

APENSO. Documento reunido a um processo por apensamento. (CAMARGO & BELLOTTO,Dicionrio...1996.)

ARRANJO. Seqncia de operaes intelectuais e fsicas que visam a organizao dosdocumentos de um arquivo(1) ou coleo, de acordo com um plano ou quadro previamenteestabelecido. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

ARRANJO. Ordenamento fsico dos documentos visando torn-los inteligveis e utilizveis,realizado com base em sua classificao e em princpios e mtodos especficos.(SCHELLENBERG)

ARQUIVAMENTO. Conjunto das operaes de acondicionamento e armazenamento dedocumentos. (CAMARGO & BELLOTTO, Dicionrio...1996.)

ARQUIVAMENTO. 1. Seqncia de operaes intelectuais e fsicas que visam guardaordenada de documentos. Ver tambm: arranjo, mtodo de arquivamento e sistema dearquivamento. 2. Ao pela qual uma autoridade determina a guarda de um documentocessada a sua tramitao. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

ARQUIVO. "Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentosproduzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidadesprivadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica,qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos." (BRASIL. Lei8.159/1991, art. 2 .)

ARQUIVO. 1. Conjunto de documentos independente da natureza dos suportes, acumuladospor uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, no desempenho de suas atividades. 52.Instituio ou servio que tem por finalidade a custdia,o processamento tcnico, a conservaoe utilizao de arquivos. (CONS. NAC. ARQ. Classificao...,2001, p. 135.)

ARQUIVO ADMINISTRATIVO. Arquivo (1) com predominncia de documentosdecorrentes do exerccio de atividades meio de uma instituio;expresso usada em oposio aarquivo tcnico. (CONS. NAC. ARQ. Classificao...,2001, p. 135.)

ARQUIVO CENTRAL. Unidade responsvel pela normalizao dos procedimentos tcnicosaplicados aos arquivos (1) de uma administrao, podendo ou no assumira centralizao doarmazenamento. Tambm chamado arquivo geral. Ver tambm: Arquivo setorial. (CONS.NAC. ARQ. Classificao...,2001, p. 135.)

ARQUIVO CORRENTE. 1. Conjunto de documentos, em tramitao ou no, que, pelo seuvalor primrio, objeto de consultas freqentes pela entidade que o produziu, a quem competesua administrao. Arquivo (2) responsvel pelo arquivo corrente(1). (ARQUIVO

NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

ARQUIVO DIGITAL. Conjunto de bits que formam uma unidade lgica interpretvel porum programa de computador e armazenada em suporte apropriado. (CONS. NAC.ARQUIVOS. Glossrio. 2009. )

ARQUIVO GERAL. Ver: Arquivo central.

ARQUIVO HISTRICO. Ver arquivo permanente.

ARQUIVO INTERMEDIRIO. 1. Conjunto de documentos originrios de arquivoscorrentes(2), com uso pouco freqente, que aguarda destinao. 2. Arquivo(2) responsvel pelo

5 ... e conservados para servir de referncia, informao, prova ou fonte de pesquisa.OLIVEIRA, Daise, 2003, p.187.


6/27



6

arquivo intermedirio(1). Tambm chamado pr-arquivo. 3. Depsito(1) de arquivosintermedirios. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

ARQUIVO PERMANENTE. 1. Conjunto de documentos preservados em carter definitivoem funo de seu valor [secundrio]. 2. Arquivo(2) responsvel pelo arquivo permanente(1)Tambm chamado arquivo histrico. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio...)

ARQUIVO PRIVADO. 1. Arquivo (1) produzido por instituio pblica no exerccio de suasfunes, independente de seu mbito de ao e do sistema de governo do pas. 2. Arquivo (2)integrante da administrao pblica. (CONS. NAC. ARQ. Classificao...,2001, p. 136.)

ARQUIVO PBLICO. Arquivo (1) produzido por pessoa fsica ou jurdica de direitoprivado. (CONS. NAC. ARQ. Classificao...,2001, p. 136.)ARQUIVO PBLICO. "So arquivos pblicos os conjuntos de documentos: I - produzidos erecebidos por rgos e entidades pblicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais,em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias; II - produzidos erecebidos por agentes do Poder Pblico no exerccio de seu cargo ou funo ou delesdecorrente; III - produzidos e recebidos pelas empresas pblicas e pelas sociedades deeconomia mista." (BRASIL. Decreto 4.073/2002, art. 15.)

ARQUIVO SETORIAL. 1. Arquivo(1) de um setor ou servio de uma administrao. 2.Arquivo(2) responsvel pelo arquivo setorial(1); existindo um arquivo central, estar a eletecnicamente subordinado. (ARQUIVO NACIONAL,Dicionrio..., 2005.)

ARQUIVO TCNICO. Arquivo (1) com predominncia de documentos decorrentes doexerccio das atividades-fim de uma instituio; expresso usada em oposio a arquivoadministrativo, (1) (CONS. NAC. ARQ. Classificao...,2001, p. 137.)

ATIVIDADE. Aes, encargos ou servios decorrentes do exerccio de uma funo.(BERNARDES & DELATORRE, 2007, p. 15 e 30.)

ATIVIDADE-FIM.Atividade desenvolvida em decorrncia da finalidade de uma instituioTambm chamada atividade finalstica. Ver tambm: Atividade-meio. (ARQUIVONACIONAL,Dicionrio..., 2005.)

ATIVIDADE-MEIO. A atividade que d apoio consecuo das atividades-fim de umainstituio. Tambm chamada atividade mantenedora. (ARQUIVO NACIONAL,Dicionrio...,2005.) Ver tambm: Atividades-fim.

AUTUAO E/OU FORMAO DE PROCESSO. o termo que caracteriza a abertura doprocesso. Na formao do processo devero ser observados os documentos cujo contedo estejarelacionado a aes e operaes contbeis financeiras, ou requeira anlises, informaes,despachos e decises de diversas unidades organizacionais de uma instituio.(MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.)

AVALIAO. Processo de anlise de documentos de arquivo(1) que estabelece os prazos deguarda e a destinao, de acordo com os valores que lhes so atribudos. Ver tambm: comissode avaliao. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

AVALIAO DE DOCUMENTOS. ... processo de anlise que permite a identificao dosvalores dos documentos, para fins de definio de seus prazos de guarda e destinao, seja paraeliminao ou para guarda permanente. O instrumento resultante da avaliao a Tabela deTemporalidade de Documentos. (BERNARDES, Como elaborar..., 2005, p. 67.)

CAMISA. Folha de papel almao utilizada para separar conjuntos de documentos dentro deuma pasta. Ver tambm: pasta intercaladora.


7/27



7

CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS. Sucessivas fases por que passam os documentos deum arquivo (1), da sua produo at sua eliminao ou guarda permanente. Ver tambm:Teoria das trs idades. (CONS. NAC. ARQ. Classificao..., p. 137.)

CLASSE. Cada diviso que compe um sistema de classificao (1). (CONS. NAC. ARQ.Classificao...,2001, p. 137.)

CLASSIFICAO. Seqncia de operaes que, de acordo com as diferentes estruturas,funes e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo.(CAMARGO & BELLOTTO, Dicionrio...1996)

CLASSIFICAO. O objetivo da classificao , basicamente, dar visibilidade s funes e satividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligaes entre os documentos.Podemos entender que a classificao , antes de tudo, lgica: a partir da anlise do organismoprodutor de documentos de arquivo, so criadas categorias, classes genricas, que dizemrespeito s funes/atividades detectadas (estejam elas configuradas ou no em estruturasespecficas, como departamentos, divises etc.). (GONALVES, Como classificar..., 1998, p.12.)

CLASSIFICAO.1. Organizao dos documentos de um arquivo(1) ou coleo, de acordocom um plano de classificao, cdigo de classificao ou quadro de arranjo. 2. Anlise eidentificao do contedo de documentos, seleo da categoria de assunto sob a qual sejamrecuperados, podendo-se-lhes (sic) atribuir cdigos. 3. Atribuio a documentos, ou sinformaes neles contidas, de graus de sigilo, conforme legislao especfica. Tambmchamada classificao de segurana. (ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio..., 2005.) Vertambm:Desclassificao. Documento classificado. Documento sigiloso.

CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS. ...conjunto de procedimentos e operaes tcnicasque visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao rgo produtor, funo, subfuno e atividade responsvel por sua produo ou acumulao. O instrumento resultanteda classificao o Plano de Classificao de Documentos. ... (BERNARDES, Como elaborar...,2005, p. 68.)

CLASSIFICAO DECIMAL. Classificao(1) decorrente da aplicao do mtodo decimal.(ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio..., 2005.)

CDIGO. Conjunto de smbolos, normalmente letras e/ou nmeros, que, mediante umaconveno, representam dados. Ver tambm: cifra e notao. (ARQUIVO NACIONAL.Dicionrio..., 2005.)

CDIGO DE CLASSIFICAO.Cdigo derivado de um plano de classificao. (ARQUIVONACIONAL. Dicionrio..., 2005.)

CDIGO DE CLASSIFICAO. O cdigo de classificao da srie documental a referncianumrica que a associa ao seu contexto de produo, e composto das seguintes unidades deinformaes: rgo produtor, funo, subfuno, atividade e srie documental. ...(BERNARDES, Como elaborar..., 2005, p. 68.)

CDIGO DE CLASSIFICAO. Smbolo que representa um a classe ou subclasse dedocumentos, integrante de um Plano de Classificao de Documentos e de uma Tabela deTemporalidade e Destinao. O cdigo de classificao, no mtodo funcional, representa umafuno, subfunco, atividade ou uma srie de documentos arquivsticos. O Conselho Nacionalde Arquivos usa o termo cdigo para referir-se ao Plano de Classificao, quando, na realidade,os cdigos so elementos do Plano.

COMISSO DE AVALIAO E DESTINAO. Grupo multidisciplinar encarregado daavaliao de documentos de um arquivo(1), responsvel pela elaborao da tabela de


8/27



8

temporalidade. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Avaliao;Destinao.

COMPLETEZA. Atributo de um documento arquivstico que se refere presena de todos oselementos intrnsecos e extrnsecos exigidos pela organizao produtora e pelo sistema jurdico-administrativo a que pertence, de maneira a ser capaz de gerar conseqncias. (CONS. NAC.

ARQUIVOS. Glossrio, 2009.) Ver tambm: Confiabilidade; Elemento intrnseco; Elementoextrnseco.

CONFIABILIDADE. Credibilidade de um documento arquivstico enquanto uma afirmaodo fato. Existe quando um documento arquivstico pode sustentar o fato ao qual se refere, e estabelecida pelo exame da completeza, da forma do documento e do grau de controle exercidono processo de sua criao. (CONS. NAC. ARQUIVOS. Glossrio. 2009.) Ver tambm:Completeza.

CONTEXTO. Ambiente em que ocorre a ao registrada no documento. Na anlise docontexto de um documento arquivstico o foco deixa de ser o documento em si e passa aabranger toda a estrutura que o envolve, ou seja, seu contexto documental, jurdico-

administrativo, de procedimentos, de provenincia e tecnolgico. (CONS. NAC. ARQUIVOS.Glossrio. 2009.)

CONTEXTO DE PROCEDIMENTOS. Refere-se a normas internas que regulam a produo,tramitao, uso e arquivamento dos documentos da instituio. (CONS. NAC. ARQUIVOS.Glossrio.2009.)

CONTEXTO DE PROVENINCIA. Refere-se a organogramas, regimentos e regulamentosinternos que identificam a instituio produtora de documentos. (CONS. NAC. ARQUIVOS.Glossrio. 2009. )

CONTEXTO DOCUMENTAL. Refere-se a cdigo de classificao, guias, ndices e outros

instrumentos que situam o documento dentro do conjunto a que pertence, ou seja, ao fundo.(CONS. NAC. ARQUIVOS. Glossrio. 2009. )CONTEXTO JURDICO-ADMINISTRATIVO. Refere-se a leis e normas externas instituio produtora de documentos as quais controlam a conduo das atividades dessamesma instituio. (CONS. NAC. ARQUIVOS. Glossrio. 2009. )

CONTEXTO TECNOLGICO. Refere-se ao ambiente tecnolgico (hardware, software epadres) que envolve o documento. (CONS. NAC. ARQUIVOS. Glossrio. 2009. )

CONSULTA. Busca direta ou indireta de informaes. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambmAcesso.

CORRESPONDNCIA. toda espcie de comunicao escrita, que circula nos rgos ouentidades, exceo dos processos. Quanto natureza: A correspondncia classifica-se eminterna e externa, oficial e particular, recebida e expedida. (MINISTRIO..., Portaria ... 05,2002.)

COTA. Ver notao.

CUSTDIA. Responsabilidade jurdica de guarda e proteo de arquivos(1),independentemente de vnculo de propriedade. (ARQUIVO NACIONAL,Dicionrio..., 2005.)

DADO. Representao mnima de todo e qualquer elemento de contedo cognitivo, passvelde ser transferida [comunicada], processada e interpretada de forma manual ou automtica.

(CAMARGO & BELLOTTO, Dicionrio, 1996.)


9/27



9

DATA DE ACESSO. Momento a partir do qual um documento, submetido a classificao (...)fica liberado para consulta. (CAMARGO & BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.)

DATA DE ACESSO. 1. Elemento de identificao cronolgica do fim da restrio de acesso aum documento. 2. Elemento de identificao cronolgica do acesso efetuado a um documentoem meio eletrnico. (ARQUIVO NACIONAL,Dicionrio..., 2005.)

DATAS-BALIZA. Ver Datas-limite.

DATAS-LIMITE. Elemento de identificao cronolgica, em que so mencionados os anos deincio e trmino do perodo abrangido pelos documentos de um processo, dossi, srie, fundoou coleo. (CAMARGO & BELLOTTO. Dicionrio...,1996.)

DESAPENSAO. Separao de documento ou processo juntado por apensao.(ARQUIVO NACIONAL,Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Apensao.

DESAPENSAO. a separao fsica de processos apensados. (MINISTRIO..., Portaria ...05, 2002.)

DESCARTE. Excluso de documento de um arquivo (2) aps avaliao. (ARQUIVONACIONAL,Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: eliminao.

DESCLASSIFICAO. Ato pelo qual a autoridade competente libera consulta, no todo ouem parte, documento anteriormente sujeito a grau de sigilo. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)Ver tambm: classificao.

DESCRIO. Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e decontedo dos documentos para elaborao de instrumentos de pesquisa. (ARQUIVONACIONAL,Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Instrumentos de pesquisa.

DESENTRANHAMENTO DE PEAS. a retirada de peas de um processo, que poderocorrer quando houver interesse da Administrao ou a pedido do interessado.(MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Desmembramento.

DESMEMBRAMENTO. a separao de parte da documentao de um ou mais processospara formao de novo processo; o desmembramento de processo depender de autorizao einstrues especficas do rgo interessado. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm:Desentranhamento de peas.

DESPACHO. Deciso proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe submetido apreciao; o despacho pode ser favorvel ou desfavorvel pretenso solicitada pelo

administrador, servidor pblico ou no. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.)

DESTINAO. Deciso, com base na avaliao, quanto ao encaminhamento de documentospara a guarda permanente, descarte ou eliminao. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio...,2005.)

DIGITALIZAO. Processo de converso de um documento para o formato digital por meiode dispositivo apropriado, como um escner. (ARQUIVO NACIONAL,Dicionrio..., 2005.)

DILIGNCIA. o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidadesindispensveis ou de cumprir alguma disposio legal, devolvido ao rgo que assimprocedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.)

DISTRIBUIO. a remessa do processo s unidades que decidiro sobre a matria neletratada. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.)


10/27



10

DIVISES. Ver Guias.

DOCUMENTAO. 1. Conjunto de documentos (...) 2. Disciplina que trata da organizao edo processamento de documentos, incluindo identificao, anlise, armazenamento,recuperao e disseminao da informao (...) 3. Em processamento de dados, conjunto

organizado de documentos descritivos do sistema operacional e do software bsico.(CAMARGO & BELLOTTO, Dicionrio, 1996.)

DOCUMENTAO. 1. Conjunto de documentos. 2. Ato ou servio de coleta, processamentotcnico e disseminao de informaes e documentos. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio...,2005.)

DOCUMENTAO TEXTUAL. Gnero documental que utiliza como linguagem bsica apalavra escrita. (CAMARGO & BELLOTTO, Dicionrio..., 1996.) Ver tambm: Documentotextual.

DOCUMENTO. Unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte ou o

formato. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

DOCUMENTO. toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de consulta,estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos dohomem numa determinada poca ou lugar. De acordo com seus diversos elementos, formas econtedos, os documentos podem ser caracterizados segundo o gnero, a espcie e a natureza,... (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Documentao textual. Documentoarquivstico. Documento especial Documento textual. Gnero documental.

DOCUMENTO ARQUIVSTICO. Informao registrada, independente da forma ou dosuporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituio ou pessoa,dotada de organicidade, que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova

dessas atividades. (CONS. NAC. ARQ. CTDE. Glossrio..., 2004, p. 7.)

DOCUMENTO ARQUIVSTICO. ... documento que um determinado organismo, seja elepessoa fsica ou jurdica, produzno exerccio de suas funes e atividades. Produo que podesignificar tanto a elaborao do documento pelo prprio organismo, como a recepo eguarda). (GONALVES, Como classificar..., 1998, p. 20.)

DOCUMENTO ARQUIVSTICO. Registros de informao, em qualquer suporte, inclusive omagntico ou tico; produzidos ou acumulados por uma pessoa ou organizao pblica ouprivada, no exerccio de suas funes e atividades. (BERNARDES, Como fazer avaliao...,2003, p. 4.)

DOCUMENTO ARQUIVSTICO DIGITAL. Documento arquivstico codificado em dgitosbinrios produzido, transmitido e armazenado por sistema computacional. (CONS. NAC. ARQ.CTDE. Glossrio..., 2004, p. 7. Ver tb: CONARQ, Res. 20, art. 1., 2.)

DOCUMENTO ARQUIVSTICO ELETRNICO. Documento eletrnico reconhecido etratado como um documento arquivstico. (CONS. NAC. ARQUIVOS. Glossrio. 2009.) Vertambm:: Documento arquivstico; Documento eletrnico.

DOCUMENTO CLASSIFICADO. 1. Documento submetido a algum cdigo ou sistema declassificao (1 e 2). 2. Documento ao qual foi atribudo grau de sigilo. (ARQUIVONACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

DOCUMENTO COMPOSTO. As unidades documentais [denominadas documentoscompostos, so] os expedientes ou processos. (OLIVEIRA, Daise, 2003, p. 186.) Ver tambm:Documento mltiplo.


11/27



11

DOCUMENTO DE ARQUIVO. Mesmo que documento arquivstico. "... documento que umdeterminado organismo seja ele pessoa fsica ou jurdica produzno exerccio de suas funes eatividades. Produo que pode significar tanto a elaborao do documento pelo prprioorganismo, como a recepo e guarda." (GONALVES, Como classificar..., 1998, p. 20.)

DOCUMENTO DE ARQUIVO. ...todos os registros de informao, em qualquer suporte,inclusive o magntico ou ptico, produzidos, recebidos ou acumulados pelos rgos e entidadesda Administrao Pblica Estadual. Os documentos de arquivo so identificados comocorrentes, intermedirios e permanente. Os documentos de arquivo, em razo de seus valores,podem ter guarda temporria ou guarda permanente. (BERNARDES, Como elaborar..., 2005,p. 68.)

DOCUMENTO DIGITAL. Unidade de registro de informaes codificadas por meio dedgitos binrios. (CONS. NAC. ARQ. CTDE. Glossrio..., 2004.)

DOCUMENTO ELETRNICO. Unidade de registro de informaes acessvel por meio deum equipamento eletrnico. (CONARQ. CTDE. Glossrio, 2004.)

DOCUMENTO ESPECIAL. Documento em linguagem no-textual,em suporte no convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimenses excepcionais, queexige procedimentos especficos para seu processamento tcnico, guarda e preservao, e cujoacesso depende, na maioria das vezes, de intermediao tecnolgica. (ARQUIVO NACIONAL.Dicionrio..., 2005.)

DOCUMENTO MLTIPLO. Conjunto de itens materialmente indissolvel ou resultado deacumulao de vrios documentos simples, no decorrer de sua trajetria. (BERNARDES &DELATORRE, 2007, p. 14.) Unidade documental constituda fisicamente por vrios itensdocumentais que no podem ser desmembrados fisicamente, o que constituiria uma mutilaoda unidade. Exemplo: livro de atas, dossi, pronturio, processo. Ver tambm: Documentocomposto; Documento simples; Dossi; Processo.

DOCUMENTO OFICIAL. Documento emanado do poder pblico ou de entidades de direitoprivado capaz de produzir efeitos de ordem jurdica na comprovao de um fato. (ARQUIVONACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

DOCUMENTO OSTENSIVO. Documento sem qualquer restrio de acesso. (ARQUIVONACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

DOCUMENTO PBLICO. Documento produzido, recebido e acumulado pelos rgos dopoder pblico no exerccio de suas atividades. (CAMARGO & BELLOTTO, Dicionrio...,1996.)

DOCUMENTO PBLICO. 1. Do ponto de vista da acumulao, documento de arquivopblico(1). 2. Do ponto de vista da propriedade, documento pertencente ao poder pblico. 3. Doponto de vista da produo, documento emanado do poder pblico. (ARQUIVO NACIONAL,Dicionrio..., 2005.)

DOCUMENTO SIGILOSO. Documento que pela natureza de seu contedo sofre restrio deacesso. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm:Documento Secreto. Graude sigilo.

DOCUMENTO SIMPLES. Unidade documental correspondente a um nico item documentalou pea. Exemplo: uma carta, uma nota fiscal, um recibo. (BERNARDES & DELATORRE,2007, p. 14.) Ver tambm: Documento composto.


12/27



12

DOCUMENTO SIMPLES. As unidades documentais simples so constitudas por um sdocumento... (OLIVEIRA, Daise, 2003, p. 186.) Ver tambm: Documento composto;Documento mltiplo.

DOCUMENTO SINGULAR. Ver documento simples.

DOCUMENTO TEXTUAL. Gnero documental integrado por documentos manuscritos,datilografados ou impressos, como atas de reunio, cartas, decretos,livros de registro, panfletose relatrios. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Documentaotextual.

DOCUMENTOS DE ARQUIVO CORRENTES. ... aqueles em curso ou que se conservamjunto s unidades produtoras em razo de sua vigncia e da freqncia com que so por elasconsultados. (BERNARDES, Como elaborar..., 2005, p. 68.)

DOCUMENTOS DE ARQUIVO INTERMEDIRIOS. ... aqueles com uso pouco freqenteque aguardam prazos de prescrio e precauo nas unidades (...) de Arquivo Intermedirio...(BERNARDES, Como elaborar..., 2005, p. 68.)

DOCUMENTOS DE ARQUIVO PERMANENTES. ... aqueles com valor histrico, probatrioe informativo que devem ser definitivamente preservados. (BERNARDES, Como elaborar...,2005, p. 68.)

DOCUMENTOS DE ARQUIVO DE GUARDA PERMANENTE. ... aqueles que, esgotados osprazos de guarda previstos no inciso I deste artigo, devem ser preservados, por fora dasinformaes neles contidas, para a eficcia da ao administrativa, como prova, garantia dedireitos ou fonte de pesquisa. (BERNARDES, Como elaborar..., 2005, p. 68.)

DOCUMENTOS DE ARQUIVO DE GUARDA TEMPORRIA.... aqueles que, esgotados os prazos de guarda na unidade produtora ou nas unidades que

tenham atribuies de arquivo (...) podem ser eliminados sem prejuzo para a coletividade oumemria da Administrao... (BERNARDES, Como elaborar..., 2005, p. 68.)

DOCUMENTOS SECRETOS. So os que requerem rigorosas medidas de segurana e cujoteor ou caracterstica possam ser do conhecimento de servidores que, embora sem ligaontima com seu estudo e manuseio, sejam autorizados a deles tomarem conhecimento em razode sua responsabilidade funcional. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm:Documentos sigilosos. Documentos ostensivos. Documentos reservados. Grau de sigilo.

DOCUMENTOS URGENTES. So os documentos cuja tramitao requer maior celeridadeque a rotineira. Ex.: Pedidos de informao oriundos do Poder Executivo, do Poder Judicirio edas Casas do Congresso Nacional; mandados de segurana; licitaes judiciais ouadministrativas; pedidos de exonerao ou dispensa; demisso; auxlio - funeral; dirias paraafastamento da Instituio; folhas de pagamento; outros que, por convenincia daAdministrao ou por fora de lei, exijam tramitao preferencial. (MINISTRIO..., Portaria ...05, 2002.)

DOCUMENTOS OSTENSIVOS. So documentos cujo acesso irrestrito. (MINISTRIO...,Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Documentos sigilosos. Documentos ostensivos. Documentosreservados. Grau de sigilo.

DOCUMENTOS RESERVADOS. So aqueles cujo assunto no deva ser do conhecimento dopblico em geral. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Documentos sigilosos.Documentos ostensivos. Documentos reservados. Grau de sigilo.


13/27



13

DOSSI. Unidade documental em que se renem informalmente documentos de naturezadiversa, para uma finalidade especfica. Ver tambm:: processo. (CAMARGO & BELLOTTO,Dicionrio..., 1996.)

DOSSI. Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ao, evento, pessoa,lugar, projeto) que constitui uma unidade de arquivamento. (ARQUIVO NACIONAL,

Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Processo.

ELEMENTO EXTRNSECO. Atributo que caracteriza a forma externa do documentoarquivstico. Exemplo: tipo, cor e tamanho da letra; apresentao (textual, grfico, sonoro oumultimdia); selo, logomarca; assinatura digital; links e outros. (CONS. NAC. ARQUIVOS.Glossrio. 2009.) Ver tambm:: Documento arquivstico; Elemento intrnseco.

ELEMENTO INTRNSECO. Atributo que caracteriza a forma interna do documentoarquivstico. Exemplo: autor, destinatrio, data, local, assinatura, assunto e outros. (CONS.NAC. ARQUIVOS. Glossrio. 2009.) Ver tambm:: Documento arquivstico; Elementoextrnseco.

ELIMINAO. Destruio de documentos que, na avaliao, foram considerados sem valorpermanente. Tambm chamada expurgo de documentos. (ARQUIVO NACIONAL,Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Descarte;6Termo de eliminao.

ELIMINAO DE DOCUMENTOS PBLICOS. A eliminao de documentos produzidospor instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituioarquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. (BRASIL. Lei 8.159 / 1991, art.9o.) Ver tambm: Termo de eliminao.

ENTIDADE COLETIVA. Grupo de pessoas que age de maneira organizada e identificadopor nome especfico, variando no seu grau a forma de organizao, como movimentos sociais epolticos, feiras, seminrios, conferncias, instituies econmicas, sociais, polticas e religiosas,

embarcaes e aeronaves. Tambm chamadas entidades corporativas. (ARQUIVONACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

ENTIDADE CUSTODIADORA. Entidaderesponsvel pela custdia e acesso(2) a um acervo.Tambm chamada custodiador. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

ENTIDADE PRODUTORA. Entidade coletiva, pessoa [fsica ou jurdica] ou famliaidentificada como geradora de arquivo(1). Tambm chamada produtor. (ARQUIVONACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

ESPCIE DOCUMENTAL. Configurao que assume um documento de acordo com adisposio e a natureza das informaes (1) nele contidas. Exemplos: ata, boletim, certido,

declarao, relatrio. (CAMARGO & BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.) Ver tambm:: tipodocumental.

ETIQUETAS. Ver Tiras de insero.

EXPEDIENTE. Unidade administrativa encarregada da expedio de correspondncia.(CAMARGO & BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.) Ver tambm: Protocolo.

FASE CORRENTE. Primeira fase do ciclo de vida dos documentos arquivsticos em que osdocumentos encontram-se em tramitao ou concluram sua tramitao, mas, sendo aindaobjeto de consultas freqentes. Ver tambm: Arquivo corrente; Ciclo de vida dos documentos.

6Sobre eliminao, consultar, ainda, as Resolues 05 e 07 do Conselho Nacional de Arquivos,

disponveis na pgina www.conarq.arquivonacional.gov.br


14/27



14

FASE INTERMEDIRIA. Segunda fase do ciclo de vida dos documentos arquivsticosem queestes so consultados eventualmente e esto aguardando destinao, no sendo guardados peloprodutor/acumulador.

FASE PERMANENTE. Terceira fase do ciclo de vida dos documentos arquivsticos em queestes, pelo seu valor secundrio so objeto de guarda permanente.

FICHRIO. Conjunto de fichas ordenadas segundo critrios preestabelecidos, utilizadas parafins de controle e recuperao de documentos e informao. 2. Mvel utilizado para guarda defichas. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

FIDEDIGNIDADE. Ver confiabilidade.

FOLHA DO PROCESSO. So as duas faces de uma pgina do processo. (MINISTRIO...,Portaria ... 05, 2002.)

FUNO. Corresponde ao conjunto das atividades que um rgo pblico ou empresaprivada exerce para a consecuo de seus objetivos. As funes podem ser diretas ou essenciais

[funes finalsticas] e indiretas ou auxiliares... [funes administrativas]. (BERNARDES &DELATORE, p. 30.) Ver tambm: Subfuno.

FUNDO. Conjunto de documentos de uma mesma provenincia. Termo que equivale aarquivo(1). (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

FUNDO. Unidade constituda pelo conjunto de documentos acumulados por uma entidadeque, no arquivo permanente, passa a conviver com arquivos (1) de outras [entidades].(CAMARGO & BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.) 7

FUNDO ABERTO. Fundo ao qual podem ser acrescentados novos documentos em funo (...)de a entidade produtora continuar em atividade. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio...,

2005.)

FUNDO FECHADO. Fundo que no recebe acrscimos de documentos em funo de aentidade produtora no se encontrar mais em atividade. (ARQUIVO NACIONAL,Dicionrio..., 2005.)

GNERO DOCUMENTAL. Configurao que assume um documento de acordo com osistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. (CAMARGO & BELLOTTO.Dicionrio..., 1996.)

GNERO TEXTUAL. Ver Documentao textual; Documento textual.

GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS. A CTDE [Cmara Tcnica de DocumentosEletrnicos] entende gesto arquivstica de documentos como sinnimo de gesto documental,ressaltando a caracterstica arquivstica desta gesto para diferencia-la de outros tipos degerenciamento de documentos. (CONS. NAC. ARQ. CTDE. Modelo... p. 14, nota 7.)

GESTO DE DOCUMENTOS. Considera-se gesto de documentos o conjunto deprocedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao earquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento paraguarda permanente. (BRASIL. Lei 8.159 / 91, art. 3.) Termo equivalente a gesto documental.

7A convivncia de um fundo com fundos de outras entidades ocorre no caso de todos elesestarem recolhidos a um instituio arquivstica de natureza custodiadora de fundos.


15/27



15

GESTO DE DOCUMENTOS. Conjunto de medidas e rotinas visando racionalizao eeficincia na criao, tramitao, classificao (1), uso primrio e avaliao de arquivos (1).(CAMARGO & BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.) Termo equivalente a gesto documental.

GESTO DE DOCUMENTOS. Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e

intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento(1 e 2). (ARQUIVO NACIONAL,Dicionrio..., 2005.) Termo equivalente a gesto documental.

GESTO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO. ... conjunto de procedimentos e operaestcnicas referentes sua produo, classificao, avaliao, tramitao, uso, arquivamento ereproduo, que assegura a racionalizao e a eficincia dos arquivos. (BERNARDES, Comoelaborar..., 2005, p. 69.) Termo equivalente a gesto documental.

GRAU DE SIGILO. Indicador dos nveis de restrio ao acesso {a documentos]. (CAMARGO& BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.) Ver tambm: classificao.

GRAU DE SIGILO. Gradao de sigilo atribuda a um documento em razo da natureza de

seu contedo e com o objetivo de limitar sua divulgao a quem tenha necessidade de conhec-lo. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Classificao.

GUARDA PERMANENTE. Os documentos destinados guarda permanente so aqueles cujainformaes so consideradas imprescindveis ao rgo produtor e para a comunidade. Essesdocumentos, alm do valor administrativo, legal e fiscal,encerram tambm valor de prova ecomo fonte para a pesquisa e, portanto, devem ser definitivamente preservados.(BERNARDES & DELATORRE, p. 41.)

GUARDA PROVISRIA. ... tempo de permanncia de cada conjunto documental na unidadeprodutora e na unidade com atribuies de arquivo. (BERNARDES & DELATORRE, 2007, p.38.)

GUIA. So cartes resistentes, do tamanho das pastas ou das fichas; as guias so usadas paraauxiliar o arquivamento vertical e o encontro rpido dos documentos pois separam as vriassees nas gavetas dos arquivos. Servem tambm para proteger as pastas, para manter aarrumao vertical em ordem e para evitar enganos no arquivamento. Essas guias sochamadas, tambm, divises ou ndices.A guia divisria dever ser do tamanho das pastas oufichas e dotada de projeo na parte superior. (PRADO, A tcnica de arquivar, 1974, p. 41.)Ver tambm Guia divisria.

GUIA DIVISRIA. Retngulo de carto resistente que serve para separar as partes ou seesdos [gavetes dos] arquivos ou fichrios reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas.Sua finalidade facilitar a busca dos documentos e o seu rearquivamento. (PAES, Arquivos

teoria e prtica, 1997, p. 44.)

GUIA DE RECOLHIMENTO. Instrumento de controle de entrada de documentos em setoresde arquivos permanentes. 8

GUIA DE TRANSFERNCIA. Instrumento de controle de entrada de documentos em[setores de] arquivos intermedirios. (CONS. NAC. ARQ. Classificao..., 2001, p. 140)

GUIA FORA.Indicador (carto, ficha, folha anotada) que se coloca no lugar de uma unidadede arquivo, [ou] item documental, indicando que foi retirado(a) temporariamente paraconsulta, processamento tcnico ou outra finalidade administrativa. (NAGEL, Dicionrio...,1989.)

8As fontes consultadas para a elaborao deste Glossrio, no definem Guia de recolhimento.Sua definio foi adaptada da definio para Guia de transferncia.


16/27



16

GUIA-FORA. Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou pea [item]documental para assinalar sua remoo temporria. (CAMARGO & BELLOTTO. Dicionrio...,1996.)

NDICE. a designao convencionada para designar as guias e pastas. Elas podem ser

numricas, codificadas, alfabticas ou nominais, segundo as determinaes do mtodo dearquivamento adotado. (PRADO, A tcnica de arquivar, 1974, p. 42.) Ver tambm Guia.

NDICE. Relao sistemtica de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contido emdocumentos ou em instrumentos de pesquisa, acompanhados das referencias para sualocalizao. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Instrumento de busca;Guia.

INFORMAO: 1. Todo e qualquer elemento referencial [noo, idia ou mensagem] contidonum documento (...) 2. Em processamento de dados, um ou mais dados articulados colocadosna memria do computador. (CAMARGO & BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.) Ver tambm:Dado.

INFORMAO ARQUIVSTICA. Informao orgnica registrada, isto , informao contidaem documento arquivstico. (LOPES, A informao e os arquivos..., 1996, p. 32.)

INSTRUMENTO DE BUSCA. Ver Instrumento de pesquisa.

INSTRUMENTO DE PESQUISA.Meio que permite a identificao, localizao ou consulta adocumentos ou a informaes neles contidas. Expresso normalmente empregada em arquivospermanentes(1). (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Instrumentodescritivo.

INSTRUMENTO DESCRITIVO. "Obra de referncia, publicada ou no, que identifica,

localiza, resume ou transcreve, em diferentes graus e amplitudes, fundos, grupos, sries e peasdocumentais existentes em um arquivo permanente, com a finalidade de controle e de acessoao acervo." (CAMARGO & BELLOTO, Dicionrio..., 1996.) Ver tambm: Instrumentos depesquisa.

ITEM DOCUMENTAL. .A menor unidade arquivstica materialmente indivisvel. Pode serconstituda de uma ou mais folhas ou de um volume. (NAGEL, Dicionrio..., 1989.)

ITEM DOCUMENTAL. Unidade documental fisicamente indivisvel. Tambm referido comopea. (CONS. NAC. ARQ. Classificao...,2001, p. 141.)

ITEM DOCUMENTAL. 1. Menor unidade documental, intelectualmente indivisvel,

integrante de dossis ou processos. 2. Unidade documental fisicamente indivisvel. Tambmchamada pea. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

JANELA. ... abertura central [de uma projeo de metal] (...) onde colocamos pequenas tiras(rtulos) com as notaes desejadas. (PRADO, A tcnica de arquivar, 1974, p. 42.) Ver tambmTiras de insero.

JUNTADA. Ao pela qual se insere a um processo, definitivamente, documento [inclusiveoutro processo] que, pela sua natureza, dele deva fazer parte integrante. (CAMARGO &BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.) Ver tambm: Anexao; Apensao. Juntada por anexao.

Juntada por apensao.

JUNTADA. 1. Apensao ou anexao de um processo a outro. 2. Juno de documentos a umprocesso. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Anexao; Apensao;

Juntada por anexao. Juntada por apensao.


17/27



17

JUNTADA. a unio de um processo a outro, ou de um documento a um processo; realiza-sepor Anexao ou Apensao. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Anexao;Apensao; Juntada por anexao. Juntada por apensao.

JUNTADA POR ANEXAO. a unio definitiva e irreversvel de 01 (um) ou mais

processo(s)/documento(s), a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde quepertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto. (MINISTRIO...,Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Anexao; Apensao

JUNTADA POR APENSAO. a unio provisria de um ou mais processos a um processomais antigo, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes,com o mesmo interessado ou no. Ex. Um processo de solicitao de aposentadoria de servidorpblico federal, apensado ao outro referente solicitao de reviso de percepo, constituirum nico processo, caracterizando a apensao do processo acessrio ao processo principal.(MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Anexao; Apensao

LISTAGEM DE ELIMINAO. Registro de informaes sobre os documentos arquivsticosque sero eliminados. (CONS. NAC. ARQ., Res. no. 7, de 20 de maio de 1997, art. 3.)

LISTAGEM DE ELIMINAO. Relao de documentos cuja eliminao foi autorizada porautoridade competente. Tambm chamada lista de eliminao. (ARQUIVO NACIONAL,Dicionrio..., 2005.)

MASSA ACUMULADA. Conjunto dos documentos de arquivo de uma entidade que no foiobjeto de classificao e avaliao.

MTODO DE ARQUIVAMENTO. Seqncia de operaes que determina a disposio dosdocumentos de um arquivo(1) ou coleo, uns em relao aos outros , e a identificao de cadaum. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Arranjo; Ordenamentodosdocumentos da srie.

MTODO DECIMAL. Mtodo de ordenao que tem por eixo um plano prvio dedistribuio dos documentos em dez grandes classes, cada uma podendo ser subdividida emdez subclasses e assim por diante. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

METRO LINEAR. Unidade de medida de extenso dos arquivos(1). (CAMARGO &BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.)

MINUTA. Verso preliminar de documento sujeita aprovao. (ARQUIVO NACIONAL,Dicionrio..., 2005.) Ver tambm Original.

MODELO DE REQUISITOS PARA SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTOARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS (e-ARQ). Especificao de requisitos a seremcumpridos pela entidade titular do arquivo pelo sistema de gesto arquivstica pelosdocumentos com a finalidade de garantir a confiabilidade, autenticidade e acesso aosdocumentos. Tem por objetivos orientar a implantao da GAD em acervos hbridos e fornecerespecificaes tcnicas e funcionais e metadados para orientar avaliao/aquisio de sistemapr-existente, a especificao de um sistema e o desenvolvimento de um sistema. (CONS. NAC.ARQ. CTDE. Modelo... p. 3, 6-7.) A funo primordial do e-ARQ ... garantir que osdocumentos arquivsticos digitais sejam produzidos e mantidos de forma confivel, autntica epermaneam acessveis. (Idem, p. 7.)

MOVIMENTAO. Ver: Tramitao.

NOTAO. Identificao das unidades de arquivamento, feita atravs de nmeros, letras ou


18/27



18

combinao de nmeros e letras, para permitir sua localizao nos depsitos. (CAMARGO &BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.) Ver tambm: Cdigo.

NOTAO. Cdigo de identificao que permite a ordenao ou localizao das unidades dearquivamento. Tambm chamado cota. Se em vigor e formulado de acordo com a (...) [NormaBrasileira de Descrio Arquivstica NOBRADE],9 equivale a cdigo de referncia.

(ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio..., 2005.)

NUMERAO DE PEAS. a numerao atribuda s partes integrantes do processo.(MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Pea.

ORDENAMENTO DOS DOCUMENTOS DENTRO DA SRIE. Disposio dos documentosde uma srie, a partir de elemento convencionado para sua recuperao. (CAMARGO &BELLOTO, Dicionrio..., 1996.) Mesmo que mtodo de arquivamento.

ORGANICIDADE. Relaes que os documentos arquivsticos guardam entre si e queexpressam as funes e atividades da pessoa ou organizao que os produziu. A organicidadese constitui em um atributo essencial para que um determinado conjunto de documentos seja

considerado um arquivo. (CONS. NAC. ARQUIVOS. Glossrio. 2009. )

ORGANICIDADE. Relao natural entre documentos de um arquivo(1) em decorrncia dasatividades da entidade produtora. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

ORIGINAL. 1 Documento produzido pela primeira vez ou em primeiro lugar. 2 Verso finalde um documento, j na sua forma apropriada. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)Ver tambm Minuta.

PGINA DO PROCESSO. cada uma das faces de uma folha de papel do processo.(MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Processo.

PASTA INTERCALADORA. Pasta utilizadas para separar grupos de documentos dentro deoutra pasta. Ver tambm: Camisa.

PATRIMNIO ARQUIVSTICO. Conjunto dos arquivos(1) de valor permanente, pblicosou privados, existentes no mbito [de um pas],10 de uma nao, de um estado ou de ummunicpio . (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

PCD. Sigla de Plano de Classificao de Documentos.

PEA. Unidade documental materialmente indivisvel. (CAMARGO e BELLOTTO.Dicionrio..., 1996.) Ver tambm: Item documental. Ver tambm: Numerao de pea; Pea doprocesso.

PEA DO PROCESSO. o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex:Folha, folha de talo de cheque, passagem area, brochura, termo de convnio, contrato, fita devdeo, nota fiscal, entre outros. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Processo.

PERODO DE RETENO. Ver prazo de guarda.

PLANO DE CLASSIFICAO. A classificao geralmente traduzida em esquema no qual ahierarquia entre as classes e subclasses aparece representada espacialmente. Esse esquema chamado plano de classificao. (GONALVES, Como classificar..., 1998, p. 12.) Estaexpresso mais utilizada em arquivos em fase corrente. Ver tambm: Cdigo de classificao;Plano de classificao de documentos.

9O texto original menciona a norma ISAD(G) e no a NOBRADE.10

O acrscimo [de um pas] provm de (CAMARGO & BELLOTTO. Dicionrio...)


19/27



19

PLANO DE CLASSIFICAO. Esquema de distribuio de documentos em classes, (...)elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma instituio e da anlise doarquivo(1) por ela produzido. Expresso geralmente adotada em arquivos correntes.(ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio..., 2005.) Esta expresso mais utilizada em arquivos emfase corrente. Ver tambm: Cdigo de classificao.

PLANO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS. o instrumento utilizado para classificartodo e qualquer documento de arquivo. (BERNARDES, Como elaborar..., 2005, p. 69.)

PRAZO DE ELIMINAO. Prazo fixado em Tabela de Temporalidade [e Destinao] ao fimdo qual os documentos no considerados de valor permanente devero ser eliminados.(ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio..., 2005.)

PRAZO DE GUARDA. Prazo, definido na Tabela de Temporalidade [e Destinao] e baseadoem estimativa de uso, em que documentos devero ser mantidos no arquivo corrente(2) ou noarquivo intermedirio(2), ao fim do qual a destinao efetivada. 11Tambm chamado perodode reteno ou prazo de reteno. (ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio..., 2005.)

PRAZO DE PRECAUO. Intervalo de tempo durante o qual guarda-se o documento porprecauo, antes de elimina-lo ou encaminh-lo para guarda permanente. (BERNARDES,Como elaborar..., 2005, p. 70.)

PRAZO DE PRESCRIO. Intervalo de tempo durante o qual pode-se invocar a tutela doPoder Judicirio para fazer valer direitos eventualmente violados. O tempo de guarda dosdocumentos ser dilatado sempre que ocorrer a interrupo ou a suspenso da prescrio, emconformidade com a legislao vigente.(BERNARDES, Como elaborar..., 2005, p. 70.)

PRAZO DE RETENO.Ver prazo de guarda.

PRAZO DE VIGNCIA. Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitosadministrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produo.(BERNARDES, Como elaborar..., 2005, p. 70.)

PRESCRIO. Extino de prazos para a aquisio ou perda de direitos contidos nosdocumentos. (ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Vigncia.

PRESERVAO. Funo arquivstica destinada a assegurar as atividades deacondicionamento, armazenamento, conservao e restaurao de documentos. (CAMARGOe BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.)

PRESERVAO. "... toda ao que se destina a salvaguardar ou recuperar as condies fsicas

e proporcionar a permanncia aos materiais dos suportes..." (SILVA, 1998, p. 2.)

PRINCPIO DA PROVENINCIA. Princpio bsico da arquivologia segundo o qual oarquivo(1) produzido por uma entidade coletiva, pessoa [fsica ou jurdica] ou famlia no deveser misturado aos de outras entidades produtoras. Tambm chamado princpio de respeito aosfundos. (ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio.... 2005.)

PRINCPIO DE RESPEITO AOS FUNDOS.Ver Princpio da provenincia.

PROCEDNCIA. A instituio que originou o documento. (MINISTRIO..., Portaria ... 05,2002.)

11Ao final do prazo de guarda no setor de arquivo corrente, os documentos podem sereliminados ou transferidos para o setor de arquivo permanente, conforme determinar aTabela de Temporalidade e Destinao.


20/27



20

PROCESSO. Unidade documental em que se renem oficialmente documentos de naturezadiversa, no decurso de uma ao administrativa ou judiciria, formando um conjuntomaterialmente indivisvel. (CAMARGO e BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.)

PROCESSO. Termo geralmente usado na administrao pblica para designar o conjunto de

documentos, reunidos em capa especial, e que vo sendo organicamente acumulados nodecurso de uma ao administrativa ou judiciria. (PAES. Arquivo, teoria e prtica, 1997, p.27.) Ver tambm: Dossi; Documento mltiplo; Pgina do processo; Pea do processo.

PROCESSO. o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo maisdetalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres tcnicos, anexos ou,ainda, instrues para pagamento de despesas; assim, o documento protocolado e autuadopelos rgos autorizados a executar tais procedimentos. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.)Ver tambm: Folha do processo; Processo acessrio; Processo principal.

PROCESSO. Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma aoadministrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento. (ARQUIVO

NACIONAL. Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Dossi; Documento mltiplo; Pgina doprocesso; Pea do processo.

PROCESSO. Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma aoadministrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento. (ARQUIVONACIONAL. Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Dossi; Documento mltiplo; Pgina doprocesso; Pea do processo.

PROCESSO ACESSRIO. o processo que apresenta matria indispensvel instruo doprocesso principal. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Folha do processo;Processo; Processo principal

PROCESSO PRINCIPAL. o processo que, pela natureza de sua matria, poder exigir aanexao de um ou mais processos como complemento sua deciso. (MINISTRIO...,Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Folha do processo; Processo; Processo acessrio.

PRODUTOR. Pessoa fsica ou jurdica que produz, recebe ou acumula documentosarquivsticos em funo de seu mandato/misso, funes ou atividades. (CONS. NAC.ARQUIVOS. Glossrio. 2009.)

PROJEO. Salincia colocada ou existente na parte superior das fichas, guias ou pastassuspensas destinada ao registro de informaes, permitindo rpida visualizao. (CONS.NAC. ARQ. Classificao..., 2001, p. 143.)

PROJEO. Salincia que se apresenta na parte superior de uma guia [ou pasta], podendo serde ao, plstico ou do mesmo material da guia [ou pasta]. Destina-se a receber a notao. Podeter a dimenso correspondente a metade, um tero, um quarto ou um quinto da largura da guia[ou pasta]. A projeo pode aparecer disposta em diferentes posies, para favorecer suavisibilidade, de acordo com sua dimenso. (GORBEA, e outros. Sistemas de arquivos..., 1976, p.26-27). As projees recebem as notaes determinadas pelo mtodo de arquivamento.(PRADO, A tcnica de arquivar, 1974, p. 41.)

PRONTURIO.Dossi cujo objeto uma pessoa fsica. Pode ser funcional, mdico ou policial.

PROTOCOLO. Servio encarregado do recebimento, registro, classificao(2), distribuio,controle da tramitao e expedio de documentos. (ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio...,

2005.) Ver tambm: Protocolo central; Protocolo setorial.


21/27



21

PROTOCOLO. Setor encarregado do recebimento, classificao, registro, distribuio interna,controle da tramitao, e expedio de documentos para destinatrios externos. (MACHADO &CAMARGO. Como implantar arquivos pblicos municipais, 2000, p. 23. CAMARGO &BELLOTTO, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Protocolo central; Protocolo setorial.

PROTOCOLO CENTRAL. a unidade junto ao rgo ou entidade, encarregada dos

procedimentos com relao s rotinas de recebimento e expedio de documentos.(MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Protocolo; Protocolo setorial.

PROTOCOLO SETORIAL. a unidade localizada junto aos setores especficos dos rgos ouentidades, encarregada de dar suporte s atividades de recebimento e expedio de documentosno mbito da rea a qual se vincula; tem a finalidade de descentralizar as atividades doprotocolo central. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Protocolo central;Protocolo setorial.

PROVENINCIA. Termo que serve para indicar a entidade coletiva, pessoa [fsica ou jurdica]ou famlia produtora de arquivos(1). (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Vertambm:Entidade produtora; Princpio da provenincia.

QUADRO DE ARRANJO. Esquema estabelecido para o arranjo dos documentos de umarquivo(1), a partir do estudo das estruturas, funes ou atividades da entidade produtora e daanlise do acervo. Expresso adotada em arquivos permanentes(2). (ARQUIVO NACIONAL,Dicionrio..., 2005.)

RECOLHIMENTO. 1. Entrada de documentos pblicos em arquivos permanentes(2), comcompetncia formalmente estabelecida. 2. Operao pela qual um conjunto de documentospassa do arquivo intermedirio(2) para o arquivo permanente(2). (ARQUIVO NACIONAL,Dicionrio..., 2005.)

RECUPERAO DA INFORMAO. Identificao ou localizao da informao desejada.

(ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

REGISTRO. a reproduo dos dados do documento, feita em sistema prprio, destinado acontrolar a movimentao da correspondncia e do processo e fornecer dados de suascaractersticas fundamentais, aos interessados. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.)

RTULOS. Ver Tiras de insero.SELEO. Separao dos documentos de valor permanente daqueles passveis de eliminao,mediante critrios e tcnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade.(ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

SRIE.Seqncia de unidades de um mesmo tipo documental. (CAMARGO & BELLOTTO.

Dicionrio..., 1996.)

SRIE. Subdiviso do quadro de arranjo que corresponde a uma seqncia de documentosrelativos a uma mesma funo, atividade, tipo documental ou assunto. (ARQUIVONACIONAL. Dicionrio..., 2005.)

SRIE DOCUMENTAL Conjunto de documentos do mesmo tipo produzido pelo mesmorgo, resultante do exerccio da mesma funo [subfuno] ou atividade do rgo, tendoformas de produo e tramitao idnticas e obedecendo mesma temporalidade e destinao.(BERNARDES, Como fazer avaliao...2003, p. 11.)

SRIE DOCUMENTAL Conjunto de documentos do mesmo tipo produzido pelo mesmo

rgo, resultante do exerccio da mesma funo ou atividade do rgo, tendo formas deproduo e tramitao idnticas e obedecendo mesma temporalidade e destinao.(BERNARDES, Como fazer avaliao..., 2003, p. 11.)


22/27



22

SIGILO. Ver Grau de sigilo.

SISTEMA DE ARQUIVAMENTO. Conjunto de rotinas, procedimentos e mtodos dearquivamento compatveis entre si, tendo em vista a organizao e a preservao dedocumentos ou arquivos(1), bem como o acesso(1) s informaes neles contidas. (ARQUIVO

NACIONAL. Dicionrio..., 2005.)

SISTEMA DE ARQUIVOS. Conjunto de arquivos(2) de uma mesma esfera governamental oude uma mesma entidade, pblica ou privada, que, independente da posio que ocupam nasrespectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado naconsecuo de objetivos tcnicos comuns. (CAMARGO & BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.)

SISTEMA DE GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS.Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas cuja interao permite a eficincia e a eficciada gesto arquivstica de documentos. (CONS. NAC. ARQUIVOS. Glossrio. 2009.) Vertambm:: Gesto arquivstica de documentos; Sistema informatizado de gesto arquivstica dedocumentos.

SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS. Sistemadesenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar documentosarquivsticos, sejam os documentos convencionais ou os digitais, convencionais e dinmicos,inclusive pginas web e bancos de dados. As aes do SIGAD aplicam-se a documentosconvencionais, ao registrar suas referncias, podendo, ainda, incorporar imagens digitalizadasdos documentos. Aplicam-se, ainda aos documentos digitais, atravs de sua captura,armazenamento e promoo de acesso. O SIGAD poder ser composto por software nico ouvrios softwares integrados, adquiridos ou encomendados. Seu sucesso depender daimplantao prvia de um Programa de Gesto Arquivstica de Documentos. (CONS. NAC.ARQ. CTDE. Modelo... p. 4-5.)

SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS.Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas caracterstico do sistema de gestoarquivstica de documentos processado eletronicamente e aplicvel em ambientes digitais ouem ambientes hbridos, isto , documentos digitais e no digitais ao mesmo tempo. (CONS.NAC. ARQUIVOS. Glossrio. 2009.) Ver tambm:: Gesto arquivstica de documentos.

SUBFUNO. ...agrupamento de atividades afins, correspondendo cada subfuno a umamodalidade da respectiva funo.(BERNARDES, Como elaborar..., 2005, p. 70.) Ver tambm:Funo.

SUPORTE. Material sobre o qual as informaes so registradas. (CAMARGO & BELLOTTO.Dicionrio..., 1996.)Exemplo: papel, fita magntica, filme de nitrato, digital.

TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAO. Instrumento de destinao, aprovadopor autoridade competente, que determina prazos e condies de guarda tendo em vista atransferncia, recolhimento, descarte ou eliminao de documentos. (ARQUIVO NACIONAL,Dicionrio..., 2005.)

TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAO. "Instrumento aprovado por autoridadecompetente que regula a destinao final dos documentos (eliminao ou guarda permanente),define prazos para a guarda temporria (vigncia, prescrio e precauo), em funo de seusvalores administrativos, legais, fiscais e determina prazos para sua transferncia, recolhimento eeliminao." (BERNARDES, Como fazer avaliao..., 2003, p. 8.)

TEORIADAS TRS IDADES. Teoria segundo a qual os arquivos correntes, intermedirios oupermanentes, de acordo com a freqncia de uso por suas entidades produtoras e a


23/27



23

identificao de seus valores primrio e secundrio. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio...,2005.) Ver tambm:Ciclo de vida dos documentos.

TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEAS. uma nota utilizada para informar sobrea retirada de pea(s) de um processo; pode ser por intermdio de carimbo especfico.(MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm:

Desentranhamento.

TERMO DE DESAPENSAO. uma nota utilizada para registrar a separao fsica de doisou mais processos apensados; pode ser por intermdio de carimbo especfico. (MINISTRIO...,Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Apensao.TERMO DE ELIMINAO. 12 Instrumento que rene informaes sucintas sobre osdocumentos que, aps terem cumprido o prazo de guarda estabelecido na tabela detemporalidade, foram eliminados. (CONS. NAC. ARQ. Classificao..., p. 146.) Ver tambm:Listagem de eliminao.

TERMO DE ENCERRAMENTO. uma nota utilizada para registrar o encerramento doprocesso; pode ser por intermdio de carimbo especfico. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.)

TERMO DE JUNTADA DE FOLHA OU PEA. uma nota utilizada para registrar a juntadade folha(s) ou pea(s) ao processo; pode ser por intermdio de carimbo especfico.(MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Juntada

TERMO DE RETIRADA DE FOLHA OU PEA. uma nota utilizada para registrar aretirada de folha(s) ou pea(s) do processo; pode ser por intermdio de carimbo especfico.(MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.)

TERMO DE RESSALVA. uma nota utilizada para informar que uma pea foi retirada doprocesso quando do ato da anexao, isto , ao proceder a anexao foi constatada a ausncia deuma pea; pode ser por intermdio de carimbo especfico. (MINISTRIO..., Portaria ... 05,2002.)

TIPO DOCUMENTAL. Configurao que assume uma espcie documental, de acordo com aatividade que a gerou. (CAMARGO & BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.) Exemplo: boletim deocorrncia, certido de bito, declarao de bens, relatrio de fiscalizao. Significa o mesmoque Tipologia documental. Ver tambm: Srie documental.

TIPOLOGIA DOCUMENTAL. Ver Tipo documental.

TIRA DE INSERO. So pequenos rtulos que podem ser encaixados nas janelas dasprojees ou nas barras inferiores dos porta-fichas usados nos arquivos horizontais modernos,trazendo as notaes identificadoras. (PRADO. A tcnica de arquivar..., 1974, p. 42.)

TIRA DE INSERO. uma tira de papel gomado ou cartolina, picotada, onde se escrevemas notaes. Tais tiras so inseridas nas projees das pastas ou guias. (PAES, Arquivo, teoriae prtica..., 1997, p. 47.)

TRAMITAO. a movimentao do processo de uma unidade outra, interna ou externa,atravs de sistema prprio. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.)

TRAMITAO. Curso do documento desde sua produo ou recepo at o cumprimento desua funo administrativa. Tambm chamado movimentao ou trmite. (ARQUIVONACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

12Sobre o temo de eliminao, ver o artigo 4. da Resoluo 7, de 20 de maio de 1997, doConselho Nacional de Arquivos, disponvel em www.conarq.arquivonacional.gov.br


24/27



24

TRMITE. Ver Tramitao.

TRANSFERNCIA. Passagem de documentos do arquivo corrente(2) para o arquivointermedirio(2). (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

TRATAMENTO ARQUIVSTICO. Conjunto de operaes e tarefas que se aplicam aos

documentos em cada fase de seu ciclo de vida,com o objetivo de garantir sua conservao,organizao, acessibilidade e utilizao de acordo com a finalidade que determinou suaproduo. (OLIVEIRA, Daise, 2003, p. 187.) Ver tambm: Gesto documental.

TRIAGEM. Ver Seleo.

TTD. Sigla de Tabela Temporalidade e Destinao.

UNIDADE ACUMULADORA. Setor da Instituio responsvel pela produo/recepo dedocumentos arquivsticos. O mesmo que rgo acumulador. Ver tambm: Acumulao.

UNIDADE CUSTODIADORA. Entidade ou setor responsvel pela custdia de documentos

arquivsticos.

UNIDADE DE ACONDICIONAMENTO. Ver Unidade de arquivamento, conformeCAMARGO & BELLOTTO, Dicionrio...1996.

UNIDADE DE ARQUIVAMENTO. Recipiente, invlucro ou formato(1) que se tomam porbase para fins de acondicionamento e armazenamento. (CAMARGO & BELLOTTO,Dicionrio...1996.) Neste sentido, para evitar confuso terminolgica, seria prefervel utilizar otermo unidade de acondicionamento.

UNIDADE DE ARQUIVAMENTO. Documento(s) tomado(s) por base para fins declassificao(1), arranjo, armazenamento(1) e notao. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio...,

2005) Ver tambm:Dossi; Processo.

UNIDADE PRODUTORA. Ver Acumulao; Unidade acumuladora.

VALOR ADMINISTRATIVO. Valor que um documento possui para a atividadeadministrativa de uma entidade produtora, na medida em que informa, fundamenta ou provaseus atos. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Integra o valor primrio.VALOR ARQUIVSTICO. 13Ver Valor permanente.

VALOR FISCAL. Valor atribudo a documentos ou arquivos(1) para comprovao deoperaes financeiras ou fiscais. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Integra o valorprimrio.

VALOR HISTRICO. Ver Valor permanente.

VALOR INFORMATIVO. Qualidade pela qual um documento, independentemente de seuvalor probatrio (...), permite conhecer seres, coisas e fatos. (CAMARGO & BELLOTTO,Dicionrio...1996.) Integra o valor secundrio.

VALOR INFORMATIVO. Valor que um documento possui pelas informaes nele contidasindependentemente de seu valor probatrio. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)Integra o valor primrio.

13 Consideramos inapropriada a expresso valor arquivstico nesta definio, pois osdocumentos com valor primrio tambm tm valor arquivstico.


25/27



25

VALOR LEGAL. Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ouconstituir um direito. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio.., 2005.) Integra o valor primrio.Ver tambm: Valor probatrio.

VALOR PERMANENTE. Valor probatrio ou valor informativo que justifica a guardapermanente de um documento em um arquivo(1). Tambm chamado valor arquivstico ou

valor histrico. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Integra o valor secundrio.

VALOR PRIMRIO. Valor primrio ou imediato (...) decorre da razo pela qual o documentofoi gerado pela instituio, no exerccio de suas atividades, destacando-se o valoradministrativo, fiscal e legal. (BERNARDES & DELATORRE, 2007, p. 37.) Negrito nosso.

VALOR PRIMRIO. Valor atribudo a documento em funo do interesse que possa ter paraa entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais efiscais.(ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

VALOR PROBATRIO. 1. Qualidade pela qual um documento evidencia a existncia ou averacidade de um fato. 14 (...) 2. Qualidade pela qual os documentos de arquivo (1) permitemconhecer a origem, a estrutura, a competncia e/ou o funcionamento da instituio que osproduziu. 15 (CAMARGO & BELLOTTO, Dicionrio...1996.)

VALOR PROBATRIO.Valor intrnseco que permite a um documento de arquivo(1) servirde prova legal. Ver tambm: valor legal. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)

VALOR SECUNDRIO. Qualidade informativa que um documento pode possuir para almde seu valor primrio. (CAMARGO & BELLOTTO, Dicionrio...1996.)

VALOR SECUNDRIO. Valor atribudo a um documento em funo do interesse que possater para a entidade produtora e outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para finsdiferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. (ARQUIVO NACIONAL,

Dicionrio..., 2005.)

VERSO. Uma ou mais variantes de um mesmo documento. (CONS. NAC. ARQUIVOS.Glossrio. 2009.) Ver tambm: Minuta.

VIGNCIA. Perodo no qual permanecem efetivos e vlidos os encargos e disposiescontidos nos documentos. (CONS. NAC. ARQ. Classificao..., 2001, p. 146.) Ver tambm:Prescrio.

14Neste sentido igual a valor legal.15Neste sentido constitui um aspecto do valor secundrio.


26/27



26

REFERNCIAS

ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica. Rio de Janeiro:Arquivo Nacional, 2005. 232 p. (Publicaes Tcnicas, 41) Disponvel em:

www.conarq.arquivonacional.gov.br.

BERNARDES, Ieda Pimenta. Como fazer avaliao de documentos de arquivo. So Paulo:Associao de Arquivistas de So Paulo; Arquivo do Estado, 2003. 12 + 6 + 3 + 45 p. (ProjetoComo Fazer, Oficinas 2003)

---------------------. (Coord.) Como elaborar Plano de Classificao e Tabela de temporalidade dedocumentos: atividades-fim. So Paulo: Arquivo do Estado de So Paulo; Secretaria de estadode Cultura, 205. 107 p.

------------------- & DELATORRE, Hilda. Como elaborar plano de classificao e tabela detemporalidade. Manual. So Paulo: Associao dos Arquivistas de So Paulo, 2007. 53 p.

(Projeto Como Fazer, Oficinas 2007)

BRASIL. Decreto 4.073, de 3 de janeiro de 2002.Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados.

BRASIL. Lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a Poltica Nacional de ArquivosPblicos e Privados e d outras providncias.

CAMARGO, Ana Maria de Almeida; & BELLOTTO, Helosa Liberalli. Dicionrio determinologia arquivstica. So Paulo: Associao dos Arquivistas Brasileiros - Ncleo Regionalde So Paulo: Secretaria de Estado da Cultura. 1996.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Classificao, temporalidade e destinao dedocumentos de arquivo; relativos s atividades-meio da administrao pblica. Rio de Janeiro:Arquivo Nacional, 2001. 156p. Disponvel em: www.conarq.arquivonacional.gov.br.

--------------. Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos. Glossrio de documentosarquivsticos digitais. Rio de Janeiro: 2004. 17 p.

--------------. Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos CTDE. Glossrio. Verso 5.0Rio deJaneiro: CONARQ, 2009.

---------------. Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos. Modelo de requisitos para sistemasinformatizados de gesto arquivstica de documentos; e-ARQ. Verso 0. Rio de Janeiro: 2006.107 p.

GONALVES, Janice Como classificar e ordenar documentos de arquivos. So Paulo:Associao dos Arquivistas de So Paulo; Arquivo do Estado, 1998. 38 p. (Projeto Como Fazer,2) Disponvel em:http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_como_fazer/cf2.pdf

GORBEA, Josefina Q. de, GARCIA-DIAZ, Eva S. de, VELA, Olga M. de. Sistemas de arquivos econtrole de documentos. 2. ed. So Paulo: Atlas, 1976.

LOPES, Luis Carlos. A informao e os arquivos:teoria e prtica. Niteri: EDUFF; So Carlos:Ed. Da UFSCar, 1996.


27/27

Glossrio Bsico de Arquivologia 27

MACHADO, Helena Corra & CAMARGO, Ana Maria de Almeida. Como implantar arquivospblicos municipais. 2. ed. So Paulo: Arquivo do Estado, Imprensa Oficial do Estado, 2000. 87p. (Como fazer, 3).

MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO. Secretria-Adjunta deLogstica e Tecnologia da Informao. Portaria normativa n 05, de 19 de dezembro de 2002.

Dispe sobre os procedimentos gerais para utilizao dos servios de protocolo, no mbito daAdministrao Pblica Federal, para os rgos e entidades integrantes do Sistema de ServiosGerais - SISG.

NAGEL, Rolf. (Ed.) Dicionrio de termos arquivsticos; subsdios para uma terminologiaarquivstica brasileira. Salvador: Universidade Federal da Bahia; Bonn: Fundao Alem parao Desenvolvimento Internacional, 1989. 110 p.

OLIVEIRA, Daise Apparecida. Gesto sistmica de documentos e informaes... So Jos dosCampos: Prefeitura Municipal, 2003. 189 p.

PAES, Marilena Leite. Arquivos especiais. Arquivo, teoria & prtica. 3. ed. rev. e ampl. Rio deJaneiro: Editora da Fundao Getlio Vargas, 1997.

PRADO, Heloisa de Almeida. A tcnica de arquivar. 2. ed. rev. aum. Rio de Janeiro: LivrosTcnicos e Cientficos, 1974. 160 p.

SCHELLENBERG, T. R. Documentos pblicos e privados; arranjo e descrio. 2. ed. Rio deJaneiro, Fundao Getlio Vargas, 1980.

SILVA, Srgio Conde de Albite. Algumas reflexes sobre preservao de acervos em arquivose bibliotecas. Rio de Janeiro: Centro de Memria da Academia Brasileira de Letras, 1998.(Comunicao Tcnica, 1) Disponvel: . Capturado em

17/04/2003.

glossario arquivologia

Documents